Skripta Za Pravljenje Biblioteke U Acces-U

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011
Prof. dr Jadranka Radovi
________________________________________________________________________________________________________
I.1 BAZE PODATAKA U ACCESS-U (osnovne karakteristike)

ACCESS (engl. Access - pristup) je jedan od aplikativnih programa iz Microsoft programskog paketa Office, kojem pripadaju jo i Word, Excel, Internet Explorer, Power Point, Outlook,, izmeu kojih postoji potpuna kompatibilnost. Access je namijenjen za poslove kreiranja i upravljanja bazama podataka (engl. Database, skraenica DB). Microsoft ACCESS je sistem za upravljanje relacionim bazama podataka (Relational Database Management System - RDBMS).
Baza podataka je skup informacija o odreenoj temi, odnosno sistemu.

Temu, odnosno sistem ine odreeni subjekti i procesi. To su entiteti baze podataka. Podaci u okviru DB nisu rasporeeni haotino, nego su grupisani po entitetima. Svaki entitet sa sobom nosi odreene vrste podataka, koji ga karakteriu. To su atributi entiteta. Skladitenje (uvanje) podataka vri se u tabelama. U relacionim DB, a Access je upravo sistem za upravljane relacionim bazama podataka, to je obino vie tabela koje nose podatke o entitetima DB. Tabele su meusobno povezane i funkcioniu kao cjelina. Relacioni model DB, omoguava maksimalnu fleksibilnost i ekonominost u uvanju i korienju podataka.
Primjeri DB: 1. DB Studije 2. DB Biblioteka ENTITETI: 1. U DB Studije: - Studenti - Predmeti - Indeksi - Nastavnici - ... 2. U DB Biblioteka: - itaoci - Knjige - Autori - Izdavai - Iznajmljivanje
-1-
________________________________________________________________________________________________________
- ... ATRIBUTI entiteta u DB Studije: 1. Za entitet Studenti: - Ime - Prezime - Ime oca - Adresa stanovanja - Grad - Potanski broj - Email - Datum roenja - Godina upisa - Evidencioni broj - Broj indeksa - ... 2. Za entitet Predmeti: - Naziv predmeta - Studijski program - Godina studija - Semestar - ECTS krediti - Nastavnik - Program - Nain polaganje - ... 3. Za entitet Nastavnici: - Ime - Prezime - Zvanje - Broj kabineta - Radna biografija - Email - ... 4. Za entitet Indeksi: - Student - Predmet - Datum polaganja - Ocjena - ... ATRIBUTI entiteta u DB Biblioteka: 1. Za entitet Knjige: - Inventarski broj knjige - Naziv knjige - Autor
-2-
________________________________________________________________________________________________________
- Izdava - Godina izdavanja - anr - ... 2. Za entitet itaoci: - Broj lanske karte - Ime - Prezime - Ime oca - Broj telefona - Adresa stanovanja - Grad - Potanski broj - Email - Napomena - ... 2. Za entitet Autori: - Ime - Prezime - Pseudoniom - Dravljanstvo (nacionalnost) - Biografija - Fotografija - ... 3. Za entitet Izdavai: - Naziv - Adresa - Grad - Potanski broj - Kontakt telefon - Email - Sajt - Aktivan - Spisak literature - ... 4. Za entitet Iznajmljivanje: - Knjiga - italac - Datum izdavanja - Datum vraanja - ... Napomena: Informacije o entitetima se smjetaju u tabelama. Za svaki entitet se formira posebna tabela. Entitet ini mnotvo subjekata, npr. studenata. Atributima se odreuju karakteristini podaci za sve subjekte entiteta.
-3-
________________________________________________________________________________________________________
U tabeli svaki subjekat mora biti jednoznano odreen, to podrazumijeva postojanje vrste podatka, odnosno atributa koji to omoguava. Polje jedinstvenih vrijednosti definie se kao polje primarnog kljua (Primary Key). Na osnovu te vrste podatka, odnosno preko polja primarnog kljua vri se povezivanje tabela. U predhodnim primjerima, svi entiteti ne sadre atribute (polja) koji bi se mogli odabrati za polje primarnog kljua. Oni postoj npr. kod entiteta: Studenti - Broj indeksa itaoci - Broj lanske karte Knjige - Inventarski broj knjge. Za ostale entitete, u daljem postupku kreiranja tabela ih treba obavezno identifikovati i postaviti.
Baza podataka u Access-u se sastoji od skupa : - tabela (Tables), - upita (Queries), - formi ili obrazaca (Forms), - izvjetaja (Reports), - web stranica (Pages), - makro naredbi (Macros) i - programskih modula u Visual Basicu (Module). Tabele, upiti, forme (obasci), izvjetaji, stranice, makroi i moduli su objekti Access DB. Objekti (Objects) su programska sredstva za upravljanje bazama podataka.
Objekti Access DB
1. TABELE (Tables) su objekti za programski ureeno pamenje (uvanje skladitenje) podataka. Za svaku tabelu se definie ime (npr."Studenti") koje se pojavljuje u naslovnoj liniji prozora tabele (slika I.1). Ime se uobiajeno podudara sa nazivom entiteta, ime se automatski prepoznaju podaci koji e biti smjeteni u tu tabelu. Skladitenje podataka u Access tabelama je organizovano po: - vrstama ili redovima (zapisi tabele) i - kolonama (polja tabele). Zapis (Record) ine svi podaci o jednom subjektu tabele. Polje (Field) ine podaci iste vrste za sve subjekte tabele (atributi entiteta).
-4-

Ime tabele Polja
________________________________________________________________________________________________________
Nazivi polja
Zapisi
Sl.I.1
Svako polje moe da sadri samo unaprijed odreen tip podatka (Data Type: tekst, broj, datum i dr.) i ima zadata svojstva (Field Properties: veliinu, format, i dr.). Svako polje ima ime. Ime polja opisuje vrsta podataka u polju. Presjek reda i kolone odreuje jedan podatak i naziva se vrijednost (Value). Sva polja sa podacima o jednom subjektu tabele nalaze se unutar jednog zapisa. U tabeli mora postojati polje ija je vrijednost jedinstvena, razliita, za svaki zapis. Takvo polje, koje jednoznano odreuje zapise, odabira se za polje primarnog kljua (Primary Key) tabele. U primjeru tabele "Studenti" zapisi su jednoznano odreeni (adresirani) podatkom iz prvog polja, a to je broj indeksa. Taj podatak se pojavljuje samo u tom polju tog zapisa. Ne moe se pojaviti ni u jednom drugom zapisu Ponekad je potrebno vie od jednog polja da bismo odredili jedinstvenu vrijednost. Tada je i primarni klju tabele (adresa zapisa) odreen sa tim poljima koja definiu jedinstvenu vrijednost. 2. OBRASCI ili FORME (Forms) slue za unos novih podataka, kao i pregledanje i izmjene postojeih podataka. Poseban vid obrazaca su komandne table (Switchboard), specifini obrasci prilagoeni korisniku za to jednostavnije upravljanje bazom podataka. 3. UPITI (Queries) su programska sredstva za pretraivanje baze, izdvajanje (selekciju) podataka na osnovu zadatih kriterijuma, obrada podataka i izvoenje drugih operacija nad podacima.
-5-
________________________________________________________________________________________________________
Osnovna uloga upita je pripremanje podataka za izvjetaje, ali isto tako, upitima se vri izbor obrazaca koji e se pojavljivati na ekranu, a takoe se koriste i u procedurama za promjenu, brisanje ili dodavanje novih zapisa u tabelama. 4. IZVJETAJI (Reports) su krajnji cilj rada na bazama podataka, jer omoguavaju korisniku da koristi potrebne informacije iz baze. Izvjetaji se kreiraju za prikazivanje u tampanoj formi, a javljaju se, najee, kao ureene liste ili tabele sa podacima, rauni za izvrene usluge, naljepnice sa adresom za potanske poiljke i sl. Posebna panja se mora posvetiti dizajniranju izvjetaja. 5. STRANICE (Pages) su objekti Access DB koji omoguavaju korisniku da komunicira i upravlja bazama podataka posredstvom Intraneta (lokalne regionalne raunarske mree svoje kompanije), odnosno Interneta (globalne raunarske mree). Stranice za pristup podacima se smjetaju na disku kao odvojene datoteke, izvan datoteke u kojoj je pripadna Access baza podataka. U okviru baze se obino izvode preice za pristup stranicama U okviru stranica su obrasci i izvjetaji napravljeni kao HTML dokumenti koji su neposredno na raspolaganju WEB itaima (Windows Explorer 5.0 ili novije verzije itaa). 6. MAKROI (Macros) obezbjeuju automatsko izvravanje poslova (akcija) koji se esto ponavljaju. Makroi se prave kao jednostavni programi u vidu zapisa niza komandi koje se, aktiviranjem makroa, izvravaju po redosledu kako su zapisane. 7. MODULI (Modules), kao i makroi, omoguavaju automatizaciju i prilagoavanje Access-a korisniku. Meutim, za razliku od makroa, moduli omoguavaju precizniju kontrolu nad preduzetim akcijama, ali zahtijevaju poznavanje programiranja u Visual Basic-u.
Napomena: Svaka kreirana Access DB je jedna datoteka. Objekti DB koji se kreiraju smjetaju se unutar datoteke baze podataka. Oni, dakle, nisu samostalne datoteke (kao u DOS-u) ve uskladiteni objekti unutar datoteke Access DB. Poetna veliina datoteke baze podataka je oko 100 KB i raste sa svakim novim objektom (tabelom, upitom, formom, izvjetajem, makroom i modulom) koji se kreira. Unoenje podataka u Access DB dalje poveava njenu veliinu. Kako se u postupcima kreiranja, unoenja podataka i auriranja baze podataka obino vre izmjene i brisanja objekata i podataka, treba vriti periodino saimanje baze podataka. Time se smanjuje veliina, odnosno zauzeti prostor na disku raunara. Naime, dok se dodaju i briu vrijednosti podataka, zapisi, tabele, makroi i ostali objekti u bazu podataka, prostor na disku koji su predhodno zauzimali izbrisani podaci i objekti ostaje "zarobljen".
-6-
________________________________________________________________________________________________________
Saimanjem se reorganizuje prostor koji zauzima Access baza podataka i "zarobljeni" prostor oslobaa. Saimanje se realizuje sa Menubar-a prozora baze podataka, procedurom:
(LTM-1x) Tools Database Utilities
Compact and Repair Database
I.2 STARTOVANJE ACCESS-A

Startovanje (pokretanje) Access-a moe se ostvariti na vie naina. 1. Startovanje direktnim aktiviranjem programske datoteke MSACCESS koja je smjetena u podfolderu diska [C:] Sa Desktop-a: (LTM-2x) My Computer C: Program Files Microsoft Office Office MSACCESS Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I. 2). 2. Startovanje iz Windows-ovog menija Start Kada se instalira Access pod Windows-om, on automatski dodaje Access u grupu programa koji se pokreu iz menija Start, poznatom procedurom: Sa Taskbar-a: (LTM-1x) Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2003 Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2). 3. Preko ikonice-preice "Microsoft Access" na Windows Destop-u MS Access je najjednostavnije pokrenuti direktno sa Desktopa. U tu svrhu je potrebno predhodno na Desktop izvesti Access programsku komandu za startovanje: ikonicu-preicu (Shortcut) "Microsoft Access", a to se moe izvesti nekom od sljedeih procedura: Sa Desktop-a: (LTM-2x) My ComputerC:Program Files Microsoft Office Office (DTM-1x) MSACCESS Send To (LTM-1x) Desktop (Create Shortcut) na Desktop-u
-7-
________________________________________________________________________________________________________
Sa Taskbar-a: (LTM-1x) Start All Programs Microsoft Office (DTM-1x) Microsoft Office Access 2003 Send To (LTM-1x) Desktop (Create Shortcut) na Desktop-u
Izvedena ikonica-preica "Microsoft Access" na Desktop-u omoguava najjednostavnije startovanje Access-a: Sa Desktop-a: (LTM-2x) Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2). 4. Preko ikonice-preice "Microsoft Access" na Taskbar-u Ikonica-preica "Microsoft Access" se moe izvesti i na Taskbar: Prevlaenjem ikonice "Microsoft Access" sa Desktop-a na Taskbar . Izvedena ikonica-preica "Microsoft Access" na Taskbar-u omoguava jednostavno startovanje Access-a: Sa Taskbara-a: (LTM-1x) Prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2).
I.3 PROZOR Microsoft Access SA Getting Started MENIJEM

Nakon uspjenog startovanja Access-a na ekranu se prikazuje prozor Microsoft Access sa Getting Started menijem (slika I.2). Getting Started meni u opcji Open omoguava: 1. Direktno otvaranje DB sa kojima se predhodno radilo: (LTM-1x) na ime DB koje je prikazano
-8-
________________________________________________________________________________________________________
2. Otvaranje DBOX-a Open koji nam dalje omoguava otvaranje bilo koje postojee DB: (LTM-1x) 3. Kreiranje nove DB: (LTM-1x)
Naslovna linija (Titlebar) Linija menija (Menubar) Paleta sa alatkama (Toolbar) Kontrolna dugmad (za minimizovanje, za vraanje na prvobitnu veliinu, za zatvaranje)
Sl.I.2
Statusna linija (Statusbar) Linija poslova (Taskbar)
I.3. KREIRANJE NOVE BAZE PODATAKA

Korienjem velikih mogunosti objekata, Access DB se mogu kreirati kao mone aplikacije. Kada se pravi Access aplikacija, prvi korak uvijek mora biti analiza i struktuiranje, odnosno izrada projekta DB na papiru, nakon ega slijedi kreiranje, odnosno postavljanje Access DB (aplikacije) na raunaru.
Analiza i struktuiranje DB predstavlja postupak:
detaljne analize teme, odnosno sistema za koji se postavlja DB,

-9-
________________________________________________________________________________________________________
prepoznavanje i analiza svih subjekata i procesa (entiteta DB) koji u njemu uestvuju, sagledavanje veza izmeu entiteta, prepoznavanje svih informacija koje opisuju i karakteriu subjekte i procese (atributi entiteta) analiza podataka, prepoznavanje informacija, odnosno izvjetaja koje DB mora da prui, formatiranje oblika izvjetaja, sprovoenje niza drugih analiza koje treba da doprinesu funkcionalnosti aplikacje. Nakon sprovedene analize i struktuiranja DB, odnosno izrade projekat DB, moe se pristupiti kreiranju nove DB u Access-u.
Kreiranje nove Access DB (aplikacije)

Za kreiranje nove baze podataka Access nam prua dvije mogunosti: 1. Kreiranje DB pomou arobnjaka (Database Wizard), 2. Neposredno kreiranje DB (kreiranje prazne DB)
1. Kreiranje DB pomou arobnjaka (Database Wizard):

U prozoru Microsoft Access sa Getting Started menijem, odabiramo opciju za kreiranje nove DB: (LTM-1x ) Prozor Microsoft Access sa New File menijem na desnoj strani ekrana (slika I.3). U New File meniju, ispod Templates, odabiramo opciju: (LTM-1x) DBOX Templates sa dvije kartice: General i Database. Otvaramo karticu Database (LTM-1x) i iz njenog sadraja odabiramo odgovarajuu DB, npr. DB "Contact Management" : (LTM-1x) Contact Management OK , ili (LTM-2x) Contact Management
-10-
Sl.I.3
________________________________________________________________________________________________________
DBOX File New Database. U okviru DBOX-a File New Database: U polju padajue liste Save In: moemo izabrati drugaiju lokaciju za novu DB, ako hoemo da je snimimo u neki drugi folder u odnosu na standardni ([C:]\My Document). (LTM-1x) u polje File name: se upisuje ime DB, npr. Evidencija kontakata (ili zadrava predloeno, pr. Contact Management) Create DBOX Database Wizard. Ovim je zavren prvi korak u kreiranju nove DB pomou arobnjaka. Njime je aktiviran arobnjak Database Wizard koji dalje u nizu koraka (vie DBOX-ova Database Wizard) kreira sve objekte (tabele, obrasce, izvjetaje...) kao i komandnu tablu (komandne table) nove DB. Kreirana DB je snimljena u izabranom folderu i moe se koristiti otvaranjem fajla zadatog naziva, odnosno imena kreirane DB, pr. "Evidencija kontakata". Slijedi unoenje podataka i tampanje izvjetaja po potrebi.
Napomena: Access nudi mnotvo automatizovanih programa - arobnjaka (Wizards) koji pomau postavljanje novih DB, tabela, obrazaca, stranica za pristup podacima, izvjetaja, upita i dr. U okviru Access programskog sistema razvijeno je preko 100 Wizards programa, napisanih na jeziku Visual Basic (VBA - Visual Basic for Applications), i to: - Za baze podataka (Database Wizards) - Za pojedine objekte DB (Table Wizard, Query Wizard, Form Wizard, Report Wizard, i dr.) - Za podeavanje svojstava polja u tabelama (Input Mask Wizard - program "arobnjak" za ulaznu masku i sl.) - Za postavljanje kontrolnih objekata na obrasce i izvjetaje i dr. U Access-u 2000 i 2003 na raspolaganju je 10 Database Wizard programa (DB arobnjaka) za sljedee DB: 1. Asset Tracking (Praenje osnovnih sredstava):DB informacija o poslovanju preduzea. 2. Contact Management (Evidentiranje poslovnih kontakata): DB informacija o poslovnim kontaktima, telefonskim pozivima i automatsko pozivanje pomou modema raunara. 3. Event Management (Praenje vanih dogaaja): DB administrativnih podataka o poslovnim dogaajima, kao to su seminari, kursevi, sastanci, koncerti i sl. 4. Expenses (Trokovi): DB izvjetaja o trokovima zaposlenih. 5. Inventory Control (Upravljanje zalihama): DB informacija o zalihama proizvoda preduzea. 6. Ledger (Glavna knjiga): DB odravanja naloga i informacija o transakcijama po nalozima.
-11-
________________________________________________________________________________________________________
7. Order Entry (Evidencija porudbina): DB informacija o porudbinama, sa podacima o kupcima, proizvodima, narudbinama, plaanju i porezu. 8. Resourse Scheduling (Upravljanje resursima): DB informacija za planiranje upotrebe resursa preduzea, kao to su sale za sastanke, slubeni automobili, projektori, avioni i druga oprema, i o dodjeli resursa korisnicima. 9. Service call Management (Evidentiranje obavljenih usluga): DB u servisnim kompanijama za evidentiranje obavljenih usluga sa podacima o potraiocima usluga (kupcima), izvriocima usluga (zaposlenim), radnim nalozima, fakturama, plaanjima idr. 10. Time and Billing (Fakturisano vrijeme): DB za upravljanje poslovanjem konsultanata, advokata i drugih poslovnih ljudi koji svoj rad naplauju po satu. Napomena: Postupak kreranja DB preko arabnaka-Database Wizard je svrsishodno primijeniti samo ako kreiramo DB na temu za koju u okviru Accessa postoji izraen Templates. Na primjer, DB "Evidencija kontakata" moemo kreirati postupkom Database Wizard koristei gotovi DB "Contact Management ". I tada, postupak prevoenja i prilagoavanja DB za nae uslove moe biti veoma komplikovan i esto tei nego ako primijenimo postupak neposrednog (direktnog) kreiranja DB.
2. Neposredno kreiranje DB (kreiranje prazne DB) U prozoru Microsoft Access sa Getting Started menijem, odabiramo opciju za kreiranje nove DB: (LTM-1x ) Prozor Microsoft Access sa New File menijem na desnoj strani ekrana (slika I.2) u kojem, ispod New, odabiramo opciju: (LTM-1x) DBOX File New Database (slika I.4). DBOX File New Database nam omoguava da: 1. izaberemo lokaciju (zadrimo predloenu), 2. damo ime (zadrimo predloeno) i 3. postavimo datoteku (praznu) nove DB.
Sl.I.4
1. Lociranje nove DB vri se preko polja padajue liste Save In: .

-12-
________________________________________________________________________________________________________
- Access obino predlae snimanje nove DB u folder My Document: Save In: My Document . - Za snimanje DB u neki drugi folder, treba iz padajue liste Save In: izabrati stavku tog foldera. - Po potrebi, moe se uz pomo alatke Create New Folder sa pripadnog Toolbar-a, unutar izabranog foldera (obino My Document) otvoriti novi (pod)folder u koji e se snimiti nova DB: (LTM-1x) DBOX New Folder: (LTM-1x) u polje Name: upisuje se ime (pod)foldera, npr. Access OK 2. Davanje imena novoj DB vri se upisivanjem (ili zadravanjem predloenog) imena u tekst polje File name:, npr: (LTM-1x) u polje File name: upisuje se ime nove DB, npr. SPR 3. Nakon izbora lokacije i davanja imena novoj DB, za kreiranje datoteke nove DB aktiviramo komandu Create: (LTM-1x) Create Glavni prozor DB - Prozor Database Ovim je zavren prvi korak neposrednog kreiranja DB, u kojem je kreirana prazna datoteka nove DB. U okviru otvorenog glavnog prozora DB (prozor Database), dalje slijedi niz koraka kreiranja nove DB, odnosno aplikacije:
Kreiranje tabela Povezivanje tabela Kreiranje upita Kreiranje obrazaca za unos i pregled podataka Kreiranje izvjetaja Pretvaranje DB u funkcionalnu i korisniku prilagoenu aplikaciju (kreiranje komandne table, odnosno komandnih tabli, kreiranje makroa, kreiranje modula, povezivanje sa internetom, odnosno kreiranje stranica,...) - Postavljanje i zatita Aplikacije - Testiranje Aplikacije -13-
________________________________________________________________________________________________________
- Korisnika primjena Aplikacije (registracija, unos podataka, pregled podataka, tampanje izvjetaja,...)
Imena datoteka baza podataka treba da zadovoljavaju sljedea pravila: - Ime DB moe da ima najvie 255 znakova. - Ime DB moe da sadri razmake, ali treba izbjegavati korienje specijalnih znakova kao to su: zvjezdica, taka zarez, zarez i dr. - Access bazama podataka pridruuje ekstenziju .MDB
I.4. GLAVNI PROZOR BAZE PODATAKA - PROZOR Database (slika I.5) Sve akcije kreiranja, modifikovanja, odnosno sve komande strunih lica za DB (projektanata, kreatora-dizajnera, administratora) polaze iz prozora Database. Prozor Database je upravljako mjesto DB. Na slici I.5 je prikazan Microsoft Access prozor sa prozorom Database za novokreiranu (praznu) datoteku DB "SPR".
"Objects meni "
Paleta sa alatkama: "Open" "Design" "New" "Delete" "Views" (4)
Radna povrina prozora
Sl.I.5
-14-
________________________________________________________________________________________________________
Naslovna linija prozora Microsoft Access je standardna, a Menubar i Toolbars odgovaraju otvorenom sadraju prozora Database. Ime otvorene DB uvijek se pojavljuje u naslovnoj liniji prozora Database, konkretno SPR: Database (slika I.5). Prozor Database ima tri osnovna dijela: 1. Objects meni; 2. Paleta sa alatkama i 3. Radna povr. 1. Objects meni omoguava izbor vrste objekta. Sadri sedam opcija (komandnih dugmadi) pomou kojih biramo (LTM-1x) vrstu objekata koji elimo da kreiramo, koristimo ili modifikujemo: Tabele (Tables) Upiti (Queries) Obrasci (Forms) Izvjetaji (Reports) Stranice (Pages) Makroi (Macros) Moduli (Modules). Na primjer, ako elimo da radimo sa tabelama iz Objects menija odaberemo opciju Tables: (LTM-1x) Mogunost kreiranja nove tabele ili rada sa postojeim tabelama iji spisak se pojavljuje u okviru radne povrine prozora Database.
Napomena: U prozoru Database prikazanom na slici I.5 mogu se samo kreirati nove tabele, odnosno novi objekti, jer je to Database prozor prazne DB u kojoj nije jo kreirana ni jedna tabela, odnosno ni jedan objekat.
Analogno, ako elimo da radimo sa nekim drugim objektom, iz menija Objects odaberemo opciju tog objekta. 2. Paleta sa alatkama sadri komandnu dugmad (alatke) za rad sa objektima DB: Open (otvaranje) - otvara postojei objekat (Datasheet View za tabele i upite, Form View za obrasce)
-15-
________________________________________________________________________________________________________
Design (oblikovanje) - otvara postojei objekat u prikazu za oblikovanje ili dizajniranje (Design View), a koji omoguava struktuiranje i promjenu strukture objekta. New (novi) - pravljenje novog objekta. Sadraj palete sa alatkama se u odnosu na ove tri alatke mijenja u zavisnosti od izabrane vrste objekta. Isti je kod tabela, upita, obrazaca i stranica (Open, Design, New). Kod izvjetaja umjesto Open imamo Preview (pregledanje) - za Print Preview prikaz izvjetaja, a kod makroa i modula Run (izvravanje) - za izvravanje. Preostale alatke se pojavljuju kod svih objekata: Delete (brisanje) - brie selektovani objekat.
Napomena: Alatka Undo Delete, odnosno opcija Undo Delete u Edit meniju Accessovog prozora aktivna je samo kod tabela i obrazaca, pa pri brisanju objekata treba biti oprezan;
Oblik u kome se prikazuje lista objekata izabrane vrste bira se preko vie opcija alatke View: Large Icons - Uz ime objekta prikazuje se velika ikona (po vrstamakolonama); Small Icons - Uz ime objekta prikazuje se mala ikonica (po vrstamakolonama); List - Daje listu objekata (po kolonama), sa imenom objekta pored male ikonice; Details - Pored ikonice prikazuje ime objekta, opis, datum modifikacije, datum kreiranja ,... 3. Radna povrina prozora Database je bijeli dio (okno) prozora. Po difoltu, na poetku radne povrine data je ponuda komandi-preica (sa znakom kljua) za izbor jednog od naina za pravljenje novog objekta (New object shortcuts). Npr., ako smo odabrali objekat Tables to su komande za: - Pravljenje tabele u Design prikazu (Create table in design view); - Pravljenje tabele pomou arobnjaka (Create table by using wizard); - Pravljenje tabele neposrednim unoenjem podataka (Create table by entering data). Ove komande se mogu izostaviti ako se poniti ekiranje opcije New object shortcuts u meniju Tools/Options/View: Sa Menubar-a prozora Microsoft Access:
-16-
________________________________________________________________________________________________________
(LTM-1x) Tools Options kartica View rasekirati New object shortcuts Aply OK Prozor Database ija radna povrina ne sadri preice za izbor naina pravljenja objekta (prazan prozor Database ako se otvara nova DB kao na slici I.5, ili prozor Database sa listom postojeih objekata izabrane vrste, ako se otvara postojea-kreirana DB) . Preporuujemo da se komande-preice sa kljuem izostave (to je uraeno u prikazu prozora na slici I.5), jer praktino oteavaju da se jasno i precizno razgranie tri osnovne grupe komandi nad objektima DB: - otvaranje postojeeg objekta (Open), - otvaranje postojeeg objekta u prikazu za oblikovanje (Design), radi pregleda ili modifikovanja objekta, - pravljenje novog objekta (New). Ispod komandi sa kljuem prikazuje se meni-lista postojeih objekata izabrane vrste Ako se komande sa kljuem izostave, radna povrina prozora Database nove DB je prazna (kao na slici I.5), a na radnoj povrini postojee-kreirane DB prikazuje se lista kreiranih objekata izabrane vrste.
I.5. SHORTCUT MENIJI U PROZORU Database

Access nudi vie menija sa preicama koji se dobijaju preko desnog tastera mia (DTMx1). Uobiajeni naziv za ovu vrstu menija je MENI PREICA, odnosno SHORTCUT MENI (skraeno SHMENI), a prikladni su i nazivi brzi meni ili priruni meni. SHMENI omoguava brzo izvravanje najee korienih komandi, bez pretraivanja po Menubar-u ili Toolbar-u. U prozoru Database mogu se otvoriti (DTMx1) tri oblika SHMENI-ja: - sa selektovanog objekta DB, - unutar radne povrine (bijela povrina) prozora DB i - na okvir (siva povrina) prozora DB. SHMENI (DTMx1) na selektovanu tabelu sadri komande: Open - Otvaranje objekta u Datasheet prikazu; Design View - Otvaranje objekta u prikazu za oblikovanje, radi pregledanja, modifikovaja ili promjene strukture objekta;
-17-
________________________________________________________________________________________________________
Print - tampanje naznaenog objekta; Print Preview - Pregled prije tampanja; Cut - Isjecanje; Copy - Kopiranje Save As - Pravljenje kopije objekta, sa mogunou prevoenja npr. tabela u obrasce i izvjetaje i sl; Export - Izvoz objekta u drugu Access-ovu DB ili u datoteku drugog programa; Send To Mail Recipient (as Attachment ) - Pridruivanje tekueg objekta poiljci e-mail; Add to Group Favorites - Pridruivanje objekta grupi Favorites ili New Group - novoformiranoj grupi; Create Shortcut - Pravljenje preice komande za otvaranje datog objekta sa lokacije gdje je smjetena pripadna DB; Delete - Brisanje naznaenog objekta ; Rename - Promjena imena objekta; Properties - Uvid u svojstva objekta. U okviru drugih SHMENI-ja prozora Database, pojavljuju se jo i komande: Import - Uvoz nekog od objekata (tabele, upiti i dr. ); Link Tables - Povezivanje sa nekom od tabela iz druge Access DB ili drugog programskog ambijenta (MS Excel, dBASE 5 i sl.); Relationships Otvaranje prozora za povezivanje tabela i pregled tabelarne strukture pripadne baze podataka; Visual Basic Editor - ulaz Visual Basic editor jeziku (za module) i dr.
I.6. Rad sa objektima DB u prozoru Database

U okviru prozora Database, moemo, pored prostog otvaranja objekata, da nad neotvorenim postojeim objektima DB obavljamo i niz drugih poslova: tampanje, prikazivanje prije tampanja, brisanje, preimenovanje, kopiranje, importovanje, eksportovanje i dr.: 1. Brisanje objekta, npr. tabele "tblKnjige", mogue je na vie naina: Preko tastature: (LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" (taster) Delete Preko Menubar-a prozora Microsoft Access: (LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" Menudar Edit Delete Preko Toolbar-a prozora Database:
-18-
________________________________________________________________________________________________________
(LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" Toolbar Preko SHMENI-ja: (LTM-1x) Objects Tables (DTMx1) tabela "tblKnjige"SHMENI (LTM1x) Delete DBOX Do you want to delete the table tblKnjige: (LTM-1x) Yes Pri brisanju tabele koja je povezana sa drugom(im) tabelom(ama) DB (tabela iz Relationships) nakon aktiviranja komande Delete i potvrdnog odgovora na pitanje Do you want to delete the table "Ime tabele", slijedi pitanje Do yo want Microsoft Access to delete the relationsheep now. Potvrdnim odgovorom ((LTM1x) Yes ) brie se veza ove tabele sa drugom(im) tabelom(ama) i sama tabela. Ako se predomislimo, nakon brisanja, tabelu moemo povratiti: Sa Menubar-a prozora Microsoft Access: (LTM-1x) Edit Undo Delete , ili sa Toolbar-a prozora Microsoft Access: (LTM-1x)
Napomena: Pri brisanju objekata treba biti izuzetno obazriv, jer komanda Undo Delete nije raspoloiva kod svih objekata (standardno samo kod tabela i upita).
2. Preimenovanje objekta (promjena imena objekta), npr. imena tabele "Knjige" u "tblKnjige ": Preko Menubar-a prozora Microsoft Access: (LTM-1x) Objects Tables tabela "Knjige" Edit Rename (upisuje se novo ime tabele) "tblKnjige"tipka Enter, ili preko SHMENI-ja prozora Database: (LTM-1x) Objects Tables (DTMx1) tabela "KnjigeSHMENI (LTM-1x) Rename (upisuje se novo ime tabele) "tblKnjige"tipka Enter Nakon preimenovanja objekta, za povratak na staro ime na raspolaganju je komanda Undo Rename u okviru menija Edit ili alatka Undo na Toolbar-u prozora Microsoft Access. 3. Kopiranje objekta u istu DB, npr. tabele "tblKnjige": Preko Menubar-a prozora Microsoft Access:
-19-
________________________________________________________________________________________________________
(LTM-1x) Objects Tables tabela "tblKnjige" Edi Copy Edi Past , ili preko SHMENI-ja prozora Database: (LTM-1x) Objects Tables (DTMx1) tabela "tblKnjige" SHMENI (LTM-1x) Copy(DTMx1) na radnu povr SHMENI (LTM-1x) Past DBOX Paste Table As u ijem tekstualnom polju Titl Name se upisuje novo ime za kopiju tabele ("tblKnjige-kopija") i bira neka od tri ponuene opcije za kopiranje: Structure Only (samo struktura) Structure and Data (struktura i podaci) Apend Data to Existing Table (pridruiti podatke postojeoj tabeli ), nakon ega slijedi komanda OK za izvrenje akcije kopiranja. DBOX sa predhodne tri opcije javlja se samo kod tabela. Kod ostalih objekata nakon komande Past slijedi zadavanje samo imena za kopiju objekta. Nakon kopiranja objekta, za ponitenje kopije objekta na raspolaganju je komanda Undo Copy u okviru menija Edit, kao i alatka Undo na Toolbar-u prozora Microsoft Access. Kopiranje moe da poslui kao poetak dizajniranja tabele, obrasca, izvjetaja ili drugog objekta slinog iskopiranom objektu. 4. Eksportovanje objekta na Web stanicu, drugi Windows program ili drugu MS Access DB vri se preko komande Export iz menija File prozora Microsoft Access ili iz SHMENI-ja prozora Database. Nakon ovih komandi treba kompletirati DBOX-ove koji se pojavljuju i itavi postupak potvrditi sa komandom OK. Eksportovanje tabela omoguava kopiranje podataka iz Access tabela u neki drugi program, ili drugi format fajla, kao to su Microsoft Excel ili Mikrosoft Word, ili u neku drugu DB. Eksportovanje podataka daje u potpunosti nezavisnu kopiju koja nije povezana sa originalnim podacima u Access-u ni na koji nain. 5. Iportovanje, ili povezivanje podataka iz drugog programa, ili DB: Preko Menubar-a prozora Microsoft Access: (LTM-1x) File Get External Data Import ili Link Tables , ili Preko SHMENI-ja prozora Database: (LTM-1x) Import ili Link Tables
-20-
________________________________________________________________________________________________________
Nakon ovih komandi treba kompletirati DBOX-ove koji se pojavljuju i itavi postupak potvrditi sa komandom Import ili Link Tables. Povezivanje omoguava direktni pristup drugoj bazi podataka. Sve promjene koje se izvode pomou Access-a odraavaju se u izvornoj (povezanoj) tabeli. Specijalna strelica na povezanoj tabeli u prozoru Database ukazuje da podaci nisu izvorno smjeteni,odnosno zapameni u Access-u. Importovanje omoguava formiranje posebne kopije podataka iz drugog programa, ili formata fajlova i njeno pamenje u Access tabeli. Promjene izvrene u Access-u se ne odraavaju na originalne podatke.
I.7. Pravila za imenovanje objekata Access DB

Pri kreiranju objekata, neophodno je svakom objektu dodijeliti ime. Access daje veliku slobodu u dodeljivanju imena objektima DB (tabelama, poljima, obrascima, upitima, izvjetajima, makroima, modulima i stranicama). Ipak, pri davanju imena objektima DB, treba slijediti neka opta pravila: - Ime moe da bude dugako najvie 64 karaktera, ukljuujui prazne karaktere. - Ime ne moe da poinje praznim karakterom; - Ime moe da ukljuuje interpukcijske znake, osim take (.), uzvinika (!), gravisa (), ili uglastih zagrada([]); - Ime ne moe da bude isto kao kod drugog objekta iste vrste iste DB. Konkretno, dvije tabele u DB "SPR" ne mogu nositi ime "Studenti". Ali, ako dvije tabele sadre podatke koji se odnose (vezuju) na isti tip subjekta one mogu nositi isto ime subjekta sa dodatkom npr. u jednoj tabeli oznake 1, a u drugoj 2, ili ma koji drugi dodatak uz istu osnovicu imena. Konkretno, u DB "SPR" mogu postojati tabele pod nazivima "Studenti1" i "Studenti2"; - Tabele i upiti ne mogu imati isto ime; - Pri davanju imena objektu, polju ili kontroli ne treba koristiti nazive svojstava, ili nekog drugog elementa koje Access programski koristi; - Nazive polja treba pisati bez razmaka izmeu rijei, npr. polje "BrojIndeksa", a ne "Broj indeksa". Pri tom svaku novu rije treba pisati sa velikim poetnim slovom, radi jasnoe. - Takoe, ne treba koristiti naa slova: ,,,,.
Napomena: Posljednja dva uslova ne postavlja sam Acces ve kompatibilnost sa nekim programima DB i olakanja pri programiranju. Isto tako, ako se namjerava pisanje programa za DB, prazne
-21-
________________________________________________________________________________________________________
karaktere treba izbjegavati i u nazivima objekata. Programiranje je lake ako u nazivima nema praznih karaktera.
U imenima objekata uobiajeno je dodavanje prefiksa koji govori o kom tipu objekta se radi objekata. Prefiksi se piu malim slovima. Za objekte Access DB usvojeni su sljedei prefiksi: - tebela (Table) - tbl - upiti (Query) - qry - forme (Form) - frm - izvjetaji (Report) - rpt - makro (Macro) - mcr - stranica (DataAccessPage) - dap - moduo (Module) - bas
-22-
________________________________________________________________________________________________________
PRILOG 1. KREIRANJE BAZE PODATAKA POMOU Database Wizard-a Kreiranje DB "Contact Management" DB "Contact Management" ima funkciju upravljanja informacijama o svim poslovnim kontaktima (neposrednim ili putem telefona), sa mogunou automatskog pozivanja pomou modema raunara.. Tabele baze: "Calls" (Pozivi), "Contacts" (Kontakti) i "Contact Types" (Tip kontakata). Najvaniji obrasci: "Contacts" (Kontakti) i "Contact Types" (Tip kontakata). Najvaniji izvjetaji: "Alphabetical Contact Listing" (Alfabetski listing kontakata), "Weeckly Call Summary" (Sumarni sedmini pozivi). Za kreiranje nove DB, konkretno DB "Contact Management", nakon realizovanog postupka za otvaranje nove DB pomou Wizard-a, iz sadraja kartice Database prozora New (slika I.6) izabere se ime DB koja se kreira. Prozor New sa otvorenom karticom Sl. I.6 Databases, sadri 10 DB za koje postoje Wizard programi za automatsko kreiranje. Oblik prikaza sadraja kartice Databases se odabira preko alatki: Large Icons (vee ikone sa imenom DB ispod njih), List (lista DB sa malim ikonama i imenom pored njih) i Details (lista DB sa malim ikonama uz koje je dato ime, veliina, tip i datum posljednje modifikacije) (LTM-2x) ili (LTM-2x) OK na ikonicu DB koju elimo da kreiramo, prelazi se u DBOX File New Database. (LTM-1x) Contact Management OK ili Contact Management (LTM-2x) DBOX File New Database (slika I.7). DBOX File New Database je tzv. DBOX LOKACIJE DATOTEKA. Ovo je tipski DBOX, prisutan u mnogim situacijama u Access-u i drugim Office programima, kada je potrebno odrediti lokaciju, ime i tip datoteke: - Novootvorene (Open, New Database) - Modifikovane, kopirane (Save As ) - Uvezene (Import) - Izvezene (Export to ) - Povezane (Link)
-23-
________________________________________________________________________________________________________
- Pridruene e-mailu (Save Attachment As ) i sl. U DBOX-u File New Database (slika I.7) uoava se: 1 - Polje padajue liste Save in: za izbor lokacije nove baze podataka. Program, inae, u startu nudi smjetaj nove datoteke u My Documents; 2 - Komanda (alatka) Create New Folder za, po potrebi, otvaranje novog podfoldera u koji e se smjestiti datoteka Sl. I.7 nove DB; 1 2 3 - Polje File name: za definisanje imena nove baze podataka. Program nudi ime iz predhodnog prozora New, konkretno "Contact Menagement". Ono se moe promijeniti upisivanjem novog 3 4 5 imena (npr. "Evidencija kontakata" ) na mjesto predloenog; 4 - Polje padajue liste Save as type: za izbor tipa datoteke. U DBOX-u File New Database ono nije interesantno jer uvijek zadrava predloenu opciju (Microsoft Access Database); 5 - Komandno dugme Create, kojim se potvruje realizacija izabranih (upisanih) opcija. Dakle, zavrna komanda u DBOX-u File New Database (nakon izbora lokacije i upisivanja naziva nove DB) je: Create (LTM-1x) Startovanje programa Database Wizard . Rad programa Database Wizard (arobnjaka za DB) se manifestuje u vidu niza DBOX-ova istog naziva (Database Wizard) za koje je uoljivo sljedee: - DBOX-ovi nude kreatoru DB mogunost da podeava odreena svojstva njenih objekata: tabela, obrazaca i izvjetaja. - Komandom Next se otvara novi DBOX. - Od poetnog DBOX-a, uz komandu Next je i komanda Finish, a u zavrnom DBOX-u samo komanda Finish. - Odraivanje komande Finish zavrava se rad programa Database Wizard. - Komanda Finish se moe odraditi, ve u poetnom DBOX-u Databse Wizard. U tom sluaju izostaju svi naredni DBOX-ovi, a svojstva objekata baze su podeena programski (po default- u). - Komanda Cancel je prisutna u svim DBOX-ovima Databse Wizard. Ona otkazuje arobnjaka i vraa na poetnu poziciju, odnosno u prazan prozor Microsoft Access sa New File menijem iz kojeg moemo ponovo da ponemo kreiranje nove DB ili pak da otvorimo neku od postojeih DB: Sa Toolbar-a: (LTM-1x) Open, ili sa Menubar-a: (LTM-1x) File Open . - Komanda Back je prisutna u svim DBOX-ovima Databse Wizard, a nije raspoloiva samo u poetnom, i ima funkciju vraanja na predhodni DBOX Databse Wizard.
-24-
________________________________________________________________________________________________________
Pri kreiranju DB "Contact Management", nakon startovanja programa Databse Wizard, pojavljuje se nakratko samo prazan prozor Database sa naslovom Conctact Management: Database. Odmah zatim, pojavljuje se i prvi DBOX "Database Wizard" (slika I.8), koji sasvim kratko upoznaje sa Sl. I.8 sadrajem DB: U DB "Contact Management" se uvaju informacije o kontaktima i Next Finish telefonskim pozivima. Next (LTM-1x) Sledei DBOX DatabaseWizard (slika I.9), koji omoguava dodavanje polja u tabelama (Do you want to add any optional fields ?). DBOX sa slici I.9: u oknu 1 (Tables in the database) 2 Sl. I.9 prikazuje se lista tabela koje stoje na raspolaganju, a u oknu sa klizaem 2 ("Fields in the table") se nudi izbor polja (ekiranjem odabranog polja) za tabelu ije je ime oznaeno. 1 Database Wizard ne dozvoljava da se modifikuje jezgro liste polja (ekirana polja) koje dolazi sa svakim uzorkom tabele, ali omoguava ukljuivanje u tabelu neekiranih polja. Samo polja ija su imena ispisana Italic-om su opciona i njih moemo ukljuiti (ekiranjem: DTMx1 na prazno polje za potvrdu) u tabelu ili izostaviti. Next (LTM-1x) Sledei DBOX Database Wizard (slika I.10), koji omoguava biranje stila za obrasce (What style would you like for screen displays ?). U DBOX-u sa slike I.10, vri se izbor stila za obrasce (forme). Lista stilova data je u oknu 2, a u oknu 1 se prikazuje izabrani stil. U primjeru na slici je izabran 2 "International" stil. Next (LTM-1x) 1 Sledei DBOX "Database Wizard", koji omoguava biranje stila za izvjetaje (What style would you like for screen displays ?). Postupak izbora stila za izvjetaje (tampane), analogan je predhodnom postupku izbora stila za obrasce. U oba sluaja mogu se predhodno pregledati pojedini stilovi preko prikaza u oknu 1 i nakon toga izvriti izbor onog koji nam se najvie dopada.
Sl.I.10 -25-
________________________________________________________________________________________________________
Slijedi komanda potvrde i prelaska na sledei Database Wizard: Next (LTM-1x) Sledei DBOX "Database Wizard" (slika I.11) je za biranje naslova DB (What would you like the title of the database to be ?) i dodavanje slike na izvjetaje (Do you want a picture on all reports ?). DBOX sa slike I.11 nudi promjenu naziva DB, upisivanjem novog imena u Sl. I.11 tekst polje 1. Novo ime koje smo upisali, pojavljuje se u objektima (i na 1 komandnim tablama) DB, a nije ime datoteke (fajla) DB. Ovaj DBOX Database Wizard nudi i 2 3 4 postavljanje slike na izvjetaje: ekiranjem opcije 2 (Yes, Id like to include a picture.) i potvrdom komande 3 (dugmeta Picture): DBOX Insert Picture To je DBOX Lokacije datoteka, u kojem se, na isti nain kao na slici I.7, pronalazi eljena slika (u ovom sluaju u C: \ Programs Files \ Microsoft Office \ Office \ Bitmaps \ Dbwiz) i postavlja na izvjetaj. Primjerak slike (4) e se pojaviti u Database Wizard-u. Next (LTM-1x) Zavrni DBOX Database Wizard (slika I.12) U zavrnom DBOX-u Database Wizard (slika I.12) pojavljuje se opcija: Yes, started the database, koja je potvrena (ekirana), to znai da se Sl. I.12 direktno prelazi u Glavnu komandnu tablu - Main Switchboard, koja predstavlja ulaz u DB za sve njene korisnike. Brisanjem potvrde za ovu opciju, direktno se prelazi u prozor Database, zaobilazei Glavnu komandnu tablu. Tada se otvaranje Glavne komandne table vri otvaranjem obrasca Main Switchboard. Druga opcija u ovom DBOX-u Display Help on using a database pojavljuje se kao nepotvrena, to znai da se nee online prikazivati dodatna pomo (Help Access-a). Finish je zadnja komanda u kreiranju DB. Nakon nje slijedi sam proces kreiranja DB sa svim tabelama, obrascima, izvjetajima i ostalim objektima (linija na ekranu e obavjetavati o tom procesu). Kada arobnjak (Database Wizard) zavri posao, pojavljuje se Glavna komandna tabla (Main Switchboard) nove DB (slika I.13).
-26-
________________________________________________________________________________________________________
Glavna KOMANDNA TABLA za DB "Contact Management": Glavna KOMANDNA TABLA (Main Switchboard) je prvo sa im se korisnik susree prilikom otvaranja DB. To je, ustvari, glavni obrazac, ija je osnovna namjena da korisniku omogui jednostavan pristup obrascima za unos i pregled podataka, kao i pregled i tampanje izvjetaja sa obrainim podacima. Pored opisanih osnovnih funkcija, komandne table mogu da odgovore i nekim drugim zahtjevima, a kolika e biti sloenost komandne table, zavisi od sloenosti same baze podataka. DB "Conctact Management" je kreirana pomou arobnjaka. Pri tome je arobnjak Close kreirao i prozor Glavne komandne table (slika I.13). To je obrazac Main 1 Switchboard, sa ulogom menija pomou 2 koga se moe pozicionirati sa jednog na 3 drugo mjesto u DB. 4 Glavna komandna tabla (Main 5 Switchboard) za DB "Contact Menagement" je jednostavne izrade, sa Sl. I.13 nekoliko opcija, odnosno komandnih dugmadi. 1: Opcija Enter/View Contacts (Unos/Pregled Kontakata) otvara glavni obrazac "Contacts" koji omoguava unos, promjenu i pregled informacija za svaki kontakt, kao i za biranje broja telefona pomou modema raunara. 2: Izborom opcije Enter/View Other Information (Unos/Pregled Ostalih informacija), ulazi se u Forms Switchboard (slika I.14). Forms Switchboard je Komandna tabla za ostale obrasce. Sl. I.14 U ovom sluaju postoji samo jo jedan obrazac "Contact Types" (Tip kontakata). Za unos i pregled podataka ovog obrazca na Forms Switchboard se odabira opcija Enter/ View Contact Types, a za povratak na Glavnu komandnu tablu opcija Return to Main Switchboard. 3: Opcija Preview Reports (Pregled izvjetaja), omoguava pregledanje i tampanje razliitih izvjetaja o kontaktima. Njenim izborom ulazi se u Reports Switchboard (slika I.15). Reports Switchboard je Komandna tabla za izvjetaje koja omoguava: - Pregled izvjetaja "Listing kontakata po abecednom redu" (Preview the Alphabetical listing repor); - Pregled izvjetaja "Sumarni sedmini pozivi" (Preview the Weekly Call Sl. I.15 Summary Report); - Povratak na Glavnu komandnu tablu (Return to Main Switchboard).
-27-
________________________________________________________________________________________________________
4: Opcija Change Switchboard Items (Promjena opcija komandnih tabli) omoguava prelaz u strukturu svih komandnih tabli posredstvom DBOX-a Switchboard Manager (slika I.16). i promjene i brisanja na switcdboard obrascima i kreiranje novih. A: Main Switchboard (Default) - Glavna Sl.I.16 komandna tabla; B: Forms Switchboard - Komandna tabla za obrasce; C: Reports Switchboard - Komandna tabla za izvjetaje. C 5: Opcija Exit this Database (Izlaz iz baze A B podataka) omoguava zatvaranje Main Switchboard obrasca i prozora Database: Contact Magamenet u jednom koraku i direktni povratak u ulazni prozor Microsoft Access. TABELE I POVEZANA TABELARNA STRUKTURA DB (Relationships) Tabele su objekti DB u koje se skladite, odnosno uvaju podaci. Korisnici DB obino ne komuniciraju sa tabelama, ve se unos, izmjena i po potrebi pregled podataka vri preko formi (obrazaca), a za pregled i tampanje podataka u eljenom obliku kreiraju se izvjetaji. Dva osnovna prikaza tabele u Assess-u su: Design View (dizajn prikaz - prikaz za oblikovanje i struktuiranje) i Datasheet View (tabelarni prikaz - prikaz za unos i pregled podataka). U kreiranoj DB "Contact Management" rad sa tabelama se moe ostvariti samo iz glavnog prozora Contact Management: Database. Prikaz povezanih tabela dat je u prozoru Relationships (slika I.17). U prozoru Relationships povezane tabele: "Contacts" (polje vezivanja "ContactID"), "Calls" (polje vezivanja "CallID") i "Contact Types" (polje vezivanja "ContactTypeID") prikazane su sa listama svih polja ovih tabela. Nazivi polja primarnih kljueva tabela prikazuju se Bold. Sa slike se vidi, da se izmeu dvije tabele uspostavlja relacija posredstvom polja istih Sl. I.17 naziva: "ContactTypeID" - "ContactTypeID", "ContactID" - "ContactID", s tim to je u jednoj od dvije tabele polje povezivanja uvijek polje primarnog kljua. Veza izmeu dvije tabele se uspostavlja posredstvom podataka istih vrijednosti u poljima povezivanja. Nazivi polja ne moraju biti isti. Izmeu tabele "Contacts" i tabele "Calls" uspostavljena je veza jedan - prema vie, jer jedna osoba iz tabele "Contacts" moe biti evidentirana neogranienim brojem kontakatapoziva u tabeli "Calls".
-28-
________________________________________________________________________________________________________
OBRASCI - IZVJETAJI Pri otvaranju DB, Prozor Microsoft Access sadi komandnu tablu Main Switchboard i minimizovani prozor Database: Contact Management: Database. Korisnici za manipulacije koriste komandnu tablu Main Switchboard, preko koje mogu otvarati sve forme (unoenje podataka) i sve izvjetaje (pregled i tampanje podataka). U Accessu za obrasce postoje tri mogua prikaza: - Form View (form prikaz ili korisniki prikaz), - Design View (dizajn prikaz ili prikaz za oblikovanje) i - Datasheet View (tabelarni prikaz). Korisnicima je uobiajeno na raspolaganju samo Form prikaz obrazaca. Promjena strukture forme i njenih komponenti moe se vriti samo u Design prikazu. Najee je korisnicima onemoguen pristup ovom prikazu, a to se ostvaruje izbacivanjem iz menija prozora Microsoft Access opcije View i skrivanjem glavnog prozora Database. U Accessu za izvjetaje postoje dva prikaza: - Print Preview (korisniki prikaz pred tampanje), - Design View (dizajn prikaz ili prikaz za oblikovanje) i Korisnicima je uoiajeno na raspolaganju Print Preview prikaz izvjetaja i opcija tampanja. Promjena strukture izvjetaja i njihovih komponenti moe se vriti samo u Design prikazu izvjetaja. U DB "Contact Management" kreiranoj preko Wizard-a mogu se dobiti svi oblici prikaza i za forme i za izvjetaje jer se predpostavlja da se na kreiranoj bazi moraju vriti odreene promjene i prilagoavanja. Ovdje se sa obrascima i izvjetajima moe raditi (u svim prikazima) i iz poetnog prozora Microsoft Access sa Main Switchboard, a takoe i prozora Contact Management: Database koji je minimizovan u okviru poetnog prozora Microsoft Access.
Napomena: Korisnici DB rade sa formama (unos podataka) i izvjetajima (prikaz podataka u eljenom obliku) do kojih se dolazi preko Komandne table. Komandna tabla mora biti pregledna sa svim natpisima na naem jeziku. Takoe i svi natpisi na formama i izvjetajima moraju biti na naem jeziku kako bi korisnik jednostavno mogao da upisuje podatke u bazu podataka i kako bi izvjetaji bili razumljivi. Prevod ostalih kontrolnih objekata, polja i dr., koje korisnik baze podataka ne vidi, nije potreban.
PRILAGOAVANJE BAZE ZA NAE GOVORNO PODRUJE 1. PROMJENA IMENA datoteke BAZE PODATAKA "Contact Management" u "Evidencija kontakata" vri se na samom startu kreiranja DB u okviru DBOX-a File New Database (slika I.7). 2. PROMJENA NAZIVA BAZE PODATAKA na komandnim tablama, konkretno naziva "Contact Management" u "EVIDENCIJA KONTAKATA", vri se tokom kreiranja DB preko Wizard programa u okviru predposljednjeg DBOX Database Wizard (slika I.11).
-29-
________________________________________________________________________________________________________
3. Promjena tekstualnih natpisa na komandnim tablama (Main Switchboard, Forms Switchboard i Report Switchboard), najjednostavnije se ostvaruje preko DBOX-a Switchboard Menager, a koji moemo otvoriti odabirom opcije Change Switchboard Items na Main Switchboard: DBOX Switchboard Menager (slika I.16.a): (LTM-1x) Main Switchboard (Default) Edit... DBOX Edit Switchboard Page(slika I.18.b): (LTM-1x) u polje Switchboard Name: upisuje se novi naziv "GLAVNA KOMANDNA TABLA u oknu Item on this Switchboard: mijenjaju se nazivi komandi, prvo Enter/View ContactsEdit... DBOX Edit Switchboard Item(slika I.18.c): (LTM-1x) u polje Text: unosi se novi tekst (prevod) "Unos/Pregled - Kontakti" OK
Sl.I.18
a)
b)
c)
Ovaj postupak treba sprovesti za sve tekstualne natpise svih komandnih tabli. 3. PROMJENA NATPISA (Label ) NA OBRASCIMA I IZVJETAJIMA Tekstualni natpisi ili labele (Label) na obrascima i izvjetajima imaju ulogu naslova, naziva, opisa ili uputstva. Tu spadaju i nazivi polja iz pripadnih tabela (vezana polja) i drugih polja (nevezana polja, izraunata polja) . Svi oni moraju biti prevedeni na na jezik, da bi korisnik DB mogao da unosi podatke ili da ih koristi.
-30-
________________________________________________________________________________________________________
Napomena: 1. Tekstualni natpisi labele, koji se postavljaju na obrascima i izvjetajima, pripadaju klasi tzv. KONTROLNIH OBJEKATA, u koje, pored labela, spadaju jo i tekst boksovi, kartice, padajue liste, komandna dugmad i dr. 1. ( ) Oznaavanje (selektovanje) labele vri se pomou (LTM-1x) na tekst labele.
Promjene u strukturi forme, promjene svojstava forme i kontrolnih objekata kao i promjene natpisa u labelama (konkretno, prevode se na na jezik) vri se u Design prikazu obrasca. Design prikaz forme (obrasca) dobija se iz prozora Database: (LTM-1x) meni Objects Forms u okviru radne povrine Ime forme sa Toolbar-a Design Design prikaz forme. U DB " Evidencija kontakata" prelaz na Design prikaz forme mogu je i otvaranjem te forme preko Komandne table: (LTM-1x) opcija Unos/Pregled Kontakti Form prikaz obrasca "Contacts" Sa Menubar-a: (LTM-1x) View Design View Design prikaz obrasca " Contacts ". Na slici I.19 dat je Design prikaz obrasca " Contacts " sa selektovanom () tekst labelom "City". Promjena teksta "City" u tekst "Grad": (LTM-1x) na tekst labelu Work Phone brie se postojei tekst i upisuje novi "Grad"
Sl. I.19
-31-
________________________________________________________________________________________________________
Promjena naslova forme u naslovnoj liniji Form prikaza ostvaruje se otvaranjem prozora Properties forme: U Design prikazu obrasca " Contacts " (DTM-1x) na crni kvadrati u gornjem lijevom ugluopcija Properties Prozor svojstava Form (slika I.20)
Sl.I.20
(LTMx1) u okviru kartice Format svojstvo Caption ... upisuje se "KONTAKTI"
Analogno se vri promjena natpisa u izvjetajima. 4. Opis primjene baze podataka "Evidencija kontakata" Baza podataka "Evidencija kontakata" je namijenjena evidenciji kontakata koje je korisnik ostvario. Baza podataka na jednostavan nain omoguava pregled ranije ostvarenih kontakata, kao i evidenciju novih. Takoe, mogue je realizovati i telefonske pozive ukoliko raunar posjeduje telefonski modem. Baza je kreirana korienjem Access-ovog Wizard-a. Radi jednostavnosti korienja, baza je u onim segmentima kojima upravljaju korisnici DB prevedena na na jezik. Radi jednostavnije navigacije u bazi i realizacije interfejsa prema krajnjem korisniku, u posmatranoj bazi podataka je kreirana komandna tabla "GLAVNA KOMANDNA TABLA" (forma pod nazivom "Switchboard") koja se automatski startuje nakon otvaranja fajla pod kojim je snimljena ova baza podataka. Prikaz komandne table i njenih pojedinih elemenata dat je na slici I.21.
-32-
________________________________________________________________________________________________________
Sl.I.21
Na slici I. 21 pojedini komandni tasteri imaju sljedee uloge: Naziv komandnog tastera Unos/pregled - Kontakti Kontakte Uloga Poziva formu "Contacts" (Kontakti) koja je realizovana na bazi tabele "Contacts" i omoguava pregled pojedinih postojeih kontakata, kao i formiranje novih. Prikaz ove forme (koja je uraena na dvije strane) dat je na slici I.21. Poziva komandnu tablu za otvaranje drugih formi "KOMANDNA TABLA za FORME". Odavde se, preko komandnog tastera "Unos/pregled Tip kontakta", otvara forma "ContactTypes" (Tipovi kontakata) koja je realizovana na bazi tabele "ContactTypes". Prikaz ove forme je dat na sliciI.22. Drugi komandni taster je za povratak na glavnu komandnu tablu. Poziva prozor komandne table "KOMANDNA TABLA za IZVJETAJE", sa tasterima za izbor izvjetaja koji se eli pogledati i/ili tampati. Odavde se preko komandnog tastera "Pregled Alfabetski listing kontakata" , poziva izvjetaj "Alphabetical Contact Listing" (slika 6), a preko tastera "Pregled Nedeljni listing poziva" poziva se izvjetaj "Weeckly Call Summary" (slika 6) Trei komandni taster je za povratak na glavnu komandnu tablu. Omoguava izmjenu, npr. prevod, elemenata komandne table prema potrebama korisnika. Izlazak iz baze podataka
-33-
Unos/Pregled Druge informacije
Pregled - Izvjetaji
Promjena stavki Komandne table Izlaz
________________________________________________________________________________________________________
Dodavanje novog kontakta u bazu podataka ostvaruje se primjenom forme "Contacts" (Kontakti) (slika I.22). Nakon unoenja potrebnih podataka u textbox-ove na ovoj formi (vezani kontrolni objekti), mogue je ostvariti telefonski poziv ka eljenoj osobi pritiskom na taster "Nazovi...". Bilo da je kontakt ostvaren na ovaj ili neki drugi nain, evidentira se u tabeli "Calls" preko forme "Calls" (Pozivi) koja se startuje pritiskom na taster "Pozivi..." . Prikaz forme "Calls" (Pozivi) koja se pri tome startuje dat je na slici I.23.
Sl.I.22
Sl.I.23
Na formi "Pozivi" automatski se popunjavaju polja "Ime i prezime" (izraunati kontrolni objekat) kao i "Datum poziva" i "Vrijeme Poziva" (to je realizovano programiranjem komandnih objekata na ovoj formi). Pregled prezimena i imena svih osoba koje se nalaze u bazi podataka mogue je dobiti startovanjem izvjetaja "Alfabetski listing kontakata" u kome su podaci sortirani prema alfabetu. Prikaz ovog izvjetaja dat je na slici I.24.
Sl.I.24
-34-
________________________________________________________________________________________________________
Detaljan izvjetaj svih poziva ostvarenih u odreenom periodu (npr. u toku jedne sedmice) moe se ostvariti startovanjem izvjetaja "Nedjeljni izvjetaj". Prije prikaza ovog izvjetaja startuje se forma "Opseg izvjetaja" koja omoguava unoenje poetnog i krajnjeg datuma izmeu kojih se ele dobiti informacije o ostvarenim pozivima. Prikazi forme "Opseg izvjetaja" i izvjetaja "Nedjeljni izvjetaj" dati su na slikama I.25 i I.26.
Sl.I.25
Sl.I.26
-35-
________________________________________________________________________________________________________
PRILOG 2.
Znaenje opcija u menijima Menubar-a prozora Microsoft Access

kreiranje nove baze (CTRL+N) otvaranje postojee baze sa odreene lokacije (CTRL+O) uvoz podataka iz razliitih formata datoteka i povezivanje s tabelom iz Get External Data druge Access baze zatvaranje baze bez zatvaranja programa Access Close spremanje (snimanje, memorisanje) odabranog objekta na disk ili odreenu lokaciju Save spremanje (snimanje, memorisanje) odabranog objekta na disk ili odreenu lokaciju ali pod drugim imenom (moemo koristiti i za snimanje nove datoteke) Save As exportovanje baze u drugu bazu ili neku drugu aplikaciju (npr Excel) Export pretraivanje diskova i mapa prema kljunoj rijei File Search Web Page pregled u obliku web stranice Preview odreivanje margina, veliine i izgleda stranice baze Page Setup pregled prije tampanja Print Preview tampanje na tampa ili u datoteku Print slanje objekta baze e-mailom Send To uvid u podatke o bazi - objekte, kada je napravljena, datum zadnje Database izmjene Properties izlaz iz programa Access (ujedno i zatvaranje programa) (ALT+F4 ) Exit EDIT (popis naredbi zavisi od toga ta smo otvorili ili selektirali ; objekat ili tabelu) ponitavanje zadnjeg uinjenog koraka u Accessu (CTRL+Z) Undo isjecanje ( premjetanje ) oznaenog dijela u Clipboard (CTRL+X) Cut kopiranje oznaenog dijela u Clipboard (CTRL+C) Copy prikaz Meuspremnika Office-a kao prozora u prozoru Accessa Office Clipboard postavljanje ili lijepljenje, kopiranog ili izrezanog sadraja, iz Clipboarda (CTRL+V) Paste kreiranje preica odabranog objekta Create Shortcut brisanje oznaenog objekta ( DEL ) Delete preimenovanje odabranog objekta baze Rename kreiranje nove grupe u prozoru baze Groups dodavanje preica odabranog objekta grupi Add to Group VIEW Database Objects Large Icons Small Icons List Details odabir objekta baze prikaz velikih ikona objekata prikaz malih ikona objekata prikaz liste objekata prikaz detalja liste objekata
-36-
FILE New Open
________________________________________________________________________________________________________
Arrange Icons Line Up Icons Properties Object Dependencies Code Task Pane Toolbars Refresh
slaganje ikona po imenu, datumu, tipu i nastanku poravnanje ikona prikaz svojstava objekta zavisnost objekata prikaz sadraja VBA modula u prozoru Module otvaranje okna u prozoru Accessa (CTRL+F1) prikaz alatnih traka u prozoru programa i njihovo uklanjanje osvjeavanje prikaza na zaslonu monitora F5
INSERT (zavisi od odabranog objekta) kreiranje nove tabele Table kreiranje novog upita Query kreiranje novog obrasca Form kreiranje novog izvjetaja Report kreiranje nove stranice Page kreiranje novog makroa (objekata koji predstavlja akciju koju treba izvriti kao odgovor na odreeni dogaaj ) Macro kreiranje novog modula (objekata koji sadre korisnike procedure pisane u VBA) Module kreiranje Class Modula (modul koji moe sadravati definiciju novog objekta) Class Module kreiranje jednostavne forme (obrasca) Auto Form kreiranje jednostavnog izvjetaja Auto report TOOLS Spelling Office Links Online Colaboration Relationships Analyze Database Utilities Security Replication Startup Macro Tools on the Web Active X Controls Add Ins AutoCorrect Options Customize Options provjera pravopisa i gramatike (F7) povezivanje s drugim Office aplikacijama sastanci na mrei i Web raspravama prikaz, definisanje ili mjenjanje veza izmeu tabela u bazi analiza tabela ili performansi objekata baze pokretanje pomonih programa baze (konverzije, saimanje i opravak baze ) postavljanje sigurnosnih opcija (lozinke, pravo pristupa, administriranje, enkripcija baze) izradu replike (kopije) baze automatsko pokretanje izraene aplikacije snimanje i rad s makro naredbama povezivanje s mrenim servisima vezanim uz Microsoft Office upotreba Active X korisnikih kontrola instalacija dodatnih alata podeavanje opcija samoispravka prilagoavanje alatnih traka i ikonica alata na njima odreivanje izgleda (prikaz dijelova prozora) i ponaanja Accessa
-37-
________________________________________________________________________________________________________
WINDOW Tile Horizontally Tile Vertically Cascade Arrange Icons Hide Unhide HELP Microsoft Access Help Show the Ofice Assistent Microsoft Office Online Access Developer Resources Contact Us Sample Database Check for Updates Detect and Repair Activate Product Customer Feedback Options About Microsoft Office Access
horizontalno slaganje otvorenih prozora (bez preklapanja) vertikalno slaganje otvorenih prozora (bez preklapanja) slaganje prozora preklapanjem (kaskadno) rasporeivanje ikona sakrivanje otvorenih objekata na zaslonu otkrivanje sakrivenih objekata na zaslonu
dobivanje pomoi prikaz Officeovog pomonika dobivanje pomoi putem interneta na webu Istraivanje putem web browsera kontaktiranje MS podrke primjeri baze provjera novosti u Accessu pretraivanje i popravak oteenih datoteka Accessa aktiviranje licence MS Accessa Uestvovanje u istraivanjima s ostalim korisnicima informacije o licenci
Paleta alatki (Toolbar) u prozoru Microsoft Access

Paleta alatki (Toolbar) u prozoru Microsoft Access (Sl.I.27), omoguava brzo pokretanje odreenih poslova, bez upotrebe menija. Alatke koje trenutno nisu raspoloive, prikazane su blijedosivom bojom. Kada kursor postavimo na jedno od dugmadi i ne pritisnemo taster mia, poslije kraeg vremena (sekunda do dve) pojavljuje se pomo u vidu kratkog opisa (engl. Tool Tip), neposredno ispod dugmeta.
Sl.II.27
New (sliica praznog lista papira) Otvara meni New File. Open (sliica otvorene omotnice) Otvara neku od baza podataka iz prozora Open. Save (sliica diskete) Snima objekat na disk. File Search (sliica Windowsovog logotipa preko lista papira i lupe) Trai datoteku na disku. Print (sliica tampaa) tampa objekat na tampau.
-38-
________________________________________________________________________________________________________
Print Preview (sliica lista papira s lupom) Prikazuje objekat na ekranu onako kako bi izgledao odtampan na papiru. Spelling (sliica znaka za potvrdu pored slova ABC) Kontrola pravopisa. Cut (sliica makaza) Isjeca izabrani objekat. Copy (sliica dva lista papira jedan iznad drugog) Kopira izabrani objekat. Paste (sliica table s listom papira) Umee sadraj Clipboarda. Undo (sliica strelice zakrivljene u smeru suprotnom kazaljkama na satu) Ponitava rezultat poslednje akcije. Office Links (ikonica s velikim slovom W, kovertom i strelicom za otvaranje menija) Prikazuje veze ka Wordu i Excelu. Analyze (sliica tabele preko koje su nacrtane dve manje tabele i strelica za otvaranje menija) Prikazuje komande iz grupe Analyze. Code (sliica pravougaonika s crvenim, plavim i utim kvadratima). Prikazuje prozor za programski kod. Ovo dugme je vidljivo samo kada je uitan objekat koji sadri programski kod. Microsoft Script Editor (sliica osmice unutar druge osmice) Prikazuje prozor Microsoft Script Editora pojavljuje se samo kada je MSE dostupan. Ovaj editor slui za pisanje skriptova u jezicima VBScript ili JScript koji se ugrauju u stranice za pristupanje podacima. Properties (sliica ake koja dri list papira) Prikazuje prozor Properties. Relationships (sliica tri tabele povezane linijama) Prikazuje prozor Relationships. New Object (sliica zvezde iznad levog gornjeg ugla ikonice tabele i strelicom za otvaranje menija) Prikazuje opcije za izradu novog objekta. Microsoft Access Help (sliica okvira u kojem se nalazi znak pitanja) Prikazuje prozor Accessovog sistema za pomo. Toolbar Options (sliica strelice za otvaranje menija okrenuta nadole) Omoguava dodavanje i uklanjanje dugmadi na paleti alatki.
-39-
________________________________________________________________________________________________________
II. KREIRANJE TABELA

Da bi mogli upravljati podacima u Access-u, najprije ih moramo uskladititi (pamtiti) u tabelama DB. Ako su podaci, odnosno informacije kojima se bavi DB, ve smjetene u nekoj DB na raunaru, Access omoguava da ih prenesemo (importujemo) u tabele nove DB koju kreiramo, ili pak, da ih povezivanjem direktno koristimo iz DB u kojoj su izvorno smjetene. Meutim, ako podaci postoje samo na "papiru" ili ako su zapameni u formatu koji Access ne podrava, prvi korak u kreiranju DB je kreiranje tabela u kojima e se podaci skladititi (pamtiti).
II.1 STRUKTURA TABELE

U sistemima za upravljanje relacionim bazama podataka tabele su fundament strukture DB. Praktino, Access DB u strukturalnom smislu ine tabele (vie tabela koje se meu sobom povezuju) u koje se skladite podaci. Skladitenje podataka u Access tabelama je organizovano po: - vrstama ili redovima (zapisi tabele) i - kolonama (polja tabele). Na Sl.II.1 je dat tabelarni prikaz (Datasheet View) tabele "Studenti". Za svaku tabelu se definie ime (npr. "Studenti") koje se pojavljuje u naslovnoj liniji prozora tabele, i imenuje taj objekat (tabelu) DB.
Ime tabele Polja
Nazivi polja Zapisi
Sl.II.1
Zapise (records) ine svi podaci o jednom subjektu tabele. U datom primjeru subjekti tabele su studenti. Svaki od osam studenata ima svoj zapis. Subjekti tabele, po pravilu, odreuju ime tabele.
-40-
________________________________________________________________________________________________________
Polja (fields) ine podaci iste vrste za sve subjekte tabele. Tabela u primjeru ima pet polja (pet kolona). Svako polje moe da sadri samo unaprijed odreen tip podatka (tekst, broj, datum i dr.) i ima zadata svojstva (veliinu, format, i dr.). Svako polje ima ime. Ime polja opisuje vrsta podataka u polju. Presjek reda i kolone odreuje jedan podatak i naziva se vrijednost (Value). Sva polja sa podacima o jednom subjektu tabele nalaze se unutar jednog zapisa. U primjeru tabele sa Sl.II.1 svi podaci o jednom studentu smjeteni su u zapisu za tog studenta. U tabeli mora postojati polje ija je vrijednost jedinstvena, razliita, za svaki zapis. U prikazanom primjeru zapisi su jednoznano odreeni (adresirani) podatkom iz prvog polja, a to je broj indeksa. Taj podatak se pojavljuje samo u tom polju tog zapisa. Ne moe se pojaviti ni u jednom drugom zapisu. Takvo polje, koja jednoznano odreuje svaki zapis odabira se za polje primarnog kljua (Primary Key) tabele. Ponekad je potrebno vie od jednog polja da bismo jednoznano odredili svaki zapis. Tada primarni klju tabele (adresa zapisa) ine ta polja koja jednoznano odreuju svaki zapis u tabeli. U Access-u tabele se mogu prikazati u dva oblika: 1. Datasheet View tabelarni prikaz (Sl.II.1) i 2. Design View dizajn prikaz ili prikaz za oblikovanje (Sl.II.1.a)
Sl.II.1.a
-41-
________________________________________________________________________________________________________
II.2 KREIRANJE NOVE TABELE

Poto je zavreno projektovanje DB i u sklopu njega projektovanje tabela DB na papiru, slijedi kreiranje, odnosno postavljanje DB na raunaru. Prvo se u okviru otvorenog prozora Database kreiraju tabele DB. Kreiranje tabela u Access-u je postupak koji se sastoji iz vie koraka, sljedeeg redosljeda: Otvaranje nove tabele; Zadavanje imena (Field Name), tipa podadatka (Data Type) i opis (Description) za svako pojedinano polje; Zadavanje svojstava (Field Properties) za svako pojedinano polje; Definisanje primarnog kljua; Zadavanje imena i snimanje strukture tabele na disk; Povezivanje tabela i Unoenje podataka, koje se moe realizovati u Datasheet prikazu tabele, a uobiajeno je da se podaci unose preko formi (obrazaca) koje treba kreirati.. Kreiranje nove tabele u Access-u otpoinje u prozoru Database: (LTMx1) Objects Tables , ili sa Menubar-a prozora Microsft Access: (LTMx1) Insert DBOX New Table (Sl.II.2), koji nudi pet naina pravljenja nove tabele: 1. Datasheet View - Unoenje podataka neposredno u tabelarni prikaz (Create a new table in Datasheet view); 2. Design View Kreiranje strukture (dizajniranje) tabele (Create a new table in Design view); 3. Table Wizard - Pravljenje tabele pomou Sl.II.2 "arobnjaka za tabele", na osnovu uzorka (ablona) sa unaprijed definisanim poljima (This wizard create a new table to store data) 4. Import table - Uvoz tabele (This wizard imports tables and objets from an external file into the current database); 5. Link Table - uspostavljanje veze sa spoljnom tabelom (This wizard creates tables in the curent database that are linked to tables in external file).
-42-
________________________________________________________________________________________________________
Kada se podaci tabele nalaze samo na "papiru", primijeniemo postupak neposrednog-direktnog kreiranja tabele, a koji se bazira na opciji Design View DBOX-a New Table. Ovdje se najprije postavlja struktura tabele (imena, tip i svojstva polja), a zatim u nju unose podaci. To je najkompletniji postupak kreiranja tabela i dobri poznavaoci Access-a se u principu opredjeljuju za njega. Ako u listi gotovih tabela koje nam Access nudi moemo pronai tabelu sline strukture i sadraja informacija, moemo novu tabelu kreirati pomou arobnjaka za pravljenje tabela, opcija Table Wizard DBOX-a New Table. Izborom opcije Datasheet View podaci se direktno unose u prozor tabelarnog prikaza. Access automatski, na osnovu uneenih podataka dodjeljuje tip podataka i svojstva za svako polje. Ovaj postupak kreiranja tabela obino kasnije zahtjeva dodatne intervencije, odnosno dopune u strukturi tabele. Praktino ga treba izostaviti. Ako na raunaru postoji neki spoljni izvor podataka moemo upotrebiti arobnjaka za uvoz tabele (Import Table Wizard), koji e nam u Access DB napraviti novu tabelu, kopiju izvorne tabele. Pri tome nas arobnjak vodi kroz cjelokupni postupak uvoenja. Za ovaj postupak kreiranja tabele u okviru DBOX-a New Table odabiramo opciju Import Table. Takoe, moemo (izborom opcije Link Table) upotrijebiti arobnjaka za pridruivanje tabele (Link Table Wizard), koji radi slino arobnjaku za uvoz tabele, s tom razlikom to podaci ostaju na izvornoj lokaciji, a Access uspostavlja vezu sa njima iz nove tabele.
II.2.1 NEPOSREDNO-DIREKTNO KREIRANJE TABELA

Dobri poznavaoci Access-a e se rijetko opredjeliti za korienje arobnjaka za kreiranje baze podataka ili tabela, ak i kada Access nudi odgovarajuu gotovu DB ili tabele. U naim uslovima, korienje arobnjaka Database Wizard ili Table Wizard je dodatno uslonjeno zbog neophodnosti prilagoavanjaprevoenja kako u toku kreiranja tako i naknadno preko Design prikaza. Kroz fazu projektovanja DB definiu se sve tabele koje treba kreirati u DB, kao i veze izmeu tabela. Za svaku tabelu se identifikuju podaci koji se u nju smjetaju i na osnovu njih definiu polja u tabelema. Slijedi neposredno kreiranje tabela na raunaru i njihovo meusobno povezivanje. Neposredno-direktno kreiranje tabela ostvaruje se u Design prikazu tabele.
-43-
________________________________________________________________________________________________________
Kreiranje tabela u Design prikazu (prikaz za oblikovanje) je profesinalni nain pravljenja tabela. Ovaj prikaz nam omoguava potpunu kontrolu nad izradom tabela (definisanje polja, tipa podataka i svojstava polja) i modifikovanje tabelarne strukture. Prvi korak kreiranju tabele u Design prikazu je izbor odgovarajue opcije u prozoru New Table: (LTMx2) Design View , ili (LTMx1) Design View OK prozor Design prikaza tabele (Sl.II.3), koji se sastoji is dva dijela: 1 - Okno za polja i 2 - Okno za svojstva polja (Field Properties).
1
Sl.II.3
U okno za polja, za svako polje pojedinano, unosi se: - Ime polja u koloni Field Name, - Tip podataka u koloni Data Type i - Opis polja u koloni Description
(nije obavezno). Okno za svojstva polja (Field Properties) sadri kartice General i Lookup. U okviru kartice General se za svako polje pojedinano definiu svojstva (properties), a njen sadraj zavisi od tipa podatka polja. Kartica Lookup je aktivna za polje tipa Yes/No i za postavljanje svojstava polja tipa Lookup Wizard.
Napomena Na Sl.II.3 prikazana kartica General je prazna, jer se nije otpoelo sa postavljanjem polja. Kartice okna Field Properties se aktiviraju kada se u Data Type odabere neki tip podataka.
Postavljanje polja u Design prikazu

U prozoru Design prikaza, kreiranje tabele poinje postavljanjem (definisanjem) prvog polja:
-44-
________________________________________________________________________________________________________
1. U odabrani-prvi red () okna za polja se: U prvu kolonu (Field Name - ime polja) upie ime polja i pree (Tab tastatura ili (LTMx1) u okvir druge kolone) na drugu kolonu (Data Type - tip podatka) u koju se unosi tip podataka (odabira odgovarajui tip iz padajue liste, (LTMx1) ) za polje. Slijedi, ne obavezno ve po sopstvenom opredeljenju, prelazak (Tab tastatura ili (LTMx1) u okvir tree kolone) na treu-posljednju kolonu u oknu za polja (Description - opis polja) u koju se unosi tekstualni opis polja, a koji se kasnije, prilikom unoenja podataka, pojavljuje na statusnoj liniji. 2. Nakon definisanja imena i tipa podataka za polje, prelazi se (F6 tastatura ili (LTMx1) u okvir nekog svojstva) na karticu General okna za svojstva polja (Field Properties) gdje se specificiraju potrebna svojstva polja. Ovim je zavreno postavljanje (definisanje) prvog polja. Predhodni postupak se ponavlja za ostala polja, sve dok se ne postave (definiu) sva polja u tabeli.
ZADAVANJE IMENA POLJA

Ime polja se upisuje u kolonu Field Name selektovanog reda prozorora Design prikaza tabele. Ime polja treba da opisuje namjenu polja, odnosno podatke koji se u njemu nalaze. Ono treba da bude dovoljno dugako da bi njime mogao iskazati potreban opis, ali ne i predugako da zahtjeva "prevelik trud" za njegovo upisivanje. Pri zadavanju imena polja moramo voditi rauna o sledeem: Ime moe biti dugako nakvie 64 karaktera; Ime polja moe da sadri slova, brojeve, prazne karaktere (razmak) i interpukcijske i druge znakove iskljuujui taku, znak uzvika, apostrof i uglastu zagradu; Ime polja ne smije da poinje praznim karakterom (razmakom); Ako se ime polja sastoji iz vie rijei, rijei treba pisati sastavljeno, a takoe treba izbjegavati primjenu naih slova: ,,,, ; zbog pogodnosti u programiranju i kompatibilnosti sa DB u drugim programima; Imena polja mogu da se piu velikim, malim ili mjeovitim slovima. Ukoliko se napravi greka pri upisivanju imena polja, ista se jednostavno ispravlja postavljanjem pokazivaa na mjesto na koje elimo da unesemo ispravku i upisivanjem izmjene. U Design prikazu tabele, ime polja moe da se promjeni, ak i ako ono pripada tabeli koja je popunjena podacima. Meutim, poto se struktura tabele snimi na disk, ukoliko se mijenja ime polja koje se koristi i u upitima, obrascima ili izvjetajima, ime polja mora da se izmjeni i u tim objektima.
-45-
________________________________________________________________________________________________________
ZADAVANJE TIPA PODATAKA

Poto se upie ime polja, mora se zadati i tip podataka koji e se uvati u polju. Tipa podataka se upisuje u kolonu Field Name selektovanog reda prozora Design prikaza tabele. Po difoltu u koloni Data Type se pojavljuje Text tip podataka, a upis odgovarajeg tipa podatka vri se preko padajue liste u okviru koje su dati svi tipovi podataka u Access-u: (LTMx1) Text (LTMx1) za tekue polje je upisan tip podatka Number
Tipovi podataka u Access-u

U tabeli II.1 prikazani su osnovni tipovi podataka u Access-u. Za pojedine tipove podataka, kao to su brojevi, postoji vie opcija.
Tabela II.1. Tip podatka Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No OLE Object Hyperlink Lookup Wizard Nain prikazivanja Alfanumeriki znaci Alfanumeriki znaci Numerike vrijednosti Datum i vrijeme Vrijednosti izraene u tekuoj valiti Automatsko poveanje brojaa Logike vrijednosti da/ne, istinito/neistinito Slike, dijagrami, zvuni i video zapisi Veza ka odreenom resursu na Internetu Podaci u vidu padajue liste Veliina 0-255 znakova 0-64000 znakova 1,2,4 ili 8 bajtova 8 bajtova 8 bajtova 4 bajta 1 bit (0 ili 1) Do 1 GB 0-6144 znakova Obino 4 bajta
Tekstualna (Text) polja sadre podatke koji se iskazuju tekstom, pri emu se mogu koristiti slova, brojevi i drugi znaci. Brojevi u tekstualnom polju se vie ne smatraju brojevima koji se mogu koristiti za aritmetika izraunavanja, ve nizom cifara koje se nalaze u polju. Poljima kao to su telefonski i faks brojevi, matini brojevi graana, potanski brojevi i sl. obavezno treba dodjeliti tip Text (a ne Number): jer, za razliku od Number tipa podataka, tip Text omoguava unoenje pored brojeva i interpukcijskih i drugih znakova i slova. Praktino, svim poljima sa numerikim podacima koji se ne koriste u proraunima treba za tip podataka dodjeliti Text tip.
-46-
________________________________________________________________________________________________________
Tekstualno polje ne moe da sadri podatak dui od 255 znakova. Prilikom definisanja tekstualnog polja treba odrediti njegovu veliinu, odnosno broj znakova u polju (irinu polja). Zadavanje veliine svakog tekstualnog (i drugog) polje vri se u okviru okna svojstava polja (Field Properties) preko opcije Field Size. Podrazumijevana veliina za tekstualna polja koju dodjeljuje Access je 50 znakova. U principu, ne treba prepustiti Access-u da svakom tekstualnom polju dodjeljuje podrazumijevanu veliinu od 50 znakova ili maksimalnih 255 znakova. Veliinu treba zadati neto veu od maksimuma koji smatramo da e biti potreban za podatke u polju. U ograniavanju veliine za polja treba biti obazriv; jer, kada ograniavamo broj znakova u polju, time ograniavamo i broj znakova koje korisnik moe da upie kada se polje koristi za unos podataka, odnosno u obrascu Memo tip podataka dodjeljuje se poljima u koja se smjetaju vei tekstovi, duine do 64000 znakova (oko 18 strana teksta). Pri tome se, naravno mogu sem slova koristiti i brojevi i drugi znaci za oblikovanje teksta. Polja ovog tipa veoma su pogodna za unoenje optih napomena, detaljnih opisa i svega drugog to zahtijeva veliki prostor. Podaci u Memo polju zauzimaju u memoriji raunara prostor saglasno njihovoj stvarnoj veliini. To znai da, ukoliko jedan zapis sadri 150 znakova, a drugom je potrebno samo 20 znakova, dok trei sadri 2700 znakova, zauzima se samo onoliko prostora koliko je potrebno za svaki zapis pojedinano. Numeriko (Number) polje omoguava uvanje numerikih (brojanih) podataka, odnosno brojeva koji se mogu koristiti u matematikim proraunima. Za kontrolu veliine i naina prikazivanja podata Number tipa treba koristiti Field Size, Format i Decimal Places svojstva polja u okviru kartice General okna Field Properties. Novani (Currency) tip podataka treba dodjeliti poljima sa numerikim podacima koji predstavljaju novane vrijednosti (novani iznosi, cijene, fakturisane vrijednosti). Ovi podaci se mogu koristiti u raznovrsnim novanim izraunavanjima. Datum/Vrijeme (Date/Time) tip podataka dodjeljuje se poljima sa podacima za datum, za vrijeme ili za oboje istovremeno. To znai da moemo da upiemo datum, vrijeme ili kombinaciju datuma i vremena. U oknu svojstava polja (Field Properties, kartica General, svojstvo Format) moe da se izabere odgovarajui format, izmeu vie predloenih formata za prikazivanje podataka polja Date/Time tipa.
-47-
________________________________________________________________________________________________________
Auto/Number tip polja sadri kao podatke brojeve koji se automatski dodjeljuju i nikad se ne ponavljaju. Podaci u poljima tipa AutoNumber su cjelobrojne vrijednosti koje Access automatski poveava kad god se doda novi zapis. Ovaj tip podataka moe se koristiti za jedinstvenu identifikaciju zapisa u tabelama koje nemaju drugu jedinstvenu vrijednost, odnosno za polje primarnog kljua. Logiko (Yes/No) polje sadri podatke koji imaju samo jednu od dvije mogue vrijednosti, tj. koji predstavljaju neko binarno stanje. Stvarne vrijednosti koje se uvaju u tabeli su -1, koja predstavlja vrijednost "tano" ili "istinito", odnosno 0, koja predstavlja vrijednost "netano" ili "neistinito". Format u okviru okna Field Properties moe da se podesi tako da se podaci prikazuju preko vrijednosti Yes/No (da/ne), True/False (tano/netano) i On/Off (ukljueno/iskljueno). Kada se koriste podaci logikog tipa, na obrascu mogu da se postave razni kontrolni objekti koji su posebno namijenjeni za rad sa ovim tipom podataka. OLE Object polje (OLE: Object Linking and Embedding - ugraivanje i povezivanje objekata) omoguava da se u Access tabele ukljue slike, zvuni i video zapisi, grafikoni i bilo koji drugi OLE objekti. Ne treba mijeati OLE objekat (grafikoni, zvuni zapisi, crtei i dr.) sa objektima Access DB (tabele, obrasci, izvjetaji, makroi i dr). OLE objekat se ne kreira u Access-u, ve u nekom drugom programu. Kada se ugradi ili povee OLE objekat u polje Access tabele (u polje tipa OLE Object) on postaje njegov podatak i stoji na raspolaganju za korienje i po potrebi auriranje. Predpostavimo da kreiramo tabelu za pamenje informacija o zaposlenim i da elimo da zapamtimo biografije zaposlenih u svakom zapisu, pri emu za kreiranje i editovanje biografija hoemo da koristimo npr. WordPerfekt, Microsoft Word ili Windows WordPad. Tada je neophodno da se u okviru tabele o zaposlenim definie polje u koje e se unositi biografije kao OLE Object tip podataka, ne kao Text ili Memo tip podatka. Hyperlink polje sadri adrese hiperveza, odnosno Hyperlink adrese. Kada se pritisne podatak u polju tipa Hyperlink, Access prelazi na neki objekat, dokument, Web stanicu ili neko drugo odredite.To su dominantno polja za unonje Web adresa ili E-mail adresa, tj. adresa za direktno uspostavljanje hiperveza na Internet. Zahvaljujui svojim prilagodljivim oznakama, hiperveze prepoznaju stranice na Web-u, servere na Intranetu, objekte u DB (izvjetaje, obrasce i sl.), kao i obine Office-ove dokumente na istom raunaru ili nekom drugom raunaru povezanom u istu mreu.
-48-
________________________________________________________________________________________________________
Lookup Wizard nije tip podatka ve mogunost da se u okviru tekueg polja za podatke formira padajua lista sa moguim vrijednostima podataka. Lookup Wizard nam omoguava da formitamo polje u kome pomou padajue liste moemo da biramo vrijednosti iz druge tabele ili iz skupa ponuenih vrijednosti. To je posebno korisno kada se u tabeli dre vrijednosti polja primarnog kljua iz neke druge tabele da biste uspostavili vezu s podacima iz te tabele. Ova osobina znaajno ubrzava unoenje podataka i smanjuje mogunost greke pri unoenju podataka.
OPIS POLJA
Opis polja se upisuje u kolonu Description selektovanog reda prozorora Design prikaza tabele. Opis (description) polja nije obavezan. Njegova namjena je da podsjeti na svrhu polja, ili da je objasni korisniku. Kolona za opis se obino ne popunjava za sva polja, ve samo za ona polja ija namjena ne moe da se utvrdi na osnovu imena polja. Ako je ova kolona popunjena, opis polja e se pojaviti u statusnoj liniji kad god se naemo u ovom polju, npr. pri unosu podataka.
SVOJSTVA POLJA
Pri kreiranju tabela, najprije se postavlja svako polje pojedinano: definiu se ime polja, tip podataka i opis u oknu za polja (neobavezno), a zatim i svojstva polja u oknu za svojstva polja (Field Properties). Svojstva polja su: veliina, format, ulazna maska, natpis koji e se pojavljivati pored polja na formama i obrascima, podrazumijevana vrijednost, pravila ispravnosti podataka, tekst poruke u sluaju unoenja neprihvatljive vrijednosti, da li je popunjavanje polja obavezno ili ne, da li je dozvoljena vrednost Null ili ne, da li je polje indeksirano ili ne, da li se primenjuje Unicode kompresija ili ne, . Tip podataka polja odreuje svojstva koja mogu da se postave, odnosno sadraj kertica svojstava. Na Sl.II.4.a je prikazan izgled General karice okna Field Properties za Text, a na Sl.II.4.b za Number polje. Pritiskom na taster F6 prelazi se iz okna za polja u okno za svojstva polja i obrnuto. Prelazak se moe ostvariti i (LTMx1) unutar okvira odgovarajueg svojstva. Okno Field Properties prozora Design prikaza tabela moe da prikae svojstva samo jednog (odabranog u oknu za polja) polja tabele u jednom trenutku. Za neka svojstva, kada se postavi pokaziva u okvir svojstva pojavljuje se strelica nadole. Kada se pritisne strelica otvara se meni sa moguim opcijama.
-49-
________________________________________________________________________________________________________
Sl.II.4.a
Sl.II.4b
Podeavanjem svojstava polja postiu se sljedee prednosti: - Olakava unos i kontrolie izgled podataka; - Bolja kontrola tanosti uneenih podataka; - Bre pretraivanje i sortiranje u tabelama.
Field Size (veliina polja) svojstvo

Svojstvo Field Size postoji samo za polja tipa Text , Number i Auto Number. Omoguava specificiranje maksimalne duine teksta u polju ili maksimalnog opsega brojeva. Podrazumijevana veliina teksta je 50 znakova, a ogranienja irine Text polja mogu se specificirati u opsegu (1-225). Preporuljivo je da se za svako tekstualno polje zada irina i to tako da bude jednaka (neto vea) najveem broju znakova koji oekujemo u polju. Time se moe utedjeti u memoriji i ubrzati procesi. Podrazumijevana veliina za brojeve je Long Integer. U numerikim poljima irina polja omoguava da preciznije definiete tip broja. Svojstvo Field Size za numerika polja ima obino sljedee vrijednosti: Byte (0-255), Integer (cijeli brojevi od -32768 do 32767), Long Integer (cijeli brojevi od -2147483648 do 2147483647), Single (realni broj sa do 7 decimalnih mjesta, iz opsega -3.4x1038 do 3.4x1038), Double (realni broj sa do 15 decimalnih mjesta, iz opsega 1.797x10308 do 1.797x1030 ; Opciju Double traba koristiti uvijek kada se radi sa velikim brojevima i kada je potrebno mnogo decimalnih mjesta), Replication ID (ovaj tip podataka koristi se ako korisnik namjerava napraviti kopije baze tako da se kopije mogu meusobno nadograivati (sinhronizovati), ako se u bazu dodaje vie od 100 zapisa izmeu
-50-
________________________________________________________________________________________________________
sinhronizacije kopija kao primarni klju se stavlja Replication ID, ako pak je rije o manje od 100 zapisa kao primarni klju se postavlja AutoNumber), Decimal (decimalni broj sa do 28 decimalnih mjesta). Da bi pravilno definisali numeriki tip podatke, mora se odabrati neki od podtipova podataka iz padajue liste svojstva Field Size.
Format (izgled) svojstvo

Svojstvo Format postoji za sve tipove polja osim za polja tipa OLE Object. Ovo svojstvo omoguava definisanje izgleda podataka u polju, odnosno prikazivanje podataka u odabranom obliku, bez obzira kako su uneeni. Svaki tip polja ima sopstveni skup formata. Formati se razlikuju u zavisnosti od tipa podataka koji se koriste. Za neke tipove podataka postoje unaprijed definisani formati, za druge ih definiemo neposredno-samostalno, dok za tree tipove podataka postoje obje mogunosti. Formati utiu iskljuivo na oblik prikazivanja podataka, a ne na oblik u kome se smjetaju u tabele ili u kome bi trebalo da se unose. Format svojstvo za Text i Memo tip podataka ne nudi listu gotovih formata, ve samo odreeni broj simbola za formatiranje tekstualnih i Memo tipova polja, kao to su: Simbol "vee od" ( > ) znai da se sav tekst u polju ispisuje velikim slovima, bez obzira na nain na koji korisnik unosi podatke. Iako Access uva podatke u istom onom obliku u kome se unose, oni se prikazuju iskljuivo velikim slovima. Za zadavanje ovog svojstva potrebno je za tekue (odabrano ) Text polje: U oknuo Field Properties, kartica General, svojstva Format upisati simbol > Simbol "manje od" ( < ) sav tekst u polju ispisuje malim slovima. Bez obzira na mala ili velika slova koja se upotrebljavaju pri unosu podataka, podaci e biti prikazani malim slovima, pri emu se mijenja samo prikaz, dok se podaci uvaju u izvornom obliku. Znaci > i < djeluju na cijeli sadraj polja. Simbol @ znai obezbijeeno mjesto za znak ili razmak u polju, upis obavezan. Djeluje na pojedinane znakove koje unosimo.
Primjer: 1. Za polje Grad, obezbijediti prikaz naziva grada sa svim velikim slovima. U oknu Field Properties, kartica General: (LTMx1) svojstvo Format upie se znak >
-51-
________________________________________________________________________________________________________
Napomena : Kada se definie sopstveni format, moraju se zadati dva dijela formata koji su razdvojeni znakom taka i zarez (;). Prvi dio je format koji se primjenjuje kada polje sadri tekst, dok je drugi dio za polja koja sadre vrijednost veliine nula (prazan string ""), odnosno za polja koja sadre vrednost Null (vrijednost nije upiana). Nestandardne formate definiemo tako da u prvom dijelu upotrijebimo neke od simbola @ (znak je obavezan), & (znak nije obavezan), < (pretvaranje u mala slova), ili > (pretvaranje u velika slova), dok drugi dio formata moe da sadri tekst (izmeu navodnika) koji elimo da se prikazuje. Na primjer, format @@@-@@;Nepoznato[Red] prikazuje podatke razdvojene crticom koju ne treba runo upisivati, a ako je polje prazno, prikazuje se Nepoznato ispisana crvenim slovima. U lijevom dijelu formata znake koje elimo da prenesemo u polje kao dio vrijednosti polja stavljamo pod navodnicima.
Format svojstvo za Number i Currency tip podataka nudi sedam unaprijed definisanih formata podataka. Za zadavanje formata za tekue Number ili Currency polje (odabrano selektovanjem reda polja u oknu za polja prozoru Design prikaza tabele), potrebno je: U oknu Field Properties, kartica General, svojstvo Format otvoriti padajuu listu sa gotovim formatima i odabirtia onaj u kojem elimo da se prikazuju podaci. Padajua lista sa gotovim formatima prikazana je na Sl.II.5. U lijevoj polovini menija nalazi se ime formata. U desnoj polovini su dati primjeri brojeva Sl.II.5. prikazani u tom formatu. Opcije koje se najee koriste su: General Number je podrazumijevani format u Access-u. On prikazuje podatke onako kako su uneeni, bez ikakvih promjena ili prilagoavanja. Currency format numeriko polje prevodi u oblik novanog. Podatke prikazuje sa dvije decimale (podaci iza take). Umjesto decimala, ako ih nema, ispisuje nule. Ovaj format dodaje i odgovarajui znak za valutu ( ), u skladu sa parametrima Regional and Lanquage Options u Windowsov-om Control Panel, kao i znak za razdvajanje hiljada. Euro je format, praktino identian predhodnom, s tim to dodaje znak za Euro valutu. Fixed format prikazuje podatke u polju sa odreenim brojem decimala. Standardno, brojevi se zaokruuju na dvije decimale. Za promjenu broja decimalnih mjesta, potrebno je promjeniti parametar Decimal Places, odmah ispod opcije Format. Dakle, ako brojeve u tekuem polju hoemo da prikazujemo
-52-
________________________________________________________________________________________________________
kao decimalne sa zaokruivanjem na npr. tri decimalna mjesta zadaemo sljedee opcije za svojstva: svojstvo Fied Size (LTMx1) padajua lista opcija Single ili Double svojstvo Format (LTMx1) padajua lista opcija Fixed svojstvo Decimal Places (LTMx1) padajua lista 3 Standard je format, praktino identian predhodnom, samo to dodaje znak za razdvajanje hiljada: . ili , (u skladu sa parametrima Regional and Lanquage Options u Windowsov-om Control Panel). Percent format je namijenjen za polja iji podaci izraavaju procente, pri emu ih izraava u klasinom procentualnom obliku sa znakom procenta ( % ). Npr. ako smo smo podatke za tekue Number polje unijeli u obliku: 0.34 0.005 0.017 a za to polje je u kartici svojstava General definisano: - svojstvo Fied Size: Single ili Double - svojstvo Format: Percent - svojstvo Decimal Places: 5, podaci e se prikazati u obliku: 34,00000% 0,50000% 1,70000%
Primjeri: 1. Za polje NabavnaCijenaKnjige, obezbijediti prikaz u Evrima. U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Format (LTMx1) padajua lista odabira se opcija Euro 2. Za polje NabavnaCijenaKnjige, obezbijediti prikaz u Dinarima. U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Format (LTMx1) padajua lista odabira se opcija Cuurency a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date, Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian. 3. Za polje BrojPoena, obezbijediti prikaz u obliku decimalnog broja sa tri decimalna mjesta i znakom (,) za razdvajanje decimalnih mjesta: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Field Size (LTMx1) padajua lista odabira se opcija Singl svojstvo Format (LTMx1) padajua lista odabira se opcija Fixed svojstvo Decimal Places (LTMx1) upisuje se 3 ili (LTMx1) padajua lista odabira se vrijednost 3 a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date, Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian.
-53-
________________________________________________________________________________________________________
Napomena: Za polje tipa Number, mogu se definisati sopstveni, nestandardni formati. Nestandardni formati za numerike podatke sastoje se od etiri dijela: (1) za pozitivne vrijednosti, (2) za negativne vrijednosti, (3) za nulu i (4) za vrijednost Null. Na primer, za podatke tipa Currency moemo napraviti format: $#.##0,00[Green];($#.##0,00)[Red];"nula"; "nepoznato" Format se sastoji od sve etiri komponente. On e sve pozitivne vrijednosti prikazivati u zelenoj boji, a sve negativne vrijednosti u crvenoj. Ako polje sadri vrijednost 0, prikazae se rije nula, a ako polje ne sadri nikakvu vrednost, prikazae se rije nepoznato. Nestandardni formati za numerika polja mogu da sadre sljedee simbole: taku (.), zarez (,), 0 (mjesto za cifru na kojem se prikazuje cifra ili 0), # (mjesto za cifru na kojem se prikazuje cifra ili razmak), $ (prikazuje se znak $), % (prikazuje se znak za procenat), E- ili e- (znak minus u naunoj notaciji) i E+ ili e+ (ispred negativnih brojeva prikazuje se znak minus, a ispred pozitivnih znak plus). Primer nestandardnog formata za podatke tipa Currency moe da se uprosti u: #.##0.00; (#.##0,00);;Null Ovaj format negativne brojeve prikazuje izmeu zagrada, nulu kao 0,00, a za polja koja sadre vrijednost Null prikazae se rije Null. Odeljak za nulu nije definisan jer je minimalna vrednost koja se prikazuje ionako 0,00.
Format svojstvo za Date/Time tip podatka Formati za tip podataka Date/Time su najraznovrsniji od svih. Na raspolaganju je sedam unaprijed definisanih opcija: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Format (LTMx1) padajua lista odabira se opcija
Sl.II.6
Padajua lista formata za datuma (Sl.II.6) u lijevoj polovini menija sadri ime formata, a u desnoj polovini su dati primjeri datuma prikazani u tom formatu.
Napomena - Kada se koristi neki od duih formata, kao to su General Date ili Long Date, treba provjeriti da li je kolona u tabelarnom prikazu dovoljno iroka da prikae cio datum. - Ako DB koristi vie osoba, bolje je izabrati format koji daje vie informacija. Npr. u formatu Medium Date se jasno vidi koji je mjesec i koji je dan. - Oblik prikazivanja u opcijama Long Date, Short Date i Long Time zavisi od toga kako su definisani ovi formati u Windowsovom Control Panel - opcija Date, Time, Language, and Regional Opions.
-54-
________________________________________________________________________________________________________
Za Date/Time tip podatka mogu se neposredno formirati mnogobrojni formati korienjem sljedeih simbola:
: (dvotaka) Znak za razdvajanje grupe cifara u prikazu vremena (Zavisi od toga koji je znak zadat na kartici Separator u Windows-ovom DBOX-u Regional Settings). / Znak za razdvajanje grupa cifara u prikazu datuma c Isto kao format General Date d Dan u mjesecu sa jednom cifrom (1 31) dd Dan u mjesecu sa dvije cifre (01 31) ddd Prva tri slova dana u mjesecu (pon, ned) dddd Puno ime dana u mjesecu (ponedeljak, nedelja) ddddd Isto kao format Short Date w Dan u nedelji (1-7) ww Nedelja u godini (1 - 52) m Mjesec u godini sa jednom cifrom (1 - 12) mm Mjesec u godini sa dvije cifre (01 - 12) mmm Prva tri slova imena mjeseca (jan, dec) mmmm Puno ime mjeseca (januar, decembar) q Datum se prikazuje kao kvartal u godini (1 - 4) y Redni broj dana u godini yy Posljednje dvije cifre godine (01 - 99) yyyy Sve cifre godine (0100 - 9999) h, hh asovi - sa jednom ili dvije cifre (0 - 23) n, nn Minuti - sa jednom ili dvije cifre (0 - 59) s, ss Sekundi - sa jednom ili dvije cifre (0 - 59) ttttt Isto kao format Long Time AM/PM ili A/P Dvanaestasovno vrijeme sa odgovarajuom oznakom AM/PM velikim slovima am/pm ili a/p Dvanaestasovno vrijeme sa odgovarajuom oznakom am/pm malim slovima AMPM Dvanaestasovno vrijeme sa oznakom prije/po podne, kako je definisano u Windows-ovom DBOX-u Regional Settings (parametar Forenoon/Afternoon).
Napomena: Ako se u Format svojstvo polja pod znacima navoda upie tekst, odnosno odreeni sadraj znakova taj sadraj se prenosi u to polje za svaki zapis. Pri definisanju sopstvenog formata, moe se za razdvajanje elementa datuma postaviti znak (npr. , ) razliit od onog koji je postavljen u Windowsovom Control Pane l- opcija Date,Time, Language and Regional Opions, ali on mora da bude dat pod navodnicima ili sa znakom \ ispred zareza. Na primjer, format mmmm dd", "yyyy datum 04.02.2003 prikazuje u obliku februar 04, 2003. Primjeri: 1. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: etvrtak, 14.03.2008
-55-
________________________________________________________________________________________________________
U oknu Field Properties, kartica General: svojstvao Field Size (LTMx1) upisuje se dddd , dd.mm.yyyy a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian. 2. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 07. mar. 2008 god. U oknu Field Properties, kartica General: svojstvao Field Size (LTMx1) upisuje se dd. mmm. yyyy god. a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian. 3. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 07. mart, 2008 god. U oknu Field Properties, kartica General: svojstvao Field Size (LTMx1) upisuje se dd. mmmm, yyyy god. a predhodno se u Windowsovom Control Panel opcija Date, Time, Language and Regional Opions, postavi na Serbian. 4. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 7.2.2008 U oknu Field Properties, kartica General: svojstvao Field Size (LTMx1) padajua lista odabira se format Short Date Vai ako je u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavljena na Serbian. 5. Za polje DatumIznajmljivanja, obezbijediti prikaz u obliku npr.: 7. februar 2008 U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Format (LTMx1) padajua lista odabira se format Long Date Vai ako je u Windowsovom Control Panel opcija Date,Time, Language and Regional Opions, postavljena na Serbian.
Format svojstvo za Yes/No tip podataka Access podatke logikog tipa Yes/No uva tako to Yes uva kao -1, a vrijednost No kao 0. Ako se ne zada format, mora se upisivati -1 ili 0, a ti podaci e biti tako i prikazani Ovo vai ako je u okviru kartici Lookup okna Field Properties postavljena opcija Text Box, a ako je postavljena opcija Check Box podaci se upisuju ekiranjem za vrijednost Yes i bez ekiranja za vrijednost No I tako se prikazuju. Kada se zada format, podaci logikog tipa mogu da se prikazuju u prepoznatljivom (razumljivom) obliku. Postoje tri unaprijed definisana formata: Yes/No (da/ne:-1/0), True/False (istina/neistina:-1/0), On/Off (ukljueno/iskljueno: -1/0). Za polja sa podacima tipa Yes/No moe se samostalno kreirati formati, pri emu treba znati da ispred znaka ili izraza vrijednosti potvrde (Yes, odnosno -1) i
-56-
________________________________________________________________________________________________________
vrijednosti negiranja (No , odnosno 0) treba staviti znak ( ; ), a pod znacima navoda novi znak ili izraz za vrijednost potvrde (Yes, odnosno -1) i vrijednost negiranja (No, odnosno 0), npr.:
1. ;"Da";"Ne" 2. ;"Poloio";"Nije poloio" 3. ;"+";"-" 4. ;"+";" " Znaci potvrde (Yes, odnosno -1) i negiranja mogu se prikazivati u boji, npr.: 5. ;"Da"[Red];"Ne"[Green]. Napomena: Kada se na nivou tabele promeni format prikazivanja polja logikog tipa, to moe da bude uzrok dva problema. Prvo, ako definiemo sopstveni format, slian pedhodnim, moramo da izmjenimo i vrijednost svojstva Display Control u kartici Lookup iz Checkbox u Textbox da bi novi format mogao da se prikazuje. Drugo, poto definiemo nov format, podatci u tekst polju tabele, kao i u vezanoj kontroli na formi (Text Box) mogu da se upisuju samo kao vrijednosti 0 ili -1. Ti podaci e se prikazivati u obliku zadatom u Format svojstvu polja tabele. Svojstvo Format utie samo na oblik prikazivanja vrijednosti podataka, ali ne i na oblik u kojem se vrednosti podataka upisuju. Primjeri 1. Za polje Diplomirao, obezbijediti prikaz u obliku Da/Ne. U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Format (LTMx1) upisuje se ;"Da";"Ne" i u oknu Field Properties, kartica Lookup (LTMx1) padajua lista odabira se opcija Text Box
Format svojstvo za tip podataka Hyperlink Format za tip podataka Hiperlink moe da se sastoji od dva ili od tri dijela: - Vidljivi tekst - Tekst koji se prikazuje unutar polja ili kontrole. - Adresa - Putanjnja do datoteke (UNC) ili stranice (URL) na Internetu. - Podadresa - Odreoeno mjesto unutar datoteke ili na stranici. Djelovi podatka su razdvojeni znacima taraba (#). Vidljivi tekst se prikazuje unutar polja ili kontrolnog objekta, dok su adresa i podadresa skrivene. Na primjer: Microsoft Net Home Page#http://www.msn.com.
Input Mask (ulazna maska) svojstvo

Maska omoguava bolju kontrolu pri unoenju podataka. Ovo svojstvo se upotrebljava da bi se kontrolisalo, znak po znak, kakvi se znaci unose u polje. Za svaki znak se u masci definie simbol koji ga odreuje.
-57-
________________________________________________________________________________________________________
Access definie sledee simbole za formiranje Input Mask:

0 Cifra ( 0 9 ), obavezno upisivanje, za svaki simbol nule mora se upisati cifra, znaci + i nisu dozvoljeni 9 Cifra ( 0 9 ) ili razmak, upis nije obavezan, znaci + i nisu dozvoljeni # Cifra ( 0 9 ) ili razmak, upis nije obavezan, znaci + i su dozvoljeni L Slovo ( A ), upis obavezan ? Slovo ( A ), upis nije obavezan A Slovo ili cifra ( A ; 0 - 9 ), upis obavezan a Slovo ili cifra ( A ; 0 - 9 ), upis nije obavezan & Bilo koji znak ili razmak, upis obavezan C Bilo koji znak ili razmak, upis nije obavezan > Pretvara sva slova koja slede u velika slova < Pretvara sva slova koja slede u mala slova ! Podaci se popunjavaju popunjava s desna u lijevo kada popunjavanje lijevog dijela maske nije obavezno \ Znak koji slijedi prikazuje kao literal (Primjer: \A se prikazuje kao slovo A) Password Znaci koji se upisuju prikazuju se kao zvjezdice (*****). . - / () Znaci (literali) za razdvajanje grupe cifara, djelova datuma i dr. "" itav sadraj koji je pod znacima navoda se prenosi u svako polje.
Ulazna maska moe da se sastoji najvie od tri dijela meusobno razdvojena znacima taka zarez ( ; ).
Primjeri: 1. Maska za telefon: \(999") "000\-000;;_ - Masku ini sve ispred prvog znaka ; - Znak \ definie da se znak (zagrada) iza njega direktno prenosi u polje - 9 znai da se moe ali ne moraju unijeti cifre pozivnog broja (tri cifre) - Navodnici definiu da se sve to je pod navodnicima direktno prenosi u polje - 0 definie obavezan unos cifara - Dio desno od prvog znaka (moe se izostaviti) do drugog definie da li e Assess uvati podatke sa svim znacima koji su postavljeni u masci (literali) ili onako kako ih je korisnik unio. Ako se izmeu unese 0 Access e u polje zapisivati litrale, a ako se ne unese nita ili 1 nee. Posljednja pozicija odreuje znak koji e Access prikazati na mjesto gdje korisnik treba da unese zak podatka. Predhodno definisana maska ima nedostatak jer e ukoliko se ne unesu cifre pozivnog broja pomjeriti, odnosno izravnati brojeve telefona sa lijeve strane (npr. (234) 234- ). Zato je neophodno u masku dodati znak !, odnosno kompletirati masku u obliku: ! \(999") "000\-000;;_ 2. Maska za potanski broj: 00" "000;;_ (Broj se prikazuje u oliku, npr. 81 000) 3. Maska za broj indeksa: !990"/"0000;;_ (Broj indeksa se prikazuje u oliku, npr. 1/2007) 4. Maska za obezbjeenje da uvijek prvo slovo npr. Imena bude veliko: >L<??????????????????????
-58-
________________________________________________________________________________________________________
Napomena: Kada se za polje tabele definie i ulaznu masku i zada vrednost svojstva Format, vrijednost svojstva Format ima prioritet kada Access prikazuje sadraj polja.
arobnjak za ulazne maske (Input Mask Wizard) Iako se ulazne maske mogu runo praviti, pomou arobnjaka za ulazne maske (Input Mask Wizard) lako moemo napraviti ulazne maske za polja tekstualnog ili datumskog tipa. Kada izaberemo svojstvo Input Mask, na kraju okna svojstva pojavie se dugme Build (sa tri takice). (LTMx1) na to dugme pokree se arobnjak za kreiranje maske. Prvi prozor Wizard-a (1) prikazuje imena svih gotovih ulaznih maski (Input mask) i primere izgleda podataka uneenih preko njih (Data Look). U ovom prozoru vrimo izbor jedne od gotovih maski: u oknu Input Mask (LTMx1) na ime maske , a u polju Try It (isprobaj) se moe videli kako e podatak izgledati.
(1)
Sljedei prozor Wizard-a (2) omoguava prilagoavanje maske konkretnim potrebama (polje Input Mask:), izbor simbola za upis podataka (polje Placesholder Characters:) i preled izgleda podataka (polje Try It:). U posljednjem prozoru Wizard-a zadaje se da li da se znaci maske uvaju zajedno sa podacima ili ne. Komandom Finisch zvrava se kreiranje maske i Access upisuje znakove ulazne maske kao vrednost svojstva Input Mask na listi svojstava polja.
-59-
________________________________________________________________________________________________________
Moemo napraviti sopstvenu masku koja e se pojavljivati u prozoru Input Mask Wizard-a: (LTMx1) na dugme Edit List prozor Customize Input Mask Wzard (3). U polju Description: se upisuje tekst opisa maske (ime). U polju Input Mask: se upisuje sama maska. U polju Placeholder: se upisuje simbol za upis podataka. U polju Sample Data moe se vidjeti (3) primjer popunjene maske. Komandom Close zavrava se postavljanje sopstvene maske u Input Mask Wizard i ona e se pojaviti na spisku gotovih maski kada sledei put pokrenemo Input Mask Wizard . Moemo da definiemo neogranien broj maski. Osim toga, moemo da zadamo i maske podeene za razliite zemlje.
Caption (natpis) svojstvo

Unoenje naziva polja u obliku u kojem treba da se pojavi u Datasheet prikazu tabele (zaglavljea tabele), na izvjetajima i u formama (labele uz vezana polja). Svojstvo Caption postaje znaajno uvijek kada je ime polja formirano od vie rijei bez razmaka, ili sa nekom nedovoljno jasnom skraenicom, ili bez slova , ,... koja su prisutna u rijei koja definie ime polja i sl.
Primjeri: 1. Za polje BrojIndeksa: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Caption (LTMx1) upisuje se tekst Broj indeksa 2. Za polje Zanr: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Caption (LTMx1) upisuje se tekst anr Napomena Veoma je vano u svojstvo Caption polja zapisati informaciju prije nego to se napravi forma ili izvjetaj u kojima se polja koriste. Kada se pravi forma ili izvjetaj Access provjerava sadraj svojstva i prenosi ga u labele formi ili izvjetaja. Ukoliko se nakon formiranja formi ili izvjetaja promjeni svojstvo u Caption polju, Access te promjene nee prenjeti u labele formi ili izvjetaja. Tada je neophodno to uraditi direktno u odgovarajue labele polja na formama ili izvjetajima.
-60-
________________________________________________________________________________________________________
Default Value (podrazumijevana, difoltna vrijednost) svojstvo

U okvir ovog svojstva se unosi vrijednost koja se esto pojavljuje (podrazumijevana vrijednost) u pripadnom polju. Ova vrijednost e se automatski pojavljivati u svakom novom zapisu. Podrazumevana vrednost moe da bude izraz, broj ili tekst.
Primjeri: 1. Za polje Email: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se "emailto: " 3. Za polje DatumKontakta: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se Date() 4. Za polje VrijemeKontakta: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se Time() 3. Za polje DatumIVrijemeKontakta: U oknu Field Properties, kartica General: svojstvo Format (LTMx1) padajua lista odabira se opcija General Date svojstvo Default Value (LTMx1) upisuje se Now() Napomena 1. Access automatski prenosi unaprijed definisane (Default) vrijednosti u upite i forme u kojima se polja koriste. Za razliku od onoga to se deava sa svojstvom Caption, ovo prosleivanje se deava bilo da se vrijednost definie prije ili poslije pravljenja upita ili forme. 2. Access unaprijed definisane podatke u svojstvu Default Value ne koristi za provjeru podataka. 3. Vrijednost definisana u svojstvu Default se po potrebi u odreenom zapisu moe izmjeniti, jednostavno brisanjem default vrijednosti i upisivanjem nove. 4. Funkcije Date(), Time() i Now() su funkcije koje su ugraene u programski jezik VBA (Visual Basic for Applications), a rezultati su tekui datum, tekue vrijeme i tekui datum i vrijeme, respektivno. 5. Za Text polje Default Value treba pisati pod navodnicima 6. Access za polja tipa Number i Currency postavlja 0 kao difoltnu vrijednost.
Validation Rule (pravilo ispravnosti) svojstvo

Ovim svojstvom se definiu pravila prema kojima se moraju unositi podaci u polje. Pravilo se definiu odgovarajuim izrazom. Izraz se unosi u okvir svojstva Validation Rule. Ako pravilo nije zadovoljeno Access javlja greku i ne doputa prelazak u novo polje. Kada u izrazima za proveru ispravnosti koristimo datume, moramo ih uokviriti izmeu znakova "taraba" (#).
-61-
________________________________________________________________________________________________________
Validation Text (tekst poruke) svojstvo

Ovo svojstvo je pratee prethodnom, i kroz njega se definie tekst upozorenja koji e se pojaviti ukoliko uneena vrijednost u polju nije u saglasnosti sa uslovom definisanim pomou izraza u Validation Rule.
Primjeri: Validation Rule Validation Text <>0 Vrijednost mora biti razliita od nule 0 or >100 Vrijednost mora biti jednaka nuli, ili vea od 100 Like K??? Podatak mora biti dug 4 znaka i poinjati slovom K <#1/1/02# Unesite datum prije poetka 2002. godine >=#1/1/99# And <#1/1/02# Datum mora biti iz 1999, 2000 ili 2001 god. <=Date() Datum mora biti prije tekueg Between 0 And 50 Vrijednost mora biti iz intervala 0-5000 <=Year(Date()) Vrijednost mora biti godina jednaka ili manja od tekue In (CA, BA, DA) Vrijednosti moraju biti CA ili BA ili DA ________________________________________________________________ Napomena: 1. Tekst u polju svojstva Validation Text je proizvoljan, sa smislom i ciljem upozorenja i pojavljuje se uvijek kad uslov definisan u polju svojstva Validation Rule nije zadovoljen. 2. Pravila provjere koja su zadata na nivou tabele se automatski primjenjuju u formama i upitima u kojim se tabela koristi. Pravila se prenose i kada se naprave prije i kada se naprave poslije pravljenja formi ili upita. 3. Ukoliko se za polje napravi pravilo provjere, Access nee dozvoliti da se u polje unosi vrijednost Null, to znai da polje ne moe biti prazno. Ukoliko hoemo pak da polje moe biti i prazno, izrazu pomou kojega se vri provjera treba dodati vrijednost Null, npr. In (CA, BA, DA) or Is Null.
Required (obavezno) svojstvo

Odreuje da li polje mora da bude popunjeno ili ne. Podrazumijevana vrijednost je No. Ukoliko se izabere Yes onda se mora unijeti podatak, inae slijedi poruka upozorenja.
Alow Zero Length (dozvoljena duina nula) svojstvo

Odreuje da je u tekstualno polje dozvoljen upis vrednosti "" radi razlikovanja od vrednosti Null (nije upisan podatak) . "" (dva znaka navoda, bez karaktera izmeu - prazan string) je tekst nulte duine, odnosno prazan tekst. Podrazumijevana vrijednost za svojstvo Alow Zero Length je No.
-62-
________________________________________________________________________________________________________
Napomena: Prazan string ("") nije isto to i vrijednost Null, koja oznaava da u polje nije nita uneeno.
Indexed svojstvo Kroz ovo svojstvo se vri indeksiranje polja: No - nije indeksirano; Yes (Duplicates Ok) - polje sa indeksom, dozvoljene iste vrijednosti u polju; Yes (No Duplicates) - indeksirano polje, nijesu dozvoljene iste vrijednosti. Ovo je uvijek opcija za polje primarnog kljua.
Napomena: Indeksiranje polja se koristi uvijek kada se pomou tog polja pretrauje tabela.
Decimal Places (broj decimalnih mjesta) svojstvo

Definie se broj decimalnih mjesta u prikazu broja. Opcija Auto prikazuje broj sa brojem decimala propisanih osobinom Format.
New Value (nove vrijednosti) svojstvo

Ovo svojstvo se odnosi na polje tipa Auto Number i propisuje nain formiranja ove vrijednosti: Random - sluajna vrijednost i Increment - ureenim poretkom.
Unicode Compression (komprimovanje Unicode znakova) sojstvo

Odreuje se kako e se komprimovati tekst (Text, Memo, Hyperlink), ako je postavljena opcija Yes za spremanje teksta je potrebno 2 byte, u protivnom potrebno je 4 byta. Koristi se u aplikacijama koje treba da rade na vie jezika. Zahtjeva priblino dvaput vie prostora za smjetanje podataka, ali omoguava prikazivanje Officeovih dokumenata, ukljuujui i Accessove izvetaje, sa ispravnim znakovima bez obzira na jezik ili pismo koje se koristi. IME Mode i IME Sentence Mode slui pa postavljenje karakteristika unosa znakova abecede Dalekog istoka.
II.2 Rad sa podacima u tabelama

Uobiajeno se podaci unose, pregledaju i mijenjaju preko obrazaca (formi). Podaci se mogu unositi, pregledati i mijenjati i direktno u tabele i to iskljuivo u tabelarnom (Datasheet) prikazu.
-63-
________________________________________________________________________________________________________
Otvaranje tabele u Detasheet prikazu: U prozoru Database: (LTMx1) Object Tables u okviru radne povrine (LTMx2) Ime tabele ili (LTMx1) Object Tables u okviru radne povrine Ime tabele sa Toolbar-a Prelazak iz Design prikaza u Datasheet prikaz: sa Toolbar-a prozora Database (LTMx1) sa Toolbar-a prozora Microsoft Access (LTMx1) alatka sa Menubar-a prozora Microsoft Access (LTMx1) meni
View opcija View opcija
Upisivanje podataka u Datasheet prikazu tabele: Da da bi se podatak mogao upisati u odreenu eliju, pokaziva mia se mora pozicionirati (LTMx1) unutar elije, odnosno (LTMx1) na poetak linije koja predstavlja rezervisana mjesta. Prelazak s elije na eliju u istom redu moe se ostvariri i preko tastatue: Tab (Enter) ili strelica desno. Vraanje na prethodnu eliju u istom redu tastatura: Shift + Tab (Enter) ili strelica lijevo. Kad se popuni cijeli red u novi red se moe prei sa: tastatura: Enter ili Tab; na taj nain podaci koju su upisani u taj red su automatski snimljeni pa ne treba raditi dodatno snimanje. Pozicioniranje u zadnju eliju zadnjeg reda tastatura: Ctrl + End. Pozicioniranje u prvu eliju prvog reda tastatura: Ctrl + Home. Sortiranje i filtriranje podataka u Datasheet prikazu tabele Podaci koji su snimljeni u tabelu, u tabelarnom prikazu Datasheet View se mogu: 1. Sortirati poredak zapisa prema rasporedu podataka odabranog(ih) polja : U Datashet prikazu tabele : Selektuje se polje ((LTMx1) na zaglavlje) po kojen elimo da sortiramo zapise
-64-
________________________________________________________________________________________________________
U Menubar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Sort, koja moe biti Sort Ascending uzlazno sortiranje i Sort Descending silazno sortiranje Ili Selektuje se polje ((DLTMx1) na zaglavlje) po kojen elimo da sortiramo zapise U SHMENI-ju odabere se (LTMx1) uzlazno sortiranje Sort Ascending ili silazno sortiranje Sort Descending Ili Selektuje se polje ((LTMx1) na zaglavlje) po kojen elimo da sortiramo zapise U Toolbar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) alatka za uzlazno sortiranje (Sort Ascending) ili alatka za silazno sortiranje (Sort Descending) 2. Filtrirati iz niza zapisa u tabeli se izdvajaju samo oni koji zadovoljavaju postavljeni uslov. Postoje vie vrsta filtriranja: opcija Sort, koja moe biti Sort Ascending uzlazno sortiranje i Sort Descending silazno sortiranje Filter by Selection rezultat su zapisi koji u odabranom polju sadre odabranu vrijednost. U Datashet prikazu tabele : U odabranom polju selektuje se elija ((LTMx1) na poetku elije gdje se pojavljuje znak ) sa odabranom vrjednou U Menubar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Filter, Filter by Selection Ili U odabranom polju selektuje se elija ((LTMx1) na poetku elije gdje se pojavljuje znak ) sa odabranom vrjednou U SHMENI-ju odabere se (LTMx1) opcija Ili U odabranom polju selektuje se elija ((LTMx1) na poetku elije gdje se pojavljuje znak ) sa odabranom vrjednou U Toolbaru prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) alatka Filter by Selection Filter Excluding Selection rezultat je suprotan rezultatu primjene Filter by Selection. Dobiju se zapisi koji u odabranom polju ne sadre odabranu vrijednost. Postupak filtriranja je identian predhodnom, s tim to se odabira opcija menija Filter Excluding Selection.
-65-
________________________________________________________________________________________________________
Filter by Form Access ovim filtrom dozvoljava korisniku da sam definira uslov koji mora biti zadovoljen. U Datashet prikazu tabele : U Menubar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Filter, Filter by Form ili U Toolbar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) alatka Filter by Form Prozor Filter by Form koji nudi korisniku da sam definie uslove u odabranom polju (Sl.II.7).
Sl.II.7
Rezultat filtriranja za primjer na Sl.II.7 je tabela sa izdvojenim itaocima iz Podgorice (Sl.II.8). Do te tabele se dolazi aktiviranjem filtra : U Toolbar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) alatka Apply Filter
ili
U Menubar-u prozora Microsoft Access odabere se (LTMx1) meni Records, opcija Apply Filter/Sort
Sl.II.7
Remove Filter/Sort uklanjanje filtera ili sortiranja [Records-Remove Filter/Sort]. Advanced Filter/Sort otvara ekran za izradu upita koji e biti obraeni kasnijena [Records-Filter-Advanced Filter/Sort].
-66-
________________________________________________________________________________________________________
II.3 PRIMARNI KLJU TABELE

Pravilnim izborom polja u tabelama treba stvoriti uslove za njihovo meusobno povezivanje u harmoninu tabelarnu strukturu, koja e omoguiti povezivanje podataka iz vie tabela kroz upite, obrasce i izvjetaje. Kljunu ulogu u povezivanju tabela igra polje primarnog kljua u tabeli Najee je primarni klju tabele definisan pomou jednog polja jedinstvenih vrijednosti u svakom zapisu. Rei je sluaj da se primarni klju mora definisati pomou dva i vie polja i u tom sluaju je rije o sloenom primarnom kljuu. Vrijednosti u polju primarnog kljua se najee prikazuju pomou brojanih ifri: broj indeksa, matini broj, broj socijalnog osiguranja, razne ifre propisane posebnim ifrarnicima (ifre zanimanja, ifre proizvoda, ifre tehnolokih operacija, ifre tipova tehnikih ureaja, ifre administrativnih jedinica: ifre optina i dr. ) i sl. Polje primarnog kljua moe biti formirano automatski, od strane Access programa, u sluaju da ga dizajner baze ne moe na drugi nain definisati. Ovdje je u pitanju polje tipa AutoNumber, koje u svakom novom zapisu dobija jedinstvenu cjelobrojnu vrijednost. Nova vrijednost se moe formirati na dva naina, a to se regulie podeavanjem svojstva New Value: - Nova vrijednost se poveava za 1 u odnosu na prethodnu (U okno Field Properties, kartica General, svojstvo New Value (LTMx1) odabira se opcija Increment
)
- Nova vrijednost je jedinstvena, ali sluajno odabrana (U okno Field Properties, kartica General svojstvo New Value (LTMx1) odabira se opcija Random ) Ulogu polja primarnog kljua mogu uzeti polja sledeih tipova podataka: Text, Number, AutoNumber, Currency, Date/Time i Yes/No, a najee su to polja tipa: Text, Number i AutoNumber. Polje primarnog kljua ne moe biti tipa: Memo, OLE object i Hyperlink. Zapisi u tabeli se automatski sortiraju prema polju primarnog kljua. Polje primarnog kljua igra kljunu ulogu u povezivanju tabela, to je najvanija uloga ovog polja. Postavljanje primarnog kljua: U Design prikazu tabele: Selektuje se (LTMx1) red polja koje se postavlja za primarni klju sa
Toolbar-a
-67-
________________________________________________________________________________________________________
ili Selektuje se (DLTMx1) red polja koje se postavlja za primarni klju iz SHMEN-ja odabira se opcija Ispred imena polja pojavljuje se znak primarnog kljua, npr. Ako primarni klju ini vie polja, postupak postavljanja primarnog kljua je isti, samo to se istovremeno selektuju redovi svih polja koja ine primarni klju: taster Ctrl+ (DLTMx1)
Napomena Postavljeni primarni klju se moe ponititi, analognom procedurom. Ako je tabela povezana, postavljeni primarni klju se moe ponititi tek nakon raskidanja veze koja je usostavljena preko ovog primarnog kljua.
II.4 USPOSTAVLJANJE RELACIJA IZMEU TABELA

Relacione baze podataka prave se pomou vie tabela, izmeu kojih se mogu uspostaviti veze - relacije. Da bi se izmeu dvije tabele mogla uspostaviti veza-relacija, potrebno je da ispunjavaju sledee uslove: 1. Obadvije tabele treba da imaju polje istih podataka (po vrsti i tipu), i to e biti njihova polja povezivanja. Ova dva polja, po pravilu, imaju iste nazive. 2. Povezivanje podataka iz jedne tabele sa podacima druge tabele mogue je samo izmeu zapisa dvije tabele koji imaju iste vrijednosti u poljima povezivanja (vidjeti Sl. II.8). 3. U jednoj od tabela polje povezivanja je polje primarnog kljua za tu tabelu. Ovo polje povezivanja nazivamo referentnim poljem povezivanja. Svaka od vrijednosti ovog polja je adresa pripadnog zapisa podataka, pa ovo polje omoguava jednoznano povezivanje podataka u dvije tabelama izmeu kojih je uspostavljena relacija.
Napomena: Za neke tabele polje primarnog kljua nije jedino polje jedinstvenih vrijednosti. U naem primjeru tabela Studenti moe imati dva takva polja: Broj indeksa i Matini broj studenta. U ovom sluaju referentno polje povezivanja moe da bude i ono polje jedinsvenih vrijednosti koje nije izabrano kao primarni klju tabele.
-68-
________________________________________________________________________________________________________
4. U drugoj tabeli polje povezivanja, najee, nije polje jedinstvenih vrijednosti (osim u sluaju veze tipa "1" prema "1"). Ovo polje se naziva polje spoljanjeg kljua i dozvoljeno je da ima samo vrijednosti koje su zastupljene u polju povezivanja naspramne tabele, tj referentnom polju povezivanja. U drugoj tabeli se vrijednosti mogu ponavljati. 5. U sluaju da se povezuje tabela posredstvom polja primarnog kljua tipa AutoNumber, polje spoljanjeg kljua u drugoj tabeli mora biti podeeno kao Number - Long Integer. 6.
Sl. II.8
TIPOVI RELACIJA IZMEU TABELA

Razlikujemo sledee tipove relacija izmeu dvije tabele: 1. "1" prema "vie" (1- ) , dominantan oblik veze; 2. "vie" prema "1" ( - 1) prethodni sluaj posmatran u obrnutom smjeru; 3. "1" prema "1" (1 - 1), sluaj veze izmeu dvije tabele koje su povezuju pomou polja primarnih kljueva tih tabelaa te dvije tabele. 4. "vie" prema "vie" ( - ), povezivanje ovakve dvije tabele mora biti rijeeno posredstvom tree tabele, to zahtijeva doraduiti tabelarneu strukture. Veina uspostavljenih relacijabela izmeu tabela je tipa "1" prema "vie": "1" je na strani tabele ije vezno polje je polje jedinstvenih vrijednosti, a to je polje
-69-
________________________________________________________________________________________________________
primarnog kljua za tu tabelu. Na strani "vie" je tabela u ijem veznom polju se moe vie puta pojavljivati neka od vrijednosti koje su zastupljene u polju primarnog kljua naspramne tabele.
Primjeri: 1. Veza izmeu tabela itaoci i Iznajmljivanje (jedan italac iznajmljuje knjige vie puta) je tipa 1- . 2. Veza izmeu tabela Knjuge i Iznajmljivanje (jedna knjiga se iznajmljuje vie puta) je tipa 1- .
Tabele koje su povezane relacijom tipa "1" prema "1" su, ustvari, dva dijela jedne iste tabele, a razdvajanje je uraeno prema dinamici promjenjivosti podataka u njihovim poljima, tj. razdvajaju se polja u kojima se podaci ree mijenjaju od polja sa ee promjenjivim podacima.
USPOSTAVLJANJE RELACIJA
Da bi se uspostavile relacije izmeu tabela mora se pozvati u prozoru Microsoft Access sa prozorom database pozvati prozor Relationships, a to se moe realizovati na vie naina: Preko Menubar-a: (LTM-1x) Tools Relationships ili preko Toolbar-a: (LTM-1x) ili iz SHMENI-ja (DTM-1x): (LTM-1x) prozor Relationships Ukoliko u okviru prozora Relationships nije uspostavljena ni jedna veza izmeu tabela pojavie se prazan prozor sa DBOX Show Table (Sl.II.9). Ako se DBOX Show Table ne pojavi, treba ga pozvati sa Toolbar-a: (LTM-1x) Show Table U DBOX-u Show Table: Bira se jedna od kartica: Tables - tabele, Queries upiti, ili Both - oboje
Sl. II.9
-70-
________________________________________________________________________________________________________
Tabele i upite koje povezujemo, treba postaviti u prozoru Reletionships: (LTM-1x) Ime objekta Add Predhodna procedura se odradi za sve objekte koje uestvuju u povezivanju, nakon ega se DBOX Show Table zatvara: (LTM-1x) Close Slijedi postupak kreiranja relacija izmeu tabela (relacija se uspostavlja izmeu veznih polja dvije tabele ). Povezivanje tabela se vri prema smislu funkcionisanja procesa za koji se pravi baza podataka, pri emu vae sledea opta pravila: 1. Veze (pojedinane ili kaskadne) polaze od tabela optih podataka, a zavravaju se u tabelama detaljnih podataka. 2. U tabelama optih podataka podaci su nepromjenjivi ili slabo promjenjivi, dok su podaci detaljnijih tabela esto promjenjivi. 3. Za relacije "1" prema "vie": "1" je na strani tabele optijih podataka, a "vie" na strani tabele detaljnijih i ee promjenjivih podataka. Kreiranje relacije izmeu dvije tabele bie prikazano na primjeru povezivanja tabele "Studenti" sa tabelom "Indeksi" (podaci o poloenim ispitima) Povezivanje ove dvije tabele se ostvaruje posredstvom veznih polja "BrojIndeksa" u jednoj i drugoj tabeli. U pitanju je relacija tipa "1" prema "vie". "1" je na strani tabele "Studenti", to znai da je vezno polje "BrojIndeksa" za tabelu "Studenti" njen primarni klju (broj indeksa svakog studenta je jedinstvena vrijednost). Tabela "Indeksi" je na strani "vie", to znai da e se u veznom polju ove tabele (takoe polje "BrojIndeksa") broj indeksa svakog studenta pojavljivati vie puta, za svaki poloeni ispit. Svaki poloeni ispit se povezuje sa odgovarajuim zapisom o studentu u tabelie "Studenti". Povezivanje dvije tabela se odvija sledeom procedurom: (LTMx1) na vezno polje BrojIndeksa u tabeli Studenti dri se pritisnut LTM i prevlai se pravougaoni kursor mia na vezno polje druge tabele, tj polje BrojIndeksa u tabeli Indeksi otpusti se LTM-a DBOX Edit Relationships (Sl.II.10). Akcije u ovom DBOX-u omoguavaju primjenu Pravila referencijalnog integriteta (Enforce Referential Integrity, skraeno RI) na relacije izmeu tabela.
-71-
________________________________________________________________________________________________________
Sl. II.10
Pravilo RI Pravilo RI se primjenjuje na relacije izmeu tabela. Primjenom ovog pravila se uspostavlja kontrola ispravnosti tih relacija. Kontrola se sastoji u tome to se onemoguavaju oni postupci pri unoenje novih, odnosno brisanju ili promjeni postojeih podataka koji bi poremetili ispravnost tih veza.
Za stavljanje na snagu Pravila RI potrebno je: ekirati (LTMx1) opciju Enforce Referential Integriti Primjenom ovog pravila na kraju relacije na strani tabele "Studenti" pojavljuje se "1", a na strani tabele "Indeksi" "". Ukoliko se ne primijeni Pravilo RI, relacija (linija) e biti neodreena (bez oznaka na krajevima ). Uspostavljeni referencijalni integritet znai: U polju povezivanja tabele na strani "vie" bie dozvoljen unos samo vrijednosti podataka koje su prisutne u polju povezivanja tabele na strani "1". Konkretno, to znai da u polju "BrojIndeksa" tabele "Indeksi" mogu figurisati samo vrijednosti iz polja "BrojIndeksa" tabele "Studenti". Polje na strani "1" (polje primarnog kljua) ne moe biti prazno. Polje na strani "vie" moe ostati prazno. Vrijednost u polju povezivanja na strani "1" ne moe se izbrisati, ili promijeniti, ukoliko vrijednost identina ovoj ve postoji u polju povezivanja tabele na strani "vie". Ovo vai samo u sluaju da ostale dvije opcije iz DBOX-a Edit Relationships nisu ekirane. Potvrivanjem Pravila za RI otvaraju se dvije nove opcije (Sl.II.11):
-72-
________________________________________________________________________________________________________
Sl. II.11
1. Kaskadno auriranje povezanih polja (Cascade Update Related Fields) Potvrdom ove opcije postie se sljedee: Promjena neke vrijednosti u polju povezivanja na strani "1" ima za posljedicu identinu promjenu istih vrijednosti u polju povezivanja na strani "vie". Ovo vai za stranu "vie" svih veza za koje je potvrena ova opcija u odnosu na
zajedniku tabelu na strani "1". 2. Kaskadno brisanje povezanih zapisa (Cascade Delete Related Records) Potvrda ove opcije uslovljava sljedee: Brisanje neke vrijednosti u veznom polju na strani "1" ima za posljedicu brisanje svih takvih vrijednosti u polju povezivanja tabele na strani "vie". Ovo vai za stranu "vie" svih ekiranih veza sa zajednikom tabelom na strani "1". Izmjena i brisanje relacija
Sl. II.12
U prozoru "Relationships": DTMx1 na liniju relacije MENI koji nudi (Sl. II.12) 1. Edit Relationship - izmjenu relacije 2. Delete - brisanje relacije
-73-
________________________________________________________________________________________________________
Prilog 3 P3.1 Korienje Table Wizard-a za kreiranje tabela

Acces nudi vie "gotovih" tabela koje nam, uz pomo arobnjaka Table Wizard, mogu znaajno olakati posao kreiranja tabela, naravno ako meu gotovim tabelama moemo da pronaemo tabelu koja po strukturi i sadraju informacija odgovara tabeli koju kreiramo. Gotove tabele svrstane su u dvije liste: - Business (poslovne tabele) i - Personal (tabele za linu upotrebu). Meu tabelama na listi Business nalaze se i sledee: - Mailing list (lista potanskih adresa), - Contacts (poslovni kontakti), - Employees (zaposleni), - Product (proizvodi), - Orders (porudbine), - Suppliers (dobavljai), - Payments (uplate), - Invoice (rauni/fakture), - Assets (osnovna sredstva) - Students (studenti- uenici)... Na listi Personal nalaze se tabele: - Guestss (gosti), - Recipes (recepti), - Exercise Log (plan treninga), - Plants (biljke), - Wine List (vinska karta), - Photographs (fotografije), - Video Collection (video kolekcija) i druge. Table Wizard radi na istom principu kao i Database Wizard, vodei nas kroz niz DBOX-ova sa pitanjima o tome koju opciju, odnosno koja rjeenja i varijante u pojedinim fazama kreiranja tabele elimo da odaberemo. Pri tome se odgovori realizuju pritiskom na dugmad, izborom polja, unoenjem teksta ili odgovorom da/ne. Kreiranje tabele pomou arobnjaka otpoinje izborom odgovarajue opcije u DBOX-u "New Table":
-74-
________________________________________________________________________________________________________
(LTMx2) opcija Table Wizard prvi DBOX "Table Wizard" U prvom DBOX-u (Sl.II.13 i 4 Sl.II.13.a): 3 2 1 su opciona dugmad pomou kojih se 5 bira lista tabela, Business (poslovne) Sl.II.13 ili Personal (line); 2 je okno "Sample Tables:" u okviru kojeg se prikazuje lista raspoloivih tabela, poslovnih, ako smo predhodno odabrali opciju Business, ili tabela za linu upotrebu, ako smo predhodno izabrali opciju Personal; 3 je okno "Sample Fields:" sa listom polja koja pripadaju tabeli selektovanoj u oknu "Sample Tables:". 4 je okno "Fields in my new table:" sa listom polja u novoj tabeli, a koja smo prenjeli iz okna 3, odnosno iz odabrane gotove tabele-tabele uzorka. Polja se po elji (naem odabiru) prenose u novu tabelu koju kreiramo: (LTMx1) Ime polja Ime polja u oknu "Fields in my new table:". Postupak se ponavlja za sva polja koja prenosimo u novu tabelu, a lista njihovih imena se pojavljuju u oknu "Fields in my new table:". Prako dugmeta (LTMx1) se mogu istovremno prenjeti sva polja prikazana u oknu "Sample Fields:" u okno "Fields in my new table:", odnosno sva polja iz odabrane gotove tabele u novu tabelu koju kreiramo. Imena polja se mogu promjeniti. Promjena imena polja iz okna "Fields in my new table:" vri se preko komandnog dugmeta 5 ("Rename Field..."): (LTMx1) Ime polja Rename Field... DBOX "Rename Field", gdje se u "Rename Field:" umjesto starog imena polja upisuje novo i promjena potvruje 1 sa OK. Postupak se ponavlja za sva polja ija 4 3 2 imana elimo da promjenimo.
5 Sl.II.13a 1
-75-
________________________________________________________________________________________________________
U oknu "Fields in my new table:" pojavljuje se lista imena (promjenjena) polja nove tabele (Sl.II.3.a). Polja koja su postavljena za novu tabelu mogu se u po potrebi vratiti (ukloniti): (LTMx1) na ime polja (selektuje se polje) komandno dugme Uklanjanje svih postavljenih polja nove tabele vri se preko komandnog dugmeta (LTMx1). Nakon izbora polja i, po potrebi, promjena imena polja, npr. prevod na srpski jezik, prelazi se na sledei korak Table Wizard-a: (LTMx1) Next sljedei DBOX "Table Wizard" (Sl.II.14). U ovom koraku "Table Wizard"-a zadaje se ime tabele i podeava primarni klju (odabira polje primarnog kljua). Primarni klju je veoma vaan u konceptu relacionih DB. Polje primarnog kljua obezbjeuje jedinstvenu vrijednost za svaki zapis u tabeli. Access koristi primarni klju za povezivanje podataka iz tekue tabele sa drugom(im) tabelom(ama) u DB. U DBOX-u sa Sl.II.14 su: 1 - okvir "What do you want to name 1 your table?" u koje se upisuje ime nove tabele. 2 - opcije za izbor naina podeavanje primarnog kljua: a) Izborom opcije "Yes, set a primaty 2 key for me." (Da, podesi primarni klju za mene) primarni klju e biti Sl.II.14 automatski podeen. Prelazi se na sledei korak Table Wizard-a: (LTMx1) Next DBOX "Table Wizard" u kojem se uspostavlja veza sa drugim tabelama DB (Sl.II.16), ili zavrni DBOX "Table Wizard" ako je ovo prva tabela u DB (Sl.II.17). 1 b) Izborom opcije "No, Ill set the primary key" (Ne, ja u podesiti primarni klju), opredijelili smo se da sami podesimo primari klju preko
-76-
Sl.II.15
________________________________________________________________________________________________________
opcija koje nam nudi sledei DBOX "Table Wizard" u koji prelazimo sa: (LTMx1) Next DBOX "Table Wizard" u kojem treba izvriti izbor polja primarnog kljua (Sl.II.15). U DBOX-u sa Sl.II.15 su: 1 - okvir "What field will hold data that is unique for each record?" sa padajuom listom u kojoj su sva polja nove tabeli, izmeu kojih se selektovanjem izdvaja polje jedinstvenih vrijednosti za svaki zapis koje elimo da postavimo za polje primarnog kljua. 2 - opcije za izbor tipa podataka u polju primarnog kljua: - brojevi koje dodjeljuje Access, - brojevi koji se unose kad se dodaje novi zapis, ili - brojevi i/ili slova koja se unose kada se dodaje novi zapis. Nakon izbora opcija za primarni klju prelazimo na sledei korak Table Wizarda: (LTMx1) Next DBOX "Table Wizard" u kojem se uspostavlja veza sa drugim tabelama DB (Sl.II.16), ili zavrni DBOX "Table Wizard" ako je ovo prva tabela u DB (Sl.II.17). Dakle, ako DB ve sadri bar jednu tabelu, pojavljuje se DBOX "Table Wizard", koji omoguava povezivanja 1 nove tabele sa ostalim tabelama (Sl.II.16). Sl.II.16 U DBOX-u sa Sl.II.16: U oknu 1 se pojavljuje lista postojeih tabela ispred kojih stoji "related to", ako se mogu povezati sa novom tabelom i "non related to" ako ne mogu da se poveu sa novom tabelom. Za uspostavljanje veze potrebno je: (LTMx1) related to "Ime tabele" Relationship DBOX "Table Wizard" u okviru kojeg se odreuje (potvruje) tip vez (relacija jedan prema vie: jednom zapisu u Tabeli1 odgovara vie zapisa u Tabeli2 ili obrnuto) i uspostavljena veza potvruje sa: (LTMx1) OK
-77-
________________________________________________________________________________________________________
povratak u DBOX "Table Wizard" (Sl.II.16). Nakon uspostavljanja veza izmeu tabela, prelazimo na sledei korak Table Wizard-a: (LTMx1) Next zavrni DBOX "Table Wizard" (Sl.II.17). Povezivanje tabela se moe ostaviti za kasnije. Tada se u okviru DBOX-a na Sl.II.16 odmah ide na sledei korak Table Wizard-a: (LTMx1) Next zavrni DBOX "Table Wizard" (Sl.II.17). U posljednjem koraku Table Wizard-a odreuje se nain na koji se pojavljuje kreirana tabela. Izborom opcija "Modity the table desing" (modifikovanje dizajna tabele) kreirana tabela se pojavljuje u Design prikazu u kojem moe da se mijenja struktura tabele; Izborom opcija "Enter data directly into the table" (unoenje podataka direktno u tabelu) kreirana tabela se pojavljuje u Sl.II.17 Dathashet prikazu; Izborom opcija "Enter data into the table using a form the wizard creates for me" (unoenje podataka preko obrasca koji je kreirao arobnjak) kreirae se obrazac za unos podataka. Prelaz izmeu raznih oblika prikaza, kasnije je sasvim jednostavan.
P3.2 Kreiranje tabela u Datasheet prikazu

Datasheet (tabelarni) prikaz omoguava da se na jednostavan, ali prilino uproen, nain kreira nova tabela. Ovaj postupak kreiranja tabela, praktino ne obezbjeuje nikakvu kontrolu i upravljanje procesom kreiranja, a kasnije zahtjeva najvie korekcija i dopuna. Zato ga dobri poznavaoci Access-a iskljuuju iz primjene za kreiranje tabela. Moe biti interesantan samo poetnicima jer postupak kreiranja tabela u osnovi svodi na unos podataka u polja Datasheet prikaza tabele. Access sam dodaje tip podatka (tekst, broj, datum i sl.) u zavisnosti od podataka koji su uneeni.
-78-
________________________________________________________________________________________________________
Kreiranje nove tabele u Datasheet prikazu zapoinje izborom odgovarajue opcije u DBOX-u New Table : (LTMx1) Datasheet Wiew OK prozor prazne tabele u Datasheet prikazu (Sl.II.18). Svaka kolona je jedno polje, a svaki red (vrsta) e postati zapis tabele. Zaglavlja kolona oznaena su kao Field1, Field2, Field3, Field4, ...i ona predstavljaju imena polja. Sl.II.18 Natpisi u zaglavljima se mogu promjeniti, npr. u ime polja koja smo odredili na osnovu sadraja podataka koji su smjeteni u okviru polja. Promjenjeni nazivi e postati imena polja u strukturi tabele. Imena polja mogu se promjeniti i naknadno, kada se zavri kreiranje tabele. Datasheet prikaz tabele na poetku ima ime Table iza koga slijedi redni broj. Ako neme ni jedne druge tabele iji je ime Table s nekim rednim brojem, Access zadaje ime Table1; sledea tabela se zove Table2, itd. Ime tabele moe da se promjeni kada se tabela upisuje na disk. Tabele koje se kreiraju u Datasheet prikazu standardno imaju deset polja (kolona). Ako nije potrebno svih deset polja, moe se izvriti brisanje suvinih kolona, npr. kolone Field10: (LTMx1) Field10 Menubar prozora Microsoft Access Edit Delete Column Yes ili (DTMx1) Field10 SHMENI: (LTMx1) Yes Kada se snimi tabela i zatvori prozor "Table1 : Table", Access automatski brie kolone koje nisu imenovane, tako da praktino nema potrebe da se suvine kolone briu, kako je to predhodno naznaeno. Ako nova tabela sadri vie od deset polja, dodavanje novih kolona (Field11,...), odnosno polja je jednostavno: Postavi se kursor na mjesto gdje elimo da nam se pojavi nova kolona:
-79-
________________________________________________________________________________________________________
Menubar prozora Microsoft Access (LTMx1) Insert Column ili (DTMx1) SHMENI: (LTMx1) Poslije otvaranja Datasheet prikaza (Sl.II.18), kreiranje nove tabele nastavlja se unoenjem podataka u polja. to vei broj zapisa unesemo, to e Access tanije odrediti tip podataka i svojstva polja. Pri tome, uvijek postoji bojazan da Access nije pravilno procjenio tip podatka ili svojstva polja, to kasnije moe rezultirati grekama u prikazivanjima ili pak u izraunavanjima koja se vre nad podacima i sl. Ilustrujmo to kroz tabelu "Studenti" u kojoj su podaci o studentima razvrstani u polja: Broj indeksa, Ime, Prezime, Godina roenja i dr. Pri kreiranju tabele Studenti" u Datasheet prikazu u prvo polje (Field1) unosimo broj indeksa u, za nas, uobiajenoj formi: 1/1988, 2/1988,... . Ako nakon unoenja npr. osam zapisa prikazanih na Sl.II.1 zavrimo postupak kreiranja tabele u Datasheet prikazu, vidjeemo da Access nije pravilno procjenio tip podatka za Broj indeksa. Za njega je to podatak tipa Data/Time, to za posljedicu ima neupotrebljivost kreirane tabele. Ako unesemo sve podatke, npr. za hiljadu studenata, Access e izvriti drugaiju procjenu. Za podatake u polju "Field1" (polje "BrojIndeksa") dodjelie tip Text, upravo onako kako treba uraditi. Pri tome ipak nee obezbijediti apsolutno pravilan prikaz koji npr. obezbjeuje pregledno sortiranje po tom polju. Za to je potrebno formirati odgovarajuu "masku" (Input Mask) za unos ovog podatka, a to nam kreiranje tabele u Datasheet prikazu ne omoguava. Nakon unoenja podataka, moe se odmah prei na zatvaranje tabele ili se pak predhodno izvriti preimenovanje naziva polja u stvarne: npr. naziv polja Field1 elimo da promjenimo u BrojIndeksa: (LTMx1) Field1 Menubar prozora Microsoft Access Format Rename Column upisiuje sa tekst-novo ime polja BrojIndeksa (tastatura) Enter ili (DTMx1) Field1 SHMENI: (LTMx1) Rename upisiuje sa tekst-novo ime polja BrojIndeksa (tastatura) Enter Slijedi zatvaranje tabe koja uva uneene podatke: Menubar prozora Microsoft Access (LTMx1) File Close ili Titlebar prozora Table1:Table (LTMx1)
-80-
________________________________________________________________________________________________________
DBOX Microsoft OfficeAccess koji trai odgovor na pitanje da li hoemo da snimimo promjene u Table1: (LTMx1) Yes prozor Save As za zadavanje imena i snimanje tabele na disk. (LTMx1) u okvir Table Name:, brie se postojee ime Table1 i upisuje se tekst-novo ime tabele tblStudenti OK DBOX Microsoft Office Access za definisanje primarnog kljua, odnosno jedinstvenog identifikatora svakog pojedinanog zapisa: (LTMx1) Yes prozor Database unutar kojeg se nalazi i novoformirana tabela tblStudenti. U strukturi tabele tblStudenti je i novo polje naziva ID, tipa Auto Number, a koje je Access odredio za primarni klju. Novoformirana tabela se sada moe otvoriti u Design prikazu u kojem se moe pregledati struktura tabele i opcije koje je Access dodijelio podacima i poljima. U ovom prikazu se mogu vriti, eventualno potrebne, promjene u strukturi tabele, promjene tipa podataka, promjene svojstava polja, kao i dodavanja opisa poljima. U Design prikazu ne moe se vriti upravljanje (unos, pregledanje, modifikovanje, pretraivanje,...) podacima. Za to je potrebno prei u Datasheet prikaz ili Form prikaz.
-81-
________________________________________________________________________________________________________
III. UPITI
Upiti (Queries) su glavno programsko sredstvo za obradu podataka u Access DB. Upiti su objekti Access DB koji imaju sljedee osnovne funkcije: 1. sortiranje podataka, 2. selekcija podataka, 3. kombinovanje podataka i 4. generisanje novih podataka na temelju postojeih. Postoji vie vrsta upita: Select Query - za selekciju, odnosno izdvajanje podataka i njihovo prikazivanje na uobiajeni nain; Crosstab Query - za prikazivanje podataka na poseban nain; Update Query - za auriranje podataka; Make table Query - za kreiranje nove tabele i kopiranje skupine zapisa iz tekue tabele u novu tabelu; Append Query - za dodavanje skupine zapisa iz druge tabele; Delete Query za brisanje skupine zapisa; ... Selekt upit je osnovni tip upita na kojemu se zasnivaju sve ostale vrste upita. Funkcija mu je izdvajanje zapisa sa podacima iz jedne ili vie povezanih tabela, na osnovu zadatih kriterijuma. Select upit je poznat i pod imenom Simple Query (obian upit).
Napomena: Select Query je jedan od 4 tipa upita koji se mogu realizovati pomou Query Wizarda: 1. Select (Simple) Query 2. Crosstab Query (za prikazivanje podataka na poseban nain) 3. Find Duplicates izdvaja zapise iz jedne tabele koji imaju iste vrijednosti u izabranim poljima. Pored ostalog, ovaj upit moe da provjeri da li u nekoj tabeli postoje zapisi sa istom vrijednou za primarni klju (definisanim sa jednim ili vie polja ) 4. Find Unmatched pronalazi zapise u jednoj tabeli ije vrijednosti u polju povezivanja sa drugom tabelom nemaju parnjaka (tj. istu vrijednost ) u polju povezivanja te druge tabele. Ova vrsta upita omoguava pronalaenje zapisa koji kvare referencijalni integritet povezivanja dvaju tabela. Upiti Find Duplicates i Find Unmatched se iskljuivo prave pomou Query Wizarda.
III.1 Kreiranje upita u Design prikazu

Postupak kreiranja nekog upita poinje iz Objects menija glavnog prozora Database:
-82-
________________________________________________________________________________________________________
meni Objects (LTM-1x ) Query New DBOX New Query (LTM-1x ) opcija Design ViewOK Prozor Select Query za dizajniranje upita sa DBOX Show Table (slika IV.1).
Naslov prozora govori da se radi o upitu koji se kreira u Access-u te mu je dodijeljeno ime Query2 (Access mu automatski dodjeljuje ime), a Select Query je vrsta upita. Navedeni prozor sastoji se od dva dijela: donjeg dijela koji je neaktivan i gornjeg aktivnog dijela. Aktivni dio je podprozor Show Table. U Show Table se odabira izvor upita. Izvor upita mogu bili tabele koje su napravljene u bazi ili upiti koji su do sad napravljeni u bazi. Izvori u podprozoru Show Table grupisani su u tri grupe: Tables (popis svih tabela koje postoje u bazi), Queries (popis svih upita koji postoje u bazi) i Both (popis svih tabela i upita koji postoje u bazi).
-83-
________________________________________________________________________________________________________
Izvor se moe odabrati iz bilo koje grupe (zavisno o kakvoj se vrsti radi: tabeli ili upitu) odabirom naziva izvora i (LTMx1) na komandno dugme Add ili (LTMx2) na naziv izvora. Kao izvor moe se odabati jedna tabela/upit ili vie njih. Upiti koji kao izvor imaju jedan izvor su jednostavni upiti dok oni koji imaju dva i vie izvora su sloeni upiti. Kada su odabrani svi eljeni izvori novog upita, prozor Show Table se zatvara (LTMx1) na tipku X u desnom gornjem uglu ili (LTMx1) na komandno dugme Close. Zatvaranjem podprozora Show Table aktivira se donji dio prozora Query1:Select Query. To je prozor za dizajniranje upita. Prozor za dizajniranje, odnosno za kreiranje i preureivanje upita sastoji se iz dva okna: Gornje okno - za prikazivanje i povezivanje izabranih tabela koje predstavljaju izvore podataka, odnosno iz kojih se izdvajaju podaci za upit. Tabele se pojavljuju u obliku pravougaonika sa popisom polja. Veliine i poloaj pravougaonika mogu se mijenjati. Najlaki nain za brisanje izabranih tabela je da se selektuje zvijezdica koja se nalazi na vrhu popisa polja te obabere tipke Del na tastaturi ili s menija [Query] odabre opcija [Remove Table]. Da bi se naknadno dodao novi izvor za upit potrebno je ponovno ukljuiti podprozor Show Table: s menija [Query] odabrati opciju [Show Table] ili na Toolbaru prozora odabrati ikonu . Donje okno ini mrea za sastavljanje upita. Ova mrea se sastoji od redova, od kojih su neki stalni redovi tj. prisutni su u Design mrei za pravljenje bilo koje vrste upita, dok se neki prisutni samo za odreenu vrstu upita. Stalni redovi su: Field - naziv izabranih polja
-84-
________________________________________________________________________________________________________
Table - naziv tabele kojoj pripada izabrano polje Sort - regulisanje akcije sortiranja zapisa u rezultantnoj tabeli upita. Izbor polja za sortiranje i tip sortiranja (Ascending- uzlazno, Descending- silazno) vri se pomou padajue liste u pripadnom polju. Sortiranje zapisa u tabeli se moe izvesti pomou vie polja. U tom sluaju prioritetni redosled sortiranja je s lijeva u desno. esto je potrebno izvriti premjetanje polja da bi se postigao eljeni redosled sortiranja. Show - izbor (ekiranjem) polja koja e biti prikazana (vidljiva) u rezultantnoj tabeli upita Criteria (i or ) - redovi za upisivanje operacionih izraza kojima se definie kriterijum za obradu podataka. Kod Select upita to su kriterijumski izrazi za izdvajanje zapisa iz tabela. Za kriterijumske redove (Criteria i or - proizvoljan broj redova ) vae sljedea pravila: Ukoliko su u redu Criteria postavljeni kriterijumski izrazi za vie polja, ti izrazi su meusobno povezani I (And) logikom funkcijom, tj bie izdvojeni samo oni zapisi iz tabela za koje su ispunjeni svi zadati kriterijumski izrazi (I prvi, I drugi ... I svaki kriterijum zadovoljen ) Ako su kriterijumski izrazi zadati za odreena polja i u redu or, onda vai pravilo: Iz tabela e biti izdvojeni zapisi za koje su ispunjeni svi uslovi iz reda Criteria ili (or) svi uslovi iz reda or. Popunjavanjem jednog reda or, otvara se novi red or, i tako svaki put
Napomena: Klizaima (dolje i desno) i razvlaenjem pomou LTM (krstasti pointer na donjoj ivici gornjeg okna, odnosno gornjoj ivici donjeg okna) moe se vriti promjena dimenzija gornjeg i donjeg okna u Design prozoru upita.
Nakon izbora izvora slijedei korak u kreiranju upita je odabir polja iz izvora koji se ele koristiti u upitu. Radi se zapravo o postavljanju polja iz izvora u mreu upita. POSTAVLJANJE POLJA u red Field mree upita izvodi se na jedan od sljedeih naina: (LTM-2x) na ime polja u pravougaoniku tabele ; Prevlaenje izabranog polja sa LTM iz pravougaonika tabele u odgovarajuu eliju reda Field mree upita ; Pozicioniranjem u eljenu kolonu reda Field mree upita s desne strane odabrane elije pojavljuje se strelica prema dolje. (LTMx1) na strelicu, otvara se padajui meni koji sadri popis svih polja izvora. Polje se odabira (LTMx1) na
-85-
________________________________________________________________________________________________________
njegov naziv. Naziv polja sastoji se od : NazivIzvora.NazivPolja, npr. : tblStudenti.BrojIndeksa. Postupkom (LTM-2x) na zvezdicu (*) pri vrhu tabele, grupno se prenose sva polja pripadne tabele u elije reda Field mree upita. Ovo se izvodi u sluaju da je potrebno da se u rezultantnoj tabeli upita prikau sva polja predmetne tabele. Postavljanjem odreenog broja polja izvora u mreu upita automatski se popunjavaju red Field i red Tabl. U redu Field nalazi se naziv preuzetog polja, a u redu Table naziv izvora iz koje je polje preuzeto. Takoe se u polju Show u check box upisuje kvaica koja oznanaava da se odreeno polje vidi u svim prikazima . Postoje dva prikaza upita: Design View (dizajn prikaz) i Datasheet View (tabelarni prikaz). Navedeni prikazi se mogu aktivirati s menija [View] ili odabirom ikone u gornjem lijevom uglu ekrana. Ikona se mijenja zavisno o prikazu u kojem se gleda upit, ako je ukljuen prikaz Design View pojavit e se ikona Datasheet view-a i obratno.
III.2 Sortiranje podataka u upitima

Funkcija sortiranja podataka moe se primjenjivati na jednostavnim i sloenim upitima. Funkcija sortiranja u upitu ukljuuje se za svako pojedinano polje upita u redu Sort. Pozicioniranjem u redu Sort u bilo koje polje, s desne strane elije pojavljuje se strelica prema dolje kojom se otvara meni s ponuenim vrstama sortiranja: 1. Ascending uzlazni poredak, 2. Descending silazni poredak i 3. Not sorted - nema sortiranja. Sortiranje se moe primijeniti na svim vrstama podataka. Kod sortiranja Access najprije uvaava sortiranje prvog polja, nakon toga radi kombinaciju s sortiranjem slijedeeg polja itd.
-86-
________________________________________________________________________________________________________
Napomena: U rezultantnoj tabeli upita polja e se pojaviti u istom redosledu kako su postavljena u mrei za sastavljanje upita. Potrebno je uiniti ovaj redosled logikim i prilagoditi ga zahtijevanom redosledu sortiranja. Iz tih razloga potrebno je, nekada, promijeniti redosled prikaza polja u dizajn mrei, a to se izvodi sledeim postupkom: Kursor mia se postavi na vrh kolone (polje) koja se premjeta, iznad naziva polja pojavi se kratka strelica okrenuta na dolje; (LTM-1x)- polje se zatamni; dri se pritisnut (LTM) i kolona prevue na novu poziciju. Crna vertikalna pokretna linija ukazuje na mjesto gdje e se polje smjestiti kada se otpusti taster mia.
Kombinacija podataka u upitima Osim jednostavnih upita koji imaju samo jedan izvor postoje i sloeni upiti koji imaju dva ili vie izvora. Kombinacija podataka znai da se kombinuju podaci iz vie izvora da bi se dobio odgovor na upit.
Primjer sloenog upita koji ima vie izvora. 1. Formirati selekt upit za izdvajanje podataka o poloenim ispitima za studente SPR. Upit treba da sadri sljedee podatke: Broj indeksa, Ime, Prezime; Naziv predmeta, Semestar; Ocjena, Datum polaganja, Nastavnik . Traeni podaci se nalaze u tabelama: tblStudenti (BrojIndeksa, Ime, Prezime), tblPredmeti (NazivPredmeta, Semestar), tblOcjene i tblNastavnici (Nastavnik).
Da bi se dobio dobar odgovor na postavljeni upit izvori upita (tabele) OBAVEZNO moraju biti povezani. Ako su tabele ve povezane u Relationshipsep, ta veza se prenosi u prozor upita. Tabele moemo povezati i u prozoru upita, istom procedurom kao u prozoru Relationships. Takoe se mogu vriti promjene i brisanja veza.
-87-
________________________________________________________________________________________________________
III.3 Selekcija (izdvajanje) podataka u upitima Selekcija podataka je postupak kojim se trae podaci baze koji zadovoljavaju odreene uslove (kriterijume) Red koji se koristi za selektovanje podataka u upitima je red Criteria. Pravila postavljanja uslova u tom redu zavise od tipa podataka polja (kolone) u kojem se postavljaju uslovi. Postavljanje uslova u numerika polja (Number, Text/za brojeve, AutoNumber): Ako se zna cijeli broj koji se trai u odreenom polju on se upisuje u red Criteria pod navodnicima. Ako se ne zna cijeli broj (zna se njegov poetak, kraj) onaj dio koji se ne zna oznaava se sa zvjezdicom *. Jedna * oznaava sve brojeve (jedan, dva ili vie) koji su nepoznati, od mjesta gdje je postavljena.
Primjeri : 1. Zna se da broj zapoinje na 2, uslov se upisuje kao "2*".
Moe se postaviti numeriki interval.

Primjeri : 1. Trae se svi brojevi izmeu 150 i 500. Uslov e se postaviti kao: ">150 And <500". 2. Trae se brojevi vei od 200 ili manji od 100. Uslov se postavlja: ">200 Or <100".
Operator And znai "i", a operator Or znai "ili". Postavljanje uslova u tekstualna polja (Text, Memo) Ako se zna cijeli tekst koji se trai u odreenom polju on se upisuje u red Criteria pod navodnicima. Ako se ne zna cijeli tekst sa zvijezdicom se oznauje sve ono to se nezna. Postavljanje uslova u polju datuma (Date/Time) Ako se zna cijeli datum on se u redu Criteria treba napisati u slijedeem obliku #dd.mm.yyyy# .
Primjer: Trai se datum 12.10.2005. Uslov u redu Criteria izgledao bi : #12.10.2005# (bez take na kraju godine).
Moe se definisati i vremenski interval koji se trai.

Primjer:
-88-
________________________________________________________________________________________________________
Trai se datum izmeu 01.06.2005. i 01.12.2005., Uslov u redu Criteria izgledao bi: >#01.06.2005# And <#01.12.2005# Napomena: Pri postavljanju kriterijuma za datum treba voditi rauna o Format svojstvu koje je primijenjeno za posmatrano polje.
Za potrebe selekcije podataka moe se u kombinaciji s redom Criteria koristiti i red Or. Kada su postavljeni uslovi u oba reda, najprije se potuju uslov definisan u redu Criteria, a onda u redu Or.
Primjer formiranja selekt upita: 1. Formirati upit za prikaz svih studenata koji su tokom 2003 godine, poloili predmet Access sa ocjenom iznad 7. U tabeli upita prikazati podatke: broj indeksa, prezime, ime, ocjena i datum polaganja. Podatke sortirati prema polju Ocjene u rastuem redosljedu. U prozor za dizajniranje upita se postavljaju tabele tblStudenti i tblIndeksi. Tabele su povezane u prozoru Relationships, pa se ta veza prenosi i u upit. U mreu upita se iz tabele tblStudenti prenose polja: BrojIndeksa, Prezime i Ime, a iz tabele tblIndeksi polja: NazivPredmeta, Ocjena i DatumPolaganja. U redu Sort mree upita se u polju Ocjene iz padajue liste odabira opcija Ascending. U redu Show mree upita se u polju NazivPredmeta, rasekira ChechBox.
Kao to se vidi na slici, u redu Criteria mree upita postavljeni su kriterijumski izrazi za polja NazivPredmeta, Ocjena i DatumPolaganja prema uslovima definisanim u zadatku: 1. Field: NazivPremeta Criteria: Access
-89-
________________________________________________________________________________________________________
2. Field: Ocjena Criteria: >7 3. Field: DatumPolaganja Criteria: Like *2003
REZULTANTNA TABELA UPITA (Dinaset) U rezultantnoj tabeli upita (Dinaset - Dinamiki skup) prikazuju se vrijednosti polja ekiranih u redu Show u zapisima izdvojenim na osnovu postavljenih kriterijumskih izraza (redovi Criteria i or). Tabela se prikazuje prelaskom u Datasheet View (tabelarni prikaz) upita. Rezultantna tabela za upit definisan predhodnim zadatkom prikazana je na slici.
Parametarski upit U redu Criteria moe se postaviti i drugaiji uslovi, koritenjem [] zagrada. Ovime se zapravo definie vrijednost koja se trai svaki put kad korisnik pokree upit, dakle ne mora se svaki put traiti isti uslov nego se pokretanjem upita definie traena vrijednost. Uslov postavljen u redu Criteria polja NazivPredmeta sa [] rezultirati e time da se pri pokretanju upita otvara dijalog prozor Enter Parameter Value koji trai unos naziva predmeta. U uglastim zagradama se upisuje tekst koji se pojavljuje iznad polja za unos parametara, kao naslov. Stoga taj tekst treba da sugerie unos parametra.
-90-
________________________________________________________________________________________________________
Pri izvoenju parametarskog upita, tekst se u dijalog prozoru Enter Parameter Value pojavljuje bez uglastih zagrada. Parametarski upit se moe formirati i na osnovu parametra dijela vrijednosti polja.Tada se u red Criteria polja na koje elimo primijniti parametar upie: Like "*"&[upisati naziv za dijalog prozor]&"*" . Pri izvoenju parametarskog upita, tekst se u dijalog prozoru Enter Parameter Value pojavljuje bez uglastih zagrada, bez kljune rijei Like, i bez zamjenskih znakova i znaka povezivanja. Kljuna rije Like i zamjenska znakovi mogu se koristiti i kada elite odrediti hoe li se parametar podudarati s poetkom ili zavretkom vrijednosti polja. Za podudaranje s poetnim dijelom vrijednosti polja u red Criteria polja na koje elimo primijniti parametar upie se: Like [upisati naziv za dijaloki prozor]&"*" Za podudaranje sa zavrnim dijelom vrijednosti polja u red Criteria polja na koje elimo primijniti parametar upie se: Like "*"&[upisati naziv za dijaloki prozor]
-91-
________________________________________________________________________________________________________
Parametarski upit se moe formirati i preko operatora poreenja. Na primjer, ukoliko elimo u dijalog prozor Enter Parameter Value kao parametar da upisujemo godinu, a da nam upit izdvoji : sve zapise sa godinama prije unijete u red Criteria polja na koje elimo primijniti parametar upie se: <[ Godine prije] ili sa godinama prije i tokom unijete godine u red Criteria polja na koje elimo primijniti parametar upie se: <=[Godine prije i jednake] ili sa godinama poslije unijete godine, u red Criteria polja na koje elimo primijniti parametar upie se: >[Godine poslije] Formiranje novih polja u upitima, spajanjem postojeih polja Za formiranje novih polja u red Field, tj. red za naziv polja, u prazno polje se upisuje: Naziv izraunatog polja, Dvotaka(:),Izraz koji definie novo polje.
Primjeri formiranja novog polja spajanjem sadraja postojeih polja: 1. U upitu koji sadri tabelu tblStudenti i u njoj polja Prezime i Ime, formirati novo polje Student koje daje podatke Prezime i ime studenta (npr. Markovi Marko): Field: Student: [tblStudenti]![Prezime]& &[tblStudenti]![Ime] 2. U uitu koji sadri tabelu tblStudenti i u njoj polja Prezime, ImeOca i Ime, formirati novo polje Student koje daje podatke Ime, poetno slovo imena oca i prezime studenta (npr. Marko M. Markovi): Field: Student: [tblStudenti]![Ime]& & Left ([tblStudenti]![ImeOca];1) &. &[tblStudenti]![Prezime] 3. U upitu koji sadri tabelu tblStudenti i u njoj polja Ulica, Broj,, formirati novo polje naziva Adresa sa podacima ulica i broj (npr. Vuka Karadia 2) : Field: Adresa: [tblStudenti]![Ulica]& &[tblStudenti]![Broj] Napomena: 1. Ako je u izrazu sa operatorom & vrijednost oba polja Null i rezultat spajanja je Null. Ako samo jedno polje ima vrijednost Null, Access to polje pretvara u znakovni niz duine 0 (prazan string ). 2. Za spajanje znakovnih nizova moe da se koristi i matematiki operator sabiranja (+) Npr. mogu da se kombinuju polja Prezime i Ime i da ih prikazujemo kao jedno polje. Student: [Ime]+ " "+[Prezime] . Student je ime novog polja. 3. Za spajanje znakovnih nizova treba koristiti tekstualni operator ampersand (&). 4. Ako je u izrazu sa matematikim operatrima bilo koja vrijednost Null rezultat e biti Null.
-92-
________________________________________________________________________________________________________
Total upiti Total upiti omoguavaju da na temelju postojeih podataka u izvorima izrauna nove podatke. Da bi se mogla koristiti ova funkcija treba na meniju [View] ukljuiti opciju [Totals]. Ukljuivanjem ove opcije u donjem dijelu ekrana gdje se nalazi tabela upita s redovima Field, Table, Sort, Show, Criteria i Or, izmeu reda Table i Sort pojavljuje se red Total koji moe poprimiti slijedee vrijednosti:
Funkcije Sum Avg Min Max Count Izraunava Sabiranje Aritmetike sredina Najmanja vrijednost Najvea vrijednost Prebrojavanje Tip podataka na kojima se primjenjije Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, and OLE Object
Primjeri Total upita: 1. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je iz pojedinih gradova ?: Izvor: tblStudenti Total: BrojIndeksa (Count), Grad (Group by) 2. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je diplomiralo, a koliko nije ? Izvor: tblStudenti Total: BrojIndeksa (Count), Diplomirao (Group by) 3. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je poloilo Access i koja je prosjena ocjena ? Prosjenu ocjenu prikazati sa dvije decimale. Izvor: tblIndeksi Criteria: NazivPredmata (Access) Total: BrojIndeksa (Count), Ocjena (Avg) DTMx1 na polje Ocjena, opcija Properties, kartica General, svojstva:
-93-
________________________________________________________________________________________________________
Format: Fixed Decimal Places: 2 4. Kolike su prosjene ocjene za pojedine predmete ? Prosjenu ocjenu prikazati sa jednom decimalom. Izvor: tblIndeksi Naziv predmata (Access) Total: BrojIndeksa (Count), NazivPredmata (Group by),Ocjena (Avg) DTMx1 na polje Ocjena, opcija Properties, kartica General, svojstva: Format: Fixed Decimal Places: 1 5. Formirati parametarski upit (naziv predmeta parametarski kriterijum) za odreivanje prosjene ocjene za pojedine predmete ? Prosjenu ocjenu prikazati sa dvije decimale.
Napomena: Ako uvijek ne znamo puni naziv, konkretno predmeta, kao parametarski kriterijum moemo upisati izraz: Criteria: Like *&[Upisati naziv (DIO) predmeta]&* Koritenje Sastavljaa izraza (Expression Builder) za sastavljanje izraza Sastavlja izraza moe pomoi u stvaranju izraza. Sastavlja izraza omoguava brz pristup nazivima polja i kontrola u bazi podataka, kao i mnogim ugraenim funkcijama koje su na raspolaganju tokom pisanja izraza..
-94-
________________________________________________________________________________________________________
Sastavljaa izraza moemo pokrenuti s veine mjesta gdje postoji potreba za pisanje izraza, kao to je svojstvo kontrole Izvor kontrole (Control Source), svojstvo polja tabele Validation Rule i dr. Kao pravilo, ako postoji dugme Build ( ), moemo ga pritisnuti i pokrenuti Sastavljaa izraza (Sl. ). Okno za izraza Gornji dio sastavljaa sadri okvir izraza u kojem se slae izraz. Moemo runo unijeti izraz u okvir ili moemo odabrati elemente iz tri okna u donjem dijelu Sastavljaa izraza i dodati ih u okno izraza. Elemente dodajemo (LTMx2) na element ili (LTMx1) i Paste.
1 2 3
Alatke (dugmad) operatora Srednji dio Sastavljaa izraza prikazuje dugmad za umetanje uobiajenih aritmetikih operatora u izraz. Za umetanje operatora u okvir izraza (LTMx1) na odgovarajuei dugme. Za prikaz dueg popisa operatora koje moemo koristiti u izrazu otvaramo mapu Operatori (Operators) u donjem lijevom oknu i zatim u srednjem oknu pritisnemo kategoriju koju elimo. Desno okno e zatim prikazati sve operatore u odabranoj kategoriji. Za umetanje operatora (LTMx2) ili (LTMx1) i Paste . Elementi izraza Donji dio sadri tri okna: Lijevo okno prikazuje mape u kojima su popisi polja tabela, upita, obrazaca i izvjetaja u bazi podataka, kao i dostupne ugraene funkcije, konstante, operatori i uobiajeni izrazi. Srednje okno prikazuje odreene elemente ili kategorije za mapu odabranu u lijevom oknu. Na primjer, ako pritisnemo Ugraene funkcije (Built-In Functions) u lijevom oknu, srednje okno prikazuje kategorije funkcija.
-95-
________________________________________________________________________________________________________
U desnom oknu se prikazuju vrijednosti, ako ih ima, za elemente koji su odabrani u lijevom i srednjem oknu . Na primjer, ako pritisnemo Ugraene funkcije u lijevom oknu i zatim kategoriju funkcije u srednjem oknu, desno okno prikazuje sve ugraene funkcije u odabranoj kategoriji. Izraze sastavljamo unosei tekst u okno izraza i postavljanjem (Past) elemenata iz drugih dijelova Sastavljaa izraza. Na primjer, moemo pritisnuti donje lijevo okno za pregled objekata iz baze podataka, kao i funkcije, konstante, operatore i uobiajene izraze. Kad pritisnemo stavku u lijevom oknu, ostala okna e se promijeniti saglasno tome. Na primjer, kad pritisnemo naziv tabele (Tables) u lijevom oknu, srednje okno prikazuje polja u toj tabeli. Kad dvaput pritisnemo Funkcije (Functions) i zatim pritisnemo Ugraene funkcije (Built-In Functions), srednje okno prikazuje sve kategorije funkcija, a desno okno sve funkcije u tim kategorijama. Kad dvaput pritisnemo funkciju kako bismo je umetnuli u izraz, funkcija i tekst koji navodi argumente potrebne za tu funkciju pojavljuju se kao tekst rezerviranog mjesta u okviru izraza. Nakon toga moemo zamijeniti tekst vrijednostima argumenata. Kad postavljamo identifikator (naziv polja tabele ili kontrole) u izraz, Sastavlja izraza umee samo dijelove identifikatora koji su nuni u trenutnom kontekstu. Na primjer, ako pokrenemo Sastavljaa izraza za svojstva obrasca s nazivom Kupci i zatim postavimo identifikator za svojstvo obrasca Visible u izrazu, Sastavlja izraza e postaviti samo naziv svojstva Visible. Ako koristimo izraz van konteksta obrasca, mora se ukljuiti itavi identifikator: Forms![Kupci].Visible
-96-
________________________________________________________________________________________________________
-97-

Skripta Za Pravljenje Biblioteke U Acces-U

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Skripta Za Pravljenje Biblioteke U Acces-U

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

I.1 BAZE PODATAKA U ACCESS-U (osnovne karakteristike)

Baza podataka je skup informacija o odreenoj temi, odnosno sistemu.

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

(LTM-1x) Tools Database Utilities

Compact and Repair Database

I.2 STARTOVANJE ACCESS-A

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

I.3 PROZOR Microsoft Access SA Getting Started MENIJEM

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

I.3. KREIRANJE NOVE BAZE PODATAKA

Analiza i struktuiranje DB predstavlja postupak:

detaljne analize teme, odnosno sistema za koji se postavlja DB,

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Kreiranje nove Access DB (aplikacije)

1. Kreiranje DB pomou arobnjaka (Database Wizard):

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

1. Lociranje nove DB vri se preko polja padajue liste Save In: .

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

"Objects meni "

Paleta sa alatkama: "Open" "Design" "New" "Delete" "Views" (4)

Radna povrina prozora

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

I.5. SHORTCUT MENIJI U PROZORU Database

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

I.6. Rad sa objektima DB u prozoru Database

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

I.7. Pravila za imenovanje objekata Access DB

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011

Prof. dr Jadranka Radovi

Upravljanje relacionim bazama podataka (Access) _ IKol2011