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REDACCION DE INFORMES
2011

LA COMUNICACIN

Es la transferencia de informacin, que de un EMISOR, CANAL O MEDIO se transmite al RECEPTOR.

ELEMENTOS

EMISOR MEDIO RECEPTOR

Es un sistema mediante el cual se registran y se comunican las actividades sucedidas durante un periodo de tiempo determinado o por un hecho especial. El personal de Vigilancia y Seguridad Privada, debe estar en condiciones de redactar un Informe correctamente.

CLASES DE INFORMES Escrito Verbal No verbal (seas) Importancia del Informe Escrito Libros de Minuta Libros de Control Formatos Prediseados

ESCRITO

El Libro de Minuta de Vigilancia, donde se registra todas las actividades; Minuto, a Minuto, durante el Turno de Servicio.
VERBAL

Es aquel que se establece de persona, a persona, cuando esta presente el Coordinador o Supervisor.

NO VERBAL

Se establece mediante seas corporales para no enterar a la segunda persona.

LIBROS DE CONTROL

De Vehculos De Visitantes De Llaves (Duplicados) De Llamadas

PREDISEADOS

Son Formatos establecidos por las Empresas, para presentar los Informes; especialmente con relacin a los procedimientos de Seguridad Industrial; los cuales tiene espacios para completar la informacin.

FINALIDADES DE TODO INFORME

PARA COMUNICAR

Se establece para enterar a los Jefes Inmediatos, de los hechos especiales y de importancia durante el turno de servicio.

COMO REGISTRO

Las anotaciones se realizan en forma cronolgica y por consiguiente quedan registradas en los libros asignados, para los fines especficos y sirven como antecedentes en caso de una investigacin.

COMO PRUEBA INVARIASBLE

Las anotaciones realizadas, sirven como prueba de hecho de una consigna, haber recibido o entregado algo, constatar alguna actividad en modo, tiempo, lugar y el responsable.

COMO PROTECCION PROPIA

El acto de informar oportunamente una novedad, deficiencia en el sistema, o cualquier otro hecho que se salga de las posibilidades de solucin por parte del Guarda de Seguridad, que por stas causas se ocasiona un hecho grave; sirve como atenuante en caso de investigacin, para eximir de responsabilidad al Guarda de Seguridad.

OBSERVACION

El Guarda de Seguridad, debe tener cuidado en el momento de hacer las anotaciones; el nico que puede determinar la actitud de un hecho son las Autoridades; por consiguiente se debe de Presumir, que los autores de un hecho son los responsables y las actividades son de Apariencia en su ejecucin.

CUALIDADES DE TODO INFORME

CLARO

Emplear un vocabulario sencillo, que se entienda cual es el mensaje, usar palabras conocidas y emplear la Ortografa; la cual refleja la calidad del autor del Informe.
PRECISO

Hacer una descripcin de la forma como sucedieron los hechos, sin adicionar elementos o anotaciones que distorsionen o distraigan el mensaje.

La precisin: tiene que ver con informar solamente hechos y no conjeturas o adivinaciones. El Informe debe remitirse a lo que Observ, el Olor que percibi, el Ruido que escuch y usar trminos exactos evitando palabras imprecisas

CONCISO

Aunque es sinnimo de preciso; se refiere a decir las cosas por sus nombres, con palabras exactas y sin dilaciones.
OPORTUNO

Se debe elaborar el Informe sobre un hecho o novedad, en el trmino de la distancia, que sirva para tomar acciones correctivas inmediatas.

La Oportunidad: significa que lo informado, debe servir para tomar una decisin o la accin correctiva inmediata. Un Informe sobre un Incendio, cuando el Edificio ya ha sido consumido por las llamas; de nada sirve.

COMPLETO

El Informe debe contener los elementos necesarios para dar compresin de los hechos. No se debe dejar espacios ni aplicar conceptos equivocados.

CABALIDAD

El Informe debe ser completo o cabal. Si esta completo; debe contestar seis interrogantes: Al terminar de escribir un Informe, lalo dos veces y consltelo con un compaero capacitado. Un Informe se escribe para que lo lea otra persona que debe entender bien lo que usted quiso informar.

INTERROGANTES QUE DEBE CONTESTAR TODO INFORME QUE Es darle el nombre al hecho Qu novedad se present Qu procedimiento se aplic Qu resultado hubo

QUIEN Las personas involucradas en el hecho (Autores, Vctimas, Testigos) Se debe recolectar la mxima informacin correspondiente a datos personales para establecer responsables

CUANDO Se refiere al tiempo en que sucede el hecho. Da Mes Ao Hora

DONDE Identificar el lugar de los hechos, orientacin y sitios de importancia, para la Investigacin. COMO Es la forma como se present la novedad o sucedieron los hechos.

POR QUE Es el concepto del motivo por el cual se presume la ocurrencia de un hecho.Debe ser objetivo. Ejemplo: Como no hubo control sali el vehculo sin cumplir con los requisitos y caus un accidente.

METODOS PARA ELABORAR INFORMES LOCATIVO El Informe se hace tomando como punto de partida el momento en que el Guarda de Seguridad, llega al sitio del incidente. A partir de ste punto, comienza a registrar los sucesos pasados y los futuros en la medida que se van presentando.

CRONOLOGICO

Se recolecta toda la Informacin y se ordenan los datos; es un mtodo prctico que facilita la investigacin.

INFORME DE ORDEN INTERNO

PARA

SR. JESUS MARIA CHIMA Supervisor de Patrulla. DE : GS. JUAN MANUEL ARRIETA ASUNTO : Informe sobre Novedad en el Servicio. FECHA : 26 DE Diciembre/2009.

Comedidamente me permito poner en conocimiento que, hoy, a las 06:00, horas, cuando recib el turno, en el puesto de Vigilancia de la Garita del Polideportivo; verificando los elementos del servicio, no encontr el Revlver Marca Llama, Calibre 38 Largo, Nmero IM-2235, que es el asignado para ste puesto.

Revis el Libro de Minuta de Vigilancia y no existe anotacin al respecto. Me comuniqu inmediatamente con el seor JEUS MARIA CHIMA, Supervisor de Patrulla y como constancia remito el Informe de conformidad con lo ordenado. Anexo fotocopia del folio Nmero 14, del Libro de Minuta de Vigilancia,

con el fin de que se establezca lo relacionado a la entrega que me hizo el seor GS. FRANCISCO TAMAYO. Cordialmente,

GS JUAN MANUEL ARRIETA Placa N 44357. C.C. N 25439827/Cgna

NIVEL INTERNO

DE PARA ASUNTO FECHA

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GERENCIA Todo el Personal Capacitacin 12 de Mayo/2010

El da 14 de Mayo/2010, a las 08:00, horas, deben presentarse en el Departamento de Operaciones, para cumplir con el programa de Capacitacin sobre llamadas amenazantes, a cargo del Doctor GUILLERMO CABARALES. LUIS ALFREDO RINCON Gerente.

DE EMPRESA A EMPRESA Cartagena de Indias, 12 de Mayo de 2010 Doctor JORGE ARTURO OLAYA Presidente CRUZ ROJA COLOMBIANA Departamento de Bolvar. Docencia Socorrismos. La Ciudad. Apreciado Doctor:

REFERENCIA

Nos permitimos solicitar su valiosa colaboracin, consistente en asignar un Profesor de su Institucin; para capacitar a los seores Guardas de Seguridad, en los temas de Prevencin sobre Riesgos Naturales.

Agradezco la atencin que preste a la presente. Cordialmente,

ALEJANDRO VASQUEZ SOTOMAYOR Gerente CIVIWORK LTDA.

CARTA DE UN HIJO

Mama Este dia es mui espesial Para mi como para ti porque sin tu yo no esistiria ni estaria pues no avria nacido y por eso quiero darte las gracias por darme la vida es muy difisil para mi esprezarme yo creo que por eso me va mal es espaol Felis dia vecitos.

GRACIAS POR SU ATENCION

10-08/2011