Apostila Gestão de Documentos

SUMRIO
UNIDADE I: INTRODUO ARQUIVOLOGIA. (Habilidade Bsica) 1. rgos de Documentao: conceitos ........................................................................ 01
2. Arquivos ......................................................................................................................... 02 2.1. Natureza..................................................................................................................... 02 2.2. Finalidade e Funo ................................................................................................ 02 3. Arquivstica .................................................................................................................... 02 3.1. Conceito .................................................................................................................... 02 3.2. Terminologia ............................................................................................................ 03 3.3. Princpios Arquivsticos .......................................................................................... 05 3.4. Legislao ................................................................................................................. 05 4. Documentos de Arquivo ............................................................................................. 10 4.1. Conceito .................................................................................................................... 10 4.2. Caractersticas .......................................................................................................... 11 4.3. Classificao ............................................................................................................. 11 4.4. Documentos Especiais ........................................................................................... 12
UNIDADE II: GESTO DE DOCUMENTOS. (Habilidade Especfica) 1. 2. 3. Conceitos ....................................................................................................................... 13 Teoria das Trs Idades ................................................................................................. 13 Terminologia ................................................................................................................. 15
4. Gesto de Documentos em Arquivos Correntes...................................................... 17 4.1. Plano de Classificao de Documentos de Arquivo por Assunto ................... 17 4.1.1. Definies e Conceitos ........................................................................................... 17 4.2. Protocolo .................................................................................................................. 20 4.3. Arquivamento .......................................................................................................... 21 5. Avaliao e Seleo de Documentos ......................................................................... 24 5.1. Valorao dos Documentos .................................................................................. 26 5.2. Prazos de Guarda .................................................................................................... 28 5.3. Tabela de Temporalidade ....................................................................................... 28 5.4. Acervos Acumulados .............................................................................................. 29
Emlia Barroso Cruz - 2001.
6. Arquivos Intermedirios .............................................................................................. 31 6.1. Conceito .................................................................................................................... 31 6.2. Objetivos .................................................................................................................. 31 6.3. Vantagens ................................................................................................................. 32 6.4. Atividades e Procedimentos .................................................................................. 33 6.4.1. Transferncia ............................................................................................................ 33 6.4.2. Emprstimo .............................................................................................................. 33 6.4.3. Recolhimento ........................................................................................................... 33 6.4.4. Eliminao ................................................................................................................ 34
UNIDADE III: APLICAO Especfica)) 1. 2. 3. 4. 5.
DE
NOVAS TECNOLOGIAS
AOS
ARQUIVOS. (Habilidade
Introduo ..................................................................................................................... 35 Documentos Microgrfica ........................................................................................... 36 Documentao Informtica ........................................................................................ 36 Documentao Informtica: um caso especfico ..................................................... 37 Consideraes a Respeito da Aplicao de Novas Tecnologias aos Arquivos ............................................................................................ 40
ANEXOS: Anexo 1: Glossrio de Termos Arquivsticos....................................................................... 43 Anexo 2: Legislao de Arquivo ............................................................................................ 52 Lei 8.159/91 ............................................................................................................. 53 Decreto 2.134/97 (revogado) ................................................................................. 56 Decreto 2.910/98 (revogado) ................................................................................ 60 Decreto 2.182/97 .................................................................................................... 68 Resoluo CONARQ 6/97 ................................................................................... 70 Lei 11.726/94 ........................................................................................................... 71 Decreto 39.504/97 .................................................................................................. 73 Decreto 40.186/98 .................................................................................................. 75 Decreto 40.187/98 .................................................................................................. 77 Deliberao CEA 4/98 ........................................................................................... 78 Deliberao CEA 5/98 ........................................................................................... 82 Lei 5.433/68 ............................................................................................................. 88 Decreto 1.799/96 .................................................................................................... 89 BIBLIOGRAFIA ...........................................................................................................................92
II
UNIDADE I: INTRODUO ARQUIVOLOGIA
1.
RGOS DE DOCUMENTAO: CONCEITOS.
Centro de Documentao: rene documentos colecionados em funo de um tema. Biblioteca: rene documentos impressos, especialmente livros, folhetos e peridicos, podendo tambm adquirir documentos audiovisuais e especiais, que constituem colees especficas.
Centro de Informao: similar ao Centro de Documentao, no se preocupa em reunir documentos em funo de um tema, mas sim de ter as informaes contidas nos mesmos.
Museu: rene documentos tridimensionais, de origens distintas, geralmente sobre um tema especfico.
Centro Cultural ou Casas de Cultura: funcionam como espaos culturais e tm como principal objetivo o apoio a eventos multi-mdia. Estas instituies podem ter acervo bibliogrfico, espao para peas teatrais e projeo de filmes, vdeos, alm de exposies.
Arquivo: o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos 1 . O que caracteriza claramente estas distintas instituies culturais sua
funo, provenincia e organicidade dos documentos e suporte dos mesmos.
Art. 2 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
2.
ARQUIVOS.
2.1. NATUREZA.
Os arquivos, de acordo com sua natureza, podem ser pblicos ou privados. Os arquivos privados podem ser pessoais ou de empresas privadas. Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias 2 .
2.2. FINALIDADE E FUNO.
1. Apoiar a administrao a qual pertence, promovendo programas de gesto de documentos. Entende-se por gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente 3 . 2. Recolher, preservar e dar acesso aos documentos de valor permanente, apoiando administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, e garantindo os direitos de cidadania.
3.
ARQUIVSTICA.
3.1. CONCEITO.
Arquivstica o conjunto de princpios tcnicos a serem aplicados na constituio, desenvolvimento e utilizao dos arquivos.
2 3
Art. 7 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 3 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
3.2. TERMINOLOGIA.
Reunimos abaixo termos bsicos referentes arquivstica. 4 Acervo: Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo. Acesso: Possibilidade de consultas aos documentos de arquivos, as quais podero variar em funo de clusulas restritivas. Acumulao: Reunio de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa, que, geralmente, no se encontram identificados e/ou organizados. Arquivo Corrente: Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, continuam objeto de consulta freqente (Lei Federal 8.159/91, art. 8, 1). Arquivo Intermedirio: Conjunto de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal 8.159/91, art. 8, 2). Arquivo Permanente: Conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados (Lei Federal 8.159/91, art. 8, 3). Documento de Guarda Permanente: Documento ou conjunto de documentos avaliados e destinados para guarda permanente, isto , que devero ser preservados em decorrncia de seu valor probatrio e informativo. Documento Oficial: Documento emanado do poder pblico ou de instituio de direito privado que produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. Documento Ostensivo: Documento sem qualquer restrio legal de acesso.
Consultar termos tcnicos no glossrio, Anexo 1.
Documento Pblico: Documento produzido, recebido e acumulado pelos rgos ou entidades do Poder Pblico no desempenho de suas funes e atividades. Documento Sigiloso: Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. Espcie Documental: Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, ofcio, certido, decreto, edital, memorando, relatrio, etc. Instrumento de Pesquisa: Meio de disseminao e recuperao de informao utilizado pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa, entre outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalncia. Tambm chamados instrumentos de recuperao da informao. Ordenao: Diz-se de uma forma em que o acervo encontra-se organizado a fim de recuperar as informaes de maneira mais fcil e precisa. Original: 1. Documento criado inicialmente. Ope-se cpia. 2. Verso final de um documento, j na sua forma apropriada. Recuperao da Informao: Conjunto de procedimentos usualmente automatizados, pelos quais referncias ou dados contidos em documentos so indexados e armazenados de maneira que possam ser recuperados em resposta a comandos especficos. Restrio de Acesso: Limitao do acesso a arquivos, a documentos ou informaes decorrentes de regulamentao geral ou especfica, determinando prazos de consulta ou excluses gerais. Suporte: Material sobre o qual ou no qual so registradas as informaes de um documento: papiro, papel, filme, fita magntica, etc. Unidade de Arquivamento: O menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denominados pastas, maos, pacotilhas, dossis, processos, etc.
3.3. PRINCPIOS ARQUIVSTICOS.
O arranjo dos documentos dos arquivos de custdia obedece dois princpios bsicos da arquivstica, que dizem respeito ordenao dos grupos de documentos, uns em relao aos outros, e ao ordenamento das peas individuais dentro dos grupos. Os documentos pblicos devem ser guardados em unidades distintas, correspondente sua origem em determinado rgo governamental. Este o princpio da provenincia (provenance) ou princpio do respeito aos fundos (respect des fonds). Este princpio teve aceitao pelas seguintes razes: a) protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo; b) ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos; c) fornece ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob a sua custdia. O segundo princpio o do respeito ordem original dos documentos. Ainda que esta ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo.
3.4. LEGISLAO ARQUIVSTICA. 5
1.
Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas. H uma tendncia na legislao dos arquivos em organiz-los imagem e
semelhana do prprio Estado, refletindo seus fluxos de centralizao e descentralizao, seus modelos administrativos modernizadores. Sendo o Brasil um pas federalista, cada ente federado (Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios) tem
5
A legislao Federal e Estadual necessrias esto reproduzidas no Anexo 2.
autonomia para legislar sobre os assuntos de sua competncia. No caso especfico de proteo ao patrimnio histrico e cultural (onde se incluem os documentos, artigo 216, inciso IV da Constituio Federal) competncia concorrente entre Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, o que implica na possibilidade de disposio sobre o assunto por mais de uma entidade federativa, com a primazia da Unio no que tange fixao de normas gerais. O modelo brasileiro de organizao da administrao de arquivos caracteriza-se pela autonomia dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, bem como das esferas Federal, Estadual e Municipal. A integrao entres os trs poderes e as instncias de governo se faz atravs do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ 6 e do Sistema Nacional de Arquivos SINAR 7 .

Constituio da Repblica Federativa do Brasil 1988, art. 24, inciso VIII. Constituio do Estado de Minas Gerais 1989, art. 10, inciso XV, alneas (g) e (h).
Legislao Federal
Lei n. 8.159 - 08 jan. 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Art. 17 a 21.
Decreto n. 1.173 29 jun. 1994. Dispe sobre a composio, organizao e funcionamento do CONARQ e do SINAR.
2.
Proteo da Integridade e Segurana dos Arquivos. Preveno dos danos no patrimnio documental, o ajuste das relaes
atravs da legislao arquivstica e a adoo de diversos meios e medidas de gesto para cumprir este princpio. Incluem disposies relativas aquisio, organizao, valorao, descrio, conservao, proteo, comunicao e difuso dos documentos.
Constituio da Repblica Federativa do Brasil 1988, art. 23, incisos III e IV e art. 216 2.
Constituio do Estado de Minas Gerais 1989, art. 11, inciso III; art. 18, 3; art. 207, inciso III, IV e VI; art. 261.
6 7
Responsvel pela definio da poltica nacional de arquivos e pela orientao normativa. Responsvel pela implementao da poltica nacional de arquivos.
Legislao Federal
Lei n. 8.159 - 08 jan. 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Arts. 1, 9, 10 e 25.
Legislao Estadual
Lei n. 11.726 30 dez. 1994. Dispe sobre a poltica cultural do Estado de Minas Gerais. (Seo III - Dos Arquivos). Arts. 26, 29
Decreto n. 39.504 - 24 mar 1998. Cria o Conselho Estadual de Arquivos CEA, e d outras providncias.
Decreto n. 40.186 - 22 dez 1998. Dispe sobre a gesto de Documentos Pblicos. Decreto n. 40.187 - 22 dez 1998. Dispe sobre a aprovao do Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica de Minas Gerais, os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Pblicos.
Decreto n. 40.273 - 10 fev. 1999. Altera a redao do dispositivo do Decreto n 40.186, de 22 de dezembro de 1998, que dispe sobre a gesto de documentos.
Decreto n. 40.274 - 10 fev. 1999. Altera a redao do dispositivo do Decreto n 40.187, de 22 de dezembro de 1998, que dispe sobre a aprovao do Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica de Minas Gerais, os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Pblicos.
Normas Definidas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ:
Resoluo n. 1 - 18 de out. 1995. Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. Resoluo n. 2 - 18 de out. 1995. Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para as instituies arquivsticas pblicas.
Resoluo n. 4 - 28 de mai. 1996. Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Resoluo n. 5 - 30 de set. 1996. Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Resoluo n. 6 - 15 de mai. 1997. Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. Resoluo n. 7 - 20 de mai. 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
Normas Definidas pelo Conselho Estadual de Arquivos do Estado de Minas Gerais CEA/MG:
Deliberao n. 4 - 17 de dez 1998. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos de arquivo no mbito dos rgos e entidades integrantes da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais. Deliberao n. 5 - 17 de dez 1998. Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos pblicos no Arquivo Pblico Mineiro.
3.
Acesso aos arquivos. O essencial deste princpio consiste em assegurar e garantir o direito da
sociedade e dos cidados a utilizar os arquivos, e tambm a frisar a obrigao que tm as autoridades arquivsticas de facilitar o acesso e a oferecer servios aos usurios. Na Lei 8.159/91, os artigos 4, 5 e 6 franqueiam ao cidado o direito ao acesso dos documentos pblicos. 4. Proteo dos Arquivos Privados. Em primeiro lugar, costuma fomentar a doao de documentos. Em segundo lugar, regula ou restringe sua venda. Em terceiro lugar, prev seu registro e superviso.
Na Lei 8.159/91 o seu captulo III trata dos arquivos privados, onde no artigo 13, probe a alienao com disperso ou perda da unidade documental e a transferncia para o exterior, assim como a preferncia do Poder Pblico na aquisio destes documentos. J a Lei Estadual 11.726, incentiva a proteo e o acesso ao arquivos privados de interesse pblico e social atravs da concesso de benefcios fiscais ao seu proprietrio ou possuidor (art. 38, 1), e prev o registro e superviso destes acervos atravs de cadastro centralizado e atualizado dos arquivos pblicos e privados (art. 40) 5. Acesso aos documentos sigilosos. Muitos pases estabelecem um prazo geral de reteno antes que os documentos sejam acessveis ao pblico (normalmente 30 anos) e estipulam procedimentos para avaliar e autorizar a reduo ou ampliao do prazo de reteno, quando for o caso. A Lei 8.159/91, no seu Captulo V, define as condies de acesso aos documentos sigilosos. Em 1997, o Decreto 2.134 veio regulamentar a lei, definindo as categorias de documentos sigilosos, os prazos de reteno e a possibilidade de reduzir ou ampliar estes prazos. O decreto determina a criao de Comisses Permanentes de Acesso (art. 5) em rgos pblicos ou instituies de carter pblico custodiadoras de documentos sigilosos. Estas Comisses sero responsveis pela anlise dos documentos para desclassificao (art. 6), liberao dos documentos findos os prazos de reteno (art. 7) e autorizao do acesso a documentos pblicos sigilosos a pessoas credenciadas (art. 9). Segundo o decreto todos tem direito de acessar documentos e informaes a seu respeito existente em arquivos ou banco de dados pblicos, mediante requerimento (art. 13), sendo que o acesso pblico irrestrito a documentos cuja divulgao comprometa ... a vida privada, a honra, e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia s ser liberado aps o prazo de 100 anos da sua produo (art. 28 e 29). Os prazos de reteno variam de 30 anos, para os ultrasecretos, a 5 anos, para os reservados (art. 20). Determina, ainda, que a autoridade responsvel pela classificao dos documentos poder, findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua natureza, torn-los ostensivos (art. 22) ou, considerando o interesse de segurana da sociedade e do Estado, renovar a classificao, por uma nica vez, por igual perodo (art. 23).
Em 29 de dezembro de 1998, o Governo Federal publicou o Decreto n. 2.910, estabelecendo normas para salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa. Este Decreto trata, entre outras coisas, da normatizao de procedimentos de classificao, tramitao, reproduo, preservao, eliminao, guarda, criptografia e transporte de documentos sigilosos. 6. Modernizao da Administrao de Arquivos e Novos Suportes de Documentos: Atrs da avalanche de avanos cientficos e tcnicos, de aplicao ao campo dos arquivos, a modernizao dos sistemas de administrao de arquivos e a apario de novos tipos e suportes de documentos, os pases tentam formular leis para a administrao poltica e jurdica em que se contemple a aquisio, gesto e utilizao dos novos suportes documentais e de seu contedo. A Lei Federal 5.433/68 e o Decreto 1.799/96 regulam a microfilmagem de documentos oficiais, determinando procedimentos e normas de produo, identificao, organizao, armazenamento, eliminao, etc. para que seja garantida a recuperao eficaz da informao, assim como a qualidade que permita a sua utilizao como prova legal, em juzo ou fora dele.
4.
DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
4.1. CONCEITO. O documento de arquivo todo material recebido e produzido por um governo, instituio ou empresa, no decorrer de suas atividades, arquivado e conservado por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e prova.
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4.2. CARACTERSTICAS.
O que define o documento como de arquivo a presena de uma srie de caractersticas: a) Produo e recepo por uma entidade. Este primeiro elemento refere-se razo pela qual o documento foi produzido e acumulado. So documentos de arquivo aqueles que foram criados no curso de uma atividade organizada, durante o processo de consecuo de um certo fim administrativo, legal, de negcio ou qualquer outro fim social. b) Prova de transaes passadas. Essa caracterstica est ligada aos valores pelos quais os arquivos so preservados. O objetivo dos arquivos a guarda e preservao de documentos para fins administrativo e cultural. O documento deve servir de prova de transaes passadas e das atividades das administraes. c) Carter orgnico ou administrativo. Um documento isolado significa muito pouco. A menor unidade, no arquivo, o dossi onde os documentos esto ligados organicamente retratando uma atividade do rgo. d) Exemplar nico. Ao contrrio dos livros, onde a informao reproduzida em diversas cpias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos so nicos. Exigem, desta forma, cuidados especiais pois, alm da informao, h que se preservar o suporte.
4.3. CLASSIFICAO.
Os documentos de arquivo so classificados quanto forma (textuais ou especiais), espcie (cartas, avisos, ofcios, relatrios, decretos, requerimentos, etc.) e pela natureza do assunto (sigilosos ou ostensivos).
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4.4. DOCUMENTOS ESPECIAIS.
As formas de registro das informaes acompanham e refletem, de maneira fiel, o desenvolvimento cultural e tecnolgico da humanidade. 8 A documentao especial uma categoria que abrange essencialmente documentos no textuais e/ou com caractersticas especiais. Como caractersticas especiais entendemos: a) o suporte em outra composio fsico-qumica que no o papel comum (acetato, vinil, fitas magnticas, metal, vidro, etc.); b) no caso do suporte em papel, os que possuem formatos ou dimenses excepcionais (mapas, plantas, etc.); c) linguagem no textual (imagens, sons, etc.). Esta documentao necessita de tratamento diferenciado em sees especializadas objetivando a sua preservao, mediante condies ideais de armazenamento, e a eficincia na recuperao de informaes, atravs da sua correta organizao e identificao. So documentos especiais: filmogrfico (fitas de vdeo, rolos de filmes, etc.), sonoro (discos de vinil, CDs, fitas magnticas, etc.), cartogrfico (plantas, mapas, croquis, etc.), iconogrfico (gravuras, fotos, desenhos, etc.), informtico (disco tico, discos flexveis, fitas magnticas, etc.) e microgrfico (microfilmes, microfichas, jaquetas, etc.).
BRANDO, LEME. Documentao especial em arquivos pblicos. Acervo. p.51.
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UNIDADE II: GESTO DE DOCUMENTOS
1.
CONCEITO.
O termo Gesto de Documentos, criado pelos arquivistas canadenses, a traduo literal do ingls record management, que o conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso, avaliao e destinao final dos documentos de arquivo. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. 9 A gesto documental tem por objetivo assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado da microfilmagem, processamento eletrnico de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histricos e cientficos. Tais procedimentos levaro melhoria dos servios arquivsticos, resgatando, com isso, a funo social dos arquivos, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o prprio Estado, suporte para as decises poltico-administrativas.
2.
TEORIA DAS TRS IDADES.
Aps a II Guerra Mundial, com o aumento crescente da mquina administrativa dos governos e a atuao mais intensa do Estado em diversos campos da
9
Lei Federal n. 8.159, de 08.01.1991. art. 3.
13
vida social, o volume de documentos cresceu em propores inditas, apresentando-se em vrios suportes fsicos. A massa documental acumulada de forma quase sempre assistemtica nos diversos setores da administrao pblica, a produo e a reproduo desordenada de documentos, o alto custo de conservao daqueles cujo ciclo de vida encontrava-se encerrado e a eliminao sem critrios de outros a serem preservados permanentemente, levou as instituies arquivsticas de pases como EUA, Canad, Frana e Inglaterra a se deterem na busca de solues para estes problemas. Tornou-se, ento, evidente que, para os arquivos se constiturem efetivamente em instrumentos de apoio administrao, fazia-se necessria a utilizao de um conjunto de tcnicas, envolvendo princpios de organizao e mtodos, capaz de gerir documentos desde sua emisso at seu destino final. Tendo em vista estes problemas, arquivistas ligados ao NARA (National Archives and Records Administration o arquivo nacional americano) elaboraram uma teoria que ficou conhecida como Teoria das Trs Idades ou Ciclo Vital dos Documentos. Segundo esta teoria, os documentos so inicialmente organizados e utilizados de maneira ativa por seus produtores; no momento em que seu uso se faz mais espordico, h um segundo perodo no qual so armazenados em depsitos especficos; quando j no tenham nenhuma utilidade operativa, so selecionados como documentos de valor informativo ou probatrio e recolhidos a um arquivo, ou so declarados sem valor e eliminados. Em resumo, os documentos passam por trs fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida. So elas: Fase Corrente ou Primeira Idade, onde os documentos so freqentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua criao. Fase Intermediria ou Segunda Idade, na qual os documentos so de uso eventual pela administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de armazenagem temporria, aguardando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
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Fase Permanente ou Terceira Idade, quando os documentos j cumpriram as finalidades de sua criao, porm devem ser preservados em virtude do seu valor probatrio e informativo para o Estado e o cidado. Cada uma dessas fases implica em procedimentos tcnicos diferenciados e, como em uma reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona diretamente o desempenho das atividades arquivsticas nas idades intermediria e permanente.
3.
TERMINOLOGIA.
Reunimos abaixo termos bsicos referentes gesto de documentos. 10 Amostragem: Em avaliao, a seleo, por meios de critrios variveis, de itens documentais de um conjunto de tal forma que os mesmos, juntos, sejam representativos do conjunto original. Arquivo Central: Unidade administrativa responsvel pela centralizao do
armazenamento e dos procedimentos tcnicos dos documentos produzidos e recebidos pelos diversos setores e servios de uma administrao, durante a fase corrente. Arquivo Setorial: Arquivo responsvel pela guarda e armazenamento dos documentos produzidos e recebidos por uma unidade administrativa durante a sua tramitao. Tambm chamado de arquivo corrente 1. Aps a tramitao estes documentos devero ser transferidos ao Arquivo Central, que, neste caso, seria o arquivo corrente 2. Atividade Finalstica: Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio. O mesmo que atividade-fim.
10
Consultar termos tcnicos no glossrio, Anexo 1.
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Atividade Mantenedora: Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades finalsticas de uma instituio. O mesmo que atividademeio. Avaliao: Processo de anlise e seleo de documentao de arquivos, visando a estabelecer sua destinao (guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo), de acordo com os valores que lhes so atribudos. Classificao: Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao. Destinao: Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos com o objetivo de determinar sua guarda temporria ou permanente, sua eliminao ou microfilmagem, aps terem-se esgotados os prazos de reteno. Eliminao: Destruio de documentos que, por meio de procedimentos e avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. Perodo de Reteno: Perodo de tempo, geralmente baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes antes de serem transferidos para um arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio antes de serem recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados. Recolhimento: Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo intermedirio para a do arquivo permanente. Seleo: Operao arquivstica que consiste na separao fsica dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento da destinao estabelecida na avaliao. Transferncia: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Triagem: Expresso que na literatura especializada considerada como sinnimo de avaliao. Expresso que na Administrao Pblica de Minas Gerais designa a seleo de cpias e vias de documentos, material de trabalho, rascunhos, etc., independentemente da existncia da tabela de temporalidade.
16
Valor Permanente: Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daquelas para os quais foram originalmente produzidos.
4.
GESTO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CORRENTES.
A gesto de documentos aplicada aos arquivos correntes permite o mximo aproveitamento da informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. A implantao de normas nesta fase visa aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida da informao e racionalizar a guarda e conservao dos documentos.
4.1. PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO POR ASSUNTO.
4.1.1. DEFINIES E CONCEITOS.
O Plano de Classificao de Documentos por Assunto 11 um instrumento utilizado no protocolo e nos arquivos correntes para classificar os documentos produzidos e recebidos por um rgo no exerccio de suas atividades. Com a aplicao do Plano de Classificao o arquivamento se faz por assunto, sob a forma de dossis, onde a recuperao da informao se torna mais gil e racional. Esta forma de arquivamento facilita, tambm, as atividades arquivsticas relacionadas avaliao, seleo, transferncia, recolhimento e eliminao desses documentos, onde o fator decisivo o contedo e no a tipologia ou o suporte. A classificao define a organizao fsica dos documentos arquivados, racionalizando a recuperao da informao neles contida. No Plano de Classificao de Documentos, os assuntos se encontram distribudos hierarquicamente, de acordo com as funes e atividades desenvolvidas
11
Parte I do Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998.
17
pelo rgo. Os assuntos recebem cdigos numricos, que refletem a hierarquia funcional do rgo. A hierarquizao feita atravs das classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se do geral para o particular. O sistema adotado o decimal que constitui-se num cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes 12 principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue: Classe 000 Administrao Geral Classe 100 Assuntos Municipais Classe 200 Sade, Trabalho, Ao Social, Segurana Pblica e Justia Classe 300 Educao, Cultura e Esportes Classe 400 Obras Pblicas, Transporte e Habitao Classe 500 Administrao Fazendria Classe 600 Cincia e Tecnologia (subclasses: Meio Ambiente, Desenvolvimento Sustentvel, Minas, Energia, Agricultura e Pecuria) Classe 700 Comrcio, Indstria, Turismo e Abastecimento Classe 800 Vaga Classe 900 Assuntos Diversos As classes correspondem s principais funes desenvolvidas pelo rgo e unidades da administrao. So divididas em subclasses, estas em grupos e subgrupos. Todos recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: Classe Subclasse Grupo Subgrupos 000 030 033 033.1 033.11 033.12 033.13 033.14
12
Administrao Geral Material Aquisio Material Permanente Compra Aluguel. Comodato. Leasing. Emprstimo. Cesso. Doao. Permuta.
Conforme Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998.
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Os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos aos grupos, dos grupos s subclasses e destas, classe. Esta subordinao representada por margens, s quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. As classes 000 e 900 e suas respectivas subclasses: Classe 000 - ADMINISTRAO GERAL Na classe 000 so classificados os documentos referentes s atividades mantenedoras da administrao dos rgos pblicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. Alguns assuntos comuns Administrao Pblica, tornam-se especficos nas Secretarias Sistmicas, de acordo com a funo/atividade desenvolvida, uma vez que norteiam os procedimentos dos rgos pblicos estaduais. Desta forma, existem assuntos por demais detalhados para atender tais necessidades. A Classe 000, ADMINISTRAO GERAL, tem como subclasses: 010 - ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 - PESSOAL 030 - MATERIAL 040 - PATRIMNIO 050 - ORAMENTO E FINANAS 060 - DOCUMENTAO E INFORMAO 070 - COMUNICAES 080 - (VAGA) 090 - OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL Classe 900 - ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo. A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 910 - SOLENIDADES, COMEMORAES, HOMENAGENS. 920 CONGRESSOS, CONFERNCIAS, CICLOS SEMINRIOS,
DE
SIMPSIOS, MESAS
ENCONTROS, REDONDAS.
CONVENES,
PALESTRAS,
19
930 - FEIRAS, SALES, EXPOSIES, MOSTRAS, CONCURSOS, FESTAS. 940 - VISITAS E VISITANTES. 950 - (VAGA) 960 - (VAGA) 970 - (VAGA) 980 - (VAGA) 990 - ASSUNTOS TRANSITRIOS
4.2. PROTOCOLO.
O documento em fase corrente aquele que possui informaes necessrias a uma atividade ou rotina ainda em desenvolvimento. Os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle de tramitao, expedio ou arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso s informaes nele contidas. O controle destas operaes caracteriza a gesto de documentos correntes, e realizado pelas unidades de protocolo e arquivo na administrao pblica. A classificao uma das principais atividades da Gesto Documental, e se inicia por ocasio da entrada do documento no protocolo. Deve ser realizada por servidores capacitados, treinados e de extrema confiana, que conheam profundamente a estrutura e funcionamento de seu rgo e de sua unidade, bem como dos servidores que neles trabalham. Estas pessoas sero encarregadas das atividades de recebimento, registro, expedio, controle de tramitao e arquivamento dos documentos. As principais rotinas relacionadas ao protocolo so:: 1. receber a correspondncia (malotes, balco, ECT); 2. separar a correspondncia oficial da particular; 3. distribuir a correspondncia particular; 4. separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso; 5. encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios; 6. abrir a correspondncia ostensiva;
20
7. tomar conhecimento da correspondncia pela leitura, identificando o assunto principal e os secundrios e verificar a existncia de antecedentes, em caso afirmativo fazer a juntada; 8. interpretar e classificar a correspondncia, com base no PLANO
DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO; DE
CLASSIFICAO
9. dar nmero de protocolo e do cdigo de classificao, datar o documento, constituindo processo quando necessrio; 10.anotar abaixo do nmero e da data, a primeira distribuio e o cdigo de assunto; 11.registrar (manual ou eletronicamente) os documentos recebidos inserindo os seguintes dados: nmero de protocolo, data de entrada, cdigo de classificao, resumo do assunto e primeira distribuio; 12.encaminhar os documentos aos respectivos destinos. Obs: Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) dever(o) receber o carimbo de registro e o cdigo correspondente.
4.3. ARQUIVAMENTO.
Aps registrado, classificado e/ou autuado, o documento dever ser encaminhado ao seu destino, tramitar nas unidades competentes e, aps receber despacho final, ser arquivado. As operaes para arquivamento so as que se seguem: a) Ordenao: Consiste na disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificao dadas. A ordenao visa acelerar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Ser possvel, assim, reunir todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Ordenados, os documentos autuados (processos) sero acondicionados em capas prprias. Os demais conjuntos documentais (dossis) sero acondicionados em pastas com prendedores plsticos. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo,
21
assunto, nome de pessoa, rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identificao. A formao de dossis possibilitar:
a economia de espao no arquivo, j que numa mesma pasta sero arquivados vrios dossis, de diferentes assuntos, correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas. Caso os dossis se tornem demasiados volumosos podero ser abertas pastas para os mesmos. Exemplo: Pasta Dossis 033.1 Aquisio de Material Permanente 033.11 033.12 033.13 033.14 Compra. Aluguel. Comodato. Leasing. Emprstimo. Cesso. Doao. Permuta.
organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto. Exemplo: Pasta Dossis 041.41 Reforma. Recuperao. Restaurao. Ser criado um dossi para cada obra ordenado geograficamente. Desta forma, a quantidade de documentos a serem arquivados o fator alfabeticamente ou
determinante do nmero de pastas e/ou dossis a serem criados. b) Arquivamento: O arquivamento pode ser feito em arquivos de ao com gavetas, estando os documentos em pastas (para documentos correntes). O arquivamento pode ser feito em estanterias de ao, estando os documentos acondicionados em caixas (recomendado para arquivos intermedirios e permanentes). A ateno imprescindvel nesta fase, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidade de recuperao quando solicitado posteriormente.
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As principais rotinas relacionadas ao arquivamento so: 1. receber os documentos e examin-los a fim de no serem arquivados aqueles que ainda no tenham recebido o despacho final, cumprindo sua finalidade; 2. verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto e/ou caso); 3. reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica crescente, sendo o documento com data mais recente em ltimo lugar e assim sucessivamente; 4. verificar a classificao atribuda no ato do recebimento, ratificando-a ou retificandoa; 5. ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida - cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra -, verificando a existncia de cpias e eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia; 6. arquivar os documentos de acordo com o PLANO
DE
CLASSIFICAO
DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO. Os documentos devero ser inseridos aos dossis com prendedores plsticos, exceo dos processos acondicionados em capas prprias que, embora inseridos nas pastas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 7. identificar de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas, atravs de notaes registradas nas projees das pastas ou etiquetas; 8. conservar em ordem os documentos arquivados; 9. avaliar o arquivo corrente, de acordo com os prazos da TABELA DE TEMPORALIDADE
E
DESTINAO
DE
DOCUMENTOS
DE
ARQUIVO, transferindo ou recolhendo a
documentao ao arquivo intermedirio ou ao permanente. Os documentos que tenham cumprido a sua funo administrativa e no possuam valor probatrio ou informativo sero eliminados de acordo com os procedimentos fixados por legislao pertinente 13 , sendo que as duplicatas desnecessrias devero ser descartadas; 10.dar buscas necessrias para atender aos pedidos de antecedentes ou esclarecimentos feitos pelo setor de protocolo;
13
Deliberao n. 4 do CEA, de 17 de dezembro de 1998.
23
11.arquivar o anexo, quando volumoso, em caixa apropriada ou em pasta anexa, identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no documento que o encaminhou; 12.manter reunida a documentao seriada, como por exemplo, boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o controle informatizado da localizao destes anexos, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero. Obs: As caixas sero acondicionadas em estantes. c) Retirada e Controle (Emprstimo): Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para:

emprestar aos usurios; prestar informaes; efetuar uma juntada.
Nesta fase de mxima importncia o controle de retirada, efetuado atravs do Recibo de Emprstimo ou controle informatizado de tramitao, registrando-se as informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura e nmero de MASP do servidor responsvel pela solicitao. O controle de emprstimo tem como finalidades fiscalizar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador de sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento. Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s) documento(s) retirado(s).
AVALIAO E SELEO DE DOCUMENTOS.
o processo de anlise e seleo de documentos que visa estabelecer prazos para a sua guarda nas fases corrente e intermediria e sua destinao final, ou seja, eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliao e
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seleo de documentos tem como objetivo reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; aumentar o ndice de recuperao da informao; garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente; controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informao; ampliar o espao fsico para arquivamento; aproveitar os recursos humanos e materiais; garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental. Utilizando a Teoria das Trs Idades aplica-se critrios de avaliao na fase corrente, a fim de distinguir os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial. O processo de avaliao de documentos de arquivo requer, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais. H necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo 14 compostas por:

arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; profissional da rea jurdica, responsvel pela definio do valor legal dos documentos; profissionais ligados ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros); outros profissionais que possam colaborar com as atividades da Comisso. A estipulao do prazo de guarda dos documentos vincula-se determinao
do valor do documento, de acordo com a freqncia de uso das informaes nele contidas; a existncia de leis ou decretos que regulem a sua prescrio legal; a existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); e a necessidade
14
Conforme Decreto 40.186, de 22 de dezembro de 1998, art. 5.
25
de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). A avaliao constitui o elemento vital de um programa de gesto de documentos ao permitir racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio de arquivos permanentes e a implementao de um programa de gesto de documentos, viabilizando o acesso informao. O processo de avaliao segue procedimentos que visam alcanar resultados mais amplos como a elaborao de uma Tabela de Temporalidade de Documentos.
5.1.
VALORAO DOS DOCUMENTOS.
No processo de avaliao considera-se a atividade que deu origem ao documento, identificando os valores a ele atribudos, segundo o seu potencial de uso. O valor primeiro do documento refere-se sua funo administrativa. Em decorrncia desta funo h que se estabelecer prazos de guarda ou reteno que cubram o perodo de vigncia do documento para cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinao final. O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) probatrio - diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao, suas polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral. Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e como precedentes para diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio necessrio conhecer a origem, o desenvolvimento e as operaes da organizao que produziu o documento.
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b) informativo - quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa 15 . Para avaliao do valor primrio deve-se observar o perodo de vida administrativa do documento, tempo necessrio sua tramitao e conseqente ao administrativa. A vida administrativa do documento inicia-se com a sua produo e finda quando a informao nele contida cumpriu o objetivo que lhe deu origem. A documentao legal e fiscal, apresenta prazos de vigncia definidos, seja em si mesmos (contratos, certides, convnios, etc.), seja por fora de instrumentos legais (documentos financeiros, judiciais, etc.). Existem, tambm, documentos cujo contedo no permite uma definio clara da vigncia ou prescrio, sugerindo o estabelecimento de prazos de precauo. O prazo de precauo o tempo necessrio para guarda do documento entre o trmino da vigncia ou prescrio e o momento do recolhimento ao arquivo permanente ou eliminao, dependendo de seu valor. Os prazos de precauo existem em funo de possveis reclamaes administrativas ou jurdicas sobre a informao contida no documento ou da sua tramitao e cumprimento. A documentao pode servir, tambm, como antecedente direto ou suporte jurdico a um documento agora vigente. O prazo de precauo inicia quando finda a vigncia ou prescrio da informao contida no documento. J o seu fim est condicionado a fatores externos ao documento, derivando-se de normas jurdicas que respaldam direitos e obrigaes ou quando sua guarda se justifica para atender a possveis demandas administrativas posteriores. Tendo em vista estes critrios, importante definir objetivamente o trmino do prazo de precauo. luz desses princpios, a metodologia de elaborao da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funes e atividades desempenhadas pelos rgos pblicos, tomando-se por base o contedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvel realizar a anlise e seleo documental com racionalidade e segurana.
15
SHELLENBERG. Arquivos modernos.
27
5.2.
PRAZOS DE GUARDA.
Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, contado a partir da data de produo do documento. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com baixa freqncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta.
5.3.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Tabela de Temporalidade 16 o registro esquemtico do ciclo da vida documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente. A aplicao da Tabela de Temporalidade resultar na facilidade em distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente; na eliminao imediata de documentos cuja guarda no se justifique; na racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e recolhimento e na implementao de um programa de destinao de documentos. Hoje em dia, pases como os Estados Unidos e Canad, aps o desenvolvimento dos trabalhos de gesto documental, recolhem aos arquivos permanentes cerca de 7 a 10 % da massa documental produzida. Preserva-se, desta forma, a memria administrativa e o direito do cidado ao mesmo tempo em que se reduz os gastos da administrao pblica com a conservao de documentos sem valor probatrio e informativo.
16
Parte II do Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998.
28
5.4.
ACERVOS ACUMULADOS.
A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para as Atividades Mantenedoras da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais foi elaborada tendo em vista a documentao produzida atualmente por esta administrao. Est estruturada segundo os assuntos levantados, e hierarquizada pela estrutura organizacional vigente no Estado. Desta forma, a sua aplicao em uma massa documental acumulada requer procedimentos especficos, j que trata-se de um acervo que pode abranger um perodo extenso, certamente perfaz um volume considervel, sem organizao prvia e abordando os mais diversos assuntos. O trabalho divide-se em cinco etapas intimamente interligadas: pesquisa da legislao; identificao e organizao do acervo; avaliao; preparao e acondicionamento dos documentos; e elaborao de instrumentos de localizao e identificao da documentao. I. Pesquisa da Legislao: Mediante pesquisa nas leis, decretos, resolues e portarias encontrados nos dirios oficiais (Minas Gerais) e em colees de leis do Estado de Minas Gerais, procura-se conhecer a estrutura bsica e as competncias do rgo. A elaborao do histrico auxiliar na etapa de avaliao dos documentos, na medida em que proporciona conhecimento prvio das atividades, finalidades e funcionamento da instituio cuja documentao quer-se analisar. II. Identificao e Organizao do Acervo: Nesta fase, ao separar os documentos por ano, em ordem cronolgica, faz-se uma lista identificando-os pelos assuntos abordados. A partir da listagem, separa-se os documentos por assunto, em lotes, o que exige o exame de cada item documental. Assim teremos os documentos organizados segundo o principal critrio de avaliao em ordem cronolgica crescente, prontos para serem avaliados. III.Avaliao: De posse da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para as Atividades Mantenedoras da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais e do histrico da
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instituio, inicia-se a avaliao dos documentos j organizados. A documentao proveniente das atividades mantenedoras cumpriro os prazos de guarda e destinao final fixados pela Tabela de Temporalidade. J os documentos produzidos em funo das atividades finalsticas devero ser analisados segundo critrios especficos de valorao 17 , os quais determinaro seus prazos de guarda e destinao final. No decorrer da avaliao os documentos devero ser separados segundo a sua destinao (arquivo intermedirio, eliminao ou guarda permanente). IV.Preparao e Acondicionamento do Acervo: Aps a avaliao, os documentos destinados ao recolhimento ao Arquivo Pblico Mineiro e aqueles que ainda esto em fase intermediria devero ser devidamente higienizados. Os documentos textuais devero ser acondicionados em caixas-arquivo, envolvidos em papel alcalino. Aqueles que excedam ao padro convencional devero ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses, evitando-se enrolar ou dobr-los. Os documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos devero ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez. Os documentos destinados eliminao podero ser acondicionados em pacotilhas devidamente identificadas. A identificao das unidades de acondicionamento dever ser feita com etiquetas contendo o nome do rgo/entidade, setor, datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem seqencial. Por exemplo: Secretaria de Agricultura Diretoria de Pessoal 1956-1962 caixa 001
V. Elaborao dos Instrumentos de Localizao e Identificao A partir da listagem inicial, elaborada na 2 etapa do trabalho, a Comisso dever preparar um instrumento similar para identificao e localizao do acervo que ser transferido ou recolhido para o Arquivo Pblico Mineiro, preenchendo formulrios de
17
Ver item 5.1 desta unidade
30
Listagem Descritiva do Acervo 18 . Para aqueles destinados eliminao, preencher a Listagem de Eliminao de Documentos de Arquivo 19 ,.
6.
ARQUIVOS INTERMEDIRIOS.
6.1. CONCEITO.
Conjunto de documentos de uso no corrente que, transferido dos arquivos de 1 idade (arquivos correntes), aguarda destinao final (microfilmagem, eliminao ou recolhimento) em depsito de armazenagem temporria.
6.2. OBJETIVOS.
a) Contribuir para racionalizao da guarda e preservao dos documentos de arquivo; b) Proporcionar administrao pblica economia considervel de espao, pessoal, equipamento e tempo. Os depsitos de arquivos intermedirios oferecem rea para
armazenamento de preo mais reduzido do que o existente nas reparties, torna os documentos mais acessveis de uso, e muitas vezes cria condies que facilitam sua anlise e destinao final. Certos tipos de documentos que so mantidos por longos perodos nas reparties, em reas de elevado culto, e onde estorvam e dificultam as operaes, podem ser transferidos para estes depsitos. Procedendo-se a remoo, o equipamento de arquivo (mobilirio, material de acondicionamento, etc.) e o espao que ocupam podem ser usados para o melhor tratamento dos documentos correntes. Para a Administrao Pblica como um todo os depsitos intermedirios fornecem um meio de movimentao ordenada dos documentos, medida que se tornam de uso no corrente, de reas de elevado custo para outras de custo reduzido, e de armazenamento
18 19
De acordo com a Deliberao n. 5, de 17 de dezembro de 1998, do CEA, em anexo. De acordo com a Deliberao n. 4 , de 17 de dezembro de 1998, do CEA, em anexo.
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nestas ltimas at que possam finalmente ser destrudos ou recolhidos ao arquivo permanente. Diversos fatos devem ser levados em considerao se os depsitos intermedirios visam atingir os objetivos de economia de dinheiro e favorecer a eficincia das operaes governamentais. No devem ser utilizados para o armazenamento de papis sem valor. A transferencia de documentos ao arquivo intermedirio, sem a aplicao da tabela de temporalidade ou uma avaliao prvia que determine os prazos de guarda, torna-o ineficaz. O arquivo se transformar em uma grande rea de reteno prolongada de material sem valor, deixando, assim, de atingir a sua finalidade que a economia.
6.3. VANTAGENS.
a) desafoga as reparties pblicas dos documentos inativos e que, se amontoados (nos gabinetes, stos, pores, etc.), tornam-se inacessveis a investigaes que se pretendam realizar; b) evita o congestionamento dos arquivos permanentes com documentos que ainda no chegaram idade de serem custodiados ou que sero destrudos ao fim dos prazos indicados para eliminao; c) assegura a seleo dos documentos, com vistas sua destinao, se essa no tiver ocorrido na fase corrente; d) reduz os custos ao assegurar simplicidade e facilidades na guarda e conservao dos documentos.
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6.4. ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS .
6.4.1. TRANSFERNCIA.
A transferncia um procedimento que consiste na passagem de documentos do arquivo corrente, produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, para o arquivo intermedirio, finalizado o seu prazo de guarda naquele primeiro. Assegura-se aos rgos produtores o direito de acesso e consulta, inclusive sob a forma de emprstimo, por meio de solicitao formal ao Arquivo Intermedirio. A consulta de terceiros, excetuando-se os casos previstos em lei, somente ser permitida mediante expressa autorizao do rgo ou entidade transferidor (a). 20
6.4.2. EMPRSTIMO.
Atividade principal de um arquivo, consiste na transferncia temporria de documentos do setor de arquivo para outro setor com fins de consulta, reproduo ou pesquisa. Assim como no arquivo corrente, de mxima importncia o controle de retirada, atravs do Recibo de Emprstimo 21 ou controle informatizado de tramitao, registrando-se as informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura e nmero de MASP do servidor responsvel pela solicitao. No arquivo intermedirio o controle de emprstimo alm de fiscalizar o prazo para devoluo do documento, serve como indicador de sua freqncia de uso.
6.4.3. RECOLHIMENTO.
Operao compulsria de passagens de um conjunto de documentos de depsito de arquivamento intermedirio, visando a sua concentrao no arquivo
20
Ver Deliberao n. 5, de 17 de dezembro de 1998, do CEA, em anexo.
33
permanente, devendo ser acompanhada de um termo de recolhimento. Assegurando-se ao Arquivo Pblico Mineiro, conforme disposto na Lei n 11.726, de 30 de dezembro de 1994, promover o acesso aos documentos do acervo recolhido, exceto nos casos previstos em lei 22 .
6.4.4. ELIMINAO.
Destruio de documentos que, por meio de procedimentos e avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. 23
Ver modelo na Parte I do Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998. Ver Deliberao n. 5, de 17 de dezembro de 1998, do CEA, em anexo. 23 Ver Deliberao n. 4, de 17 de dezembro de 1998, do CEA, em anexo.
21 22
34
UNIDADE III: APLICAO DE NOVAS TECNOLOGIAS AOS ARQUIVOS
1.
INTRODUO.
Na segunda metade do sculo XX, a aplicao da moderna tecnologia cientfica deu uma grande vitalidade ao trabalho desenvolvido nos arquivos, ao mesmo tempo que deu origem a uma srie de problemas. Entre a enorme quantidade de tcnicas modernas que foram adotadas nos arquivos, as que so de uso generalizado e podem supor uma influncia revolucionria para os arquivistas so a microfilmagem e as tecnologias informticas. A tcnica do microfilme, que surgiu h mais de um sculo, no se popularizou de imediato. Somente foi aplicada amplamente a partir de meados deste sculo. As vantagens desta tcnica para conservao e utilizao dos documentos tm impulsionado todos os pases a elaborar e a colocar em prtica programas de microfilmagem, o que resultou na sua popularizao, na melhoria do nvel tcnico e na formulao de mtodos e normas de tratamento. 24 Ao longo dos ltimos 20 anos, a aplicao da informtica nos arquivos tem passado a fazer parte dos manuais e cursos de formao arquivstica. O estudo desta rea inclui no s o uso da tecnologia para a gesto automatizada das diferentes funes de arquivo e desenvolvimento de sistemas, mas, tambm, para o controle de vocabulrio, para a criao de bancos de dados, etc. A ampla produo de documentos em suporte informtico tm provocado uma srie de questes que esto sendo estudadas pelos arquivistas. A valorao, a custdia, a organizao e a produo de documentos eletrnicos so diferentes das do documento em papel. Estas questes, de fundamental importncia, sero discutidas mais adiante nesta unidade.
24
FENG HILING. Evaluacon de la bibliografia archivistica.
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2.
DOCUMENTAO MICROGRFICA.
CONCEITO: o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. A microfilmagem deve ser deve ser feita em filmes de rolo, de 16 ou 35 mm, dos quais podem ser feitos cpias positivas sob a forma de microfichas. Podem ser utilizados filmes com sais de prata ou diazo. So considerados especiais pelo suporte. No que se refere linguagem prpria, diferem dos demais, pois trata-se de uma reproduo reduzida tanto de documentos textuais, quanto de especiais. TIPOS: Microfilmes em rolo, microfichas, jaquetas, cartes-jaquetas, etc. ELEMENTOS BSICOS PARA ORGANIZAO: Identificao do fundo, assunto, nmero do microfilme e do fotograma. ELEMENTOS BSICOS PARA CONSERVAO: Acondicionamento dos rolos em carretilhas de plstico, com paredes laterais abertas que possibilitem a aerao e impeam a reteno de umidade, em caixas de carto alcalino ou pH neutro. Armazenamento em arquivos de ao prprios, em sala climatizada com valores estveis de temperatura (19 a 22 C) e umidade (40 a 50%). As matrizes de segurana devem ser armazenadas nas mesmas condies, em depsitos em outro prdio.
3.
DOCUMENTAO INFORMTICA.
CONCEITO: Documentos cujas informaes esto em suporte no textual e de leitura digital informatizada.
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TIPOS: Disquetes (discos flexveis), fitas magnticas digitais, CD ROMs, etc. ELEMENTOS BSICOS PARA ORGANIZAO: Identificao do fundo, assunto, nmero do disquete e nome do arquivo, assim como o programa (software) e o nmero da verso. ELEMENTOS BSICOS PARA CONSERVAO: Armazenamento em sala climatizada com valores estveis de temperatura (19 a 22 C) e umidade (40 a 50%). A manuteno deve ser em depsito prprio, evitando-se a poeira, fibras e impresses digitais. Evitar fontes de calor, luz e campos magnticos.
4.
DOCUMENTAO INFORMTICA: UM CASO ESPECFICO 25
Durante 20 anos, os documentos informticos foram principalmente fichrios criados e conservados de forma estruturada, cada um dos quais constando de uma srie de registros com a mesma estrutura de dados, e dependente ao mesmo tempo de uma pessoa, lugar ou instituio diferente. Agora nos encontramos com os documentos do escritrio eletrnico, onde o tratamento de texto e o correio eletrnico esto associados base de dados para constituir sistemas nos quais nada tem que aparecer em suporte de papel e em que o documento virtual no tem existncia fsica, nem sequer sob forma eletrnica. Esta constatao formulada por Michael Roper, em 1992, e que traduz a evoluo formidvel das tecnologias da informao nos anos 70 e 80, tornou-se obsoleta hoje em dia, se considerarmos a emergncia de mltiplos meios de comunicao, sistemas inteligentes e redes, para no citar mais que alguns exemplos. Sem dvida, alm dos aspectos tcnicos, existem caractersticas comuns aos documentos informticos que trazem dificuldades particulares. Em 1988, Paule Ren-Bazin, ao citar as semelhanas existentes entre os novos documentos, enumerava: o acesso atravs de uma interface tecnolgica, a
25 NOUGARET. El impacto de las tecnologias de la informacion en los archivos y el trabajo del archivero.
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fragilidade dos suportes, a dissociao da informao e do suporte, a possibilidade de fazer cpias idnticas sem limite de quantidade e o elevado preo de custo. A estas caractersticas, todavia vlidas em 1994, convm acrescentar ao referirmos aos documentos informticos: a fragilidade e obsolescncia das tcnicas empregadas e a evoluo incessante, a volatilidade, o carter multiforme, a desmaterializao e a ubiqidade da informao.
A fragilidade e a obsolescncia das tecnologias empregadas. Levando em conta que, segundo as estimativas, a durao mdia de vida do hardware e do software inferior a dez anos, a tecnologia muda em menos tempo do que necessitam os usurios para entender e controlar estas evolues.
A evoluo incessante da informao. Neste carter evolutivo intervm trs fatores. A reutilizao dos suportes (discos, fitas magnticas e disquetes), que se pratica tambm com os documentos audiovisuais, conduz a destruio das informaes armazenadas quando se considera que j no so teis para o funcionamento. Em alguns sistemas, se programa a destruio automtica de determinados dados ao trmino de um perodo fixado. Por ltimo, e sobretudo, a informtica permitiu substituir as gravaes fixas por documentos dinmicos, constantemente postos ao dia, renovados, fundidos ou destrudos, sem que se conserve necessariamente registro algum das verses anteriores. A facilidade com que a informao introduzida em um sistema informtico pode ser manipulada e modificada, constitui um desafio para todos os que esto encarregados de preservar a integridade da informao que tem um valor duradouro, e particularmente para os arquivistas.
A volatilidade da informao. Desde h uma dcada, o crescimento exponencial do correio eletrnico nas administraes e empresas, raramente se acompanham de um armazenamento e classificao das mensagens expedidas ou recebidas. Desta ausncia ou desta descontinuidade de armazenamento, deixado boa vontade do usurio, deriva uma deficincia na memria dos organismos, prejudicial a curto prazo para o processo de deciso e, a longo prazo, para a histria.
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O carter multiforme da informao. A irrupo dos mltiplos meios de comunicao oferece hoje em dia a possibilidade de arquivar e de manipular a informao segundo a forma em que se apresenta (texto, imagem ou som) e segundo o suporte original.
A desmaterializao da informao. Apresenta dois aspectos distintos que derivam da dissociao do suporte, do contedo e do desenvolvimento da informtica. A dissociao do suporte e do contedo torna facultativa a existncia de um registro escrito sobre o suporte tradicional. Se o mito do escritrio sem papel, vigente nos anos 80, fracassou ante a proliferao das edies em papel que foram possveis graas ao desenvolvimento dos procedimentos de cpia, em um sistema sofisticado, por outro lado, a informao pode apresentar-se sob forma exclusivamente eletrnica, sendo o papel simples opo. Mas alm da dissociao do suporte e do contedo, a informtica permite hoje em dia armazenar em separado as relaes lgicas e fsicas dos documentos informticos: neste novo contexto, o documento virtual se define como o produto dos vnculos lgicos estabelecidos, em um instante T, entre os dados fsicos contidos em uma base de dados. O documento virtual no existe, ento, sob uma forma tangvel - salvo se editado - mas pode ser chamado e reconstrudo a qualquer momento, executando-se de novo os procedimentos que fizeram-no aparecer, com a condio, sem dvida, de que os elementos que o constituem no tenham sido alterados. Para o arquivista, todo o problema consistir em conservar e reencontrar estes vnculos, sem os quais o documento virtual s ter existido fugazmente na tela.
A ubiqidade da informao. A queda dos custos tecnolgicos, que tem levado difuso da ferramenta informtica em todos os nveis dos organismos, tambm favorece que se recorra em maior medida s telecomunicaes, como o demonstra a instalao em rede da informao. A rede permite utilizar os mesmos recursos de informao dentro de um mesmo organismo, mas tambm entre organismos diversos e alm das fronteiras. O fluxo e a existncia de bases de dados interorganizacionais, que incluem informaes de carter privado e pblico nos mbitos em qual a cooperao funcional necessria
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(poltica, finanas, meio ambiente, etc.), no deixam de supor um risco, por um lado, para a prpria identidade dos documentos de arquivo - que podem converter-se em parte de uma amalgama em que se confundam com documentos, publicaes, literatura, etc. - e, por outro lado, para a identificao dos responsveis pelos mesmos (autor, produtor, proprietrio, etc.), e, finalmente, para a segurana dos dados, em termos de vulnerabilidade e de respeito da vida privada. A ubiqidade da informao trouxe desafios conceituais ao arquivistas, dentro deste contexto de procedncia e usurios mltiplos e de desafios metodolgicos, posto que tero de trabalhar mais do que nunca em colaborao com outros especialistas da informao. Estas caractersticas prprias da informao em suporte eletrnico contribuem para debilitar as noes de original, cpia e autenticidade, e , por conseguinte, de valor probatrio. Essa incerteza sobre o valor probatrio dos documentos informticos faz com que seja difcil uma poltica coerente de proteo e conservao a longo prazo destes mesmos documentos. Sem dvida, desde meados dos anos 80, se nota uma mudana perceptvel neste mbito, em pases desenvolvidos: a utilizao crescente das novas tecnologias em matria de intercmbios comerciais ou fiscais faz evoluir o direito probatrio a seu favor; o legislador tende a substituir as exigncias passadas por um verdadeiro formalismo eletrnico, que impe uma sintaxes e um vocabulrio normatizados nos intercmbios, assim como um sistema de recibo que demonstre a realidade da transmisso e estabelea sua data probatrio e conservao da procedncia coincidem aqui. e seu autor. Valor
5.
CONSIDERAES
RESPEITO
DA
APLICAO
DE
NOVAS TECNOLOGIAS
AOS
ARQUIVOS
A utilizao das tecnologias da informao nos arquivos vem se tornando cada vez mais constante na Administrao Pblica Estadual. Tanto a microfilmagem como o disco tico vm de encontro s necessidades de economia de espao, em reduo de gastos, e maior rapidez na recuperao da informao. No entanto h que se observar os preceitos tcnicos da arquivologia e a relao custo/benefcio de sua
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implantao. Um projeto de microfilmagem ou digitalizao mal concebido pode acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se obtenha resultados positivos. A adoo destas tcnicas proporcionam grandes vantagens como:

agilidade na recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio; garantia de preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes, etc.; substituio, em situaes especficas, de grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e facilitando o seu manuseio;
preenchimento de lacunas nos acervos arquivsticos. No entanto, a deciso de adotar tais tecnologias deve se basear nos
seguintes critrios:
os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da operao; os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas, observando o estado de conservao para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados;
os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de processar a alterao do suporte; o recurso utilizado (microfilmagem ou digitalizao) deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo e a durabilidade do novo suporte;
o rgo que adota tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte. Uma vez organizados e avaliados os documentos, o arquivista deve
proceder ao estudo da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e recursos financeiros do rgo ou entidade, alm do clculo do nmero e da variedade de equipamentos, materiais e acessrios necessrios. Deve, ainda, dimensionar as instalaes para laboratrio, arquivos de segurana e de consulta,
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estabelecer normas relativas ao tratamento tcnico, ao armazenamento e ao acesso s microformas ou aos discos ticos. Devem ser, ainda, avaliadas as questes legais concernente utilizao das informaes contidas nos microfilmes ou discos ticos, observando-se as garantias jurdicas, a normatizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira (Lei de microfilmagem n 5.433, de 08 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996) e por organismos internacionais. O documento digitalizado no possui valor legal, servindo apenas como opo de alterao de suporte com a finalidade de agilizar a recuperao da informao e preservar o original do desgaste intrnseco ao manuseio, sem a sua eliminao. Alm disso, o registro eletrnico no pode ser considerado um meio de preservao confivel, uma vez que as questes referentes ao armazenamento e migrao ainda no foram tratadas satisfatoriamente at agora. No caso de documentos de valor probatrio o recurso a ser usado o da microfilmagem. Os documentos de carter permanente aps a alterao de suporte no podem ser eliminados. Analisados todos esses aspectos, cabe aos responsveis pelos arquivos definir e propor alternativas para a implementao dos procedimentos concernentes alterao do suporte documental, obedecendo aos critrios arquivsticos e legislao em vigor. Cada rgo necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens que envolvem a adoo desses recursos, bem como o custo global e os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos de valor permanente, isto , destinados guarda permanente, mesmo aps microfilmados;
o documento em suporte microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios e padres estabelecidos em lei; atualmente no Brasil, no existe legislao que disponha sobre a validade em juzo do documento armazenado em disco tico, sendo aconselhvel a no utilizao deste suporte para documentos passveis de comprovao de direitos junto a instncias judiciais.
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ANEXO 1 GLOSSRIO DE TERMOS ARQUIVSTICOS

ACERVO: Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo. ACONDICIONAMENTO: Processo de embalagem e guarda de documentos de forma apropriada sua conservao. Ver tambm: ARMAZENAMENTO. ACUMULAO: Reunio de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa, que, geralmente, no se encontram identificados e/ou organizados. AMOSTRAGEM: 1. Ato ou processo de seleo de amostra para ser analisada como representante de um todo. 2. Em avaliao, a seleo, por meios de critrios variveis, de itens documentais de um conjunto de tal forma que os mesmos, juntos, sejam representativos do conjunto original.. ARQUIVAMENTO: 1. Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos. 2. Ao pela qual um autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao. Ver tambm MTODO DE ARQUIVAMENTO. ANEXO: Documento apenso a outro, com o qual possua uma relao de contedo ARMAZENAMENTO: Operao que consiste na guarda de documentos, nos seus devidos lugares, em reas que lhes forem apropriadas. ARQUIVO: Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgo pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica e jurdica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (Lei Federal n 8.159/91, art. 2) ARQUIVO CENTRAL Unidade responsvel pela centralizao do armazenamento e dos procedimentos tcnicos dos documentos produzidos e recebidos pelos diversos setores e servios de uma administrao.
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ARQUIVO CORRENTE: 1. Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consulta freqente. (Lei Federal n 8.159/91, art. 8, 1) 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente. ARQUIVO INTERMEDIRIO: 1. Conjunto de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei Federal n 8.159/91, art. 8, 2) 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo intermedirio. 3. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios. ARQUIVO PERMANENTE: 1. Conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. (Lei Federal n 8.159/91, art. 8, 3) 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente tambm chamado arquivo histrico. ARQUIVO PRIVADO: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. (Lei Federal n 8.159/91, art. 11) ARQUIVO PBLICO: 1. Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. (Lei Federal n 8.159/91, art. 7) 2. Arquivo integrante da administrao pblica. ATIVIDADE - FIM: Ver ATIVIDADE FINALSTICA. ATIVIDADE FINALSTICA: Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio. Ver tambm: ATIVIDADE MANTENEDORA. ATIVIDADE-MEIO: Ver ATIVIDADE MANTENEDORA. ATIVIDADE MANTENEDORA: Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio. Ver tambm: ATIVIDADE FINALSTICA. AVALIAO: Processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos. Ver tambm COMISSO DE AVALIAO.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. Ver tambm TEORIA DAS TRS IDADES. CLASSE: Cada diviso que compe um sistema de classificao. CLASSIFICAO: 1. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao. 2. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s informaes neles contidas, graus de restrio de acesso. Tambm chamada classificao de segurana. CLASSIFICAO DECIMAL: Sistema de classificao que, partindo de uma grande diviso em dez classes vai subdividindo cada classe em dez subclasses e assim por diante, numa seqncia hierrquica. COMISSO DE AVALIAO: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo. CPIA: 1. Reproduo de um documento, obtida simultaneamente execuo do original e geralmente definida por sua funo ou pelo mtodo de duplicao. 2. Reproduo de um documento, obtida a partir do original. Ver tambm: ORIGINAL. DATAS-LIMITE: Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trmino do perodo abrangido por um conjunto de documentos. DEPSITO: O prdio, ou uma de suas partes, onde so armazenados os conjuntos arquivsticos e onde, geralmente, no existem pessoas trabalhando continuamente o, reservando-se o espao, assim, apenas para a guarda e acomodao dos documentos. DESCARTE: Excluso de documentos de acervo de um arquivo. Ver tambm ELIMINAO. DESCRIO: Processo intelectual de sintetizar os elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento, adequando-se ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir. DESTINAO FINAL: Encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminao, aps avaliao. Ver tambm TABELA DE TEMPORALIDADE.
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DIGITALIZAO: Reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em disco tico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal de alta resoluo ou sua impresso em papel. DOCUMENTO DE ARQUIVO: Documento produzido e recebido por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, em decorrncia do exerccio de suas funes e atividades, independentemente do suporte. Ver tambm ITEM DOCUMENTAL. DOCUMENTO OFICIAL: Documento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado que produz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. DOCUMENTO OSTENSIVO: Documento sem qualquer restrio legal de acesso. DOCUMENTO PBLICO: Documento produzido, recebido e acumulado pelos rgos ou entidades do Poder Pblico no desempenho de suas funes e atividades. DOCUMENTO SIGILOSO 1. Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. 2. Documento que contenha assunto classificado como sigiloso e que, portanto, requer medidas especiais de acesso. Nota: No Brasil, segundo o Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997, os documentos, segundo seu grau de sigilo, podem ser classificados como: ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados. DOSSI: Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si. EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO: Instrumento pelo qual a Administrao Pblica dar publicidade ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda. ELIMINAO: Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente. EMPRSTIMO: Transferncia temporria de documentos do setor de arquivo para outro setor com fins de consulta, reproduo ou pesquisa. ENTRADA DE DOCUMENTOS: Ingresso de documentos num arquivo, seja por transferncia, recolhimento, reintegrao, compra, doao, permuta ou depsito. ESCANEAMENTO:
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Ver DIGITALIZAO. ESPCIE DOCUMENTAL: Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio. Ver tambm TIPO DOCUMENTAL. FICHRIO: Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperao de documentos e informaes. GNERO DOCUMENTAL: Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como documento filmogrfico, sonoro, audiovisual, cartogrfico, iconogrfico, informtico, microgrfico, textual. GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei Federal n 8.159/91, art. 3) GRUPO: Cada diviso que compe uma subclasse. GUIA FORA: Ver RECIBO DE EMPRSTIMO. GUIA DE RECOLHIMENTO: Instrumento de controle dos documentos recolhidos aos arquivos permanentes. GUIA DE TRANSFERNCIA: Instrumento de controle dos documentos transferidos aos arquivos intermedirios. IDENTIFICAO: Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. ITEM DOCUMENTAL: Unidade documental materialmente indivisvel (dossi, processo e documento avulso). Tambm referido como pea. Ver tambm DOCUMENTO DE ARQUIVO. LEVANTAMENTO DE ARQUIVOS: Levantamento que rene as informaes bsicas (quantidade, forma, localizao, condies de armazenamento e conservao, grau de crescimento, freqncia de consulta, Tc) sobre os arquivos correntes a fim de se planejar programas de transferncia, recolhimento, microfilmagem e outras atividades arquivsticas. LISTAGEM DE ELIMINAO:
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Documento que autoriza a eliminao dos itens documentais ali enumerados. Ver tambm TERMO DE ELIMINAO. LISTAGEM DE RECOLHIMENTO: Instrumento de controle dos documentos integrantes de um mesmo recolhimento, podendo conter ou no uma descrio sumria dos mesmos. Ver tambm TERMO DE RECOLHIMENTO. LISTAGEM DE TRANSFERNCIA: Instrumento de controle dos documentos integrantes de uma mesma transferncia, podendo conter ou no uma descrio sumria dos mesmos. Ver tambm TERMO DE TRANSFERNCIA. MICROFILMAGEM: Produo de imagens fotogrficas de um documento, em tamanho altamente reduzido. MICROFILMAGEM DE PRESERVAO: Uso da microfilmagem para preservar as informaes contidas nos originais danificados bem como para proteger originais do uso e manuseio constantes. MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIO: Microfilmagem assim chamada quando os originais microfilmados so eliminados com vistas ao aproveitamento de espao e equipamentos. ORIGINAL 1. Documento criado inicialmente. Ope-se cpia. 2. Verso final de um documento, j na sua forma apropriada. PEA: Ver ITEM DOCUMENTAL. PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS: Conjunto de smbolos, normalmente constitudo por letras e/ou nmeros que, mediante uma conveno, representa a classificao atribuda aos documentos de arquivo. Ver tambm CLASSIFICAO. PRAZO DE GUARDA: Prazo definido na Tabela de Temporalidade que estipula o perodo de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno. PRAZO DE RETENO: Ver PRAZO DE GUARDA. PRINCPIO DA UNICIDADE: Ver UNICIDADE DO DOCUMENTO. Ver UNICIDADE DA INFORMAO. PROCESSO:
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Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial e que ganham numerao seqencial precedida do cdigo numrico da unidade protocolizadora. PROTOCOLO: 1. Setor encarregado do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. Registro de documentos recebidos e/ou expedidos. RECOLHIMENTO: 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdio arquivstica. 2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo intermedirio para a do arquivo permanente. Ver tambm GUIA DE RECOLHIMENTO. RECUPERAO DA INFORMAO: Conjunto de procedimentos usualmente automatizados, pelos quais referncias ou dados contidos em documentos so indexados e armazenados de maneira que possam ser recuperados em resposta comandos especficos. SELEO: Operao arquivstica que consiste na separao fsica dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento da destinao estabelecida na avaliao. SUBCLASSE: Cada diviso que compe uma classe. SUBGRUPO: Cada diviso que compe um grupo. SUPORTE: Material sobre o qual ou no qual so registradas as informaes de um documento: papiro, papel, filme, fita magntica, etc. TABELA DE TEMPORALIDADE: Instrumento arquivstico resultante da avaliao que determina os prazos de guarda e a destinao dos documentos de arquivo. TEORIA DAS TRS IDADES: Teoria segundo a qual os arquivos so caracterizados como correntes, intermedirios ou permanentes de acordo com a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos, considerando-se sua gnese, tratamento e utilizao. Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS. TERMO DE AUTORIZAO DE ELIMINAO: Instrumento que rene informaes relativas ao ato de eliminao de documentos pblicos. Ver tambm LISTAGEM DE ELIMINAO.
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TERMO DE RECOLHIMENTO: Instrumento que rene informaes acerca do ato de recolhimento de documentos instituio arquivstica pblica do acervo documental produzido e acumulado pela Administrao Pblica, aps processo de avaliao e seleo. Ver tambm LISTAGEM DE RECOLHIMENTO. TERMO DE TRANSFERNCIA: Instrumento que rene informaes acerca da transferncia para a guarda temporria na instituio arquivstica pblica do acervo documental produzido e acumulado pela Administrao Pblica. Ver tambm LISTAGEM DE TRANSFERNCIA. TIPO DOCUMENTAL: Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretosleis, decretos legislativos, fotografias temticas, retratos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. TRANSFERNCIA: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. TRIAGEM: Expresso que na literatura especializada considerada como sinnimo de avaliao. Expresso que na Administrao Pblica de Minas Gerais designa a seleo de cpias e vias de documentos, material de trabalho, rascunhos, etc, independentemente da existncia da Tabela de Temporalidade. UNICIDADE DO DOCUMENTO: Princpio arquivstico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cpia ter apenas uma delas preservadas. UNICIDADE DA INFORMAO: Princpio arquivstico segundo o qual a mesma informao contida em mais de uma espcie documental determina a preservao de um nico exemplar, observada a integralidade da informao e do suporte. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de tratamento arquivstico. VALOR ADMINISTRATIVO: Valor que um documento possua para a administrao que o produziu. Ver tambm VALOR PRIMRIO. VALOR FISCAL: Valor atribudo ao documento cujas informaes comprovam operaes financeiras ou fiscais. VALOR INFORMATIVO:
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Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas para fins de pesquisa cientfica, cultural e tecnolgica, independentemente de seu valor probatrio. VALOR LEGAL: Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. VALOR PERMANENTE: Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. VALOR PROBATRIO: 1. Valor inerente a um documento que evidencia a existncia ou a veracidade de um fato. 2. Valor inerente aos documentos de arquivo cujas informaes permitem conhecer a origem, a estrutura, a competncia e/ou o funcionamento da instituio que os produziu.
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ANEXO 2
LEGISLAO DE ARQUIVO
Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. 26 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O Presidente da Repblica Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Captulo I Disposies Gerais Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
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Publicado no DOU, em 9 de janeiro de 1991, Seo 1.
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Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei. Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. Captulo II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 - Os arquivos pblicos so o conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Captulo III Dos Arquivos Privados Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. Captulo IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
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1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo. 5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico Para o pleno exerccio de suas funes o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio das suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei. Captulo V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prolongado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25 Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
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Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 102 da Repblica. Fernando Collor Jarbas Passarinho
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Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997. 27 Regulamenta o art. 23 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. O Presidente da Repblica, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Decreta: Captulo I Das Disposies Gerais Art. 1 - Este Decreto regula a classificao, a reproduo e o acesso aos documentos pblicos de natureza sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito segurana da sociedade e do Estado e intimidade do indivduo. Art. 2 - Para os fins deste Decreto, considera-se: I acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo; II classificao: atribuio de grau de sigilo a documentos; III credencial de segurana: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos; IV custdia: responsabilidade pela guarda de documentos; V desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos sigilosos os torna ostensivos e acessveis consulta pblica; VI documento ostensivo: documento cujo acesso irrestrito; VII documento sigiloso: documento que contm assunto classificado como sigiloso e que, portanto, requer medidas especiais de acesso; VIII grau de sigilo: gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-los; IX reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos altera a sua classificao. Captulo II Do Acesso Art. 3 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 4 - Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso. Art. 5 - Os rgo pblicos e as instituies de carter pblico, custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses. Art. 6 - As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob sua custdia, submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua desclassificao. Pargrafo nico A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e
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assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas Comisses Permanentes de Acesso, para publicao no Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios, conforme o caso. Art. 7 - Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os documentos referidos neste dispositivo. Art. 8 - Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 9 - As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa. Art. 10 O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privados, custodiados para fins e instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo rgo ou instituio de origem. Art. 11 O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos. Art. 12 A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito. Art. 13 Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados pblicos. Art. 14 O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo. Captulo III Do Sigilo e da Segurana da Sociedade e do Estado Art. 15 Os documentos pblicos sigilosos classificam-se em quatro categorias: I ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurana e cujo teor s deva ser do conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio; II secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; III confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao interesse do Pas; IV reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral. Art. 16 So documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico A classificao de documentos na categoria ultra-secretos somente poder ser feita pelos chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais. Art. 17 So documentos passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operaes militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e
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aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas medidas de segurana, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico A classificao de documento na categoria secreta somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao. Art. 18 So documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa a vir frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado. Pargrafo nico A classificao de documento na categoria confidencial somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebido delegao para esse fim. Art. 19 So documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite, comprometa as operaes ou objetivos neles previstos. Pargrafo nico A classificao de documentos na categoria reservada somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 18 deste Decreto e pelos agentes pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos, planos e programas. Art. 20 Os prazos de classificao dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes: I ultra-secretos, mximo de trinta anos; II secretos, mximo de vinte anos; III confidenciais, mximo de dez anos; IV reservados, mximo de cinco anos. Art. 21 Os documentos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o art. 25 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no podem ser destrudos. Art. 22 Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou cancel-la, tornando-os ostensivos. Art. 23 Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, considerando o interesse da segurana da sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual perodo. Pargrafo nico Poder a autoridade superior que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em trmite. Art. 24 Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana. Art. 25 Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero objeto de disposies internas de cada rgo ou instituio de carter pblico. Art. 26 Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade. Art. 27 Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e acesso.
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Captulo IV Da Intimidade Art. 28 Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia. Art. 29 Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art. 28 deste Decreto. Pargrafo nico Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto. Captulo V Da Reproduo Art. 30 A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso. 1 - Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso respectiva. 2 - Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto. Art. 31 Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados devido a seu estado de conservao, desde que necessrias para fazer prova em juzo. Captulo VI Das Disposies Finais Art. 32 Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos sigilosos esto sujeitos s regras referentes ao sigilo profissional e ao seu cdigo especfico de tica. Art. 33 Os rgos pblicos e as instituies de carter pblico custodiadoras de documentos sigilosos tero prazo mximo de sessenta dias para constituir e instalar sua Comisso Permanente de Acesso, a partir da data de publicao deste Decreto. Art. 34 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 35 Ficam revogados os Decretos ns. 79.099, de 6 de janeiro de 1977 e 99.347, de 26 de junho de 1990. Braslia, 24 de janeiro de 1997. 176 da Independncia e 109 da Repblica. Fernando Henrique Cardoso Nelson A. Jobim
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Decreto n. 2.910, de 29 de dezembro de 1998 28 Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa, e d outras providncias. O Presidente da Repblica, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Decreta: Captulo I Das Disposies Gerais Art. 1 - As medidas de segurana relativas a documentos produzidos, em qualquer suporte, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa, que digam respeito garantia da sociedade e do Estado, sero aplicadas em conformidade com o disposto neste Decreto. Art. 2 - Para os fins deste Decreto, consideram-se, no que couber, as definies constantes do Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997, e as seguintes: I documento sigiloso controlado DSC: aquele que requer medidas adicionais de controle; II material sigiloso: toda matria, substncia ou artefato que, por sua natureza, deva ser de conhecimento restrito; III rea sigilosa: aquela onde documentos, materiais, comunicaes e sistemas de informao sigilosos so tratados, manuseados, transmitidos ou guardados e que, portanto, requer medidas especiais de segurana e permisso de acesso; IV comunicao sigilosa: aquela que contm dados, informaes e/ou conhecimentos sigilosos; V meio de comunicao sigilosa: aquele no qual se transmitem dados, informaes e/ou conhecimentos sigilosos e requer dispositivos de criptografia. VI necessidade de conhecer: condio inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo ou atividade, indispensvel para que uma pessoa, possuidora de credencial de segurana adequada, tenha acesso a assunto sigiloso; VII credencial de segurana: certificado, em diferentes graus de sigilo, concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa ter acesso a assunto sigiloso; VIII investigao para credenciamento: investigao prvia com o objetivo de verificar os requisitos indispensveis para que uma pessoa receba credencial de segurana; IX comprometimento: perda de segurana resultante do conhecimento de assunto sigiloso por pessoa no autorizada; X visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa; XI produto criptogrfico: denominao genrica atribuda a hardware, software, firmware, ou a qualquer combinao deles, que contenha um mdulo criptogrfico, como tambm a atribuda a servio que empregue recursos criptogrficos; XII sistema de cifra; aquele base de mtodos lgicos, sigilosos e controlados por chaves, para tratamento de dados e informaes, o qual torna a escrita ininteligvel, de forma a impedir ou dificultar o seu conhecimento por pessoa no autorizada; XIII sistema de cdigo: aquele que torna o dado ou a informao incompreensvel, pela substituio de bits, caracteres ou blocos de caracteres por cdigos, contidos em um "livro cdigo";
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XIV sistema de informao: conjunto de meios de comunicao, computadores e redes de computadores, assim como dados e informaes que podem ser armazenados, processados, recuperados ou transmitidos por servios de telecomunicaes, inclusive programas, especificaes e procedimentos para sua operao, uso e manuteno; XV eliminao: destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. Captulo II Da Gesto dos Documentos Sigilosos Seo I Dos Procedimentos para Classificao Art. 3 - A classificao de documentos realizada em conformidade com as disposies do Captulo III do Decreto n 2.134, de 1997, observadas as normas deste Captulo. Art. 4 - As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou anexos de um documento podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado. Art. 5 - A classificao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma do documento de mais alta classificao que eles contenham. Art. 6 - Os expedientes de remessa sero classificados de acordo com o mais elevado grau de sigilo dos documentos que encaminham. Art. 7 - Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias areas ou em seus negativos, sero classificados em razo dos detalhes que revelem e no da classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes deram origem. Pargrafo nico A classificao da fotografia area ser determinada em razo do que retrate e no da classificao das diretrizes baixadas para obt-la. Art. 8 - A publicao de decreto sigiloso limitar-se- ao seu respectivo nmero, ao ano de expedio e sua ementa, redigida de modo a no comprometer o sigilo. Art. 9 - Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso: I da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; II da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior, para documentos secretos; III da autoridade destinatria, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento. Pargrafo nico Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que lhes deram origem. Seo II Do Documento Sigiloso Controlado - DSC Art. 10 O documento sigiloso controlado requer as seguintes medidas adicionais: I lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade receptora; II lavratura de termo de transferncia sempre que se proceder transferncia de sua guarda. Pargrafo nico O Termo de Inventrio e o Termo de Transferncia sero elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a guarda de um rgo de controle. Art. 11 O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado documento sigiloso controlado. Pargrafo nico Os documentos secretos, os confidenciais e os reservados podero, a critrio da autoridade classificadora, ser considerados documentos sigilosos controlados.
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Art. 12 O documento sigiloso controlado ter registrada na capa, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso "documento sigiloso controlado" e o nmero de controle. Seo III Das Indicaes do Grau de Sigilo, da Reclassificao e da Desclassificao Art. 13 A indicao do grau de sigilo de um documento dever constar de todas as suas pginas, observadas as seguintes formalidades: I a indicao ser centralizada no alto e no p de cada pgina, preferencialmente em cor contrastante com a do documento; II as pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao sobre o total de pginas que compem o documento. Art. 14 Os esboos e desenhos sigilosos tero registrados seu grau de sigilo em local que possibilite sua reproduo em todas as cpias. Art. 15 A indicao do sigilo de negativos, fotografias e imagens digitais sigilosas observar o disposto no artigo anterior. Pargrafo nico Os negativos de que trata este artigo, cuja falta de espao impossibilite a indicao de sigilo, sero utilizados em condies que garantam a sua segurana e guardados em recipientes que exibam a classificao correspondente do contedo. Art. 16 Fotografias e reprodues de negativos sem legenda tero registrados seus respectivos graus de sigilo no seu verso, bem como nas respectivas embalagens. Art. 17 Os negativos em rolos contnuos, relativos a conhecimentos e a levantamentos aerofotogramtricos, tero indicado, no princpio e no fim de cada rolo, o grau de sigilo correspondente. Art. 18 As microformas e os filmes cinematogrficos sigilosos sero acondicionados de modo tecnicamente seguro, devendo as embalagens exibir o grau de sigilo correspondente ao do contedo. Pargrafo nico A indicao do grau de sigilo em filmes cinematogrficos ser registrada, tambm, nas imagens de incio e fim dos mesmos. Art. 19 Os meios de armazenamento de dados, informaes e/ou conhecimentos sigilosos sero marcados com a classificao devida em local adequado. Pargrafo nico Consideram-se meios de armazenamento, para efeito deste artigo, os discos sonoros e pticos, fitas e discos magnticos e demais meios de armazenamento de dados. Art. 20 A indicao do grau de sigilo em mapas, cartas e fotocartas ser logo acima do ttulo e na parte inferior dos mesmos, sem prejuzo das imagens registradas. Art. 21 A indicao da reclassificao ou da desclassificao de documentos sigilosos dever constar da capa, se houver, e da primeira pgina do documento, mediante aposio de carimbo, de forma que no prejudique os dados, informaes ou conhecimentos registrados. Seo IV Da Expedio e da Comunicao Art. 22 Na expedio e tramitao dos documentos ultra-secretos sero observadas as seguintes prescries: I os documentos a expedir sero acondicionados em envelopes duplos; II o envelope externo conter apenas o nome ou a funo do destinatrio e seu endereo, sem qualquer anotao que indique o grau de sigilo do contedo; III no envelope interno sero inscritos o nome e a funo do destinatrio, seu endereo e, claramente indicado, o grau de sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removido o envelope externo; IV o envelope interno ser lacrado, aps receber o documento, e a sua expedio se far acompanhada de um recibo;
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V o recibo destinado ao controle da expedio e custdia dos documentos ultrasecretos e secretos conter, necessariamente, indicaes sobre o remetente, o destinatrio e o nmero ou outro indicativo que identifique o documento; VI vedada a expedio de documento ultra-secreto pelo correio; VII a comunicao de assunto ultra-secreto, em princpio, ser efetuada por contato pessoal do agente pblico credenciado; VIII a comunicao de assunto ultra-secreto por meios eltricos ou eletrnicos s ser permitida em casos extremos e que requeiram tramitao e soluo imediatas, atendendo ao princpio da oportunidade. IX a expedio de documento secreto poder ser feita por meio de mensageiro oficialmente designado, ou pelo correio, desde que registrada, por meio de sistema de encomendas ou, se for o caso, por meio de mala diplomtica. Pargrafo nico Os documentos ultra-secretos e/ou secretos expedidos por meio eltrico ou eletrnico sero obrigatoriamente criptografados, em sistema de cifra de alta confiabilidade. Art. 23 Os documentos confidenciais e reservados sero expedidos em um nico envelope, no qual ser marcada, na face anterior e no verso, a classificao correspondente. 1 - A critrio da autoridade competente, aplicam-se expedio dos documentos confidenciais e reservados as medidas de segurana previstas no artigo anterior. 2 - Os documentos confidenciais e reservados sero expedidos por meio de mensageiros autorizados ou pelo correio, desde que registrados, obedecidas, neste caso, as prescries dos incisos I, II e III do artigo anterior. 3 - Os documentos confidenciais podero ser expedidos por meio eltrico ou eletrnico, desde de que criptografados. 4 - Os documentos reservados podero ser expedidos por meio eltrico ou eletrnico, podendo ser criptografados a critrio da autoridade competente. Art. 24 Ser inscrita a palavra "pessoal", precedendo a indicao do grau de sigilo, no envelope contendo o documento sigiloso, sempre que o mesmo for considerado do interesse exclusivo do destinatrio. Art. 25 Em todos os casos sero adotadas providncias que permitam o mximo de segurana na expedio de documentos sigilosos. Seo V Do Registro, da Tramitao e da Guarda Art. 26 Aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos incumbe: I verificar e registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do fato ao destinatrio, o qual informar ao remetente; II assinar e datar o respectivo recibo, se for o caso; III proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao. Art. 27 O envelope interno somente ser aberto pelo destinatrio ou por seu representante autorizado. Art. 28 O destinatrio de documento sigiloso comunicar ao remetente qualquer indcio de violao do documento, tais como rasuras, irregularidades de impresso ou de paginao. Art. 29 Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana. 1 - Para a guarda de documentos ultra-secretos obrigatrio, no mnimo, o uso de cofre com segredo de trs combinaes ou material que oferea segurana equivalente ou superior. 2 - Na impossibilidade de se adotar o disposto no pargrafo anterior, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada.
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3 - Para a guarda de documentos secretos recomendada a adoo de medidas de segurana idnticas s que se referem os pargrafos anteriores. Seo VI Da Reproduo Art. 30 A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do documento original. Art. 31 A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados depender de autorizao do rgo de controle e os demais podero ser reproduzidos nas condies estabelecidas no Captulo V do Decreto n 2.134, de 1997, e no art. 9 deste Decreto. Art. 32 O responsvel pela preparao, impresso ou reproduo de documentos sigilosos dever destruir notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou quaisquer outros elementos que possam dar origem cpia no autorizada do todo ou parte. Art. 33 Sempre que a preparao, a impresso ou, se for o caso, a reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras ou oficinas grficas, dever essa operao ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo, durante a confeco do documento, observando o disposto no artigo anterior. Seo VII Da Preservao e da Eliminao Art. 34 As Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos, constitudas em conformidade com o art. 2 do Decreto n 2.182, de 20 de maro de 1997, tero a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao tornada ostensiva, que tenha sido produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. Art. 35 A eliminao de documentos sujeitar-se- s normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que disponham sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Pargrafo nico No podero ser eliminados os documentos sigilosos de valor permanente. Captulo III Da segurana das Comunicaes e dos Sistemas de Informao Seo I Da Criptografia Art. 36 As normas gerais para a implementao das aes necessrias segurana das comunicaes e dos sistemas de informao dos rgos do Governo Federal sero baixadas pela Secretaria-Geral do Conselho de Defesa Nacional, com vista a padronizar critrios e procedimentos. Art. 37 As normas particulares decorrentes da estrutura e do funcionamento dos rgos do Poder Executivo sero baixadas pelos respectivos Ministros de Estado ou chefes de rgos da Presidncia da Repblica. Art. 38 As tecnologias empregadas na segurana dos sistemas de informao governamentais so reconhecidas como sigilosas. Art. 39 Os aplicativos de criptografia so considerados de uso civil e militar. A sua comercializao e o seu uso pelos rgos do Governo Federal sujeitar-se-o s normas gerais baixadas pela Secretaria-Geral do Conselho de Defesa Nacional. Art. 40 O uso e a comercializao no Pas de produtos voltados para a segurana das comunicaes e dos sistemas de informao que se utilizem de recursos criptogrficos, quando destinados aos rgos do Governo Federal, esto condicionados a certificao de conformidade da Secretaria-Geral do Conselho de Defesa Nacional.
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Art. 41 vedado o uso de qualquer cdigo, sistema de cifra ou dispositivo cifrado por rgo oficial, que no seja em razo do servio. Seo II Da Segurana e do Controle Criptogrfico Art. 42 O titular de rgo ou entidade do Poder Executivo Federal detentora de material criptogrfico designar um responsvel pela segurana criptogrfica, com atribuies especficas, o qual firmar termo de responsabilidade. Art. 43 Aplicam-se aos materiais criptogrficos e aos sistemas de cifras e cdigos todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I. realizao de vistorias peridicas em todos os materiais criptogrficos com a finalidade de assegurar uma perfeita execuo das operaes criptogrficas; II. manuteno de inventrios completos e atualizados do material criptogrfico existente; III. designao de sistemas criptogrficos adequados para cada destinatrio; IV. comunicao autoridade mencionada no caput do artigo anterior de qualquer anormalidade relativa atribuio de grau de sigilo a documento criptografado, ou indcio de violao ou irregularidade na transmisso ou recebimento da informao criptografada. Captulo IV Das reas Sigilosas Art. 44 Aos titulares dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal caber a adoo de medidas que visem definio, classificao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 45 A admisso de visitas em reas sigilosas ser regulada por meio de instrues especiais dos rgos ou entidades interessados. Pargrafo nico Para efeito deste artigo, no considerado visita o agente pblico ou o particular que oficialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso. Captulo V Do Material Sigiloso Seo I Disposies Gerais Art. 46 O titular de rgo ou entidade pblica responsvel por programa de pesquisa ou por projeto que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever providenciar para que a ele seja atribudo o grau de sigilo adequado. Pargrafo nico Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou entidade pblica encarregada da fiscalizao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produo e/ou exportao de material de interesse da defesa nacional. Art. 47 Os titulares de rgos ou entidades pblicas e de empresas privadas encarregadas de preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de material sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. Art. 48 As empresas privadas que desenvolvam pesquisas ou projetos de interesse nacional que contenham materiais sigilosos devero providenciar a sua classificao de forma adequada, mediante entendimentos com o rgo ou entidade pblica a que estiverem ligadas, para efeito daquelas pesquisas ou projetos.
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Art. 49 Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. Art. 50 Dados e informaes sigilosos concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de material s sero fornecidos aos que, por suas funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. 1 Em nenhuma hiptese, os dados e informaes sero controlados ou coordenados por pessoa jurdica de direito privado. 2 Os rgos da Presidncia da Repblica e os Ministrios controlaro e coordenaro o fornecimento dos dados e informaes necessrios ao desenvolvimento dos programas s pessoas fsicas e jurdicas interessadas. Seo II Do Transporte Art. 51 A definio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso de responsabilidade do detentor da sua custdia que dever considerar o grau de sigilo atribudo ao respectivo material. Pargrafo nico O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal fim contratadas, que providenciaro as medidas necessrias para a segurana do material estabelecidas em entendimentos prvios, as quais estaro contidas em clusulas especficas. Art. 52 Se o seu tamanho e quantidade permitirem, os materiais sigilosos podero ser tratados do mesmo modo indicado para a expedio de documentos sigilosos. Art. 53. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, no transporte de material sigiloso. Captulo VI Dos Contratos Art. 54 A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execuo implique na divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos: I. o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; II. o estabelecimento de clusulas prevendo: a) a alterao do contrato, para incluso de clusula de segurana no estipulada por ocasio da assinatura; b) a obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; c) a obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto contratado; d) a identificao, para fins de concesso de credencial de segurana, das pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e) a responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, ou em parte. Pargrafo nico Aos rgos da Presidncia da Repblica e aos Ministrios cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias para a segurana dos documentos e/ou materiais sigilosos em poder dos seus contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes.
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Captulo VII Das Disposies Finais Art. 55 Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa esto sujeitos s regras referentes ao sigilo profissional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico. Art. 56 Os rgos e entidades do Poder Executivo Federal promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de seus servidores que desempenhem atividades inerentes salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa. Art. 57 A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal sero expedidas instrues complementares que detalharo os procedimentos necessrios plena execuo deste Decreto Art. 58 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 29 de dezembro de 1998; 177 da Independncia e 110 da Repblica Fernando Henrique Cardoso Renan Calheiros Mauro Csar Rodrigues Pereira Zenildo de Lucena Luiz Felipe Lampreia Pedro Malan Llio Viana Lbo Benedito Onofre Bezerra Leonel
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Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997. 29 Estabelece normas para a transferncia e o recolhimento de acervos arquivsticos pblicos federais para o Arquivo Nacional. O Presidente da Repblica, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto nos arts. 1, 4 e 18 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Decreta: Art. 1 - Os acervos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumentos descritivos que permita sua identificao e controle. 1 - Para os fins deste Decreto, considera-se: a) Avaliao: o processo de anlise e identificao dos valores dos documentos de arquivo, com vistas sua seleo e destinao final; b) Organizao: a utilizao de tcnicas arquivsticas para classificao, arranjo e descrio de documentos; c) Transferncia: a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final, que consiste na sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente; d) Recolhimento: a entrada de documentos para guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas, aps o processo de avaliao; e) Higienizao Tcnica de Conservao: a retirada de poeira e outros resduos estranhos aos documentos, com vistas sua preservao; f) Acondicionamento: a embalagem e a guarda de documentos de arquivo de forma apropriada sua preservao.
2 - As atividades tcnicas referidas no caput deste artigo, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 2 - Os dirigentes dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal devero constituir, no prazo de sessenta dias, Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1 - Os documentos relativos s atividades-meio devero ser selecionados pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e entidades geradoras dos arquivos, obedecendo aos prazos de guarda e destinao estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s AtividadesMeio da Administrao Pblica, aprovada pelo CONARQ. 2 - Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da Tabela referida no 1 deste artigo devero ser avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e entidades geradores de arquivos, devendo os prazos e destinao da decorrentes ser aprovados pelo Arquivo Nacional. 3 - Os documentos relativos s atividades-fim devero ser avaliados e selecionados tambm pelos rgos e entidades geradores de arquivos, devendo as tabelas de temporalidade,
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Publicado no DOU em 21 de maro de 1997, Seo 1. 68
elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput deste artigo, ser aprovadas pelo Arquivo Nacional. Art. 3 - O Ministrio da Administrao Federal e Reforma do Estado dever, to logo sejam nomeados os inventariantes/liqidantes para os rgos e entidades extintas, solicitar ao Ministrio da Justia a assistncia Tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, tendo em vista o 2 do art. 7 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 4 - O Ministrio da Justia, por meio do Arquivo Nacional, baixar, no prazo de trinta dias, instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, para a plena consecuo das medidas constantes deste Decreto. Art. 5 - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 20 de maro de 1997, 176 da Independncia e 109 da Repblica Fernando Henrique Cardoso Nelson A Jobim
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Arquivo Nacional Conselho Nacional deArquivos Resoluo n. 6, de 15 de maio de 1997. 30 Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8 reunio ordinria, realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e, Considerando que cabe Administrao Pblica a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Pargrafo 2, do art. 216 da Constituio Federal), Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio administrao, cultura, de 8 de janeiro de 1991), resolve: Estabelecer as seguintes diretrizes para orientao dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR quanto terceirizao de servios arquivsticos. Art. 1 - As atividades de avaliao sero reservadas para execuo direta pelos rgos e entidades do Poder Pblico, por ser atividade essencial da gesto de documentos, de responsabilidade de Comisses Permanentes de Avaliao, conforme determina o disposto no art. 2 do Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997, sendo vedada a eliminao de documentos sem prvia autorizao da instituio arquivstica pblica de seu mbito de atuao, como determina o disposto no art. 9, da Lei n. 8.159/91. Art. 2 - A guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a democratizao da informao, sem nus, para a administrao e para o cidado. Art. 3 - Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde que planejadas, supervisionadas e controladas por agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos. Art. 4 - Para efeitos desta Resoluo, a gesto de documentos, conforme preconiza o art. 3 da Lei n. 8.159/91, compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. Jaime Antunes da Silva ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (Artigo 1 da Lei n. 8.159,
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Publicado no DOU, em 23 de maio de 1997, Seo 1. 70
Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994. 31 Dispe sobre a poltica cultural do Estado de Minas Gerais. O Povo do Estado de Minas Gerais, por seus representantes, decretou e eu, em seu nome, sanciono a seguinte Lei: ________________________________________________________________ Seo III Dos Arquivos Art. 26 Incumbem ao poder pblico a gesto e a proteo dos documentos de arquivos pblicos, os quais constituem instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico, bem como elemento de informao e prova. 1 - Considera-se arquivo pblico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgo ou entidade da administrao direta ou indireta do Estado, no exerccio de suas atividades, em decorrncia de funes administrativas, legislativas ou judiciais. 2 - Para os efeitos desta Lei, estende-se o conceito de arquivo pblico ao conjunto de documentos produzidos e recebidos por entidade privada prestadora de servio pblico. Art. 27 As aes do poder pblico relacionadas com a atividade arquivstica constituem a poltica estadual de arquivos e tm como objetivos: I o fortalecimento da rede de instituies arquivsticas pblicas; II a efetiva gesto dos documentos pblicos; III a adequada formao de recursos humanos; IV a preservao do patrimnio arquivstico pblico e privado; V o provimento dos recursos materiais exigidos pela atividade arquivstica; VI a produo de documentos de interesse da rea; VII a garantia de acesso s informaes contidas nos documentos de arquivos, observado o disposto nesta Lei. Art. 28 Na realizao das aes de que trata o artigo anterior, sero levadas em conta: I a funo social exercida pelos arquivos pblicos e privados; II a participao da sociedade civil, com vistas plena consecuo dos objetivos da poltica estadual de arquivos. Art. 29 Os documentos de valor permanente so inalienveis, e sua guarda, imprescritvel. Art. 30 A cessao das atividades de rgo ou entidade previstos nos 1 e 2 do art. 26 implica o recolhimento de sua documentao para a instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 31 A eliminao de documentos produzidos por rgo ou entidade previstos nos 1 e 2 do art. 26 ser feita mediante autorizao da instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. Art. 32 Competem s instituies arquivsticas estaduais a gesto e a guarda permanente dos documentos pblicos e de carter pblico, bem como a implementao da poltica estadual de arquivos. Pargrafo nico So instituies arquivsticas pblicas estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. Art. 33 Cabem ao arquivo do Poder Executivo, ao arquivo do Poder Legislativo e ao arquivo do Poder Judicirio: I a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos no mbito de cada Poder; II a preservao dos documentos sob sua guarda. 1 - Para o pleno exerccio de suas funes, o arquivo do Poder Executivo Arquivo Pblico Mineiro poder criar unidades regionais. 2 - A gesto de documentos pelo Arquivo Pblico Mineiro ser feita em conjunto com os rgos que os produzem. Art. 34 assegurado a todos, nos termos de legislao especfica, o acesso aos documentos sob a guarda e gesto dos arquivos pblicos.
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Publicada no Minas Gerais em 31 de dezembro de 1994. 71
Art. 35 Lei fixar as categorias de sigilo a serem observadas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos que produzem. Art. 36 Consideram-se sigilosos os documentos cuja divulgao ponha em risco: I a segurana da sociedade e do Estado; II a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas; Pargrafo nico O acesso aos documentos de que trata o artigo poder ser restringido por prazos at: I 20 (vinte) anos contados da data de sua produo, no caso dos documentos de que trata o inciso I; II 100 (cem) anos contados da data de sua produo, no caso dos documentos de que trata o inciso II. Art. 37 O Poder Judicirio poder, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a restringir, de qualquer forma, o disposto neste artigo. Art. 38 O arquivo privado que rena conjunto de fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento cientfico estadual ou nacional poder ser identificado pelo Estado como de interesse pblico e social. 1 - A proteo e o acesso aos arquivos privados identificados como de interesse pblico e social sero incentivados pelo Estado mediante a concesso de benefcios fiscais ao seu proprietrio ou possuidor. 2 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social ser facultado ao pblico mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. 3 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados, a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 39 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. Art. 40 O Poder Executivo manter cadastro centralizado e atualizado dos arquivos pblicos e dos arquivos privados identificados como de interesse pblico e social. ___________________________________________________________________ Captulo V Disposies Transitrias e Finais Art. 83 O Poder Executivo no prazo de 3 (trs) meses contados da vigncia desta Lei, adotar as providncias necessrias para a criao do Conselho Estadual de Arquivos CEA. 1 - O Conselho de que trata este artigo ter funo deliberativa e ser incumbido de coordenar as aes da poltica estadual de arquivos, bem como de estabelecer normas tcnicas de organizao e funcionamento dos arquivos pblicos estaduais, observado o disposto nesta Lei. 2 - Integraro o Conselho Estadual de Arquivos representantes das instituies arquivsticas estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, de entidade estadual ligada preservao do patrimnio histrico e de instituies da sociedade civil. Art. 84 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 85 Revogam-se as disposies em contrrio. Dada no Palcio da Liberdade, em Belo Horizonte, aos 30 de dezembro de 1994. Hlio Garcia Evandro de Pdua Abreu Paulo de Tarso Almeida Paiva Maria Celina Pinto Albano Kildare Gonalves Carvalho
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Decreto n. 39.504, de 24 de maro de 1997. 32 Cria o Conselho Estadual de Arquivos CEA, e d outras providncias. O Governador do Estado de Minas Gerais, no uso da atribuio que lhe confere o artigo 90, inciso VII, da Constituio do Estado, e tendo em vista o disposto no artigo 83 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, Decreta: Art. 1 - Fica criado o Conselho Estadual de Arquivos, rgo colegiado com funo deliberativa, previsto no artigo 83 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, subordinado diretamente ao Governador do Estado de Minas Gerais. Pargrafo nico Para os efeitos deste Decreto, a sigla CEA e a palavra Conselho equivalem denominao Conselho Estadual de Arquivos. Art. 2 - O CEA tem por finalidade coordenar as aes da poltica estadual de arquivos, bem como estabelecer normas tcnicas de organizao dos arquivos da Administrao Pblica Estadual, definir os planos de regionalizao do Arquivo Pblico Mineiro e de funcionamento dos servios ou unidades de arquivos dos rgos pblicos estaduais. Art. 3 - Compete ao CEA: I estabelecer diretrizes visando gesto, preservao e ao acesso a documentao de arquivo; II promover o inter-relacionamento entre os arquivos pblicos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio estaduais; III propor a edio de instrumentos normativos necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica estadual de arquivos; IV zelar pelo cumprimento da legislao que disciplina o funcionamento e acesso aos arquivos pblicos; V colaborar com o Conselho Nacional de Arquivos na identificao de arquivos privados de interesse pblico e social; VI elaborar subsdios e emitir pareceres, sempre que solicitados, nas questes pertinentes ao patrimnio arquivstico do Estado de Minas Gerais; VII estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos, de mbito estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva e legislativa; VIII subsidiar a elaborao de planos estaduais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica estadual de arquivos; IX estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do Sistema Estadual de Arquivos; X recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica estadual de arquivos pblicos e arquivos privados de interesse pblico e social; XI articular-se com outros rgos e entidades do poder pblico formuladores de polticas estaduais de planejamento, de educao, de cincia e tecnologia, de informao e de informtica; XII exercer as atividades correlatas que lhe forem delegadas. Art. 4 - O Conselho Estadual de Arquivos tem a seguinte composio: I Diretor do Arquivo Pblico Mineiro, que seu Presidente;
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Publicado no Minas Gerais em 25 de maro de 1998, Caderno 1. 73
II 1 (um) representante da Secretaria de Estado de Recursos Humanos e Administrao; III 1 (um) representante do Poder Judicirio; IV 1 (um) representante do Poder Legislativo; V 1 (um) representante de Arquivos Pblicos de Municpio; VI 2 (dois) representantes do Arquivo Pblico Mineiro; VII 1 (um) representante do Instituto Estadual do Patrimnio Histrico e Artstico de Minas Gerais IEPHA/MG; VIII 1 (um) representante da Companhia de Processamento de Dados do Estado de Minas Gerais PRODEMGE; IX 2 (dois) representantes de instituies no governamentais que atuem na rea de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1 - A cada membro do Conselho Estadual de Arquivos corresponder um suplente, que o substituir em caso de ausncia ou impedimento. 2 - Os membros do CEA e seus respectivos suplentes sero indicados pelos dirigentes dos rgos, entidades ou Poder que representam e designados por ato do Governador do Estado. 3 - Os membros do Conselho tero mandato de (2) dois anos, permitida a reconduo por igual perodo. Art. 5 - O exerccio da funo de membro do Conselho Estadual de Arquivos considerado servio pblico relevante. Art. 6 - O Plenrio, rgo superior de deliberao do Conselho Estadual de Arquivos, reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada 6 (seis) meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou requerimento de 2/3 (dois teros) de seus membros. Art. 7 - O suporte tcnico e administrativo necessrio ao funcionamento do Conselho ser prestado pelo Arquivo Pblico Mineiro. Art. 8 - O CEA constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica estadual de arquivos pblicos e ao funcionamento do Sistema Estadual de Arquivos. Pargrafo nico Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do Conselho e referendados pelo Plenrio. Art. 9 - O Regimento Interno do Conselho Estadual de Arquivos ser elaborado e aprovado pelo seu Plenrio. Art. 10 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 11 Revogam-se as disposies em contrrio. Palcio da Liberdade, em Belo Horizonte, aos 24 de maro de 1997. Eduardo Azeredo lvaro Brando de Azeredo Amilcar Vianna Martins Filho Cludio Roberto Mouro da Silveira
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Decreto n. 40.186, de 22 de dezembro de 1998. 33 Dispe sobre a gesto de Documentos Pblicos. O Governador do Estado de Minas Gerais, no uso de atribuio que lhe conferre o artigo 90, inciso VII, da Constituio do Estado, e tendo em vista o disposto nos artivos 32 e 33 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, Decreta: Art. 1 - A gesto de documentos pblicos, como determina a Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, de responsabilidade do Arquivo Pblico Mineiro, unidade administrativa da Secretaria de Estado da Cultura. Pargrafo nico Para fins deste Decreto, considera-se: 1 Gesto de Documentos, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente; 2 Documento de Arquivo, registro original de uma informao, independentemente da natureza ou do suporte que o contenha, o qual pode ser utilizado paa consulta ou porva. Alm dos documentos textuais, tambm so documentos de arquivo os mapas, as plantas, as microformas, as fotografias, as gravuras, os slides e semelhantes; 3 Avaliao, processo de anlise e identificao dos valores dos documentos de arquivo, com vistas sua seleo e destinao final; 4 Transferncia, a passagem de documento de um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardar sua destinao final, que consiste na sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente; 5 Recolhimento, a entrada de documento para guarda permanente em instituio arquivstica pblica, aps processo de avaliao. Art. 2 - Os documentos produzidos ou recebidos por rgo ou entidade no exerccio de suas atividades constituem o objeto especfico de atuao do Arquivo Pblico Mineiro. Art. 3 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e sua guarda imprescritvel, devendo ser recolhidos conforme normas de temporalidade estabelecidas em Decreto, ao acervo do Arquivo Pblico Mineiro. Pargrafo nico Os documentos cujo contedo no tenha carter de guarda permanente, sero eliminados segundo a temporalidade mencionada neste artigo, aps cumprimento de seu prazo de guarda intermediria. Art. 4 - A cessao de atividades de rgo ou entidade do PoderExecutivo implica o recolhimento de seus documentos ao Arquivo Pblico Mineiro, ou a transferncia paa o seu sucessor. 1 - No caso de no haver rgo ou entidade sucessora, os inventariantes ou liquidantes procedero avaliao dos documentos, objetivando recolher ao Arquivo Pblico Mineiro apenas aqueles de valor permanente. 2 - Os documentos em fase intermediria, que no forem objeto de guarda permanente, sero custodiados, at o cumprimento dos prazos legais de guarda, pela Secretaria de Estado a qual os rgos ou entidades em processo de extino de que trata este artigo estiverem vinculados ou subordinados. Art. 5 - Os dirigentes de rgo ou entidade do Poder Executivo devero constituir, no prazo de sessenta (60) dias contados da publicao deste Decreto, Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo dos documentos produzidos e acumulados no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente, e a eliminao daqueles destitudos de valor probatrio e informativo.
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Publicado no Minas Gerais em 23 de dezembro de 1998, Parte 1. 75
Pargrafo nico A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo dever ser composta de, no mnimo, cinco (5) membros, escolhidos dentre pessoas com a seguinte qualificao: 1 arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; 2 servidores das unidades organizacionais s quais se refiram os documentos a ser destinados, com efetivo conhecimento tcnico e experincia administrativa das atividades desempenhadas; 3 historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; 4 profissional da rea jurdica responsvel pela avaliao do valor legal dos documentos; 5 profissional ligado ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, mdico, socilogo, engenheiro, etc.); 6 outros profissionais que possam colaborar com as atividades da Comisso. Art. 6 - Os documentos relativos s atividades mantenedoras da Administrao devero ser selecionados pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo dos rgos e entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos de guarda e destinao estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades Mantenedoras da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais aprovada por Decreto. 1 - Os documentos relativos s atividades mantenedoras no constantes da Tabela mencionada no caput deste artigo devero ser avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo dos rgos e entidades geradoras dos arquivos, devendo os prazos de guarda e destinao dos documentos, da decorrentes, ser aprovados pelo Conselho Estadual de Arquivos CEA. 2 - Os documentos relativos s atividades finalsticas da Administrao Pblica Estadual devero tambm ser avaliados e selecionados pelos rgos e entidades geradoras dos arquivos, devendo as tabelas especficas de temporalidade, elaboradas pelas Comisses mencionadas neste artigo, ser aprovadas pelo Conselho Estadual de Arquivos CEA. Art. 7 - A eliminao de documento produzido ou recebido por rgo ou entidade da Administrao Pblica Estadual ser realizada com prvia autorizao do Arquivo Pblico Mineiro, como dispe o artigo 31 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, e em conformidade com Deliberao baixada pelo Conselho Estadual de Arquivos detalhando os procedimentos a ser (sic) observados. 34 Pargrafo nico Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documento de valor permanente e probatrio. Art. 8 - Os acervos arquivsticos do Poder Executivo devem, ao ser transferidos ou recolhidos ao Arquivo Pblico Mineiro, estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita a sua identificao e controle. Art. 8 - O Conselho Estadual de Arquivos CEA, baixar, no prazo de trinta (30) dias da publicao deste Decreto, instrues detalhando os procedimentos a ser observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual, para a plena consecuo das medidas estabelecidas neste Decreto. Art. 9 - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 10 Revogam-se as disposies em contrrio, especialmente o Decreto n. 39.456, de 2 de maro de 1998. Palcio da Liberdade, em Belo Horizonte, aos 22 de dezembro de 1998. Eduardo Azeredo lvaro Brando de Azeredo Octvio Elsio Alves de Brito
Artigo est como na retificao feita pelo Decreto n. 40.273, de 10 de fevereiro de 1999, publicado no Minas Gerais em 11 de fevereiro de 1999, Caderno I.
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Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998. 35 Dispe sobe a aprovao do Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais, os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos rgos entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Pblicos. O Governador do Estado de Minas Gerais, no uso de atribuio que lhe confere o artigo 90, inciso VII, da Constituio do Estado, em consonncia com o Decreto n. 39.504, de 24 de maro de 1998, que cria o Conselho Estadual de Arquivos CEA, Decreta: Art. 1 - Fica aprovado o Plano de Classificao de Documentos por Assunto para as Atividades Mantenedoras da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais, em anexo, que ser adotado nos rgos e entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Pblicos. Art. 2 - Cabe ao Conselho Estadual de Arquivos: I aprovar as adaptaes necessrias ao Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade elaborada por rgo ou instituio do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais 36 ; II proceder a atualizao do Plano de Classificao de Documentos. Art. 3 - Cabe aos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Poder Executivo: I adotar o Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade, procedendo as adaptaes necessrias para sua correta aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e destinao definidos; II elaborar e atualizar os seus respectivos Planos de Classificao de Documentos e Tabelas de Temporalidades e Destinao dos Documentos de Arquivo para as suas atividades especficas e submet-los aprovao do Conselho Estadual de Arquivos. Art. 4 - A eliminao de documentos produzidos por organismo pblico e de carter pblico ser realizada com autorizao do Arquivo Pblico Mineiro na sua especfica esfera de competncia, como determina o artigo 31 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994. Art. 5 - O Conselho Estadual de Arquivos pode auxiliar os rgos e entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Pblicos, na elaborao, anlise e aplicao de cdigo ou plano de classificao de documentos em fase corrente, bem como na elaborao, anlise e aplicao de tabela de temporalidade de documentos. Art. 6 - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 7 - Revogam-se as disposies em contrrio. Palcio da Liberdade, em Belo Horizonte, aos 22 de dezembro de 1998. Eduardo Azeredo lvaro Brando de Azeredo Octvio Elsio Alves de Brito
35 Publicado no Minas Gerais em 23 de dezembro de 1998, Parte 1, juntamente com o anexo: Plano de Classificao de Documentos de Arquivo para as Atividades Mantenedoras da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais e Tabela de Temporalidade. 36 Artigo est como na retificao feita pelo Decreto n. 40.274, de 10 de fevereiro de 1999, publicado no Minas Gerais em 11 de fevereiro de 1999, Caderno I.
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Conselho Estadual de Arquivos CEA Deliberao n. 4 de 17 de dezembro de 1998. 37 O Presidente do Conselho Estadual de Arquivos CEA, no uso de atribuio prevista no inc. IX do art. 11 de seu Regimento Interno, tendo em vista o disposto no art. 83, 1 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, combinado com o art. 3, inc. III do Decreto n. 39.504, de 24 de maro de 1998, e dando cumprimento deciso prolatada na 2 reunio plenria, de 25 de novembro de 1998, Delibera: Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos de arquivo no mbito dos rgos e entidades integrantes da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais. Art. 1 - A eliminao de documentos nos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual ocorrer depois de concludo o processo de avaliao conduzido por suas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo, responsveis pela elaborao de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Deliberao. Art. 2 - A eliminao de documentos pblicos da Administrao ser precedida de lavratura de termo, em livro prprio, aps a autorizao do Arquivo Pblico Mineiro. Pargrafo nico A eliminao de documentos da Administrao Pblica Estadual s dever ocorrer se prevista nas tabelas de temporalidade do rgo ou entidade aprovada pela autoridade competente na esfera de atuao e mediante a autorizao do Arquivo Pblico Mineiro (art. 31 da Lei n. 11.726/94). Art. 3 - O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos de Arquivo (anexo 1) e Termo de Eliminao de Documentos de Arquivo (anexo 4). Art. 4 - A Listagem de Eliminao de Documentos de Arquivo (anexo 1) tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: I. II. Cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade, da unidade/setor responsvel pela eliminao, numerao da listagem e o nmero da folha; Quadro contendo os seguintes campos:
a) item documental em ordem de listagem; b) cdigo do assunto; c) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; d) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; e) quantificao, em metros lineares, para os documentos textuais e, em unidades, para os documentos especiais; f) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades, aos quais se referem o artigo 7 desta Deliberao.
III. Rodap contendo espao para assinatura do responsvel pelos documentos de arquivo a serem eliminados e do presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo; local e data; para assinatura dos membros da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo com as respectivas matrculas; para despacho, por listagem, do Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro
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Publicado no Minas Gerais em 18 de dezembro de 1998, Caderno 1. 78
autorizando ou no a eliminao proposta, alm de local, data e respectiva assinatura. Art. 5 - O Termo de Autorizao de Eliminao de Documentos de Arquivo (anexo 2), emitido pelo Diretor Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro, tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao devendo conter essencialmente: ordem seqencial anual; amparo legal que permita a eliminao; nmero da listagem de eliminao de documentos; rgo ou entidade/setor aos quais pertencem os documentos a serem eliminados; local e data do Termo de Autorizao de Eliminao de documentos de Arquivo; nome e assinatura do titular do Arquivo Pblico Mineiro, responsvel pela autorizao da eliminao. 38 Art. 6 - Os rgos e entidades devero elaborar, Edital de Cincia de Eliminao de Documentos (anexo 3), a ser publicado no Minas Gerais, rgo oficial do Estado. O ato de eliminao dever conter as seguintes informaes: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; ttulo, nmero e ano do edital; identificao da autoridade signatria do edital; nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao; nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados; referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados com as datas-limite correspondentes; prazo para efetivao da eliminao que dever ser de 30 (trinta) dias subsequentes publicao do edital; local e data do edital; nome, cargo, matrcula de servidor e assinatura da autoridade citada no inciso III acima. I. II. III. IV. V. VI.
Art. 7 - Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir sua Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo, de acordo com a Resoluo n 4 de 28 de maro de 1996 do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ 39 , a qual ser responsvel pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas ao Arquivo Pblico Mineiro, para aprovao. Art. 8 - A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, sob a superviso de servidor responsvel por sua custdia, autorizado pelo rgo ou entidade, na presena de duas testemunhas. Art. 9 - Os procedimentos a serem observados, quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1 a 4 desta Deliberao.
O texto em itlico j est com a redao dada pela retificao publicada no Minas Gerais em 24 de dezembro de 1998, Caderno 1. 39 A Resoluo n. 4 de 28 de maro de 1996 do CONARQ dispe sobre a aprovao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos para a Administrao Pblica Federal. No momento da publicao desta Deliberao do CEA o Decreto n. 40. 187, de 22 de dezembro de 1998, ainda no havia sido publicado. Entendemos, desta forma, que a partir da aprovao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade para os Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Estadual devemos nos remeter ela e no publicao do Governo Federal.
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Art. 10 Esta Deliberao entra em vigor na data de sua publicao. Art. 11 Revogam-se as disposies em contrrio. Norma de Ges Monteiro
Presidente do Conselho Estadual de Arquivos
Anexo 1
(a que se refere o artigo 4 da Deliberao n. 4, de 17 de dezembro de 1998)
Listagem de Eliminao de Documentos de Arquivo rgo/Entidade: ___________________________ Unidade/Setor: ____________________________ Item Cdigo Assunto/Srie/Tipo Documental
Dataslimite
Listagem n.: ______________ Folha n.: _________________ Quantificao Observao (justificativa) (Metro Linear ou
unidade)
______________________________
Responsvel pelo Arquivo
______________________________
Presidente da Comisso
Assinatura dos membros da Comisso Permanente de Avaliao com as respectivas matrculas.
Despacho do Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro.
Belo Horizonte, ...../..../......
(local) .................., ...... de .................... 19.....

1 Via Arquivo Pblico Mineiro. 2 Via rgo/Entidade.
Anexo 2
(a que se refere o artigo 5 da Deliberao n. 4, de 17 de dezembro de 1998)
Termo de Autorizao de Eliminao de Documentos de Arquivo n .........../19...... A Superintendncia do Arquivo Pblico Mineiro, representada pelo seu responsvel ......................................... devidamente autorizado pelo art. 31 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, e fundamentado na Listagem n .........., de ........ de ................. de 19......, elaborada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo (nome do rgo/Entidade) ............................................, relativa avaliao dos documentos da (Unidade/Setor) ............................................, autoriza a eliminao dos documentos constantes da dita listagem, condicionando-a publicao de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos de Arquivo, no rgo Oficial do Estado, num prazo mximo de 30 (trinta) dias. Belo Horizonte, ....... de ....................... de 19....... Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro
1 Via Arquivo Pblico Mineiro 2 Via rgo/Entidade
Anexo 3
(a que se refere o artigo 6 da Deliberao n 4, de 17 de dezembro de 1998.) (Nome do rgo/Entidade) (Nome Unidade/Setor)
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos de Arquivo n. ...../ano. O (a) Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo, designado (a) pela Portaria n. ......., de ...... de ................... de 19....., publicada no Minas Gerais de ....... de .................... de 19......, e de acordo com o observado e disposto no Art. 31 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, faz saber a quem possa interessa, que a partir do 30
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(trigsimo) dia subsequente data da publicao deste Edital, se no houver oposio, sero eliminados, com base no Termo de Autorizao de Eliminao de Documentos de Arquivo (indicar n/ano), emitido pelo Arquivo Pblico Mineiro, os documentos indicados da Listagem de Eliminao de Documentos de Arquivo (indicar n/ano). Os interessados, respeitando o prazo acima, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processo, mediante petio, onde conste a respectiva qualificao e a demonstrao e legitimidade do pedido, diridida Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo do (a) (indicar rgo/Entidade) (local/data), no protocolo geral desta repartio, sito na (logradouro), de 2 a 6 feira em dias teis, no horrio de .......... s ............. (local/data) ........................, ...., de ........................ de 19..... _______________________________
(Assinatura)
Nome: Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo Matrcula n.

1 Via Minas Gerais/rgo Oficial do Estado 2 Via rgo/Entidade
Anexo 4
(a que se refere o artigo 3 da Deliberao n 4, de 17 de dezembro de 1998.) (Indicar rgo/Entidade) (Indicar Unidade/Setor)
Termo de Eliminao de Documentos de Arquivo Aos ........ dias de ................ do ano de ............, em cumprimento ao disposto na Resoluo n 4 de 28 de maro de 1996 do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ 40 , reuniram-se ao ................................... (local) os Srs. ....................................... (nome, funo e matrcula), ....................................... (nome, funo e matrcula) e ....................................... (nome, funo e matrcula), os dois ltimos como testemunhas, para proceder eliminao dos documentos destitudos de valor permanente mantidos pelo (a) ............................ (nome do rgo ou entidade) sob a custdia do primeiro, de acordo com a autorizao contida no Termo de Autorizao de Eliminao de Documentos de Arquivo n ......, de .................... (data) do Arquivo Pblico Mineiro. Cumpridas as formalidades, foram fragmentados os documentos relacionados na Listagem de Eliminao de Documentos de Arquivo n ......, de .................... (data) deste rgo (entidade), em anexo. E, para constar, foi lavrado o presente Termo de Eliminao de Documentos de Arquivo em 02 (duas) vias, assinadas pelo detentor e datadas e assinadas pelas testemunhas, todas acima relacionadas. Detentor: ____________________________________________
(nome, funo e matrcula do servidor)
(localidade) _____________________, _______ de ____________ de 19____. Testemunhas: ___________________________________________.

(nome, funo e matrcula do servidor)
___________________________________________. (nome, funo e matrcula do servidor)
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A Resoluo n. 4 de 28 de maro de 1996 do CONARQ dispe sobre a aprovao do Plano de
Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos para a Administrao Pblica Federal. No momento da publicao desta Deliberao do CEA o Decreto n. 40. 187, de 22 de dezembro de 1998, ainda no havia sido publicado. Entendemos, desta forma, que a partir da aprovao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade para os Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Estadual devemos nos remeter ela e no publicao do Governo Federal. Emlia Barroso Cruz - 2001.
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Conselho Estadual de Arquivos CEA Deliberao n. 5 de 17 de dezembro de 1998. 41 O Presidente do Conselho Estadual de Arquivos CEA, no uso de atribuio prevista no inc. IX do art. 11 de seu Regimento Interno, tendo em vista o disposto no art. 83, 1 da Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, combinado com o art. 3, inc. III do Decreto n. 39.504, de 24 de maro de 1998, e dando cumprimento deciso prolatada na 2 reunio plenria, de 25 de novembro de 1998, Delibera: Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos pblicos no Arquivo Pblico Mineiro. Art. 1 - Estabelece na forma dos anexos 1 a 4 os procedimentos a serem observados quando da transferncia ou do recolhimento de acervos arquivsticos para o Arquivo Pblico Mineiro. Art. 2 - Esta Deliberao entra em vigor na data de sua publicao. Art. 3 Revogam-se as disposies em contrrio. Norma de Ges Monteiro Presidente do Conselho Estadual de Arquivos - CEA Anexo 1 Captulo I Da Entrada de Acervos Pblicos
1. Os acervos arquivsticos pblicos a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Pblico

Mineiro devero estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados como orientado neste ato.
2. Os procedimentos a serem observados incluem:

A - Da parte do rgo ou entidade detentor(a) do acervo:
a) comunicao oficial ao Arquivo Pblico Mineiro quanto ao acervo que se pretende b) c) d) e)

transferir ou recolher, solicitando, se necessria, orientao tcnica; avaliao e seleo dos documentos, por Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo, de acordo com a Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996 do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ 42 ; organizao do acervo, segundo critrios tcnicos de identificao, classificao, arranjo e descrio; higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos; acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo produzidas em material inerte ou caixas-arquivo comerciais no alcalinas, desde que a embalagem interna seja em papel alcalino. Documentos que excedam ao padro convencional devero ser
Publicado no Minas Gerais em 18 de dezembro de 1998, Caderno 1. A Resoluo n. 4 de 28 de maro de 1996 do CONARQ dispe sobre a aprovao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos para a Administrao Pblica Federal. No momento da publicao desta Deliberao do CEA o Decreto n. 40. 187, de 22 de dezembro de 1998, ainda no havia sido publicado. Entendemos, desta forma, que a partir da aprovao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade para os Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Estadual devemos nos remeter ela e no publicao do Governo Federal.
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acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses. Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos devero ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez; f) identificao externa das unidades de acondicionamento constando: o nome do rgo/entidade, setor, datas-limite. Alm disso devem ser numeradas seqencialmente; g) elaborao de listagem descritiva, de acordo com Anexo 2 deste ato; h) destinao de recursos humanos, materiais e financeiros necessrios consecuo dos procedimentos previstos nas alneas anteriores, bem como para o transporte e alocao do acervo nos depsitos do Arquivo Pblico Mineiro. B - Da parte do Arquivo Pblico Mineiro: a) composio de grupo de trabalho, coordenado pela unidade de gesto de documentos, para orientar as atividades inerentes transferncia e recolhimento; b) visita do grupo de trabalho, ao local onde est armazenado o acervo, a fim de elaborar relatrio e parecer tcnico, considerando aspectos relacionados organizao, avaliao, higienizao e acondicionamento. Para definio do cronograma de entrada no Arquivo Pblico Mineiro devero ser considerados tambm, a disponibilidade de espao fsico bem como os seguintes fatores: complementao de fundos documentais j custodiados no Arquivo Pblico Mineiro e demanda de pesquisa; c) elaborao de Termo de Transferncia ou de Recolhimento do acervo de acordo com os anexos 3 e 4 deste ato, a ser emitido em 3 (trs) vias e assinado pelos representantes das partes, sendo que a primeira via ser anexada ao processo relativo entrada, a segunda ser arquivada no Arquivo Pblico Mineiro, e a terceira ser destinada ao rgo celebrante; d) definio, nos depsitos de guarda, do local e do mobilirio destinados a armazenar o acervo, procedendo respectiva sinalizao; e) programao do perodo de transferncia ou de recolhimento, informando a unidade administrativa do Arquivo Pblico Mineiro, que apoiar a entrada do acervo; h) acompanhamento da entrada do acervo, orientando sua alocao nos depsitos previamente determinados. Captulo II Das Disposies Finais
3. A formalizao da entrada de acervo arquivstico no Arquivo Pblico Mineiro dar-se- com

a assinatura pelas partes, do Termo de Transferncia ou Recolhimento, ficando o acervo, at esta data, sob a responsabilidade do rgo ou entidade que solicitou a transferncia ou recolhimento.
4. Para fins deste ato considera-se: A Transferncia: passagem para a guarda temporria no Arquivo Pblico Mineiro, de documentos produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, assegurando a estes o direito de acesso e consulta, inclusive sob a forma de emprstimo, por meio de solicitao formal ao Arquivo Pblico Mineiro. A consulta de terceiros, excetuando-se os casos previstos em lei, somente ser permitida mediante expressa autorizao do rgo ou entidade transferidor (a). B Recolhimento: passagem para a guarda permanente no Arquivo Pblico Mineiro de documentos produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, sendo assegurado ao Arquivo Pblico Mineiro, conforme disposto na Lei n. 11.726, de 30 de dezembro de 1994, promover o acesso aos documentos do acervo recolhido, exceto nos casos previstos em lei.
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Anexo 2 Listagem Descritiva do Acervo Fl. ....... 43

(....) Documentos Transferidos (....) Documentos Recolhidos Procedncia: Provenincia: Tipo e n das embalagens utilizadas no transporte Tipo e n das unidades de acondicionamento Gnero Documental: (....) textuais; (....) sonoros; (....) cartogrficos; (....) iconogrficos; (....) filmogrficos; (....) microgrficos; (....) informticos;
Descrio do contedo das Datas-limite unidades de acondicionamento
Observao
Data da entrada: _____________

1 Via Arquivo Pblico Mineiro - Entrada 2 Via Arquivo Pblico Mineiro DGO 3 Via rgo/Entidade
Nome: _________________________________ Cargo: _________________________________ Matrcula: ______________________________ Assinatura: ______________________________
Instrues para Preenchimento da Listagem Descritiva do Acervo Documentos recolhidos/transferidos assinale com X entre os parnteses correspondentes, se a listagem refere-se a entrada de documentos por recolhimento ou transferncia. Gnero documental assinale com X entre os parnteses correspondentes ao gnero documental a ser recolhido ou transferido ao Arquivo Pblico Mineiro preenchendo uma listagem para cada gnero, numerando-a seqencialmente. Procedncia nome do rgo ou entidade que est realizando a transferncia ou o recolhimento. Provenincia nome do rgo ou entidade que produziu e acumulou o acervo. Data de entrada, assinatura, nome, cargo, matrcula Espao reservado para preenchimento pelo Arquivo Pblico Mineiro. Tipo e n das embalagens utilizadas no transporte indicar, em ordem numrica e seqencial, o nmero da embalagem utilizada no transporte, sejam caixas de mudana ou pacotes. Caso a unidade de embalagem do transporte seja a unidade de acondicionamento, por exemplo caixa-arquivo, indicar o tipo e a numerao na coluna destinada s unidades de acondicionamento. Tipo e n das unidades de acondicionamento indicar o tipo e a numerao de unidades de acondicionamento (caixa-arquivo, tubolatas, estojos plsticos, envelopes, embalagens de prolipropileno, etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte. Descrio do contedo das unidades de acondicionamento descrever a espcie dos documentos contidos em cada unidade de acondicionamento, usando elementos que o
Listagem Descritiva do acervo j est com a formatao dada pela retificao publicada no Minas Gerais em 24 de dezembro de 1998, Caderno 1.
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caracterizem. Ex. processos de prestao de contas, de aposentadoria, livros contbeis, atas de reunies de diretoria, plantas de locomotivas, perfis de plataformas. Datas-limite indicar o ano do documento mais antigo e do mais recente da unidade de acondicionamento. Ex: 1966/1994. Observaes: 1. 2. Para descrio dos documentos especiais indicar sempre que possvel, o ttulo do documento evitando termos genricos tais como: fitas, vdeos, etc. Em caso de no haver datas-limite utilizar qualquer outro elemento que possa fornecer dados complementares: como, por exemplo: governo de, etc. Anexo 3 Modelo de Termo de Transferncia n. ......../ 19..... O Arquivo Pblico Mineiro, rgo da Secretaria de Estado da Cultura, com sede na, Belo Horizonte MG, neste ato representado por seu (nome do Diretor Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro) o (nome do acervo documental produzido e acumulado por ( nome do rgo ou entidade transferidor(a), vinculado ou subordinado Secretaria ( nome da Secretaria a qual o rgo ou entidade se encontra vinculado ou subordinado). O Arquivo Pblico Mineiro, rgo da Secretaria de Estado da Cultura, com sede na Avenida Joo Pinheiro, 372, Belo Horizonte - MG, neste ato representado por seu (nome do Diretor Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro) e de acordo com o disposto no Art. 33, Inciso I da Lei 11.726, de 30 de dezembro de 1994 e, de outro o (nome do rgo ou entidade transferidor/a), (natureza administrativa e vinculao/subordinao do rgo ou entidade transferidor/a), situado (endereo), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do rgo ou entidade transferidor/a e ato legal que lhe confere a referida competncia), nos termos da Lei n11.726 ,de 30 de dezembro de 1994, resolvem assinar o presente Termo de Transferncia mediante as seguintes clusulas e condies: Clusula Primeira - Do objeto Constitui objeto do presente Termo, a transferncia para a guarda temporria do Arquivo Pblico Mineiro, do acervo documental produzido e acumulado por (nome do rgo ou entidade transferidor/a), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensurao e quantificao) conforme discriminado nas listagens descritas, que passam a fazer parte integrante deste, como Anexos. Clusula Segunda - Responsabilidades das partes Para os fins previstos no presente Termo de Transferncia as partes assumem as seguintes responsabilidades: I - Caber ao (nome do rgo ou entidade transferidor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Pblico Mineiro, garantir a integridade do acervo at o seu destino final s dependncias do Arquivo Pblico Mineiro, bem como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Pblico Mineiro. II - Caber ao Arquivo Pblico Mineiro a orientao e acompanhamento das providncias para a entrada do acervo. Clusula Terceira - Do acesso e utilizao Manter-se- sob restrio de acesso, exceto nos casos previstos em lei, a documentao de que trata a Clusula Primeira do presente Termo de Transferncia, at que se proceda o seu recolhimento ao arquivo permanente. Pargrafo nico - A consulta e utilizao, sob qualquer forma, da documentao objeto do presente Termo de Transferncia, somente poder efetuar-se nas seguintes condies:
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a) na sede do Arquivo Pblico Mineiro, por servidor autorizado pelo rgo ou entidade
transferidor/a;
b) sob forma de emprstimo, mediante solicitao formal do rgo ou entidade
transferidor/a ao Arquivo Pblico Mineiro; c) em caso de necessidade de reproduo de documentos, o rgo ou entidade transferidor(a) determinar se a providncia ser efetuada na sede do Arquivo Pblico Mineiro ou fora dela. No caso de reproduo na sede do Arquivo Pblico Mineiro as despesas correro conta do rgo ou entidade transferidor(a); se realizada fora, o Arquivo Pblico Mineiro, tambm, ficar eximido de responsabilidade por extravio ou dano; d) a consulta de terceiros somente ser permitida mediante expressa autorizao do rgo ou entidade transferidor/a; Clusula Quarta - Das novas transferncias Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condies estabelecidas na Deliberao n 5, de 17 de dezembro de 1998 44 , podero ocorrer outras transferncias de documentos que constituiro Anexos a este Termo. Clusula Quinta - Da guarda permanente Ultrapassado o prazo da guarda temporria de que trata o presente Termo, os documentos tero sua guarda permanente no Arquivo Pblico Mineiro, mediante a celebrao do competente Termo de Recolhimento. Pargrafo nico - A guarda permanente ser precedida de seleo prvia dos documentos pelas partes, em conjunto, sob orientao dos tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro. Clusula Sexta - Do foro Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente Termo sero resolvidas por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Comarca da Capital do Estado de Minas Gerais para aqueles no consensualmente combinados. E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (trs ) vias de igual teor e forma com as testemunhas abaixo. Belo Horizonte, de de 199
_____________________________ (Assinatura) (nome ou carimbo do Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro) ____________________________ (Assinatura) (nome ou carimbo do responsvel pelo rgo ou entidade transferidor/a) 45 TESTEMUNHAS: 1 - ______________________________ 2 - ______________________________
(nome completo, qualificao com funo e matrcula de servidor) (nome completo, qualificao com funo e matrcula de servidor)
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O trecho em itlico j est com a redao dada pela retificao publicada no Minas Gerais em 24 de dezembro de 1998, Caderno 1. 45 O trecho em itlico j est com a redao dada pela retificao publicada no Minas Gerais em 24 de dezembro de 1998, Caderno 1. Emlia Barroso Cruz - 2001.
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Anexo 4 Modelo de Termo de Recolhimento n. ......../ 19..... O (nome do rgo ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e subordinao do rgo ou entidade recolhedor/a), situado (endereo), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do rgo ou entidade recolhedor/a) e, de outro, o Arquivo Pblico Mineiro, rgo especfico da Secretaria de Estado da Cultura, com sede na Avenida Joo Pinheiro, 372 - Belo Horizonte/MG, neste ato representado por (nome do Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro), nos termos da Lei n 11.726, de 30 de dezembro de 1994, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento mediante as seguintes clusulas e condies: Clusula Primeira - Do objeto Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente no Arquivo Pblico Mineiro, do acervo produzido e acumulado pelo (nome do rgo ou entidade), abrangendo (indicar datas-limite), perfazendo (mensurao e quantificao), conforme discriminado nas listagens descritivas, que passam a fazer parte integrante deste, como Anexos, numerados de a , e devidamente assinados pelos signatrios e testemunhas qualificadas. Clusula Segunda - Das responsabilidades das partes Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades: I) Caber ao (nome do rgo ou entidade recolhedor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Pblico Mineiro, garantir a integridade do acervo at o seu destino final, s dependncias do Arquivo Pblico Mineiro, bem como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Pblico Mineiro; II) caber ao Arquivo Pblico Mineiro a orientao e acompanhamento das providncias para a entrada do acervo. Clusula Terceira - Do acesso e utilizao A assinatura do presente Termo de Recolhimento implica autorizao plena, permanente e geral do rgo recolhedor para que o Arquivo Pblico Mineiro proceda, nos termos da Lei n 11.726, de 30 de dezembro de 1994 e do Decreto Federal n 2.134, de 24 de janeiro de 1997, ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido. Clusula Quarta - Dos novos recolhimentos Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condies estabelecidas na Deliberao n 5, de 17 de dezembro de 1998, podero ser efetivados outros recolhimentos de documentos que constituiro Anexos a este Termo. Clusula Quinta - Dos casos omissos Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente Termo sero resolvidos por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Comarca da Capital do Estado de Minas Gerais para aqueles no consensualmente combinados. E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (trs) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo. Belo Horizonte, de de 1997 _________________________________
(Assinatura) (nome ou carimbo do Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro)
_____________________________
(Assinatura) (nome ou carimbo do responsvel pelo rgo ou entidade recolhedor/a)
TESTEMUNHAS: 1 - _______________________________
(nome completo, qualificao com funo e matrcula de servidor)
2 - ______________________________
(nome completo, qualificao com funo e matrcula de servidor)
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Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968. 46 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. O Presidente da Repblica: Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 - autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais. 1 - Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. 2 - Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. 3 - A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro prprio. 4 - Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob quaisquer pretexto. 5 - A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados farse- mediante lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente. 6 - Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados, no podero ser eliminados antes de seu arquivamento. 7 - Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2 - Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. Art. 3 - O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslado e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais. 1 - O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqules cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dle, quer os microfilmes, quer de seus traslados e certides originrias. 2 - Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra terceiros. Art. 4 - dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilme. Art. 5 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6 - Revogam-se as disposies em contrrio. A Costa e Silva
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Publicada no DOU, em 10 de junho de 1968. 88
Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. 47 Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O Presidente da Repblica, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968. Decreta: Art. 1 - A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 - A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 - Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 - A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao, identificao e numerao seqencial, legveis com vista desarmada, e fotogramas destinados indexao. Art. 5 - A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e de reproduo. 1 - Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original. 2 - Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto na confeco do original, como para a extrao de cpias. 3 - O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 - Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7 - Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II nmero do microfilme, se for o caso; III local e data da microfilmagem; IV registro no Ministrio da Justia; V ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados;
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Publicada no DOU, em 31 de janeiro de 1996, Seo 1. 89
VI meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 - No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I identificao do detentor dos documentos microfilmados; II informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto; IV meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 - Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. 1 - A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 - obrigatrio fazer a indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 - Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10 Para o processamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11 Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12 A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura em termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitando o disposto no art. 9 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13 Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14 Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 - Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha
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cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfazerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 - Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 - A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizandose qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura. Art. 15 A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registros no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento dos disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartrios que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia declarando: I que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II que se responsabiliza pelo padro de qualidade do servio executado; III que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17 Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I autenticado por autoridade estrangeira competente; II tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18 Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19 As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registradas no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar ser cassado definitivamente. Art. 20 O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21 Revoga-se o Decreto n. 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 22 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 30 de janeiro de 1996. 175 da Independncia e 108 da Repblica. Fernando Henrique Cardoso Milton Seligman
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Apostila Gestão de Documentos

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SUMRIO

UNIDADE I: INTRODUO ARQUIVOLOGIA. (Habilidade Bsica) 1. rgos de Documentao: conceitos ........................................................................ 01

Emlia Barroso Cruz - 2001.

UNIDADE III: APLICAO Especfica)) 1. 2. 3. 4. 5.

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UNIDADE I: INTRODUO ARQUIVOLOGIA

RGOS DE DOCUMENTAO: CONCEITOS.

funo, provenincia e organicidade dos documentos e suporte dos mesmos.

Art. 2 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

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2.2. FINALIDADE E FUNO.

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Consultar termos tcnicos no glossrio, Anexo 1.

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3.3. PRINCPIOS ARQUIVSTICOS.

3.4. LEGISLAO ARQUIVSTICA. 5

A legislao Federal e Estadual necessrias esto reproduzidas no Anexo 2.

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Normas Definidas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ:

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4.4. DOCUMENTOS ESPECIAIS.

BRANDO, LEME. Documentao especial em arquivos pblicos. Acervo. p.51.

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UNIDADE II: GESTO DE DOCUMENTOS

TEORIA DAS TRS IDADES.

Lei Federal n. 8.159, de 08.01.1991. art. 3.

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Consultar termos tcnicos no glossrio, Anexo 1.

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GESTO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CORRENTES.

4.1. PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO POR ASSUNTO.

4.1.1. DEFINIES E CONCEITOS.

Parte I do Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998.

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Conforme Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998.

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ARQUIVO, transferindo ou recolhendo a

Deliberao n. 4 do CEA, de 17 de dezembro de 1998.

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emprestar aos usurios; prestar informaes; efetuar uma juntada.

AVALIAO E SELEO DE DOCUMENTOS.

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Conforme Decreto 40.186, de 22 de dezembro de 1998, art. 5.

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VALORAO DOS DOCUMENTOS.

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SHELLENBERG. Arquivos modernos.

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Parte II do Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998.

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