PENDAHULUAN

1. Tatacara Pengurusan Stor ini adalah tatacara bagi menguruskan stor Kerajaan meliputi:Bab A Bab B Bab C Bab D Bab E Bab F Bab Bab ! De#inisi Stor 2. Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Penerimaan; Merekod Stok; Penyimpanan; Pengeluaran; Pemeriksaan; Keselamatan dan Kebersihan; Pelupusan; dan Kehilangan dan !apus Kira"

De#inisi Stok . Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dika!al dan sebagainya.

Kategori Stor Kera$aan ". Stor Kerajaan dibahagikan kepada tiga # $ kategori iaitu:#a$ Stor Pusat #i$ Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barangbarang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, ca!angan dan unit. %ntara contoh Stor Pusat ialah Stor &aterial Spesi'ik #S&S$ P()& dan (epoh *ekalan Pusat Kementerian Pertahanan.

#ii$ #b$

Stor +tama #i$ Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, ca!angan dan agensi.

#ii$

%ntara contoh Stor +tama ialah Stor ,abatan Kerja )aya, ,abatan Pertanian, ,abatan Pengairan dan Saliran, ,abatan *omba dan Penyelamat, -ospital dan Stor +tama *ekalan Pejabat bagi Kementerian.,abatan.

#c$

Stor +nit #i$ Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. %ntara contoh Stor +nit ialah stor pejabat, ca!angan, bahagian, bengkel, !ad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya.

#ii$

%b$ekti# Pengurusan Stor /. Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:#a$ #b$ Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan0 dan Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang se!ajarnya semasa dalam simpanan.

Fungsi Stor 1. 2ungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut:#a$ #b$ #c$ #d$ #e$ #'$ &enerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal0 &enyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum0 &enjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan0 &engeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan0 &enyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini0 &erancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan0

#g$ #h$

&engendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan0 &enjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak0 &enyediakan sistem ka!alan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor0 &engambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang. obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pemba3iran ruang penyimpanan0 dan &enguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

#i$ #j$

#k$

Pengurusan %rganisasi Stor 4. 5rganisasi sesebuah Stor Pusat atau +tama hendaklah seberapa praktik mempunyai empat #"$ bahagian utama iaitu:#a$ #b$ #c$ #d$ 6. *ahagian *ekalan, Ka!alan dan %kaun0 *ahagian Terimaan0 *ahagian Simpanan0 dan *ahagian *ungkusan dan Penghantaran.

*agi Stor +tama dan Stor +nit yang tidak dapat mempraktikkan keempatempat bahagian utama seperti di para 4, maka akti7iti tersebut boleh dijalankan secara berpusat mengikut bilangan pega!ai yang bersesuaian dengan bebanan tugas bagi stor tersebut.

Fungsi Bahagian &tama Stor 8. *ahagian *ekalan, Ka!alan dan %kaun #**K%$ *ahagian ini hendaklah menjalankan empat #"$ akti7iti seperti berikut:#a$ Pembekalan &erancang dan menguruskan bekalan stok untuk keperluan pelanggan.

#b$

Ka!alan Stok #i$ #ii$ &enyedia dan mengemaskini Katalog dan Kod barang-barang0 &enyemak dan menentukan baha!a setiap *orang Pesanan Pengeluaran Stok #*PPS$ adalah teratur dan betul0 &enentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan0 &erekodkan penerimaan dan pengeluaran0 &enentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok0 #7i$ #7ii$ #7iii$ #i9$ &enguruskan pemeriksaan stok0 &enguruskan pelupusan stok0 &enguruskan kehilangan dan hapus kira stok0 dan &enyediakan :aporan Suku Tahun dan Tahunan Pengurusan Stor.

#iii$ #i7$ #7$

#c$

%kaun *ertanggungja!ab mengurus akaun dan ke!angan stor.

#d$

Pangkalan (ata *ertanggungja!ab menga!al selia data dan penyediaan rekod keseluruhan.

1;.

*ahagian Terimaan #*T$ *ertanggungja!ab untuk memeriksa dan menerima barang-barang daripada pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang ditetapkan dalam tatacara ini dipatuhi sebelum mengesahkan penerimaan.

11.

*ahagian Simpanan #*S$ *ertanggungja!ab ke atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran stok seperti berikut:#a$ dalam simpanan0 #b$ Kad Petak0 &encatatkan penerimaan dan pengeluaran di &engendali dan menyelenggara stok semasa

"

#c$ #d$ 12.

&emastikan stor.stok terpelihara0 dan

keselamatan

dan

kebersihan

&enjalankan urusan pengiraan stok.

*ahagian *ungkusan dan Penghantaran #**-$ *ertanggungja!ab membungkus dan menghantar barang-barang kepada pelanggan mengikut tatacara yang ditetapkan.

Pengurusan Ka'alan Stok 1 . Ka!alan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan pada setiap masa. *agi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok berlebihan dan pemba3iran dapat dielakkan. Pengurusan ka!alan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan 'aedah-'aedah berikut:#a$ #b$ #c$ #d$ #e$ Katalog 1/. Katalog bermaksud satu senarai barang-barang standard dalam pegangan Stor Pusat dan Stor +tama yang mengandungi maklumatmaklumat lengkap mengenai nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Stor +nit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya. Katalog hendaklah disediakan oleh Stor Pusat dan Stor +tama untuk:#a$ dan (iedarkan kepada pemesan bagi tujuan pemesanan stok0 Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi0 Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya !ang terikat dalam bentuk stok0 Perhatian lebih tertumpu kepada tinggi kadar pengeluarannya0 barang-barang yang

1".

Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan0 dan )uang simpanan dapat dioptimumkan.

11. 14.

#b$ 16.

&enstandardkan barang-barang yang disimpan supaya bilangan penjenisan barang yang serupa dapat dikurangkan.

*arang-barang baru yang hendak dimasukkan ke dalam Katalog sebagai barang standard hanya boleh dilakukan selepas mendapat kelulusan daripada Pega!ai Katalog.Stor dengan mematuhi perkara-perkara berikut:#a$ Permohonan hendaklah dikemukakan menggunakan borang Tambahan *arang-*arang Standard KE("PS-) berasaskan: #i$ #ii$ #iii$ #b$ Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok0 *arang baru yang ditambah adalah lebih ekonomik dari segi penggunaan dan kos0 dan *arang-barang yang kerap digunakan dalam jangkamasa yang agak lama berpandukan rekod-rekod stor.

*orang Tambahan *arang-*arang Standard KE("PS-) hendaklah disediakan dalam tiga # $ salinan. Salinan asal dan kedua dikemukakan kepada **K% manakala salinan ketiga hendaklah disimpan. Pega!ai bertanggungja!ab keputusan sama ada:#i$ #ii$ #iii$ di **K% hendaklah membuat

#c$

&enjadikan barang-barang tersebut sebagai barang-barang standard0 atau &emesan dan membelinya untuk permintaan itu sahaja0 atau &emberitahu pemohon baha!a terdapat barang-barang lain dalam Katalog yang boleh digunakan sebagai pengganti0 atau &enolak dan memulangkan permohonan tersebut.

#i7$ 18.

*arang-barang yang hendak dikeluarkan daripada Katalog hendaklah mematuhi langkah-langkah berikut:#a$ Pembelian stok yang seakan-akan atau yang hampir serupa dengannya hendaklah dihentikan pembeliannya dan dikeluarkan dari Katalog tersebut0 Kelulusan Pega!ai &elulus hendaklah diperolehi sebelum stok lama dikeluarkan daripada Katalog dengan memastikan baki stok dihabiskan dan tindakan menokok stok tidak dilakukan0

#b$

#c$ #d$

Stok yang mempunyai kadar pusingan penggunaan yang rendah tetapi bernilai tinggi hendaklah dikeluarkan daripada Katalog0 dan *arang-barang yang dibeli untuk projek pembangunan atau projekprojek khas tidak perlu dimasukkan ke dalam Katalog.

Memberi Kumpulan Stok 2;. Stor Pusat dan Stor +tama hendaklah membahagikan stok bagi barangbarang standard seperti berikut:#a$ #b$ 21. Kumpulan % mengandungi ;< daripada stok yang disimpan yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi0 dan Kumpulan * mengandungi 4;< bakinya. kumpulan %

Tindakan berikut hendaklah diambil dalam menentukan dan * kepada stok iaitu:#a$

Semua stok yang disimpan hendaklah disenaraikan mengikut seksyen seperti seksyen alat tulis, alat ganti, makmal, elektrik, bahan kimia, ubat-ubatan dan seumpamanya dan butiran maklumat stok dilengkapkan di borang Penentuan Kumpulan Stok KE("PS-*0 Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi tempoh dua #2$ tahun lepas0 (aripada senarai itu, ;< daripada stok yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan % dan selebihnya, 4;< ke dalam Kumpulan *0 Kajian semula ke atas pembahagian Kumpulan % dan Kumpulan * hendaklah dilakukan pada setiap permulaan tahun. %pabila nilai pembelian stok bertambah atau berkurangan, Pega!ai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru bagi stok berkenaan0 dan Pega!ai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada stok dalam Kumpulan % bagi tujuan mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.

#b$ #c$

#d$

#e$

Paras Stok 22. Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan seperti berikut:#a$ Paras Stok &aksimum Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa.

#b$

Paras &enokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. Paras Stok &inimum Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.

#c$ 2 .

(alam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas #12$ bulan terakhir sebelum bulan pesanan baru dibuat. Paras stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat dengan tempoh serahannya tidak melebihi satu #1$ bulan, stok yang harus disimpan pada satu-satu masa adalah seperti berikut:#i$ #ii$ #iii$ Kuantiti Stok &aksimum %ngka &enokok Stok Kuantiti Stok &inimum bulan penggunaan 2 bulan penggunaan 1 bulan penggunaan

2".

2/. 21.

,ika tempoh serahan melebihi satu #1$ bulan, Pega!ai Stor boleh menentukan 'ormula yang sesuai untuk meminda paras stok. Stok bagi item kritikal seperti 7aksin, ubat-ubatan atau seumpamanya tidak perlu ditetapkan parasnya, tetapi hendaklah dipastikan stok sentiasa kedapatan. *agi barang-barang yang diimport, paras stok yang boleh disimpan pada sesuatu masa adalah mengikut budibicara Ketua ,abatan setelah mengambilkira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. =alau bagaimanapun, stok maksima tidaklah boleh melebihi dua belas #12$ bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Pega!ai Penga!al. Paras stok hendaklah dikaji semula apabila:#a$ #b$ #c$ #d$ *erlaku perubahan tempoh serahan bekalan bagi mengelakkan kehabisan stok0 Stok yang dikeluarkan kurang daripada empat #"$ kadar pusingan0 &embuat pesanan baru0 atau *erlaku kecemasan atau keadaan yang memerlukan stok berlebihan seperti kejadian !abak, bencana alam dan sebagainya. Sekiranya keadaan pulih semula, paras stok hendaklah mengikut paras asal yang telah ditetapkan.

24.

26.

28.

*arang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan tidaklah perlu distok kecuali jika terdesak. Pemesanan hendaklah dibuat hanya apabila diperlukan. Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja, sehingga angka pemesanan sebenar ditentukan. Paras stok barang-barang standard di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurang-kurangnya dua belas #12$ bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa hadapan. Perhatian rapi mengenai paras stok hendaklah dibuat supaya tidak berlaku kehabisan stok.

;.

1.

Prestasi Stor 2. Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui:#a$ Kadar Pusingan Stok0 #i$ #ii$ #iii$ Kadar Pusingan Stok hendaklah dibuat pengiraan setiap suku tahun dan setiap tahun mengikut jumlah nilai stok0 Semua Stor Pusat dan Stor +tama perlu mencapai sekurang-kurangnya empat #"$ kadar pusingan0 Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat membekalkan stok dengan kerap kepada pengguna0 Stok yang akti' adalah stok yang dikeluarkan empat #"$ kadar pusingan dan ke atas dalam setahun manakala yang kurang daripada empat #"$ kadar pusingan adalah stok tidak akti'0 Stok tidak akti' hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang. tidak bergerak adalah stok yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun dari tarikh penerimaannya0 dan Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projekprojek khas tidak perlu diambilkira semasa menyediakan kadar pusingan stok.

#i7$

#7$

#7i$

#b$

Paras Simpanan0 Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras yang ditetapkan kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan seperti 7aksin ular dan racun adalah stor yang baik.

#c$

Paras Perkhidmatan0

Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik. +aporan Kedudukan Stok . Ketua ,abatan di Stor Pusat dan Stor +tama hendaklah menyediakan :aporan Kedudukan Stok KE("PS-,- setiap suku tahun dan mengemukakan kepada +nit Pengurusan %set di Kementerian.,abatan untuk dilaporkan kepada ,a!atankuasa Pengurusan %set Kerajaan #,KP%K$ dan ,a!atankuasa Pengurusan Ke!angan (an %kaun #,PK%$. Pega!ai Penga!al hendaklah menandatangani :aporan Kedudukan Stok KE("PS-,- bagi tahun semasa yang telah lengkap dan mengemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 1/ &ac tahun berikutnya.

".

.a#siran /. *agi memastikan dan memudahkan Tatacara ini dipatuhi dan dilaksanakan secara teratur, maka beberapa istilah yang digunakan dalam Tatacara ini diberikan ta'siran melalui >losari ?stilah di +ampiran A. ?stilah dan perkataan yang digunakan dalam Tatacara Pengurusan Stor #TPS$ hanyalah bagi maksud pengurusan stor Kerajaan sahaja.

1.

BAB A - PENERIMAAN
4. Pega!ai Penerima ialah pega!ai yang diberi tanggungja!ab oleh Ketua ,abatan untuk menerima dan mengesahkan barang-barang stor yang diperolehi. Pega!ai bertauliah ialah pega!ai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

6.

%b$ekti# 8. Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara berikut dipenuhi:#a$ #b$ #c$ &emastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesi'ikasi yang ditetapkan0 &enentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan0 dan &emastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

Peraturan Penerimaan Daripada Pembekal

1;

";. "1. "2.

Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor. *arang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesi'ikasi yang ditetapkan. Pemeriksaan dan pengesahan teknikal ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan oleh pega!ai-pega!ai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pega!ai Stor apabila perlu, mengikut kaedah yang bersesuaian. Pega!ai Penerima hendaklah dengan segera menyemak terlebih dahulu barang yang diterima daripada pembekal dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut:#a$ &emastikan barang-barang diterima secara 'i3ikal dokumen yang diperlukan #jika berkenaan$ seperti:#i$ #ii$ #iii$ #i7$ #7$ #7i$ #7ii$ #7iii$ #i9$ #9$ #b$ Pesanan )asmi Kerajaan0 @ota atau bil serahan0 ?nbois0 (okumen Kontrak0 Kad ,aminan0 @ota.Senarai Pembungkusan0 Perakuan Kualiti daripada pembekal0 Certificate Of Origin bagi barang import0 Surat ,aminan pengambilan balik bagi barang berhad tempoh0 atau (okumen-dokumen lain yang berkaitan berserta

" .

*arang-barang hendaklah diperiksa secara dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pega!ai Penerima dengan disaksikan oleh seorang pega!ai lain sebelum disahkan penerimaannya. &engesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera di atas pesanan rasmi atau sistem elektronik atau apa-apa dokumen lain yang berkenaan bagi tujuan pembayaran. Sekiranya pengesahan penerimaan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta maka dokumen penerimaan tersebut hendaklah dicop /Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian se0ara diperiksa1 dikira1 diukur1 ditimbang atau diu$i2 .

#c$

#d$

11

#e$

Penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah menggunakan *orang Terimaan *arang-*arang #*T*$ KE("PS-, yang disediakan oleh Pega!ai Penerima dan diperakukan oleh Pega!ai Pengesah. KE("PS-, hendaklah disediakan dalam tiga # $ salinan oleh Stor Pusat atau Stor +tama. Salinan pertama dikemukakan ke *ahagian *ekalan Ka!alan dan %kaun #**K%$ untuk direkodkan ke dalam Kad Ka!alan Stok. Salinan kedua dikemukakan ke *ahagian Simpanan untuk direkodkan ke dalam Kad Petak dan salinan ketiga disimpan di *ahagian Terimaan untuk rujukan. *agi Stor +nit, penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah direkodkan terus di Kad Petak. *orang :aporan Terimaan *arang-*arang KE("PS-3 hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesi'ikasi. Pega!ai Penerima hendaklah menyemak salinan Pesanan )asmi Kerajaan serta @ota -antaran daripada pembekal dan mencatatkan di ruang @o. )ujukan Penerimaan di KA=.PS-2. KE("PS-3 hendaklah disediakan dalam dua #2$ salinan dan ditandatangani oleh Pega!ai Penerima. Salinan pertama hendaklah dikemukakan kepada pembekal atau agen penghantaran mengikut mana yang berkenaan dengan serta merta. Salinan kedua disimpan oleh Stor untuk rujukan.

#'$

#g$ #h$

#i$

#j$

#k$

Pengu$ian Kualiti "". Kualiti barang-barang yang diterima melalui pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah menepati spesi'ikasi dalam perjanjian. Pega!ai Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:#a$ #b$ #c$ #d$ Pengesahan kualiti oleh pengilang.pembekal0 Sampel barang yang telah diterima hendaklah dihantar ke agensi teknikal untuk diuji0 *arang-barang yang dikembalikan0 dan tidak menepati kualiti hendaklah

&enuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.

Penerimaan Di +uar Ka'asan Stor

12

"/.

Penerimaan di luar ka!asan stor hendaklah dilaksanakan dalam keadaan berikut:#a$ #b$ +kuran atau keadaan 'i3ikal barang tidak sesuai diserahkan di ka!asan stor0 dan &engikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti penyerahan di tapak projek dan sebagainya.

Peraturan Penerimaan Daripada Stor Pusat4&tama "1. Penerimaan barang-barang daripada Stor Pusat atau Stor +tama perlulah mematuhi langkah-langkah seperti berikut:#a$ Pega!ai Penerima Stor +tama hendaklah memastikan barangbarang diterima daripada Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan *orang Pesanan (an Pengeluaran Stok0 Pega!ai Penerima di Stor +nit hendaklah memastikan barangbarang diterima daripada Stor Pusat atau Stor +tama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan *orang Pesanan (an Pengeluaran Stok0 Pega!ai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang-barang yang diterima sama seperti yang dipesan0 dan Sekiranya terdapat perselisihan, Pega!ai Penerima bagi semua jenis stor hendaklah merujuk kepada Stor Pusat atau Stor +tama dengan serta merta menggunakan *orang Penolakan *arang KE("PS-3.

#b$

#c$ #d$

Barang-Barang 5ang Dikembalikan %leh Stor Penerima "4. Stor Pusat atau Stor +tama boleh menerima barang-barang yang dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil tindakan berikut:#a$ #b$ (irekodkan semula dalam Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak asal sebagai stok belum guna0 dan *agi stok separa guna hendaklah direkod menggunakan borang yang disediakan oleh stor bagi tujuan ka!alan keluar-masuk.

Pelabelan Barang-Barang Diterima "6. Pega!ai Penerima di Stor Pusat dan Stor +tama hendaklah melabelkan nombor kod dan nama barang kepada semua barang yang diterima atau bekasnya bagi memudahkan penyimpanan.

Penerimaan Barang-Barang 6mport Di .empat Pendaratan

"8.

Pega!ai Penerima hendaklah memastikan:#a$ #b$ *ungkusan barang-barang berkenaan tidak mempunyai sebarang tanda kerosakan atau terusik0 Sekiranya terdapat tanda tersebut, bungkusan itu hendaklah dibuka dan diperiksa dengan serta-merta dihadapan agen penghantaran atau !akilnya dan hendaklah dibandingkan dengan butir-butir yang terdapat dalam inbois atau nota hantaran.pembungkusan0 dan ,ika barang-barang tersebut didapati berlaku kerosakan atau kehilangan atau tidak cukup bekal dan sebagainya yang berlaku ke atas konsainan yang diterima, sijil kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal.

#c$

Penerimaan Barang-Barang Mudah .erbakar Atau Kimia /;. *arang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor barang-barang mudah terbakar atau kimia untuk disimpan.

.untutan /1. Tuntutan berkaitan penerimaan barang-barang yang rosak, tidak cukup bekal, berkualiti rendah, kehilangan dan sebagainya hendaklah merujuk kepada syarat-syarat perjanjian dan %rahan Perbendaharaan yang berkuatkuasa.

BAB B - MEREKOD STOK

/2. Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan:#a$ #b$ #c$ &engetahui kedudukan stok simpanan0 &emastikan bilangan dan 'i3ikal stok sentiasa tepat0 dan &enga!al paras stok.

7enis-7enis 8ekod / . Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pega!ai Stor dengan mematuhi penggunaan rekod seperti berikut:#a$ Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu0

1"

#i$ #ii$ #b$ #c$

Kad Ka!alan Stok KE("PS-- di Stor Pusat dan Stor +tama0 dan Kad Petak KE("PS-9 di Stor Pusat, Stor +tama dan Stor +nit.

Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri oleh Kementerian.,abatan dengan menggunakan 'ormat yang sama0 Penggunaan !arna kad seperti berikut:#i$ #ii$ #iii$ Kad Ka!alan Stok ber!arna putih0 Kad Petak ber!arna hijau0 dan Kad Petak ber!arna merah jambu untuk stok bertarikh luput.

/".

*utiran &aklumat Bahagian A #a$ @o. Kad : #b$ Perihal Stok #c$ @o. Kod : #d$ +nit Pengukuran: #e$ Kumpulan #'$ >erakan #g$ :okasi : *ilangan Kad bermula dengan 1 : Keterangan Stok @o Kod bagi stok Penjodoh bilangan seperti buah, batang, bilah dan sebagainya. : Kumpulan % atau Kumpulan * %kti' atau Tidak %kti' : >udang.Seksyen,*aris, )ak, Tingkat diberi tanda pengenalan menggunakan abjad atau huru' atau kedua-duanya sekali. : Kuantiti stok maksimum B bulan penggunaan %ngka &enokok Stok- 2 bulan penggunaan Kuantiti Stok &inimum B 1 bulan penggunaan

#h$ Paras Stok

#i$ Pembelian.Terimaan Stok Suku Tahun Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat : : : : Sehingga Sehingga Sehingga Sehingga 1 &ac ; ,un ; September 1 (isember

#j$ Keluaran Stok Suku Tahun Suku Tahun Pertama : Sehingga 1 &ac

1/

 #k$ #l$

Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat : :

: : :

Sehingga ; ,un Sehingga ; September Sehingga 1 (isember &ulai 1 ,anuari hingga 1(isember &ulai 1 ,anuari hingga 1 (isember

Pembelian. Terimaan Stok Tahunan Keluaran Stok Tahunan

Bahagian B .ransaksi Stok #a$ Tarikh : #b$ @o PK.*T*.*PPS : #c$ Terima.Keluar : Tarikh Terimaan.Keluaran @o. Pesanan Kerajaan.*orang Terimaan *arang.*orang Pesanan dan Pengeluaran Stok (iterima daripada Pembekal.Stor Pusat.Stor +tama dan dikeluar kepada Stor +tama.Stor +nit #nama stor$ Kuantiti dibeli.diterima, harga seunit dan jumlah harga. Kuantiti dikeluarkan dan jumlah harga keluaran *aki kuantiti selepas terimaan atau keluaran ,umlah harga bagi baki kuantiti Tandatangan Pega!ai Stor

#d$ #e$ #'$ #g$ #h$ //.

Terimaan Keluaran *aki ,umlah T.T Pega!ai Stor

: : : : :

*utiran maklumat di Kad Petak hendaklah direkod dengan lengkap dan tepat yang menunjukkan perkara-perkara berikut:#a$ #b$ #c$ #d$ #e$ #'$ #g$ #h$ #i$ @o. Kad0 )ujukan Ka!alan Stok0 @o. Kod Stok0 Perihal Stok0 Kumpulan0 :okasi0 @o. *orang Terimaan *arang-*arang #*T*$ . *orang Pesanan dan Pengeluaran Stok #*PPS$0 Kuantiti diterima, dikeluar dan baki0 dan Tandatangan Pega!ai Stor

Penempatan Kad Petak /1. Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok.

11

/4.

Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.

14

.ata0ara Merekod /6. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dak!at merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dak!at hitam atau biru di Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak. Semua Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran. Satu Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan. Senarai (a'tar Kad Ka!alan Stok KE("PS-: hendaklah disediakan. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apaapa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:#a$ #b$ #c$ %ngka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja0 %ngka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal0 dan Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pega!ai Stor.

/8. 1;. 11. 12.

Penggunaan 8ekod Melalui Sistem Elektronik 1 . Sistem merekod.melapor secara elektronik peraturan yang ditetapkan seperti berikut:#a$ #b$ hendaklah mematuhi

2ormat yang sama hendaklah diguna pakai0 dan (ikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa. anti 5ang Masih Boleh una

8ekod Komponen4Alat 1".

Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan melalui kaedah tukar ganti #cannibalize$ hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis.kegunaannya. Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod.

BAB C PENYIMPANAN
1/. Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. %malan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

16

Susun Atur 11. )uang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira 'aktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, 7eri'ikasi dan kekemasan stor. Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan akti7iti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa. Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat. )ak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas. Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak /;cm daripada siling bagi tujuan keselamatan.

14.

16.

18.

4;.

+okasi Dan +etakan Stok 41. :okasi stok hendaklah di!ujudkan bagi memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan. Tindakan berikut perlu diambil:#a$ #b$ 42. Carta lokasi stok perlu disediakan dan dikemaskini dari semasa ke semasa0 dan :okasi stok hendaklah direkodkan di Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak.

Stor hendaklah mengamalkan :etakan Stok Tetap. ,ika tidak dapat dipraktikkan maka :etakan Stok Sementara dibenarkan dalam keadaan berikut:#a$ #b$ #c$ Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan0 Stok yang baru diterima belum sempat disusun0 atau )uang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran, dan berat.

4 .

:etakan Stok Sementara hendaklah diberikan tanda pengenalan mengenai perihal stok supaya memudahkan penyimpanan atau pengeluarannya.

Penyimpanan Stok 4". &enggunakan ruang simpanan secara optimum.

18

4/.

&enyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang-barang. &enyusun bagi memudahkan kerja-kerja &asuk-(ahulu-Keluar-(ahulu #&(K($. pengeluaran secara

41. 44.

&enyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambilkira jenis stok tertentu seperti berikut:#a$ #b$ #c$ *ilik ha!a dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu yang rendah0 )uang yang bersiling untuk mengurangkan ha!a panas0 dan )uang yang kering dan mempunyai mengelakkan stok tertentu menjadi keras. laluan angin bagi

46.

Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang stor yang ada, tertakluk kepada pekara-perkara berikut:#a$ )uang stor hendaklah dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang seperti Seksyen *ahan Kimia, %lat >anti, %lat Tulis, %latan &akmal dan sebagainya. Setiap seksyen atau kumpulan hendaklah diberi tanda pengenalan menggunakan susunan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali seperti berikut:#i$ #ii$ setiap para melintang diberi satu huru'0 dan setiap jalur kotak #tegak$ diberi satu nombor. DContoh: Liquid paper botol terletak di Seksyen *, rak nombor 2, para * dan kotak nombor 2. D:okasi Liquid Paper botol ialah di *-2*2.

#b$

48.

Stok memerlukan cara penyimpanan yang berbe3a berdasarkan kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan 'i3ikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok.

Stok Dalam Bekas Asal 6;. Stok dalam bekas asal seperti bungkusan, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah dikekalkan penyimpanannya dalam bekas asalnya dengan memastikan label dapat dilihat.

2;

61.

Setiap bekas itu hendaklah mengandungi hanya stok yang mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama.

Barang-barang .er0erai 62. 6 . 6". *arang-barang tercerai hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran standard. (isimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan pengeluaran. *arang-barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas.

Barang-barang Berharga Dan Menarik 6/. *arang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat di ba!ah ka!alan pega!ai yang bertanggungja!ab atau pega!ai yang diberi kuasa. %rahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kehilangan atau kerosakan. Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh pega!ai yang diberi kuasa melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja. Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhi peraturan penyimpanan di ba!ah Peraturan (adah *erbahaya 18/2 dan Peraturan )acun 18/2 dan Peraturan *ahan Psikotropik 1868. Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan.

61. 64. 66.

68.

Stok 5ang Mudah .er$e$as Akibat !a'a Panas Dan +embab 8;. Stok yang boleh terjejas akibat ha!a panas dan lembab hendaklah disimpan dalam bilik atau tempat berha!a dingin atau peti sejuk yang suhu dan kelembapannya boleh dika!al. Stok yang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik kering atau nyah-lembapan.

81.

Stok 5ang .ahan Kepada Cua0a Panas Dan !u$an 82. Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan di tempat lapang yang berpagar.

21

Stok Barang-barang Berat 8 . 8". Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling ba!ah bagi tujuan keselamatan. Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan 'aktor-'aktor berikut hendaklah diambil kira:#a$ #b$ #c$ #d$ #e$ Senang dikendali dan memudahkan pengeluaran stok mengikut sistem &(K(0 Kemungkinan peti-peti di lapisan ba!ah ditindih oleh peti yang lebih berat0 *arang-barang tersebut mudah dijilat api0 &emudahkan pengiraan, pemeriksaan dan 7eri'ikasi0 dan Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara dua #2$ hingga tiga # $ meter, melainkan jika fork lift digunakan.

8/. 81.

Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya lebih kukuh. :andasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di ba!ah susunan atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan. :andasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak tergelunsur atau tergelincir. )uangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku kebakaran. +kuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barangbarang bagi mengelak pemba3iran ruang. *arang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat pengendalian barang seperti fork lift atau kren.

84.

86.

88. 1;;.

Stok Bertarikh +uput 1;1. Pega!ai Stor hendaklah memberitahu pega!ai pembeli supaya mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput stok.

22

1;2.

Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya bagi memudahkan Pega!ai Stor mengenalpasti dan memantau semua stok bertarikh luput. Teg biru hendaklah dikepilkan pada Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak ber!arna merah jambu digunakan bagi semua Stok *ertarikh :uput. Sistem &(K( hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok. ,ika sistem &(K( tidak dapat dilaksanakan, maka label &(K( KE("PS-; hendaklah dilekatkan dikotak atau bekas barang tersebut. Sistem &(K( tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih a!al daripada stok yang masuk dahulu. Senarai Stok *ertarikh :uput KE("PS-< hendaklah disediakan oleh Pega!ai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama. Kedudukan stok hendaklah dikemaskini di KE("PS-< dalam tempoh enam #1$ bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemaskini. Contoh: stok yang tarikh luputnya dalam bulan ,ulai 2;;8 hendaklah dikemaskini dalam minggu pertama bulan ,anuari 2;;8. Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam #1$ bulan sebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atas stok tersebut:#a$ &engemukakan satu senarai kepada Stor Pusat atau Stor +tama supaya dapat dita!arkan kepada stor-stor lain yang memerlukannya0 atau &engeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunan dan seumpamanya0 atau &emulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian0 atau &elupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang berkuat kuasa.

1; . 1;". 1;/. 1;1.

1;4.

1;6.

1;8.

#b$ #c$ #d$

Stok Bahan Kimia Dan Mudah .erbakar Melabel Bekas 11;. *ekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya.

111. 112.

Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada bekas-bekas tersebut menggunakan dak!at yang tidak mudah padam. *ekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan mudah terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan jenis kandungannya dan langkah-langkah keselamatan perlu diambil semasa mengendalikannya. Contoh: jika kalsium karbid digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan simbol keselamatan seperti berikut:

/BA!A5A2 /M&DA! .E8BAKA82 /S6MPA= D6 .EMPA. KE86= KA=D&= A= M&= K6= ME= E+&A8KA= AS BE8AC&= M&DA! .E8BAKA8 76KA +EMBAB2

11 "

*ahan kimia yang berlainan jenis hendaklah disimpan dalam bekas yang berasingan. *ekas-bekas tersebut hendaklah ditegakkan dan diluarnya hendaklah ditanda seperti berikut:
M&DA! PECA!

atau simbol

6=6 SEBE+A! A.AS

TOP

Penyimpanan 11". Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan ra!atan kecemasan . Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada stok mudah terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat !apnya dan dielakkan dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindakbalas. Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar #pada suhu kurang dari 2 EC$ hendaklah dialas tinggi dari paras lantai supaya senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah kebakaran. &inyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah disimpan jauh dari bangunan stor dan jika perlu ia disimpan dalam tangki ba!ah tanah. Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau seumpamanya perlu ditempatkan di bangunan berasingan yang
2"

11/.

111.

114. 116.

mempunyai ciri-ciri berkuatkuasa. Pengendalian 118.

keselamatan

mengikut

arahan

semasa

yang

Pengendalian stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti memunggah, membuka, membungkus, mengangkut dan seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati. Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida, hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan seumpamanya hendaklah disimpan didalam bekas ditutup rapat kerana ia mudah terbakar dan boleh segera sejat atau keras jika terdedah kepada udara. *ahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium, kalsium 'os'at dan seumpamanya hendaklah disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara dan dijauhkan dari api dan air kerana mudah terbakar serta jika terkena air boleh mengeluarkan gas yang memabukkan. *ahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon tetraklorida, kalium hidroksida, kuprum sul'at, ammonia klorida dan lain-lain termasuk racun dan baja hendaklah disimpan ditempat yang mempunyai peredaran udara, dingin dan kering kerana jika terkena air, ia akan rosak dan mengeluarkan bahang panas. Plat'orm kayu hendaklah digunakan untuk mengalas bekas-bekas tersebut. ,ika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari bau gas, pemeriksaan serta merta hendaklah dilakukan. *ekas yang rosak hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal. Semasa mengendalikan hendaklah dipatuhi:#a$ #b$ bahan tersebut langkah-langkah berikut

12;.

121.

122.

12 .

12".

Pakaian Keselamatan yang diluluskan hendaklah digunakan0 *ahan kimia yang mengeluarkan !ap yang memabukkan hendaklah dituang atau digunakan di luar bangunan. %rah tiupan angin hendaklah diambilkira0 Pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam bekas asalnya yang belum dibuka. Sekiranya pengeluaran dibuat secara agihan, pendedahan bekas-bekas tersebut hendaklah sesingkat mungkin0 dan Semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi.

#c$

#d$

2/

as Mampat Dalam .abung 12/. >as yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah dika!al rapi kerana ada di antaranya yang memabukkan, boleh membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen atau sebagainya. Tabung besi !aja yang berisi gas mampat hendaklah disimpan di tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan Coir Jacket jika ada. Tabung gas tersebut hendaklah:#a$ #b$ #c$ dilindungi daripada bahang panas0 jauhkan dari minyak, geris atau bahan-bahan yang mudah terbakar0 dan elakkan daripada terhempas atau pecah apabila mengendali atau mengangkutnya kerana boleh mengakibatkan ia meletup dan membahayakan.

121. 124.

126.

?njap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap hendaklah dilaporkan kepada pembekal dengan segera. Tabung-tabung ke dinding. tersebut hendaklah dilekat dan dikuncikan tegak

128.

Penerimaan Dan Pengeluaran Stok Mudah .erbakar Dan Bahan Kimia 1 ;. 1 1. Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar untuk disimpan. Pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah dibuat daripada tempat simpanannya sahaja, diba!ah penyeliaan seorang Pega!ai Stor.

Penyelenggaraan Stok 1 2. Stok perlu disenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh guna. *agi tujuan tersebut langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi:#a$ #b$ #c$ 1 . &enyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat0 &engekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu0 dan &enyembur ubat serangga untuk menga!al serangan dari serangga.

Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat kuasa.

21

BAB D PENGELUARAN
Kebenaran Pengeluaran Stok 1 ". Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pega!ai Stor atau pega!ai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua ,abatan.

Sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu 1 /. Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem &asuk-(ahulu-Keluar(ahulu #&(K($ dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan dahulu. Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-perkara berikut:#a$ #b$ #c$ Pengeluaran tanpa kebenaran0 Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan0 dan Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.

Pemesanan Stok 1 1. Semua pesanan kepada Stor Pusat atau Stor +tama hendaklah menggunakan lima #/$ salinan *orang Pesanan Pengeluaran Stok #*PPS$ KE("PS-,>. Pemesan hendaklah menda'tarkan nombor pemesanan dengan merujuk kepada jumlah pesanan yang dibuat mengikut tahun dan mengisi alamat Stor Pusat.Stor +tama di KE("PS-,>. Satu jenis stok sahaja boleh dipesan bagi satu permohonan melalui KE("PS-,>. Satu #1$ salinan disimpan oleh Stor pemesan dan empat #"$ salinan dikemukakan kepada *ahagian *ekalan, Ka!alan dan %kaun #**K%$ di Stor Pusat atau Stor +tama untuk kelulusan. *ahagian *ekalan, Ka!alan (an %kaun #**K%$ hendaklah mengambil tindakan ke atas KE("PS-,> yang diterima seperti berikut:#a$ &enda'tarkan KE("PS-,> dan memberi nombor pengeluaran dengan merujuk kepada bilangan permohonan yang diterima mengikut tahun0 &eluluskan kuantiti pengeluaran0 dan &erekodkan pengeluaran di Kad Ka!alan Stok #*ahagian *$ mengikut @o. Kad dan di ruang Keluaran serta *aki.

1 4.

1 6. 1 8.

1";.

#b$ #c$

24

1"1.

Ampat #"$ salinan KE(" PS-,> hendaklah dikemukakan oleh **K% kepada *ahagian Simpanan untuk kelulusan pengeluaran stok. *ahagian Simpanan hendaklah merekodkan pengeluaran stok yang diluluskan dalam Kad Petak. *ahagian Simpanan hendaklah mengemukakan setiap satu #1$ salinan KE("PS-,> seperti berikut:#a$ #b$ #c$ #d$ *ahagian *ungkusan dan Penghantaran membungkus dan menghantar0 untuk tindakan

1"2.

Stor Pemesan bersama stok setelah pengeluaran diluluskan0 **K% untuk tindakan pelarasan ke!angan0 dan *ahagian Simpanan untuk tujuan rekod.

Permohonan Stok 1" . 1"". 1"/. 1"1. Semua pesanan kepada Stor +nit hendaklah menggunakan *orang Permohonan Stok #*PS$ KE("PS-,,. KE("PS-,, hendaklah disediakan oleh pemohon dalam dua #2$ salinan. Satu #1$ salinan disimpan oleh pemohon dan satu #1$ salinan dikemukakan kepada stor unit. Stor hendaklah mengambil tindakan ke atas KE("PS-,, yang diterima seperti berikut:#a$ #b$ #c$ #d$ &enda'tarkan KE("PS-,, dan memberi nombor permohonan0 &enentukan kuantiti pengeluaran0 &endapatkan kelulusan pengeluaran0 dan &encatatkan pengeluaran di Kad Petak.

Pesanan Stok 5ang .idak Dapat Dibekalkan 1"4. Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat, stor pemesan hendaklah membuat perolehan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuatkuasa.

Pengeluaran Stok 1"6. Stok hanya boleh dikeluarkan atas pemesanan dengan kebenaran Pega!ai Stor dan seorang Pega!ai &elulus yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua ,abatan.

26

1"8. 1/;.

Pega!ai Stor hendaklah menurunkan di KE("PS-,> atau KE("PS-,,.

tandatangan dan tarikh

Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan. unahabis

Barang-Barang 1/1.

*arang-barang yang kerap digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau bernilai rendah atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk bekalan pejabat, makmal, asrama, institusi latihan, domestik, sukan, bengkel, dapur, pembedahan, pertanian, penyelidikan, pameran, keselamatan, latihan dan seumpamanya yang dikeluarkan terus kepada pengguna adalah barang-barang guna habis. *arang-barang guna habis adalah seperti alat pengira, pen-dri e, gunting, stapler, alatan pembedahan, jarum, tabung uji, penunu bunsen, alatan bengkel, alatan pemutar, !ayar, peluru, pisau, parang, tali, bahan-bahan pameran, cadar, kostum, tuala, gelas, bakul sampah, pinggan mangkuk atau sudu atau garpu dan seumpamanya. unahabis

Ka'alan ?Keluar-Masuk@ Barang-Barang 1/2. 1/ .

*arang-barang guna habis yang dikeluarkan bagi tujuan gunasama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya. *orang ka!alan keluar masuk barang-barang guna habis hendaklah disediakan mengikut 'ormat Kementerian.,abatan sebagai rekod penggunaan. Sekiranya barang-barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau barang-barang terpakai.

7ualan Sisa Stok atau Barang-Barang .erpakai 1/". Sisa stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua ,abatan. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:#a$ *agi barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada satu #1$ ribu kilogram #1;;;kg$ boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berda'tar dengan Kementerian Ke!angan dalam bidang membeli barang-barang lusuh #perlu permit$0 atau *agi barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi satu #1$ ribu kilogram #1;;;kg$ hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan %set yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

1//.

#b$

28

1/1.

-asil jualan hendaklah dikreditkan dalam %kaun -asil Kerajaan.

Produk 5ang Dihasilkan Melalui Stok 1/4. Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpamanya seperti barang-barang kra' tangan, pameran, hiasan, landskap, peralatan mekanikal, elektrik, elektronik dan lain-lain hendaklah direkod secara berasingan oleh Kementerian.,abatan. *agi produk yang tidak mematuhi standard pia!aian, ia tidak boleh dida'tarkan sebagai aset Kerajaan. Semua produk yang mempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikan terlebih dahulu sebelum dijual. Kelulusan jualan terus hendaklah diperolehi daripada Ketua ,abatan mengikut harga yang ditetapkan oleh ,abatan. -asil jualan hendaklah dikreditkan dalam %kaun -asil Kerajaan.

1/6.

1/8.

Pembungkusan Dan Penghantaran 11;. *ahagian *ungkusan dan Penghantaran hendaklah memastikan semua urusan pembungkusan dan penghantaran dijalankan dengan cermat, teratur dan cekap supaya barang-barang diterima oleh pemesan dalam keadaan yang sempurna. *arang-barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah diperiksa, disemak dan dipastikan sama seperti yang tercatat di salinan KE("PS-,>. Pega!ai bertanggungja!ab hendaklah menurunkan tandatangan ringkas dan tarikh di salinan KE("PS-,>. Pembungkusan stok perlulah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian.

111.

112. 11 .

.ata0ara Pembungkusan 11". 11/. *arang hendaklah dibungkus dengan cermat dan betul mengelakkan kerosakan dan kecurian semasa penghantaran. untuk

*arang yang mudah pecah hendaklah dibungkus dengan teliti dan simbol Pecah atau perkataan Mudah dengan dak!at merah hendaklah dicop.tanda F a!"#e di luar bungkusannya. Kotak atau peti hendaklah diikat dengan rapi menggunakan mesin pengikat atau cara-cara lain yang bersesuaian. *arang-barang kecil dan tercerai hendaklah dibungkus dengan menggunakan bekas berukuran standard yang sesuai dan diberi pelekat bagi memudahkan pengendalian.

111. 114.

116.

*arang-barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan dan peralatan persenjataan perlu mengikut peraturan keselamatan Polis (iraja &alaysia #P()&$ dan %ngkatan Tentera &alaysia #%T&$ bagi penghantaran melalui darat, laut dan udara. *erat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklah dinyatakan di luar bungkusan bagi memudahkan pengendalian dan pengiraan kos pengendalian. *agi tujuan tersebut Pega!ai yang bertanggungja!ab hendaklah mengambil kira 'aktor-'aktor berikut:#a$ Cara pengangkutan B hadnya adalah berlainan bagi keretapi #gerabak$, kapal #dek$, pos #surat atau bungkusan$ dan pengangkutan lain0 -ad yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan0 ,angkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan0 (estinasi0 dan Kemudahan pengendalian yang terdapat di tempat penghantaran dan penerimaan dan juga di sebarang tempat penukaran pengangkutan yang terlibat. ,ika tenaga manusia digunakan berat bungkusan hendaklah di antara 24 B 1 kilogram #kg$ sahaja.

118.

#b$ #c$ #d$ #e$

14;.

*erat Kasar hendaklah dicatat dengan jelas di luar setiap bungkusan. *ungkusan yang beratnya 1;;; kg. ke atas hendaklah dicatat dengan perkataan 2Muatan Berat2 dan berat sebenarnya hendaklah juga dituliskan.

Penyediaan Senarai Pembungkusan 141. Senarai Pembungkusan KE("PS-,3 hendaklah disediakan oleh *ahagian *ungkusan (an Penghantaran sebanyak tiga # $ salinan bagi tujuan berikut:#a$ #b$ #c$ #d$ 142. &enyenaraikan barang-barang yang terkandung dalam setiap bungkusan0 &encatatkan maklumat pembungkusan dan penghantaran di *orang Pesanan Pengeluaran Stok KE("PS-,>0 @ota pemberitahu kepada Pega!ai Pemesan0 dan %kuan penerimaan oleh Pega!ai Pemesan. di KE("PS-,> hendaklah

@ombor pemesanan dan pengeluaran dicatatkan di KE("PS-,3.

14 .

KE("PS-,> dan KE("PS-,3 hendaklah disertakan bersama barang-barang yang dimasukkan ke dalam peti atau kotak atau seumpamanya dengan mengambil langkah-langkah berikut:#a$ #b$ #c$ (okumen-dokumen tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam sampul yang kalis air0 Sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak0 dan Satu #1$ salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pega!ai Pemesan.

.anda Pengenalan Bungkusan 14". Tanda pengenalan yang mengandungi nombor rujukan serta alamat pengirim dan penerima bagi sesuatu bungkusan hendaklah ditulis dengan terang dan kemas menggunakan cat atau dak!at hitam yang kalis air. :angkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menulis tanda pengenalan iaitu:#a$ -uru'-huru' dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang / cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakkan0 Peti, kotak, botol, pasu, dan seumpamanya yang mudah pecah hendaklah ditanda di bahagian atas, tepi atau kedua belah tepinya0 dan Tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau kotak yang digunakan semula hendaklah dipadamkan.

#b$

#c$

Barang .anpa Berbungkus 14/. Sekiranya terdapat barang-barang yang tidak boleh dibungkus, tindakan berikut hendaklah diambil:#a$ #b$ Pelekat bersimbol atau teg hendaklah dilekat atau diikatkan pada sekurang-kurangnya dua #2$ unit barang tersebut0 *arang-barang yang diikat atau dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag atau dipelekatkan mengikut mana yang berkenaan0 dan ,ika karung digunakan, teg hendaklah diikatkan di cepu karung.

#c$

Arahan Khas Pada Bungkusan 141. *ungkusan yang memerlukan perhatian khas semasa pengendalian, penyimpanan dan dalam perjalanan hendaklah dicatat atau dilekatkan dengan tanda atau arahan yang cukup besar dan mudah dilihat.

144.

*agi bungkusan mengandungi barang mudah terbakar arahan hendaklah menggunakan simbol atau pelekat atau ditulis dengan !arna putih di atas permukaan merah seperti contoh:

A(AS BA!A5A M&DA! .E8BAKA8 B%+E! .E8BAKA8 PADA S&!& AAAAAABC

A(AS BA!A5A SA= A. M&DA! .E8BAKA8 B%+E! .E8BAKA8 PADA S&!& AAAAABC S6MPA= D6 .EMPA. S6MPA= D6 .EMPA.

5A=

SE+AMA.

5A=

SE+AMA.

146.

*agi bungkusan barang-barang lain arahan hendaklah menggunakan simbol atau pelekat atau ditulis dengan !arna merah di atas permukaan putih mengikut mana yang berkenaan seperti contoh berikut:

->kg
BE8A. .6MBA= A= SEBE=A8""""""""""""K ME= KAK6S 8AC&=

M&DA! PECA!

S6MPA= PADA S&!& CC"%C

S6MPA= KE86=

S6MPA= .E AK

7A= A= &=A F%8K+6F.

S6MPA= D6= 6=

Arahan Khas Pada Penghantaran 148. Penghantaran barang-barang seberapa boleh dan praktik hendaklah dalam bekas-bekas atau bungkusan asalnya sepertimana yang diterima daripada pembekal. *ekas-bekas yang bertanda 2Musnahkan selepas ianya dikosongkan2 jangan digunakan semula. *agaimanapun bekasbekas yang telah dikenakan deposit hendaklah dipulangkan mengikut perjanjian. Pega!ai Stor hendaklah menyelia kerja-kerja mengendali dan memunggah serta menyemak bungkusan dengan merujuk kepada KE("PS-,3 #Senarai Pembungkusan$ yang diterima atau dihantar oleh agen penghantaran.

16;.

BAB E PEMERIKSAAN
161. Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga # $ jenis iaitu:#a$ #b$ #c$ Pengiraan Stok0 Pemeriksaan Stok0 dan Feri'ikasi Stor

162.

Pengiraan Stok 16 . Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat, Stor +tama dan Stor +nit secara terus menerus sepanjang tahun. Ketua ,abatan hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi: #a$ Pega!ai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok 'i3ikal sentiasa bertepatan dengan rekod0 dan Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pega!ai Stor.

#b$

Pemeriksaan Stok

"

16".

Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor +tama. Ketua ,abatan hendaklah melantik pega!ai-pega!ai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:#a$ #b$ #c$ Pemeriksaan dilaksanakan sekali #1$ setahun ke atas semua stok secara 1;;< mulai 1 5ktober tahun semasa0 Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pega!ai Pemeriksa0 Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Ka!alan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pega!ai Pemeriksa. Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam :aporan Pemeriksaan. Feri'ikasi Stor KE("PS-,90 KE("PS-,9 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pega!ai Pem7eri'ikasi Stor0 dan &engambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.

#d$ #e$ #'$

Deri#ikasi Stor 16/. Feri'ikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pega!ai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor +tama sekurang-kurangnya satu #1$ tahun sekali sebelum berakhir pada 1 (isember. Tujuan 7eri'ikasi stor adalah seperti berikut:#a$ &engesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus #1;;<$ bagi menentukan jumlah stok 'i3ikal adalah tepat dengan baki di Kad Ka!alan Stok0 &emastikan pelarasan stok diambil tindakan0 &emastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan0 &emastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira0 &elengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KA=.PS-1"0 dan &elaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, ka!alan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan. pemeriksaan. 7eri'ikasi,

#b$ #c$

#d$

#e$ #e$

keselamatan.kebersihan, pelupusan, kehilangan.hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan :aporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KE("PS-,:. Pelantikan PemEeri#ikasi Stor 161. Ketua Setiausaha.Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah.Timbalan Ketua Pengarah ,abatan adalah bertanggungja!ab melantik pega!ai-pega!ai yang sesuai untuk menjalankan Feri'ikasi Stor.

.empoh Pelantikan 164. Pem7eri'ikasi Stor dilantik berdasarkan ja!atan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua #2$ tahun.

Keanggotaan PemEeri#ikasi Stor 166. Keanggotaan Pem7eri'ikasi Stor hendaklah terdiri daripada:#a$ #b$ #c$ #d$ Sekurang-kurangnya dua #2$ orang pega!ai0 Pega!ai tidak bertugas di stor yang di 7eri'ikasi0 Pega!ai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor0 dan Pega!ai Kumpulan Pengurusan dan Pro'esional serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setara'.

.ugas-tugas PemEeri#ikasi Stor 168. 18;. Pem7eri'ikasi Stor hendaklah membuat la!atan ke Stor Pusat dan Stor +tama berasaskan kepada program.jadual 7eri'ikasi yang disediakan. Pem7eri'ikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang disenaraikan di KE("PS-,9 #:aporan Pemeriksaan.Feri'ikasi Stor$ dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat disenarai tersebut seterusnya mengemukakan kepada Ketua ,abatan. Pem7eri'ikasi stor hendaklah mengira dan merekodkan baki 'i3ikal stok dan kemudiannya mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad Ka!alan Stok. &enentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa 7eri'ikasi dilaksanakan. Pem7eri'ikasi Stor hendaklah menyediakan mengemukakan kepada Ketua ,abatan. KE("PS-,: dan

181.

182. 18 .

.anggung$a'ab Ketua 7abatan

18".

Ketua ,abatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok yang dinyatakan dalam KE("PS-,9 seperti berikut:#a$ #b$ #c$ Syor pindahan stok dikemukakan Penga!al untuk kelulusan0 kepada Pega!ai

Syor pelupusan dan hapus kira hendaklah diambil tindakan dengan merujuk kepada *ab > dan *ab -0 dan Syor pelarasan stok #kekurangan atau lebihan$ disebabkan silap pengiraan di KE("PS-,* hendaklah diluluskan oleh Ketua ,abatan.

18/.

Ketua ,abatan hendaklah menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan KE("PS-,9 dan KE("PS-,: kepada +rusetia Pengurusan %set bagi mendapat kelulusan Pega!ai Penga!al. Ketua ,abatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah mendapat kelulusan Pega!ai Penga!al di KE("PS-,:. Ketua ,abatan hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.

181.

184.

Pelarasan Stok 186. Pega!ai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pemeriksaan dan 7eri'ikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KE("PS-,*. KE("PS-,* hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua ,abatan. Pega!ai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Ka!alan Stok #*ahagian *$ dan Kad Petak serta ditandatangan.

188. 2;;.

.anggung$a'ab &rusetia Pengurusan Aset 2;1. +rusetia Pengurusan %set hendaklah menyemak KE("PS-,9, KE("PS-,: dan menyediakan :aporan Tahunan Feri'ikasi Stor KE("PS-,) untuk perakuan dan tandatangan Pega!ai Pega!al. :aporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KE("PS-,: dan :aporan Tahunan Feri'ikasi Stor KE("PS-,) hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum ,: Ma0 tahun berikutnya.

2;2.

Mengambil Alih .ugas Stor 2; . %pabila berlaku pertukaran diantara Pega!ai Stor tindakan berikut hendaklah diambil:#a$ #b$ &enyedia Perakuan %mbil %lih KE("PS-,; dalam tempoh dua #2$ minggu dari tarikh mengambil alih stor0 &embuat semakan di Kad Ka!alan Stok dan Kad Petak secara seratus peratus #1;;<$ bagi memastikan baki stok adalah sama dengan 'i3ikal stok0 Perakuan *eri %lih KE("PS-,; hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh kedua-dua pega!ai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua ,abatan0 dan Pega!ai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan stok di para 186, jika terdapat stok lebih atau kurang.

#c$

#d$

BAB F KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

2;". 2;/. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua ,abatan dengan mematuhi %rahan Keselamatan Kerajaan. Stor hendaklah mempunyai sistem ka!alan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan stor dan stok terpelihara. Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamat daripada ancaman makhluk perosak. Ketua ,abatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pega!ai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat pengha!a dingin, e!"aust fan atau kipas angin. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang rosak, usang dan sebagainya. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan ke semasa. dari semasa

2;1. 2;4. 2;6. 2;8.

21;.

Ka'alan Keselamatan Stor

211.

*angunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk me!ujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan. Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor +tama dan Stor +nit dengan mematuhi ciri-ciri berikut:#a$ #b$ #c$ #d$ #e$ #'$ #g$ sekeliling ka!asan stor hendaklah dipagar0 ka!alan 2" jam oleh Penga!al Keselamatan0 pemasangan lampu-lampu limpah #flood lig"ts$ pada !aktu malam0 pemasangan alat-alat amaran #sistem penggera$0 tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu0 penggunaan pas kebenaran keluar masuk0 dan peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi %rahan Keselamatan Kerajaan yang berkuat kuasa.

212.

Ka'alan Kebakaran 21 . Stor perlu dilengkapkan dengan sistem ka!alan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alar%& s%oke detector& 'ater sprinkler dan lainlain0 %lat-alat pemadam api seperti fire e!tinguis"er dan "ose reel perlu ditempatkan di ka!asan strategik dan diperiksa oleh ,abatan Perkhidmatan *omba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa0 &empamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda KE+&A8 FEXITG. &empamerkan tanda-tanda amaran seperti G(ilarang &erokokG, H&udah TerbakarG dan sebagainya. Ketua ,abatan hendaklah merujuk kepada ,abatan Perkhidmatan *omba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi ka!alan kebakaran. &engaturkan latihan menga!al kebakaran kepada Pega!ai-Pega!ai Stor.

21".

21/. 211. 214.

216.

Kebersihan

218. 22;.

Ketua ,abatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stok terjamin. Ka!alan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala.

BAB G PELUPUSAN

221.

Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok, pemeriksaan stok atau 7eri'ikasi stor. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan %set %lih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa kecuali Pelupusan Stok *ernilai )endah.

222.

Pelupusan Stok Bernilai 8endah 22 . Pelupusan stok yang bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok yang nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit #)&1;,;;;$ bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan. Ketua ,abatan hendaklah melantik dua #2$ orang pega!ai daripada Kumpulan Pengurusan dan Pro'esional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setara' bagi membuat pemeriksaan stok yang hendak dilupuskan. Pega!ai yang dilantik hendaklah yang tidak terlibat secara langsung menguruskan stok berkenaan. Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang :aporan Pelupusan Stok *ernilai )endah KE("PS-,<. Pega!ai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa &elulus. Pega!ai Stor hendaklah mengemaskini Kad Ka!alan Stok #*ahagian *$ dan Kad Petak di ruang IkeluarJ dan di ruang IbakiJ.

22".

22/. 221. 224.

Kuasa Melulus Pelupusan Stok Bernilai 8endah 226. Kuasa &elulus pelupusan stok bernilai rendah tertakluk kepada Seksyen /, %kta Per!akilan Kuasa 18/1 yang sedang berkuat kuasa.

Perakuan Pelupusan FPEPG 228. Perakuan Pelupusan #PAP$ tidak diperlukan bagi semua pelupusan stok.

&rusetia Pelupusan

";

2 ;.

+rusetia Pengurusan %set di Kementerian.,abatan bertanggungja!ab sebagai +rusetia Pelupusan Stok.

adalah

+aporan .ahunan Pelupusan Stok 2 1. Pega!ai Penga!al hendaklah mengemukakan :aporan Tahunan Pelupusan Stok KE("PS-3> ke Perbendaharaan sebelum 1/ &ac pada tahun berikutnya.

BAB H KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

2 2. -apus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan %set %lih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa kecuali Kekurangan Stok Kang *ernilai )endah.

Kekurangan Stok 5ang Bernilai 8endah 2 . Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada dua ratus lima puluh ringgit #)&2/;$ yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan.kekurangan yang tidak dapat dielakkan. Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian pega!ai a!am.

2 "

Kuasa Melulus !apus Kira Kekurangan Stok 2 /. Kuasa melulus hapus kira kekurangan stok adalah tertakluk kepada Seksyen /, %kta Per!akilan Kuasa 18/1 yang sedang berkuat kuasa.

+aporan !apus Kira Kekurangan Stok 2 1. Pega!ai Stor hendaklah menyediakan :aporan -apus Kira Kekurangan Stok KE("PS-3, dengan merujuk di ruangan syor oleh Pega!ai Pemeriksa.Pem7eri'ikasi stor di KE("PS-,9. KE("PS-3, hendaklah disahkan oleh Ketua ,abatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa &elulus untuk kelulusan -apus Kira. Pega!ai Stor hendaklah mengemaskini Kad Ka!alan Stok #*ahagian *$ dan Kad Petak di ruang IkeluarJ dan di ruang IbakiJ.

2 4. 2 6.

"1

2 8.

:aporan Polis, :aporan %!al dan :aporan %khir tidak diperlukan bagi kes kekurangan stok yang bernilai rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah.

&rusetia Kehilangan Dan !apus Kira Stok 2";. +rusetia Pengurusan %set di Kementerian.,abatan adalah bertanggungja!ab sebagai +rusetia Kehilangan dan -apus Kira stok.

+aporan .ahunan Kehilangan Dan !apus Kira Stok 2"1. Pega!ai Penga!al hendaklah melaporkan kesemua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan :aporan Tahunan Kehilangan dan -apus Kira Stok KE("PS-33. KE("PS-33 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 1/ &ac pada tahun berikutnya.

2"2.

"2