LPJ Ept DPM Ui 20131

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPENGURUSAN PARUH TAHUN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA 2013
UNIVERSITAS INDONESIA 2013
DAFTAR ISI
Cover ................................................................................................................... Daftar Isi ............................................................................................................. Pendahuluan ......................................................................................................... LPJ Badan Pengurus Ketua Umum.......................................................................................... Wakil Ketua I ......................................................................................... Wakil Ketua II ........................................................................................ Komisi Kelembagaan................................................................................... Pengawas 1............................................................................ ............ Pengawas 2.......................................................................................... Legislasi............................................................................................... Keanggotaan IKM.............................................................................. Sekretariat Jendral Sekretaris Jendral ............................................................................ Bidang Hubungan Masyarakat ......................................................... Bidang Kesekretariatan ................................................................... Bidang Keuangan ............................................................................ Bidang Litbang................................................................................... Bidang PSDM..................................................................................... Bidang Media. Penutup ................................................................................................................
1 2 3
4 9 13
16 23 33 43 49
56 61 68 73 76 80 83 85
PENDAHULUAN Assalamualaikum Wr. Wb Puji dan syukur senantiasa tak henti-hentinya saya panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Semesta Alam, yang menguasai kerajaan langit dan bumi beserta isinya, yang menguasai hati-hati setiap manusia. Shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada manusia teladan umat, sang pengubah peradaban, Rasulullah Muhammad SAW. Mahasiswa merupakan sebuah miniatur masyarakat intelektual yang memilki corak keberagaman pemikiran dan gagasan yang penuh dengan kreativitas. Predikat ini tentulah dapat dimaknai bahwa mahasiswa merupakan kaum intelektual, berbasis keilmuan yang kuat sesuai dengan kompetensi masing-masing mahasiswa, yang berarti kemampuan akademik mahasiswa dapat diandalkan sebagai salah satu aset negara ini, Negara Indonesia. Dengan sifat intelektual dan idealismenya mahasiswa lahir dan tumbuh menjadi entitas yang memiliki paradigma ilmiah dalam memandang persoalan kebangsaan dan kemasyarakatan. Ciri dan gaya mahasiswa terletak pada ide atau gagasan yang luhur dalam menawarkan solusi atas problematika yang ada. Banyak hal yang dapat kita pelajari dari proses kehidupan selama ini. Pola pikir, sifat, dan sikap manusia pada dasarnya mengalami perubahan seiring dengan berjalannya waktu dan bergantinya lingkungan pada setiap masanya yang mengharuskan kita untuk melakukan adaptasi. Tinggal bagaimana sang manusia mampu mempertahankan jati dirinya dengan tetap bisa menyesuaikan dengan lingkungannya atau malah melebur dengan keadaan yang menggeser nilainilai dasar yang sudah dimilikinya. Harus diakui bahwa lembaga legislatif kemahasiswaan itu merupakan lembaga yang jarang diminati oleh mahasiswa. Ini terjadi pada lembaga legislatif kemahasiswaan di seluruh Indonesia. Banyak yang mengatakan bahwa mahasiswa-mahasiswa yang masuk lembaga legislatif gak ada kerjaan atau gabut. Menurut Ketua Umum Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia (DPM UI), permasalahan ini berasal dari tidak adanya kepercayaan publik mahasiswa terhadap lembaga legislatif tersebut. Masalah ini juga terjadi di Universitas Indonesia, yakni DPM UI. Dari permasalahan tersebut, DPM UI 2013/2014 mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan solusi sehingga senantiasa dapat melakukan perbaikan pada nantinya. DPM UI 2013/2014 juga ingin agar setiap lembaga legislatif itu dikenal dan dipercaya oleh publik atas kinerjanya.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KETUA UMUM Rivan Tri Yuono (FMIPA/Fisika/2009) 0906555380 A. Analisis SWOT Strength 1. 2. 3. Kekeluargaan dan kesolidan para anggota dan pengurus DPM sudah cukup baik. Kualitas dan kuantitas semua anggota dan pengurus sangat baik. Kepala Komisi dan Divisi dengan anggota masing-masing bidang sudah dapat berkoordinasi dengan baik. 4. Potensi besar yang dimiliki oleh anggota dan pengurus dibuktikan dengan kapabilitas yang baik. 5. Kepala komisi dan divisi memiliki kualitas yang sangat baik di bidangnya masingmasing. Weakness 1. Ada beberapa anggota dan pengurus yang menghilang karena proses penjagaan yang belum menyeluruh. 2. Sikap profesional dan budaya kerja beberapa pengurus masih belum terkondisikan dengan baik. 3. 4. 5. 6. Kesibukan anggota dan pengurus selain di DPM. Kurangnya controlling menyeluruh terhadap semua anggota maupun pengurus. Rasa kekeluargaan terhadap seluruh bidang di DPM masih belum baik. Pemahaman nilai-nilai dari DPM masih belum terasa.
Opportunities 1. 2. 3. Keadaan di lembaga tingkat UI terkondisikan dengan baik. Hubungan birokrasi dengan pihak Universitas cukup baik. Program kerja yang inovatif dan suasana yang ceria membuat DPM lebih menyenangkan. 4. Threats Adanya dukungan dari lembaga kemahasiswaan lain untuk DPM.
1. 2. 3.
Pengurus DPM yang memiliki keaktifan lain di luar DPM. Tuntuntan akademis dari beberapa pengurus DPM. DPM yang selalu dinilai begini-begini saja.
B. Evaluasi Visi dan Misi Visi DPM UI 2013 adalah terwujudnya DPM UI sebagai lembaga legislatif yang produktif dan professional dalam menumbuhkan kesatuan IKM UI. Visi yang kami miliki diturunkan dalam bentuk tiga langkah-langkah yang dituangkan dalam bentuk misi, yaitu : 1) Membentuk sistem internal DPM UI berasaskan profesionalitas, kekeluargaan, dan tanggungjawab Pada dasarnya, kekeluargaan adalah pondasi yang pastinya harus terdapat dalam setiap organisasi kemahasiswaan. Begitupun dengan DPM UI. Kami ingin DPM UI dari segi internal dapat menjadi satu kesatuan yang solid. Kami berusaha mengajak semua mahasiswa yang tergabung dalam kepengurusan DPM UI 2013 merasakan hangatnya lembaga ini layaknya sebuah keluarga. Alhamdulillah, selama setengah tahun periode DPM UI 2013, kami telah menuansakan rasa kekeluargaan dari seluruh anggota dan pengurus DPM UI 2013 yaitu dengan kegiatan-kegiatan yang kami lakukan yang tentunya dapat membuat keceriaan di internal lembaga ini. Akan tetapi, kami belum mampu mengajak semua yang masuk dalam kepengurusan lembaga ini betah berada di sini. Hal ini dikarenakan ada segelintir orang yang mungkin memiliki kesibukan lain dan juga mungkin merasa bosan berada di DPM UI. Hal yang tak kita lupakan adalah sisi profesionalitas. Kami mencoba mengajak semua anggota dan pengurus bersikap professional dan bertanggung jawab terhadap setiap kinerja yang dilakukan di DPM UI. Dan hal ini masih harus lebih ditingkatkan lagi. 2) Mewujudkan penyelenggaraan fungsi DPM UI yang efektif dan efisien Musuh utama dalam paradigm lembaga legislatif mahasiswa adalah bosan, ginigini aja, dan gak ada kerjaan. Label ini yang coba kami reduksi sedikit demi sedikit. Hal ini sebenarnya menjadi tantangan untuk kami dalam mengadakan kegiatan yang tidak membosankan ataupun mengajak seluruh kalangan mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan mahasiswa. Kami juga mencoba untuk membuat fungsi DPM UI ini dapat lebih efektif dan efisien untuk mengawasi dan mendukung segala bentuk kegiatan kemahasiswaan di UI yang diselenggarakan oleh semua lembaga kemahasiswaan tingkat UI. 3) Meningkatkan keharmonisan antar lembaga kemahasiswaan IKM UI Ada sekitar 43 UKM yang berada di lingkungan UI yang harusnya dapat berjalan harmonis antara satu dengan yang lainnya. Kami dari DPM UI mencoba untuk terus
5
berinteraksi dengan mereka dengan tujuan dapat menjadi sarana harmonisasi antar lembaga kemahasiswaan IKM UI.
4) Mengoptimalkan peran DPM UI sebagai lembaga yang aspiratif dan komunikatif Peran DPM UI sebagai lembaga yang aspiratif dan komunikatif harus selalu dioptimalkan. Kami mencoba selalu bisa menampung segala aspirasi lembaga
kemahasiswaan melalui forum-forum sinergisasi. Kunjungan antar lembaga dapat menjadi sarana komunikasi asalkan dapat dilakukan secara intens.
C. Evaluasi Proker Kesuksesan memimpin suatu organisasi tidak dapat terjadi begitu saja tanpa memiliki kemampuan dalam memimpin diri sendiri (self leadership). Kesuksesan seseorang tidaklah lengkap tanpa memiliki kompetensi ini. sebuah ungkapan mengatakan, Anda tidak akan mampu memimpin orang lain jika Anda tidak mampu memimpin diri sendiri. Untuk melakukan evaluasi terhadap DPM, seharusnya sayalah sebagai ketua umum yang pertama kali harus dievaluasi. Sejujurnya, saya masih jauh dari sempurna dalam memimpin DPM ini. Masih banyak sekali kekurangan yang saya miliki. Akan tetapi, saya teringat sebuah kalimat yang selalu menginspirasi saya, seorang pemimpin tak akan pernah berhenti untuk belajar. Karena menjadi pemimpin adalah proses dari suatu pembelajaran. Seuntai kalimat itu yang sampai saat ini terngiang-ngiang di telinga saya saat ini. Secara garis besar jobdesc sebagai Ketua Umum sebagaimana yang tertera dalam Ketetapan DPM UI No.1/TAP/DPM UI/I/2013 tentang Tata Tertib Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia mengenai tugas Ketua Umum adalah sebagai berikut : 1) Melakukan koordinasi dengan Wakil Ketua I dan Wakil Ketua II sebagai Pimpinan DPM UI Saya sangat bersyukur dengan keberadaan kedua partner yang menjadi wakil saya di DPM UI. Dengan bantuan mereka lah, DPM UI sejauh ini dapat berjalan dan bekerja dengan baik. Wakil Ketua 1 yang membawahi komisi pengawasan 1, komisi pengawasan 2, dan komisi legislasi. Saya amat sangat dibantu dengan keberadaan Marlin di posisi ini. Wakil Ketua 2 yang dijabat oleh Silfi membawahi dua komisi, yakni komisi kelembagaan dan komisi keanggotaan IKM. Saya pun sangat terbantukan oleh kerja-kerja Silfi yang kadangkala terjun langsung masuk ke kedua komisi tersebut menggantikan ketua komisi yang kinerjanya tidak stabil. Jujur saja, pengalaman di lembaga legislatif saya msaih amat dangkal dibandingkan dengan mereka berdua. Dan sekali lagi, saya amat bersyukur dapat
6
bekerja sama dengan mereka berdua. Terima kasih untuk Marlin dan Silfi yang telah menjadi partner kerja dan teman berdiskusi terkait keberlangsungan kinerja DPM UI 2013. Mohon maaf jika sering membuat kesal dan kerja saya belum optimal.
2) Membawahi dan mengawasi secara langsung Sekretariat Jendral (Setjen) DPM UI Sekretariat Jenderal adalah organ kelengkapan yang dibentuk untuk memudahkan tugas dan fungsi internal DPM UI. Sekretariat Jenderal DPM UI baru ada dalam struktur DPM UI yaitu dimulai dari tahun lalu. DPM UI memang sangat terbantukan dengan adanya sekretariat jenderal. Hal ini karena selama ini yang menjadi ujung tombak DPM UI dalam melaksanakan program-programnya adalah sekretariat jenderal. Secara umum, kinerja sekretariat jenderal DPM UI 2013 sangat baik. 3) Mengoordinasikan kerja DPM UI DPM UI 2013 memiliki struktur organisasi seperti berikut :
Wakil Ketua 1 Marlina
Ketua
Rivan Tri Yuono
Wakil Ketua 2
Silfia Elly Oktaviani
Pengawasan 1
Lastiti
Pengawasan 2
Legislasi
Rifki
Istiqomah NK
Kelembagaan
Dwie Putra
Keanggotaan IKM
Pandji
Wakil Sekretariat Jenderal Rahis Fisisp 11 Kestari Winda Fisip 10 PSDM Habib HI 11 Keuangan Icha FE 11
Sekretariat Jenderal
Rianda PSiko 10
Litbang Ipeh FKM 10
Humas
Eri FIB 10
Media Informasi Dede Fisip 10
Struktur organisasi ini dibentuk demikian agar mempermudah pembagian kerja-kerja DPM UI 2013. Saya selaku Ketua Umum memiliki tugas untuk mengoordinasikan kinerja DPM UI. Melalui struktur seperti ini, kordinasi ke setiap komisi dan divisi menjadi lebih mudah. Hal ini juga dibantu dengan adanya mekanisme rapat pimpinan, rapat koordinasi, rapat komisi, dan sidang pleno. 4) Memfasilitasi pelaksanaan sidang pleno DPM UI
Pelaksanaan sidang pleno DPM UI selalu dibantu oleh kerja dari teman-teman PSDM DPM UI dalam hal teknis. Sejauh ini sidang pleno yang telah dilaksanakan DPM UI yaitu sebanyak 3 kali. Untuk sidang pleno pertama saya izin tidak bisa hadir karena ada agenda mengunjungi BEM FK UI 2013. Sejauh ini, sidang pleno berguna sebagai sarana silaturahim, saling melaporkan progress bidang, dan menjadi sarana refreshing (seru-seruan) setiap bulannya. 5) Mewakili DPM UI dalam urusan eksternal kelembagaan Sebagai ketua, saya juga memiliki tugas untuk mewakili DPM UI dalam urusann eksternal. Forum-forum seperti Legiun (Legislative United), Forum Mahasiswa, dan lainnya. DPM UI juga tergabung dalam FL2MI (Forum Lembaga Legislatif Mahasiswa Indonesia). Namun sejauh ini, saya tidak terlibat cukup banyak karena saya masih belum mengerti apa yang ingin dilakukan dalam forum ini.
D. Saran dan Rekomendasi Saran dan rekomendasi dari saya terkait dengan kendala-kendala yang muncul di semester kemarin adalah sebagai berikut : 1. Untuk tahun depan, Buat IKM UI Summit sebagai sinergisasi awal semua lembaga kemahasiswaan di UI dengan juga melibatkan lembaga legislatif mahasiswanya. Ini menjadi prioritas penting. 2. 3. 4. Sistem penjagaan internal pengurus DPM harus disusun dengan baik. Internalisasi nilai-nilai dan budaya kerja DPM harus lebih konkret. Sistem pembagian kerja dibuat se-nyaman mungkin, sehingga alur kerja DPM juga lebih jelas. 5. Memasifkan segala macam informasi dan publikasi mengenai DPM UI agar eksistensi lembaga ini terus meningkat. 6. Komunikasi adalah pondasi utama dalam membangun sebuah organisasi
kemahasiswaan yang berasaskan kekeluargaan.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN WAKIL KETUA I Marlina (FIB/Sastra Arab/2011) 1106076940 A. Evaluasi Proker Tanpa terasa separuh perjalanan telah dilalui, begitu banyak huruf-huruf yang telah dirangkai sepanjang paruh tahun ini. Berbicara tentang Dewan Perwakilan Mahasiswa adalah tentang sebuah lembaga yang menjalankan fungsi legislatif dalam struktur Ikatan Keluarga Mahasiswa Universitas Indonesia. LPJ ini saya susun sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban saya selama separuh tahun di DPM UI 2013. Separuh perjalanan ini banyak sekali pelajaran yang saya dapatkan, kebersamaan, dan kehangatan dari keluarga besar DPM UI 2013. Meskipun dalam perjalanannya tentu ada masa dimana harus berjalan tertatihtatih, besar harapan saya agar kedepannya dapat menyelesaikan bulan-bulan setelah ini dengan lebih baik dan setiap yang kita semua lakukan selama di DPM UI dapat bermanfaat bagi IKM UI, UI, dan Indonesia. Secara garis besar jobdesc saya sebagai wakil ketua I sebagaimana yang tertera dalam Ketetapan DPM UI No.1/TAP/DPM UI/I/2013 tentang Tata Tertib Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia Pasal 16 mengenai tugas dan wewenang Wakil Ketua I adalah sebagai berikut : 1) Menjalankan tugas dan wewenang ketua umum jika ketua umum berhalangan Saya beberapa kali menjalankan tugas dan wewenang ketua umum pada saat kak Rivan berhalangan hadir atau ada beberapa acara yang sama waktunya dan kami berbagi tugas, diantaranya: a. b. Menghadiri grand launching BEM UI 2013. Menghadiri grand launching lembaga dakwah fakultas se-UI yang pada saat itu berbarengan dengan pembukaan IKM UI Summit 2.0 dan kak Rivan menghadiri pembukaan IKM UI Summit 2.0. c. Mengikuti Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa (LKMM) yang diadakan oleh Direktorat Kemahasiswaan.
d.
Pleno pertama: memimpin pleno, memberi masukan terkait evaluasi proker, dan sosialisasi persiapan musma kepada seluruh pengurus DPM UI.
e.
Evaluasi paruh tahun internal (BPH): memimpin evaluasi dan member masukan terkait evaluasi paruh tahun DPM UI.
Intensitas koordinasi dengan ketua umum sangat menentukan seberapa baik atau buruknya wakil ketua I menggantikan, pendelegasian tugas juga kadang perlu ada beberapa yang lebih detail. 2) Menjadi supervisi komisi legislasi, pengawasan I dan pengawasan II Supervisi disini saya maknai sebagai membantu dan mendorong dalam pelaksanaan tugas dan wewenang. a. Komisi Pengawasan I
Ketua Komisi: Lastiti FIK 2010 Rajin, detail, inisiatif, reaktif, tidak sungkan untuk bergabung dalam acara-acara BEM. Aspek penilaian: Inisiatif : AMerangkul tim: B+ Tepat target Improvisasi Keaktifan : B+ : A:A
10
b. Komisi Pengawasan II
Saya sendiri belum pernah hadir dalam rapat Komisi Pengawasan II ini. Namun berusaha membantu kinerjanya karena saat ini hanya tersisa ketua komisinya saja. Ketua Komisi: Istiqomah Nur Khasanah FIK 2010 Ceria, kurang inisiatif, tidak sungkan untuk bergabung dalam acara-acara BEM. Aspek penilaian: Inisiatif : BMerangkul tim: B+ Tepat target Improvisasi Keaktifan : B+ : A: A-
Masukan untuk Isti, siapkan pertanyaan yang jelas saat RDP dengan MWA UM dan berbagi waktu fokus juga untuk MM.
c. Komisi Legislasi Saya membantu komisi legislasi ketika pelaksanaan musma (sebagai SC) dan pernah hadir satu kali dalam rapat komisi. Ketua Komisi: Muhammad Rifki FH 2010 Pendiam, kadang kurang tegas, kurang reaktif. Aspek penilaian: Inisiatif : B-
Merangkul tim: BTepat target Improvisasi Keaktifan : B+ : A: A-
Saran untuk Rifki, jangan menunda tugas karena sebagian besar tugas komisi legislasi berhubungan dan menunjang komisi lain maupun DPM UI secara keseluruhan untuk bergerak.
11
3) Mengadakan rapat koordinasi terhadap komisi legislasi, pengawasan I dan pengawasan II baik secara berkala maupun secara mendesak Rapat koordinasi baru terlaksana satu kali yaitu pada tanggal 28 Maret 2013 di Taman Bougenvile FKM. Pada bulanj selanjutnya rakor tidak dapat terlaksana karena sulit menentukan waktu rakor padahal di awal sudah disepakati bahwa rakor akan diadakan setiap pekan ke-4 bulan berjalan. Hal ini juga perlu dievaluasi melihat setiap akhir bulan DPM UI memiliki banyak agenda. 4) Wakil ketua melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya kepada sidang pleno minimal 1 (satu) bulan satu kali Seingat saya pada pleno pertama saya tidak secara langsung menyampaikan laporan saya karena saat itu hanya memimpin pleno dan melakukan sosialisasi mengenai persiapan musma. Sedangkan pada pleno kedua saya membantu menyampaikan laporan dari ketua komisi yang saya supervisi karena mereka tidak dapat hadir. Terima kasih kepada teman-teman pengurus DPM UI 2013 yang telah mengisi hari-hari saya dan menjadikannya lebih indah. Untuk kak Rivan, saya mohon maaf kalau sering marahmarah, pinjemin motornya buat nganterin saya pulang, dan sabar banget. Kak Silfi yang hampir selalu nganterin pulang, menemani saya dengan setia ketika saya harus menggantikan tugas dan wewenang ketua umum jika ia tidak ada, mau mendengarkan curhatan, dan bantu banyak hal. Untuk Isti, Titi, dan Rifki, mohon maaf juga jika selama separuh tahun ini banyak kata-kata saya yang kurang mengenakkan dan saya kurang membantu kalian. Juga untuk Syarifah yang telah bersedia menemani saya kembali di DPM UI 2013 dan membantu sangat banyak dengan litbangnya.
12
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN WAKIL KETUA II Silfia Elly Oktaviani (FMIPA/Geografi/2009) 0906635343
A. Evaluasi Proker Secara garis besar jobdesc saya sebagai wakil ketua II sebagaimana yang tertera dalam Ketetapan DPM UI No.1/TAP/DPM UI/I/2013 tentang Tata Tertib Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia Pasal 18 mengenai tugas dan wewenang Wakil Ketua II adalah sebagai berikut : 1) Menjalankan tugas dan wewenang ketua umum jika ketua umum dan wakil ketua I berhalangan Wakil ketua II berkewajiban menjalankan tugas dan wewennag dari ketua umum dan wakil ketua I jika masing-masing berhalangan. Beberapa kali wakil ketua I telah banyak menjalankan perannya untuk menggantikan ketua umum, sehingga posisi menggantikan ketua umum tidak banyak saya kerjakan meskipun ada beberapa agenda yang yang pada akhirnya saya yang menggambil alih dari tugas ketua umum. Berikut beberapa agenda yang saya lakukan dalam rangka menjalankan tugas ini: RDP BEM di bulan Maret RDP MWA di bulan Maret Pengisi acara pada kegiatan legal drafting di UNAIR pada bulan Mei Legiun di bulan Juni Supervisi disini saya maknai sebagai membantu dan mendorong dalam pelaksanaan tugas dan wewenang. a. Komisi Kelembagaan Beberapa kali saya melibatkan diri langsung dalam kegiatan dan program kerja yang diadakan oleh komisi kelembagaan, diantaranya adalah: Mengikuti rapat komisi sebanyak 5 kali per Januari Juni 2013 Turut menghadiri program kerja dari komisi kelembagaan.
2) Menjadi supervisi komisi kelembagaan dan komisi keanggotaan IKM
Penilaian Ketua Komisi Kelembagaan:
13
Nama
: Dwie Putra Wicaksana (Utha) , Biologi 2010
Kinerja: Utha bukan lagi seorang yang baru di lembaga legislasi dan ini juga bukan pertama kali saya bekerjasama dengan Utha sehingga dalam proses mengkoordinasi dia tidak terlalu sulit dan secara kinerja Utha sudah cukup paham dengan jobdecsnya. Koordinasi yang dia lakukan terhadap anggota komisi kelembagaan juga baik, sehingga komisi ini menjadi salah satunya komisi di DPM yang masih memiliki anggota utuh dan full tim. Akan tetapi dalam beberapa kondisi utha bukan merupakan ketua yang memiliki inisiatif yang tinggi sehingga masih harus sering diingatkan baik oleh saya maupun oleh anggota komisinya. Sedangkan untuk inovasi dan kreativitas tim ini memilikinya. Pertahankan tim Penilaian :A
b. Komisi Keanggotaan IKM Komisi keanggotaan IKM adalah komisi yang memiliki kondisi SDM yang complicated menurut saya. Awalnya ketua komisi dari komisi ini adalah seorang anggota Independen DPM yang dipilihh melalui mekanisme PEMIRA, akan tetapi tiidak bertahan lebih dari 2 bulan yaitu Achmad Farid Fauzi, Vokasi 2011. Sehingga pada akhirnya kami dari pimpinan memutuskan untuk mengangkat ketuaa komisi baru yaitu Dekaria Alamanda, Farmasi 2011. Sejauh ini saya sering terlibat dalam setiap pelaaksanaan program kerja komisi keanggotaan IKM ini, diantaranya adalah: Mengikuti rakom 2 kali (ketika masih ada anggotanya) per Januari Juni 2013 Serta turut mengkoordinasi terlaksananya program kerja.
Penilaian Ketua Komisi Keanggotaan IKM Nama : Acmad Farid Fauzi (Panji), Vokasi 2011 per Januari Maret 2013
Kinerja: Selama dia menjabat menjadi ketua komisi kelembagaan belum ada proker yang dia laksanakan, beberapa kali mengahdiri agenda DPM tapi tidak menjadikan DPM sebagai prioritasnya, mengingat posisinya yang sebagai ketua komisi. Penilaian : C+ : Dekaria Alamanda (Deka), Farmasi 2011 per April 2013 saat ini.
Nama
Kinerja: Sampai bulan Mei deka masih memiliki anggota dan dalam berkoordinasinya cukup baik. Inisiatifnya tinggi sehingga saya tidak terlalu sering mengingatkan dalam sesuatu yang terkait dengan kinerjanya. Kreativitas dan inovasinya juga baik. Meskipun
14
dalam mengendalikan emosinya masih kurang baik, sehingga koordinasi keluar kepada orang baru terlihat kurang baik. Penilaian : A-
3) Mengadakan rapat koordinasi terhadap komisi kelembagaan dan komisi keanggotaan IKM baik secara berkala maupun secara mendesak Rapat koordinasi antara Waka II, Ketua Komisi Kelembagaan dan Ketua Komisi Keangggootaan IKM belum pernah terlaksana secara formal. Beberapa hambatannya adalah: a) Kondisi ketua komisi keanggotaan IKM yang menyatakan mengundurkan diri akan tetapi dari DPM tidak mendapat kejelasan secara formal dan legal. b) Penentuan waktu bersama yang masih belum bisa ketemu. 4) Wakil ketua II melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya kepada sidang pleno minimal 1 (satu) bulan satu kali. Disetiap pleno yang terlaksana saya hanya mensupervisi kedua komisi yang saya koordinasikan untuk memberikan laporannya terkait program kerja dan proges yang sudah terlaksana, sehingga saya tidak secara langsung menyampaikan laporan kinerja saya. Selama keperungurah paruh tahun, pleno DPM terlaksana 3 kali dan saya menghadiri Pleno pertama dan ketiga sedangkan pelno kedua saya tidak dapat menghadirinya.
Terima kasih kepada seluruh keluarga DPM yang telah banyak membantu pelaksanann setiap program kerja. Kepada Pimpinan Rivan dan Marlin yang sangat banyak membantu saya dalam mengkoordinasikan program kerja yang berada di komisi Waka II, Rivan yang selalu membantu dalam proses birokrasi, baik birokrasi kampus maupun birokrasi lembaga dan Marlin yang selalu membantu dalam setiap detail dari program kerja karena memang Marlin adalah seorang yang detail. Terima kasih juga kepada Anda, Eri, dan teman-teman setjen lainnya yang sangat banyak membantu mengeksekusi. Semoga untuk separuh tahun kedepannya akan terjadi banyak perbaikan untuk DPM UI 2013.
15
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KOMISI KELEMBAGAAN Dwie Putra Wicaksana (FMIPA/Biologi/2010) 1006659060 A. Analisis SWOT Strengths 1. Kondisi internal yang baik dalam hal kekompakan dan kekeluargaan. 2. Tim kolega yang sudah berpengalaman di bidang legislatif. 3. Tim yang sudah memiliki pengalaman pada sebagian proker kolega. 4. Tim memiliki hubungan yang baik dengan anggota DPM lainnya. 5. Tim yang loyal. Weaknesses 1. Kesibukan anggota tim diluar DPM yang menyebabkan aktivitas kolega terkadang terhambat, seperti rakom, sehingga pembahasan terkait proker tertunda. 2. Kurang intensifnya kerja sama antara tim kolega dengan sekjen. 3. Persiapan usaha-usaha preventif dalam menjalani proker yang masih kurang baik Oportunities 1. Anggota Tim Kolegayang terus mau berbenah diri untuk jadi lebih baik lagi dalam berkontribusi dalam Kolega. 2. Kekompakan dan kekeluargaan yang sudah terbentuk seharusnya akan memudahkan koordinasi dan mempererat rasa kesatuan di Kolega maupun DPM UI. 3. Hubungan dengan anggota diluar Kolega yang terbilang baik. Threats 1. Beberapa proker yang sulit mencari SDM yang ingin terlibat. 2. Mekanisme penjualan proker yang masih dirasa sulit. 3. Beberapa angggota Tim Kolega memiliki amanah di luar DPM UI.
B. Evaluasi Kerja Tim Kriterian penilaian Nama

Kompetensi skill bidang Dwie Putra W Kompetensi skill organisasi Hubungan interpersonal Profesionalitas
Kinerja keseluruhan 4,5
4,67
4,67
4,67
16
Anggita Swastiara Liza Noah
4,33 4,33
4,33 4,33
4,67 4
3,67 4
4,25 4,17
Skala penilaian: 1 --- Sangat kurang 2 --- Kurang 3 --- Cukup 4 --- Baik 5 --- Sangat Baik
Kinerja Tim Kolega

5 4 3 2 1 0 Kompetensi skill bidang kompetensi skill berorganisasi hubungan interpersonal profesionalitas
Anggita
Liza
Utha
Grafik Kinerja
5 4 3 2 1 0 1 Kompetensi skill bidang hubungan interpersonal 2 3 kompetensi skill berorganisasi profesionalitas
17
C. Evaluasi Proker 1. Suksesi Mahkamah Mahasiswa (MM) 2013 Deskripsi Kegiatan ini merupakan proses regenerasi badan kelengkapan, yaitu MMUI 2012 yang berakhir pada Bulan Maret 2013 sesuai amanat UU IKM UI pasal 19. Regenerasi dilakukan kepada 5 calon MM baru melalui mekanisme UKK. Tujuan Waktu Pelaksanaan Penanggung jawab Sasaran Parameter keberhasilan Estimasi Biaya Evaluasi meregenerasi badan kelengkapan MM-UI Minggu ke-1 bulan April 2013 Dwie Putra IKM Aktif UI Jumlah pendaftar 5 Rp 600.000,00 Koordinasi internal masih kurang bagus karena masih fase adaptasi komisi yang berdampak pada ketidaksiapan pelaksanaan. Koordinasi dengan sekjen yang kurang, sehingga berdampak pada publikasi. Jumlah pendaftar diawal yang hanya 3 orang sehingga dilakukan perpanjangan untuk mencari 2 orang MM lagi yang itu sangat sulit. Regenerasi yang molor hingga akhir juni akibat kendala internal, kesulitan pencarian calon, kesulitan mencari panelis, dan tabrakan dengan proker lainnya. Panelis dari MM sebelumnya sulit untuk dihadirkan karena jadwal yang tidak sesuai dan sulitnya mendapat CP panelis yang sesuai. % keberhasilan 70% (100% untuk keberhasilan pemenuhan kuorum; dan 30% untuk keberhasilan persiapan) Rekomendasi Sistem regenerasi MM di ubah. Tidak lagi melalui oprec, melainkan melalui pengiriman delegasi dari badan eksekutif dan legislatif tingkat UI. Hal tersebut agar tidak terjadi kekrisisan SDM dan menimbulkan rasa
kepemilikan terhadap MM itu sendiri oleh semua lembaga.Atau melalui kaderisasi internal. Sehingga Kolega fokus pada penyelenggaraan UKK saja.
2. Suksesi Badan Audit Keuangan (BAK) 2013 Deskripsi Kegiatan ini merupakan proses regenerasi badan kelengkapan, yaitu BAK-UI 2012 yang berakhir pada Bulan Maret 2013 sesuai amanat UU IKM UI pasal 19. Regenerasi dilakukan kepada 7 calon BAK baru melalui mekanisme UKK. Tujuan meregenerasi badan kelengkapanBAK-UI
Waktu Pelaksanaan Minggu ke-1 bulan April 2013 Penanggung jawab Sasaran Parameter keberhasilan Estimasi Biaya Evaluasi Dwie Putra IKM Aktif UI minimal term 4 Jumlah pendaftar 7 Rp 600.000,00 Koordinasi internal masih kurang bagus karena masih fase adaptasi komisi yang berdampak pada ketidaksiapan pelaksanaan. Koordinasi dengan sekjen yang kurang, sehingga berdampak pada publikasi Tidak adanya pendaftar hingga masa perpanjangan, sehingga fungsinya dilimpahkan kepada Komisi Pengawasan I dan II % keberhasilan Rekomendasi 30% untuk keberhasilan persiapan dan 0% untuk keberhasilan kuorum Sistem regenerasi BAK sama seperti MM, yaitu tidak lagi melalui oprec, melainkan melalui pengiriman delegasi dari badan eksekutif dan legislatif tingkat UI. Atau kaderisasi dari intenal BAKnya.Dengan maksud dan tujuan yang sama seperti MM.
3. Sahabat Lembaga (Salemba) Deskripsi Kegiatan ini merupakan sinergisasi organisasi DPM dengan organisasi
19
lain ditingkat UI, khususnya UKM. Sinergisasi dilakukan melalui mekanisme RDP dua arah antara DPM dengan beberapa UKM. Tujuan Silaturahmi dan sinergisasi antara DPM dengan UKM
Waktu Pelaksanaan Sepanjang masa kepengurusan Penanggung jawab Sasaran Parameter keberhasilan Estimasi Biaya Evaluasi Liza Noah 33 Unit Kegiatan Mahasiswa tingkat UI RDP terhadap minimal 1/2N + 1 dari total UKM-UI (17 UKM) Rp 800.000,00 (Rp 30.0000,00--Rp 40.000,00/UKM) Kendala dalam hal contact person UKM karena adanya pergantian kepengurusan ataupun hal lainnya. Namun kegiatan salemba, forma dan kegiatan kumpul lainnya membantu kolega dalam menelusuri CP terupdate dari UKM. Pengaturan atau penetapan jadwal SALEMBA yang sulit karena jadwal antara UKM dan DPM UI berbeda Respon UKM yang terbilang baik sehingga pelaksanaan berjalan kondusif. Tindaklanjut hasil RDP yang masih harus diproses oleh Kolega dan DPM. Koordinasi internal sudah cukup bagus. Dalam pelaksanaan SALEMBA anggota DPM UI dari komisi lain jarang atau sedikit yang hadir % keberhasilan Rekomendasi 41,2% untuk keberhasilan melakukan RDP terhadap 6UKM. Database UKM harus ada, supaya komunikasi tetap ada meskipun telah berganti kepengurusan. Hubungan di media sosial (minimal tau nama alamat media sosialnya) harus tau DPMnya. Semoga RDP nya bisa lebih dari 1 kali.
4. Pemilihan KP dan PO Pemira UI 2013 Deskripsi Kegiatan ini merupakan proses pemilihan Komite Pengawas dan project
20
officer Pemilihan Raya tingkat UI periode 2013. Pemilihan KP dilakukan melalui mekanisme open recruitment dan wawancara, sedangkan Pemilihan PO dilakukan secra open tender dan FPT (fit and propertest). Tujuan Terbentuknya tim PEMIRA UI 2013
Waktu Pelaksanaan Bulan Juni 2013 Penanggung jawab Sasaran Parameter keberhasilan Estimasi Biaya Evaluasi Anggita Swastiara IKM Aktif-UI minimal term 4 Terdapat minimal 5 calon KP dan 2 calon PO Pemira UI 2013. Rp 800.000,00 (Rp 30.0000,00--Rp 40.000,00/UKM) Kendala persiapan yang tidak terantisipasi oleh tim Kolega seperti peraturan dan alternative planning. Kesulitan koordinasi dengan sekjen terutama dalam hal desain dan publikasi awal, sehingga dilakukan oleh tim Kolega secara mandiri. Tidak adanya mahasiswa yang mendaftar sebagai calon PO hingga masa perpanjangan (akhir Bulan Juni). Pendaftar calon KP hanya 1 orang dari vokasi. % keberhasilan Rekomendasi 80% untuk keberhasilan persiapan. 20% untuk KP. 0% untuk PO Publikasi lebih gencar lagi dan kalo bisa dibantu oleh semua DPMers. Selan itu, ini kalo bisa jadi proker bersama (minimal kolaborasi DPM dan BEM UI) mengingat ini proker regenerasi lembaga kemahasiswaan khususnya legislatif dan eksekutif.
5. Forum Mahasiswa (FORMA) Deskripsi Kegiatan ini merupakan kegiatan sinergisasi seluruh lembaga-lembaga kemahasiswaan di UI. Malalui kegiatan ini, diharapkan dapat saling memantau dan mengikuti arah-arak pergerakan kemahasiswaan kampus UI, serta juga menjalankan fungsi forma lainnya. Tujuan Sinergisasi lembaga se-UI
Waktu Pelaksanaan 1 x 2 bulan, atau saat diperlukan
21
Penanggung jawab Sasaran Parameter keberhasilan Estimasi Biaya Evaluasi
Utha Pimpinan lembaga-lembaga kemahasiswaan se-UI Minimal kuorum terpenuhi. Rp 200.000,00/FORMA FORMA sudah diadakan sebanyak 6 kali. Persiapan FORMA selama ini selalu dipersiapkan oleh pimpinan. Sehingga Kolega tidak terlibat sama sekali terkait forma. Koordinasi penyelenggaraan FORMA masih rancu.
% keberhasilan Rekomendasi
-% untuk keterlibatan Kolega di FORMA. Sebaiknya diawal disepakati siapa yang memegang kendali persiapapan penyelenggaraan forma. Keduanya tentunya akan terlibat menurut tim kolega, namun koordinasi dan pembagian tugas diantara pimpinan dan kolega terkait FORMA mohon lebih diperjelas. Selain itu alur jarkom diperbaiki lagi dan lebih masif dan sistematis sehingga kuorum dapat terpenuhi.
Untuk DPM kedepannya, kami dari Komisi Kelembagaan (Kolega) berharap event teambuilding lebih sering diadakan dan massif, agar SDM DPM tidak semakin banyak yang hilang. Selain itu, pembagian kerja antara komisi dan sekjen benar-benar jelas dan komitmen diantara keduanya harus bagus (peran Pimpinan harusnya uncul disini), karena seharusnya konsep ini bisa menghasilkan luaran yang baik. Semoga dimasa berikutnya kita bisa sama-sama memiliki rasa kebersamaan dan keterlibatan disemua proker (kalaupun tidak, minimal di proker besar-prioritas). Dari Kolega sendiri, kami berharap bisa lebih baik lagi dalam hal keprofesionalan, interaksi dan kerja sama dengan anggota DPM lainnya. Terimakasih kami ucapkan tentunya kepada semua DPM-UI 2013 atas segala bentuk dukungan yang telah diberikan hingga periode pertengahan kepengurusan ini. Semakin sukses buat kita semua. Aamiin.
22
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KOMISI PENGAWASAN 1 Lastiti (Fakultas Ilmu Keperawatan/ 2010) 1006672623 Analisis SWOT Tim Strengths Sejauh ini komisi pengawaasan 1 memiliki hubungan yang cukup baik dengan BEM sehingga dapat berkoomunikasi dengan baik antar kedua belah pihak. Komisi pengawasan 1 dari awal tahun sampai saat ini memiliki jumlah anggota yang lengkap dan tidak berkurang satupun, dimana dari ke 2 anggota ini cukup aktif dalam menjalankan tugasnya. Ada anggota komisi pengawasan 1 yang telah memiliki pengalaman di lembaga legislatif, sehingga mempermudah dalam menjalankan tugas seperti pembuatan borang penilaian, dsb. Koordinasi Ka.Kom-Anggota berjalan cukup lancar
Weaknesses Komunikasi antara anggota-anggota masih terasa kurang Belum pernah Ra.Kom dengan anggota lengkap Kurangnya kesadaran 3R Anggota yang jarang menghadiri acara-acara bersama DPM UI menjadikan sedikit kurang memiliki rasa kekeluargaan. Ada anggota ikut UKM dan kegiatan lain
Oportunities 4. Anggota Pengawasan 1 DPM UI memiliki keinginan untuk terus belajar, sehingga masih sangat terbuka untuk memperbaiki ke depannya.
5. Anggota Pengawasan 1 DPM UI memiliki kesadaran untuk saling membantu.
23
Threats Proker BEM semester depan akan lebih banyak, sehingga pembagian tugas pengawasan harus benar-benar dijalankan Bagi anggota yang memiliki amanah selain DPM, diharapkan untuk meningkatkan komitmen & pemahaman Tatib. Lebih saling mengenal antar anggota dan meningkatkan rasa kekeluargaan, serta meng up grade pemahaman terkait pengawasan BEM UI.
D. Evaluasi Kinerja Humas
No. Nama 1 Fadhilla Amelia
Fakultas Kinerja FKM Baik (B+) Cukup Baik
Wahid Mizan A.
FISIP
(B)
E. Evaluasi Proker
1. Nama kegiatan Penanggung jawab Penetapan GBHK dan ProTap BEM UI 2013 Lastiti Penyusunan : Minggu ke-2 s/d ke-4 Januari 2013 Waktu pelaksanaan Pengesahan : 28 Januari 2013
24
Pembuatan & Pembagian Buku : 25 Februari 2013 Tersusun dan disahkannya GBHK serta prosedur pengawasan terhadap BEM UI Tujuan untuk periode 2013. Ditetapkannya GBHK dan ProTap sesuai jadwal Indikator keberhasilan serta BEM UI 2013 mengetahui segala yang diatur dalam GBHK dan ProTap Anggota DPM UI wajib memberi masukan dan kritik pada GBHK dan Protab sebelum pengesahanya. Hal-hal detail dan kecil seperti syarat-syarat anggota dan BPH BEM sebaiknya diatur. Kuota minimal kedatangan anggota BEM dan Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya DPM dalam rapat pembahasan dan pengesahan sebaikanya di atur. Anggota BEM dan DPM UI 2013 Fotokopi Buku Saku : @22 set = Rp 13.000,00
2. Nama kegiatan Penanggung jawab Penetapan Tools Pengawasan Fadilla Amelia Penusunan : s/d minggu 1 April 2013 Waktu pelaksanaan Pelaksanaan sudah dimulai minggu ke 3 Maret
25
Disepakatinya Prosedur Pengawasan yang terstandardisasi (SOP) dan borang penilaian sehingga dapat diterapkan oleh setiap anggota DPM UI dalam melakukan pengawasan serta penilaian terhadap BEM Tujuan UI. SOP dapat dilaksanakan sebaik mungkin sehingga proses pengawasan DPM terhadap BEM berjalan sesuai dengan SOP yang disepakati serta ada nilai yang dicapai BEM dari hasil penilaian DPM melalui borang penialaian. Tercapai : SOP Hearing, SOP Turlap, Borang Turlap, Borang penilaian 100 hari, Kuisioner Indikator keberhasilan penilaian paruh tahun, borang penilaian paruh tahun, Proporsi Penilaian. Belum terosialisasi secara menyeluruh kepada semua anggota DPM, sekjend, BEM. Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya Sebaiknya tools tidak dirubah-rubah atau adanya tools yang tetap. Anggota BEM dan DPM UI 2013 -
3. Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Tujuan Lastiti 18 Maret 13 Pengesahan RKAT BEM UI 2013
Disahkannya RKAT BEM UI 2013 melalui
26
sidang anggota DPM RKAT yang disahkan melalui sidang pleno DPM sudah memenuhi parameter penilaian Indikator keberhasilan yaitu kesesuaian dengan UUD IKM UI dan GBHK BEM UI 2010 Batas penyerahan RKAT adalah 5x24 jam setelah Raker, namun baru menyerahkan sekitar 7x24 jam. Anggota yang menghadiri sidang hanya 5 orang. Batas waktu untuk revisi RKAT tidak boleh Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya lebih dari 2 x 24 jam, namun BEM UI memberikanya lebih dari itu. Semua Anggota DPM UI 2013 -
4. Nama kegiatan Penanggung jawab Rapat Dengar Pendapat Berkala (RDPB) Lastiti Januari : 18 ; Februari : 25; Maret : 28; April : Waktu pelaksanaan 23; Mei : 30; Juni : 27; Juli : 25; Agustus : 26 Mengetahui persiapan dan perkembangan Tujuan kinerja BEM setiap bulannya Terlaksana dan Anggota DPM UI mengetahui Indikator keberhasilan minimal 70% perkembangan BEM UI setiap bulannya
27
Hasil RDPB secepatnya di publish, Lebih banyak anggota yang datang sehingga lebih banyak pertanyaan yang digali, Sekjend Evaluasi pencapaian (Kestari-Humas) bisa ikut. Semua anggota DPM UI 2013 dan minimal Sasaran Biaya BPH-PI BEM UI 2013 -
5. Nama kegiatan Turun Lapangan Lastiti, Fadhila Amelia, Mizan (sesuai Penanggung jawab tanggaung jawab bidang BEM UI 2013) Welcoming staff : 27 Februari; IKM UI Summit : 22-24 Maret; GL BEM : 28 Maret; Pekan Sosopol : 15 April; Biding BK : 27 April; Aksi BBM : 17 Juni; BWM : 18-19 Juni; Sosmas peduli Master : 29 Juni; Cerita senja : 13 Juli; Waktu pelaksanaan Beberapa kali CEM-Sospolnet, sosmasnet; dll Mengetahui secara langsung keadaan Tujuan pelaksanaan proker di lapangan Terlaksana dan DPM UI dapat mengetahui Indikator keberhasilan keadaan pelaksanaan program kerja BEM UI di lapangan. Belum semua penilaian Turlap terkumpul, Evaluasi pencapaian Adanya perubahan borang turlap, Triase Turlap harus dilaksanakan, Pembagian PJ turlap harus
28
dilaksanakan. Sasaran Biaya Beberapa kegiatan besar BEM UI 2013 -
6. Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Pengawasan Raker BEM UI 2013 Lastiti 1-3 Maret (mengikuti : 1-2 Maret) Mengawasi Raker dan mendapatkan penjelasan langsung mengenai proker BEM Tujuan Indikator keberhasilan UI 2013 Anggota komisi atau perwakilan DPM mengikuti dan mengawasi Raker BEM Yang datang pengawasan raker hanya 1 orang, jika ada acara semacam ini selanjutnya lebih Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya banyak anggota yang bisa ikut. BEM UI 2013 -
7. Forum Dengar Pendapat 100 hari BEM Nama kegiatan Penanggung jawab UI 2013 Fadilla Amelia
29
Waktu pelaksanaan
23 April 2013 Mendapatkan laporan mengenai kinerja BEM
Tujuan Indikator keberhasilan
UI selama 100 hari awal kepengurusan Minimal 1/2n+1 anggot DPM UI menghadiri, terlaksana dan hasil terpublish pada masarakat UI Rencana pembuatan video yang berisi komentarkomentar dari civitas akademica UI tidak dapat terlaksana padahal wawancara telah dilaksanakan. Humas bisa ikut dan melakukan live tweet. Publish nilai seharusnya lebih cepat,
Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya
maksimal 5 x 24 jam setelah RDP 100 hari. BEM UI 2013 Rp 100.000,-
8. Nama kegiatan Penanggung jawab Penilaian 100 hari BEM UI 2013 Fadilla Amelia Penilaian oleh anggota : 23 April minggu 1 Waktu pelaksanaan Mei; Rekapitulasi : Minggu ke 2 Mei Sarana monitoring ketercapaian janji politik KaBEM dan wakaBEM saat kampanye Pemira maupun monitoring ketercapaian asas GBHK, kepuasan, dan partisipasi mahasiswa UI atas proker BEM UI 2013 selama 100 hari Tujuan kepengurusan
30
Semua Anggota yang hadir pada forum evaluasi Indikator keberhasilan 100 hari BEM mengumpulkan penilaian, terlaksana dan terpublikasi. Hasil penilaian secepatnya harus di publikasikan, Anggota yang hadir memberikan penilaian langsung pada hari itu saja sehingga tidak Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya tercecer. Anggota DPM UI 2013 -
9. Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Buku Saku Pengawasan Fadilla Amelia Mulai Minggu ke-3 bulan Maret 2012 Terciptanya buku saku sebagai acuan dalam pekerjaan pengawasan yang di dalamnya terdapat tools Pengawasan (SOP Hearing, SOP Tujuan Indikator keberhasilan Terciptanya buku saku pengawasan Belum terlaksana karena tools pengawasan masih Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya (estimasi) belum shuttle. Segera realisasikan. Seluruh Anggota DPM UI 2013 Fotokopi Buku Saku TurLap, SOP RDPI, Borang Penilaian
31
@40 lembar x 20 buah x Rp 100 = Rp 80.000,-
32
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KOMISI PENGAWASAN II Istiqomah Nur Khasanah (Fakultas Ilmu Keperawatan/ 2010) 1006666450
Analisis SWOT Tim Strengths Hubungan dan koordinasi yang baik dengan MWA UI UM Komisi pengawasan II aktif hadir dalam rapat anggota dan kegiatan-kegiatan DPM UI
Weakness Komisi pengawasan II tinggal ketua komisi saja tanpa anggota (Bimo mengundurkan diri karena pindah tempat kuliah, Novia juga mengundurkan diri karena menjadi BPH BSO di FK UI) SDM kurang Belum pernah Rapat Komisi dengan anggota lengkap Kurangnya kesadaran untuk respect to time, people and time Jadwal kuliah anggota komisi pengawasan II yang padat
Oportunities memiliki keinginan untuk terus belajar dan memperbaiki diri memiliki kesadaran untuk saling membantu antar komisi dan biro
Threats Koordinasi dengan Hakim MM UI harus lebih dilancarkan Evaluasi Kinerja Humas
No. Nama 1 Bimo
Fakultas FPsikologi
Kinerja Baik (B)
33
Nama Kegiatan
Penetapan GBHK dan ProTap MWA UI UM
Evaluasi Proker
Nama Kegiatan
1. Penetapan Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan Borang Penilaian) MWA UI UM dan MM UI
Tujuan Kegiatan
Disepakatinya prosedur pengawasan yang terstandardisasi (SOP) dan borang penilaian sehingga dapat diterapkan oleh setiap anggota DPM UI dalam melakukan pengawasan serta penilaian terhadap MWA UI UM dan MM UI
Deskripsi Kegiatan
Alat bantu untuk menjalankan mekanisme pengawasan DPM terhadap kinerja MWA UI UM dan MM UI terdiri dari SOP RDP (Berkala dan Insidental), SOP TurLap, dan borang penilaian. Borang penilaian dimaksudkan untuk memudahkan DPM memberikan nilai terhadap proker yang dilaksakan oleh MWA UI UM dan MM UI. Alat bantu dibuat bersama-sama dengan anggota komisi dalam rapat komisi.
Aspek kegiatan Waktu dan Tempat
Pengawasan Penyusunan-Pengesahan : Bulan Maret 2013 Pelaksanaan : Minggu ke-4 Bulan Maret 2013
Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan
Seluruh Anggota Komisi Pengawasan 2 3 Kuantitas: - 100% dari seluruh Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan
34
Borang Penilaian) MWA UI UM, MM UI dan BAK UI telah dibuat Kualitas: - Penetapan Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan Borang Penilaian) MWA UI UM, MM UI dan BAK UI terlaksana tepat waktu - Seluruh anggota DPM UI mendapatkan informasi mengenai Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan Borang Penilaian) MWA UI UM, MM UI dan BAK UI dan memahaminya Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi Pencapaian Isti insternal (DPM UI) Kecil Penetapan Tools Pengawasan baru 80% Waktu penyelesaian terlambat
Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan
2. Pengesahan RKAT MWA UI UM Disahkannya RKAT MWA UI UM 2013 melalui sidang anggota DPM
Deskripsi Kegiatan
Rapat anggota DPM UI dengan tujuan mengesahkan RKAT MWA UI UM yang telah diserahkan kepada DPM UI. MWA UI UM menyerahkan Rancangan Kegiatan & Anggaran Tahunan (RKAT) hasil raker kepada DPM UI untuk disahkan kemudian.
Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Dana
Pengawasan Minggu ke 3-4 Bulan Maret 2013 Seluruh Anggota DPM UI dan PI MWA UI UM Rp 20.000
35
Estimasi SDM Parameter Keberhasilan
18 Kuantitas: - 80% dari seluruh anggota DPM UI menghadiri sidang pengesahan RKAT MWA UI UM - 100% PI MWA UI UM menghadiri sidang pengesahan RKAT MWA UI UM Kualitas: - RKAT yang disahkan melalui siidang pleno DPM sudah memenuhi parameter penilaian yaitu kesesuaian dengan UUD IKM UI dan GBHK MWA UI UM 2013 - RKAT MWA UI UM 2013 disahkan
Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian
Isti Internal (DPM UI) Kecil 60% anggota DPM hadir dalam sidang pengesahan RKAT MWA UI UM 80% PI MWA UI UM menghadiri sidang pengesahan RKAT MWA UI UM RKAT MWA UI UM telah disahkan tepat waktu
3. Rapat Dengar Pendapat Berkala (RDP Berkala) Mengetahui persiapan dan perkembangan kinerja MWA UI UM (setiap bulan) dan MM UI (2 bulan sekali)
Deskripsi Kegiatan
Rapat dengar pendapat bersama MWA UI UM (setiap bulan) dan MM UI (2 bulan sekali) dilaksanakan setiap untuk pemantauan kinerja MWA UI UM, MM UI dan BAK UI.
Aspek kegiatan Waktu dan Tempat
Pengawasan MWA UI UM (tgl 26 di setiap bulan), MM UI (2 bulan sekali)
36
Sasaran Kegiatan
Seluruh Anggota DPM UI, khususnya anggota Komisi Pengawasan 2 dan PI MWA UI UM, Hakim MM UI dan Anggota BAK UI
Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan
Rp 50.000 18 Kuantitas: - 100% anggota Komisi Pengawasan 2 hadir - 50% dari seluruh anggota DPM UI hadir - 100% PI MWA UI UM, hakim MM UI dan anggota BAK UI menghadiri RDP Berkala Kualitas: - MWA UI UM, MM UI dan BAK UI menyampaikan agenda dan progress report masing kepada DPM UI serta menyampaikan agenda di bulan berikutnya DPM UI mengetahui dan dapat mengevaluasi progress report masing-masing lembaga tinggi tersebut
Isti Internal (DPM UI) Kecil 100% anggota komisi pengawasan II hadir RDP B MWA UI UM berjalan satu kali setiap bulannya RDP MM UI berjalan 1x
4. Pengawasan Raker MWA UI UM Mengawasi Raker dan mendapatkan penjelasan langsung mengenai proker MWA UI UM
Deskripsi Kegiatan
Setelah tersosialisasikannya Ketetapan DPM UI tentang GBHK dan Protap MWA UI UM maka pengawasan terhadap MWA UI UM
37
resmi dimulai. Proker MWA UI UM yang menjadi perhatian pertama kami adalah rapat kerja (raker). DPM UI memperhatikan penjelasan mengenai proker dengan saksama. Hal ini berkaitan dengan pengesahan Proker MWA UI UM yang menjadi wewenang dari DPM UI. Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan Pengawasan April 2013 Seluruh Anggota Komisi Pengawasan 2 2 Kuantitas: - seluruh anggota Komisi Pengawasan 2 pernah menghadiri raker salah satu lembaga tinggi tersebut Kualitas: - Anggota komisi pengawasan 2 atau perwakilan DPM mengikuti serta mengawasi Raker MWA UI UM - DPM mengawasi jalannya perumusan RKAT MWA UI UM, MM UI dan BAK UI Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian Bimo Internal (DPM UI) Kecil Anggota komisi pengawasan II hadir 100%
5. Forum Dengar Pendapat 100 hari MWA UI UM Mendapatkan laporan mengenai kinerja MWA UI UM selama 100 hari awal kepengurusan
38
Deskripsi Kegiatan
Forum dengar pendapat berkaitan dengan kinerja MWA UI UM pada DPM selama 100 hari kepengurusan terhitung sejak MWA UI UM dilantik.
Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan
Penilaian Kinerja MWA UI UM Selasa, 16 April 2013 Seluruh Anggota DPM UI dan PI MWA UI UM Media Rp 40.000 18 Kuantitas: - 80% dari seluruh anggota DPM UI menghadiri RDP 100 hari MWA UI UM - 100% PI MWA UI UM menghadiri RDP 100 hari MWA UI UM Kualitas: - Terlaksana dan terpublish pada masyarakat UI
Isti Internal (DPM UI) Kecil 50% anggota DPM UI hadir 70% PI MWA UI UM hadir
6. Penilaian 100 hari MWA UI UM Sarana monitoring ketercapaian janji politik MWA UI UM saat kampanye maupun monitoring ketercapaian kepuasan dan partisipasi mahasiswa UI atas kinerja MWA UI UM selama 100 hari kepengurusan
Deskripsi Kegiatan
Hasil penilaian gabungan antara penilaian DPM dan mahasiswa
39
terhadap kinerja MWA UI UM Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan Penilaian Kinerja MWA UI UM Minggu ke 3-4 Bulan April 2013 Seluruh mahasiswa UI dan Anggota DPM UI Litbang 250.000 3 Kuantitas: - Didapatkan hasil penilaian 100 hari MWA UI UM yaitu 80% dari DPM UI dan 20% dari mahasiswa UI Kualitas: - Terlaksana dan terpublikasi Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian Isti Internal (DPM UI) Kecil Terlaksana
7. Forum Mahasiswa untuk EAT MM UI 2012-2013 Forma mengetahui kinerja MM UI di akhir tahun periode kepengurusan.
Deskripsi Kegiatan
Forum mahasiswa untuk mengetahui serta dapat mengkritisi laporan pertanggung jawaban kinerja MM UI di akhir tahun kepengurusan MM UI. forum ini bersifat terbuka pada seluruh mahasiswa UI serta menghadirkan undangan dari pengurus UKM, semua lembaga fakultas, dan seluruh lembaga pers kampus.
Aspek kegiatan
Pengawasan MM UI
40
Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan
Aula Setyaningrum Pusgiwa UI Anggota DPM UI dan seluruh peserta FORMA UI Komisi Pengawasan 1, Media, Kelembagaan 18 Kuantitas: - 75% anggota Forma menghadiri forum ini Kualitas: - Terlaksana dan terpublikasi
Isti Eksternal dan internal (DPM UI) Sedang Anggota forma hadir 35%
Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan Deskripsi Kegiatan
8.
Rapat Komisi Pengawasan 2
Membahas progres komisi dan agenda komisi Rapat anggota komisi yang mengagendakan evaluasi komisi secara internal, agenda komisi kedepan, dan hal-hal lain yang diperlukan dalam komisi
Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama
Agenda Internal Komisi Pengawasan 2 Setiap hari Jumat minggu ke 2 & 4 setiap bulannya Anggota Komisi Pengawasan 2 -
41
Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan
3 Kuantitas: - seluruh anggota komisi hadir 80% rapat komisi Kualitas: - Semua anggota komisi menghadiri rapat komisi dan terlaksana sesuai timeline
Isti Internal komisi 2 (DPM UI) Kecil Tidak pernah hadir 100% Di 3 bulan kedua hanya tinggal Isti yang masih di komisi pengawasan II
42
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KOMISI LEGISLASI Muhammad Rifki (Fakultas Hukum/ 2010) 1006709531 Analisis SWOT Tim Strengths Hubungan komisi legislasi dengan Waka 1 DPM UI yang sinergis menjadi kekuatan di komisi legislasi. Memiliki anggota yang berkapasitas dan berkapabilitas, hal ini dikarenakan seluruh anggota komisi legislasi memiliki pengalaman di bidang legislasi sehingga tidak mendapatkan kesulitan dalam menjalankan tugas-tugas komisi legislasi
Weaknesses Anggota Komisi Legislasi terdiri dari 3 orang yang semuanya laki-laki, dalam bekerja kami bukan orang-orang yang cukup rapi dan teliti. Kurangnya koordinasi dan komunikasi Diantara anggota memiliki kesibukan kegiatan selain di DPM UI sehingga kadang sulit untuk saling bertemu menghadiri acara-acara DPM UI dan sejauh ini baru satu kali Rapat Komisi dengan anggota lengkap. Kompetensi anggotanya belum digunakan secara optimal.
Oportunities 6. SDM dari Komisi lain serta Pengurus Sekretariat Jendral DPM UI yang siap bergantian untuk membantu. 7. Terdapat proker yang tidak membutuhkan dana
43
Threats Komisi Legislasi dibentuk untuk melaksanakan wewenang DPM UI dalam membentuk undang-undang dan ketetapan DPM UI sehingga dalam pelaksanaannya sangat berhubungan dengan Komisi lain dan juga membutuhkan bantuan sekretariat jendral untuk menyosialisasikan peraturan yang telah dibuat, yang menjadi hambatan yaitu padatnya jadwal kuliah dan beberapa agenda lain sehingga sering kesulitan untuk saling menghubungi.
F. Evaluasi Kinerja
No. Nama 1 2 Ijmal Hanandra Ferry Budiman.
Fakultas Kinerja FE Vokasi Baik (B+) Baik (B+)
G. Evaluasi Proker
1. Musyawarah Mahasiswa Ikatan Keluarga Mahasiswa Universitas Indonesia (MUSMA Nama kegiatan IKM UI) Muhammad Rifki Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Yaman Sangadji 6 Mei (Aula Tearpung dan Balai Sidang FH UI)
44
7 Mei ( Auditorium FMIPA dan Aula Setyaningrum, Pusgiwa UI) 8 Mei (Balai Sidang FH UI) 10 Mei (Aula Setyaningrum) 11 Mei (Perpustakaan Pusat Lt.5 dan Kantek FT UI) 13 Mei (Aula Terapung dan Balai Sidang FH UI) MUSMA IKM UI diselenggarakan untuk mengamandemen UUD IKM UI demi tercapainya penyempurnaan aturan-aturan bagi Tujuan Indikator keberhasilan seluruh kegiatan kemahasiswaan di IKM UI. Musma terlaksana dengan disahkannya rumusan perubahan UUD IKM UI Aspek kegiatan pra musma yang telah dilaksanakan : Legiun (14 Maret 2013): menindaklanjuti wacana musma yang di tunda pelaksanaannya di bulan januati 2013, selain itu untuk menentukan tanggal pelaksanaan musma. Forma : sosialisasi tanggal pelaksanaan musma dan pembahasan draft/rancangan UUD IKM UI Pengangkatan Panitia Pelaksana musma Survey bekerjasama dengan Litbang DPM UI Aspek Kegiatan : 2013 Open Recruitment Panitia Pelaksana MUSMA
45
IKM UI Publikasi Pemasangan dan penyebaran Publication Tools (Baliho, Spanduk, Flyer) di lingkungan Kampus UI Publikasi via media sosial Kerjasama Media Partner dengan Lembaga Pers Kampus (SUMA, RTC, BO Economica, FISIPERS, Perfilma, Detik Teknika, BSOP Ners) Perijinan : Pelaksanaan Musma yang dimulai pada tanggal 6 mei 2013 dengan agenda awal opening ceremony yang pada saat itu dihadiri oleh Perwakilan Rektorat yaitu Pak Anis selaku Pjs. Rektor dan Pak Arman Nefi menandakan bahwa acara ini telah melalui mekanisme resmi perijinan pelaksanaan kegiatan di sekitar kampus. Dalam sambutannya Pak Anis juga menyatakan dukungan terhadap penyelenggaraan kegiatan Musma sebagai forum bersama seluruh mahasiswa UI untuk meng-amandemen UUD IKM UI.
Pendanaan : Panitia pelaksana MUSMA menjalin hubungan baik dengan bagian kemahasiswaan rektorat dan Evaluasi Pencapaian keuangan rektorat dalam hal pencairan dana untuk kelancaran kegiatan kemahasiswaan.
46
Walaupun karena satu dan lain hal pencairan dana tersebut dapat dibilang terlambat. Namun dalam pelaksanaannya masih saja ada hambatan yaitu kurangnya dana, ini dikarenakan pengeluaran yang dilakukan masih terlalu boros, selain itu dana yang harus kami keluarkan melebihi apa yang telah di rencanakan akibat pengeluaran dana tak terduga.
Pelaksanaan: Pelaksanaan MUSMA yang telah diagendakan akan selesai tanggal 13 mei 2013 (berlangsung selama satu pekan) pada akhirnya belum terselesaikan hingga disahkan rumusan perubahan amandemen UUD IKM UI, ini dikarenakan pembahasan draft UUD memerlukan waktu yang lebih lama dengan pembahasan yang dihadiri oleh perwakilan lembaga kemahasiswaan. Penentuan tanggal kelanjutan pelaksanaan MUSMA IKM UI memerlukan kesepakatan dengan lembaga legislatif fakultas melalui legiun. Selain itu perijinan kepada pihak rektorat kembali harus diajukan agar pelaksanaan kegiatan ini tidak menjadi ilegal. Itulah beberapa alasan hingga saat ini MUSMA IKM UI belum juga dilanjutkan. Mengingat agenda di UI yang padat terutama dalam menyambut mahasiswa baru.
47
Anggota Ikatan Keluarga Mahasiswa Sasaran Biaya Universitas Indonesia Rp. 8.200.000,-
48
KOMISI KEANGGOTAN IKM Dekaria Alamanda (FF/Farmasi/2011) 1106004374 A. Analisis SWOT Tim 1. Strenghts Tugas Komisi tidak terlalu banyak
2. Weaknesses Kehilangan ketua komisi Angota komisi ini sedang mengajukan skripsi jadi kurang berkontribusi
3. Oportunity Wakil Ketua II yang selalu membantu Mau belajar dan bekerja keras
4. Threats Jadwal kuliah dan kegiatan lain yang sulit untuk disesuaikan
B. Evalusi Kinerja Komisi Keanggotaan IKM Amanah No. Nama Fakultas diluar DPM UI Sebelumnya Panji merupakan Achmad Farid Fauzi (Panji) Vice PO Vokasi Mabim Vokasi ketua dari komisi ini. Namun, dikarenakan dia memiliki amanah lain di luar DPM UI dan hal ini melanggar peraturan yang telah ditetapkan DPM UI maka Keterangan
49
saudara Panji dikeluarkan secara tidak hormat dari DPM UI. Saudari Pretty bukan tidak mau berkontribusi dalam mengerjakan tugas yang diamanahkan akan tetapi urusan akademis yang Pretty Hidayaturrahmi sedang dia kerjakan cukup Teknik Skripsi memakan waktu karena skripsi merupakan tugas akhir yang menyita waktu serta memerlukan konsetrasi yang tinggi. Hal inilah yang menyebabkan kurangnya kontribusi dari saudari Pretty.
50
C. Evaluasi Proker Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan OKK UI 2013 a. Memperkenalkan IKM UI sebagai wadah bersama mahasiswa UI, beserta perangkatperangkat yang ada di dalamnya. b. Memberikan pemahaman kepada anggota IKM UI untukmengaplikasikan Kode Etik IKM UI, Undang-Undang Dasar IKM UI, dan aturan-aturan lain yang terdapat dalam IKM UI c. Membangun semangat kebersamaan
mahasiswa baru terhadap semua komponen sivitas akademika.
Deskripsi Kegiatan
Prosedur penerimaan anggota aktif IKM UI, yang dimulai sejak terpilihnya ketua panitia hingga diserahkannya LPJ tertulis kepada DPM UI.
Aspek Kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi Kerjasama Estimasi Dana
Kaderisasi April September 2013 Maba UI 2013 BEM Se-UI, Legislatif se-UI dan UKM se-UI Optimis : 60.000.000
Pesimis : 50.000.000 Estimasi SDM Parameter Keberhasilan 50 Panitia a. 90% Mahasiswa baru 2010 mengikuti proses OKK b. Setiap unsur & nilai-nilai kaderisasi
terinternalisasi pada mahasiswa baru
51
c. IKM UI dikenal oleh Mahasiswa Baru d. Mahasiswa Baru memiliki kesan yang baik terhadap kampus.
Penanggungjawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi Pencapaian
Dekaria Alamanda Eksternal Besar Parameter keberhasilan yang ingin dicapai belum tercapai secara maksimal karena
kegiatan ini masih berlanjut hingga saat ini. Pada awal kegiatan ini terjadi beberapa masalah seperti diajukannya banding dari pihak lawan ketua pelaksana yang terpilih untuk meminta transparansi dari pihak DPM UI masalah penilaian. Masalah ini diselesaikan secara kekeluargaan oleh DPM UI dengan pihak-pihak yang terkait. Setelah berjalannya kepanitian OKK UI yang dilaksanakan oleh ketua pelaksanaan yang terpilih yaitu Muslim Aminnudin, ada beberapa masalah yang harus dihadapi oleh tim ini. Akan tetapi, masalahmasalah tersebut dapat ditangani dengan baik dan tidak berkelanjutan untuk masalah-masalah tersebut. Walaupun hingga saat ini dana dari rektorat masih belum turun untuk mendukung kegiatan ini.
52
Pelantikan IKM Aktif UI 2013 a. Meningkatkan rasa kepemilikan maba
terhadap status IKM UI. b. Memperjelas keberadaan IKM UI. Deskripsi Kegiatan Proses pelantikan bagi mahasiswa baru 2013 yang telah mengikuti alur penerimaan IKM aktif UI dan telah dinyatakan Lulus Aspek Kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Estimasi Dana Kaderisasi Desember 2013 Mahasiswa Baru UI Angkatan 2013 Legislatif Fakultas Optimis: 20.000.000 Realistis: 15.000.000 Estimasi SDM Parameter Keberhasilan Panitia 30 panitia Kuantitas: Terlantik IKM Aktif UI 75% dari Maba UI
Kualitas: a. Setiap unsur & nilai-nilai kaderisasi
terinternalisasi pada mahasiswa baru b. IKM UI dikenal oleh Mahasiswa Baru
Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi Pencapaian
Pretty Hidayaturrahmi Eksternal (DPM UI) Sedang Kegiatan ini belum berjalan sehingga evaluasi untuk pencapaian tidak bisa dilakukan. Akan tetapi, terdapat masalah dalam kegiatan ini karena penanggung jawab kegiatan ini tidak dapat berkontribusi dalam kegiatan ini karena
53
ada urusan akademik. Sehingga kegiatan ini harus diambil alih oleh saya.
Database IKM UI Terkumpul arsip database IKM UI yang rapi Merapikan pendataan mahasiswa IKM UI dari angkatan 2012.
Kaderisasi Sepanjang Kepengurusan IKM Aktif UI (dari angkatan 2012) Legislatif Fakultas Optimis: Realistis:
Estimasi SDM Parameter Keberhasilan Kuantitas: Database IKM UI 2012 dan 2013 100% beres Penanggungjawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi Pencapaian Dekaria Alamanda Internal (DPM UI) Kecil Kegiatan ini sedang berjalan untuk database IKM UI 2012. Akan tetapi, untuk database 2013 belum dapat berjalan karena pelantikan IKM juga belum terlaksana. Kendalan dalam mengumpulkan database 2012 terjadi karena beberapa fakultas masih belum mengumpulkan database fakultasnya hingga bulan juni lalu sehingga bulan juli ini baru bisa dikerjakan secara optimal.
54
Mekanisme Pelantikan IKM Biasa Menjadikan IKM Biasa menjadi IKM Aktif Proses pengangkatan IKM Biasa menjadi IKM aktif dengan permintaan dari pihak yang bersangkutan dengan melalui mekanisme yang di tetapkan oleh DPM.
Kaderisasi Sepanjang Kepengurusan IKM Biasa UI Legislatif Fakultas Optimis: Realistis:
Estimasi SDM Parameter Keberhasilan Kuantitas: 50% dari IKM Biasa menjadi IKM Aktif. Penanggungjawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi Pencapaian Pretty Hidayaturrahmi Internal (DPM UI) Sedang Kegiatan ini tidak jadi dilaksanakan karena ada beberapa masalah yang dihadapi. Setelah dilakuakan legiun pada bulan Mei lalu, keputusan yang diberikan adalah semua
anggota IKM 2012 diaktifkan sebagai anggota aktif IKM universitas secara keseluruhan dengan syarat mereka harus anggota aktif IKM fakultas. TAP untuk kegiatan ini dalam proses pembuatan oleh komisis legislatif. Selain itu, kegiatan ini pun terpaksa diambil alih oleh saya karena ada urusan akademis dari saudari Pretty.
55
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SEKRETARIS JENDRAL Rianda Febrianti (Fakultas Psikologi, 2010) 1006689435
A. Analisis SWOT Strengths 1. BPH Sekretariat Jendral terdiri dari orang-orang yang mau belajar dan siap menerima masukan atau feedback yang diberikan. 2. Beberapa BPH yang menjabat pernah berkecimpung di bidangnya sehingga memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup memadai. Weaknesses 1. Sebagian besar BPH memiliki kesibukan yang beragam dan agak sulit disatukan penjadwalannya. 2. Hampir semua BPH belum pernah memiliki pengalaman memimpin divisi sehingga butuh waktu untuk belajar. Opportunities 1. Tugas-tugas di DPM UI banyak yang bersifat tidak terlalu mendesak sehingga dapat direncanakan lebih awal dan lebih tertata. 2. Sebagian besar BPH memiliki kesadaran yang cukup terhadap memantau program kerja yang mereka laksanakan. Threats 1. Beberapa BPH sering sulit dihubungi untuk berkoordinasi bahkan menghilang dalam waktu tertentu. 2. BPH belum terlalu dekat satu sama lain sehingga terkadang lambat dalam berkoordinasi antar divisi. 3.
56
B. Evaluasi Kinerja Secara umum, kinerja Sekretariat Jendral dapat dikategorikan baik. Hal ini terlihat dari beberapa divisi yang telah melaksanakan program kerja yang hampir sesuai dengan pencapaian target dan waktu yang telah ditentukan di awal. Walaupun beberapa divisi masih mengalami keterlambatan, namun secara prestatif dapat dikatakan baik. Dimulai dari evaluasi diri Sekretaris Jendral, selama menjalankan tugas di DPM IKM UI, walaupun selalu mengupayakan yang terbaik, namun hasilnya belum terlalu optimal. Kontrol, pemantauan dan pelaporan kepada Ketua DPM UI selama ini sudah dilakukan sesuai yang diamanahkan. Namun, untuk beberapa kasus, terlebih ketika kesibukan kuliah sedang mendominasi ada beberapa kontrol dan pemantauan yang luput. Untuk memperbaiki ini, selama ini Sekretaris Jendral mengurangi beberapa aktivitas selain kuliah agar dapat lebih fokus dan upaya tersebut lumayan memberikan dampak positif. Beberapa kekurangan yang masih harus diperbaiki adalah koordinasi kepada setiap BPH yang selama ini masih perlu ditingkatkan terlebih beberapa BPH sulit dihubungi sehingga menghambat pemantauan progres yang dilakukan. Terkait penanaman nilai-nilai yang diusung DPM IKM UI ke anggota Sekjen, sebagian besar berjalan lancar dengan bantuan PSDM. Produktif dan profesional, nilai ini ditanamkan dengan selalu menggiring anggota Setjen DPM UI agar selalu produktif menghasilkan kontribusi dan bertanggung jawab penuh serta melakukan peran sesuai kapasitasnya dalam Setjen, walaupun tidak menuntut kemungkinan setiap anggota dapat melakukan tugas lain ketika dibutuhkan SDM. Sedangkan untuk nilai turunan DPM IKM UI yang diusung Sekretariat Jendral di awal kepengurusan yaitu, kreatif, solutif dan koodinatif. Upaya yang telah dilakukan untuk menanamkan nilai-nilai tersebut antara lain dengan menekankan pembiasaan menyiapkan Plan tambahan di setiap program kerja divisi sehingga ketika Plan A tidak tercapai masih ada Plan B dan Plan tambahan lainnya, solutif dalam menangani masalah yang menghambat program kerja. Lalu membebaskan setiap divisi untuk berkreasi dan mengembangkan program kerjanya secara kreatif dan beda. Dan mengadakan rapat BPH setiap dua minggu sekali, bila tidak dapat terlaksana rutin maka koordinasi akan tetap dilakukan dengan komunikasi mobile yang saling menghubungkan satu BPH dengan BPH lainnya agar tetap dapat berkoordinasi. Hasil upaya-upaya tersebut dapat dikatakan baru mencapai 70% dari hasil yang diharapkan.
57
Untuk kinerja Wakil Sekretaris Jendral, sejauh ini masih sedikit terjadi kendala dalam berkoordinasi dengan Wakil Sekretaris Jendral. Peran Wasekjen belum optimal dalam divisi yang berkenaan dengan internal DPM IKM UI. Belum optimalnya pelaksanaan tugas tersebut kemungkinan karena belum adanya pendelegasian tugas dan koordinasi yang baik antara Sekretaris Jendral dan wakil. Ke depan koordinasi ini akan terus ditingkatkan agar ada kerja sama yang baik antara Sekjen dan Wasekjen dalam menjalankan fungsi Sekretariat Jendral DPM IKM UI. Lalu terkait evaluasi Divisi, dari semua divisi yang ada, divisi yang dapat dikatakan memiliki pencapaian dan ketepatan waktu yang baik adalah divisi Pusat Penelitian dan Pengembangan, Hubungan Masyarakat, PSDM dan Keuangan. Sebagian besar program kerja yang mereka rencanakan sampai akhir tahun ini berjalan sesuai. Beberapa divisi yang lain masih mengalami kesulitan dalam mencapai target mereka yang disebabkan beberapa kendala baik itu yang bersumber dari faktor internal maupun eksternal. Faktor internal lebih disebabkan pada kualitas dan komitmen SDM yang tidak sesuai harapan sehingga beberapa pencapaian tidak dapat diraih sesuai yang direncanakan. Sedangkan, faktor eksternal lebih banyak terkendala pada hilangnya koordinasi dengan pihak di luar divisi atau kejadiankejadian yang di luar rencana. Ada beberapa divisi yang masih butuh meningkatkan performanya dalam kinerja, yaitu, media-informasi dan kesekretariatan. Dalam pencapaian, divisi media termasuk masih harus berusaha optimal dan memperbaiki koordinasi yang masih sulit. Sedangkan divisi kesekretariatan mengalami kendala dalam mencapai targetnya lebih karena hilangnya koordinasi dari Kepala Divisi sehingga tertatih dalam melaksanakan program kerjanya. Namun, upaya-upaya mengejar pencapaian yang telah dilakukan selama ini patut diapresiasi dengan harapan adanya peningkatan agar program kerja dilakukan berjalan optimal.
C. Evaluasi SDM Secara garis besar, perfoma SDM dalam Sekretariat Jendral termasuk cukup baik. Beberapa SDM BPH menunjukkan performa yang sangat baik namun beberapa juga menunjukkan performa yang belum optimal. Sebagian besar BPH masih belajar dalam mengelola bidangnya masing-masing karena belum memiliki pengalaman sebelumnya
58
menjadi Kepala Bidang. Sebagian bear BPH belajar dengan baik dan menunjukkan hasil yang optimal dalam mengelola bidangnya. Dari delapan SDM yang ada di lingkaran I Sekretariat Jendral DPM UI, telah ada satu SDM yang mendapat Surat Peringatan karena melalaikan tugas dan amanah selama beberapa bulan hingga paruh kepengurusan ini. Yang mendapat Surat Peringatan itu adalah Winda Novia Rahmanisa, Kepala Bidang Kesekretariatan. Setelah beberapa bulan upaya komunikasi yang dilakukan untuk memperjelas kendala yang dihadapi yang bersangkutan. Namun, respon yang diberikan sangat minim sehingga deputi dan staf dalam bidangnya mengalami kesulitan koordinasi. Hal tersebut terus terjadi hingga evaluasi paruh tahun dan belum ada dialog yang dilakukan karena yang bersangkutan tidak merespon upaya DPM UI untuk berkomunikasi. Untuk menangani hal tersebut, selama beberapa bulan ini, koordinasi dan kontrol diambil alih oleh Deputi dengan pemantauan khusus dari Sekretaris Jendral dan Wakil. Berdasarkan penilaian SDM secara kuantitatif berikut ini hasil penilaian masingmasing BPH yang dilakukan oleh Sekretaris Jendral untuk Evaluasi Paruh Tahun. Tabel Penilaian No. 1 2 Nama Aria Rahis Marisa Damayanti Fakultas FISIP FE Jabatan Wakil Sekjen Kepala Bidang Keuangan 3 Syarifah Khadijah FKM Kepala Bidang Puslitbang 4 Habib Prihandono FISIP Kepala Bidang PSDM 5 Eri Maylawati FIB Kepala Bidang Humas 6 Dede Satria FISIP Kepala Bidang Medinfo B+ A A A B+ A Nilai
59
Winda Novia Rahmanisa FISIP
Kepala Bidang Kesekretariatan
C-
D. Saran dan Rekomendasi Saran terkait SDM lebih baik sebelum pembentukan, Sekjen mengenal dengan baik track record dan karakter setiap BPH agar dapat mengantisipasi dan memberikan metode yang tepat untuk setiap individu. Selain itu, pastikan adanya alur informasi yang memadai antara Ketua DPM IKM UI dengan Sekretaris Jendral agar dapat mengetahui perkembangan yang terjadi di tubuh komisi sehingga dapat bersinergis dengan baik.
60
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT Eri Maylawati (FIB/Ilmu Perpustakaan/2011) 1106076814
A. Analisis SWOT Strengths 1. Pengalaman beberapa anggota Humas DPM UI yang tidak baru di dunia kehumasan. 2. Komitmen tinggi anggota Humas dalam menjalankan kegiatan DPM UI. Weaknesses 1. 2. Kekurang-inisiatifan dari masing-masing anggota Humas DPM UI. Masih kurang berkoordinasi dengan komisi/bidang lain di DPM UI.
Oportunities 1. Anggota Humas DPM UI memiliki keinginan untuk terus belajar dan antusiasme dalam melakukan amanah di DPM UI, sehingga masih sangat terbuka untuk memperbaiki ke depannya. Threats 1. Beberapa angggota Humas DPM UI yang banyak memiliki amanah di luar DPM UI.
B. Evaluasi Kinerja Tim
No.
Nama
Fakultas
Amanah diluar DPM UI - MB UI
Kinerja
Cattleya Kartika Jelita
- OKK UI Vokasi - BK UI - Spartan (Olimpiade Vokasi Baik
61
Se-Indonesia) - Kegiatan Jurusan - Paguyuban 2 Reza Kurniawan FISIP - KSE - Kepanitiaan Enterpreneur is me - Kastrat BEM 3 Rinaldy Ikhsan N FISIP FISIP - Mentor PSAF 4 Olani Syamuti FISIP - Paguyuban - OIM UI - CEDS - Mabim Vokked baik Baik Baik
Fadiya Putri
Vokasi
Baik
C. Evaluasi Proker 1. Grand Launching Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Grand Launching Reza Kurniawan 26 Maret 2013 Mengenalkan DPM UI 2012 ke sivitas Tujuan akademik UI. Kuantitas: - 60% SDM DPM UI datang pada GrandLaunching 50% Tamu Undangan datang pada acara Grand-launching Kualitas: Indikator keberhasilan Evaluasi pencapaian - sebagian besar warga UI mengetahui struktur dan kegiatan yang akan dilakukan DPM UI
62
Sasaran
Mahasiswa UI -persiapan yang (bisa dibilang) mendadak jadi konsepnya kurang matang. -publikasi kurang masiv -ada miss dengan divisi media mengenai
Evaluasi Biaya
desain dan cetak Rp 393.500,00
2. Bukber IKM UI Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Bukber IKM UI Cattleya Kartika Jelita Minggu ke-2 Juli 2013 Ajang silaturahmi santai antara seluruh lembaga Tujuan se-UI dengan PAU dan direktorat kemahasiswaan.. Kuantitas: 1. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 mampu dihadiri oleh 3 unsur yang menjadi undangan. 2. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 mampu dihadiri minimal 25% perwakilan lembaga mahasiswa di UI Indikator keberhasilan 3. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 mampu disosialisasikan minimal ke 70% lembaga mahasiswa di UI Kualitatif: 1. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 memiliki rangkaian acara dengan materi tausiyah yang sesuai dengan tema 2. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 memiliki pengisi acara (Mc dan Pembicara) yang
63
dapat menghidupkan suasana 3. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 mampu berjalan dengan suasana acara yang have fun 4. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 mampu terlaksana dengan tertib Evaluasi pencapaian Sedang dalam proses pelaksanaan 1. Pimpinan UI dan Jajaran PAU 2. Pegawai di Direktorat Kemahasiswaan Sasaran Perwakilan lembaga mahasiswa ( dua orang per lembaga); seluruh lembaga di tingkat UI, UKM, dan seluruh BO/BSO fakultas. Evaluasi Biaya (estimasi) Rp. 5000,000
3. Penerimaan Studi Banding Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Penerimaan Studi Banding Fadiya Putri Sepanjang masa kepengurusan DPM UI 2012 1. Ajang silaturahim DPM UI dengan kampus Tujuan lain 2. Wadah saling bertukar informasi terkait kondisi masing-masing lembaga legislatif. Kuantitas: Paling tidak ada 7 Universitas lain melakukan kunjungan ke DPM UI Indikator keberhasilan Kualitas: 1. Kegiatan Penerimaan Studi Banding mampu di hadiri minimal 20 anggota DPM UI 2. Kegiatan Penerimaan Studi Banding mampu dilaksanakan tepat waktu
64
3. Usai kegiatan Penerimaan Studi Banding terlaksana, diharapkan mampu memiliki data kontak peserta studi banding. Sebenarnya sudah banyak universitas yang menghubungi untuk melakukan kunjungan. Namun, karena keterbatasan waktu antara DPM UI ataupun lembaga yang menghubungi menjadikan kunjungan tertunda atau batal. Yang sudah terlaksana: 1. MPM Politeknik Negri Bandung ( 15 Juni 2013) Evaluasi pencapaian Yang akan terlaksana : 1. DPM AKA Bogor (waiting..) 2. DPM IT Telkom ( 5 September 2013) Yang belum fix (bisa batal) : 1. DPM PGRI Kediri 2. DPM Unpad 3. DPM UNG 4. DPM D3 Fisip Unpad 5. DPM-J IPB Sasaran Evaluasi Lembaga Legislatif Universitas di Indonesia Belum ada publikasi mengenai kegiatan penerimaan studi banding di grup FL2MI. 4. L Biaya Rp 350,000/ kunjungan egislatif United Nama kegiatan Penanggung jawab Legislatif United Olani Syamuti Minggu 4 Maret, minggu ke 4 september, minggu ke-1 november
Waktu pelaksanaan
65
1. Ajang silaturahim antara DPM UI dengan anggota legislatif fakultas guna membahas persoalan khusus mahasiswa UI. 2. Wadah menampung aspirasi, saran, dan Tujuan kritik dari anggota legislatif fakultas terhadap DPM UI, dan begitu juga sebaliknya. 3. Sosialisasi dan Sinergisasi berbagai program kerja DPM UI dan Lembaga Legislatif Fakultas. Kuantitas: 1. LEGIUN dapat terlaksana tepat waktu 2. LEGIUN dapat dihadiri minimal 80 peserta Indikator keberhasilan 1. LEGIUN memiliki konten acara yang baik dan jelas 2. LEGIUN dapat menjadi ajang saling mengenal antara anggota legislative se-UI Evaluasi pencapaian Belum terlaksana karena belum menemukan waktu dan kesempatan yang tepat. Lembaga legislative se-UI Rp. 500.000 Kualitas:
Sasaran Evaluasi Biaya (estimasi)
5.
Studi Banding Nama kegiatan Penanggung jawab Studi Banding Rinaldy Ikhsan N.
66
Waktu pelaksanaan
Sepanjang masa kepengurusan DPM UI 2012 Menjalin silaturahmi dengan lembaga legislatif dari universitas lain. Kuantitatif:
Tujuan
Indikator keberhasilan
50% anggota DPM UI ikut dalam studi banding Kualitatif: Terjalin silaturahmi antara DPM UI dengan lembaga legislatif yang dikunjungi
Evaluasi pencapaian
Tidak jadi terlaksana karena pertimbangan waktu dan tujuan kunjungan. Lembaga legislative universitas lain Rp 5000,000
Sasaran Evaluasi Biaya
67
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG KESEKRETARIATAN Nur Mifadatunnisa (FMIPA/Geografi/2010) 1006679112
D. Analisis SWOT Strengths 1. Semua anggota staf kestari memahami tugas individu (jobdesc) dan bertanggung jawab terhadap tugas tersebut. 2. Adanya sikap kepedulian antara sesama staf kestari dalam membantu menyelesaikan tugas individu. Weaknesses 1. Divisi kestari tidak rutin mengadakan pertemuan.
Oportunities 1. Anggota Kestari DPM UI 2013 memiliki keinginan dan semangat untuk terus belajar untuk memperbaiki kinerja ke depannya. Threats 1. Beberapa angggota kestari DPM UI memiliki tugas di luar DPM UI sehingga sulit dalam hal koordinasi.
B. Evaluasi Kinerja Tim
No.
Nama
Fakultas
Amanah diluar DPM UI -Saat ini lagi sibuk
Kinerja
Nur Mufidatunnisa
FMIPA
proyek -Kelompok Studi Geografi
Baik
68
-UKOR FMIPA UI Cooking Club
Sri Mulyani 2 Harsrinuksmo FIK
-Saat ini lagi bekerja di Pare selama 1 bulan Baik
Ghina Apriliany
Vokasi
-Saat ini lagi magang di Malaysia selama 1 bulan -Eksplorasi TN Bali
Baik
Via Apriyani
FMIPA
Barat -Kunjungan industri HMD Biologi
Baik
C.
Evaluasi Proker 1. Surat Masuk dan Keluar Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Surat Masuk dan Keluar Nur Mufidatunnisa 2013-2014. Membuat surat keluar, mendata surat masuk Tujuan yang terdiri dari berbagai tipe surat seperti surat izin, keterangan, undangan, peringatan, kuasa, rekomendasi. Indikator keberhasilan Terselesaikannya setiap tugas surat keluar yang diminta kepada Kestari. Saat ini surat yang keluar berjumlah 108 surat. Terkadang sulit untuk membuat surat yang diminta dikarenakan waktunya yang singkat Evaluasi pencapaian atau tidak pas karena sedang sibuk. Terlebih staf tidak mengetahui tentang surat menyurat sehingga perlunya kumpul yang rutin.
69
Sasaran
Seluruh anggota DPM UI 2013yang membutuhkan untuk dibuatkannya surat. Sebaiknya apabila membutuhkan surat
Evaluasi
dikomunikasikan kepada kestari 2 hari sebelumnya untuk menghindari waktu yang singkat atau jadwal yang sibuk.
Biaya
Tentatif
2. Database DPM UI 2013 Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Tujuan Indikator keberhasilan Database DPM UI 2013 Sri Mulyani Harsrinuksmo Maret 2013 (Depok). Mendata identitas para anggota DPM UI 2013. Terselesaikannya tugas database DPM UI 2013 sebagai arsip Kestari. Sulitnya mengumpulkan data identitas beberapa Evaluasi pencapaian anggota DPM UI karena kurangnya komunikasi dan koordinasi sehingga masih ada beberapa yang belum terdata. Sasaran Seluruh anggota DPM UI 2013. Pengumpulan data keperluan database Evaluasi sebaiknya dikumpulkan jauh - jauh hari dan mudah dalam pengkomunikasian antar setiap divisi. Biaya -
3. ID Card DPM UI 2013 Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan ID Card DPM UI 2013 Via Apriyani 01 Mei sampai 22 Juni (Depok).
70
Tujuan Indikator keberhasilan
Membuat kartu tanda pengenal atau ID Card identitas para anggota DPM UI 2013. Terselesaikannya tugas pembuatan ID Card dan telah dibagikan kepada anggota DPM UI 2013. Sulitnya mengumpulkan data identitas beberapa anggota DPM UI karena data dalam database
Evaluasi pencapaian
tidak lengkap, terdapa kesalahan data pada beberapa ID Card, dan penyelesaian tugas yang tidak tepat waktu.
Sasaran Evaluasi Biaya
Seluruh anggota DPM UI 2013. Pengumpulan data keperluan ID card sebaiknya dikumpulkan jauh - jauh hari. Rp 400.000,00
4. Dekor Ruang DPM UI Nama kegiatan Penanggung jawab Waktu pelaksanaan Dekor Ruang DPM UI Ghina Apriliany Maret 2013- Juni 2013 (Depok). Merapihkan dan mendekor ruang DPM, Tujuan mmebuat kotak surat, membuat buku pencatatan surat, membuat madding, dan membuat sketsa tata ruang DPM UI. Terselesaikannya tugas merapihkan dan Indikator keberhasilan mendekor ruang DPM serta pembuatan kotak surat, buku pencatatan surat kecuali pembuatan madding dan sketsa tata ruang DPM yang belum terlaksana. Sulitnya mengumpulkan SDM untuk Evaluasi pencapaian merapihkan dan mendekor ruang DPM, budget yang relatif mahal, dan sulitnya menemukan ide
71
yang sesuai dengan keinginin para angoota DPM UI 2013. Sasaran Seluruh anggota DPM UI 2013. Ditingkatkan lagi koordinasi antar sesama anggota DPM UI 2013 untuk membuat ruang Evaluasi DPM yang lebih nyaman dan bersih sehingga nantinya akan dibentuk jadwal piket setiap divisi. Biaya Rp 250.000,00
72
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG KEUANGAN Marisa Damayanti (FE/Akuntansi/2011) 1106002873
A. Analisa SWOT Strength 1. 2. Weakness 1. Komitmen yang kurang dari beberapa anggota divisi keuangan dalam menjalankan tugas-tugasnya. 2. Diskusi terkadang masih berjalan satu arah. Hubungan yang kuat dan akrab diantara seluruh anggot divisi keuangan. Minimnya konflik dan masalah internal yang terjadi.
Opportunity 1. Sebagian besar anggota sudah didukung oleh alat komunikasi yang cukup canggih. 2. Dukungan dari pihak lain dalam menjalankan amanah dan kewajiban divisi keuangan. Threat 1. Amanah di kepanitiaan/ organisasi lain yang menyebabkan fokus kadang terpecah. 2. Jadwal kuliah yang tidak selaras antar anggota sehingga terbatasnya waktu untuk bertatap muka. 3. Jadwal kegiatan non-akademis dari beberapa anggota tergolong padat.
B. Evaluasi Kinerja Tim No 1 Nama Rahmi Delvita MR Fak/Angk. Fasilkom/2011 Jabatan Deputi Penilaian Cukup
73
2 3 4 5
Dara Narulita Larissa Zuchni A Fadiyah Almas Adam Syarif
FE/2011 FE/2011 Fisip/2012 Vokasi/2011
Staff Staff Staff Staff
Baik Baik Baik Cukup
C. Evaluasi Proker
Program Kerja Laporan Keuangan Operasional Bulanan Internal Rektorat untuk dan PJ Marisa, Dara Realisasi Terlaksana Keberhasilan 90% Keterangan Laporan Keuangan operasional bulanan DPM yang diberikan kepada rektorat secara keseluruhan memperoleh dana reimburse dari rektorat, kecuali pada bulan Januasri dikarenakan terlambatnya pengesahan SK Rektor untuk pengesahan DPM, serta di bulan Maret dan Mei yang tidak secara memeperoleh penuh dana operasional adanya
dikarenakan
beberapa bukti transaksi yang bermasalah. Laporan Marisa, On progress 50% Publikasi laporan posisi keuangan 6 bulanan DPM UI 2013 akan dilakukan selambat-lambatnya 2 minggu setelah tanggal 5 Juli 2013 Kas Bulanan All Terlaksana 75% Masih ada beberapa divisi yang belum membayarkan kas bulanan secara tepat waktu Jaket DPM All On Progress 10% Proses masih dalam pemilihan desain, terlaji keterlambatan dibandingkan
Keuangan Enam Dara, Bulanan Larissa
dengan target pada awal kepengurusan dikarenakan desain yang masih belum fix Emblem All On Progress 50% Emblem menggunakan desain logo DPM UI 2013, tinggal turun cetak bersamaan dengan cetak jaket Profit Sharing Marisa Terlaksana 95% Masih ada beberapa pengawas yang belum membayarkan profit sharing
pengawas
74
SBMPTN 2013 Profit Sharing Larissa On Progress 10%
kepada DPM UI Kesalahan teknis dari panitia SIMAK UI yang menyebabkan data dari DPM UI yang sudah dikirim secara tepat waktu menjadi tidak terdata di data pengawas menyebabkan terjadi beberapa masalah dengan calon pengawas. Saat ini sedang dalam proses pengumpulan profit sharing bagi pengawas yang tetap menjadi
pengawas SIMAK UI 2013
pengawas dari DPM UI
75
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Syarifah Khadijah (FKM/Biostatistik/2010) 1006670744
i.
Analisa SWOT Strength Weakness Komitmen yang baik dan kepedulian yang tinggi dari setiap anggota divisi Diskusi terkadang masih berjalan satu arah Tidak pernah terjadi konflik internal
Opportunity Sebagian besar anggota sudah didukung oleh alat komunikasi yang cukup canggih Dukungan dari pihak lain dalam menjalankan amanah dan kewajiban divisi keuangan Threat Amanah di kepanitiaan/ organisasi lain yang menyebabkan fokus kadang terpecah. Jadwal kuliah yang tidak selaras antar anggota sehingga terbatasnya waktu untuk bertatap muka. Jadwal kegiatan non-akademis dari beberapa anggota tergolong padat.
ii. No 1 2 3
Evaluasi Kinerja Anggota Sebagai Kesatuan Tim Nama Hairatih Adriansyah Clevelyn Tobing Fak/Angk. Fisip/Adm. Niaga/2010 FMIPA/Geo/2012 FIB/Sasing/2011 Jabatan Deputi Staff Staff Penilaian Baik Sekali Baik Sangat Baik
76
4 5 6 7
Nurul Fitriani Jayadi Pride Rorissa Rosiana Austin Qaedi Aqsa
Fasilkom/SI/2011 FKM/K3/2011 FIB/Sasing/2011 Fisip/Ilpol/2012
Staff Staff Staff Staff
Baik Baik Sekali Sangat Baik Baik
iii.
Evaluasi Kehadiran Anggota Divisi Penelitian dan Pengembangan
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 63% 68% 74% 58% 53% 74% 63% 95% persen kehadiran
77
iv.
Evaluasi Berdasarkan Pencapaian Target Program Kerja
Nama Kegiatan
1.
SURVEY TERKAIT ISU KAMPUS : Survey
Pengetahuan Mahasiswa UI tentang MUSMA IKM UI Waktu Pelaksanaan Tujuan Kegiatan 16 April - 5 mei 2013 menghasilkan informasi sebagai pertimbangan kebijakan untuk pelaksanaan MUSMA IKM UI, serta mengetahui seberapa tahu mahasiswa UI tentang MUSMA IKM UI Deskripsi Kegiatan serangkain kegiatan penelitian yang dilakukan dengan metode survey (accidental sampling) untuk mengetahui pedapat mahasiswa tentang MUSMA IKM UI yang
dilaksanakan pada tanggal 6 mei Aspek Kegiatan Tempat dan Sasaran Kegiatan Keilmuan dan sosial 14 fakultas di ui, Mahasiswa UI (reg,vokasi,paralel) 20102012 (sampel = 307 mahasiswa) Aliansi kerjasama Penanggung Jawab Anggaran Dana Indikator Keberhasilan Komisi Legislasi DPM UI Clevelyn dan Adriansyah Lupaaaa (950.000-an) Kuantitas: - target responden 100% terpenuhi yaitu 307 dari 300 orang target. semua anggota litbang berkontribusi secara aktif dan penuh, beberapa anggota dpm membantu dengan baik Kualitas: - masih banyaknya data missing dikarenakan penyebar kuesioner kurang memperhatikan kelengkapan pengisian - kurang rapi dalam waktu pengumpulan Evaluasi Pencapaian -Data yang dihasilkan masih kurang memuaskan, seharusnya dapat lebih bisa menghasilkan informasi -Pembuatan kuesioner yang masih sangat kurang,
78
dikarenakan kurang memahami tentang musma - Sayang sekali tidak ditampilkan sewaktu musma Skala Kegiatan SDM yang bergerak sedang 16 orang (litbang + DPM 12+ mahasiswa fakultas) :)
Nama Kegiatan
2. SURVEY EVALUASI TENGAH TAHUN BEM UI, DPM UI DAN MWA UI UM
Waktu Pelaksanaan Tujuan Kegiatan
12 Juni 6 September 2013 menjadi wadah untuk evaluasi kinerja 3 lembaga tinggi sebagai bantuan untuk komisi pengawasan dan akan ditampilkan ketika EPT terbuka tanggal 9 September 2013
Deskripsi Kegiatan
serangkain kegiatan penelitian yang dilakukan dengan metode survey sebagai evaluasi lembaga tinggi, bem,dpm mwa
Aspek Kegiatan Tempat dan Sasaran Kegiatan
Keilmuan dan sosial 14 fakultas di ui, Mahasiswa UI (reg,vokasi,paralel) 20092012 (sampel = belum diitung hehe)
Aliansi kerjasama Penanggung Jawab Anggaran Dana Indikator Keberhasilan
Komisi Pengawasan DPM UI Syarifah dan Hairatih Rp 550.000
Evaluasi Pencapaian
Ngaret
dari
perencanaan
pelaksanaan di awal Skala Kegiatan SDM besar 18 orang
79
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA Habib Prihandono (FISIP/Hubungan Internasional/2011) 1106082666 ANALISIS SWOT Strengths Divisi PSDM terdiri dari kombinasi mahasiswa yang telah berpengalaman dan mahasiswa
baru yang memiliki minat, potensi, dan upaya untuk berkembang di bidang keorganisasian. Jumlah personel/staf telah disesuaikan dengan program kerja yang diproyeksikan, sehingga
masing-masing mengemban tugas pokok dan tanggung jawab yang lebih terfokus dan terprogram. Penyesuaian ini terkait dengan efisiensi struktur organisasi, khususnya di Divisi PSDM sendiri. Weakness Faktanya, masing-masing personel, termasuk kadiv maupun staf memiliki kegiatan dan
terlibat dalam berbagai organisasi dan kepengurusan sekaligus, sehingga fokus performa dan manajemen waktu sebagai satu kesatuan Divisi PSDM masih menjadi kendala terbesar hingga saat ini. Padahal hal ini telah dihimbau sedari awal kepengurusan dan menjadi catatan tersendiri yang semestinya bisa diantisipasi. Opportunities - Setiap personel memiliki kesadaran akan pentingnya peranan dan fungsi tanggung jawab masing-masing sebagai anggota DPM dan Divisi PSDM sebagai satu unit kerja. - Hampir semua personel bermobilitas tinggi dalam areal lingkungan kampus dan selama waktu beredar manusia normal. Artinya tidak ada kesulitan berarti untuk
mengkonsolidasikan sesuatu sewaktu-waktu apabila dibutuhkan. Threats
80
- Beberapa personel kurang responsif, kurang komunikatif, dan kurang inisiatif dalam menjalankan instruksi terkait tanggung jawab kerjanya. - Mobilitas luar kampus terbatas, sehingga dalam beberapa program kerja yang menuntut fleksibilitas gerak dan waktu dari Divisi PSDM menjadi terkendala. - Semua personel terlibat dalam lebih dari satu organisasi/kepanitiaan. Poin tadi kembali menyinggung poin weakness sebelumnya. 1. EVALUASI KINERJA Kinerja Divisi PSDM DPM UI 2013 terhitung cukup baik, kendati sebenarnya kurang memuaskan. Penilaian demikian mengingat ada beberapa catatan yang tidak seideal apa yang diproyeksikan di awal kepengurusan. Catatan besar paling penting adalah luputnya beberapa program kerja dari ketentuan proyeksi awal lini masa kerja unit, meskipun begitu sekiranya tidak mengurangi apresiasi nilai positif yang ditorehkan program kerja yang telah atau sedang terlaksana. Program Kerja Rapat Kerja Status Terlaksana Evaluasi Telah dilaksanakan rapat evaluasi dengan beberapa catatan minor internal, tapi secara keseluruhan Lancar dan Tanpa Kendala Berarti Dalam satu kesempatan pleno, beberapa divisi/lembaga telah berinisiatif membawa sumbangsih makanan/minuman untuk konsumsi peserta rapat. Masih perlu ditingkatkan kesadaran dan inisiatifnya. Seharusnya ada di setiap agenda rapat pleno, dari pihak PSDM koordinasi telah berjalan sesuai sistematika yang dirancang di awal, akan tetapi lemahnya koordinasi dengan eksternal divisi/antardivisi/lembaga membuat agenda ini tertunda terus akibat kurangnya gaung. Kendati demikian masih dinanti pada pleno berikutnya, agenda ini segera dapat terlaksana. Menurut agenda seharusnya telah terlaksana semenjak satu-dua bulan pasca-raker, tapi hingga saat ini
Dari Kami Untuk Kami
Terlaksana
Penghargaan Bulanan
Tertunda
Futsal Silaturahmi
Tertunda
81
Konsolidasi Tengah Tahun
Tertunda
DPM Wanna Be
Sedang Terlaksana
belum terlaksana satu kalipun akibat kurang inisiatif dari person in charge kegiatan Waktu kegiatan telah mengalami beberapa kali penundaan dari jadwal sebelumnya akibat kekurangsiapan dan miskoordinasi panitia inti kegiatan Saat ini tengah berlangsung dan sejauh ini masih sesuai dengan proyeksi awal
2. EVALUASI PERSONEL NAMA Alifia Kaharani Yaman Sangadji Indra Tri Yahdi Raden Fajar Dimas Adi P. Tria Nurjani F. FAKULTAS Vokasi 2012 FIB 2010 FISIP 2012 FISIP 2012 Vokasi 2012 Vokasi 2012 PONTEN A ABB+ BB+
3. REKOMENDASI DAN SARAN Divisi PSDM harus lebih giat dan kompak. Perlu ada kesadaran dari Divisi PSDM sebagai satu kesatuan bahwa keberadaan divisi ini seharusnya mengatur ritme kerja organisasi DPM UI secara keseluruhan. Soliditas, kebersamaan, dan internetworking adalah suatu keniscayaan yang perlu menjadi concern inti dari PSDM. Ego dari masing-masing personel hendaknya diturunkan pada paruh kedua kepengurusan nanti, dimana pada paruh terakhir itu momen yang tepat untuk memperbaiki kinerja dan performa yang masih minus pada paruh pertama kemarin.
82
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG MEDIA DAN INFORMASI Dede Satria (FISIP/Ilmu Komunikasi/2010) 1006664874 No Kegiatan Waktu Pelaksanaan 1 Desain dan Publikasi Oprec DPM UI Februari Sudah berjalan dengan baik dan cukup banyak memperoleh atensi dari publik dengan banyaknya jumlah pendaftar yg ingin bergabung di DPM UI 2 Desain dan Publikasi Hasil Oprec 3 Rapat Divisi I 6 Maret Mencari irisan hari yg memungkinkan bagi semua staf untuk hadir. Belum pernah full team. 4 Desain dan cetak Raker serta Video DPM UI 5 Radiv II 22 Maret Masih belum full team, mulai dibagi pembagian kerja 6 Desain dan Publikasi GL DPM UI 7 Desain dan Publikasi Suksesi BAK-MM 8 Desain dan Publikasi MUSMA 9 Desain dan Publikasi Opten OKK UI 10 Radiv III 19 April Masih belum full team April April Terkendala SDM dan banyaknya konten media yg harus dibuat Tidak terkendala Maret Tidak terkendala 24 Maret Tidak terkendala 7 Maret Tidak ada kendala berarti 18 Februari Tidak ada kendala yg berarti Evaluasi
83
11 12
Radiv IV Maintenance web DPM UI
26 April Selama kepengurusan Juli
Masih belum full team Sempat tersendat di awal
13
Poster Penyambutan Maba
Agak susah mengakomodir tugastugas selama liburan
84
PENUTUP
Demikianlah laporan pertanggungjawaban paruh tahun ini kami buat. Seperti kata pepatah bahwa Tak Ada Gading yang Tak Retak, maka tidak ada yang sempurna. Semua yang menjadi evaluasi dalam paruh tahun pertama semoga menjadi pembelajaran untuk dapat memperbaiki kinerja di paruh tahun kedua. Semoga kami dapat mengambil banyak pelajaran dari kekurangan kami masing-masing. Keberadaan kami di DPM UI adalah untuk memberikan dan mendayagunakan potensi-potensi kebaikan baik bagi diri kami sendiri, maupun warga UI, dan Indonesia. Ucapan terima kasih dan apresiasi setinggi-tingginya kepada seluruh pengurus DPM UI 2013/2014 yang telah melakukan yang terbaik dalam menjalankan amanah di paruh tahun pertama. Menjadi tim yang solid tidaklah mudah, tetapi ia merupakan sebuah keniscayaan. Semoga Allah SWT membalas setiap tetes keringat, pengorbanan dan perjuangan teman-teman dengan sebaik-baik balasan. Kritik dan saran yang membangun kami nantikan untuk perbaikan DPM UI ke depannya. Wassalamualaikum Wr. Wb.
Depok, 18 Agustus 2013 Produktif Profesional,
DPM UI 2013
85

LPJ Ept DPM Ui 20131

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

LPJ Ept DPM Ui 20131

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPENGURUSAN PARUH TAHUN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA 2013

UNIVERSITAS INDONESIA 2013

Wakil Ketua 1 Marlina

Litbang Ipeh FKM 10

Media Informasi Dede Fisip 10

kemahasiswaan yang berasaskan kekeluargaan.

Merangkul tim: BTepat target Improvisasi Keaktifan : B+ : A: A-

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN WAKIL KETUA II Silfia Elly Oktaviani (FMIPA/Geografi/2009) 0906635343

2) Menjadi supervisi komisi kelembagaan dan komisi keanggotaan IKM

Penilaian Ketua Komisi Kelembagaan:

: Dwie Putra Wicaksana (Utha) , Biologi 2010

B. Evaluasi Kerja Tim Kriterian penilaian Nama

Kinerja keseluruhan 4,5

Anggita Swastiara Liza Noah

Kinerja Tim Kolega

Waktu Pelaksanaan 1 x 2 bulan, atau saat diperlukan

Penanggung jawab Sasaran Parameter keberhasilan Estimasi Biaya Evaluasi

D. Evaluasi Kinerja Humas

No. Nama 1 Fadhilla Amelia

Fakultas Kinerja FKM Baik (B+) Cukup Baik

Disahkannya RKAT BEM UI 2013 melalui

dilaksanakan. Sasaran Biaya Beberapa kegiatan besar BEM UI 2013 -

23 April 2013 Mendapatkan laporan mengenai kinerja BEM

Tujuan Indikator keberhasilan

Evaluasi pencapaian Sasaran Biaya

maksimal 5 x 24 jam setelah RDP 100 hari. BEM UI 2013 Rp 100.000,-

@40 lembar x 20 buah x Rp 100 = Rp 80.000,-

No. Nama 1 Bimo

Kinerja Baik (B)

Penetapan GBHK dan ProTap MWA UI UM

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat

Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan

Estimasi SDM Parameter Keberhasilan

Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat

Pengawasan MWA UI UM (tgl 26 di setiap bulan), MM UI (2 bulan sekali)

Aliansi kerjasama Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan

Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan

Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan

Hasil penilaian gabungan antara penilaian DPM dan mahasiswa

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan

Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan Deskripsi Kegiatan

Rapat Komisi Pengawasan 2

Aspek kegiatan Waktu dan Tempat Sasaran Kegiatan Aliansi kerjasama

Dana Estimasi SDM Parameter Keberhasilan

Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi pencapaian

No. Nama 1 2 Ijmal Hanandra Ferry Budiman.

Fakultas Kinerja FE Vokasi Baik (B+) Baik (B+)

mahasiswa baru terhadap semua komponen sivitas akademika.

terinternalisasi pada mahasiswa baru

Penanggungjawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi Pencapaian

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan

Pelantikan IKM Aktif UI 2013 a. Meningkatkan rasa kepemilikan maba

Kualitas: a. Setiap unsur & nilai-nilai kaderisasi

terinternalisasi pada mahasiswa baru b. IKM UI dikenal oleh Mahasiswa Baru

Penanggung Jawab Bentuk Kegiatan Skala Kegiatan Evaluasi Pencapaian

Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan Deskripsi Kegiatan