Documento tcnico de SAP Business Intelligence

BUSINESS INTELLIGENCE: UNA GUA PARA MEDIANAS EMPRESAS

MEJORE LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA DE SU EMPRESA, SEA DEL TAMAO QUE SEA

CONTENIDO

4 Resumen ejecutivo 5 Indicios de que su empresa necesita una solucin deBusiness Intelligence 6 Qu es Business Intelligence? 6 Qu aporta Business Intelligence a las medianas empresas? 7 Explicacin de los componentes de BI 7 Mucho ms que una simple consulta 7 Generacin de informes en la empresa 7 Anlisis avanzados fciles deutilizar 8 Tcnicas de visualizacin 9 Distribucin y control 9 Utilizacin de BI con almacenes dedatos y sistemas operativos

10 Las ventajas de BI 11 Perspectivas de implementacin de BI 11 Convierta a sus profesionales en consumidores de BI autosuficientes 11 Facilite el anlisis con un almacn de datos 12 Requisitos de los productos deBI 13 Requisitos de los proveedores deBI 14 Conclusin

Michael A. Schiff Michael A. Schiff es el fundador y analista principal de MAS Strategies. Cuenta con ms de 30 aos de experiencia en el sector de las tecnologas de la informacin, durante los cuales ha analizado y brindado informacin de manera estratgica sobre el mercado en reas como el alma cenamiento de datos y la avanzada tecnologa de soporte para la toma de decisiones. Schiff es licenciado yobtuvo su mster enAdministracin y Direccin de Empresas en laSloan School of Management del Institute of Technology de Massachusetts (MIT), centro en el que se especializ en investigacin de operaciones durante su licenciatura y en sistemas de informacin posteriormente.

RESUMEN EJECUTIVO

Tome decisiones fundamentadas en su empresa

Su empresa ha centrado la atencin en optimizar operaciones, adquirir clientes, aumentar los ingresos y los beneficios yaventajar a la competencia. Y mientras la empresa trata de mejorar la eficacia de sus operaciones (aveces aprendiendo rpidamente de errores pasados), se hace obvia la necesidad de dedicar ms tiempo a analizar lo que ocurre y a hacer predicciones y planes de cara al futuro, en lugar de tener asus empleados siempre pendientes para intentar resolver problemas operativos basados en el historial y reaccionando ante imprevistos.
Adems, es preciso determinar dnde deben concentrarse los esfuerzos. Aunque sea imposible controlar cada detalle, es necesario encontrar una forma de super visar las operaciones afin de detectar y solventar rpidamente problemas potenciales, ala vez que identificar y apro vechar nuevas oportunidades, a pesar de la actual incertidumbre de la economa mundial. Tambin hay que asegurar que las mtricas de departamentos yempleados se ajusten a los objetivos estratgicos de su empresa. Tal vez no disponga de los recursos de una empresa del ranking Fortune 500, pero su empresa cuenta con empleados que sienten pasin por sutrabajo yofrecen plena dedicacin alos clientes. La empresa ahora puede ser relativamente pequea, pero seencuentra en vas de desarrollo. Seguro que ha odo el trmino inteligencia empresarial ysabe que se utiliza enempresas de gran envergadura -e incluso en las de sus competidores directos- para obtener ventajas competitivas; sin embargo, en su empresa, la principal herramienta de anlisis sigue siendo la hoja de clculo. Usted ya trabajaba en la empresa cuando su primera sede era el garaje de su funda dor. Ahora que las operaciones se han trasladado del garaje del fundador a oficinas de verdad, no es tambin elmomento deaumentar su capacidad de anlisis ycambiar las hojas de clculo por herra mientas ms potentes? Este documento tcnico de SAP leofrece asesoramiento sobre cmo mejorar laeficiencia y la efectividad desu empresa con herramientas deBusiness Intelligence.

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INDICIOS DE QUE SU EMPRESA NECESITA UNA SOLUCIN DE BUSINESS INTELLIGENCE

Puede su empresa beneficiarse de Business Intelligence?

Los siguientes casos representan situa ciones tpicas en las que una solucin de Business Intelligence puede ser bene ficiosa para su empresa: Diferentes versiones de la verdad. En las reuniones interdepartamentales suelen surgir discusiones acaloradas sobre cul de las hojas de clculo refleja las cifras correctas. Incapacidad para realizar anlisis deta llados. La empresa sabe cules de sus establecimientos tienen elmayor volumen de ventas, pero noconsigue identificar cules son losproductos ms vendidos delatemporada. Incapacidad para encontrar informacin importante. Alguien de contabilidad comenta que existe un informe en la intra net de la empresa que muestra el creci miento de los clientes de un ao a otro. Sin embargo, nadie puede encontrarlo. Necesidad de una tecnologa de creacin de informes fcil de utilizar. El departa mento de contabilidad utiliza un pro cesador de textos para generar facturas de clientes, lo que conduce a que muchas veces los clientes se quejan porque se les ha facturado dos veces el mismo pedido o envo.

Tecnologa de BI difcil de utilizar. La directora de ventas de su empresa utilizaba herramientas de anlisis ensu empleo anterior e insiste en que deben utilizarse tambin en esta empresa. Para este fin, la empresa ha invertido en varias licencias, pero los usuarios que han intentado utilizar esas herra mientas se han sentido tan frustrados que han acabado confiando exclusiva mente en las hojas de clculo. No existe una poltica o prctica de uso y conservacin de datos histricos. El departamento de ventas est reali zando revisiones de cuentas yquiere comparar las ventas de los clientes hasta la fecha de este ao con las ventas acumuladas hasta la misma fecha del ao anterior. Dicho departamento gestiona una hoja de clculo para los resultados de este ao, pero la persona que gestionaba la hoja del ao pasado ha dejado la empresa, y nadie sabe qu ha ocurrido con la hoja de clculo del ao anterior. Flexibilidad operativa limitada debido a una tecnologa de BI dbil oinexistente. Su empresa ha crecido hasta el punto de que su cartera de clientes se ha ampliado enormemente. En la valoracin de clientes sera interesante poder identi ficar cada mes aquellos diez con un mayor volumen de ventas para ofrecerles incentivos y una atencin especial.

Incapacidad para diferenciar ypriorizar los problemas. Tarde otemprano, todos los problemas deben gestionarse, pero debera ser capaz de identificar los que necesitan una atencin inmediata. Amenudo, slo puede identificar los proyectos que llevan retraso o los departa mentos que sobrepasan elpresupuesto despus de que aparecen los problemas. No existe una alineacin de las opera ciones con los objetivos estratgicos. Aunque su empresa ha definido sus objetivos estratgicos, no est seguro de si estn en sintona con sus opera ciones diarias. Muchos directores le han dicho que aunque saben cmo optimizar el trabajo de sus departamentos respectivos, preferiran saber cmo su trabajo puede ayudar a conseguir los objetivos generales de la empresa. Incapacidad para cumplir con los requisitos gubernamentales de creacin de informes. Ahora su empresa todava es relativa mente joven, pero tiene previsto cotizar en bolsa en el futuro o, como mnimo, estar preparada para cualquier escenario empresarial futuro. En su papel de director de TI, piensa que son necesarios los seguimientos de auditora apropiados y un linaje de datos para garantizar que su director general y su director financiero confan en la exactitud de los datos de la empresa.

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QU ES BUSINESS INTELLIGENCE?

Por qu las empresas medianas necesitan Business Intelligence?

Qu aporta Business Intelligence a las medianas empresas?

Business Intelligence ayuda a las empresas a comprender, analizar eincluso prever lo que va a pasar en el entorno general y en la empresa. Su uso permite convertir datos en informacin til y relevante para distribuirla alas personas que la necesiten en elmomento oportuno, siempre que la necesiten, a fin de que puedan tomar decisiones adecuadas en el momento oportuno y sobre todo bien fundamenta das. Permite combinar datos procedentes de fuentes diversas y obtener una visin integrada, completa y totalmente actualizada. Esto es especialmente importante para las medianas empresas que, sin tener los vastos recursos que tienen los gigantes del sector, son capaces de implementar decisiones empresariales ms rpidamente. BI proporciona una solucin con la que todos salen ganando: el departamento de TI aumenta su productividad de servicio para satisfacer los requisitos especficos de los usuarios empresariales, a la vez que permite que stos ganen autonoma. Las operaciones y los anlisis son los dos lados de una empresa; BI permite que TI sea un integrante valioso de ambos lados.

El uso de Business Intelligence permite convertir datos en informacin til y relevante que se puede distribuir a quienes la necesitan en el momento oportuno para posibilitar una mejor y ms fundamentada toma de decisiones.
Por ejemplo, una mediana empresa puede usar una solucin de BI para: Determinar el nivel de inventario de un producto o una pieza Identificar los productos de mayor venta y ver si es as en todos sus canales de distribucin Identificar clientes que estn reduciendo sus compras, a fin de ofrecerles incenti vos especiales que aseguren su permanencia como clientes Implementar cuadros de mando yevalua ciones de puntajes para que los ejecutivos y supervisores puedan detectar rpida mente excepciones operativas o indica dores de rendimiento clave (KPI) que estn fuera de los rangos aceptados Establecer y supervisar parmetros de rendimiento y emprender acciones correc tivas si hay peligro de incumplimiento Comparar cambios de personal de los diversos departamentos para identificar potenciales problemas de moral Comparar las ventas anuales hasta la fecha actual con las del ao anterior y hacer una previsin de las ventas de todo el ao Realizar seguimientos de pedidos declientes y fechas de entrega pre feridas mediante la comparacin con inventarios de pro ductos finales, yajustar el ciclo de fabricacin y la logstica de la cadena de suministro para reducir costes de almacenamiento de existencias Integrar datos operativos, de historial y de hoja de clculo para usar en los anlisis, y ayudar a eliminar el caos de las hojas de clculo para ofrecer cohe ren cia y una sola versin de la verdad en la empresa Proporcionar a los usuarios empre sariales la capacidad de realizar sus propios anlisis en cada caso sin tener que recurrir a los escasos recursos de TI Alinear las operaciones cotidianas ylos objetivos estratgicos ydetectar rpida mente si hay discrepancias

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EXPLICACIN DE LOS COMPONENTES DE BI

Un amplio abanico de Herramientas yfunciones

Mucho ms que una simple consulta

BI dispone de una gama muy amplia en lo que a herramientas y funciones se refiere. Las funciones esenciales son las de consulta, gestin de informes yanlisis. Se complementan con la integracin yel control de calidad de datos para consolidar de forma precisa y coherente informacin procedente defuentes diversas. Los cuadros de mando y otras tcnicas de visualizacin permiten a los usuarios comprender rpidamente los resultados del anlisis, lo que supone un componente crucial de las soluciones de BI. Otras herramientas de BI incluyen: Una funcin de bsqueda para localizar datos e informes Anlisis predictivos para identificar patrones ocultos y posibilitar anlisis de casos hipotticos evaluaciones de puntajes y gestin del rendi miento para supervisar parmetros empresariales y KPI, como la satisfac cin del cliente, larentabilidad y las ventas por empleado, con el fin de alinear los parmetros individuales ydel departamento con los objetivos estratgicos de la empresa Generacin de informes en la empresa Una consulta sencilla podra servir para acceder a datos de la empresa con elfin de averiguar, por ejemplo, el total de ventas del cliente ABC Corporation durante el pasado mes de diciembre, elsueldo actual del empleado con elnmero 157 o, incluso, el nmero depiezas 123 en stock. La mayora delas herramientas de consulta tambin ofrecen funcionali dades deinforme sencillas y se pueden usar, por ejemplo, para generar una lista de las vaca-

ciones acumuladas por todos los empleados, clasificadas y sumadas por departamento. La elaboracin de informes empresariales o de produccin suele requerir la creacin peridica de mltiples informes de alta resolucin. Por ejemplo, unjefe de ventas crea uninforme de las ventas mensuales ylas comisiones asociadas, clasificadas por vendedor yluego por cliente o un estado de inventario por producto o alma cn. Probablemente elinforme se distribuya demodo que cada jefe de ventas o de produccin nicamente pueda ver las entradas correspondientes a sus vende dores, sus productos o su almacn. Se podr enviar por correo electrnico ovisualizar en un navegador web. Los informes de empresa tambin se pueden usar para generar facturas, extractos de clientes o resmenes debeneficios por empleado. Anlisis avanzados fciles de utilizar Mediante funcionalidades de anlisis avanzados, los usuarios pueden visualizar los datos en mltiples clasificacioStar Trac, con sede en Irvine (California), es una empresa mediana dedicada ala fabricacin de equipos de entrena miento fsico, en un mercado global. Al igual que otras muchas empresas en rpida expansin, sta tena sus datos repartidos en diversos almacenes, lo que dificultaba las tareas de recopila cin y conciliacin requeridas para la toma de decisiones y la armonizacin de objetivos y procesos empresariales. Star Trac necesitaba una serie de pro ductos que ofrecieran funciones de creacin de informes flexibles, consultas

nes odimensiones (porejemplo, por producto, cliente, ubicacin, perodo de tiempo, vendedor, etc.). Los datos se pueden desglosar y agrupar para ver varias combinaciones, tales como las ventas en cada regin durante el mes de diciembre o los productos adquiridos por cada cliente el ao pasado. Las funcionalidades avanza das tambin permiten definir jerarquas, por ejemplo, para ver primero las ventas en cada regin y luego desglosar las ventas encada estado o pas por regin. Si se desglosa ms, el usuario podra ver las ventas de cada almacn en cada estado o pas. Tambin sera posible ver las ventas de cada producto en cada almacn o las ventas de cada producto por vendedor. Estas funciones de anlisis avanzadas facilitan la comparacin de resultados de un perodo con otro, de modo que las ventas totales de un producto para este mes (o cualquier otro perodo) podran compararse con el mismo mes del ao anterior y, ala vez, el usuario podra des glosar yrealizar comparaciones ao a ao anivel de almacn, cliente o vendedor.

y anlisis especficos, cuadros de mando interactivos y analticas visuales. Un sis tema de inteligencia empresarial rpido y sencillo nos permitir ahorrar tiempo, incrementar nuestra pro ductividad y obtener informa cin con la que hacer crecer nuestra empresa, opina Jeff Kuckenbaker, director principal de sistemas de informacin. Utili zaremos SAP BusinessObjects Edge para distribuir informacin en toda la empresa, de modo que todo el personal sepa cmo llevar a la prctica nuestras estrategias para la expansin.

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Otras funciones avanzadas, como la de filtrado, se pueden usar para incluir oexcluir en el anlisis ciertos establecimientos, regiones, productos, vendedores o perodos de tiempo, ypermiten identificar los prime ros oltimos 25 (ocualquier otra cantidad) productos, olos productos, establecimientos ovendedores de mayor o menor rendi miento. La capacidad para ver resultados en varias dimensiones yconsultar fcilmente el de mayor omenor rendimiento -cuando se combina con funciones de desglose, agrupacin yfiltradoproporciona un anlisis potente, pero fcil de utilizar. Desde sus orgenes, los informes simples estan destinados a la visualizacin pasiva, y en cambio, las soluciones con funciones analticas avanzadas permiten realizar anlisis interactivos. Anteriormente muchas de las funciones avanzadas estaban dispo nibles nicamente en productos espe cializados para procesamiento analtico online (OLAP) que requeran el uso de bases de datos exclusivas y un alto grado de conocimientos tcnicos. Hoy en da muchas herramientas de anlisis y consulta tienen integradas funciones OLAP que permiten a los usuarios realizar anlisis interactivos y, por ejemplo, Marcus & Millichap Real Estate Investment Services Inc. est especializado en inversiones inmobiliarias y presta servicios inmobiliarios, financieros, de investigacin y de asesora. Con el software SAP BusinessObjects Edge, la empresa puede distribuir eficientemente la informa cin del mercado actual a sus agentes. Segn Marty Louie, vicepresidente de finanzas en Marcus & Millichap, Lo ms impor

hacer clic en un nmero del informe para desglosar y analizar los detalles subyacentes, y llegar as en muchos casos a las causas de origen. El uso eficaz de BI requiere procesos interactivos, con herramientas de anlisis y consulta dotadas de funciones OLAP que permitan analizar datos de forma dinmica. La mayor parte del personal de TI constata que un usuario que trabaja en un informe esttico probablemente solicitar detalles y modificaciones adicionales; las herramientas de consulta y anlisis permiten al usuario empresarial formular consultas de alto nivel yexplorar los detalles subyacentes inmediatamente y por s mismo. La tecnologa clave para BI para consultas, informes y anlisis interactivos se utiliza para ver oanalizar situaciones presentes opasadas, mientras que la explotacin de datos y los anlisis predictivos permiten pronosticar desarrollos futuros, lo cual es crucial en una economa inestable como la actual. Latecnologa de BI utiliza tcnicas de estadstica complejas para desvelar relaciones ocultas o no manifiestas. Sepueden utilizar para identificar cules son los factores determinantes de laprdida de clientes o qu factores tante entre los agentes de bolsa es lainformacin: el tipo y la calidad de lainformacin que se da a los clientes les permitir desarrollar sus activos de forma ms eficiente y maximizar el retorno de sus inversiones. Si se implementa SAP BusinessObjects Edge, podremos agregar los datos rpidamente y distri buir los de forma eficiente a todos nuestros agentes y equipo directivo.

(como los ingresos, la educacin, laedad o el ltimo importe de compra de un cliente potencial) estn ms relacionados con una respuesta positiva a una campaa de marketing. Tcnicas de visualizacin Una imagen debe ser muy significativa y las tcnicas altamente grficas (incluidos los cuadros de mando) complementan en gran medida al resto de componentes de BI. Las imgenes utilizan indicadores similares a los del salpicadero de un coche y smbolos tales como semforos, en los que el rojo representa una situacin de alerta y el amarillo una advertencia, para que los usuarios identifiquen condi ciones de excepcin. Como se dice en el campo empresarial, lo que no se puede medir, no se puede gestionar. evaluaciones de puntajes y otras herramientas de gestin de rendimiento permiten definir parmetros empresariales, actualizar ysupervisar los resultados, ynotificarlos segn corresponda, para posibilitar la temprana identificacin de problemas menores y la pronta aplicacin de acciones correctivas. Los cuadros de mando se suelen emplear para mostrar parmetros de rendimiento y permitir que los usuarios profundicen en la imagen para examinar diversos niveles de detalles subyacentes. Otras tcnicas de visualiza cin incluyen barras deslizantes para analizar situaciones hipotticas y mostrar, por ejemplo, cmo aumentaran los mrgenes de beneficio si seincrementaran los ingresos por mantenimiento o se reduje ran los gastos de distribucin.

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Aunque muchas pequeas y medianas empresas han utilizado durante mucho tiempo hojas de clculo como principal herramienta de BI, tambin son muchas las que han constatado que no es una solucin perdurable y que puede conducir a un "caos de datos" y anlisis inconsistentes.
Distribucin y control Business Intelligence no se limita aluso de ciertas herramientas y sus aplicaciones; tambin incluye aspectos de distribucin y control. Las empresas necesitan publicar informes en Internet y hacerlos llegar adispositivos mviles de usuario. Pero no todos los empleados pueden tener acceso atodos los informes o anlisis, ylaadministracin, la supervisin, laseguri dad y el control tambin forman parte del entorno de BI. Es preciso sealar que el uso deproductos de BI no implica necesaria mente la elimina cin de las hojas de clculo; ms bien, BI puede vincular de manera controlada hojas de clculo adatos actualizadosy, al mismo tiempo, proporcionar una distribucin ygestin apropiadas. Esto evita los riesgos potenciales planteados por laexistencia de numerosas hojas declculo y las dudas sobre cules contienen los datos correctos ya no forman parte de todas las reuniones. La posibili dad de localizar y examinar informes relevantes tambin es parte del mbito de BI, ya que un informe no es til a menos que se conozca su existen cia y su ubicacin. Utilizacin de BI con almacenes de datos y sistemas operativos El uso de BI no est limitado aentornos de almacenamiento dedatos en los que se consolidan instantneas de datos procedentes de distintos sistemas para el anlisis, sino que tambin puede utilizarse con sistemas operativos. Cuando se implementa en los sistemas operativos (en los que se basan las operaciones de la empresa), BI puede servir para mostrar valores vigentes, tales como niveles de inventario actuales, saldos de cliente pendientes, sueldos oasistencia a clases. Cuando se implementa en un almacn de datos que contiene valores registrados en distintos momentos, a menudo obtenidos de distintos sistemas operativos mediante el uso de las tecno logas de integracin y calidad de datos, normalmente deben compararse los resultados de un perodo con los resultados de otro. Un uso tpico consistira en com parar las ventas del trimestre en curso con el mismo trimestre de los tres aos anteriores. Algunos proveedores de inte gracin de datos ofrecen kits de integra cin oconectores para facilitar el acceso al software de aplicaciones empresariales comerciales.

La calidad de los datos es de vital impor tancia, tanto para sistemas operativos como para almacenes de datos. En un entorno operativo, nadie quiere enviar un pedido equivocado auna direccin incorrecta, entregar 50 kilos de un producto cuando se han pedido 50 libras, suministrar medicacin errnea a un paciente, nitransferir fondos auna cuenta debanco incorrecta. En un entorno dealmacena miento de datos, nadie quiere tomar decisiones basadas endatos incompletos, incorrectos ocontradictorios. Todo ello sepuede evitar mediante la implementa cin deherramientas de calidad dedatos. Con BI para sistemas operativos yalma cenes de datos, una empresa no slo puede mejorar sus operaciones cotidianas, sino que adems puede comparar los resultados actuales con valores registrados en el pasado, a fin de identificar tendencias y abordar problemas antes de que se agraven.

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LAS VENTAJAS DE BI

Mejore la eficiencia y la efectiVidad en su empresa

Al elegir un producto de Business Intelligence, adems de las caractersticas especficas del producto, es impor tante tener en cuenta otros factores, como la facilidad de uso, la facilidad de implementacin y administracin, la escalabilidad, las opciones de la interfaz de usuario y la integracin en la plataforma actual y futura de su empresa.

sis a los usuarios empresariales. Esto ha permitido a los usuarios contar con un tiempo de respuesta ms rpido y lacapacidad para desglosar y realizar anlisis interactivos, lo cual permite que las TI realicen otras tareas importantes para mejorar la eficiencia yla efectividad de la empresa. Mientras que muchos directivos y super visores se enorgullecen de su intuicin, BI ofrece herramientas para ayudar averificar sus sospechas eincluso descu brir nuevas oportunidades. Permite a los usuarios explorar resultados a un alto nivel yluego profundizar para examinar los detalles subyacentes. Business Intelligence es uno de los factores clave para una toma de decisiones eficaz.

La toma de decisiones constituye una de las tareas principales de los cargos directi vos. Si puede mejorar la calidad general en los procesos de toma de decisiones, podr mejorar no slo la efectividad en toda su empresa, sino tambin la eficiencia en su negocio. Business Intelligence le ayudar a tomar mejores decisiones en su orga nizacin, y no slo har funcionar su negocio, sino que lo gestionar de forma ms eficiente y efectiva. BI permite a los usuarios analizar los planes y resultados de una empresa ycontribuye a un mejor conocimiento de sta. Propor ciona una visin de los aspectos que funcionan de forma satisfactoria eidentifica las reas conflictivas con tiempo suficiente para emprender acciones correc tivas. Puede utilizarse para identificar oportunidades, as como problemas potenciales. Es decir, puede emitir una alerta cuando se producen situaciones de excepcin, como por ejemplo, una cada de las ventas de

un 20% por debajo de lo previsto o una cada del valor de inventario por debajo de un lmite. La variedad de componentes del conjunto de productos de BI permite alas empresas elegir los ms adecuados para las tareas que realicen y para elnivel de experiencia individual de los empleados. Pueden implementar las funciones que se necesiten inmediatamente e ir introduciendo otras en elfuturo a medida que se necesiten. Antes solamente los tcnicos especializa dos utilizaban herramientas de BI, pero actualmente la mayora delos usuarios empresariales tambin pueden utilizarlas con xito. Esto ha servido para democratizar el uso de BI en las empresas. El papel de las TI ha evolucionado positivamente, antes se encargaban de gestionar nombres de usuario y contraseas, y actualizar informes, ahora realizan actividades ms estratgicas que aplican latecnologa adecuada para dar poder de anli-

Al elegir un proveedor deBusiness Intelligence, es importante tener en cuenta varios factores, como laexpe riencia, la reputacin yla esta bilidad, as como los servicios que ofrece ylacalidad y solidez de sus partners.

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PERSPECTIVAS DE IMPLEMENTACIN DE BI
Empiece poco a poco y preprese paramoVerse rpidamente

La puesta en marcha de una iniciativa de BI no es necesariamente costosa, especial mente si el proveedor elegido ofrece una serie de productos que facilitan el inicio y la expansin del uso de BI, imple men tando las herramientas necesarias mientras su negocio contina creciendo y expandindose.

Convierta a sus profesionales en consumidores de BI autosuficientes

Mientras su empresa hace la transicin desde un entorno inconstante de hojas de clculo, suele ser conveniente empezar la implementacin poco a poco; por ejemplo, se puede desple gar BI en una sola aplica cin empresarial con una herramienta de consulta yde creacin de informes. Amedida que vaya adquiriendo experien cia con la nueva tecnologa, laempresa puede aadir funciones yextender la implementacin de BI aotras aplicaciones. Una posibilidad es empezar por la aplicacin que tenga la mayor acumulacin de informes. Aunque el departamento de TI puede usar herramientas de BI para reducir la acumulacin, el objetivo final debe ser que sus usuarios sean autosuficientes y tengan que depender menos de las TI para realizar sus anlisis. Las TI pueden suministrar asistencia mediante las funciones de anlisis guiado de algunas herramientas de BI para crear informes controlados por parmetros con criterios de filtrado seleccionados por el usuario y que puede utilizar para realizar anlisis personalizados. A medida que los usuarios adquieran experiencia, algunos de ellos generarn sus propios informes y contribuirn a ampliar la biblioteca de informes de la empresa. Cada empresa

debe decidir el enfoque ms adecuado para la implementacin. Por lo general, cuando una empresa descubre las ventajas de BI, su uso se expande rpidamente en todo el negocio. La implantacin de herramientas de BI comerciales no implica el abandono de las hojas de clculo. El departamento de TI debe establecer pro cedimientos de distribucin ycontrol, yadquirir herramientas de BI compatibles con las hojas de clculo.

Facilite el anlisis con un almacn de datos

En todo momento existe una gran variedad de usuarios de BI, desde los noveles alos expertos. El departamento de TI puede establecer e imponer el cumpli miento de polticas que definan quines pueden acceder a ciertos informes yquines pueden crear informes propios. Si la empresa tiene algn paquete de software comercial, es posible que incluya herra mientas de BI de uso extendido y que ya se hayan utilizado. FreshDirect, una empresa de reparto de comestibles online, al principio utiliz el software SAP BusinessObjects Edge para obtener una visin completa de las quejas y feedback del cliente, y as identificar aspectos claves en la cadena de valor, conocer sus tenden cias y evaluar cmo esos aspectos afectaban el negocio. Mediante SAP BusinessObjects Edge, los informes sobre el feedback del cliente se han convertido en un tesoro de informacin. Gracias a la informacin de los informes, FreshDirect ha podido profun dizar en los datos de cliente producto por pro ducto, reconocer las preferencias

Despus de utilizar BI con fines operativos, probablemente las empresas desearn utilizarlo para un anlisis ms detallado que, a menudo, requiere la comparacin de los resultados de un perodo con los de otro. El uso de un almacn que contiene valores de datos histricos facilita estos anlisis, lo cual hace posible las compara ciones por perodos. Normalmente, un almacn de datos contiene datos de varias fuentes. El software de integracin de datos proporciona la tecnologa que permite cargar el almacn, mientras que el software de calidad de datos permite garantizar que los datos consolidados sean precisos y coherentes. Muchas organizaciones han intentado crear almacenes de datos que, a efectos prcticos, eran vertederos de datos; el uso del software de calidad de datos pretende evitarlo. Uno de los dichos ms viejos de TI es si entra basura, sale basura y esto se puede aplicar en ambos casos, almacenes de datos ysistemas operativos.

ycomprender cmo todo ello ha afectado el negocio, e incluso identificar los pro ductos que afectaron negativa mente ala fidelidad del cliente o tuvieron mayor demanda. Al poseer esta informacin, los ejecutivos han podido observar los procesos en la planta donde tenan pro blemas -tanto en la operacin de picking como en la cadena de montaje- y hacer frente a ellos de forma proactiva. Con secuentemente, FreshDirect ha podido mejorar la calidad del producto y del envo, y ahorrar de forma significa tiva en los descuentos ofrecidos al cliente para compensar un problema de entrega o empaquetado.

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REQUISITOS DE LOS PRODUCTOS DE BI

Vaya ms all de las funciones del producto y tenga en cuenta a sus usuarios

Al elegir un producto de Business Intelligence, adems de las caractersticas especficas del producto, es importante tener en cuenta otros factores, como la facilidad de uso, la facilidad de implementacin yadministra cin, la escalabilidad, las opciones de la interfaz de usuario y la integracin en la plataforma actual yfutura de su empresa. Factores clave en la eleccin del producto: Conjunto de productos integrados con una variedad de funciones que la empresa puede implementar amedida que sea necesario. El crecimiento de la compaa no debera superar la capacidad del software del proveedor de BI. Adems, es posible que haya usuarios individuales que requieran otras funciones, y un conjunto de productos integrados ofrece la mayor flexibilidad de despliegue. Escalabilidad para admitir un nmero de usuarios en aumento a medida que la empresa crece y aumenta el uso. La experiencia adquirida con la prctica y la constatacin de su utilidad harn que el uso de BI se extienda rpidamente. Funcin de calidad de datos para garanti zar una base de datos fiable, de manera que la empresa gestione datos precisos, coherentes y completos. Las decisiones de alta calidad requieren datos de similar calidad, que le ayuden a evitar conflictos debidos a la existencia de varias versiones de la verdad.

Capacidad para acceder e integrar una amplia variedad de diversas fuentes de datos. Aunque muchas empresas al principio realizan sus anlisis en sis temas individuales, llegar un momento en que necesitarn datos de varias fuentes para obtener una visin global. Un conjunto de pro ductos que incluye la tecnologa de integracin de datos y la capacidad para ver los datos como si estuvieran ubicados en una nica fuente permite conseguirlo fcilmente. Integracin con el software de escritorio, especialmente con Microsoft Office. Esto permitir a los usuarios comple mentar BI con las herramientas de uso habitual y reducir los requisitos de formacin. Soporte para mltiples sistemas opera tivos. De este modo, mantiene las puertas abiertas a desarrollos futuros y evita restringir su empresa a un slo sistema operativo. Linux est en pleno auge, por lo que es importante que la solucin de BI sea compatible con dicho sistema. Rapidez de instalacin inicial y despliegue, as como facilidad para aadir ms usuarios. Estos factores no slo permiten aadir usuarios nuevos rpidamente, sino que aumentan la productividad del departamento de TI. Herramientas de administracin potentes, pero de fcil uso. El departamento de TI debe controlar quin accede a qu y proporcionar un nivel de seguridad y privacidad que no es posible en un entorno nicamente de hojas de clculo. Los datos

son un activo importante que los productos de BI deberan proteger, al mismo tiempo que permiten que los usuarios que necesi ten analizarlos puedan hacerlo eficientemente. Mediante las funciones slidas de catalogacin y distribucin de informes, los usuarios autorizados podrn recibir anlisis relevantes tanto al solicitarlos o mediante una suscripcin peridica. Tambin es importante la funcin de alerta, con el fin de avisar a los usuarios cuando se producen ciertos eventos o se alcanzan valores umbral. Capacidad de enviar informes a una amplia variedad de dispositivos mviles y de sobremesa, con contenido forma teado que se adapte a la funcionalidad de estos dispositivos Funcin de bsqueda potente que permita encontrar la informacin requerida y localizar anlisis e informes relevantes Soporte para usuarios empresariales que desean hablar en trminos empre sariales. Un conjunto de productos con una capa semntica transparente asla a los usuarios de complejidades tcnicas y les permite concentrarse en cuestiones empresariales sin distraerse con detalles tcnicos del software. Los detalles de la jerarqua de datos deberan estar disponibles para los usuarios que necesi tan saber de dnde proceden los datos y las frmulas subyacentes (por ejemplo, cmo se calculan los beneficios brutos y los netos).

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REQUISITOS DE LOS PROVEEDORES DE BI

EXamine AL proVeedor DETRS DEL paquete

Al elegir un proveedor de Business Intelligence, es importante tener en cuenta varios factores como la experiencia, la reputacin y la estabilidad, as como los servicios que ofrece y la calidad y solidez de sus partners. Factores clave en la eleccin del producto: Capacidad del proveedor para sumi nistrar formacin. Muchos proveedores ofrecen formacin en su propia sede y en la del cliente; pero otros han desa rrollado sistemas de autoaprendizaje por ordenador que pueden ser de gran utilidad, tanto para principiantes como para usuarios con experiencia que pueden aprender funciones avanzadas. Un buen historial y un crecimiento satisfactorio, tanto en lo que respecta a ingresos como en capacidades. La expansin y la rentabilidad son indicios de una gestin inteligente y de la acepta cin del producto. Esto permite al proveedor satisfacer a sus clientes einvertir en el futuro. Un historial de adquisicin e integracin de tecnologa complementaria. Es seal de la capacidad para reaccionar con rapidez a las nuevas exigencias del mercado y suministrar

alos clientes la tecnologa que necesiten, tanto ahora como en el futuro. Un historial de visin de futuro einnova cin. Un proveedor con un buen historial de innovacin y liderazgo en el sector, probablemente no slo satisfar las necesidades actuales de sus clientes, sino que se anticipar y satisfar sus requerimientos futuros. Reputacin y capacidad como espe cialista de BI. A medida que el uso de BI se incremente, es probable que su empresa decida implementarlo en sis temas y bases de datos adicionales. Qu ocurrir si, tras apostar por la tecnologa exclusiva de un proveedor, su organizacin decide usar otra base de datos? Necesita un especialista de BI que pueda gestionar una amplia variedad de fuentes. Mltiples opciones de entrega. Aunque muchos proveedores slo permiten el uso de sus productos en los servidores de la empresa cliente, otros ofrecen tambin opciones bajo demanda osoft ware como servicio (SaaS). En este escenario, elproveedor aloja el software en sus pro pios servidores y la empresa cliente lo utiliza a travs de navegadores web. El modelo SaaS puede resultar especial mente til para

empresas pequeas que quieren minimizar los costes de inicio inmediatos, ya que permitir instalar el software en su sede cuando, en el futuro, sea con veniente desde el punto de vista econmico. Un gran nmero de partners, tanto proveedores de software como consul tores. Un indicativo de apertura es la cantidad de productos de software con la que funciona una herramienta de BI. El nfasis en las relaciones con partners hace pensar que el proveedor no tendr problemas para integrar su tecnologa en el entorno de software actual del cliente y tambin en entornos futuros. Los proveedores que cuentan con una base slida de partners espe cializados permitirn a su empresa recurrir a los expertos, si fuera necesario. Un proveedor con un conjunto de pro ductos proporciona una potente va de crecimiento. Su empresa necesita una solucin que trabaje en varios sistemas operativos y entornos de almacenamiento de datos para pro por cionar la mxima flexibilidad de implementacin. Un excelente historial y una amplia expe riencia en empresas de todos los tamaos. Probablemente su empresa crecer y se expandir. Aunque hoy no sea grande, podra serlo maana. Elija un proveedor con el que pueda crecer. Presencia internacional. Si tiene previsto operar a escala internacional en el futuro, necesita un proveedor que tambin lohaga.

La puesta en marcha de una iniciativa de BI no tiene por qu ser costosa, especialmente si el proveedor elegido ofrece una serie de productos que facilitan la expansin de uso de BI y la implementacin de las herramientas requeridas durante la expansin.

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CONCLUSIN

Mejore los resultados de su empresa con Business Intelligence

Business Intelligence permite analizar los planes y resul tados de una empresa y contribuye a un mejor cono cimiento de sta. Ofrece una visin de los aspectos que funcionan de forma satisfactoria e identifica las reas conflictivas con tiempo suficiente para corregirlas. Puede utilizarse para reconocer tanto oportunidades como problemas potenciales y alertar a su organizacin cuando se encuentre en situaciones de excepcin.

Todos los empleados tienen la responsa bili dad de tomar las mejores decisiones posibles, basadas en la informacin dis ponible en un momento dado. Si se mejoran las posibilidades de anlisis ygestin de los datos manejados, tambin mejorar la calidad de las decisiones. Business Intelligence proporciona una serie de herramientas y soluciones con esta finalidad. Se trata de tecnologa que respalda la toma de decisiones yes un componente clave. La alineacin de los esfuerzos individuales y departamentales con las estrategias globales debera dar como resultado enuna mejora general de la empresa. Aunque muchas pequeas y medianas empresas han utilizado durante mucho tiempo hojas de clculo como principal herramienta de BI, tambin son muchas

las que han constatado que no es una solucin perdurable y que puede conducir a un caos de datos yanlisis inconsis tentes. Nuestra intencin no es que se dejen de usar las hojas de clculo, sino que se integren en el conjunto de herra mientas de BI de la empresa, especialmente si se utilizan con un conjunto de productos de BI que sea compatible con entornos de hojas de clculo. No debera su empresa utilizar tecnologa de Business Intelligence que lepermi tiera gestionar su negocio de forma ms inteligente?

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