Projektmenedzsment, A projektirnyts alapismeretei A projekt alapfogalmai

A projekt alapfogalmai
Mi a projekt? A projekt fogalma
A projekt meghatrozott cl elrsre irnyul, hatrid-, kltsg- s erforrskor-
ltokkal rendelkez, egyszeri, nem ismtld tevkenysgsorozat.
A projekt olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdsi s befejezsi idpontokkal
megjellt, specifikus kvetelmnyeknek hatrid, kltsg, erforrs megfelel, clki-
tzs elrse rdekben vllalt, koordinlt s kontrolllt tevkenysgek csoportja. (ISO
8402, 1994.)
id erforrs, kltsg
cl, hatkr

1. bra
A projektkorltok
A projektmunka elvgzsre specilis szervezeteket, teameket hoznak ltre. Ez egy
klnbz szakemberekbl ll csoport, melynek megszervezsvel s irnytsval
a projektmenedzsment foglalkozik. A projektmenedzsment kulcsfeladatai: az tletek
generlsa, a tervezs, az idtemezs, az erforrsok sszehangolt felhasznls-
nak biztostsa, a megvalsts folyamatos nyomon kvetse, monitorozsa, fel-
gyelete, llapotnak vizsglata.
Id, kltsg, cl
Az id, a kltsg s a cl minden projektben jelen van, jllehet fontossgi sor-
rendjk vltozhat.
Ha a projekt clja a minl nagyobb profit megszerzse (pl. egy j aut megtervezse
s legyrtsa), akkor a kltsgek minimalizlsa nagyon fontos szempont. Ha vi-
szont az a cl, hogy magasra rtkelt, nagyon j minsg termket gyrtsunk, ak-
kor nem biztos, hogy a projekt f clja a kltsgek lefaragsa.
Ksztette: SZMALK Zrt, Szakkpzsi Igazgatsg
1
Projektmenedzsment, A projektirnyts alapismeretei A projekt alapfogalmai
Id
Egy rendezvny megtervezsekor az id a legfontosabb tnyez. Egy killts ese-
tben nem lehet figyelmen kvl hagyni a megnyits idpontjt, hiszen minden egyes
esemnyt illetve tevkenysget ettl kell visszaszmolni.
Kltsg
A legtbb kereskedelmi projektben kulcsfontossg szerepet jtszik a kltsg. Ha az
gyfllel pldul mr megegyeztnk a djazsrl, akkor a siker rdekben az adott
kltsgvets keretein bell kell maradnunk. Ha ennek ellenre tllpjk a kltsgke-
retet, a projekt vesztesgess vlik.
Cl
Ha a projekt clja egy kivteles minsg termk ltrehozsa, akkor a minsg r-
dekben mg az is belefr, ha meghosszabbodik a hatrid, vagy megnnek a klt-
sgek. Pl. egy j gygyszer kifejlesztse a vrhat profit rdekben eltr ilyen jelleg
tllpseket.
Az egyensly
A projekt j mkdsnek felttele e hrom tnyez egyenslya. A projekt termsze-
tnl fogva kaphat nagyobb hangslyt az egyik, mint a msik, de a hrom tnyez ki
kell, hogy egyenslyozza egymst.

Kpzeljnk el hrom ktltncost, akik flexibilis sodronyokon egyenslyoznak: min-
den lpskre figyelni kell, mert a msik kt akrobata egyenslya a harmadik lps-
tl is fgg. Ha az idkltsgcl hrmasbl az egyik elszll, az magval rnthatja a
msik kettt, s ez projektnk bukshoz vezethet.
Ksztette: SZMALK Zrt, Szakkpzsi Igazgatsg
2
Projektmenedzsment, A projektirnyts alapismeretei A projekt alapfogalmai
A projektek csoportostsa
A projektek kategorizlsa tbbfle szempont alapjn lehetsges. (forrs:
http://hu.wikipedia.org/wiki/Projekt)
Tma vagy tartalom alapjn
ptsi projektek
IT projektek
Termkfejlesztsi projektek
Kutatsi s fejlesztsi projektek
Szervezetfejlesztsi projektek
Logisztikai projektek
Marketingprojektek
Elkszt projektek
Kzssgi projektek
Kulturlis projektek
Rszvtel illetve kezdemnyez szervezet alapjn
Bels projektek
Rszlegen belli projektek
Rszlegek kztti projektek
Kls projektek (gyflprojektek)
Komplexits szerint
Egyszer projektek
Komplex, sszetett projektek
Programok
Mega- vagy gigaprojektek
Mint az az elz felsorolsbl lthat, a projektek kztt klnbsgek vannak tma,
rszvtel, komplexits tekintetben, de a tervezs s a megvalsts a mrettl fg-
getlenl azonos elvek szerint trtnik. A projektek tervezsnek s vgrehajts-
nak folyamata projektciklus nven vlt ismertt. A ciklus egy elkpzelsbl indul
ki, majd az adott elkpzelst egy vgrehajthat s rtkelhet munkatervv fejleszti.
Ksztette: SZMALK Zrt, Szakkpzsi Igazgatsg
3
Projektmenedzsment, A projektirnyts alapismeretei A projekt alapfogalmai
A projekt letciklusa
Az ltalnos projektciklus hat szakaszbl ll: programozs, identifikci (azonos-
ts), kidolgozs, finanszrozs, vgrehajts s rtkels. Az egyes szakaszok rszle-
tes tartalma szervezetenknt eltr az eljrsok klnbzsgeinek fggvnyben.

2. bra
A projekt letciklusa
Van azonban hrom olyan kzs pont a ciklusban, amely minden intzmnynl azo-
nos:
A ciklus minden egyes szakaszra vonatkozan meghatrozza a legfontosabb
dntseket, az informcis kvetelmnyeket s a felelssgi krket.
A cikluson belli szakaszok progresszvek, azaz egy j szakaszhoz csak az elz
szakasz teljestse utn lehet hozzkezdeni.
A cikluson belli rtkels clja az, hogy a mr vgrehajtott projektek tapasztala-
tai bepljenek a jvbeni programok s projektek tervezsbe.
Ksztette: SZMALK Zrt, Szakkpzsi Igazgatsg
4
Projektmenedzsment, A projektirnyts alapismeretei A projekt alapfogalmai
A Projekt Ciklus Menedzsment (PCM)
A szabvnyos projekttervezsi s dokumentlsi mdszert Projekt Ciklus Me-
nedzsmentnek (PCM) hvjk.

3. bra
A PCM egyszerstett modell
forrs: http://www.selyeuni.sk/docs/tananyag_gtk/proj_men/4_ea_projektciklus_menedzsment.pdf
Az amerikai Nemzetkzi Fejlesztsi gynksg (USAID) az 1960-as vekben fejlesztette ki
az n. logikai keretmdszertant (logical framework = LFA). Ez volt az alapja az n. Projekt
Ciklus Menedzsment, rviden PCM-mdszertannak (angolul Project Cycle Management). A
PCM-mdszertant az Eurpai Bizottsg az 1990-es vek elejn vezette be a projekttervezs
s -irnyts minsgnek, s ezen keresztl a seglyprogramok eredmnyessgnek jav-
tsa rdekben. A PCM egyrszt az USAID, msrszt az OECD Fejlesztsi Tmogatsi Bi-
zottsga ltal az eredmnyessgre vonatkozan elvgzett logikai keretmdszerekkel vgzett
elemzsekbl fejldtt ki az 1980-as vek vgn. A PCM-mdszertant az EU-ban az 1990-
es vek elejn kezdtk alkalmazni a kzssg ltal tmogatott projektek minsgnek s
ezen keresztl a kzssgi programok hatkonysgnak javtsa rdekben. A PCM lta-
lnos s szabvnyos elvek, mdszerek, szablyok gyjtemnye, amely lnyegben egy
knyszerplyt jelent meg a projektksztk, a plyzk szmra a tmogatsi forrsok
megszerzsnek s felhasznlsnak folyamatban. Az Eurpai Bizottsg ltal vgzett rt-
kelsek rmutattak arra, hogy a fejlesztsi projektek jelents rsze gyengn teljest, s
szmos ehhez kapcsold okot is megneveztek:
gyenge a projekttervezs s elkszts;
sok projekt irrelevns a kedvezmnyezettek szmra;
nem minden kockzatot vettek figyelembe;
figyelmen kvl hagytk a projekt hosszabb tvon val fenntarthatsgt befolysol t-
nyezket;
az j politika s gyakorlat kialaktsa sorn csak ritkn vettk figyelembe a mltbeli ta-
pasztalatok alapjn levont tanulsgokat.
Ksztette: SZMALK Zrt, Szakkpzsi Igazgatsg
5
Projektmenedzsment, A projektirnyts alapismeretei A projekt alapfogalmai
A PCM-alapelvek
Projektciklus szakaszok strukturlt s megalapozott dntshozatal
Rszvtel biztostsa rdekcsoportok bevonsa a dntshozatalba
Logikai keretmtrix tfog s konzisztens elemzs
Fenntarthatsg az elnyk folyamatossgt biztost mechanizmusok
Integrlt megkzelts vertiklis integrci s egysges dokumentci

Mirt szksges a PCM?
Tapasztalatok:
Bizonytalan stratgiai keret
Knlatvezrelt projektek
Gyenge helyzetelemzs
Tevkenysgorientlt tervezs
Nem ellenrizhet hatsok
Folystsi knyszer
Rvid tv szemllet
Pontatlan projektdokumentumok
PCM:
Szektorlis megkzelts
Keresletvezrelt megoldsok
Fejlett elemzs
Clorientlt tervezs
Mrhet hats
Minsg hangslyozsa
sszpontosts a fenntarthatsgra
Egysges formtumok

A PCM szakaszai
Programozs
A programozs sorn elemzseket vgeznek, melyek feladata a trsadalmi-
gazdasgi mutatk, problmk, korltok s lehetsgek feltrsa, prioritsaik meg-
hatrozsa.

4. bra
A program/projekt strukturlt mkdsi logikja
Ksztette: SZMALK Zrt, Szakkpzsi Igazgatsg
6
Projektmenedzsment, A projektirnyts alapismeretei A projekt alapfogalmai
Koncepcialkots
Az illeszkeds (identifikci), koncepcialkots sorn meghatrozzk, beazonost-
jk, majd a programkeretbe illesztik a projekttleteket, valamint tovbbi tanulmnyo-
zs cljbl elemzik, tvilgtjk ezeket.
Tervezs
A tervezsi szakaszban rszletes megvalsthatsgi tanulmnyok, operatv projekt-
tervek kszlnek. A projektterv rszletes kidolgozsa a kedvezmnyezettek s az
egyb rdekcsoportok bevonsval trtnik. Ezt kveten rtkelik a terv megval-
sthatsgt s fenntarthatsgt: ennek sorn vlaszt kell adni arra, hogy a projekt
vrhatan sikeres lesz-e, s a kedvezmnyezettek szmra kpes lesz-e hossz
tvon elnyket biztostani. A fenti rtkels alapjn szletik dnts arrl, hogy r-
demes-e elkszteni a formlis, rszletes pnzgyi forrsigny meghatrozst tar-
talmaz projektjavaslatot, s biztostani a projekthez a finanszrozsi forrsokat.
Finanszrozs
A finanszrozsi szakasz sorn a finanszroz intzmnyek megvizsgljk a projekt-
javaslatokat, s dntst hoznak arrl, hogy finanszrozzk-e a projektet, vagy sem.
Pozitv dnts esetn rgztik a finanszrozsra s vgrehajtsra vonatkoz meglla-
podsokat.
Megvalsts
Ebben a szakaszban trtnik meg a projekt beindtsa s megvalstsa itt vlik
dntv a projektmenedzsment minsge. A vgrehajtsi idszakban a kedvezm-
nyezett s a finanszroz (vagy a finanszroz megbzottja) folyamatos munkakap-
csolatban llnak egymssal. A finanszroz rtelemszeren ellenrzsi jogosults-
gokkal rendelkezik, a kedvezmnyezettre pedig folyamatos beszmolsi ktelezett-
sg hrul. A vgrehajts sorn, a kedvezmnyezettekkel s az rdekcsoportokkal
konzultlva, a projekt irnyti folyamatosan rtkelik, hogy a tervekhez kpest mi-
lyen tnyleges elrelpseket sikerlt elrni, a projekt j ton halad-e a kitztt clok
megvalstsnak irnyban. Amennyiben a projekt kidolgozsa ta eltelt id alatt
jelents vltozsok trtntek, akkor mdostani kell a fejlesztsi irnyt vagy egyes
clkitzseket.
rtkels
Az rtkelsi szakaszban a finanszroz rtkeli az eredmnyeket, s a tanulsgokat
felhasznljk a jvbeni projektek tervezshez.
Feladat
Mondjon sajt letbl olyan tevkenysgeket, amelyeket projektknt tl meg ut-
lag!
A kvetkez alfejezetben megismerkednk a projekt szerepelivel.
Ksztette: SZMALK Zrt, Szakkpzsi Igazgatsg
7