6.

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF 6.3.1.1 6.3.1.2 6.3.1.3 6.3.1.% Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara). Membentuk dasar untuk mengawal keadaan i!ikal buku agar sentiasa dalam keadaan baik dan b"le# diguna. Memberi perk#idmatan $ang memuaskan #ati kepada semua pi#ak $ang ber#ubung dengan SPBT Men$impan maklumat dan ba#an $ang berkaitan dengan SPBT dengan lengkap& teratur& sistematik& muda# dirujuk dan b"le# diper"le#i dengan segera "le# pi#ak'pi#ak $ang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

P()*(T+,

P()-.-)* /,),) P()T,0B12,)

P()-.-)* /,),) 3,. (3W,. M+210

P()-.-)* /,),) /-/+21/+.+M

S(T1,+S,3, SPBT

,4/ SPBT

,4/ SPBT

,4/ SPBT

,4/ SPBT

,4/ SPBT

6.3.3.

SENARAI TUGAS 6.3.3.1. Mengadakan Mesy a!a" Ja#a"ank asa B k Teks Mes$uarat diadakan dua kali& iaitu di awal dan di ak#ir ta#un. Pemba#agian tugas pagi5petang Taklimat untuk guru tingkatan Pemba#agian tugas pentadbiran$ o Buku st"k (Mengikut Tingkatan) o Pengedaran5pengumpulan o Buku st"k5#ilang o Menubu#kan 6Pasukan Bertugas6 SPBT (pelajar% B&!ang Pe!'&(&nan SPBT Men$emak b"rang BMM pelajar (dilengkapkan) B"rang $ang lengkap dikumpul "le# guru Tingkatan dan diberikan kepada guru SPBT Mesy a!a" Ja#a"ank asa SPBT Mengadakan mes$uarat $ang dipengerusikan "le# Pengetua5 Pen"l"ng /anan 3(M bagi menilai perjalanan kerja dan masala# SPBT. Me'* a" Pesanan B k Membuat pesanan mengikut jadual $ang ditetapkan "le# 4P). Men7adangkan pertukaran buku jika perlu. Membuat anggaran $ang tepat untuk ta#un berikutn$a. Mengisi b"rang maklumat berk"mputer dan meng#antar mengikut jadual. Pengeda!an Mengedarkan mengikut Tingkatan Menentukan tarik# pengedaran Mengesan kelan7aran pengedaran Mendapatkan b"rang BMM dari pelajar $ang baru masuk5 bertukar sek"la# Mengedarkan buku kepada pelajar $ang baru masuk Memastikan b"rang BMM tela# di#antar ke sek"la# pelajar $ang bertukar Memastikan guru Tingkatan tela# mengagi#kan buku pinjaman kepada semua pelajar Memastikan semua guru Tingkatan tela# melengkapkan b"rang pinjaman SPBT5b"rang * mengikut jadual. Peng ! san Rek&d dan ,&k 'en Men$elenggara ail $ang kemaskini mengikut jenis 2ek"d buku st"k $ang kemaskini (mengikut Tingkatan) Senarai tugas guru'pengedaran5pengumpulan Men$impan rek"d buku& #apuskira& r"sak& #ilang. Peng ! san Kese.a'a"an B k Memastikan ada bilik k#as SPBT Mengurus bilik SPBT

6.3.3.2.

6.3.3.3

6.3.3.).

6.3.3.+

6.3.3.6

6.3.3.-

 6.3.3./

Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut plastik

6.3.3.0

6.3.3.13

6.3.3.11

Peng ! san Pe' .angan SPBT Menentukan tarik# pemulangan mengikut Tingkatan Men$ediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarik#5Tingkatan Melap"rkan kepada Pengetua5Pen"l"ng /anan 3(M tentang pr"ses pemulangan. o Peratus r"sak5#ilang o *uru bertugas o 3apus kira o /ekurangan5lebi#an Peng ! san S"&k dan In1en"&!2 Surat men$urat kepada Bir" Buku Teks dan 4abatan Pendidikan Men$impan in8"is& bil dan pengesa#an. Melengkapkan buku st"k dan men$impan d"kumen dengan teratur dan selamat. Mengemaskini in8ent"ri SPBT Mengisi b"rang maklumat kekurangan5lebi#an buku ke PP0. Cadangan B k Ba4aan Ta'*a(an Mendapat maklumat tamba#an dari /etua Panitia5*uru /anan Mata Pelajaran Merek"dkan dan men$impan buku'buku ba7aan tamba#an. Memaklumkan kepada Pengetua5Pen"l"ng /anan 3(M. Men$ediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar $ang tidak ma#u menerima SPBT.

6.3.). 6.3.).1

PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS P!&ses Ke!5a

JA6ATAN Pengetua P/(3(M)5 P/(3(M)5Pen$elaras SPBT5*uru Tingkatan *uru Tingkatan 1. 2. 3. %. 9. Pengetua5P/(3(M)5 4/SPBT *uru Tingkatan Pen$elaras SPBT 6 :. ;. <. P/ (3(M) Pengetua P/(3(M)5PT2

PROSES KERJA
Menerima B"rang BMM Men$elaras per7etakan B"rang BMM Mengedarkan B"rang Perm"#"nan BMM kepada pelajar5 waris Mengutip b"rang $ang tela# dilengkap isi "le# pelajar5 waris. Men$emak B"rang BMM dan d"kumen s"k"ngan $ang diserta dan men$ediakan enr"lmen pelajar $ang la$ak. Mes$uarat untuk meluluskan pelajar $ang la$ak Pinjaman SPBT (warganegara sa#aja). Memaklumkan waris sama ada anak'anak mereka la$ak menerima bantuan (jika tiada masala# disiplin) Pen$elaras SPBT men$ediakan rumusan enr"lmen. Mengisi B"rang /eperluan Buku Teks = B"rang /"mputer BTBT2 1<> berdasarkan enr"nmen.

1>. Men$emak B"rang BTBT2 1<> dan Buku St"k. 11. Men$emak b"rang'b"rang tersebut dan menandatanganin$a. 12. B"rang'b"rang tersebut beserta enr"lmen pelajar di#antar ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S.

6.).3.2

Ca!"a A.2! Menerima B"rang BMM Men$elaras per7etakan B"rang BMM Mengedarkan B"rang BMM pelajar untuk tindakan waris. kepada

Mengutip b"rang $ang tela# dilengkap isi "le# waris pelajar .e ngkapkan semua d"kumen $ang diperlukan .engkap Men$emak B"rang BMM dan d"kumen s"k"ngan $ang diserta dan men$ediakan 7adangan senarai pelajar $ang la$ak.

Tidak

Mes$uarat untuk meluluskan pelajar $ang la$ak Pinjaman SPBT 3antar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak'anak mereka la$ak menerima. Sediakan rumusan enr"lmen dan kela$akan pelajar mengikut tingkatan. Mengisi B"rang /eperluan Buku Teks = B"rang /"mputer BTBT2 1<> dan buku st"k. P/(3(M) men$emak B"rang BTBT2 1<> Pengetua men$emak b"rang'b"rang tersebut dan menandatanganin$a. B"rang'b"rang di#antar ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S

6.).3.3 Sena!a2 Se'ak B2.. 1. 2. 3. %. 9.

T2ndakan
Menerima B"rang BMM ?etakkan B"rang BMM (dar B"rang BMM /utip b"rang $ang tela# dilengkap diisi "le# waris 9.1. Semak B"rang BMM dan d"kumen s"k"ngan $ang diserta 9.2. Sediakan senarai enr"lmen pelajar $ang la$ak. Mes$uarat untuk meluluskan pelajar $ang la$ak menerima Pinjaman SPBT Surat kepada waris memaklumkan sama ada anak' anak mereka la$ak SPBT. Sediakan rumusan enr"lmen dan kela$akan pelajar mengikut tingkatan. 1si B"rang /eperluan Buku Teks = B"rang /"mpuer BTBT2 1<> dan buku st"k. Pengetua dan P/(3(M) men$emak B"rang BTBT2 1<>. B"rang'b"rang tersebut beserta Senarai enr"lmen Pelajar .a$ak di#antar ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S

Tandakan 78%

Ca"a"an

6.

:. ;. <. 1>. 11.

6.3.).)

B&!ang ,2g nakan

i. ii.

B"rang /"mputer BTBT2 1<> Buku St"k

6.3.).+

P!&ses Pe!'&(&nan Beka.an B k

Buku St"k

Bilangan buku $ang el"k dalam st"r @ di tangan

Bilangan pelajar $ang la$ak

Tidak perlu bekalan tamba#an

Bilangan buku $ang el"k 0alam st"r @ di tangan

Mem"#"n tamba#an 3A bagi gantian ker"sakan

1sikan B"rang ,gi#an

Perm"#"nan melalui B"rang BPBT2 1<> (@3>A) (Bail >>1 = >3)

PP0
6.3.+. 6.3.+.1 URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS P!&ses Ke!5a

JA6ATAN Pengetua5Pen"l"ng /anan*uru SPBT5/PT 1. 2.

PROSES KERJA
Menerima buku teks $ang di#antar "le# pengedar. Pastikan ba#awaC 2.1 /"d sek"la# dan nama sek"la# pada in8"is adala# betul. 2.2 4udul buku dan bilangan nask#a# buku $ang dibekalkan adala# seperti pada in8"is dan BTBT2 %6>. 2.3 Buku $ang dibekalkan adala# dalam keadaan $ang baik. Penerima mengisi in8"is denganC 3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan 3.2 menulis tarik# penerimaan buku 3.3 meletak m"#"r sek"la# 3.% mengisi Dst"re 7erti i7ateE Men$era#kan in8"is $ang lengkap diisi kepada pengedar. Men$impan salinan in8"is5S,P ke dalam Bail 1n8"is SPBT. Buku $ang diterima di#antar dipr"ses dan direk"d dalam buku st"k. 6.1 ?"p sek"la# 6.2 Memberi n"mb"r siri5n"mb"r per"le#an dan tarik# pada setiap buku. .ap"ran penerimaan buku5salinan in8"is di#anter ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S.

3.

Pembantu Tadbir5 *uru SPBT

%. 9. 6.

P/(3(M)5Pen$elaras SPBT

:.

6.3.+.2 Ca!"a A.2!an Menerima buku teks $ang di#antar "le# pengedar. Pastikan ba#awaC /"d sek"la# dan nama sek"la# pada in8"is adala# betul. 4udul buku dan bilangan nask#a# buku $ang dibekalkan adala# seperti pada in8"is dan BTBT2 %6>. Buku $ang dibekalkan adala# dalam keadaan $ang baik.

. Penerima mengisi in8"is denganC menurun tandatangan dan /P menulis tarik# penerimaan buku meletak m"#"r sek"la# mengisi Dst"re 7erti i7ateE Sera#kan in8"is $ang lengkap diisi kepada pengedar. Men$impan salinan in8"is5S,P ke dalam Bail 1n8"is SPBT. Buku $ang diterima di#antar dipr"ses dan direk"d dlam buku st"k. ?"p sek"la# Memberi n"mb"r siri5n"mb"r per"le#an dan tarik# pada setiap buku .ap"ran penerimaan buku5salinan in8"is di#anter ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S. Tamat 6.3.+.3 B2.. 1. 2. Sena!a2 Se'ak

T2ndakan
Menerima buku teks $ang di#antar "le# pengedar. Pastikan ba#awaC 2.% /"d sek"la# dan nama sek"la# pada in8"is adala# betul. 2.9 4udul buku dan bilangan nask#a# buku $ang dibekalkan adala# seperti pada in8"is dan BTBT2 %6>. 2.6 Buku ' dalam keadaan $ang baik. Penerima mengisi in8"is denganC 3.9 menurun tandatangan5 /P

Tandakan 78%

Ca"a"an

3.

3.6 menulis tarik# penerimaan buku 3.: meletak m"#"r sek"la# %. 9. 6. 3.; mengisi Dst"re 7erti i7ateE Sera#kan in8"is $ang lengkap pengedar. diisi kepada

Men$impan salinan in8"is5S,P ke dalam Bail 1n8"is SPBT Buku $ang diterima di#antar dipr"ses dan direk"d dlam buku st"k. 6.3 ?"p sek"la# 6.% Memberi n"mb"r siri5 n"mb"r per"le#an dan tarik# pada setiap buku

:.

.ap"ran penerimaan buku5salinan in8"is di#anter ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S.

6.3.+.) B&!ang ,2g nakan i. ii. B"rang BTBT2 %6> 1n8"is5S,P

6.3.6. 6.3.6.1

URUSAN PE9UPUSAN BUKU TEKS P!&ses Ke!5a

JA6ATAN *uru SPBT 1. 2. 3. %. P/(3(M)5*uru SPBT 9.

PROSES KERJA
Buku teks $ang usang5r"sak atau buku teks $ang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. Bilangan nask#a# bagi setiap judul buku $ang #endak dilupuskan direk"d.(/(W 3>> F). Buku Teks Pendidikan ,gama 1slam diasingkan. Mengisi B"rang /ew. 3>>'F dalam : salinan. Memastikan ba#awa jumla# nilai buku teks $ang #endak

dilupuskan bagi setiap perm"#"nan tidak melebi#i 2M3>&>>>.>>. Pengetua54/ Pemeriksa Pelupusan Buku Teks P/(3(M)5Pen$elaras SPBT Pengetua 6. :. ;. Men$emak dn mengesa#kan B"rang /ew 3>>'F Meng#antar 6 salinan B"rang /ew 3>>'F ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada 4P)S dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. ?ara pelupusan seperti $ang dis$"rkanC ;.1 dijual (melalui sebut #arga) ;.2 ditanam (Buku ,gama) ;.3 dibakar (Buku ,gama) ;.% di#adia#kan kepada pelajar dll 3antar sijil pelupusan (B"rang /ew 3>> = G) $ang tela# diisi dan sijil saksi ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S Mengemaskinikan rek"d st"k SPBT.

<. *uru SPBT 1>.

6.3.6.2 Ca!"a A.2!an

Buku teks $ang usang5r"sak atau buku teks $ang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. 2ek"dkan bilangan nask#a# bagi setiap judul buku $ang #endak dilupuskan.

Buku Teks Pendidikan ,gama 1slam diasingkan. Mengisi B"rang /ew. 3>>'F dalam : salinan. Memastikan ba#awa jumla# nilai buku teks $ang #endak dilupuskan bagi setiap perm"#"nan tidak melebi#i 2M3>&>>>.>>. Men$emak dan mengesa#kan B"rang /ew 3>>'F 3antar 6 salinan B"rang /ew 3>>'F ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S Menerima surat kelulusan pelupusan daripada 4P)S dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. ?ara pelupusan seperti $ang dis$"rkan 3antar sijil pelupusan (B"rang /ew 3>> = G) $ang tela# diisi dan sijil saksi ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S Mengemaskinikan rek"d st"k SPBT.

Tamat

6.3.6.3 B2.. 1.

Sena!a2 Se'ak

T2ndakan
,singkan dan ikatC 1.1 Buku teks $ang usang5r"sak 1.2 Buku teks $ang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran 2ek"d bilangan nask#a# bagi setiap judul buku $ang #endak dilupuskan.

Tandakan 78%

Ca"a"an

2.

3. %. 9. 6. :. ;.

Buku Teks Pendidikan ,gama 1slam diasingkan. Mengisi B"rang /ew. 3>>'F dalam : salinan.

)ilai buku teks $ang #endak dilupuskan bagi setiap perm"#"nan tidak melebi#i 2M3>&>>>.>>. Men$emak dan mengesa#kan B"rang /ew 3>>'F 3antar 6 salinan B"rang /ew 3>>'F ke Ba#agian Buku Teks& 4P)S Menerima surat kelulusan pelupusan daripada 4P)S dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. ?ara pelupusan seperti $ang dis$"rkan(dijual&ditanam 0i#adia#kan kepada pelajar dll) 3antar sijil pelupusan (B"rang /ew 3>> = G) $ang tela# diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks& 4P)S Mengemaskinikan rek"d st"k SPBT.

<. 1>.

6.3.6.) B&!ang ,2g nakan

i. ii.

B"rang /ew 3>> ' F B"rang /ew 3>> ' G