RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN Dalam pengembanganya pengertian antara manajemen perrkantoran (OFFICE MANAGEMENT) dengan administrasi perkantoran

(OFFICE ADMINISTRASION).mengenal pengertian office management terdapat beberapa definisi yang dapat di sampaikan antara lain: 1. George R Terry dalam bukunya "office Management and Control" menyatakan office management can be defined as the planning,controlling,and organizing of office work,and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectives.it deal with the life cycle of business information and data from their creation througt their maintenance,distribution,and retention,it of permanent value,or destruction if obsolete. 2. Arthur H.Grager dalam bukunya,"National Office Management Association Rapor,"Office Management is the fungtion of admindstering the comunication and record services of an organization, 3. litllefleid dan paterson dalam bukunya "Modern Office Management" Menyatakan bahwa "the term office management will be used in such a broad sense in this book;it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whomever performed" dari definisi-definisi tersebut maka dapat di simpulkan,bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu yang merupakan rangkaian aktifitas merencanakan,mengorganisasikan,mengarahkan,mengawasi dan mengendalikan, Adapun sumber daya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan adalah. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. personalia kantor permodalan atau uang peralatan dan perlengkapan kantor mesin mesin kantor metode kerja waktu kerja tempat kerja

Pengertian manajemen perkantoran menurut Edwin Robinson yaitu berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran. Definisi ini belum dapat mendeskripsikan secara rinci mengenai ruang lingkup manajemen perkantoran, namun setidaknya telah memberikan gambaran global tentang apa yang diselenggarakan oleh manajemen perkantoran. Berbeda dengan pedapat di atas, George Terry memberikan definisi yang lebih jelas mengenai cakupan manajemen perkantoran. Menurut Terry bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang ditentukannya. Pengertian tersebut memberi kejelasan bahwa dalamm suatu organisasi aktivitas manajemen perkantoran meliputi seluruh aktivitas dalamm organisasi, yang meliputi seluruh fungsi yang ada, hanya saja ruang geraknya dibatasi pada penyelenggaraan perkantoran. Ada perbadaan yang hakii antara apa yang dimaksud degnan definisi di atas dengan fungsi-fungsi yang dilakukan organisasi. Letak perbedaannya dalah, manajemen perkantoran meliputi aktivitas perencanaan hingga pengendalian degan obyek substantiva kantor. Sedangkan aktivitas organisasi menjalankan fungsi-fungsi perencanaan hingga pengendaian dalam ruang lingkup seluruh organisasi. Kantor merupakan bagian pendukung dari suatu organisasi, dengan demikian menunjukkan lokus manajemen yang lebih sempit jika dibandingkan dengan manajemen organisasi. Kegiatan kantor sebaai enunjang penyelenggaraan organisasai secara utuh,, sehingga manajemen perkantoran lebih difokuskan pada penyelenggaraan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian kegiatan kantor bukan organisasi secara keseluruhan. Untuk emmperoleh kejlasan akan eprbedaan antara manajemen perkantoran dan manajemen organisasi dapat ditelusuri fungsi-fungsi manajemen perkantoran itu sendiri. Menurut Mac Donald dalam buku: Office Management diterangkan bahwa fungsi manajemen perkantoran meliputi : 1. Kepegawaian perkantoran (office personnel) 2. Metode perkantoran (office methode) 3. Perlengkapan perkantoran (office equipment) 4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (physical factors) 5. Biaya perkantoran (office cost) 6. Haluan perkantoran (office policys) Dilihat dari pendapat tersebut di atas menunjukkan perbedaan yang hakiki antara ruang lingkup pekerjaan manajemen organisasi dan manajemen kantor. Fokus dan lokus dari perbincangan ini benar-benar lain. Untuk manajemen perkantoran dibatasi pada lokus sebuah kantor yang secara fisik dapat dilihat batasbatasnya dengan adanya gedung atau ruangan tertentu yang dilengkapi dengan peralatan perkantoran. Sedangkan fokus yang menjadii obyek pembicaraan ini adalah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran. Pada prinsipnya dalam manajemen perkantoran membicaakan tentang

personel, akan tetapi bukan meurpakan personalia secara keseluruhan yang ada dalam organisasi itu, melainkan personalia yang bekerja di bagian perkantoran semata. Ruang lingkup aspek kepegawaian meliputi pengetahuan tentang analisis terhadap klasifikasi pegawai, rekrutmen pegawai, seleksi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan pegawai, motivasi pegawai, produktivitas pegawai, evaluasi pegawai sesuai dengan kompetensi perkantoran yang diperlukan. Dengan demikian proses kepegawaian yang terjadi perlu memperhatikan kebutuhan penyelenggaraan perkantoran yang tertib dan berkualitas. Dalam manajemen perkantoran juga menyalenggarakan suatu metode kerja teratur dan sistematis, dengan ketentuan dan prosedur tertentu sebagaimana yang terjadi di organisasi pada umumnya. Metode tersebut tidak mencakup metode pada keseluruhan organisasi, melainkan metode yang lebih teknis berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran. Ruang lingkup metode meliputi analisis terhadap prosedur perkantoran, dan sistem addministrasinya. Dalam penjelasan prosedur kerja akan tampak bagaimana rangkaian kegiatan untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara tertib dan mencapai hasil yang ditargetkan. Prosedur perkantoran adalah sejumlah kegiatan yang sebaiknya dilakukan secara kronologis yang di dalamnya terdapat aturan-aturan teknis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan kantor. Penilaian pekerjaan perkantoran adalah item-item yang berupa ketentuan ideal yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai hasi kerja atau penyelenggaraan perkantoran. Analisis operasional merupakan upaya untuk meneliti dan mengidentifikasi hasil kerja yang dilakukan secara operasional sehingga diketahui keunggulan, kelemahan termasu di dalamnya dukungan maupun hambatan. Sistem administrasi perkantoran adalah sesuatu yang ada dalam lingkup penyelenggaraan perkantoran yang saling mempengaruhi baik yang bersifat ketentuan hingga praktik pelaksanaan yang saling berhubungan satu dengan lainnya. Perlengkapan kantor meliputi pengetahuan dan pemakaian serta pemeliharaan terhadap perabotan perkantoran (meja, kursi), mesin-mesin kantor dan peralatan tulis menulis lainnya. Seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menguasai pengetahuan baik untuk pemakaian ataupun pemeliharaan secara pasti atas peralatan kantor yang menunjang kegiatan operasioanal sehari-hari. Apabila mengetahui secara pasti tentang penggunaan alat tersbut, maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan lancar, semakin kecil berbuat kesalahan, dan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam tempo waktu yang pendek dengan hasil memuaskan. Di samping itu pengetahuan tentang pemeliharaan alat dapat memberikan kemampuan untuk menjaga keawetan alat tersebut, menjaga dari kerusakan teknis dan sekaligus dapat mengendalikan penyusutan alat. Pengetahuan kondisi fisik kantor meliputi pemanfaatan, pemeliharaan, menentukan kebutuhan terhadap ruang perkantoran maupun gedung serta perubahan-perubahan kebutuhan. Di samping itu juga terkati kebutuhan ventilasi, AC, tata ruang, dan masalah argonominya. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah desain interior yang menunjang kerja, sehingga secara fisik kator tersebut telah memberikan dampak positif bagi pegawai kantor untuk bekerja dengan baik. Seorang sekretaris yang memiliki wawasan fisik perkantoran akan mampu memberikan nuansa kantor yang mampu memberi pamor kepada para pegawai sehingga semangat kerja terpelihara, rasa kerasan dan nyaman berada dalam lingkungan kerja. Biaya-biaya perkantoran yang harus dikeluarkan juga tidak lepas dari pengetahuan yang harus dimiliki oleh sekretaris. Biaya perkantoran merupakan bagian dari pengeluaran anggaran rutin yang harus ditanggung. Pada umumnya biaya perkantoran tidak mengalami fuktuasi yang besar, boleh dikatakan fluktuasi itu tidak terjadi. Jika penyelenggaraan perkantoran berada pada garis normal, maka dapat dipasitikan tidak mengalami pelonjakan pembiayaan . mengingat perubahan pembiayaan tidak sering terjadi, maka sekretaris harus bisa memprediksi pengeluaran-pengeluaran biaya yang kemungkinan menjadi beban kantor, dengan lebih mudah dan terkendali. Di samping itu sekretaris juga dituntut untuk mengetahui haluan atau kebijakan/aturan maupun kesepakatan yang tidak tertulis dalam implementasinya. Aspek penting mengetahui arah haluan dan kebijakan kantor ini dapat mempengaruhi pembelanjaan maupun anggaran perkantoran. Untuk itu penting diketahui oleh sekretaris supaya dengan memahami kebijakan, haluan maupun aturan baru, sekretaris dapat memperhitungkan bagaimana dalam menunjang implementasi, dengan mempergunakan anggaran yang ada. Taktis dan strategi sekretaris dalam mengantisipasi pembengkakan anggaran akibat adanya kebijakan baru perlu dilakukan. Oleh karena itu sangat naif jika sekeretaris tidak memahami kebijakan baru tersebut. Seorang ahli, Charles O. Libey mengemukakan bahwa ruang lingkup manajemen kantor meliputi: 1) ruang perkantoran (ofiice space), 2) komunikasi (communication), 3) kepegawaian kantor (office personel), 4) perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment), 5) peralatan dan mesin (appliances and machines), 6) perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), 7) metode (methodes), 8) warkat (records), 9) kontrol pejabat pimpinan (executive control). Ada sedikit perbedaann antara Donald dan Libey dalam memerinci manajemen perkantoran. Tampaknya Libey membedakan antara perabotn dan perlengkapan (furniture and machines), perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), sedangkan Donald menjadikan semua itu menjadi satu, yaitu sebagai peralatan perkantoran. Ketersediaan ruang perkantoran yang memadai, dengan ukuran fisik yang cukup serta desai yang baik akan memberikan kenyamanan psikologis bagi pegawai yang bekerja di ruang tersebut. Adanya ruang kantor merupakan persyaratan mutlak bagi penyelenggaraan administrasi perkantoran. Namun ruang kantor tersebut akan terasa kaku jika pegawai di dalamnya tidak terikat dalam suatu mekanisme hubungan yang kurang komunikatif. Komunikasi merupakan penghantar bagi terjadinya interaksi dan kerjasama para

pegawai. Untuk itulah sebuah perkantoran disarankan memiliki sistem komunikasi yang baik, tidak muncul adanya jarak yang kaku serta memungkinkan setiap pegawai melakukan kerjasama dan koordinasi dengan model komunikais yang bersifat cair. Dengan sistem hubungan kerja yang humanis maka pegawai perkantoran akan terasa nyaman di dalamnya. Kepegawaian perkantoran merupakan sumber motor penggerak yang menjadikan kantor tersebut hidup. Pegawai merupakan asset penting untuk melakukan segala aktivitas kantor. Keberadaan pegawai perkantoran menjadi faktor utama hidup tidaknya suatu perkantoran. Meskipun pegawai sebagai faktor utama, akan tetapi bukan berarti pegaai tersebut berdiri sendiri. Dalam hal ni dibutuhkan peran sekretaris yang mampu mengkomunikasikan informasi secara efektif. Masih ada perlengkakpan lain yang dapat menjadi alat untuk melaksanakan pekerjaan para pegawai tersebut. Seperti perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment), peralatan dan mesin (appliances and machines), perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationary), merupakan faktor pendukung yang tidak kalah pentingnya. Tanpa adanya perlengkapan tersebut maka pegawai akan mengalami kesulitan atau bahkan tidak mampu bekerja sama sekali. Mengingat pentingnya perlengkapan tersebut di atas maka seorang sekretaris hendaknya mampu merencanakan dan mendistribusikan peralatan yang tepat untuk penelenggaraan pekerjaan perkantoran bagi para pegawai. Dengan demikian permasalahan perkantoran dapat diatasi dengan baik. Supaya semua permasalahan perkantoran yang dipimpin seorang sekretaris dapat dipecahkan dan dapat diselesaikan secara sempurna, diperlukan metode-metode yang tepat. Seperti metode memanfaatkan dan memelihara alat, metode menggerakkan pegawai, kerjasama dan distribusi pekerjaan. Seorang sekretaris diharapkan menguasai sejumlah metode yang diperlukan untuk memeperlancar penyelenggaraan pekerjaan perkantoran. Supaya semua pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik diperlukan sebuah sistem pendokumentasian dan pengawasan. Dalam hal ini warkat diharapkan dapat memberikan laporan terulis mengenai apa saja berkenaan dengan penyelenggaraan perkantoran yang dilakukan dalam setiap periode. Sedangkan pengawasan dimaksudkan supaya semua pegawai, peralatan dan prosedur kerja dapat berjalan efektif, sehingga mempu mewujukan hasil kerja yang maksimal. Peran sekretaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingup dair manajemen kantor. Utnuk itu dia harus belajar secara bertahap apa yang menjadii ruang lingkup pemikirannya terhadap aktivitas manajemen perkantoran dalam rangka meningkatkan kinerja pribaddi dan mengembangkan perusahaan di mana dia bekerja. Aa beberapa kualifikasi yang harus dipunyai untuk melakukan tugas manajemen kantor di atas : 1. Executive ability (kemampuan kepemimpinan)

Yaitu suatu kemampuan untuk mempengaruhi dan memotivasi para pegawai yang berada dalam lingkup pengawasannya, seingga pegawai tersebut menjadi lebih terofkus kepada apa yang seharusnya dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan antara maupun tujuan akhir atas penyelenggaraan perkantoran. Maksud dari mempengaruhi adalah mengarahkan minat, iktikad dan konsentrasi seseorang pegawai terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sehingga dapat dilakukan secara tepat dan efisien. Sedangkan memotivasi adalah memberikan dorongan psikologis agar seseorang pegawai tergerak untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara rasional denga penuh semangat dan usaha maksimal. 2. A practical background (pengalaman praktek) Latar belakang pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran secara rinci dan menyeluruh menjadikan perfomance seseorang sekretaris lebih baik. Pengalaman-pengalaman yang dimiliki akan menjadi kunci bagi persoalan yang dihadapi dalam praktek. Di samping itu dengan memiliki pengalaman yang banyak dan bervariasi akan semakin kecil beban stress dalam bekerja, karena semua pekerjaan terasa simpel. Manfaat lain yang dapat diperoleh dengan adanya pengalaman yang banyak ini menjadikan sekretaris dapat melaksanakan fungsi pembinaan dan onsultasi terhadap pegawainya yang mengalami hambatan serta kesuitan dalam berkerja. 3. Managerial training (latian manajerial) Kemampuan manajemen menjadi bagian penting dalam rangka menyelenggaraka sistem manajemen perkantoran. Seorang sekretaris yang menguasai prinsip-prinsi manajemen dan memiliki latar belakang latihan manajemen akan dapat mengendalikan sistem kerja yang efisien di kantor yang dipimpinnya. diperlukan wawasan dan pengalaman yang cukup disertai oleh kepribadian yang matang, tidak dikuasai oleh faktor emosi dalam memberikan konsultasi.

4.

Ability to express oneself (kemampuan mengumpa diri) Ekspresi diri merupakan wujud pengejawatahan akan kepribadian dan kapasitas diri merupakan bagian utama dalam menjalankan fungsi sebagai sekretaris. Kemampuan pengungkapan diri dari sisi kepribadian yang positif serta kapasitas kerja merupakan kekuatan pesona dan teladan bagi anak buahnya. Untuk itu kendati seseorang sekretaris memiliki kacakapan, namun jika tidak mampu mengekspresikan diri dengan baik maka tidak mampu meneladani anak buahnya dengan baik. Sementara itu pengungkapan diri yang sempurna akan menjadi spirit bagi anak buahnya dalam melakukan pekerjaan.

5.

An open attitude (suatu sikap terbuka) Keterbukaan dalam sikap menjadi penting agar dapat memberikan suasana akrab dengan anak buah. Sikap terbuka menerima saran, kritik juga menjadikan bagian penting untuk memajukan penyelenggaraan pekerjaan bersama anak buahnya. Keterbukaan juga dapat menjadi pintu bagi terbentuknya soliditas antar pegawai di suatu kantor.

6.

Curiosity (keingintahuan) Setiap waktu seorang sekretaris perlu mengembangkan kemampuan. Sifat keingintahuan yang tinggi dapat bermanfaat untuk dapat mengembangkan diri secara optimal. Di samping itu senantiasa keingintahuan akan membimbing untuk memecahkan masalah secara komprehensif dengan pertimbangan yang kaya dari segala segi.

7.

Creativeness (kreativitas) Kreativitas adalah kombinasi antara daya cipta, seni dan intuisi yang senantiasa menjadi landasan dalam setiap pelaksanaan perkantoran. Dengan demikian sangat mungkin ditemukan metode dan cara-cara bahwa bentuk penyelesaian pekerjaan yang bersifat baru dan inovatif.

8.

Sound judgment (pertimbangan sehat) Sekretaris menjadi tempat konsultasi bagi anak buahnya, diharapkan mampu memberikan pertimbangan dan pandangan-pandangan yang rasional dan bijak. Utnuk itulah diperlukan wawasan dan pengalaman yang cukup disertai oleh kepribadian yang matang, tidak dikuasai oleh faktor emosi dalam memberikan konsultasi.

9.

Sales ability (kemampuan menjual gagasan) Promosi setiap gagasan positif yang muncul perlu diketengahkan kepada anak buahnya dalam rangka memperbaiki sistem, prosedur, cara kerja, hendaknya dilakukan secara arif. Pengenalan gagasan tidak dengan paksaan namun dengan penyadaran dan memahamkan anak buah.

10. Patience (kesabara) Sabar adalah salah satu sifat kehati-hatian dan kesediaan untuk memberikan toleransi secara rasional dalam setiap prosees penyelenggaraan perkantoran, baik pada tataran sosialisasi ide hingga praktek pelaksanaan secara operasional, termasuk di dalamnya dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul. 11. Emotional control (pengendalian emosi) Pengendalian emosi adalah suatu teknik mengatur keterlibatan perasaan dalam proses penyelenggaraan perkantoran dan penyelesaian permasalahan yang ada di dalamnya, denga cara yang bijak dan memberikan porsi yang proporsional. Dengan demikian tidak ada keterlibatan tersebut, atau tidak ada emosi yang meluap dan sebaliknya juga tidak ada rasa ketertekanan emosi dalam prosees transaksi kerja yang diselenggarakan. Segala sesuatu dilaksanakan atas dasar rasionalitas terpimpin melalui penyadaran yang efektif. 12. Co-operativeness (kemampuan kerjasama) Keberhasilan kerja dalam suatu team work tergtantung dari kemampuan tim tersebut untuk bekerjasama. Sekretaris sebagai pimpinan kantor merupakan satu-satunya ornag yagn harus mengemudikan jalur kerjasama yang kompak. Kemampuan bekerjasama akan terbentuk jika sekretaris memiliki strategi pendekatan perseorangan dari kelompok denga baik, kemampuan untuk mengambil hari, kemampuan untuk

menjadi mediator, kemampuan menterjemahkan konsep yang sulit dimengerti, dan kemampuan untuk memimpin kelompok. Untuk mancapai kualitas di atas dibutuhkan ketekunan dan upaya yang sungguh-sungguh melalui pendidikan, pelatihan/kursus-kursus ataupun belajar sendiri berdasarkan pengalaman kerja serta buku-buku bacaan praktis.

1.1.1

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen : 1. Fungsi Perencanaan / Planning Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. 2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. 3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. 4. Fungsi Pengendalian / Controling Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.

1.2 PENGORGANISASIAN PERSONAL KANTOR 1. Pengertian Personal Kantor Personal kantor merupakan unsur manajemen kantor yang sangat penting diperhatikan karena tanpa adaanya personal dalam kantor maka unsur yang lainnya tidak akan berarti apa-apa dan sekaligus kantor tidak ada kegiatan. Personal atau pegawai kantor diantaranya : 1) Pegawai negeri adalah pegawai yang bekerja di instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah 2) Pegawai swasta adalah pegawai yang bekerja di luar instansi pemerintah atau perusahaan swasta dan digaji oleh perusahaan atau kantor yang bersangkutan. 3) Pegawai tetap adalah pegawai yang sudah memiliki status, gaji, dan tunjangan tetap baik di instansi pemerintah atau swasta. 4) Pegawai honorer adalah pegawai yang belum memiliki status, gaji, dan tunjangan tetap baik di instansi pemerintah atau swasta. Jadi dapat disimpulkan bahwa personal atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu atau orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapatkan imbalan jasa berupa gaji atau tunjangan baik di instansi pemerintah atau swasta.

2. Personal Kantor Dilihat Dari Berbagai Sudut 1) Personal kantor sebagai tenaga substansi dalam instansi Personal kantor sebagai tenaga substansi adalah keseluruhan orang yang bekerja dalam suatu organisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan struktur jabatan yang ada dalam instansi yang bersangkutan. Ada 2 macam jabatan, yaitu : Jabatan struktural yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Jabatan fungsional yaitu jabatan yang tidak jelas disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi. 2) Personal kantor sebagai tenaga administrasi Personal kantor sebagai tenaga administrasi adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu instansi yang bertugas sebagai tenaga teknisi atau pelaksana kegiatan administrasi. 3. Macam-macam Personal Kantor 1) Administrator (kepala administrasi) adalah orang-orang yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikan garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. 2) Manager (pimpinan pelaksana kerja) adalah orang-orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 3) Staff (pembantu ahli) adalah mereka yang karena keahlian, kecakapan, dan kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu bertugas membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 4) Worker (pegawai atau pekerja) adalah mereka yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan karya-karya yang diharapkan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 4. Personal Kantor Berdasarkan Fungsinya 1) Personal kantor sebagai tenaga manajerial, yaitu pegawai kantor yang mempunyai jabatan dan tugas sebagai pemimpin (manager), baik sebagai top manager, middle manager, atau lower manager yang mempunyai tugas menentukan tujuan dan kebijaksanaan dan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan kantor. a. Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu pegawai kantor yang mempunyai tugas sebagai pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor yang mempunyai tugas sebagai pemimpin pelaksanaan pekerjaan, menjalankan, serta mengerjakan segala macam pekerjaan kantor sebagai pencapaian tujuan organisasi. b. Office personil, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku di dalam operasi ketatausahaan.

c. Personal bukan tenaga ketatausahaan, yaitu personal kantor yang pekerjaannya di luar kegiatan administrasi. 2) Pengorganisasian Personal Kantor a. Struktur organisasi adalah suatu susunan skematis yang menunjukkan fungsi, departemen, atau posisi dalam organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan. Bagan atau struktur organisasi menunjukkan tentang pembagian pekerjaan, pimpinan dan bawahan, tipe pekerjaan yang dilaksanakan, pengelompokan pekerjaan yamg harus dilaksanakan, dan tingkatan dalam manajemen. b. Pedoman pokok organisasi antara lain : Asas koordinasi yaitu adanya saling hubungan antartugas atau antarbagian dalam rangka mencapai tujuan bersama. Asas hierarki yaitu untuk mencapai tujuan bersama yang cukup luas perlu diadakan pembagian tugas yang lebih terperinci. Asas batas pengendalian yaitu untuk menghindari jangan sampai terjadi banyaknya bawahan yang berada di luar batas pengendalian atasan. Asas kesatuan komando yaitu hanya ada seorang atasan yang membawahi beberapa orang bawahan. c. Bentuk-bentuk struktur organisasi antara lain : Organisasi lini Organisasi lini mempunyai tugas dan wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan. Bentuk organisasi ini lebih tepat digunakan dalam perusahaan kecil yang jumlah pegawainya sedikit dan spesialisasinya belum terlalu tinggi. Keuntungan dari organisasi lini adalah : 1. Kesatuan pimpinan terjamin karena ada dalam satu komando. 2. Koordinasi relatif mudah dilaksanakan. 3. Proses atau prosedur pengambilan keputusan dan instruksi akan berjalan cepat. 4. Pengendalian relatif mudah dilaksanakan. 5. Rasa solidaritas pegawai pada umumnya tinggi. Kelemahan dari organisasi lini adalah : 1. Tujuan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi. 2. Pimpinan seringkali menjadi otoriter. 3. Organisasi perusahaan terlalu bergantung pada pimpinan. 4. Kesempatan pegawai untuk berkembang terbatas sebab kewenangan untuk merencanakan, mengomando, dan melaksanakan pengendalian sepenuhnya ada pada pimpinan. Organisasi lini dan staf Dalam bentuk organisasi lini dan staf, pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sifatnya langsung dari jabatan tertinggi kepada terendah. Namun untuk kelancaran tugasnya, pimpinan dibantu oleh staf. Tugas dari staf tersebut antara lain membantu pimpinan dengan cara memberikan saran-saran dan pelayanan lain sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan dan kebijaksanaan. Bentuk organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang mempunyai banyak pegawai, daerah kerja luas, dan banyak pekerjaannya. Keuntungan dari organisasi lini dan staf adalah : 1. Asas kesatuan pimpinan ada. 2. Terdapat pembagian tugas yang jelas antara pimpinan, staf, dan pelaksana. 3. Penempatan orang yang sesuai kemampuan mudah untuk dilaksanakan. 4. Pengambilan keputusan relatif mudah dilakukan karena mendapat bantuan pemikiran dan saran dari staf. 5. Bakat pegawai yang berbeda-beda dapat dikembangkan karena mereka berkerja sesuai dengan keahlian dan keterampilannya. Kelemahan dari organisasi lini dan staf adalah : 1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasehat.

2. Terkadang terjadi kompetisi yang kurang sehat karena tiap unit menganggap tugasnya sendiri lebih penting dari yang lain. Organisasi fungsional Dalam bentuk struktur organisasi fungsional, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang lebih besar. Oleh karena itu terdapat pembagian kerja yang didasarkan pada spesialisasi maka para pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu. Dengan demikian para para pelaksana akan melaksanakan tugas yang diperintahkan dari beberapa atasan (manajer) yang menguasai bidang keahlian masing-masing. Tipe organisasi fungsional cocok digunakan oleh perusahaan besar yang mempunyai jenis pekerjaan beragam tetapi menuntut adanya spesialisasi yang terdapat pembidangan tugas yang tegas dan jelas, pengembangan spesialisasi kerja, bawahan menerima tugas dari beberapa atasan, dan koordinasi menyeluruh dilakukan pada tingkat atas. Keuntungan dari organisasi fungsional adalah : 1. Keuntungan dari spesialisasi diperoleh secara optimum. 2. Para pegawai akan lebih terampil di bidangnya. 3. Efisiensi dan produktivitas kerja relatif mudah ditingkatkan. 4. Disiplin dan solidaritas pegawai yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi. Kelemahan dari organisasi fungsional adalah : 1. Pemborosan biaya yang sangat besar. 2. Inisiatif perorangan tertekan. 3. Koordinasi sulit dijalankan sebab para pegawai harus mempertanggung jawabkan kepada lebih dari 1 atasan. Organisasi lini, staf, dan fungsional Organisasi lini, staf, dan fungsional adalah tipe organisasi yang menggabungkan atau mengkombinasikan ketiga bentuk organisasi. Bentuk organisasi ini biasa digunakan oleh perusahaan besar yang mempunyai pekerjaan banyak dan kompleks.

6. Syarat-syarat Personal Kantor a) Syarat pengetahuan b) Syarat keterampilan c) Syarat kepribadian diantaranya : o Loyalitas (setia terhadap organisasi) o Ketekunan dan kerajinan o Kesabaran o Kerapihan 7. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Personal Kantor 1) Top Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan yang akan dicapai, dan memberikan gambaran tentang kebutuhan dari kantor. Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai. Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggung jawab, dan kekuasaan kepada bawahan. Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat. Menguasai dan menghayati tugas pokok dari badan usaha (organisasi). 2) Middle Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain : Menerjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja serta mengamati apa rencana tersebut telah dilaksanakan. Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan yang paling bawah. Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas. Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan. Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai. 3) Lower Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain :

Memimpin pelaksanaan kerja. Bertanggung jawab langsung dalam hasil dan mutu pekerjaan. Menjaga akan kualitas dari produk pekerjaan yang dihasilkan.

8. Pengadaan Personal Kantor 1) Langkah-langkah pengadaan personal kantor antara lain : Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan, dan perincian pekerjaan. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern. Membuat pengumuman lowongan kerja beserta persyaratan yang harus dipenuhi melalui berbagai media cetak dan elektronik. Penerimaan surat lamaran dari calon tenaga kerja. Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif dari surat lamaran yang masuk. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (yang memenuhi persyaratan). Menyiapkan segala perangkat seleksi. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi persyaratan untuk mengikuti tes atau ujian. Mengadakan seleksi pegawai berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan ranking serta jumlah calon yang lulus. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan (orientasi). Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai agar para pegawai berkembang dan betah bekerja. 2) Sumber-sumber dalam pengadaan personal kantor 1. Sumber internal yaitu penarikan tenaga kerja yang akan mengisi lowongan atau memangku jabatan kosong tersebut diambil dari dalam perusahaan. Keuntungan penarikan pegawai intern adalah : Mempertinggi semangat kerja pegawai terutama bagi mereka yang mengharapkan promosi. Loyalitas yang tinggi dari pegawai terhadap perusahaan. Praktis dan ekonomis. Terjadinya persaingan yang sehat apabila dilaksanakan secara adil dan objektif. Seleksi mudah dilaksanakan. Kelemahan penarikan pegawai intern adalah : Bilamana promosi objektif, akan timbul rasa tidak puas dari para pegawai. Adanya promosi yang dipaksakan. Dapat menghambat ide. 2. Sumber eksternal yaitu penarikan tenaga kerja yang sumbernya diambil dari luar perusahaan. Sumber-sumber di luar perusahaan meliputi : Penarikan melalui teman-teman pegawai. Penarikan melalui badan-badan penempatan tenaga kerja. Penarikan melalui lembaga pendidikan. Penarikan melalui iklan. Melalui sumber-sumber lain. Keuntungan penarikan dari luar perusahaan adalah : Timbulnya ide-ide baru. Tersedia banyak jumlah pelamar. Didapatkan pegawai yang berbobot dan memenuhi persyaratan. Memberikan kesempatan kepada masyarakat umum.

Kelemahan penarikan dari luar perusahaan adalah : Kurang praktis dan ekonomis. Tidak setiap kebutuhan tersedia. Adanya kebiasaan yang kurang sesuai dengan perusahaan. Loyalitas yang kurang. Kemungkinan mereka belum berpengalaman. 3) Analisis jabatan, deskripsi, dan uraian jabatan personal kantor 1. Analisis jabatan dibedakan ke dalam 4 jenis, yaitu : Job analys for personal spesification, yaitu analisis jabatan untuk menentukan syarat pegawai yang bertujuan menentukan syarat fisik dan syarat yang bagaimana yang dibutuhkan dari seseorang untuk dapat sukses memangku jabatan. Job analys for training purpose, yaitu analisis jabatan untuk tujuan latihan yang bertujuan untuk menentukan langkah-langkah dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada seorang pegawai baru. Job analys for setting rates, yaitu analisis jabatan untuk menentukan nilai yang bertujuan untuk menentukan nilai-nilai masing-masing jabatan dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada seorang pegawai baru. Job analys for method improvements, yaitu analisis jabatan untuk menentukan metode yang bertujuan untuk dapat mempermudah cara pekerja pegawai pada suatu jabatan tertentu sehingga dapat menghilangkan gerakan pegawai yang tidak perlu. 2. Kegiatan analisis jabatan yang khusus membahas persyaratan suatu pekerjaan bertujuan untuk memperoleh informasi tentang : Jenis pekerjaan yang dikerjakan. Syarat pegawai yang mengerjakan suatu jenis pekerjaan. Tanggung jawab atas pelaksanaan suatu jenis pekerjaan. Perbaikan syarat fisik pekerjaan. Manfaat dari analisa jabatan adalah : Membantu dalam rekuitmen (penarikan) seleksi dan penempatan para pegawai. Membantu dalam penempatan dasar penggajian. Membantu pegawai untuk mengenai tugasnya. Membantu dalam pengawasan dan evaluasi pegawai. Membantu dalam mengadakan program latihan. Menghasilkan uraian jabatan. Membantu dalam pemindahan dan promosi. Membantu dalam perbaikan syarat-syarat pekerjaan. 3. Uraian jabatan atau pekerjaan (job description) berfungsi untuk menguraikan fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan kondisi kerja yang berkaitan dengan pekerjaan yang melekat pada jabatan tertentu. 4. Perincian pekerjaan (job spesification) lebih menekankan pada syarat-syarat pegawai yang akan menduduki suatu jabatan atau pekerjaan atau karakteristik dari pekerja yang dibutuhkan untuk memangku suatu jabatan tertentu.

9. Langkah-langkah Seleksi Personal Kantor a. Kualifikasi yang menjadi dasar seleksi adalah : 1. Keahlian, dibagi menjadi : Technical skill Conceptual skill Human skill 1. Pengalaman 2. Umur atau usia 3. Jenis kelamin 4. Keadaan fisik 5. Tampang 6. Bakat 7. Tempramen 8. Karakter

2. Langkah-langkah dalam seleksi adalah : Seleksi administratif Mengadakan tes, tahapannya : 1. Tes pengetahuan umum dan akademi atau keahlian 2. Tes psychologis terdiri dari : Achievement test, yaitu jenis tes yang bermaksud mengukur apa yang dapat dilakukan oleh seorang calon pegawai. Aptitude test, yaitu jenis tes yang bermaksud mengukur kesanggupan atau bakat dari seorang calon pegawai. Intelegence test, yaitu jenis tes yang bermaksud untuk mendapatkan aspek intelejensia (kesanggupan mental) calon pegawai. Interest test, yaitu jenis tes yang bermaksud menentukan aktivitas yang mana yang paling menarik perhatian seorang calon pegawai. Personality test, yaitu jenis tes yang bermaksud meneentukan sifat kepribadian seorang calon pegawai. 3. Tes wawancara (interview) 4. Tes kesehatan 5. Pengumuman hasil seleksi

10. Masa Orientasi Personal Kantor Masa orientasi adalah masa dimana pegawai baru diberikan penjelasan mengenai perusahaan atau organisasi sehingga dapat beradaptasi dengan lingkungannya dan sekaligus mengetahui apa dan bagaimana harus mengerjakan tugas yang dibebankannya. Yang harus dijelaskan oleh pihak perusahaan antara lain : 1. Sejarah perusahaan atau organisasi. 2. Struktur organisasi perusahaan atau organisasi. 3. Peraturan kerja dalam perusahaan. 4. Barang-barang yang dihasilkan. 5. Hak dan kewajiban pegawai. 6. Peraturan gaji dan kesejahteraan pegawai. 7. Peraturan promosi. 8. Para atasan dan teman-teman sekerja. 11. Penempatan Personal Kantor Pegawai yang telah mengikuti masa percobaan, selanjutnya diangkat menjadi pegawai tetap dengan Surat Keputusan (SK) dan ditempatkan pada salah satu bagian atau unit kerja perusahaan atau organisasi sesuai dengan bidang keahliannya. Umumnya Surat Keputusan (SK) berisikan empat hal yaitu : 1. Pernyataan bahwa seorang pegawai telah memenuhi syarat. 2. Penetapan seorang pegawai menduduki jabatan dengan pekerjaan tertentu. 3. Penetapan besarnya gaji beserta jaminan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4. Surat Keputusan ditetapkan, dikeluarkan, dan ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang. 12. Pengembangan Personal Kantor 1. Pengertian, tujuan, dan cara pengembangan personal kantor Pengembangan pegawai adalah usaha yang ditujukan untuk memajukan atau meningkatkan pegawai baik dari segi karier, pengetahuan, atau kemampuan guna pertumbuhan yang terus menerus di dalam organisasi atau perusahaan. Pengembangan personal kantor bertujuan untuk : 1. Meningkatkan produktivitas personal dan organisasi. 2. Meningkatkan kualitas produk organisasi. 3. Mempertahankan dan meningkatkan semangat personal serta menciptakan iklim kerja yang menyenangkan. 4. Memelihara kesehatan mental dan fisik personal.

5. Meningkatkan konfensasi secara tidak langsung. 6. Menumbuhkan kemampuan personal secara individual dan sekaligus mencegah merosotnya kemampuan personal. Cara pengembangan personal kantor yang sering dilaksanakan baik kantor pemerintah atau swasta adalah pendidikan dan pelatihan, kenaikan pangkat atau jenjang, dan melalui perpindahan atau mutasi. 2. Pendidikan dan latihan pegawai 1. Perbedaan pendidikan dan latihan yaitu : Pendidikan lebih bersifat teoritis sedangkan latihan bersifat praktis(penerapan segera daripada pengetahuan dan keahlian). Pendidikan waktunya lama sedangkan latihan dalam waktu singkat. Materi pendidikan bersifat umum atau general sedangkan materi latihan bersifat khusus atau spesifik. Biasanya pendidikan diberikan untuk para pimpinan (manager) sedangkat latihan untuk tenaga pelaksana. 2. Tujuan dan faedah pendidikan atau pelatihan Tujuan pendidikan atau pelatihan yaitu : Pengikut latihan dapat melakukan pekerjaan lebih efisien. Efektif dalam pengawasan. Pengikut latihan dapat berkembang dengan cepat. Terciptanya stabilitas pegawai atau mengurangilabour turn over. Faedah atau manfaat pendidikan atau pelatihan yaitu : 1. Menjamin tersedianya tenaga kerja yang mempunyai keahlian. 2. Pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan mudah dan dapat menggunakan pikirannya secara kritis. 3. Pegawai lebih cepat berkembang dan lebih efisien dalam bekerja. 4. Menciptakan, mengembangkan, dan memperbaiki cara-cara bekerja yang lebih baik dan efisien. 5. Membantu stabilitas pegawai. 6. Mendorong pegawai untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama. 7. Efisien dalam biaya-biaya. 3. Keuntungan pelaksanaan pendidikan dan latihan bagi : Pihak organisasi Menambah efisiensi pelaksanaan kerja. Mengurangi pemborosan, pengawasan, dan kecelakaan kerja. Meningkatkan produktivitas. Menjaga stabilitas organisasi. Pihak pegawai Meningkatkan semangat dan motivasi kerja. Menambah kecakapan, keterampilan, dan keahlian baik dari segi penguasaan teori atau praktik kerja. Terciptanya kepercayaan diri pada pegawai karena menguasai bidang pekerjaannya. Adanya ketenangan bekerja karena kariernya merasa diperhatikan sekaligus adanya persiapan untuk meningkatkan karier pegawai. Memupuk solidaritas dan kesetiakawanan pegawai. 4. Prinsip dan proses pendidikan dan latihan antara lain : Memperhatikan perbedaan dari setiap peserta latihan. Latihan harus ada hubungannya dengan job analys dari jabatan yang akan dipangku para pengikut latihan. Harus ada motivasi atau daya perangsang yang dapat menimbulkan kemauan dan semangat yang tinggi bagi pengikut latihan. Terciptanya partisipasi aktif dari pengikut latihan. Pengikut latihan harus diseleksi. Adanya seleksi terhadap instruktur atau pelatih.

 Pelatih aatau instruktur haruslah orang yang sudah mendapatkan pendidikan khusus dalam bidang keahliannya. Metode latihan harus sesuai dengan jenis latihan atau pendidikan yang diberikan. Memperhatikan pada prinsip atau asas belajar. 13. Mutasi, Promosi, dan Demosi Personal Kantor a. Mutasi personal kantor adalah pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain. Alasan terjadinya mutasi personal kantor adalah : o Keinginan pegawai sendiri. o Keinginan perusahaan atau kantor dengan alasan : o Untuk mengembangkan pegawai. o Untuk menghilangkan rasa bosan atau jemu pada diri pegawai. o Untuk menjamin dan menjaga kepercayaan pegawai terhadap perusahaan. Tujuan dari pemindahan atau mutasi pegawai adalah : o Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. o Membina karier pegawai berdasarkan prestasi kerja. o Menghilangkan rasa jenuh atau bosan pada diri pegawai. o Menambah atau melengkapi tenaga ahli pada suatu bagian. o Mengisi kekosongan jabatan agar stabilitas organisasi tetap terjaga dengan baik. o Berdasarkan lamanya pegawai memangku jabatan yang baru. b. Promosi personal kantor adalah pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi (kenaikan pangkat). Alasan diambil tindakan promosi personal kantor adalah : o Mempertinggi semangat kerja pegawai. o Menjamin stabilitas kepegawaian. o Dapat memajukan pegawai. Langkah-langkah dalam promosi adalah : o Adanya pekerjaan atau jabatan yang kosong. o Menentukan calon pegawai yang memenuhi syarat o Melaporkan ke kepala atau pimpinan kantor pusat. o Disetujui atau diangkat dengan Surat Keputusan oleh pejabat yang berwenang. c. Demosi personal kantor adalah pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah (penurunan pangkat). Sebab terjadinya demosi personal kantor adalah : o Pegawai melakukan tindakan yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi sehingga perlu diberikan hukuman. o Pegawai menolak atau mau kembali ke jabatan semula. o Keadaan perusahaan atau organisasi mengalami krisis sehingga perusahaan atau organisasi melakukan penciutan. o Keadaan pasar tenaga kerja dimana supply melebihi demand. 14. Pemberhentian Personal Kantor Pemberhentian personal kantor adalah pemutusan hubungan kerja antara seorang karyawan atau lebih dengan pihak perusahaan atau organisasi. a. Alasan-alasan pemberhentian personal kantor adalah : o Keinginan pihak perusahaan atau organisasi Pegawai tidak cakap. Pegawai sudah tidak produktif. Pegawai sakit atau berusia lanjut. Pegawai dihukum dan ditahan. Pegawai terlibat dalam kejahatan. Pegawai tidak menaati peraturan yang ditetapkan perusahaan atau organisasi. Pegawai sering mangkir dan melalaikan kewajiban. Pegawai membocorkan rahasia perusahaan.

Pegawai berkelakuan buruk dan tidak disiplin. Pegawai menganiaya, menghina secara kasar, atau mengancam pihak perusahaan atau organisasi. Keinginan pihak pegawai Pihak perusahaan atau organisasi tidak membayar upah. Pihak perusahaan atau organisasi sudah tidak dapat menjamin kesejahteraan pegawai. Pihak pimpinan perusahaan atau organisasi suka menghina, mengancam, menganiaya, dan melakukan tindakan asusila terhadap pegawai. Pimpinan perusahaan atau organisasi suka bertindak tanpa berprikemanusiaan. Pimpinan perusahaan atau organisasi mengajak atau membujuk melakukan perbuatan yang bertentangan dengan UU yang berlaku. Pegawai yang bersangkutan sakit sehingga tidak dapat bekerja. Sebab lain yaitu pegawai meninggal dunia dan berakhir masa hubungan kerja sesuai dengan perjanjian kerja.

b. Macam-macam pemberhentian personal kantor antara lain : o Pemberhentian atas permintaan sendiri. o Pemberhentian karena mencapai usia pensiun. o Pemberhentian karena adanya penyederhanaan organisasi. o Pemberhentian karena melakukan pelanggaran atau tindak pidana. o Pemberhentian karena tidak cakap jasmani atau rohani. o Pemberhentian karena meninggalkan tugas. o Pemberhentian karena meninggal dunia atau hilang. o Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin pegawai negeri. c. Pemberhentian dengan PHK (pegawai swasta) dan Pensiun (pegawai negeri) dengan ganti rugi diantaranya : o Uang pesangon. o Uang jasa. o Uang ganti rugi.

1.3 PEKERJAAN KANTOR 1. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR a. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan b. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari c. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan. 2. FUNGSI PEKERJAAN KANTOR a. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi b. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan 3. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR a. Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya. b. Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media c. Menggandakan Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph d. Mengirim Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi e. Menyimpan Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan f. Melakukan komunikasi Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference g. Menghitung Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana h. Pekerjaan lainnya Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah : a. Typing : 24,6% b. Calculating : 19,5% c. Checking : 12,3% d. Filling : 10,2% e. Telephoning : 8,8% f. Duplicating : 6,4% g. Mailing : 5,5% h. Other : 12,7% Total : 100% 4. CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR a. Bersifat pelayanan b. Terbuka dan luas c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

1.4 PENGELOLAAN PERBEKALAN KANTOR Perencanaan kantor tidak terlepas dari perbekalan kantor, yang biasanya memerlukan pertimbangan mengenai jenis-jenis perabot, peralatan dan perlengkapan kantor. Tujuan pengelolaan perbekalan kantor adalah untuk mengadakan perincian semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor. Pengertian perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang ada dalam kantor, baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu dengan yang diharapkan. Tujuan yang telah ditentukan tidak akan tercapai tanpa adanya perbekalan kantor. Oleh karena itu merencanakan perbekalan kantor harus betul-betul mendapat perhatian. Tanpa adanya perbekalan kantor yang baik, pelaksanan tugas akan terganggu atau terhambat, sehingga pencapaian tujuan tidak dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Seorang manager kantor tidak dapat mengharapkan hasil yang maksimum, apabila tidak diberikan alat-alat fisik (perabot, peralatan, mesin-mesin) yang baik. Karena itu perbekalan kantor yang baik dan cukup memadai akan sangat membantu terhadap proses pekerjaan dan sekaligus memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi pekerjaan kantor. Kegunaan perbekalan kantor bagi suatu kantor adalah : 1) Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor. 2) Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor. 3) Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan.

4) Sebagai aset dan perlengkapan kantor. Jenis-jenis perbekalan kantor dibagi menjadi : 1) Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip atau penjepit kertas dan sebagainya. 2) Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dan sebagainya. Macam-macam perbekalan kantor dapat digolongkan sebagai berikut : 1) Perabotan kantor. 2) Peralatan kantor. 3) Bahan kantor. 4) Mesin kantor. a. Perabotan kantor Perabotan kantor yaitu barang atau benda yang menyertai dalam usaha, secara tidak langsung mempengaruhi hasil dari usaha tersebut, dan bersifat tahan lama. Perabotan kantor antara lain : Meja tulis Meja tik Kursi Almari Rak arsip Rak buku Perabotan kantor sangat menentukan keberhasilan kerja pegawai. Denggan menggunakan perabotan kantor yang tepat, para pegawai dapat bekerja dengan lebih efisien, dapat pula menambah kekuatan moral dalam menjalankan tugas. Di antara perabotan kantor yang dibutuhkan, meja dan kursi merupakan perabotan paling pokok. Dalam setiap harinya hampir seluruh jam kerja dihabiskan di meja kerjanya. Faktor yang perlu diperhatikan di dalam mengadakan perabotan kantor yaitu : b. Faktor fungsional, yaitu pengaruhnya secara langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan. Misalnya dalam memilih meja tulis hendaknya memenuhi syarat-syarat : c. Dari permukaan meja sampai lanati tidak semuanya tertutup. d. Permukaan meja tidak berkilat-kilat, sehingga dapat menyilaukan mata. e. Luas meja tidak terlampau berlebihan, sehingga barang-barang yang terletak di meja dapat dicapai dengan mudah dngan tangan tanpa harus berdiri. f. Laci meja mencukupi kebutuhan dan diatur dengan sebaik-baiknya. g. Model-model meja memungkinkan untuk menambah fasilitas kerja. h. Faktor prestise, yaitu menyangkut siapa yang akan menggunakan perabotan yang bersangkutan. Sehingga di dalam memilih perabotan baik ukuran maupun kualitasnya hendaknya mengingat pejabat yang akan menggunakan. Misalnya untuk pejabat tinggi hendaknya mendapatkan fasilitas yang lebih istimewa sehingga tamu yang akan mengunjungi mendapatkan kesan yang baik. Kecuali itu meja pimpinan bisa di tempatkan di dalam ruang tersendiri dengan maksud : a. Tidak terganggu oleh kesibukan para pegawai. b. Dapat menjalankan tugas dengan tenang. c. Rahasia perusahaan tidak bocor. d. Tamu yang dianggap terhormat dapat dilayani dengan baik di ruangan pimpinan. i. Faktor ongkos, harus memperhatikan keadaan keuangan organisasi untuk biaya pembelian perabotan. Namun demikian juga tetaap memperhatikan faktor tersebut di muka. Jadi harga lebih tinggi sedikit tidak menjadi soal, asal kualitas baik dan memenuhi syarat untuk bekerja.

Sebaliknya harga murah, kualitas rendah dan tidak memenuhi syarat untuk bekrja, tidak ada gunanya, justru akan merugikan. 5) Faktor normalisasi, menentukan model dan ukuran tertentu perabotan yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan organisasinya. Misalnya tentang normalisasi ukuran meja, sangat menguntungkan. Karena meja yang dibuat dalam ukuran yang sama, diperoleh keuntungankeuntungan : Memudahkan bila akan diadakan perubahan. Perawatan lebih sederhana. Harga meja bisa lebih rendah. Lebih menarik dan terlihat teratur. Sebagai contoh tentang ukuran meja, panjang, lebar dan tinggi : Meja tulis : 120 x 70 cm., tinggi 72 76 cm. Meja untuk pimpinan : 130 x 80 cm atau 150 x 90 cm. Tinggi meja tik 10 cm. lebih rendah dari meja tulis. Ukuran kursi : kursi yang baik hendaknya memenuhi syarat tertentu dalam hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan dari pegawai yang menggunakannya. Syarat-syarat kursi yang baik : Mempunyai sandaran sehingga dapat menjaga bagian belakang badan pemakai. Dapat diatur tinggi rendahnya, sehingga bisa disesuaikan dengan keadaan badan pemakai. Dibuat secara kuat, sehingga tidak mengkhawatirkan pemakai. Bagian yang diduduki menyerupai sadel, sehingga berat badan dapat terbagi merata dan terasa enak. b. Peralatan Kantor Peralatan kantor yaitu barang atau benda yang secara langsung dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kantor untuk memperoleh hasil pekerjaan dan bersifat tahan lama. Peralatan kantor antara lain : - Macam-macam map - Perforator (pelubang kertass) - Tempat surat - Stapler (penjepret kertas) - Pena - Paper clip (penjepit kertas) - Penggaris - Pembuka surat - Stempel - Stamp cap c. Bahan Kantor Bahan kantor yaitu barang atau bahan yang habis pakai dalam pelaksanaan pekerjaan tatausaha. Misalnya : kertas, tinta, pita mesin tik, karet penghapus, akrbon, pensil dan lem. d. Mesin-mesin Kantor Bersamaan dengan kemajuan di bidang teknologi, akhir-akhir ini penggunaan mesin dalam penyelesaian pekerjaan kantor terus berkembang. Bagi suatu organisasi menuntut agar penyelesaian pekerjaan kantor berjalan dengan cepat dan tepat. Untuk itu mesin kantor yang modern sangat dibutuhkan. Dengan menggunakan perlengkapan dan mesin kantor yang cocok akan memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi pekerjaan kantor. Otomatisasi dan mekanisasi pekerjaan kantor sangat diperlukan, lebih-lebih untuk kantor yang besar dimana pelayanannya sudah kompleks. Pemakaian mesin kantor yang semakin luas, tentu memerlukan perencanaan yang matang. Perlu mendapat perhatian antara lain jenis-jenis perlengkapan yang harus tersedia, karakteristik dari pada mesin, biaya operasionalnya, biaya permulaan, biaya pemeliharaan, dan tenaga operasional. Faktor yang perlu diperhatikan bilamana akan menggunakan mesin kantor :

Apakah mesin itu benar-benar diperlukan, dan keuntungan apakah yang akan diperoleh. Menyelidiki pekerjaan, untuk mengetahui apakah pekerjaan itu telah berjalan dengan baik ataukah belum, apa sebabnya? c. Membandingkan biaya pekerjaan sebelum menggunakan mesin dengan biaya pekerjaan setelah menggunakan mesin. d. Apakah ada mesin yang cocok untuk pekerjaan yang bersangkutan. e. Apakah dapat diperoleh atau dilatih seorang operator dan apakah aada ruangan kantor yang cocok? Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan mesin kantor adalah : a. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian pegawai dapat dipindahkan untuk melakukkan pekerjaan yang lain. b. Menghemat waktu. c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya mesin hitung memberikan ketelitian secara mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan. d. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tertulis. Beberaapa mesin membosankan, akan tetapi bila dikerjakan dengan cepat dapat mengurangi kebosanan. e. Pekerjaan nampak lebih baik. f. Mencegah adanya penggelapan. g. Mengurangi kelelahan pegawai dan menambah mutu pekerjaan. h. Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat. Mesin-mesin kantor juga mempunyai kekurangan : a. Mesin tidak dapat meyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi. b. Tingkat penyusutan mesin masih relatif tinggi. c. Sulit mendapatkan opertor mesin yang terlatih dan biaya melatih masih mahal. d. Pengaruhnya terhadap sistem pekerjaan kantor. e. Fleksibeliltas dari pada beberapa mesin masih kurang. f. Suara gaduh dari mesin. g. Harga mesin masih mahal. h. Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin. Meskipun terdapat kekurang dari mesin kantor, tapi apabila direncanakan dengan baik saat akan pengadaan, kekurangan tersebut dapat diminimalisasikan.

a. b.

Pengantar Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut. Memilih Peralatan Kantor Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu : Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor. Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu : 1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. 2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi: a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb. b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb. 4. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

5. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb. 6. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Identifikasi Kebutuhan Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor. No 1 2 3 4 5 Kode 02-03-17-02-23-00 02-04-44-00-72-32 02-05-58-08-10-00 01-01-21-00-00-04 dst Nama Barang Amplop Bateray Benang Tali Keyboard Tipe coklat Calkulator Rapia 102 keys Spesifikasi 27,5 x 43 cm fx-992 plastik merk JAYA Casio ~ Jumlah 2 box 10 buah 1 kg 5 buah

Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor. Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan. Penanganan Perlengkapan Kantor Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: 1. Pengadaan Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan. 2. Penyimpanan Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri). 3. Pengeluaran/Pendistribusian Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang. 4. Pemeliharaan Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5. Penghapusan Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku. Alur Penanganan Perlengkapan Kantor: 1. Pengadaan 2. Penyimpanan 3. Pendistribusian 4. Pemeliharaan 5. Penghapusan Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.

Adapun langkahlangkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah : 1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan. 2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang). 3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan. 4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai. 5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut. 6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik. 7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya. 8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan. Contoh : BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR

No : .. Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini untuk kepentingan .....................................................

Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Caracara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut: 1. Menurut Tempat Barang a. Ada dalam gudang/persediaan Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat. b. Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi. 3. Menurut Jenis Barang a. Barang bergerak (bisa dipindahkan) Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat. b. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

4. Menurut Kurun Waktu a. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur. b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

LANGKAH PENGADAAN

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan kantor untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan kantor tidaklah sama, karena tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan. Dalam mengadakan perbekalan kantor, selalu diawali dengan perencanaan. Perencanaan lebih ditekankan pada perencanaan kebutuhan perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana kebutuhan sebaiknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran, bersamaan itu pula disusun rencana biaya uang digunakan untuk biaya-biaya pengadaan,penytimpanan, penyaluran, penginventarisasian dan pemelirahaan, sehingga tidak ada kegiatan yang tertinggal dalam perhitungan biaya yang diperlukan. Dalam penyusunan rencana anggaran harus selalu diperhitungkan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan. Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan, perlu memperhatikan : a. b. c. d. e. f. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor. Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Untuk barang habis pakai, perencanaannya sebagai berikut : a. b. c. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Untuk barang tak habis pakai : a. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dipakai. b. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan. c. Memperkirakan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan penyusunan rencana pengadaan tahunan.

Langkah-langkah dalam pengadaan perbekalan kantor adalah : a. b. c. d. e. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang. Surat diserahkan ke bendahara. Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala. Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan. f. g. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji. Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang. h. Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan. Langkah-langkah pengadaan perbekalan kantor di beberapa perusahaan atau instansi. a. 1) 2) 3) 4) Len Industri (Persero) Bandung Membuat daftar permintaan barang lengkap dengan kode material Pemeriksaan stock barang di gudang Penandatanganan ke Kabag Produksi dan Material DPB diserahkan ke bagian logistik untuk pemberian harga barang dan pemeriksaan lainnya

5)

Setelah DPB diperiksa, diserahkan ke bagian pembelian untuk mengurus pembelian barang yang dibutuhkan

6) 7) b. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

Barang disimpan di gudang Pihak gudang segera menyiapkan bahan untuk pengiriman barang kepada pemesan Pusat Pengembangan Teknologi Mineral Bandung Petugas memeriksa barang yang diperlukan sesuaikan dengan klasifikasinya Menyusun surat permohonan ke gudang Bagian gudang memeriksa barang yang diperlukan Bendahara memeriksa kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan dana yang tersedia Meminta perserujuan dari pimpinan Setelah disetujui baru melakukan pembelian Bon diserahkan kembali ke bendahara, untuk disampaikan ke bagian gudang Melakukan pemeriksaan barang Penyimpanan barang di gudang disampaikan ke bagian atau unit yang memesan

DAFTAR KEBUTUHAN PERBEKALAN Daftar ini berisikan dan menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan kantor dalam periode tertentu. Daftar kebutuhan ini biasanya dibuat dalam periode bulanan, triwulan, semester dan tahunan, tetapi umumnya disesuaikan dengan keseluruhan anggaran dalam satu tahun.

INVENTARIS DAN PELAYANAN PERBEKALAN

1.

Inventaris Perbekalan Kantor Inventarisasi perbekalan kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Ketentuan dan cara tersebut didasarkan kepada

pedoman yang telah ditetapkan Menteri Keuangan di bidang inventasrisasi barang-barang milik negara yang tercantum dalam surat keputusan No. KEP-225/MK/4/1971 tanggal 13 April 1971, yang merupakan pengaturan pelaksanaan dari Instruksi Presiden No. 3 tahun 1971 tentang Inventarisasi Barang-Barang Milik Negara. Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam : Buku induk barang inventaris, adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. Buku golongan barang inventaris, adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasikan dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut ke dalam Buku Barang Inventaris. Buku catatan barang non inventaris, adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor Buku Induk dan Golongan Barang Inventaris digunakan untuk mencatat barang inventaris yang tidak habis pakai, sedangkan barang habis pakai dicatat dalam buku Catatan Barang Non Inventaris. 2. a. Prosedur Permintaan dan Pencatatan Penerimaan Barang Langkah-langkah permintaan barang Unit atau bagian mengajukan kebutuhan barang ke bagian gudang atau logistik dengan surat atau bon permintaan barang Bagian gudang memeriksa dan menyiapkan barang-barang sesuai dengan yang diminta dalam bon Apabila tersedia, barang tersebut diserahkan dan bon permintaan barang ditandatangani, baik oleh bagian gudang maupun oleh unit yang meminta barang b. Langkah-langkah pencatatan penerimaan barang Biasanya sebelum barang yang dibeli diterima, pihak pengirim terlebih dahulu memberi tahu kepada pihak penerima, bahwa barang akan tiba pasa waktu, jumlah dan speifikasi tertentu. Dengan pemberitahuan tersebut, maka pihak penerima akan mempersiapkan segala sesuatunya, baik tenaga, tempat maupun tata cara penerimaan. Langkah pencatatannya sebagai berikut : a. Pada saat barang tiba, petugas penerima segera melakukan pemeriksaan, baik secara fisik maupun administratif. Penerima harus memeriksa tentang nama barang, jumlah, model, ukuran, kualitas dan lain-lain sesuai dengan yang tertulis dalam surat pengantar barang.

b.

Apabila sudah cocok, petugas penerima membuat berita acara pemeriksaan dan bukti penerimaan barang. Bukti tersebut dibuat rangkap.

c.

Setelah selesai dibuat, kemudian ditandatangani, baik oleh pengantar barang maupun penerima barng. Kemudian satu set (rangkap) diberikan lagi kepada pengantar atau pengirim barang.

d. -

Selanjutnya bagian gudang atau penerima harus melakukan : Mencatat data dari barang-barang tersebut (jenis, jumlah, dan asal barang) Mencatat barang ke dalam buku persediaan barang atau buku inventaris Menyimpan dan meletakkan barang tersebut di tempat yang tersedia atau gudang sesuai dengan jenis, sifat dan jangka waktu penyimpanan

Menyerahkan barang kepada unit atau bagian yang memesan Membuat laporan kepada atasan dan instansi fungsional baik triwulan, tahunan insidental tentang barang yang terjadi di gudang.

PENDISTRIBUSIAN

Pendistribusian yaitu kegiatan menyalurkan, mengeluarkan atau mengirimkan barang-barang dari gudang ke unit atau bagian yang memesan. Pengeluaran barang tersebut meliputi pengeluaran untuk pemakai, peminjam, perbaikan, penghapusan atau ke gudang lain. Langkah-langkah pengiriman barang adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pengeluaran harus berdasarkan pada surat atau bon permintaan atau surat perintah dari atasan. Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan. Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi permintaan. Mencatat mutasi barang pada kartu barang. Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan buku persediaan barang. Membuat Berita Acara penyerahan barang dari gudang kepada pemesan setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu pihak yang menyerahkan dan pihak pemesan. 7. Menyerahkan barang berikut dokumennya.

8.

Membuat laporan kepada atasan langsung.

PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN

1.

Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan menjadi :

a. b.

Disimpan dalam proses pemakaian Disimpan, kemudian disalurkan ke tiap satuan kerja meneurut ketentuan dan kebijaksanaan pimpinan

c.

Disimpan sementara tanpa pembongkaran, kemudian meneruskan barang tersebut ke alamat yang dicantumkan pada label peti kemasan Mengingat jangka waktu penyimpanan, maka bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan dimana barang akan diletakkan. Misal :

a) b) c)

Barang yang cepat dikeluarkan, diletakkan di lokasi yang dekat dengan pintu keluar Barang yang paling lambat dikeluarkan diletakkan di lokasi yang lebih dalam Barang yang disimpan untuk persediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu Penyimpanan harus dikelola dengan baik agar tercapai efektifitas dan efisien dalam penggunaan tenaga, biaya dan tata kerja.

Oleh karena itu dalam pelaksanaan penyimpanan, perlu memperhatikan hal-hal berikut : a. b. c. d. e. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan Sifat barang yang disimpan Sarana penyimpanan dan pemeliharaan Jangka waktu penyimpanan (barang yang datang lebih dulu keluar lebih dulu)

f. g. h.

Prosedur dan tata kerja Tenaga yang diperlukan Biaya yang harus disediakan Adapun cara penyimpan barang-barang perbekalan kantor adalah :

a) b) c) d)

Barang disimpan berdasarkan klasifikasi Barang disimpan pada tempat yang cukup memadai Barang disimpan dalam keadaan bersih Barang disusun dengan rapi dengan kode yang telah ditetapkan agar mudah mencari atau dikeluarkan

e) f) g)

Barang disimpan dalam ruangan yang cukup udara untuk menghindarin kelembaban Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air Barang yang dikeluarkan lebih cepat disimpan dibagian depan, sebaliknya yang dikeluarkan dalam kuruin waktu yang lama disimpan dibagian belakang

h) i) 2.

Pastikan barang yang disimpan di tempat yang terkunci, untuk menghindari barang hilang Pastikan barang yang disimpan telah dihitung dan dicatat dalam buku barang dan buku persediaan Pemeliharaan dan perawatan Hal lain yang harus diperhatikan dari pengeloaan perbekalan kantor adalah Pemeliharaan, yaitu kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Bagaimana cara mengatur barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari kerusakan karena hama, hilang, pembungkus kurang baik, penyimpanan yang tidak teratur, kadaluarsa, susut dan lain sebagainya. Setiap barang mempunyai cara pemeliharaan tersendiri, di antaranya :

a. 1.

Menurut kurun waktu Pemeliharaan sehari-hari. Dilaksanakan oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang itu.

2.

Pemeliharaan berkala. Dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, pelaksanaannya dapat dilakukan sendiri atau dengan bantuan pihak tertentu.

b.

Menurut jenis barang

1.

Barang bergerak. Dilakukan tiap hari atau secara berkala. Yang termasuk di dalamnya adalah : alat kantor, kendaraan bermotor, dan sebagainya.

2.

Barang tidak bergerak. Pemeliharaan dapat dilakuakan tiap hari atau berkala. Dilakukan tiap hari untuk mencegah kerusakaan dan menjaga kebersihan serta mencegah pemborosan. Agar pemeliharaan dan perawatan itu dapat dilakukan dengan baik perlu ditunjang oleh alat-alat atau perlengkapan pemeliharaan itu sendiri. Jenis alat-alat tersebut, diantaranya :

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.

Map Filling cabinet Ordner Almari barang Rak besi Kotak disket Penghisap debu Lap atau kemoceng Kamper Cat AC Obat serangga

m. Dan lain-lain. Jenis-jenis alat pemeliharan ini digunakan sesuai dengan kebutuhan dari barang-barang atau alat kantor itu sendiri. Secara rinci dapat dikemukakan, bahwa cara pemeliharaan dan perawatan perbekalan kantor adalah : a. b. Selalu membersihkan barang secara teratur, terutama setelah digunakan Selalu menggunakan dan mengoperasikan perbekalan kantor dengan baik dan benar sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya c. d. Memisahkan barang yang rusak dan yang tidak rusak Selalu memperbaiki barang yang rusak

e.

Memperhatikan cara pemyimpanan barang dengan benar dan baik serta teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing barang

f.

Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar Selain hal tersebut, juga ada pemeliharaan yang sifatnya umum, diantaranya :

a. b. c. d.

Selalu mematikan listrik dan AC sebe;um pulang kerja Selalu membereskan meja, kursi dan alat-alat lainnya Menutup rapat laci dan almari agar binatang kecil tidak mudah masuk Selalu menutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

PENGHAPUSAN BARANG Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional, penghapusan perbekalan merupakan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbanganpertimbangan dan argumentasi-argumentasi tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, dalam kegiatan penghapusan perbekalan harus mempertimbangkan alasan-alasan normatif tertentu. Muara berbagai pertimbangan tersebut tidak lain adalah demi efektivitas dan efisiensi kegiatan organisasi. A. Beberapa Kriteria untuk Penghapusan Perbekalan Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk bisa menyingkirkan atau menghapus perbekalan, dan beberapa alasan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak. Perbekalan ini perlu disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi. 2. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman. Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun

output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru. 3. Perbekalan yang berlebihan. Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif belum rusak dan tidak ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan beberapa alasan. Pertama, suatu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang. Ketiga,perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpan an, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan yang keempat, apabila perbekalan tersebut akan di gunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date). 4. Perbekalan yang hilang Secara administratif, perbekalan yang hilang harus disingkirkan. Hal ini penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk pertanggung jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja. B. Cara-Cara Penghapusan Perbekalan Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa alternatif tersebut adalah sebagai berikut : 1. Dijual atau dilelang. Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan. 2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi. Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip -prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan, antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling. 3. Dipindahkan. Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan yang sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor atau institusi cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih dalam ruang lingkup organisasi internal. 4. Dihibahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organisasi memberikan secara cuma-cuma kepada pihak atau organisasi lain yang membutuhkan perbekalan yang dihapuskan tersebut.

5.

Pemanfaatan kembali (recycle). Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini berarti barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.

6.

Dimusnahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan benarbenar dihilangkan atau dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan. Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggungjawab dalam pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek kebenaran alasan penghapusan perbekalan, dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani oleh penanggung jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang menerima perbekalan (bila ada). Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan atau penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus jelas ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di samping itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara Serah Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara ditukarkan, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis perbekalan tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai perbekalan tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara Serah Terima Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan dengan cara dihibahkan dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan harus jelas tertulis kepada siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain harus pula dilampirkan Berita Acara Serah Terima Barang. Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping harus ada juga Berita Acara Serah Terima Barang. C. Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan, pertama tama yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran perbekalan tertentu yang hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja "pemilik" perbekalan yang akan dihapuskan bersama dengan penanggung jawab pengelola perbekalan. Langkah berikutnya adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan perbekalan yang hendak ditempuh, yang kemudian menentukan satu cara penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan, baik dengan pertimbangan finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan pada pimpinan tertinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan. Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah memasuki tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia penghapusan perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan, dan unit kerja "pemilik" perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan kegiatan penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan model

Kartu Barang, unit kerja harus mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada kolom Penghapusan Barang sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang dilakukan. LAPORAN PERBEKALAN

Laporan perbekalan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan barang, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari barang tersebut dalam periode tertentu. Petugas perlengkapan atau bagian gudang wajib melaporkan secara berkala tentang barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal-hal yang terjadi dalam gudang baik mutasi, kerusakan maupun kehilangan. Laporan perbekalan berfungsi untuk : 1. 2. 3. 4. Pertanggung jawaban Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu Pengendalian persediaan Bahan pengambilan keputusan atau kebijakan bagi pimpinan Laporan disampaikan sesuai ketentuan atasan. Bila laporan disampaikan secara tidak langsung, maka dibuat surat pengantar. Laporan harus dibuat rangkap, yang asli disampaikan kepada pimpinan atas, sedangkan tembusannya diberikan kepada bagian lain yang terkait dengan laporan tersebut. Penyampaian laporan sebaiknya disertai dengan lampiran-lampiran, sebagai bukti dan penguat laporan tersebut. Lampiran-lampiran tersebut diantaranya : a. b. c. d. e. f. g. Bukti penerimaan barang Kartu persediaan barang Kartu barang Daftar inventaris Bukti pembelian barang Bukti pengeluaran barang Daftar rekapitulasi barang inventaris Langkah atau teknik pembuatan laporan perbekalan kantor tersebut adalah : 1. 2. Memeriksa barang atau perbekalan kantor yang ada Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3. 4. 5. 6. 7.

Menghitung penerimaan dan pengadaan barang Menghitung pengeluaran barang Menghitung sisa persediaan Mencatat mutasi tersebut pada Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris Melaporkan kepada atasan atau pimpinan Cara Menyusun Laporan

1.

Menyusun Laporan Triwulan. Maksudnya adalah laporan mengenai mutasi barang yang terjadi dalam jangka waktu satu triwulan sebagai akibat dari penambahan pengadaan atau pengurangan karena penghapusan atau pendistribusian barang ke unit yang lain.

2.

Menyusun Laporan Tahunan. Laporan tahunan berisikan tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan yang ada sampai akhir tahun. Dalam laporan tersebut dijelaskan mengenai nama dan spesifikasi barang, penerimaan dan pengeluaran barang, persediaan awal tahun dan sisa persediaan. Semua keterangan tersebut dimasukan dalam Daftar Barang Inventaris, yang sekaligus merupakan laporan tahunan mengenai hasil kegiatan inventaris barang milik kantor pada saat berakhirnya tahun anggaran. Dalam laporan tahunan ini dilengkapi denagan pembuatan Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yang merupakan daftar gabungan data dari daftar Isisan Barang Inventaris, dimana hakekatnya menunjukkan jumlah daripada kuantotas dan harga barang inventaris yang dikelola suatu unit kerja pada akhir tiap tuhun anggaran. Barang-barang inventaris tersebut didaftar disini menurut jenisnya, dalam golongan seperti yang ditetapkan dalam tabel klasifikasi dan kode barang inventaris.