Professional Documents
Culture Documents
Bidang Tugas Dan Tanggungjawab Ahli
Bidang Tugas Dan Tanggungjawab Ahli
Pengarah/ Pengerusi
Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti. Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan. Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti. Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan. Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan
3. Setiausaha
Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran. Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan. Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program. Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan. Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat. Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan. Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat. Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa. Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program. Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.
4. Bendahari
Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan. Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan. Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan. Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik. Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat. Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan. Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.
Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatan kuasa pusat. Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa pusat terlebih dahulu. Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan. Menyediakan surat tawaran (lo) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan. Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan
Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program. Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya. Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan. Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada jawatan kuasa kewangan.
Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan. Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan. Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan sambutan. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.
Menghebahkan serta mempromosikan butiran berkaitan dengan kejohanan melalui: Poster-poster - Kain rentang Iklan-iklan Media cetak dan media elektronik Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu kejohanan. Menyediakan maklumat mengenai kejohanan secara ringkas untuk promosi, maklumat perlu terdiri daripada: Jadual Pertandingan Atur cara kejohanan Peta tempat berlangsung 12. Jawatan kuasa Persiapan Pentas dan Khemah
Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan Merangka pelan-pelan kedudukan khemah. Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang berkaitan. Menyusun dan memastikan keceriaan khemah. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.