เทคนิคการจัดการประชุม และ

การจดรายงานการประชุม
สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน
และสถาบันพัฒนาองค์กรชุมชน

สำหรับกำรสัมมนาเชิงปฏิบตั ิการบริหารจัดการที่ดี กองเลขาฯจังหวัด ภาคใต้ตอนบน 26 พ.ย. 2555

จาลองการประชุม?

ยงจิรายุ อุปเสน

การเตรียมการประชุม

การเตรียมการประชุม การเตรียมวาระการประชุม การเตรียมสถานที่ การเตรียมงบประมาณ การเตรียมอุปกรณ์และเครื่องอานวยความ สะดวกต่างๆ • การเตรียมเอกสารในการประชุม • การเตรียมคนที่จะเข้าร่วมการประชุม • • • • .

การเตรียมวาระการประชุม การเตรียมวาระการประชุม เป็ นหัวใจของการ ประชุมเพราะเป็ นการกาหนดเรื่องที่ประชุมจะ แจ้งให้สมาชิกผูม้ าร่วมประชุมทราบว่าจะประชุม เรื่องอะไร .

.................่ ....................... -------------เรื่องทีป่ ระธานจะแจ้งให้ทป่ี ระชุมทราบ เรื่องรับรองรายงานการประชุมครัง้ ทีแ่ ล้ว เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครัง้ ทีแ่ ล้ว เรื่องเสนอเพือ่ พิจารณา เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) .ตัวอย่างระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระที่ 1 ระเบียบวาระที่ 2 ระเบียบวาระที่ 3 ระเบียบวาระที่ 4 ระเบียบวาระที่ 5 การประชุม..... ครัง้ ที........พ........... วันที....... เวลา....................เดือน.........่ ./........ศ.................................. ณ......................................................................

........... -------------เรื่องทีป่ ระธานจะแจ้งให้ทป่ี ระชุมทราบ เรื่องรับรองรายงานการประชุมครัง้ ทีแ่ ล้ว เรื่องสืบเนื่อง/ติดตามจากการประชุมครัง้ ทีแ่ ล้ว เรื่องเสนอเพือ่ พิจารณา เรื่องเพือ่ ทราบ เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) ยงจิรายุ อุปเสน ......่ . วันที............................................ ณ................................ตัวอย่างระเบียบวาระการประชุมบอร์ด พอช......พ................. ระเบียบวาระที่ 1 ระเบียบวาระที่ 2 ระเบียบวาระที่ 3 ระเบียบวาระที่ 4 ระเบียบวาระที่ 5 ระเบียบวาระที่ 6 การประชุม.ศ... ครัง้ ที.......................เดือน....................../.................... เวลา............่ .................

2. 3. 4.การเตรียมสถานที่ สถานที่ประชุมนับเป็ นส่วนสาคัญต่อความสาเร็จ หรือล้มเหลวของการประชุม เพราะบรรยากาศของ สถานที่ประชุมมีอทิ ธิพลต่อความรูส้ กึ ของสมาชิก การเลือกห้องประชุมควรคานึงถึง 1. จุดการเดินทางไปมาสะดวก ขนาดของห้องประชุมเหมาะสมกับผูเ้ ข้าร่วมประชุม สะอาด เรียบร้อย มีแสงสว่างเพียงพอ การถ่ายเทอากาศดี ไม่มีสง่ิ รบกวน เช่น เสียง กลิน่ แสง มีลกั ษณะเป็ นเอกเทศไม่มีคนผ่านไปมาตลอดเวลา ตัวอย่าง . 5. สถานที่ตงั้ อยู่ ณ.

ตัวอย่าง การจัดทีน่ ง่ ั ประชุม  แบบปฏิบตั งิ านกลุ่ม ตัวอย่ าง .

ตัวอย่าง การจัดทีน่ ง่ ั ประชุม  แบบปฏิบตั งิ านกลุ่ม ตัวอย่ าง .

ตัวอย่าง การจัดทีน่ ง่ ั ประชุม  แบบประชุมใหญ่ เวที .

ตัวอย่าง แบบประชุมใหญ่ ของ พอช. เวที ยงจิรายุ อุปเสน .

การเตรียมงบประมาณ การประชุมที่มีขนาดใหญ่ มีสมาชิกจานวนมากและ เป็ นทางการ ผูจ้ ดั ประชุมจะต้องเตรียมเงินที่จะใช้ในการ ประชุมไว้ล่วงหน้า งบประมาณที่ตอ้ งใช้ในการประชุม มีดงั นี้  การตอบแทนวิทยากร  การเช่าห้องประชุม (โรงแรม. ค่าอาหารและเครือ่ งดืม่  ค่าวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ . หอประชุม)  ค่าพาหนะ  ค่าที่พกั .

เครือ่ ง Visaual. กล้องถ่ายรูป และพาหนะ เป็ นต้น กลับเมนู . กระดาษจดคาบรรยาย. เครือ่ งฉายแผ่นใส พร้อมแผ่นใสและปากกา. เครือ่ งคอมพิวเตอร์พร้อม Projector.การเตรียมอุปกรณ์และเครื่องอานวยความสะดวกต่างๆ บรรยากาศของการประชุมจะดี และดาเนินไปด้วยความ เรียบร้อย บรรลุเป้าหมาย ต้องมีเครือ่ งสนับสนุนการประชุม เพือ่ อานวยความสะดวก เช่น เครือ่ งขยายเสียงพร้อมไมโครโฟน และลาโพง เครือ่ งบันทึกเทป (วิทยุเทป).

วิทยากร) ข้อมูลต่าง ๆ เกีย่ วกับเรือ่ งที่เสนอในที่ประชุม แบบลงนามเข้าร่วมประชุม (ใบลงทะเบียน) . 2. 4. 5. รายชือ่ ผูเ้ ข้าประชุม. ระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุมครัง้ ที่แล้ว คู่มือการประชุม (โครงการประชุม.การเตรียมเอกสารในการประชุม เอกสารการประชุมจะช่วยให้ ข้อมูลรายละเอียดเกีย่ วกับ เรือ่ งที่ประชุม ทาให้การประชุมดาเนินไปด้วยความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เอกสารประกอบการประชุมที่ควรเตรียมไว้ก่อนการประชุม คือ 1. 3.

การเตรียมคนที่จะเข้าร่วมการประชุม การเตรียมบุคลากรที่จะเข้าร่วมประชุม การเตรียมตัวของประธาน การเตรียมตัวของสมาชิก การเตรียมตัวของวิทยากร การเตรียมตัวของเลขานุการ .

การจดรายงานการประชุม .

รายงานการประชุม การบันทึกความคิดเห็นของผูม้ าประชุม ผูเ้ ข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็ น หลักฐาน .

เพื่อแสดงกิจการที่ดาเนินมาแล้ว 4. เพื่อยืนยันการปฏิบตั งิ าน 3.จุดมุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม 1. เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่ เกี่ยวข้องทราบ และปฏิบตั ติ อ่ ไป . เพื่อเก็บไว้เป็ นหลักฐานอ้างอิง 2.

ท่านมีหลัก/เทคนิคในการจดรายงานการประชุม อย่างไร 4. ท่านคิดว่ามีปัญหาใดบ้าง ในการจดบันทึก การประชุม ยงจิรายุ อุปเสน .ทบทวนตัวเราเอง 4 ข้ อ ดังต่ อไปนี้ 1. รายงานการประชุมที่ดีควรเป็ นอย่างไร 2. เรามีวิธีเตรียมตัวจดรายงานการประชุม อย่างไรบ้าง 3.

ผูเ้ ข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) 1. 2.... กรรมการที่ไม่มาประชุม (ถ้ามี) 1............... วันที..............................................ส่วนประกอบ 1......... ณ ........................................................................หัวเรื่อง รายงานการประชุมคณะกรรมการ........................ 2...................................................่ .................................................................................................. ------------กรรมการที่มาประชุม 1................... 2......... ครั้งที่................................................................... ......................................................

............... 3..........................2......... เรื่องที่ 2 ......ท้ายเรื่อง (ชื่อ).... ผูจ้ ดรายงานการประชุม (ชื่อ).... ผูต้ รวจรายงานการประชุม .........................ตัวเรื่อง เริ่มประชุมเวลา............................................................. เลิกประชุมเวลา ... ประธานกล่าวเปิ ดประชุมแล้วที่ประชุม พิจารณาเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้ เรื่องที่ 1 ......................................

....../.......ศ. เดือน . วันที่ .......................1 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน 3...2 เรื่องสืบเนื่องอื่นๆ วาระที่ 4 เรื่องพิจารณา 4......ตัวอย่างระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุม........ พ.1 4.2 วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) ......................2 วาระที่ 2 เรื่องพิจารณารับรองรายงานการประชุม วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง 3............. ณ. ครั้งที่ ............................... ----------------วาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ 1.........1 1................... เวลา ......

............. ครั้งที่ 5/2538 วันอังคารที่ ............ ระเบียบวาระที่ 1 ระเบียบวาระที่ 2 ระเบียบวาระที่ 3 ระเบียบวาระที่ 4 ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องที่ประธานแจ้งต่อที่ประชุม การรับรองรายงานการประชุม ครั้งที่ 4/2538 เรื่องสืบเนื่อง เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) ....... เวลา ..........................ระเบียบวาระการประชุม คณะกรรมการ....................... ณ .....................................................................

หลักการจดรายงานการประชุม .

........................................................................... ........................... เรื่องที่ 2 .............................................. วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานประชุม วาระที่ 3 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา เรื่องที่ 1 ....ต้องจดเป็ นระเบียบวาระ วาระ และเรื่อง เช่น วาระที่ 1 เรื่อง (ที่ประธาน) แจ้งให้ที่ประชุมทราบ เรื่องที่ 1 ........... เรื่องที่ 2 .........

สามารถยืนยันการปฏิบตั งิ านได้ 3. สามารถแสดงผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้อง ทราบ และถือปฏิบตั ติ อ่ ไปได้ . สามารถแสดงกิจกรรมที่ดาเนินการไปแล้ว 4. สามารถใช้เป็ นหลักฐานอ้างอิงได้ 2.ต้องสนองจุดมุ่งหมายทัง้ 4 ประการ คือ 1.

รายงานการประชุมที่ดี ชัดเจน กระชับความ ชี้ให้เห็นถึงความคิดเห็นที่เป็ นข้อวินิจฉัยของที่ประชุม ป้องกันความสับสนในเรื่องที่มีการตกลงใจ สามารถเป็ นแผนปฏิบตั งิ านได้ .

การเตรียมตัวจดรายงานการประชุม ก่อนประชุม  ศึกษาเรื่องในระเบียบวาระและเอกสาร ประกอบการประชุม  ตรวจความเรียบร้อยของห้องประชุม  เตรียมวัสดุอปุ กรณ์เอกสารที่ตอ้ งใช้  ติดต่อผูม้ าประชุม  ศึกษาเกี่ยวกับผูเ้ ข้าร่วมประชุม .

การเตรียมตัวจดรายงานการประชุม ระหว่างประชุม  ตัง้ ใจฟั ง  จับประเด็น  จดบันทึก-ย่อ-สอบถาม  บันทึกเทป  ทบทวนมติ .

.

การเตรียมตัวจดรายงานการประชุม หลังประชุม  ไม่เข้าใจเรื่อง สอบถาม  เขียนรายงานการประชุม  ถอดเทป  เรียบเรียงข้อความ  ส่งให้ผเู ้ กี่ยวข้องไปดาเนินการ  เตรียมจัดประชุมครั้งต่อไป .

เทคนิคในการจดบันทึกการประชุม  เลือกสิ่งที่ควรจะบันทึกลงไป อะไร คือประเด็นสาคัญ จดให้ตรงตามวัตถุประสงค์  บันทึกชื่อของผูเ้ สนอความคิดเห็นที่สาคัญไว้ดว้ ย  ควรจดบันทึกแบบย่อหรือชวเลข  เขียนหัวข้อเรื่องแต่ละข้อไว้ชดั เจน  กระดาษบันทึกที่มีขนาดเหมาะสมและขนาดเดียวกัน เพื่อสะดวกแก่การใช้และจัดเก็บ .

เทคนิคการจดบันทึก  เตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม  จาคาสาคัญ  ไม่จดทุกคาพูด  เขียนอ่านออก  ไม่พะวงเรื่องตัวสะกด  ใช้อกั ษรย่อ  ใช้เครื่องหมายแยกเนื้อหา  ใช้สีช่วยเน้น  ใส่เครื่องหมายเลขกระดาษทุกแผ่น  ไม่พดู คุย  ไม่มองกลุม่ .

จดอย่างละเอียดทุกคาพูด พร้อมมติ 2. จดสรุปเฉพาะสาระสาคัญ ความเห็น เหตุผลในการ พิจารณาของที่ประชุม พร้อมมติ .วิธีจดรายงานการประชุม อาจกระทาได้ 3 วิธี 1. จดย่อเรื่องที่พิจารณา จดย่อเฉพาะประเด็นสาคัญ อันนาไปสูม่ ติของที่ประชุม พร้อมมติ 3.

.................. ..................................ตัวอย่างการจดรายงานการประชุมแบบจดทุกคาพูด ......................................................ทุกท่าน กระผมนาย...................... เรื่อง ........ เรื่อง........................................................................................... : วันนี้มีสมาชิกมาประชุม 27 ท่าน ครบองค์ประชุมแล้ว ผมขอเปิ ดประชุม ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ประธาน คปอ.... ฯลฯ ...... ประธาน คปอ.... : ท่านประธานและท่านสมาชิก คปอ. ได้ขอลาออกจาก สมาชิกสภา จึงขอแจ้งเพื่อทราบ ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องระเบียบการเบิกจ่ายเงิน ของสภาองค์กรชุมชนตาบล 1........................ ขอเสนอ... 2......... ประธาน คปอ................... นาย.......... เชิญนาย.............. : เนื่องจากนาย.................................................................................................. ................ มติที่ประชุม ..............

...............ประธานอนุกรรมการ......................... นาย............ ที่ประชุมรับทราบ เรื่องที่ 2เรื่องการปรับปรุงแบ่งส่วนราชการกรม ประธานขอให้ประธานอนุกรรมการ........ชี้แจงว่า......................................... กรรมการ เสนอความเห็นว่า............ตัวอย่างการจดรายงานการประชุม แบบจดย่อคาพูดเฉพาะส่วนที่สาคัญ ประธานกล่าวเปิ ดประชุม แล้วที่ประชุมได้พิจารณาเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้ เรื่องที่ 1เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า... ที่ประชุมพิจารณาแล้วมีมติเห็นชอบด้วย ตามที่คณะอนุกรรมการเสนอ .............ชี้แจง นาย.

ตัวอย่างการจดรายงานการประชุม แบบสรุปเฉพาะสาระสาคัญ ความเห็น เหตุผลในการ พิจารณาของที่ประชุม พร้อมมติ วาระที่ เรื่องเดิม/ สาระสาคัญ ความเห็นที่ ประชุม งานที่ต้อง ระยะเวลาที่ ทาต่อ ต้องแล้วเสร็จ ผูร้ บั ผิดชอบ .

.................................. กรรมการที่ไม่มาประชุม (ถ้ามี) 1....................................... ผูเ้ ข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) 1................... 2.................................................................................................... วันที................................... .............................................................่ ................................................................................ ------------กรรมการที่มาประชุม 1.... 2...................................................ส่วนประกอบ รายงานการประชุมคณะกรรมการ................. 2...................... ณ .. ครั้งที่....

.. 2552 มติที่ประชุม สิ่งที่จะต้อง ดาเนินการต่อ ที่ประชุม เห็นชอบตามที่ คณะทางาน เสนอ โดย แก้ไข 1..ค.......... ค่าเดินทาง ให้เบิกได้ กม... ที่ประชุมพิจารณา ได้มอบหมาย ให้ (ตามเอกสารแนบ) คณะทางานยกร่ าง ระเบียบฯ ดาเนินการ ยกร่ างระเบียบการใช้ งบประมาณ เมื่อครั้ง การประชุมวันที่ 3 ส... ละ 2 บาท มอบหมายให้ คณะทางานแก้ไข และให้ประธาน ตรวจสอบ ลง นาม เพื่อ ประกาศใช้ ใน เดือนพฤศจิกายน 2552 นี้ต่อไป ........ตัวอย่างการจดรายงานการประชุม แบบสรุปเฉพาะสาระสาคัญ ความเห็น เหตุผลในการ พิจารณาของที่ประชุม พร้อมมติ วาระที่ 1.... ระเบียบ การเบิกจ่าย งบประมาณ สภาองค์กร ชุมชน ตาบล .. เรื่องเดิม ข้อพิจารณา ที่ประชุมสภาฯ ..

รัดกุม 4.หลักในการเขียนรายงานการประชุม 1. ชัดเจน 3. บรรลุวตั ถุประสงค์ . ถูกต้อง 2. กะทัดรัด 5.

การเตรียมตัวจดรายงานการประชุม ก่อนประชุม ศึกษาเรื่องในระเบียบวาระและ และเอกสารประกอบการประชุม ตรวจความเรียบร้อยห้องประชุม เตรียมวัสดุอุปกรณ์เอกสารที่ตอ้ งใช้ ติดต่อผูม้ าประชุม ศึกษาเกี่ยวกับผูเ้ ข้าร่วมประชุม ตัง้ ใจฟั ง ระหว่าง จับประเด็นเรื่อง จดบันทึก-ย่อ-สอบถาม ประชุม บันทึกเทป ทบทวนมติ หลังการประชุม ไม่เข้าใจเรื่อง สอบถาม เขียนรายงานการประชุม ถอดเทป เรียบเรียงข้อความ ตรวจทาน แก้ไข ส่งให้ผเู ้ กี่ยวข้องไป ดาเนินการ เตรียมจัดประชุมครั้ง ต่อไป .

แลกเปลีย่ น .