-1-

SKRIN UTAMA SEMAK SMM VERSI 4.0 BUILD 1.2.1 JU LANGKAH MENYEMAK DATA SMM 1. Pastikan anda telah menggabungkan data SMM yang dihantar oleh sekolah-sekolah

2. Klik butang Browse . Pilih lokasi fail yang mengandungi data SMM. Biasanya SMMDATA yang terdapat di dalam folder C:\HEM

3. Pilih Kod Sekolah untuk memindahkan data sekolah dari fail induk SMMDATA (Contohnya) ke fail sementara untuk semakan yang lebih pantas

4. Klik butang

untuk laksanakan pemindahan data

4. Klik Kod Negeri. Jika Senarai Negeri tidak dipaparkan, sila keluar dan buka semula SMM Semak 5. Klik Kod PPD 6. Klik Kod Sekolah. Hanya satu nama sekolah sahaja yang dipaparkan 7. Klik butang untuk memulakan Semakan. Biasanya semakan akan mengambil masa kurang dari 10 saat untuk satu sekolah. Selepas semakan selesai, satu senarai hasil semakan akan dipaparkan.

-2-

HASIL SEMAKAN BAGI SEKOLAH YANG DIPILIH 8. Double-Klik kod semakan yang mempunyai Bil Salah selain 0. Data yang salah akan dipaparkan. Di samping itu, bilangan ralat akan dipindahkan ke table sementara untuk cetakan Laporan Ralat Data SMM Mengikut Kelas (SATU SEKOLAH SAHAJA) yang terdapat dalam menu Laporan. Sebarang pembetulan yang dibuat melalui skrin ini tidak akan dimasukkan ke dalam pangkalan data utama. Untuk membuat pembetulan, sila gunakan SMM Semak Versi 4 build 1.2.1 GD.

DATA YANG MEMPUNYAI RALAT DIPAPARKAN. 9. Klik butang Tutup Query untuk kembali ke skrin utama. 10. Jika anda tidak mahu memaparkan ralat tetapi hanya ingin memindahkan bilangan ralat ke table

-3-

sementara, klik butang INFO SEKOLAH.

. Teruskan double-click jenis semakan dengan Bil Salah selain sifar KECUALI

11. Setelah selesai, klik menu Laporan - Ralat Data SMM Mengikut Kelas (PILIH SEKOLAH)

MENU LAPORAN

SENARAI RALAT MENGIKUT KELAS BAGI SEKOLAH YANG DIPILIH 12. Letakkan Pointer di ruang kelabu di kiri atau kanan laporan dan right-click. Satu menu akan dipaparkan

-4-

MENU DIPAPARKAN APABILA RIGHT-CLICK PADA BAHAGIAN KELABU 13. Klik Print dari menu tersebut. Klik pada Senarai Printer dan pilih CutePDF Writer. Ini akan membolehkan anda menyimpan ralat tersebut dalam format PDF

PEMILIHAN PRINTER 14. Selepas pilih nama printer, klik butang OK

-5-

LOKASI PENYIMPANAN 15.Pilih lokasi untuk menyimpan fail PDF tersebut dan klik butang Save. Fail PDF ini seterusnya boleh dicetak menggunakan Adobe Acrobat Reader yang boleh dimuatturun secara percuma dari laman web adobe. Fail PDF ini juga boleh diletakkan di laman web untuk memudahkan guru-guru memuatturun ralat dan membetulkan ralat kelas masing-masing.

MENGEKSPORT DATA BERDASARKAN JENIS SEKOLAH

Kemudahan ini digunakan oleh Jurulatih Utama Daerah untuk memecahkan data SMM yang telah digabung dalam satu fail. Untuk mengeksport data berdasarkan jenis sekolah, sila ikuti langkah-langkah berikut: 1. Pilih data SMM yang mengandungi data SMM sekolah yang telah digabungkan dalam satu fail contohnya SMMDATA_KLANG_JUN_2010.MDB menggunakan butang browse.

PILIHAN EKSPORT DATA SMM 2. Pilih jenis data yang ingin dieksport dari butang senarai Jenis Eksport. Contohnya anda memilih Eksport Semua Data SK. Klik butang Eksport. 5 fail teks SMM akan dihasilkan dalam folder C:\HEM iaitu TBANTU.TXT, TBANTUAL.TXT, TMURID.TXT, TLBSEK.TXT dan TTANG.TXT. 3. Buka Windows Explorer dan aktifkan folder C:\HEM 4. Salin fail SMMDATA dan tukar nama contohnya SMMDATA_KLANG_SK_JUN_2010.MDB 5. Buka perisian SMM dan Pilih Sumber Data SMMDATA_KLANG_SK_JUN_2010.MDB. Hapuskan semua

-6rekod 6. Eksport dan Gabung Data. 7. Ikuti langkah yang sama untuk Eksport Semua Data bagi jenis sekolah berikutnya

SELAMAT MENGGUNAKAN PERISIAN SMM SEMAK VERSI 4. JIKA ADA SEBARANG CADANGAN / KOMEN / RALAT SILA MAKLUMKAN KEPADA SAYA MENGGUNAKAN EMAIL hafaba@gmail.com. KERAPLAH MENGUNJUNGI LAMAN WEB SAYA http://hafaba.googlepages.com UNTUK MENDAPATKAN VERSI TERKINI SMM SEMAK.