Analisis dan Pengukuran Kerja

KAIZEN

KAIZEN ()
Karakter kanji asli dari kata ini adalah: . Dalam bahasa Jepang dilafalkan menjadi "KAIZEN" (Dibaca Kayzng), yang artinya "KAI" () = "perubahan" atau "kegiatan untuk memperbaiki" dan "ZEN" () = "baik". Dalam bahasa Mandarin dilafalkan Gai Shan artinya "perubahan ke arah yang lebih baik" atau "memajukan". "Gai" () = "perubahan" atau "kegiatan memperbaiki" dan "Shan" () = "baik" atau "keuntungan" Kata ini lebih berhubungan dengan ajaran Tao atau filosofi Budha, dimana definisinya adalah tindakan yang bermanfaat bagi masyarakat atas kepentingan pribadi. Makna yang sebenarnya dari bermanfaat ini harus dapat bertahan sepanjang masa, dengan kata lain Shan () = tindakan yang sangat bermanfaat bagi pihak lain.

Sejarah
Di Jepang pada masa pemulihan setelah perang dunia kedua kira-kira pada pertengahan tahun 50-an, secara bersama-sama diterapkan pertama kalinya oleh beberapa perusahaan termasuk Toyota. Pada saat ini hampir di seluruh perusahaan lain yang sukses disana juga menerapkan konsep KAIZEN. Diperkenalkan di Indonesia oleh Masaaki Imai pada tahun 1986 di Toyota Astra Motor, dan disebarluaskan penerapannya melalui KAIZEN Institute of Japan di Amerika, Eropa dan Asia.

Definisi
KAIZEN adalah aktifitas sehari-hari yang bertujuan untuk melampaui peningkatan produktifitas yang sederhana. Juga merupakan sebuah proses, yang bila dilakukan dengan benar, akan memanusiawikan tempat kerja, mengurangi beban kerja yang berlebihan (muri), dan mengajarkan orang untuk melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan metode-metode ilmiah dan bagaimana belajar mengenali serta mengurangi pemborosan dalam proses kerjanya.

MURI!

Filosofi kaizen
Setiap Karyawan di semua level didalam sebuah organisasi dapat berpartisipasi dalam KAIZEN, mulai dari pucuk pimpinan hingga ke level bawah. Format KAIZEN dapat berupa perseorangan, sistim saran, kelompok kecil, atau kelompok besar. Dalam memajukan produktifitas dan lingkungan kerja, di Toyota, biasanya sebuah perbaikan lokal dilakukan di dalam wilayah atau area kerjanya sendiri dan melibatkan kelompok kecil. Dalam menjalankan proses KAIZENnya, kelompok ini seringkali dibina oleh seorang Supervisor lini; kadang-kadang bahkan hal ini merupakan peran yang penting dari seorang Supervisor lini.

 KAIZEN di Toyota biasanya menyampaikan perbaikan-perbaikan kecil, budaya untuk terus menerus melakukan perbaikan kecil dan standarisasi berdampak besar dalam menghasilkan berbagai macam bentuk peningkatan produktifitas. Oleh karenanya istilah KAIZEN dapat diterjemahkan menjadi: melakukan improvement yang berkesinambungan

 Filosofi ini berbeda dengan program perbaikan melalui cara memerintah-danmengendalikan yang dilakukan di pertengahan abad ke-20. Metodologi KAIZEN mencakup membuat perubahan dan memonitor hasilnya, kemudian menyesuaikannya. Skala besar perencanaan dan penjadwalan proyek yang panjang digantikan oleh langkah-langkah percobaan yang lebih kecil, yang dengan cepat akan beradaptasi menjadi saran perbaikan baru.

"KAIZEN adalah suatu antusiasme atau jiwa untuk terus menerus membuat lebih baik dari apa yang telah dicapai. Bersifat 'small steps' dan 'low cost' serta merupakan Long Term Improvement yang berkesinambungan".

KAIZEN dan 5R

1. RINGKAS (SEIRI)
Tujuan organisasi adalah memusnahkan item-item yang tidak diperlukan dengan fokus pada barang utama yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan dalam bekerja dan menyingkirkan item-item yang tidak diperlukan. Fokus pada penghapusan inventaris/asset, persediaan yang berlebihan, luas area gudang, transportasi, upah/ongkos kerja, barang yang dibutuhkan, dan duplikasi arsip. Disiplin: Hanya menghasilkan/menyimpan item yang diperlukan saja yang berada di area kerja. KAIZEN: Selalu berupaya untuk menurunkan jumlah dan jenis item barang yang digunakan maupun yang disimpan. Sasaran Akhir: Mencapai Pemborosan (zero waste).

2. RAPI (SEITON)
Fokus dari kerapihan adalah efisiensi kerja, dengan tujuan utamanya agar lebih mudah dan cepat dalam menemukan barang pada saat dibutuhkan dan begitu pula saat mengembalikannya. Hal ini dapat dicapai melalui penempatan pada tempat tertentu untuk barang tertentu dengan jumlah tertentu, pada saat dibutuhkan. Disiplin: Setiap mengambil juga selalu mencatat dan tidak lupa untuk mengembalikan pada tempatnya. KAIZEN: Selalu berupaya untuk mempercepat dalam mengambil/mengembalikan barang dan membuat setiap barang atau tempat dalam keadaan jelas statusnya. Sasaran Akhir: Mencapai Penundaan (zero delay).

3. RESIK (SEISO)
Sasaran dari membersihan adalah mengenali penyimpangan sejak dini kemudian melakukan tindakan improvement. Hal ini dapat dicapai melalui kombinasi antara pembersihan tempat kerja sekaligus fokus pada identifikasi penyimpangan/kondisi di luar batas kendali. Disiplin: Sambil membersihkan turut memeriksa. KAIZEN: Selalu berupaya untuk mencegah sumber kotor. Sasaran Akhir: Mencapai Kerusakan (zero breakdown).

4. RAWAT (STANDARISASI) (SEIKETSU)

Tujuan standardisasi adalah untuk mengkonsolidasi / menggabungkan 3R di atas dengan menciptakan prosedur standar. Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan pelaksanaan kerja yang paling baik dan untuk mencari cara untuk menjamin agar setiap orang melaksanakan kegiatan individunya dengan cara yang sama ter-baiknya. Disiplin: Selalu bekerja sesuai dengan standard yang telah ditetapkan. KAIZEN: Selalu berupaya untuk menciptakan tempat kerja yang lebih transparan. Sasaran Akhir: Mencapai Cacat (zero defect).

5. RAJIN (DISIPLIN) (SHITSUKE)

Tujuan dari disiplin adalah memelihara improvement dan membuat improvement yang lebih baik lagi dengan menggunakan daur CAPD (Check-Act-Plan-Do) secara efektif. Hal ini dapat dicapai melalui ketaatan penuh pada improvement yang sekarang ada dan pengembangan kondisi lingkungan untuk improvement mendatang.

Penerapan Kaizen

Kondisi awal: Ruangan gelap, kotor dan banyak sarang laba-laba

Mulai perbaikan

Ketika perbaikan

Setelah perbaikan

Perhatikan

Permainan KAIZEN dan 5R

Simulasi untuk menunjukkan manfaat dari KAIZEN dan 5R Sasaran Permainan Para pemain akan mendapatkan pemahaman bagaimana menjalankan langkah-langkah 5R Pengalaman melakukan improvement berkesinambungan (KAIZEN) Merasakan manfaat dari Penerapan 5R.

Bahan Baku Satu set lembar kerja terdiri dari 8 lembar.

Peralatan Satu buah stopwatch dan bel sebagai penanda perintah untuk memulai dan berhenti Satu buah alat tulis untuk setiap anggota kelompok. Para Pemain Satu orang bertindak sebagai pemimpin, bertugas sebagai pemberi perintah kepada seluruh kelompok saat memulai dan mengakhiri permainan Jumlah anggota setiap kelompok adalah 5 orang.

 Aturan Permainan Masing-masing anggota di dalam kelompok akan menerima satu lembar kertas Lembaran kertas ini adalah perumpamaan dari kondisi tempat kerja kita DILARANG MEMBALIKKAN dan MELIHAT lembar permainan kecuali setelah mendapatkan perintah DILARANG MEMUTAR posisi lembar permainan yang telah diberikan Kerjakan perintah yang telah diberikan hingga batas waktu akhir yang ditetapkan Hasil kelompok adalah pencapaian angka terendah dari para anggotanya. Standar Mencoret di angka dengan ketentuan sbb:

Permainan Putaran-1, "KONDISI SAAT INI" Target Waktu : 60 detik

Tugas Permainan : Mencoret angka dari 1 sampai 49 Berikan lembar kertas No.1 ini kepada seluruh anggota dengan posisi kertas tertelungkup. Permainan dimulai secara bersama-sama dengan satu orang sebagai pemberi perintah dan pengendali waktu selama 1 putaran permainan. Tanyakan kepada setiap anggota untuk menyebutkan hasilnya kemudian tuliskan hasilnya pada kertas flipchart. Lingkari pada nilai angka yang terkecil, katakan kepada kelompok bahwa inilah hasilnya. Tanyakan kepada kelompok apakah mereka senang dengan hasil yang telah dicapai? Selanjutnya buatlah kesepakatan pada kelompok bahwa kita harus menerapkan 5R di tempat kerja ini.

Permainan Putaran-2, "RINGKAS" Target Waktu : 50 detik

Tugas Permainan : Mencoret angka dari 1 sampai 49 Langkah pertama dari 5R adalah RINGKAS yaitu hanya angkaangka yang diperlukan saja yang berada di lembar permainan kita. Angka 50 sampai 90 adalah angka yang tidak diperlukan, singkirkan angka-angka tersebut. Bagikan lembar kertas No.2 kepada seluruh anggota dengan aturan permainan yang sama seperti pada putaran sebelumnya. Tanyakan kepada kelompok apakah mereka mencapai peningkatan? Apakah kita perlu menjadikannya lebih baik lagi? Diskusikan dengan kelompok, langkah apakah berikutnya? Mengacu pada prinsip KAIZEN, yaitu peningkatan secara berkesinambungan, maka kita perlu untuk meningkatkan hasil yang telah dicapai. KAIZEN berikutnya adalah langkah RAPI.

Permainan Putaran-3, "RAPI - KLASIFIKASI" Target Waktu : 40 detik

Tugas Permainan : Mencoret angka dari 1 sampai 49 Di dalam langkah RAPI ini telah ditetapkan sistim rak penyimpanan angka. Angka-angka disusun menurut tempatnya, penempatan angka 1 berada di bagian kiri bawah kemudian angka berikutnya berada di bagian atasnya, selanjutnya ke bagian sebelah kanan. Contoh: angka 1 kiri-bawah, 2 kiri-tengah, 3 kiri-atas, 4 tengah-bawah, 5 tengah-tengah, dst. Bagikan lembar kertas No.3 kepada seluruh anggota dengan aturan permainan yang sama seperti pada putaran sebelumnya. Tanyakan lagi kepada kelompok apakah mereka mencapai peningkatan? Apakah mereka puas dengan hasil yang telah dicapai? Apakah kita perlu menjadikannya lebih baik lagi?

Permainan Putaran-4, "RAPI SARANA PENYIMPANAN" Target Waktu : 30 detik

Tugas Permainan : Mencoret angka dari 1 sampai 49 Selanjutnya Karena tugas kita harus menggaris angka satu persatu secara berurutan, maka standarisasi yang dibuat adalah layout sistem satu item per satu lokasi penyimpanan.

Permainan Putaran-5, "RESIK" Target Waktu : 20 detik

Tugas Permainan : Mencoret angka dari 1 sampai 49 Setelah mencapai peningkatan yang signifikan, langkah berikutnya adalah RESIK (Membersihkan = Memeriksa). Dengan asumsi bahwa sambil membersihkan sekaligus memperbaiki posisi angka-angka ke kondisi normalnya. Di dalam langkah ini harus dipastikan bahwa setiap orang mampu menyelesaikan tugasnya dengan mudah (dan kelompok mencapai nilai 49) Tanyakan lagi kepada kelompok apakah mereka mencapai peningkatan? Apakah mereka puas dengan hasil yang telah dicapai? Apakah setiap anggota mampu menyelesaikan tugasnya?

Permainan Putaran-6, "Mengetahui Angka Yang Hilang, Keadaan Sebelum 5R Target Waktu : 60 detik
Tugas Permainan : Mengetahui Angka yang Hilang Untuk menunjukkan bahwa pentingnya dibuat standarisasi. Di dalam langkah RAWAT ini juga membuat area kerja yang transparan (Manajemen Kendali Visual), oleh sebab itu kita perlu membuktikan bahwa masalah mutu akan sulit ditemukan di tempat yang berantakan. Kembali ke kondisi awal area kerja kita, tugas kita kali ini adalah mengetahui ada 2 angka yang hilang. Tugas tidak dapat diselesaikan tanpa 2 angka tersebut, oleh sebab itu kita harus menemukannya terlebih dahulu.

 Apakah Anda dapat menemukan 2 angka yang hilang? Pada detik ke berapakah angka tersebut baru dapat ditemukan?

Permainan Putaran-7, "RAWAT" Target Waktu : 5 detik Tugas Permainan : Menemukan Angka Yang Hilang Bagaimana dengan kondisi yang seperti ini?

Permainan Putaran-8, "RAJIN (KAIZEN 5R)" Target Waktu : 15 detik Tugas Permainan : Mencoret angka dari 1 sampai 49
Bagaimana dengan kondisi yang seperti ini? Apakah target tercapai? Apakah masih bisa dibuat lebih baik lagi?