Kullanm Klavuzu

Ekim 2012

Sayfa 1

indekiler
Elektronik mzay Aktifletirmek ....................................................................................................................................... 3 Elektronik mza Kurulumu ................................................................................................................................................. 7 Dokman Ynetim Sistemi Kurulumu ............................................................................................................................. 10 Tarayc Kurulumu ........................................................................................................................................................... 14 DYS altrma ve Yetki Seimi ........................................................................................................................................ 15 Listesi Ekran Tantm .................................................................................................................................................. 17 Giden Evrak lemleri - Giden Evrak Oluturma ve Ak Balatma .................................................................................. 22 Giden Evrak lemleri - Giden Evrak Onay lemleri ........................................................................................................ 35 Gelen Evrak lemleri - Havale lemi .............................................................................................................................. 41 Giden Evrak lemleri - Ak Dzenleme ..................................................................................................................... 44 Giden Evrak lemleri - Ak ptali ............................................................................................................................... 47 Sorgular - Birim Evrak Sorgusu ........................................................................................................................................ 48 Sorgular - Dosyalar .......................................................................................................................................................... 50 Sorgular - Birim Gelen Evrak Takibi ................................................................................................................................. 52 Sorgular -Birim Giden Evrak Takibi.................................................................................................................................. 54 Sorgular - Onay Evrak Takibi ........................................................................................................................................... 55 DYS Ynetici Ekranlar - Personel Ekleme\Gncelleme\Sorgulama ................................................................................ 57 DYS Ynetici Ekranlar - Birim Ekleme ............................................................................................................................. 59 DYS Ynetici Ekranlar - Birim Bilgileri Gncelle.............................................................................................................. 62 DYS Yneticisi Ekranlar - Personel Grevlendirme ........................................................................................................ 65 DYS Ynetici Ekranlar - Personel Grevlendirme ptal / Sorgulama .............................................................................. 70 DYS Ynetici Ekranlar - DYS Tanm Ekran ...................................................................................................................... 74 DYS Ynetici Ekranlar - Yetki Devri Ekran ...................................................................................................................... 78 DYS Ynetici Ekranlar - Ak Aktarma lemleri .......................................................................................................... 82 Evrak lemleri - Dokman Tarama ................................................................................................................................. 86 Evrak lemleri - Gelen Evrak Kayt .................................................................................................................................. 92 Giden Evrak Kullancs - Gnlk Listeler ......................................................................................................................... 97 Giden Evrak Kullancs - Giden Evrak lemleri ............................................................................................................. 102

Sayfa 2

Elektronik mzay Aktifletirmek

Kamu SM (http://www.kamusm.gov.tr/) sitesine giriniz, "lemler" mensnden "Bireysel lemler" seeneini tklaynz.

"ifreli Giri" seeneine tklaynz.

Sayfa 3

"Kimlik No", "Resimdeki Yaz" ve "Gvenlik Szc" alanlarn doldurunuz ve "Giri" butonuna basnz. Eer Gvenlik szcn unuttuysanz "Gvenlik Szcn Unuttum" butonuna basnz.

Gvenlik Szcn tekrar edinmek iin;"Kimlik No" ve "Resimdeki Yaz"alanlarn doldurduktan sonra "Gnder" butonuna basnz.

Sayfa 4

E-posta adresinize gelen balantya tkladnzda yukardaki ekran karnza gelecektir. "Gvenlik Szc" ve "Gvenlik Szc Tekrar" alanlarn doldurunuz ve "Gnder" butonuna tklaynz.

Ekranda gsterilen telefon numaras doru ise "Onay" butonuna basnz.

"SMS Onay Kodu" alann doldurunuz ve "Gnder" butonuna basnz.

Sayfa 5

"Kullanma A" butonuna basnz. Artk Elektronik mzanz kullanma almtr.

Sayfa 6

Elektronik mza Kurulumu

masastnde "Bilgisayarm" simgesine sa tklaynz. Alan pencerede "zellikler" seeneine tklaynz.

Alan pencerede iletim sistemini, srmn ve sistem tipini kontrol ediniz.

Eer bilgisayarnz 32 bit ise dys.meb.gov.tr adresinden "jre1.6.03"sktrlm dosyasn indiriniz, anz ve kurunuz. Eer bilgisayarnz 64 bit ise; "http://www.java.com/tr/" sitesinden bilgisayardaki java srmn kontrol ediniz ve yeni srm indirerek kurunuz.

Sayfa 7

Kamu SM sitesine giriniz, "lemler" mensnden "Src Ykleme Servisi" seeneine tklaynz.

letim sistemini, srmn ve bit saysn seiniz. (Bu bilgileri "Bilgisayarm" simgesine sa tklayp gelen menden "zellikler" seeneine tklayarak renebilirsiniz.)

Kart okuyucunuzu seiniz.

Sayfa 8

Kartnz seiniz ve "Srcleri Gster" butonuna basnz.

"Srcy ndir" butonuna basnz. Kurulum yardm iin "Kurulum Yardm Dokmann ndir" butonuna basnz.

"Srcy ndir" butonuna basnz. Kurulum yardm iin "Kurulum Yardm Dokmann ndir" butonuna basnz.

Sayfa 9

Dokman Ynetim Sistemi Kurulumu

dys.meb.gov.tr adresinden "java policy" sktrlm dosyasn indiriniz ve anz.

Oturumu aan kullanc klasr altna ".java.policy" dosyasn kopyalaynz.

Java srmnz "Java (TM) 6 Update 3" srmnden farkl ise; "Balat" > "Denetim Masas" > "Program Ekle Kaldr" penceresinden java ve java updatelerini kaldrnz.

Eer bilgisayarnz 32 bit ise e-imza kurulumunda javann 1.6.0.3 versiyonunu kurduunuz iin bu aamay atlaynz. Eer bilgisayarnz 64 bit ise; dys.meb.gov.tr adresinden "JRE 1.6.0.3" sktrlm dosyasn indiriniz, anz ve kurunuz. DYS sadece java'nn jre1.6.03 srm ile almaktadr. Kurulan java "Program Ekle Kaldr" alannda "Java (TM) 6 Update 3" olarak grntlenecektir.

Sayfa 10

"Denetim Masas" > "Java" simgesini anz. Alan pencerede "Ayarlar" butonuna tklaynz.

Alan pencerede "Dosyalar Sil" butonuna basnz.

Sayfa 11

Alan pencerede" uygulamalar ve apletleri" ve "iz ve log dosyalarn" seeneklerini seerek "Tamam" butonuna basnz.

java versiyonu deiirse/gncellenirse DYS almayacandan gncellemeleri engellemek iin u ayarlar yapnz;

"Gncelle" sekmesine basnz. "Otomatik Gncelleme iin Onay" kutusundan onay iaretini kaldrnz.

Sayfa 12

Alan uyar penceresinde "Hibir Zaman Onaylama" butonuna basnz.

Kurulumlar tamamland. DYS'ye balanmak iin internet exlorer taraycnz anz, adres satrna "dys.meb.gov.tr" yaznz, yukardaki ekran grntlenecektir.

Alan pencerede eer birden fazla yetkiniz var ise sizden yetki semeniz istenecektir. Yetkinizi seiniz ve "Tamam" butonuna basnz.
Sayfa 13

Tarayc Kurulumu
Bilgisayarnza taraycnzn srcs kurulduktan sonra, DYS'nin bu taraycy grmesi ve DYS kullanarak tarama ilemi yapabilmeniz iin; javatwain.dll mlib_jai.dll mlib_jai_mmx.dll

isimli bu dll dosyas gereklidir. Bu dosyalar "http://dys.meb.gov.tr" temin edilebilirsiniz. Temin ettiiniz dosyalar; 32 Bit sistemler iin: C:\Windows\system32 64 Bit sistemler iin : C:\Windows\SysWOW64

klasrleri altna kopyalaynz. Artk sisteminizde bulunan tarayc ile DYS zerinde tarama yapabilirsiniz.

Sayfa 14

DYS altrma ve Yetki Seimi

"dys.meb.gov.tr" adresine giriniz. Alan pencerede "Kullanc Ad" yazan alana kimlik numaranz ifre yazan alana ise mebbis ifrenizi giriniz ve "Giri" butonuna basnz.

Alan pencerede internet explorer bir programn almas iin izin istiyor, "Bu program iin birdaha sorma" onay kutusunu iaretledikten sonra "zin Ver" butonuna basnz.

"Java balyor" ibaresi grntlenecektir.

"Uygulamalar indiriliyor" ibaresi grntlenecektir.

Sayfa 15

Alan pencereden yetki seiniz ve "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 16

 Listesi Ekran Tantm

Seilen iin i ak hakknda bilgi almak iin "zleme" butona basnz.

Alan pencerede evrak onaylayacaklarn listesi grntlenecektir. Evrakn aamalarn grntlemek iin "Tarihe" butonuna basnz.

Sayfa 17

Alan pencerede evrakn aamalar grntlenecektir. Pencereyi kapatmak iin "Kapat" butonuna basnz.

listenizdeki ii baka bir kullancya aktarmak iin, ii seiniz ve "Aktarma" butonuna basnz.

Sayfa 18

Aktarm yapacak kullancy seiniz ve "Devam" butonuna basnz.

Aktarm yaplacak kullanc zerine sa tklaynz, alan menden "Se" seeneine tklaynz. lemi tamamlamak iin "Aktar" butonuna tklaynz. Baka bir birimdeki kullancya ii aktarmak iin "Birim Ekle" butonunu kullanabilirsiniz.

Listesi" sekmesinde bulunan alr bileim kutusu(drop-down combobox) seeneklerini kullanarak listede grntlenmesini istediiniz kaytlar filitreleyebilirsiniz.

Sayfa 19

 listenizdeki herhangi bir ie dair ilem yapmak iin, ii seiniz ve "Balat" butonuna basnz.

listenizde grntlenmesini istediiniz kaytlar filtrelemek iin "Sorgula" butonuna basnz.

Sorgu kriterlerinizi giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz.

Sayfa 20

Eer DYS zerinde birden fazla role(greve) sahipseniz, rolleriniz zerindeki i saylar dkmn grmek iin " zeti" butonuna tklaynz.

Alan pencerede birimler, birimdeki rolnz ve bekleyen i saynz grntlenmektedir. Kapatmak iin "Kapat" butonuna basnz.

Sayfa 21

Giden Evrak lemleri - Giden Evrak Oluturma ve Ak Balatma

"Giden Evrak" kamu kurum ve kurularna veya gerek ya da tzel kiilere gnderilmek amacyla oluturduunuz evraktr."Giden Evrak lemleri" mensnden "Giden Evrak Oluturma ve Ak Balatma" butonuna basnz.

Eer oluturacanz evrakn tr gizli ise "Gizli" onay kutusuna tklaynz. Gizli evraklar kapal zarf ile gnderildii iin sistemde kaytl ierik olmayacaktr. Sistem tarafndan onaylandktan sonra verilen say elden retilen evraka yazlacaktr.

Sayfa 22

Evraknz bilgisayarnzda kaytl ise "Dokman Se" butonunu kullanarak evraknz seiniz. Evraknz sistem zerinden oluturmak iin "Diskten Evrak Se" onay kutusuna tklayarak onay kaldrnz.

"*ablon" seeneinden oluturacanz evrakn trn "Yazma" olarak belirleyiniz. Eer evraknz "Olur Yazs" ya da "Genelge" ise kelime ilemci bu trlere uygun bir ablon aacaktr.
Sayfa 23

Alan pencerede "Kelime lemciyi A" butonuna tklaynz.

Alan pencerede "<..>" ile ifade edilen alanlar sistem tarafndan daha sonra doldurulacak olan sdp, say ve tarih alanlardr, mdahale etmeyiniz.

Sayfa 24

"Konu" alanna evrakn konusunu, altna gidecei birimi, altna ierii ve en alt sa tarafa ise imzalayacak kiinin ad, soyad ve nvann yaznz. Varsa evrakn ek bilgisi ve datm bilgisini aynen kat evrakta olduu gibi ekleyiniz fakat paraf ksm eklemeyiniz.

Sayfa 25

"Aralar" mens altnda "Dokman mzala" seeneine tklaynz.

ifrenizi http://www.kamusm.gov.tr/ sitesinde "PN-PUK Bilgisi" seeneine tklayarak renebilirsiniz. lgili alana sertifika ifrenizi giriniz ve "Tamam" butonuna basnz.

"Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 26

ekilde gsterilen madalyon simgesi evraknzn e-imza ile imzalandn simgelemektedir. Detayn grmek iin zerine ift tklaynz. mza ayrntsn ve editr kapatmak iin sa st kedeki basnz. kapat ( )butonuna

"Dosya Seimi" alannda "Dosya Ara" butonuna basnz.

Alan pencerede aranacak dosyaya ilikin bilgileri kutulara yazarak "Sorgula" butonuna basnz. Tablodan ilgili dosya tasnifini seiniz ve "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 27

"Dosya Seimi" alannda "Seilen Dosya(lar)" tablosunda setiiniz dosya tasnif numarasn grebilirsiniz. Eer bu evraktan sonra baka bir evrak daha oluturacaksanz ve ayn dosyay kullanacaksanz "Son Dosya" butonunu kullanabilirsiniz.

"Evrak Hazrlama" alannda "*Detaylar" butonuna basnz.

Alan pencerede metin kutularn doldurunuz ve "Tamam" butonuna basnz.

Evraknza ait ek varsa, "Evrak Hazrlama" alannda "Ek Listesi" butonuna basnz.

Sayfa 28

Eer bilgisayarnzdaki belgeyi eklemek istiyorsanz "Diskten Ekle" butonuna basnz. Ek yaplacak belge DYS iersinde yer alyorsa alan pencerede "Ekle" butonuna basnz. "Kaldr" butonu ile eki listeden kaldrabilir, "Dzenle" butonunu kullanarak eki deitirebilirsiniz.

Ekle butonuna bastnzda alan pencerede ilgili metin kutularn doldurunuz ve "Sorgula" butonuna basnz."Dosya Evrak Listesi" alanndan evraknz seiniz ve "Se" butonuna basnz.

Sayfa 29

Alan pencerede setiiniz evrak grebilirsiniz. "Kapat" butonuna basnz.

Eer evraknz bir yazya cevaben yazlyor ise "lgili Evrak Listesi" butonuna basnz. Alan pencereden evrak seiniz.

"Evrak Ekle" butonuna basnz.

Sayfa 30

Alan pencereden evraknz bulup "Se" butonuna basnz. Ekran kapatmak iin "Kapat" butonuna basnz.

"Evrak Hazrlama" ekrannda "Datm Listesi Hazrla" butonuna basnz.

"Birim/D Kurum" seenei ile tm birimleri, "Dosya ilgili Kii/Kurum" seenei ile semi olduunuz dosya ile ilgili kii ve kurumlar, "Datm Plan" seenei ile "A Datm" ve "B Datm" planlarndaki birimleri, "Dier Kii/Kurum" seenei ile sistemde tanml olmayan kii ve kurumlar belirleyebilirsiniz.
Sayfa 31

Alan pencerede "lgili Yeri Se" butonuna basnz.

Alan pencerede, birimin adn ya da birim kodunu biliyorsanz deerleri giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz. Bilmiyorsanz sadece "Sorgula" butonuna basnz. Aa yaps eklinde gelen birimler arasndan evrakn gidecei birimi seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Seilen birim tabloda grntlendikten sonra "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 32

Alan pencerede "Tamam" butonuna basnz.

" Ak Dzenleme" alannda "Onay Listesi Dzenle" butonuna basnz.

Alan menden "Ekle" seeneine tklayarak evrak imzalayacak (onaylayacak) kiileri srayla seiniz ve "Kapat" butonuna basnz. Eer eklemek istediiniz kii listede yoksa "D Birim" butonuna basarak alan pencereden birimi listeye ekleyiniz. Kiileri nvan srasna gre ekleyiniz.

Sayfa 33

" Ak Dzenleme" alannda evraknz onaylayacak kiileri grebilirsiniz.

Daha sonra tekrar kullanmak iin i ak ablonunu kayt etmek isterseniz, "Ak ablonu Ad" alanna ablon adn yaznz ve "Kaydet" butonuna basnz. Ayn alana ablon adn yazp "Sorgula" butonuna basarak nceden kaydetmi olduunuz ablonu grntleyebilirsiniz.

Evrak kaydetmek iin "Evrak Kaydet" butonuna basnz. Kaydetme ileminden sonra isterseniz hemen onaya sunmayabilir daha sonra evrak zerinde almaya devam edebilirsiniz. "Evrak Onay lemleri" ekranndan evrak bularak istediiniz bir zaman onaya sunabilirsiniz.

"Evrak Sisteme Kaydedildi" mesaj ekrann sol alt kesinde grntlenecektir.

Evraknzn zerinde deiiklik yapp daha sonra onaya sunmak isterseniz "Evrak Onay lemleri" ekrann kullanabilirsiniz. Evraknz imdi onaya sunmak iin "Evrak Onaya Sun" butonuna basnz.

Artk evraknz i aknda belirtmi olduunuz kiilerin onayna sunulmutur.

Sayfa 34

Giden Evrak lemleri - Giden Evrak Onay lemleri

Evrak onaya sunulan ilk amirin i listesinde grntlenecektir. Evrak listeden seiniz ve "Balat" butonuna basnz.

Alan pencerede evrak grntlenecektir. Resimde krmz ereve ile gsterilen alana evraka ait not yazabilirsiniz.

" Ak Bilgileri" sekmesinde evraka ait i ak bilgilerini grntleyebilirsiniz.

Sayfa 35

"Giden Evrak Bilgileri" sekmesinde evraka ait bilgileri, resimde gsterilen butonlara basarak grntleyebilirsiniz.

Resimde gsterilen butonlara basarak evrak diske kaydedebilir, yazdrabilir, srmleri hakknda bilgi alabilir, imzalayabilir ve imza listesini grntleyebilirsiniz. Evrak reddecekseniz imzalamaynz. Evrak imzalamak iin "mzala" butonuna basnz.

Evrakn imzalandna dair mesaj grntlenecektir. "Tamam" butonuna basnz.

Resimde gsterilen butonlara basarak evrak zerinde dzenleme, reddetme, onaylama, mail olarak gnderme, ilgilenen dokmanlara ekleme ilemlerini yapabilirsiniz. Evrak reddecekseniz not giriniz. Evrak onaylamak iin "Onayla" butonuna basnz.

Sayfa 36

Evrak onaylandnda resimde grld gibi "Onayla", "Reddet" butonlar gibi baz butonlar pasif hale gelecektir. "Kapat" butonuna basarak evrak kapatnz.

" Listesi" sekmesinde bulunan alr bileim kutusu(drop-down combobox) seeneklerinden "Tm" seeneini setiinizde i listeniz gncellenecektir.

Not: Evrak onaylayacak son kullancda, evrak listeden seme balatma gibi ilemleri tekrar olmamas asndan anlatmyoruz. Evrak son iki resimde i akndaki son kullancdadr.

Sayfa 37

"Notlar" sekmesinde evraka ait notlar grntleyebilir ve evraka yeni not ekleyebilirsiniz.

"Onay Durumu" sekmesinde evrakn onay bilgisi grntlenecektir. Yukarda anlatld gibi evrak onaylaynz.

Sayfa 38

Evrak son kullanc tarafndan da onaylandktan sonra, evrak hazrlayan kiinin i listesine der. Hazrlayan kii tarafndan evrak seilir ve "Balat" butonuna tklanr ise say ve tarih alm olan evrak resimde grld ekilde grntlenir. Evrak kontrol ediniz ve "Evrak Gnder" butonuna basnz. Artk evrak datlan birimdeki evrak karlayan kullancnn i listesinde grntlenecektir.

Alan pencerede "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 39

Alan pencerede evraka ait st bilgiler grntlenecektir. lemi tamamlamak iin "Kapat" butonuna basnz.

Sayfa 40

Gelen Evrak lemleri - Havale lemi

Havale yaplacak evraknz, i listenizde "in Ad" alannda "Havale" yazacak ekilde grntlenecektir. Evrak ile ilgili ilem yapmak iin "Balat" butonuna basnz.

"Evrak" sekmesinde i listesindeki evraklar grntlenecektir. "Birim" sekmesinde ise evrak havale edebileceiniz birimler grntlenmektedir.

Sayfa 41

"Detay" sekmesinde evraka ait st bilgiler grntlenmektedir.

"Personel" sekmesinde evrak havale edebileceiniz personel listesi grntlenmektedir. Evrak personele havale etmek iin, listeden personel seiniz ve "Per. Havale" butonuna tklaynz.

Alan pencerede evrakn setiiniz personele havale edildii bilgisi grntlenecektir. "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 42

Evrakn havale edildii son kullanc evrak i listesinden setikten sonra "Balat" butonuna bastnda evraka ilikin bilgiler grntlenir. "Farkl Dosya" butonuna basnz ve alan pencereden dosya seerek "Tamam" butonuna basnz. Setiiniz dosya listede yer aldnda "Kaydet" butonu aktif hale gelecektir.

Bu ekranda, evraka ilikin notlar, evrakn onay durumunu, st bilgilerini, dosya bilgilerini ve ek bilgilerini grntleyebilirsiniz. Eer bu yazya cevap yazacaksanz "Cevap Yazs Yazlacak m?" alnnda "Evet" seeneine tklaynz ve "Kaydet" butonuna basnz. Bu ekilde kayt edilen belge daha sonra "Giden Evrak Oluturma ve Ak Balatma" ekranndan yeni evrak oluturulup "ilgi Evrak Ekle" blmnden seilirse "Cevapland" olarak kaytlara geecektir. lemi bitirmek iin "Cevap Yazs Yazlacak m?" alann "Hayr" seeneine tklaynz, daha sonra "Kaydet" butonuna tklaynz.

Sayfa 43

Giden Evrak lemleri - Ak Dzenleme

"Giden Evrak lemleri" mens altnda " Ak Dzenleme" seeneine tklaynz.

Onay listesini dzenlemek iin "Onay Listesi Dzenle" butonuna basnz.

Sayfa 44

Onaylayacak personel makam srasna gre seilmelidir. En alt makamdan balanarak seilmelidir. Seim yapmak iin personel ad, soyad zerine sa tklaynz, alan mende "Ekle" butonuna basnz. Eer onaylayacak personelin bal olduu birim listede yer almyorsa. "D Birim" butonuna basnz. Alan Birim Seme Ekranndan birimi listeye ekleyiniz. lemi tamamlamak iin "Kapat" butonuna basnz.

Sayfa 45

Oluturduunuz onay listesini kaydetmek ve bundan sonraki srete tekrar kullanabilmek iin "Ak ablonu Ad" alanna bir ablon ad yaznz ve "Kaydet" butonuna basnz. ablonu tekrar kullanmak iin ablon adn yaznz ve "Sorgula" butonuna basnz. Bu ekran kullanarak ablonu gncelleyebilir ya da silebilirsiniz.

Ak ablonu kaydettiinizde "Ak ablonu Kaydedildi" mesaj grntlenecektir. Kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 46

Giden Evrak lemleri - Ak ptali

"Giden Evrak lemleri" mens altnda " Ak ptali" seeneine tklaynz.

Amiriniz evrak onaylamayp deiiklik yaplmas, yanllarn dzeltilmesi vb. gereke ile reddedebilir. Eer reddedilmi

bir evraknz var ise listede grntlenecektir. Evrakn i akn iptal etmek iin, kayt zerine tklaynz ve "Ak ptal Et" butonuna basnz.

Akn iptal edildiine dair mesaj grntlenecektir. Mesaj kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 47

Sorgular - Birim Evrak Sorgusu

"Sorgular" mens altnda "Birim Evrak Sorgusu" seeneine tklaynz.

Evrak sorgulamak iin, evraka ilikin bilgileri ilgili alanlara giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz. Arama sonucunda bulunan kaytlar "Dosya Evrak Listesi" alannda listelenecektir. Evrakn ayrntsn grmek iin evrakn zerine sa tklaynz alan menden "Detaylar" seeneine basnz. Ayn meny kullanarak evrak gsterebilir ya da yazdrabilirsiniz.

Sayfa 48

Evraka ilikin bilgiler ve evrakn n izlemesi ekranda grntlenecektir. Ekran kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Setiiniz evraka iliin ilgili evrak listesini, datm listesini ve datld birimleri butonlara basarak grntleyebilirsiniz.

Sayfa 49

Sorgular - Dosyalar

"Sorgular" mens altnda "Dosyalar" seeneine tklaynz.

Klasr iindeki dokmanlar listelemek iin "Dosya No" alanna dosyann numarasn giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz. "Klasrler" alannda ilgili klasrn zerine tkladnzda, "Dokmanlar" alannda klasr altndaki dokmanlar listelenecektir.

Sayfa 50

lem yapmak istediiniz dokmann zerine sa tklaynz. Alan menden ilgili seeneklere basarak evrak grntleyebilir detaylarna, eklerine ve versiyonlarna bakabilirsiniz.

Sayfa 51

Sorgular - Birim Gelen Evrak Takibi

"Sorgular" mens altnda "Birim Gelen Evrak Takibi" seeneine tklaynz.

Evrak bulmak iin "Kriterler" alanna evraka ilikin bilgileri giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz. Tabloda girdiiniz kriterlere ilikin kaytlar listelenecektir. lem yapmak istediiniz kayt zerine tklayarak aktifletiriniz. "Gelen Evrak n zleme" butonuna basarak evrak grntleyebilirsiniz. Evrakn i ak detaylarn grntlemek iin " Ak Detaylar" butonuna basnz.

Sayfa 52

Evrakn i ak detaylar grntlenecektir. Ekran kapatmak iin "Kapat" butonuna basnz.

Sayfa 53

Sorgular -Birim Giden Evrak Takibi

"Sorgular" mens altnda "Birim Giden Evrak Takibi" seeneine tklaynz.

Kriterler alanna takip etmek istediiniz evrak ilikin bilgiler giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz. Evrak listesi tablosundan evrakn zerine tklayarak seiniz. Ekrann altnda yer alan butonlara basarak evraka konu olan kiileri, datm listesini, evrakn kendisini, ilgili evrak listesini, ek listesini, detaylarn ve i ak detaylarn grntleyebilirsiniz.

Sayfa 54

Sorgular - Onay Evrak Takibi

"Sorgular" mens altnda "Onay Evrak Takibi" seeneine tklaynz.

Belli tarihler arasnda onayladnz veya onaylayacanz evraklarn listesini ekranda grebilmek iin kriterler alanna takip etmek istediiniz evrak ilikin bilgiler giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz. Evrak listesi tablosundan evrakn zerine tklayarak seiniz. Ekrann altnda yer alan butonlara basarak evrakn kendisini, ek listesini, i ak detaylarn ve i ak notlarn grntleyebilirsiniz. Eer incelediiniz evrak son kullanc tarafndan gnderildi ise "Kayt Tarihi" alannda gnderildii tarih grntlenecektir, evrak gnderilmedi ise alan bo grntlenecektir. Evrakn i ak detaylarn grntlemek iin " Ak Detaylar" butonuna basnz.

Sayfa 55

Alan pencerede evrak onaylayacaklarn listesi grntlenecektir. Evrakn tarihesini grmek iin "Tarihe" butonuna basnz.

Alan pencerede evrakn tarihesi grntlenecektir.

Sayfa 56

DYS Ynetici Ekranlar - Personel Ekleme\Gncelleme\Sorgulama

"DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda "Personel Ekleme\Gncelleme\Sorgulama" seeneine tklaynz.

Alan pencerede ilgili alanlara bilgilerini gncellemek istediiniz personelin baz bilgilerini giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz.

Sayfa 57

Bilgilerini gncellemek istediiniz personelin kayd zerine tklaynz. steki alanlar personelin bilgileri ile dolacaktr. stediiniz gncellemeleri yapnz. "Gncelle" butonuna basnz. Tabloda yaptnz deiiklikler grntlenecektir. lemi tamamlamak iin "Kaydet" butonuna basnz.

lemin gerekletiine dair mesaj grntlenecektir. "Tamam" butonuna basarak mesaj kapatnz.

Sayfa 58

DYS Ynetici Ekranlar - Birim Ekleme

DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda "Birim Ekleme" seeneine tklaynz.

Eklemek istediiniz birimin bal olduu birimi semek iin "Birim Se" butonuna basnz.

Sayfa 59

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

"st Birim" alannda setiiniz st birim grntlenecektir. "Birim Bilgileri" alanna birim adn, yazma kodunu, birimin bal olduu ili ve ileyi, tekilattaki konumunu, var ise yazma ablonu adresini yaznz. lemi bitirmek iin "Kaydet" butonuna basnz.

Sayfa 60

Birim bilgilerinin kaydedildiine dair mesaj grntlenecektir. Mesaj kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 61

DYS Ynetici Ekranlar - Birim Bilgileri Gncelle

DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda "Birim Bilgileri Gncelle" seeneine tklaynz.

Gncellemek istediiniz birimi semek iim "Birim Se" butonuna basnz.

Sayfa 62

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

Setiiniz birime ait bilgiler ekranda grntlenecektir. Gncelleme ilemini tamamlamak iin bilgileri gncelledikten sonra "Kaydet" butonuna basnz.

Sayfa 63

Bilgilerin gncellendiine dair mesaj grntlenecektir, kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 64

DYS Yneticisi Ekranlar - Personel Grevlendirme

"DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda "Personel Grevlendirme" seeneine tklaynz.

Alan pencerede grevlendirme yapacamz birimi semek iin "Birim Seimi" alannda "Birim Se" butonuna basnz.

Sayfa 65

Alan pencerede birimi semek iin "Ad" ya da "Birim Kodu" alanlarna deer giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz.

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 66

"Birim Seimi" alannda seiminiz grntlenecektir.

Grevlendirilecek personeli semek iin "Grev / Personel Bilgileri" alannda "Personel Se" butonuna basnz.

Sayfa 67

Alan pencerede "Personel Ad" alanna grevlendirmesini yapmak istediiniz personelin adn "Personelin Soyad" alanna, soyadn yaznz ve "Sorgula" butonuna basnz. Tabloda personel grntlenecektir. lgili kayd seiniz ve ilemi tamamlamak iin "Tamam" butonuna basnz.

"Grev / Personel Bilgileri" alannda setiiniz kullancnn kimlik numaras, ad ve soyad grntlenecektir. Kullancya rol atamak iin "Personelin Rol" alannda rol zerine tklayarak seiniz.

Sayfa 68

"Grev / Personel Bilgileri" alannda setiiniz rol grntlenecektir. sterseniz roln balayaca ve bitecei tarih ve saati belirleyebilirsiniz. Belirlemez iseniz sistem snrsz sre ile kullancya rol atayacaktr. leminizi bitirmek iin "Kaydet" butonuna basnz. Personel tarafnzca grevlendirilmitir.

Sayfa 69

DYS Ynetici Ekranlar - Personel Grevlendirme ptal / Sorgulama

"DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda "Personel Grevlendirme ptal / Sorgulama" seeneine tklaynz.

Personelin grevlendirildii birimi semek iin, "Personel Grevlendirme Bilgileri Sorgulama" alannda "Birim Se" butonuna basnz.

Sayfa 70

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

"Personel Grevlendirme Bilgileri Sorgulama" alannda setiiniz birimi grntlenecektir. Grevli personeli semek iin "Personel Se" butonuna basnz.

Sayfa 71

Alan pencerede "Personel Ad" alanna grevlendirmesini yapmak istediiniz personelin adn "Personelin Soyad" alanna, soyadn yaznz ve "Sorgula" butonuna basnz. Tabloda personel grntlenecektir. lgili kayd seiniz ve ilemi tamamlamak iin "Tamam" butonuna basnz.

"Personel Grevlendirme Bilgileri Sorgulama" alannda setiiniz personelin bilgileri grntlenecektir. "Sorgula" butonuna basnz. Tablodan personeli seiniz ve grevlendirmeyi iptal etmek iin "Grevlendirmeyi ptal Et" butonuna basnz.

Sayfa 72

Alan uyar mesajnda "Evet" butonuna basnz.

Alan uyar mesajnda "Tamam" butonuna basnz. Personelin grevlendirilmesi tarafnzca iptal edilmitir.

Sayfa 73

DYS Ynetici Ekranlar - DYS Tanm Ekran

DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda "DYS Tanm Ekran" seeneine tklaynz.

lem yapacanz birimi semek iin "Birim Se" butonuna basnz.

Sayfa 74

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

Setiiniz birim ekranda grntlenecektir. "Evrak Karlayan Rol Tanmla" alann kullanarak birime gelen evrakn hangi rol tarafndan karlanacan belirleyiniz.

Sayfa 75

"ade Evrak Karlayan Rol Tanmla" alanndan birimden kan evrakn hangi rol tarafndan gnderileceini belirleyiniz. Evrak karlayan ve iade eden rollerin ayn olmas istenmektedir.

Birimde oluturulan evrakn say alabilmesi iin "Birim E-imza Aktifletir" onay kutusuna tklayarak onayl hale getiriniz.

Sayfa 76

lemin gerekletiine dair mesaj ekranda grntlenecektir. Kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 77

DYS Ynetici Ekranlar - Yetki Devri Ekran

DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda "Yetki Devri" seeneine tklaynz.

Yetki devri yaplacak birimi semek iin "Birim Se" butonuna basnz.

Sayfa 78

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

Eer yetki devrinde zaman snr olacak ise, "Zaman Snr ile Yetki Devri lemi" radyo butonuna, eer yetki devrinde zaman snr olmayacak ise, "Zaman Snr Olmadan Yetki Devri lemi" radyo butonunu seiniz. Yetkileri devredilecek kullancy semek iin "Yetkileri Devredilecek Kullancy Se" butonuna basnz.

Sayfa 79

Yetki devri yapacak kullancy semek iin,kullanc zerine sa tklaynz, alan menden "Se" butonuna basnz.

"Kullanc Seimi" alannda setiiniz kullanc bilgileri grntlenecektir.

Yetki devri yaplacak kullancy semek iin,kullanc zerine sa tklaynz, alan menden "Se" butonuna basnz.

Sayfa 80

"Kullanc Seimi" alannda setiiniz kullanc bilgileri grntlenecektir. lemi tamamlamak iin "Kullancnn Ak Yetkilerini Devret" butonuna basnz.

lemin gerekletiine dair mesaj grntlenecektir. Mesaj kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 81

DYS Ynetici Ekranlar - Ak Aktarma lemleri

DYS Ynetici Ekranlar" mens altnda " Ak Aktarma lemleri" seeneine tklaynz.

Kaynak birimi semek iin resimde iaretli "Birim Se" butonuna basnz.

Sayfa 82

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

Birim kullanclar ekranda grntlenecektir. Kullancy semek iin kullanc zerine sa tklaynz, alan menden "Se" butonuna tklaynz. Hedef birimi semek iin sadaki "Birim Se" butonuna tklaynz.

Sayfa 83

Gelen birim zerine tklayarak seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. Birim ekleme ilemini bitirmek iin "Tamam" butonuna basnz.

Birim kullanclar ekranda grntlenecektir. Kullancy semek iin kullanc zerine sa tklaynz, alan menden "Se" butonuna basnz. leri grmek iin " Listesini Doldur" butonuna basnz.

Sayfa 84

Eer birden fazla i var ise ve hepsini aktarmak istiyorsanz, ilerin hepsini semek iin "Tmn Se" butonuna basnz. Seilen iin onay durumunu grmek iin "Onay Durumu" butonuna basnz. leri aktarmak iin "leri Aktar" butonuna basnz.

Setiiniz i adetince ii aktarmak iin sizden onay isteyen mesaj alan grntlenecektir. Onaylamak iin "Evet" butonuna basnz.

lemin gerekletiine dair bilgi mesaj grntlenecektir. Mesaj kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 85

Evrak lemleri - Dokman Tarama

"MEB Evrak lemleri" mens altnda "Dokman Tarama" seeneine tklaynz.

Taraycnzn ayarlarn yapmak iin "Tarayc Ayarlar" butonuna basnz. Taraycnn varsaylan ayarlar en uygun kullanm salayacak ekilde ayarldr. Makbuz gibi belgelerin taranmasnda sorun yaamanz halinde tarayc ayarlar deitirilerek tarama iin gerekli ayarlar yaplabilir. DYS tarama ara yz tarama ilemi iin yeterlidir ve kullanm kolaydr. Yinede taraycnzn kendi yazlmn kullanmak isterseniz "Twain Ara yz Gster" alannda "Evet" seeneini seiniz.

Sayfa 86

Taraycnzn zelliklerine gre tarama zelliklerini ekrandan deitirebilirsiniz. Ayarlarnz kaydetmek iin "Kaydet" butonuna basnz.

Taramay balatmak iin "Tarama Balat" butonuna basnz.

Sayfa 87

Tarayacanz belge trne tarama trn seiniz. ve "Tara" butonuna basnz.

Evraknz taranrken ekranda tarama miktar grntlenecektir.

Sayfa 88

Ekranda taradnz evrak grntlenecektir. Evrak kaydetmek iin "Kaydet" butonuna basnz.

Evraknz tarandna dair mesaj grntlenecektir. Mesaj kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 89

Eer evraknza ait ek birden fazla sayfadan oluuyor ve tek belge ise "Dokman ayrac olarak bo sayfa kullan" onay kutusunu iaretledikten sonra "Tarama Balat" butonuna basnz. Her sayfa ayr belge ise "Dokman ayrac olarak bo sayfa kullan" onay kutusunu iaretlemeyiniz.

Sayfa 90

Ekranda taradnz evrak grntlenecektir. Evrak kaydetmek iin "Kaydet" butonuna basnz.

Evraknz tarandna dair mesaj grntlenecektir. Mesaj kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 91

Evrak lemleri - Gelen Evrak Kayt

"Gelen Evrak Kayt Kullancs"; DYS dndaki kurumdan ya da ahstan gelen evrakn taranp kaydedilerek sisteme alnmasndan sorumlu personeldir. Taranm evrakn gelen evrak kaydn yapmak iin "MEB Evrak lemleri" mens altnda "MEB Gelen Evrak Kayt" seeneine tklaynz.

Taradnz evrak semek iin "Dokman Se" butonuna basnz.

Sayfa 92

Dokman semek iin dokman zerine tklaynz ve "Dokman Se" butonuna basnz.

Setiiniz evrak ekranda grntlenecektir. Evraknzn datlaca birimi semek iin "Birim Ekle" butonuna basnz.

Sayfa 93

Evrak datacanz birimi seiniz ve "Ekle" butonuna basnz. rnekte Bilgi lem Grup Bakanl adna tarayan personel birim olarak evrakn konusunda geen ubeyi deil Grup Bakanln seecektir.

Evrak datacanz birim ekranda grntlenecektir. Taradnz eki evraka eklemek iin "Diskten Ekle" butonuna basnz.

Sayfa 94

Dokman semek iin dokman zerine tklaynz ve "A" butonuna basnz.

Evraknza eklediiniz ek listede grntlenecektir. Evrak Bilgilerini girmek iin "Evrak Bilgileri" sekmesine basnz.

Sayfa 95

Eer yazda belirtilen ekler ile ilgili tutarszlk var ise, rnein evrak zerinde iki ek olduu belirtilmi ancak bir ek gelmi ise ya da taranamayacak bir ek gelmi ise bu durum "Not Ekle" butonu kullanlarak ifade edilir. Taradnz evraka ilikin bilgileri giriniz ve "Kaydet" butonuna basnz.

Evraknzn kaydedildiine dair mesaj grntlenecektir. Mesaj kapatmak iin "Tamam" butonuna basnz.

Sayfa 96

Giden Evrak Kullancs - Gnlk Listeler

"Giden Evrak kullancs"; kendi kurumundan, DYS 'de bulunmayan bir kuruma yazlan evrakn posta vb. yollarla gnderilmesinden sorumlu personeldir. "Sorgular" mens altnda "Gnlk Listeler" seeneine tklaynz.

Evrak bulmak iin "Sorgu Kriterleri" yazan alana evraknza ilikin deerleri giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz.

Sayfa 97

Evraknz listede grntlenecektir. Evraknza ait posta creti eklemek iin "Posta creti Ekle" butonuna basnz.

Alan pencerede "Posta creti" alanna evraknzn posta cretini giriniz ve "Kaydet" butonuna basnz.

Sayfa 98

Posta cretiniz tabloda ve ekrann altnda grntlenecektir. Evraknza barkot numaras eklemek iin "Barkot No Ekle" butonuna basnz.

Alan pencerede "Barkot No" alanna evraknz barkot numarasn giriniz ve "Kaydet" butonuna basnz.

Sayfa 99

Barkot numaranz tabloda grntlenecektir. Evraknzn gnderim eklini belirlemek iin "Gnderim ekli Ekle" butonuna basnz.

"Gnderim ekli" alanndan evraknzn gnderim eklini seiniz ve "Kaydet" butonuna basnz.

Sayfa 100

Evraknzn gnderim ekli tabloda grntlenecektir. Posta listesinin dkmn grmek iin "Rapor Al" butonuna basnz.

Raporunuz ekranda grntlenecektir. Listeyi yazdrmak iin ekrann sol st kesinde er alan yazdr ikonuna basnz. Ekran kapatmak iin sa st kedeki ekran kapatma butonuna basnz.

Sayfa 101

Giden Evrak Kullancs - Giden Evrak lemleri

"Sorgular" mens altnda "Giden Evrak lemleri" seeneine tklaynz.

lemi tamamlanmam evrak bulmak iin "lemi Tamamlanmam" radyo butonuna tklaynz, sorgu kriterlerini giriniz ve "Sorgula" butonuna basnz.

Sayfa 102

Evraknz listede grntlenecektir.Evrak seiniz ve "n zleme" butonuna basnz."Yazdr" ikonuna tklayarak ktsn alnz. kt zerine "Gvenli Elektronik mzal Asl ile Ayndr" kaesi vurunuz. Adnz, soyadnz ve imzanz kaenin yanna atnz. Ek var ise eklerini ekleyiniz.Eer posta yolu ile gnderecekseniz zarflaynz. Evraknz listeden karmak iin "Listeden kar" butonuna basnz.

Aklama alanna listeden kardnz evrak ile ilgili bilgileri giriniz ve "Kaydet" butonuna basnz.

Sayfa 103

Evraknz artk ilemi tamamlanm evraklar arasnda grntlenecektir.Sorgu kriterlerini girip ilemi tamamlanm evraklar arasnda arattnzda evraknz grntlenecektir. Evraknzn detayn grmek iin evrak seiniz ve "Detaylar" butonuna basnz.

lemi tamamlamak iin "Kapat" butonuna basnz.

Sayfa 104