KOMPUTERISASI SISTEM PEMBAYARAN SPP DAN DSP DI SMK PI AMBARRUKMO 1 BERBASIS JAVA Naskah Publikasi

diajukan oleh : Kurnianto Tri Nugroho 07.11.1736

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

COMPUTERIZED PAYMENT SYSTEM FOR SPP AND DSP IN SMK PI AMBARRUKMO 1 JAVA BASED KOMPUTERISASI SISTEM PEMBAYARAN SPP DAN DSP DI SMK PI AMBARRUKMO 1 BERBASIS JAVA Kurnianto Tri Nugroho Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT
In line with the development of an educational institution, the activities and problems faced by the more complete and requires serious treatment. The data processing plays a very important role in educational institutions. But not a few educational institutions that have not implemented properly structuring data. Many of the data should be processed, but neglected so that the data is corrupted or even lost. Many business or non business organizations that use computers for automatic data processing, including data processing students at the school. Computerized data processing system students are changing how information is processed rather than changing the task - a task that needs to be done. Good processing system to solve problems quickly and with immediate results. In this case the data processing system can include a problem recording with a simple paper and pencil to the electronic. Each - each system to collect information and bring it to the place of destination. Computer is an appropriate data processing tools with access to high accuracy and speed of access compared to the human brain works. Therefore the use of computerized systems supporting the activities, particularly data processing that can accelerate the creation of reports - reports are good and will be submitted to the leadership that is used in decision making and to the students themselves. Keywords : data processing, computerized system, computerized data processing system, report

1. Pendahuluan
Seiring dengan pertumbuhan, peningkatan pengetahuan dan kesadaran akan pentingnya pengelolaan data menjadi informasi, maka kebutuhan akan kemudahan dalam pengelolaan tersebut juga sangat dibutuhkan. Salah satu contohnya yaitu pengolahan administrasi pembayaran SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) dan DSP (Dana Sumbangan Pembangunan) yang masih menggunakan sistem manual disebagian sekolah-sekolah. Sehingga dengan adanya penerapan sistem komputerisasi dalam pengolahan administrasi pembayaran SPP dan DSP dirasa sangat tepat untuk mengatasi permasalahan yang ada.

1.1. Rumusan Masalah

Masalah yang akan diteliti adalah kelayakan sistem administrasi pembayaran SPP dan DSP dimana sistem tersebut sampai saat ini masih dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan lambatnya informasi yang dihasilkan. Bagaimana suatu sistem administrasi pembayaran SPP dan DSP dibuat sehingga dapat dihasilkan suatu sistem pengolahan data secara efektif dan efisien?

1.2. Batasan Masalah

Setelah mengadakan observasi, penulis melihat bahwa permasalahan tentang pengolahan administrasi pembayaran SPP dan DSP sangat luas. Oleh karena itu penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini. Adapun batasan masalahnya sebagai berikut : 1) Pemrosesan data siswa dan data kelas 2) Pemrosesan transaksi pembayaran SPP dan DSP 3) Pemrosesan laporan pembayaran SPP dan DSP 4) Software yang digunakan antara lain, NetBeans IDE 6.7.1, XAMPP

2. Landasan Teori
2.1. Definisi Sistem Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah apabila mengetahui pengertian sistem tersebut. Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan pertama lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan kedua pendekatan pada komponen. Menurut Jerri Fitz Gerald, pendekatan yang menekankan pada prosedur

yaitu suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
1

Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen yaitu sistem adalah kumpulan dari elemen elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. yang saling
2

Sistem dalam manajemen sering diartikan sebagai kumpulan elemen elemen berinteraksi dan bertanggung jawab mentransformasikan atau memproses masukan untuk menghasilkan suatu keluaran yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan oleh seorang manajer atau pimpinan dalam suatu perusahaan atau lembaga, sehingga keputusan yang diambil tersebut merupakan keputusan yang benar benar dapat dipertanggung jawabkan kebaikan ataupun keburukannya serta diharapkan keputusan tersebut memberi nilai lebih bagi pengguna.

2.2. Pengertian Pengolahan Data

Data adalah bahan yang akan diolah dapat berupa angka, huruf, symbol, kata kata yang menunjukkan suatu situasi. Pengolahan data merupakan segala macam operasi yang dilakukan terhadap data dan data tersebut bermanfaat serta sesuai dengan hasil atau tujuan yang berupa informasi. Dan operasi pengolahan data terdiri dari sejumlah operasi pengolahan dasar yaitu :
a. Pencatatan Operasi pemindahan data pada beberapa formulir atau dokumen. Hal ini terjadi tidak hanya selama tahap originasi (pada dokumen asli) dan tahap distribusi (pada dokumen laporan) akan tetapi terjadi pada seluruh siklus pengolahan. b. Duplikasi Operasi ini merupakan penggandaan data diatas formulir atau dokumen yang mungkin saja dikerjakan sewaktu data dicatat secara manual atau dikerjakan setelahnya dengan menggunakan suatu mesin.Pemeriksaan c. Klasifikasi
1

Jogiyanto. HM, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta, Andy Offset, 1990), Hal 1-2 2 Jogiyanto. HM, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta, Andy Offset, 1990), Hal 1-2

Operasi ini memisahkan data kedalam beberapa kategori. Contoh sekumpulan daftar murid dapat diklasifikasikan sesuai dengan jenis kelamin. d. Sorting Mengatur data dalam urutan tertentu. Dalam hal ini data yang disorting adalah data yang belum terklasifikasi. e. Merging Operasi ini merupakan proses dimana dua data atau lebih kumpulan data dicampur, sehingga sekumpulan data tersebut sudah disorting dengan key yang sama dan melakukan kumpulan data tersebut bersama sama menjadi bentuk kumpulan data tunggal yang telah diurutkan. f. Kalkulasi Melakukan kalkulasi numeris pada data yang bertipe numeric. g. Pemeriksaan, pencarian data Operasi ini bertujuan untuk mendapatkan data tertentu di dalam data yang telah diurutkan. h. Ringkasan dan penulisan laporan Di dalam operasi ini, kumpulan data diringkas dan kesimpulan tertentu dari data dinyatakan dalam bentuk yang sederhana dan lebih jelas. 2.3. Perangkat Lunak Dalam pembuatan aplikasi pembayaran SPP dan DSP ini, penulis menggunakan bahasa pemrograman NetBeans IDE 6.7.1 dan MySQL XAMPP. NetBeans IDE adalah salah satu bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan java tidak hanya terfokus pada suatu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi dan bersifat open source.
3

3. Analisis dan Perancangan

3.1. Analisis Sistem Analisis PIECES digunakan untuk menganalisa sistem yang lama, karena layak atau tidak suatu sistem baru itu ditentukan dengan analisis. Oleh karena itu harus menganalisis sistem lama agar nantinya sistem baru yang akan dibuat menjadi lebih bermanfaat dan sesuai dengan keinginan.

Martin M. Lipschutz. Ph.D. dan Seymor LIpschutz, Ph.D, seri buku Schaum teori dan Soal Soal Pengolahan Data (Penerbit, Airlangga, 1990), Hal 3-4

3.1.1.

Performance Tabel 3.1 Analisis Kinerja Sistem Lama 1. Respone lambat bayar. time sistem administrasi administrator hal ini

Parameter 1. Respone time (rata rata waktu yang tertunda pada pekerjaan)

pembayaran SPP dan DSP tergolong dikarenakan Sehingga mencatat satu persatu siswa yang dalam memungkinkan waktu tertunda dalam penyediaan laporan.

2. Troughput (jumlah pekerjaan dalam waktu tertentu)

2. Throughputnya yang ada pada sistem lama tergolong kecil, dalam hal ini tergantung pada berapa banyak jumlah siswa yang melakukan pembayaran pada waktu tertentu. Semakin banyak siswa yang melakukan pembayaran maka waktu yang dibutuhkan semakin banyak juga.

3.1.2.Information Tabel 3.2 Analisis Informasi Parameter 1. Akurat (bebas dari kesalahan) Sistem Lama 1. Keakuratan dari sistem yang sudah ada dikarenakan pencatatan manual dari administrator pembayaran ketika SPP siswa dan melakukan secara DSP

bersamaan. Hal ini menimbulkan informasi yang disampaikan terkadang menimbulkan kekeliruan. 2. Relevan (sesuai dengan kebutuhan) 2. Informasi administrasi SPP siswa yang disampaikan seringkali tidak tepat waktu dikarenakan waktu pembayaran dari tiap siswa yang tidak ditentukan. 3. Tepat waktu (informasi tidak boleh usang, karena informasi yang usang tidak mempunyai nilai lagi) 3. Pada sistem lama informasi yang disampaikan sebenarnya sudah relevan, dikarenakan sudah ada pemberitahuan

dahulu ketika ada pembayaran DSP, tetapi disisi lain kurangnya informasi tentang waktu pembayaran SPP menyebabkan penyampaian laporan kurang relevan. 3.1.3. Economy Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Parameter Biaya Sistem Lama Biaya yang dikeluarkan oleh bendahara sekolah lumayan banyak, hal ini dikarenakan terlalu banyak tempat yang digunakan untuk penyimpanan arsip arsip pembayaran dari tiap siswa. Seperti penggunaan kertas yang terlalu banyak waktu pencatatan.

3.1.4.

Control Tabel 3.4 Analisis Kontrol Sistem Lama Kontrol yang dilakukan masih sangat rendah sehingga jika terjadi kesalahan atau berubahnya suatu informasi sangant sulit untuk memperbaikinya.

Parameter Kontrol

3.1.5.

Efficiency Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Sistem Lama Pada saat data laporan yang diserahkan oleh kepala sekolah hilang maka akan dibutuhkan orang, waktu, uang untuk mendapatkan pengolahan gantinya. data dirasa Sehingga mengalami

Parameter Sumber daya (manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, keterlambatan pengolahan data)

keterlambatan, dari situ terjadi ketidak efisiennya sumber daya.

3.1.6.

Service

Tabel 3.6 Pelayanan Sistem Lama Pelayanan yang kurang komunikatif dan efisien dikarenakan penyerahan data laporan administrasi oleh bendahara masih menggunakan menjadi lambat. kertas untuk data pembayaran SPP sementara, sehingga data pembayaran yang akan diolah

Parameter Pelayanan

3.2. Perancangan Sistem 3.2.1. Perancangan UML Untuk menjelaskan aplikasi yang dibangun, digunakan 4 (empat) model diagram UML yaitu : use case diagram, class diagram, activity diagram, dan sequence diagram.

3.2.1.1. Use Case Diagram

Gambar 3.1 Use Case Diagram

3.2.1.2. Activity Diagram

Gambar 3.2 Activity Diagram 3.2.1.3. Class Diagram

Gambar 3.3 Class Diagram 3.2.1.4. Squence Diagram

Gambar 3.4 Squence Diagram Siswa

Gambar 3.5 Squence Diagram Kelas

Gambar 3.6 Squence Diagram Pembayaran DSP

Gambar 3.7 Squence Diagram Pembayaran SPP

Gambar 3.8 Squence Diagram Tunggakan 3.2.2. Relasi Antar Tabel

Gambar 3.9 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi sistem ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

4.2. Manual Program Form Login Form login ini digunakan untuk masuk ke dalam menu utama. User yang tidak memiliki hak akses tidak dapat melakukan login ke menu utama ini. sehingga dengan adanya menu login, maka tingkat keamanan data dapat terjaga.

Gambar 4.1 Menu Login Form Menu Utama

Gambar 4.2 Menu Utama Menu utama merupakan tempat untuk mengetahui sub-sub menu yang ada di dalam program. Form utama berisi menu Siswa, menu Kelas, menu Pembayaran SPP dan DSP, menu Tunggakan, laporan SPP dan DSP dan laporan Tunggakan.

Form Menu Input Data Siswa

Gambar 4.3 Menu Siswa Form ini digunakan untuk menambah dan menyimpan, mengedit, menghapus data siswa pada SMK PI Ambarrukmo 1 Sleman. Untuk minyampan atau menambah data baru, isikan textbox yang tersedia kemudian tekan tombol Simpan. Form Menu Input Data Kelas

Gambar 4.4 Menu Kelas Form ini digunakan untuk menambah dan menyimpan, mengedit, menghapus data kelas pada SMK PI Ambarrukmo 1 Sleman. Untuk minyampan atau menambah data baru, isikan textbox yang tersedia dan pilih kelas dan tahun ajaran yang diinginkan kemudian tekan tombol Simpan.

Form Pembayaran DSP

Gambar 4.5 Form Pembayaran DSP Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data pembayaran dsp. Masukkan nis siswa, pilih status pembayaran dan isikan jumlah pembayaran pada angsuran kemudian klik tombol simpan maka data berhasil di masukkan. Form Pembayaran SPP

Gambar 4.6 Form Pembayaran SPP Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data pembayaran spp. Masukkan nis siswa, pilih bulan, status pembayaran dan jumlah bayar yang dibayar kemudian klik tombol simpan maka data berhasil di masukkan.

Form Tunggakan

Gambar 4.7 Form Tunggakan Form ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data tunggakan. Masukkan nis siswa, pilih bulan, dan jumlah tunggakan kemudian klik tombol simpan maka data berhasil di masukkan. Form Laporan

Gambar 4.8 Form Laporan

5. Kesimpulan
Setelah dilakukan penelitian berdasarkan program yang telah dibuat, dapat disimpulkan bahwa proses pengolahan data administrasi pembayaran SPP dan DSP dengan menggunakan sistem terkomputerisasi membantu kinerja admin dalam hal ini bagian TU dalam melakukan pengolahan data administrasi siswa. Bagian TU sebelumnya banyak menggunakan arsip untuk menyimpan data. Disaat melakukan pencarian data yang dibutuhkan, memerlukan waktu yang lama karena harus mencari satu per satu tiap arsip yang disimpan. Selain itu juga mengalami kesulitan disaat data perlu untuk dilakukan pengubahan data seperti penambahan ataupun perbaikan. Dengan sistem komputerisasi pengolahan administrasi siswa dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Data-data tidak sepenuhnya berbentuk arsip sehingga dapat lebih dipermudah dalam hal pemeriksaan data ataupun perbaikan data jika terjadi kesalahan. Data-data dapat di-back up dengan mudah sehingga terhindar dari kehilangan ataupun kerusakan data. Selain itu media penyimpanan dapat lebih dihemat. Penyimpanan data menggunakan arsip-arsip banyak menggunakan kertas, sehingga dengan sistem komputerisasi ini dapat lebih dihemat. Dengan dihasilkannya sistem ini keterlambatan dalam penyajian informasi kepada pihak pihak yang membutuhkan dapat dihambat.

Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Supardi, Yuniar. 2010. Semua Bisa Menjadi Programmer Java Case Study. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.