143

BAB 4
RANCANGAN PENGEMBANGAN ERP

4.1. Innovate Phase
Pada fase ini akan diusulkan prosesproses baru berdasarkan hasil analisa
pada fase sebelumnya. Dalam fase ini, terdapat Future Activity Based Costing
dari setiap proses baru dan melalui melalui metode ini akan terlihat
pengembangan dalam setiap proses. Kemudian akan terlihat perbedaaan antara
proses yang lama dengan yang baru dalam hal waktu dan biaya yang
dikeluarkan. Perbedaan tersebut akan terlihat pada tabel perbandingan Current
& Future Activity Based Costing.

4.1.1. Future Activity Based Costing
Untuk melihat penggunaan waktu dan biaya pada proses baru, maka
dibuat Future Activity Based Costing bagi proses yang diusulkan untuk
dikembangkan, yaitu Recruitment Process, Employee Database Process,
Resignation/Termination Process, Training Management Process,
Performance Management Process, Purchasing (Man Power),
Purchasing (Site Project), Purchasing (Head Office). Dengan
menggunakan metode dan estimasi biaya yang sama, maka Future
Activity Based Costing adalah sebagai berikut :
144

Tabel 4.1. Activity Based Costing (Future Process)-Recruitment Process

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Trans
aksi
Wakt
u per
trans
aksi
Waktu
transa
ksi per
hari
Biaya
pegaw
ai per
jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-lain
per jam
Biaya
lain-
lain
per
transa
ksi
Biaya
lain-lain
per hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
(per-
perio
de)
(men
it)
(menit
) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)

(DxG/60)
+(HxB)
(F+I) (J /B) (J x3) (D/X*100)
Pencarian calon
terbaik dari
database applicant
1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%
Pembukaan
lowongan
1 5 5 12.500 1.041,67 930,63 2.000 2.077,55 3.119,22 3.119,22 9.357,66 6,76%
Profile Match Up
(Qualification dan
Requirement)
1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%
Penjadwalan
wawancara dan
test
1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%
Pelaksanaan test 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 60 525,32 6.775,32 6.775,32 20.325,95 40,54%
Interview
karyawan
1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 0 465,32 6.715,32 6.715,32 20.145,95 40,54%
X
Total 6 74 74 75.000 15.416,67 5.583,78 2.060 3.207,78 18.624,44 18.624,44 55.873,33 100,00%
145

Aktivitas baru pada proses ini adalah pencarian calon terbaik dari database applicant
dan profile match up (qualification dan requirement). Pada proses sebelumnya calon
terbaik yang akan direkrut dicari dari kumpulan file CV, baik yang baru diterima
maupun yang sudah ada sebelumnya. Apabila sudah didukung dengan sistem informasi
yang baru, dimungkinkan untuk melakukan pencarian calon terbaik dari database
applicant. Sedangkan profile match up (qualification dan requirement) merupakan
aktivitas yang belum ada sebelumnya. Melalui profile match up, maka requirement pada
posisi yang kosong akan dicocokkan dengan qualification dari calon karyawan. Hal ini
dapat dilakukan apabila proses maintain database applicant sudah diterapkan dan
perusahaan sudah membuat Qualification Matrix.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 2.000.000,- / 160 =Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
146

PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50

Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,
Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL =internet +lampu +AC +laptop
=Rp 250,- +(Rp 45 +(3xRp 832,50)) +Rp 45 =Rp 930, 63
4

- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar =Rp 60,-

147

Tabel 4.2. Activity Based Costing (Future Process)-Employee Database Process

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Trans
aksi
Wa
ktu
per
tran
saks
i
Waktu
transak
si per
hari
Biaya
pegawai
per jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-lain
per jam

Biay
a
lain-
lain
per
trans
aksi
Biaya
lain-lain
per hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
( per-
perio
de)
(me
nit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)

(DxG/60)
+(HxB)
(F+I) (J /B) (J x3)

(D/X*100)
Input database
applicant
2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%
Pemindahan data
applicant ke
database
karyawan
2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%
Pengisian Form
perubahan data
karyawan
1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 60 137.55 1,179.22 1,179.22 3,537.66 27.78%
Update data
karyawan dan
Compensation &
Benefit
1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 0 77.55 1,119.22 1,119.22 3,357.66 27.78%
X
Total
6 14 18 50,000 3,750.00 3,722.52 60 339.19 4,089.19 3,193.81 12,267.57 100.00%
148

Aktivitas baru pada proses ini adalah, input database applicant, pemindahan data applicant
ke database karyawan, dan update data karyawan dan Compensation & Benefit. Aktivitas input
database applicant diusulkan untuk mendukung kemudahan dalam melakukan pencarian
calon terbaik (Recruitment Process). Data penting harus dimasukkan ke dalam sistem
adalah data kualifikasi yang dimiliki oleh calon karyawan. Hal ini diperlukan untuk
melakukan profile match up pada Recruitment Process.

Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 2.000.000,- / 160 =Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50
Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,
149

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL =internet +lampu +AC +laptop
=Rp 250,- +(Rp 45 +(3xRp 832,50)) +Rp 45 =Rp 930, 63
4
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map =Rp 250,-


150

Tabel 4.3. Activity Based Costing (Future Process)-Resignation/Termination Process

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Trans
aksi
Wakt
u per
trans
aksi
Waktu
transaksi
per hari
Biaya
pegaw
ai per
jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-
lain
per
jam
Biaya
lain-
lain
per
transa
ksi
Biaya
lain-
lain
per
hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
(per-
seme
ster)
(men
it) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)


(DxG/
60) +
(HxB)
(F+I) (J /B) (J x2) (D/X*100)
Pemberian
informasi jumlah
hak & kewajiban
1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%
Exit interview 1 10 10 12.500 2.083,33 930,63 0 155,11 2.238,44 2.238,44 4.476,88 71,43%
Update database
karyawan
1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%

X
Total 3 14 14 37.500 2.917 2.792 0 217 3.134

3.133,81
6.268 100%

151

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban dan
update database karyawan. Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban karyawan
berdasarkan atas informasi yang ada pada sistem database karyawan yang mana sebelumnya,
data tentang hak dan kewajiban tidak tersimpan dalam sistem. Sehinga diperlukan waktu yang
lebih lama bagi Compensation & Benefit Staff untuk melakukan pengecekkan dan perhitungan
mengenai hak dan kewajiban karyawan. Update database karyawan berguna untuk
mengubah status kepegawaian dari karyawan yangtelah mengajukan pengunduran diri.
Aktivitas ini sebelumnya tidak ada sehingga karyawan bagian HRD tidak memiliki
informasi yang terbaru mengenai status kepegawaian seseorang.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 2.000.000,- / 160 =Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50
Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
152

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL =internet +lampu +AC +laptop
=Rp 250,- +(Rp 45 +(3xRp 832,50)) +Rp 45 =Rp 930, 63
4
153

Tabel 4.4. Activity Based Costing (Future Process)-Training Management Process

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Trans
aksi
Wakt
u per
trans
aksi
Waktu
transa
ksi per
hari
Biaya
pegaw
ai per
jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-lain
per jam
Biaya
lain-
lain
per
transa
ksi
Biaya
lain-
lain
per
hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
(per-
seme
ster)
(men
it)
(menit
) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)


(DxG/
60) +
(HxB)
(F+I) (J /B) (J x2)

(D/X*100)
Pengiriman
undangan Training
via email
1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11%
Penerimaan
konfirmasi
kehadiran
1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11%
Penyusunan bahan
training, jadwal dan
peserta
1 15 15 12.500 3.125,00 930,63 0 232,66 3.357,66 3.357,66 6.715,32 79%
X
Total 3 19 19 37.500 3.958,33 2.791,89 0 294,70 4.253,03 4.253,03 8.506,07 100%

154

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, pengiriman undangan training via email dan
penerimaan konfirmasi kehadiran. Pengiriman undangan training untuk karyawan
didasari oleh hasil dari penilaian pada Performance Management Process. Dari hasil
penilaian tersebut akan diperoleh nama karyawan yang perlu untuk mengikuti pelatihan.
Proses pendaftaran yang sebelumnya berupa pengisisan formulir, akan diusulkan untuk
dikirim melalui email dan konfirmasi kehadiran juga dilakukan oleh karyawan melalui
email.

Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 2.000.000,- / 160 =Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50
Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,
155

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah
laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL =internet +lampu +AC +laptop
=Rp 250,- +(Rp 45 +(3xRp 832,50)) +Rp 45 =Rp 930, 63
4
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar =Rp 60,-


156

Tabel 4.5. Activity Based Costing (Future Process)-Performance Management Process

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Transa
ksi
Wakt
u per
trans
aksi
Waktu
transa
ksi per
hari
Biaya
pegaw
ai per
jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-
lain
per
jam
Biaya
lain-
lain
per
transa
ksi
Biaya
lain-lain
per hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
(per-
tahun)
(men
it)
(menit
) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)

(DxG/60)
+(HxB)
(F+I) (J /B) (J x1) (D/X*100)
Penilaian kinerja
karyawan
berdasarkan
Qualification
Matrix
11 10 110 31.250 57.291,67 928,75 0 1.702,71 58.994,38 5.363,13 58.994 71%
Penyerahan hasil
evaluasi prestasi
11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 60 1.001,23 12.459,56 1.132,69 12.460 14%
Penyimpanan
dokumen
penilaian
11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 250 3.091,23 14.549,56 1.322,69 14.550 14%
X
Total
33 14 154 93.750 80.208,33 2.790 310 5.795,17 86.003,50 7.818,50 86.004 100%
157

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, penilaian kinerja karyawan berdasarkan
Qualification Matrix. Aktivitas ini diusulkan untuk melakukan penilaian terhadap
kinerja karyawan dengan membandingkan kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan
standar kualifikasi perusahaan dalam Qualification Matrix. Pada proses lama, penilaian
diawali dengan sosialisasi dan presentasi kepada karyawan kemudian melakukan
pendiskusian terhadap tingkat prestasi kerja dengan adanya Qualification Matrix tidak
diperlukan lagi sosialisasi maupun pendiskusian karena setiap karyawan akan
mengetahui standar penilaian kinerja.

Keterangan :
- Biaya Manajer : Estimasi gaji Manajer per bulan Rp 5.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 5.000.000,- / 160 =Rp 31.250,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50
Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,
158

Ruang meeting terdiri dari :

6 buah lampu, 2 buah AC, 1 buah laptop, 1 buah Infocus dan akan
diisi oleh 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
BL=internet +lampu +AC +laptop +Infocus
=Rp 250,- +((6xRp 45,-) +(2xRp 832,50)) +Rp 45,- +Rp 150,-
4
=Rp 928,75,-
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar =Rp 60,-
Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map =Rp 250,-
159

Tabel 4.6. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Man Power)

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Tra
nsak
si
Wak
tu
per
trans
aksi
Waktu
transa
ksi per
hari
Biaya
pegaw
ai per
jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-lain
per jam
Biaya
lain-
lain
per
transa
ksi
Biaya
lain-lain
per hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
(per
-
peri
ode)
(men
it)
(menit
) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)


(DxG/60
) +
(HxB)
(F+I) (J /B) (J x4)
(D/X*
100)
Pembuatan Purchase
Requisition
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan Purchase
Order
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan Payment
Request
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pencatatan pembelian
perlengkapan ke
database
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pengiriman
perlengkapan ke Klien
1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79%

X
Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%
160

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang
diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan
penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas
dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas
pembelian. Pembuatan laporan perlengkapan yang sebelumnya ada pada proses lama
dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 2.000.000,- / 160 =Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50
Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,
Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.
Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
161

BL =internet +lampu +PC

=Rp 250,- +Rp 45,- +Rp 187,50 =Rp 482,50
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar =Rp 60,-
Biaya bensin : Rp 4.500/L
162

Tabel 4.7. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Site Project)

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Trans
aksi
Wakt
u per
trans
aksi
Waktu
transak
si per
hari
Biaya
pegaw
ai per
jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-lain
per jam
Biaya
lain-
lain
per
transak
si
Biaya
lain-lain
per hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
(per-
perio
de)
(meni
t) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)

(DxG/60)
+(HxB)
(F+I) (J /B) (J x4)

(D/X*100)
Pembuatan
Purchase
Requisition
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan
Purchase Order
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pembuatan
Payment Request
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pencatatan
pembelian
peralatan ke
database
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%
Pengiriman
peralatan ke
Klien
1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79%
X
Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%
163

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang
diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan
penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas
dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas
pembelian. Pembuatan laporan peralatan yang sebelumnya ada pada proses lama
dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 2.000.000,- / 160 =Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50
Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,
Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.
Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
164

BL =internet +lampu +PC

=Rp 250,- +Rp 45,- +Rp 187,50 =Rp 482,50
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar =Rp 60,-
Biaya bensin : Rp 4.500/L
165

Tabel 4.8. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Head Office)

A B C D E F G H I J K L M
Nama Proses
Transaks
i
Wakt
u per
transa
ksi
Waktu
transak
si per
hari
Biaya
pegawai
per jam
Biaya
pegawai
per
transaksi
Biaya
lain-lain
per jam
Biaya lain-
lain per
transaksi
Biaya
lain-
lain per
hari
Biaya
rata-rata
per hari
Biaya
rata-rata
per
transaksi
Biaya
tahunan
Usaha
tahunan
(per-
periode)
(meni
t) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)


(DxG/6
0) +
(HxB)
(F+I) (J /B) (Jx4) (D/X*100)
Pembuatan
Purchase
Requisition
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pembuatan
Purchase
Order
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pembuatan
Payment
Request
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pencatatan
pembelian
perlengkapan
dan peralatan
ke database
1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%
Pelaporan
hasil lelang 1 5 5 12.500 1.041,67 482,50 120 160,21 1.201,88 1.201,88 4.807,50 38%
X
Total 5 13 13 62.500 2.708,33 2.412,50 120 224,54 2.932,88 2.932,88 11.731,50 100%
166

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang
diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan
penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas
dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas
pembelian. Pembuatan laporan asset dan update asset yang sebelumnya ada pada proses
lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.
Keterangan :
- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-
Sehingga biaya per jam =Rp 2.000.000,- / 160 =Rp 12.500,-
- Biaya lain-lain per jam :
Internet =Rp 250.000,- / 1000 jam =Rp 250,-
Listrik industri =Rp 750,- kwh / 1000 =Rp 0,75/watt
AC =1110 Watt x Rp 0,75 =Rp 832,50
Laptop =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
PC =250 Watt x Rp 0,75 =Rp 187,50
Lampu =60 Watt x Rp 0,75 =Rp 45,-
InFocus =200 Watt x Rp 0,75 =Rp 150,
Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.
Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :
167

BL =internet +lampu +PC

=Rp 250,- +Rp 45,- +Rp 187,50 =Rp 482,50
- Biaya lain-lain per transaksi :
Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar =Rp 60,-


4.1.2. Perbandingan Waktu dan Biaya untuk Current & Future Activity Based
Costing
Dari hasil future ABC yang dibuat pada setiap proses dari aktivitas
yang memerlukan pengembangan / penambahan aktivitas baru maka
didapat perbandingan waktu dan biaya pada current ABC dan future
ABC:

Perbandingan Waktu
Perbandingan waktu dihasilkan dari perhitungan waktu transaksi current
ABC dengan future ABC.
Tabel 4.9. Perbandingan Waktu Current & Future Recruitment Process
Recruitment Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 110 74 0.33 33%


168

Tabel 4.10. Perbandingan Waktu Current & Future Employee Database Process
Employee Database Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 40 14 0.65 65%

Tabel 4.11. Perbandingan Waktu Current & Future Resignation/Termination
Process
Resignation/Termination Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 20 14 0.30 30%

Tabel 4.12. Perbandingan Waktu Current & Future Training Management
Process
Training Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 35 19 0.46 46%


169

Tabel 4.13. Perbandingan Waktu Current & Future Performance Management

Process
Performance Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 44 14 0.68 68%

Tabel 4.14. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Man Power)
Process
Purchasing (Man Power)
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 90 38 0.58 58%

Tabel 4.15. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Site Project)
Process
Purchasing (Site Project)
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 90 38 0.58 58%


170

Tabel 4.16. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Head Office)
Process
Purchasing (Head Office)
Keterangan Lama Baru
Penghematan waktu
((Lama - Baru) /
Lama) Persentase
Simulasi waktu 75 13 0.83 83%

Dari hasil perbandingan waktu, terdapat selisih waktu yang cukup
banyak sehingga dapat dikatakan proses pada setiap aktivitas yang future
ABC lebih efektif karena dapat menghemat waktu pengerjaan tugas-tugas
karyawan sehingga lebih cepat.


Perbandingan Biaya
Selain melihat perbandingan waktu, manfaat future ABC dapat dilihat
dari hasil perbandingan biaya yang menunjukkan selisih biaya antara current
ABC dan future ABC. Berikut adalah tabel perbandingan biaya :
Tabel 4.17. Perbandingan Biaya Current & Future Recruitment Process
Recruitment Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi
biaya 26682.82 18624.44

0.30 30%


171

Tabel 4.18. Perbandingan Biaya Current & Future Employee Database Process
Employee Database Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi
biaya 10453.75 3193.81

0.69 69%


Tabel 4.19. Perbandingan Biaya Current & Future Resignation/Termination
Process
Resignation/Termination Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi
biaya 4476.88 3134.81

0.30 30%

Tabel 4.20. Perbandingan Biaya Current & Future Training Management
Process
Training Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi
biaya 7894.53 4253.03

0.46 46%


172

Tabel 4.21. Perbandingan Biaya Current & Future Performance Management

Process
Performance Management Process
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi
biaya 24147.88 7818.5

0.68 68%

Tabel 4.22. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Man Power)
Process
Purchasing (Man Power)
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 28592.5 16981 0.41 41%

Tabel 4.23. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Site Project)
Process
Purchasing (Site Project)
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi biaya 28532.5 16981 0.40 40%


173

Tabel 4.24. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Head Office)
Process
Purchasing (Head Office)
Keterangan Lama Baru
Penghematan
biaya ((Lama -
Baru) / Lama) Persentase
Simulasi
biaya 16648.13 2932.88

0.82 82%

Berdasarkan hasil perbandingan biaya, perusahaan dapat menghemat
biaya yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Dengan
aktivitas dari setiap proses pada future ABC diharapkan dapat meningkatkan
kinerja perusahaan dan kualitas kerja yang pada akhirnya akan memberikan efek
terhadap pertambahan nilai bagi perusahaan seperti tujuan perusahaan untuk
memiliki sistem HR yang responsif dan teratur.

4.1.3. Output
Sesuai dengan kerangka pikir yang ada maka output yang
diperoleh, yaitu:
a. ABC untuk proses baru yang diusulkan terdapat pada sub bab 4.1.1.
b. Perbandingan waktu dan biaya untuk Current and Future ABC yang
terdapat pada sub bab 4.1.2.


174

4.2. People Phase

Fase ini menjelaskan tentang kebutuhan untuk sumber daya manusia baru
yang nantinya akan mendukung proses baru dalam proyek ini. Untuk
mengetahui kemampuan yang harus dipenuhi oleh tiap karyawan maka akan
dibuat People Capability Matrix untuk proses baru. Kemudian akan muncul gap
dari People Capability Matrix lama dan People Capability Matrix baru yang
akan menentukan kompetensi mana saja yang perlu untuk dikembangkan lebih
lanjut. Setelah itu akan dibuat perancangan ulang terhadap peran dalam setiap
proses menggunakan RASCI Model. Berdasarkan perancangan ulang tersebut,
maka akan menghasilkan usulan struktur organisasi baru.

4.2.1. New People Capability Matrix
PCM berikut ini adalah PCM yang diperlukan apabila proses baru
sudah dilaksanakan. Dengan metode yang sama seperti PCM
sebelumnya, maka PCM baru adalah sebagai berikut :





175

Tabel 4.25. New People Capability Matrix

Knowledge
Capabilities/
skill Required
















Key Process
Core Competencies
Critical
Competencies
B
E
R
P
I
K
I
R
S
T
R
A
T
E
G
I
S
P
E
N
G
E
L
O
L
A
A
N
K
O
N
F
L
I
K
K
E
W
I
R
A
U
S
A
H
A
A
N
M
A
N
A
J
E
M
E
N
P
R
O
Y
E
K
M
A
N
A
J
E
M
E
N
P
E
R
U
B
A
H
A
N
H
E
A
L
T
H

A
N
D

S
A
F
E
T
Y

E
N
V
I
R
O
N
M
E
N
T
K
E
P
E
M
I
M
P
I
N
A
N
C
U
S
T
O
M
E
R
S
E
R
V
I
C
E
C
O
M
P
U
T
E
R
L
I
T
E
R
A
C
Y
E
N
G
L
I
S
H
L
I
T
E
R
A
C
Y
Recruitment
Process 1 1 3 2 1 2 1 1 1 1
Employee
Database
Process 2 1 3 2 1 2 1 2 1 2
Resignation /
Termination
Process 2 1 3 2 1 2 1 2 1 2
Training
Management
Process
1 1 3 2 1 2 1 2 1 2
Performance
Management
Process
1 1 3 2 1 2 1 2 1 1
Purchasing
(Man Power)
1 1 3 2 1 2 1 2 1 2
Purchasing
(Site Project) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2
Purchasing
(Head Office) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2
176

Nilai yang disajikan dalam Critical Competencies, terdapat perubahan

terutama pada Computer Literacy. Perubahan ini didasari oleh sistem informasi baru
yang diusulkan, di mana dengan adanya sistem informasi baru, interaksi karyawan
dengan komputer akan meningkat. Sehingga nilai kompetensi Computer Literacy yang
awalnya diperlukan menjadi diwajibkan. Sedangkan bagi Core Competencies tidak
mengalami perubahan, karena nilai tersebut harus dimiliki oleh setiap karyawan, baik
ada atau tidaknya perubahan dalam proses bisnis.
Manfaat dari PCM baru yang dibuat adalah berguna untuk mengetahui sejauh
mana kemampuan yang dimiliki karyawan untuk memenuhi standar kemampuan yang
harus / wajib dimiliki karyawan agar mendukung kinerja operasional perusahaan setelah
penerapan BPM. Oleh karena itu karyawan dituntut memiliki critical competencies yang
berbeda dari sebelum penerapan BPM dan penggunaan sistem.

Keterangan :
Core Competencies yang dipilih adalah berdasarkan kompetensi dari kapasitas ideal
yang diharapkan oleh PT Estetika Se Laras. Nilai yang disajikan dengan skala 1 sampai
3. 1 adalah untuk Core Competencies yang bersifat wajib atau harus dimiliki oleh setiap
karyawan dan 3 adalah untuk Core Competencies yang diharapkan untuk dimiliki oleh
karyawan namun tidak diwajibkan.

177

4.2.2. Process Gap Analysis PCM

Process Gap Analysis PCM bertujuan untuk menyediakan
perbandingan tentang kebutuhan akan kemampuan karyawan pada proses
lama dengan proses yang baru.
Tabel 4.26. Process Gap Analysis PCM
Technical Competencies
Nilai
Sebelum
Innovate
Phase
Nilai Sesudah
Innovate
Phase
Nilai
Gap
Analysis
Recruitment Process
- Computer Literacy
- English Literacy

3
2

1
1

-2
-1
Employee Database
Process
- Computer Literacy


2


1


-1
Resignation/Termination
Process
- Computer Literacy


3


1


-2
Training Management
Process
- Computer Literacy


2


1


-1
Performance
Management Process
- Computer Literacy
- English Literacy


2
2


1
1


-1
-1
Purchasing (Man Power)
Process
- Computer Literacy
- English Literacy


3
3


1
2


-2
-1
Purchasing (Site Project)
Process
- Computer Literacy
- English Literacy


3
3


1
2


-2
-1
Purchasing (Head Office)
Process
- Computer Literacy
- English Literacy


3
3


1
2


-2
-1

178

Dari hasil Process Gap Analysis, maka didapat nilai yang

menunjukkan adanya gap pada Technical Competencies yaitu, Computer
Literacy dan English Literacy pada Recruitment Process, Employee
Database Process, Resignation/Termination Process, Training
Management Process, Performance Management Process, Purchasing
(Man Power) Process, Purchasing (Site Project) Process, dan
Purchasing (Head Office) Process. Untuk itu, setiap posisi yang
bertanggung jawab atas proses tersebut harus memenuhi standar
kompetensi yang baru. Hal ini dimaksudkan karena pada proses yang
baru akan didukung dengan sistem informasi, sehingga kemampuan
menggunakan komputer dan pemahaman dalam bahasa inggris sangat
diperlukan. Maka apabila terdapat karyawan yang belum memenuhi
standar kompetensi baru, akan diberikan pelatihan secara intensif terkait
sistem informasi baru.

4.2.3. Role Redesign
Pada People Phase, peran mulai didefinisikan pada level yang
lebih tinggi. Diperlukan sebuah metode dalam menggambarkan
komponen utama untuk mengalamatkan selama proses pembuatan
aktivitas dan peran. RASCI Model adalah metode yang dapat digunakan
untuk membantu dalam mengidentifikasi aktivitas, peran, dan tanggung
jawab pada People Phase. Model ini juga dapat membantu untuk
179

mendeskripsikan dengan jelas apa yang harus dilakukan oleh siapa untuk
membuat proses baru dapat dijalankan oleh karyawan.
Singkatan:
R =Responsibility, orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas
A =Accountable, orang yang memberikan persetujuan pekerjaan sebelum
dijalankan
S = Supportive, orang yang bisa menyediakan sumber daya atau
informasi lain untuk peran pendukung dalam menyelesaikan proses
atau aktivitas
C = Consulted, orang yang mempunyai banyak informasi dan atau
kemampuan penting untuk menyelesaikan proses atau aktivitas
I =Informed, orang yang harus diinformasikan atas hasil dari proses atau
aktivitas
Manfaat dari pembuatan RASCI model yaitu untuk menentukan
peran pada tiap aktivitas yang ada sehingga dapat memperjelas
pembagian tanggung jawab dan alur kerja dalam menyelesaikan proses.

180

Tabel 4.27. RASCI Recruitment Process
Activity Recruitment
Officer/
Project
Coordinator
Klien
Pencarian calon
terbaik dari
database applicant
RC
Pembukaan
lowongan
R A
Profile Match Up
(Qualification dan
Requirement)
RS
Penjadwalan
wawancara dan test
R I
Pelaksanaan test RA
Interview karyawan RA
Pemilihan karyawan R AI

Yang bertanggung jawab pada Recruitment Process sebagian besar
adalah Recruitment Officer/Project Coordinator. Klien bertugas untuk
memberikan persetujuan pada aktivitas pembukaan lowongan dan pemilihan
karyawan. Selain itu, adanya penjadwalan wawancara dan test juga
diinformasikan kepada Klien.
Tabel 4.28. RASCI Employee Database Process
Activity Compensation
&
Benefit Staff
Karyawan
Input database
applicant
RA
Pemindahan data
applicant ke database
karyawan
RA
181

Pengisian Form
perubahan data
karyawan
I RAS
Update data karyawan
dan Compensation &
Benefit
RA

Pada proses ini, Compensation & Benefit Staff adalah posisi yang paling
memiliki peran penting dalam seluruh aktivitas di dalamnya. Namun
karyawan juga terlibat dalam proses ini yaitu sebagai pihak yang memiliki
informasi yang nantinya akan diolah oleh Compensation & Benefit Staff ke
dalam Employee Database.
Tabel 4.29. RASCI Resignation Termination Process

Activity Karyawan Recruitment
Officer/
Project
Coordinator
Clients
Representative
Compensation
&
Benefit Staff
Pengajuan
surat
pengunduran
diri
R I A
Pemberian
informasi
jumlah hak &
kewajiban
I RAS
Exit interview RA
Update
database
karyawan
RA

Yang berperan dalam menjalankan proses ini adalah Recruitment
Officer/Project Coordinator, Clients Representative dan Compensation and
Benefit Staff. Pada saat karyawan ingin mengundurkan diri maka ia
mengajukan surat pengunduran diri kepada Clients Representative. Setelah
disetujui, maka surat tersebut diajukan kepada Recruitment Officer/Project
182

Coordinator. Selanjutnya Compensation and Benefit Staff bertugas

memberikan informasi terkait hak dan kewajiban yang masih dimiliki oleh
karyawan. Exit interview dilaksanakan oleh Recruitment Officer/Project
Coordinator untuk karyawan yang mengundurkan diri secara baik.
Kemudian dilakukan update terhadap database karyawan oleh
Compensation and Benefit Staff.
Tabel 4.30. RASCI Training Management Process

Activity

Karyawan Recruitment
Officer/
Project
Coordinator
HR
Manager
Analisa kebutuhan
karyawan
berdasarkan
kompetensi GAP
I RA
Pengiriman
undangan training
via email
I RA
Penerimaan
konfirmasi
kehadiran
RA I
Menentukan
trainer dan
sumber daya
R A
Penyusunan bahan
training, jadwal
dan peserta
I RA
Pelaksanaan
training
R A

Karyawan, Recruitment Officer/Project Coordinator, dan HR Manager
masing-masing memiliki tanggung jawab pada setiap aktivitas dalam proses
ini. Karyawan bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi kehadiran
dan mengikuti training. Recruitment Officer/Project Coordinator
183

bertanggung jawab untuk mengirimkan undangan pelatihan, menentukan

trainer dan sumber daya, serta menyusun bahan training, jadwal dan peserta.
Sedangkan HR Manager bertanggung jawab untuk menganalisa kebutuhan
karyawan.
Tabel 4.31. RASCI Performance Management Process
Activity Clients
Representative
HR
Manager
Recruitment
Officer
Operation
Director
Penilaiam kinerja
karyawan
berdasarkan
Qualification
Matrix
RA
Peyerahan hasil
evaluasi prestasi
RS I
Pengusulan
training yang
diperlukan
RA I
Penyimpanan
dokumen
penilaian
RA
Pengajuan
kenaikan gaji
R A

Pada proses ini terdapat empat peran yang bertanggung jawab pada
masing-masing aktivitas. Clients Representative bertanggung jawab untuk
melakukan penilaian kinerja karyawan dan menyerahkan hasil evaluasi
prestasi kepada HR Manager. HR Manager bertanggung jawab
mengusulkan training yang dibutuhkan dan mengajukan kenaikan gaji.
Recruitment Officer bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen
penilaian, sedangkan Operation Director bertanggung jawab untuk
memberikan persetujuan atas pengajuan kenaikan gaji.

184

Tabel 4.32. RASCI Purchasing Man Power Process

Activity Project
Coordi
nator
Purcha
sing
Staff
Inventory
&
Asset
Staff
HR
Manager
Treasu
ry
Operation
Director
Pembuatan
purchase
requisition
R A
Pembuatan
purchase
order
R A
Pembuatan
payment
request


R A
Pencatatan
pembelian
perlengkap
an ke
database
RA
Pengiriman
perlengkap
an ke klien
RA

Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi
General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki
tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh
Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang
jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.
Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas
pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.
Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap
pembelian. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan
pengiriman kepada klien adalah Purchasing Staff.

185

Tabel 4.33. RASCI Purchasing Site Project Process

Activity Project
Coordin
ator
Purcha
sing
Staff
Inventory
&
Asset
Staff
HR
Manager
Treasu
ry
Operation
Director
Pembuatan
purchase
requisition
R A
Pembuatan
purchase
order
R A
Pembuatan
payment
request


R A
Pencatatan
pembelian
peralatan ke
database
RA
Pengiriman
perlengkapan
ke klien
RA


Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi
General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki
tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh
Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang
jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.
Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas
pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.
Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap
pembelian. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan
pengiriman kepada klien adalah Purchasing Staff.
186

Tabel 4.35. RASCI Purchasing Head Office

Activity Purchasing
Staff
Inventory
&
Asset
Staff
HR
Manager
Treasury Operation
Director
Pembuatan
purchase
requisition
RA
Pembuatan
purchase order
R A
Pembuatan
payment request


R A
Pencatatan
pembelian
peralatan ke
database
RA
Penyimpanan ke
warehouse
RA
Pendistribusian
barang ke
karyawan
RA
Pelaporan kondisi
asset
R A
Pelelangan asset R I A
Pelaporan hasil
lelang
RA I
Penghibahan asset R I A

Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi
General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki
tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh
Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang
jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.
Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas
pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.
Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap
pembelian. Kemudian Purchasing Staff akan menyimpan barang ke
187

warehouse. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan

pendistribusian barang kepada karyawan adalah Inventoy & Asset Staff.
Pelaporan kondisi asset, pelelangan asset, pelaporan hasil lelang dan
penghibahan asset menjadi tanggung jawab Inventoy & Asset Staff.
Persetujuan untuk melakukan pelelangan asset dan penghibahan asset
merupakan tanggung jawab Operation Director.
Tabel 4.36. RASCI Qualification Matrix Management Process

Activity Manajer
Divisi
HR
Manager
Operation
Director
Karyawan
Analisa kebutuhan
setiap posisi
S RA
Pembuatan kualifikasi
untuk setiap posisi
R A
Pembuatan skala
kualifikasi
RA
Konsolidasi
Qualification Matrix
RA I

HR Manager adalah posisi yang memiliki peranan penting pada proses
ini. Hampir semua aktivitas dalam proses ini menjadi tanggung jawab HR
Manager. Namun dalam melakukan analisa kebutuhan setiap posisi, HR
Manager dibantu oleh Manager tiap divisi sebagai penyedia informasi yang
diperlukan. Operation Director merupakan posisi yang memberikan
persetujuan terhadap Qualification Matrix yang telah dibuat oleh HR
Manager. Kemudian dalam melakukan konsolidasi, karyawan adalah pihak
yang diberikan informasi.

188

Tabel 4.37. RASCI Asset, Inventory and Supplier Database Process

Pada proses baru yang diusulkan ini Inventory & Asset Staff dalam sub
divisi GA adalah posisi yang bertanggung jawab khususnya pada aktivitas
Input data pembelian, penyimpanan data supplier, input data pemakaian
peralatan/perlengkapan, dan update data supplier. Pelaporan asset &
inventory dilakukan oleh Supervisor GA yang kemudian diinformasikan
kepada HR Manager.

Activity Inventory
&
Asset
Staff
Supervisor
GA
HR
Manager
Input data pembelian
peralatan / perlengkapan ke
database asset & inventory
RA
Penyimpanan data supplier
ke database supplier
RA
Input data pemakaian
peralatan dan atau
perlengkapan
RA
Update data supplier jika
ada perubahan
RA
Pelaporan asset & inventory RA I
189

4.2.4. Struktur Organisasi Baru

Dari hasil analisa pada setiap proses dan berdasarkan RASCI Model yang
sudah dibuat, dihasilkan struktur organisasi yang baru seperti berikut:

Gambar 4.1. Strukur Organisasi Baru PT Estetika Se Laras
Perbedaan struktur organisasi yang lama dengan yang baru
terletak pada adanya Departemen IT dan munculnya sub-departemen baru
pada Human Resources yaitu, General Affair. Diusulkannya Departemen
IT pada PT Estetika Se Laras adalah untuk dapat mendukung berjalannya
proses bisnis dengan adanya sistem informasi baru. Selama ini,
190

Departemen IT belum ada, sehingga apabila ada masalah yang terjadi

pada karyawan terkait dengan sistem ataupun kerusakan perangkat
komputer, maka perusahaan hanya menyewa jasa pihak ketiga untuk
menanganinya. Kendala yang sering muncul adalah terkadang teknisi
yang diperlukan untuk menangani permasalahan yang terjadi, tidak dapat
memenuhi permintaan perusahaan pada saat itu juga. Untuk itu, dengan
adanya Departemen IT tentu akan memudahkan proses penanganan dan
pemeliharaan sistem, perangkat lunak maupun perangkat keras yang
digunakan. Pada Departemen IT diisi oleh tiga posisi yaitu, Manager,
End User Support, dan System Administrator yang masing-masing
mempunyai tugas:
Manager, bertanggung jawab untuk memastikan proses
penanganan masalah yang dihadapi user, pengelolaan database,
sistem, dan jaringan pada perusahaan berjalan dengan baik.
End User Support, bertanggung jawab atas penanganan masalah
yang dihadapi oleh user terkait dengan perangkat lunak maupun
perangkat keras. Selain itu, End User Support juga harus mampu
untuk memberikan solusi atas masalah yang bersifat teknis.
System Administrator, bertanggung jawab atas pengelolaan
database, sistem, dan jaringan pada perusahaan
Selain itu, munculnya sub-departemen General Affair pada
Human Resources adalah karena mulai banyaknya proses yang ditangani
191

oleh General Affair. Di dalamnya terdapat tiga posisi yaitu, Supervisor,

Inventory & Asset Staff, dan Purchasing Staff yang masing-masing
mempunyai tugas:
Supervisor, bertanggung jawab untuk memastikan proses
pembelian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pendistribusian
peralatan dan perlengkapan telah berjalan dengan baik.
Inventory & Asset Staff, bertanggung jawab atas penyimpanan,
persediaan, dan pelaporan asset.
Purchasing Staff, bertanggung jawab atas pembelian asset.

4.2.5. Output
Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang dihasilkan
yaitu:
a. Menghasilkan People Capability Matrix untuk area yang
termasuk dalam proyek yang terdapat pada sub bab 4.2.1.
b. Process Gap Analysis PCM yang terdapat pada sub bab 4.2.2.
c. RASCI yang terdapat pada tabel 4.27 sampai tabel 4.37.
d. Usulan struktur organisasi baru yang terdapat pada sub bab 4.2.4.

192

4.3. Development Phase

Pada tahapan ini akan diusulkan proses bisnis baru yang akan
digambarkan dengan metode Business Process Modeling Notation (BPMN).
Dari hasil analisa terhadap proses bisnis yang baru, usulan sistem ERP yang
sesuai akan dipaparkan.

4.3.1. Business Process Modeling Notation (BPMN)
Untuk menggambarkan proses bisnis yang telah dikembangkan maka
digunakan Business Process Modeling Notation. Proses yang
dikembangkan antara lain : Recruitment Process, Employee Database
Process, Resignation / Terminator Process, Training Management
Process, Performance Management Process, Purchasing Process (Man
Power, Site Project, Head Office ).
BPMN ini dibuat berdasarkan hasil analisa pada rich picture proses
yang memerlukan pengembangan sehingga dalam BPMN ini dapat
tergambar dengan jelas pengembangan aktivitas dari setiap proses.
Dalam penggambaran proses bisnis dengan BPMN, aktivitas lama
yang tidak mengalami perubahan dibedakan dengan aktivitas baru yang
diusulkan.

193

Notasi:
Start event
End Event
task
Sequence flow
Message Flow
Association
Gateway
pool
Lane

194

Gambar 4.2. BPMN Recruitment Process
195

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

Pada proses usulan ini, terdapat dua perubahan yaitu pencarian calon terbaik dari
database applicant dan profile match up. Sebelumnya pencarian calon terbaik dilakukan
dengan seleksi data applicant yang berupa dokumen dan belum ada database applicant
yang tersimpan dalam sistem. Hal teresebut tentu akan menyulitkan Recruitment Staff
dalam melakukan seleksi. Dengan adanya database applicant yang real time maka akan
mempermudah proses pencarian calon terbaik. Sedangkan untuk aktivitas profile match
up sebelumnya tidak ada. Aktivitas ini dipandang perlu karena dengan melakukan
profile match up, perusahaan akan mendapatkan calon karyawan yang memiliki profile
paling mendekati dengan kebutuhan.

196

Gambar 4.3. BPMN Employee Database Process
197

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

Proses ini sebelumnya dilakukan secara manual. Data calon karyawan maupun
data karyawan disimpan dalam bentuk dokumen di file cabinet. Calon karyawan
menyerahkan datanya kemudian diarsip oleh Compensation &Benefit Staff. Namun
pada proses yang diusulkan, Compensation &Benefit Staff akan memasukkan data dari
setiap CV yang masuk dan disimpan ke dalam database applicant. Apabila calon
karyawan berubah status menjadi karyawan maka dipindahkan datanya ke dalam
database karyawan. Setelah menjadi karyawan, akan dilakukan konfirmasi ulang apakah
ada perubahan terhadap data yang sudah ada, jika tidak ada maka proses selesai, namun
bila terdapat data tambahan lain, Compensation &Benefit Staff akan melakukan
penambahan data.

198

Gambar 4.4. BPMN Resignation / Termination Process
199

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

Dengan tersedianya database karyawan yang terintegrasi dengan proses lainnya,
maka aktivitas pemberian informasi terhadap hak dan kewajiban bagi karyawan yang
mengundurkan diri dapat dilakukan oleh Compensation and Benefit Staff melalui sistem
yang ada. Sebelumnya aktivitas ini dilakukan secara manual karena belum ada informasi
lengkap mengenai hak dan kewajiban yang harus diselesaikan oleh karyawan.
Compensation and Benefit Staff harus melakukan penghitungan terlebih dahulu atas hak
dan kewajiban karyawan. Setelah karyawan menyelesaikan hak dan kewajibannya, maka
dilakukan update terhadap status kepegawaiannya di dalam database karyawan.
Aktivitas ini sebelumnya tidak ada, sehingga seringkali terdapat kesalahan dalam
menghitung jumlah karyawan yang dipekerjakan di perusahaan klien.
200

Gambar 4.5. BPMN Training Management Process
201

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

Sebelumnya, pelaksanaan pelatihan diberikan berdasarkan hasil analisa
kebutuhan karyawan. Pada proses yang diusulkan ini, Training Management dilakukan
terhadap karyawan yang dianggap perlu untuk diberikan pelatihan berdasarkan hasil
penilaian dari Performance Management Process. Sehingga pelatihan dapat diberikan
sesuai dengan competency gap yang dinilai masih kurang. Kemudian karyawan yang
akan mengikuti pelatihan akan diundang melalui e-mail dan karyawan yang
bersangkutan akan memberikan konfirmasi keikutsertaannya melalui e-mail. Sedangkan
pada proses yang berjalan, karyawan harus mengisi formulir pendaftaran untuk
mengikuti pelatihan dan peserta yang mengikuti pelatihan tidak berdasarkan atas
kebutuhan karyawan.
202

Gambar 4.6. BPMN Performance Management Process
203

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

Dalam proses ini, aktivitas baru yang diusulkan yaitu penilaian kinerja
berdasarkan Qualification Matrix. Sebelum proses penilaian atau evaluasi kinerja
dilakukan, perusahaan terlebih dahulu menentukan Qualification Matrix. Kemudian dari
Qualification Matrix yang telah ditetapkan, Clients Representative melakukan
penilaian atas kinerja karyawan dengan membandingkan antara standar Qualification
Matrix yang sudah ditentukan dengan kualifikasi yang telah dicapai oleh karyawan.
Hasil dari penilaian tersebut akan mempengaruhi proses selanjutnya, yaitu Training
Management Process, jika diperoleh gap yang negatif atas penilaian kinerja karyawan.
Pada proses sebelumnya, penilaian atau evaluasi kinerja dilakukan dengan mengadakan
sosialisasi dan presentasi mengenai metoda penilaian kinerja yang kemudian dilanjutkan
dengan diskusi tingkat prestasi yang dicapai.
204

Gambar 4.7. BPMN Purchasing Process (Man Power)
205

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

J ika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara
manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan
bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan
perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,
data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi
pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang
diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.
Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier
Database yang berisi informasi terkait supplier.
206

Gambar 4.8. BPMN Purchasing Process (Site Project)
207

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

J ika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara
manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan
bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan
perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,
data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi
pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang
diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.
Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier
Database yang berisi informasi terkait supplier.
208

Gambar 4.9. BPMN Purchasing Process (Head Office)
209

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

J ika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara
manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan
bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan
perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,
data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi
pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang
diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.
Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier
Database yang berisi informasi terkait supplier.
210

Gambar 4.10. BPMN Inventory, Asset, & Supplier Database Process
211

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

Inventory, Asset, Supplier Database Process merupakan proses baru yang
diusulkan. Di dalam proses ini terdapat beberapa aktivitas antara lain, input data
pembelian peralatan atau perlengkapan ke dalam Inventory & Asset Database, input data
supplier ke Supplier Database, update stok, dan pembuatan laporan atas Asset &
Inventory untuk diserahkan kepada HR Manager. Proses ini berguna untuk mengelola
informasi-informasi penting mengenai persediaan, peralatan atau perlengkapan, dan juga
supplier. Dengan pengelolaan yang baik maka akan memudahkan dalam melakukan
proses lainnya yang berkaitan, seperti Purchasing Process, yang membutuhkan
informasi mengenai perlengkapan atau persediaan yang akan segera habis serta supplier
yang akan dipilih.
212

Gambar 4.11. BPMN Qualification Matrix Management Process
213

Keterangan :
=Aktivitas baru yang diusulkan
=Aktivitas lama yang masih berjalan

Proses ini sebelumnya belum ada. Qualification Matrix Management Process
diusulkan untuk mempermudah dalam penilaian kinerja sesuai kualifikasi yang
dibutuhkan oleh setiap divisi pada permintaan posisi karyawanyang dibutuhkan dalam
perusahaan. Pada Qualification Matrix Management Process ini HRD Manager akan
menganalisa kebutuhan setiap posisi kemudian akan membuat Qualification Matrix dari
setiap posisi bedasarkan kebutuhan. HRD Manager akan meminta persetujuan kepada
Operation Director untuk Qualification Matrix yang telah dibuat, dan setelah mendapat
persetujuan, HRD Manager akan membuat skala kualifikasi dan akan mensosialisaikan
Qualification Matrix kepada karyawan.
214

4.3.2. Analisa Kebutuhan Sistem ERP

Setelah dibuat BPMN, terdapat usulan aktivitas-aktivitas baru dari
tiap proses dalam Departemen Human Resources dan Sub Departemen
General Affair. Aktivitas baru tersebut pada akhirnya menjadi dasar akan
kebutuhan sistem ERP. Berikut adalah uraian atas kebutuhan sistem
baru :
Tabel 4.38. Analisa Kebutuhan Sistem
Proses Aktivitas Baru Kebutuhan Sistem
(Need)
Recruitment Process - Pencarian calon
terbaik dari database
applicant
- Pencarian dan
akses database
applicant
- Profile Match Up - Aktivitas ini dapat
dilakukan secara
manual
Employee Database
Process
- Input data applicant
ke database
applicant
- Penyimpanan data
applicant
- Pemindahan data
applicant ke
database karyawan
- Penyimpanan data
karyawan
Resignation/
Termination Process
- Pemberian informasi
hak dan kewajiban
karyawan
- Pemberian
informasi hak dan
kewajiban
karyawan
- Update database
karyawan
- Update database
karyawan
Training Management
Process
- Menganalisa
competency dari hasil
performance
management process
- Aktivitas ini dapat
dilakukan secara
manual
- Mengirim undangan - Tidak perlu
215

training via e-mail menggunakan

sistem
Performance
Management Process
- Penilaian kinerja
berdasarkan
Qualification Matrix
- Aktivitas ini dapat
dilakukan secara
manual
Purchasing Process
(Man Power, Site
Project, Head Office)
- Membuat PR

- Pembuatan PR
- Membuat PO - Pembuatan PO
Inventory, Asset, and
Supplier Database
Process
- Meng-input data
barang baru yang
belum pernah
disimpan sebelumnya
- Penyimpanan data
barang baru yang
belum pernah di-
input ke dalam
sistem
- Menginput data
supplier ke database
supplier
- Penyimpanan data
supplier
- Update stok
perlengkapan dan
peralatan
- Update stok
- Membuat laporan
asset & inventory
- Pembuatan laporan
asset & inventory
Qualification Matrix
Management Process
- Menganalisa
kebutuhan tiap posisi
- Aktivitas ini
dilakukan secara
manual
- Membuat kualifikasi
dari setiap posisi
- Aktivitas ini
dilakukan secara
manual
- Membuat skala
kualifikasi
- Aktivitas ini
dilakukan secara
manual
- Memberikan
informasi
Qualification Matrix
kepada karyawan
- Aktivitas ini
dilakukan secara
manual



216

4.3.3. Usulan Sistem ERP

Berdasarkan hasil analisa terhadap kebutuhan akan sistem untuk
mendukung proses bisnis baru pada PT Estetika Se Laras, maka
diusulkan tiga sistem ERP. Dari hasil pencarian di website dan dengan
dasar pertimbangan mengenai kelengkapan fitur yang dapat mendukung
kinerja perusahaan, kemudahaan dalam penggunaan, tampilan yang
menarik serta biaya yang dikeluarkan maka dalam terpilih tiga sistem
ERP yang diusulkan yaitu OrangeHRM, OpenERP dan SAP Business
All-in-One.
a. OrangeHRM
OrangeHRM menawarkan alat yang lengkap untuk mengelola
sumber daya manusia. Termasuk di dalamnya yaitu manajemen
informasi karyawan, manajemen kehadiran, libur atau cuti
karyawan, manajemen perekrutan, evaluasi kinerja karyawan, dan
alat manajemen sumber daya manusia lainnya. OrangeHRM
menawarkan solusi HRIS fleksibel dan mudah digunakan untuk
perusahaan-perusahaan berukuran kecil dan menengah secara gratis.
Dengan menyediakan modul untuk manajemen informasi
kepegawaian, layanan mandiri karyawan, cuti, waktu & kehadiran,
benefit dan perekrutan karyawan, perusahaan mampu mengelola
aset organisasi yang sangat penting yaitu orang. Kombinasi dari
modul ke dalam satu aplikasi menjamin sebuah platform yang
217

sempurna untuk re-engineering dan menyelaraskan proses SDM

bersama dengan tujuan perusahaan.
Fitur yang terdapat di dalam OrangeHRM adalah :
Adminstration Module - Modul admin adalah kontroler pusat
dari sistem dimana Manajer SDM atau petugas lain yang
ditunjuk melakukan tugas-tugas sistem administrasi. Ini
termasuk mendefinisikan struktur organisasi, menentukan skala
gaji, menjaga informasi proyek dan informasi lainnya yang
penting.
Personal Information Management - Modul PIM memelihara
semua informasi karyawan yang relevan yang terkait, termasuk
berbagai jenis informasi pribadi, kualifikasi rinci, pengalaman
kerja, informasi tentang pekerjaan yang berhubungan, dan lain
lain. Profil karyawan termasuk juga sebagai informasi yang
disediakan. Informasi yang terdapat dalam modul ini
dimanfaatkan oleh semua modul lainnya, sehingga
menghilangkan redundansi data.
Leave Module Modul ini melayani semua formulir dan proses
persetujuan serta mampu menampilkan informasi tentang hak
cuti, keseimbangan, history, dan lain-lain. Dengan konsep web
dan self-service yang diaktikan, secara signifikan mampu
merampingkan semua prosedur terkait, menghilangkan
dokumen manual dan menghemat biaya.
218

Time Module - Modul ini mengotomatisasi proses yang

berkaitan dengan pelacakan waktu. Fungsionalitas yang
ditawarkan meningkatkan kinerja organisasi dengan
menghilangkan dokumen dan proses manual yang berhubungan
dengan waktu dan kehadiran.
Employee Self Service Module Modul ini merupakan alat yang
mampu menyediakan informasi yang relevan bagi karyawan
perusahaan dengan melihat langsung informasi pribadi,
memperbarui informasi pribadi dengan web (menggunakan PC
tanpa harus meminta bantuan kepada HR staff). Fungsi modul
ini dapat menjangkau seluruh sistem, membuat informasi
tersedia di mana saja, kapan saja oleh yang berwenang.
Benefits Module - Platform terintegrasi untuk mengelola tugas-
tugas terkait benefit. Mencakup tunjangan kesehatan dan
kesejahteraan, dengan kemungkinan untuk mendefinisikan
manfaat baru, menurut jenis, penyedia dan beberapa aspek
lainnya. Menetapkan manfaat kepada karyawan yang dilakukan
dengan berbagai cara, antara lain individual, kebijakan atau
lainnya.
Recruitment Module Solusi komprehensif untuk keseluruhan
proses perekrutan, termasuk permintaan untuk staf, persetujuan
lowongan, persyaratan masuk, mencocokkan informasi calon
karyawan, penyaringan, catatan wawancara dan fitur lainnya.
219

Modul ini juga memungkinkan para profesional HR untuk

menghasilkan template dan dokumentasi untuk merampingkan
seluruh proses perekrutan.
Performance Module Membantu perusahaan dalam penilaian
kinerja karyawan dengan mengkomunikasikan key performance
indicator atas setiap pekerjaan kepada karyawan agar dipahami
sehingga mereka mampu mencapai target yang diharapkan
perusahaan.

b. OpenERP
OpenERP merupakan solusi ERP open source yang terdiri
dari modul :
CRM - Memungkinkan untuk menyesuaikan siklus penjualan
perusahaan, statistik kontrol dan perkiraan serta pengaturan
otomatisasi pemasaran untuk meningkatkan kinerja penjualan
Accounting - Mendukung operasi keuangan perusahaan.
Point of Sale Mengelola outlet penjualan dengan lebih mudah.
Project Management Memantau dan mengatur proyek
menggunakan perencanaan proyek jangka pendek dan jangka
panjang.
220

Warehouse Management Mengelola penyimpanan dalam

lokasi internal, lokasi eksternal, persediaan pelanggan, supplier,
dan perusahaan.
Human Resources Mengatur pengelolaan asset terbesar
perusahaan yaitu karyawan.
Purchase Membuat dan memantau purchase order,
mengontrol informasi tentang supplier dan sebagainya.
Manufacturing Merencanakan dan mengontrol rantai
persediaan melalui berbagai aplikasi dalam modul ini.
Marketing Mengotomatisasi dalam pengiriman email ke
pelanggan tetap dan mendorong pelanggan untuk melakukan
transaksi dengan perusahaan.
Invoicing Membuat tagihan kepada pelanggan dan melakukan
pembayaran kepada supplier.
Application Builder Fitur ini digunakan untuk melakukan
penyesuaian terhadap modul dalam OpenERP agar sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
Payroll - Mengelola data karyawan dalam perusahaan,
mencetak slip gaji, mengatur kontrak, dan mendapatkan laporan
penyesuaian.
Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan yaitu tentang
Departemen HR dan GA pada PT Estetika Se Laras, maka akan
dibahas tentang modul Human Resources dan Purchasing.
221

Pada modul Human Resources terdapat fitur-fitur sebagai

berikut :
Track Time and Attendances Menyimpan timesheet, mengecek
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas,
mengontrol karyawan dan biaya proyek.
Follow Recruitment Memantau proses perekrutan untuk
memfasilitasi evaluasi. Selain itu juga untuk mencari dan
mengakses database CV.
Reporting Memberikan laporan yang komprehensif mengenai
timesheet karyawan dan cuti karyawan dalam single dashboard.
Plan Periodic Evaluation Mengatur rencana evaluasi untuk
karyawan dan memantau evaluasinya. Menentukan langkah-
langkah melalui wawancara dan memantau perkembangan.
Manage Your Employees Menginput data penting tentang
karyawan dan mengontrol semua informasi penting dalam
Address Book.
Centralizing Your Expenses Menyajikan penggunaan biaya
secara langsung dengan validasi, penggantian dan penagihan
ulang yang mudah.
222

Manage Leave Requests Memudahkan karyawan dalam

pengajuan cuti dengan mengajukannya kepada manajer untuk
disetujui dan divalidasi.

Pada modul Purchase terdapat fitur-fitur sebagai berikut :
Automated Propositions Menampilkan rencana pembelian
berdasarkan ketersediaan barang, penjualan dan sebagainya.
Control Receptions Mengontrol penerimaan atas pembelian
barang yang dilakukan.
Personalized Analysis Menganalisa kinerja supplier
menggunakan laporan yang fleksibel terhadap : keterlambatan
pengiriman, potongan harga dan sebagainya.
Follow Your Suppliers - Memantau perubahan dan transaksi
terkait dengan supplier dalam Address Book.
Create Your Products OpenERP menyediakan fasilitas untuk
menyesuaikan informasi yang ingin diinput mengenai produk
atau barang.



223

c. SAP Business All-in-One

SAP Business All-in-One adalah solusi yang sesuai untuk
perusahaan menengah yang sedang membutuhkan perangkat lunak
komprehensif. Perangkat lunak ini merupakan solusi yang
terintegrasi, terjangkau, dan dirancang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan - baik sekarang dan di masa depan. SAP Business All-
in-One memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
Enterprise Resource Planning Secara efektif mengatur
keuangan, penjualan dan layanan, pengadaan dan pembelian,
pengembangan dan manufaktur produk, sumber daya manusia,
layanan perusahaan, dan analisa bisnis.
Support for Best Practice Memberikan manfaat dalam hal
praktik terbaik yang dimiliki oleh SAP dan dari pengalaman
SAP selama 35 tahun dengan pelanggan di lebih dari 25 jenis
industri di seluruh dunia
Technology Platform Memberikan fondasi dengan cepat dan
biaya yang efektif sebagai tambahan pada solusi yang sudah ada
dalam bisnis perusahaan yang selalu tumbuh dan mengalami
perubahan sesuai dengan kebutuhan.

Perusahaan dapat menambahkan Customer Relationship
Management (CRM), Supplier Relationship Management (SRM),
224

Business Intelligence (BI), dan fungsi lain setiap saat apabila ada
perubahan kebutuhan.
Fitur yang terdapat pada SAP Business All-in-One, yaitu:
Accounting and financials Membantu dalam membuat laporan
keuangan yang akurat dan mengintegrasikan semua transaksi
operasi di perusahaan.
Sales and service Memenuhi permintaan pelanggan,
mendukung proses pemesanan sampai pembayaran, dan
menyediakan layanan after-sales.
Procurement and logistics execution Mengendalikan biaya
dan mengelola sumber dan siklus pengadaan.
Inventory management Melacak jumlah, nilai, dan perubahan
persediaan secara real time.
Human capital management Mengelola perubahan staf dan
mempermudah proses penggajian.
Product development and manufacturing Meningkatkan
proses siklus hidup produk dan operasi manufaktur..
Reporting and analytics Merencanakan, mengukur, dan
mengontrol proses di perusahaan.
Corporate services Mengurangi biaya administrasi;
meningkatkan transparansi operasi, dan meningkatkan
kepatuhan terhadap perusahaan, hukum, dan peraturan yang
berlaku.
225

Di dalam modul Human Capital Management pada SAP

Business All-in-one terdapat key feature :
Global HR and Payroll - Menu ini berfungsi untuk menginput
informasi administrasi karyawan, mengatur organizational
management, mendukung proses global employment, mengelola
informasi kompensasi dan benefit karyawan serta penggajian.
Scheduling and Deployment - Menu ini berfungsi untuk
mengatur jam kerja karyawan baik dalam hal kehadiran, absen
atau izin, dan jadwal kerja.
Workforce Planning and Analytics Dalam men ini,
perusahaan akan dibantu dalam perencanaan sumber daya
manusia berdasarkan kebutuhan dan prioritas.
HCM Services Delivery SAP Business All-in-One juga
menyediakan fasilitas untuk karyawan dan manager dalam
mengakses modul HCM yaitu berupa employee portal dan
manager portal.
Talent, Performance Succesion Management Menu ini
mendukung proses bisnis berupa performance management.
Recruiting & On-Boarding Menu ini berfungsi untuk
mendukung proses perekrutan karyawan baru.
Learning Solution Dalam menu ini, departemen HR akan
dibantu untuk pelaksaaan proses pelatihan bagi karyawan.
226

4.3.3.1. Analisa Usulan Sistem ERP

Untuk menentukan software yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, maka dibuat analisa atas Kebutuhan sistem (Need),
User Friendly, Economic Scale terhadap bobot kepentingan dari
masing-masing kriteria.
Kriteria kebutuhan sistem (Need) diperoleh dari hasil analisa
yang dilakukan terhadap aktivitas pada proses baru yang
diusulkan. Sedangkan kriteria User Friendly dan Economic Scale
didapatkan dari hasil pencaran informasi melalui media Internet.
Bobot dibuat berdasarkan skala kepentingan dari seluruh
kriteria sistem yang dipakai, bobot penilaiannya adalah sebagai
berikut:
4 : Sangat penting
3 : Penting
2 : Cukup Penting
1 : Pendukung

Kebutuhan sistem (Need) berdasarkan kebutuhan yang bisa
didukung oleh sistem dengan parameter:
4 : Sesuai
227

3 : Tidak sama tetapi esensi nya sama

2 : Ada tetapi berbeda
1 : Tidak ada / tidak sesuai sama sekali

User Friendly adalah kriteria tampilan sistem dengan parameter
sebagai berikut:
4 : Sangat setuju
3 : Setuju
2 : Kurang setuju
1 : Tidak setuju

Economic Scale merupakan kriteria penilaian biaya yang
diperlukan untuk penggunaan sistem. Parameter yang digunakan
adalah:
4 : Murah
3 : Terjangkau
2 : Mahal
1 : Sangat mahal
228

Tabel 4.39. Usulan Sistem

OrangeHRM OpenERP SAP Business
All-in-One
Kebutuhan Sistem (Need) (50%) Bobot Score Hasil Score Hasil Score Hasil
- Pencarian dan akses database
applicant
4 4 16 4 15 4 16
- Penyimpanan data applicant 4 4 16 4 16 4 16
- Penyimpanan data karyawan 4 4 16 4 16 4 16
- Pemberian informasi hak &
kewajiban karyawan
3 2 6 1 3 4 12
- Update database karyawan 4 4 16 4 16 4 16
- Pembuatan PR 4 1 4 1 4 4 16
- Pembuatan PO 4 1 4 4 16 4 16
- Penyimpanan data barang baru
yang belum pernah diinput ke
dalam sistem
3 1 3 4 12 4 12
- Penyimpanan data supplier 4 1 4 4 16 4 16
- Update stok 3 1 3 4 12 4 12
- Pembuatan laporan Asset &
Inventoriy
3 1 3 1 3 4 12
Total Score Need : 91 129 151
A 45,5 64,5 75,5
User Friendly (25%)
- Tampilan menarik 3 4 12 2 6 2 6
- Mudah digunakan 3 4 12 3 9 3 9
- Mudah dipelajari 3 4 12 3 9 2 6
- Dapat diakses kapan saja 3 4 12 3 9 1 3
Total Score User Friendly 48 33 24
B 12 8,25 6
Economic Scale (25%)
- Biaya lisensi 4 4 16 4 16 2 8
- Biaya training 3 3 9 3 9 2 6
- Biaya instalasi 4 4 16 4 16 2 8
- Biaya maintenance/customization 3 3 9 1 3 2 6
Total Score Economic Scale 50 44 28
C 12,5 11 7
T O T A L (A+B+C) 70 83.75 88.5



Keterangan perhitungan:
A didapat dari Total Score Need pada setiap kolom hasil yang dibagi dengan persentase
dari Need (50%). B didapat dari Total Score User Friendly pada setiap kolom hasil yang
229

dibagi dengan persentase dari User Friendly (25%) dan C didapat dari Total Score
Economic Scale pada setiap kolom hasil yang dibagi dengan persentase dari Economic
Scale (25%).

4.3.3.2. Menu yang Digunakan Sesuai Dengan Kebutuhan Sistem
Menu yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan (need)
yang telah dijelaskan pada tabel 4.38 adalah sebagai berikut :
a. OrangeHRM
Pembuatan struktur organisasi pada OrangeHRM terdapat
dalam Menu AdminCompany InfoCompany Structure.
Pencarian dan akses database applicant pada OrangeHRM
terdapat dalam Menu RecruitmentApplicantSearch.
Penyimpanan data applicant pada OrangeHRM terdapat dalam
Menu RecruitmentApplicant.
Penyimpanan data karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam
Menu PIMAdd Employee.
Pemberian informasi hak & kewajiban karyawan pada
OrangeHRM terdapat dalam Menu BenefitsHealth Saving
Plans.
Update database karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam
Menu PIMEmployee List.
Pembuatan PR tidak didukung oleh OrangeHRM.
230

Pembuatan PO tidak didukung oleh OrangeHRM.

Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke
dalam sistem tidak didukung oleh OrangeHRM.
Penyimpanan data supplier tidak didukung oleh OrangeHRM.
Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak
didukung oleh OrangeHRM.
Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh
OrangeHRM.

b. OpenERP
Pencarian dan akses database applicant pada OpenERP
terdapat dalam Menu RecruitmentApplicants.
Penyimpanan data applicant pada OpenERP terdapat dalam
Menu RecruitmentApplicants.
Pemberian informasi hak & kewajiban tidak didukung oleh
OpenERP.
Update database karyawan pada OpenERP terdapat dalam
Menu Human ResourcesEmployee.
Pembuatan PR tidak didukung oleh OpenERP.
Pembuatan PO pada OpenERP terdapat dalam Menu Purchase
Management Purchase Order.
231

Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke

dalam sistem pada OpenERP terdapat dalam Menu
ProductProduct.
Penyimpanan data supplier pada OpenERP ada pada Menu
Address Book Suppliers.
Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak
didukung oleh OpenERP.
Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh
OpenERP.

c. SAP Business All-in-One
Menu yang dijelaskan berikut ini merupakan menu dalam SAP
R/3 yang diasumsikan menyerupai SAP Business All-in-One
karena tidak tersedia nya informasi yang dibutuhkan mengenai
menu dalam SAP Business All-in-One :
Pembuatan struktur organisasi pada SAP Business All-in-One
terdapat dalam menu Human ResourcesOrganizational
ManagementOrganizational PlanOrganizational and
Staffing.
Pencarian dan akses database applicant pada SAP Business
All-in-One terdapat dalam Human Resources Personnel
ManagementRecruitmentApplicant Master DataDisplay.
232

Penyimpanan data applicant pada SAP Business All-in-One

terdapat dalam Human ResourcesPersonnel
ManagementRecruitmentApplicant Master DataInitial
Data Entry.
Pemberian informasi hak & kewajiban pada SAP Business All-
in-One terdapat dalam Human ResourcesPersonnel
ManagementAdministrationHR Master Data Maintain.
Update database karyawan pada SAP Business All-in-One
terdapat dalam Human ResourcesPersonnel
ManagementAdministrationHR Master Data Maintain.
Pembuatan PR pada SAP Business All-in-One terdapat dalam
LogisticMaterials ManagementPurchasingPurchase
RequisitionCreate.
Pembuatan PO pada SAP Business All-in-One terdapat dalam
LogisticMaterials ManagementPurchasingPurchase
OrderCreate.
Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke
dalam sistem pada SAP Business All-in-One terdapat dalam
LogisticMaterials ManagementMaterial MasterCreate.
Penyimpanan data supplier pada SAP Business All-in-One
terdapat dalam Logistic Materials Management
PurchasingMaster DataVendorPurchasingCreate.
233

Penyimpanan data pemakaian peralatan/perlengkapan tidak

didukung oleh SAP Business All-in-One
Pembuatan laporan Asset & Inventory pada SAP Business All-
in-One terdapat dalam Information
SystemLogisticInventory ManagementMaterialStock.

4.3.3.3. Sistem ERP yang Dipilih
Berdasarkan hasil analisa ketiga sistem ERP yang sesuai
yaitu OrangeHRM, OpenERP, dan SAP Business All-in-One dan
dilihat dari ketiga aspek yang dinilai (need, user friendly,
economic scale) maka sistem ERP yang diusulkan adalah
OpenERP.
Pemilihan sistem OpenERP dinilai paling sesuai dengan
kebutuhan dan kondisi perusahaan. Walaupun OpenERP
menempati posisi kedua namun OpenERP dipilih karena
memberikan fitur-fitur yang cukup lengkap khususnya untuk
mendukung Departemen Human Resources dan Sub Departemen
General Affair dibandingkan dengan OrangeHRM. Selain itu
tampilan sistem juga dinilai baik sehingga akan memudahkan
karyawan dalam menggunakan sistem. Dan dari segi ekonomi,
sebagai opensource, OpenERP tentu saja dapat dijangkau oleh
perusahaan dibandingkan dengan SAP Business All-in-One
meskipun SAP memiliki fitur yang lebih lengkap.
234

4.3.3.4. Usulan Solusi untuk Kebutuhan yang Tidak Didukung Sistem

Pada OrangeHRM dan OpenERP terdapat kebutuhan yang
tidak bisa didukung oleh sistem. Maka sebagai solusinya,
diusulkan sebagai berikut :
Tabel 4.40. Usulan Solusi
OrangeHRM Solusi
1. Pembuatan PR Mengimplementasi ERP opensource
yaitu Compiere. Compiere merupakan
opensource ERP yang cukup terkenal
dan memiliki fitur yang baik.
Compiere dinilai cocok untuk
menyertai OrangeHRM karena
memang Compiere tidak memiliki
modul HCM.
2. Pembuatan PO
3.Penyimpanan data barang baru yang
belum pernah diinput ke dalam sistem
4. Penyimpanan data supplier
5. Update stok
6. Pembuatan laporan asset dan inventory
OpenERP Solusi
1. Pemberian informasi hak dan kewajiban
karyawan
Menambah field baru dalam database
karyawan dengan melakukan
kustomisasi.
2. Pembuatan PR Menambah fitur baru dalam menu
Purchase Management dengan
melakukan kustomisasi.
3. Pembuatan laporan asset dan inventory OpenERP dapat dikombinasikan
dengan J asper Report untuk
pembuatan laporan yang terintegrasi.
Report dapat dihasilkan dalam format
PDF, TXT, XLS dan lain lain

235

OrangeHRM memang memiliki kekuatan dalam

memenuhi kebutuhan perusahaan dalam membantu mengatur
sumber daya manusia. Namun yang dihadapi saat ini adalah
Departemen Human Resources PT Estetika Se Laras juga
menaungi General Affair yang bertugas melakukan pembelian
atas kebutuhan perlengkapan maupun peralatan. Itulah sebabnya
untuk mengatasi kekurangan dari OrangeHRM dibutuhkan
perangkat lunak lain yang diusulkan yaitu Compiere. Compiere
merupakan perangkat lunak ERP open source yang cukup banyak
digunakan oleh perusahaan menengah yang
mengimplementasikan ERP. Compiere memiliki modul Quote to
Cash, Requisition to Pay, Supply Chain Management, Customer
Relationship Management, Performance Analysis. PT Estetika
saat ini sudah memiliki sistem informasi akuntansi yaitu Zahir.
Oleh karena itu jika perusahaan memilih untuk
mengimplementasikan OrangeHRM dan diikuti dengan Compiere,
maka akan diperlukan waktu yang lebih banyak. Perusahaan harus
memperhitungkan proses perubahan dari sistem akuntansi lama
dalam hal ini Zahir ke Compiere.
Sebagai sebuah aplikasi open source, tentu saja OpenERP
dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga untuk
mengatasi kekurangannya dalam hal pemberian informasi hak dan
kewajiban karyawan, harus dilakukan kustomisasi dengan
menambah field baru di dalam database karyawan untuk
236

menampung informasi tersebut. Kemudian agar OpenERP dapat

mendukung pembuatan purchase requisition perlu dilakukan
penambahan fitur baru di dalam modul Purchase Management.
Sedangkan untuk menyajikan laporan asset dan inventory,
OpenERP dapat menggunakan J asper Report.
OpenERP adalah open source yang dibuat dengan bahasa
Phyton, sehingga untuk dapat melakukan kustomisasi diperlukan
Phyton Programmer. Tidak hanya itu, pengetahuan yang perlu
dimiliki untuk melakukan kustomisasi OpenERP adalah
PostgreSQL dalam mengatur database OpenERP.

4.3.4. Output
Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang
diperoleh adalah sebagai berikut :
a. Gambaran lengkap atas proses bisnis baru yang terdapat pada sub bab
4.3.1.
b. Usulan sistem ERP yang sesuai dengan perusahaan terdapat pada sub
bab 4.3.3.
c. Usulan solusi untuk kebutuhan yang tidak didukung oleh sistem
terdapat pada sub bab 4.3.3.4.