Tehnini in vsebinski problemi klasinega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2012

1.09 Objavljeni strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Selma Isi ZNAAJ ODABIRA, PRIPREME I SREIVANJA ARHIVSKE GRAE ZA PROCESE DIGITALIZACIJE
Izvleek: Pomembnost odbiranja, priprave in urejanja arhivskega gradiva za proces digitalizacije Tendence v zvezi z modernizacijo in posodabljanjem arhivske dejavnosti v svetu gredo v smeri prilagajanja potrebam sodobne drube. V tem procesu igra implementacija informacijskih tehnologij zelo veliko vlogo. Pomemben segment te implementacije je tako v teoretinem kot praktinem smislu tudi vpraanje digitalizacije. Nedvomno gre modernizacija arhivske slube v smeri digitalizacije ter s tem povezane veje dostopnosti do gradiva prek spleta. Kot posebno vpraanje v okviru omenjenega se kaeta proces in metodologija priprave arhivskega gradiva za digitalizacijo. Od procesa priprave je odvisen postopek digitalizacije arhivskega gradiva, v doloeni meri pa tudi njegova uporaba. Arhivi se zavedajo, da gola digitalizacija brez pravilno odbranih dokumentov, predhodne ureditve, ustreznega evidentiranja ter opisa posameznih dokumentov ne more dosei svojega namena. Zato se postavlja vpraanje, v kolikni meri je priprava gradiva za digitalizacijo zares pomembna za samo digitalizacijo, v kolikni meri vpliva na proces digitalizacije ter v kolikni meri e sploh je pomembna za uporabo digitaliziranega gradiva. Na ta vpraanja skua odgovoriti priujoi prispevek. Kljune besede: moderni arhivi, sodobne informacijske tehnologije, digitalizacija, arhivsko gradivo, odbiranje arhivskega gradiva, priprava arhivskega gradiva za digitalizacijo

Abstract: Importance of Selection, Preparation and Arrangement of Archival Material for Digitization Processes Striving for the modernization of the archival profession in the world is moving towards adapting these activities to modern society. In this process the application of information technology has a particularly important role. As an important aspect of this application, the question of digitization is raised, both in theory and in a practical sense. It is undeniable that the modernization of archival activities is going in the direction of digitization and thus increased availability of archival materials online. In connection with this particular issue is a process and methodology for the preparation of archival materials for digitization. This process depends on the digitizing itself and the use of digitized material. Archives are aware that mere digitization of documents, without the proper selection of documents, without prior arrangement and system of organization and adequate recording and description of individual documents, has no full purpose. So the question is, whether the preparation of materials for digitization is really important, to what extent it affects the process of digitization, and whether and to what extent it is essential for the use of digitized materials? These are some of the questions that will be analyzed in this paper. Key words: modern archives, modern information technology, digitization, archival materials, selection of archival materials, preparation of archival materials for digitization

Selma Isi, Arhiv Tuzlanskog kantona, Ulica Franje Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosna i Hercegovina.

459

S. Isi: Znaaj odabira, pripreme i sreivanja arhivske grae za procese digitalizacije

UVOD Djelovanje arhiva u modernome svijetu je u potpunosti pod uticajem primjene modernih informacijskih tehnologija i njihovoj ukorporiranosti u arhivistiku i arhivsku praksu. Razvoj informatike i uopte informacijskih tehnologija doprinio je da arhivi postanu dijelom informacijske ustanove zavisne od stepena i naina primjene informacijskih tehnologija u arhivistici. Pored zatite arhivske grae i arhivske informacije, sutina djelatnosti modernih arhiva je omoguavanje to jednostavnijeg i efikasnijeg pristupa informacijama, to je u odreenoj mjeri dovelo da razvoj arhiva u modernom drutvu tei prilagoavanju potrebama i navikama korisnika. Sve to usmjerava moderne arhive ka uspostavi pouzdanog on-line pristupa informacijama. U sistemu pristupa i koritenja arhivskih informacija od velike vanosti je da arhivi svoje informacijske resurse predstave i uine dostupnim u potpunom i razumljivom obliku, koji podrazumijeva njihovo tumaenje. Zato je neophodno da usluge koritenja arhivskih informacija trebaju biti kvalitetne i pouzdane, jednostavno i lako dostupne. Postizanje ovoga cilja zahtijevan je i dugotrajan poduhvat koji podrazumijeva vie razliitih mjera i specifinih strategija: razvoj mrenih usluga, digitalizacija odabranog gradiva, razvoj i primjena normi i smjernica, jaanje suradnje i izgradnja partnerskih odnosa s javnim i privatnim organizacijama, jaanje sposobnosti arhivskih programa i razvoj ljudskih resursa.1 Zahvaljujui savremenim trendovima u arhivistici koji su usmjereni ka novim tehnolokim sredstvima opisa i novim mogunostima dostupa, javnosti je dostupno vie informacija o arhivima i samoj arhivskoj grai nego ikad ranije. Svjedoci smo svakodnevnog poveavanja broja mrenih stranica, online dostupnih obavijesnih pomagala i online baza podataka digitalno snimljene grae koja pobuuje sve vee interesovanje korisnika.2 U takvim uslovima digitalizacija zauzima posebno znaajno mjesto jer omoguava prebacivanje analognih dokumenata u digitalni oblik, to ima velike prednosti u svakodnevnom koritenju grae. Neke od prednosti koritenja i rada sa digitalizovanom graom: dokumenti se lake grupiu u predmete i mogue su poveznice sa drugom slinom graom, olakana je klasifikacija dokumenata po tipovima, postoji viestruka mogunost pretrage, pojednostavljen je i olakan pristup i pronalaenje dokumenata i sl. "Mogunost prenoenja zapisanih informacija u elektroniki format, bilo da se radi o obavijesnim pomagalima ili samim izvorima, stvaranje opsenih referalnih baza podataka, digitaliziranje zapisa te prenoenje kako opisnih informacija, tako i samih slika izvornika putem postojeih mrenih resursa ili putem elektronikog izdavatva, u potpunosti su promijenili koncept istraivanja u arhivu, te usluga koje arhivi pruaju korisnicima."3

1 2

Jozo Ivanovi, Prirunik iz arhivistike, Zagreb 2010., str. 218-220. Vlatka Lemi, Arhivi i korisnici stanje i perspektive informacijske slube u Hrvatskoj i svijetu, Arhivi, knjinice, muzeji Mogunosti suradnje u okruenju globalne informacijske infrastrukture, seminar 7, Zagreb 2004, str. 36. Vlatka Lemi, Arhivi i internet nove mogunosti dostupnosti i koritenja arhivskoga gradiva, Arhivski vijesnik, 45, Zagreb 2002., str. 208.

460

Tehnini in vsebinski problemi klasinega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2012

Vanost i prednost digitalizacije prepoznala je i Europska komisija, koja je ve 2006. godine objavila Preporuku o digitalizaciji i online dostupnosti kulturnih dobara i digitalnom arhiviranju.4 PROCESI ODABIRA I PRIPREME GRAE Digitalizacija je proces koji se sastoji iz nekoliko faza: odabira dokumenata za proces digitalizacije, pripreme arhivske grae, unos dokumenata, obrade, zatita pohrane i prenosa, te pregleda i koritenja. Kod procesa digitalizacije vano je odluiti koju to grau treba digitalizirati. Sam odabir zavisi od programa i ciljeva koji se ele postii digitalizacijom arhivske grae. Fizike karakteristike i osjetljivost arhivske grae uslovljava i odabir opreme za digitalizaciju. Tekst se moe pretvarati u digitalni oblik prijepisom, slikanjem ili skeniranjem. Kod odabira programa za obradu digitalizirane grae, potrebno je da program podrava format zapisa, jer svaki format ne prua one opcije koji su neophodne pri pohrani digitalizirane grae. Iz tih razloga, u datoteci digitalizirane slike, pored zapisa, trebaju biti zapisane i kontrolne informacije.5 Praksa arhiva danas u svijetu je da se digitalizacija uglavnom radi preko odreenih projekata. S tim u vezi projekti digitalizacije imaju vie izgleda da uspiju, ako su jasno povezani sa ciljevima i potrebama ustanove, ali i potrebama i oekivanjima korisnika i drugih o emu se posebno treba voditi rauna tokom rada na projektima. Pri tome bitno je da znamo ta elimo ostvariti digitalizacijom grae, jer emo tako lake definirati konkretne uinke digitalizacije, ali i odluiti o odabiru grae i prioritetima pri radu. Pri odabiru grae oslonjamo se na uobiajene ope kriterije, kao to su reprezentativnost grae, njena starost, rijetkost, ali i na neke druge kriterije koji se tiu analiza potreba digitalizacije i grae. U tome su posebno bitni struna analiza grae koja se digitalizuje, te potrebe ustanove koja vri digitalizaciju kao i potrebe korisnika koji e se sluiti digitalizovanom graom. Takoer, u odabiru arhivske grae bitni mogu biti i trendovi i oekivanja zajednice, odnosno drutva. Ovdje se u stvari, prije svega, misli na iskustva slinih ustanova, kakve su projekte imali, kome su bili namjenjeni, kakva su im iskustva tokom rada na projektima, ta se od toga moe iskoristiti, a ta nije dobro da se radi, te kakve su konane rezultate imali. Bilo to od ovoga moe nam pomoi u oblikovanju zamisli projekta digitalizacije a time dati nam usmjerenje na grau koja se treba digitalizovati. Kada govorimo o potrebama ustanove onda mislimo na ono to elimo postii digitalizacijom u odnosu na stanje kakvo imamo. Pri tome, potrebno je napraviti i analizu kako e se projekat odraziti na postojoe stanje i aktivnosti u ustanovi, koje su pozitivne strane, a koje negativne, ako ih ima, te koliko e vrsta odabira grae uticati na to stanje. Bitnu odrednicu u tome ima cilj projekta, odnosno, ta je to to se eli postii projektom. Recimo, ako je primarni cilj arhiva zatita arhivske grae, onda je logino da e pri tome u odabiru grae biti bitniji starost i vanost grae, kao i njena sauvanost u odnosu na neke druge parametre. Primjer: Arhiv Tuzlanskog
4

Preporuke Komisije Evropske Unije o digitalizaciji i onlajn dostupnosti kulturnih dobara i digitalnoj zatiti, 24. Avgust 2006, 585/Ec. Zadnji put posjeeno 8. 1. 2012. na stranici: http://www.theeuropeanlibrary.org/ portal/organisation/press/documents/1.5.%20Preporuke.pdf. Izet aboti, Prednosti i nedostaci procesa digitalizacije arhivske grae kao pisanog kulturnog naslijea, Zbornik radova sa 1. Meunarodnog simpozija Digitalizacija Kulturne batine Bosne i Hercegovine, Sarajevo 2008.god., str. 79.

461

S. Isi: Znaaj odabira, pripreme i sreivanja arhivske grae za procese digitalizacije

kantona, koji je 2009. godine poeo sa projektima digitalizacije u odabiru grae dao je prednost arhivskim fondovima i zbirkama koji su proglaeni nacionalnim spomenicima.6 Dalje je bitna odrednica odabira bila uestalost koritenja odreenih fondova i njihova starost, a panja je posveena i nekim drugim parametrima ouvanost grae, sreenost i potrebni uslovi za pripremu. Znaaj ovog parametra bila je u tome to od njega direktno zavisi vrijeme potrebno za digitalizaciju to posebno moe da utie na redovne zadatke Arhiva, a takoer utie i na finansijsku stranu projekta. Potrebe korisnika su jako vana karika u izboru grae koja se digitalizira. Ovdje je bitno naglasiti da su korisnici ne samo istraivai i ui krug lica koji direktno koriste arhive i arhivsku grau nego i obrazovne i istraivake institucije, druge ustanove kulture, razni programi i drugi projekti, struna i druga udruenja i skupine, i slino. Vrijednosti projekta, gledajui dugorono ili ako je usredotoen na specifinu korisniku skupinu, moe doprinijeti i iskoristivost njegovih proizvoda i za druge namjene. Vano je istai da pri odabiru arhivske grae prednost ima svakako ona graa koja je esto predmet istraivanja i koritenja u odnosu na grau koja uope nepobuuje panju ni potrebe pojedinaca i drutva. Oigledno je da je analiza grae svakako jedan od najbitnijih inilaca odabira grae za digitalizaciju. Jer na osnovu nje potrebno je utvrditi ta je to vrijedno i prioritetno za digitalizaciju, ali i sve one karakteristike grae koje na bilo koji nain utiu na postupak i nain snimanja, te naravno na trokove, nain uvanja i pristupa digitalizovanoj grai. Na osnovu toga, utvrujemo neke osnovne parametre o grai, te priblino i zahtjevnost samog procesa digitalizacije tj. postupak i tehniku skeniranja, koliinu grae koja se digitalizuje, uslove za pripremu grae, trajanje procesa, obradu podataka. Takoer, u zavisnosti od vrste grae mogue je izdvojiti prioritete i izvriti njihovo rangiranje. Sve to pomae pri procjeni opsega i trokova projekta, to je za arhive od posebne vanosti zbog ogranienih finansija. Nakon to je zvanino identificirana i odabrana graa za digitalizaciju pristupa se vrlo znaajnom koraku u okviru projekta digitalizacije, a to je priprema grae za skeniranje. U ovoj fazi rada potrebno je naglasiti da se samo sreena arhivska graa digitalizuje. No i pored toga, potrebno je utvrditi kako i koliko e odabrana graa uticati na sam tok projekta. Prva stvar koja se treba uraditi u ovom procesu jeste utvrditi da li je izabrana arhivska graa sreena i oznaena na odgovarajui nain i da li je sluajno bilo manjkavosti u ranijoj obradi i sreivanju grae, jer je te nedostatke potrebno na vrijeme ukloniti. Nije rijetkost da se i u obraenoj i sreenoj arhivskoj grai nau propusti koji uveliko mogu uticati na pripremu arhivske grae, a time i sam tok digitalizacije. Primjer: Prilikom pripreme grae Zbirke Radniki pokret i NOB7 za digitalizaciju nailo se na nekoliko specifinih problema. Jedan se sastojao u tome da je prilikom pregleda grae utvreno da su na pojedinim dokumentima u grai ostavljene plastine spajalice koje je bilo potrebno ukloniti prije samog procesa skeniranja, to je djelimino usporilo proces pripreme. Takoer, pojavio se problem duplikata. Primjeeno je da je su za pojedine dokumente prilikom obrade ostavljani duplikati,

Arhiv Tuzlanskog kantona je do sada proveo tri ciklusa digitalizacije arhivske grae fondova i zbirki proglaenih nacionalnim spomenicima kulture. Tako da je do sada u standardiziranu digitalnu formu stavljen znaajan broj dokumenata ime je olakano njihovo koritenje i uinjen znaajan iskorak ka zatiti originalne arhivske grae. Rije je o vanom i esto koritenom fondu Arhiva Tuzlanskog kantona koji je digitalizovan tokom 2009. godine, to je pojednostavilo koritenje istog.

462

Tehnini in vsebinski problemi klasinega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2012

koji su prilikom pripreme izdvojeni da bi se izbjeglo bespotrebno skeniranje i dupliranje dokumenata. Ono to je takoer bitno, tokom ovog rada, jeste da je neophodno jasno utvrditi kakve sve vrste grae se nalaze u okviru arhivske grae koja je predmet digitalizcije. Od vrsta i razliitosti ovisit e i nain skeniranja, odnosno odabir vrsta skenera i sam proces skeniranja. Arhivski dokumenti su razliitih vrsta, razliitih formata, debljina, a veliki problem predstavlja i kvalitet otiska pisma na dokumentu, te razliiti formati dokumenata. Ako tome dodamo razna oteenja nastala na grai, bilo da se radi o izguvanim8, poderanim, zaljepljenim ili krhkim dokumentima, jasno je da za ovakve dokumente protoni skener kao izbor ne dolazi u obzir. Ista stvar vai i za knjige kao vrstu grae, ili dokumente povezane i ukoriene na bilo koji nain. Protoni skeneri su predvieni samo za standardne papire koji su standardnih formata i dobro ouvani. Ako se takve i sline injenice ne uzmu u obzir na vrijeme, tokom samog procesa digitalizacije doi e do zastoja, a postoji i mogunost da dio grae zbog toga ostane neskeniran. Za takvu grau dolazi u obzir samo flat-skener i to pod uslovom da dimenzijama odgovara grai potrebnoj za digitalizaciju. Iz tog razloga, vidljivo je da vrsta i specifinost arhivske grae uvjetuju izbor opreme za snimanje odnosno za skeniranje. Ako se ovakve stvari ne uoe na vrijeme moe doi do velikog zastoja u radu, rad moe biti nepotrebno produen ili ak moe doi i do odustajanja od projekta. Isto tako, vrsta i stanje grae znaajno utiu i na postupak i poslove koje treba obaviti u okviru pripreme, koliki je oekivani opseg pojedinog posla, koje i kakve podatke o grai imamo i koliki je oekivani opseg obrade podataka. Nepravilna i manjkava analiza i priprema grae u ovoj fazi moe uzrokovati velike probleme u izvedbi projekta digitalizacije. esto se deava da za pripremu grae i podataka moramo utroiti znatno vie vremena nego to smo planirali za to (ponekad i za itav projekt). Mogue je da doe do dueg zastoja i kada elimo poeti sa snimanjem zbog nepredvienih, a opsenih poslova, i da se tek kada grau aljemo na snimanje postavi pitanje kako tono treba pripremiti grau i podatke. Ne moemo uvijek sve predvidjeti, ali ovakve nepredviene stvari potrebno je svesti na najmanju moguu mjeru, tako da projekt moe upravljati njima, a ne da se desi da one upravljaju projektom. Jo jedan od stvari znaajnih za proces pripreme arhivske grae je svakako timski rad. Fondovi i zbirke, ili dijelovi grae, koji se pripremaju za digitalizaciju mogu biti obimni tako da je praktino nemogue da samo jedno ili dva lica rade na njegovoj pripremi. Iz tog razloga timski rad je neophodan ali i poeljan u toku ovog procesa. Logino je da e vie ljudi lake uoiti propuste nego ako sve radi jedna ili dvije osobe, koje ako nita drugo radi zamora imaju veu mogunost da naprave propust tokom rada. Bitna stvar u timskom radu je podjela poslova uz naglaenost na konkretne aktivnosti svakog lana u timu. Ako se tim sastoji iz vie ljudi postoji mogunost da recimo etiri lica ili vie rade na konkretnoj pripremi, dok jedno lice moe da kontrolie sam postupak pripreme. Na taj nain daleko je lake uoiti nepravilnosti ili uvidjeti koji je pravi nain pripreme odreene grae. Vidljivo je da vrsta grae i njena pripremljenost uveliko utiu na procese skeniranja i da zbog toga odreene zahtjeve u pogledu snimanja postavlja sama

Iste je potrebno poravnati, popraviti ili zakrpiti. Nije rijetkost da su na odreenim dokumentima potrebni konzervacijsko-restauracijski zahvati prije digitalizacije. Tu injenicu je potrebno uzeti u obzir prilikom izrade projekta digitalizacije, ali naravno tome treba predhoditi detaljan pregled grae.

463

S. Isi: Znaaj odabira, pripreme i sreivanja arhivske grae za procese digitalizacije

graa. Na temelju toga moemo odluiti kojim normama proizvodi digitalizacije trebaju udovoljavati, te kojim postupcima i ureajima moemo obaviti snimanje. Sve ovo govori o vanosti i znaaju pripreme grae za digitalizaciju, ali i o panji koju treba posvetiti ovom procesu da bi uspjenost rada na digitalizaciji bila zadovoljavajua. Postavlja se pitanje kako i koliko odabir i priprema grae utie na koritenje digitalizovane grae. Svakako da e neadekvatno pripremljena graa davati daleko manji kvalitet usluga korisnicima. Na primjer, ako ne znamo tano kakvu sve vrstu grae imamo za skeniranje dovest e do pogreno izabranog aparata za skeniranje, to dalje moe uticati na kvalitet slike, odnosno digitalnog dokumenta. Sve to direktno utie na korisnika, jer pogreno izabran skener za velike formate moe dovesti do neskeniranja pojedinih dokumenata, ili ak do pojave da je jedan dokument sniman iz dijelova to korisniku moe stvarati posebno velike probleme posebno ako pojedini dijelovi snimljenog dokumenta nisu oznaeni na odgovarajui nain. ZNAAJ DIGITALIZACIJE ARHIVSKE GRAE Pod digitalizacijom podrazumjevamo proces kreiranja sigurne kopije originalnog dokumenta u nekom od digitaliziranih formata koritenjem savremenih informacijskih sredstava kompjutera, digitalnih kamera, skenera.9 Ili jednostavnije konverziju, odnosno prebacivanje dokumenata sa analognog u digitalni oblik. Znaaj arhivske grae kao historijskog izvora namee potrebu njegove zatite. Jedan od tih oblika je i hibridno arhiviranje (digitalizacija i mikrofilmovanje). Razvojem fotografije i mikrofilma otvarene se nesluene mogunosti za izradu preslikanih izvornih oblika arhivske grae. Kvalitatan digitalni oblik dokumenta kojeg je mogue dati na uporabu korisnicima arhivskog gradiva omoguava zatitu izvornog dokumenta jer ga uva od oteenja, raznih atmosferskih uticaja, otuenja, elementarnih i drugih nepogoda koje ga mogu zadesiti. Arhivska graa, esto zbog svojeg specifinog oblika moe biti pogodna za snimanje koranim (starije arhivsko gradivo) i protonim (novije, a osobito suvremeno arhivsko gradivo) analognim, digitalnim i hibridnim kamerama. Prednosti digitalne slike, odnosno grae ogleda se najvie u trenutnoj mogunosti prijenosa na daljinu i itljivosti na raunarima, ime ona postaje dostupna najirem krugu korisnika. Na taj nain originalna graa biva zatiena od potencijalnih oteenja koritenjem izvornih oblika arhivske grae, jer digitalna slika prua najvei stupanj zatite kojeg je teko nadomjestiti bilo kojim analognim oblikom. Digitalizacijom se tako posredno ostvaruje zatita grae jer se osiguranjem pristupa digitalnim dokumentima smanjuje koritenje izvorne grae to utjee na njihovu bolju ouvanost. Dajui na koritenje grau u digitalnom obliku, izvornu grau moemo trajno pohraniti u spremita sa odgovarajuim uslovima pohrane to je posebno znaajno kod osjetljive grae poput starih rukopisa pisanih na razliitim podlogama, stare tampe, fotografskih negativa i sl. Prednost koritenja grae u digitalnom obliku odnosi se i na mogunosti rekonstrukcije oteenih slika, dokumenata, bilo da se radi o fizikom oteenju

Mustafa Dervievi, Integracija digitalne dokumentacije u radno okruenje, Arhivska praksa br. 8, Tuzla 2005.god., str. 210-211.

464

Tehnini in vsebinski problemi klasinega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2012

(lom, deformacija, ogrebotina itd.) ili kemijskim procesima (izblijeivanje, promjena boja itd.) uzrokovanim neadekvatnim uslovima uvanja. Jo jedna od prednosti digitalizacije ogleda se u mogunosti i prilici da se, na odreen nain, vrati izgubljeno i dopuni graa. Razni historijski dogaaji doveli su do toga da je odreena koliina ahivske grae koja je nastala na odreenom podruju, a koja je dio kulturnog i historijskog naslijea, tokom dugog vremenskog perioda iznoena sa odreenog podruje, te se danas uva u arhivima irom svijeta. Digitalizacija nam omoguava da u saradnji sa vlasnicima, raznim arhivima koji danas uvaju tu grau, dobijemo digitalne kopije originala, te na taj nain dopunjavamo fondove i arhivsku grau koju posjedujemo. Ponekad digitalni dokument, u sluaju da doe do unitenja izvornog oblika, postaje vana koliko i sam original, te se stoga namee potreba sigurnosti digitalnog oblika i dalje upotrebe analognog zapisa. Pored toga, dananji uvjeti ivota u informatikom okruenju, kao i sam razvoj komunikacijskih sredstava trae brz pristup informaciji koji je mogu iskljuivo uz primjenu digitalne tehnike. Sigurnost i zatitu, ali istovremeno i brz pristup informacijama je mogue dobiti samo uz pomo hibridnog arhiviranja tj. hibridnom tehnikom snimanja, bilo da se ona izvodi kamerama s hibridnom glavom ili se postojei snimci skeniraju u namjenskim skenerima. Takoer, za arhivsku grau u digitalnom obliku, zbog njegove dostupnosti izuzetno vana osobina digitalne grae jest mogunost pridruivanja pojedinanih dokumenata, ili dijelova grae njezinom opisu. No, arhivska praksa namee i druge kriterije po kojima se ocjenjuje podobnost neke tehnike u zatiti arhivske grae. Negativna strana je u tome to je razvoj digitalnih tehnika u stalnom razvoju, izloen estim promjenama, to moe imati negativne posljedice. Takoer, dovodi se u pitanje i vjerodostojnost digitalnih slika i autentinost zapisa, kao i trajnosti medija na kojem se informacija pohranjuju. Da bi se isto saznalo neophodno je ugraditi zatitne oznake na digitaliziranom snimku. Jo jedna od manjkavosti procesa je njegova cijena i isplativost. Za arhive ovi procesi mogu biti skupi, te oni zbog financijskih ogranienja ne mogu priutiti digitalizaciju svoje grae, koju uvaju, ni vlastitu izvedbu cjelovite digitalizacije. Iz tog razloga iznimno je znaajno da se pri pripremi digitalizacije postavi prava strategija, koja e uvaavati: izbor primjerene grae za digitalizaciju (starost dokumenata, oblik i veliinu dokumenata, reprezentativnost, uestalost upotrebe, oteenost), analizu izvodljivosti, ciljnu publiku kojoj je graa namijenjena, najprimjereniji metod i oblik digitalizacije, eventualnog izvoaa, opredjeljenje zahtjeva korisnika (informacije o grai, uvid u grau, upotreba informacija iz grae), sadraj podataka zatienih zakonom o uvanju osobnih podataka, postojanje informativnih pomagala, odreivanje ulaznih oblika kod postupaka digitalizacije,

465

S. Isi: Znaaj odabira, pripreme i sreivanja arhivske grae za procese digitalizacije

odreivanje zahtjeva za arhiviranje i predstavljanje digitalne kopije, odreivanje uvjeta uvanja digitalnih kopija, odreivanje naina oznaavanja i poimenovanja digitalnih kopija, odreivanje zbira metapodataka za opis digitalne kopije, odreivanje pravila pristupa, ocijenu potrebne kapacitete za uvanje digitalnih kopija, osposobljenje orua za traenje grae, osposobljenje potrebnog povezivanja za pristup grai i eventualno mreno povezivanje sa drugim srodnim institucijama, definiranje naina kontrole kvalitete (kalibracija naprave i saimanje sadraja, ovisno od vrste materijala) korisnika istovremeno.10

Tipini proizvodi projekata digitalizacije su digitalni arhivi, digitalne zbirke, skupovi digitalnih zapisa (ako je npr. graa snimljena prvenstveno radi zatite), baze podataka, virtualne izlobe, elektronike publikacije, edukativni elektroniki materijali i sl. Usluge nastale projektima digitalizacije obino su mogunosti pristupa i pretraivanja (on-line ili off-line), ali mogu biti i odreeni oblici podrke ciljanim potrebama (obrazovanje, informiranje, podrka digitalizaciji). Ponuda digitalnih sadraja nije meutim jedino to arhivi nude digitalizacijom, jer istu koriste kao oblik prezentacije i promocije djelatnosti ustanove, jaanja institucionalnih veza i razmjena informacija sa drugim slinim institucijama i slino. ZAKLJUAK U savremenom drutvu usljed narastajue produkcije papira i modernih informacionih tehnologija arhivistika nauka ima potrebu i tendenciju usavravanja i modernizacije u tehnoloko informatikom smislu. Praenje savremenih tokova i primjena savremenih tehnologija neophodna je mjera kako bi arhivi drali korak sa vremenom. Osnovni cilj je da se izradom elektronskih arhiva, odgovarajuih elektronskih baza podataka arhivske grae, digitalizacijom i prezentacijom arhivske grae, formiranjem arhivskih informacionih sistema, pa i nainom i prilagoavanjem drutvenih mrea potrebama arhiva dobije jednostavniji i bri pristup dokumentaciji, a samim tim i potrebnim informacijama. U tome, posebno mjesto zauzima digitalizacija, koja omoguava on-line koritenje dokumenata. Vani segmenti digitalizacije, koji uveliko odreuju i usmjeravaju dalji tok navedenog procesa su odabir i priprema arhivske grae. To su postupci koji direktno utiu na procese samog skeniranja i oznaavanja grae, kao i vrijeme trajanja procesa digitalizacije i trokove iste, te svakako i kvalitet usluga korisniku. Jer, ako se neki nedostaci i manjkavosti ne otklone na vrijeme alternativna rjeenja mogu direktno da utiu na kvalitet usluge ponuene korisniku. LITERATURA

Narcis Behlilovi, Pamela Begovi, Saa Mrdovi, Razliiti aspekti zatite pristupa digitalizovanoj kulturnoj batini, Zbornik radova sa 1. Meunarodnog simpozija Digitalizacija kulturne batine Bosne i Hercegovine, Sarajevo 2008. god., str. 26-34.

10

Nada ibej, Digitalizacija arhivske grae zato i kako?, Arhivska praksa br. 13, Tuzla 2010.god., str. 211.

466

Tehnini in vsebinski problemi klasinega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2012

Nada ibej, Digitalizacija arhivske grae zato i kako?, Arhivska praksa br.13,Tuzla 2010. god., str. 208-222. Mustafa Dervievi, Integracija digitalne dokumentacije, Arhivska praksa br. 8, Tuzla 2005. god., str. 210-217. Charles M. Dollar, Arhivistika i informacijske tehnologije, Zagreb 1999. Jozo Ivanovi, Prirunik iz arhivistike, Zagreb 2010. Vlatka Lemi, Arhivi i internet nove mogunosti dostupnosti i koritenja arhivskoga gradiva, Arhivski vijesnik, 45, Zagreb 2002. Vlatka Lemi, Arhivi i korisnici stanje i perspektive informacijske slube u Hrvatskoj i svijetu, Arhivi, knjinice, muzeji Mogunosti suradnje u okruenju globalne informacijske infrastrukture, seminar 7, Zagreb 2004, str. 36-46. Izet aboti, Selma Isi, Savremeno drutvo i arhivi, te hibridno arhiviranje: prednost, znaaj i zatita, Atlanti vol.21, Trst 2011. god., str. 401-409. Izet aboti, Prednosti i nedostaci procesa digitalizacije arhivske grae kao pisanog kulturnog naslijea, Zbornik radova sa 1. Meunarodnog simpozija Digitalizacija Kulturne batine Bosne i Hercegovine, Sarajevo 2008. god., str. 75-81. Jugoslav Veljkovski, Digitalizacija arhivske grae van arhiva, Arhivska praksa br.12, Tuzla 2009. god., str. 249-257. Preporuke Komisije Evropske Unije o digitalizaciji i onlajn dostupnosti kulturnih dobara i digitalnoj zatiti, 24. avgust 2006, 585/Ec. Zadnji put posjeeno 8. 1. 2012. na stranici: http://www.theeuropeanlibrary.org/portal/organisation/press/documents/1.5.%20Preporuke. pdf.

SUMMARY IMPORTANCE OF SELECTION, PREPARATION AND ARRANGEMENT OF ARCHIVAL MATERIAL FOR DIGITIZATION PROCESSES In the modern society of growing production of paper and modern information technologies, archival science has a need and tendency for development and modernization in terms of IT technology. Monitoring of contemporary trends and the application of modern technologies is an essential measure that archives must follow to keep pace with times. The main goal is to produce electronic records, electronic databases, relevant archives, digitization and presentation of archival material, the formation of archival information systems, as well as how social networks and adjustment needs of the archives gets easier and faster access to records, and consequently the necessary information. Important place in this is reserved for digitization that enables online use of documents. Important segments of digitization that largely determine and direct the above process are the selection and preparation of archival materials. These include actions that directly affect the processes of scanning and marking material, but also duration and costs of the digitization, as well as the quality of the service for a user. Because, if some deficiencies are not eliminated in time, alternatives can directly affect the quality of services offered to the user.

467