Yecid Ruben Calderon Tapia

IMPLEMENTACIN DE UN SIG PARA ECOBOL 1. INTRODUCCIN

Ing. De Sistemas

Un SIG (Sistema Integrado de Gestin) es un sistema que integra en un solo software todos los procesos de una organizacin (Planificacin, Presupuesto, Administracin Financiera/Contable, Recursos Humanos, Comercializacin/ventas), con el fin de unificar y ordenar toda la informacin de la empresa en una sola fuente para posibilitar la toma de decisiones de forma rpida y segura, posibilitando el acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna a todo el personal, bajo la premisa de: Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo . 2. PROBLEMTICA La Empresa de Correos de Bolivia no cuenta con un Sistema Informtico que gestione toda la informacin generada, tampoco se cuenta con procedimientos informatizados ni estandarizados, la informacin se procesa de manera manual en la mayora de las reparticiones y en el mejor de los casos se cuenta con soluciones informticas aisladas, de reducido alcance y en algunos casos de tecnologa prcticamente obsoleta. Esta situacin provoca falta de informacin oportuna y fiable y ocasiona demoras e incertidumbres en la toma de decisiones. Los procesos sustanciales de la empresa estn aislados de los procesos complementarios lo que dificulta su control, no cuentan con un soporte tecnolgico que permita ser eficientes y competitivos repercutiendo de forma negativa en la calidad de los servicios. La informacin se encuentra granulada y dispersa, en muchos casos se duplica y hasta triplica con los consecuentes costos de tiempo y recursos, no estn claramente definidos los canales ni los flujos de informacin por cuanto existe informacin relevante que se pierde, se olvida o simplemente se desconoce su existencia.

3. RECOMENDACIONES Los avances en tecnologa en todo tipo de mbitos, estn produciendo organizaciones de alto nivel de confiabilidad y calidad, en este sentido la Empresa de Correos de Bolivia necesita mejorar la calidad de sus servicios optimizando al mximo sus procesos, reduciendo drsticamente los tiempos de los procesos en la cadena de produccin, poniendo a disposicin de nuestros clientes la informacin exacta y oportuna sobre sus envos de correspondencia certificados y otros sujetos a control, tanto de exportacin como de importacin. Por otro lado la informacin generada en los extremos de la cadena (llegada del correo admisin de correspondencia) debe servir para la oportuna toma de decisiones, la planificacin y el oportuno registro y control. El contar con un sistema informtico que preste el soporte necesario a toda la cadena de produccin en su integridad nos permitir mejorar radicalmente la calidad de nuestros servicios, adicionalmente permitir contar con informacin financiera y comercial con una solo fuente, fiable, integra y oportuna.

Yecid Ruben Calderon Tapia

Objetivo General.

Ing. De Sistemas

Implementar un Sistema Informtico que integre todos los procesos de la Empresa de Correos de Bolivia (Planificacin, Presupuestos, Administracin Financiera/Contable, Recursos Humanos, Comercializacin/ventas y Operativa Postal), con el fin de unificar y ordenar toda la informacin de la empresa en una sola fuente para posibilitar la toma de decisiones de forma rpida y segura, incrementar la calidad de los servicios, e incrementar la competitividad, controlar mejor nuestras operaciones e integrar toda la informacin generada en la empresa posibilitando el acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna a todo el personal de ECOBOL, bajo la premisa de: Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo, con la obvia implementacin de roles y permisos para acceder a esta informacin. Sistematizar, automatizar e integrar todos los procesos de la cadena de produccin y administrativos, unificar y ordenar toda la informacin de la empresa en una sola fuente para contar con informacin de todo el volumen de operaciones a nivel nacional, de forma confiable y oportuna, para la correcta toma de decisiones que permitan alcanzar una mejora sostenida de la calidad en la prestacin de los servicios. Objetivos Especficos. Optimizar los procesos operativos. Integrar la informacin generada en las diferentes reas de la empresa. Reducir costos operativos. Generar informacin por centro de costos. Gestionar la calidad y productividad con medidores precisos que permitan ajustes oportunos. Contar con informacin disponible para todas las reas. Evitar y eliminar actividades que no representen valor a la empresa. Capacitar al rea tcnica y a usuarios finales en la administracin y explotacin del sistema adems del correspondiente soporte tanto al equipo tcnico como a usuarios finales.

4. CONCLUSIONES Resultados esperados. Reduccin de los tiempos de procesamiento de correspondencia. Control efectivo del flujo de la correspondencia. Seguimiento y localizacin de envos certificados y otros sujetos a control. Facilitar los controles durante la ejecucin de actividades operativas y posteriores a las mismas. Eliminacin de datos y procesos operativos innecesarios. Costos por Centros de Costos. Mayor y mejor control sobre el efectivo, liquidez y riesgos financieros. Plataforma estable para la informacin financiera y de gestin. Mejora en la planificacin y asignacin de recursos Visin unificada e integrada de las operaciones de la empresa Flexibilizacin para una adaptacin empresarial. Agilizacin, automatizacin, almacenamiento y acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integracin de datos). Optimizacin de los procesos en todas las reas.