PRIMENA INFORMACIONIH TEHNOLOGIJA U AKADEMSKOJ I STRUNOJ PRAKSI

-EXCEL-

Sadraj:
1 Uvod ......................................................................................................................... 3 2 Osnove Excel-a ........................................................................................................ 3 Navigacija u Excel prozoru ...................................................................................... 6 Rad sa podacima..................................................................................................... 7 Automatsko popunjavanje i liste .............................................................................. 8 Izmene podataka ................................................................................................... 10 3 Rad sa formulama .................................................................................................. 11 Ispravljanje formula................................................................................................ 12 Alati za rad sa formulama ...................................................................................... 12 4 tampanje .............................................................................................................. 15 5 Formatiranje sadraja elija.................................................................................... 18 6 Grafika.................................................................................................................... 21 Bolji izgled grafikona.............................................................................................. 23

1 Uvod

Excel je programski paket namenjen: - uvanju podataka - preglednom prikazu podataka - tabelarnim izraunavanjima. Excel-ova datoteka je radna sveska (workbook) koja se obino znaava Book1, Book2... Radna sveska se sastoji od radnih strana (worksheets) koji se oznaavaju Sheet1, Sheet2... Nakon pokretanja Excel-a dobijamo jednu radnu svesku (Book1) u kojoj se nalaze tri radna lista (Sheet1, Sheet2 i Sheet3). Radni list je podeljen na: - 256 kolona (column) - 65536 redova (row) Presek jedne kolone i reda se naziva elija (cell). Svaka elija je jednoznano odreena adresom: - radnim listom (imenom radnog lista) - koordinatama (ime kolone i ime reda)

2 Osnove Excel-a
Inicijalno se na vrhu Excel prozora nalazi ime fajla sa kojim se radi, sa standardnom kontrolnim menijem sa leve i tasterima za poveavanje (maximize), smanjivanje (minimize) i izlazak iz programa (exit) sa desne strane. Ispod toga je traka sa glavnim padajuim menijima, i kontrolama za prozor u kome se trenutno radi. Slede tasterski meniji pomou kojih samo jednim klikom mia moemo izvoditi mnoge operacije. Glavni deo prozora je pokriven radnom povrinom, sa ije desne i donje strane se nalaze trake i tasteri za kretanje. Pri skrolovanju trakama, pojavljuju se informacije o mestu na kome se nalazite (Scroll Tips). Na samom dnu je statusna linija na kojoj se ispisuju razne korisne informacije, kao to su znaenja tastera iznad kojih se nalazi kurzor, trenutna aktivnost programa (npr. snimanje). Pored statusa, tu su kalkulator i statusi tastera Num Lock, Scroll Lock i Caps Lock.

aktivna elija

linija za unos sadraja

toolbar-ovi

zaglavlja kolona

zaglavlja redova jezici (tabovi) radnih listova trake za kretanje

Za svaku akciju i komandu postoji objanjenje u veoma obimnom sistemu za pomo (Help), koji se dobija pritiskom na taster F1; pored opisa komandi, tu se mogu nai i saveti za bri i efikasniji rad.

Pored standardnog korienja levog dugmeta na miu, desno ima znaajnu ulogu u skraivanju vremena potrebnog za kretanje kroz menije da bi se dolo do neke komande. Pritiskom na njega pojavljuje se mali meni iji je sadraj zavistan od objekta iznad koga se trenutno nalazi pokaziva (strelica). Ako se pritisne iznad neke elije, dobija se mogunost kopiranja, prebacivanja, brisanja, ubacivanja novih podataka...

Izgled menija dobijenog desnim klikom na eliju

Zbog mogunosti nastanka greaka u toku rada u Excel paketu postoji komanda za vraanje prethodnog stanja (Undo). Suprotan efekat ima funkcija Redo. Pri radu sa mnogo fajlova potrebno ih je locirati u jedan direktorijum (folder), i onda ih stalno odatle pozivati i nove smetati na isto mesto. Da bi se izbeglo stalno kretanje kroz stablo direktorijuma pri komandi Open, Excel nudi mogunost definisanja eljene polazne lokacije. U meniju Tools, bira se Options i zatim tab General. U polje Default File Location unese se put do eljenog direktorijuma (na primer C:\Excel\Radni). Ako se u sekciji Settings oznai Recently Used File List, u meniju File e se pojavljivati lista nekoliko fajlova koji su korieni poslednji, tako da za est rad na istoj radnoj knjizi nije potrebno koristiti komandu Open.

S obzirom na potrebu za estim premetanjem, brisanjem, reimenovanjem, pretraivanjem i drugim operacijama za rad sa fajlovima (dokumentima) za koje je inae potreban Windows Explorer, pisci Excel-a su najpotrebnije od tih operacija i mnoge druge ugradili u sam Open dijalog. Pri vrhu je nekoliko tastera od kojih prvi vraa na prethodnu lokaciju, a sledei die za jedan nivo u stablu direktorijuma. Na levoj strani je meni za direktno otvaranje najznaajnijih direktorijuma, kao to je My

Documents. Desnim klikom u listu fajlova dobija se meni kao i u Explorer-u, tako da se praktino sve moe obaviti u samom Open dijalogu, dakle bez naputanja programa. Upotrebom polja za ime, tip, deo teksta ili osobinu, kao i vreme izmena, mogu se vriti napredna pretraivanja ne samo Excel fajlova, ve i Word, Works i drugih formata. Svaki dokument se moe otvoriti i tako da se onemogue izmene, time to se otvori lista Open i izabere komanda Open Read Only ili Open As Copy, to e otvoriti kopiju dokumenta pa e original ostati netaknut.

Navigacija u Excel prozoru

U samom Excel prozoru se nalazi i prozor radne knjige (workbook) sa prikazanim trenutno aktivnim radnim listom (worksheet). Svaki radni list je praktino zasebna celina, koja sadri mreu kolona (oznaenih slovima abecede) i redova (oznanih brojevima). Na presecima redova i kolona nalaze se "kuice" koje se nazivaju elije (cell) i predstavljaju najmanju radnu jedinicu Excel-a. Podaci i formule se unose u elije i tako se formiraju radni listovi. Broj radnih listova se moe menjati po potrebi. Menjanje radnog lista je jednostavno - klikom miem na eljenu karticu (nalaze se na dnu prozora radne knjige), i to je sve. Ako ih ima puno, pa se ne vide svi, sa leve strane su strelice za njihovo pomeranje. U Excel-u se praktino sve komande kretanja i ostalih funkcija mogu dobiti i odgovarajuom kombinacijom tastera, koje su navedene u sledeoj tabeli: Pritisni strelice Ctrl+gore/dole Ctrl+levo/desno Za kretanje Jedna elija u smeru strelice Na vrh / dno oblasti radnog lista koji sadri podatke Na krajnju levu / desnu eliju radnog lista koja 6

PageUp / PageDn Home Ctrl+Home Ctrl+End End+Enter End+strelica

sadri podatke Jedan ekran gore / dole Na krajnju levu eliju u redu Na gornji levi oak radnog lista Na donji levi oak radnog lista Na poslednju kolonu u redu Pomera na sledeu eliju sa sadrajem u smeru strelice.

Pored opisanih, postoji i mogunost direktnog "skoka" na eljenu eliju - pritiskom na F5 (idi na) direktno se unosi njena adresa. Ako se ciljna elina ne nalazi na trenutno aktivnom radnom listu, navodi se prvo njegovo ime, zatim znak uzvika i onda regularna adresa elije (npr. sheet3!m34). Omogueno je referenciranje na elije i oblasti koje se nalaze ak i u drugom fajlu, uz navoenje njegovog imena u uglastim zagradama (na primer [C:\Obaveze\Porezi]sheet2!c5). Kada se radi sa tabelama veim od ekrana, esto je potrebno videti dva dela koja su meusobno udaljena. Pomou mia i crta za deljenje (split bar) koje se nalaze sa desne strane horizontalnog i gornje vertikalnog skrol bara ekran moe da se podeli na dva nezavisna dela. Gornji ili levi deo se moe eventualno "zamrznuti" komandom Freeze Panes iz menija Window, a kasnije odmrznuti sa Window / Unfreeze Panes. Sa radnim listovima se rukuje umnogome kao i sa samim elijama - mogu se oznaavati (select), kopirati, premetati... u okviru jedne ili vie radnih knjiga. Selekcija je jednostavna - samo se klikne na tab (jeziak) eljenog lista. Ako ih je potrebno nekoliko, postoje dva naina: ukoliko treba oznaiti nekoliko susednih listova klikne se na prvi, a zatim drei pritisnut Shift, na poslednji u grupi. Za nesusedne listove klike se na njihove tabove drei pritisnut Ctrl. Dodavanje (insert) novih listova se obavlja tako to se izabere onaj ispred koga se eli ubacivanje novog, zatim se otvori Insert meni i izabere Worksheet. Brie se tako to se neeljeni listovi oznae i izvri Edit / Delete Sheet. Premetanje i kopiranje se izvode na slian nain - oznaavanjem praenim sa Edit / Move or Copy. Zatim se u dijalog prozoru unese u koju knjigu listovi idu i ispred kog lista se ubacuju. Ako se eli kopiranje a ne premetanje, klikne se na 'Create a Copy' kvadrati. Drugi nain za ove operacije je vuci-i-spusti' (drag and drop): oznae se tabovi listova koje treba premestiti i onda se miem "odvuku" na eljeno mesto. Kopiranje se izvodi na isti nain samo uz pritisnut taster Ctrl pri odvlaenju. Radnim listovima se mogu menjati imena, tako to se duplo klikne na njegovo ime. Ako je potrebno, radni listovi se mogu privremeno i "sakriti" pomou Format / Sheet / Hide, a kasnije ih vratiti sa Unhide.

Rad sa podacima
Tekst je bilo koja kombinacija slova i cifara. Unosi se tako to se nakon klika na eljenu eliju, otkuca tekst i pritisnete Enter; tekst se automatski poravnava na levu marginu elije. Za prekid unosa, pritisne se Esc. Zbog ugradne logike koja sama prepoznaje tip unetog podatka, ako se eli unos broja koji treba da se tretira kao tekst (npr. potanski broj), treba ispred njega otkucati apostrof (npr. '32000). 7

Brojevi se sastoje od cifara i specijalnih znakova kao to su + - ( ) , . % i automatski se poravnavaju na desnu marginu elije. Brojevi se unose na potpuno isti nain kao i tekst - dolazak na eliju, unos, Enter. Ako se umesto broja pojave znaci 'tarabe' (#), to samo znai da je elija suvie mala da se broj prikae u celini, ali je i dalje sve u redu.

Automatsko popunjavanje i liste

Veoma korisna funkcija Excel-a je popunjavanje (fill) susednih elija srodnim sadrajem, kao to su imena dana u nedelji ili meseci u godini, ili jednostavno ubacivanje rednih brojeva. Kada je cilj popunjavanje veeg broja elija istim sadrajem, dovoljno je da se taj sadraj otkuca samo u jednoj. Zatim se mi dovede iznad nje i prevue se (pritiskom na levi taster) preko onih koje treba popuniti. Iz Edit menija se bira Fill i iz njegovog podmenija smer popunjavanja - bie prekopiran sadraj i format poetne elije. Ova vrsta kopiranja moe da se izvede i iz jednog radnog lista u druge: najpre se oznae tekui i ciljni listovi, pa tek onda eljene elije. Bira se Edit / Fill / Across Worksheets. Za kopiranje sadraja i formata elije se bira All, samo za sadraj Contents a samo za format Formats, praeno sa Ok. Za razliku od funkcije Fill koja samo kopira sadraj, AutoFill moe umnogome da olaka esta popunjavanja rednih brojeva ili povezanih imena. Ako, npr, treba uneti dane u nedelji, dovoljno je otkucati samo prvi (Monday) i povui "ruicu za popunjavanje" (ima je svaka oznaena elija, predstavlja je mali kvadrat u donjem desnom uglu) u eljenom smeru. Kada se mi dovede iznad njega, strelica se pretvara u mali znak '+'. Po otputanju dugmeta na miu, Excel e sam popuniti dodatne elije odgovarajuim danima. Sline liste se mogu i samostalno kreirati, tako da je veoma jednostavno uneti bilo kakve nizove na bilo kom jeziku. Potrebno je uraditi sledee: U Tools meniju bira se Options, pa zatim Custom Lists tab. Klikom na stavku NEW LIST, kurzor se pojavljuje u List Entries polju. Stavke liste se otkucaju, a cela operacija se zavrava pritiskom na Add ili OK.

Automatsko popunjavanje je dobro za manje serije podataka, ali nekad je potrebno popuniti velike nizove elija sa inkrementalnim sadrajem. Excel prepoznaje etiri naina rada, kao to prikazuje tabela: Serija Linearna Porast (Growth) Datum Inicijalni podaci 1,2 100,99 1,3 10 (korak 5) 10 (korak 10) Mon Feb Qtr1 1995 Team 1 Qtr 4 1st Quarter Rezultujua serija 3,4,5 98,97,96 5,7,9 50, 250, 1250 100, 1000, 10000 Tue, Wed, Thur Mar, Apr, May Qtr2, Qtr3, Qtr4 1996, 1997, 1998 Team 2, Team 3, Team 4 Qtr 1, Qtr 2, Qtr 3 2nd Quarter, 3rd Quarter, 4th Quarter

AutoFill

Kreiranje serije je, kao i veina operacija u Excel-u, veoma jednostavno: prvo se unese vrednost u poetnu eliju, to e biti polazna ili krajnja vrednost. Zatim se oznae elije koje treba da budu popunjene. U meniju Edit bira se Fill / Series. U Series dijalogu izabere se da li e se serija iriti po koloni (Columns) ili redu (Rows) i vrsta serije. Podesi se korak (Step) i krajnja vrednost unosa (Stop) ako je potrebno.

U Excel-u postoji Auto Complete logika koja prati prethodne unose i pravi bazu razliitih stavki. Kada u praznoj eliji zapone unos, prema prvim karakterima e se iz baze vaditi odgovarajui sadraj koji e biti prikazan, tako da se moe ili obrisati jednim pritiskom na Del, ili prihvatiti sa Enter.

Izmene podataka
Kada se unesu podaci u elije, mogu se menjati editovanjem. Da bi se zamenio sadraj novim, oznai se elija duplim klikom na nju (ili jednim, pa pritiskom na F2) i zatim se kuca ili menja sadraj. Da bi se promena prihvatila potrebno je pritisnuti Enter, a za odustajanje od izmene pritisne se Esc. Excel prua i mogunost provere ispravnosti kucanja (spell checking), ali je ona ograniena na engleski jezik. Unoenje novih elija se vri iz Insert menija. Prvo se oznai elija ili elije na onom mestu gde treba ubaciti nove. Ako ih je vie, Excel e ubaciti onoliko novih koliko je oznaeno starih. Iz Insert menija bira se Cells. U dijalog koji se pojavi unosi se pravac pomeranja ve postojeih elija - udesno (Shift Cells Right) ili nadole (Shift Cells Down). Na isti nain mogu ubacivati i celi redovi (Entire Row) i kolone (Entire Column), koji se pojavljuju levo od oznaene elije ako se radi o novoj koloni, i iznad nje ako se radi o novom redu. Bri nain unoenja elija je da se drei taster Shift vue ruica za popunjavanje (kvadrati u donjem desnom uglu elije). Moe se vui u bilo kom smeru - gore, dole, levo ili desno. Da bi se unelo vie redova ili kolona, treba oznaiti isto toliko postojeih kolona ili redova. Kolone se oznaavaju prevlaenjem miem preko odgovarajuih slova, dok se redovi oznaavaju preko njihovih rednih brojeva. Iz Insert menija se izabere Rows or Columns, posle ega ih Excel ubacuje na eljena mesta. Susedni redovi se pomeraju nanie, a susedne kolone udesno.

Brisanje sadraja iz odgovarajuih elija vri se izborom opcije Delete iz menija Edit. Posle biranja smera pomeranja preostalih elija ili eventualno brisanja celog reda ili kolone (dijalog je potpuno isti kao i onaj za ubacivanje) pritisne se Ok. Ako se brie vie redova ili kolona, treba ih oznaiti po rednom broju ili slovu (na levoj strani i na vrhu tabele). Pored ovoga, Excel omoguava i brisanje formata koji su primenjeni na sadraj elije, samog sadraja (elija ostaje prazna ali zadrava formate) i nota (koje se mogu dodavati uz svaku eliju, a vide se samo kada ih zahtevamo). Da bi se to i primenilo bira se meni Edit / Clear, a zatim All (brisanje formata, sadraja i komentara), Formats (samo formati), Contents (samo sadraj) ili Comments (samo komentari). Ako se brie samo sadraj elije, dovoljno ju je oznaiti i jednostavno pritisnuti Delete.

10

3 Rad sa formulama
Osnovna namena Excel-a su tabelarna izraunavanja. Da bi neto moglo da se rauna, treba zadati formule zavisnosti odgovarajuih elija. Formule mogu da sadre operatore, reference na elije, konstante... Ako, npr, treba izraunati srednju vrednost tri broja sadrana u elijama A1, B1 i C1, koristi se: =(A1+B1+C1)/3. Svaka formula mora poeti znakom jednakosti da bi je Excel pravilno protumaio. Matematiki operatori koje Excel prepoznaje su stepenovanje (^), sabiranje, oduzimanje, mnoenje i deljenje. Operacije se u okviru formule izvode prirodnim redosledom - sleva nadesno, uz potovanje prioriteta operacija. "Najstarija" operacija je stepenovanje, sledea kategorija su mnoenje i deljenje, a u poslednju spadaju sabiranje i oduzimanje. Zagrade se koriste na uobiajen nain, i slue za promenu redosleda izvravanja. Dakle, nikakve izmene u odnosu na standardnu matematiku. Formula se unosi kucanjem ili oznaavanjem adresa elija. Prvo se oznai elija u kojoj treba da se pojavi rezultat. Zatim se kuca znak jednakosti (=) koji Excel-u govori da se unosi formula, a za njim i sama formula. Rezultat se izraunava pritiskom na Enter. Drugi nain je u stvari potpuno isti, s tom razlikom da se ne unose runo adrese elija, ve se oznaavaju miem a Excel sam upisuje adrese. Ovako se mogu unositi kako adrese pojedinanih elija tako i oblasti (prevlaenjem). Za brisanje i prekid unosa bira se Esc. Levo od polja za unos su tasteri sa oznakama 'X' i 'trikla' koji imaju istu ulogu kao i tasteri Esc i Enter. Tu je i taster sa oznakom 'fx' koji aktivira dodatni alat za unoenje sloenih formula - arobnjak (Function Wizard). Excel u normalnom radu ne prikazuje tekstove formula koje se nalaze u elijama, ve samo njihov rezultat. Klikom na eliju, tekst e se pojaviti u odgovarajuem polju tasterskog menija za formule, gde se moe i prepravljati. Da bi sve formule na radnom listu bile vidljive treba aktivirati meni Tools / Options, zatim tab View, pa polje Formulas tako da se pojavi trikla, oznaavajui da je opcija ukljuena. Za ovu operaciju postoji i kombinacija na tastaturi - pritiskom na Ctrl+` (akcenat) moe se prebacivati iz moda za prikazivanje sadraja (rezultata) u mod za prikazivanje teksta formula i obrnuto.

11

Ispravljanje formula
Ispravljanje je potpuno isto kao i kod obinog teksta u eliji: oznai se elija sa formulom, pritisne F2 da bi se ulo u mod za prepravljanje (edit mode), ili se moe samo kliknuti na formulu koja se vidi u polju na tasterskom meniju za formule. Moe se primeniti i dupli klik na eliju, to e dovesti do istog rezultata. Dalje ispravke teku kao i kod obinog teksta, uz korienje kurzorskih, Del i Backspace tastera. Operacija se zavrava pritiskom na Enter. Kopiranje formula je slino kopiranju ostalih podataka. Oznai se elija koja sadri eljenu formulu, iz menija Edit bira se Copy i oznai jedna ili vie elija u koje treba prekopirati formulu. Kopiranje se moe vriti i na drugi radni list ili radnu knjigu. Za bre kopiranje u okviru ekrana jednostavnije je koristiti 'vuci-i-pusti' metod: oznai se elija i, drei pritisnut taster Ctrl, odvue se na eljeno mesto. Ako treba kopirati formulu na vie susednih mesta, koristi se automatsko popunjavanje (AutoFill) koje je objanjeno ranije. Ako se po sputanju formule na novu lokaciju javi poruka o greci, treba proveriti njene reference na elije iz kojih se uzimaju podaci - lako je mogue da sada ima pokazivaa na prazne elije. Veoma korisna osobinu Excel-a je da pri automatskom popunjavanju i kopiranju sam pazi na reference elija i podeava ih relativno u odnosu na novi poloaj na radnom listu. U sluaju da reference na neke elije ne treba menjati pri kopiranju ili pomeranju, mora se dodati znak za dolar ($) ispred slova kolone ili broja reda koji ine adresu. Mogu se primenjivati i meane reference. Na primer, slovo kolone moe biti apsolutno referisano a broj reda ne, kao $A2/2. Ako je ova formula bila u eliji C2, a prekopirana je u eliju D10, rezultat bi bila formula $A10/2 - podeen je samo broj reda, ali ne i slovo kolone.

Alati za rad sa formulama

Pri svakoj promeni sadraja neke elije Excel vri preraunavanje po svim formulama koje se nalaze u radnoj knjizi. Automatsko preraunavanje se moe iskljuiti tako to se otvori meni Tools, izabere stavku Options i klikne na Calculation tab. Postoji nekoliko mogunosti za rad: Automatic - automatski. Ovo je uobiajeni mod rada. Cela radna knjiga se preraunava svaki put kada se neto izmeni. Automatic except Tables - Preraunava se sve osim formula koje se nalaze u tabelama. Ovaj mod se odnosi na rad sa bazama podataka koje su velike tabele. Manual - runo. Excel e preraunavati samo kada mu to eksplicitno naloite pritiskom na F9 ili biranjem iz menija Tools Options / Calculation / Calc Now ili Calc Sheet ako se eli preraunavanje za samo pojedine radne listove.

12

Excel je opremljen skupom veoma korisnih alata za laki rad sa predefinisanim funkcijama. Jedna od najeih operacija u tabelama podataka je sabiranje, koje se izvode funkcijom SUM. Zato se ona lako unosi: klikom na ikonu AutoSum na standardnom tasterskom meniju. Sledi oznaavanje oblasti koja treba da se sumira. Ciljnu eliju (koja treba da primi formulu) je obino na kraju kolone ili reda u kome se vri sabiranje. Ostale funkcije nalaze se u meniju Insert/ opcija Function. Pojavljuje se dijalog kao na slici, koji je prvi od dva koraka potrebna za obavljanje ove operacije. Sa leve strane nalazi se lista kategorija (Function Category), a sa desne lista funkcija koje izabranoj kategoriji pripadaju (Function Name). Pod kategorije spadaju izmeu ostalih finansijske (Financial), matematike (Math & Trig), statistike (Statistical), kao i posebne: skup svih funkcija (All), onih koje je definisao korisnik (User Defined) i onih koje su najskorije upotrebljene (Most Recently Used). Poslednja je od posebnog znaaja, jer se pokazalo da se u nekom stalnom radu uvek tei malom skupu najee korienih funkcija, pa im se lako i brzo moe pristupiti. Ispod ovih listi se nalazi sintaksa i detalniji opis funkcije koja je trenutno izabrana. Ako kratki opis funkcije nije dovoljan, pritiskom na F1 se dobija iri opis zajedno sa primerima i listom srodnih funkcija.

13

Pritiskom na Enter, ili taster OK u dijalogu se prihvata odreena funkcija. Nakon toga se otvara novi dijalog koji predstavlja drugi (i krajnji) korak u kreiranju formule. Njegov sadraj zavisi od argumenata izabrane funkcije, a navedeno je njeno ime, kratak opis i ispod toga puno ime argumenta na kome je trenutno kurzor sa svojim opisom. Mogu se direktno kucati konstante, oblasti, adrese a omoguen je i unos miem, tako to se klikne na eljenu eliju, kada sam Excel unosi njenu adresu. Kao argument se moe uneti i neka druga funkcija. Pored polja u koje se unose argumenti odmah se prikazuje i njihova vrednost, a u donjem levom uglu dijaloga je polje sa nazivom Formula result u kome se odmah dobija rezultat. Cela operacija se zavrava pritiskom na dugme OK. Za ispravljanje funkcije se koristi isti postupak kao i za obine formule, uz dodatnu mogunost upotrebe arobnjaka.

14

4 tampanje
Pre tampanja treba proveriti da li su pravilno podeeni parametri strane (lista papira na koji se tampa). Otvaranjem menija File i biranjem opcije Page Setup, dolazi se do dijaloga prikaznog na slici.

Page tab: Paper Size je veliina papira, obino A4. Orientation - ako tabele uglavnom iroke, treba se opredeliti za horizontalan (landscape) poloaj, umesto klasinog (portrait). Scaling slui za promenu veliine (uveanje ili smanjenje) materijala za tampu - korisno za podeavanje koliine podataka koji mogu biti prikazani na svakoj strani. Adjust to menja veliinu materijala sa zadatim faktorom, a Fit to omoguuje da se zada na koliko strana sve treba da stane. Print Quality prikazuje mogue rezolucije tampanja i naravno zavisi od mogunosti tampaa.

15

Margins tab: Top, Bottom, Left, Right - podeavanje gornje, donje, leve i desne margine, tj. udaljenja ivice teksta od ivice papira. Desno od skice tabele su parametri udaljenosti hedera i futera od gornje i donje ivice papira. Center on page - centriranje onog to se tampa u odnosu na stranu, po horizontali i vertikali (ili oboje), to je izuzetno korisna opcija. Header/Footer tab: Moe se izabrati neki od ve ponuenih hedera u padajuim listama (tekst koji se ispisuje na poetku svakog lista) i futera (tekst koji se ispisuje na dnu svakog lista), ili napraviti sopstveni, opcijama Custom. Sheet: opcije za izbor podataka za tampu. U Print Area se moe uneti oblast po adresama elija koje je potrebno odtampati, ili jednostavno prevui miem preko te oblasti. Ako se nita ne izabere, Excel podrazumeva da se tampaju sve elije koje sadre podatke. Print Titles - tampanje naslova. U sluaju da se tabela prostire na vie strana, moe se odrediti red ili kolona koja e se tampati na svakoj strani unoenjem u odgovarajue polje, ili direktnim prevlaenjem miem preko nje. Sekcija Print nudi dodatne opcije. Mrea se tampa samo ako je oznaeno polje Gridlines. Crno-bela tampa se ukljuuje opcijom Black and white. Draft quality aktivira tampanje loim kvalitetom ali velikom brzinom. Tada se ne ispisuju mrea i veina grafike. Row and column headings ukljuuje ispisivanje adresiranja elija, kao na ekranu. Lista Comments omoguuje ispisivanje komentara, i to na mestu gde su zaista postavljeni na radnom listu, ili na kraju svakog lista. Page order sekcija odreuje redosled ispisivanja podataka iz radne knjige. U sekcijama od vrha nadole (Down, then Across) ili sleva nadesno (Across, then Down).

Opcijom Print Preview se proverava kako e sve izgledati na papiru, i na vreme uoavaju eventualne greke. U ovom modu se mogu videti i podeavati margine pritiskom na taster Margins.

16

Kada se radna knjiga tampa, sam Excel odreuje gde padaju prekidi strana prema odreenoj veliini papira, marginama i njenoj veliini. Naravno, prekidi mogu da se postave i na neka druga mesta. Potrebno je odrediti mesto prekida, a zatim oznaiti red koji treba da se nadje prvi na sledeoj strani i iz Insert menija izabrati Page Break. Postupak je potpuno isti i ako se ubacuje prekid po koloni. U oba sluaja se javlja podebljana linija koja pokazuje gde e on nastati. Ako se prekid ubacuje i po horizontali i po vertikali, dovoljno je oznaiti eliju dole i desno od poslednje donje desne elije koja treba da bude odtampana i iz Insert menija izabrati Page Break. Komanda Page Break Preview se nalazi u View meniju, i prebacuje korisnika u poseban mod koji predstavlja kombinaciju normalnog reima, i prikazivanja ta e se nai na kom odtampanom listu.

Opcije za tampanje :

17

Print to file umesto na tampa, alje sve u posebnu datoteku koju kasnije moete direktno iskopirati na tampa. Sadraj datoteke se razlikuje zavisno od izabranog izlaznog ureaja. Copies - biranje broja kopija materijala koji se alje na tampu. Collate odreuje da li e se (u vie kopija) tampati ceo materijal ukrug, ili e se odmah odtampati potreban broj svake strane. Print Range - dozvoljava tampanje jedne ili vie stranica. Print What - omoguava da se tampaju trenutno oznaene elije, oznaeni radni listovi ili cela radna knjiga.

5 Formatiranje sadraja elija

Excel nudi velike mogunosti definisanja kao i neke ve ugraene (najee koriene) formate. Formati su sastavljeni od znakova koji imaju odreeno znaenje. Vaniji su navedeni u sledeoj tabeli. Znak # Znaenje Znak cifre. Ako broj desno od decimalne take ima vie cifara nego to ima "taraba", bie zaokruen na onoliko cifara koliko je taraba. Ako broj sa leve strane ima vie cifara nego taraba, bie prikazane sve cifre. Znak cifre. Isto ponaanje kao i za tarabu, osim da se ako broj ima manje cifara nego nula prikazuju i dodatne nule. Tako broj 1.2 u formatu #.00 izgleda kao 1.20. Znak cifre. Isto ponaanje kao i za 0 osim to Excel poravnava brojeve u koloni po decimalnoj taki. Decimalna taka. Procenat. Obratite panju da se primenom ovog formata broj u eliji automatski mnoi sa 100. Separator za hiljade. Eksponencijalna notacija. Prikazuje sledei karakter u formatu, dok se ona sama ne vidi. Slui za prikazivanje znakova koji nemaju veze sa brojevima (nepotrebna je za +, -, $, (, ), : i blanko). Prikazuje bilo koji tekst izmeu navodnika. Prikazuju dan kao broj, bez i sa vodeom nulom (1-31 i 0131). Prikazuju mesec kao broj, bez i sa vodeom nulom (1-12 i 01-12). Prikazuju godinu kao broj, sa dve (00-99) ili etiri cifre 18

0 ? . % , E+, E-, e+, e\ "tekst" d i dd m i mm yy i yyyy

h i hh m i mm s i ss AM, am, A, a PM, pm, P, p

Prikazuju sat kao broj, bez i sa vodeom nulom (0-23 i 0023). Ako format sadri i AM ili PM, sati e biti prikazani u 12-asovnom obliku, inae e biti primenjen 24-asovni. Prikazuju minute kao broj, bez i sa vodeom nulom (1-12 i 01-12). Mora se nalaziti odmah iza formata za asove inae e biti prikazan mesec. Prikazuju sekunde kao broj, bez i sa vodeom nulom (0-59 i 00-59). Bira 12 (AM) ili 24 (PM) asovno prikazivanje vremena.

Za izbor odgovarajueg formata, oznai se oblast elija, a onda iz menija Format izabere Cells, ili samo pritisne Ctrl+1 na tastaturi. Pojavljuje se dijalog za formatiranje elija kao na slici.

Tab Number; sa leve strane daje kategorije (Category), iz kojih se bira eljeni format.

Pod tabom Alignment nalaze se vane opcije za formatiranje teksta u elijama. Opti format podrazumeva podeavanje teksta na levu i brojeva na desnu ivicu, a poto to esto nije zadovoljavajue, ostavljene su velike mogunosti za horizontalno i vertikalno podeavanje, a moe se zadati i orijentacija ispisa.

19

Tab Font donosi mogunosti za izbor fonta (vrste slova) i njegove veliine. Klikom na tab Border dobijase mogunost da se jedna ili vie elija oivii linijama. Za primenu autoformata prvo treba oznaiti elije na koje e se odnositi (mogu se oznaiti i radni listovi). Zatim se iz format menija izabere AutoFormat, posle ega se pojavljuje njegov dijalog kao na slici. Pojavljuje se lista iz koje se vri izbor predefinisanog formata. Pritiskom na taster Options, pojavljuje se dodatna lista delova tabele pomou koje se moe izabrati na ta se eli uticati a na ta ne. U nju spadaju brojevi, fontovi, poravnavanje, ivice, boje i irina/visina elija. Posle pritiska na Ok sve se prenosi na oznaene elije

Da bi se prekopirao format neke tabele ili elije na drugo mesto mogu se primeniti dva naina: pomou Edit / Copy komandi a zatim Edit / Paste Special. Inicijalno sve elije u radnom listu imaju istu irinu i visinu. Ovo nije pogodno za sve primene, tako da se one po potrebi mogu menjati, i to pomou mia ili preko dijaloga. Prvo se oznai kolona (ako se menja irina) ili red (ako se menja visina), ili vie njih

20

prevlaenjem preko oznaka adresa (prvi red i prva kolona). Zatim se pomeri kurzor do jedne od ivica koje se onda vuku na eljenu poziciju, drei pritisnut taster na miu. Preko dijaloga se takoe prvo oznae eljene kolone i onda se iz menija Format izabere opcija Column, a zatim AutoFit Selection. Sve oznaene kolone e se podesiti na irine svojih najirih elija. Ako se izabere Format / Width, u dijalog koji se pojavi je mogue uneti irinu svih kolona koje sadre oznaene elije odjednom, izraenu u broju karaktera u standardnom fontu. Izborom Format / Standard Width odreuje se irina svih elija na listu. Situacija za redove je praktino analogna.

6 Grafika
Za prikazivanje grafika Excel koristi program MSGraph, koji je standardan dodatak paketa Microsoft Office. Najlake je celu operaciju obaviti pomou arobnjaka (Chart Wizard), koji do cilja vodi kroz nekoliko jednostavnih koraka. Postoji prilian broj raznovrsnih predefinisanih tipova grafikona. Osnovne grupe grafikona su: Pie (pita, koja se koristi za prikazivanje relacija izmeu delova celine), Bar (horizontalne crte, koje se koriste za poreenje vrednosti u vremenskom domenu), Column (vertikalne crte, sline horizontalnima), Line (najbolje prikazuje trendove i promene koje se javljaju tokom vremena i Area (oblasti, slue za prikazivanje promene u vrednostima). Veina osnovnih tipova moe se predstaviti u trodimenzionalnom obliku. Grafikoni se mogu kreirati kao deo radnog lista na kome se nalaze i podaci (tzv. utisnuti grafikon), ili na posebnom radnom listu. Ako se koristi utisnuti grafikon, tampae se na istom listu pored tabele koja sadri njegove podatke, a ako je na posebnom listu, moe se tampati posebno. Obe vrste su povezane sa podacima koje predstavljaju, tako da se promene u tabeli automatski odraavaju i na sve povezane grafikone. Da bi se prikazao grafikon, potrebno je prvo oznaiti podatke koje treba prikazati. Klikom na taster arobnjaka na standardnom tasterskom meniju (nacrtan je mali grafikon), pojavljuje se dijalog koji predstavlja prvi korak (od ukupno 4) u definisanju izgleda, u kome birate izgled vaeg budueg grafikona. Custom Types nudi dodatne grafikone izvedene iz osnovnih. Pritiskom na dugme Press and Hold to View Sample, dobie se prikazan umanjen grafikon baziran na unetim podacima. Ovaj alat je znaajan da bi se lake izabrala vrstu grafika koja nabolje odgovara podacima.

21

Klikom na Next pojavljuje se dijalog koji predstavlja korak broj 2. Postavlja se pitanje iz koje e oblasti biti preuzeti podaci, kao i da li se serije nalaze u redovima ili kolonama. Ovo se moe ispraviti direktnim kucanjem u polje Range, ili ponovnim prevlaenjem miem preko eljene oblasti elija (ako prikazani dijalog smeta, klikne se na ikonicu sa crvenom strelicom u uglu polja za opseg i dijalog e se smanjiti veliinu mu se vraa istim klikom). Na tabu Series daju se imena serijama podataka.

22

Sledi dijalog u kome se postavlja tekst na grafikon. Tab Titles nudi mogunost naslovljavanja grafikona, kao i davanja imena osama. Tab Axes omoguava ukljuenje ispisa natpisa pored osa, i biranje ta e se ispisati pored X ose (kategorije). Time-Scale upisuje datume. Gridlines slui za ukljuenje glavnih i sporednih linija mree po sve tri ose. Legend omoguava prikazivanje legende, kao i njeno pozicioniranje na grafikonu. Data Labels ukljuuje ispisivanje imena ili vrednosti uz svaki deo grafikona. Poslednji, Data Table, ispod grafikona ispisuje i tabelu sa vrednostima.

Po ponovnom pritisku na taster Next dolazi se do poslednjeg dijaloga u kome se bira da li e se grafikon pojaviti na novom radnom listu kreiranom samo za njega, ili na nekom od postojeih. Pritiskom na taster Finish dobija se gotov grafikon.

Bolji izgled grafikona

Za promenu izgleda ve postojeeg grafikona dovoljno je oznaiti grafik jednim klikom, a zatim kliknuti na arobnjakovu ikonu i ponovo proi kroz ve opisani postupak. Dodatnu pomo ini i tasterski meni za grafike (ukljuuje se iz menija View

23

izborom opcije Toolbars) na kome se nalazi nekoliko tastera za osnovne potrebe: direktno menjanje tipa i liste ponuenih, resetovanje grafikona na poetne vrednosti, startovanje arobnjaka i ukljuivanje ili iskljuivanje prikazivanja horizontalne mree na grafiku i legendi. Fontovi odreuju vrstu slova, nain ispisa (nakoeno, podebljano,...), njihovu veliinu itd. Boje menjaju boju slova, linija, osa, praktino svih delova grafika. Naslovi i labele obuhvataju dodavanje naslova celog grafikona ili imena osama. Tekst i linije mogu da se dodaju po potrebi. Ivice i senke istiu potrebne delove grafikona. Pre obrade, grafik se otvara u posebnom prozoru klikom na njega. Dupli klik na odreene delove grafika omoguava njihovu izmenu. Klik desnim dugmetom prikazuje meni sa opcijama za izabrani objekt. Preko njega mogu se uneti i linije trenda za odreenu seriju podataka, i to na vie naina (linearna, logaritamska, eksponencijalna...).

24