1

PERANCANGAN PELAKSANAAN SPS DI SEKOLAH

( PEMBUGARAN SPS Februari 2014 )
Bil Tarikh Akhir : Tindakan / Langkah Kerja (Modul 1-6) Perhatian Catatan
1










15/2/2014
Modul 1 :
Pengurusan Maklumat Sekolah
o Papar Maklumat Sekolah
o Sila semak maklumat
pada 4 Tab Pertama
o Sekiranya maklumat
salah, sila buat Ralat
dan emailkan ke
helpdesk
o Selenggara Tahun Aktif
Persekolahan
o PASTIKAN Tahun Aktif
2014
o Selenggara Tahap
Persekolahan
o Pastikan semua Tahap
adalah betul
o Selenggara Aliran
Persekolahan
o Admin perlu
menambah aliran yang
terdapat di Sekolah.
o Selenggara Tahun/Tingkatan
Persekolahan
o Sila semak Tahap
Akademik
o Sila pastikan sesi pagi /
petang adalah betul
o Selenggara Darjah/Tingkatan
o Modul ini PASTIKAN anda
terlebih dahulu siapkan
pengemaskinian sehingga
Modul 5 terutama sub-
modul Selenggara
Maklumat Staf
o Pastikan semua kelas
didaftarkan kepada Bilik
Darjah dan Guru Kelas



Admin SPS
Sila rujuk di
mukasurat:

m/s 5













2

2











15/2/2014
Modul 2 :
Pengurusan Kemudahan Sekolah
o Selenggara Kemudahan Sekolah
o Daftarkan semua Bilik Khas
dan Bilik Darjah sahaja buat
masa ini.
o Kemaskini Kemudahan
Sekolah
o Lain-lain kemudahan
seperti peralatan sila
kemaskinikan selepas
Semua Modul 1-6 lengkap
dan sedia untuk digunakan.
o
o Pinjaman Kemudahan Sekolah
o Tambah Rekod Pinjaman
Baru
o Papar Senarai Tempahan
dan mengurus tempahan




Admin SPS




Guru Aset





Admin SPS

Pengurus
Bilik &
Alatan



m/s 9
3







15/2/2014
Modul 3:
Selenggara Takwim Sekolah
Selenggara Takwim Sekolah
( Cuti yang telah lepas setelah
didaftarkan tidak boleh padam)
o Selenggara cuti perlu
masukkan semua cuti
umum, peristiwa dan lain-
lain
o Sila isikan aktiviti bermula
Januari 2014
o Papar Takwim Sekolah
o Selenggara Acara
o Senarai Acara













Admin SPS


Setiausaha
Unit

Setiausaha
Unit





m/s 13
3

4











15/2/2014
Modul 4:
Pengurusan Pentadbir Sistem
Selenggara Kumpulan Pengguna
a. Perlu wujudkan kumpulan
pengguna Admin,
TadbirGuru,
TadbirGuruKelas dan lain-
lain kumpulan yang perlu
b. Setiap kumpulan perlu
ditandakan kebenaran
untuk menggunakan modul
c. Jika pengguna tidak
dimasukkan dalam
kumpulan pengguna maka
pengguna tersebut tidak
boleh akses mana-mana
modul
Selenggara Pengguna Sistem
a. Perlu wujudkan ID
pengguna bagi Admin1,
Admin2, Semua Guru Dan
Staf
b. Id pengguna : No KP penuh
Kata Laluan : No KP penuh
c. 2 kaedah medaftarkan
Pengguna baru














Admin SPS











Admin SPS









m/s 16
5 15 /2/2014
Modul 5:
Pengurusan Staf
o Selenggara Maklumat Staf
o Semua Staf perlu
mengemaskini maklumat staf
15 medan sahaja.
o Sekiranya nama staf tidak
dipaparkan dalam senarai
untuk diselenggara.. sila
hubungi helpdesk atau




m/s 25
4

6 15 /2/2014
Modul 6 :
Pengurusan Murid
o Selenggara Maklumat Murid
o Guru Kelas perlu daftar semua
pelajar
o Hanya isi 14 Medan sahaja
o Admin perlu adakan LADAP
kepada Guru Kelas
o Penempatan Murid Secara
Manual
o Guru Kelas perlu
menempatkan murid dalam
kelas yang sepatutnya
o Selenggara Tarikh Efektif
o Perlu pastikan semua murid
mempunyai Tarikh Efektif
yang betul
o Sekiranya salah atau tiada
maka ianya perlu diselenggara
o Perpindahan Murid
o Mengurus Perpindahan murid
keluar / masuk
o Mengimport data murid
pindah masuk dan perlu di
tempatkan ke dalam kelas
yang betul serta Tarikh Efektif
yang sah.














Guru Kelas



m/s 27
7 7 10
/2/2014
LADAP modul Pengurusan Murid Kepada
Guru Kelas.
Admin &
Semua
Guru Kelas
PENTING











5

Modul 1 : Pengurusan Maklumat Sekolah
1.1 Papar Maklumat Sekolah
o Sila semak maklumat pada 4 Tab Pertama
o Sekiranya maklumat salah, sila buat Ralat dan emailkan ke helpdesk
o Maklumat Tab lain, sila kemaskinikan selepas data asas lengkap.











1.2 Selenggara Tahun Aktif Persekolahan
o PASTIKAN Tahun Aktif 2014



6



1.3 Selenggara Tahap Persekolahan
o Pastikan semua Tahap adalah betul



1.4 Selenggara Aliran Persekolahan
o Admin perlu menambah aliran yang terdapat di Sekolah.








Sila klik butang Tambah sekiranya ingin menambah aliran baru.
Sekolah Menengah : Sila daftarkan Aliran Utama dan selalin
daripada itu, letakan di aliran Umum.
Sekolah Rendah : Sila daftarkan Aliran Umum.
Berhati-hati untuk menambah Aliran kerana SALAH TIDAK
BOLEH DIPADAM.
7

1.5 Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan
o Sila semak Tahap Akademik
o Sila pastikan sesi pagi / petang adalah betul














Sila klik pada nama Tahap Akademik untuk semak sesi pagi
/ petang
Sekiranya Tahap Akademik mempunyai 2 sesi, sila pilih
sesi yang lebih ramai dan hantar ralat ke Helpdesk
8


1.6 Selenggara Darjah/Tingkatan
o Modul ini PASTIKAN anda terlebih dahulu siapkan pengemaskinian sehingga Modul
5 terutama modul Selenggara Maklumat Staf
o Pastikan semua kelas didaftarkan kepada Bilik Darjah dan Guru Kelas



















Klik Tambah
Isikan Maklumat Daftar Kelas.
Taip Nama Bilik
Kod Bilik
Contoh : BB07
Kelas ini untuk Tingkatan
1 (petang)
dan Tingkatan 4 (pagi)
Pilih Kelas
Pilih Aliran
Sila isi
Sila Pilih
Aliran
9

Modul 2 : Pengurusan Kemudahan Sekolah
2.1 Selenggara Kemudahan Sekolah
o Daftarkan semua Bilik Khas dan Bilik Darjah sahaja terlebih dahulu
o Lain-lain kemudahan seperti peralatan dan bangunan sila kemaskinikan
selepas Semua Modul 1-6 lengkap dan sedia untuk digunakan.
2.1.1 Mendaftar Kemudahan Di Sekolah :
Sila klik Kemudahan Baru dan lengkapkan butiran seperti di bawah.
Setelah lengkap diisi, sila klik butang Kemaskini










Nama Bilik
Tandakan :

Aktif :
Bilik sedia digunakan

Untuk Tempahan :
Jika Perlu ditempah terlebih
dahulu
Kod Bilik
Tandakan Ya sekiranya
kelulusan diperlukan
untuk menggunakannya.
Cth : Makmal komputer
10


2.1.2 Mengemaskini Kemudahan Di Sekolah :




2.1.3 Langkah-langkah untuk memadam kemudahan baru:






Klik Di Sini
Sila klik menu Selenggara Kemudahan
Tekan butang Ubahsuai Kemudahan
Kemaskini maklumat kemudahan
Tekan butang Kemaskini untuk simpan.
Klik pada menu Selenggara Kemudahan Sekolah > Selenggara Kemudahan.

Klik pada check box kemudahan yang ingin dipadam.
Klik pada butang Padam
11

2.2 Pinjaman Kemudahan Sekolah
Tambah Rekod Pinjaman Baru untuk membuat tempahan
2.2.1 Langkah-langkah untuk Tambah Rekod Pinjaman Baru:

1. Klik pada menu Pinjaman Kemudahan sekolah >Pinjaman Baru.
2. Lengkapkan maklumat yang diperlukan.




3. Klik pada butang Simpan


















Sila pilih kemudahan yang ingin ditempah
Butiran orang yang membuat tempahan
Sekiranya ada sumbangan yang telahpun
mendapat kelulusan PPD
12



2.2.2 Papar Senarai Tempahan
Sekiranya , status masih menunggu bermaksud belum mendapat
kelulusan daripada pegawai berkenaan.
Langkah-langkah untuk Papar Senarai Tempahan Baru:

1. Klik pada menu Pinjaman Kemudahan Sekolah >Senarai Tempahan.
2. Senarai Tempahan akan dipaparkan.
















13

Modul 3: Selenggara Takwim Sekolah

3.1 Selenggara Takwim Sekolah
( Aktiviti yang terdahulu, setelah didaftarkan tidak boleh padam)

3.1.1 Selenggara Cuti

Selenggara Cuti membolehkan pengguna menambah rekod cuti yang berkaitan dengan cuti
persekolahan mengikut jenis cuti yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah menambah cuti:

1. Klik pada Selenggara Takwim Sekolah.
2. Klik pada menu Selenggara Cuti .
3. Masukkan data-data yang diperlukan
4. Klik butang Simpan
5. Rekod selenggara cuti akan dipaparkan.



Sila pilih jenis cuti
Nama Cuti : Hari
Kebangsaan
Sila Tick Murid ,
Guru, Staf yang
terlibat
14

3.1.2 Selenggara Acara

Selenggara Acara Takwim membolehkan pengguna untuk menambah rekod acara yang dirancang di
sekolah mengikut tajuk acara yang telah ditetapkan oleh sekolah tersebut seperti Hari Kantin, Sukan
Sekolah dan sebagainya.

Langkah-langkah tambah acara takwim:
1. Klik pada menu Selenggara Takwim Sekolah .
2. Klik pada menu Selenggara Acara.
3. Masukkan data-data yang diperlukan




4. Klik butang Simpan

Nama Acara cth : Hari
Kantin
Sila pilih Nama Penyelia
Lokasi acara
Pilih Kategori
Acara Tandakan jika hari persekolahan
Tandakan murid
terlibat
Tandakan jika guru / staf
terlibat
Keterangan berkaitan
acara
Pilih nama sumber /
lokasi diadakan
Klik simpan
15


3.1.3 Senarai Acara

Senarai Acara membolehkan pengguna melihat semua acara yang telah dimasukkan ke
dalam sistem. Dengan itu, pengguna boleh mengemaskini atau memadam rekod sekiranya
perlu.


















1. Klik pada Selenggara Takwim Sekolah.
2. Klik pada menu Senarai Acara.
3. Senarai acara akan dipaparkan.
4. Sekiranya ingin memadam acara , sila tandakan acara kemudian tekan butang padam.
16

Modul 4: Pengurusan Pentadbir Sistem
4.1 Selenggara Kumpulan Pengguna
Selenggara kumpulan pengguna membolehkan pengguna mencipta kumpulan-kumpulan
pengguna dan menentukan kebenaran untuk setiap kumpulan pengguna tersebut.
d. Perlu wujudkan kumpulan pengguna Admin, TadbirGuru, TadbirGuruKelas
dan lain-lain kumpulan yang perlu
e. Setiap kumpulan perlu ditandakan kebenaran untuk menggunakan modul
f. Jika pengguna tidak dimasukkan dalam kumpulan pengguna maka pengguna
tersebut tidak boleh akses mana-mana modul




1. Admin
Tujuan : Mengurus Sistem SPS sepenuhnya. Khas untuk admin1 dan admin2 sahaja.
Kebenaran : Tandakan semua kebenaran.

Klik menu Senarai Kumpulan >Tambah Kumpulan Baru





Nama Kumpulan
Tandakan aktif
Sekiranya telah diwujudkan
id Admin1, Admin2 sila pilih
ID tersebut
Tandakan Semua Kebenaran dan seterusnya klik butang
simpan .
Admin perlu wujudkan 3 kumpulan iaitu:
i. Admin 2. TadbirGuru 3. TadbirGuruKelas

17

2. TadbirGuru
Tujuan : Selenggara Maklumat Staf. Setelah tamat proses guru mengemaskini
maklumat staf sila tidak aktif kumpulan ini bagi mengelakkan guru akses data guru
lain.
Klik menu Senarai Kumpulan >Tambah Kumpulan Baru



Kebenaran : Tandakan seperti di bawah. Dan tekan butang Simpan.



Nama Kumpulan
Tandakan aktif
Sekiranya telah diwujudkan id Guru, sila pilih ID
tersebut
18

3. TadbirGuruKelas
Tujuan : Selenggara Maklumat Murid. Khas untuk Guru Kelas.

Klik menu Senarai Kumpulan >Tambah Kumpulan Baru

Kebenaran : Tandakan seperti di bawah. Dan tekan butang Simpan.







Perhatian :
Kumpulan Pengguna ini perlu diberikan perhatian kepada perkara berikut bagi
mengelakkan masalah untuk akses kepada pengguna
Aktif : Sekiranya fungsi kumpulan ini perlu digunakan
Kebenaran : Perlu tandakan kebenaran yang tepat untuk penggunaan modul
dalam SPS
Pengguna : Perlu pilih dan masukkan pengguna ke dalam kumpulan ini bagi
membolehkkan pengguna tersebut menggunakan fungsi kumpulan
pengguna tersebut.

Nama Kumpulan
Tandakan aktif
Sekiranya telah diwujudkan id Guru, sila pilih ID
tersebut
19

4.2 Selenggara Pengguna Sistem
1. Perlu wujudkan ID pengguna bagi Admin1, Admin2, Semua Guru Dan Staf
2. Nama pengguna : No KP penuh Kata Laluan : No KP penuh
3. Masukkan pengguna tersebut dalam kumpulan pengguna yang sepatutnya.
4. Di bawah ditunjukkan 2 kaedah untuk mendaftarkan pengguna baru.

1. Mendaftar pengguna melalui menu Pengurusan Pentadbir Sistem >Selenggara
Pengguna Sistem












Klik - Selenggara Pengguna Sistem








20

Klik - Tambah Pengguna Baru






Isikan Maklumat Peribadi untuk Guru
Maklumat pengesahan:
-Masukkan No Kad pengenalan pada ruang Nama Pengguna, Kata Laluan dan Sahkan
Kata Laluan.















Klik Simpan
Taip Nama* HURUF BESAR
Nama Paparan Jawatan
(Guru Besar, GPK, Guru)
Taip no kad Pengenalan
Maklumat ini boleh di isi
kemudian
Klik Aktif
Pilih Kumpulan Pengguna
mengikut kesesuaian tugas.
Klik butang >> untuk
masukkan kumpulan.
21


2. Mendaftar pengguna melalui menu Pengurusan Pentadbir Sistem >Selenggara
Pengguna Sistem






















Klik Simpan setelah selesai.






Klik -
Tambah Pengguna
(khas untuk daftarkan
pengguna baru sahaja)

Taip Nama* HURUF BESAR
Taip no kad Pengenalan

22

Seterusnya, sila kemaskini Maklumat Peribadi sahaja yang bertanda * (15 medan),
untuk melengkapkan maklumat guru.
































Klik Simpan & Keluar setelah selesai.

23

Setelah selesai kemaskini profil di atas, klik Selenggara Rekod Staf untuk melihat
dan mempastikan nama guru telah didaftarkan.
*Sekiranya profil guru belum dikemaskini, nama guru tidak akan dipaparkan.










Setelah siap, Admin perlu semak pengguna itu wujud atau tidak.
Klik - Selenggara Pengguna Sistem












24

Pastikan nama Pengguna untuk Guru dan Staf telah terdapat di dalam senarai
pengguna.


























25

Modul 5: Pengurusan Staf
5.1 Selenggara Maklumat Staf
Pengurusan staf ialah modul yang menyelenggara segala maklumat staf dan guru.
Diantara maklumat yang akan diselenggara seperti maklumat asas, kursus-kursus dan
tugasan.

Admin perlu meminta semua staf mengemaskinikan maklumat asas yang diperlukan.

1. Guru perlu akses menggunakan ID dan kata laluan masing-masing

2. Semak senarai nama dipaparan Selenggara Maklumat Staf>Selenggara Rekod Staf
i. Klik Butang Tambah sekiranya nama anda tiada dalam paparan


ii. Klik Butang Sila Pilihdan pilih nama anda dalam paparan tersebut


Klik Tambah
Klik Sila Pilih
26

iii. Kemaskini maklumat yang diperlukan 15 Medan sahaja.
Klik Simpan & Keluar setelah selesai.






















Perhatian:
1. Guru yang berpindah keluar hanya perlu Tidak Aktif dan guru baru perlu didaftarkan ID
Pengguna dan kemaskini 15 medan yang diperlukan. (Sehingga menu Muat Naik Maklumat
Staf diaktifkan)
2. Sekiranya masih gagal untuk selenggara maklumat staf kerana nama tiada dalam paparan,
maka admin perlu mewujudkan ID Pengguna baru dengan menggunakan ID Pengguna :
Nama.KodSekolah & Kata laluan : KodSekolah
27

Modul 6: Pengurusan Murid
Admin perlu mengadakan kursus dalaman kepada guru kelas sebelum atau pada 10
Februari 2014 bagi melengkapkan keperluan data asas oleh pihak EPRD.
* (Tindakan Guru Kelas)
1. Mendaftarkan pelajar dengan mengisi 14 medan maklumat asas yang diperlukan.
2. Menempatkan pelajar ke kelas yang sepatutnya melalui menu Penempatan Murid
Secara Manual
3. Selenggara Tarikh Efektif
4. Mengurus Perpindahan murid

6.1 Selenggara Maklumat Murid
Langkah Kerja:
Klik Selenggara Maklumat Murid






28

Klik Tambah Murid






Lengkapkan Maklumat Murid (14 Medan sahaja) seperti di bawah.












29

Semua murid yang telah didaftarkan akan dipaparkan di Senarai Murid.
Murid akan mempunyai ID sendiri.









6.4 Penempatan Murid Secara Manual
Penempatan secara manual ini dilakukan dengan menempatkan murid yang dikehendaki ke
kelas yang sesuai untuk murid tersebut.

Langkah Kerja:
Klik Penempatan Murid Secara Manual
Tandakan Tick pada kotak nama pelajar yang ingin dipindahkan ke kelas lain.
Tekan butang Pindah Murid




Klik Butang Pindah Murid
30

Pilih Kelas untuk menempatkan murid tersebut dan
Pilih Tarikh Efektif bagi penempatan tersebut.



6.5 Selenggara Tarikh Efektif
Langkah Kerja:
Klik Penempatan Murid Secara manual>Tambah Tarikh Efektif
Pilih Nama pelajar kemudian Klik butang Tambah Tarikh Efektif







Pilih Nama Kelas
Pilih Tarikh Efektif
Pilih Pelajar
31

6.8 Rekod Perpindahan Murid
Pindah Murid adalah paparan untuk permohonan perpindahan murid. Ia membolehkan
pengguna membuat penambahan rekod untuk murid yang berpindah.

Langkah Kerja:
Klik Perpindahan Murid>Pindah Murid
Masukkan data-data yang diperlukan




Klik butang Eksport Maklumat Murid









32

Langkah-langkah untuk mengimport data murid baru (pindah masuk):

1. Klik pada menu Perpindahan Murid.
2. Klik pada menu Import Fail Perpindahan Murid.
3. Klik butang Browse untuk mengambil data yang ingin diimport
4. Klik butang Import.



Perhatian :
o Data murid ini perlu lengkap di daftarkan oleh guru kelas sebelum atau
pada 15 Februari 2014.
o Sekiranya gagal mengubah Tarikh Efektif, anda perlu pindahkan ke kelas
lain terlebih dahulu dan pindahkan semula ke kelas sepatutnya. Kemaskini
semula Tarikh Efektif