PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
1. Tujuan:
Objective :
Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara penyimpanan dan peminjaman dokumen surat
lamaran atau CV supaya terciptanya system dokumentasi yang rapi, memastikan surat lamaran
atau CV tersimpan dengan baik dan rapi, dan terjaganya data informasi data pelamar.

This procedure is designed to regulate lending procedures for document storage and job
application letter or curriculum vitae in order to create a neat system documentation, ensure
that job application letter or personal profile is stored properly and nealty, and preservation
of data information data of applicants.

2. RuangLingkup:
Scope
2.1
2.2
This procedure is applicable and used in PT. Dean Shoes, in terms of PT. Dean Shoes
:
2.1. Penyimpanan dokumen surat lamaran pekerjaan yang meliputi kegiatan pengumpulan,
pemberian kode dan cek list, input data karyawan ke data base, penomoran dokumen,
sortir,simpan dokumen lamaran.

Document storage application letter that includes the collection, coding and check lists,
employee data input into the data base, document numbering, sorting, save the application
document.

2.2. Peminjaman dokumen surat lamaran yang meliputi pengambilan, penyerahan dan pencatatan
dokumen surat lamaran.

Borrowing documents job application letter that includes the retrieval, delivey and recording
of documents application letter book of receipts.

3. Definisi:
Definition
CV Pengumpulan CV
a. Melamar langsung ke Perusahaan
Pelamar datang langsung ke perusahaan dengan membawa surat lamaran pekerjaan dan CV.
CV


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
Applicants come directly to the company by bringing the job application letter and CV.

b. post
Surat elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer
(misalnya internet)
Electronic Mail / Email are a means to send to send a letter through the computer
network (e.g. Internet).

c. Job Fair
J ob Fair atau bursa kerja adalah suatu cara bagi perusahaan dan para head hunter
menemukan orang yang tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan.

Job Fair or the job market is a way for the company and the head hunter to find the
right people to fill job openings.

d. Kerjasama dengan sekolah dan lembaga
Kerja sama dengan sekolah adalah bentuk hubungan yang dilakukan oleh Perusahaan
dengan pihak sekolah yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan untuk
kepentingan sekolah sekolah dalam menyalurkan lulusannya.

Cooperation with schools is a form of connections made by a company with schools that
aims to meet the needs of the employees and for the interests of the schools delivering
graduates.

Personil Folder
a. CV Daftar Riwayat Hidup
Curriculum Vitae adalah suatu halaman yang berisi tentang data pribadi, background
sekolah, pengalaman kerja dan lain sebagainya yang ditujukan untuk melamar suatu
pekerjaan.
CV is a page that contains personnal data, school background, work experience etc. Are
intended to apply for a job.

b. Biodata karyawan
Biodata karyawan adalah data-data personal dari seorang karyawan yang biasanya meliputi
usia, jenis kelamin, status perkawinan, masa kerja, dll.

Biodata employees are personal data of an employee who usually include age, gender,


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
material status, years of service, etc.

4. TanggungJawab:
4.1

Pengumpul
Pengumpul CV : Departemen HRD bagian rekruitmen yang ditunjuk bertanggung jawab atas
pengumpulan, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;

The collecting CV : HRD department appointed recruitment section is responsible for the
collection, identification, inspection and storage of documents;

4.24

CV calon karyawan yang sedang proses seleksi menjadi tanggung jawab bagian rekruitmen.

CV candidates which are selection process is the responsibility of the recruitmen.

4.3

Surat lamaran karyawan yang sudah diterima menjadi karyawan PT. Dean Shoes menjadi
tanggung jawab bagian personalia.PT. Dean Shoes

Cover letter that has been accepted to be employees of PT. Dean Shoes is the responsibility of
the personnel.

5. Peraturan Manajemen:
5.1 CV MENYIMPAN DAN Cara dan memanajemennya

5.1.1 Prosedur Pengumpulan Surat Lamaran
Collecting Job application letter Procedure
5.1.1.1 Kotak Surat Lamaran Pekerjaan
Mailbox Employment Application
Pengambilan cv dari kotak surat 4 kali sehari, dua kali di pagi hari dan dua
kali di sore hari.4
22
Taking the CV from the mail box 4 times a day, twice in the morning and


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
twice in the afternoon.

5.1.1.2 Langsung dari Pos
From post
Surat lamaran kerja dari pos diterima oleh satpam

Job application letter from the post received by the security guard.

5.1.1.3 Job Fair, Sekolah , Lembaga lainnya
Job fair, School partnership, other
a. Penerimaan surat lamaran kerja oleh staff rekruitmen.

b. Proses interview jika dilakukan di tempat job fair

Interview candidates by recruitment staff at the stand
c. J ika tidak ada interview, surat lamaran kerja dibawa ke kantor dan
disimpan.

CV of applicants that were not being interviewed should be brought
back to the office for farther contact.

5.1.2
Prosedur Penyimpanan Surat Lamaran
Storage Procedures Job Applications Letter

5.1.2.1 PengumpulanSurat Lamaran Pekerjaan
Collection of Job Application Letter
Surat-surat yang berasal dari kotak surat, pos, lembaga pendidikan, email
dikumpulkan oleh bagian rekruitmen.

The letters from mailboxes, postal, educational institutions, the email is
collected by the recruitmen section.

5.1.2.2 Pemberian Kode dan Chek list Surat Lamaran Pekerjaan.

Giving of the code and checklist the content of the job appications letter.


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
Surat lamaran pekerjaan diberi nomor dokumen, kode dokumen dan dicheck isi
dokumen surat lamaran.
Job application letter was given number documents, document code and
checked the contents of the document of job application letter.

5.1.2.3 Kode Dokumen dan Check List :
5.1.2.3.1 Document Code
Surat lamaran diberi kode dokumen untuk memudahkan pencarian
calon karyawan. Pemberian Nomor kode berdasarkan jenis kelamin,
usia, pendidikan, pengalaman atau non pengalaman, pengalaman
sepatu atau non sepatu dan status pernikahan.

Cover letter was coded documents to facilitate retrieval of
documents. Granting code numbers based on gender, age,
education, experience or the non experience, experience shoes or
nonshoes, and marital status.

W / 25 / SMP / P / NS / BK






kode dokumen surat lamaran kerja ditempel disebelah kiri bawah
amplop lamaran.

5.1.2.3.2Check List isi Surat lamaran Pekerjaan
Checklist Job Application Letter

Checklist surat lamaran kerja ditempel di sebelah kiri bawah amplop
lamaran.
Job application letter checklist taped to bottom left of the
application envelope.


Status

Shoes / Non Shoes/
Pengalaman ( Experience / Non Experience)
Pendidikan (Education)
Usia (age)
J enis Kelamin (Gender)


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001












5.1.2.4 Memasukan data calon pelamar ke komputer
Inputs data the applicants to computer

Masukan data calon pelamar ke komputer meliputi: Nama, Alamat, Tempat/tanggal
lahir, usia, pendidikan dll.

Inputs data the applicants to computer, include : Name, address, place / date of
birth, age, education etc.

5.1.2.5 Penomoran Dokumen
Document numbering
Untuk menentukan kode dan tempat menyimpan surat lamaran pekerjaan.

To define document code and a place to store job application letter.

20110914 0001



5.1.2.6 Simpan Save
Simpan surat lamaran pekerjaan sesuai nomor dokumen di lemari besi.

Save the job application letter, according to number documents in the vault / filing
cabinet.



Nomor Urut / Serial
Tanggal / Date
Bulan / Month
Tahun / Year
:
:
:
Posisi Yang Dilamar
:
No Jumlah
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Kode Dokumen
110927-0001
W / 25TH / SMA / P / S / K
Foto copy kursus/pelatihan
Surat Keterangan Dokter
Foto copy NPWP
Foto copy Kartu Tanda Pencari Kerja
Foto copy SKCK
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy pengalaman kerja
Foto Copy KTP
Foto Copy Izajah
Foto copy Transkrip Nilai
Surat Lamaran Kerja
Daftar Riwayat Hidup
Nama Dokumen
Pas Foto
No Dokumen
Nama Pelamar Andini
HRD
Kepada Yt. :
HRD PT. DEAN SHOES
PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
5.1.3
5.1.3.1 Surat lamaran pekerjaan/ CV yang masuk dan lulus seleksi untuk menjadi
karyawan PT. Dean Shoes diserahkan ke bagian personalia.
PT. Dean Shoes

Job application letter / CV to incoming and pass the selection to be employees of
PT. DS submitted to the Personnel Section.

5.1.3.2 Dokumen pendukung untuk diserahkan dari bagian rekruitmen ke bagian
personalia adalah
The supporting documents to be submitted from Recruitment section to
personnel section are:
a. CV
b. Ijasah/Sertificat/Transkrip
c. Sertifikat pendukung (jika ada)/Certificate support (if any)()
d. SKCK / Record Police
e. KTP
f. Form test tertulis/ Written Test Form
g. Form penilaian interview / Interview Form
h. Form pengajuan gaji/Form submission of salary

5.1.3.3 Penyerahan Surat lamaran pekerjaan/ CV dari rekruitmen ke personalia harus
disertai dengan tanda terima penyerahan Surat lamaran pekerjaan/CV.

Delivery of Letter of job applications / CV from the recruitment to the personnel
must be accompanied by delivery receipt letter job application / CV.

5.1.3.4 Surat lamaran pekerjaan/ CV yang tidak lulus disimpan oleh bagian rekruitmen
sebagai dokumentasi

Job application letter / CV that does not pass stored by the recruitment section
as documentation

5.1.4
Prosedur Penyimpanan Dokumen Surat Lamaran Kerja/ CV yang tidak lulus tes.
Procedures Document Storage Cover Letters Job / CV does not Passed The Test.


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
(Reject)
5.1.4.1 Surat lamaran pekerjaan/ CV calon karyawan yang tidak lulus seleksi disimpan
oleh bagian recruitmen.

Job application letter /CV candidates who do not pass the selection stored by
the recruitmen.

5.1.4.2 Penyimpanan dokumen surat lamaran yang tidak lulus seleksi disimpan
berdasarkan tanggal tes interview.

Document storage cover letter that does not pass the selection stored by date
test.

5.1.4.2 Dokumen surat lamaran disimpan paling lama minimal 3 tahun.
3
The document cover letter stored at least 3 years old.

5.3Tata Tertib Peminjaman Surat Lamaran atau CV
Borrowing Code Of Conduct Application Letter or CV
5.3.1. Menanyakan surat lamaran yang akan dipinjam.
To ask letter of application work will borrowed.
5.3.2. Kunjungi Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
Visit filing cabinet
5.3.3. Cari dan ambil surat lamaran pekerjaan yang dipinjam dan ganti dengan bon
pinjaman.
Search and take job application letter that will be borrowed and replace with
lending bon.
5.3.4. Catat surat
lamaran yang dipinjam dibuku peminjaman.

Record the letter application which borrowed the book of borrowing.
5.3.5. Peminjam dilarang melakukan hal hal yang dapat mengakibatkan kerusakan
dokumen surat lamaran pekerjaan secara fisik maupun informasinya, seperti

a)
b)


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of 15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
Borrowers are prohibited from doing things - things that can cause damage to
document a cover letter work physically as well as information, such as:
a. Memberi catatan, tanda/coretan dengan cara apapun pada dokumen surat
lamaran;Giving a note, sign / graffiti in
any way on the document cover letter;
b. Mengubah susunan/penataan sesuai aturan aslinya.
Changing the composition / arrangement according to the original rules.
5.3.6.Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas dokumen surat lamaran yang sedang
dipinjam.

The borrower is solely responsible for the document cover letter that is being
borrowed.
5.3.7.Setelah selesai dipergunakan, dokumen surat lamaran pekerjaan harus dikembalikan
secara utuh/lengkap kepada bagian rekruitmen.

Once completed employed, job application letter documents must be returned in
full / complete to the recruitmen.

6. Dokumen Terkait:
6.1.Surat Lamaran Kerja / J ob Application Letter
6.2.Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae
6.3.Ijasah/Sertificat/Transkrip
6.4.Sertifikat pendukung (jikaada)/Certificate support (if any)()
6.5.Etc.

7. Form - form Terkait:
7.1.Form test tertulis/ Written Test Form
7.2.Form penilaian interview
7.3.Form pengajuan gaji/Form submission of salary
7.4.Form peminjaman/Letter Of borrowing







PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of
15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
8. Flow Chart:
8.1. Diagram alir prosedur penyimpanan surat lamaran

INPUT PROCESS OUTPUT
R
e
c
r
u
i
t
m
e
n
t

R
e
c
r
u
i
t
m
e
n
t

P
e
r
s
o
n
n
e
l

Mulai

PengumpulanSuratLa
maran
Collection of
JobApplication Letter
Pengkodean dan CheckList
The coding and checklist

Input kedatabese
Input data the applicants to
computer
Penomoran Dokumen
Document numbering

Sortir
Sorting
Simpan
Save the job application
Selesai
The end
Seleksi Lamaran
SelectionApplication

Test
Periksa Dokumen
Check Document
Simpan
Save the job application
Selesai
The end
A
A
N
Y


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of
15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
8.2. Diagram alir prosedur peminjaman surat lamaran kerja
Flow chart Borrowing procedure job application letter

INPUT PROCESS OUTPUT
R
e
c
r
u
i
t
m
e
n
t

Mulai

Menanyakan surat lamaran
yang akan dipinjam. Ask
the letter ofapplication to
be borrowed


Kunjungi filing cabinet
Visit filing cabinet


Ambil surat lamaran kerja.


Catat surat lamaran yang
dipinjamdibuku peminjaman.
Record the cover letter that
was borrowed in the
borrowing book.

Serahkan surat lamaran
Submit the job appication to
borrower

Selesai
The end


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of
15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
Attachment 1

Borrowing Archives Form
Tanggal :

1. Document No :
2. Document Code :
3. Letter Of Date :
4. Case Of Letter :
5. Name Of Borrower :
a. Department :
b. Position :

Karawang,..........................2011
Provided By, Borrowed,



( ) ( )


Return Date:

Returned by, Accepted,


( ) ( )










PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of
15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
Attachment 2

Buku Tanda Terima Peminjaman


No.

Nama Peminjam
Name Of Borrower

Departemen
Department

File yang dipinjam
Borrowed File

Ttd Peminjam
Signature

Ttd HRD
HRD PIC Signaute

Tanggal Kembali
Return Date


TTD HRD
HRD PIC Signature

Keterangan
Remarks


























PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of
15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
Attachment 4
SURAT PEMINJAMAN
LETTER OF BORROWING
Pada hari ini ,___________tanggal ,____________Bulan,________________ tahun____________
In Today,______________Date,______________Month,_______________Year_____________

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :_____________________________
Name
NIK :_____________________________
Personnal Number
Departemen :_____________________________
Department

Menyatakan meminjam dokumen berupa :
Stating Borrowing a document the form:
No

Item

Code Document

Amount

Conditon

1 CV 2011-09-2001 1 Good



Keperluan/Need :____________________________________
Jangka Waktu Peminjaman/ :____________________________________
Duration of Borrowing
Dengan ini kami menyatakan bersedia untuk menjaga dan memelihara kondisi dokumen tersebut dan mengembalikan
dalam kondisi dan jumlah sesuai pinjaman.
We hereby declare willing to preserve and maintain the condition of the document and returns the appropriate
conditions and the amount of borrowing.

Diketahui Oleh,
Acknowledged by ,
Kepala Departemen dari peminjam,
Head Of Department borrowers

Peminjam,
Borrowers ,



Vice Manager ( ) ( )


PTDEAN SHOES

Nama File
Versi A/0

Halaman
Page of
15

Department
RECRUITMENT

Nomor File
H2-001
Attachment 5