PT.DEAN SHOES

檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 1 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
1. 目的Tujuan:
Objective :
Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara penyimpanan dan peminjaman dokumen surat
lamaran atau CV supaya terciptanya system dokumentasi yang rapi, memastikan surat lamaran
atau CV tersimpan dengan baik dan rapi, dan terjaganya data informasi data pelamar.確保各求
職者的人事履歷資料,有系統的保存與管理。
This procedure is designed to regulate lending procedures for document storage and job
application letter or curriculum vitae in order to create a neat system documentation, ensure
that job application letter or personal profile is stored properly and nealty, and preservation
of data information data of applicants.

2. 適用範圍RuangLingkup:
Scope
2.1 履歷資料蒐集與歸檔管理
2.2 人事資料夾借閱
This procedure is applicable and used in PT. Dean Shoes, in terms of 此手續在PT. Dean Shoes 有
限公司有效和使用的,以下事情內:
2.1. Penyimpanan dokumen surat lamaran pekerjaan yang meliputi kegiatan pengumpulan,
pemberian kode dan cek list, input data karyawan ke data base, penomoran dokumen,
sortir,simpan dokumen lamaran. 保存求職信文件的工作包含集會文件,編求職信文件碼和
檢查清單,把新職員信息填進數據庫裡,編文件碼,排序文件,還有保存求職信的文件。
Document storage application letter that includes the collection, coding and check lists,
employee data input into the data base, document numbering, sorting, save the application
document.

2.2. Peminjaman dokumen surat lamaran yang meliputi pengambilan, penyerahan dan pencatatan
dokumen surat lamaran. 借出求職信文件的工作包含拿取文件,轉送文件,還有記錄求職
信文件。
Borrowing documents job application letter that includes the retrieval, delivey and recording
of documents application letter book of receipts.

3. 定義Definisi:
Definition
CV 履歷資料蒐集:Pengumpulan CV
a. 直接投入公司門口信箱 Melamar langsung ke Perusahaan
Pelamar datang langsung ke perusahaan dengan membawa surat lamaran pekerjaan dan CV.
候選人直接來到公司帶求職信及CV 履歷資料。


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 2 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
Applicants come directly to the company by bringing the job application letter and CV.

b. 郵寄 post
Surat elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer
(misalnya internet)透過郵局寄送人事資料到公司
Electronic Mail / Email are a means to send to send a letter through the computer
network (e.g. Internet).

c. 就業博覽會 Job Fair
J ob Fair atau bursa kerja adalah suatu cara bagi perusahaan dan para head hunter
menemukan orang yang tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan.透過政府機構舉辦的集
會,讓更多求職者直接接觸到本公司招工訊息。
Job Fair or the job market is a way for the company and the head hunter to find the
right people to fill job openings.

d. 與當地學校或政府單位合作 Kerjasama dengan sekolah dan lembaga
Kerja sama dengan sekolah adalah bentuk hubungan yang dilakukan oleh Perusahaan
dengan pihak sekolah yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan untuk
kepentingan sekolah – sekolah dalam menyalurkan lulusannya.透過與當地學校及政府單
位合作,尋找畢業人工及畢業生,以更準備的找到適當的人才培訓。
Cooperation with schools is a form of connections made by a company with schools that
aims to meet the needs of the employees and for the interests of the schools delivering
graduates.

人事資料夾:Personil Folder
a. CV 履歷資料 Daftar Riwayat Hidup
Curriculum Vitae adalah suatu halaman yang berisi tentang data pribadi, background
sekolah, pengalaman kerja dan lain sebagainya yang ditujukan untuk melamar suatu
pekerjaan.包含求職者的個人資料,學校背景,工作經驗等。
CV is a page that contains personnal data, school background, work experience etc. Are
intended to apply for a job.

b. 人事基本資料 Biodata karyawan
Biodata karyawan adalah data-data personal dari seorang karyawan yang biasanya meliputi
usia, jenis kelamin, status perkawinan, masa kerja, dll.個人資料包含他的年齡,性別,家
庭背景,工作時期等。
Biodata employees are personal data of an employee who usually include age, gender,


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 3 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
material status, years of service, etc.

4. 管理權責TanggungJawab:
4.1 人事部:從蒐集的人履歷表中,篩選過慮求職者的資料,進一部聯絡求職者提供相關
文件,並將各履歷資料分類保管。
履歷表收取:人資部招工課指定人員 Pengumpul
Pengumpul CV : Departemen HRD bagian rekruitmen yang ditunjuk bertanggung jawab atas
pengumpulan, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;從人力資源的招聘
部門指出負責集會簡歷,認出文件,檢查文件,還有保存文件的活動。
The collecting CV : HRD department appointed recruitment section is responsible for the
collection, identification, inspection and storage of documents;

4.2人資部招工課指定人員:每日4次在招工信箱收到履歷資料,並保管鑰匙。
待面試及未錄取之履歷表管理:人資部招工課
CV calon karyawan yang sedang proses seleksi menjadi tanggung jawab bagian rekruitmen.正在
面試過程中求職者的簡歷是招聘部門負責。
CV candidates which are selection process is the responsibility of the recruitmen.

4.3 人資部人事課:已錄取之人事資料檔案管理
已錄取之人事資料表管理:人資部人事課
Surat lamaran karyawan yang sudah diterima menjadi karyawan PT. Dean Shoes menjadi
tanggung jawab bagian personalia.已經聘用PT. Dean Shoes 有限公司職員的求職信是人事
部門負責。
Cover letter that has been accepted to be employees of PT. Dean Shoes is the responsibility of
the personnel.

5. 管理實施細則Peraturan Manajemen:
5.1 履歷資料蒐集與管理CV MENYIMPAN DAN Cara dan memanajemennya

5.1.1 蒐集 Prosedur Pengumpulan Surat Lamaran
Collecting Job application letter Procedure
5.1.1.1 Kotak Surat Lamaran Pekerjaan求職信箱
Mailbox Employment Application
Pengambilan cv dari kotak surat 4 kali sehari, dua kali di pagi hari dan dua
kali di sore hari.招工課指定人員每日4 次有求職信箱收取求職履歷,含上
午2次、下午2次。
Taking the CV from the mail box 4 times a day, twice in the morning and


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 4 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
twice in the afternoon.

5.1.1.2 Langsung dari Pos
From post
Surat lamaran kerja dari pos diterima oleh satpam
求職信經郵差投進後,由本公司的保安接收後,投入求職信箱。
Job application letter from the post received by the security guard.

5.1.1.3 Job Fair, Sekolah , Lembaga lainnya 就業博覽會,當地學校及證付單位
Job fair, School partnership, other
a. Penerimaan surat lamaran kerja oleh staff rekruitmen.
求職者在現場當面試求職信交給招工課人員。
b. Proses interview jika dilakukan di tempat job fair 若時間足夠則直接進
行第一輪面試。
Interview candidates by recruitment staff at the stand
c. J ika tidak ada interview, surat lamaran kerja dibawa ke kantor dan
disimpan.若來不及當場面試者,則將求職者資料帶回公司擇期通知面
試。
CV of applicants that were not being interviewed should be brought
back to the office for farther contact.

5.1.2 求職者履歷分類與歸檔
Prosedur Penyimpanan Surat Lamaran
Storage Procedures Job Applications Letter

5.1.2.1 PengumpulanSurat Lamaran Pekerjaan 收集求職信
Collection of Job Application Letter
Surat-surat yang berasal dari kotak surat, pos, lembaga pendidikan, email
dikumpulkan oleh bagian rekruitmen.在收集所有求職者的履歷資料後,進行
通知面試的篩選。
The letters from mailboxes, postal, educational institutions, the email is
collected by the recruitmen section.

5.1.2.2 Pemberian Kode dan Chek list Surat Lamaran Pekerjaan.編碼和檢查求職
信的清單
Giving of the code and checklist the content of the job appications letter.


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 5 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
Surat lamaran pekerjaan diberi nomor dokumen, kode dokumen dan dicheck isi
dokumen surat lamaran.求職信編文件號碼和檢查求職信文件的內容。
Job application letter was given number documents, document code and
checked the contents of the document of job application letter.

5.1.2.3 Kode Dokumen dan Check List 文件代碼:
5.1.2.3.1 Document Code
Surat lamaran diberi kode dokumen untuk memudahkan pencarian
calon karyawan. Pemberian Nomor kode berdasarkan jenis kelamin,
usia, pendidikan, pengalaman atau non pengalaman, pengalaman
sepatu atau non sepatu dan status pernikahan.寫上代碼在求職信上,
為了讓我們更快找到員工的資料。授予代碼按照性別、年齡、學
歷、有無工作經驗、有無製鞋經驗。
Cover letter was coded documents to facilitate retrieval of
documents. Granting code numbers based on gender, age,
education, experience or the non experience, experience shoes or
nonshoes, and marital status.

W / 25 / SMP / P / NS / BK






kode dokumen surat lamaran kerja ditempel disebelah kiri bawah
amplop lamaran. 求職編號貼上在求職信封的左邊。

5.1.2.3.2Check List isi Surat lamaran Pekerjaan 檢查求職信的清單
Checklist Job Application Letter

Checklist surat lamaran kerja ditempel di sebelah kiri bawah amplop
lamaran.求職信清單在求職信封左下貼上。
Job application letter checklist taped to bottom left of the
application envelope.


Status情況

Shoes / Non Shoes鞋子/非鞋子
Pengalaman ( Experience / Non Experience)工作
Pendidikan (Education)學歷
Usia (age)年齡
J enis Kelamin (Gender)性別


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 6 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001












5.1.2.4 Memasukan data calon pelamar ke komputer 將求職者信息存到電腦裡
Inputs data the applicants to computer

Masukan data calon pelamar ke komputer meliputi: Nama, Alamat, Tempat/tanggal
lahir, usia, pendidikan dll. 存到電腦裡的信息包含求職者的名字,地址,出生地
和時期,年齡,學歷等。
Inputs data the applicants to computer, include : Name, address, place / date of
birth, age, education etc.

5.1.2.5 Penomoran Dokumen 編文件碼
Document numbering
Untuk menentukan kode dan tempat menyimpan surat lamaran pekerjaan. 确定文件
號碼和保存求職信的地方。
To define document code and a place to store job application letter.

20110914 –0001



5.1.2.6 Simpan 保存文件Save
Simpan surat lamaran pekerjaan sesuai nomor dokumen di lemari besi.向未錄取及不
予以錄取的求職信,分別存放在鐵櫃,並且工鎖。
Save the job application letter, according to number documents in the vault / filing
cabinet.



Nomor Urut / Serial 編號
Tanggal / Date日
Bulan / Month月
Tahun / Year 年
:
:
:
Posisi Yang Dilamar
:
No Jumlah
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Kode Dokumen
110927-0001
W / 25TH / SMA / P / S / K
Foto copy kursus/pelatihan
Surat Keterangan Dokter
Foto copy NPWP
Foto copy Kartu Tanda Pencari Kerja
Foto copy SKCK
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy pengalaman kerja
Foto Copy KTP
Foto Copy Izajah
Foto copy Transkrip Nilai
Surat Lamaran Kerja
Daftar Riwayat Hidup
Nama Dokumen
Pas Foto
No Dokumen
Nama Pelamar Andini
HRD
Kepada Yt. :
HRD PT. DEAN SHOES
PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 7 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
5.1.3 已面試錄取者之履歷分類與歸檔
5.1.3.1 Surat lamaran pekerjaan/ CV yang masuk dan lulus seleksi untuk menjadi
karyawan PT. Dean Shoes diserahkan ke bagian personalia.
已錄取及格為PT. Dean Shoes 有限公司的職員的求職信或簡歷轉到人事部
門。
Job application letter / CV to incoming and pass the selection to be employees of
PT. DS submitted to the Personnel Section.

5.1.3.2 Dokumen pendukung untuk diserahkan dari bagian rekruitmen ke bagian
personalia adalah轉到人事部門的人事資料夾包含:
The supporting documents to be submitted from Recruitment section to
personnel section are:
a. CV 履歷表
b. Ijasah/Sertificat/Transkrip 畢業證書
c. Sertifikat pendukung (jika ada)/Certificate support (if any)證明書支持(如有)
d. SKCK / Record Police良明證
e. KTP 身分證
f. Form test tertulis/ Written Test Form 筆試試卷
g. Form penilaian interview / Interview Form 面試評估表
h. Form pengajuan gaji/Form submission of salary 薪資申請單

5.1.3.3 Penyerahan Surat lamaran pekerjaan/ CV dari rekruitmen ke personalia harus
disertai dengan tanda terima penyerahan Surat lamaran pekerjaan/CV.
從招聘課轉到人事課的人事資料夾需附著求職信或簡歷。
Delivery of Letter of job applications / CV from the recruitment to the personnel
must be accompanied by delivery receipt letter job application / CV.

5.1.3.4 Surat lamaran pekerjaan/ CV yang tidak lulus disimpan oleh bagian rekruitmen
sebagai dokumentasi 不及格與不予以錄取的求職信或簡歷是為公司信息由招
聘部門保存。
Job application letter / CV that does not pass stored by the recruitment section
as documentation

5.1.4 已面試未錄取者之履歷分類與歸檔
Prosedur Penyimpanan Dokumen Surat Lamaran Kerja/ CV yang tidak lulus tes.
Procedures Document Storage Cover Letters Job / CV does not Passed The Test.


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 8 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
(Reject)
5.1.4.1 Surat lamaran pekerjaan/ CV calon karyawan yang tidak lulus seleksi disimpan
oleh bagian recruitmen.
不及格求職信或簡歷的未錄取職員由招聘部門保存。
Job application letter /CV candidates who do not pass the selection stored by
the recruitmen.

5.1.4.2 Penyimpanan dokumen surat lamaran yang tidak lulus seleksi disimpan
berdasarkan tanggal tes interview.不及格的求職信或簡歷按面試測驗日期保
存。
Document storage cover letter that does not pass the selection stored by date
test.

5.1.4.2 Dokumen surat lamaran disimpan paling lama minimal 3 tahun.
求職信文件保存的時期至少3年。
The document cover letter stored at least 3 years old.

5.3Tata Tertib Peminjaman Surat Lamaran atau CV 求職信或簡歷的借閱規矩
Borrowing Code Of Conduct Application Letter or CV
5.3.1. Menanyakan surat lamaran yang akan dipinjam.詢問欲借閱的求職信資料。
To ask letter of application work will borrowed.
5.3.2. Kunjungi Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan. 按制定號碼去到文件夾
櫃子。Visit filing cabinet
5.3.3. Cari dan ambil surat lamaran pekerjaan yang dipinjam dan ganti dengan bon
pinjaman. 尋找欲借閱的求職信,並且以借閱單替換。
Search and take job application letter that will be borrowed and replace with
lending bon.
5.3.4. 招工課清點求職信文件清單後,有借閱者必需在借閱登記表上簽名。Catat surat
lamaran yang dipinjam dibuku peminjaman.
把接的求職信信息記在藉出信息筆記本。
Record the letter application which borrowed the book of borrowing.
5.3.5. Peminjam dilarang melakukan hal – hal yang dapat mengakibatkan kerusakan
dokumen surat lamaran pekerjaan secara fisik maupun informasinya, seperti
借閱者禁止對求職信件做任何變更,例如:
a) 在求職信上備註
b) 為依照清單順序排序


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 9 of 15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
Borrowers are prohibited from doing things - things that can cause damage to
document a cover letter work physically as well as information, such as:
a. Memberi catatan, tanda/coretan dengan cara apapun pada dokumen surat
lamaran;在求職信文件上用什麼方法寫字。Giving a note, sign / graffiti in
any way on the document cover letter;
b. Mengubah susunan/penataan sesuai aturan aslinya.不按原來的規劃排序文件
Changing the composition / arrangement according to the original rules.
5.3.6.Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas dokumen surat lamaran yang sedang
dipinjam.資料歸檔時,招工課人員應該確實依照文件清單清點求職信內容,並
在借閱登記表上簽名。
The borrower is solely responsible for the document cover letter that is being
borrowed.
5.3.7.Setelah selesai dipergunakan, dokumen surat lamaran pekerjaan harus dikembalikan
secara utuh/lengkap kepada bagian rekruitmen.使用文件後,必須把全部求職信文
件到招聘部門轉回。
Once completed employed, job application letter documents must be returned in
full / complete to the recruitmen.

6. 相关文件Dokumen Terkait:
6.1.Surat Lamaran Kerja / J ob Application Letter 求職信
6.2.Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae履歷表
6.3.Ijasah/Sertificat/Transkrip 畢業證書
6.4.Sertifikat pendukung (jikaada)/Certificate support (if any)證明書支持(如有)
6.5.Etc.等等

7. 相关表单 Form - form Terkait:
7.1.Form test tertulis/ Written Test Form 筆試考
7.2.Form penilaian interview面試評估表
7.3.Form pengajuan gaji/Form submission of salary 付款申請單
7.4.Form peminjaman/Letter Of borrowing 借支表單







PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 10 of
15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
8. 流程图 Flow Chart:
8.1. Diagram alir prosedur penyimpanan surat lamaran儲存過程求職信的流程圖

INPUT 輸入 PROCESS過程 OUTPUT 輸出
R
e
c
r
u
i
t
m
e
n
t


















R
e
c
r
u
i
t
m
e
n
t












P
e
r
s
o
n
n
e
l















Mulai
開始
PengumpulanSuratLa
maran收集求職信
Collection of
JobApplication Letter
Pengkodean dan CheckList
The coding and checklist
編碼及查表
Input kedatabese輸入到資料庫
Input data the applicants to
computer
Penomoran Dokumen
Document numbering
編號文件
Sortir 分類
Sorting
Simpan儲存
Save the job application
Selesai
The end 完畢
Seleksi Lamaran
SelectionApplication
選擇程序
Test 筆考
Periksa Dokumen檢查資料
Check Document
Simpan儲存
Save the job application
Selesai 完畢
The end
A
A
N
Y


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 11 of
15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
8.2. Diagram alir prosedur peminjaman surat lamaran kerja借閱履歷表流程的流程圖
Flow chart Borrowing procedure job application letter

INPUT 輸入 PROCESS過程 OUTPUT 輸出
R
e
c
r
u
i
t
m
e
n
t







































Mulai
開始
Menanyakan surat lamaran
yang akan dipinjam. Ask
the letter ofapplication to
be borrowed
詢問借閱的履歷表

Kunjungi filing cabinet
Visit filing cabinet
參觀文件櫃

Ambil surat lamaran kerja.
看看求職信

Catat surat lamaran yang
dipinjamdibuku peminjaman.
Record the cover letter that
was borrowed in the
borrowing book.
紀錄借閱履歷表在借書裡
Serahkan surat lamaran
Submit the job appication to
borrower
提交履歷表
Selesai 完畢
The end


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 12 of
15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
Attachment 1

Borrowing Archives Form借閱履歷表單
Tanggal 日期:

1. Document No 文件號碼:
2. Document Code 文件代碼:
3. Letter Of Date 信件日期:
4. Case Of Letter 信件案列:
5. Name Of Borrower 借閱姓名:
a. Department 部門:
b. Position 職位:

Karawang,..........................2011
Provided By提供人, Borrowed借閱人,



( ) ( )


Return Date返回日期:

Returned by返回人, Accepted批准,


( ) ( )










PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 13 of
15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
Attachment 2

Buku Tanda Terima Peminjaman
借閱收取簿

No.

Nama Peminjam
Name Of Borrower
借閱姓名
Departemen
Department
部門
File yang dipinjam
Borrowed File
借閱的文件
Ttd Peminjam
Signature
借閱人簽名
Ttd HRD
HRD PIC Signaute
人資部簽名
Tanggal Kembali
Return Date
返回日期

TTD HRD
HRD PIC Signature
人資部簽名
Keterangan
Remarks
備註

























PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 14 of
15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
Attachment 4
SURAT PEMINJAMAN 借閱信
LETTER OF BORROWING
Pada hari ini 當日,___________tanggal 日,____________Bulan月,________________ tahun年____________
In Today,______________Date,______________Month,_______________Year_____________

Saya yang bertanda tangan dibawah ini 在下面簽署:

Nama 姓名:_____________________________
Name
NIK 工號:_____________________________
Personnal Number
Departemen 部門:_____________________________
Department

Menyatakan meminjam dokumen berupa 說明借閱文件的表單 :
Stating Borrowing a document the form:
No

Item
項目
Code Document
文件編號
Amount
數量
Conditon
狀況
1 CV 2011-09-2001 1 Good



Keperluan/Need 要求:____________________________________
Jangka Waktu Peminjaman/ 借閱期限:____________________________________
Duration of Borrowing
Dengan ini kami menyatakan bersedia untuk menjaga dan memelihara kondisi dokumen tersebut dan mengembalikan
dalam kondisi dan jumlah sesuai pinjaman.
We hereby declare willing to preserve and maintain the condition of the document and returns the appropriate
conditions and the amount of borrowing.

Diketahui Oleh,
Acknowledged by 知道人,
Kepala Departemen dari peminjam,
Head Of Department borrowers 借閱部門的主

Peminjam,
Borrowers 借閱人,



Vice Manager 副經理 ( ) ( )


PT.DEAN SHOES
檔案名稱
Nama File
求职者資料管理辦法 版本Versi A/0
頁次
Halaman
Page 15 of
15
部门
Department
RECRUITMENT
文件編號
Nomor File
H2-001
Attachment 5