Manual de Patrimonio - UFMG

UniversidadeFederaldeMinasGerais
DepartamentodeServiosGerais
DivisodeMaterial
ManualdePatrimnio
BeloHorizonte,2008
UniversidadeFederaldeMinasGerais
DepartamentodeServiosGerais
DivisodeMaterial
ManualdePatrimnio
ManualelaboradopelaDivisodeMaterialdo
DSGparaorientarasUnidadesGestoras
componentesdaUniversidadenaaplicaodos
procedimentosparacontrolepatrimonial.
BeloHorizonte,2008
CONTEDO
Apresentao...........................................................................................................................................................5
Introduo................................................................................................................................................................6
ImportnciadoControlePatrimonial...........................................................................................................7
Aspectosconceituaisedeorganizao........................................................................................................8
Legislao.............................................................................................................................................................8
Controlepatrimonial.......................................................................................................................................9
Materialpermanente.......................................................................................................................................9
Nmeropatrimonial.....................................................................................................................................10
Termoderesponsabilidade.......................................................................................................................11
OperaoPatrimonial.......................................................................................................................................12
Tombamento....................................................................................................................................................12
Modalidadesdetombamento...............................................................................................................13
Afixaodeplaquetas..............................................................................................................................14
Movimentao.................................................................................................................................................16
Transferncias.................................................................................................................................................16
Inventrio..........................................................................................................................................................16
ComissodeInventrio..........................................................................................................................17
Bensnoinventariados...........................................................................................................................18
Desfazimento...................................................................................................................................................18
Legislao.....................................................................................................................................................18
Situaesdebaixa.....................................................................................................................................18
Modalidadesdedesfazimentodebensinservveis.....................................................................20
OSicpat...................................................................................................................................................................22
Objetivos............................................................................................................................................................22
Diretrizesadotadasnodesenvolvimentodosicpat.........................................................................23
Daadequaodasaesadministrativasinternassatuaispolticasdegesto
pblicaedefiscalizao:........................................................................................................................23
Dasegregaodasresponsabilidadesnosistema:......................................................................24
Dadescentralizaodoscontroles:....................................................................................................25
Dacorrespondnciadetodobemaumniconmeropatrimonial:....................................25
Dacorrespondnciadetodobemaumnicolocaldeguarda:..............................................25
Dacorrespondnciadaguardadeumbemaumnicoresponsvel:.................................25
Dacompetnciaexclusivadecontroleeguardadebenspermanentesaservidor
doquadropermanentedaUFMG........................................................................................................26
Estruturaeatribuiesdosistemadecontrolepatrimonialresponsveispor
guardaecontrole...........................................................................................................................................26
Responsvelpelaguarda,conservaoeutilizaodebenspatrimoniais.......................27
Responsvelpelocontrolepatrimonialnosetor.........................................................................27
Responsvelpelocontrolepatrimonialnorgo........................................................................28
Responsvelpelocontrolepatrimonialnaunidade....................................................................30
Recursosdosistema.....................................................................................................................................31
Catlogodematerialpermanente......................................................................................................31
Catlogodefornecedores.......................................................................................................................32
EmissodeRelatrios.............................................................................................................................32
Impresso.....................................................................................................................................................32
Operaodosistema.........................................................................................................................................35
Informaesgerais........................................................................................................................................35
Cadastrodeoperadores..........................................................................................................................35
Cadastramentodelocalizaoeresponsabilidades....................................................................36
Rotinasdeaberturaefechamentodeexerccio............................................................................37
Tombamentos..................................................................................................................................................38
Regrageral...................................................................................................................................................38
Tiposdetombamento..............................................................................................................................38
CadastramentodeItens..........................................................................................................................49
Distribuio..................................................................................................................................................50
Transferncia...................................................................................................................................................51
Aceite,recusaoucancelamentodetransfernciadebem........................................................53
Movimentao.................................................................................................................................................55
Desfazimento...................................................................................................................................................57
Lanamentosnosistema........................................................................................................................57
Baixa................................................................................................................................................................58
CancelamentodeBaixa...........................................................................................................................60
Inventrio..........................................................................................................................................................61
Outrasoperaes...........................................................................................................................................62
Cadastrodaestruturadelocalizao................................................................................................62
CadastrodosResponsveis...................................................................................................................66
Plaquetas.......................................................................................................................................................68
TermodeResponsabilidade..................................................................................................................69
Alteraescadastraisembens.............................................................................................................71
UFMG/DSG DivisodeMaterial ManualdePatrimnio

Av.AntonioCarlos,6627Pampulha30270901BeloHorizonte/MG
www.ufmg.br/dsg 3134094674 dimat@dsg.ufmg.br
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APRESENTAO
A partir da vigncia da Constituio de 1988, a Administrao Pblica
passou a conviver com normas e leis mais rgidas de controle contbil,
financeiro, oramentrio e patrimonial, exigindo a adaptao e
desenvolvimento, por parte dos rgos e instituies pblicos.
O Governo Federal adotou polticas mais intensivas e rigorosas de
controle, entre as quais se destacam a implantao do Sistema
Integrado de Administrao Financeira SIAFI - e a aumento da
fiscalizao exercida pelos rgos externos, como o Tribunal de Contas
da Unio (TCU) e a Controladoria Geral da Unio (CGU).
Esses rgos tm estado cada vez melhor aparelhados, tanto do ponto
de vista administrativo quanto tecnolgico, e tm atuado de forma
mais rigorosa na fiscalizao do uso e conservao do patrimnio
pblico. O que acarreta uma mudana nos sistemas internos de
controle, tornando necessrias atualizaes que reflitam a nova leitura
dos princpios que regem o patrimnio pblico.
O sistema de controle patrimonial bem como os procedimentos e as
rotinas operacionais devem incorporar os interesses da administrao
quanto a um controle eficaz, permitindo um melhor gerenciamento e
planejamento do patrimnio pblico.
As aes na UFMG objetivam o desenvolvimento de instrumental
conceitual (Manual de Procedimentos, cartilhas) e prtico (Sicpat,
treinamento dos servidores) buscando atender a esses interesses.
Neste manual pretende-se apresentar conceitos e princpios que
devem ser adotados para uma gesto patrimonial adequada. O
conhecimento destes conceitos e princpios permitir compreender a
importncia do controle patrimonial.
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INTRODUO
Dentre as vrias atribuies administrativas das Unidades Gestoras
que compem a Universidade Federal de Minas Gerais, est a de
efetuar a aquisio, manuteno, controle e desfazimento do seu ativo
permanente.
O Departamento de Servios Gerais DSG, subordinado Pr-Reitoria
de Administrao, o rgo administrativo da Universidade
responsvel por normatizar, planejar e executar as atividades da rea
de logstica (aquisio, controle, guarda e distribuio de materiais) e
de infra-estrutura operacional para a Administrao Superior da UFMG,
bem como normatizar, orientar, acompanhar e fiscalizar a execuo
destas atividades nas diversas unidades gestoras componentes da
Universidade.
A funo controle patrimonial, engloba as atividades de recepo,
registro, controle, utilizao, guarda, conservao, e desfazimento dos
bens permanentes da Instituio, no que diz respeito aos bens mveis.
Desenvolvido pela Diviso de Material do DSG este manual segue uma
linha de trabalhos que vem sendo realizados desde 2004 com o
objetivo de organizar e regularizar o controle fsico dos bens mveis da
Instituio.
Essa iniciativa atende necessidade de proporcionar aos gestores e
executores do patrimnio uma melhor compreenso da natureza e da
finalidade desta atividade.
A funo deste manual orientar as aes dos servidores da
Universidade Federal de Minas Gerais, responsveis por gerenciar o
controle patrimonial em suas unidades acadmicas e rgos
administrativos, de forma a tornar essa atividade mais dinmica, eficaz
e adequada s atuais polticas de gesto pblica e de fiscalizao
externa.
Neste manual so apresentadas as orientaes de operao do Sicpat
Sistema Interno de Controle Patrimonial, bem como os conceitos
bsicos e a legislao pertinente ao assunto. As orientaes
apresentadas dizem respeito a todas as aes referentes atividade
administrativa denominada controle patrimonial, ou seja, as rotinas
de tombamento, transferncia, movimentao, baixa e inventrio, e
detalham os procedimentos que devem ser seguidos para o seu
correto exerccio.
Uma vez que a atividade de controle patrimonial est em constante
renovao na busca de melhorias tanto do ponto de vista da execuo
quanto da reavaliao das necessidades e exigncias inerentes
esfera patrimonial. O presente documento, assim como o Sicpat, so
produtos inacabados e em permanente processo de aperfeioamento.
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IMPORTNCIADOCONTROLEPATRIMONIAL
A importncia do controle patrimonial nas instituies, tanto pblicas
quanto privadas, dizem respeito principalmente grande imobilizao
financeira decorrente da aquisio do parque instalado e da massa de
custos adicionais decorrentes desses bens.
Em 2006 a UFMG contabilizou cerca de R$ 93,5 milhes nas contas de
bens permanentes, esse acervo, agregado de cerca de R$ 5 milhes de
bens em comodato, so responsveis por um grande volume gasto
com verbas de outras rubricas como material de consumo e/ou
servios.
O controle dos bens permanentes da UFMG feito de forma
descentralizada em cada Unidade Gestora, de modo a facilitar as
operaes e ampliar permitir maior autonomia por parte dessas
unidades.
O DSG tem como responsabilidade dar suporte tcnico e orientao
quanto execuo do controle patrimonial, e desde 2004 vem
realizando vrias aes nesse sentido.
A primeira delas foi a realizao do inventrio geral da UFMG, que
culminou com a identificao de diversas situaes que precisavam ser
tratadas de modo a representar de forma realista o acervo patrimonial
da Universidade.
A partir disso, vrias outras aes foram tomadas, a principal delas foi
o desenvolvimento, juntamente como Centro de Computao, do
Sistema Interno de Controle Patrimonial - Sicpat, em substituio ao
sistema ATM, integrando a atividade de controle do patrimnio mvel
da UFMG e fornecendo os meios necessrios atuao gerencial da
Instituio e dos rgos de controle e fiscalizao internos externos
O aplicativo, portanto, uma ferramenta, uma parte integrante do
controle patrimonial, e, de maneira alguma, esgota as funes
inerentes a esta atividade. Funes como a identificao dos bens
atravs da afixao de plaquetas e o inventrio anual so
fundamentais para que o controle seja completo e eficaz.
A estrutura bsica deste manual segue a estrutura de atividades
relativas ao controle patrimonial, quais sejam: tombamento,
transferncia, movimentao, baixa e inventrio. Em cada tpico so
abordados aspectos conceituais, legislao e procedimentos a serem
adotados em sua execuo.

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ASPECTOSCONCEITUAISEDEORGANIZAO
LEGISLAO
As operaes inerentes ao controle patrimonial esto amparadas na
seguinte legislao.
Instruo Normativa nmero 205/88 da Sedap que o principal
instrumento que rege o controle de material, tanto de consumo,
quanto permanente, na Administrao Pblica Federal. Nela esto
descritas as principais atividades a serem desenvolvidas pelos rgos
componentes da Administrao Pblica Federal, abordando os temas:
a. Aquisio
b. Racionalizao
c. Recebimento e aceitao
d. Armazenagem
e. Requisio e distribuio
f. Carga e descarga
g. Saneamento de material
h. Controles
i. Renovao de estoque
j. Movimentao e controle
k. Inventrios fsicos
l. Conservao e recuperao
m. Responsabilidade e indenizao
n. Cesso e alienao.
Decreto 99658/90 que regula o reaproveitamento, a movimentao,
a alienao e outras formas de desfazimento de material no mbito da
Administrao Pblica Federal.
9
CONTROLEPATRIMONIAL
O controle patrimonial se d atravs do registro adequado de todos os
bens mveis, adquiridos por recursos oramentrios e no
oramentrios, que esto disposio da Universidade Federal para a
realizao de suas atividades.
Para a eficcia do controle patrimonial fundamental a atualizao
constante dos registros de entrada, atualizao, movimentao e sada
de bens do acervo patrimonial.
A operao de entrada realizada atravs do Tombamento, as
alocaes internas so realizadas atravs da Transferncia e da
Movimentao, e a operao de sada realizada atravs da Baixa de
bens.
Visando preservar a qualidade das informaes, todo bem permanente
dever ser identificado individualmente, estar vinculado a um local
especfico e sob a responsabilidade de um servidor.
A verificao dessas informaes, bem como da qualidade do servio
realizado pelos Setores de Patrimnio, realizada atravs dos
Inventrios.
Deve ser controlado todo acervo da Instituio, seja de bens mveis
ou imveis, assim como todo bem no pertencente ao acervo, mas
colocado sua disposio para consecuo dos objetivos institucionais
(bens em comodato).
MATERIALPERMANENTE
De acordo com o dicionrio, patrimnio o conjunto de bens, direitos
e obrigaes economicamente apreciveis, pertencentes a uma pessoa
ou empresa (Dicionrio Houaiss da Lngua portuguesa, p. 2151).
Para efeito deste manual, a referncia a patrimnio deve ser entendida
como sendo o conjunto de bens mveis, tambm denominados,
materiais permanentes.
A Instruo Normativa 205/88 da Sedap define material como:
...designaogenricadeequipamentos,componentes,
sobressalentes,acessrios,veculosemgeral,matriasprimase
outrositensempregadosoupassveisdeempregonasatividadesdas
organizaespblicasfederais,independentedequalquerfator,
bemcomoaqueleoriundodedemoliooudesmontagem,aparas,
acondicionamentos,embalagenseresduoseconomicamente
aproveitveis(item1).
A Lei n. 4.320, art. 15, 2, de 17 de maro de 1964 define como
material permanente aquele com durao superior a dois anos.
10
O Art. 3 da Portaria n 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro

Nacional do Ministrio da Fazenda, define a adoo de cinco condies
excludentes para a identificao do material permanente, sendo
classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em
um ou mais itens dos que se seguem:
I - Durabilidade - quando o material em uso normal perde ou tem
reduzidas as suas condies de funcionamento, no prazo mximo de
dois anos;
II - Fragilidade material cuja estrutura esteja sujeita a modificao,
por ser quebradio ou deformvel, caracterizando-se pela
irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade material sujeito a modificaes (qumicas ou
fsicas) ou que se deteriora ou perde sua caracterstica normal de uso;
IV - Incorporabilidade - quando destinado incorporao a outro
bem, no podendo ser retirado sem prejuzo das caractersticas do
principal;
V - Transformabilidade - quando adquirido para fim de
transformao.
Verificadas as condies acima citadas, devem ser analisados, por fim,
mais dois parmetros que complementam a definio final da
classificao:
a. A relao custo de aquisio/custo de controle do material, como
previsto no item 3.1 da IN N 142 DASP (Departamento
Administrativo do Servio Pblico), que determina, nos casos dos
materiais com custo de controle maior que o risco da perda do
mesmo, que o controle desses bens seja feito atravs do
relacionamento do material (relao-carga) e verificao peridica
das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo
que, em funo de sua finalidade, exige uma quantidade maior de
itens, redunda em custo alto de controle, devendo ser, portanto,
classificado como de consumo;
b. Se o bem est sendo adquirido especificamente para compor o
acervo patrimonial da Instituio. Nestas circunstncias, este
material deve ser classificado sempre como um bem permanente.
Alm disso, importante frisar que a classificao do bem, para efeito
de sua incluso no sistema de controle patrimonial, deve ser coerente
com a adotada no respectivo processo de aquisio.
NMEROPATRIMONIAL
Todo bem componente do acervo patrimonial deve ser identificado
individualmente no momento do seu tombamento.
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Essa identificao consiste na atribuio de um nmero patrimonial

exclusivo e deve permitir aos agentes do controle patrimonial coletar
informaes relativas localizao, estado de conservao, situao
desse bem face ao acervo, bem como o responsvel por sua guarda e
conservao.
TERMODERESPONSABILIDADE
A IN 205/88, em seu item 7.11 nos apresenta que:
Nenhumequipamentooumaterialpermanentepoderser
distribudounidaderequisitantesemarespectivacarga,quese
efetivacomocompetenteTermodeResponsabilidade,assinadopelo
consignatrio....
Os Termos de Responsabilidade devem ser emitidos pelo Setor de
Patrimnio, em duas vias, e assinados pelo Responsvel pela Guarda e
Conservao do bem. Uma via ser arquivada na Seo de Patrimnio
da Unidade e a outra ser entregue ao signatrio.
Os Termos de Responsabilidade sero emitidos sempre que ocorrer:
Tombamento de bens;
Mudana de responsvel pela guarda de bens;
Mudana de localizao de bens; e
Renovao anual.
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OPERAOPATRIMONIAL
As operaes patrimoniais consistem no registro de entrada,
movimentaes e sada de bens do acervo da instituio.
A entrada de material permanente denominada Tombamento.
s alteraes da localizao de bens na instituio denominamos
Movimentao, quando no h troca pela responsabilidade por sua
guarda, ou Transferncia, quando h a transferncia de posse e
guarda para um novo responsvel.
A sada do bem do acervo patrimonial denominada Baixa, sempre
resultado de processo apropriado que a justifique e deve ser sempre
autorizada pelo gestor da Unidade.
importante salientar que o registro patrimonial tem sua
correspondncia no balano financeiro da instituio, representando
recursos imobilizados.
O responsvel institucional pelos recursos sempre o Gestor, da a
importncia de sua anuncia e autorizao nas operaes que
impliquem na entrada ou sada de recursos da Unidade.
TOMBAMENTO
Tombamento o processo de incluso (entrada) de um bem
permanente no sistema de controle patrimonial da Universidade e, em
alguns casos, no seu balano contbil. Isso significa dizer que o bem
que entra no acervo da instituio, apresentar igualmente um aporte
de recursos no balano patrimonial.
Por interferir no balano patrimonial, essa operao atribuio
exclusiva do responsvel pelo controle patrimonial da Unidade.
O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem
entra fisicamente na instituio e envolve desde o lanamento dos
bens no Sicpat at a assinatura e arquivamento dos Termos de
Responsabilidade.
A modalidade do tombamento escolhida conforme a documentao
referente ao bem permanente, que indica a fonte de recursos e a
origem fsica do bem.
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MODALIDADESDETOMBAMENTO
Aquisio
a modalidade de tombamento realizada quando o bem adquirido
atravs de recursos oramentrios ou extra-oramentrios.
Toda aquisio de material atravs de despesa oramentria
realizada por empenho.
A nota fiscal ter sempre o nome e CNPJ da UFMG no campo cliente.
ComodatoeCesso
Comodato e Cesso so denominaes dadas ao emprstimo gratuito
de um bem permanente que deve ser restitudo aps determinado
prazo.
O Comodato o emprstimo realizado entre a UFMG e empresas
privadas, enquanto a Cesso o emprstimo entre a UFMG e outros
rgos pblicos. Ambos so realizados atravs de contrato ou
convnio.
Como a posse do bem no pertence UFMG, um bem tombado por
comodato no tem seu valor adicionado ao montante de entradas no
acervo patrimonial da UFMG.
Quando ocorrer o retorno do bem ao seu proprietrio, dever ser
realizada uma baixa por devoluo. Caso o bem seja doado
definitivamente UFMG o comodato dever ser alterado para Doao.
Doao
A doao significa a transferncia da propriedade de bens permanentes
para a UFMG.
O termo de doao deve ser emitido pela entidade doadora e deve
apresentar todos os elementos identificadores do bem tais como
descrio detalhada, valor de aquisio, data de aquisio ou de
entrega do bem UFMG.
Fabricao
Como o prprio nome indica o tombamento por fabricao ocorre
quando bem tiver sido fabricado por alguma unidade da UFMG. Pelo
fato de a origem dos recursos de um tombamento por fabricao ser
sempre a prpria Instituio, no h necessidade de informar o
documento relativo a esta origem.
A IN 205/88 no seu item 6.4 esclarece que:
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Ainclusoemcargadomaterialproduzidopelorgosistmico
serrealizadavistadeprocessoregular,combasenaapropriao
decustosfeitapelaunidadeprodutoraou,nafaltadestes,na
valoraoefetuadaporcomissoespecial,designadaparaestefim.
E ainda em seu item 6.4.1, que, O valor do bem produzido pelo rgo
sistmico ser igual soma dos custos estimados para matria-prima,
mo-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida na
produo, etc..
Incorporao
O tombamento por incorporao feito a partir de um ofcio do
dirigente da unidade determinando a operao (este documento, por
conveno, equivale ao documento de origem do bem). Um
tombamento por incorporao ocorre quando no possvel identificar
a origem dos recursos de um bem que se encontre pelo menos a dois
exerccios (anos) no acervo da unidade ou rgo.
Para proceder ao tombamento por incorporao deveremos igualmente
observar o disposto o item 6.4 da IN 205 que determina que na falta
de possibilidade de apropriar custos de bens, dever ser realizada
avaliao por comisso especial que, aps anlise, arbitrar o valor de
tombamento.
AFIXAODEPLAQUETAS
A afixao da plaqueta dever ocorrer preferencialmente logo aps o
processo de tombamento, sendo executada pelo responsvel pelo
controle patrimonial na unidade.
A plaqueta utilizada atualmente confeccionada a partir de uma
lmina de alumnio com cola de alta resistncia na parte posterior,
padronizada para toda a Instituio e identificada pelo termo UFMG
PATRIMNIO, seguido pelo nmero seqencial crescente de oito
dgitos mais um verificador, alm de um cdigo de barras.
H, porm, outra plaqueta de patrimnio, com desenho diferente,
tambm padronizada para toda a UFMG, mas que era usada nos
tombamentos anteriores a 2005, pelo sistema ATM. Esta plaqueta
dever ser substituda progressivamente pela atual, a critrio de cada
Unidade.
A plaqueta de patrimnio deve ser afixada em local bem visvel
recomenda-se prximo marca do bem e de fcil acesso para uma
leitora de cdigo de barras.
Para que haja boa aderncia da cola, o local onde a plaqueta ser
afixada no deve ser spero, necessitando estar limpo e seco.
15
Identificaodebensnoplaquetveis
Em consonncia com os princpios da racionalidade e economicidade
previstas na Constituio Federal e no item 3.1.1. da Instruo
Normativa 142/83 do Dasp, o controle patrimonial sobre bens
permanentes deve ser compatibilizado com o custo do bem, j que
seria inconcebvel gastar mais para guardar ou controlar um bem do
que para adquirir outro em seu lugar.
Tendo em vista estes princpios, o emplaquetamento de bens cujas
caractersticas fsicas ou funcionais exigem um controle menos
individualizado deve ser flexibilizado, sem, contudo, resultar num
controle menos eficaz.
As Instrues Normativas 142/83 Dasp e 205/88 Sedap prevem que
este controle pode ser realizado atravs da simples relao do bem
(relao-carga) e da assinatura do Termo de Responsabilidade. Em
outras palavras, o controle patrimonial sobre estes bens deve ser feito
a partir de sua quantidade e localizao e no da aferio das
plaquetas ou etiquetas patrimoniais neles afixadas.
No sistema de controle patrimonial, o bem continua a ser identificado
pelo seu nmero patrimonial, e as operaes de tombamento,
transferncia, movimentaes e baixa devero ser feitos normalmente.
Apenas seu controle fsico ser feito atravs do seu quantitativo e
localizao.
O responsvel pelo controle patrimonial da Unidade de Controle dever
avaliar a necessidade da fixao da plaqueta no bem considerando o
exposto acima. Para auxiliar na identificao, esto relacionadas
abaixo algumas condicionantes que podem ser avaliadas na
classificao do bem:
Pela dimenso: bens de pequeno porte que no comportam a fixao
da plaqueta. Exemplo: alguns tipos de cmera fotogrfica digital.
Pela funcionalidade: bem cuja funo conter ou transportar produtos
lquidos ou gasosos, em que a reposio pressupe a substituio do
bem. Exemplos: extintor de incndio, botijo de gs.
Pela mobilidade: bens cuja utilizao exija constante movimentao e
assim torne o controle por plaqueta muito oneroso. Exemplos: carteira
de estudante, cadeiras fixas sem brao.
Pelo valor artstico ou histrico: bens de valor artstico ou histrico
imensurvel que possam ser danificados pela pura afixao da
plaqueta. Exemplos: quadros ou objetos de arte.
Pela dificuldade de acesso: bens cuja localizao (instalao) torne
impraticvel seu controle atravs de plaqueta de patrimnio.
Exemplos: antena parablica, aquecedor solar.
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MOVIMENTAO
O processo de movimentao consiste na sada de um bem de seu
local de guarda para manuteno ou emprstimo, sem a
correspondente troca de responsabilidade, sendo emitida a Nota de
Movimentao.
No caso de emprstimo, dever haver uma data provvel de devoluo
do bem, caso no ocorra a devoluo, caracteriza-se um procedimento
de Transferncia.
TRANSFERNCIAS
A transferncia constitui na mudana da responsabilidade pela guarda
e conservao de um bem permanente e ocorre nas seguintes
situaes:
Quando h alterao no responsvel pelo local onde o bem est
situao.
Quando o bem transferido de um local de guarda para outro.
Em funo da descentralizao e desvinculao de recursos na UFMG,
quando houver transferncia entre Unidades Gestoras necessrio a
confirmao do recebimento pela unidade de destino para que a
transferncia se efetive, uma vez que isso representar alterao no
seu balano patrimonial.
Essa confirmao denominada Aceite de Transferncia e
importante para evitar que transferncias sejam feitas de uma unidade
para outra sem o expresso conhecimento do responsvel pelo controle
da unidade que recebe o bem.
INVENTRIO
Inventrio fsico o instrumento de controle que permite o ajuste dos
dados escriturais com o saldo fsico do acervo patrimonial em cada
unidade gestora, o levantamento da situao dos bens em uso e a
necessidade de manuteno ou reparos, a verificao da
disponibilidade dos bens da unidade, bem como o saneamento do
acervo.
Tem tambm a funo de analisar o desempenho das atividades do
setor de patrimnio atravs dos resultados obtidos no levantamento
fsico.
De acordo com a Instruo Normativa 205/88 da Sedap, so cinco os
tipos de inventrios fsicos:
Anual:destinadoacomprovaraquantidadedosbenspatrimoniais
doacervodecadaunidadegestora,existenteem31dedezembrode
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cadaexerccioconstitudodoinventrioanterioredasvariaes
patrimoniaisocorridasduranteoexerccio(tombamentos,baixas,
transferncias);
Inicial:realizadoquandodacriaodeumaunidadegestora,para
identificaoeregistrodosbenssobsuaresponsabilidade;
Detransfernciaderesponsabilidade:realizadoquandoda
mudanadodirigentedeumaunidadegestora;
Deextinooutransformao:realizadoquandodaextinoou
transformaodaunidadegestora;
Eventual:realizadoemqualquerpoca,poriniciativadodirigente
daunidadegestoraouporiniciativadorgofiscalizador.
Os inventrios fsicos de cunho gerencial, no mbito no SISG devero
ser efetuados por comisso designada pelo Gestor, ressalvados
aqueles de prestao de contas, que devero se subordinar s normas
do Sistema de Controle Interno.
COMISSODEINVENTRIO
A comisso inventariante a comisso que deve executar o inventrio
fsico dos bens permanentes. Ela deve ser formada por, no mnimo,
trs servidores do quadro permanente e no ter em sua formao
servidores e/ou funcionrios lotados no setor de patrimnio.
As atribuies da Comisso de Inventrio so:
a. A verificao da localizao fsica de todos os bens patrimoniais da
unidade de controle patrimonial;
b. A avaliao do estado de conservao destes bens;
c. A classificao dos bens passveis de disponibilidade;
d. A identificao dos bens pertencentes a outras unidades
acadmicas ou rgos administrativos e que ainda no foram
transferidos para sua unidade de controle patrimonial;
e. A identificao de bens permanentes eventualmente no tombados;
f. A identificao de bens patrimoniados que eventualmente no
possam ser localizados; e
g. A emisso de relatrio final acerca das observaes anotadas ao
longo do processo do inventrio, constando as informaes quanto
aos procedimentos realizados, situao geral do patrimnio da
unidade de controle e as recomendaes para corrigir as
irregularidades apontadas, assim como eliminar ou reduzir o risco
de sua ocorrncia futura, se for o caso.
18
BENSNOINVENTARIADOS
Bens no inventariados so aqueles no localizados durante a
realizao de inventrio, ou a qualquer momento.
Quando da observao da ocorrncia de bens no inventariados, o
Dirigente da Unidade dever designar Comisso de sindicncia cujas
atribuies principais so:
Verificar se h bens que se enquadrem nos termos do item 10.6 da
IN 205/88 recomendando sua baixa imediata.
Apurar as responsabilidades pela irregularidade conforme item 10
da IN 205/88, para os bens que no se enquadrem no item acima.
Elaborar relatrio para o dirigente da Unidade Gestora com suas
concluses e recomendaes.
A instruo de sindicncias bem como de outros processos
administrativos esto dispostos no Manual de sindicncia
investigativa, sindicncia punitiva e processo administrativo disciplinar
do servidor pblico federal produzido pela Procuradoria Jurdica da
UFMG.
DESFAZIMENTO
O desfazimento de bens consiste no processo de excluso de um bem
do acervo patrimonial da instituio, de acordo com a legislao
vigente e expressamente autorizada pelo dirigente da unidade gestora.
Aps a concluso do processo de desfazimento dever ser realizada a
baixa dos bens nos registros patrimoniais.
LEGISLAO
As seguintes normas regulam o desfazimento de bens pela
Administrao Federal.
O texto completo de cada uma delas poder ser obtido na rea de
controle patrimonial do site do DSG. (HTTP://www.ufmg.br/dsg)
Instruo Normativa SEDAP n 205/88
Decreto 99658/90
Instruo Normativa SEDAP n 142/83
SITUAESDEBAIXA
Bens inservveis
19
Devoluo de bens em comodato

Erros de tombamento
Bensinservveis
Pr-requisitos
Existncia de bens classificados como inservveis, conforme
determinao do Decreto 99658/90.
Avaliao dos bens por comisso especialmente instituda pelo
dirigente da unidade, cujas atribuies so: Classificar os bens
inservveis (ociosos, recuperveis, irrecuperveis e
antieconmicos); Avaliar os bens conforme sua classificao;
Formar os lotes de bens conforme sua classificao e
caractersticas patrimoniais; Instruir os processos de
desfazimentos conforme a classificao dos bens inservveis.
Em geral, o processo de desfazimento dever ser composto por:
a. Portaria de designao da comisso de desfazimento
b. Relao dos bens para desfazimento.
c. Laudo de avaliao.
d. Justificativa do desfazimento.
e. Contrato, conforme a modalidade de desfazimento.
f. Relao de bens baixados no processo.
Devoluodebensemcomodato
A devoluo corresponde a uma reverso do tombamento por
Comodato e ocorre nos casos em que o bem deve ser devolvido para a
instituio de origem.
No prescinde de processo formal de desfazimento, mas deve ser
documentado atravs da cpia do Termo de Comodato do convenente
e de ofcio de autorizao de baixa do dirigente da unidade.
Errosdetombamento
Configurada a existncia de bens tombados indevidamente, o Setor de
Patrimnio dever comunicar, por escrito, ao dirigente da Unidade
Gestora solicitando autorizao para proceder devida baixa visando
preservar a correo do acervo.
A autorizao de baixa ser dada mediante ofcio da Diretoria da
Unidade.
20
A modalidade de baixa a ser escolhida ser sempre Lanamento

indevido.
MODALIDADESDEDESFAZIMENTODEBENSINSERVVEIS
Alienao
Consiste na operao de transferncia do direito de propriedade do
material, mediante venda, permuta ou doao.
Os bens a serem alienados devero ter seu valor reavaliado conforme
preos atualizados e praticados no mercado.
O material classificado como ocioso ou recupervel ser cedido a
outros rgos que dele necessitem.
Venda
Os bens inservveis classificados como irrecuperveis ou
antieconmicos podero ser vendidos mediante concorrncia, leilo ou
convite.
Permuta
A permuta com particulares poder ser realizada sem limitao de
valor, desde que as avaliaes dos lotes sejam coincidentes e haja
interesse pblico. Nesse caso, devidamente justificado pela autoridade
competente, o material a ser permutado poder entrar como parte do
pagamento de outro a ser adquirido, condio que dever constar do
edital de licitao ou do convite.
Doao
A doao poder ser efetuada aps a avaliao de sua oportunidade e
convenincia, relativamente escolha de outra forma de alienao.
Material classificado como ocioso poder ser doado para outro rgo
ou entidade da Administrao Pblica Federal direta, autrquica ou
fundacional ou para outro rgo integrante de qualquer dos demais
Poderes da Unio.
Se o material for classificado como antieconmico, a doao poder
ser realizada para Estados e Municpios mais carentes, Distrito Federal,
empresas pblicas, sociedade de economia mista, instituies
filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo Federal, e
Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico.
O material irrecupervel poder ser doado para instituies
filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo Federal, e
as Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico.
21
ATENO: Conforme atualizaes no Decreto 99658/90, os

microcomputadores de mesa, monitores de vdeo, impressoras e
demais equipamentos de informtica, respectivo mobilirio, peas-
parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperveis,
podero ser doados a instituies filantrpicas, reconhecidas de
utilidade pblica pelo Governo Federal, e Organizaes da Sociedade
Civil de Interesse Pblico que participem de projeto integrante do
Programa de Incluso Digital do Governo Federal.
Inutilizaoouabandono
Verificada a impossibilidade ou a inconvenincia da alienao de
material classificado como irrecupervel, a autoridade competente
determinar sua descarga patrimonial e sua inutilizao ou abandono,
aps a retirada das partes economicamente aproveitveis, porventura
existentes, que sero incorporados ao patrimnio.
A inutilizao consiste na destruio total ou parcial de material que
oferea ameaa vital para pessoas, risco de prejuzo ecolgico, ou
inconveniente de qualquer natureza, para a Administrao Pblica
Federal.
O desfazimento por inutilizao e abandono devero ser documentados
mediante Termos de Inutilizao ou de Justificativa de Abandono, os
quais integraro o respectivo processo de desfazimento.
22
OSICPAT
O Sistema de Controle de Patrimonial SICPAT um aplicativo
operacional desenvolvido pelo Departamento de Servios Gerais DSG
e pelo Centro de Computao CECOM, que tem por objetivo o
registro, o controle e o acompanhamento de todas as atividades de
Patrimnio executadas na UFMG.
O SICPAT um aplicativo integrado a um gerenciador de banco de
dados de grande porte, operando em plataforma cliente/servidor que
permite acesso mais gil s informaes, bem como a centralizao
dessas informaes de modo a oferecer a possibilidade de consultas
gerais na base de dados de toda a UFMG.
Ao contrrio do ATM, foi desenvolvido para funcionar em ambiente
grfico que torna o programa mais amigvel e os resultados mais
imediatos, bem como a possibilidade de utilizao de impressoras de
melhor qualidade.
Gerenciado pelo Departamento de Servios Gerais, o SICPAT permite
uma melhor comunicao entre as Sees/Setores de Patrimnio da
Universidade, bem como facilita a execuo das rotinas e
procedimentos exigidos pela Administrao Pblica.
destinado a registrar, controlar e acompanhar as atividades de
patrimnio, principalmente quanto a tombamento, movimentaes e
baixas de materiais, bem como subsidiar a realizao de inventrios e
o planejamento de bens permanentes no mbito das unidades
administrativas e acadmicas da UFMG.
Seu catlogo de materiais est baseado nas informaes do Plano de
Contas nico do Sistema Integrado de Administrao Financeira
SIAFI. E a estrutura de localizao e responsabilidades objetiva
espelhar a estrutura fsica e funcional existente na Universidade
Cada Unidade Gestora tem sua movimentao e controle
independente.
A administrao do sistema de responsabilidade exclusiva do DSG,
que o responsvel pelo cadastramento, controle e manuteno de
informaes gerais necessrias perfeita operao do sistema, tais
como, cadastro de unidades gestora, usurios em nvel de unidade
gestora, materiais e fornecedores, etc.
OBJETIVOS
O SICPAT tem por objetivo permitir o controle e o acompanhamento
das atividades executadas pela rea de Patrimnio no concernente a
23
tombamento, movimentao, transferncias e baixa de materiais para

as diversas unidades da Universidade.
Dentre as principais funes executadas pelo Sistema, esto:
a. Cadastramento da estrutura de localizao.
b. Cadastramento dos responsveis pela estrutura de localizao.
c. Lanamento de tombamentos, baixas, transferncias e
movimentaes.
d. Emisso de documentos que registram essas operaes (termos de
responsabilidade e notas de movimentao).
e. Pedido de emisso de plaquetas de nmero patrimonial.
f. Estimativa de valor patrimonial.
g. Relatrios de bens patrimoniais, tanto quantitativos, quanto
financeiros.
h. Relatrios gerenciais.
i. Relatrio e/ou consultas que permitam o acompanhamento,
controle e gerncia da rea de Patrimnio.
DIRETRIZESADOTADASNODESENVOLVIMENTODOSICPAT
O desenvolvimento do Sistema Interno de Controle Patrimonial da
UFMG (Sicpat) foi baseado em concepes e princpios, que pretendem
balizar o cumprimento das obrigaes legais, exigidas pelo governo
federal, bem como uniformizar a operao por parte de todas as
unidades gestoras que compem a UFMG.
A seguir listamos esses princpios:
DAADEQUAODASAESADMINISTRATIVASINTERNASSATUAISPOLTICAS
DEGESTOPBLICAEDEFISCALIZAO:
A Constituio Federal de 1988 introduziu elementos importantes na
regulao da Administrao Pblica, passando a ser mais rigorosa
quanto obedincia aos princpios fundamentais da legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (CF, art. 37). Para
o cumprimento dessa obrigao, primordial o desenvolvimento de
polticas de controle mais intensivas e rigorosas.
No desenvolvimento dessas polticas, devemos considerar tambm a
mudana de ao dos rgos de controle externo, que passaram a
realizar fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e
patrimonial sob uma tica baseada nos princpios da legalidade,
legitimidade, economicidade, eficcia e eficincia previstos na
Constituio.
24
Portanto, as aes administrativas do Sicpat devem estar adequadas

s atuais polticas de gesto pblica e de fiscalizao de forma a
permitir maior integrao com os sistemas de gesto e controle do
governo federal (Siafi e outros), bem como facilitar o relacionamento
da Universidade com os rgos de controle externo.
DASEGREGAODASRESPONSABILIDADESNOSISTEMA:
De acordo com o artigo 9 da Instruo Normativa (IN) 205 da Sedap,
de 8/4/88, obrigao de todos a quem tenha sido confiado material
para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservao e diligenciar no
sentido da recuperao daquele que se avariar.
Ainda no seu artigo 10, a IN 205 determina:
10.Todoservidorpblicopoderserchamadoresponsabilidade
pelodesaparecimentodomaterialquelheforconfiado,paraguarda
ouuso,bemcomopelodanoque,dolosaouculposamente,causara
qualquermaterial,estejaounosobsuaguarda.
10.1.deverdoservidorcomunicar,imediatamente,aquemde
direito,qualquerirregularidadeocorridacomomaterialentregue
aosseuscuidados.
Dessas observaes podemos inferir que todo servidor responsvel
pelo bom uso dos bens permanentes que lhe tenham sido confiados.
Visando transpor esses conceitos para o Sicpat, foram estabelecidos
dois nveis de responsabilidade: a responsabilidade pela guarda,
exercida efetivamente pelo responsvel mais prximo ao bem; e a
responsabilidade por controle representada pela hierarquia funcional
qual o responsvel pela est subordinado.
Assim, a responsabilidade pela guarda de um bem, sempre que
possvel, deve ser exercida por quem dele se utiliza e implica na
constante avaliao do estado de conservao, condies de operao
e utilidade, bem como na atualizao dos registros patrimoniais desses
bens.
No mbito da unidade gestora, a responsabilidade pelo controle
patrimonial est compartilhada por seu Ordenador de Despesas
(Diretor de Unidade Acadmica ou rgo Administrativo, inclusive Pr-
Reitor) e pelo Setor de Patrimnio.
Visando acompanhar a poltica de descentralizao administrativa e
operacional existente na Universidade, o Sicpat prev que o controle
patrimonial possa ser exercido tambm pelos responsveis pelos
rgos e setores componentes de uma determinada Unidade Gestora,
dentro de sua esfera de atuao, o que permite um controle mais
efetivo e mais prximo do setor de localizao do bem.
25
DADESCENTRALIZAODOSCONTROLES:
Objetivando maior eficincia no controle patrimonial, o Sicpat foi
desenvolvido com uma estrutura que permite que o controle
patrimonial seja exercido de maneira descentralizada, at o nvel de
setor, de forma a aproximar a atividade de controle patrimonial ao
bem que venha a ser controlado. Cabe aos dirigentes de unidades ou
rgos administrativos a deciso de utilizar ou no essa estrutura de
controle, que ser exercido de forma plena pela Unidade e de forma
restrita pelos rgos e setores que a compem.
Dessa forma, os dirigentes de rgos e setores da UG podero ter
acesso a informaes relativas ao acervo patrimonial em uso nos locais
sob sua responsabilidade, permitindo um melhor planejamento de
aquisies, bem como o acompanhamento, controle e avaliao do
acervo patrimonial j existente.
As atribuies dos responsveis por guarda e controle de bens sero
tratadas no item sete (Estrutura e atribuies do sistema de controle
patrimonial).
DACORRESPONDNCIADETODOBEMAUMNICONMEROPATRIMONIAL:
A identificao dos bens permanentes por um nico nmero decorre
no s de determinao legal (IN 205/88 da Sedap item 7.13) como
tambm da prpria natureza de qualquer ao de controle.
DACORRESPONDNCIADETODOBEMAUMNICOLOCALDEGUARDA:
Todo material permanente s poder estar vinculado a um nico local
de guarda. Entendido aqui, local de guarda, como o local fsico da
Unidade onde o bem permanente estiver situado.
Assim, a estrutura do Sicpat foi desenvolvida de forma que todo bem
esteja relacionado em um nico local de guarda, permitindo o
mapeamento de todo acervo patrimonial na UFMG.
Assim, o tombamento e as movimentaes sempre se referiro ao
local de guarda do bem, juntamente com a informao de
responsabilidade vinculada a essa localizao.
DACORRESPONDNCIADAGUARDADEUMBEMAUMNICORESPONSVEL:
Todo bem patrimonial estar sempre sob a guarda de um nico
responsvel, mesmo que dele se utilize mais de uma pessoa. A essa
pessoa compete a responsabilidade pela guarda do bem, e pelo
acionamento das providncias para sua conservao e manuteno,
quando necessria.
26
DACOMPETNCIAEXCLUSIVADECONTROLEEGUARDADEBENSPERMANENTES
ASERVIDORDOQUADROPERMANENTEDAUFMG.
Somente servidores do quadro permanente da Universidade podero
ser responsabilizados pelo controle e pela guarda de bens patrimoniais
da Instituio.
Esta acepo atende a determinao legal e entendimento da
Procuradoria Jurdica da UFMG. Assim, apenas podero assinar os
Termos de Responsabilidade no Sicpat usurios do quadro permanente
da Universidade.
Mas dada a conjuntura atual, em que h na Instituio um grande
nmero de servidores no pertencentes a seu quadro permanente,
recomenda-se que quando um item de patrimnio for destacado para
uso ou controle de um servidor que no pertena a este quadro, a
responsabilidade correspondente, representada pela assinatura no
Termo de Responsabilidade, seja direcionada ao servidor do quadro
imediato e hierarquicamente superior quele.
ESTRUTURAEATRIBUIESDOSISTEMADECONTROLEPATRIMONIAL
RESPONSVEISPORGUARDAECONTROLE
Visando a otimizao nos controles patrimoniais da Universidade, e
para atender ao princpio Da correspondncia de todo bem a um nico
local de guarda, o SICPAT foi estruturado em quatro nveis de
localizao e responsabilidade, que, do mais restrito ao mais amplo,
so os seguintes: local, setor, rgo e unidade.
Seguindo a estrutura definida, foi atribudo um perfil para cada nvel
de usurio do sistema, cuja responsabilidade definida como guarda
ou controle.
Assim, o nvel Local, que indica o espao onde o bem est alocado,
ter como responsvel um servidor ou encarregado denominado,
daqui para frente, de usurio ou responsvel pela guarda , a quem
estar atribudo a responsabilidade pela guarda e conservao dos
bens patrimoniais depositados nesse local.
Os outros trs nveis (setor, rgo e unidade) tero como responsveis
servidores que, denominados de responsveis pelo controle
patrimonial, diferenciam-se uns dos outros apenas pela esfera de
atuao, uma vez que o nvel Setor componente do rgo que, por
sua vez, componente da Unidade.
Abaixo esto descritas as atribuies de cada um destes perfis.
27
RESPONSVELPELAGUARDA,CONSERVAOEUTILIZAODEBENS
PATRIMONIAIS.
O responsvel pela guarda, conservao e utilizao de bens
patrimoniais da UFMG ser, sempre que possvel, o servidor usurio do
bem. Contudo, a critrio da Unidade, rgo ou Setor onde o bem
estiver localizado, este responsvel poder ser um servidor
encarregado pela guarda de todos os bens patrimoniais do Setor,
rgo ou Unidade, indicado pelo respectivo dirigente.
No Sicpat, o responsvel pela guarda, conservao e utilizao
somente poder operar o sistema para consulta aos atributos dos bens
sob sua guarda. Este responsvel assina os Termos de
Responsabilidade dos bens do seu Local.
So atribuies do responsvel pela guarda:
a. O zelo pela utilizao correta do bem;
b. A assinatura dos Termos de Responsabilidade que relacionam os
bens sob sua guarda;
c. A solicitao para a manuteno ou reparo do bem que apresentar
mau funcionamento, a ser encaminhada ao responsvel a que tiver
vinculado (pelo Controle do Setor ou, na sua falta, pelo Controle do
rgo, ou ento, na falta de ambos, pelo Controle da Unidade);
d. A solicitao de tombamento de bens que foram recebidos por
doao, cesso, permuta ou comodato, diretamente no seu Local, a
ser encaminhada ao responsvel a que tiver vinculado;
e. A informao ao responsvel pelo controle patrimonial imediato da
existncia de bens ociosos ou inservveis em seu Local, para as
providncias devidas; e
f. A imediata comunicao de eventos relacionados ao extravio do
bem (furto, roubo, movimentaes no autorizadas, etc.), ao
responsvel imediato pelo controle patrimonial.
RESPONSVELPELOCONTROLEPATRIMONIALNOSETOR.
O responsvel pelo controle patrimonial no Setor o servidor, indicado
pelo respectivo dirigente, encarregado pelas rotinas e providncias da
atividade controle patrimonial de sua rea de abrangncia, que inclui
todos os Locais vinculados ao Setor.
No Sicpat, o responsvel pelo controle patrimonial no Setor ser
denominado de Responsvel pelo controle no Setor e dever ter
permisso de consulta a todos os atributos dos bens no seu Setor,
como tambm permisso para emisso e impresso dos Termos de
Responsabilidade e movimentao, para manuteno ou emprstimo,
dos bens entre Locais de seu Setor. O Responsvel pelo controle no
28
Setor assina os Termos de Responsabilidade que emitir, juntamente

com o destinatrio responsvel pela guarda do bem.
So atribuies do Responsvel pelo controle no Setor:
a. A correta orientao aos USURIOS sobre as rotinas necessrias
perfeita guarda e conservao dos bens patrimoniais da
Universidade;
b. A emisso de Termos de Responsabilidade que relacionam os bens
de todos os Locais de seu Setor;
c. A assinatura dos Termos de Responsabilidade que emitir,
juntamente com o Usurio;
d. As providncias para a manuteno ou reparos de bens alocados
nos Locais de seu Setor, sempre que acionado pelo Usurio ou por
sua prpria avaliao;
e. A solicitao de tombamento por doao, cesso, permuta ou
comodato de bens que foram recebidos diretamente no seu Setor, a
ser encaminhada ao responsvel a que tiver vinculado;
f. A fixao de plaqueta ou etiqueta de patrimnio em bens inseridos
no Sicpat e alocados em Locais do seu Setor, to logo seja
encaminhada pelo responsvel a que tiver vinculado;
g. A informao da disponibilidade de bens que se apresentarem sem
funcionalidade em Locais de seu Setor, a ser encaminhada ao
responsvel imediato pelo controle;
h. O encaminhamento de informaes gerenciais relativas ao
patrimnio da UFMG alocado no seu Setor, ao dirigente e ao
responsvel imediato pelo controle, quando solicitadas; e
i. As providncias para apurao dos eventos relacionados ao extravio
dos bens alocados no seu Setor, quais sejam:
Informar imediatamente a ocorrncia do evento a seu dirigente
e ao responsvel imediato pelo controle patrimonial;
Acionar o servio de segurana da Universidade para a lavrao
do correspondente Boletim de Ocorrncia;
Encaminhar cpia de Boletins de Ocorrncia e/ou outros
documentos decorrentes da ao do servio de segurana ao
responsvel imediato pelo controle patrimonial.
RESPONSVELPELOCONTROLEPATRIMONIALNORGO.
O responsvel pelo controle patrimonial no rgo o servidor,
indicado pelo respectivo dirigente, encarregado pelas rotinas e
providncias da atividade controle patrimonial de sua rea de
29
abrangncia, que inclui todos os Setores componentes de seu rgo,

bem como os locais subordinados a esses. Nas ocorrncias da Tabela
de Localizao e Responsabilidades do Sicpat em que o Local estiver
vinculado diretamente ao rgo, o Responsvel pelo controle no rgo
assume as atribuies e responsabilidades do RESPONSVEL de
Controle no Setor.
No Sicpat, o responsvel pelo controle patrimonial no rgo ser
denominado de RESPONSVEL DE CONTROLE no rgo e dever ter
permisso de consulta a todos os atributos dos bens no seu rgo,
como tambm para emisso e impresso dos TERMOS DE
RESPONSABILIDADE e rotinas de movimentao, para manuteno ou
emprstimo, dos bens entre os setores sob sua abrangncia. O
RESPONSVEL de Controle no rgo assina os Termos de
Responsabilidade somente quando assumir as atribuies do
RESPONSVEL de Controle no Setor.
So atribuies do RESPONSVEL DE CONTROLE no rgo, alm
daquelas do RESPONSVEL DE CONTROLE NO SETOR, quando este
no existir na Tabela de Localizaes e Responsabilidades:
a. A orientao aos RESPONSVEIS DE CONTROLE NO SETOR sobre a
correta execuo de rotinas de controle patrimonial na sua rea de
abrangncia;
b. O encaminhamento aos RESPONSVEIS DE CONTROLE NO SETOR
das plaquetas ou etiquetas de patrimnio que lhe forem enviadas
pelo CHEFE ou RESPONSVEL DO SETOR DE PATRIMNIO
c. A assistncia ao CHEFE ou RESPONSVEL DE SETOR DE
PATRIMNIO para a realizao de levantamentos e inventrios no
seu rgo
d. O encaminhamento de informaes gerenciais, relativas ao
patrimnio da Universidade alocado no seu rgo, ao dirigente e ao
CHEFE ou RESPONSVEL DO SETOR DE PATRIMNIO na sua
Unidade, quando solicitadas
e. A execuo das atividades complementares para apurao dos
eventos relacionados ao extravio dos bens alocados no seu rgo,
quais sejam:
Informar imediatamente a ocorrncia do evento a seu dirigente
e ao responsvel imediato pelo controle patrimonial;
Orientar seu dirigente sobre a instaurao de Comisso de
Sindicncia ou, a critrio do dirigente de sua unidade acadmica
ou rgo administrativo, encaminhar as informaes relativas
ao evento ao responsvel pelo patrimnio na Unidade para a
instaurao de correspondente sindicncia, quando o fato assim
o requerer
30
Requisitar diligncia policial, se for o caso, e/ou encaminhar

relatrios sobre o evento Polcia Federal ou ainda, a critrio
do dirigente de sua unidade acadmica ou rgo administrativo,
encaminhar as informaes relativas ao evento ao responsvel
pelo patrimnio na Unidade para a execuo dessas
providncias.
RESPONSVELPELOCONTROLEPATRIMONIALNAUNIDADE
O responsvel pelo controle patrimonial na Unidade a autoridade
maior de controle do sistema de patrimnio em uma Unidade Gestora.
Normalmente, o servidor que ocupa a funo de chefia da seo ou
setor de patrimnio na Unidade Acadmica ou rgo Administrativo
qualificado como Unidade Gestora do Siafi, quando houver esta funo.
A ele esto subordinados, funcionalmente, todos os outros
responsveis por controle patrimonial, quais sejam os RESPONSVEIS
DE CONTROLE DO SETOR e os RESPONSVEIS DE CONTROLE DO
RGO.
Nas ocorrncias da Tabela de Localizao e Responsabilidades do
Sicpat em que o Local estiver vinculado diretamente Unidade, o
responsvel pelo controle da Unidade assume as atribuies e
responsabilidades dos RESPONSVEIS de Controle no rgo E NO
Setor.
No Sicpat, o responsvel pelo controle patrimonial na Unidade ser
denominado de CHEFE ou RESPONSVEL DE SETOR DE PATRIMNIO e
dever ter permisso de consulta a todos os atributos dos bens na sua
Unidade, como tambm para emisso e impresso dos TERMOS DE
RESPONSABILIDADE e rotinas de movimentao, para manuteno ou
emprstimo, de tombamento e de baixa de bens no sistema, sempre
vinculadas sua Unidade. O CHEFE ou RESPONSVEL DE SETOR DE
PATRIMNIO assina os Termos de Responsabilidade somente quando
for assumir as atribuies do RESPONSVEL de Controle no Setor.
So atribuies do CHEFE ou RESPONSVEL DE SETOR DE
PATRIMNIO, alm daquelas do RESPONSVEL DE CONTROLE NO
RGO e do RESPONSVEL DE CONTROLE NO SETOR, quando estas
no existirem na Tabela de Localizaes e Responsabilidades:
a. A orientao aos RESPONSVEIS DE CONTROLE NO RGO, ou na
falta deles aos RESPONSVELS DE CONTROLE DE SETOR, sobre a
correta execuo de rotinas de controle patrimonial na sua rea de
abrangncia;
b. O tombamento de bens incorporados ao patrimnio de sua
Unidade, de acordo com as rotinas estabelecidas pelo Sicpat;
c. A baixa de bens inservveis em sua Unidade, de acordo com as
rotinas estabelecidas pelo Sicpat;
31
d. O recebimento e o imediato encaminhamento ao responsvel pelo

Controle correspondente, das plaquetas ou etiquetas de patrimnio
para bens tombados em sua Unidade;
e. A emisso, atravs do Sicpat, dos balancetes de movimentaes
patrimoniais do perodo e sua correspondente adequao s
movimentaes financeiras na rubrica de material permanente do
Siafi e seu encaminhamento ao Setor de Contabilidade, ou
equivalente, da Unidade;
f. O atendimento e acompanhamento de aes de auditorias
realizadas pelos rgos de controle sejam internos ou externos
Universidade;
g. O encaminhamento de informaes gerenciais, relativas ao
patrimnio da Universidade alocado na sua Unidade, ao dirigente e
aos dirigentes da Administrao Superior da Universidade, quando
solicitadas;
h. A execuo das atividades complementares para apurao dos
eventos relacionados ao extravio dos bens alocados no seu rgo,
quais sejam:
Manter o dirigente de sua Unidade informado sobre as
ocorrncias havidas em sua rea de abrangncia;
Orientar seu dirigente sobre a instaurao de Comisso de
Sindicncia quando o fato assim o requerer; e
Requisitar diligncia policial, se for o caso, e/ou encaminhar
relatrios sobre o evento Polcia Federal; e a interface com a
Seo de Patrimnio do Departamento de Servios Gerais para
outros assuntos relativos ao Sicpat e ao controle patrimonial da
UFMG.
RECURSOSDOSISTEMA
CATLOGODEMATERIALPERMANENTE
O catlogo de materiais permanentes foi elaborado com o objetivo
geral de facilitar e otimizar a atividade de controle patrimonial. O
antigo sistema ATM no possua essa ferramenta, o que dificultava o
trabalho e aumentava as chances de erro. No Sicpat, ele est
disponvel para consultas a qualquer momento, em todos os nveis de
classificao.
A disponibilidade deste catlogo no Sicpat permite, alm da consulta, a
emisso de relatrios de materiais por diferentes grupos de
informaes: localizao, status, responsvel por guarda etc. Assim,
atividades como inventrios peridicos podero ser mais eficazes.
32
O catlogo possui tambm a funo de facilitar a classificao de um

bem no instante do tombamento. Antes, no sistema ATM, este trabalho
era impreciso e lento, o que atrasava a rotina de tombamentos. Mas,
no Sicpat, a classificao do bem feita no instante do tombamento,
quando possvel visualizar todos os nveis de classificao a que o
material est vinculado, evitando erros.
CATLOGODEFORNECEDORES
O banco de fornecedores comum tanto ao Sicpat, quanto ao sistema
de almoxarifado, permitindo que o cadastro realizado num sistema,
esteja imediatamente disponvel no outro, o que agiliza o processo de
tombamento.
A disponibilidade deste catlogo no Sicpat permite, alm da consulta, a
emisso de relatrios de bens tombados por cada fornecedor.
EMISSODERELATRIOS
O sistema disponibiliza diversos relatrios, tais como relaes de bens
classificados conforme diversos critrios, termos de responsabilidade,
notas de movimentao, bem como relatrios de apoio operao do
sistema, tais como relao de unidades gestoras, dos locais e
responsveis pela unidade, catlogo de materiais, etc.
IMPRESSO
Os procedimentos de impresso no sistema Sicpat, seguem nova
poltica do Cecom para os aplicativos institucionais. Essa poltica tem
por objetivo reduzir o nmero de impressoras cadastradas no servidor
sem perder a confiabilidade dos documentos gerados.
Para imprimir documentos no Sicpat utilizamos o aplicativo Adobe PDF
instalado nos servidores de impresso do Cecom. Esse aplicativo
permite gerar um arquivo com a extenso pdf, que permite que o
relatrio seja impresso em qualquer impressora, sem necessidade de
pr-instalao, bem como facilita o seu envio por meio digital.
Visando otimizar o processo de impresso, sugerimos que seja criado
um diretrio na raiz do micro do usurio, denominada Sicpat, onde
devero ser salvos todos os arquivos gerados para impresso. Em
alguns ambientes institucionais ser necessrio solicitar ao
administrador da rede a criao dessa pasta no disco C.
A seguir so apresentados os passos para impresso de documentos
do Sicpat.
1 Passo Com o relatrio aberto, clique no boto [Imprimir]
33

2 Passo Na tela de impresso, selecionar a impressora Adobe PDF,
caso no esteja selecionada clique em Propriedade e procure-a na lista
que ser apresentada, em seguida clique em OK.

3 Passo Nesse momento aberta uma tela para salvar o arquivo
pdf que ser gerado. Aqui se deve escolher primeiramente o lugar
onde o arquivo ser gravado. Deve-se selecionar no campo Save in
a opo C$ on Client (V:), essa opo representa a raiz do micro
do operador.

4 Passo Renomear o arquivo DataWindow.pdf, que padro do
Sicpat com um nome que identifique o relatrio a ser impresso.
5 Passo Clicar no boto [Salvar]
6 Passo Abrir o aplicativo Windows Explorer e buscar o arquivo com
a extenso pdf gravado no micro.
34

7 Passo Abrir o arquivo com o Acrobat Reader e imprimi-lo em
qualquer impressora disponvel.
35
OPERAODOSISTEMA
INFORMAESGERAIS
CADASTRODEOPERADORES
No SICPAT, a incluso de operadores realizada pelo DSG, e deve ser
solicitada pelo dirigente da Unidade, por escrito, para o e-mail
SICPAT@DSG.UFMG.BR informando os seguintes dados:
Nome da Unidade Gestora
Nmero SIAFI da Unidade Gestora
Nome completo do Servidor
Matrcula da UFMG
CPF
Telefone
E-mail
O DSG providenciar o cadastramento do servidor tanto no SICPAT,
quanto no Sistema de Segurana do CECOM.
Assim que o CECOM cadastr-lo no sistema de segurana, o usurio
receber, no email informado, uma senha com a qual poder realizar o
primeiro acesso ao sistema.
ATENO: Assim que realizar o primeiro acesso, o operador dever
substituir imediatamente a senha enviada pelo CECOM para uma
pessoal.
Todas as operaes realizadas no sistema so registradas e gravadas
em arquivos de histrico, com informaes de quem realizou cada
operao.
Portanto fundamental que o usurio tenha sempre o cuidado com a
utilizao do sistema e com a divulgao de sua senha, j que ser o
responsvel por todos os eventos ocorridos atravs do seu acesso.
36
CADASTRAMENTODELOCALIZAOERESPONSABILIDADES
EstruturadeLocalizao
Por princpio, todo bem deve estar localizado em um lugar.
De modo geral, a sala a menor estrutura de uma unidade, e, toda
sala pertence a uma estrutura funcional dentro dessa unidade.
Assim, uma sala ou um conjunto de salas formam um setor
administrativo ou um departamento acadmico, ou ainda um
laboratrio que compem a Unidade Gestora.
Essa formao pode ser representada graficamente com base no
Organograma da UG.
Assim, no exemplo a seguir, a primeira sala (LOCAL DE GUARDA)
pertence Chefia (SETOR) do Departamento de Inventrio (RGO)
da Unidade Gestora Faculdade de Patrimnio (UNIDADE).
Dessa forma, um bem qualquer tombado nessa unidade, poder ser
localizado facilmente j que, por princpio, todo bem deve estar
localizado em um nico local de guarda, que no nosso exemplo so as
diversas salas que compem a Unidade.
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX

HierarquiadeUsurios
Da mesma maneira que na estrutura de localizao, o SICPAT foi
desenvolvido de modo a representar a estrutura hierrquica e
funcional da Unidade, objetivando sua operao por vrios nveis de
controle, conforme sua abrangncia.
Esses nveis so Responsvel por controle patrimonial na Unidade
Gestora; Responsvel por controle patrimonial no rgo; Responsvel
37
por controle patrimonial no Setor; e Responsvel por guarda,

conservao e utilizao de bens patrimoniais.
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Na figura acima, podemos observar qual a influncia de cada um

desses nveis no sistema de Controle Patrimonial.
Dessa forma, um bem tombado numa sala (nvel LOCAL) do
Laboratrio 1 (nvel SETOR) do Departamento de Inventrio (nvel
RGO) da Faculdade de Patrimnio (nvel UNIDADE), est sob a
responsabilidade de guarda do servidor registrado no sistema como
responsvel pelo local sala, que em muitos casos ser tambm o
usurio do bem.
Essa responsabilidade compartilhada com os responsveis por
controle do Laboratrio 1 (nvel SETOR), do Departamento de
Inventrio (nvel RGO) e, por fim, da Faculdade de Patrimnio (nvel
UNIDADE).
A seguir relacionamos as atribuies de cada um destes perfis.
ROTINASDEABERTURAEFECHAMENTODEEXERCCIO
Atendendo as necessidades de conciliao contbil ao trmino de cada
ano preciso proceder ao encerramento do sistema para o exerccio.
Aps o encerramento do sistema no possvel realizar nenhum
lanamento, nesse momento devem ser emitidos os relatrios
consolidados que apresentaram a situao financeira da unidade em
relao ao acervo patrimonial.
No incio do novo exerccio, dever ser executada a rotina de abertura
do sistema que consiste na renovao de todos os Termos de
Responsabilidade da Unidade, que devero ser emitidos, impressos,
38
assinados pelos responsveis pela guarda de bens e arquivados junto

ao Setor de Patrimnio.
TOMBAMENTOS
REGRAGERAL

1 - Passo: Cadastramento de documentos Nessa etapa so
informados os dados referentes origem dos RECURSOS e a origem
dos BENS.
2 - Passo: Cadastramento de Itens Nessa etapa so registrados
os itens que compem o documento.
3 - Passo: Distribuio de bens Essa etapa permitir a atribuio
de um nmero patrimonial ao bem, bem como a vinculao desse bem
a um local de guarda.
4 - Passo: Gerao de Termos de Responsabilidade
5 - Passo: Impresso dos Termos de Responsabilidade
6 - Passo: Assinatura dos Termos de Responsabilidade
TIPOSDETOMBAMENTO
Aquisio
a modalidade de tombamento realizada quando o bem
adquirido atravs de recursos oramentrios ou extra-
oramentrios, ou seja, comprado de um fornecedor com verba
da Unidade.
Nesse caso a Nota Fiscal ter sempre o nome e CNPJ da UFMG no
campo cliente.
Documentos necessrios: Nmero da Nota de Empenho, Nota Fiscal de
Vendas ou Nota Fiscal Fatura do fornecedor.
39
No SICPAT o procedimento para tombamento por aquisio consiste

em selecionar o menu Operacional, Tombamento, em seguida
selecionar a opo Aquisio.
Em seguida se apresentada a tela onde estaro listados todos os
tombamentos cujas etapas no foram concludas.
Se desejar concluir um tombamento selecione o tombamento desejado
e tecle no boto [Exibir], caso se deseje incluir um novo tombamento
aperte o boto [Cancelar].

Aparecer ento a seguinte tela.

Para iniciar o lanamento o operador dever selecionar a aba
Documento, clicar no boto [Novo Registro] e preencher o formulrio
de dados do documento da seguinte forma:
40

Campo Origem dos Recursos
1 Empenho: Digite o nmero da nota de empenho que deu origem
aquisio do bem.
Campo Origem dos Bens
1 Tipo: Selecione o tipo de documento de origem do bem, conforme
a lista disponvel.
2 Nmero: Digite o nmero do documento de origem do bem (Nota
fiscal, fatura, etc.)
3 Fornecedor: Selecione o fornecedor emissor do documento de
origem do bem. Caso o fornecedor no esteja cadastrado, entre no
menu APOIO, item FORNECEDOR e preencha o formulrio de incluso
de fornecedores.
4 Data: Preencha a data do documento de origem do bem.
5 Valor total: Preencha o valor total constante do documento de
origem do bem.
Salve o documento, selecione o boto Salvar .
ATENO: Aparecer um nmero no campo CDIGO, anote esse
nmero na via da Nota Fiscal que ser arquivada na Seo de
Patrimnio.
41
ComodatoouCesso
Os dois termos significam emprstimo.
A UFMG, atravs de um convnio ou contrato, cujo termo de ajuste
no tenha previso da transferncia de propriedade, mas o
emprstimo por perodo determinado. Ou seja, a Universidade recebe
o bem, mas a propriedade do bem continua com a instituio que o
emprestou.
Se a instituio privada, denomina-se comodato, caso a instituio
seja componente da Administrao Pblica direta, autrquica ou
fundacional, denomina-se cesso.
Documentos necessrios: Termo de Comodato ou de Cesso do
Convenente ou Contratante, onde conste todos os elementos
identificadores do bem tais como descrio detalhada, valor de
aquisio, data de aquisio ou data da entrega do bem UFMG.
O procedimento para tombamento por comodato ou cesso consiste
selecionar a opo Comodato.
tombamentos ainda no concludos.



42


1 Identificao do Contrato / Convnio: Preencha com as
informaes de identificao do convnio/projeto
2 Comodatrio: Pesquisar na lista de convenentes a instituio que
doadora dos bens.
3 Termo Comodato / Depsito n: Preencha com o nmero do
Termo de Doao apresentado UFMG.
4 Valor: Preencha com o valor total informado no Termo de Doao.
1 Tipo: Escolha a opo;
3 Pessoa: Informe se pessoa fsica ou jurdica.
4 CPF/CNPJ: Selecione o fornecedor emissor do documento de
de fornecedores.
43
5 Nmero: Informe o nmero do documento de doao ou da nota

fiscal que originou o bem.
origem do bem.
nmero na via do Termo de Comodato que ser arquivado na Seo de
Patrimnio.
Doao
A doao ocorre por conseqncia da assinatura de um Convnio ou
Contrato, que preveja a transferncia definitiva da propriedade do bem
para o acervo da UFMG. No h desembolso financeiro. sempre
originrio de uma pessoa fsica ou jurdica de iniciativa privada. Podem
ser tombados nessa modalidade bens novos ou usados.
Um exemplo comum na UFMG so os bens adquiridos via Fundaes.
Documentos necessrios: Termo de Doao do Convenente ou
Contratante, onde conste todos os elementos identificadores do bem
tais como descrio detalhada, valor de aquisio, data de aquisio ou
data da entrega do bem UFMG.
No SICPAT o procedimento para tombamento por doao consiste em
selecionar o menu Operacional, Tombamento, em seguida selecionar a
opo Doao.

44


1 Identificao do Contrato / Convnio: Preencha com as
informaes de identificao do convnio/projeto
2 Contratante: Pesquisar na lista de convenentes a instituio que
doadora dos bens.
3 Termo Doao n: Preencha com o nmero do Termo de Doao
apresentado UFMG.
4 Valor: Preencha com o valor total informado no Termo de Doao.
45
2 Nmero: Informe o nmero do documento de doao ou da nota

fiscal que originou o bem.
3 Pessoa: Informe se pessoa fsica ou jurdica.
4 CPF/CNPJ: Selecione o fornecedor emissor do documento de
de fornecedores.
origem do bem.
nmero na via do Termo de Doao que ser arquivado na Seo de
Patrimnio.
Fabricao
Como o prprio nome indica alguma unidade da UFMG construiu
um bem permanente, que dever ser incorporado ao seu
acervo.
Documentos necessrios: Nota de Fabricao onde conste todos os
elementos identificadores do bem tais como descrio detalhada, custo
e data da entrega do bem ao local de utilizao.
No SICPAT o procedimento para tombamento por fabricao consiste
selecionar a opo Fabricao.

46



O operador dever ento preencher os campos da seguinte forma:
2 Nmero: Informe o nmero do documento de origem do bem, no
caso a Nota de Fabricao.
3 Unidade Fabricao: Selecione da lista qual a unidade que
produziu o bem.
47
4 Setor: Preencha com o nome do setor que produziu o bem

5 Data: Preencha a data de entrada do bem no acervo patrimonial da
UFMG.
origem do bem.
Para garantir o cadastramento dos dados, selecione o boto Salvar
.
nmero na via da Nota de Fabricao que ser arquivada na Seo de
Patrimnio.
Incorporao
Classificam-se nessa categoria, todos os bens cuja entrada no
acervo da UFMG no pode ter sua fonte de aquisio
identificada. Devendo ser alterado para a categoria correta
quando for recebido o documento identificador da origem desse
bem.
Documentos necessrios: Ofcio do diretor ordenando o
tombamento em razo do inventrio. Avaliao realizada por comisso
especial atribuindo valor ao bem para fins de registro patrimonial.
No SICPAT o procedimento para tombamento por incorporao
consiste em selecionar o menu Operacional, Tombamento, em seguida
selecionar a opo Incorporao.

48


1 Tipo: Informe o tipo do documento.

2 Nmero: Informe o nmero do documento.
3 Data: Preencha a data de entrada do bem no acervo patrimonial da
UFMG.
4 Valor total: Preencha o valor atribudo ao bem.
Para garantir o cadastramento dos dados, selecione o boto Salvar
.
49

nmero na via da Nota Fiscal que ser arquivada na Seo de
Patrimnio.
CADASTRAMENTODEITENS
Aps o concludo o primeiro passo, deve-se cadastrar o item, ou itens,
componentes do documento de origem do bem. Para tanto se deve
selecionar a pasta Item (detalhe), clicar no boto [Novo detalhe] e
preencher o formulrio conforme apresentado a seguir:

Aqui o operador preencher os campos da seguinte forma
1 Material: Escolha o material selecionando no boto ao lado do
campo;
2 Seleo de Material: Escolha na tabela abaixo, que ser aberta
aps o primeiro passo, a classificao geral do material que ser
tombado. No exemplo abaixo foi selecionado no primeiro campo a
coluna descrio, em seguida foi digitado o termo inicial do bem
desejado impressora o sistema automaticamente buscou o
primeiro material que atendia condio.

3 Discriminao: Nesse campo deve ser includo as especificaes
completas do bem, o mais detalhadamente possvel.
50
4 Marca: Digite aqui a marca do bem a ser tombado.

5 Modelo: Digite o modelo do bem a ser tombado, caso houver.
6 Quantidade: Digite a quantidade de bens constantes desse item
do documento de origem.
7 Valor unitrio: Digite o valor unitrio desse item do documento de
origem.
Ao terminar a incluso de um item, aperte o boto Salvar para garantir
o cadastramento das informaes.
Para incluir novos itens, selecione o boto e repita o procedimento
acima.
DISTRIBUIO
Aps o concludo o cadastramento dos itens, o operador dever
realizar a distribuio dos bens, selecionando a pasta Distribuio
(sub-detalhe) na tela do sistema.
A partir da ser apresentada a seguinte tela para preenchimento.

1 Quantidade: Digite a quantidade a ser distribuda para o primeiro
setor.
2 rgo: Selecione o rgo destinatrio do bem.
3 Setor: Selecione o Setor destinatrio do bem e componente do
rgo.
4 Local: Selecione o Local de tombamento do bem.
Em seguida selecione o boto [Distribuir].
Ao final da distribuio de todos os bens pertencentes a todos os itens,
deve-se selecionar o boto [Salvar] e o status do tombamento dever
mudar para [Cadastrado].
51
TRANSFERNCIA
Toda transferncia no sistema obedece seguinte regra geral:
1 Passo: Informar o local de origem do bem, ou seja, de onde o bem
vai sair, selecionando conforme na tabela que ser apresentada e
acionando o boto Exibir, conforme a figura ao lado.
2 Passo: Informar o local de destino do bem, ou seja, onde o bem
ser tombado, apertando na figura abaixo o boto LOCAL DE
DESTINO, selecionando da lista o local onde o bem ser tombado, e
acionando o boto Exibir.
3 Passo: Informar o bem, ou bens, que sero transferidos e
acionando o boto Salvar.
Para executar a transferncia no Sicpat o operador deve acessar o
menu Operacional, opo Transferncia, em seguida a opo de
Bens.

A partir da o sistema apresentar uma tela composta por 3 campos, a
saber:
A lista de locais;
A relao de bens do local selecionado;
A relao de bens para transferncia.
52
Observe que na parte superior do primeiro campo informado a

Origem, ou seja, a Unidade Gestora; a quantidade de Locais existentes
nessa Unidade; bem como botes que permitem a ordenao conforme
a estrutura de localizao. Ao lado direito dessa lista temos um campo
que, quando selecionado, informa o local onde o bem a ser transferido
se encontra.
Na parte superior do segundo campo so apresentados os botes de
ordenao possveis, por bem ou por descrio, bem como as
informaes quanto ao nmero de bens existentes no local escolhido e
quantos bens foram selecionados para transferncia. Ao lado direito da
lista de bens est um campo que indica quais bens esto sendo
selecionados nessa operao.
Na terceira parte da janela apresentada a lista de bens selecionados.
Em sua parte superior temos os botes de ordenao, bem como
quantos bens esto prontos para serem transferidos.
Alm disso, temos os botes de Destino, que determina o mesmo
destino para todos os bens, e o boto ao lado de cada bem, onde
informamos a destinao para cada bem individualmente.
Aps a escolha do(s) destino(s) dos bens ao selecionar o boto Salvar
no menu principal ser apresentada a tela de confirmao presente na
figura a seguir.
53

Aps a operao de transferncia, necessrio emitir os Termos de
Responsabilidade que acompanharo os bens e devero ser assinados
pelos novos responsveis pela guarda desses bens.
ATENO: No caso de transferncias internas basta imprimir os novos
TRs. No caso de transferncias externas necessrio que a unidade
que recebe o bem proceda ao aceite dos bens no sistema.
ACEITE,RECUSAOUCANCELAMENTODETRANSFERNCIADEBEM
Sempre que realizada uma transferncia externa, ou seja, para fora
de uma unidade gestora, ocorre uma transferncia tambm de valores
entre essas unidades.
Visando deixar essa operao a mais correta possvel, o sistema exige
uma ao por parte da unidade que est recebendo o bem para
confirmar essa transferncia.
Assim, a unidade gestora para a qual o bem est sendo transferido
dever aceitar ou recusar no sistema essa transferncia.
Aceitartransferncia
Quando uma unidade gestora faz a transferncia externa de algum
bem, a unidade que recebe o bem dever aceitar a transferncia no
menu Operacional, Transferncia, opo Aceita transferncias quando
o sistema apresentar a tela a seguir:
54

Recusartransferncia

55
Cancelartransferncia

MOVIMENTAO
Esse procedimento usado quando o bem vai ser retirado do local,
mas a responsabilidade por sua guarda e conservao no se altera.

Movimentao ocorre quando necessrio deslocamento do bem do
local de origem para Manuteno ou para atender a um Emprstimo de
bens.
56
Para execut-la o operador devera acessar o menu Operacional, opo

Movimentao e clicar em Bem, conforme a tela abaixo.
Ao surgir a tela de pesquisa de dados, selecionar o bem a ser
movimentado e clicar em Exibir.

Aps escolher os bens, o operador devera preencher o formulrio que
se apresenta com todas as informaes necessrias a correta
identificao do bem e do local onde ele estar sendo movimentado.

Para finalizar, clique no boto Salvar.
57
Para retornar um bem movimentado, basta acionar o menu

Operacional / Movimentao / Retorno, selecionar o bem a ser
retornado, informar a data de retorno e Salvar, conforme a tela
abaixo:

DESFAZIMENTO
LANAMENTOSNOSISTEMA
Para realizar o processo de baixa de bens do sistema Sicpat, o
operador deve primeiramente verificar em que estado de conservao
esto marcados. No podero ser baixados bens marcados com estado
de conservao Bom e No inventariado.
Realizados todos os passos essenciais aos diferentes processos de
baixa, tais como a elaborao de relatrios por parte das comisses
etc., o prximo passo realizar a baixa no sistema Sicpat, retirando o
registro do bem do acervo patrimonial da Universidade.
i. Selecionar o menu Operacional, em seguida Baixa, ento selecionar
Bem;
j. Na janela que se abrir, estaro listados todos os bens classificados
como antieconmico, ocioso, irrecupervel e recupervel,
classificaes que permitem o processo de baixa;
k. Procurar e selecionar os bens a serem baixados;
l. Preencher os campos relativos data, tipo de baixa, informaes
do processo e observaes;
58
BAIXA
A descarga, que se efetivar com a transferncia de
responsabilidade pela guarda do material, dever, quando
vivel, ser precedida de exame do mesmo, realizado por
comisso especial, sendo, como regra geral, baseada em
processo regular, onde constem todos os detalhes do material
(descrio, estado de conservao, preo, data de incluso em
carga, destino de matria-prima eventualmente aproveitvel e
demais informaes).
a retirada do bem do acervo patrimonial da unidade.
A operao de baixa no SICPAT realizada por bem.
Toda baixa determinada a partir de um processo administrativo e
sempre deve ser informado o documento legal que autorizou a
procedimento.
Para tanto se deve, em primeiro lugar, alterar o estado de conservao
do bem acessando o menu Operacional, opo Bens, Informaes
complementares e escolhendo o bem a ser tombado e alterando seu
estado de conservao para Antieconmico ou Irrecupervel, e em
seguida acionando o boto Salvar.
Em seguida no menu Operacional, opo Baixa, escolhe-se na lista
apresentada o bem a ser baixado.
Aps isso o usurio deve acessar o menu Ocorrncia, opo Baixa
(como na tela ao lado) e informar o nmero patrimonial do bem a ser
baixado na respectiva caixa de dilogo.
Aps informar o nmero patrimonial ser aberta a seguinte tela:
Ao acionar o boto de controle Salvar, ser liberado o boto de
controle Incluir Detalhe.
Em seguida deve-se acionar o boto Incluir Detalhe.
59
O sistema apresentar o formulrio, conforme na figura abaixo.

O usurio dever preencher a data atual.
Informar o tipo de processo de desfazimento, a saber:
Alienao
Doao / Cesso
Devoluo
Permuta
Furto/Roubo
60
Extravio
Sinistro
Inutilizao / abandono
Por cdigo
Por unidade/setor
Informar o documento que autoriza a baixa.
Preencher o campo observao se houver.
Acionar o boto Salvar.
CANCELAMENTODEBAIXA
Procedimento que cancela a baixa de um bem e retorna para o acervo
patrimonial da unidade.
Para tal procedimento, acione o menu Ocorrncia, opo Cancelamento
de Baixa. Ao aparecer a lista de bens baixados, escolha o bem a ter a
baixa cancelada e acione o boto Exibir.

Na tela de cancelamento, informe a data, e Salve

61
INVENTRIO
No inventrio analtico, para a perfeita caracterizao do material,
figuraro:
Descrio padronizada;
Nmero de registro;
Valor (preo de aquisio, custo de produo, valor arbitrado ou
preo de avaliao);
Estado (bom, ocioso, recupervel, antieconmico ou
irrecupervel);
Outros elementos julgados necessrios.
O material de pequeno valor econmico que tiver seu custo de
controle evidentemente superior ao risco da perda poder ser
controlado atravs do simples relacionamento de material (relao
carga), de acordo com o estabelecido no item 3 da IN/DASP n
142/83.
O bem mvel cujo valor de aquisio ou custo de produo for
desconhecido ser avaliado tomando como referncia o valor de
outro, semelhante ou sucedneo, no mesmo estado de conservao e
a preo de mercado.
Sem prejuzo de outras normas de controle dos sistemas competentes,
o Departamento de Administrao ou unidade equivalente poder
utilizar como instrumento gerencial o Inventrio Rotativo, que consiste
no levantamento rotativo, continuo e seletivo dos materiais existentes
em estoque ou daqueles permanentes distribudos para uso, feito de
acordo com uma programao de forma a que todos os itens sejam
recenseados ao longo do exerccio.
62

OUTRASOPERAES
CADASTRODAESTRUTURADELOCALIZAO
A opo Cadastro, no menu Operacional, permite que a unidade
gestora gerencie sua estrutura de
localizao.
Nessa operao possvel cadastrar
os rgos, setores e locais que
compem a Unidade Gestora.
Os rgos e Setores devem
representar a estrutura funcional da
unidade, enquanto o cadastramento
de locais deve representar a
estrutura fsica.
importante que o responsvel pelo cadastramento faa um estudo
cuidadoso da estrutura de localizao de sua unidade, de maneira a
proceder a uma representao mais prxima possvel da realidade da
unidade.
Sugerimos que cada local seja representado apenas uma vez na
estrutura de localizao.
O cadastramento da Unidade realizado pela Diviso de Material, que
gerencia o sistema. J o cadastramento da estrutura auxiliar,
compreendendo os rgos, setores e locais da unidade, deve ser
realizado pelo Setor de Patrimnio da Unidade Gestora.
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
Sala
Nr XXX
63
Para executar essa operao deve-se acessar, no Sicpat, o menu

Operacional, opo Cadastro, em seguida a opo Localizao.
O sistema apresentar a seguinte tela com os dados da Unidade.
Essa tela apresenta
quatro abas, sendo que
na primeira se
apresentam os dados
da Unidade Gestora,
nas seguintes os
rgos, Setores e
Locais.
Para atualizar os dados
da unidade, basta
substituir ou incluir o
texto desejado no
campo apropriado e
clicar no boto salvar.

Cadastrodergos
Para alterar ou incluir novos rgos, deve-se selecionar a aba rgo
[detalhe] e o sistema apresentar a seguinte tela.

64
Abaixo do grupo de abas, o Sicpat d informaes acerca da unidade

que est sendo atualizada e o nmero de rgos j existentes
observe as informaes: [UG] e [Registro: x de xx].
Em seguida apresentada a lista de rgos j cadastrados.
Para atualizar as informaes do rgo, deve-se selecionar o rgo
desejado (os campos estaro sobre um fundo verde), alterar as
informaes e clicar no boto salvar.
Todos os campos podem ser alterados exceo do campo [Cdigo].
Para incluir um novo rgo deve-se clicar no boto Novo detalhe,
preencher os campos do formulrio e clicar no boto salvar.
Os campos [Sigla] e [Nome] so de preenchimento obrigatrio.
Sugerimos preencher o campo [sigla] com a sigla ou abreviatura do
rgo e o campo [Nome] com o nome oficial do rgo.
CadastrodeSetores
Para alterar ou incluir novos setores, deve-se selecionar o rgo ao
qual o setor pertence e em seguida na aba Setor [sub-detalhe]. O
sistema apresentar a seguinte tela.

Abaixo do grupo de abas, o Sicpat d informaes acerca da unidade e
o rgo ao qual o setor pertence, bem como o nmero de setores j
existentes observe as informaes: [UG], [RG] e [Registro: x de
xx].
Em seguida apresentada a lista de setores j cadastrados.
65
Para atualizar as informaes de um setor, deve-se selecionar o setor

desejado (os campos estaro sobre um fundo verde), alterar as
informaes e clicar no boto salvar.
Para incluir um novo setor deve-se clicar no boto Novo detalhe,
Sugerimos preencher o campo [sigla] com a sigla ou abreviatura do
rgo e o campo [Nome] com o nome oficial do setor.
Observao: Nem todos os rgos tm uma estrutura que permite o
cadastramento de setores, entretanto, para uma correta representao
da estrutura de localizao, necessrio que seja cadastrado um setor
dentro de cada rgo. Quando ocorrer essa situao sugerimos que
sejam repetidas as informaes relativas ao rgo.
CadastrodeLocais
Para alterar ou incluir novos locais, deve-se selecionar o setor ao qual
o setor pertence e em seguida na aba Local [sub-detalhe]. O sistema
apresentar a seguinte tela.

Abaixo do grupo de abas, o Sicpat d informaes acerca da unidade,
do rgo e do setor ao qual o local pertence, bem como o nmero de
locais j existentes observe as informaes: [UG], [RG], [SET] e
[Registro: x de xx].
Em seguida apresentada a lista de locais j cadastrados.
66
Para atualizar as informaes, deve-se selecionar o local desejado (os

campos estaro sobre um fundo verde), alterar as informaes e clicar
no boto salvar.
Para incluir um novo local deve-se clicar no boto Novo detalhe,
Sugerimos preencher o campo [sigla] com o nmero da sala e o campo
[Nome] com o nmero e o nome oficial do local.
CADASTRODOSRESPONSVEIS
O cadastramento de Responsveis por rgos, setores e locais obedece
ao mesmo procedimento para cadastramento de locais.
Assim, o cadastramento do responsvel pela Unidade Gestora
realizado pelo DSG e deve ser informado por escrito pelas unidades
quando da mudana do Gestor.
O cadastramento dos responsveis pelos diversos rgos, Setores e
Locais componentes da Unidade Gestora realizado pelo Responsvel
pelo Controle Patrimonial de cada Unidade.
As informaes relativas ao servidor so buscadas automaticamente
pelo sistema, atravs de uma integrao ao banco de dados de
servidores e funcionrios da UFMG mantido pelo CECOM e atualizado
pela PRORH.
Para realizar o cadastro dos
responsveis o operador dever,
no menu Operacional, escolher a
opo Cadastro, e em seguida
uma das opes conforme for o
nvel do responsvel que se
deseja cadastrar (Responsvel
rgo, Responsvel Setor ou
Responsvel Local).
O cadastramento de Responsvel
por Unidade realizado pela
Diviso de Material do DSG mediante solicitao por escrito.
O cadastramento dos Responsveis por rgo, Setor e Local
realizado pelo Executor da Unidade.
67
Para cadastramento de
responsvel por rgo o
operador dever:
1 Escolher o menu
Operacional, opo Cadastro,
opo Responsvel rgo;
2 Selecionar o rgo na lista
apresentada.
3 Acionar o boto [Novo
Registro]

4 Fazer a pesquisa pelo nome ou matrcula do usurio a ser
escolhido na tela de pesquisa de dados.

5 Preencher o formulrio com a Data Inicial e o Documento de
designao do responsvel.
68

6 Salvar o registro.
O mesmo procedimento se repetir para o cadastramento de
responsveis pelos Setores e Locais de cada Unidade Gestora.
PLAQUETAS
Enviarplaquetas
Para o sucesso da operao de tombamento necessrio que a
unidade tenha ter nmeros patrimoniais disponveis.
A disponibilizao de nmeros patrimoniais e o envio das plaquetas de
patrimnio correspondentes a esses nmeros atividade centralizada
na administrao do Sicpat.
Cada Unidade Gestora, conforme sua necessidade, dever solicitar por
escrito liberao de nmeros patrimoniais Diviso de Material do
DSG.
ReceberPlaquetas
Essa operao permite o registro do recebimento das plaquetas
enviadas pela administrao do sistema.
Para realizar o recebimento de plaquetas o operador dever, no menu
Operacional, escolher a opo Receber Plaquetas.
O sistema apresentar a lista das plaquetas que foram
disponibilizadas.
O operador dever conferir se a lista de nmeros patrimoniais
corresponde s plaquetas recebidas e em seguida clicar no boto
[Salvar].
69
TERMODERESPONSABILIDADE
GeraodeTRs
Durante o processo de tombamento e distribuio do bem, o usurio
dever solicitar a gerao dos Termos de Responsabilidade.
Para isso dever acionar o menu Tombamento, opo Gera Termo de
Responsabilidade, verificar se todos os documentos esto marcados
(veja a seta).
Para confirmar a gerao dos Termos de Responsabilidade o usurio
deve acionar o boto [Salvar].

RenovaodeTermosdeResponsabilidade
A renovao uma operao que agrega todos os bens registrados
para um determinado responsvel por guarda em
um novo Termo de Responsabilidade.
Esse novo termo substitui todos os documentos
anteriores.
A renovao de termos pode ser automtica ou
por solicitao.
Toda vez que se altera um responsvel por local
gerado automaticamente um novo termo de
responsabilidade, transferindo os bens para a
guarda do novo servidor designado para aquele
local.
Pode-se solicitar a renovao dos TRs de um determinado local
atravs do menu Operacional, opo Renova TR por Local.
Pode-se ainda solicitar a renovao dos TRs de toda a unidade
gestora atravs do menu Operacional, opo Renova TRs Unidade.
70
ImpressodeTermosdeResponsabilidade
Aps a gerao de Termos de Responsabilidade necessrio sua
impresso.
Para imprimir os TRs o operador deve ir ao menu Relatrios, opo
Termos de Responsabilidade e o sistema apresentar a tela de
pesquisa de dados abaixo.

Essa tela formada por trs campos.
O primeiro campo apresenta as opes de Termos de
Responsabilidade.
TRs impressos que relaciona todos os TRs impressos na UG
Tombados Ao selecionar essa opo, o Sicpat gerar
automaticamente os relatrios para impresso de todos os TRs de
tombamento ainda no impressos.
Transferidos Ao selecionar essa opo, o Sicpat gerar
transferncia ainda no impressos.
Resp / Renovados Ao selecionar essa opo, o Sicpat gerar
Renovao ainda no impressos.
O segundo campo permite pesquisar por um TRs cujo numero
conhecido.
O terceiro campo lista todos os TRs impressos na Unidade Gestora.
Aps escolhido o tipo de TR, o sistema apresentar um relatrio
correspondente ao Termo ou Termos de Responsabilidade desejados.
71
O procedimento de impresso ser o mesmo j citado anteriormente.

ALTERAESCADASTRAISEMBENS

Para se alterar alguma informao relativa a algum bem deve acionar
o menu Operacional, opo Bens e Informaes Complementares.
A tela de pesquisa de dados tem como padro do primeiro campo a
opo Todos os Bens.
Na segunda parte deve-se escolher o tipo de campo para pesquisa (no
exemplo Num. Pat) e preencher o campo de pesquisa com a
informao do bem (no caso o nmero patrimonial).
Ao acionar o boto [Pesquisar] ser mostrado no terceiro campo o bem
procurado.
Em seguida deve-se acionar o boto EXIBIR na parte inferior da tela.
Ser apresentado ento a tela do bem selecionado para que seja
realizada a incluso das informaes complementares para cada bem.
Esse procedimento
realizado para cada bem
individualmente.
A figura descreve os
campos que podero ser
preenchidos em relao
aos bens patrimoniais.
A qualquer momento aps
o tombamento de um
bem, podem-se alterar as
informaes dessa tela.
Dessa forma, pode-se
manter atualizadas todas as informaes relativas ao bem, como por
exemplo: estado de conservao, descrio (no caso de upgrade de
computadores, por exemplo), informaes do seguro, garantia, etc.

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UniversidadeFederaldeMinasGerais

UFMG/DSG DivisodeMaterial ManualdePatrimnio

O Art. 3 da Portaria n 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro

Essa identificao consiste na atribuio de um nmero patrimonial

Devoluo de bens em comodato

A modalidade de baixa a ser escolhida ser sempre Lanamento

ATENO: Conforme atualizaes no Decreto 99658/90, os

tombamento, movimentao, transferncias e baixa de materiais para

Portanto, as aes administrativas do Sicpat devem estar adequadas

Setor assina os Termos de Responsabilidade que emitir, juntamente

abrangncia, que inclui todos os Setores componentes de seu rgo,

Requisitar diligncia policial, se for o caso, e/ou encaminhar

d. O recebimento e o imediato encaminhamento ao responsvel pelo

O catlogo possui tambm a funo de facilitar a classificao de um

por controle patrimonial no Setor; e Responsvel por guarda,

Na figura acima, podemos observar qual a influncia de cada um

assinados pelos responsveis pela guarda de bens e arquivados junto

No SICPAT o procedimento para tombamento por aquisio consiste

UFMG/DSG DivisodeMaterial ManualdePatrimnio

Para iniciar o lanamento o operador dever selecionar a aba

5 Nmero: Informe o nmero do documento de doao ou da nota

Aparecer ento a seguinte tela.

2 Nmero: Informe o nmero do documento de doao ou da nota

Se desejar concluir um tombamento selecione o tombamento desejado

4 Setor: Preencha com o nome do setor que produziu o bem

Se desejar concluir um tombamento selecione o tombamento desejado

1 Tipo: Informe o tipo do documento.

ATENO: Aparecer um nmero no campo CDIGO, anote esse

4 Marca: Digite aqui a marca do bem a ser tombado.

Observe que na parte superior do primeiro campo informado a

Para execut-la o operador devera acessar o menu Operacional, opo

Para retornar um bem movimentado, basta acionar o menu

O sistema apresentar o formulrio, conforme na figura abaixo.

Para executar essa operao deve-se acessar, no Sicpat, o menu

Abaixo do grupo de abas, o Sicpat d informaes acerca da unidade

Para atualizar as informaes de um setor, deve-se selecionar o setor

Para atualizar as informaes, deve-se selecionar o local desejado (os

O procedimento de impresso ser o mesmo j citado anteriormente.

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