Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa

1. Pengarah/ Pengerusi
Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan
aktiviti.
Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau
aktiviti.
Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang
berkenaan.
Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan

2. Timbalan Pengarah/ Timb Pengerusi
Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.
3. Setiausaha
Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.
Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.
Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.
Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa.
Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.
4. Bendahari
Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.
Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.
Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.
Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang
berkaitan dengan pengurusan kewangan.
Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.
Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan
kejohanan.
Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.
5. Jawatan kuasa Kewangan/ Tajaan di bawah Bendahari
Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatan
kuasa pusat.
Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa pusat terlebih dahulu.
Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan.
Menyediakan surat tawaran (lo) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan.
Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan
Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan
6. Jawatan kuasa Peralatan/ Logistik dan Teknikal
Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan
memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi.
Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.
Menempah tempat pertandingan.
Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.
Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek
dilaksanakan.
7. Jawatan kuasa Teknik Pertandingan dan Pengadilan
Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan.
Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan.
Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding.
Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding.
Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang
bertanding.
Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul.
Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi.
Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.
8. Jawatan kuasa Buku Program/ Ucapan/Perasmian
Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
Mereka bentuk kulit luar buku program.
Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program
daripada ahli jawatan kuasa kecil lain.
Mencadangkan harga-harga iklan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa promosi untuk
mendapat iklan-iklan untuk di muatkan di dalam buku program.
Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa
yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.
Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam
buku program.
Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk
dimasukkan dalam buku program.
Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam
buku program.
Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat
pada masanya.
Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan.
Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada jawatan kuasa kewangan.
9. Jawatan kuasa Siaraya/Pengacara Majlis/Bacaan Doa
Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan
menentukan: Protokol,Masa,Tempat duduk,Cara masuk para peserta perbarisan, Muzik atau
perbarisan,Persembahan
Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara
majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian
hadiah.
Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan
kuasa buku program dan mengedarkan kepada semua yang hadir.
Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di
sepanjang kejohanan.
Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan
penutup.
Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.
10. Jawatan kuasa Protokol dan Sambutan
Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup.
Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.
Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.
Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup.
Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup
Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.
Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan.
Menyediakan teks bacaan doa.
Melantik dan melatih pembaca doa.
Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan
berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang
bersesuaian dan lain-lain.
Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup
kejohanan seperti
Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran
perbelanjaan untuk di hantar dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan.
Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.
Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.
Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan
untuk keperluan sambutan.
Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang
sepatutnya.
11. Jawatan kuasa Jemputan/ Publisiti
Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan olahraga serta menghantar untuk dicetak.
Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas.
Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir
pada hari penyampaian hadiah.
Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan
sambutan.
Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.
Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.
Menghebahkan serta mempromosikan butiran berkaitan dengan kejohanan melalui:
- Poster-poster
- Kain rentang
- Iklan-iklan
- Media cetak dan media elektronik
- Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu
kejohanan.
- Menyediakan maklumat mengenai kejohanan secara ringkas untuk promosi, maklumat perlu
terdiri daripada:
- Jadual Pertandingan
- Atur cara kejohanan
- Peta tempat berlangsung
12. Jawatan kuasa Persiapan Pentas dan Khemah
Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan.
Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga
dan lain-lain.
Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan
Merangka pelan-pelan kedudukan khemah.
Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan
peralatan yang berkaitan.
Menyusun dan memastikan keceriaan khemah.
Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.
13. Jawatan kuasa Kebersihan
Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan
sesudah kejohanan.
Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan.
Menghubungi pihak berkenaan untuk perkhidmatan memungut sampah.
Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas
kejohanan.
14. Jawatan kuasa Keselamatan
Memastikan keselamatan peserta terjaga sepanjang program dijalankan
Memastikan tempat pertandingan selamat dan tidak mendatangkan bahaya
Bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan tempat pertandingan.