Arquivologia - Tec Adm - 1 de 1

Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1
Introduo . ...................................................................................... 01
O gerenciamento da informao e a gesto de documentos . ....................02
Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao;
preservao, conservao e restaurao de documentos. ........................ 22
Bibliografia . ...................................................................................... 30
Introduo
Prezado Aluno,
Bem vindo segunda e ltima aula do Resumo de Arquivologia para Tcnico
Administrativo do MPU.
Hoje iremos tratar dos assuntos gerenciamento da informao e a gesto de
documentos; tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; auto-
mao; preservao, conservao e restaurao de documentos.
No esquea, participe do Frum de dvidas!
Chega de papo e mos obra...

O gerenciamento da informao e a gesto de documentos
A ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Antes de entrarmos na gesto de documentos propriamente dita, necessrio
falarmos sobre a organizao de arquivos, que consiste basicamente no
desenvolvimento de quatro etapas de trabalho:
1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de
informaes acerca da documentao do arquivo.
Nessa etapa, so coletadas as informaes sobre o gnero dos
documentos (textuais, iconogrficos, informticos etc.), as espcies
documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de
conservao do acervo, os recursos humanos da instituio, enfim, todos
os dados relevantes para o arquivo da instituio.
2- Anlise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, ser
feita uma anlise objetiva da real situao dos servios de arquivo e um
diagnstico que permita propor alteraes no sistema a ser implantado.
Ou seja, o diagnstico consiste em uma constatao das falhas
existentes na administrao que impedem o correto
funcionamento do arquivo.
3- Planejamento: elaborao de um plano arquivstico que leve em
considerao tanto as disposies legais quanto as necessidades da
organizao. Esse plano deve levar em considerao os seguintes
elementos:
a) posio do arquivo na estrutura organizacional da
administrao recomenda-se que seja a mais alta possvel;
b) centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em
fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?);
c) criao de uma coordenao central dos servios de arquivo, nos
casos de descentralizao;
d) definio dos mtodos de arquivamento;
e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

f) necessidades de recursos humanos;
g) escolha das instalaes e equipamentos;
h) constituio de arquivos intermedirios e permanentes.
4- Implantao e acompanhamento: implementao do plano de
arquivo na instituio em conjunto com testes de procedimentos,
rotinas, normas, formulrios etc.
A implantao deve ser procedida por um acompanhamento constante
dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades
ou falhas no sistema arquivstico.
Agora, podemos falar da gesto de documentos.
GESTO DE DOCUMENTOS
A gesto documental conceituada pelo art. 3 da Lei n 8.159/91, da
seguinte forma: Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Podemos traduzir a definio acima como sendo todas as atividades que
envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediria,
visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Segundo a doutrina, dentro da gesto de documentos destacam-se trs fases
bsicas: produo, utilizao e destinao.
Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos em
decorrncias das atividades de um rgo ou setor. Nessa fase, o
arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos
essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias
desnecessrias.
Utilizao de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento,
classificao, registro, distribuio e tramitao), expedio, organizao e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. Alm
disso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso documentao e
recuperao de informaes.

Avaliao e destinao de documentos: compreende a anlise e avaliao
dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivo
permanente e quais sero eliminados por terem perdido o seu valor para a
instituio.
Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as
fases da gesto de documentos no quadrinho abaixo:
Gesto de
Documentos
Produo
elaborao dos documentos em decorrncias
das atividades da instituio
criao de documentos essenciais
administrao, evitando duplicao e emisso
de vias desnecessrias
Utilizao
protocolo, classificao, organizao e
arquivamento durante a idade corrente e
intermediria
normas de acesso documentao e
recuperao de informaes
Destinao
anlise e avaliao dos documentos (valor)
definio de quais sero objeto de arqui-
vo permanente e quais sero eliminados
GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitir
aproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada de
decises, aumentando, assim, a eficincia administrativa.
Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do
arquivo:
1) Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao)
2) Expedio
3) Arquivamento
4) Emprstimo e consulta
5) Destinao
ATIVIDADE DE PROTOCOLO
A primeira atividade na gesto de documentos correntes o protocolo.

Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios s
atividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocolo
executam os procedimentos de recebimento, classificao, registro e
movimentao dos documentos constituindo verdadeiras portas de entrada
para a informao.
Ou seja, o protocolo envolve atividades como recebimento e expedio de
correspondncias, classificao dos documentos recebidos em ostensivos ou
sigilosos, distribuio de documentos etc.
Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo:
sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificao, Registro
e Movimentao dos documentos. (para lembrar ReClaReMo)
No protocolo utilizado o instrumento chamado cdigo de classificao, que
um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio
de suas funes e atividades.
Ateno: vale a pena destacar que algumas questes do Cespe afirmam que o
protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos. Apesar de a
doutrina classificar a atividade expedio como sendo distinta da atividade
protocolo, a expedio executada pelo departamento de protocolo da
empresa.
Portanto, cuidado! Se a questo afirmar que o protocolo executa as
atividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio
(porta de sada) considere-a correta.
Dentre das atividades do protocolo encontra-se a classificao dos
documentos, nesse ponto, vamos lembrar os documentos ostensivos e
sigilosos.
A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no
prejudica a administrao. Por outro lado, consideram-se sigilosos os
documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e
divulgao.
Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:
separar o que de carter ostensivo do que de carter sigiloso
(Classificao);

encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos
destinatrios (Movimentao);
abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura,
interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso
(Classificao); e
encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel
(Movimentao).
Observe, ento, que o protocolo deve tomar conhecimento do contedo de
documentos ostensivos, contudo, no pode tomar conhecimento do
contedo de documentos sigilosos.
ATIVIDADE DE AVALIAO E DESTINAO
J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outros
tm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentemente
utilizados, enquanto outros nem tanto.
Devido a essas diferenas relativas ao valor e frequncia de uso, surge a
necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos.
Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos,
de acordo com seus valores informativo e probatrio.
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por
serem de importncia vital para a organizao.
Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de
no serem vitais, a informao que contm deve ser preservada em
carter permanente.
Temporrios: podem ser descartados, aps determinado prazo, quando
cessa o valor do documento.
evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feita
indiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem ser
observados:
importncia do documento com relao aos valores administrativo, fiscal
ou legal (=primrio) ou informativo, probatrio (=secundrio);

possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem);
espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento;
prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislao
vigente; e
nmero de cpias existentes.
Ainda, segundo o artigo 9 da Lei n 8.159/91, A eliminao de documentos
produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica
esfera de competncia.
INSTRUMENTOS DE DESTINAO
Nas atividades de avaliao e destinao, so utilizados os instrumentos de
destinao, que so os atos normativos elaborados pela organizao, nos
quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos
documentos.
Os dois principais instrumentos de destinao so:
Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos
devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou
recolhidos aos arquivos permanentes. Alm disso, estabelece os
critrios para recolhimento no arquivo permanente e eliminao.
Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia
estar definido que os cartes de ponto deveriam ser conservados por
sete anos no Servio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos
de prestao de servios de limpeza deveriam ser conservados em
carter definitivo no arquivo permanente.
Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica de
documentos a serem eliminados de uma s vez e que necessita ser
aprovada pela autoridade competente.
Agora, vamos ver como so utilizados os instrumentos de destinao dentro da
rotina para a destinao de documentos na fase corrente que engloba as
seguintes atividades:

1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de
acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade;
A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a
partir de prazos e critrios para recolhimento e eliminao.
2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;
Para proceder com a destinao preciso verificar, na tabela de
temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos.
3. registrar os documentos a serem eliminados;
As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a serem
eliminados.
4. proceder eliminao;
O ato de eliminar os documentos tambm faz parte da fase de destinao.
5. elaborar termo de eliminao;
O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro de
informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de
guarda.
6. elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; e
De forma semelhante lista de eliminao, existem as listas de
transferncia (documentos destinados fase intermediria) e as listas de
recolhimento (documentos destinados fase permanente).
Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia.
7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio.
Permitir que os documentos passem ao arquivo intermedirio tambm faz
parte da fase de destinao.
ARQUIVAMENTO
O Arquivamento consiste no conjunto de operaes destinadas ao
acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

Obs.: Acondicionamento so as formas de embalagem ou guarda de
documentos visando sua preservao e acesso.
Antes de falar sobre o arquivamento e suas tcnicas, temos que lembrar que a
gesto de documentos composta por trs grandes fases:
1. Produo;
2. Utilizao; e
3. Avaliao e Destinao.
Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as
diferentes atividades esto distribudas entre as fases:
Observando a figura acima, possvel perceber que o ciclo de gesto de
arquivos um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produo),
desenvolvimento (utilizao) e morte (avaliao e destinao).
Nesse contexto, dentro da fase de utilizao que a maioria das funes do
documento so exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado,
consultado etc.).
A atividade de arquivamento representa o conjunto das operaes destinadas
ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
Dessa forma, antes de arquivar, preciso classificar, ou seja, analisar e
identificar o contedo dos documentos, selecionando a categoria de assunto
sob a qual devem ser arquivados e determinando o cdigo para a sua
recuperao.

O arquivamento uma das atividades mais importantes dentro da gesto
arquivstica, pois fundamental para a organizao ser capaz de armazenar
suas informaes e recuper-las no momento desejado.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodolgica e
mecnica, em relao qual os documentos devem ser organizados. Ou seja,
todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam
eficientemente arranjados. Os problemas que a instituio pode enfrentar no
so inerentes ao sistema em si, mas so devidos a escolhas erradas, frente s
caractersticas e necessidades dessa instituio.
Nesse contexto, importante que o mtodo de arquivamento escolhido esteja
alinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, os
mtodos de arquivamento so determinados pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Antes de entrar em cada um dos mtodos de arquivamento, importante
ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca do documento feita
diretamente no local onde se acha guardado.
Por exemplo, se voc procura por um documento endereado ao Joo e
os documentos esto organizados alfabeticamente basta ir letra J
para encontr-lo.
Sistema indireto aquele em que, para se localizar um documento,
preciso, antes, consultar um ndice ou cdigo.
Os principais mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes
classes: mtodos bsicos e mtodos padronizados.
Os mtodos bsicos so os mais utilizados e so baseados nos elementos de
ordenao como o nome, local, nmero, data e assunto.
J, os mtodos padronizados utilizam outros elementos de ordenao (p.ex.:
cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessrios especiais para sua
organizao.

Listamos abaixo os principais mtodos de arquivamento:
Mtodos
Bsicos
Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Simples
Cronolgico
Dgito-terminal
Ideogrficos
(Assunto)
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo
Mtodos
Padronizados
Variadex
Automtico
Soundex
Mnemnico
Rneo
Dentre os mtodos de arquivamento o mtodo alfabtico o mais simples
de todos e o mais cobrado em provas.
Esse mtodo direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e
pastas so dispostas na ordem alfabtica, respeitando as regras gerais de
alfabetao e ordenao (falaremos adiante sobre essas regras).
Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos
demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume
de documentos muito grande, devido ao cansao visual que pode causar.
Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras de
alfabetao. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os
mtodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso.
So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois a
maioria delas bem intuitiva):
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois
o prenome.
Barbosa, Joo

Cabral, Pedro
Anbal
Bernardo
Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem
alfabtica do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam.
Castelo Branco, Vitor
Monte Alegre, Carlos
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Santa Rita, Flvia
So Paulo, Carlos
So Pedro, Felipe
4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao
de sobrenomes iguais.
Silveira, R. Sil-
veira, Ricardo
Silveira, Roberto
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so
considerados.
Albuquerque, Rosana d
Almeida, Pedro de
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,
Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome,
mas no so considerados na ordenao alfabtica.
Costa Filho, Jorge da
Costa Neto, Jorge Damas-
ceno Sobrinho, Carlos

Ateno: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados
quando servirem de elemento de distino.
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps o
nome completo, entre parnteses.
Helena, Maria (Doutora)
Marques, Armando (Juiz)
Marques, Slvia
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo
nos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11)
Boy, John
Freud, Sigmund
Jung, Carl Gustav
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O
mais comum consider-las como parte integrante do nome quando
escritas com letra maiscula.
Capri, Guilio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
OBrian, Michael
Ateno: muito cuidado para no confundir com a regra 5.
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,
que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so
registrados como se apresentam.
Li Xian Xin
Li Yutang
Yong Po Yuan
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se

considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies
que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos
sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Colegial (A)
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Library of Congress (The)
Monte Verde Peas e Acessrios
13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e
assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso
devero aparecer no fim, entre parnteses.
Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV)
Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo)
Congresso de Geologia (3)
Alm das regras de alfabetao, temos que ter em mente as regras de
ordenao. Podemos ordenar os itens de duas formas:
1. Letra por letra
Monte Claro
Monte Dourado
Monteiro
Monte Triste
2. Palavra por palavra
Monte Claro
Monte Dourado
Monte Triste
Monteiro
Outro mtodo bsico de arquivamento, muito cobrado em provas o
denominado geogrfico.
um mtodo direto, cujo elemento principal o local.
Esse mtodo pode ser ordenado de duas formas:

1. Nome do estado, cidade e correspondente
Amazonas Manaus (capital) Luiz
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Luiz
Rio de Janeiro Campos Alberto
Rio de Janeiro Campos Luiz
So Paulo Lorena Luiz
So Paulo So Jos dos Campos Souza, Carlos
Ateno: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente s
outras cidades de um mesmo estado.
2. Nome da cidade, estado e correspondente
Campos Rio de Janeiro Alberto
Campos Rio de Janeiro Luiz
Lorena So Paulo Luiz
Manaus (capital) Amazonas Luiz
Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Luiz
So Jos dos Campos So Paulo Souza, Carlos
Ateno: a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao.
Por ltimo, vamos falar sobre o mtodo ideogrfico (=por assunto). Esse
mtodo tem como elemento principal o assunto.
Exemplo: Admisso de Pessoal
Assistncia Jurdica
Imveis
Ateno: No podemos confundir assunto com os tipos fsicos dos
documentos (espcies documentais), como correspondncias, memorando,
telegramas e relatrios. Estes podem at servir de subdiviso auxiliar,
contudo, no so assuntos.
Assistncia Jurdica
- Correspondncias
- Pareceres
Imveis
Da mesma forma, no podemos confundir assunto com a procedncia dos
documentos, que pode, no mximo, ser utilizada como subdiviso.

- Departamento de Vendas
- Fbrica Alvorada
- Fbrica Primavera
Assistncia Jurdica Im-
veis
Ateno: no existe um esquema padronizado de classificao por assunto,
cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu
prprio plano de classificao.
Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os
tipos de arquivamento.
A posio em que so dispostos fichas e documentos distinguir os tipos de
arquivamento em horizontal e vertical.
No tipo horizontal, os documentos so colocados uns sobre os outros e
arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse mtodo muito utilizado
para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos
permanentes (onde a frequncia de uso menor).
Note que para consultar qualquer documento necessrio retirar os que se
encontram sobre ele, dificultando a localizao rpida das informaes por
esse motivo, o uso do arquivamento horizontal desaconselhvel na fase
corrente dos arquivos (onde a frequncia de uso maior).
J o arquivamento vertical caracterizado pela disposio dos documentos um
atrs do outro, permitindo a rpida consulta, sem necessidade de remover
outros documentos.
GESTO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS INTERMEDIRIOS E
PERMANENTES
Na fase de avaliao e destinao, os documentos so analisados em funo
do valor e da frequncia de uso. Essas duas variveis definem qual ser o
destino do documento: transferncia para o arquivo intermedirio,
recolhimento para o arquivo permanente ou eliminao.

O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:
Valor Frequncia de uso Destino
com valor primrio alta
permanece no arquivo
corrente
com valor primrio baixa
transferncia para o
arquivo intermedirio
sem valor primrio, mas
com valor secundrio
baixa
recolhimento para o
arquivo permanente
sem valor primrio e
secundrio
eliminao -

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, at
agora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo,
so bem diferentes: transferncia e recolhimento.
Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio.
Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.
Obs.: Tambm caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermedirio
para o permanente.
Enfim, se o destino do documento o arquivo permanente estamos tratando
de recolhimento, se for o arquivo intermedirio estamos falando de
transferncia.
Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias:
permanente e peridica.
A transferncia permanente ocorre em intervalos irregulares e exige,
quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o
documento dever ser transferido.
A transferncia peridica, por sua vez, ocorre em intervalos
determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos:
1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio so
recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar
pelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que recolhimento.

2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipa
ou mtodo do ciclo): os documentos so transferidos para o arquivo
intermedirio, onde permanecem por determinado perodo e,
finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para o
arquivo permanente.
3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreendidos
entre um intervalo de datas (mnimo e mximo) so transferidos
para o arquivo intermedirio.
Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para o
arquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo,
recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.
Importante! Perceba que recolhimento um tipo de transferncia.
Cuidado, pois a banca pode tentar confundir voc.
Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver:
Transferncia
Permanente
(intervalos irregulares)
Peridica
(intervalos
determinados)
uma etapa
(=recolhimento)
recolhidos diretamente
para o arquivo permanente
duas etapas
passam, primeiramente,
pelo limbo (arquivo
intermedirio)
mnimo e
mximo
quando compreendidos
entre um intervalo de datas
(mnimo e mximo), so
transferidos para o arquivo
intermedirio
Prazos de guarda
Esse assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Os prazos de
guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos devero
ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quais
a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente ou
eliminao).

Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de
cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser
mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivos
permanentes ou eliminados.
Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade e
variam de acordo com o tipo de documento em questo.
Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficar
armazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dos
empregados.
Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais.
ADMINISTRAO DO ARQUIVO PERMANENTE
Os arquivos passam por uma evoluo que os afasta cada vez mais de seu
objetivo primrio, diminuindo seu valor primrio (=administrativo, legal ou
fiscal) e aumentando seu valor secundrio (=informativo, probatrio, histrico
ou cultural).
Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem
constituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda a
sociedade.
nesse estgio que surge o arquivo permanente.
A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar,
descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custdia.
De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem ser
classificadas em quatro grupos:
Arranjo: consiste na reunio e ordenao adequada dos documentos
no arquivo permanente.
Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao
dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgao.
Conservao: medidas de proteo dos documentos e do seu lugar de
guarda.
Referncia: consiste nas polticas de acesso e uso dos documentos.

Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um
mnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar?
Descrio Conservao Referncia Arranjo
A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez mais
complexa que a de arquivos correntes e intermedirios.
A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar
documentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivises
administrativas e de numerosos funcionrios individuais.
Lembra quando falamos sobre centralizao e descentralizao de arquivos
correntes?
Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois o
resultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivos
correntes e intermedirios.
Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-se
sempre levar em considerao o princpio da provenincia (=princpio do
respeito aos fundos) que afirma que o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras.
O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faz
necessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cada
fundo.
A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cada
situao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios.
1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
Por exemplo, seria constitudo um fundo para cada rgo: Ministrio
de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia
Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc.
2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordo
com sua semelhana temtica, provenientes de diversas fontes
geradoras de arquivo.

Por exemplo, poderamos constituir um nico fundo relacionado
atividade comum a todos os rgos: Energia (Ministrio de Minas e
Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de
Energia Eltrica ANEEL etc.)

Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem;
automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.
J vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer
gnero (=a configurao que assume um documento, dependendo do sistema
de signos utilizados na comunicao de seu contedo). Ou seja, o documento
pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc.
O arquivo tambm composto de documentos que podem ser confeccionados
por diversos tipos de material, sobre os quais as informaes so registradas
(=suporte).
So exemplos disso: papel, filme, disco tico, disco magntico etc. Destes,
daremos especial ateno a um tipo especfico de suporte, o microfilme.
Para que voc no confunda os gneros de documentos. Vamos ajud-lo a
recordar os mais importantes:
escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos;
cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de
engenharia (mapas, plantas, perfis etc.);
iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, como
fotografias, diapositivos, desenhos etc.;
filmogrficos: pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de
imagens, com ou sem sonorizao, contendo imagens em movimento;
sonoros: registros fonogrficos (discos e fitas magnticas);
microgrficos: documentos resultantes de microrreproduo de
imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e
informticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais
(disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).
Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser
alterado devido a questes funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo,
podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espao ou
garantir a preservao de originais passveis de destruio.

Nesse sentido, preciso observar que a adoo de recursos tecnolgicos para
alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados
critrios:
1. questes legais concernentes alterao do suporte, observando-
se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as
especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao
brasileira e por organismos internacionais;
2. capacidade de recuperao das informaes antes e depois de
processar a alterao do suporte;
3. custo da operao;
4. definio da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da
reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso
informao;
5. existncia de depsitos e equipamentos de segurana que venham a
garantir a preservao do novo suporte.
Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo
da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao
e recursos financeiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais e
acessrios necessrios.
Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como
as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.
Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais
alteraes de suporte documental.
MICROFILMAGEM
A microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em
formato microgrfico (microfilme ou microficha).
A primeira e mais importante razo para justificar o uso da microfilmagem a
economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma
maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de
um documento qualquer.
Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos:

economia de espao;
acesso fcil e rpido;
segurana e garantia da confidencialidade das informaes; e
durabilidade.
A regulamentao desse processo reprogrfico est na Lei n
o
5.433/68 e no
Decreto n
o
1.799/96. A prpria legislao trs a definio de microfilme e do
processo de microfilmagem:
O art. 1 da Lei n
o
5.433/68 fala que: autorizada, em todo o territrio
nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados,
estes de rgos federais, estaduais e municipais.
J o art. 1 do Decreto n
o
1.799/96 traz que: A microfilmagem, em todo
territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968,
abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo,
Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou
privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.
O mesmo decreto define no art. 2 que: Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em
diferentes graus de reduo.
Outra disposio importante diz respeito possibilidade ou no da eliminao
do documento depois de microfilmado, veja o que dizem os arts. 11 e 13 do
Decreto n
o
1.799/96: Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo,
podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo
permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.
(...)
Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda perman-
ente,
no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao
arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo
detentor.
Ou seja, mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critrios
estabelecidos de eliminao e guarda permanente. A microfilmagem no
autoriza por si s a eliminao do documento.

Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documento
microfilmado, veja o que diz o art. 1, 1, da Lei n
o
5.433/68: Os
microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as
cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos
efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (grifo nosso)
Ou seja, os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dos
originais.
PRESERVAO E CONSERVAO DOCUMENTAL
Os documentos podem sofrer degradao causada por diversos agentes,
normalmente classificados em:
FSICOS luminosidade, temperatura, umidade etc.
QUMICOS acidez do papel, poluio atmosfrica, tintas etc.
BIOLGICOS insetos, fungos, roedores etc.
AMBIENTAIS ventilao, poeira etc.
Assim, o arquivo permanente, alm da guarda, deve se preocupar tambm
com a preservao dos documentos da instituio, de forma a garantir que os
valores secundrios (histrico e cultural, probatrio e informativo), inerentes a
essa idade do arquivo, no sejam perdidos.
A preservao de documentos envolve trs atividades: conservao,
armazenamento e restaurao.
O principal objetivo da conservao estender a vida til dos
documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado
fsico em que foram criados.
O armazenamento a guarda ou acondicionamento de documentos
em depsitos.
J, a restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou
seja, a legibilidade do documento.
A preservao dos documentos se d por meio de adequado controle ambiental
e tratamento fsico ou qumico, desta forma, procura-se prevenir a
deteriorao dos documentos.

Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criao
e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao,
compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do
ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica,
procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por
gua.
H uma srie de tratamentos e tcnicas que podem ser utilizadas na
conservao dos documentos. Sendo as quatro principais operaes de
conservao: desinfestao, limpeza, alisamento, restaurao ou reparo.
Desinfestao: Processo de destruio ou inibio da atividade de
insetos.
Higienizao ou limpeza: Retirada, por meio de tcnicas apropriadas,
de poeira e outros resduos.
Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel e exp-los ao do ar com forte percentagem de umidade,
durante uma hora e, em seguida, pass-los a ferro, folha por folha.
Restaurao ou reparo: Conjunto de procedimentos especficos para
recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.
Ateno: apesar de alguns autores considerarem restaurao como
atividade distinta da conservao, o Cespe considera essa atividade
como parte da conservao de documentos.
Podemos citar ainda outras tcnicas:
Climatizao: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a
temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis
preservao dos documentos.
Desacidificao: Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a
um mnimo de 7, com vistas sua preservao.
Encapsulao: Processo de preservao no qual o documento
protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so
seladas.
Fumigao: Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente
em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos,
fungos e outros microorganismos.

A conservao est diretamente relacionada ao local de guarda dos
documentos e s variveis climticas aos quais esto submetidos.
No importante para voc entrar em detalhes tcnicos de como conservar
documentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, na
realidade, so bem intuitivos.
Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimnia),
enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o
desaparecimento da tinta e enfraquece o papel.
Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito
midos causam o aparecimento de mofo, o ideal uma umidade
intermediria
(45%-60%).
Temperatura: no deve sofrer muitas oscilaes ambientes muito
quentes podem destruir a fibra do papel.
Ou seja, o ideal sempre o meio termo: nem muito frio, nem muito quente;
nem muito seco, nem muito mido. A nica exceo a luminosidade, que
sempre deve ser pouca.
RESTAURAO DE DOCUMENTOS
Esse um assunto no muito cobrado, contudo, vamos dar uma passada
rpida em alguns dos vrios mtodos existentes para restaurar documentos.
O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao
envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente mofo,
pragas, gases, manuseio sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e
flexibilidade, e sem que aumento o volume e o peso.
Vamos uma breve descrio dos principais mtodos de restaurao (no se
preocupe em gravar os detalhes de cada um, mas apenas quais so os
mtodos de restaurao):
Silking
Esse mtodo utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de
adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a
legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos
raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no

entanto, um processo de difcil execuo e cuja matria-prima de alto
custo.
Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e
flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que
manual, tornam-se suscetveis ao ataque de insetos e fungos,
alm de exigir habilidade do executor.
Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino,
aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada
consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e
infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e flexibilidade.
Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma
folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sob
presso e temperatura elevada.
A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas
sem a perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune
ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser
removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A
aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil
obteno. O material empregado na restaurao no impede a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as
caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do
mtodo Ideal.
Laminao manual
Utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no
empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Esta,
ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada
semiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o
papel de seda.

A laminao manual, tambm chamada de laminao com solvente,
oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos
para instalar equipamentos mecanizados.
Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister
fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o
documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o
documento solto dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de
restaurao de documentos.
Com isso terminamos nosso Resumo, esperamos que voc tenha gostado.
No esquea estaremos com o Frum aberto at a semana seguinte
realizao da prova, qualquer dvida aparea por l.
Um grande abrao,
Davi e Fernando.

Bibliografia
BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica.
BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio
de Janeiro: Ed. FGV, 2004.
Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.
Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes).
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro,
Ed. FGV, 2005.

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Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

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