Prof. dr. sc.

Jusuf Kumali



ZAHTJEVI EVROPSKE UNIJE

2
STANDARDI
INTERNE
KONTROLE
I
REVIZIJE
3

1.Standard unutranje kontrole i
revizije


ETIKA
I INTEGRITET
4
STANDARD
KONTROLE

Svaki GD treba
da osigura da je
osoblje potpuno
svjesno pravila
koja reguliu
odnos prema
osoblju, te
prevencije i
prijavljivanja
prevara iIi
neregularnosti.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADMENT I OSOBLJE

Uprava:
- Saoptavati relevantna
pravila i dokumente
cjelokupnom osoblju
- Podizati svijest
organizovanjem radionica itd.
- Biti svjestan i drati se
primjenljivih pravila

Osoblje:
- Biti svjestan je i povinovati
se primjenljivim pravilima

5

2. Standard unutranje kontrole i
revizije



MISIJA, ULOGA I ZADACI
UNUTRANJE
KONTROLE
6
STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e komunicirati sa
osobljem na pisanoj bazi u
skladu sa postojeim
informacijama:
- izjava o misiji njihovog
odjeljenja (jedinica, uprava i
genralna uprava);
- njihova uloga u njihovom
odjeljenju (opis posla);
- dodjela zadataka
(individualni cilj) i oekivani
rezultati.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADMENT I
OSOBLJE?

Uprava:
- Saoptavati izjave o
misiji, ulogama i
zadacima

Osoblje:
- Biti svjestan izjava o
misiji
- Raditi u skladu sa
opisom posla i
individualnim ciljevima

7
3. Standard unutranje kontrole i
revizije

SPOSOBNOST
OSOBLJA
8

STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e da
osigura
saobraznost
izmeu
sposobmosti
osoblja
i njihovih
zadataka,
na trajnoj osnovi

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
-Definirati znanje i vjetine potrebne za
svaki posao

-Sprovoditi intervjue za zapoljavanje

-Ocjenjivati potrebe obuke sa osobljem
raspravljajui o individualnim Mapama
Treninga minimalno prilikom CDR dijaloga
i pri drugim prekretnicama u karijeri
(promjena posla, funkcije, novi zadaci, itd.)

-Nadgledati ostvarenje Mapa Treninga
-Osigurati da tamo gdje je to relevantno
osoblje ima zavrene obavezne ili uvjetne
kurseve obuke (pogledati: Komisija i GD
Okvir za posebni Starteki Trening)

9
4. Standard unutranje kontrole i
revizije


PERFORMANSE
OSOBLJA
10
STANDARD
KONTROLE:
Svaki GD e da ocijeni
performanse svog
cjelokupnog osoblja bar na
godinjem nivou.
Svo osoblje e imati
priliku da raspravlja o
svojim linim
performansama sa svojim
slubenikom koji podnosi
izvjetaj bar jednom
godinje. Tamo gdje se
uoe specifini propusti
vezani za performanse, o
istim e biti obavijetena
uprava to je prije mogue.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I UPRAVU?
Uprava:
- Raspravljati i dogovarati sa osobljem
o tome kako mjeriti individualne
performanse (performanse trebaju biti
mjerene prema individualnim
ciljevima).
- Ocijeniti i razgovarati o performansama
osoblja jednom godinje.
Osoblje:
- Raspravljati i dogovoriti se s
menadmentom o tome kako mjeriti
performanse (performanse trebaju biti
mjerene prema individualnim
ciljevima).
- Razgovarati o performansama sa
menadmentom bar jednom godinje.


11
5. Standard unutranje kontrole i
revizije


OSJETLJIVE
FUNKCIJE
12
STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e da sastavi
popis osjetljivih funkcija u
njegovoj slubi, te da
definira odgovarajuu
politiku rotacije.

Osoba koja je na poziciji
koja je klasifikovana kao
osjetljiva trebala bi da
pree na drugu funkciju
nakon maximalnog
perioda.


KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I
OSOBLJE?

Uprava:

- Sastaviti popis osjetljivih
funkcija uzimajui u obzir
olakavajue kontrole,
- Definirati odgovarajuu
politiku rotacije.

Osoblje:
- Shvatiti koncept osjetljivih
pozicija i biti svjestan politike
rotacije



13
6. Standard unutranje kontrole i
revizije



DELEGIRANJE

14
STANDARD
KONTROLE:
Ogranienja
odgovornosti i
autoriteta e biti jasno
definisani, dodijeljeni i
u pismenom obliku
predoeni.
Delegiranje e biti u
skladu sa
znaajnou
donesene odluke i
ukljuenim rizicima.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:

- Definisati ogranienja odgovornosti i
autoriteta u funkciji odluivanja i
ukljuivanja rizika,
- Osigurati da delegiranje zadovoljava
formalne zahtjeve.

Osoblje:

- Djelovati u okviru ogranienja u
zavisnosti od delegiranja (+ provjeriti da su
formalni zahtjevi zadovoljeni),

- Informisati menadment o svim
problemima koji su u vezi sa delegiranim
nivoom odgovornosti te o ogranienju
autoriteta (previsok, prenizak nivo i drugi
problemi?) .


15
7. Standard unutranje kontrole i
revizije



POSTAVKE CILJEVA
16
STANDARD KONTROLE:

Svaki GD (generalni direktor) e
razgovarati sa svojim osobljem o
postaljanju ciljeva i oekivanim
rezultatima koje postavlja
Komisija za politike i aktivnosti
(Commission by policy area and
activity). Svaki GD e podijeliti
svoje generalne ciljeve u
specifine ciljeve i oekivane
rezultate za svaku aktivnost i
razgovarati o njima sa svojim
osobljem. Specifini ciljevi trebaju
biti mogui za verificiranje i
ukljuuju znaajne i praktine
kriterije mjerenja.


KAKO SE TO
ODNOSI NA
MENADZMENT I
OSOBLJE?



Pogledati ICS 9
(Godinji plan
Menadmenta)

17
8. Standard unutranje kontrole i
revizije


VIEGODINJE
PROGAMIRANJE
18
STANDARD KONTROLE:

(Standard se primjenjuje
samo na aktivnosti sa
viegodinjim zahtjevima
budeta).
GD e uspostaviti mapu
mjera koje e biti
uspostavljene kako bi se
dostiglo programiranje, u
trenutku kada se usvoji
odluka ili pravna osnov
za uspostavljanje
aktivnosti i njenog
viegodinjeg finansijskog
programiranja.


KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:

- Uspostaviti mapu kako bi se
dostiglo programiranje,
- Usvojiti viegodinje
programiranje.

Osoblje:

- Biti svjestan mape i
viegodinjeg programiranja (a
u nekim sluajevima
uestvovati u uspostavljanju
mape).


19
9. Standard unutranje kontrole i
revizije




GODINJI PLAN
UPRAVE

20
STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e
pripremiti godinji
plan Uprave koji
Inkorporira
odgovarajue
ciljeve
i indikatore, kao i
resurse (finansijske
i
ljudske) koji su
neophodni kako bi
se dostigli ciljevi .

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?
Uprava:
- Uspostaviti godinji uinak/uticaj ciljeva i
indikatora, i dodijeliti neophodne resurse kako
bi se dostigli ciljevi,
- U procesu koji ukljuuje oboje - odozgo-nadole
nareivanje i odozdo-nagore povrat
informacija, ciljevi i indikatori plana Uprave
moraju biti prodiskutovani i potvreni. U
trenutku kada je plan usvojen, plan Uprave bi
trebao biti saopten svom osoblju,
- Objasniti kako su sveukupni ciljevi podijeljeni
na podjedinice i individualne jedinice.
Osoblje:
- U procesu (odozgo-nadole, odozdo-nagore),
osoblje ima aktivnu ulogu u procesu
postavljanja ciljeva,
- Biti svjestan ciljeva i razumjeti kako su ciljevi
jedinica i individualnih jedinica uklopljeni u
sveukupne GD ciljeve.

21
10. Standard unutranje kontrole i
revizije



MONITORING NASUPROT
CILJEVIMA I INDIKATORIMA
22
STANDARD KONTROLE:

Kljuni izvrni indikatori,
ukljuujui indikatore za
ekonomiju, efikasnost i
efektivnost, e biti uspostavljeni
nadgledani za svako polje i
aktivnost. Uprava e regularno
primati izvjetaje o svakoj
aktivnosti koja uporeuje uinak
i uticaje koji su dostignuti u
okviru postavljenih ciljeva.
Uprava e poduzeti
aktivnosti kako bi prepoznala
identifikovane manjkavosti ciljeva.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
- Uspostaviti odgovarajue indikatore
izvrnosti
- Pregled i poduzimanje aktivnosti
regularnog izvjetavanja o izvrnosti
Osoblje:
- Podrka Upravi u identificiranju
odgovarajuih indikatora izvrnosti
(u zavisnosti od modela Uprave)
- Uestvovanje u nadgledanju
izvrnosti (u zavisnosti od modela
Uprave)
- Biti svjestan o izvrnosti indikatora i
izvnosti evolucije za aktivnosti koji
su u vezi sa odgovornostima
individualne jedinice


23
11. Standard unutranje kontrole i
revizije

ANALIZA RIZIKA I
UPRAVA
24
STANDARD
KONTROLE:
Svaki GD e
Sistematski
analizirati rizike
vezane za njegove
osnovne aktivnosti
najmanje jednom
godinje, razviti
odgovarajue
planove akcije da bi
ih dalje proslijedio i
dodijeliti osblje
odgovorno za
primjenu tih
planova.


KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?
Uprava
- Vriti strateke procjene rizika(visokog
nivoa) za kljune aktivnosti te uspostaviti
odgovarajui plan upravljanja rizicima
(uiniti to jednom godinje + kada god se
deava vana promjena u aktivnostima ili
kontrolnom okruenju).
- Vriti procjene rizika procesa (detaljne
procjene rizika) zajedno sa relevantnim
osobljem
Osoblje:
- Zavisno od modela upravljanja rizicima,
osoblje je vie ili manje ukljueno vjebe
upravljanja stratekim rizicima
- Podrati upravu provodei detaljne
procjene rizika kljunih procesa (npr.
finansijskog ili operativnog procesa)
- biti svjestan kljunih rizika povezanih sa
svakodnevnim poslom. Izvjestiti upravu o
svakom identifikovanom riziku. Pomoi
upravi da reducira/kontrolira
identifikovane rizike.

25
12. Standard unutranje kontrole i
revizije
ADEKVATNE
UPRAVLJAKE
INFORMACIJE
26
STANDARD
KONTROLE:

Uprava i ostalo
osoblje e primati
ispravne,
pouzdane i lako
dostupne
upravljake
informacije koje se
odnose na
sprovoenje
budeta, koritenje
resursa i
napredovanje
njihovog plan
upravljanja.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:

- Uspostaviti adekvatne sisteme za
prikupljanje i analizu relevantnih
upravljakih informacija.
- Vriti redovne preglede upravljakih
informacija. Sprovoditi akcije da bi se
obavijestilo o bilo kakvim
identifikovanim propustima.
Osoblje:

- Vriti redovne preglede upravljakih
informacija koje se odnose na
individualne poslovne zadatke.
Sprovoditi akcije da bi se obavijestilo o
bilo kakvim identifikovanim
propustima.



27
13. Standard unutranje kontrole i
revizije
SISTEMI REGISTRACIJE I
POPUNJAVANJA IZVJETAJA
28
STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e
Sistematski
Registrovati
dolazeu i odlazeu
potu kako bi
omoguio efikasno
nadgledanje rokova
i zadrao razumljiv
i auran sistem
popunjavanja koji je
dostupan svom
nadlenom osoblju.


KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:

- Obezbijediti da postoje sistemi
koji adekvatno podravaju
registraciju i popunjavanje
izvjetaja
- Obezbijediti da su osoblje i
uprava svjesni registracije
izvjetaja i zahtjeva
popunjavanje.
Osoblje:

- Biti svjestan i dosljedan politici
registracije i popunjavanja
izvjetaja i mailova.


29
14. Standard unutranje kontrole i
revizije
PRIJAVLJIVANJE
NETANOSTI
30
STANDARD
KONTROLE:

Odgovarajue procedure,
kao dodatak izvjetavanja
direktno nadreene
osobe, bie uspostavljene i
saoptene osoblju koje
vri izvjetavanje o
Pretpostavljenim
netanostima. Osobe
koje izvravaju gore
navedene obaveze ne
smiju da trpe nepravedan
ili diskriminatoran
tretman kao rezultat
saoptavanja takve vrste
informacija.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:

- Osigurati da postoje procedure koje
pokrivaju izvjetavanje o
netanostima na koje se sumnja.
- Osigurati da su osoblju regularno
stavljene na znanje politika i
procedure, te da ih potpuno
razumiju.

Osoblje:

- Biti svjestan i dosljedan politici i
procedurama izvjetavanja o
netanostima na koje se sumnja.



31
15. Standard unutranje kontrole i
revizije

DOKUMENTOVANJE
PROCEDURA
32
STANDARD
KONTROLE:
Procedure koritene
od strane GD-a za
osnovne procese e
biti potpuno
dokumentovane,
odravane u stanju
auriranosti i
dostupne svom
relevantnom osoblju,
te e biti usklaene sa
finansijskom
regulacijom i svim
Relevantnim
odlukama Komisije.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
-Sveobuhvatna odgovornost za
obezbjeenje toga da su glavni procesi
adekvatno dokumentovani i aurirani.
- Osigurati da osoblje ima potrebno vrijeme
i resurse da dokumentuje procedure.
Omoguiti obuku/smjernice/metode za
dokumentovanje procedura.
- Osigurati da su aurirane,
dokumentovane procedure glavnih
procesa lako dostupne (preko web
stranice, itd.).

Osoblje:
- Pripremiti dokumentaciju procedura
- Osigurati da su sva auriranja
dokumentovana i saoptena upravi
- Biti svjestan i povinovati se postojeim
procedurama.


33
16. Standard unutranje kontrole i
revizije
RAZDVAJANJE
ODGOVORNOSTI
34
STANDARD
KONTROLE:

Operacioni i finansijski
aspekti svake
transakcije e biti
provjereni od strane
dvije osobe koje su
neovisne jedna od
druge (nisu podreene
jedna drugoj). Funkcije
inicijacije i verifikacije
svake transakcijee se
uvati odvojeno.


KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I
OSOBLJE?
Uprava:
- Osigurati da su pravila koja
se odnose na razdvajanje
odgovornosti meusobno
usaglaena.
- Informisati osoblje o
primjenljivim pravilima i
razlozima koij stoje iza njih

Osoblje:
- Biti svjestan i povinovati se
primjenljivim pravilima

35
17. Standard unutranje kontrole i
revizije

NADZOR
36
STANDARD
KONTROLE:
Svaki GD e
Uspostaviti
odgovarajui mjere
nadzora ukljuujui,
gdje to i dolikuje i
naknadnu kontrolu
uzorka transakcija
kako bi se uvjerio da
se procedure
uspostavljene od
strane uprave zaista i
efikasno sprovode.

KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
- Uspostaviti strukturu nadzora, smjernice,
liste za provjeru (po aktivnosti, ili po
pravnom licu)
- Sprovoditi aktivnosti nadzora
- Biti u mogunosti demonstrirati da su
aktivnosti nadzora bile sprovedene
(aktivnosti nadzora trebaju biti
dokumentovane), da su rezulati
analizirani, te da su svi identifikovani
nedostaci preneseni na odgovarajui
upravljaki nivo.

Osoblje:
- Nadzor je veinom odgovornost uprave,
ali osoblje takoer moe biti odgovorno
za aktivnosti nadzora.


37
18. Standard unutranje kontrole
IZUZECI U
BILJEENJU
38
STANDARD
KONTROLE:
Svaki GD e poduzeti
odgovarajue mjere da
se osigura da su svi
sluajevi mimoilaenja
kontrole ili odstupanja
od uspostavljenih
politika i procedura
usljed izuzetnih
Okolnosti
dokumentovani,
opravdani i odobreni
na odgovarajuem
nivou prije nego je
akcija poduzeta.



KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I
OSOBLJE?
Uprava:
- Osigurati da postoje adekvatne sistemi i
procedure za biljeenje izuzetaka
- Informisati osoblje o primjenljivim
politikama i procedurama.
- Propisno analizirati izvjetaje o
izuzecima kako bi se identifikovale
nedostaci koji se ponavljaju. Poduzeti
akcije da bi se obavijestilo o bilo
kakvim identifikovanim nedostacima.
Osoblje:
- Biti svjestan i povinovati se primjenljivoj
politici i procedurama prihvatanja i
ispravljanja izuzetaka. Razumjeti
svrsishodnost ove politike.

39
19. Standard unutranje kontrole i
revizije
KONTINUITET
OPERACIJA
40
STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e poduzeti
odgovarajue mjere
da osigura kontinuitet
operacija u svakom
momentu (npr.
odsustvo slubenika,
zamjena slubenika,
prelazak na nove
informacione sisteme,
promjena procedura,
mobilnost,
penzionisanje, itd.)


KAKO SE TO ODNOSI
NA MENADZMENT I
OSOBLJE?

Uprava:
- Poduzeti odgovarajue mjere da bi se
osigurao kontinuitet operacija u
svakom momentu (npr. predavanje
dosijea, scenariji katastrofe).
- Propisno testirati da li mjere djeluju u
praksi (izriito u pogledu planova
obnove sistema, itd.).
- Osigurati da je osoblje svjesno
primjenljive politike i procedura.

Osoblje:
- Biti svjestan i povinovati se
primjenljivoj politici i procedurama.

41
20. Standard unutranje kontrole i
revizije
BILJEENJE I KOREKCIJA
SLABOSTI UNUTRANJE
KONTROLE
42
STANDARD
KONTROLE:


Bie uspostavljene
jasno definirane
procedure zapropisno
izvjetavanje i kasniju
korekciju slabosti
unutarnje kontrole kao
i za bilo koje vezano
auriranje procedura.



KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
- Definisati jasne procedure za
izvjetavanje i korekciju
slabosti unutarnje kontrole.
- Osigurati da je osoblje
svjesno primjenljivih procedura.
Ohrabriti osoblje da prijavi
znaajne slabosti unutarnje
kontrole.

Osoblje:
- Biti svjestan i povinovati se
primjenljivim procedurama.


43
21. Standard unutranje kontrole i
revizije
IZVJETAJI REVIZIJE
44
STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e godinje da
ocijeni preporuke i
akcije uinjene kao
odgovor na izvjetaje
revizije od strane
Unutarnjeg
Revizorskog Servisa,
svoje vlastite revizorske
jedinice i Europskog
Suda Revizora, da
definira odgovarajue
planove akcije da bi se
otklonile slabosti, te da
nadgleda primjenu tih
planova.



KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
- Ocjeniti (bar) godinje preporuke
napravljene od strane revizora i
definisati odgovarajue planove akcije
da bi se obavijestilo o nedostacima
(npr. napraviti pregled preporuka i
akcionaih planova vezanih za to, na
bazi rizika)
- Informisati osoblje o revizorski
preporukama i planovima akcije

Osoblje:
- Biti svjesno revizorsikh preporuka i
planova akcije koji se tiu podruja
vezanih za individualne poslovne
odgovornosti.
- Podrati upravu u identifikovanju i
uspostavljanju adekvatnih i realnih
planova akcije

45
22. Standard unutranje kontrole i
revizije
INTERNA REVIZORSKA
JEDINICA
46

STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e
uspostaviti ili
imati pristup
Sposobnoj internoj
Revizorskoj jedinici
koja ima
odgovarajue
osoblje.


KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
- Osigurati da GD posjeduje
sposobnu internu revizorsku
jedinicu koja ima odgovarajue
osoblje i godinji plana rada baziran
na riziku.
- Informisati osoblje o ulozi i
funkcijama Interne Revizorske
Jedinice
- - Obezbijediti podrku Internoj
Revizorskoj Jedinici

Osoblje:
- Razumjeti ulogu i funkciju Interne
Revizorske Jedinice
- Obezbijediti podrku Internoj
Revizorskoj Jedinici


47
23. Standard unutranje kontrole i
revizije

EVALUACIJA
48
STANDARD KONTROLE:

Svaki GD e uspostaviti ili
imati pristup funkciji evaluacije
sa odgovarajuim osobljem,
koja je odgovorna za
sprovedbu ili izgradnju ex ante
i ex post evaluacije svih
aktivnosti.
Ona e pripremiti
plan evaluacije koji odreuje
vremenski raspored za
planirane evaluacije u skladu s
kojim se redovno ocjenjuje
progres, te osigurati
sistematsko praenje
zakljuaka izvjetaja evaluacije.



KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I
OSOBLJE?

Uprava:
- Osigurati da GD posjeduje Funkciju
Evaluacije sa odgovarajuim
osobljem, koja je odgovorna za
sprovedbu ili izgradnju ex ante i ex
post evaluacije svih aktivnosti.
- Informisati osoblje o ulozi i
funkcijama Funkcije Evaluacije.
- Obezbijediti podrku Funkciji
evaluacije.

Osoblje:
- Razumjeti ulogu i funkciju Funkcije
Evaluacije.
- Obezbijediti podrku Funkciji
evaluacije.


49
24. Standard unutranje kontrole i
revizije
GODINJI
PREGLED
UNUTRANJE
KONTROLE
50
STANDARD
KONTROLE:

Svaki GD e da
sprovede godinji
pregled svojih
mjera unutarnje
kontrole kako bi
stvorio osnovu za
izjavu GD-a o
Unutarnjoj
kontroli, u
Godinjem
izvjetaju o
aktivnosti.


KAKO SE TO ODNOSI NA
MENADZMENT I OSOBLJE?

Uprava:
- Sprovesti godinji pregled GD-ovih
mjera unutarnje kontrole (npr.
sprovoenje vlastite procjene;
ocjena revizorskih izvjetaja;
pregled rezultata aktivnosti
nadzora, ex-ante i ex-post kontrole,
itd.)

Osoblje:
- Podrati upravu u njenoj
evaluaciji mjera unutarnje kontrole
(obezbijediti informacije itd.)


51