Budgeting (Basic and Advance) – Anggaran (Dasar dan Lanjutan)

Better budgets can boost your department and your career to higher levels of performance and
success. Savvy executives use the budgeting process to take stock of their direction, refine
their goals, and share their mission with their staff. Their budgeting reveals their position in
the market, places untapped resources at their command, and motivates all employees to
greater levels of productivity. They use their budgets to propel them towards the top of their
industry. From now on, we are going to add a new “BUDGETING” sub-category under the
“FINANCIAL” main category, and I do hope this category will show you how to get
there.

In this category we are going to talk about “How the budget can be your most powerful tool
for strategy and communications”. It points out that the budget brings into stark relief all of
the factors that every manager must consider, such as: industry conditions, competition,
degree of risk, stability of operations, capacity limitations, pricing policies, turnover
rates in assets, production conditions, product line and service considerations, inventory
balances and condition, trends in the marketplace, number of employees and their
technical abilities, availability and cost of raw materials, available physical resources,
technological considerations, economy, and political aspects. Then it uncovers the role
each of those factors plays in achieving your corporate goals. And since those goals cannot be
achieved single-handedly, these post series suggests ways to use the budget to help each
employee appreciate how they will contribute to the division’s profitability.

Sebuah sisi dari peranan pelaksanaan tugas penting dalam pembuatan dan pencapaian strategy
business akan saya post di category baru yang segera akan saya tambahkan, yaitu Category
“BUDGETING”, dengan posting-posting di category “budgeting” ini nantinya, saya pribadi
berharap akan bisa memberikan pemahaman yang gamblang, mudah dimengerti mengenai
“BUDGETING”, dan tentunya UNTUK DAPAT DI-IMPLEMENTASI-KAN SECARA
NYATA di dalam tempat kerja masing-masing. Jikapun kebetulan budgeting adalah bukan
tugas anda, saya rasa memahami pengganggaran (budgeting) adalah tetap penting di dalam
melaksanakan aktivitas kerja di perusahaan.

Why?

Karena jika perusahaan aware akan keberadaan budgeting, apapun bagian anda, apapun seksi
anda, apapun divisi anda, apapun posisi anda, apapun goal anda, apapun job description anda,
sepertinya MAU—TIDAK—MAU, SUKA—TIDAK—SUKA, BISA—TIDAK—BISA,
segala aktifitas kerja anda, HARUS MENGIKUTI (read: berpatokan pada) BUDGET yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Dengan memahami “budgeting” di perusahaan anda, anda
dapat melakukan aktifitas kerja anda DENGAN LEBIH EFFEKTIF, setiap hari di setiap
minggunya, ke arah “goal achievement (pencapaian goal)” perusahaan yang lebih cerdas,
dengan tetap bisa menjalankan segala kreatifitas dan inovasi anda TETAPI TANPA
TERGELINCIR KELUAR DARI GOAL UTAMA ANDA, DEPARTEMENTAL, MAUPUN
GOAL UTAMA PERUSAHAAN.

In particular, it delivers these on-the-job budgeting tools:

1
 1. Techniques for preparing more accurate, realistic, and reliable estimates (tehnik
untuk penyiapan estimasi yang lebih akurat, realistis dan dapat dihandalkan).
2. Control and variance analysis devices that signal revenue, cost, and operations
thresholds (pengendalian dan analysis variance yang bersinyal “revenue, cost and
operation thresholds).
3. Pricing guidelines for products and services (panduan “pricing (=penentuan harga)”
barang atau jasa)
4. Planning and scheduling production and related costs (perencanaan dan
penjadwalan produksi berta cost yang terkait).
5. Profit planning and identifying looming problems (perencanaan laba dan
identifikasi masalah).
6. Financial models that show the relationship among all facets of the business
(model-model keuangan yang menunjukkan hubungan diantara berbagai aspek
usaha/perusahaan).
7. Spreadsheet applications for planning, budgeting, and control purposes (aplikasi
spreadsheet untuk perencanaan, penganggaran dan pengendalian).
8. Implication of active financial planning software (implikasi software perencanaan
keuangan).
9. Sales and financial forecasting methodology (methodology peramalan keuangan dan
penjualan).

Saya akan tampilkan tool-tool di atas, disertai contoh-nya masing-masing untuk dapat anda
implementasikan, sehingga bisa memberikan pengaruh nyata dengan segera pada tataran
pelaksanaan maupun output hasil kerja anda. Jika tidak ada halangan, saya akan tunjukkan
sekaligus memberikan panduan yang bersifat step-by-step mengenai: apa yang dibutuhkan,
apa yang perlu diperhatikan, apa yang perlu dilakukan, bsgsimsns melakukannya, serta
bagaimana menerapkannya kedalam pekerjaan yang nyata. Dan dengan ilustrasi yang akan
diberikan, mudah-mudahan tool-tool di atas dapat diaplikasikan.

I hope this “budgeting category” will be a handy for easy, quick reference and daily use for
your maximum achievement.

What and why budgeting

Pada session ini saya akan bahas secara mengkhusus mengenai dasar-dasar pemahaman
mengenai “APA ITU BUDGET, DAN MENGAPA BUDGETING PENTING BAGI
PERUSAHAAN”. Selanjutnya juga akan saya jelaskan mengenai “JENIS-JENIS BUDGET”
serta peranannya masing-masing.

Now, let’s start what and why budgeting…..

A budget is defined as the formal expression of plans, goals, and objectives of

management that covers all aspects of operations for a designated time period. Bisa
dikatakan budget (anggaran) adalah pernyataan formal dari perusahaan mengenai: rencana-
renacan, goals, serta tujuan dari perusahaan yang mencakup semua aspect operasional untuk
periode tertentu. Budget adalah tool yang bisa dijadikan map (peta) yang akan menjadi
penunjuk arah menuju ke sasaran, kemana perusahaan akan melangkah. Budget juga
menyediakan control serta penguasaan terhadap aspek-aspek keuangan perusahaan serta
mengidentifikasi dan menentukan jalan keluar atas masalah-masalah yang akan timbul di

2
dalam pengelolaan usaha, dimana budget akan menjadi filter (=penyaring) yang akan menjadi
panduan di dalam menentukan pilihan-pilihan sebelum ”decision making (pengambilan
keputusan)” benar-benar diimplementasikan.

A budget is a financial plan to control future operations and results. Budget adalah
perencanaan keuangan perusahaan untuk mengendalikan (read: controls) opersional serta hasil
yang diharapkan dapat dicapai pada periode-periode mendatang. Budget ditunjukkan dengan
angka-angka (rupiah/dollar, unit, berat, volume, jam, sumber daya manusia dll). Hal ini
diperlukan untuk tujuan pengukuran yang lebih effective. Jika budgeting dilaksanakan dengan
sungguh-sungguh dan effective, budget bisa menjadi alat yang menghasilkan management
yang systematis dan productive. Budgeting sekaligus bisa memfasilitasi control, komunikasi
serta memotivasi pegawai dan pekerja di perusahaan.

Budgeting allocates funds to achieve desired outcomes. Budgeting mengalokasikan dana

untuk pencapian yang diinginkan. Budget mencakup perencanaan berbagai jangka (masa):

1. Short term plan (one year or less, which is usually the case), untuk maksud ini
budget yang dibuat bersifat lebih rinci dan specific.
2. Intermediate plan (two to three years), budget ini biasanya dimaksudkan untuk
untuk mengevaluasi projects yang sedang dijalankan dan merupakan titik permulaan
untuk pencapaian objective perusahaan yang bersifat jangka panjang.
3. Long term plan (three years or more), bersifat sangat luas, dan biasanya di-break-
down menjadi plan serta budget-budget jangka pendek.

Ideally, budget’s period varies according to its objectives, use, and the dependability of the
data used to prepare it. The budget period is contingent on business risk, sales and operating
stability, production methods, and length of the processing cycle.

There is a definite relationship between long-range planning and short-term business

plans. Keberhasilan melaksanakan buget-budget yang bersifat jangka pendek (short term
budget) akan memberikan arah yang effective (read: tepat) bagi perusahaan kepada arah
pencapaian objective (goal) perusahaan dalam jangka panjang, and a vice versa. Budgeting
dilaksanakan untuk lingkup perusahaan secara keseluruhan, maupun untuk masing-masing
komponen segments perusahaan termasuk division, departments, products, projects, services,
sumber daya manusia, termasuk wilayah operasi (jika perusahaan memiliki kantor-kantor
cabang/wilayah). Budgets adalah kelengkapan decision making, measurement, serta
mengkoordinasikan usaha-usaha, aktifitas aktifitas berbagai group (segment: divisi,
department, seksi, station) dalam perusahaan. Budget merupakan gambaran singkat
(highlight) mengenai interaksi dari masing-masing “business segment” dalam perusahaan.

3
For instant: Budget di buat untuk unit-unit dalam suatu department (misalnya: product lines)
untuk department itu sendiri: untuk divisi tersebut, maka budgetnya akan mengandung angka-
angka untuk departement itu sendiri maupun target perusahaan secara keseluruhan.

Master (comprehensive) budgeting is a complete expression of the planning operations of

the company for a specific period. Sebuah “master budget” adalah ekspresi lengkap dari
perencanaan operasional perusahaan untuk suatu periode. Master budget ini akan dilibatkan
dalam aktifitas-aktifitas manufactur maupun non manufactur. Sebuah budget hendaknya
menetapkan perioritas dalam perusahaan, bisa jadi dalam bentuk: plan (rencana), project
(proyek), or strategy (strategi). Hal yang tak boleh dilupakan, bahwa budget hendaknya juga
mempertimbangkan faktor-faktor external (i.e.: market trends, economic conditions, dan yang
sejenisnya). Dengan demikian, sebuah budget seharusnya mengandung daftar: asumsi-asumsi,
objective (tujuan) yang telah ditargetkan, serta agenda, sebelum dimulai dengan angka-angka.
Hal lainnya yang perlu mendapat perhatian dalam budgeting adalah: the company’s
manpower and production scheduling, labor relations, pricing, resources, new product
introduction and development, raw material cycles, technological trends, inventory
levels, turnover rate, product or service obsolescence, reliability of input data, stability of
market or industry, seasonality, financing needs, and marketing and advertising.

Consideration should also be given to the economy, politics, competition, changing

consumer base and taste, and market share.

4
How a budget should been designed

Budgets hendaknya bisa dipahami (understandable). Dalam men-design suatu budget,

”Flexibility and innovation” adalah diperlukan untuk berjaga-jaga terhadap kemungkinan
tindakan penyelematan sementara (contingencies) yang diperlukan nantinya. Flexible terhadap
kemungkinan: variable budgets, supplemental budgets, authorized variances, review
serta revision. Yang mungkin diperlukan dibelakang hari.

A Computed budget hendaknya dilengkapi dengan “what-if” analysis. Perubahan pada

suatu process akan mengakibatkan perubahan pada faktor-faktor yang berada di dalam budget.
“What if” analysis yang disertakan di dalam budget hendaknya mengakomodasi alternative
actions yang telah ditetapkan di dalam planning process. Budget dibuat hendaknya cenderung
didesign untuk memberikan ruang bagi management (perusahaan) untuk menentukan
“alternates action” dibandingkan mem-force management untuk melakukan ”less-informed
decisions” yang dibuat on the spot.

A Sign:

Jika Internal factors (i.e.: risks and product innovation) are controllable (dapat dikendalikan)
by the company, maka external factors biasanya un-controllable.

Langkah awal dari pembuatan budget adalah menentukan “the overall” atau “strategic goal
and the business (strategi goal dan strategi perusahaan)”, yang mana kemudian diterjemahkan
ke dalam beberapa:

1. Long term goals (goal-goal jangka panjang)

2. Annual budgets (budget tahunan)
3. Operating plans (rencana-renacana operasi)

Jika itu berupa “Corporate Goals” maka harus mengandung: earnings growth, cost
minimization, sales, production volume, return on investment, and product or service
quality.

Selanjutnya budget tersebut akan membutuhkan analysis dan study-study mengenai:

1. Historical information: Informasi-informasi dari periode-peride sebelumnya

2. Current trends: Trend pada periode berjalan
3. Industry norms: Norma-norma serta ke-lazim-an industry pada umumnya

Suatu budget mungkin dipersiapkan berdasarkan: revenue, costs, profits, cash flow,
production purchases, net worth, and so on. Akan tetapi adalah sangat dianjurkan agar budget
dibuat untuk semua area yang dianggap significant dalam perusahaan.

5
Terlepas berdasarkan apa suatu budget disusun:

Budgets should link the non-financial plans and controls that constitute daily managerial
operations with the corresponding plans and controls designed to accomplish satisfactory
earnings and financial position.

Effective budgeting membutuhkan kehadiran element-element pembentuk di bawah ini:

1. Predictive ability (kemampuan prediksi)

2. Clear channels of communication, authority, and responsibility (saluran
komunikasi, otoritas serta tanggung jawab yang jelas)
3. Accounting-generated accurate, reliable, and timely information (hasil informasi
akuntansi yang akurat, dapat dihandalkan, sera tepat waktu)
4. Compatibility and understandability of information (informasi yang sesuai serta
dapat dipahami).
5. Support at all levels of the organization: upper, middle, and lower (mendukung
semua tingakat jabatan dalam perusahaan, i.e: top, middle dan lower level).

Next…..the budget should be reviewed by a group so that there is a broad knowledge

base. Angka-angka serta informasi-informasi lain yang dituangkan di dalam budget
hendaknya bersifat apa adanya (read:jujur) untuk dapat menumbuhkan rasa kepercayaan antar
pihak yang terlibat di dalam perusahaan. At the corporate level, budget meng-evaluasi: sales
and production untuk meng-estimasi laba corporate dan cash flow-nya. Sedangkan pada level
bagian (department level), budget meng-evaluasi “work output (hasil kerja)” pada cost
tertentu. Departmental budget hendaknya mencakup: resources available (sumber daya yang
tersedia), kapan dan bagaimana sumberdaya tersebut digunakan, serta sudah sejauh mana
project (pekerjaan) tersebut dilaksanakan.

Sign:

Budgets are by departments and responsibility centers. They should reflect the goals and
objectives of each department through all levels of the organization.

Why Company Need Budgeting

1. Budgets adalah alat atau instrument yang sangat berguna di dalam: Resources
allocation (pengalokasian sumber daya i.e.: machinery, employees), Making staff
changes (melakukan formasi dan komposisi kepegawaian/ketenagakerjaan),
Scheduling production (jadwal produksi), serta Operating the business (opersional
usaha).
2. Budgeting aids all departmental areas including: management, marketing,
personnel, engineering, production, distribution, and facilities.
3. Forecasting is predicting the outcome of events. It is an essential starting point for
budgeting. Sementara, budgeting adalah perencanaan untuk suatu hasil yang
diinginkan serta evaluasi dan pengendalian sehubungan dengan hasil yang diinginkan.

6
Things that you should realize about budgeting

Budgeting is a tool, and its success depends on the effectiveness to which it is used by staff. In
a recessionary environment, proper budgeting can increase the survival rate. A company may
fail from sloppy or incomplete budgeting.

Okay, enough about what and why budgeting.

On the next post………

Budge Planning, and Types Of Budgets. It is another part of basic budgeting knowledge
that you don’t want to miss, for sure. It will cover things about how to plan a budget and what
type of budget is commonly needed by a company with brief explanations for each type of
budget.

Ada banyak jenis dan macam budget sesuai dengan area cakupannya, characteristic serta
maksud dari budget yang akan dibuat. Ini adalah pengetahuan dasar yang sudah seharusnya
tidak boleh terlewatkan jika benar-benar serious ingin memahami tentang “budgeting”. Untuk
selanjutnya saya akan terus cicil posting mengenai budgeting, tidak hanya topic-topic
budgeting dasar saja, tetapi juga yang bersifat advance, antara lain mengenai: The budgetary
process, budget coordination, departmental budgeting, comparing actual to budgeted
figures, budget revision and weaknesses, control and audit, participative budgeting, and
the pros and the cons of budgets. Tentunya ini adalah pokok bahasan yang scoopnya sangat
luas, so pastinya akan di selang seling dengan topic lain selain topic BUDGETING, dan akan
sangat tergantung pada situasi, kondisi serta mood saya tentunya tetapi saya janji akan terus
consistent mencicil setiap apa yang telah saya rencanakan, termasuk category “budgeting”
tentunya. Amin! Jikapun ada topic yang terkesan tertunda, mohon bersabar, it’s a matter of
time only. Maklum, kepala saya hanya ada satu, tangan saya hanya ada dua, so pengertian
anda akan sangat membantu.