1 av 5

Vår dato Vår referanse

ARKIV, BIBLIOTEK, MUSEUMSEKSJONEN 13.11.2009 09/05527-1: ---
Saksbehandler: Marita Grimsø Deres dato Deres referanse

MØTEREFERAT
Referat fra : Møte om arkeologisk utstilling på Søgne gamle Møtedato : 10.11.09
prestegård
Møteleder : Ghattas Sayej Møtested : Søgne gamle prestegård
Referent : Marita Grimsø
Deltakere : Kristian Strøm-Fladstad, Arild Røsstad, Magne Haugland, Marte Spangen, Guro Hjulstad, Frans-
Arne Stylegar, Ghattas Sayej, Marita Grimsø
Fravær : Jostein Andreassen hadde meldt forfall

Referat fra møte 10.11.09 om arkeologisk utstilling på Søgne gamle

prestegård.

SAK1 BEFARING AV UTSTILLINGSLOKALET OG ORIENTERING OM UTLÅNSPROSJEKTET

Marte Spangen og Guro Hjulstad fra Kulturhistorisk museum vurderte utstillingslokalene og har
følgende forslag til utbedring:

• Sørge for at tyverialarm kobles til vaktsentral. Søgne kommune utfører og bekoster dette.
• Sørge for at styrken på belysningen er tilpasset gjenstandenes tålegrense / sørge for å kunne
bytte ut eksisterende lysarmatur. I følge Søgne kommune er det brukt Erco lysskinner i
utstillingsrommet. Det er ønskelig å kunne bytte ut lysarmaturene (ikke selve skinnesystemet).

Søgne kommune opplyste at brannalarmen er koblet til brannvesenet.

Kommunen har satt av midler til bl.a. alarm, lys og sikring.

Etter befaringen orienterte Marte Spangen om utlånsprosjektet hos Kulturhistorisk museum i Oslo.
Det er i korte trekk et samarbeid med fylker (bl.a. Vest-Agder og Vestfold) som gir økonomisk
bidrag til museet som bistår med utlån av gjenstander. De er i gang med 10 prosjekter nå. Marte
Spangen er kontaktperson for utlånsprosjektet. Hun kan bistå med hjelp til både utvalg av
gjenstander og tematikk. Spangen er engasjert i stillingen t.o.m. mars 2010, men det er håp om at
hennes engasjement kan forlenges. Guro Hjulstad er teknisk konservator for utstillingsprosjektet.

Spangen orienterte også om vilkår for utlån av gjenstander og forskning omkring gjenstandene. De
kan lånes i 5 år om gangen. Det kan søkes om forlengelse. Det er mulig at ”Sol” kan lånes ut for en
kortere periode. Konkrete gjenstander til utstillingen ble diskutert og Spangen kommer med
tilbakemelding til Vest-Agder fylkeskommune v/fylkeskonservatoren om vilkår for utlån knyttet til de
ulike gjenstandene. Kulturhistorisk museum undersøker muligheten for å lage en replika av ”Sol”.
Det er tatt nye C14 prøver. Dokumentasjonsarbeidet i forbindelse med ”Sol” er filmet av NRK.

Folkestyre – kompetanse – samarbeid

Postadresse: Sentral E-postadresse: Telefon sentralbord: 38 07 45 00
Serviceboks 517, 4605 KRISTIANSAND S postmottak@vaf.no Telefon intern: 38 07 46 55
Besøksadresse: Internettadresse: Telefaks: 38 07 45 01
Tordenskjoldsgate 65 www.vaf.no Foretaksregisteret:
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 2 av 5

SAK 2 FORSLAG TIL PROSJEKTERING OG ORGANISERING AV PROSJEKTET

Marita Grimsø presenterte forslag til hvordan arbeidet med utstillingen kan organiseres og i hvilken
rekkefølge. Det var enighet om forslaget. I korte trekk går det ut på følgende:

2 a) Forslag til arbeidsrekkefølge

• Etablering av utstillingsgruppe og organisering av gruppa.

Bli enige om hvem som skal delta i utstillingsplanleggingen og fordeling av roller.

• Utarbeide disposisjon for utstillingsinnhold og foreta utvalg av gjenstander.

Bestemme seg for hva som skal fortelles, hvem det skal fortelles til og hvordan man ønsker
å fortelle det. Velge gjenstander, bilder, kart, m.m. knyttet til innholdet.

• Utarbeide forprosjekt.
o Ideskisser: Diskutere ideskisser/arbeidsmodell for å finne et formspråk som er
hensiktsmessig til prosjektet.
o Utforming og utvikling: Produsere målsatte tegninger og spesifikasjoner som kan
brukes som tilbudsdokumenter for innhenting av pristilbud.
o Pristilbud: Innhenting av pristilbud basert på tilbudsdokumentene.
o Ev. justering av tegninger og spesifikasjoner etter at pristilbudene er mottatt.

• Kontrahering.
Inngå kontrakter på bakgrunn av innkomne pristilbud.

• Klargjøring av utstillingsarealet.
Ferdigstille bygningsmessige arbeider, for eksempel elektrisk opplegg, pussing, maling,
tekniske installasjoner, m.m.

• Produksjon og montering.
o Produksjon av utstillingsmontre og andre utstillingselementer.
o Montering av utstillingselementer og oldsaker i utstillingsrommet.

Prosjektets mål, omfang, organisering, m.m. ble også drøftet og gruppa kom fram til et forslag (se
tabell under). Det var enighet om å opprette en blogg som skal fungere som ”prosjektrom” for
arbeidsgruppa.

2 b) Forslag til organisering

AR= Arild Røsstad

FAS = Frans-Arne Stylegar
GS = Ghattas Sayej
JA = Jostein Andreassen
KSF = Kristian Strøm-Fladstad
MG = Marita Grimsø
MH = Magne Haugland
MS = Marte Spangen
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 3 av 5

FORSLAG BESKRIVELSE

Mål Produsere arkeologisk utstilling (steinalder) på Søgne gamle prestegård.

Omfang og drift Utstillingen skal plasseres i Søgne gamle prestegård. Utstillingsarealet er ett rom
og to ”siloer”.

Det er ønskelig å inkludere pedagogiske opplegg i utstillingen.

Det er ønskelig at arbeidsgruppa arbeider parallelt med markedsføring.

Det er naturlig at arbeidsgruppa er involvert i åpningsarrangementet for

utstillingen.

Gjenstandene fra Kulturhistorisk museum lånes ut i en periode på fem år. Det er

mulig å søke om forlengelse. Det kan vurderes om utstillingsperioden skal
forlenges i forbindelse med dette.

Søgne kommune sørger for drift av utstillingen i utstillingsperioden.

F.o.m. november 2009 – t.o.m. januar 2012. Det skal stå 2011 der det
Prosjektperiode
er markert med gult!
November 2009 – Februar 2011 – juni 2010 August 2010 – januar 2011
Framdrift januar 2011
Forprosjekt Kontrahering Produksjon og montering.
Utarbeide disposisjon ferdig innen ferdig innen
medio juni primo juli Åpning desember 2011
2011. 2011.

Detaljert framdriftsplan vil utarbeides i løpet av forprosjektet.

Økonomi Endelige kostnader fastsettes når forprosjektet er ferdig.

Utstillingsmontrene og utstillingselementer tilhører Vest-Agder fylkeskommune.

Ressurser Utstilingsgruppa består av:

Kristian Strøm-Fladstad (Søgne kommune)

Jostein Andreassen (Søgne kommune)
Arild Røsstad (Søgne kommune)
Magne Haugland (Søgne kommune)
Marte Spangen (Kulturhistorisk museum, Oslo)
Ghattas Sayej (Vest-Agder fylkeskommune)
Frans-Arne Stylegar (Vest-Agder fylkeskommune)
Marita Grimsø (Vest-Agder fylkeskommune)

Marte Spangen har ikke anledning til å delta på møtene, men vil få innkalling og
referat på lik linje med de andre medlemmene i gruppa. Frans-Arne Stylegar
deltar etter behov.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 4 av 5

Roller

Innholdsgivere: Alle i utstillingsgruppa og eksterne fagfolk etter behov.

Gjenstandsansvarlig: Kulturhistorisk museum v/ Marte Spangen. Guro Hjulstad

fra Kulturhistorisk museum vil være teknisk konservator (deltar ikke i
utstillingsgruppa).

Redaktør for utstillingstekstene: Frans-Arne Stylegar.

Fotoredaktør: Frans-Arne Stylegar.

Prosjektleder: Marita Grimsø. Vil begynne arbeidet som prosjektleder i februar

2011. Fra november 2009 til februar 2011 er det Ghattas Sayej som koordinerer
arbeidet med disposisjon for utstillingen.

Utstillingsarkitekt: Marita Grimsø. Vil begynne arbeidet i februar 2011.

Fagarkeologisk ansvarlig: Ghattas Sayej.

Administrasjon og organisering i Søgne: Søgne kommune.

Utstillingsgruppa setter av tid og ressurser til utstillingsprosjektet. I tillegg er det

tilgang på følgende ressurser:

Teknisk og organisatorisk bistand:

Ev. bistand til snekker, vaktmester, sjauing, overnatting, osv., etter avtale med
Søgne kommune.

Pedagogiske opplegg:
Om mulig kan Søgne kommune bistå ved utvikling av pedagogiske opplegg etter
behov (for eksempel involvere en lærer). Gunhild Aaby (Vest-Agder-museet) har
sagt seg villig til å bidra med en vurdering av forslagene.

Produsenter:
Vest-Agder fylkeskommune og kjøpte tjenester. Søgne kommune bistår etter
behov. Kulturhistorisk museum i Oslo sørger for konservering av gjenstandene.

Det kan søkes om bistand fra Vest-Agder-museet til faglig bistand (for eksempel
bygging av utstillingselementer).

Rapporterings- Alle holder seg oppdatert på bloggen. Alle i arbeidsgruppa får tilgang til å skrive
rutiner innlegg på bloggen (MG sender informasjon til utstillingsgruppa så snart bloggen
er opprettet).

GS sørger for møteinnkallinger og ev. dokumenter til fylkeskommunens arkiv.

Møteinnkallingene sendes ut på e-post til møtedeltakerne og publiseres på
bloggen.

MG skriver referat fra utstillingsmøtene som sendes ut på e-post, publiseres på

bloggen og sendes som papirkopi til Søgne kommune og Kulturhistorisk
museum i Oslo.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 5 av 5

FAS sørger for informasjon til fylkeskommunens administrasjon, politikere og

andre etter behov.

KSF sørger for informasjon til kommunens administrasjon, politikere og andre

etter behov.

All kontakt med Kulturhistorisk museum skal gå via MS som sørger for
informasjon til museets administrasjon og andre etter behov.

SAK 3 VIDERE FRAMDRIFT

Ghattas Sayej og Frans-Arne Stylegar, i samarbeid med utstillingsgruppa, kan begynne arbeidet
med disposisjon om utstillingsinnholdet nå. Fra november 2009 til februar 2011 er det Ghattas
Sayej som koordinerer arbeidet med disposisjon for utstillingen. Fra februar 2011 vil Marita Grimsø
begynne arbeidet som prosjektleder og utstillingsarkitekt.

OPPDRAG ANSVAR FRAMDRIFT

Tilbakemelding fra Kulturhistorisk museum til Vest-Agder MS Så snart som

fylkeskommune v/ FAS om hvilke gjenstander som kan brukes mulig.
i utstillingen og utlånsvilkår.
Sørge for at tyverialarm kobles til vaktsentral. KSF Innen august
2011.
Søke Vest-Agder-museet om faglig bistand. KSF i samarbeid November /
Søknadsfrist er sannsynligvis november eller desember 2010. med MG desember
http://www.vestagdermuseet.no/artikkelliste.aspx?m=90&amid=2935 2010.

Sende målsatte tegninger, snitt, oppriss, detaljer, m.m. til MG. KSF Innen
desember
2010.
Utarbeide disposisjon om utstillingsinnholdet som inkluderer FAS og GS i Ferdig medio
bilde- og kartmateriale samt knytte innholdet til gjenstander. samarbeid med desember
utstillingsgruppa 2010.
Opprette blogg. MG Så snart som
mulig.
Innen
Lage møteplan for 2011 (møte en gang i måneden). GS desember
2010.