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cili in aziende con problemi di fatturato - Prima parte

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Problemi di fatturato in azienda: il problem solving per prendere
decisioni difcili senza farsi prendere dall'ansia - Prima parte
28 Maggio 2014
Prima parte dell'articolo sul problem solving applicato ai problemi di fatturato in azienda. Ci che
un problema adesso figlio di quello che successo nel passato, in azienda occorre concentrarsi
sulle possibili soluzioni dimenticandosi subito la parola problema.
Desideri ricevere maggiori informazioni o condividere esperienze sul
problem solving e come prendere decisioni difficili in azienda senza
farsi prendere dall'ansia? Scrivimi!
Non esiste quasi nulla sul problem solving e quello che c o banale o privo di
valore operativo.
Puoi gi finire di leggere qui larticolo con questo incipit. E la verit, per questo
tutto quello che troverai basato su: esperienza diretta nelle aziende; la pi
avanzata letteratura multidisciplinare.
La scuola Di Palo Alto propone 3 soluzioni a un problema :
1. rimediale: quella che risolve il problema e purch lo risolva va bene qualsiasi
soluzione;
2. generativa: risolve e provoca effetti collaterali positivi, ovvero il suo effetto si
allarga ad altri ambiti;
3. evolutiva: mette le persone in grado di risolvere quello specifico problema ma
anche altri.
Ognuna di queste pu essere ottenuta in via diretta o indiretta con chi accompagna
limprenditore o il manager che deve prendere decisioni, nel mio caso, a esempio,
un business coach efficace.
Oppure dando un compito che apparentemente non centra nulla col problema
stesso. Ma che agisce sulle risorse personali o professionali necessarie alla
soluzione: es. velocit, determinazione, capacit e profondit di analisi, o pi
praticamente si fa notare che in azienda le informazioni contabili abbondano, quelle
relative al mondo esterno scarseggiano o sono di difficile utilizzo ( es analisi
portafoglio clienti/prodotto, distinzione fra clienti star, prospect, mix di vendita,
mix canali, margine o MOL per categoria prodotto, cliente, agente, etc.).
La medesima situazione si ritrova a livello finanziario e di gestione del cash flow. Si
lavora per cassa e non per budget. Impedendo una qualsiasi pianificazione
finanziaria.
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Logico che senza dati non facile risolvere un problema. Cos come non possibile
che il sistema che ha generato il problema sia anche in grado di risolverlo.
Questo lo riscontro in molte aziende che negli ultimi quattro anni sono rimaste in
arrocco in attesa che la tempesta economica passasse. Peccato che ci che
apparso dopo non fosse pi il paesaggio di prima.
In questo caso se ne pu uscire, ma lo sforzo vincere linerzia, la paura e la pigrizia
del sistema azienda.
Gli elementi da analizzare sono.
1. il contesto (tipo di lavoro, tipo di azienda, tipo di ambiente),
2. la relazione fra propriet, manager e collaboratori,
3. i feed back e il rapporto che si instaura fra chi ha il problema e chi deve
risolverlo.
Allinterno del contesto si trovano il problema, la soluzione desiderata, le risorse, le
operazioni, i test di verifica nel breve e nel lungo termine.
Ecco perch occorre immergersi nel contesto, empatizzare, incontrare le persone,
girare per gli impianti. Occorre individuare una leva gi esistente, ma non sfrutttata
su cui agire e far convergere il focus della propriet.
Importante portare dei quick wins per convincere tutto lo staff, anche quello non
direttamente coinvolto con la soluzione del problema ad avere fiducia nella tua
professionalit e nel tuo intento di dare, con limprenditore o il manager, sviluppo e
continuit allazienda.
Il problem solving sempre stata la mia passione rinforzata oggi che incontro molti
dottor Divago(http://www.youtube.com/watch?v=qWhDteiviVk) nelle
aziende.
Si dimentica troppo spesso che ci che un problema adesso figlio di ci che
successo nel passato.
I dottor Divago hanno la grande capacit di parlare del problema per ore, ma di
spendere poco tempo sulle possibili soluzioni.
Ecco perch a volte vieto la parola problema nelle aziende. Occorre, una volta ben
precisato il problema con fatti e numeri, e non con opinioni e convinzioni,
concentrarsi sulle possibili soluzioni.
Imparare a ragionare per soluzioni unottima ginnastica mentale. Ci vuole un po
di tempo per cambiare latteggiamento mentale. Ma funziona davvero.
I pi nefasti per il morale in azienda sono i gufi che sciamanicamente dovrebbero
essere scacciati in quanto credono che le loro profezie drammatiche sui destini
dellazienda si avverino.
Io dico loro che sono dei fachiri che devono solo imparare a dormire sul letto di
chiodi.
Di solito sono collaboratori con lunga anzianit in azienda di cui hanno vissuto i
tempi doro, si sono creati rendite di posizione e lultimo corso di aggiornamento
stato quello sulla 626, perch obbligatorio.
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Oggi che la crisi in crisi e molti settori sono in ripresa, non valgono pi gli alibi
esterni allazienda: colpa dei venditori che si sono seduti, dei concorrenti che
abbassano i prezzi, degli insoluti, degli sconti e premi che la GDO chiede ancor
prima di aver iniziato la stagione di vendita, del basso rating in banca che mi fa
pagare interessi pi alti.
Se con lindice della mano indichi un colpevole, ci sono altre tre dita che sono rivolte
verso di te.
Come hai selezionato la fdv? Hai seguito criteri oggettivi o ti sei fidato del passa
parola? I concorrenti hanno diversificato per prodotto/mercato e si stanno
liberando di stock? La GDO ti strizza sui margini, ma tu o hai recuperato efficienza
diminuendo il costo per unit prodotta meccanizzandoti maggiormente o lascia quel
canale, dove alla fine fra spese di trasporto, oneri finanziari ( perch fai tu da
banca), costi di magazzino perch devi riservare unarea ai prodotti per la gdo, costi
di stock, alla fine se ti va bene, ma bene fai girare i soldi, come si dice in gergo.
Risvegliarsi dal sogno di Biancaneve sempre un trauma, anche per limprenditore
pi duro. Dalla mia esperienza, limprenditore sempre una persona intelligente. Sa
che deve cambiare, ma non sa come fare, da dove partire, ha paura di perdere il
controllo, di stravolgere la sua azienda.
Come business coach a volte mi trovo di fronte Fort Apache, giro intorno al
problema per trovare lentrata, se il problema complesso si procede per tentativi.
Non sono Mandrake. Ma so come fare.
Limprenditore come un cavaliere, se lo si rimette sulla strada, poi sa dove andare.
Questo uno dei miei compiti come business coach efficace. Affiancare, allenare,
fare da specchio, stimolare, dare unaltra visione, proporre soluzioni gi
sperimentate altrove, infondere coraggio e fiducia, spingere a unoperativit pi
efficiente, proporre azioni concrete da discutere insieme, imporre rigore e metodo.
Scusa il termine imporre, ma essenziale e limprenditore sempre daccordo.
Sovente dopo attenta analisi, si prendono decisioni dolorose: lasciare una linea di
prodotti ora mai senza mercato o a margine negativo, spostare personale o
procedere a sostituzioni pi in linea con la nuova vitalit dellazienda. Nei casi
estremi cambiare prodotti e mercato. Sempre meglio che vivacchiare in una lenta
ma inesorabile agonia.
Qui ci sono le soluzioni generative pi ardue da prendere per un imprenditore o
manager: creare distacco con persone che, non essendosi adeguate ai tempi e alle
tecnologie, sono diventate un mero costo aziendale. Discorso duro ma da chirurgo.
Ovviamente tutto deve essere condotto nella massima etica
Se non si fanno separazioni non si possono fare nuovi attaccamenti pi sani, pi in
linea con lo sviluppo e il clima aziendale.
Esiste lelaborazione del lutto, per limprenditore, anche nel perdere cattive
abitudini, come rifugiarsi nelle aree di confort che di solito sono lofficina, la
tecnologia, gli acquisti. Dura invece il commerciale, il marketing, il controllo di
gestione e le analisi del venduto, la gestione del personale in modo trasparente ed
esigente.
Lavoro con un imprenditore che passato recentemente attraverso tutte queste fasi.
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Per qualche notte non ha dormito, ha avuto mal di testa, ma alla fine la sua
coscienza da imprenditore gli ha confermato che stava facendo il bene della
continuit del proprio business.
Ci sono state alcune settimane in cui ci mettevamo unora a analizzare il fatturato
della settimana e progressivo, perch bastava una chiamata dallarea produttiva che
subito si distaccava e andava di l. Come fumarsi una sigaretta per prendersi un
attimo di relax: una dipendenza.
Oggi con un staff ringiovanito e con competenze adeguate si sente pi sicuro, ha
ripreso la grinta che aveva perso negli ultimi anni e lho visto non cedere alle
richieste di un noto marchio della GDO che chiedeva il pagamento di premi su
prodotti non ancora venduti, ma non accettava un minimo di allineamento prezzi.
Grinta.
Ho sempre pensato che un business coach efficace grande quando aiuta gli altri
senza nessuna tecnica, ma con la sequenza istinto, intuizione, emozione, logica,
prassi (tote, test operating, test exit).
Il patron di Prada ha 68 riporti diretti (!). Tutta la teoria del management parla di 8
riporti come numero ideale. Ma i risultati ci sono, eccome: ebitda al 24%! Fatturato
che ha superato Gucci. Strategia di lancio prodotti nuovi ad alta frequenza.
Finch ci azzecca vuol dire che il metodo funzionale al contesto, pur con qualche
brontolio dei collaboratori.
Sai qual il negozio di abbigliamento col maggior fatturato in Europa? Il negozio
Prada presso loutlet in provincia di Firenze che ha il fatturato di unazienda.
O forse, come accennavo precedentemente, ho talmente analizzato il contesto, che
in base ad una solida e comprovata esperienza, intuisco la meta e la strada per
arrivarvi. Creo le tessere del mosaico, sovente difficili da capire da parte del
committente allinizio, che poi prendono man mano una forma riconoscibile dal
cliente stesso.
Da evitare come il fuoco sono quelle azioni, soluzioni, proposte, che per paura di
scontentare il cliente o i manager, non hanno una forma riconoscibile. Il Bestiario
universale del professor Revillod ti d unesatta immagine di cosa intendo.
Modificare un progetto, va bene. Modificarlo 12 volte come ho visto in unazienda
significa non avere le idee chiare per niente. Il rischio che nasca non una tigre
bianca, ma un tifante,
Ora voglio analizzare con te i motivi delle azioni del problem solving.
1. si pu agire per uno scopo razionale, preciso, pragmatico, per un calcolo;
2. si pu agire secondo un valore positivo o negativo ( lealt, spietatezza);
3. si puo agire in senso affettivo ( perch amo o perch odio);
4. si puo agire perch la tradizione ha insegnato cos, perch istituzionalizzato.
Logico che sovente ci si trovi di fronte a un mix di ragioni, ma se ci pensi bene ce ne
sar sempre una dominante.
Riconoscerla ti d un grande vantaggio sia per capire i programmi decisionali del
tuo interlocutore, sia per rispecchiarlo al meglio, ma soprattutto per far s che
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lapplicazione di business coaching efficace sia pragmatica, eccellente, etica e porti
risultati duraturi sia per lazienda sia nella crescita professionale del tuo
committente.
Sovente il problema si risolve da solo, come i fiumi che scorrono da soli. Questo lho
visto sovente nella parte produttiva delle aziende. Delle PMI in particolare. Sotto
pressione, lentropia del sistema porta a unottimizzazione del fare. Logico, occorre
essere veloci nel tramutare questi exploit in processi, procedure affinch rimangano
come routine.
Quello che stai leggendo ha un obiettivo ben preciso: spazzare via gli alibi. Per ogni
effetto ci deve essere una causa. Causa che non metafisica, ma che sta nel non aver
sviluppato la ricerca e lo sviluppo di materiali nuovi, di forme nuove, di colori nuovi,
oppure di canali alternativi, di test meticolosi allestero,di comunicazione.
Il principio di realt cozza col principio di piacere e di dovere.
Eppure i nostri imprenditori e manager si sono sempre dati da fare. Logico. Ma
sono sovente stati poco efficaci.
Non sono andati allestero a visitare fiere, non hanno parlato con colleghi di altri
settori per imparare dalla loro esperienza, non si sono guardati intorno. Sono stati
intellettualmente pigri verso il web 2.0, il social media marketing, visti come costi e
non come investimenti.
Gestiti male, o non gestiti del tutto. Cos come nelluso di sistemi informatici di
gestione o di CRM. Il famigerato Target che trovo in tante aziende e utilizzato al
20% delle potenzialit.
Anche a livello di efficienza produttiva, cio di riduzione del costo per unit prodotta
(di beni o servizi) trovo scarsa analisi. Le ore macchina non sono calcolate in
momenti diversi (sopra e sotto pressione) per fare una media, non sono calcolate in
funzione delloperatore, non sono ripetute nel tempo.
Il sistema a spanne vige ancora, con pesanti conseguenze sul margine.
Allo stesso tempo se tutti si preoccupano del bilancio, pochi imprenditori usano il
Conto Economico come cruscotto di controllo della navigazione della propria
azienda.
Con i miei clienti da subito impostiamo un sistema di controllo trimestrale basato
sulle analisi del C.E.
Questo permette allazienda di prevenire gli eventi e di non subirli. E un sistema di
gestione che comprende logicamente un controllo almeno settimanale ( se non
live) delle vendite, degli stock, della capacity produttiva, ). Pi lanalisi raffinata
e automatizzata, pi si possono prendere per tempo contromisure specifiche per un
deficit di fatturato momentaneo, cos che non cronicizzi.
1. aumentare laffiancamento ai venditori (tema: mi conviene affiancare un
agente gi in budget che mi pu dare un extra performance o un agente che
sottobudget?)
2. aumentare i leads agli agenti provenienti dalle attivit di web 2.0
3. allertare i back office sulla massima disponibilit e velocit nelle risposte
4. programmare uneventuale alleggerimento stock con extra sconto
momentaneo
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5. incentivare gli addetti operativi alla vendita affinch spingano il mio prodotto
6. incrementare linvio di campionature ( attenzione ai costi, non pi del 3% sul
fatturato) e controllo dei ritorni
7. rivedere in su il rappel ( premio di trimestre) per alcuni agenti
8. incentivare, dopo analisi precisa, una categoria di prodotti a sell out veloce
9. sollecitare i clienti direzionali ( ma richiede lintervento della propriet o del
D.G.)
10. sollecitare le mamans ( dealer affezionati) che tutti i bravi direttori vendite
hanno e che in un rapporto do ut des possono anticipare acquisti e quindi
lazienda fatturare nel mese
Qual l11 comanadamento?
Ogni imprenditore ha il suo e se non ce lha compito mio che se lo formuli al pi
presto.
Il mio : non esiste dinamismo commerciale senza un ossessivo controllo dei costi.
L11 comandamento, come gli altri, non deve mai essere violato.
Interessante per il problem solving anche chiedere allimprenditore o manager
quale reputa sia il suo super potere.
Ho sentito da alcuni clienti: determinazione, velocit, precisione, puntualit,
innovazione, leadership, camaleontismo, ecc.
Tutti validi, ma solo se portati almeno al quadrato. Chi non determinato fra gli
imprenditori? Coloro che hanno gettato le armi e si sono rassegnati o se la godono
con i profitti accumulati.
Chi non leader meglio che cambi mestiere.
Quindi la determinazione non un vero SUPER potere se non diventa gusto del
potere. La leadership non un super potere se non audace ( ricordi stay hungry,
stay foolish?).
Per risolvere problemi in alcuni contesti le risorse personali devono essere da
imprenditore. Non da buon padre di famiglia.
Aggiungo alla lista: lungimiranza (vision), intuizione, adattabilit, perseveranza,
coraggio.
Gi questi mi convincono di pi.
Sono simili ai poteri dei super eroi
La vita di un imprenditore simile a quella di un eroe, oggi piu che mai. Ecco
perch il super potere deve essere super, se no si giocher sempre a tennis col
braccino.
Nel problem solving non raro trovarsi di fronte dilemmi come quello qui
riportato:
Sono pronto per andare allestero oppure no? Compro una macchina laser che mi
permette di abbattere tempi e costi ma devo fare un leasing o no? Affianco al capo
magazziniere un giovane laureato in ingegneria oppure no?
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Investo nel web marketing o mi accontento di un sito vetrina perch non ho nessuno
che poi me lo gestisca?
Lascio il cliente X che mi fa il 25% di fatturato ma che mi strozza con i margini?
Rimuovo il capo vendite sotto del 30% sul budget o gli do unaltra chance perch in
questa azienda non si mai mandato a casa nessuno?
Il problem solving ha risvolti etici. Il mio compito di portare a galla responsabilit
e conseguenze delle varie opzioni e affiancare limprenditore nel prendere la
decisione pi saggia
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