1

GRANT REPORTING
NIM COSS
2
2
Four HACT Cash Transfer Modalities under
National Implementation Modality
1
Direct Cash Transfer Grants recorded in DIPA
Cash transferred to the IPs project bank account for commitments and expenses to be
made by the IP in support of activities agreed in Project Document & Annual Work Plans.
2
Direct Payment Grants recorded in BAST
UNDP make payment to vendors and other third parties, for obligations incurred by the
Implementing Partner .
3
Reimbursement Grants recorded in BAST
UNDP reimburse to Implementing Partners for obligations made and expenditure
incurred by them in support of activities.
4
Direct Agency Implementation (COSS)
Grants recorded in BAST
UNDP makes obligations and incurs expenditure in support of activities as requested by
the Implementing Partner under UNDP Country Office Support Services arrangement.
Note: These modal i t i es are t reated equal l y and subj ect to t he
request of t he Nat i onal I mpl ement i ng Part ner.
3
Country Office Support Services
(COSS)
Based on request from the Implementing Partner, UNDP will
provide support, under the Country Office Support Service
(COSS) arrangement, which include:
i. the identification and recruitment of project and programme
personnel
ii. procurement of goods and services,
iii. the administration of donor financial contributions
iv. provision of other technical or administrative support required
to deliver the outputs.

In providing these services, UNDP will apply its rules and regulations.
Services provided by the UNDP Country Office, including those
through the COSS modality, will be subject to audit by UNDP's
external (the United Nations Board of Auditors) and/or internal
auditors (UNDPs Office of Audit and Investigation).
4
Minutes of Handover of Goods and
Services (BAST)
With respect to the Government of Indonesias reporting
procedures on grant realization, UNDP reports the provision of
services and goods through COSS modality by preparing the
Minutes of Handover (Berita Acara Serah Terima BAST) of Goods
and Services to be signed jointly by UNDP, NPD and the
Implementing Partners Authorized Budget Owner (Kuasa Pengguna
Anggaran - KPA).

This will be submitted by the Implementing Partner to the
Directorate General of Debt Management (Direktorat Jenderal
Pengelolaan Utang DJPU) and the State Treasury Service Office
(Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara KPPN) under the
Directorate General of Treasury (Direktorat Jenderal
Perbendaharaan) of the Ministry of Finance.

5
Alur Pelaporan Hibah
Registrasi
Hibah
Implementasi
Hibah
Berita Acara
Serah Terima
Hibah
Pengesahan
Hibah /
Pelaporan ke
MoF
BNPB DJPU
BNPB DJPU
KPPN Jkt
VI
Data
disiapkan
UNDP
UNDP,
BNPB,
Kuasa
Penggguna
Anggaran
BNPB
menandata
ngini BAST

BNPB &
UNDP
Rekonsiliasi
Hibah
MoF BNPB
BNPB UNDP
MoF UNDP
6
7
8
9
9
Source: MoF - 2012
10
1 Nama Grant / Proyek : . . . . . . . . . . . . . . .
2 Nilai Grant : . . . . . . . . . . . . . . .
3 Nomor Grant : . . . . . . . . . . . . . . .
4 Tanggal Penandatanganan Grant : . . . . . . . . . . . . . . .
5 Nama Lembaga / Donor : . . . . . . . . . . . . . . .
6 Negara : . . . . . . . . . . . . . . .
7 Sumber Pembiayaan : Multilateral Bilateral
Lainnya
8 Jenis Pembiayaan (Grant Purpose) : . . . . . . . . . . . . . . .
9 Executing Agency : . . . . . . . . . . . . . . .
10 Implementing / Beneficiary : . . . . . . . . . . . . . . .
11 Penarikan Hibah :
a. Tatacara Penarikan : PP L/C PL Reksus
b. Disbursement Plan
Category Thn-1 Thn-2
1
2
3
4
5
c. Diterushibahkan kepada : . . . . . . . . . . . . . . .
12 Sektor Pembiayaan : . . . . . . . . . . . . . . .
13 Lokasi dan Alokasi Proyek : . . . . . . . . . . . . . . .
14 Tanggal Efektif
a. Telah ditetapkan dalam grant : TanggalBulan..Tahun.
b. Batas Waktu Pengefektifan : TanggalBulan..Tahun/
..bulan/hari
15 Closing Date :
a. Telah ditetapkan dalam grant : TanggalBulan..Tahun.
b. Ditentukan dalam clausul : .
16 Closing Account : TanggalBulan..Tahun.
17 Jenis dan Pembayaran Biaya
a. . . . . . . . . . . . . . . . . . : % atau sebesar
Jatuh tempo
b. . . . . . . . . . . . . . . . . . : % atau sebesar
Jatuh tempo
18 Ketentuan pengiriman NoD : Ada Tidak Ada
19 Conditions Precedent for Effectiveness
20 Nomor Registrasi : . . . . . . . . . . . . . . . . . ( Diisi oleh Direktorat EAS )
21 DMFAS Loan id : . . . . . . . . . . . . . . . . . ( Diisi oleh Direktorat EAS )
GRANT SUMMARY
Thn-3 Thn-4 Thn-5
B
A
C
K

11
No Uraian Penjelasan
1 Nama Grant / Proyek Diisi dengan nama proyek sesuai yang tertulis dalam grant agreement (GA)
2 Nilai Grant Diisi dengan jumlah grant sesuai yang tertulis dalam GA
3 Nomor Grant Diisi dengan nomor reference dari donor
4 Tanggal Penandatanganan Grant Diisi dengan tanggal penandatangan grant (date signing)
5 Nama Lembaga / Donor Jelas
6 Negara Jelas
7 Sumber Pembiayaan Jelas
8 Jenis Pembiayaan (Grant Purpose) Diisi dengan jenis peruntukkan pembiayaan dari grant, misal bantuan program,bantuan proyek, technical assistance
8 Executing Agency Diisi dengan nama departemen penerima grant
9 Implementing Agency Diisi dengan nama eselon I / Satker penerima dan pengelola grant
10 Penarikan Pinjaman
a. Tata Cara Penarikan Jelas
b. Disbursement Plan Dilampirkan dengan Disbursement Schedule dari executing agency, termasuk alokasi per jenis kategori dan per tahun
c. Diterushibahkan kepada Diisi nama lembaga/pemda/BUMN penerima penerusan hibah
12 Sektor Pembiayaan Diisi dengan sektor yang dibiayai dalam grant, misal infrastructure, education, health dsb.
13 Lokasi dan Aloaksi Proyek Dalam hal proyek diberbagai lokasi, harap disebutkan lokasi dan alokasi dana per propinsi dan kab/kota
14 Tanggal efektif Diisi dengan tanggal efektif grant tersebut
a. Telah ditetapkan dalam grant Jelas
b. Batas waktu pengefektifan Jelas
15 Closing Date
a. Telah ditetapkan dalam grant Jelas
b. Ditentukan dalam clausul Diisi sesuai dengan ketentuan yang disebutkan dalam GA
16 Closing Account Diisi dengan tanggal penetapan penutupan account sesuai dengan ketentuan lender
17 Jenis Fee dan Pembayaran Diisi dengan jenis-jenis fee dan besarnya rate yang ditetapkan dalam GA sedangkan jatuh tempo adalah saat pembayarannya
sesuai yang telah disepakati dalam GA (jika ada)
18 Pengiriman NoD Diisi penjelasan bahwa dalam LA telah diatur / belum tentang ketentuan pencantuman ketentuan pengiriman NoD oleh Donor
19 Conditions Precedent for Effectiveness Diisi dengan keterangan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk pengefektifan Grant tersebut (jika ada)
PETUNJUK PENGISIAN GRANT SUMMARY
12
12
Notes:
Budget revision
procedure has
been done and
signed
13
14
15
Combined Delivery Report (CDR)
Need to
prepare
BAST: Berita
Acara Serah
Terima
16
The purpose of BAST
As reference document
for grant recording
Grant treated as Income
received in State Budget
(APBN)
As reference document to
hand over grant (goods
or services).
DONOR
(Development Partner)
16
17
AFTER
CERTIFIED
BAST
18
UNDP BAST - for SERVICES
19
SAMPLE.1 BAST SERVICES
20
21
SAMPLE. 2 BAST SERVICES
22
UNDP BAST for GOODS
23
SAMPLE.1 BAST GOODS
24
25
SAMPLE.2 BAST GOODS
26
27
28
29
29
DONOR
DJPU
DJPU
KPPN
PA/KPA
Penyusunan
BAST

Permohonan
Registrasi
Permohonan
Pengesahan
Pendapatan

Pengesaha
n Belanja
Mekanisme Pengesahan Hibah
Dalam Bentuk Barang/Jasa

Melaporkan dalam SIMAK BMN,
LRA dan Neraca
Menjelaskan Hibah dalam CaLK
Menatausahakan dok. Terkait
penerimaan hibah

Pemberian
No. Register
Penyusunan
BAST

Pengesahan

1
2
3
4
5
6
7
Persetujua
n
Source: MoF - 2012
30
Source: MoF - 2012
31
Pengesahan ke DJPU
PA/Kuasa PA mengajukan Surat Perintah Pengesahan
Pendapatan Hibah Langsung Bentuk
Barang/Jasa/Surat berharga (SP3HL-BJS) dalam
rangkap 3 kepada DJPU c.q. Direktur EAS dengan
dilampiri:
BAST; dan
SPTMHL (yang telah mencantumkan nilai B/J/S dalam
Rupiah).
Nilai B/J/S diperoleh dari BAST/dokumen
pendukung hibah lainnya. Apabila:
Nilai B/J/S dalam mata uang asing, dikonversi ke Rupiah
berdasarkan kurs tengah BI pada tanggal BAST.
Dalam BAST/dokumen pendukung lainnya tidak terdapat
nilai B/J/S, Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala
Kantor/Satker selaku PA/Kuasa PA penerima hibah
melakukan estimasi nilai wajar atas B/J/S yang diterima.
31
32
Pengesahan ke DJPU
DJPU mengesahkan SP3HL-BJS dalam rangkap 3 dengan
ketentuan:
Lembar ke-1, untuk PA/Kuasa PA;
Lembar ke-2, untuk PA/Kuasa PA guna dilampirkan pada
pengajuan MPHL-BJS; dan
Lembar ke-3, untuk pertinggal DJPU.
32
33
Pencatatan Hibah Bentuk Barang/Jasa/
Surat Berharga ke KPPN
PA/Kuasa PA mengajukan Memo Pencatatan Hibah
Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat berharga (MPHL-
BJS)
atas seluruh:
Belanja Barang untuk Pencatatan Persediaan dari Hibah/
Belanja Modal untuk Pencatatan Aset Tetap atau Aset Lainnya
dari Hibah/
Pengeluaran Pembiayaan untuk Pencatatan Surat Berharga
dari Hibah dan
Pendapatan Hibah Langsung bentuk barang/jasa/surat
berharga
baik dari Luar Negeri maupun dari Dalam Negeri
sebesar nilai barang/jasa/surat berharga seperti yang
tercantum dalam SP3HL-BJS pada tahun anggaran
berjalan
kepada KPPN mitra kerjanya.
33
34
PA/Kuasa PA membuat dan menyampaikan MPHL-BJS
ke KPPN dengan dilampiri:
SPTMHL;
SP3HL-BJS lembar kedua; dan
SPTJM.
Atas dasar MPHL-BJS, KPPN menerbitkan Persetujuan
MPHL-BJS dalam rangkap 3 dengan ketentuan:
Lembar ke-1, untuk PA/Kuasa PA;
Lembar ke-2, untuk DJPU c.q. Dit. EAS
dengan dilampiri copy MPHL-BJS; dan
Lembar ke-3, untuk pertinggal KPPN.

34
Pencatatan Hibah Bentuk Barang/Jasa/
Surat Berharga ke KPPN
35
36
Legal Basis : PMK 230/2011 Grant Accounting System
37
Pasal 27
(1) DJPU melakukan konfirmasi kepada Pemberi Hibah atas realisasi
Pendapatan Hibah secara semesteran.
(2) Dalam hal terjadi ketidakcocokan data, DJPU dan Pemberi Hibah
melakukan penelusuran.
38
DG Debt
Mngmnt
(DJPU-
EAS)
DONOR
Line
Ministry
KPPN
DG of
Treasury
Reconciliation
(Matching on grant amount)
38
39 Source: MoF, 2012
40
Implication of Reconciliation processes
What will happen if we dont reconcile the grant?
Implication to UNDP
UNDP cannot claim the Grant disburse to GOI. Although
UNDP has signed BAST and transferred cash advance, how do we
know LM have certified to MoF ?
Implication to the Line Ministry (LM)
LM will be audited by BPK for recording process of Direct
Grant.
Certified BAST, Cash Advance received and BAR (Berita Acara
Rekonsiliasi)
41
42
BUDGET
ALLOCATIO
N
ESELON
ENTITY
CODE
CURRENCYAMOUNT IDR
FOREIGN
CURR
IDR CURRENCY
FOREIGN
CURR
IDR FOREIGN CURR IDR
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
BA ES
KODE
SATKER
1-Jan-12 IDR 3,312,938,777 opening balance
27 Juni 2012 IDR 1,000,000,000
NO. SP3HL :
239498Y/140/701
NO. SPHL :
239497Y/140/701 (53)
NO. SPHL :
239495Y/140/701 (52)
22 Juni 2012 IDR 1,000,000.00 Vchr 164086
10 April 2012 242,270 2,354,393,630
NO. PERSETUJUAN MEMO
PENCATATAN HIBAH
LANGSUNG BENTUK
BARANG :
239871Y/140/701
242,270.00 2,354,393,630.00
BAST
443/PDOD/Otsus
I/IV/2012
10 April 2012 886,649 8,139,443,603
NO. PERSETUJUAN MEMO
PENCATATAN HIBAH
LANGSUNG BENTUK JASA
: 239872Y/140/701
886,649.00 8,139,443,603.00
BAST
444/PDOD/Otsus
I/IV/2012
8-Mar-12 IDR (517,027,570) Refund
26-Jul-12 IDR (477,213,004) Refund
8-Aug-12 IDR (36,332) Refund
8-Aug-12 IDR (461,079) Refund
1,000,000,000 1,128,919 10,493,837,233 - 2,319,200,791 1,128,919 10,493,837,233
1-Jan-12 IDR 3,653,278 opening balaance
02 Maret 2012 IDR 1,000,000,000
NO. SP3HL :
239496Y/140/701
NO. SPHL :
239499Y/140/701
23 Februari
2012
IDR 1,000,000,000 Vchr 158071
20 April 2012 890,420.67 8,167,828,800
NO. PERSETUJUAN MEMO
PENCATATAN HIBAH
LANGSUNG BENTUK JASA
: 239874Y/140/701
890,420.67 8,167,828,800.00
NO. BAST :
507/PDOD/ Otsus
I/V/2012
07 Mei 2012 174,240.169 1,726,783,103
NO. PERSETUJUAN MEMO
PENCATATAN HIBAH
LANGSUNG BENTUK
BARANG :
239874Y/140/701
174,240.17 1,726,783,103.00
NO. BAST :
579.I/PDOD/
Otsus I/V/2012
10-Jul-12 (249,786,249.04) Refund
1,000,000,000 1,064,661 9,894,611,903 753,867,029 1,064,661 9,894,611,903
Catatan:
1 Perbedaan penerimaan hibah Cash No 70835701 AGTP pada Januari - December 2012 :
Menurut UNDP 2,319,200,791
Menurut Kementerian Dalam Negeri - OTDA 1,000,000,000
Selisih 1,319,200,791
Disebabkan Oleh :
1.1 Menurut cacatan UNDP terdapat saldo awal kas per 1 Januari 2012 di Kementerian Dalam Negeri-Otda sejumlah Rp 3.312.938.777,15
1.2 Terdapat pengembalian kas ke UNDP selama periode Januari - Desember 2012 sejumlah Rp 994.737.986 sehingga atas pengembalian ini mengurangi nilai penerimaan hibah selama tahun 2012
2 Perbedaan penerimaan hibah Cash No 71175701 NITP pada Januari - December 2012 :
Menurut UNDP 753,867,029
Menurut Kementerian Dalam Negeri - OTDA 1,000,000,000
Selisih (246,132,971)
Disebabkan Oleh :
2.1 Menurut cacatan UNDP terdapat saldo awal kas per 1 Januari 2012 di Kementerian Dalam Negeri-Otda sejumlah Rp 3.653.278,00
2.2 Terdapat pengembalian kas ke UNDP selama periode Januari - Desember 2012 sejumlah Rp 249.786.249,04 sehingga atas pengembalian ini mengurangi nilai penerimaan hibah selama tahun 2012
NO
GENERAL INFORMATION LINE MINISTRY DONOR
REG.
NUMBER
PROJECT NAME
ENTITY
DISBURSEMENT CURRENT YEAR DISBURSEMENT CURRENT YEAR
VALUE
DATE
CASH GOODS/SERVICES
REFF
VALUE
DATE
CASH GOODS/SERVICES
REFF
NO NO. REGISTER NAMA PROJECT
SATUAN KERJA TANGGAL
PENERIMAA
N HIBAH
VALAS
PENERIMAAN HIBAH TAHUN INI
MATA
UANG
VALAS IDR
REFF
ACEH GOVERNMENT
TRANSFORMATION PROGRAMME
(AGTP)
IDR VALAS
PEMBERIAN HIBAH TAHUN INI
REFF
IDR
UANG BARANG/JASA
TANGGAL
PENERIMAAN
HIBAH
UANG BARANG/JASA
VALAS IDR MATA UANG
2 71175701
NIAS ISLANDS TRANSITION
PROJECT (NITP)
13 DITJEN OTDA
1 70835701
621892
13 DITJEN OTDA 621892
TEAM LEADER DEMOCRATIC GOVERNANCE AND POVERTY REDUCTION UNIT, a.i.
JAKARTA,
UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH,
(UNDP),
H. DJOHERMANSYAH DJOHAN MUHAMMAD HUSAIN
43
How to Prepare Grant Reconciliation ?
UNDP filled in column the DONOR only
Define the type of grant, cash ? Goods ? Or services ?
If cash find EFT and voucher ID for Direct Cash Transfer to IP.
Then IP will compare it with certified direct grant for cash SP3HL
(Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung)
Fill in the beginning balance 16005 taken from ATLAS.
If Goods and/or Services Copy signed BAST Goods and /or
Services
Then IP will compare it with certified direct grant for Goods and/or
Services SP3HL-BJS (Surat Perintah Pengesahan Pendapatan
Hibah Langsung-Barang Jasa Surat Berharga)
If any discrepancy, take note on the bottom of this reconcililation
report.
44

Liliek Sofitri
Planning Monitoring and Evaluation Unit
0812 10003921
021 3141308 Ext 845,
liliek.sofitri@undp.org