INTERREG IVC

Inovare i mediu
Soluii mprtite de regiunile din Europa









Manualul Programului

















25 octombrie 2010

1

Coninut

1. Introducere .......................................................................................................................... 3
1.1. Informaii generale despre program ............................................................................ 3
1.2. Aria programului ......................................................................................................... 4
1.3. Finanarea programului ............................................................................................... 4
1.4. Prioritile programului ............................................................................................... 4
1.5. Managementul programului ........................................................................................ 6
1.6. Documentele programului ........................................................................................... 6
1.7. Cooperarea transfrontalier, transnaional i interregional ...................................... 7
2. Dezvoltarea/derularea proiectului ...................................................................................... 9
2.1. Tipuri de intervenii ..................................................................................................... 9
2.1.1. Proiecte de iniiativ regional (Tip 1) ................................................................. 9
2.1.2. Proiecte de capitalizare/valorificare incluznd proiecte cu Fast Track (Tip 2) . 13
2.1.3. Rezumatul caracteristicilor principale ale celor dou tipuri de intervenii......... 17
2.2. Activitile proiectului ............................................................................................... 17
2.2.1. Componentele proiectului .................................................................................. 17
2.2.2. Lista activitilor orientative .............................................................................. 20
2.2.3. Condiii de respectat pentru activitile propuse ................................................ 22
2.2.4. Monitorizarea activitilor i realizrilor proiectului ......................................... 23
2.3. Parteneriatul ............................................................................................................... 27
2.3.1. Structura parteneriatului ..................................................................................... 27
2.3.2. Finanarea parteneriatului ................................................................................... 28
2.3.3. Statutul legal al partenerilor ............................................................................... 31
2.3.4. Partenerul lider ................................................................................................... 32
2.4. Detalii cu privire la buget i eligibilitate ................................................................... 33
2.4.1. Perioada de eligibilitate ...................................................................................... 34
2.4.2. Liniile bugetare ................................................................................................... 35
2.4.3. Alte consideraii cu privire la eligibilitate .......................................................... 41
2.4.4. Estimarea plii ................................................................................................... 42
3. Aplicarea i selecia proiectelor ....................................................................................... 44
3.1. Ideile de proiect i cutarea partenerilor ................................................................... 44
3.2. Pregtirea unei aplicaii ............................................................................................. 44
3.3. Depunerea unei aplicaii pentru proiect ..................................................................... 45
3.4. Procedura de selecie ................................................................................................. 45
3.4.1. Criterii de eligibilitate ........................................................................................ 46
3.4.2. Criterii calitative ................................................................................................. 46
3.4.3. Procesul de luarea deciziei ................................................................................. 47
4. Implementarea proiectului ................................................................................................ 48
4.1. Contractarea ............................................................................................................... 48
4.1.1. Contractul de subvenie ...................................................................................... 48
4.1.2. Acordul de parteneriat ........................................................................................ 48
4.1.3. Data de ncepere a proiectului ............................................................................ 49
4.2. Monitorizarea proiectelor i luarea deciziei .............................................................. 49
4.3. Raportarea ................................................................................................................. 49
4.3.1. Termene limit ................................................................................................... 49
4.3.2. Proceduri ............................................................................................................ 50
4.3.4. Contabilitatea cheltuielilor proiectului ............................................................... 53
4.3.5. Controlul de prim nivel ...................................................................................... 57
4.3.6. Puncte de atenie pentru raportarea .................................................................... 62
4.4. Schimbri n implementarea proiectului ................................................................... 64
2
4.4.1. Principii generale ................................................................................................ 64
4.4.2. Procedurile de cerere de schimbri .................................................................... 64
4.4.3. Schimbri n activiti/output-uri ....................................................................... 65
4.4.4. Schimbri n parteneriat ..................................................................................... 65
4.4.5. Schimbri n buget .............................................................................................. 66
4.4.6. Extinderea duratei proiectului ............................................................................ 69
4.5. Auditul de nivel 2/ verificri prin sondaj efectuate proiectelor ................................. 69
4.6. Cerine legate de publicitate i informare .................................................................. 69
4.6.1. Planul de comunicare ......................................................................................... 70
4.6.2. Msuri de publicitate .......................................................................................... 71
5. ncheierea proiectului ....................................................................................................... 72
Anexe .................................................................................................................................... 73
Anexa 1: Exemple de proiecte INTERREG IVC ........................................................... 73
Anexa 2: Modelul propus pentru raportarea practicilor identificate ................................ 77
Anexa 3: Informaii suplimentare privind indicatorii pre-definii ................................ 78
Anexa 4: Ghid de evaluare a calitii ............................................................................... 83
ANEXA 5a): Confirmarea controlului partenerului lider INTERREG IVC .................... 89
Anexa 5b): Confirmarea controlului partenerului lider INTERREG IVC ....................... 91
Anexa 5c): Confirmarea controlului cheltuielilor comune ale partenerilor responsabili de
contractarea i achitarea acestor cheltuieli ....................................................................... 93
Anexa 6: Raport privind controlul (inclusiv checklist privind controlul) ........................ 95
Anexa 7: Informare i publicitate ................................................................................... 107
Anexa 8: Fie privind aspectele financiare ..................................................................... 110
Anexa 8a) Fia de informaii privind cheltuielile de personal ....................................... 111
Anexa 8b) Fia de informaii privind cheltuielile administrative ................................... 114
Anexa 8c) Fi de informaii privind achiziiile publice ................................................ 117


3

1. Introducere

Dup ce face un rezumat al principalelor caracteristici ale programului, manualul
aduce informaii detaliate asupra dezvoltrii, selecionrii, implementrii i nchiderii
proiectelor INTERREG IV C.
Pentru utilizarea acestui manual ar putea fi util de tiut c n timp ce capitolul 2 este
dedicat n mod special dezvoltrii/derulrii proiectului, informaiile cuprinse n restul
documentului sunt deopotriv cruciale pentru buna pregtire a unei bune aplicaii de
proiect. n mod similar, ntregul manual i nu numai capitolul 4, ofer informaii
relevante i utile cu privire la implementarea proiectului. Prin urmare, aplicanii trebuie
s citeasc cu atenie ntregul manual.

Manualul cuprinde si recomandri specifice. Dac aplicanii nu urmeaz
aceste recomandri, ei trebuie s justifice foarte clar n formularul de aplicaie
motivele.

Manualul programului este parte a unui pachet de aplicaii INTERREG IV C, care
include i urmtoarele documente:
Termenii de referin ai apelului la propuneri
Un formular de aplicare
Un model de declaraie de co-finanare

Documentele de mai sus pot de asemenea s fie descrcate de pe site-ul
programului: www.interreg4c.eu


1.1. Informaii generale despre program

Obiectivele principale ale programului

Programul INTREREG IVC este parte a Obiectivului de Cooperare Teritorial
European a Politicilor Fondurilor Structurale din perioada 2007-2013.
Obiectivul general al programului INTERREG IVC, concentrat pe cooperarea
interregional, este mbuntirea eficienei politicilor de dezvoltare regional n
domeniul inovrii, economiei cunoaterii, mediului i prevenirii riscurilor, ct i
contribuia la modernizarea economic i creterea competitivitii Europei.
Schimbul, mprtirea i transferul experienelor de politici, cunotinelor i
bunelor practici vor contribui la ndeplinirea acestor obiective. Promovnd cooperarea
n ntreaga Europ, INTERREG IVC ncurajeaz autoritile regionale i locale s
priveasc cooperarea interregional ca pe un mijloc de cretere a dezvoltrii proprii prin
nvarea din experienele altora. n acest mod, experienele de succes obinute n
diferite regiuni se pot rspndi n ntreaga Europ.

4
Bun practic
n contextul programului INTERREG IV C, o bun practic este definit ca o
iniiativ (ex: metodologii, proiecte, procese, tehnici) luat n sensul uneia din
prioritile tematice ale programului care s-a dovedit deja a fi de succes i care are
potenialul de a fi transferat ctre o arie geografic diferit. A se dovedi de succes
nseamn ca buna practic s fi produs deja rezultate tangibile i msurabile n
atingerea unui obiectiv specific.

Un rezultat important al proiectelor INTERREG IV C ar fi crearea de valoare
adugat/plusvaloare nu numai la nivelul de parteneri dar i la nivel european. Cu alte
cuvinte, proiectele INTERREG IVC trebuie s tind spre obinerea unei relevane la
nivel de ntreaga Europ. Din acest motiv, experienele i know-how-ul generate de
aceste proiecte trebuie s fie relevante nu numai partenerilor de proiect, dar i
organizaiilor din afara parteneriatului. Acest lucru trebuie s se reflecte n natura
tematicii atinse de proiect ct i n componenta nr. 2 dedicat Comunicrii i
Diseminrii (pentru alte informaii referitoare la componentele proiectului, vezi
seciunea 2.2.1.)

1.2. Aria programului

Teritoriul eligibil de cooperare INTERREG IV C acoper ntregul teritoriu al
Uniunii Europene cu cele 27 de state membre, incluznd zonele insulare si extreme. n
plus, Norvegia i Elveia sunt membri plini ai programului i instituii din aceste ri
sunt binevenite s participe. Partenerii din alte ri pot participa pe cheltuial proprie.
Fiind singurul program INTERREG deschis tuturor regiunilor din UE, este foarte
recomandat ca parteneriatele de proiecte s acopere o arie geografic ct mai larg care
s se ntind dincolo de graniele tradiionale i ariile de cooperare transnaionale.
Aceast arie geografic larg a unui parteneriat contribuie la mbogirea schimbului de
experien i de aceea va fi luat n considerare cu prioritate n cadrul procesului de
selecie.


1.3. Finanarea programului

Programul INTERREG IV C este finanat din Fondul European de Dezvoltare
Regional (FEDR). A fost pus la dispoziie suma de 302 milioane Euro pentru
cofinanarea proiectelor implementate de partenerii europeni. Partenerii din Norvegia i
Elveia vor fi co-finanai din fonduri naionale ale rilor respective.

1.4. Prioritile programului

Programul este organizat n jurul a 2 tematici prioritare n agendele de la Lisabona i
Goteborg. Un anumit numr de sub teme sunt definite pentru fiecare din prioriti:
- Axa Prioritar: Inovare i economia bazat pe cunoatere
Inovare, cercetare i dezvoltare tehnologic
Antreprenoriat i IMM-uri
Societatea informaional
Locuri de munc, capital uman i educaie
5
- Axa Prioritar 2: Mediu i prevenirea riscului
Riscuri naturale i tehnologice, schimbri climatice
Managementul resurselor de ap
Prevenirea i management-ul deeurilor
Biodiversitate i conservarea resurselor naturale; calitatea aerului
Energie i transport sustenabil
Patrimoniu cultural i resurse naturale

Programul INTERREG IV C susine proiecte care au ca int, prin schimbul de
experien interregional la nivel de politici, mbuntirea politicilor regionale i locale care
se adreseaz sub-temelor mai sus menionate. Este evident faptul c aceste sub-teme sunt
interconectate n multe feluri, n cadrul i chiar ntre cele dou prioriti. Prin urmare
proiectele pot propune o abordare integrat i inter-sectorial acolo unde este potrivit.
Totui, fiecare proiect poate seleciona doar o sub-tem i trebuie s se concentreze
foarte clar asupra unui aspect de politic regional specific. Abordarea integrat nu
nseamn c un proiect se poate adresa mai multor sub-teme fr nicio focusare clar i
precis. Dimpotriv, trebuie s fie reflectat n felul n care proiectul se adreseaz sub-temei
specifice selecionate. Acesta ar fi de exemplu cazul unui proiect care se concentreaz
asupra politicilor de cluster n sectorul energiilor regenerabile. Un astfel de proiect va avea
o singur focusare clar pe Axa Prioritar 1 (sub-tema antreprenoriat i IMM-uri), dar va
avea legtur i cu Axa prioritar 2 (sub-tema energie i transport sustenabil).
Exemple de posibile proiecte la fiecare din axele prioritare ale programului pot fi
regsite la cap. 5 al Programului Operaional INTERREG IV C i n Anexa 1 a prezentului
document.


Atenionri cu privire la prioritile INTERREG IV C
Inovare
Din prisma primei sub-teme a Axei prioritare 1, conceptul de inovare este
strns legat de dezvoltarea economic, n special cercetare i dezvoltare tehnologic
(subiecte care contribuie direct la competitivitatea unei regiuni). Acest lucru este
reflectat n exemplele de proiecte posibile care pot fi gsite
n Anexa 1 a acestui manual. Felul n care inovarea trebuie s fie abordat n cadrul
programului INTERREG IV C este de asemenea explicat n citatul de mai jos din
Decizia Consiliului din octombrie 2006 cu privire la Ghidul Strategic de Coeziune
al Comunitii (2006/702/EC)

1.2. Ghid: mbuntirea inovrii i a cunotinelor n scopul creterii/dezvoltrii:
Scopul Comunitii privind creterea/dezvoltarea i crearea locurilor de munc va
necesita o schimbare structural n economie spre activiti bazate pe cunoatere.
Acest lucru necesit aciuni pe un anumit numr de fronturi: s se adreseze
nivelurilor inferioare de Cercetare i Dezvoltare Tehnologic (RTD), n special n
sectorul privat; s promoveze inovarea prin produse, procese sau servicii noi sau
mbuntite, care pot face fa competiiei la nivel internaional; s creasc
capacitile regionale i locale de a genera i absorbi noi tehnologii (n special ICT-
uri) i s ofere mai mult sprijin pentru asumarea riscurilor.

6
Cultur, turism
Cele 2 subiecte de mai sus trebuie tratate cu grij n cadrul programului
INTERREG IV C. Mai nti deoarece aceste subiecte au fost deja acoperite n mare
msur n cadrul diferitelor programe europene i n special INTERREG. n
perioada 2007-2013, alte programe ale Uniunii Europene (cum este spre exemplu
programul Cultur) sunt dedicate n mod direct acestor subiecte. Orice aplicaie
care se refer la unul dintre aceste dou subiecte trebuie, prin urmare, s descrie
foarte clar valoarea adugat a propunerii respective comparativ cu iniiativele
trecute sau prezente din acest domeniu. n al doilea rnd, subiectele cultur sau
turism trebuie tratate n cadrul agendelor de la Lisabona (ex. turismul ca sector
economic) i Goteborg (ex: strategii legate de turism sustenabil) pentru a demonstra
relevana acestora n cadrul INTERREG IV C. Cu alte cuvinte, dezvoltarea unor
simple activiti de cultur sau turism nu va fi relevant pentru program.
Agricultur
Aa cum a fost artat n capitolul 8.2. al Programului Operaional, aplicanii vor fi
rugai s evite n mod special suprapunerea proiectelor INTERREG IV C cu
proiecte similare din alte programe cum ar fi
EAFRD. n orice caz, chiar i subiectele direct legate de aspecte din
agricultur vor fi considerate ca neeligibile pentru programul INTERREG IV
C.
Ideile punctate mai sus sunt cu att mai importante cu ct competiia este extrem de
puternic n cadrul INTERREG IV C. Subveniile totale FEDR sunt comparabile
cu cele ale INTERREG IIIC, dei 2 noi state membre sunt implicate i, mai
important de att, rata de cofinanare este mult mai mare. Asta nseamn c,
mecanic, programul va putea aproba mai puine proiecte i doar cele mai relevante
vor avea o ans de a fi susinute.

1.5. Managementul programului
Managementul acestui program este bazat pe structura de management aplicabil unui
program de Fonduri Structurale i este format din:
autoritate de management
autoritate de certificare
autoritate de audit
Un comitet de monitorizare
Un secretariat tehnic comun i 4 puncte de informare
Puncte de contact naionale (opional)
Caracteristicile, sarcinile i responsabilitile fiecrei autoriti din cele enumerate mai
sus sunt descrise n Programul Operaional INTERREG IV C, seciunea 6.1.

1.6. Documentele programului
Programul Operaional INTERREG IV C
Comunicarea de la Comitetul Regiunilor privind schimbrile economice,
COM(2006)675 final din 8 noiembrie 2006
Documentele de mai sus precum i regulamentele europene relevante sunt disponibile
pentru download pe site-ul programului (www.interreg4c.eu).
Se recomand potenialilor aplicani s studieze cu atenie documentele de mai sus
deoarece acestea ofer mai multe informaii asupra programului INTERREG IV C.

7
1.7. Cooperarea transfrontalier, transnaional i interregional
n perioada 2000-2006, INTERREG avea 3 componente diferite: cooperare
transfrontalier (componenta A), cooperare transnaional componenta B), cooperare
interregional (componenta C). n noua perioad a programului, iniiativele INTERREG ale
Comunitii nu mai exist sub aceeai form n care erau definite n obiectivele de
cooperare teritorial european. Totui, distincia dintre cooperarea transfrontalier,
transnaional i interregional nc exist. Este important s facem o scurt descriere a
diferenelor dintre cele 3 tipuri de cooperare din urmtoarele dou motive:
Experiena ctigat n perioada programului 2000-2006 a dovedit c este deseori
dificil pentru aplicani s neleag diferena dintre diverse programe INTERREG i,
implicit, s identifice componenta cea mai potrivit pentru proiectul lor.
Ca program de capitalizare/valorificare, INTERREG IV C trebuie s contribuie la
construirea pe bune practici dezvoltate n cadrul diferitelor programe de dezvoltare
regional incluznd programele dedicate cooperrii transfrontaliere i
transnaionale. Prin urmare, INTERREG IV C are o legtur direct cu celelalte
programe de cooperare.

Diferena dintre cooperarea interregional i celelalte dou tipuri de cooperare nu
const numai n acoperirea geografic a acestora. n acest sens, este adevrat c singurul tip
de cooperare n cadrul cruia sunt eligibile toate regiunile UE este cooperarea
interregional. Prin comparaie, doar zonele din apropierea granielor sunt eligibile pentru
programele de cooperare transfrontalier i, n programele de cooperare transnaional, sunt
definite zone eligibile mai largi dar care tot nu permit cooperarea la nivelul UE.
Pe lng acoperirea geografic, este important de observat c natura cooperrii susinut
financiar de aceste programe le face fundamental diferite ntre ele.
Programele transfrontaliere (fosta component A a INTERREG) intesc s aduc mai
aproape unele de altele regiunile adiacente transfrontaliere prin derularea proiectelor
comune. n cadrul acestor programe, proiectele concrete i operaionale pot fi finanate pe o
varietate mare de teme care se ntinde de la cultur la turism (ex: organizarea de festivaluri
transfrontaliere, realizarea portalurilor web comune n domeniul turismului); i de la
dezvoltarea economic la transport (ex: organizarea de trguri de afaceri comune,
dezvoltarea i mbuntirea conexiunilor de transport public transfrontalier).
Programele transnaionale (fosta component B a INTERREG) erau iniial legate de
implementarea Perspectivei de Dezvoltare Spaial European (ESDP) i promovarea unei
mai bune integrri teritoriale n cadrul Uniunii Europene. Planificarea
teritorial/amenajarea teritoriului rmne deci un concept important pentru noua generaie
de programe de cooperare transnaional care adesea includ prioriti pe subiecte ca
transport, managementul apelor, sau infrastructura societii informaionale. Raiunea din
spatele acestui tip de cooperare explic de ce investiia poate fi adesea eligibil, n condiii
stricte (ex. caracterul transnaional al unei posibile investiii trebuie demonstrat. n general,
bugetele proiectelor susinute de programele transnaionale sunt n medie mai mari dect
cele susinute de alte programe de cooperare. Proiectele de managementul riscului
inundaiilor aduc un bun exemplu de valoare adugat cooperrii transnaionale: un ru nu
se oprete la granie; managementul inundaiilor este deci clar o problem care nu poate fi
tratat doar la nivelul naional sau regional, ci cere o cooperare intensiv la nivel
transnaional.
Abordarea din spatele cooperrii interregionale (componenta C) este diferit fa de
celelalte dou tipuri de cooperare. Ca i program de capitalizare/valorificare, INTERREG
IVC se concentreaz pe identificarea, analiza i diseminarea bunelor practici de ctre
autoritile publice, pentru a mbunti eficiena politicilor regionale i locale. Proiectele
susinute prin acest program ar trebui s demonstreze modul n care ele construiesc n baza
experienelor ctigate din programele de dezvoltare regional existente sau trecute
8
incluznd programele de Fonduri Structurale. Astfel, acest program nu este un simplu
program de implementare sau experimentare. Principalul element n cooperarea
interregional este schimbul de experiene la nivelul politicilor i, prin comparaie cu
programele transfrontaliere sau transnaionale, susine cooperri n domeniul soft i nu
investiii n infrastructur.


Capitalizarea/valorificarea
n contextul programului INTERREG IVC, capitalizarea este definit ca un proces de
colectare, analizare, diseminare i transfer al bunelor practici ntr-un anumit domeniu de
politici , avnd drept scop optimizarea rezultatelor obinute n acest domeniu specific al
politicilor regionale. n particular, unul din rezultatele ateptate ale acestor activiti este
transferul de bune practici identificate n programele Fondurilor Structurale (ex:
Convergen, Competitivitate i Ocuparea Forei de Munc i alte programe de
Cooperare Teritorial European) n regiuni care doresc s-i mbunteasc politicile
proprii.


9

2. Dezvoltarea/derularea proiectului

2.1. Tipuri de intervenii
Programul INTERREG IVC susine/co-finaneaz urmtoarele tipuri de intervenii:
- Proiecte de iniiativ regional (Tip 1)
- Proiecte de Capitalizare incluznd proiecte Fast Track (Tip 2)

2.1.1. Proiecte de iniiativ regional (Tip 1)
- Definiie
Proiectele de iniiativ regional sunt proiecte de cooperare interregional clasice
comparabile cu cele deja susinute pe programele INTERREG IIIC. Acestea permit
partenerilor din diferite state ale UE, Norvegia, Elveia i chiar din ri non UE
1
s
lucreze mpreun pe problema unei politici regionale comune, n cadrul celor dou
tematici prioritare ale programului. Proiectele trebuie s contribuie direct la ndeplinirea
obiectivului general al programului i anume de a mbunti eficiena politicilor
regionale. Implicarea factorilor decizionali i a celor care alctuiesc politicile este prin
urmare un element important al parteneriatului. Proiectele din cadrul acestui prim tip de
intervenie se construiesc n baza experienelor ctigate de parteneri; experiene care se
vor mbogi prin cooperarea interregional. Prin urmare, indiferent de intensitatea
cooperrii lor, toate programele de iniiativ regional (incluznd mini-
programele) trebuie s se focuseze n mod special pe schimbul de experien i pe
identificarea, analizarea i diseminarea bunelor practici n domeniul de politici
abordat de proiect.

- Intensitatea cooperrii
n cadrul acestui prim tip de intervenie, sunt posibile diferite niveluri de intensitate a
cooperrii. Intensitatea cooperrii este definit de natura activitilor propuse de proiect:
Intensitatea de baza a cooperrii: proiecte care propun activiti de networking
tradiionale cum ar fi organizarea de seminarii tematice sau dezvoltarea de
instrumente de comunicare comune (newsletter, site-uri).
Intensitatea medie a cooperrii: proiecte care propun, pe lng activitile
normale de networking, mai mult munc legat, de ex., de aciuni pilot sau de
transfer de bune practici.
Intensitatea puternic a cooperrii: proiecte care propun crearea unui mini-
program prin care vor fi susinute/co-finanate sub- proiecte. Aceste proiecte
ambiioase de cooperare sunt caracterizate printr-un un nivel nalt de intensitate
a cooperrii deoarece acestea necesit, spre exemplu, stabilirea de proceduri
comune de luare a deciziei n privina sub-proiectelor.

Mini- programe
Aa cum sunt definite n seciunea 4.4.1. a Programului Operaional INTERREG
IVC, mini-programele sunt proiecte cu un numr limitat de parteneri dezvoltnd
un cadru comun pentru cooperarea interregional care va fi implementat printr-un
numr limitat de sub-proiecte care sunt derulate prin cererile de propuneri n
regiunile participante.

1
Partenerii de proiect din afara UE nu pot primi fonduri FEDR prin program
10
Derivnd de la aceast definiie, acestor proiecte li se aplic un anumit numr de
condiii:

Cerinele parteneriatului
Datorit complexitii abordrii, numrul de parteneri trebuie s fie cuprins
ntre un minim de 3 i un maxim de 8 parteneri.
Este recomandat ca numai autoritile locale (nu instituiile guvernate de
legea public aa cum sunt definite n seciunea 2.3.3.) s aplice ca parteneri
principali la proiecte( ex: partenerii listai n formularul de aplicaie). ntr-
adevr, aceste autoriti sunt natural legitimate de a manageria mini-
programele inclusiv selecia de sub-proiecte i finanarea participanilor
implicai n acestea din teritoriul lor. Mini-programele pot totui s fie
susinute/co-finanate de corpuri guvernate de legea public (ca definite n
seciunea 2.3.3.) numai n cazuri excepionale i riguros justificate. Pentru a
defini clar domeniile eligibile ale apelului la propuneri din mini-program,
organizaiile aplicante ca parteneri principali trebuie ca ntotdeauna s
reprezinte un teritoriu specific.
Mini-programul ar trebui n principiu s fie propuse de autoritile regionale
deoarece regiunea adesea reprezint nivelul teritorial relevant pentru
implementarea unui astfel de proiect. ns din nou, n cazuri riguros
justificate, mini-programul poate fi propus de autoritile publice de la un
nivel mai jos dect regiunea (ex: districte, arii metropolitane, orae).
Relevana i legitimitatea partenerilor participani la un mini-program trebuie s fie
evideniate i descrise clar n seciunea 5 a formularului de aplicaie (Parteneriat).

Cerinele de management
Mini-programele ar trebui, n principiu, s copieze procedura de implementare a
programului pentru INTERREG IVC. Aceasta nseamn c, cu fiecare mini-
program, trebuie stabilit procedura pentru selecia sub-proiectelor, evaluare, luarea
deciziilor, contractare, raportare, plat i monitorizare. Call-urile comune de
proiecte trebuie s fie publicate n regiunile partenere, dup care aplicaiile sunt
evaluate i deciziile privind finanarea sunt luate de grupul de management al
proiectului.

Secretariatul Tehnic Comun al INTERREG IVC (JTS = Joint Technical
Secretariat) trebuie s fie invitat la ntlnirile grupului de management al fiecrui
mini-proiect. Costurile participrii la aceste ntlniri vor fi acoperite de JTS.

Criteriile de selecie ale sub-proiectelor trebuie s fie clar specificate n formularul
de aplicaie. Aceste criterii trebuie s respecte regulile stabilite de nivelul
programului. n particular, fiecare sub-proiect trebuie s implice participani din cel
puin trei ri, din care cel puin doi participani trebuie s fie din ri membre UE i
finanate de programul INTERREG IVC. Participanii la mini-proiecte trebuie s
provin din zone reprezentate de partenerii principali ai mini-programului. Pe lng
acest lucru, doar organismele publice sau cele guvernate de legile publice aa cum
sunt ele definite n capitolul 2.3.3. pot fi implicate n aceste sub-proiecte. Un
maximum de 12 sub-proiecte pot fi susinute/co-finanate n cadrul fiecrui
mini-program.


11

Implementarea sub-proiectelor trebuie de asemenea s respecte cerinele financiare
i de managementul proiectului stabilite de programul INTERREG IVC.

Este recomandat ca sub-proiectele s fie finalizate nainte de nchiderea mini-
programului. Perioada de timp necesar pentru nchiderea proiectului poate s
depind de raportarea intern i de procedurile de plat.

Abordarea mini-programului
ntr-un mini-program, componenta 3 este dedicat schimbului de experien la
nivel strategic. Prin urmare, actorii principali din spatele componentei ar trebui s
fie regiunile principale participante i nu participanii la sub-proiecte. Acest lucru
implic un rol mai activ i mai direct al regiunilor n cadrul schimbului de
experien deoarece regiunile vor trebui s dezvolte activiti specifice la nivelul
strategic. Scopul nu este doar de a aprofunda identificarea i analizarea bunelor
practici, dar i de a maximiza rezultatele obinute la nivelul sub-proiectelor, pentru
ca rezultatele i leciile nvate la nivelul fiecrui sub-proiect s nu se piard. Prin
urmare, componenta 3 este spaiul unde partenerii principali consolideaz aceste
rezultate pentru a se asigura c rezultatele sub-proiectelor vor avea un impact nu
numai asupra politicilor fiecrei regiuni participante, dar i asupra politicilor altor
autoriti regionale i locale din Europa ( Valoarea adugat European aa cum
este definit n cap. 1.1 al manualului programului).

Prin comparaie, activitile din cadrul componentei 4 (i, dac sunt justificate, i
cele din cadrul componentei 5) trebuie s fie relaionate cu dezvoltarea sub-
proiectelor. Aceste sub-proiecte trebuie s se alinieze programului INTERREG
IVC. n particular, ele trebuie s se focuseze n mod special pe schimbul de
experien i trebuie s demonstreze modul n care vor contribui la mbuntirea
politicilor sau instrumentelor regionale/locale. Chiar dac ele sunt selecionate prin
modalitatea apelului deschis la propuneri, nc din faza de aplicare ele trebuie s
precizeze natura posibilelor sub-proiecte.



n timpul procesului de evaluare, nu se va favoriza nici un proiect n funcie de nivelul de
intensitate a cooperrii. Cu alte cuvinte, proiectele cu un nivel nalt de intensitate a
cooperrii nu vor fi preferate fa de alte proiecte, i proiectele cu networking bun vor avea
ntotdeauna o ans mai mare de a fi aprobate dect mini-programele slabe.
Ca i ghid, urmtorul tabel propune un ir de diferite niveluri posibile de intensitate a
cooperrii.

Intensitatea
cooperrii
Exemple de activiti Rezultate ateptate
De baz
Schimbul i
diseminarea
experienei
- Seminarii tematice
- Vizite de studiu
- Schimburi de personal
- Conferine
- Site-uri web, newsletters,
brouri
- Producie de ghiduri de
bune
practici
- Noi cunotine i abiliti
- transfer de succes al
practicilor ntre parteneri
- Posibila mbuntire a
politicilor i strategiilor
regionale/locale
12
Mediu
Schimbul i
diseminarea
experienei +
transferul practicilor/
dezvoltarea de noi
abordri
Pe lng activitile din Ex.
1:
- Aciuni pilot(de ex. In
contextul unui transfer de
practici)
- Dezvoltarea de instrumente
de politici regionale
(metodologii, software)
Pe lng rezultatele din Ex.
1:
- Transferul de succes al
practicilor ntre parteneri
- mbuntirea direct a
politicilor i strategiilor
regionale/locale
nalt
Schimbul i
diseminarea
experienei +
dezvoltarea comun
de noi abordri (mini-
programe)
Pe lng activitile din Ex.
1 i 2:
- Dezvoltarea de sub-
proiecte

Pe lng rezultatele din Ex.
1 i 2:
- mbuntirea politicilor/
strategiilor la nivelul sub-
proiectelor

Ar trebui de asemenea clarificat c sub egida INTERREG IVC, activitile legate de
transferul bunelor practici sau de dezvoltarea de noi abordri trebuie s fie limitate la
implementarea pilot uoar. Implementarea la scar larg nu poate fi finanat prin
INTERREG IVC, deoarece finanarea acestor tipuri de activiti este scopul programelor
de finanare regionale sau locale relevante. Acest lucru se aplic de asemenea celui de-al
doilea tip de intervenie (vezi seciunea 2.1.2.) unde implementarea transferului de bune
practici este finanat de programele de fonduri structurale ale regiunii respective i nu de
INTERREG IVC.
Aa cum s-a descris mai sus, proiectele care aparin primului tip de intervenie nu vor avea
ntotdeauna rezultate n transferul de bune practici sau n dezvoltarea de noi instrumente i
abordri. Totui, indiferent de intensitatea cooperrii, toate proiectele de iniiativ regional
vor trebui s produc un anumit numr de rezultate tangibile, cum ar fi recomandri n ceea
ce privete politicile sau ghiduri de bune practici (vezi i cap. 2.2.1.4.).

Transferul de bune practici
Doar o practic introdus de unul din parteneri i care are un impact concret i
msurabil asupra unui alt partener (de exemplu, prin iniierea unui proiect pilot sau
prin adoptarea unei anumite metodologii de acest alt partener) poate fi considerat
ca transfer. Diseminarea bunelor practici sau intenia unui partener de a adopta o
nou practic nu sunt suficiente s considerm practica ca fiind transferat.


- Numrul de parteneri implicai

Numrul de parteneri recomandat este legat de nivelul intensitii cooperrii. n general, cu
ct intensitatea cooperrii e mai mare, cu att numrul de parteneri ar trebui s fie mai mic.
Pentru proiectele cu un nivel al intensitii cooperrii de baz, se recomand ca numrul de
parteneri s fie ntre un minimum de opt i un maximum de 20. Pentru proiecte cu un nivel
mediu de intensitate a cooperrii, numrul de parteneri ar trebui s nu depeasc 10-15.
Excepii de la aceste recomandri sunt bineneles posibile n cazuri justificate.
Alte informaii despre parteneriate sunt disponibile la cap. 2.3.

- Durata
Proiectele INTERREG IVC trebuie s indice clar n formularul lor de aplicaie durata
acestora. Durata recomandat pentru Proiectele de Iniiativ Regional este de 36 de luni.
Totui, dac este justificat, proiectele cu o intensitate nalt a cooperrii (cum ar fi mini
13
programele) pot necesita o perioad mai lung de implementare i pot dura pn la 48 de
luni. Alte informaii cu privire la data de start a proiectelor se gsesc la cap. 4.1.3.
Este important s observm c recomandrile de mai sus n ceea ce privete durata includ
timpul necesar pentru ncheierea proiectului deoarece data de finalizare a proiectului este i
data final a eligibilitii cheltuielilor. (vezi i cap. 5.1.1.2.)
Deoarece programul trebuie finalizat pn la sfritul anului 2015, toate activitile
proiectelor trebuie finalizate i toate costurile pltite pn la sfritul anului 2014.

- Contribuia Fondului de Dezvoltare Regional European (FEDR)
Contribuia FEDR la Proiectele de Iniiativ Regional poate fi ntre 500.000 i 5 mil. Euro.
Aceast contribuie nu va depinde numai de numrul de parteneri implicai, dar i de nivelul
de intensitate al cooperrii propus. ntr-adevr, n general, activitile unor astfel de proiecte
cu un nivel de baz al intensitii cooperrii vor necesita un buget mai mic dect activiti
precum implementarea unui experiment pilot sau dezvoltarea de sub-proiecte.
Recomandrile de mai sus sunt ns destul de largi i trebuie notat c limita superioar a
contribuiei FEDR recomandat (adic 5 mil Euro) trebuie solicitat numai n cazuri
excepionale (ex. Mini programe). Ne ateptm ca media bugetului FEDR a tuturor
proiectelor n curs s fie ntre 1 i 2 mil Euro.

2.1.2. Proiecte de capitalizare/valorificare incluznd proiecte cu Fast
Track (Tip 2)

- Definiie
Proiectele de Capitalizare sunt proiecte de cooperare interregional care se concentreaz
n special pe transferul bunelor practici dezvoltate regional n tendine principale pentru
programe UE de Fonduri Structurale (ex. Convergen, Competitivitate Regional i
Ocuparea Forei de Munc i alte programe de cooperare teritorial european) ale
regiunilor participante la proiect sau reprezentate n pateneriat. Deci, proiectele care fac
parte din acest al doilea tip trebuie s contientizeze din start existena bunelor practici n
aria lor de cooperare. Parteneriatele poteniale interesate n proiectele de capitalizare trebuie
s demonstreze c au rezultate bune i instrumente i abordri transferabile, ct i caliti
bune manageriale i cunotine despre tema n discuie. Aceste cunotine pot spre exemplu
fi rezultatul unui proiect anterior INTERREG IIIC. Pot fi de asemenea rezultatul unui
proiect de iniiativ regional INTERREG IVC. Mai general, pot rezulta dintr-o experien
de politic de succes la nivel european, naional, regional sau local. Know-how-ul existent
trebuie n orice caz s fie clar demonstrat n formularul de aplicare deoarece va constitui
baza transferului n programe cu tendin principal. Unul dintre rezultatele ateptate ale
Proiectelor de Capitalizare este, pentru fiecare regiune participant, un plan de aciune
concret specificnd felul n care practicile identificate vor fi implementate n programul cu
tendin principal al regiunii. Aceasta nseamn c implementarea nsi a bunelor practici
trebuie finanat prin programele de Fonduri Structurale ale regiunii respective (ex. Dup
durata de via a proiectului) i nu de INTERREG IVC.

14

Planul de aciune
Un plan de aciune este un document strategic care definete n mod precis felul n
care bunele practici vor fi implementate prin Programul Operaional al fiecrei
regiuni participante la Programul de Capitalizare. n particular, trebuie s includ
informaii detaliate despre:
- bunele practici (ex. Metodologii, proiecte, procese, tehnici) care au
fost selecionate pentru implementare n regiune,
- numele i rolul mputerniciilor fiecrei regiuni care va trebui s fie
implicai n procesul de implementare,
- paii i aciunile precise care trebuie urmrite pentru a se asigura de o
implementare cu succes,
- indicatorii relevani ai implementrii (incluznd linii de baz i valori
int),
- detalii ale fondurilor provizorii principale alocate cu scopul
implementrii Planului de Aciune.
Acest document strategic, care constituie rezultatul final al Proiectelor de
Capitalizare, este mai mult dect o simpl afirmaie de intenie. Pentru a asigura
caracterul su oficial, trebuie n mod ideal semnat de reprezentantul Autoritii de
Management al programului de fonduri structurale i de reprezentanii principali ai
fiecrei regiuni participante. Planul de aciune reflect n consecin aprobarea
politic a fiecrei regiuni. Acesta este motivul pentru care acest document strategic
este considerat ca rezultat i nu ca output.

Proiectele de Capitalizare adreseaz o problem de politic regional care are relevan
pentru toi partenerii n legtur n conformitate cu cele dou prioriti tematice ale
programului. Din cauza concentrrii specifice pe transferul practicilor n programe cu
tendin principal, implicarea instituiilor relevante responsabile cu monitorizarea
Programelor Operaionale n fiecare din regiunile participante (fie nsi Autoritatea
de Management sau organisme intermediare responsabile cu ndeplinirea unor sau a
tuturor sarcinilor Autoritii de Management) este o premiz pentru aplicarea celui
de-al doilea tip de intervenie. Felul n care aceti factori politici i de luare a deciziilor
vor fi implicai n proiect va trebui clar descris i demonstrat n formularul de aplicare (n
particula, n cap 2.2.2.- Implicarea factorilor de creare a politicilor i 5.- Parteneriat).
Pe lng acest lucru, ar trebui s fie implicate i alte instituii relevante regionale sau locale
responsabile cu elaborarea politicilor i asta depinde de tema proiectului. De exemplu, dac
proiectul atinge una din subtemele Prioritii 1 (Inovare i economia bazat pe
cunoatere), participarea ageniilor de dezvoltare regional i a altor actori importani
pentru dezvoltarea regional economic poate fi esenial. Implicarea direct a acestor
delegai importani (ex. Creatorii de politici i corpurile responsabile cu elaborarea
politicilor) n fiecare regiune participant este un element cheie al Proiectelor de
Capitalizare. Mai mult de att, este esenial pentru fiecare tip de proiect ca descoperirile s
fie diseminate la scar larg ntre partenerii la proiect.
D.p.d.v. istoric, una din intele cooperrii interregionale este de a construi n baza
experienelor de bune practici i politici generate de programele de cooperare transnaionale
i internaionale. Prin urmare, sub egida Proiectelor de Capitalizare, transferul de bune
practici nu este limitat la Programele de Convergen i Competitivitate, ci include i
Programele Europene de Cooperare Teritorial. Ca exemplu, o practic de succes
dezvoltat sub egida programului transnaional Europa de sud vest ar putea fi transferat,
n baza acestui al doilea tip de intervenie, n programul transnaional Marea Baltic.
n final, n ceea ce privete proiectele de capitalizare trebuie notate urmtoarele dou
clarificri:
15
Termenul de capitalizare este n general neles ca un concept mai larg, coninnd
colecii, analize, diseminri i posibile transferuri de bune practici. Cel de-al doilea
tip de intervenie numit Proiect de Capitalizare se concentreaz totui pe un aspect
specific al capitalizrii (ex. transferul), din moment ce acesta este rezultatul
ateptat al activitii proiectului (prin adoptarea unui Plan de Aciune n fiecare
regiune participant).
Chiar dac proiectele de capitalizare se refer la transferul de bune practici n cadrul
programelor cadru de fonduri structurale, acestea se focuseaz de fapt pe pregtirea
transferului i nu pe transferul nsi (vezi definiia transferului n cap. 2.1.1.)
deoarece transferul va fi finanat de programele de fonduri structurale relevante.

- Programe Fast Track
Programele Fast Track sunt programe de capitalizare care beneficiaz de expertiz
suplimentar de la Comisia European pentru a contribui la iniiativa Regiuni pentru
Schimbare Economic. Comisia va oferi aceast expertiz suplimentar pe cheltuiala sa.
Pentru a alege proiectele ce necesit asisten suplimentar, Comisia va evalua aplicaiile
pentru Proiectele de Capitalizare conform unui numr de ntrebri. Aceste ntrebri de
evaluare pot fi consultate pe site-ul www.interreg4c.eu sau pe site-ul Regiunilor pentru
Schimbare Economic indicat mai jos:
http://ec.europa.eu/regional_policy/cooperation/interregional/ecochange/themes_en.cfm?n
menu=3
Trebuie accentuat c nu vor exista aplicaii specifice pentru proiectele Fast Track.
Aplicanii vor avea opiunea de a aplica pt. unul din cele dou tipuri de intervenie (Proiecte
de Iniiativ Regional sau Proiecte de Capitalizare). Aprobarea proiectelor i clasificarea
lor ca Proiecte Fast Track vor constitui subiectul unor procese separate i independente.
Totui, Comitetul de Monitorizare va ti, cnd decide aprobarea Proiectelor de Capitalizare,
dac aceste proiecte sunt sau nu etichetate de Comisie ca Proiecte Fast Track.



Teme ale Regiunilor pentru Schimbare Economic care vor fi acoperite prin
INTERREG IVC

I. Transformarea Europei i a regiunilor sale n locuri mai atractive pentru
investiii i munc
Creterea adaptabilitii
mbuntirea calitii aerului
Trecerea spre o economie cu nivel sczut de carbon
mbuntirea calitii apei i a tratrii apei
Trecerea spre o societate care recicleaz
Crearea comunitilor sntoase
mbuntirea monitorizrii mediului i a securitii de ctre i pentru regiuni

II. mbuntirea gradului de cunoatere i inovare pentru cretere
(dezvoltare)
mbuntirea capacitii regiunilor de cercetare i inovare
Aducerea ideilor inovatoare pe pia mai repede
Trainingul i retrainingul cercettorilor
Suportul restructurrii regiunilor mai dependente de industriile tradiionale
Introducerea termenului de e-government n regiuni i afaceri
Conexiuni ICT mai bune ntre regiuni

16
III. Locuri de munc mai multe i mai bune
mbuntirea calificrilor pentru inovare
Promovarea antreprenoriatului
ntmpinarea provocrilor demografice
mbuntirea adaptabilitii muncitorilor i a firmelor
Extinderea i mbuntirea sistemului de educaie i training
Creterea gradului de ocupare a muncitorilor mai n vrst

IV. Dimensiunea teritorial a politicilor de coeziune europene
Managementul zonelor de coast
Profitarea de beneficiile mrilor
Prevenirea i reducerea inundaiilor
Sprijin pentru diversificarea economic a zonelor rurale


- Numrul de parteneri implicai
Pentru Proiectele de Capitalizare, nu exist cerine specifice n ceea ce privete numrul de
parteneri, dar exist o recomandare n ceea ce privete numrul de ri reprezentate n
proiect. Este recomandat ca un minim de ase sau un maxim de zece ri s fie reprezentate
n parteneriat. Cum proiectele de capitalizare se concentreaz pe transferul de practici, ele
necesit un anumit nivel de intensitate a cooperrii. n acest context, complexitatea
gestionrii unui parteneriat larg nu trebuie s fie subestimat. Este, de asemenea, important
asigurarea unui buget suficient disponibil pentru acoperirea cheltuielilor delegaiilor
importante necesare pentru implementarea Proiectelor Fast Track.
Pentru acoperirea cheltuielilor delegaiilor importante, este recomandat s se includ
organizaiile implicate ca parteneri n formularul de aplicare. Acest lucru le permite s
primeasc fonduri FEDR. Dac nu sunt oficial listai n formularul de aplicare, nseamn
sau c particip pe cheltuial proprie sau c sunt implicai i bugetai ca experi externi cu
condiia ca cheltuielile lor s fie pe deplin acoperite i prin urmare suportate de unul din
partenerii oficiali.
Alte informaii despre parteneri se gsesc la cap. 2.3.

- Durata
Durata recomandat pentru un proiect de capitalizare este mai scurt dect pentru Proiectele
de Iniiativ Regional i n general nu ar trebui s depeasc 24 de luni. Acest lucru
pentru c proiectele trebuie mai puin s lucreze la identificarea bunelor practici i mai mult
s pregteasc ct de repede terenul pentru transferul practicilor deja identificate. Alte
informaii despre startul proiectelor se gsesc la cap. 4.1.3.
Este important s notm c recomandrile de mai sus n ceea ce privete durata includ
timpul necesar pentru ncheierea proiectului deoarece data de finalizare a proiectului este i
data final a eligibilitii cheltuielilor. (vezi i cap. 5.1.1.2.)
Deoarece programul trebuie finalizat pn la sfritul anului 2015, toate activitile
proiectului i cheltuielile trebuie efectuate pn la sfritul anului 2014.

- Contribuia FEDR
Contribuia FEDR la Proiectele de Capitalizare poate fi ntre 300.000 Euro i 3 mil. Euro.
Aceast contribuie va fi n principal legat de nr. de parteneri implicai n proiect.

17
2.1.3. Rezumatul caracteristicilor principale ale celor dou tipuri de
intervenii
Urmtorul tabel face un rezumat al caracteristicilor generale ale celor dou tipuri de
intervenii


Proiecte de Iniiativ Regional
(Tip 1)
Proiecte de Capitalizare (Tip 2)
Scop Schimbul, diseminarea i transferul
experienelor. Posibila dezvoltare de noi
abordri este bazat pe schimbul de
experien
Transferul bunelor practici n programe
principale
Implicarea
Autoritii de
Management/a
organismelor
intermediare
desemnate s preia
sarcinile autoritii
de management
Nu este necesar Obligatoriu
Sprijinul CE Nu Da, pentru proiecte Fast Track
Numr recomandat
de parteneri
2
Depinde n general de intensitatea
cooperrii propuse. Parteneriatele largi
sunt posibile n proiectele cu reea slab
dar un nr. limitat de parteneri este
recomandat proiectelor cu o intensitate
mare a cooperrii.

n mini-programe, numrul de parteneri
nu trebuie s depeasc 8.
Nu exist recomandri cu privire la nr.
De parteneri implicai dar sunt
recomandri cu privire la nr. de ri
reprezentate n proiect:
Nr. min. ri reprezentate: 6
Nr. max. ri reprezentate: 10
Durata
recomandat
3

36 luni
Mini-programe: pn la 48 de luni
24 luni
Bugetul
recomandat
Min FEDR: EUR 500,000
Max FEDR: EUR 5 million
4
Min FEDR: EUR 300,000
Max FEDR: EUR 3 million
Beneficiari Autoriti publice i instituii guvernate de
legea public (aa cum sunt definite la
cap. 2.3.3)
Autoriti publice i corpuri guvernate de
legea public (aa cum sunt definite la
cap. 2.3.3)


Important: Trebuie notat c alte criterii sau criterii mai stricte pot fi definite n cadrul
Termenilor de Referin ai fiecrui call de proiecte. n cazul unei neconcordane ntre
informaiile date n Manualul Programului i Termenii de Referin, criteriile care se
aplic sunt mai stricte. Termenii de referin sunt publicai pe site-ul programului:
www.interreg4c.eu

2.2. Activitile proiectului

2.2.1. Componentele proiectului

Activitile propuse de proiectele INTREREG IVC trebuie s fie logic organizate ntr-un
anumit nr. de componente care sunt descrise n formularul de aplicaie. Componentele se

2
Alte informaii despre parteneri se gsesc la cap. 2.3.
3
Durata recomandat include timpul necesar pt. finalizarea proiectului
4
Maximul bugetului FEDR recomandat va fi alocat numai n cazuri speciale(vezi cap. 2.1.1.)
18
focuseaz fie pe ceva legat de implementare (ex. Management i coordonare.
Comunicare i diseminare) fie pe ceva legat de coninut (ex. Schimbul de
experien). Cu alte cuvinte, nu locaia sau cronologia activitilor determin dac
activitile aparin uneia din componente. Proiectele de Iniiativ Regional pot fi
subdivizate ntr-un maxim de 5 componente plus o component dedicat Activitilor
Pregtitoare. Totui este recomandat limitarea pe ct posibil a nr. De componente pentru
a facilita managementul proiectului. Un minim de 3 componente (care sunt deja pre-
definite) trebuie n orice caz incluse. Componentele 1 i 2 sunt dedicate activitilor legate
de implementare (ex. Management i comunicare). Cum aceste activiti se aplic
tuturor proiectelor INTREREG IVC, ele sunt comune pentru cele dou tipuri de intervenii.
Componenta 3 se focuseaz pe activiti legate de coninut (ex. Schimbul de
experien) i este diferit n funcie de tipul de intervenie selectat. Exemple de activiti
tipice efectuate prin prisma acestor componente se regsesc la cap. 2.2.2.
Logica din spatele activitilor i a componentelor este descris n cap. 2.1.6.- Abordarea
i metodologia formularului de aplicare.


2.2.1.1. Componenta Activiti pregtitoare

Proiectele de succes aprobate de Comitetul de Monitorizare pot primi fonduri din program
pentru costurile legate de pregtirea proiectelor INTERREG IVC. Costurile declarate n
cadrul componentei Activiti pregtitoare trebuie s prezinte o legtur direct i
demonstrabil cu derularea proiectului.
Activiti tipice n faza de pregtire a proiectului sunt urmtoarele:
- dezvoltarea ideii proiectului i cutarea partenerilor
- ntlniri cu partenerii de proiect
- completarea formularului de aplicare
- participarea la forumul INTERREG IVC de cutare a partenerilor, seminarul
Aplicantul lider, consultarea individual cu membrii JTS (Secretariatului
Tehnic Comun) i/sau a punctelor de informare.
Costurile de pregtire trebuie s fie mai departe detaliate n formularul de aplicare i
defalcate pe aceleai linii bugetare ca i celelalte componente ale proiectului. Activitile
trebuie s aib loc i costurile legate de acestea trebuie s fie fcute ntre 1 ian. 2007 i data
depunerii formularului de aplicare la program. Aceste costuri trebuie pltite pn la finalul
primei perioade de raportare. Ele trebuie raportate n primul raport de progres. Costurile
eligibile de pregtire sunt plafonate la 30.000 Euro.



2.2.1.2. Componenta 1 Management i coordonare

Prima component este dedicat sarcinilor de management i coordonare. Se refer la toate
activitile legate de domeniul administrativ, juridic i financiar care sunt necesare pentru
derularea unui proiect INTERREG IVC. Alte informaii despre aceste sarcini pot fi regsite
la cap. 2.3.4. i 4.2. Se recomand ca cheltuielile de management i coordonare s
reprezinte o parte rezonabil din totalul bugetului i, n general, ele nu trebuie s
depeasc 20% din acest buget.





19
2.2.1.3. Componenta 2 Comunicare i diseminare

Componenta 2 este dedicat sarcinilor de Comunicare i Diseminare. Activitile
desfurate sub egida acestei a doua component intesc diseminarea activitilor
proiectului i a rezultatelor obinute n afara proiectului ctre reprezentani relevani din
Europa (ex. Elaboratorii de politici la nivel local, regional, naional i european). Aceste
sarcini sunt deosebit de importante ntr-un program de capitalizare ca INTERREG IVC
unde de rezultatele proiectului nu trebuie s beneficieze numai partenerii direct implicai ci
i alte autoriti locale sau regionale posibil interesate din Europa. Alte detalii despre
comunicare i diseminare se gsesc la cap. 4.6.



2.2.1.4. Componenta 3 Schimbul de experien

Focusarea componentei 3 depinde de alegerea tipului de intervenie.
Proiecte de Iniiativ Regional (tip 1)
INTERREG IVC are o orientare clar pe schimbul de experien i n particular pe
identificarea i analiza bunelor practici. Prin urmare, componenta 3 a Proiectelor de
Iniiativ Regional trateaz elementul principal al cooperrii care este Schimbul de
experiene dedicat identificrii i analizrii bunelor practici.
Sub egida acestei componente bunele practici dezvoltate de parteneri n domeniile tratate de
proiect trebuie s fie identificate i mprtite. Programul nu are cerine specifice n ceea
ce privete felul n care schimbul de experien trebuie s aib loc. Organizarea activitilor
n cadrul acestei componente pentru a asigura un schimb de experien eficient ntre
parteneri (exemple de activiti dedicate schimbului de experien se regsesc la cap. 2.2.2.)
rmne la latitudinea fiecrui proiect de Iniiativ Regional. Totui, pentru a contribui la
capitalizare la nivel de program, Proiectele de Iniiativ Regional trebuie s asigure o
nregistrare i o urmrire propice a acestor schimburi. n particular, la finalul procesului de
schimb, este necesar elaborarea unui document concret cum ar fi ghidul bunelor practici,
sau o colecie de studii de caz sau un document cu recomandri. Acest document trebuie s
conin un sumar atractiv i cuprinztor al rezultatelor schimbului experienelor de politici.
De exemplu, poate conine informaii detaliate asupra practicilor relevante identificate n
timpul schimbului de experien, ct i o descriere a celor mai importante lecii nvate din
aceste practici. Ideal, documentul trebuie s fie de interes pentru oricare alte autoriti
publice din Europa care se ocup cu subiectele atinse de proiect.
Exist numeroase metodologii dedicate identificrii i raportrii practicilor de dezvoltare
local sau regional. Practicile pot fi de diverse tipuri (ex. metodologii, proiecte, procese,
tehnici). Tabelul din anexa 2 ofer informaiile minime care sunt general necesare pentru
descrierea unei practici. Se recomand ca proiectul s in cont de aceste date de baz n
cadrul activitilor efectuate n cadrul componentei 3.
Proiectele aprobate la al patrulea call trebuie suplimentar s elaboreze Planuri de
Implementare. Planul de implementare este definit ca un document care specific cum
fiecare regiune participant la cooperare vor lucra pentru a integra leciile nvate din
cooperare n politicile lor locale, regionale sau naionale relevante. Scopul este de a merge
mai departe de cerinele menionate mai sus (care de obicei rmn la nivel de proiect) prin
focusarea pe un rezultat mai specific la nivelul de partener.
Proiecte de Capitalizare (tip 2)
n ceea ce privete al doilea tip de intervenie, componenta 3 se concentreaz pe elementul
principal al Proiectelor de Capitalizare care este Schimbul de experien dedicat
transferului de bune practici n programe principale de Fonduri Structurale.
20
Proiectele de capitalizare trebuie descrise n cadrul acestei componente n maniera n care
fiecare regiune participant va dezvolta planul su de aciuni. Aa cum este indicat n cap.
2.1.2., proiectele care aparin acestui tip 2 de intervenie trebuie s fie din start foarte
contiente de existena bunelor practici n domeniul lor de cooperare. Acesta este motivul
pt. care, spre deosebire de Proiectele de Iniiativ Regional, orientarea componentei 3 nu
trebuie s fie identificarea practicilor, ci felul n care regiunile participante vor transfera
bunele practici deja identificate n programele lor corespunztoare operaionale de Fonduri
Structurale. Depinde de fiecare Program de Capitalizare s defineasc activitile necesare
pentru atingerea obiectivelor. Natura acestor activiti poate fi similar acelora desfurate
sub egida componentei 3 a Proiectelor de Iniiativ Regional (ex. Seminarii, workshop-uri,
vizite de studiu, schimburi de personal).


2.2.1.5. Componentele 4 i 5

Proiecte de Iniiativ Regional (tip 1)
n ceea ce privete primul tip de intervenie, componentele 4 i 5 nu sunt pre-definite i
aplicanii sunt prin urmare liberi s foloseasc una sau ambele componente. Aa cum s-a
indicat deja mai sus, cu ct este mai mare nr. de componente, cu att mai dificil devine
managementul proiectului. Dac totui se folosesc ambele componente, activitile descrise
sub egida lor trebuie s fie complementare dar s nu se suprapun cu activitile deja
planificate n cadrul celor 3 componente pre-definite. Activitile legate experimentele
pilot, de dezvoltarea de noi abordri sau cu implementarea sub-proiectelor sunt cele ideal
dezvoltate n cadrul componentelor 4 i 5. n ceea ce privete mini-programele,
implementarea sub-proiectelor trebuie s fie alocat doar componentei 4.

Proiecte de Capitalizare (tip 2)
Deoarece al doilea tip de intervenie se concentreaz asupra transferului de bune practici de
dezvoltare regional n programe principale de Fonduri Structurale UE, nu va exista
oportunitatea pentru Proiectele de Capitalizare de a aduga componente celor 3 pre-
definite. Prin urmare, toate activitile legate de coninut pentru Proiectele de Capitalizare
trebuie s fie grupate n componenta 3.

Seciunea 3 a formularului de aplicare

Seciunea 3 a formularului de aplicare este dedicat descrierii componentelor i
include planuri de lucru detaliate ale fiecrei componente. Activitile din acest
plan de lucru trebuie descrise ct de precis posibil. De exemplu, n ceea ce
privete evenimentele, detalii ca date (luni), durat (zile), locaie (regiuni), tipul
participanilor i coninutul tematic trebuie explicate. Aceste informaii trebuie
detaliate din 2 motive principale. Primul, permite o nelegere mai bun a
propunerii i a naturii exacte a activitii plnuite. De exemplu, la activitile pilot,
permite verificarea ndeplinirii cerinelor programului (vezi cap 2.2.3.). Al doilea,
aceste informaii sunt necesare pentru monitorizarea implementrii proiectului n
cazul n care aplicaia este n final aprobat.

2.2.2. Lista activitilor orientative
Exemple de activiti caracteristice cooperrii interregionale se regsesc mai jos. Ele sunt
grupate conform sarcinilor principale pe care un proiect INTERREG IVC trebuie s le
ndeplineasc:
- Management i coordonare
Finalizarea i concluzionarea acordului de parteneriat
21
Pregtirea rapoartelor de progres
Organizarea ntlnirilor grupului coordonator de proiect
Monitorizarea i controlul cheltuielilor aprute
- Comunicare
Publicarea i diseminarea prospectelor, brourilor, ziarelor comune
Organizarea de conferine de lansare i finalizare comune
Dezvoltarea web site-ului proiectului
Organizarea de conferine de pres
Diseminarea rezultatelor proiectului (ghiduri de bune practici, recomandri cu
privire la politici, etc.)
- Schimbul de experiene
Organizarea de seminarii tematice, ateliere de lucru, conferine comune
Organizarea de vizite de studiu,vizite pe teren
Organizarea de schimburi de personal
Organizarea de sesiuni de training interregional comune
Producerea de studii, expertize tematice comune
Producerea de studii de caz, ghiduri de bune practici, recomandri de politici,
ghiduri strategice
Dezvoltarea de planuri de aciune
Aa cum sunt descrise la cap. 2.1.1., Proiectele de Iniiativ Regional cu un anumit nivel
de intensitate a cooperrii pot propune mai multe lucrri (activiti eligibile numai sub
anumite condiii aa cum sunt explicate n cap. 2.2.3.). Pe lng cele listate mai sus,
activitile tipice ale acestor proiecte mai pot include:
Dezvoltarea comun a instrumentelor politicilor regionale (metodologii, software,
etc.)
Implementarea comun a unor aciuni pilot
Implementarea comun a sub-proiectelor (incluznd mini-proiecte)
Lista nu este complet i alte activiti pot fi sprijinite de programe cu condiia ca ele s
contribuie direct la atingerea obiectivelor programului, ca ele s respecte legislaia UE din
domeniul managementului financiar i de control, i ca ele s respecte principiile de
finanare cuprinse n program. i aceste activiti vor trebui s ndeplineasc 3 criterii
principale descrise n cap. urmtor.

22
2.2.3. Condiii de respectat pentru activitile propuse

Trebuie punctat c INTERREGIVC nu poate fi considerat i folosit ca program substituent
programelor obiectivelor de convergen i competitivitate sau oricror alte programe la
nivel naional, regional sau local.
Cu alte cuvinte, activitile propuse n cadrul INTERREG IVC i n particular cele legate de
dezvoltarea de noi abordri i aciuni pilot vor trebui s respecte urmtoarele 3 condiii
fundamentale:
- Relevana pentru program
Toate activitile propuse ntr-un proiect INTERREG IVC trebuie s fie aliniate
obiectivului general al programului i trebuie s contribuie clar la mbuntirea politicilor
locale i regionale cuprinse n proiect.
- Interregionalitate
Activitile cu caracter pur local nu pot fi susinute prin INTERREG IVC. Caracterul
interregional al activitilor trebuie deja demonstrat n formularul de aplicare. Acest lucru
este evident n activiti cum ar fi organizarea de seminarii tematice comune. Pentru
dezvoltarea de noi abordri sau aciuni pilot, caracterul interregional este deseori mai dificil
de justificat dar poate fi demonstrat n modaliti diferite.
De ex., interregionalitatea aciunilor pilot este clar cnd aceste aciuni sunt direct legate de
transferul de practici de la o regiune la alt regiune.
Alt ex. este dezvoltarea de noi abordri de care beneficiaz ntreg parteneriatul. Bazat pe
schimbul de experien, partenerii din proiect pot realiza c nu au ncercat niciodat o
anumit abordare. n aceast situaie, un partener poate prelua iniiativa n testarea acestei
noi abordri n teritoriul su cu cooperarea strns a celorlali parteneri. Dac aceti ali
parteneri sunt direct implicai n pregtirea , implementarea i evaluarea acestei noi
abordri, atunci se poate considera c activitatea este benefic ntregului parteneriat. Acesta
este un alt caz n care interregionalitatea aciunii pilot este demonstrat.
- Adiionalitate
Valoarea adugat a cooperrii propuse trebuie clar demonstrat. ntr-adevr, activitile
propuse de programele INTERREG IVC trebuie s fie diferite de sarcinile normale i
regulate ale partenerilor implicai n proiect. n particular, aciunile pilot trebuie s
reprezinte activiti adiionale care nu vor fi desfurate fr suportul programului
INTREREG IVC.
Activiti la nivelul programului

Partenerii lideri ale proiectelor aprobate sunt n mod regulat invitai s participe la
un anumit nr. de evenimente i activiti organizate la nivelul programului cum ar
fi:
Seminarii ale partenerilor lideri (organizate la scurt timp dup aprobarea
ntiinrii partenerilor lideri cu privire la cerinele i caracteristicile
principale ale programului)
Seminarii de finanare
Seminarii de comunicare
Seminarii de capitalizare tematice
Chiar dac nu este obligatorie, participarea la aceste evenimente este foarte
ncurajat deoarece contribuie la mbuntirea calitii per ansamblu a
implementrii programului. Aplicanii trebuie deci s cunoasc activitile de mai
sus n momentul n care pregtesc o aplicare i n particular cnd elaboreaz
bugetul. Se ateapt de la partenerii lideri s participe la un maxim de 3
evenimente pe an la nivelul programului.

23

2.2.4. Monitorizarea activitilor i realizrilor proiectului

Evaluarea proiectelor i programelor de cooperare interregional este o sarcin important
i provocatoare. Este important deoarece, pe parcursul implementrii programului,
utilitatea i eficiena cooperrii interregionale va trebui s fie clar demonstrate. Este
provocatoare deoarece, comparat cu alte programe clasice de politic regional, realizrile
cooperrii interregionale sunt adesea mai puin tangibile. Acesta este i motivul pentru care
sistemul de monitorizare se concentreaz n primul rnd pe rezultate, care sunt definite mai
jos. Impactul apare adesea nainte de finalizarea proiectului i depinde de fiecare proiect s
se raporteze dac este posibil la acest tip de realizare.

2.2.4.1. Definirea output-urilor i a rezultatelor.

Output-urile sunt livrrile tangibile ale proiectului. Ele rezult direct din activitile derulate
prin proiect. Reprezint un raport despre care sunt principalele produse livrate de proiect.
Ele nu conduc la o judecat calitativ asupra output-urilor proiectului. Cu alte cuvinte, un
proiect nu va avea neaprat succes datorit faptului c organizeaz un nr. mare de ateliere
de lucru. Indicatorii de output sunt msurai n uniti fizice cum ar fi nr. de seminarii,
vizite, conferine, participani, publicaii, bune practici identificate sau politici la care se
refer.
Rezultatele sunt efecte directe i imediate rezultnd din proiect i din producia de output-
uri. Ele nu se raporteaz la care sunt output-urile proiectului ci la de ce proiectul livreaz
anumite output-uri. Organizarea evenimentelor interregionale, identificarea i diseminarea
bunelor practici, elaborarea de politici recomandate sunt cteva din mijloace. Aceste
activiti sunt fcute cu scopul de a obine efecte specifice pe care indicatorii de rezultate ar
trebui s le estimeze i se msoar n termeni cuantificai. Prin urmare, n comparaie cu
output-urile, ele implic o valoare calitativ. Ele vor trebui de asemenea msurate n uniti
fizice cum ar fi nr. de personal cu capacitate mrit, nr. de bune practici transferate cu
succes sau nr. de politici mbuntite.



Rezultate
(efecte directe i imediate)
Ex. Personal cu capacitate mrit, activiti rezultate, bune practici transferate,
influene asupra politicilor


Output-uri
(bunuri sau servicii tangibile)
ex. ntlniri, publicaii, instrumente, bune practici identificate





Proiect Intrri
24
Alte informaii detaliate cu privire la evaluarea fondurilor structurale pot fi gsite la
urmtorul link:
http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/working/sg2000_en.gtm

2.2.4.2. Indicatorii de performan ai proiectului
a/Indicatori pre-definii la nivel de program
Anexa 2 la Programul Operaional INTERREG IVC prezint o privire de ansamblu asupra
sistemului de monitorizare a programului. Pentru a asigura consistena n evaluarea
programului, fiecare proiect trebuie s ndeplineasc un anumit nr. de indicatori de output-
uri i rezultate pre-definite conform tipului de intervenie selectat. Aceti indicatori sunt
inserai automat ntr-o seciune component a formularului de aplicare i aplicanii trebuie
doar s estimeze valoarea int a acestora. Abordarea propus de fiecare proiect trebuie s
fie realist i prin urmare este recomandat s nu se supraestimeze ateptrile privind aceti
indicatori. Informaii suplimentare cu privire la nelesul fiecruia din aceti indicatori se
regsete i n anexa 3 la prezentul document. Este recomandat ca aplicanii s citeasc
cu atenie aceast anex nainte s completeze seciunea indicator din formularul de
aplicare.

Lista indicatorilor pre-definii n formularul de aplicare
1/ Contribuia la obiectivele programului
1.1/ Obiectiv: Schimbul de experien i mbuntirea capacitilor i a
cunotinelor mputerniciilor la nivel local i regional n particular prin colaborarea
regiunilor cu mai puin experien cu regiuni cu mai mult experien
Indicatori de output-uri:
Nr. de evenimente interregionale organizate prin proiect pentru schimbul de
experien
Nr. total de participani la toate evenimentele interregionale
Indicatori de rezultate:
Nr. de membri aparinnd personalului cu capaciti crescute (contientizare,
cunoatere, abiliti) rezultat din schimbul de experien la evenimentele
interregionale
Nr. de planuri de aciuni dezvoltate de regiunile din obiectiv convergena mai
departe de leciile nvate de la regiunile din obiectiv competitivitatea
1.2/ Obiectiv: Identificarea, mprtirea i transferul bunelor practici n politici
regionale i n programe principale UE de Fonduri Structurale

Indicatori de output-uri:
Nr. de bune practici identificate de Proiectele de Iniiativ Regional
Nr. de bune practici deja identificate i puse la dispoziia actorilor
regionali i locali implicai n Proiectele de Capitalizare
Indicatori de rezultate:
Nr. de bune practici transferate cu succes n cadrul Proiectelor de
Iniiativ Regional (dac sunt aplicabile)
Nr. de planuri de aciune dezvoltate n cadrul Proiectelor de Capitalizare
valoarea fondurilor (de Coeziune/FEDR/FSE) dedicate implementrii
bunelor practici obinute din Programele de Capitalizare
25

1.3/ Obiectiv: mbuntirea politicilor locale i regionale
Indicatori de output-uri:
Nr. de politici regionale/locale i instrumente adresate tematicilor atinse
de proiect
Indicatori de rezultate:
Nr. de politici regionale/locale i instrumente mbuntite n domeniile
atinse de proiect

2./ Performana general a proiectelor
2.1. / Management i coordonare
Indicatori de ieiri
Nr. mediu de ntlniri ale grupurilor de management organizate pe an n
cadrul proiectului
2.2./ Comunicarea i Diseminarea
Indicatori de output-uri:
Nr. de articole de pres diseminate
Nr. de brouri (nr. de probleme identificate, nu nr. de copii printate sau
diseminate)
Nr. de copii al brourilor diseminate
Nr. de ziare (nr. de probleme identificate, nu nr. de copii printate sau
diseminate)
Nr. de copii al ziarelor diseminate
Nr. de evenimente organizate n scopul diseminrii
Nr. de alte evenimente (cu prezentri, standuri despre activitile proiectului)

Indicatori de rezultat:
Nr. de articole/ apariii publicate n pres sau alte mijloace media
Nr. estimat de participani la evenimente
Nr. mediu de vizite pe lun ale website-ului proiectului


Experiena anterioar privitoare la proiectele de cooperare interregional a artat c
proiectele cu un nivel de baz de intensitate a cooperrii pot uneori s conduc la transferul
concret de bune practici ntre parteneri. Acesta este motivul pentru care Proiectele de
Iniiativ Regional cu un nivel de baz al intensitii cooperrii se pot angaja totui la un
nr. limitat de transferuri de bune practici n cadrul componentei 3. Acest indicator pre-
definit de rezultat rmne totui opional pentru proiectele care aplic sub egida primului tip
de intervenie.
Aa cum este explicat la cap 2.2.1., n cazul n care transferul implic activiti mai
complicate, cum sunt activitile pilot, Proiectul de Iniiativ Regional va fi caracterizat de
un nivel nalt al intensitii cooperrii iar aceste activiti mai complicate ar trebui n
principiu organizate n afara componentei 3 (de ex. n cadrul componentei 4).


b/ Indicatori autodefinii
Pe lng indicatorii pre-definii, fiecare proiect are oportunitatea de a defini proprii si
indicatori de output-uri sau rezultate. Aceti indicatori autodefinii trebuie s existe n
seciunea component a formularului de aplicare. Aplicanii trebuie s se asigure c
26
indicatorii pe care i propun sunt semnificativi i msurabili. Trebuie de asemenea fcut o
distincie clar ntre indicatorii de output-uri i cei de rezultat.


Exemple de indicatori autodefinii
Exemple de proiecte Indicatori de output-uri Indicatori de rezultat
Managementul apelor
cu o concentrare
deosebit asupra
prevenirii inundaiilor
- Nr.de bazine de ruri la care se
refer proiectul
- Nr.de expertize comparative asupra
nr.de caracteristici ale inundaiilor
recente din regiunile participante
- Nr.de campanii de contientizare
asupra inundaiilor care sunt
analizate n cadrul proiectului
- Nr.de noi proiecte dedicate
managementului apelor rezultnd din
schimbul de experien
- Nr.de noi planuri de management asupra
bazinelor rurilor iniiate prin cooperare
- Nr.de noi instrumente dezvoltate pentru
campaniile de contientizare asupra
inundaiilor
Dezvoltarea serviciilor
de e-government
regional i local
- Nr.de soluii inovatoare de e-
government identificate n regiunile
participante
- Nr.de evenimente comune
organizate pentru a crete gradul de
contientizare a elaboratorilor de
politici asupra dezvoltrii e-
govenment-ului
- Nr.de noi aplicaii de e-government iniiate
prin cooperare
- Nr. de elaboratori de politici locali cu
capaciti mari n ceea ce privete
problemele de e-government
Mini program pe
managementul
clusterului
- Nr.de subproiecte susinute
- Nr.de participani implicai n
subproiecte
- Nr.de clustere existente n regiunile
participante
- Nr.de tipuri de afaceri reprezentate
n aceste clustere
- Nr.de noi legturi stabilite ntre firmele de
afaceri, institutele de cercetare i
autoritile publice
- Nr.de tipuri de firme de afaceri care se
altur clusterelor existente datorit
cooperrii
- Nr.de noi clustere iniiate datorit
cooperrii
- Nr.de noi instrumente create pentru a
susine dezvoltarea clusterilor (ex.
Recrutarea managerului de cluster, crearea
de noi scheme de riscul capitalului
disponibile pt. IMM-uri)


2.2.4.3. Caracterul inovator al rezultatelor proiectului

Proiectele finanate din program trebuie s explice caracterul inovator al rezultatelor lor
ateptate. Este foarte clar c noiunea de valoare adugat este relativ: ceea ce nseamn
practic comun n concepia general a autoritilor publice sau ntr-un anumit context
european poate fi extrem de inovativ pentru autoriti publice mai mici sau ntr-un alt tip de
context (i invers). n orice caz, se recomand ca, nainte de dezvoltarea unei idei de
proiect, aplicanii s verifice nc odat pe website-ul programului tipul de proiecte de
cooperare interregional care au fost deja finanate (www.interreg3c.net ) sau care sunt n
acest moment susinute (www.interreg4c.eu). Ideal, trebuie s se asigure c propriul proiect
i rezultatele sale ateptate vor fi cu valoare adugat comparativ cu aceste iniiative trecute
sau existente.
Problematica valorii adugate a proiectului este n mod particular important pentru
proiectele care urmeaz INTERREG IIIC, care trebuie s demonstreze clar cum vor depi
cooperarea din trecut. Aceast valoare adugat poate fi n particular reflectat prin
urmtoarele caracteristici ale proiectului:
Parteneriatul propus
Tema abordat
Intensitatea a cooperrii selectat

2.2.4.4. Durabilitatea rezultatelor proiectului
27

Una din cerinele de baz ale oricrui proiect finanat public este de a demonstra n faza de
aplicare c rezultatele planificate obinute prin proiect nu se vor pierde la sfritul perioadei
de finanare. Astfel, modul n care aplicanii evideniaz durabilitatea rezultatelor
proiectului trebuie s fie clar explicat n seciunea 2 a formularului de aplicare. n contextul
programului INTERREG IVC, trebuie notat c aceast noiune de durabilitate este strns
legat de nsi relevana proiectului. Dac relevana unei propuneri este clar, nseamn c
felul n care schimbul interregional de experien va avea impact direct asupra politicilor
regionale este demonstrat. Acest impact asupra politicilor i integrarea bunelor practici n
politici i strategii regionale sau locale sunt deci cele mai bune metode de a demonstra
durabilitatea rezultatelor proiectului n cadrul INTERREG IVC.
n ceea ce privete comunicarea i diseminarea, programul are urmtoarele 2 cerine pentru
a asigura disponibilitatea output-urilor proiectului:
- fiecare proiect aprobat trebuie s dezvolte site propriu unde s fie disponibile
informaiile importante despre proiect (ex. obiective, parteneri, activiti,
principalele ieiri cum sunt ghidurile de bune practici). Vezi i cap 4.6.1.
- website-ul proiectului (sau mcar output-urile importante) trebuie s
rmn disponibile pentru un minim de 5 ani dup nchiderea
proiectului. Costurile acestei msuri, care sunt relativ mici, trebuie s fie
acoperite ntregime de parteneriat.

2.3. Parteneriatul

Important: Trebuie notat c pe lng condiiile generate subliniate mai jos pot fi
definite alte criterii mai stricte sau diferite n termenii de referin ai fiecui call de
proiecte. n cazul unei contradicii ntre informaiile date n Manualul Programului i
Termenii de Referin, se aplic criteriile mai stricte. Termenii de Referin sunt
publicai pe site-ul programului www.interreg4c.eu

2.3.1. Structura parteneriatului
Proiectele trebuie s implice parteneri din cel puin 3 ri, din care cel puin 2 parteneri
trebuie s fie dintre membrii UE i finanai prin programele INTERREG IVC.
Pe lng aceste cerine minime, care determin eligibilitatea unui proiect, parteneriatul
trebuie ntotdeauna, ca regul general, s faciliteze eficient implementarea i s reflecte
obiectivele proiectului. Complexitatea unui parteneriat larg nu trebuie subestimat i nr. de
parteneri implicai n proiect este strns legat de intensitatea cooperrii. Cu ct este mai
mare nivelul intensitii, cu att trebuie s fie mai mic nr. de parteneri. Recomandri cu
privire la nr. potrivit de parteneri n funcie de tipul de intervenie se gsesc la cap. 2.1.
Mai trebuie notat c programele INTERREG IVC sunt singurele programe INTERREG
care acoper ntreaga Europ. Este deci recomandat ca parteneriatele s acopere o arie
larg european deoarece configuraia permite partenerilor s mprteasc experiena lor
i s-i confrunte practicile cu culturi i contexte foarte diferite. Problematica este reflectat
n al cincilea criteriu de selecie dedicat Calitii partenerilor (vezi anexa 4). n particular,
acoperirea geografic trebuie n principiu s treac mult de ariile normale ale programelor
transfrontaliere i transnaionale. Este posibil ca un parteneriat care este n esen
transnaional (ex. majoritatea partenerilor venind dintr-o arie INTERREG IVB cu civa ali
parteneri externi doar simbolic implicai n colaborare) s nu fie considerat ca valoare
adugat pentru INTERREG IVC. Acest lucru este valabil mai ales n aceast perioada de
programa cnd art. 21 al Reglementrilor FEDR nr.1080/2006 permite, n anumite condiii,
ca parte a finanrii (pn la 20% din contribuia FEDR) programelor de cooperare
28
internaional i transnaional s fie cheltuit n afara ariei geografice normal eligibile.
Acoperirea geografic echilibrat trebuie s fie reflectat i n termenii financiari.
Alocarea bugetului trebuie n principiu echilibrat ntre ri, incluznd ntre un grup de ri
apropiate geografic i celelalte ri reprezentate.
Calitatea componenei parteneriatului este de asemenea legat de implicarea proporionat a
diferiilor parteneri. O participare echilibrat a partenerilor este recomandat i se reflect la
2 niveluri. Primul, implicarea partenerilor n diferite activiti ale proiectului i n
coordonarea proiectelor trebuie s fie explicat ct de detaliat posibil n formularul de
aplicare. Al doilea, implicarea proporional a partenerilor este de asemenea reflectat n
contribuia lor financiar. Este clar c bugetul unui partener trebuie s fie aliniat nivelului
costurilor n ara acestuia. Dar orice diferene majore ntre bugetele partenerilor trebuie
justificat clar n formularul de aplicare.
n final, alturarea regiunilor cu experien mai puin cu regiuni mai avansate este de
asemenea unul din obiectivele programului i trebuie luat n considerare de aplicanii la
proiect cnd i construiesc parteneriatele.

2.3.2. Finanarea parteneriatului
2.3.2.1. Finanare pentru partenerii membrii UE i Norvegia
n cadrul programelor INTERREG IV C, activitile de proiect eligibile sunt cofinanate de
FEDR n proporie de 75% sau 85% depinznd de statul membru n care partenerul este
fizic localizat (determinat de adresa acestuia). Ceilali 25 sau 15% trebuie s fie pui la
dispoziie de partenerul nsui. Sursele cofinanrii proprii pot fi variate. Pot veni din
bugetul propriu al partenerului sau din surse publice la nivel local, regional sau central.
Nu este posibil s se primeasc o plat n avans de la FEDR prin programul INTERREG
IVC. Acest lucru nseamn c fiecare proiect trebuie s prefinaneze activitile sale pn
n momentul n care depune un raport de progres i cere fondurile alocate prin program
pentru activitile efectuate i pltite n perioada trecut. Apoi programul ramburseaz 75
sau 85% din totalul eligibil al cheltuielilor declarate de fiecare partener - asigurndu-se c
25 respectiv 15% pot s fie pui la dispoziie din surse publice. Partenerii de proiect trebuie
prin urmare s dispun de suficiente lichiditi dac vor s fie implicai n proiecte
INTERREG IVC.

Programele de Cooperare Interregional sub egida Convergenei i
Competitivitii
Potrivit reglementrilor Consiliului (EC) Nr. 1083/2006 art. 37 (b), unele
regiuni pot s fi prevzut o prioritate n cooperarea interregional n cadrul
Programelor lor Operaionale de Convergen i Competitivitate. n principiu,
aceste regiuni ar trebui s dezvolte proiecte cu alte regiuni care au introdus
aceleai referine de cooperare interregional n Programele lor Operaionale.
Pentru proiectele de cooperare din cadrul Programelor de Convergen i
Competitivitate, fiecare din ele va avea propriul su contract i propria sa
Autoritate de Management. Cum acest lucru ofer anse de cooperare
semnificative n parteneriat, acest tip de iniiativ ar trebui s fie dedicat
proiectelor cu cooperare intensiv cu un nr. limitat de regiuni.
Se poate ntmpla ca regiunile amintite mai sus s trebuiasc s lucreze cu
parteneri care nu au astfel de referine despre cooperarea interregional n
Programele lor Operaionale. n acest caz i pentru a evita complicaii
suplimentare, este recomandat ca toi partenerii din proiecte care aplic la
INTERREG IVC s se asigure c nici un alt partener nu primete finanare
din Programe Operaionale de Convergen i Competitivitate.
29
n cazuri excepionale i bine justificat, unele regiuni i pot utiliza fondurile
regionale pe care s le implice ntr-un proiect din programul INTERREG
IVC. Ele nu vor primi nici un fond INTERREG IVC, dar n schimb vor
finana participarea lor cu bugetul din programul regional, care va fi listat ca
alte fonduri n aplicarea pentru INTERREG IVC. Acestor proiecte speciale
li se vor aplica urmtoarele condiii:
- regiunea finanat de Programul Operaional nu poate fi Partenerul
Coordonator n proiectul INTERREG IVC. Partenerul
Coordonator poart ntreaga responsabilitate administrativ,
financiar i legal (vezi cap.2.3.4.) pentru implementarea
proiectului. Acesta este motivul pentru care Partenerul
Coordonator trebuie s fie un partenerntreg la proiect.
- Pe lng partenerul/ii finanai din programul regional,
parteneriatul trebuie s implice cel puin nc 2 parteneri care
provin dintre celelalte state membre UE care s fie finanai din
programele INTERREG IVC
- Cel puin 3 parteneri care provin din 2 alte state membre UE sunt
finanai prin INTERREG IVC
- Un partener trebuie s fie finanat sau prin INTERREG IVC sau
prin programul regional, dar nu prin ambele programe n acelai
timp. Mai trebuie amintit c cheltuielile pot fi finanate numai
dintr-o singur surs.
- Procedurile de termene limit, aprobare i raportare ale
programelor regionale vor diferi de cele ale programelor
INTERREG IVC i de aceea mecanismul managementului
activitilor partenerilor finanai diferit devine extrem de
complex. Acest lucru trebuie luat n considerare atunci cnd se
alctuiete un proiect.

Partenerii din Norvegia nu sunt eligibili pentru a primi fonduri FEDR, dar pot primi
finanare de 50% din fonduri naionale pre-alocate, pe care Norvegia le poate pune la
dispoziie n contextul participrii sale directe la programul INTERREG IVC. Fondurile
naionale norvegiene sunt de asemenea remunerate de programul INTERREG IVC ca
urmare a aplicrii i acceptrii raportului de progres al proiectului.

Sursa i procentul finanrii Statele participante (UE + Norvegia)
75 % FEDR Austria, Belgia, Danemarca, Finlanda, Frana, Germania, Irlanda,
Italia, Luxemburg, Olanda, Spania, Suedia, Marea Britanie
85 % FEDR Bulgaria, Republica Ceh, Cipru, Estonia, Grecia, Ungaria,
Lituania, Letonia, Malta, Polonia, Portugalia, Romania, Slovacia,
Slovenia.
50% fonduri norvegiene Norvegia


2.3.2.2. Finanarea pentru parteneri i activiti din afara statelor membre UE
Partenerii care provin din afara teritoriului UE pot participa cu fonduri proprii.
Partenerii din Norvegia sunt eligibili pt. fonduri norvegiene procurate prin programele
INTERREG IVC. Elveia are de asemenea rezervate unele fonduri care sunt direct
aprovizionate de cantoane. Alte informaii pot fi solicitate de la Punctul INTERREG de
Informare Naional al Elveiei.
30
n unele cazuri se pot obine fonduri prin instrumentele UE (cum ar fi ENPI
5
sau IPA
6
) sau
prin alocaii naionale speciale. n caz de cofinanare prin instrumentele UE, trebuie reinute
urmtoarele:
- finanarea provenit din alte instrumente trebuie s urmeze administrare i
monitorizare separat, chiar dac proiectul a fost construit ca un ntreg
- termenele limit de aprobare i procedurile administrative ale instrumentelor
diferite variaz i pot s nu se ncadreze n ciclul INTERREG IVC. Acest
lucru trebuie deci luat n considerare cu atenie de parteneri atunci cnd i
planific activitile i bugetarea costurilor.
- D.p.d.v. contabil o cheltuial poate fi alocat unui singur program. Aciunile
bugetate i pltite de partenerii UE i Norvegia i cofinanate de FEDR i din
alocaii Norvegiene sunt raportate programului INTERREG IVC. Alte pri
ale proiectului bugetate i finanate de parteneri non UE prin alte
instrumente trebuie s fie monitorizate de alte corpuri de management
corespunztoare.
n baza art 21 al Reglementrilor (EC) Nr.1080/2006, cheltuielile aprute la partea de
implementare a proiectelor n afara UE, mai ales n rile eligibile pentru a primi fonduri
IPA, pot fi cofinanate dac sunt n beneficiul proiectului i nu depesc 10% din bugetul
proiectului INTERREG IVC. Cheltuiala trebuie s fie bugetat, pltit i provenit de la
membrii UE sau Norvegia. Activitile relaionate acesteia trebuie s fie menionate explicit
i justificat n formularul de aplicare aprobat. n general activitatea din afara UE este legat
de participarea oficial a unui partener non UE la proiect i permite partenerilor UE s preia
parte a costurilor aparinnd partenerului non UE pentru a facilita partciciparea acestuia.
V rog notai c n ceea ce privete costurile de cltorie pentru parteneri UE care
cltoresc n afara UE, acestea nu pot face parte din regula ceilor 10% menionat mai sus,
dar sunt eligibile ca orice alte costuri de transport (cu cdt. Ca activitile relaionate s fie
prevzute i justificate n formularul de aplicare).

2.3.2.3.Declaraia de cofinanare

n faza de aplicare, programele INTERREG IVC necesit dovezi c sumele de cofinanare
ale partenerului Coordonator i cele proprii ale partenerilor au fost asigurate i c vor fi
disponibile pentru implementarea proiectului aa cum s-a specificat n formularul de
aplicare. Dovada este fcut n formularul declaraie de cofinanare. Declaraia de
cofinanare este obligatorie pentru toi partenerii din formularul de aplicare, fie parteneri
UE sau non UE. Este necesar nainte ca proiectul s fie declarat eligibil programului. Este
prin urmare important s se ia n considerare aceast cerin din timp, nc din faza de
pregtire pentru ca declaraia de cofinanare s fie disponibil cel trziu nainte de
nchiderea call-ului cnd aplicaia trebuie depus la JTS. Modelul declaraiei de cofinanare
este disponibil mpreuna cu pachetul de aplicare la www.interreg4c.eu
Alte cerine referitoare la declaraia de cofinanare se gsesc la cap. 3.3 i 3.4. ale
Manualului Programului.


5
Instrumentul European de Vecintate i Parteneriat, pt. Alte informaii vezi
http://ec.europa.eu/world/enp/funding_en.htm

6
IPA: Instrumentul pentru Asisten Pre-accesare, susine candidaii i trile potenial candidate ca membrii
UE. Pt.detalii vezi:
http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/ipa/index_en.htm

31
2.3.3. Statutul legal al partenerilor
Pentru a fi eligibil la FEDR sau la fonduri norvegiene pre-alocate, beneficiarii trebuie s fie
autoriti publice sau corpuri ale cror cheltuieli sunt considerate cheltuieli publice n
conformitate cu art. 2 (5) al Reglementrilor (EC) Nr. 1083/2006. Acest lucru se aplic mai
ales corpurilor care acioneaz n conformitate cu directiva 2004/18/EC. Capitolul care se
refer la asta descrie dup cum urmeaz.


Definiia organismelor guvernate de legea public

Organismele guvernate de legea public conform directivei 2004/18/EC, Art. 1
nseamn orice organism:
(a) stabilit pt. scopul specific de a ndeplini necesiti n interesul general, fr
a avea un caracter industrial sau comercial;
(b) avnd personalitate juridic;
(c) finanat, n mare majoritate, de stat, autoritile regionale sau locale, sau
alte corpuri guvernate de legea public;
sau subordonat al supervizrii manageriale a acestor organisme;
sau avnd un consiliu administrativ, managerial sau de supervizare, din ai crui
membrii mai mult de jumtate sunt numii de stat, autoriti locale sau
regionale, sau de alte corpuri guvernate de legea public.


Fiecare stat membru este responsabil pentru confirmarea statututlui legal al
partenerilor localizai pe teritoriul acestora. Prin urmare, n caz de dubii cu privire la
statutul lui, partenerul trebuie s contacteze direct reprezentantul statului membru din care
face parte. Detaliile de contact ale statului membru sunt disponibile pe site-ul programului
(www.interreg4c.eu).
Sectorul privat (ex. organizaii cu profit sau non profit care nu ndeplinesc cerinele
menionate mai sus) pot participa la proiecte pe costul propriu atta timp ct participarea
partenerului privat este clar relevant pentru obiectivul general al proiectului i n particular
pentru schimbul de experien la nivelul politicilor.
n continuare referitor la reguli, sectorul privat poate fi subcontractat de parteneri pentru a
presta servicii sau pentru a asista la implementarea unor anumite activiti, sub titulatura de
expert extern. Aplicrile din partea autoritilor naionale, regionale sau locale, sau
parteneriatele avnd cel puin o participare relevant i solid a autoritilor locale i
regionale n cadrul lor, vor fi considerate ca prioritare n procesul de selecie. Pentru
maximizarea impactului acestui program asupra politicilor regionale i locale de-a lungul
granielor UE, aplicanii sunt puternic ncurajai s includ autoritile publice competente
i relevante n cadrul proiectelor lor.
Aceste reguli reflect obiectivele specifice ale programului INTERREG IVC i
concentrarea n particular pe participarea autoritilor regionale i locale. Corpurile
guvernate de legea public sunt de asemenea eligibile, dar relevana lor pentru INTERREG
IVC trebuie s fie precis definit n formularul de aplicare, n particular la cap. 5
Parteneriat. Trebuie explicat legtura lor cu autoritile regionale/locale i demonstrat
capacitatea lor de a influena politicile la nivel local i regional.
Proiectele INTERREG IVC pot s implice numai parteneri contribuabili. Nu e posibil
participarea cu statut de observator, spre ex. pentru a fi partener oficial, este necesar o
contribuie financiar. De asemenea nu este posibil participarea ca sub-partener i
primirea de fonduri FEDR printr-o alt organizaie partener/ organizaie umbrel listat n
formularul de aplicare. Orice organizaie care contribuie la implementarea proiectului i
primete fonduri din program trebuie s apar listat ca partener formal n proiect i drept
32
urmare necesit respectarea regulilor naionale i europene i o plat complet de la
partener n baza unui contract facturat nainte ca aceste costuri s poat fi raportate de
partenerul oficial n raportul de progres.
Singurul caz n care fondurile FEDR sunt alocate printr-o alt organizaie partener sunt
mini- programele. Partenerii principali din mini-programe aloc fonduri participanilor la
sub-proiecte pe baza call-urilor de propuneri. Cheltuielile lor sunt apoi raportate ca
cheltuieli ale partenerului principal pe al crui teritoriu se afl participantul la sub-proiect.
(vezi cap. 2.1.1)

2.3.4. Partenerul lider

Fiecare proiect trebuie s urmeze principiile aa numitului partener lider, cee ce nseamn
c dintre partenerii care duc la ndeplinire proiectul, unul este numit pentru a aciona ca
partener lider i n consecin pentru a forma legtura dintre proiect i Secretariatul Tehnic
Comun/ Autoritatea de management. Partenerul lider i asum responsabilitatea pentru
managementul, comunicarea, implementarea i coordonarea activitilor ntre partenerii
implicai.
Partenerul lider:
Semneaz i depune formularul de aplicare din partea parteneriatului
n cazul aprobrii proiectului, semneaz un contract de subvenie cu autoritatea de
management pentru suma total a subveniei
Este responsabil cu mprirea sarcinilor ntre partenerii implicai n proiect i se
asigur c aceste sarcini sunt n mod consecvent ndeplinite n concordan cu
formularul de aplicare i contractul de subvenie.
Compune acordul de parteneriat cuprinznd printre altele prevederile care
garanteaz managementul financiar (vezi i cap 4.1.2.) (Un model de acord de
parteneriat poate fi gsit pe site-ul programului i trebuie s fie adaptat la
necesitile i contextul specific al proiectului i al parteneriatului)
Asigur un sistem eficient de control i management intern
Se asigur de raportarea corect i n timp a proiectului ctre Secretariatul Tehnic
Comun.
Cere i primete plile pentru finanarea programului
Transfer fondurile ctre parteneri fr ntrziere n concordan cu sumele raportate
n raportul de progres.
ntreaga responsabilitate administrativ i financiar pentru proiect cade deci n sarcina
partenerului lider. Partenerul lider poate s fie doar unul din statele membre UE sau n
cazuri excepionale foarte bine justificate poate de asemenea s fie din Norvegia. n
prezent, partenerii din Elveia nu i pot asuma rolul de partener lider.
Pentru a asigura implementarea acestor sarcini, partenerul lider trebuie s organizeze un
management i un sistem de coordonare eficient i de ncredere. Pentru acest scop fiecare
proiect trebuie s numeasc sau s sub-contracteze urmtoarele dou poziii pentru
managementul proiectului:
- un coordonator
Coordonatorul este responsabil pentru organizarea lucrrilor proiectului. Coordonatorul
trebuie s fie calificat n managementul proiectelor Europene ct i n subiectele abordate
de proiect. Coordonatorul trebuie s fie capabil s acioneze ca for de conducere n
parteneriat i s mobilizeze partenerii pentru a ndeplini obiectivele din aplicaie n timpul
alocat acestora.
- un manager financiar
Managerul financiar este responsabil cu contabilitatea, raportrile financiare, gestiunea
intern a fondurilor FEDR i cofinanarea naional. Managerul financiar trebuie s lucreze
33
n contact strns cu coordonatorul, auditorii i partenerii pentru a facilita un management
financiar eficient al proiectului. Managerul financiar trebuie s cunoasc regulile contabile,
tranzaciile internaionale, legislaia UE i naional cu privire la managementul FEDR,
achiziiile publice i controlul financiar.
Coordonatorul i managerul financiar trebuie s vorbeasc fluent limba englez care este
folosit pentru toat comunicarea cu Secretariatul Tehnic Comun i alte corpuri implicate n
programe de management.

2.4. Detalii cu privire la buget i eligibilitate

Este important ca n cadrul proiectelor s fie luate n considerare nc de la bun nceput
problemele financiare. Acest mod de abordare necesit implicarea tuturor partenerilor la
lucrrile pregtitoare i ntlnirile de planificare pe perioada fazei de dezvoltare a aplicrii
proiectului. Timpul investit nainte de depunerea aplicaiei rezult n parteneriate puternice
cu responsabiliti clare i bugete alocate bine justificate. O bun pregtire este
fundamental pentru a asigura un start prompt al activitilor proiectului dup aprobare, ct
i o implementare adecvat apoi.
Este bineneles util s se estimeze potenialul fondurilor disponibile i s se in contde
recomandrile cu privire la un buget rezonabil de proiect n funcie de tipul de intervenie
despre care se amintete n cap. 2.1. Bugetul total trebuie s fie rezonabil comparat cu
activitile planificate, durata proiectului i numrul de parteneri implicai. n particular,
acest lucru inseamn s fie ntotdeauna pregtit un buget detaliat n baza activitilor care
trebuiesc desfurate pentru ndeplinirea obiectivelor proiectului i de resursele necesare
pentru desfurarea acestor activiti n cadrul limitelor de timp stabilite.
Formularul de aplicare necesit numai un buget stabilit n funcie de liniile bugetare i
componente i o estimare a plilor pentru ntregul parteneriat. Totui, Secretariatul Tehnic
Comun sftuiete fiecare proiect s descompun bugetul n linii bugetare, componente i
perioade de 6 luni pentru fiecare partener, deoarece anumite ri vor solicita aceste detalii n
scopul primului nivel de control. Mai mult, va fi atunci mai uor pentru Partenerul Lider s
construiasc bugetul pentru ntreg parteneriatul pentru formularul de aplicare i s
monitorizeze performana partenerilor pe parcursul fazei de implementare.

Bugetarea costurilor
Dou abordri pentru a decide bugetul proiectului

Varianta corect Varianta incorect














(Sursa: Calificarea i transferul punctelor de interaciune: Manualul Managementului Financiar;
2006; p.80)
Activiti care vor
fi desfurate
Bugetul necesar

Bugetul disponibil
Activiti care vor
fi desfurate

34


1. Primul pas n dezvoltarea proiectului ar trebui s fie dedicat definirii precise a temei
abordate, obiectivelor de atins i principalelor activiti necesare pentru atingerea
acestor obiective
2. Odat ce aplicantul lider are o imagine clar de ansamblu asupra principalelor
activiti i ieirilor pe componente i pe semestre, acesta ar trebui s decid n
cooperare cu partenerii cine va fi responsabil de fiecare activitate/ieire.
3. n momentul n care se clarific alocarea activitilor/rezultatelor pe parteneri, poate
ncepe elaborarea bugetului. Se recomand:
a) identificarea resurselor necesare fiecrui partener pentru a duce la ndeplinire
activitile pe componente
b) aproximarea costurilor aferente i estimarea datei plii
c) Organizarea acestor cifre n linii bugetare
4. Aceasta conduce la un buget detaliat pe parteneri, componente, linii bugetare i
perioade temporale de 6 luni.
5. Prin agregarea bugetelor detaliate ale partenerilor, aplicantul lider obine suma
total estimat per linie bugetar, component i perioad de 6 luni pentru ntreg
parteneriatul pentru formularul de aplicare.
2.4.1. Perioada de eligibilitate

Cu excepia costurilor de pregtire (vezi mai jos), costurile pentru proiecte sunt eligibile de
la data aprobrii Comitetului de Monitorizare
7
pn la finalul lunii stipulat n formularul
de aplicare aprobat ca lun de finalizare. Comitetul de Monitorizare trebuie s se
ntruneasc n intervalul a opt luni de la data de finalizare a fiecrui call. Prin urmare
proiectele trebuie s fie pregtite s nceap implementarea n intervalul a dou luni urmnd
datei aprobrii primite de la Comitetul de Monitorizare.
Pentru a determina data final a unui proiect este important s se ia n considerare c toate
plile trebuie efectuate nainte de aceast dat pentru a fi eligibile (incluznd plile pentru
controlul financiar al ultimului raport de progres). Durata proiectului trebuie deci s includ
dou - trei luni dup finalizarea activitilor principale ale proiectului pentru ncheierea
administrativ a proiectului dac vrei s v asigurai c toate activitile legate de
pregtirea i controlul ultimului raport de progres i a raportului final sunt eligibile.
Conform reglementrilor (CE) Nr. 1083/2006, art. 56, programul trebuie s se termine pn
n 31 dec. 2015. Proiectele INTERREG IV C trebuie deci finalizate pn n 31 dec. 2014
cel trziu, pentru a rmne suficient timp pentru depunerea i monitorizarea ultimului raport
de progres al proiectului i pentru ca Secretariatul Tehnic Comun/ Autoritatea Managerial
s ncheie programul n 2015. Pe lng limita impus de reglementare, alte recomandri cu
privire la durata proiectelor (ntre 24 i 36 de luni - i n mod excepional 48 de luni -
depinznd de tipul de intervenie) pot fi gsite la cap. 2.1.
Costurile de pregtire pot fi eligibile numai pentru proiectele de succes aprobate de
Comitetul de Monitorizare dac acesta a fost consultat ntre 1 ianuarie 2007 i data la care a
fost depus formularul de aplicare. Aceste costuri trebuie pltite nainte de sfritul primei
perioade de raportare i raportate n primul raport de progres. Costurile de pregtire sunt
eligibile n cadrul sumei totale de 30.000 Euro.


7
Dac un proiect este aprobat cu respectarea anumitor condiii, costurile sunt deja eligibile de la data deciziei
iniiale a Comitetului de Monitorizare (CM) cu condiia ca proiectul s obin ulterior aprobarea final.
Implementarea activitilor proiectului n perioada dintre aprobarea CM i ndeplinirea final a condiiilor este
asumat prin urmare pe propriul risc al proiectului respectiv, deoarece teoretic se poate ntmpla ca proiectul
s nu ndeplineasc condiiile i n final s nu fie aprobat.
35
2.4.2. Liniile bugetare

Tabelul de buget din formularul de aplicare conine o sub-divizie n urmtoarele linii de
buget:
- personal
- administrare pentru personalul angajat de institutiile partenere
- deplasri i cazare listate oficial in formularul de aplicare
- echipament

- expertize i servicii externe - cuprinznd staff de experi externi, administrare
i deplasri + costuri de echipament dac e cazul
- sub-proiecte - posibil doar n mini-programe

Este posibil mprirea costurilor ntre parteneri. Totui, este important de reinut c
procedura pentru costurile comune i raportarea lor trebuie ntotdeauna verificat de
auditorii fiecrui partener implicat (care va certifica aceste costuri). Mai mult, n
trecut, raportarea costurilor comune s-a dovedit deseori a fi dificil. Unii auditori la nivel
naional au refuzat s accepte costurile comune cu personalul i administrarea. Este prin
urmare recomandat limitarea costurilor comune la costurile din cadrul liniei
bugetare de expertiz i servicii externe (care pot fi mai uor raportate ntr-un mod
transparent). Alte informaii cu privire la raportarea costurilor comune pot fi gsite la cap.
4.3.4.
Proiectele trebuie s se alinieze la cerinele achiziiilor publice. Proiectele care nu pot
dovedi cu documente conformarea cu regulile europene, naionale i interne ale achiziiilor
publice risc pierderea fondurilor FERD. Pentru alte detalii vezi cap. 2.4.2.4. (caseta gri).

2.4.2.1. Costurile cu personalul

Linia de buget de personal implic costurile cu personalul pentru perioada n care
organizaiile partenere cheltuiesc cu personalul care desfoar activitile proiectului n
concordan cu formularul de aplicare (full-time sau un anumit procent din timpul total de
lucru).
Persoanele ale cror costuri cu personalul sunt bugetate i mai trziu raportate trebuie s fie
direct angajate i pltite de organizaiile partenere oficial listate n formularul de aplicare
(ex. coordonatorii de proiect interni, managerul financiar intern, auditorul financiar
independent intern; n concordan cu cerinele de control specifice rii respective).
Nu este posibil raportarea costurile cu personalul aparinnd staffului extern organizaiilor
partenere oficiale la aceast categoria bugetar. Dac proiectul utilizeaz un coordonator de
proiect extern, un manager financiar sau un auditor independent extern, costurile trebuie
specificate, bugetate i raportate n linia de buget Expertize i servicii externe.

Raportarea costurilor cu personalul

n timp ce n scopuri bugetare este posibil utilizarea ratelor medii sau a estimrilor,
raportarea costurilor cu personalul trebuie s urmeze urmtoarele principii:
- calculul trebuie s se bazeze pe rata actual a salariului (salariul total al
angajatului + taxele angajatorului n concordan cu legislaia naional)
angajatului individual care este implicat n activitile proiectului. Calculul
exclude orice fel de cheltuieli generale administrative/costuri indirecte.
- Dac un membru lucreaz mai puin de 100% din timpul su de lucru efectiv
pentru proiect, calculul trebuie bazat de tariful orar. Acest tarif orar rezult
din salariul actual mprit la nr. total de ore lucrate de persoana respectiv
36
pentru instituia partener (aa cum sunt nregistrate n sistemul de
nregistrare orar al instituiei). Acestea se aplic la costurile cu personalul
calculate anual sau la 6 luni.
- Costurile cu personalul trebuie justificate cu documente care permit
identificarea:
Relaiei de angajator-angajat cu organizaia partener (contract de
munc)
Costul real pe angajat (fluturai de salariu, dovezi de plat, dovada
calculului pentru determinarea timpului de lucru al persoanei/tariful
pe or. Acesta este nmulit apoi cu numrul de ore lucrate efectiv
pentru activitile proiectului.

Timpul de lucru total (nregistrri cu privire la orele lucrate)
Timpul petrecut pentru desfurarea activitilor n contextul
proiectului (nregistrri ale sarcinilor, fie de pontaj specifice
proiectului
8
), i
n cazul n care un membru al personalului este implicat n mai multe
proiecte finanate de UE: timpul petrecut cu alte proiecte finanate
UE (fie de pontaj specifice altor proiecte sau o fi de pontaj artnd
timpul petrecut cu toate proiectele finanate UE+ timpul total de
lucru).

Costurile cu personalul sunt considerate o contribuie cash (i nu o contribuie n natur)
deoarece sunt de fapt pltite de instituiile partenere.
Alte detalii pot fi gsite n anexa 8a), costuri personal.

2.4.2.2. Costuri de administrare

Costurile administrative pot cuprinde costuri pentru:
Echipamente de birou
fotocopiere
expedieri potale
telefon, fax i internet
cldur, electricitate
mobilier de birou, ntreinere
nchiriere birou
alte costuri de administrare absolut necesare pentru ndeplinirea cu succes a
proiectului care rezult clar din implementarea proiectului

Aceste costuri pot fi costuri generale directe sau indirecte. n timp ce costurile generale
directe pot fi identificate ca aparinnd direct proiectului, costurile generale indirecte
(cheltuieli generale/de regie legate de activitile proiectului) sunt calculate n baza unei
pro-rate.
Costurile de administrare legate de serviciile prestate de experii externi trebuie incluse n
linia bugetar Expertize i servicii externe.
Se recomand ca cheltuielile administrative s fie rezonabile i s nu depeasc 25% din
cheltuielile de personal.
Pentru a simplifica raportarea costurilor administrative, a fost introdus o rat/tarif
uniform pentru proiectele care vor fi aprobate la al patrulea call (vezi a doua caset gri de
mai jos).
9


8
Un model de fi de pontaj poate fi gsit pe site-ul acestui program
37

9
n concordan cu art. 7(4) al Reglementrilor (CE) Nr. 1080/2006 amendate de Reglementrile (CE) Nr.
397/2009 i subiectul rezultatelor pozitive ale evalurilor ex-ante CE ale metodelor propuse. Pe lng
formularul de aplicare, vor fi adaptate n concordan i urmtoarele documente ale programului pentru
proiecte din al patrulea call: tabelul raportului de progres(calcul automat al costurilor administrative) i
tabelele corespunztoare pentru confirmarea costurilor eligibile i acordul de parteneriat.
Raportarea costurilor administrative

(pentru proiecte aprobate la primul, al doilea sau al treilea apel la
propuneri)
Costurile de administrare trebuie s ndeplineasc urmtoarele criterii:
Trebuie s fie eligibile n concordan cu regulile naionale i
reglementrile UE (n particular Reglementrile (CE) nr. 1083/2006 art.
56; Nr. 1080/2006 art 7; Nr. 1828/2006 art 48 la 53)
Trebuie s fie calculate n baza unor costuri reale i s poat fi verificate,
ex. n baza elementelor faptice din sistemul contabil care poate fi verificat
de un controlor. Nu sunt permise sume globale/forfetare, estimri totale
sau chei arbitrare!
Arat o legtur direct cu activitile proiectului
Nu au fost deja finanate prin alte fonduri UE
Nu au fost deja incluse n alte costuri sau linii bugetare
n cazul costurilor generale indirecte (cheltuieli generale legate de activitile
proiectului) acest lucru nseamn c calculul este fcut pro-rat n baza costului
real conform unei metode bine justificate, clare i echitabile i ar trebui s rmn
neschimbat pe timpul ntregii perioade de implementare. Acest lucru nseamn c
costurile sunt facturate proiectului proporional cu ct reprezint ele din costurile
de administrare reale ale organizaiei i c au fost necesare pentru ndeplinirea cu
succes a proiectului.
Alocarea costurilor de administrare eligibile ale organizaiilor ctre proiect poate
fi fcut n baza urmtoarelor chei (depinznd ce cheie reflect cel mai bine tipul
de cost):
- raportul nr. de persoane care lucreaz pt. proiect/nr. de persoane
care lucreaz n organizaie sau departament sau
- raportul nr. de ore lucrate la proiect/ nr. de ore lucrate n total n
organizaie sau departament sau
- raportul suprafaa folosit de personalul care lucreaz la proiect/
suprafaa organizaiei sau departamentului.
Reglementrile (CE) nr. 1828/2006 art. 52 ofer de asemenea posibilitatea
utilizrii unei rate medii, care nu poate depi 25% din costurile care afecteaz
direct nivelul de cheltuieli generale. (ex. costuri cu personalul). Aceast rat
medie trebuie documentat precis i rennoit periodic.
n orice caz, atunci cnd se raporteaz aceste costuri, trebuie demonstrat c
cheltuielile administrative reflect doar costuri care:
- au fost real suportate de organizaie
- au fost necesare implementrii proiectului
Dac au existat probleme cu raportarea costurilor administrative n trecut, acest
lucru s-a datorat adeseori partenerilor care au ncercat s foreze principiile de
mai sus. Costurile administrative raportate au fost artificial ncadrate n
categoriile de costuri generale care nu aveau o legtur clar cu proiectul. n caz
de dubii, v sftuim s excludei aceste categorii de costuri din calcul pentru
a evita problemele de mai trziu.
38


2.4.2.3. Deplasri i cazare
Aceast categorie de costuri se refer la costurile de cltorie i cazare ale angajailor unei
instituii partenere listat oficial n formularul de aplicare i este legat de participarea
acestora la ntlniri, seminarii sau conferine care au loc n UE. Cltoriile sunt justificate
de activitile proiectului i previzionate n formularul de aplicare. Cltoriile n afara
teritoriului UE sunt posibile dac sunt explicit menionate i justificate n formularul de
aplicare.
Costurile de cltorie i cazare trebuie bugetate innd cont de regulile naionale i/sau
interne ale respectivei organizaii partener pentru raportarea ulterioar a acestor costuri.
Diurna zilnic pentru cazare i cltorie este posibil atta timp ct ea este pltit de
partener angajatului su i este n concordan cu condiiile naionale i instituionale ale
partenerului.
Similar liniilor bugetare Personal i Administrare, bugetul de cltorie i cazare este de
asemenea rezervat pentru angajaii organizaiilor partenere oficial listate n formularul de
aplicare. Costurile de cltorie ale oricrui expert extern participnd la activitile
proiectului i care vor fi finanate prin proiect trebuie s fie bugetate sub Expertize i
servicii externe.




Este recomandat ca partenerii s se pun de acord cu privire la cheia de
alocare/repartizare cu controlorii lor financiari.
Alte detalii pot fi gsite n fia costurilor administrative din anexa 8b).
Pentru proiectele aprobate la a patra cerere de propuneri, raportarea costurilor
administrative va fi bazat pe o rat uniform de 12 % aplicat automat la
costurile reale raportate i certificate cu personalul. Aceast metod a ratei
uniforme se aplic costurilor administrative pentru proiectele din al patrulea
apel la propuneri i nu e valabil pentru proiectele aprobate de la prima la a
treia cerere, unde principiile listate mai sus continu s se aplice n cazul
raportrii costurilor administrative (vezi caseta gri de mai jos).

Raportarea costurilor administrative
(pentru proiecte ce vor fi aprobate la a patra cerere de propuneri)

n formularul de aplicare pentru al patrulea call, bugetul de administrare este acum
automat calculat aplicnd rata de 12 % la costurile cu personalul bugetate. Bugetul
cuprinde toate tipurile de costuri administrative cum sunt i cele listate mai sus. Nu
este posibil declararea vreunuia din aceste costuri direct n orice alt linie bugetar.
Dac costurile de administrare se raporteaz mai trziu, rata de 12 % este de
asemenea aplicat automat la costurile cu personalul raportate deja i certificate.
Folosirea unei singure rate pentru costurile de administrare aplicabil tuturor
partenerilor din toate rile participante la programele INTERREG IVC va
simplifica astfel raportarea i primul nivel de control i auditurile costurilor
administrative deoarece nu sunt necesare evidene care s susin sumele raportate
ca i costuri administrative. Pentru raportarea costurilor cu personalul (ca i costurile
care vor fi raportate sub alte linii bugetare) continu s se aplice principiul costului
real, ceea ce nseamn c sunt necesare dovezi despre costurile pltite.

39
2.4.2.4. Expertize i servicii externe

Termenul expertize i servicii este aplicat cheltuielilor pltite de parteneri n baza:
Contractelor/acordurilor i
Facturi/cereri de rambursare
furnizorilor de servicii externe care efectueaz anumite sarcini pentru proiect pentru c
partenerilor le lipsesc resursele necesare pentru a efectua aceste sarcini ei nsui. Acestea
pot include, spre ex:
coordonare extern de proiect sau management financiar
control financiar independent extern (n concordan cu cerinele de control
specifice rii)
design de site sau gzduire
elaborare, lay out, tiprituri sau materiale promoionale cum sunt newsletters
organizare extern de evenimente specifice
nchiriere de sli sau catering pentru ntlniri specifice
interpretare, traducerea documentelor specifice sau a ntlnirilor
studii i expertize/sondaje n probleme specifice
Poate de asemenea s includ costul vorbitorilor externi i participanilor externi la
ntlnirile i evenimentele proiectului:
Valoarea adugat a participrii lor i plata costurilor de ctre parteneri poate fi clar
demonstrat i
Costurile respective vor fi pltite i suportate de partenerii oficial listai n
formularul de aplicare
Nu exist rate fixe sau limite/plafoane stabilite de program pentru bugetarea i raportarea
costurilor cu expertizele i serviciile externe. Se aplic ratele de pia normale rezultnd din
procedurile de achiziii publice.



Achiziiile publice
De cte ori un proiect achiziioneaz servicii, bunuri, echipamente, etc. din
exterior, se aplic n primul rnd legea achiziiilor publice, incluznd legile
europene aplicabile achiziiilor publice i regulile relevante naionale i
internaionale ale partenerilor responsabili cu sub-contractarea. Cum regulile
naionale rezult din transpoziia directivelor UE cu privire la achiziiile publice
n legi naionale, regulile pot varia n funcie de ar.
Principiile fundamentale ale achiziiilor publice (transparen, non-discriminare
i egalitate i competiie) se aplic de asemenea achiziiei de bunuri i servicii
sub valorile UE. Cerinele achiziiilor difer n principal cu privire la setul de
proceduri formale prin care trebuie s treac un organism sub-contractor (ex.
cerine de a publica documente de licitaie, durata minim a publicrii).
Legtura cu procedurile de achiziii publice trebuie s fie bine documentat.
Documente ca note de achiziii publice, termeni de referin, oferte/preuri,
formulare de comand i contracte trebuie s fie disponibile pentru control
financiar i audit.
Toate proiectele trebuie s se supun cerinelor achiziiilor publice. Proiectele
care nu pot proba cu documente conformarea cu legile de achiziii publice
europene, naionale sau interne proprii risc s piard finanarea FEDR.
Alte detalii pot fi gsite n fia privind achiziiile publice din anexa 8c).

40
Trebuie notat c principalii beneficiari ai proiectelor INTERREG IVC trebuie s rmn
nii partenerii (organizaiile listate n cap 5 al formularului de aplicare). Prin urmare, se
recomand cu trie ca bugetul dedicat expertizelor i serviciilor externe s nu
depeasc 50% din bugetul total. n orice caz, expertizele i serviciile externe trebuie s
fie justificate i specificate ct de precis posibil n formularul de aplicare. Bineneles aceste
costuri trebuie s fie de asemenea clar aliniate activitilor descrise n planul de lucru (cap 3
al formularului de aplicare). n particular, trebuie s apar descrise urmtoarele elemente:
natura exact a expertizei sau serviciului, partenerul responsabil cu sub-contractarea,
bugetul, partenerii cu care se vor mpri costurile dac este cazul (pentru alte informaii
despre raportarea costurilor mprite ale expertizelor i serviciilor externe vezi cap 4.3.4.).

2.4.2.5. Echipamente

Aceast linie bugetar se refer la achiziionarea de echipamente necesare pentru
implementarea cu succes a proiectului. n contextul INTERREG IVC, aceast categorie se
refer de obicei la echipamente IT cum sunt computerele i imprimantele necesare pentru
coordonarea sau managementul financiar al proiectului. Aceste achiziii trebuie s respecte
legile achiziiilor publice. Trebuie s se aleag cel mai economic tip de echipament.
Funciunile i caracteristicile echipamentului trebuie s se alinieze contextului actual de
utilizare.

Cum achiziionarea de echipamente nu poate fi element principal ntr-un proiect
INTERREG IVC, trebuie s rmn excepional i, dac este necesar, se recomand
cu trie ca aceste costuri s nu depeasc 5% din totalul costurilor.

Raportarea costurilor cu echipamentele
Echipamentele care au fost iniial planificate n formularul de aplicare pot fi
raportate:
- Ori ca declaraie unic la momentul achiziionrii echipamentelor, dup
recepionare i plat sau
- Prin deprecierea/amortizarea costului echipamentelor, prin aplicarea legilor de
contabilitate naionale
Trebuie s v asigurai c echipamentele:
- Nu au fost deja finanate de alte subvenii (ex. europene, naionale sau regionale)
- Nu au fost deja depreciate/amortizate
- Nu sunt deja incluse ca i costuri indirecte n alt categorie cum ar fi linia bugetar
administrativ
n general, achiziia trebuie fcut cu mult nainte de terminarea proiectului.
Valoarea echipamentelor trebuie s reflecte utilizarea efectiv a acestor obiecte n
contextul proiectului. Dac nu este exclusiv folosit pentru proiect , doar o cot parte
din costul efectiv poate fi alocat proiectului. Aceast cot trebuie calculat conform
unei metode corecte, justificate i echitabile.
Trebuie pstrat pentru contabilitate, control i audit un inventar al obiectelor
achiziionate ct i documentarea metodei de raportare a acestora (declaraie unic
sau depreciere/amortizare, uz total sau parial pentru proiect).
Pentru echipamente adiionale sau costuri ale echipamentelor care nu au fost
planificate iniial n formularul de aplicare, dar pot fi introduse n mod excepional
folosind regula flexibilitii, proiectele trebuie s contacteze secretariatul tehnic
comun nainte de a face achiziia pentru confirmarea eligibilitii i evitarea
respingerii costurilor n procesul monitorizrii raportului de progres (vezi i cap.
4.4.5).

41
Bugetul echipamentelor trebuie specificat ct de precis posibil n formularul de aplicare. n
particular, se specific natura exact a echipamentului care va fi achiziionat, partenerul
responsabil cu achiziia i bugetul.


2.4.2.6. Fondurile sub-proiectelor

Fondurile sub-proiectelor trebuie bugetate doar n cazul unui proiect care opteaz s lucreze
ca mini-program. n cadrul acestei linii bugetare, mini programelor le este solicitat s
previzioneze cheltuielilor sub-proiectelor care vor fi selectate pe baza unui call deschis de
propuneri i a unei proceduri de evaluare i selecie transparente. Cheltuielile participanilor
la sub-proiecte vor fi raportate apoi n cadrul liniei bugetare fonduri pentru sub-proiecte.
Vor fi incluse n cheltuielile partenerului principal pe al crui teritoriu sunt localizai
participanii la sub-proiect.
Eligibilitatea cheltuielilor n sub-proiecte:
a) Costurile pregtitoare ale sub-proiectelor: dac mini-programul decide s finaneze
costuri pregtitoare, aceast posibilitate trebuie s fie prevzut n documentele
pentru apelul la propuneri de sub-proiecte. Aceste costuri pot fi eligibile cel mai
devreme de la data aprobrii mini-programului de ctre Comitetul de Monitorizare
al INTREREG IVC.
b) Costurile echipamentelor: ele pot fi eligibile cu condiia s fie bine justificate i s
respecte filozofia programului (ex. faptul c INTERREG IVC nu este un program
de investiii i costurile cu echipamentele trebuie s rmn excepionale i limitate
- vezi cap. 2.4.2.5. al manualului programului).


2.4.3. Alte consideraii cu privire la eligibilitate

Cnd managerii de proiect i pregtesc bugetele, este important s in cont de regulile de
eligibilitate pentru cheltuielile din fonduri FEDR definite n:
Reglementrile (CE) nr. 1083/2006, art. 56
Reglementrile (CE) nr. 1080/2006, art. 7
Reglementrile (CE) nr. 1828/2006, art. 48 la 53
Regulile din manualul programului i
Regulile i cerinele naionale relevante
n acest context, trebuie evideniate urmtoarele:
a) TVA
TVA-ul nu constituie o cheltuial eligibil dect dac este suportat de partener. TVA-ul
recuperabil prin orice mijloace nu poate fi considerat eligibil chiar dac nu este
recuperat de partenerul respectiv.

b) Taxele financiare
Taxele pentru tranzaciile financiare transnaionale sunt eligibile dar dobnda la debit
nu este. Atunci cnd implementarea unui proiect cere deschiderea unui cont separat,
taxele pentru deschiderea i operarea contului sunt de asemenea eligibile. Amenzile,
penalitile financiare, pierderile din schimburi valutare nu sunt eligibile.

c) Contribuia in-kind (n natur)
n contextul INTERREG IVC, contribuia in-kind (ex. Prin munc voluntar nepltit)
nu este considerat ca cheltuial eligibil.
Costurile cu personalul pentru personalul care lucreaz n una din instituiile partenere
oficial listat n formularul de aplicare n baza unui contract de angajare i care primete
42
un salariu regulat nu se socotesc contribuie n natur, ci contribuie bneasc/in cash,
deoarece costurile cu personalul sunt de fapt pltite de instituia partener.

d) Venituri/profituri

Dac un proiect genereaz venituri, spre exemplu prin servicii, taxe de participare la
conferine, vnzare de brouri i cri, ele trebuie deduse din costurile eligibile n
totalitate sau ca procent depinznd dac sunt generate integral sau parial de proiectul
cofinanat. Finanarea FEDR este calculat n baza unui cost total dup deducerile
oricrui venit. Deducerea veniturilor se aplic operaiunilor IVC ale cror cheltuieli
totale cofinanate de FEDR depesc 1.000.000 Euro.

e) Cheltuieli deja suportate de alt subvenie regional, naional sau european
Cheltuielile deja cofinanate de alte surse de fonduri UE nu sunt considerate costuri
eligibile n contextul proiectelor INTERREG IVC. Dac o cheltuial este deja pe de-a-
ntregul suportat de alt subvenie regional sau naional, ea nu este de asemenea
considerat eligibil deoarece astfel ar rezulta o dubl finanare. n cazul unei subvenii
pariale din surse naionale sau regionale, costul poate fi considerat ca eligibil doar
dac subvenia regional sau naional nu depete partea de cofinanare naional din
cheltuial (15 sau 25% depinznd de statul membru n care partenerul este localizat). n
acest caz, instituia finanatoare naional sau regional trebuie de asemenea notificat
pentru asigurarea compatibilitii.


2.4.4. Estimarea plii
Programele trebuie s tie cnd i ce sum va fi cerut din 2 motive.
1. n fiecare an pe data de 30 aprilie, secretariatul tehnic comun trebuie s
raporteze Comisiei Europene o estimare a cheltuielilor.
2. Tabelele financiare ale programului indic banii alocai de FEDR pe an, care
trebuie cheltuii ntr-o anumit perioad de timp sau altfel vor fi pierdui
(regula de neimplicare/decommitment rule). Estimrile de plat ale
proiectelor dau informaii despre contribuia pe care fiecare proiect o va face
pentru ndeplinirea intelor financiare ale fiecrui an. Dac se fac
angajamente suficiente FEDR ntr-o etap timpurie a programului i
proiectele raporteaz conform estimrilor, programul nu ar trebui s
ntmpine nici o problem major n ndeplinirea targeturilor.


43

Estimrile de plat trebuie s in cont de urmtoarele considerente:
- perioadele de raportare sunt din ianuarie pn n iunie i din iulie pn n
decembrie n fiecare an.
- Estimrile de plat trebuie s reprezinte estimarea unor pli efective care
vor fi fcute ntr-o anumit perioad. Prin urmare, dac reflect doar parial
activitile care au avut loc ntr-o anumit perioad. ntr-adevr, dac o
activitate se desfoar aproape de finalul unei perioade de raportare, plata ei
poate fi posibil numai n perioada urmtoare i costurile trebuie deci
raportate numai n perioada urmtoare de raportare.
- Costurile pregtitoare, dac e cazul, trebuie incluse n estimarea plilor
pentru prima perioad de raportare.
Proiectele vor fi monitorizate n baza unei estimri de plat. Dac programul nu
ndeplinete targeturile anuale de cheltuieli din cauz c unele proiecte rmn n urma
estimrilor de plat sau nu raporteaz n ntregime i la timp, este foarte posibil ca aceste
proiecte s-i piard finanarea. Este deci important ca proiectele:
- s pregteasc cu atenie o estimare a plilor realist
- s fie pregtite s nceap implementarea foarte repede dup aprobarea
proiectului
- s monitorizeze aceste aspecte efectiv pe parcursul implementrii
- s asigure o raportare regulat, la timp i complet.


Regula de neangajare (n+3/n+2)
La nceputul fiecrui an Comisia aloc o anumit sum FEDR programului
INTERREG IVC. Pentru alocrile pe anii 2007- 2010, sumele FEDR trebuie
cheltuite n decursul a 4 ani ncepnd cu anul n care se ia angajamentul (n+3, unde n
este anul n care se ia angajamentul).
Pentru alocrile efectuate n anii 2011-2013, sumele FEDR trebuie cheltuite n
decursul a 3 ani ncepnd cu anul n care se ia angajamentul (n+2).2800
Oricare din aceste sume alocate care la sfritul a 3/2 ani nu sunt acoperite de
cheltuielile programului vor fi pierdute. Dac pierderea rezult din anumite proiecte
ntrziate din punct de vedere al targeturilor lor de cheltuieli, programul va fi obligat
s reduc bugetul acestor proiecte. Prin urmare, estimarea plilor devine parte al
contractului de subvenie, care include o clauz conform creia orice sume care nu
sunt raportate la timp i n ntregime pot fi pierdute.
Primul an pentru neangajarea potenial pentru programul Interreg IVC este 2010.
44

3. Aplicarea i selecia proiectelor

3.1. Ideile de proiect i cutarea partenerilor

INTERREG IVC ofer posibilitatea instituiilor implicate n politicile regionale de a
ctiga acces la experiena partenerilor din alte pri ale Europei. Ideile specifice de
proiecte pot fi dezvoltate de autoritile locale i regionale din Europa n baza unor
responsabiliti i interese specifice. Cutarea partenerilor ar trebui s nceap ntr-o faz
timpurie a pregtirii proiectului pentru a putea implica adecvat partenerii n pregtirea
propunerii. Contactele timpurii ntre partenerii viitori contribuie de asemenea la construirea
relaiilor de ncredere din parteneriat, ceea ce poate facilita managementul viitor al
proiectului. n ceea ce privete cutarea partenerilor i dezvoltarea ideilor de proiect,
programul ofer dou instrumente principale viitorilor aplicani.
Primul, o baz de date pentru idei de proiec i cutarea partenerilor este disponibil pe site-ul
programului, www.interreg4c.eu. Toi cei care doresc s publice ideile lor de proiect i s le
pun la dispoziia viitorilor parteneri poteniali sunt binevenii s completeze formularul
standard n ceea ce privete acest lucru. n mod similar, corpurile care caut idei interesante
de proiecte pot cuta n aceast baz de date n funcie de anumite cuvinte cheie. Trebuie
reinut c programul nu protejeaz ideile nscrise n aceast baz de date, nici nu garanteaz
relevana lor pentru program.
Al doilea, forumurile de cutarea partenerilor, sunt organizate regulat la nivelul
programului. n cadrul acestor forumuri, vor fi propuse un numr de faciliti pentru a ajuta
participanii s promoveze ideile lor de proiecte sau s gseasc parteneri relevani n
concordan cu tema de care sunt interesai. Detaliile acestor evenimente sunt de asemenea
publicate pe site-ul INTERREG IVC.
Cele 4 puncte de informare din Katowice, Lille, Rostock i Valencia pot de asemenea
facilita cutarea partenerilor prin identificarea partenerilor potrivii n locaiile lor.

Punct de informare
(IP)
Aria geografic
Katowice (Poland)
Austria, Czech Republic, Hungary, Poland, Slovakia, Slovenia, Bulgaria,
Romania
Lille (France)
Belgium, France, Ireland, Luxembourg, Netherlands, United Kingdom,
Switzerland
Rostock (Germany)
Denmark, Estonia, Finland, Germany, Latvia, Lithuania, Swe-den, Norway
Valencia (Spain) Cyprus, Greece, Italy, Malta, Portugal, Spain

Statele membre sunt sftuite s numeasc i Puncte Naionale de Contact pentru programele
INTERREG IVC. Aceste puncte de contact pot oferi asisten adiional aplicanilor la
proiecte. O list actual a Punctelor Naionale de Contact este disponibil pe site-ul
programului (www.interreg4c.eu).

3.2. Pregtirea unei aplicaii
Aa cum s-a menionat la cap. 3.1., aplicarea trebuie dezvoltat n strns cooperare cu
viitorii parteneri. Pregtirea unei aplicri bune poate fi asigurat numai dup un studiu atent
al documentelor programului. n particular, informaiile cuprinse n manualul programului
sunt cruciale pentru aplicani. De exemplu, descrierea criteriilor de eligibilitate i calitate
45
(vezi cap. 3.4.) cuprind informaii folositoare despre cerinele programului i felul n care
aplicanii sunt evoluai.
Aplicaiile trebuie scrise n limba englez deoarece aceasta este limba de lucru a
programului. Aplicaiile depuse n alt limb vor fi considerate ca fiind neeligibile.
Formularul de aplicare este un document Excel, care include un numr de link-uri i
formule automate. Aceste caracteristici asigur mesaje de eroare care apar pe formular n
cazul n care acesta nu este completat corect. Acest lucru va reduce semnificativ riscul de a
introduce aplicaii neeligibile. Asta nseamn i c protecia asupra documentului Excel nu
trebuie nlturat. De asemenea n formularul de aplicare sunt cuprinse instruciuni detaliate
despre completarea acestuia.
Pentru asisten cu privire la dezvoltarea proiectului i procedura de aplicare, aplicanii nu
trebuie s ezite s contacteze Secretariatul Tehnic Comun i cele 4 Puncte de Informare
prin telefon sau e-mail. Mai mult, vor fi organizate regulat consultri individuale sau
ateliere de lucru. Toate informaiile relevante pentru dezvoltarea proiectului i aplicaii
incluznd detaliile de contact ale Secretariatului Tehnic Comun i ale Punctelor de
Informare se gsesc online pe site-ul programului: www.interreg4c.eu.

3.3. Depunerea unei aplicaii pentru proiect

Aplicaiile sunt depuse la program prin apelurile la propuneri, care sunt organizate regulat
ntre 2007 i 2011. Ele pot fi depuse n orice moment de la data de lansare pn la data de
nchidere a fiecrei cereri (call).
Formularul de aplicare trebuie depus electronic prin e-mail, ct i o copie cu semntura
original n cerneal (nu prin fax, scanat sau copiat n alt mod). Copia pe hrtie a
formularului de aplicare trebuie s fie identic cu versiunea electronic i trebuie s includ
declaraia de cofinanare a tuturor partenerilor incluznd partenerul lider. Aplicanii sunt
sftuii s nu trimit versiunea electronic pn nu se asigur c nu vor mai surveni alte
modificri n versiunea tiprit pe hrtie.
Documentele menionate mai sus trebuie trimise la Secretariatul Tehnic Comun cel mai
trziu la deadline-ul stabilit de cererea de propuneri. Aplicrile sau documentele corectate
trimise dup deadline nu vor fi acceptate. Acest criteriu de eligibilitate va fi verificat prin
data tampilei potale de pe plic sau printr-o dovad echivalent a datei de trimitere care va
fi procurat odat cu documentele trimise.
Declaraiile de cofinanare trebuie ataate aplicaiei pentru toi partenerii incluznd
partenerul lider. Declaraiile de cofinanare originale sau n copie trebuie trimise mpreun
cu formularul de aplicare printat i semnat pe e-mail. Numele partenerului menionat n
declaraie trebuie s fie identic cu numele instituiei menionate n formularul de aplicare,
cap.5. Suma din cofinanare naional trebuie s acopere mcar suma indicat pentru
partener n cap 5 al formularului de aplicare. Sumele mai mici indicate nu pot asigura
cofinanarea necesar. Declaraiile trebuie, dac se poate, tiprite pe hrtie cu antet al
instituiei. n final, ele trebuie datate i semnate de persoana mputernicit de instituie i
tampilate, dac se poate. Numai formularul standard inclus n pachetul aplicaiei poate fi
folosit i terminologia nu trebuie modificat. Modelul declaraiei de cofinanare este
disponibil pe site-ul programului.

3.4. Procedura de selecie

Dup introducere, fiecare aplicaie va fi supus unei proceduri de selecie n doi pai. n
primul, proiectele vor fi verificate n ceea ce privete criteriile de eligibilitate pentru a se
asigura c ndeplinesc cerinele tehnice ale programului. Evaluarea eligibilitii va fi fcut
46
de ctre Secretariatul Tehnic Comun. Doar proiectele care satisfac criteriile de eligibilitate
vor fi mai departe supuse evalurii calitative. Nu exist posibilitatea de a introduce
documente corectate dup data limit a ofertei.
Evaluarea calitativ este bazat pe un sistem de scoruri i rezultate dintr-o list a
aplicanilor care au ofertat. Va fi desfurat de Secretariatul Tehnic Comun cu asistena
unui expert extern.
Important: Trebuie avut n vedere c alte criterii noi sau mai stricte pot fi definite n
Termenii de Referin ai fiecei cereri de propuneri. n caz de contradicie ntre informaiile
date n Manualul Programului i Termenii de Referin, se aplic criteriile mai stricte.
Termenii de Referin sunt publicai pe site-ul programului: www.interreg4c.eu.

3.4.1. Criterii de eligibilitate

Evaluarea eligibilitii este un proces cu da sau nu. Asta nseamn c evaluarea
eligibilitii nu permite nici un fel de flexibilitate n felul n care criteriile se aplic.
Fiecare proiect INTERREG IVC trebuie s rspund cu da la urmtoarele criterii de
eligibilitate:


3.4.2. Criterii calitative

Evaluarea calitativ nu se va aplica proiectelor care nu au ndeplinit criteriile de
eligibilitate. Se va baza pe urmtoarele criterii de selecie:
Criterii legate de context

10
Criterii mai stricte pot fi definite n Termenii de Referin ai fiecrei cereri de proiecte
Criterii de eligibilitate
10


1.Formularul de aplicare a fost depus n timp n versiune original i electronic,
ambele versiuni fiind identice? Exist o dovad a trimiterii (tampil potal
sau echivalent)?
2.Este aplicaia complet i include:
- formularul de aplicare (original)?
- Declaraiile de cofinanare pentru Partenerul Lider i fiecare din parteneri
(original sau copie)?
3.Este formularul de aplicare datat i semnat de mn i completat n ntregime i
n concordan cu instruciunile (nu apar mesaje de eroare n document)?
4.Sunt toate declaraiile de cofinanare semnate i datate (dac se poate trebuie s
fie i tampilate i printate pe hrtie cu antet)? Este numele partenerului
menionat identic cu numele instituiei menionate n formularul de aplicare?
Suma declarat n declaraie acoper mcar suma cofinanrii naionale (sau
suma total n cazul partenerilor care nu aplic pentru cofinanare
INTERREG IVC) indicate n formularul de aplicare? Este formularul standard
inclus n pachetul de aplicare folosit i, pe lng cmpurile care trebuie
completate, nu s-a fcut nici un amendament la text?
5.Este proiectul susinut de parteneri din cel puin 3 ri, din care cel puin 2
parteneri sunt state membre UE i sunt finanate de programul INTERREG
IVC?
6.Pentru mini-programe, este un numr de maxim 8 parteneri implicat n
cooperare?
47
Criteriul 1- nsemntatea propunerii
Criteriul 2- Coerena propunerii i calitatea abordrii
Criteriul 3- Calitatea rezultatelor
Criterii legate de implementare
Criteriul 4- Calitatea managementului
Criteriul 5- Calitatea parteneriatului
Criteriul 6- Buget i finane

Pentru a decide scorul per criteriu, evaluatorii folosesc ghidul de evaluarea calitii care
se gsete n anexa 4 a prezentului document. Aplicanii trebuie s citeasc atent acest ghid
nainte de pregtirea aplicrii.


3.4.3. Procesul de luarea deciziei

Dup ncheierea primului pas al estimrii, Comitetul va fi informat despre aplicaiile
neeligibile. Aplicanii lideri ale acestor aplicaii neeligibile vor primi apoi o scrisoare de
notificare specificnd criteriile de eligibilitate pe care nu le-au ndeplinit.
Secretariatul Tehnic Comun poate fi asistat de experi externi n procesul de evaluare
calitativ a proiectelor eligibile. Evaluarea calitativ se bazeaz pe urmtorul sistem de
scor.
5 excelent
4 bun
3 adecvat
2 srac
1 foarte srac
0 criteriu nendeplinit

Fiecrui criteriu de calitate i va fi atribuit un scor (exceptnd cazul de criteriu nendeplinit).
Astfel va rezulta un scor mediu per proiect. Bazat pe acest scor mediu, Secretariatul Tehnic
Comun va elabora o list a tuturor proiectelor eligibile pe tip de intervenie. Proiectele cu
un scor mediu suficient de mare vor fi recomandate spre aprobare sau recomandate spre
aprobarea cu anumite condiii. Celelalte proiecte nu vor fi recomandate spre aprobare.
Aplicaiile crora li se atribuie un criteriu nendeplinit nu vor beneficia de o evaluare
complet. n rezultatul evalurii acestora va fi trecut doar motivul (motivele) pentru care
criteriul respectiv nu s-a ndeplinit.
Decizia final asupra proiectelor eligibile este dat de Comitetul de Monitorizare al
programului INTERREG IVC, bazndu-se pe rezultatele evalurii calitative.
Decizia va fi comunicat tuturor aplicanilor lideri imediat dup ntlnirea Comitetului de
Monitorizare. Toi aplicanii lideri ai proiectelor neaprobate vor primi o scrisoare de
notificare cu un sumar al rezultatului evalurii calitative. Astfel ei vor fi informai despre
motivele pentru care proiectul nu a fost aprobat. n mod similar, toi partenerii lideri n
proiectele aprobate vor primi o scrisoare de la Secretariatul Tehnic Comun comunicnd
decizia Comitetului de Monitorizare ct i totalul fondurilor FEDR sau a posibilelor fonduri
naionale Norvegiene aprobate. Este posibil ca decizia s includ anumite condiii care
deriv din rezultatul evalurii calitative. n scrisoarea de notificare se va specifica un
termen limit precis pentru ndeplinirea acestor condiii. Doar dup ce aceste condiii sunt
ndeplinite poate fi finalizat contractul de subvenie.

48

4. Implementarea proiectului

4.1. Contractarea

4.1.1. Contractul de subvenie
Dac proiectul este selectat pentru finanare i ndeplinete condiiile stabilite de Comitetul
de Monitorizare, se va ntocmi un contract de subvenie ntre Autoritatea de Management i
Partenerul Lider al proiectului. Contractul de subvenie determin drepturile i obligaiile
Partenerului Lider i ale Autoritii de Management, scopul activitilor care vor fi
desfurate, termenii finanrii, cerinele pentru raportri i controlul financiar, etc.
Un model de contract de subvenie este disponibil pe site-ul programului
(www.interreg4c.eu).

4.1.2. Acordul de parteneriat
Pentru a asigura calitatea implementrii proiectului ct i ndeplinirea satisfctoare a
scopului acestuia, Partenerul Lider i partenerii trebuie s ncheie un acord de parteneriat.
Acordul de parteneriat permite partenerului lider s extind prevederile contractului de
subvenie la nivelul fiecrui partener. Un astfel de acord trebuie s includ urmtoarele
informaii:
- rolul i obligaiile fiecrui partener implicat n parteneriat n implementarea
proiectului
- principiul bugetar (bugetul partenerului n funcie de liniile bugetare i
componente, estimarea plii pe o perioad de 6 luni, aranjamentele de a
mpri costurile serviciilor i ale expertizelor externe n parteneriat,
realocarea bugetului)
- prevederile managementului financiar pentru contabilitate, raportare, control
financiar, primirea plilor FERD
- rspunderea n caz de eec n livrri i costuri legate de proiect; prevederi n
ceea ce privete schimbrile n planul de lucru
- obligaiile financiare ale partenerilor i prevederile pentru recuperarea
fondurilor n cazul sumelor raportate incorect i primite de partener
- informaii n ceea ce privete cerinele de publicitate
- clauza rezolvrii conflictelor din parteneriat
- limba de lucru n cadrul parteneriatului
Un model de acord de parteneriat este disponibil pe site-ul programului
(www.interreg4c.eu).
Este recomandat pregtirea acordului de parteneriat ct de repede posibil i punerea de
acord cu privire la principii dinainte de depunerea aplicaiei pentru proiect. Acest lucru
ajut la scurtarea fazei incipiente a proiectului odat ce el va fi aplicat i la asigurarea
nelegerii de ctre parteneri a implicaiilor participrii la proiect att din punct de vedere al
activitilor ct i d.p.d.v. financiar.
nainte de raportarea costurilor unui partener n raportul de progres, partenerul lider trebuie
s se asigure c partenerul respectiv a semnat acordul de parteneriat.

49
4.1.3. Data de ncepere a proiectului
Proiectele trebuie s fie gata s nceap implementarea ct de repede posibil dup decizia
Comitetului de Monitorizare INTERREG IVC i n orice caz n maxim 2 luni de la data
acestei decizii. Comitetul de Monitorizare se ntrunete n maxim 8 luni dup finalizarea
fiecui call de proiecte. Aceste lucruri trebuie luate n considerare atunci cnd se specific
data de ncepere n formularul de aplicare. Cu excepia costurilor de pregtire, costurile sunt
eligibile de la data aprobrii date de Comitetul de Monitorizare.

4.2. Monitorizarea proiectelor i luarea deciziei
Fiecare proiect trebuie s determine procedurile necesare pentru luarea deciziilor i
coordonare. n particular, trebuie constituit un corp (grup de comand) care rspunde de
monitorizarea strategic a proiectului. Trebuie asigurat reprezentarea adecvat a
partenerilor implicai atunci cnd se stabilesc mecanismele de monitorizare i luarea
deciziei. Ideal, grupul de comand ar trebui s fie compus din reprezentani ai tuturor
partenerilor i trebuie s se ntruneasc cel puin de 2 ori pe an. Sarcinile grupului de
comand includ n mod normal monitorizarea proiectului i prevederile ghidrii privind
implementarea acestuia, de exemplu, revizuirea i aprobarea planurilor de lucru i a
rapoartelor, aprobarea posibilelor schimbri la proiect. n cazul mini programelor, grupul de
comand selecteaz de asemenea sub-proiectele.
Grupul de comand stabilete i implementeaz de obicei un sistem de evaluare i
monitorizare pentru ducerea la ndeplinire a sarcinilor sale. Progresul nregistrat n
ndeplinirea obiectivelor proiectului este evaluat n principal prin indicatori de ieiri i
rezultate (cum s-a descris n cap 2.2.4). Sistemul de monitorizare poate acoperi i
urmtoarele probleme:
- Efectivitatea i eficiena implementrii: Se desfoar proiectul n
concordan cu planul temporar iniial prezentat n formularul de aplicare?
Se implementeaz linia bugetar i sunt observate alocrile de bani pe
categorii bugetare? Ce fel de legtur exist ntre rezultatele proiectului i
cheltuielile fcute (costuri-beneficii)?
- Calitatea managementului i coordonrii: Sunt procedurile de management
i coordonare eficiente i resursele folosite n acest proces suficiente?
n paralel cu grupul de comand, se pot stabili i alte corpuri de coordonare (grupuri de
sarcini, grupuri de consultan) pentru coordonarea zi de zi a proiectelor n curs, pentru
ndeplinirea anumitor sarcini sau anumitor activiti. Este n orice caz recomandat ca
procedurile de coordonare i management s rmn ct de transparente i simple posibil.

4.3. Raportarea
4.3.1. Termene limit
Implementarea proiectelor este subdivizat pe o perioad de 6 luni ncepnd din:
- ianuarie n iunie
- iulie n decembrie
Pentru fiecare perioad de 6 luni, trebuie depus un raport de progres la Secretariatul Tehnic
Comun. n acest scop, Secretariatul Tehnic Comun trimite un formular de completat
partenerului lider puin nainte de finalul fiecrei perioade. Raportul de progres trebuie
returnat Secretariatului Tehnic Comun att n variant electronic ct i pe suport de hrtie
n decursul a 3 luni dup finalizarea perioadei de raportare.
- pe 1 octombrie pentru perioada de raportare ianuarie-iunie
- pe 1 aprilie a anului urmtor pentru perioada de raportare iulie-decembrie

50
4.3.2. Proceduri
Fiecare proiect este monitorizat de 2 ofieri: un ofier de proiect sau consultant la punctul de
informare n probleme legate de activiti i un ofier financiar n probleme financiare.
Raportul de progres include att informaii despre activiti ct i financiare legate de
implementarea proiectului. Cuprinde de asemenea i confirmarea de cheltuieli a
controlorului.
Procedura de raportare pentru Proiectele de Iniiativ Regional i Proiectele de
Capitalizare poate fi rezumat dup cum urmeaz:
a) Fiecare partener trimite un raport ctre partenerul lider n limita termenului limit
stabilit cu partenerul lider i se asigur c partea lor de activiti i cheltuieli
raportat a fost verificat independent de un auditor n concordan cu
reglementrile specifice trii.
b) n baza raportului individual, partenerul lider alctuiete raportul comun de progres
pentru ntreg parteneriatul.
c) Controlorul partenerului lider face verificrile activitilor i cheltuielilor
partenerului lider ct i a faptului c informaiile date de parteneri au fost verificate
i confirmate de un corp independent n concordan cu reglementrile de control
specifice rii respective i c informaiile partenerilor au fost prezentate corect n
raportul de progres comun.
d) Pentru urmrirea auditului partenerul lider reine input-urile din raportul de progres
primit de la parteneri
e) Partenerul lider depune la Secretariatul Tehnic Comun raportul de progres n
variant electronic i suport de hrtie. Varianta pe hrtie trebuie s poarte
semntura i tampila Partenerului Lider i a controlorului partenerului lider.
Secretariatul Tehnic Comun verific raportul i dac este necesar solicit clarificri
partenerului lider. Odat ce toate punctele au fost clarificate, raportul de progres
este aprobat.
f) Autoritatea de Certificare face plata ctre partenerul lider
11

g) Partenerul lider transfer fondurile partenerilor


11
n aproximativ 4 sptmni dup aprobarea raportului de progres de ctre Secretariatul Tehnic Comun
51

Partener proiect/
PP-auditor*
Partener proiect/
PP-auditor*
Partener Proiect/
PP-auditor*












* n concordan cu cerinele de control specifice rilor n care se localizeaz PL/PP

Procedurile de contractare, raportare i plat pentru mini programe
n cazul proiectelor de iniiativ regional, care sunt mini programe, cheltuielile pentru sub-
proiecte trebuie raportate la linia bugetar sub-proiecte n raportul de progres (vezi cap.
2.4.2.6).
Procedura de contractare
Se semneaz un contract de subvenie pentru sub-proiecte ntre Partenerul Lider i
participanii lideri la sub-proiect. Acest document determin drepturile i responsabilitile
participantului lider la sub-proiect i ale Partenerului Lider, scopul activitilor care vor fi
desfurate, termenii de finanare, cerinele cu privire la raportare i control financiar etc. n
acelai timp se ncheie un acord de parteneriat ntre participantul lider la sub-proiect i
participanii la sub-proiect.
Procedura de raportare
Urmtorii pai i diagrama dau un exemplu de procedur de raportare pentru mini-
programe la diferite niveluri:
a) Fiecare participant la sub-proiect (incluznd participantul lider la sub-proiect)
pregtete un raport i se asigur c activitile i cheltuielile sale raportate sunt
certificate de un controlor independent n concordan cu reglementrile de
control specifice rii. n cazul n care sistemul de control de prim nivel este
decentralizat i sunt controlori diferii pentru nivelul regional i participanii la
sub-proiecte, controlorul regional trebuie s verifice daca auditorul fiecrui
participant la sub-proiect a fost aprobat n concordan cu cerinele specifice
aplicabile rii. n orice caz, certificatele de aprobare ale participanilor la sub-
proiecte nu trebuie trimise Secretariatului Tehnic Comun INTERREG IVC.
b) n pasul urmtor, fiecare participant la sub-proiect trimite raportul (incluznd
confirmarea auditorului) la partenerul n proiect corespunztor localizat n
aceeai regiune i o copie a raportului la participantul lider la sub-proiect.


Autoritatea de Certificare (AC)
Secretariatul Comun/
Autoritatea de Management
Partenerul Lider (PL)/Auditor PL
*

AC verific +pltete FEDR+
fonduri norvegiene
la partenerul lider
Ofierul de proiect i financiar
din Secretariat
verific rap. Progres
PL face raportul de progres n baza
rapoartelor individuale ale partenerilor,
auditorul PL verific chelt. PL
i alctuirea raportului de progres unic,PL pltete
fondurile partenerilor la primirea acestora
Cheltuielile
PP controlate
de auditorul PP
52
c) Participantul lider la sub-proiect alctuiete un raport comun pentru ntreg sub-
proiectul, bazat pe rapoartele de activitate i cheltuielile certificate de
participanii la sub-proiect, pe care l trimite partenerului lider.
Controlorul partenerului n proiect verific activitatea i cheltuielile partenerului n proiect
i verific ca informaiile oferite de participanii la sub-proiect localizai pe teritoriul
partenerului n proiect s fi fost verificate i confirmate de un corp de control independent
n conformitate cu cerinele de control specifice rii.
d) n pasul urmtor, fiecare partener de proiect trimite un raport cu o confirmare
de control a partenerului consolidat (incluznd cheltuielile partenerului n
proiect ct i a participantului(lor) la sub-proiect) ctre Partenerul Lider n limita
termenului stabilit de comun acord
e) Paii urmtori inclusiv cel de raportare a Partenerului Lider la Autoritatea
Managerial/Secretariatul Tehnic Comun urmeaz acelai principiu ca i paii
b)-g) din seciunea de mai sus.
































PP= partener n proiect; SPP=participant la sub-proiect

Procedura de plat
O posibil procedur de plat este:
a) Partenerul lider face plata FERD direct ctre participantul lider la sub-proiect
b) Participantul lider la sub-proiect transfer apoi banii participanilor la sub-proiect
4.3.3. Raportarea activitilor
Raportul de progres este un document cadru deoarece reprezint principalele canale de
informare ntre proiecte i program. Acest lucru nsemn i c raportul de progres va fi
sursa principal de informaie pentru demonstrarea utilitii i a rezultatelor programului. n
Autoritatea de Certificare (AC)
STC IVC
Raport de progres
+ copie a PP i confirmrii controlului
Partener n proiect(PT)
Partener lider(CZ) Partener n proiect(SE)
Raport financiar +copie PP
a confirmrii a raportului de progres
al proiectului (+detalii alSPP)
Raport financiar+copie a
confirmarii a
Controlului PP (+detalii ale SPP)
Participant lider
la sub-proiect(CZ)
Raportul de
progres al
subproiectului
raport financiar i
confirmare
control

Copii ale raportului
financiar
i confirmrii de control
Participant la sub-proiect (PT) Participant la sub-proiect (SE)
53
particular, acesta furnizeaz materialul brut care produce analizele asupra rezultatelor
programului care vor fi incluse n raportul anual al Comisiei Europene.
Partenerul lider nu trebuie prin urmare s considere raportul de progres ca fiind
doar o sarcin administrativ i obligatorie pentru a obine fondurile FEDR, ci i un
mijloc de comunicare i promovare a rezultatelor i succesului proiectelor.
Principiul de baz al monitorizrii proiectelor implic ca activitile i output-urile s fie
monitorizate n funcie de ceea ce s-a estimat iniial n formularul de aplicare. Orice
deviaie de la planurile originale trebuie clar justificat n raport. Felul n care aceste
activiti i output-uri sunt descrise n raportul de progres trebuie de asemenea s fie foarte
consistent (ex. informaiile din seciunea indicatori trebuie s fie aliniate cu informaiile din
seciunile activiti i output-uri). Dar pe lng aceast cerin minim, scopul este i de a
obine ct de mult informaie calitativ posibil din lecia nvat i rezultatele obinute
din proiect i partenerii lideri sunt ncurajai s fie ct se poate de precii n informaiile
raportate la fiecare 6 luni.
n particular, experiena a artat c partea de indicatori a raportului de progres este o surs
important de cerine clarificatoare ale programului. Deoarece aceti indicatori constituie
scheletul analizei rezultatelor programului, programul este foarte strict n ceea ce privete
monitorizarea. nainte de a ndeplini aceast parte a raportului, Partenerul Lider trebuie s
urmeze urmtorii doi pai:
- pentru evitarea interpretrilor greite, Partenerii Lider trebuie s
verifice atent definirea fiecrui indicator din anexa 3 a prezentului
manual.
- Fiecare cifr raportat n seciunea indicatori a raportului de progres trebuie
bine justificat n seciunea de text a raportului. Cantitatea nu este n mod
obligatoriu semntura calitii i partenerul lider trebuie s fie mai de grab
atent la completarea indicatorilor. O informaie dat de un partener (ex.
producerea unei declaraii de pres) dar asupra creia partenerul lider nu are
o eviden nu trebuie raportat n raport i n particular n seciunea
indicatori. Remarca este important n principal pentru indicatori de rezultat
care por fi completai numai dac se poate prezenta programului o dovad a
rezultatului.
4.3.4. Contabilitatea cheltuielilor proiectului
Raportarea financiar a Partenerului Lider ctre Secretariatul Tehnic Comun trebuie fcut
n euro. Pentru partenerii localizai n afara zonei euro, partenerul lider i partenerii trebuie
s se pun de acord cu una din opiunile de schimb valutar al monedei naionale n euro i
aceast opiune trebuie folosit pe ntreaga durat a proiectului. Opiunile posibile din care
se poate alege sunt urmtoarele:
Rata de schimb a pieei din ziua n care factura a fost pltit
Rata de schimb a pieei din ultima zi a perioadei de raportare
Rata de schimb stabilit de Comisie a lunii n care factura a fost pltit
Rata de schimb stabilit de Comisie a ultimei luni a perioadei de raportare
Acestea sunt publicate pe http://ec.europa.eu/buget/infoeuro/index.cfm?Language=en
Partenerul lider i partenerii trebuie s se asigure c toat documentaia de contabilitate
legat de proiect este disponibil i completat separat, chiar dac acest lucru duce la
tratarea dual a conturilor (de ex. dac este necesar centralizarea completrii documentelor
contabile). Este responsabilitatea partenerului lider de a asigura un audit adecvat care
implic pentru Partenerul Lider s verifice:
- Cine a pltit
- Ce a fost pltit
- Cine a verificat
- Unde sunt depozitate documentele respective
54
Partenerul lider trebuie s se asigure c toi partenerii pstreaz documentele legate de
proiect ntr-o manier sigur i ordonat pentru o perioad minim de 3 ani de la plata
ultimei rate de ctre Comisia European ctre programul INTERREG IVC. Aceast rat va
fi transferat doar ntr-o perioad anumit de timp dup anul 2015 care nu este pn n acest
moment specificat, dup ce se va finaliza implementarea programului. Alte perioade de
pstrare statutare posibil mai lungi, cum ar putea fi de exemplu stipulate n legea naional,
rmn neafectate. Documentele se arhiveaz n original sau n copie legalizat prin
mijloacele de date comun utilizate (n concordana cu legislaia naional). Dac consider
necesar, Partenerul Lider poate cere de la parteneri o copie a documentelor contabile.



12
Un exemplu de list de cheltuieli se gsete pe site-ul programului www.interreg4c.eu
Documentele contabile
Urmtoarea list ofer o privire de ansamblu asupra documentelor care ar trebui s
fie disponibile pentru un control financiar i audit i care se pstreaz pe o perioad
minim de 3 ani dup plata ratei finale de ctre Comisia European programului
INTERREG IVC (aceast rat va fi transferat doar ntr-o perioad anumit de timp
dup anul 2015 care nu este pn n acest moment specificat, dup ce se va
finaliza implementarea programului):

Formularul de aplicare aprobat
Contractul de subvenie, acordul de parteneriat
Corespondena relevant cu privire la proiect (financiar i contractual)
Rapoarte de progres
Detalii asupra bugetului pe partener, lista cheltuielilor declarate pe
partener
12

Confirmrile controlorilor partenerilor (o list de verificare/rapoartele de
control)
Extrase de conturi bancare care atest primirea i transferul fondurilor UE
Facturi sau documente cu valoare probativ echivalent (fluturai de salarii
pentru costurile cu personalul)
Extrase de conturi bancare/ dovada plii pentru fiecare factur
Metoda utilizat de toi partenerii din afara zonei euro pentru conversia
valutar a monedei naionale n euro
Dovada livrrii bunurilor i serviciilor: studii, brouri, newsletters, minute
ale edinelor, scrisori traduse, list de participani, bilete de cltorie etc
Detaliile metodei de calcul folosite pentru costurile comune
Dovada c cerinele de informare i publicitate au fost respectate
Confirmarea controlului de prim nivel, raportul de control incluznd lista de
verificare, certificate de aprobare n cazul descentralizrii sistemului de
control de prim nivel
Conform liniei bugetare a cheltuielilor, trebuie s fie disponibile i urmtoarele
documente:
Costuri cu personalul: calculul tarifelor orare, informaii cu privire la orele
de lucru reale anuale, contractele de munc, statele de plat i nregistrarea
timpului de lucru al personalului pentru proiect
Costuri administrative: dovada i nregistrarea costurilor incluse n
cheltuielile generale i metoda de calcul (pt. proiecte aprobate la primul, al
doilea i al treilea call)

55

n variant computerizat trebuie s existe o urmrire a sumelor din cheltuieli raportate n
contextul proiectului. Trebuie s fie posibil identificarea clar a cheltuielilor care au fost
alocate i raportate n contextul proiectului i excluderea variantei ca cheltuielile s se
raporteze de dou ori (n dou linii diferite de buget, perioade de raportare, scheme de
proiect/fonduri). Aceast identificare clar se asigur de obicei prin:
- deschiderea unui cont bancar specific pentru plile proiectului i/sau
- introducerea de coduri pentru costuri-contabilitate specifice proiectului
atunci cnd se nregistreaz costurile de proiect pe linia bugetar,
component i dat de plat/perioad de raportare n sistemul contabil i/sau
- nregistrarea costurilor n lista de cheltuieli pe linie bugetar, component i
perioad de raportare i/sau
- notnd alocarea (titlu proiect, parte de cost, linie bugetar i component) pe
facturi
Cheltuielile pot fi raportate numai dac urmtoarele principii se ndeplinesc
13
:
- calculul se bazeaz pe costuri efective
- costurile sunt suportate de partener i nu s-au nscut n afara proiectului
- cheltuiala a fost achitat nainte de finalul perioadei de raportare. Cheltuiala
se consider achitat cnd suma e debitat din contul bancar al instituiei
partenere. Plata se dovedete de obicei cu extrasul de cont. Data emiterii
facturii, nregistrat n sistemul contabil nu conteaz ca dat de plat.
- Cheltuiala este legat direct de proiect. Costurile legate de activiti care nu
sunt prezentate n formularul de aplicare sunt n general neeligibile.
(Vezi i cap 2.4. despre linii bugetare i eligibilitate)


13
Exceptnd costurile administrative n cazul proiectelor aprobate la al patrulea call de propuneri, cnd
sumele raportate din costuri administrative sunt rezultatul aplicrii automate a unei rate fixe de 12% la
costurile cu personalul pltite, raportate i certificate i nu mai sunt necesare alte dovezi pentru a susine
sumele din costuri administrative.
Deplasri i cazare: cerinele cheltuielilor de deplasare, dovada c a avut loc
cltoria (ex. biletul de avion, de tren)
Servicii i expertize externe: lista sub-contractelor i copii dup toate
contractele cu experi externi i/sau furnizori de servicii, documente legate
de achiziii publice (note de achiziii publice, termeni de referin,
oferte/cereri, rapoarte de evaluare, formulare de comand)
Echipamente: nregistrarea bunului, disponibilitatea fizic a echipamentului
achiziionat n contextul proiectului, metoda de calcul n caz de
depreciere/amortizare sau dac costul echipamentului este alocat proiectului
n baz de pro-rat, documente legate de achiziia public.

Raportarea costurilor comune
n multe cazuri, partenerii decid s mpart costurile n cadrul
parteneriatului (ex. coordonarea extern a proiectelor, organizarea
conferinelor, nchirierea camerelor, catering, design de site i gzduire,
studii tematice). Cu privire la raportarea i controlul costurilor mprite,
trebuie urmat urmtoarea procedur:
1. n primul rnd fiecare partener trebuie s verifice c auditorii si sunt de
acord cu costurile mprite prevzute.
56
1.
2. n trecut, raportarea costurilor mprite s-a dovedit a fi uneori dificil.
Unii auditori naionali au refuzat s accepte costurile mprite de
personal sau de administrare. Este prin urmare recomandat limitarea
costurilor mprite la costurile care se ncadreaz n linia bugetar
expertize i servicii externe (care pot fi raportate mai uor n mod
transparent).
3. Unul din parteneri i asum responsabilitatea, n numele parteneriatului,
de a comanda i contracta n concordan cu regulile de achiziii publice
europene, naionale i interne, i de a achita cheltuielile n baza facturii
sau a documentelor echivalente.
4. Dup plat, partenerul responsabil roag propriul auditor s confirme suma
total a costurilor comune (100%).
5. La primirea confirmrii auditorului (vezi modelul de formular de
confirmare n anexa 5c), partenerul responsabil trimite o scrisoare
celorlali parteneri cu care mparte costurile respective. Scrisoarea

- cuprinde suma total pltit de partenerul responsabil, partea din cost
care i revine fiecrui partener i metoda de calcul folosit pentru a
obine aceste cote ale partenerilor.
- Este nsoit de
o Confirmarea auditorului pentru suma total a costurilor
mprite (100%) pltite de partenerul responsabil
o copie a documentelor* relevante dovedind
eligibilitatea i plata cheltuielii
*De exemplu:
- Pentru costuri cu expertize i servicii externe, fiecare partener care mparte costul
trebuie s primeasc copiile documentelor de achiziii publice, contractul/acordul,
factura expertului sau a prestatorului de servicii i o dovad a plii (extras bancar)
pentru suma pltit de partener expertului sau prestatorului de servicii.
- Pentru costurile cu personalul, fiecare auditor al partenerului poate solicita copii
ale fluturailor de salarii/foi de vrsmnt, informaii despre nregistrrile de timp i
copii ale tabelelor de timpi/fie pontaj.

6. Apoi sunt 2 posibiliti de a raporta costurile mprite/comune:
- sau partenerii pltesc partea de cost partenerului responsabil i dup ramburs includ
cheltuiala (partea proprie de cheltuial) n raportul lor financiar care e validat de
auditorul propriu. Aceast variant este cea mai transparent.
- sau partenerul responsabil deduce cota de cost comun a fiecrui partener (att
partea de cofinanarea FEDR ct i cea naional) din sumele FEDR dup primirea
fondurilor FEDR de Autoritatea Certificatoare i nainte de transferul ctre parteneri.
Acest lucru este posibil numai dac partenerii se pun de acord cu auditorii lor i cu
partenerul responsabil ca cheltuiala s fie validat i raportat de parteneri i
auditorii lor, cu toate c partenerii nu au pltit cota lor ctre partenerul responsabil.
7. n ambele cazuri, este responsabilitatea fiecrui partener de a include cota
proprie de cost comun n raportul financiar i de a obine confirmarea auditorului
propriu (care poate accepta costurile mprite/comune bazndu-i decizia pe
confirmarea auditorului partenerului responsabil). Secretariatul Tehnic Comun
recomand cu trie ca partenerii s-i contacteze auditorii pentru alte informaii i
57

4.3.5. Controlul de prim nivel
nainte de depunerea la Secretariatul Tehnic Comun, fiecare raport de progres trebuie s fie
verificat i confirmat de un auditor independent n concordan cu sistemul controlului de
prim nivel stabilit de fiecare Stat Membru. Principala sarcin a auditorului este de a oferi o
garanie Autoritii Manageriale, Autoritii Certificatoare i, foarte important, proiectului
nsui, c costurile cofinanate prin programul INTERREG IVC sunt contabilizate i
solicitate cu respectarea prevederilor legale i financiare ale contractului de subvenie (n
particular ale formularului de aplicare aprobat, regulilor programului INTERREG IVC,
reglementrilor naionale i UE). Asigur detectarea i rezolvarea problemelor nainte ca
acestea s devin prea importante.
4.3.5.1. Desemnarea auditorului de prim nivel
Potrivit art.16 al Reglementrilor (CE) Nr. 1080/2006, fiecare stat membru deine
responsabilitatea numirii auditorilor pentru verificarea legalitii i regularitii cheltuielilor
declarate de fiecare Partener Lider/ partener n proiect participant la un proiect. n practic
acest lucru nseamn c fiecare Partener Lider/ partener n proiect trebuie s obin
confirmarea cheltuielilor raportate de la un auditor autorizat de Statul Membru sau
Norvegia, pe al crui teritoriu se afl respectivul Partener Lider/ partener n proiect.
Auditorii trebuie s fie independeni i calificai pentru a desfura controlul cheltuielilor
proiectului.
Auditorii trebuie s ndeplineasc anumite criterii pentru a fi considerai independeni. Un
auditor intern, dac este admis de statul membru sau Norvegia, trebuie s aparin unei
uniti care este separat d.p.d.v. organizatoric de unitile care se ocup de activitile i
finanele proiectului. Un auditor extern poate fi considerat independent numai dac nu are
nici un fel de alt relaie contractual cu organizaiile din proiect sau partenere care pot
duce la conflicte de interes.
n ceea ce privete calificarea att ale unui auditor intern ct i extern, partenerul lider i
partenerii trebuie s ia n considerare c sarcina controlului cheltuielilor proiectului
cofinanate de fonduri structurale i INTERREG merge mult mai departe de verificarea
conturilor: implic i o judecat asupra ndeplinirii regulilor FERD, naionale i ale
programului. De aceea auditorii trebuie s aib cunotine profunde asupra controlrii
cheltuielilor de proiect supuse reglementrilor Fondurilor Structurale ct i bune cunotine
de limba englez (lund n considerare faptul c toate documentele i rapoartele
programului sunt n englez). Cerinele specifice rii sunt legate de acest lucru i necesit
mai multe condiii privind alegerea auditorului de prim nivel.
n principiu exist 4 modele generale:
1. control centralizat la nivelul statului membru printr-un organism al
administraiei publice
2. control centralizat la nivelul statului membru printr-o firm de audit privat
3. control descentralizat prin auditori selectai de partenerul n proiect dintr-o
list central scurt
acordul asupra procedurilor exacte i costurilor care pot fi mprite.
8. Partenerii de proiect care intenioneaz s mpart costuri trebuie s precizeze
n acordul de parteneriat (sau n orice alt document formal scris) tipul costului care
urmeaz s fie mprit, partenerul responsabil pentru contractare/comand i plata
respectiv i procedura de raportare.

Partenerii trebuie s-i consulte ntotdeauna auditorii nainte de a aciona i mai ales
dac doresc s utilizeze o alt metod dect una din cele de mai sus pentru
raportarea costurilor mprite.
58
4. control descentralizat printr-un auditor intern sau extern selecionat de
partenerul n proiect i aprobat la nivel naional.
n cazul n care un auditor extern este selecionat de partenerul n proiect, auditorul trebuie
desemnat n concordana cu legea achiziiilor publice.
n statele membre cu sisteme de control descentralizat, fiecare partener n proiect trebuie s
furnizeze un certificat de aprobare dat de corpul de aprobare desemnat de statul
membru, pentru auditorul de prim nivel ales. Dac este numit un nou auditor de prim nivel,
trebuie procurat i un nou certificat de aprobare.
Cerinele detaliate pe ri pot fi gsite la cap. Informaii specifice rii pe site-ul
INTERREG IVC.

4.3.5.2. Rolul auditorului de prim nivel
Sarcina auditorului de prim nivel este de a verifica c cheltuielile raportate de partenerul
lider/partenerii n proiect din fiecare raport de progres ndeplinesc urmtoarele condiii:
- costurile sunt eligibile
- condiiile programului, formularul de aplicare aprobat i contractul de
subvenie au fost respectate i urmrite
- facturile i plile sunt nregistrate corect i susinute suficient
- activitile relaionate, furnizorii i serviciile sub-contractate sunt n curs sau
au fost deja livrate
- regulile comunitii au fost respectate n special cele legate de informare i
publicitate, achiziii publice, anse egale i protecia mediului.
Auditorul este responsabil pentru metodele i tehnicile controlului n concordan cu
standardele de audit naionale i internaionale. Auditorii trebuie s fie familiarizai cu
coninutul urmtoarelor documente pentru a putea confirma respectarea strict a
prevederilor acestora:
- directivele i reglementrile UE, respectiv:
- Reglementrile (CE) Nr. 1080/2006
- Reglementrile (CE) Nr. 1083/2006
- Reglementrile (CE) Nr. 1828/2006
- Directivele (CE) Nr. 2004/18/CE (asupra achiziiilor publice, atribuirea
contractelor de lucrri publice, contractelor de aprovizionare publice i a
contractelor de servicii publice)
- alte reguli i reglementri naionale (legile achiziiilor publice naionale)
- manualul programului
- formularul de aplicare
- contractul de subvenie
- acordul de parteneriat

n cazul amendamentelor la formularul de aplicare al proiectului, contractul de subvenie i
acordul de parteneriat, partenerul lider i partenerii trebuie s se asigure c ultima versiune
este disponibil pentru auditul de prim nivel.
Programul ofer 3 documente standard pentru a ndruma auditorii pe parcursul controlului,
pentru a asigura aplicarea acelorai standarde de calitate la toate nivelurile i documentarea
potrivit a pailor de control:
- o confirmare de control standard n cadrul raportului de progres comun care
este semnat de auditorul partenerului lider pentru ntreg proiectul (vezi
anexa 5a la manualul programului)
- o confirmare de control standard (vezi anexa 5b la manualul programului)
nsoind raportul financiar intern al proiectului care se semneaz de auditorul
fiecrui partener n parte (inclusiv auditorul partenerului lider pentru
cheltuielile proprii) i care se depune de partenerul lider. O copie a
59
confirmrii de control a partenerului - fr anexe - care se depune de
asemenea de partenerul lider la Secretariatul Tehnic Comun.
- Un model de raport de control cu o list de verificare (vezi anexa 6), care se
completeaz de auditorul fiecrui partener n proiect (inclusiv al partenerului
lider pentru cheltuielile proprii) i care rmne la partenerul n proiect i la
auditorul acestuia dac nu este solicitat n mod expres de ctre partenerul
lider. Totui este recomandat ca partenerul lider s solicite o copie a acestui
document pentru a se asigura de un control de prim nivel desfurat n mod
corect la nivelul partenerilor.
Textul confirmrii de control nu poate fi amendat sau extins. Modelul de raport de control
ofer minimul de cerine pentru verificarea i documentele auditorului. Pot fi adugate i
altele (ex. documente de verificare n baza legilor naionale).
Programul ofer i o confirmare de control standard pentru confirmarea costurilor mprite
(vezi anexa 5c la manualul programului) la nivelul partenerilor care au contractat i pltit
aceste costuri pentru ca acest cost comun s poat fi mprit cu ceilali parteneri i
confirmat de auditori.
Auditorii trebuie s ia n considerare c atunci cnd semneaz raportul de control pentru o
anumit perioad de raportare, ei confirm ntreaga sum de cheltuial eligibil. Pentru a
avea o asigurare suficient, auditorii trebuie deci s verifice cheltuiala 100%. Doar n cazuri
foarte justificate este permis selecia i cu condiia ca metoda, scopul i rezultatele s fie
documentate i s ofere dovezi suficiente i asigurarea pentru confirmarea ntregii
cheltuieli.
Auditorii trebuie de asemenea s verifice c activitile raportate au avut loc, c livrarea
celor sub-contractate, a bunurilor i serviciilor se afl n curs de desfurare sau s-a
ncheiat. Verificrile pe teren sunt deseori necesare pentru a obine suficiente dovezi sau
pentru a putea exprima o opinie rezonabil n aceast privin.

Verificarea livrrii de servicii, bunuri i lucrri i desfurarea verificrilor pe teren

Cu confirmarea de control a Partenerului Lider/partenerului, auditorilor de prim nivel li se
cere s confirme c activitile raportate au avut loc, c livrarea serviciilor, bunurilor i
lucrrilor se afl n progres sau a fost ncheiat. Dar cum se desfoar aceste verificri n
practic?
Programul INTERREG IVC susine n mod normal activiti cum sunt ntlnirile,
seminariile, studiile, site-urile web, ghidurile de bune practici care implic n principal
costuri de personal, administrare, expertize externe i deplasri. n cadrul INTERREG IVC
nu exist finanare a unor investiii majore i drept urmare cumprarea de echipamente
joac un rol minor.
Pentru asigurarea c activitile din raportul de progres au avut loc, se pot verifica
documentele de susinere. Exist cteva exemple despre cum se pot verifica existena i
livrarea anumitor rezultate cu ajutorul documentelor:
- ntlniri: auditorul de prim nivel poate verifica execuia ntlnirilor prin
documente ca agenda, lista participanilor, minutele edinei, prezentarea i
fotografii;
- Deplasri: pentru a verifica dac un partener a cltorit n realitate, se pot
cere cu uurin biletele originale de cltorie, biletele de avion, autobuz sau
metrou, facturile de la hotel i listele de participani;
- Site-uri web sau alte publicaii electronice: pot fi verificate online
- Materiale tiprite: partenerii procur copii ale brourilor, studiilor,
ghidurilor, fotografiilor sau altele pentru auditorii de prim nivel
n cazul echipamentelor cumprate n contextul proiectului, trebuie verificat existena lor
fizic. O verificare pe teren este absolut necesar.
60
Sunt ns i alte argumente pentru verificrile de teren dect existena fizic a
echipamentelor. Lund n considerare lista de contabilitate i alte documente care trebuie
verificate de auditor pentru diferite categorii de costuri (vezi Manualul Programului
INTERREG IVC, cap 4.3.4 Contabilitatea cheltuielilor proiectului), este ntotdeauna
recomandat deplasarea pe teren deoarece:
- accelereaz procesul: evit trimiterea documentelor dintr-o parte n alta i
ajut astfel la economisirea de hrtie i de timp; documente care iniial pot s
lipseasc pot fi procurate imediat; se poate ntlni persoana responsabil i
documentele probatoare cum ar fi contractele de personal, extrasele bancare,
dovezile de plat pot fi verificate i accesate mai uor.
- Ofer o nelegere mai facil a documentelor probatoare, organizaiilor
proiectului i a partenerilor: pot fi desfurate interviuri i discuii, ceea ce
nseamn c un anumit proces poate fi urmrit de la nceput pn la sfrit n
cadrul organizaiei partenerului mpreun cu persoanele responsabile, cum ar
fi procesele de achiziii publice de la lansarea lor, pn la selecie,
contractare i execuia final a contractului sau procesul de plat de la
comanda pn la livrarea serviciului, facturare, nregistrare n sistem
contabil i plat final.
Trebuie reinut c potrivit Reglementrilor (CE) Nr. 1828/2006, art. 13(2) amendate de
Reglementrile (CE) Nr. 846/2009, deplasrile pe teren sunt chiar obligatorii. n acelai
timp, mijloacele acestor deplasri trebuie s rmn proporionale cu costurile care trebuie
verificate. n consecin, selecia este legitim n acest caz. Auditorii care sunt implicai n
mai multe operaiuni (n special n cazul statelor membre cu un prim nivel de control
centralizat) stabilesc uneori criterii pentru clasificarea operaiunilor lor n scopul
identificrii acelora cu risc financiar mai mare. Printre aceste criterii pot fi:
- dimensiunea bugetului partenerului/ a costului ateptat care urmeaz a fi
raportat
- numrul de contracte care implic procedee importante de achiziii publice
- valoarea echipamentelor cumprate

Apoi FLC (controlorul de prim nivel) decide s viziteze toate proiectele care cumuleaz
cteva din aceste criterii i prin urmare prezint un grad mai mare de risc. Pentru celelalte,
verificrile se fac pe baz de selecie. Aceasta poate fi aleatoare: fiecare al doilea sau al
treilea proiect; sau orientat acolo unde se definesc alte sub-criterii cum ar fi:
Complexitatea managementului de proiect prin numrul de parteneri sau tipul
proiectului ( mini-programe)
Calitatea general a documentelor raportate de partener
Raportarea problemelor deja ntlnite.
O alt modalitate de a scdea costurile legate de verificrile pe teren este desfurarea lor o
dat sau de dou ori pe parcursul duratei de via a proiectului, n loc s fie desfurate de
cte ori se certific un raport. Aceast metod prezint n special interes pentru auditorii de
prim nivel care sunt implicai ntr-o singur operaiune i prin urmare nu pot selecta n baza
unei arii mai largi a proiectului. n orice caz, este foarte important documentarea n
raportul de control a verificrii existenei reale a bunurilor, lucrrilor i serviciilor, a tipului
de dovad i a metodei alese n special dac s-a aplicat selecia i care au fost motivele
aplicrii ei.
Pentru alte informaii, proiectele trebuie s se refere i la:
- rezumatul INTERACT al procedurilor de control de prim nivel n
cooperarea teritorial care se poate gsi pe site-ul INTERACT
(http://www.interact-
eu.net/financial_management_news/flc_compendium_online/41/4787),
61
- ghidul COCOF al verificrilor manageriale (http://www.interact-
eu.net/mint/pepper/orderedlist/downloads/download.php?file=http%3A//ww
w.interact-
eu.net/downloads/339/Guidance_Document_on_Management_Verifications
_.pdf)
- capitolul de cerine specifice rii de pe site-ul INTERREG IVC.

4.3.5.3. Rolul specific auditorului de prim nivel al partenerului lider

Auditorul partenerului lider trebuie s confirme c:
- bazat pe examinarea sa i a partenerului n proiect, cheltuiala raportat
pentru ntreg parteneriatul este corect d.p.d.v. contabil, pltit efectiv i
eligibil.
- Cheltuiala proiectului are legtur cu proiectul i activitile prevzute n
formularul de aplicare sunt corespondente cu stadiul de desfurare al
partenerului aa cum este descris n raportul de progres
- Sumele din raportul de progres provenite de la parteneri individuali sunt
adunate corect
- Intrarea efectuat de partener a fost confirmat de un auditor independent cu
privire la cerinele specifice trii

Pe de o parte, auditorul partenerului lider trebuie s verifice cheltuielile directe ale
partenerului lider. Pe de alt parte, el trebuie de asemenea s formuleze o opinie asupra
cheltuielilor celorlali parteneri n proiect. Aceast opiune se poate baza pe intrrile
efectuate de partenerii proiectului. Acest lucru nseamn c auditorul partenerului lider
trebuie s verifice cel puin ca confirmarea de control a partenerului s fi fost semnat de
auditorul partenerului n proiect n concordan cu cerinele specifice de control ale rii.

4.3.5.4. Graficul controlului de prim nivel

Partenerul lider trebuie s se asigure c cheltuiala proiectului poate fi raportat n decursul a
3 luni dup finalizarea perioadei de raportare pentru ca raportul de progres s poat fi depus
la Secretariatul Tehnic Comun pn cel trziu pe 1 aprilie respectiv 1 octombrie a fiecrui
an. Pentru a asigura depunerea la timp, controloarele la nivelul partenerilor de proiect i a
partenerului lider trebuie programate cu atenie potrivit termenului limit de depunere. n
acest context trebuie luate n considerare urmtoarele:
- cheltuiala trebuie s fie raportat regulat, ex. n perioada de raportare n care
se nate
14

- auditorul partenerului n proiect poate efectua controlul doar dup primirea
setului complet de documente de la parteneri
- unii auditori ai partenerilor n proiect au limite fixe de timp pentru
efectuarea controlului care trebuie respectate atunci cnd se depune
documentaia (i pentru clarificri ulterioare poteniale)
- auditorul partenerului lider poate desfura controlul numai dup primirea
documentelor de control semnate i tampilate de la partenerii care
raporteaz cheltuieli
- rapoartele de progres trebuie depuse n decursul a 3 luni dup finalul fiecrei
perioade de raportare la Secretariatul Tehnic Comun i procesul intern de
raportare trebuie prin urmare adaptat la acest termen limit.


14
Exceptnd cazurile bine justificare
62


4.3.5.5. Costurile controalelor

Costurile controalelor sunt considerate costuri eligibile n cazul n care nu exist alte reguli
naionale mai stricte stabilite la nivelul statelor membre. De aceea ele trebuie verificate cu
atenie n funcie de cerinele specifice rii disponibile pe site-ul INTERREG IVC.
Controlul independent intern trebuie inclus n linia bugetar personal; controlul
independent extern n linia bugetar expertize i servicii externe. Este recomandat
prevederea unui buget pentru aceste controale n funcie de aranjamentele de control
aplicabile n statul membru/Norvegia pentru fiecare partener de proiect (vezi cap.
informaii specifice rii pe site-ul INTERREG IVC pentru informaii detaliate)
Este important de reinut c costurile de control (ca i orice alte costuri ale proiectului) care
se pltesc dup finalizarea lunii indicate n formularul de aplicare aprobat nu vor fi eligibile
i prin urmare vor trebui s se nasc n cadrul parteneriatului. Dac se dorete includerea
costurilor de control ca eligibile n costurile de proiect, partenerii sunt sftuii s prevad
suficient timp n cadrul duratei oficiale a proiectului pentru nchiderea administrativ a
proiectului pentru ca auditorul s poat s efectueze controlul pe ct posibil nainte de data
final a proiectului i pentru ca facturile respective s mai poat fi achitate n cadrul
perioadei eligibile de proiect (vezi i cap 2.4.1. Perioada de eligibilitate)


4.3.6. Puncte de atenie pentru raportarea

4.3.6.1. Activitilor
Urmtoarele considerente vor ajuta proiectele s evite cele mai comune greeli n raportarea
activitilor i a output-urilor din raportul de progres.
- rezumatul proiectului (cap 1.2. al raportului de progres)
Trebuie acordat o atenie special calitii i naturii informaiilor date la acest cap. din
momentul publicrii pe site-ul programului INTERREG IVC. Sunt importante n special
aceste 3 puncte de mai jos:
1. Descrierea din acest capitol trebuie s cumuleze perioada de la nceputul proiectului
i pn la sfritul perioadei de raportare.
2. Informaiile nu trebuie s fie legate de probleme interne de management cum ar fi
ntrzierea n faza de start a proiectului sau probleme legate de cheltuieli. Aceste
elemente sunt desigur importante pentru monitorizarea proiectului dar nu sunt de
interes public.
3. Pentru ca cititorul s neleag clar proiectul i aspectele pe care se focuseaz,
informaiile legate de coninut trebuie s fie oferite la acest capitol. De exemplu,
descrierea unei anumite bune practici identificate n cadrul proiectului poate fi
considerat ca valoare adugat n aceast privin.
- Cerine legate de publicitate
Aa cum s-a stipulat n contractul de subvenie, materialele principale de publicitate i
informare (ex. brouri de prezentare, ghiduri de bune practici, studii sau analize) trebuie
prezentate la Secretariatul Tehnic Comun. Acest lucru nu numai c permite programului s
aib o idee clar despre activitile de comunicare ale proiectului, dar ofer Secretariatului
Tehnic Comun oportunitatea de a disemina informaiile referitoare la proiect la nivelul
programului.

- Consistena n raportarea indicatorilor/activitilor/output-urilor
63
Pentru coerena general a raportului este crucial ca informaiile furnizate la indicatori,
activiti sau output-uri s fie consistente. Cu alte cuvinte, atunci cnd se raporteaz un
output specific ca indicator, acesta trebuie de asemenea s apar foarte clar n descrierea
activitilor i a output-urilor acelei perioade. Acest lucru nseamn i c terminologia
utilizat trebuie de asemenea s fie consecvent pe tot parcursul raportului i s se raporteze
la terminologia utilizat n formularul de aplicare.
- Raportarea indicatorilor
Aa cum s-a menionat n cap. 4.3.3., fiecare cifra individual raportat la seciunea
indicator trebuie s fie justificat ct se poate de precis n raport. Deoarece aceast
informaie va fi utilizat n evaluarea proiectului, ea trebuie s fie ct se poate de credibil.
Acest lucru nseamn c este mai bine s fii mai rezonabili dect prea optimiti n aceast
seciune a raportului. n orice caz, dac o cifr anume nu poate fi justificat printr-o dovad
clar, ea nu trebuie raportat.
Indicatorii de rezultat sunt cel mai dificil de justificat. Se ntmpl adesea ca urmtorii
indicatori s fie supraestimai de Partenerii Lideri: nr. de membri de personal cu capaciti
crescute, nr. de bune practici transferate i nr. de politici mbuntite.

4.3.6.2. Finanelor
Urmtoarele considerente pot ajuta proiectele s evite cele mai comune greeli financiare
atunci cnd se alctuiete raportul de progres.
- Legtura dintre activiti i cheltuieli
Uneori cheltuiala este raportat n cadrul unei componente, dar activitatea,
output-ul sau rezultatul corespondent nu este descris n capitolul activiti al
raportului de progres. De exemplu, dac n cadrul liniei bugetare deplasri i
cazare se raporteaz o cheltuial i nu se menioneaz ca activitate sau rezultat o
ntlnire, atunci trebuie explicat de care activiti sunt legate acele cheltuieli.
- Legtura dintre descrierea expertizei i serviciilor externe i formularul de
aplicare
Deoarece toate informaiile din raportul de progres se monitorizeaz i se
compar cu cele declarate n formularul de aplicare, este foarte important
crearea unei legturi clare dintre cele dou documente. Cu toate c cuvintele
folosite n descrierile din raportul de progres trebuie s se refere la informaiile
specificate n formularul de aplicare, de cte ori este posibil i dac este necesar
trebuie oferite detalii suplimentare ct de precise posibil. n cazul n care sunt
adugate lucruri care nu erau planificate n formularul de aplicare, trebuie fcut
o descriere la capitolul respectiv. Este important ca aceast descriere s se
explice de la sine i s justifice costurile adiionale.
- Alocarea cheltuielilor ntre componente i linii bugetare
Este important s ne asigurm c cheltuielile sunt raportate n componenta
corect sau linia bugetar corect. De exemplu, dac o ntlnire reprezint o
activitate aparinnd i fiind raportat componentei 1, costurile de catering
legate de aceasta trebuie s fie raportate de asemenea la expertize externe n
cadrul componentei 1. Proiectele trebuie s rein c este sarcina auditorilor de
prim nivel s verifice eligibilitatea cheltuielilor ct i s se asigure c cheltuiala
este raportat n cadrul componentei corecte i/sau a liniei bugetare corecte.
- Confirmrile controlului partenerului
Este esenial pentru o raportare coerent s fie respectate cerinele specifice ale
rii fiecrui partener. Prin urmare, fiecare partener i auditor de prim nivel
trebuie s verifice regulat site-ul INTERREG IVC pentru a se asigura c iau n
considerare i ultimele nouti. Confirmrile controlului partenerului care nu
respect cerinele specifice trii pot s decaleze semnificativ termenul limit de
monitorizare.
64
Este de asemenea important s notm c programul nu poate accepta nici un
amendament/adugare la modelul de confirmare de control a partenerului.
Textul a fost aprobat de Statele Membre UE i Norvegia. Secretariatul Tehnic
Comun trebuie s se asigure c punctele menionate n confirmare au fost
verificate i pot fi confirmate de auditorul de prim nivel. Nu se poate face
referire la nici o anex sau scrisoare, etc. Orice problem trebuie rezolvat cu
partenerul lider i ceilali parteneri (i auditorii acestora unde este cazul) nainte
ca respectiva confirmare de control s fie semnat i depus. Partenerul Lider i
auditorul su sunt sftuii deci s verifice cu atenie c confirmrile de control
ale partenerilor sunt corecte, respect cerinele specifice rii i c modelul
acestora nu a suferit modificri.

4.4. Schimbri n implementarea proiectului

4.4.1. Principii generale

Toate schimbrile minore (ex. schimbarea detaliilor de contact, reprogramarea activitilor,
deviaii de la buget care se ncadreaz n regula de flexibilitate de 10%) pot fi raportate ca
deviaii la Secretariatul Tehnic Comun prin raportul de progres care se depune o dat la 6
luni. Raportul trebuie s includ justificarea acestor schimbri minore, o explicaie a
consecinelor acestora n implementarea proiectului i soluia propus pentru abordarea lor
ct i pentru evitarea unor deviaii similare pe viitor.
Pentru alte schimbri mai importante n implementarea proiectului i n concordan cu
contractul de subvenie, Partenerul Lider este obligat s cear aprobarea Autoritii
Manageriale i /sau a Comitetului de Monitorizare INTERREG IVC n cazul n care
parteneriatul, activitile principale, durata sau bugetul proiectului se schimb semnificativ.
Secretariatul Tehnic Comun este responsabil cu administrarea practic a schimbrilor
cerute de proiectele n derulare.
n orice caz, orice schimbare major care se refer la parteneriat (ex. retragerea sau
nlocuirea unui partener), la activiti, la durata sau bugetul proiectului trebuie pe ct posibil
evitat. Totui, cu o justificare riguroas, aceste schimbri pot fi aprobate de Autoritatea
Managerial sau Comitetul de Monitorizare printr-o procedur de cerere de schimbri.
Ca o regul de baz, Partenerul Lider trebuie s informeze Secretariatul Tehnic Comun n
momentul n care tie de o posibil schimbare major n proiect.


4.4.2. Procedurile de cerere de schimbri
Pentru toate schimbrile majore, trebuie completat un formular de cerere de schimbare.
Acest formular, care este un document Excel, are 2 pri:
a) sumarul cererii de schimbare i
b) formularul de aplicare pentru schimbri
n sumarul cererii de schimbare, Partenerii Lideri sunt rugai s descrie schimbarea
solicitat i s asigure a justificare clar a acesteia. Formularul de aplicare pentru
schimbri este bazat pe formularul de aplicare original aprobat. Acesta trebuie actualizat n
capitolele referitoare la schimbare.
Formularul de cerere de schimbare se procur la cerere de la Secretariatul Tehnic Comun.
Acesta poate fi solicitat n orice moment al anului. Totui, cu excepia unui caz bine
justificat, o cerere de schimbare nu este n general tratat ct timp un raport de progres se
65
afl nc in stadiul de clarificare, deoarece o cerere de schimbare poate avea impact asupra
raportului de progres i poate conduce la ntrzieri semnificative n raportare.
Formularul de cerere de schimbare se depune nti n format electronic. Doar n
momentul n care varianta electronic este declarat acceptat i final de ctre
Secretariatul Tehnic Comun, se depune o versiune pe hrtie semnat i tampilat a
sumarului cererii de schimbare.
Depinznd de natura schimbrii solicitate, se va lua o decizie de aprobare sau de ctre
Autoritatea Managerial/Secretariatul Tehnic Comun, sau prin procedur scris de
Comitetul de Monitorizare INTERREG IVC. Schimbrile intr n curs numai n momentul
n care se trimite Partenerului Lider o scrisoare de notificare oficial a aprobrii. n cazul n
care schimbarea solicitat are impact asupra bugetului i prin consecin i asupra
previziunilor de plat, va fi de asemenea elaborat un nou contract de subvenie.


4.4.3. Schimbri n activiti/output-uri
n formularul de aplicare activitile i output-urile sunt descrise n planul de lucru al
fiecrei componente de proiect. Prin urmare, planul de lucru reprezint harta proiectului i
proiectele trebuie s respecte ct de mult posibil planurile iniiale. Totui, este de neles c
un proiect nu este o entitate static i c pot aprea schimbri n timpul procesului de
implementare a proiectului.
Dac aceste schimbri au un caracter minor (ex. amnarea unei conferine, numr mai mic
sau mai mare de brouri sau newsletters create), asta nsemnnd c ele nu vor avea un
impact major asupra obiectivelor principale ale proiectului, atunci ele pot fi raportate i
justificate n raportul de progres (la cap. deviaii). Acest lucru se ntmpl de fapt n
majoritatea cazurilor.
n cazul n care aceste schimbri au un caracter major i au impact asupra obiectivelor
principale ale proiectului, ele vor necesita aprobarea oficial a Comitetului de Monitorizare
INTERREG IVC. n acest caz, Partenerul Lider trebuie s contacteze ofierii responsabili
din cadrul Secretariatului Tehnic Comun sau a Punctului de Informare pentru a solicita o
schimbare oficial n activitate/rezultat. Acest tip de cerere de schimbare are un caracter
excepional i nu s-a ntmplat nc n cadrul programului INTERREG IVC.

4.4.4. Schimbri n parteneriat
Parteneriatul este considerat o trstur cheie a proiectului i prin urmare este oficial
aprobat de ctre Comitetul de Monitorizare al INTERREG IVC. Deci, schimbrile
survenite n parteneriat trebuie pe ct posibil evitate i trebuie luate n considerare orice alte
soluii posibile nainte de solicitarea unei schimbri n parteneriat. n orice caz, schimbrile
n parteneriat pot fi aprobate doar dac sunt riguros justificate.
Formularul de cerere de schimbare difer n funcie de schimbarea petrecut n cadrul
parteneriatului n 2 feluri:
a) Retragerea unuia sau mai multor parteneri
b) Integrarea unuia sau mai multor parteneri (n general ca msur de nlocuire a unui
partener care s-a retras)
Dac nu se poate evita retragerea unui partener din cadrul parteneriatului, soluia ideal este
de a gsi un nlocuitor potrivit pentru partenerul retras de preferat din aceeai regiune sau
ar. Partenerul Lider trebuie s verifice ntotdeauna mai nti dac aceast opiune este
fezabil. Este recomandat ca partenerul respectiv s ia legtura cu membrii Centrului
Naional de Contact din ara sa sau ai Comitetului de Monitorizare pentru a-i informa i
pentru a gsi mpreun o soluie potrivit.
66
Cealalt alternativ este simpla retragere a unui partener. Pentru a minimaliza impactul
asupra proiectului, este recomandat n acest caz ca un partener deja existent n parteneriat s
preia pe de-a-ntregul sau parial rolul i activitile partenerului retras. Ca i consecin,
bugetul ar putea fi parial realocat.
Schimbarea solicitat trebuie s fie clar explicat i justificat n sumarul cererii de
schimbare. Pe lng acest lucru, toate prile relevante ale formularului de aplicare trebuie
actualizate; n special cap.5 al formularului de aplicare pentru schimbare (cap.
Parteneriat) dar i toate capitolele unde partenerul retras este menionat (cap 3., planul de
lucru).
Odat ce STC primete formularul completat de solicitare a schimbrii, acesta va verifica
dac cererea pentru schimbare este acceptabil. STC va solicita i Centrului Naional de
Contact corespunztor s confirme eligibilitatea noului partener integrat (dac este
aplicabil).
Trebuie notat c simpla schimbare a numelui unui partener care nu are impact asupra
statutului su legal nu este o problem care intr sub incidena celor descrise mai sus i prin
urmare nu necesit o procedur oficial de cerere de schimbare. Totui, schimbarea
numelui unui partener trebuie s fie oficial comunicat STC (ex. Prin actualizarea detaliilor
de contact ale partenerului implicat din raportul de progres).

4.4.5. Schimbri n buget

Dei bugetul este alt trstur cheie a proiectului aprobat de Comitetul de Monitorizare,
pot aprea schimbri necesare pe parcursul implementrii proiectului. Este deci important
de tiut c programul INTERREG IVC procur urmtoarele reguli de realocare a bugetului
care permit o anumit flexibilitate a bugetului:
Sunt permise schimbri ntre linii bugetare, componente bugetare i bugetele partenerilor
atta timp ct suma maxim alocat de ctre FEDR i finanrile norvegiene nu este
depit.
a) Fr notificarea prealabil a Autoritii Manageriale, Partenerul Lider este
ndreptit s depeasc liniile bugetare, componentele bugetare i bugetele
partenerilor, aa cum se specific n aplicaia aprobat. Cheltuielile n exces sunt
limitate la maxim 20.000 Euro sau dac sunt mai mari, pn la 10% din suma
original i trebuie justificate n raportul de progres.
b) Doar o dat pe parcursul duratei proiectului, Partenerul Lider poate realoca din
buget ntre liniile bugetare, componentele bugetare i parteneri pn la 20% din
bugetul total al proiectului n concordana cu aplicaia aprobat. O astfel de
realocare necesit depunerea unui formular de Cerere de Schimbare la STC/
Autoritatea Managerial. Realocarea va intra n curs numai dup aprobarea cererii
de schimbare de ctre STC/ Autoritatea Managerial.
Este important de notat c previziunile de plat ale proiectului (vezi cap. 2.4.4.) nu pot fi
modificate dect dac bugetul total sau bugetul FEDR al proiectului sunt modificate printr-
o procedur de cerere de schimbare.
Pe lng acest lucru, modificrile n linia bugetar echipamente rmn excepionale. Pentru
a se asigura c costurile adiionale de echipamente vor fi acceptate, proiectele trebuie s
consulte STC nainte de a folosi regula de flexibilitate pentru realocare bugetar din cadrul
capitolului bugetar Echipamente. STC va confirma apoi dac costurile adiionale care se
raporteaz n capitolul bugetar echipamente sunt eligibile i pot fi raportate n raportul de
progres.



67




Reguli de flexibilitate - Exemple:
a) Regula de flexibilitate 20.000Euro/10%

Capitol bugetar Suma original
din formularul de
aplicare aprobat
Maxim de
depire de
cheltuial n
cadrul acestei
linii bugetare
Explicaie
Costuri de
administrare
50.000 Euro 20.000 Euro Cum 10% din
suma iniial (i
anume 5.000
Euro) reprezint
mai puin de
20.000 Euro
aceast linie
bugetar poate fi
depit cu max.
20.000 Euro
Costuri cu personalul 500.000 Euro 50.000 Euro Cum 10% din
suma iniial (i
anume 50.000
Euro) reprezint
mai mult de
20.000 Euro
aceast linie
bugetar poate fi
depit cu
50.000 Euro

n concluzie:
- dac suma iniial alocat capitolului bugetar, componentei sau bugetului
partenerului din formularul de aplicare (la nivelul bugetului total al
proiectului) este mai mic de 200.000 Euro, aceasta poate fi depit cu
max. 20.000 Euro
- dac suma iniial alocat capitolului bugetar, componentei sau bugetului
partenerului din formularul de aplicare este mai mare de 200.000 Euro,
aceasta poate fi depit cu max. 10%.
b) Realocare bugetar de 20%
Dac proiectul trebuie s se abat de la bugetul iniial cu mai mult dect permite regula de
flexibilitate 20.000Euro/10%, atunci Partenerul Lider trebuie s solicite realocarea
bugetar.
n cazul realocrii bugetare limitele permise de cretere a componentelor, capitolelor
bugetare i bugetelor partenerilor (utiliznd scderea cheltuielilor pe alte
componente/capitole bugetare/bugete ale partenerilor) sunt de max. 20% din bugetul total al
proiectului, pentru fiecare schimbare.



68




Exemplu:
Componente Suma iniial din
formularul de
aplicare aprobat
Noua sum dup
realocarea
bugetar
Explicaie
Componenta 1 250.000 Euro 410.000 Euro Componenta poate fi
crescut cu max.
160.000 Euro
Componenta 2 500.000 Euro 310.000 Euro Component redus
ca cheltuial care
permite realocarea
ctre alte
componente
Componenta 3 50.000 Euro 80.000 Euro Componenta poate fi
crescut cu max.
160.000 Euro
Total 800.000 Euro 800.000 Euro

n acest exemplu, un max. de 160.000 Euro poate fi redistribuit ntre bugetele partenerilor,
capitolele i componentele bugetare n cadrul cererii de realocare bugetar, atta timp ct
suma maxim alocat din fonduri FERD sau Norvegiene nu este depit.
Bugetul realocat poate din nou deveni subiect de deviaie n cadrul limitelor regulii de
flexibilitate descrise la pct.a).

Costurile de pregtire
Regula de flexibilitate se aplic i componentei activiti pregtitoare. Totui limita de
30.000 Euro nu poate fi depit.

Exemplu:
Costuri de pregtire
iniiale din formularul de
aplicare aprobat
Noua sum dup
realocarea bugetar
Explicaie
5.000 Euro 25.000 Euro Costurile pregtitoare pot fi
crescute pn la max. 20.000
Euro n cadrul regulii de
flexibilitate 20.000
Euro/10% i pn la plafonul
de 30.000 Euro prin
realocare bugetar de 20%
20.000 Euro 30.000 Euro Costurile pregtitoare pot fi
crescute doar pn la
plafonul de 30.000 Euro

Schimbrile la componenta costuri pregtitoare trebuie s rmn totui un caz excepional
i s fie bine justificate, deoarece se presupune c aceste costuri sunt cunoscute nainte de
depunerea formularului de aplicare.

Este important de notat c implicaiile financiare ale schimbrilor fcute n parteneriat
sau activiti / output-uri nu sunt considerate schimbri bugetare. Aceste modificri
69
de buget (ex. reducerea bugetului total n cazul retragerii unui partener) sunt considerate ca
o consecin a schimbrii respective i trebuie tratate n cadrul aceleiai cereri de
schimbare.

4.4.6. Extinderea duratei proiectului

Durata proiectului poate fi modificat doar n cazuri excepionale i foarte bine justificate i
trebuie pe ct posibil evitat. De exemplu, o extindere a duratei poate fi acordat dac
proiectul demonstreaz c s-au produs ntrzieri severe datorate unor factori externi i
imprevizibili. n orice caz, programul nu permite acordarea nici unei extinderi mai mari de
3 luni.

4.5. Auditul de nivel 2/ verificri prin sondaj efectuate proiectelor
n fiecare an ntre 2010 i 2015, vor fi efectuate verificri prin sondaj pentru a verifica dac
proiectele i-au declarat corect cheltuielile n rapoartele de progres. Aceste verificri vor fi
fcute cu responsabilizarea Autoritii de Audit asistat de un Grup de Auditori cu cte un
reprezentant din fiecare ar participant. Verificrile propriu-zise vor fi subcontractate i
desfurate de o firm de audit extern. Scopul acestor verificri este de a descoperi
greelile din nregistrrile contabile la nivelul proiectelor individuale i n aceast baz de a
obine o imagine de ansamblu asupra aplicrii procedurilor i documentelor de management
i control stabilite la nivelul programului i de a verifica c acestea permit prevenirea i
corectarea potenialelor erori i puncte slabe.
Dac proiectul este selectat pentru verificare prin sondaj, este obligatoriu ca Partenerul
Lider i ceilali parteneri s colaboreze cu corpurile de audit, s prezinte orice documente
sau informaii considerate necesare pentru a sprijini evaluarea documentelor contabile ct i
s ofere acces la sediu.
Pe lng verificrile prin sondaj descrise mai sus, alte corpuri ale programului responsabile
cum sunt serviciile de audit ale Comisiei Europene, Curtea European de Audit, corpuri
naionale, STC/ Autoritatea Managerial, Autoritatea de Certificare, pot efectua audituri
pentru verificarea calitii implementrii proiectului i n particular a managementului su
financiar n concordan cu legile naionale i UE. Proiectele pot fi selectate pentru
verificare chiar i dup ncheierea acestora. De aceea este important justificarea corect i
stocarea n siguran a tuturor documentelor de proiect cel puin pn n 2020 (vezi cap
4.3.4. pentru alte detalii privind perioada de arhivare).

4.6. Cerine legate de publicitate i informare
n concordan cu importana deosebit acordat comunicrii i diseminrii rezultatelor, nu
numai la nivelul UE dar i la nivelul programului, partenerilor de proiect li se solicit s
dedice timp suficient informrii i publicitii pe durata de via a proiectului i n afara ei.
Pentru a crete impactul unui anumit proiect, beneficiile i rezultatele trebuie s fie clar
vizibile - nu numai partenerilor n proiect dar i altor actori externi, i anume Comisiei
Europene, altor actori naionali, regionali sau locali. Mai jos v sunt oferite ghidul i
cerinele juridice de baz pentru pregtirea planului de comunicare. Un ghid mai detaliat de
comunicare pentru proiecte a fost elaborat pentru a sprijini partenerii n proiect cu
implementarea planului lor de comunicare, i acesta este disponibil pentru descrcare la
cap. Resurse ale Proiectului de pe site-ul programului: www.interreg4c.eu. Acesta ofer
exemple mai detaliate de activiti de comunicare, mpreun cu sfaturi i modele.
70
4.6.1. Planul de comunicare
Partenerii de proiect sunt sftuii s numeasc o persoan responsabil pentru crearea i
implementarea unui plan de comunicare pe perioada proiectului (vezi caseta de mai jos).
Aceast persoan va asigura coerena activitilor de comunicare i va fi legtura dintre
partenerii proiectului i Ofierul responsabil cu Comunicarea din cadrul STC.
Activitile de comunicare amintite ca exemplu la cap 2.2.2. i acelea dezvoltate n Ghidul
de Comunicare al Proiectului nu trebuie luate ca o list complet i exclusiv de posibiliti
nici ca o prescriere a ceea ce trebuie fcut n cadrul proiectului. n funcie de targetul de
audien al proiectului, modalitile de comunicare trebuie adaptate, aa cum s-a descris n
caseta de mai sus.
Este esenial pentru fiecare proiect s aib un site care s prezinte cel puin obiectivele
proiectului, partenerii implicai i - pe parcursul progresului proiectului - rezultatele

Dezvoltarea unui plan de comunicare
Dei nu toate proiectele vor avea un profesionist n ceea ce privete comunicarea, este totui
posibil dezvoltarea unui plan de comunicare. Rspunsurile la urmtoarele ntrebri v vor
ajuta s identificai elementele cheie:
Ce vrei s obinei?
Este important s stabilii obiective clare pentru comunicarea n avans a aciunilor.
Comunicarea trebuie s fie orientat spre un el, dar aceste eluri trebuie s fie inteligente
(SMART):
S- specifice
M- msurabile
A- adecvate
R- realiste
T- temporizate
Cui v adresai?
Listarea publicului int al proiectului este urmtorul pas n dezvoltarea unei comunicri
eficiente. Exemplele includ: cei care creeaz politicile naionale sau regionale specifice ex.
politicieni implicai n managementul apelor; politici de inovare; actori specialiti n acest
domeniu (naionali sau europeni); publicul general: femeile cu vrste de lucru, seniori,
tinerii antreprenori, etc.
Ce vrei s spunei?
Definii un mesaj pentru fiecare grup int determinat mai sus. Mesajul pe care l
comunicai creatorilor de politici (ex. schimbarea politicii regionale pentru a beneficia de
rezultatele proiectului) difer de mesajul ctre publicul general (ex. relevarea impactului
unui rezultat asupra vieii de zi cu zi a publicului general).
Cum s transmitei ce avei de spus?
Ce mijloace trebuie folosite pentru a transmite un anumit mesaj ctre un grup int. Decizia
dac o brour, o conferin, un comunicat de pres este cea mai bun metod de adresare
publicului int. Rezultatele din deciziile luate aici vor determina rezultatele care se trec n
formularul de aplicare (vezi cap. 2.2.4 pentru alte detalii despre rezultate).
Cnd trebuie transmis mesajul?
Creai un plan de timp/grafic pentru activitile de comunicare. n faza de aplicare, acesta
va determina aciunile i output-urile trecute semestrial n componenta 2 a formularului de
aplicare. Odat ce proiectul este aprobat, este util s adunai toi partenerii de proiect i s
creai un plan de timp/grafic mai detaliat (specificnd perioade, locuri, responsabiliti etc.)
A funcionat?
Este important s se identifice instrumente pentru msurarea impactului diferitelor output-
uri de comunicare i creterea eficienei acestuia. Acest lucru va permite partenerilor de
proiect s propun indicatori de rezultat efectivi i s-i msoare pe durata de via a
proiectului (vezi cap. 2.2.4. pentru alte detalii despre rezultate).
71
proiectului. Partenerii sunt sftuii s ia n considerare aceste lucruri n cadrul componentei
2. Vezi cap 5 asupra ncheierii proiectelor pentru cerinele de arhivare ale website-ului.

4.6.2. Msuri de publicitate
Indiferent de suportul de comunicare ales de un proiect, exist un minim de cerine pentru
publicitatea co-finanrii europene i a programului care faciliteaz finanarea. Partenerii
vor gsi aici idei despre cum s satisfac aceste cerine. Pe lng aspectul pur reglementativ
al msurilor de informare i publicitate, ele sunt de asemenea importante pentru
contientizarea rezultatelor i a activitilor proiectelor i pentru ajutarea altor regiuni s
capitalizeze aceste rezultate.

4.6.2.1. Baza legal
Toate proiectele trebuie s se supun cerinelor de publicitate i informare descrise n
Reglementrile Comisiei (UE) Nr. 1828/2006 (art 8 i 9) din 8 decembrie 2006 i n
contractul de subvenie semnat ntre Partenerul Lider i Autoritatea Managerial (Art. 7).
Reglementrile i modelul contractului de subvenie pot fi descrcate de pe site-ul
programului.

4.6.2.2. Reguli de publicitate
Folosirea logo-ului INTERREG IVC i a emblemei UE este obligatorie pe toate materialele
de comunicare i instrumentele produse de proiectul co-finanat. Normal, aceste logo-uri
trebuie s fie versiunile care conin sloganul Regions of European Sharing Solutions ale
logo-ului IVC, i referina Fondurile de Dezvoltare Regional European pentru steagul
UE. Imagini ale acestor logo-uri se gsesc n anexa 7. Pot fi admise excepii n cazuri bine
justificate, de exemplu pe materiale de publicitate foarte mici. Se recomand aprobarea
acestor excepii de STC naintea produciei, pentru a evita probleme cu eligibilitatea
costurilor mai trziu.
Orice document produs n cadrul proiectului trebuie s includ o referin la contribuia
FEDR i la program. Aceasta poate fi de exemplu fraza Proiectul este co-finanat din
Fondul de European de Dezvoltare Regional i posibil datorit programului INTERREG
IVC. Astfel de documente pot include certificate anexate, nregistrri sau documente non-
publicitare acolo unde logo-urile menionate mai sus nu se folosesc.
Acolo unde Reglementrile Comisiei (UE) Nr. 1828/2006 vorbesc despre o declaraie a
Autoritii Manageriale, notai c aceast declaraie este cuprins n logo-ul programului
Soluiile mprtite ale regiunilor Europene.
Anexa 7 cuprinde detalii tehnice complete ale diferitelor logo-uri i utilizrii lor pe diferite
suporturi. Acestea trebuie implementate cu o atenie deosebit n ceea ce privete mrimea,
culoarea i alte dimensiuni specificate. Caracterul de identitate grafic al INTERREG IVC
furnizeaz toate specificaiile necesare designerilor grafici pentru folosirea corect a logo-
ului INTERREG IVC. Acest caracter este disponibil pentru descrcare pe site-ul
programului.
Elementele descrise n anexa 7 pot fi descrcate de pe site-ul programului INTERREG IVC
n format vectorial la rezoluie mare pentru utilizare la tiprire (format EPS). JPEG, GIF
sau alte formate cu rezoluie mai mic trebuie utilizate numai pentru versiunea electronic a
documentelor.
Depinde de partenerii de proiect s se asigure c au ultima versiune a ghidului de
publicitate i c o utilizeaz. Proiectul trebuie s trimit 3 copii ale principalelor publicaii
STC/ Autoritii Manageriale, care sunt autorizate s foloseasc aceste materiale n
promovarea programului.
72

5. ncheierea proiectului

5.1.1.1. Procedura

Ultimul raport de progres: ca i n toate celelalte perioade de raportare, i pentru ultima
perioad proiectele trebuie s depun un raport de progres auditat. Acest ultim raport de
progres trebuie depus cel mai trziu la 3 luni dup data ncheierii proiectului. Din cauza
datei finale a eligibilitii cheltuielilor, ultimul raport de progres (ct i raportul final al
proiectului de mai jos) sunt de obicei depuse mai devreme. Modelul de raport de
progres este disponibil pe site-ul programului.
Raportul Final: dup finalizarea proiectului se depune un raport final la STC. Acest
raport cuprinde informaii privitoare la ieiri, rezultate i impactul posibil al proiectului.
El trebuie depus cel trziu la 3 luni dup data de ncheiere a proiectului. Modelul de
raport final este disponibil pe site-ul programului.

5.1.1.2.Data final a eligibilitii cheltuielilor

Este important de notat c data final indicat n formularul de aplicare este de
asemenea i data final a eligibilitii cheltuielilor. Prin urmare, toate activitile trebuie
finalizate i toate cheltuielile costurile legate de acestea pltite (incluznd plata pentru
controlul financiar al ultimului raport de progres) nainte de finalul lunii declarat ca
lun de finalizare n formularul de aplicare, pentru ca acestea s fie eligibile. Aceast
informaie este foarte important pentru proiecte pentru a nu amna pe ultimul moment
activitile. Chiar este recomandat ca nici o activitate major s nu aib loc n ultimele 3
luni pentru a se asigura c aceast perioad este dedicat nchiderii proiectului.

5.1.1.3.Alte considerente

Cerine de informare i publicitate (vezi i cap. 4.6.): Regulile stabilite de
Reglementrile (UE) Nr. 1828/2006, art. 8 i 9 privind informarea i publicitatea trebuie
respectate pentru toate produsele produse cu asistena INTERREG IVC, incluzndu-le
pe cele de dup ncheierea proiectului.
Arhivarea documentelor: Partenerul Lider trebuie s se asigure c toi partenerii
stocheaz documentele referitoare la proiect ntr-o manier sigur i ordonat pentru o
perioad minim de 3 ani dup plata ultimei rate de Comisia European ctre programul
INTERREG IVC. Aceast rat va fi transferat numai la o dat nc nespecificat dup
anul 2015, cnd implementarea programului va fi finalizat. Alte limite de timp posibil
mai lungi, care ar putea fi solicitate prin legile naionale, rmn neafectate. Partenerilor
n proiect li se solicit de asemenea s menin site-ul web al proiectului accesibil
online pe o durat de 5 ani dup ncheierea proiectului. Parteneriatul va suporta aceste
costuri, deoarece ele nu sunt eligibile pentru co-finanare FEDR.









73

Anexe

Anexa 1: Exemple de proiecte INTERREG IVC
15

Exemple de Proiecte n cadrul axei prioritare 1 Inovare i economie bazat pe
cunoatere

- Inovare, Cercetare i Dezvoltare tehnologic


Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- susinerii activitilor i organizaiilor implicate n cercetare i dezvoltare
- susinerii cercetrii i infrastructurii inovatoare, spre exemplu parcuri tiinifice, centre de
inovare, incubatoare sau sprijin pentru clustere
- consolidrii interaciunii creatoare n triunghiul sectorial cunoatere afaceri - sector
public
- optimizrii/intensificrii eco-inovrii i utilizrii de noi tehnologii sntoase de mediu i a
abordrilor de management, precum cele referitoare la achiziia public a produselor i
serviciilor sntoase pentru mediul nconjurtor
- sprijinirii restructurrii regiunilor care depind n mare msur de industriile tradiionale
- mbuntirii capacitii regiunilor n ceea ce privete cercetarea i inovarea
- furnizrii mai rapide a unor idei inovatoare ctre pia


- Antreprenoriat i IMM-uri
Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- Promovrii antreprenoriatului i nfiinrii de afaceri, n special n sectoarele bazate pe
inovare sau n cele bazate pe cunoatere,
- Susinerii structurilor de sprijin al afacerilor de nivel regional i abordrilor pentru
asistarea IMM-urilor
- Dezvoltrii asistenei financiare a IMM-urilor i dezvoltarea instrumentelor de non-grant
(fr credite nerambursabile) (precum mprumuturi, capital de risc etc)
- Consolidrii profilului economic al regiunilor care mprtesc un interes comun ntr-un
anumit sector economic i consolidrii competitivitii globale a sectorului
- Susinerii grupurilor de afaceri regionale
- Susinerii i promovrii anumitor grupuri specifice. Exemplu: ntreprinztorii tineri sau de
sex feminin
- Susinerii diversificrii economice a zonelor rurale
- Crerii msurilor care vor permite internaionalizarea ntreprinderilor i creterea
competitivitii acestora
- Susinerea eco-inovrilor i utilizarea sistemelor de management al mediului n IMM-uri
Societatea Informaional

Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:

15
Bazat pe pct. 5 al programului operaional INTERREG IVC
74
- dezvoltrii serviciilor publice bazate pe ITC n vederea creterii productivitii i
competitivitii afacerilor i ntreprinztorilor
- promovrii dezvoltrii i utilizarea serviciilor i produselor bazate pe ITC (spre exemplu n
serviciile publice precum e-guvernare i e-sntate, aducnd guvernarea electronic mai
aproape de regiuni i afaceri)
- sporirii participrii publicului la societatea informaional, ex. programe de mbuntire
a aptitudinilor de operare a calculatorului
- stabilirea unor conexiuni ITC mai bune ntre regiuni

- Ocuparea forei de munc, capital uman i educaie

- Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:

- dezvoltrii calificrilor n domeniul inovrii
- conservrii i crerii de noi oportuniti de angajare n inovare i a locurilor de munc
bazate pe cunotine, precum i adaptrii politicilor de ocupare a forei de munc locale i
regionale la schimbrile socio-economice, mai ales n contextul globalizrii i
modificrilor demografice
- formrii i pstrrii cercettorilor
- nfiinrii sau mbuntirii iniiativelor de dezvoltare a iniiativelor de ocupare a forei
de munc (LED)
- susinerii transferului de cunotine i creterii capacitii pentru personalul implicat n
aciuni de dezvoltare i sprijin
- creterii volumului investiional n capitalul uman aferent Cercetrii i Dezvoltrii
- sporirii participrii la piaa muncii a grupurilor discriminate precum femeile i
muncitorii mai n vrst
- ameliorrii gradului de adaptabilitate a muncitorilor i ntreprinderilor, promovnd o
for de munc sntoas n locuri de munc sntoase i extinznd i mbuntind
sistemele educaional i de formare

Exemple de proiecte posibile de Prioritate 2 Mediu i prevenirea riscurilor

Riscuri naturale i tehnologice, schimbri climatice
- Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- mbuntirii monitorizrii riscurilor de mediu
- Susinerii creterii gradului de contientizare i planificrii modului de gestionare a
situaiilor de urgen pentru populaia localizat n zone foarte sensibile, precum bazinele
construite ale rurilor i alte zone susceptibile de inundaii i activitate seismic etc.
- Gestionrii polurii aerului, managementului i comunicrii riscurilor asociate
- Dezvoltrii de observatoare sau coordonarea celor deja existente pentru o mai bun
nelegere a hazardurilor naturale
- Dezvoltrii strategiilor pentru minimalizarea riscurilor relevante naturale i tehnologice
- Dezvoltrii de mijloace i planuri de aciune i realizarea creterii nivelului de
contientizare i aciunilor de formare a capacitii n vederea unui rspuns mai eficient la
toate nivelurile n ceea ce privete riscurile tehnologice i naturale relevante
- Transportrii bunurilor periculoase i identificrii aciunilor relevante pentru informarea
grupurilor relevante
- Dezvoltrii unor msuri corespunztoare de planificare urbanistic n zonele sensibile din
punct de vedere geografic
75
- Dezvoltrii msurilor de gestionare i cretere a nivelului de contientizare n ceea ce
privete schimbarea climatic i promovarea politicilor de adaptare i atenuare
- Dezvoltrii strategiilor de prevenire i reducere a inundaiilor

- Managementul apei
- Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- Creterii calitii resurselor de ap i tratare a apei, inclusiv cooperrii n domeniul
managementului apei
- Susinerii unor abordri integrate, durabile i participative n ceea ce privete
managementul apelor teritoriale i maritime, inclusiv n ceea ce privete infrastructurile
navigabile
- Dezvoltrii unor abordri bazate pe ecosisteme privind managementul durabil al mrilor i
zonelor de coast; culegerea beneficiilor mrii
- Adaptrii la efectele schimbrilor climatice relevante n zona de management al apei

- Prevenirea i managementul deeurilor
- Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- progresului spre o societate orientat pe reciclare
- intensificrii politicilor i metodelor de gestionare a deeurilor dezvoltrii de ghiduri
practice referitoare la managementul local integrat al deeurilor
- dezvoltrii de soluii inovative pentru eliminarea deeurilor ca parte a sistemelor regionale
de gestionare a deeurilor
- reutilizrii zonelor de eliminare i depozitare a deeurilor


- Biodiversitate i conservarea patrimoniului natural, calitatea aerului

- Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- asigurrii coerenei ecologice n ansamblul ei i robusteii aciunilor (mai ales n
cadrul reelei Natura 2000)
- dezvoltrii mecanismelor de management (inclusiv planuri de management dac este
necesar) referitoare la zonele desemnate ca zone de protecie (conservare) speciale
- promovrii speciilor sau planurilor aciunilor de habitat care stabilesc prioritile de
management pentru speciile Natura 2000 pe tot cuprinsul ariei lor de extindere
natural n UE
- asigurrii coerenei de ansamblu a reelei Natura 2000
- mbuntirii calitii aerului

Energie i transport durabil
- Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- progresului ctre o economie cu nivel redus al emisiei de carbon, inclusiv furnizrii de
informaii destinate clienilor industriali, furnizorilor de servicii i cetenilor referitor
la chestiuni de tipul cum s reducem consumul de energie
- transferului de cunotine referitoare la campaniile de eficientizare a energiei pe
termen lung, inclusiv eficiena n construcii i n special n ceea ce privete
construciile publice
- schimbului i transferului de cunotine n ceea ce privete mecanismele de stimulare a
investiiilor n producerea de energii regenerabile i n proiecte de eficien energetic
76
- adoptrii de strategii de mediu durabile n sectorul transportului
- promovrii vehiculelor de transport cu consum redus i a noilor tehnologii n scopul
reducerii emisiunilor
- promovrii utilizrii unor modaliti de transport nemotorizate colective
mbuntite,n acelai timp cu furnizarea unor scheme de management al mobilitii
- mbuntirii sistemelor informatice pentru un management ameliorat al traficului i
ameliorrii monitorizrii datelor

Patrimoniu cultural i peisagistic

- Schimb de experien i cunotine, transfer i dezvoltarea n continuare a politicilor
dedicate:
- proteciei i mbogirii patrimoniului cultural i peisajelor
- dezvoltrii de abordri inovative n domeniul protejrii solului i reabilitrii
terenurilor contaminate i a zonelor brownfield
- susinerii managementului riscului n domeniul patrimoniului cultural i peisajelor
culturale (att n context urban, ct i rural)
- susinerii dezvoltrii turismului cu accent special pe aspectele de integrare durabil.

77
Anexa 2: Modelul propus pentru raportarea practicilor identificate



Capitolul Indicaii de coninut
1 Titlul/denumirea practicii
2 Tema/problema precis
tratat de practic

3 Obiectivele practicii
4 Locaia - ara
- regiunea sau districtul sau zona
metropolitan sau
municipalitatea
5 Descrierea detaliat a
practicii
- origine
- planificare temporar
- corpurile
implicate/implementare
- procedura i coninutul detaliat
al practicii
- cadrul legal
- cadrul financiar
6 Evaluarea - posibile rezultate demonstrate
(ex. prin indicatori)
- posibili factori de succes
- dificulti ntlnite
7 Lecia nvat din
practic

8 Informaii de contact
9 Alte posibile informaii
interesante
- site-ul web
- diferite documente (rapoarte,
prezentri etc.)

78

Anexa 3: Informaii suplimentare privind indicatorii pre-definii

Aceast anex ofer informaii adiionale pentru fiecare indicator pre-
definit din formularul de aplicare. n contextul evalurii proiectului, trebuie luate n considerare
urmtoarele dou recomandri:
- Pe parcursul fazei de dezvoltare a proiectului, aplicanii trebuie s fie realiti cnd estimeaz
valorile int ale acestor indicatori (ambiia exagerat nu este un criteriu de calitate)
- Pe parcursul fazei de implementare cnd Partenerii Lideri trebuie s raporteze regulat aceti
indicatori, trebuie completai numai acei indicatori care au o justificare clar i precis. Cum aceste
informaii vor fi folosite pentru a evalua rezultatele programului, partenerii lideri va trebui s fie
foarte ateni i precii cnd estimeaz fiecare indicator. Va cdea tot n sarcina lor s strng i s
verifice aceste date de la toi partenerii implicai n proiect.

1. Contribuia la obiectivele programului

1.1. Schimbul de experien i mbuntirea capacitilor i a cunotinelor actorilor regionali
i locali n principal prin potrivirea regiunilor cu experien mai puin cu regiunile cu
experien mai mult.

Indicatori de output-uri:
Nr. de evenimente interregionale organizate de proiecte n scopul schimbului de experien
Indicatorul msoar nr. de evenimente interregionale organizate de proiect cu scopul specific de a
crea schimbul de experien ntre parteneri (.a. evenimentele organizate n cadrul componentei 3).
Cuvntul evenimente trebuie luat ntr-un sens larg pentru c el acoper diferite activiti ca ateliere
de lucru, seminarii, conferine, cltorii de studiu, schimburi de personal etc. n principiu, ntlnirile
grupului lider al proiectului nu intr sub incidena acestui indicator deoarece aceste ntlniri au loc n
principal n scopuri de management i coordonare.

Nr. total de participani la toate evenimentele interregionale
Acest indicator monitorizeaz nr. total de participani implicai n evenimentele interregionale
dedicate schimbului de experien. Cifra acestui indicator reprezint practic suma numrului de
participani la fiecare eveniment (chiar dac aceleai persoane sunt reprezentate n diferite
evenimente)

Indicatori de rezultat:
Nr. de membri din staff cu capaciti crescute (cunotine,aptitudini,expertize) rezultnd
dintr-un schimb de experien la evenimentele interregionale
Indicatorul tinde s estimeze nr. de membri ai personalului ale cror capaciti au crescut datorit
schimbului de experien. Comparat cu indicatorul anterior (nr. total de participani), proiectele
trebuie s ia n considerare urmtoarele dou elemente cnd estimeaz acest indicator. Primul, logica
din spatele acestui indicator este gndirea n termeni de indivizi. Cu alte cuvinte, aceeai persoan
care particip la evenimente diferite trebuie numrat o singur dat n cadrul acestui indicator. Nu
aa stteau lucrurile i cu indicatorul anterior, cnd trebuia doar adugat nr. total de participani la
fiecare eveniment (chiar dac sunt aceleai persoane care particip la evenimente). Al doilea, doar
persoanele foarte activ implicate n proiect vor fi luate n considerare n cadrul acestui indicator i nu
o persoan care particip ocazional la un eveniment. Acesta este motivul pentru care numai membrii
staff-ului partenerilor trebuie luai n calcul. Cifra acestui indicator trebuie prin urmare s fie
rezonabil comparativ cu nr. total de parteneri implicai n proiect.

79
Nr. de noi proiecte, activiti, abordri rezultnd din schimbul de experien interregional
Indicatorul nu apare n formularul de aplicare pentru c se refer la activitile derivate care nu pot fi
prevzute n faza de aplicare. Este inclus n raportul de progres i tinde s monitorizeze toate noile
activiti neateptate posibile care rezult din schimburile de experien.
Nr. de planuri de aciune dezvoltate de regiunile din obiectivul convergen
pornind de la leciile nvate de regiunile cu obiectiv competitivitate
Indicatorul se aplic numai proiectelor de capitalizare. Scopul su este de a contribui cu
succes la cuplarea regiunilor mai puin experimentate cu regiunile cu mai mult
experien. Rezultatul principal al unui proiect de capitalizare este un plan de aciune
pentru fiecare regiune participant. Planul de aciune va defini precis modul n care
practicile vor fi implementate n Programul Operaional al regiunii n discuie (vezi cap.
2.1.2. al manualului programului). n acest context, indicatorul msoar nr. de planuri de
aciune produse de regiunile de convergen, care include transferul de bune practici de la
regiunile de competitivitate i grad de angajare.

1.2.Identificarea, mprtirea i transferul bunelor practici n politici regionale i n
programe principale de Fonduri Structurale UE

Indicatori de output-uri:

Nr. de bune practici identificate de Proiectele de Iniiativ Regional
Indicatorul se aplic doar proiectelor de iniiativ regional. Msoar nr. de bune practici
identificate n timpul activitilor de schimb de experien desfurate n cadrul
componentei 3.

Nr. de bune practici deja identificate i puse la dispoziia actorilor regionali i
locali implicai n proiecte de capitalizare
Acest indicator se aplic doar celui de-al doilea tip de intervenie. Reprezint o estimare a
nr. de bune practici puse la dispoziie de partenerii implicai n proiecte de capitalizare i
care sunt prin urmare gata s fie transferate proiectului.

Indicatori de rezultat:

Nr. de bune practici transferate cu succes n cadrul Proiectelor de Iniiativ
Regional
Indicatorul se aplic doar proiectelor de iniiativ regional. Din toate practicile identificate
n cadrul unui proiect de iniiativ regional, unele pot fi parial sau total transferate ntre
partenerii proiectului. Indicatorul de mai sus tinde s estimeze nr. de practici identificate
care au fost deja transferate n cadrul unui proiect. Doar o practic introdus de un partener
i care are un impact msurabil i concret asupra altui partener (de ex. prin iniierea unui
proiect pilot sau prin adoptarea unei anumite metodologii de ctre acest partener) trebuie
luat n considerare n cadrul acestui indicator. Cu alte cuvinte, intenia unui partener de a
implementa o practic nu este suficient. n final, trebuie reinut c acest indicator
monitorizeaz nr. de practici transferate i nu nr. de transferuri. Asta nseamn c, dac una
i aceeai practic este transferat la 3 parteneri diferii, trebuie raportat cifra unu i nu
cifra trei.

Nr. de planuri de aciune dezvoltate de proiectele de capitalizare
Indicatorul se aplic doar proiectelor de capitalizare. Aa cum s-a descris mai sus pentru
ultimul indicator al obiectivului 1.1., Planurile de Aciune sunt un element cheie al
Proiectelor de Capitalizare deoarece ele vor conduce la implementarea practicilor n
regiuni. Ele reprezint rezultatele finale ale proiectului. n principiu, fiecare regiune
80
participant la Proiectul de Capitalizare trebuie s-i produc propriul Plan de Aciune.
Prin urmare, cifra raportat sub acest indicator trebuie s fie teoretic identic cu nr. de
regiuni reprezentate n Proiectul de Capitalizare.

Suma fondurilor principale (de coeziune/FEDR/ESF) dedicate implementrii
bunelor practici care provin din Proiectele de Capitalizare
Indicatorul se aplic doar proiectelor de capitalizare. Scopul su este de a contribui la
succesul proiectelor de capitalizare. Aa cum s-a descris la cap. 2.1.2., Planul de
Aciune dezvoltat de fiecare regiune implicat n Proiectul de Capitalizare trebuie s
cuprind informaii despre suma fondurilor din programe operaionale regionale care va
fi dedicat implementrii bunelor practici. Aceasta este suma estimat n cadrul acestui
indicator.

1.3. mbuntirea politicilor regionale i locale

Indicatori de output-uri:

Nr. de politici regionale i locale i instrumente din domeniul tratat de proiect
Date fiind obiectivele generale ale programului, proiectele INTERREG IVC sunt legate n
mod necesar de un anumit nr. de politici sau instrumente regionale/locale.
16
Scopul
acestui indicator de ieire este de a monitoriza nr. de politici/instrumente la care se
adreseaz fiecare proiect. De exemplu, dac un proiect se concentreaz pe modul n care
mai multe regiuni ncearc s ncurajeze antreprenoriatul pe teritoriul propriu, se poate
considera c proiectul se adreseaz politicii de dezvoltare economic a fiecrei regiuni
participante. Prin implicarea ntr-un proiect IVC, trebuie s ne adresm politicii fiecrei
zone a partenerului din domeniul atins de proiect. Acest lucru nseamn i c cifra
raportat n cadrul acestui indicator trebuie teoretic s fie identic cu nr. de regiuni
reprezentate n proiect.

Indicatori de rezultat:

Nr. de politici regionale i locale i instrumente mbuntite n domeniul tratat de
proiect
Toate proiectele INTERREG IVC trebuie s contribuie la mbuntirea politicilor locale
sau regionale sau a instrumentelor crora li se adreseaz. mbuntirea poate lua forme
diferite. n unele cazuri, va fi un document de politic care este modificat pentru a lua n
considerare unele lecii nvate n cadrul proiectului de cooperare. n alte cazuri, va fi
transferul unei abordri care influeneaz modul n care politica sau instrumentul este
implementat. Cifra raportat n cadrul acestui indicator nu poate n mod evident depi
cifra raportat n cadrul nr. de politici tratate.
n cazul n care o regiune poate demonstra c politica ei a fost influenat n diferite moduri
datorit schimbului de experien (ex. introducerea unei noi msuri n programul su
operaional regional de fonduri structurale ct i crearea unui nou instrument de
finanare regional), totui numai o politic trebuie raportat n cadrul acestui indicator
ca fiind mbuntit, deoarece aceste dou mbuntiri se refer la o singur politic.





16
n contextul INTERREG IVC, instrumentul este considerat a fi orice unealt financiar sau program
strategic stabilit pentru implementarea unei pri a unei politici regionale sau locale
81



2. Performana general a proiectelor

2.1. Management i coordonare

Indicatori de output-uri:

Nr. mediu de ntlniri de grup director organizate de proiecte pe an
n cadrul fiecrui proiect, un corp nsrcinat cu luarea deciziei este creat pentru a
asigura managementul strategic i eficient al proiectului. Acest corp se numete grup
director la nivelul programului, dar unele proiecte pot numi diferit acest comitet.
Depinznd de caracteristicile proiectelor, grupul director se ntlnete o dat sau de
dou ori pe an. Indicatorul msoar frecvena acestor ntlniri.

2.2. Comunicare i diseminare

Indicatori de output-uri:

Nr. de comunicate de pres diseminate
O relatare de pres este un anun de relaii publice iniiat ctre tirile media i alte
publicaii target cu scopul de a atrage atenia media la o activitate specific a proiectului
(o ntlnire prealabil, o conferin de diseminare). Indicatorul msoar nr. de astfel de
anunuri de pe parcursul implementrii unui proiect.

Nr. de brouri (nr. de brouri create nu cel de copii printate sau diseminate)
Acest indicator msoar cantitatea de brouri ale proiectului create de Partenerul Lider
sau de partenerii n proiect. Este legat, n primul rnd, de nr. de ediii create i nu de nr.
de copii diseminate (o versiune tradus a brourii nu trebuie considerat o anume alt
ediie). n al doilea rnd, trebuie luate n considerare numai brourile dedicate nsi
proiectului.

Nr. de copii de brouri diseminate
Indicatorul msoar nr. de brouri de proiect (aa cum a fost definit mai sus) care sunt
fizic distribuite n timpul evenimentelor sau trimise electronic sau prin pot pt. a
promova proiectul.

Nr. de newsletters (nr. de scrisori create, nu cel de copii printate sau diseminate)
Acest indicator msoar cantitatea de scrisori ale proiectului create de Partenerul Lider
sau de partenerii n proiect. Ca i la brouri, acest indicator se focuseaz pe nr. de ediii
create i nu pe nr. de copii diseminate i este legat numai de nr. de scrisori ale
proiectului nsui.


Nr. de copii de newsletters diseminate
Indicatorul msoar nr. de scrisori de proiect (aa cum a fost definit mai sus) care sunt
fizic distribuite n timpul evenimentelor sau trimise electronic sau prin pot pt. a
promova proiectul.

Nr. de evenimente de diseminare organizate
82
Indicatorul msoar nr. de evenimente dedicate promovrii i diseminrii proiectului.
Poate lua, de exemplu, forma ntlnirilor prealabile sau a conferinelor de nchidere.
Pentru a fi luate n considerare n cadrul acestui indicator, aceste evenimente trebuie s
fie mai nti organizate de nsui proiectul (Partenerul Lider sau ali parteneri). n al
doilea rnd, trebuie s fie dedicat pe de-a-ntregul sau parial unei audiene care este
diferit de partenerii deja implicai n proiect.


Nr. de alte evenimente la care se particip (cu prezentri, standuri despre activitile
proiectului)
Acest indicator msoar nr. de evenimente la care proiectul este promovat. Pentru a fi
luat n considerare n cadrul acestui indicator, evenimentul nu trebuie s fie organizat de
proiect. De exemplu, poate fi un eveniment organizat la nivel local, regional, naional
sau european, la care Partenerul Lider este invitat s ia parte. Pe lng acest lucru, doar
evenimentele n care proiectul este prezent activ (printr-o prezentare sau un stand) poate
fi raportat n cadrul acestui indicator. Cu alte cuvinte, nu poate fi un eveniment la care
partenerul lider sau ali parteneri ai proiectului sunt implicai ca participani pasivi.

Indicatori de rezultat:

Nr. de articole, apariii publicate n pres sau alte mijloace media
inta acestui indicator este de a contribui la succesul activitilor de comunicare prin
monitorizarea acoperirii presei i a media de ctre proiect (ex. articole dedicate
proiectului ct i apariii despre proiect la radio, televiziune, site-uri de tiri etc.)

Nr. estimat de participani la evenimente (organizate i la care se particip)
Indicatorul estimeaz nr. de participani nu numai la evenimentele de diseminare
organizate de proiect ci i la alte evenimente n care proiectul este activ promovat (vezi
indicatorii de output-uri de mai sus). Este considerat i ca indicator rezultat deoarece d
estimarea mrimii audienei care a beneficiat de informaiile asupra proiectului.

Nr. mediu de vizitri pe lun ale site-ului web al proiectului
Scopul acestui indicator este de a contribui la succesul website-ului proiectului prin
monitorizarea nr. mediu de vizitatori pe lun. Trebuie notat c acest indicator se
concentreaz pe nr. de vizite nu pe nr. de hit-uri. Un hit este nregistrat de cte ori un
browser web cere o pagin (ex. imagine, text, banner) de la site-ul web. O pagin web
este constituit din fiiere diferite, deci nr. de hit-uri nu este un indicator potrivit
pentru msurarea traficului pe site. O vizit, pe de alt parte, este nregistrat de fiecare
dat cnd o persoan se uit pe o pagin din website-ul proiectului, indiferent de cte
fiiere (hit-uri) trebuie s fie descrcate ca parte a acestui proces.


83

Anexa 4: Ghid de evaluare a calitii



Criteriul 1- Relevana propunerii
Sub categorie ntrebri ajuttoare
Relevana temei abordate Tema abordat este n mod evident aliniat
agendei de la Lisabona/Gothenburg? Este
n mod evident n legtur cu una din
subtemele programului?

Este tema clar legat de dezvoltarea
regional i/sau politicile de Fonduri
Structurale UE? Este ea n mod evident
aliniat la competenele autoritilor locale
i regionale?

Are tematica clar valoare adugat
european? Poate fi ea considerat de
interes general n contextul politicii
regionale UE?
Relevana abordrii propuse Este tematica proiectului clar abordat la
nivelul politicii?

Proiectul se focuseaz n mod clar pe
schimbul de experien i este clar construit
pe experiena partenerilor? Schimbul de
experien la nivelul politicii este centrul
ateniei cooperrii propuse?

Demonstreaz proiectul clar cum va
contribui la obiectivele programului i n
particular la mbuntirea politicilor i
instrumentelor regionale i locale?

Abordarea propus are caracter clar
interregional?

Este cooperarea propus de tip win-win
(toi beneficiaz)?


Criteriul 2- Coerena propunerii i calitatea metodologiei
Sub categorie ntrebri ajuttoare (i surse
corespondente n formularul de aplicare)
Claritatea raionamentului proiectului Tema abordat este declarat clar? Se
concentreaz suficient pe tematic? (2.1.2.)
Sunt obiectivele i sub-obiectivele
84
proiectului clar descrise? (2.1.3.)
Sunt definite clar efectele prevzute
(output-uri, rezultate)? (2.1.4,2.1.7,3)
Pentru proiectele de capitalizare, se descrie
suficient n formularul de aplicare
experiena (ex. numele i scurta descriere a
practicilor)? (2.1.1., 2.1.5, 5)
Coerena metodologiei propuse Sunt urmtoarele elemente relaionate
logic: tematica abordat, obiectivele i
efectele planificate?
(2.1.2.,.2.1.3,.2.1.4.,.2.1.7.,3)
Pot rezultatele ateptate s fie obinute prin
metodologia propus i activitile
planificate? (2.1.4,2.1.6,2.1.7,3)
Este metodologia propus per ansamblu
realistic i consistent? Sunt
componentele relaionate logic? Este clar
c activitile nu fluctueaz ntre
componente? Sunt activitile legate logic
ntre ele? Se succed ele logic? Intensitatea
selectat a cooperrii este n linie cu
activitile propuse? (2.1.5,2.1.6,2.1.7,3)
Pentru proiectele de capitalizare, este
focusarea clar pe transferul de bune
practici identificate n programe principale
de fonduri structurale? Procesul de transfer
este explicat precis i coerent?
(2.1.3,2.1.6,3.3)
Calitatea planului de lucru (componentele) Sunt activitile planificate i ieirile
suficient de detaliat descrise n planul de
lucru al proiectului? (3)
Pentru fiecare semestru al planului de
lucru, este descrierea rezultatelor aliniat
cu descrierea activitilor?
Consistena proiectului d.p.d.v. al
politicilor orizontale UE
Este proiectul n linie cu 2 politici
orizontale UE (oportuniti egale i
sustenabilitatea mediului nconjurtor)?
(2.2.3)

Criteriul 3- Calitatea rezultatelor
Sub categorie ntrebri ajuttoare (i surse corespondente n
formularul de aplicare)
Tangibilitatea rezultatelor Sunt rezultatele ateptate (i output-urile)
concrete? Sunt ele clar specificate i cuantificate
precis? Sunt ele realiste (ex. valoarea int pentru
indicatorii programului)? (2.1.4,2.1.7,3)
Vizibilitatea rezultatelor Vor fi rezultatele ateptate diseminate altor actori
interesai din Europa? Sunt planificate suficiente
msuri de publicitate n acest scop?
(2.1.4,2.1.7,3.2)
Sunt activitile de comunicare clar definite sub
85
componenta 2? De ex., este grupul int al acestor
activiti specificat? Sunt aceste activiti bine
integrate n planul de lucru?
Relevana rezultatelor Proiectul demonstreaz o capacitate de
mbuntire a politicilor i instrumentelor
regionale? Vor avea rezultatele ateptate o
influen direct asupra politicilor regionale/locale
ale regiunilor reprezentate n parteneriat? Sunt
responsabilii cu luarea deciziei din regiunile
participante direct implicai n proiect?
(2.1.1.,2.1.2,2.1.3,2.1.4,3.5)
Rezultatele ateptate au relevan la nivel
european? Vor fi aplicabile i replicabile n alte
regiuni europene? (2.1.4,2.1.7,3)
Pentru proiectele de capitalizare, se ateapt un
plan de aciune pentru fiecare regiune participant?
(2.1.4,2.1.7,3)
Valoarea adugat a rezultatelor Sunt rezultatele ateptate inovatoare n contextul
INTERREG IVC? Sunt ele clar diferite de
rezultatele deja obinute de alte proiecte anterioare
sau n curs? (2.1.4,2.1.7,3)
Pentru proiectele ce urmeaz, este valoarea
adugat clar demonstrat prin parteneriat i/sau
tema abordat i/sau intensitatea cooperrii
selectate? (2.1.2.,.2.1.3,.2.1.5,5)
Este sinergia i valoarea adugat comparnd cu
alte proiecte INTERREG IVC n curs clarificat n
formularul de aplicare?

Durabilitatea rezultatelor Exist prevederi realiste pentru a asigura
durabilitatea rezultatelor operaiunilor? (2.1.8)


Criteriul 4- Calitatea managementului
Sub categorie ntrebri ajuttoare (i surse
corespondente n formularul de aplicare)
Claritatea coordonrii proiectului i a
structurilor i procedurilor de management
Sunt procedurile de luarea deciziei,
monitorizare i evaluare (nivel strategic)
explicate? Sunt ele clare, transparente i
corecte? Sunt toi partenerii implicai n
procesul de luarea deciziei? Dac nu, se
justific asta n formularul de aplicare?
(2.3.3, 2.3.4)

Sunt procedurile de management de zi cu zi
i coordonare explicate? Sunt ele
satisfctoare? (2.3.1,3)

Sunt clar explicate procedurile de
management financiar i administrativ?
Sunt procedurile clar explicate pt. primul
86
nivel de control de control? Se aliniaz ele
la reglementrile specifice rii? (2.3.2,3.5)

Dac se mparte n cadrul parteneriatul o
sarcin, este divizia clar i logic? Dac
nu se mpart sarcinile, se justific asta n
formularul de aplicare? (2.3,3.5)
Calitatea componentei 1 Sunt activitile din componenta 1 clar i
precis definite? Planul de lucru al
componentei 1 include activiti/rezultate
de baza de management i coordonare
(rapoarte de progres i ntlniri ale grupului
director)? (3)

Sunt aceste activiti coerente i n
concordan cu descrierea din cap.2.3. al
formularului de aplicare? (2.3., 3)
Experiena partenerului lider i a
partenerilor n programe i proiecte
similare
Partenerul Lider are experien n
managementul proiectelor similare? (5)

Au ceilali parteneri experien n proiecte
similare? (5)





Criteriul 5- Calitatea parteneriatului
Sub categorie ntrebri ajuttoare (i surse corespondente
n formularul de aplicare)
Coerena dintre obiectivele proiectului
i parteneriat
Este tema abordat de interes pentru toi
partenerii? Vor beneficia toi partenerii din
operaiune? (2.1,2.2.1,.2.3,.3)
Sunt potrivii partenerii implicai n rezolvarea
tematicii abordate? Sunt partenerii implicai n
msur s influeneze politicile lor regionale i
locale i strategiile? (5)
Este nr. de parteneri implicai n concordan
cu intensitatea cooperrii i cu recomandrile
programului? Dac nu, este asta justificat n
formularul de aplicare sau prin raionamentul
proiectului? (2.1.5,3,5)
Pentru proiectele de capitalizare, n cazul n
care Autoritile de Management/Corpurile
intermediare nu sunt direct implicate n proiect,
este modalitatea lor de participare clar stipulat
n formularul de aplicare? (2.2.2.,5)
Implicarea proporionat a tuturor
partenerilor n dezvoltarea idei de
proiect, pregtirea aplicaiei, operaii de
implementare i co-finanare
Au fost toi partenerii implicai n dezvoltarea
proiectului? (2.1.1)
Pare implicarea partenerilor proporionat?
Dac nu, este asta justificat n formularul de
87
aplicare sau prin raionamentul proiectului?
(2.3.4,3,5)
Este contribuia financiar mprit ntre
parteneri i realist? n caz de situaie contrar,
se justific n formularul de aplicare? (3,5)
Acoperirea geografic larg Acoper parteneriatul o arie larg UE (mai
precis dincolo de graniele normale ale ariei
programelor transnaionale)? Dac acoperirea
geografic este limitat, este asta justificat n
formularul de aplicare sau prin raionamentul
proiectului? (5)
Este alocarea bugetar mprit ntre ri
(incluznd ntre un grup de ri apropiate
geografic i celelalte ri reprezentate)? Dac
nu, se justific n formularul de aplicare?
Buna amestecare a regiunilor cu nivele
diferite de experien
Este parteneriatul un mix ntre parteneri cu
mult experien i cei cu mai puin
experien n domeniul abordat de proiect?
Dac nu, este asta justificat n formularul de
aplicare sau prin raionamentul proiectului? (5)

Criteriul 6- Buget i finane
Sub categorie ntrebri ajuttoare (i surse corespondente n
formularul de aplicare)
Valoarea pt. bani Este bugetul total rezonabil comparativ cu
activitile/rezultatele planificate i durata proiectului?
Este bugetul total rezonabil comparativ cu nr. de
parteneri implicai? (1.4, 4.1, 3,5)
Este valoarea pt. bani demonstrat n contextul
INTERREG IVC?
Este bugetul alocat pt. sarcinile de management i
coordonare (componenta 1) rezonabil (sub 20% din
bugetul total)? (4.1)
Este bugetul alocat costurilor de administrare rezonabil
(sub 25% din costurile cu personalul). Dac nu, se
justific? (4.1)
Este cota din buget alocat expertizei i serviciilor
externe rezonabil rezonabil (sub 50% din bugetul
total)? Dac nu, se justific n formularul de aplicare?
Este bugetul alocat echipamentelor rezonabil (sub 5%
din bugetul total). Dac nu, se justific? (4.1)
Consistena bugetului Aranjamentele financiare reflect activitile planificate?
Sunt costurile pe componente i capitole bugetare
coerente i n concordan cu aceste activiti? (3, 4.1)
Este previziunea plii coerent i realist? Reflect ea
activitile planificate? (4.2,3)
Sunt costurile cu expertizele i serviciile externe precis
i clar descrise? Este nivelul i natura acestor costuri
justificat n linie cu activitile planificate? Este
justificat clar interregionalitatea lor i costurile
suplimentare? Exist riscul ca legile achiziiilor publice
88
s nu fie respectate (ex. numele companiei este
menionat)? (4.3)
Dac sunt bugetate costurile cu echipamentele (ex.
echipament IT), sunt ele clar descrise? Este nivelul i
natura acestor costuri justificat? Aduc ele vreun
beneficiu parteneriatului? (4.4)
Dac se organizeaz activiti n afara UE, este locaia
lor clar specificat (ara i oraul)? Sunt aceste activiti
din afara UE relevante i justificate? Exist vreun risc ca
costurile pltite de partenerii UE pentru aceste activiti
s depeasc 10% din totalul bugetului proiectului?



89

ANEXA 5a): Confirmarea controlului partenerului lider INTERREG
IVC
-Extras din formatul de raport de progres
(ce va fi semnat de conrolorul partenerului lider n raport care se transmite la JTS)

Pe baza examinrii fcute de noi i de ctre controlorii partenerilor de proiect, confirmm
urmtoarele:

1. Pentru acest raport cheltuielile totale pltite i confirmate sunt de.Euro
2. Regulile/normele enumerate n contractul de subvenie/finanare au fost
respectate, inclusiv, dar nelimitndu-se la acestea, normele referitoare la
eligibilitatea cheltuielilor Art. 56 din Regulamentul (CE No. 1083/2006, Art. 7 din
Regulamentul (CE) Nr. 1080/2006, Art. 48 pn la 53 din Regulamentul (CE) nr.
1828/2006, reglementri naionale i interne ale partenerilor i reguli stabilite n
ultima versiune a manualului programului INTERREG IVC).
3. Costurile prezentate n acest raport se refer la activitile pltite de la data
aprobrii de ctre Comisia de Monitorizare pn la sfritul perioadei de raportare.
Cheltuielile prezentate la componenta activiti de pregtire au fost fcute n
perioada cuprins ntre 1 ianuarie 2007 i data la care a fost depus prima versiune a
aplicaiei/cererii, aprobat de Comisia de Monitorizare. Cheltuielile au fost fcute
pn la sfritul perioadei primei raportri.
4. Chitanele i plile sunt nregistrate cu exactitate n sistemul de contabilitate al
proiectului, cheltuielile fcute n alt moned dect Euro au fost convertite corect,
activele sunt nregistrate n mod adecvat i sumele sunt corect reflectate n cererile
de plat. Pentru proiectul ale crui cheltuieli totale co-finanate de FEDR depesc
1.000.000, toate veniturile generate au fost deduse din cheltuielile eligibile. Se face
auditul necesar pentru toate activitile, existnd dovada sub forma contractelor,
facturilor i nregistrrii plilor. Pentru cheltuielile de personal, exist foi de pontaj,
liste de cheltuieli sau descrierea formulei i calcule de cost.
5. Au fost achiziionate servicii, bunuri i lucrri pe baza unui apel la licitaii n
conformitate cu normele interne, naionale, europene sau a altor norme relevante, au
fost exercitate controale asupra deschiderii ofertelor i toate ofertele au fost complet
evaluate nainte de a se lua decizia final privind furnizorul de servicii, furnizorul de
bunuri i executantul de lucrri.
6. Progresul/evoluia a fost deplin i corect reflectat n raport. Exist dovada c
activitile raportate au avut loc, furnizarea serviciilor, bunurilor i execuia
lucrrilor sunt n desfurare sau au fost ncheiate. Cheltuielile se refer exclusiv la
activitile enumerate n ultima versiune aprobat a formularului de aplicaie i
ncheiate cel mai trziu la sfritul lunii de finalizare aprobat.
7. Partenerul s-a conformat normelor i politicilor Comunitare privind publicitatea,
informarea, ansele egale, protecia mediului, ajutorul de stat, concurena i
achiziiile publice.
8. Toate input-urile/datele pentru raport primite de la parteneri au fost confirmate de
un controlor/corp de control autorizat n conformitate cu cerinele de control
specifice rii, aa cum s-a anunat pe site-ul INTERREG IVC (n ceea ce privete
Art. 16 din Regulamentul (CE) nr. 1080/2006). Confirmrile de verificare a
partenerului pentru cheltuielile raportate de ctre fiecare partener au fost furnizate
de partenerii la proiect i semnate de inspectorii/corpurile de control autorizate.
9. Activitile proiectului au nceput i sunt desfurate/implementate n
conformitate cu stipulrile din Art. 6 (1) din contractul de subvenionare.
90

Confirm prin prezenta c eu/firma sunt o entitate independent de activitile
proiectului i de managementul su financiar i sunt autorizat s efectuez
controale/verificri n statele membre UE/Norvegia i n acele teritorii de unde este
partenerul lider.

Locul.. Data tampil oficial
17


Nume Semntura controlorului


17
Dac exist
91

Anexa 5b): Confirmarea controlului partenerului lider INTERREG
IVC

Numele partenerului:
Denumirea proiectului:
Numrul confirmrii controlului/verificrii:

[ Confirmarea trebuie s fie nsoit de un raport financiar care s indice denumirea
proiectului, partenerii proiectului, perioada de raportare, suma pe linie bugetar i
component.
18
Confirmarea trebuie s fie semnat de fiecare controlor al partenerului din
proiect din cadrul parteneriatului (inclusiv controlorul partenerului lider pentru cheltuielile
proprii ale partenerului lider) i trimis partenerului lider pentru fiecare raport de progres.
Un exemplar din confirmrile controlorilor (fr anexe) va fi transmis la JTS prin
partenerul lider
19
]

Pe baza examinrii fcute de noi, confirmm urmtoarele:

1. Pentru acest raport cheltuielile totale pltite i confirmate sunt deEuro.
18

2. Regulile/normele enumerate n contractul de subvenie/finanare au fost
respectate, inclusiv, dar nelimitndu-se la acestea, normele referitoare la
eligibilitatea cheltuielilor Art. 56 din Regulamentul (CE No. 1083/2006, Art. 7 din
Regulamentul (CE) Nr. 1080/2006, Art. 48 pn la 53 din Regulamentul (CE) nr.
1828/2006, reglementri naionale i interne ale partenerilor i reguli stabilite n
ultima versiune a manualului programului INTERREG IVC).
3. Costurile prezentate n acest raport se refer la activitile pltite de la data
aprobrii de ctre Comisia de Monitorizare pn la sfritul perioadei de raportare.
Cheltuielile prezentate la componenta activiti de pregtire au fost fcute n
perioada cuprins ntre 1 ianuarie 2007 i data la care a fost depus prima versiune
a aplicaiei/cererii, aprobat de Comisia de Monitorizare. Cheltuielile au fost
fcute pn la sfritul perioadei primei raportri.
4. Chitanele i plile sunt nregistrate cu exactitate n sistemul de contabilitate al
proiectului, cheltuielile fcute n alt moned dect Euro au fost convertite corect,
activele sunt nregistrate n mod adecvat i sumele sunt corect reflectate n cererile
de plat. Pentru proiectul ale crui cheltuieli totale co-finanate de FEDR
depesc 1.000.000, toate veniturile generate au fost deduse din cheltuielile
eligibile. Se face auditul necesar pentru toate activitile, existnd dovada sub
forma contractelor, facturilor i nregistrrii plilor. Pentru cheltuielile de
personal, cheltuieli administrative, exist dovezi necesare sub forma foilor de
pontaj, listelor de cheltuieli sau descrierea formulei i calcule de cost.
5. Au fost achiziionate servicii, bunuri i lucrri pe baza unui apel la licitaii n
conformitate cu normele interne, naionale, europene sau a altor norme relevante,
au fost exercitate controale asupra deschiderii ofertelor i toate ofertele au fost

18
Confirmarea cuprinde partea partenerului din costurile comune n cazul n care partenerii au decis s
mpart anumite cheltuieli.
19
Pentru partenerii din rile cu un sistem de control de prim nivel descentralizat cu un organism de aprobare
MS, confirmarea partenerului trebuie s fie nsoit, pentru primul raport, de Certificatul de Aprobare de
control de prim nivel emis de un organism de control MS.
20
Partenerii i partenerul lider trebuie s se asigure c suma cheltuielilor raportate indicat pentru partener n
raportul de progres i sumele indicate n confirmarea controlului partenerului corespund.
92
complet evaluate nainte de a se lua decizia final privind furnizorul de servicii,
furnizorul de bunuri i executantul de lucrri.
6. Progresul/evoluia a fost deplin i corect reflectat n raport. Exist dovada c
activitile raportate au avut loc, furnizarea serviciilor, bunurilor i execuia
lucrrilor sunt n desfurare sau au fost ncheiate. Cheltuielile se refer exclusiv
la activitile enumerate n ultima versiune aprobat a formularului de aplicaie i
ncheiate cel mai trziu la sfritul lunii de finalizare aprobat.
7. Partenerul s-a conformat normelor i politicilor Comunitare privind publicitatea,
informarea, ansele egale, protecia mediului, ajutorul de stat, concurena i
achiziiile publice.
8. Activitatea de control a fost materializat printr-un raport privind controlul
(inclusiv o checklist a controlului), care se bazeaz pe formatul INTERREG IVC
i servete ca cerine minime.

Confirm prin prezenta c eu/firma sunt o entitate independent de activitile
proiectului i de managementul su financiar i sunt autorizat s efectuez controale n ceea
ce privete cerinele de control valabile n statele membre UE/Norvegia i n acele teritorii
de unde este partenerul.


Locul.. Data tampil oficial
19


Nume Semntura controlorului


19
Dac exist
93

Anexa 5c): Confirmarea controlului cheltuielilor comune ale
partenerilor responsabili de contractarea i achitarea acestor
cheltuieli

Numele partenerului care a contractat i a pltit (n englez):
Denumirea proiectului:
Perioada de raportare la care se refer cheltuielile (zz/ll/aaaa zz/ll/aaaa) pentru cheltuielile
comune:

[ Confirmarea trebuie s fie nsoit de un raport financiar al cheltuielilor comune care s
indice denumirea proiectului, partenerii proiectului, perioada de raportare, suma
cheltuielilor comune pe linie bugetar i component. Confirmarea trebuie s fie semnat
de verificatorul partenerului din proiect care e responsabil de cheltuielile comune. Apoi
aceasta este trimis fiecrui partener care a participat la cheltuielile comune, mpreun cu
cererea de rambursare. Pe aceast baz partenerii includ participarea lor la cheltuieli
comune n propriul lor raport financiar i obin confirmare de la proprii lor verificatori (care
pot accepta cheltuielile comune/mprite bazndu-i opinia pe confirmarea verificatorilor
partenerilor responsabili. ]

Pe baza examinrii fcute de noi, confirmm urmtoarele:

1.Pentru acest raport cheltuielile comune pltite i confirmate sunt de.Euro
2.Regulile/normele enumerate n contractul de subvenie/finanare au fost respectate,
inclusiv, dar nelimitndu-se la acestea, normele referitoare la eligibilitatea
cheltuielilor Art. 56 din Regulamentul (CE No. 1083/2006, Art. 7 din Regulamentul
(CE) Nr. 1080/2006, Art. 48 pn la 53 din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006,
reglementri naionale i interne ale partenerilor i reguli stabilite n ultima versiune a
manualului programului INTERREG IVC).
3.Costurile comune prezentate n acest raport se refer la activitile pltite de la data
aprobrii de ctre Comisia de Monitorizare pn la sfritul perioadei de raportare.
Cheltuielile prezentate la componenta activiti de pregtire au fost fcute n
perioada cuprins ntre 1 ianuarie 2007 i data la care a fost depus prima versiune a
aplicaiei/cererii, aprobat de Comisia de Monitorizare. Cheltuielile au fost fcute
pn la sfritul perioadei primei raportri.
4.Chitanele i plile sunt nregistrate cu exactitate n sistemul de contabilitate al
proiectului, cheltuielile fcute n alt moned dect Euro au fost convertite corect,
activele sunt nregistrate n mod adecvat i sumele sunt corect reflectate n cererile de
plat. Pentru proiectul ale crui cheltuieli totale co-finanate de FEDR depesc
1.000.000, toate veniturile generate au fost deduse din cheltuielile eligibile. Se face
auditul necesar pentru toate activitile, existnd dovada sub forma contractelor,
facturilor i nregistrrii plilor. Pentru cheltuielile de personal, exist foi de pontaj,
liste de cheltuieli sau descrierea formulei i calcule de cost.
5.Au fost achiziionate servicii, bunuri i lucrri pe baza unui apel la licitaii n
conformitate cu normele interne, naionale, europene sau a altor norme relevante, au
fost exercitate controale asupra deschiderii ofertelor i toate ofertele au fost complet
evaluate nainte de a se lua decizia final privind furnizorul de servicii, furnizorul de
bunuri i executantul de lucrri.
6.Progresul/evoluia a fost deplin i corect reflectat n raportul cheltuielilor comune.
Exist dovada c activitile raportate au avut loc, furnizarea serviciilor, bunurilor i
execuia lucrrilor sunt n desfurare sau au fost ncheiate. Cheltuielile comune se
94
refer exclusiv la activitile enumerate n ultima versiune aprobat a formularului de
aplicaie i ncheiate cel mai trziu la sfritul lunii de finalizare aprobat.
7.Partenerul responsabil de costurile comune s-a conformat normelor i politicilor
Comunitare privind publicitatea, informarea, ansele egale, protecia mediului,
ajutorul de stat, concurena i achiziiile publice.
8. Activitatea de verificare a fost materializat printr-un raport privind verificarea
(inclusiv o checklist a controlului), care se bazeaz pe formatul INTERREG IVC i
servete ca cerine minime.


Confirm prin prezenta c eu/firma sunt o entitate independent de activitile
proiectului i de managementul su financiar i sunt autorizat s efectuez
controale/verificri n statele membre UE/Norvegia i n acele teritorii de unde este
partenerul lider.

Locul.. Data tampil oficial

Nume Semntura controlorului
95

Anexa 6: Raport privind controlul (inclusiv checklist privind
controlul)

[de completat de ctre fiecare controlor (inclusiv controlorul pentru partenerul lider pentru
propriile sale cheltuieli)

Prin semnarea Confirmrii de control a partenerului INTERREG IVC, controlorul
confirm c a verificat toate aspectele cerute i declar c fondurile au fost utilizate
adecvat. Aceast declaraie se bazeaz pe propriile sale verificri, care sunt materializate
ntr-un raport de control (inclusiv o checklist de control). Raportul controlorului este util
att pentru controlori ct i pentru parteneri i, de asemenea, constituie o parte din
documentaia/auditul proiectului.

Un raport privind controlul trebuie completat de fiecare controlor. Este, de asemenea,
completat de controlorul liderului de proiect pentru propriile cheltuieli ale liderului, pe de o
parte i, pe de alt parte, pentru verificri fcute pe datele/informaiile furnizate de
parteneri(vezi seciunea verificri specifice liderului din lista de control de mai jos).

Raportul servete doar ca document intern al proiectului i nu trebuie trimis la Secretariatul
Tehnic Comun, dect dac e cerut n mod explicit. Raportul rmne la partenerul de proiect
i controlorul partenerului. Se recomand ca o un exemplar din raportul de control s fie
transmis i Partenerului lider. Recomandm folosirea acestui format. Dac nu, raportul de
verificare trebuie s conin cel puin elementele menionate n urmtorul tabel:


Proiect

Denumirea proiectului
Acronimul
Index
Numele organizaiei LP (lider
proiect) (n englez) + ara

Durata proiectului
Perioada de raportare


Partenerul la proiect de verificat

Numele persoanei de contact
Birou/serviciu/departament +
organizaia (n englez)

Adresa
Nr. telefon/fax
e-mail
Poziia n cadrul proiectului Partener lider Partener

Controlor autorizat al partenerului de proiect

Nume
96
Denumirea funciei
Birou/serviciu/departament +
organizaie

Adresa
Nr. telefon/fax
e-mail

Informaii privind controlul (pentru perioada de raportare verificat)

Suma declarat de partener
verificatorului

Suma acceptat i confirmat de
controlor

Suma i procentul de cheltuieli
verificate de controlor
- (de obicei 100%; n caz c se face parial
trebuie s se justifice de ce i trebuie
indicat tipul de cheltuieli verificate, ct
anume din cheltuieli s-au verificat,
criteriile dup care s-au ales documentele
pentru verificare)

Numrul de verificri pe teren la
sediul partenerului fcute de controlor
pentru acest raport

Suma cheltuielilor verificate de
controlor pe teren/la faa locului
De obicei, aceeai ca i suma i procentul de
cheltuieli verificate de controlor, cu urmtoarele
excepii
- unele sau toate cheltuielile au fost
verificate printr-o verificare la birou. n
cazul verificrii la birou, v rugm s
acordai o atenie deosebit ntrebrii de
control nr. 7 la punctul 15 alte
consideraii privind eligibilitatea. Vezi
i ghidul din caseta gri de la sfritul
Seciunii 4.3.5.2 din partea principal a
manualului de program
- n timpul verificrii pe teren/la faa
locului, controlorul a verificat nu numai
cheltuielile legate de aceast perioad de
raportare ci i perioadele anterioare. Apoi
indicai clar sumele pe perioada de
raportare.
Suma cheltuielilor verificate la faa
locului care este acceptat de
controlor

Orice alte informaii privind
metodologia de control i natura
documentelor/justificativelor
verificate

Observaii generale / rezerve privind
perioada de verificare curent

Tratamentul acordat acestor
S se specifice clar observaiile / rezervele, dac
exist, legate de eligibilitatea unor cheltuieli

S rezulte o concluzie clar care s spun dac
97
observaii / rezerve.



Concluzii
acest sistem este demn de ncredere i rezonabil
i dac avem asigurarea c raportul financiar nu
conine denaturri/declaraii false.

Concluzia ia n considerare constatrile
verificrii documentate detaliat din lista de
verificare (control checklist). De asemenea, se
vor prezenta msurile aplicate pentru rezolvarea
erorilor gsite i se vor face recomandri pentru
a evita repetarea aceluiai tip de anomalii n
viitor.

Dac sunt nc n discuie constatri/aspecte din
raportul precedent, vor trebui descrise n aceast
seciune msurile de urmrire a situaiei i se vor
trage concluzii privind eficiena acestor msuri.
Recomandri/aspecte care trebuie
urmrite n urmtorul raport de
progres.



Locul.. Data tampil oficial
20


Nume Semntura controlorului






20
Dac exist
98
List de verificare

ntrebare de verificare da nu nu e
cazul


1. Statutul partenerului

Este partenerul autoritate public sau un organism guvernat
de dreptul public?

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:


2. Finanarea partenerului

n cazul n care finanarea naional nu provine din
resursele proprii ale partenerului i din alt surs financiar
cum ar fi de la nivel naional, regional sau local, v rugm
s indicai sursa (sursele) de finanare naional i s
verificai urmtoarele:

A fost pus la dispoziie finanarea pentru raportul anterior
i n-a fost depit suma total de cofinanare naional cu
care a contribuit partenerul?

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:


3. Contabilitate

Se ine eviden contabil specific (separat) pentru proiect
sau au fost create alte metode cum ar fi centre de cost
specifice n sistemul de contabilitate care s permit
identificarea costurilor alocate proiectului i s furnizeze o
list informatizat a cheltuielilor declarate?

Sumele pltite sunt nregistrate exact n sistemul de
contabilitate?

Este fiecare cheltuial justificat printr-o factur sau un
document contabil de valoare probatorie echivalent?

Sunt documentele complete i exacte/clare n coninut dar i
n materie de contabilitate?

Este fiecare cheltuial raportat justificat printr-o dovad
de efectuare a plii (de obicei extras de cont
bancar/confirmri de transfer bancar/chitane de plat cu
numerar)?

Poate suma de cheltuieli raportat fi n totalitate acoperit
prin documentele furnizate?

99
Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:


4. Cheltuieli pe linie bugetar, pe componente i pe parteneri

Au fost costurile corect repartizate la liniile bugetare i
componente (n conformitate cu formularul de aplicaie)?

A fost respectat bugetul partenerului pe linie bugetar i pe
componente (aa cum e stabilit n Acordul de parteneriat i
n limita bugetului total al partenerului din formularul de
aplicaie)?

Dac nu, cheltuielile excedentare au fost aprobate de lider?
(LP)

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:


5. Perioada de eligibilitate

Este cheltuiala legat de serviciile contractate, i achitat
- ntre data aprobrii proiectului de Comisia de
Monitorizare
i
- sfritul perioadei de raportare n cauz (pentru
ultimul raport, este sfritul lunii de finalizare
indicat n formularul de aplicaie)?

Ca informaie: este important s se verifice i data furnizrii
serviciilor (vezi i ntrebarea de control relevant de la
punctul 15 ultima ntrebare).

Pentru cheltuielile de pregtire:

Este cheltuiala legat de servicii contractate i furnizate

- dup 1 ianuarie 2007
- pn la data la care a fost transmis Autoritii de
Management/JTS prima versiune a formularului de
aplicaie aprobat de Comisia de monitorizare?

A fost cheltuiala fcut/s-a pltit) nainte de ncheierea
primei perioade de raportare?

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:




100
6. Cheltuieli de personal

Este cheltuiala legat doar de angajaii organizaiei
enumerai oficial n formularul de aplicaie?

Este calculul fcut pe baza cheltuielilor reale cu salariile
(salariul brut al angajailor + contribuiile angajatorului)?

Dac un membru din echip lucreaz pentru proiect mai
puin de 100% din timpul real de lucru:

- este calculul bazat pe tariful pe or rezultat di
mprirea salariului la numrul total de ore lucrate
de membrul echipei (aa cum reiese din sistemul de
nregistrare a timpului lucrat n instituie)?
- A fost apoi nmulit tariful pe or cu numrul de ore
lucrate la activitile proiectului?

Sunt cheltuielile de personal justificate cu documente cum
ar fi contract de munc, fluturai de salariu, dovezi de plat,
dovezi de calcul pentru determinarea timpului/tarifului pe
or pentru personal, evidena timpului lucrat, fie de pontaj
specifice proiectului?

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:


7. Cheltuieli administrative

Cheltuielile administrative au fost ntr-adevr suportate de
organizaia partener?

Toate cheltuielile administrative ndeplinesc urmtoarele
condiii?

Cheltuielile

- sunt eligibile cf. reglementrilor naionale i celor
europene (n special Regulamentele (CE) nr.
1083/2006 Art. 56; nr. 1080/2006 Art. 7; nr.
1828/2006 Art. 48 la 53);
- au fost calculate pe baza costurilor reale i care pot fi
verificate, adic pe baza elementelor faptice din
sistemul de contabilitate care pot fi verificate de un
auditor. Nu sunt permise sume forfetare, estimri
globale sau chei arbitrare!
- au fost calculate proporional din costurile reale
dup o metod temeinic justificat, corect i
echitabil (n cazul cheltuielilor administrative
indirecte cum ar fi cheltuielile generale/ de regie)
- au legtur direct cu activitile proiectului;

101
- n-au fost deja incluse/cuprinse n alte linii bugetare
sau elemente de cost

Spre informare: n privina altor elemente de cheltuieli,
trebuie i ele verificate pentru cheltuielile administrative
(directe + indirecte) care nu sunt deja finanate de la alte
fonduri UE (vezi i ntrebarea de verificare relevant de la
punctul 15).

8. Deplasri i cazare

Au fost raportate cheltuielile de deplasare i cazare
respectnd regulile naionale i interne ale respectivei
organizaii partenere?

Au fost cheltuielile pentru aceste deplasri justificate de
activitile proiectului aa cum s-a prevzut n formularul
de aplicaie?

S-au deplasat deplasrile la teritoriul UE?

n cazul deplasrilor n afara teritoriului UE, au fost
acestea explicit menionate i justificate n cererea de
finanare aprobat?

Cheltuielile de deplasare i cazare rezult exclusiv din
deplasrile fcute de personalul angajat de instituia
partener?


9.Echipamente

Au fost echipamentele achiziionate planificate n formularul
de aplicaie? Dac nu, exist un accept scris al acestor
cheltuieli din parte LP i JTS?

Au fost raportate cheltuielile pt. echipamente folosind una
din aceste metode?

- printr-o singur declaraie la momentul achiziionrii
echipamentului, dup recepie i plat, sau
- prin deprecierea/amortizarea costului echipamentului,
prin aplicarea reglementrilor contabile naionale?

Se asigur faptul c echipamentele
- nu au fost deja complet amortizate
- nu sunt deja incluse ca i cheltuieli indirecte ntr-o
alt categorie cum ar fi linia de buget administrativ?

Echipamentul achiziionat ndeplinete urmtoarele criterii ?
- Achiziionarea s-a fcut cu mult nainte de ncheierea
proiectului. Dac nu, se justific achiziionarea cu
ntrziere? Sau au fost cheltuielile amortizate i doar

102
cota/procentul corespunztoare perioadei rmase din
proiect a fost raportat?
- Suma pentru echipamente reflect utilizarea real a
acestor echipamente n contextul proiectului. Aceast
cot/procent este calculat dup o metod corect,
justificat i echitabil.
- S-a ntocmit, pentru contabilitate, verificare i audit,
un inventar al echipamentelor achiziionate i
documentaia metodei de raportare (o singur
declaraie sau depreciere/amortizare, utilizare n
totalitate sau parial pentru proiect)
Spre informare: ca pentru toate celelalte tipuri de cheltuieli,
trebuie s se verifice i dac echipamentul nu a fost deja
finanat din alte fonduri UE (vezi i ntrebarea de verificare
relevant de la punctul 15).

Spre informare: ca pentru toate tipurile de cheltuieli, dar n
special pentru echipamente, este important s se asigure c
echipamentele au fost n realitate livrate i exist fizic (vezi
i ntrebarea de verificare relevant de la punctul 15). De
obicei, aceasta se face prin verificare pe teren.

Spre informare: Ca pentru toate celelalte cheltuieli, este
important s se verifice dac echipamentul a fost achiziionat
n conformitate cu reglementrile de achiziii publice (vezi i
ntrebare de control relevant la punctul 16).

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:


10. Expertiz i servicii externe

Exist urmtoarele documente pentru a justifica cheltuielile
pt. expertiza i serviciile externe pltite de partener?

- contracte/acorduri i
- facturi/cereri de rambursare

Exist aceast cheltuial legat de elementele prevzute n
aceast linie de buget n specificaiile fin formularul de
aplicaie?

Spre informare: Ca pentru toate cheltuielile, trebuie s se
verifice dac expertiza i serviciile externe au fost contractate
n conformitate cu regulile de achiziii publice (vezi
ntrebarea de verificare relevant de la punctul 16).

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:



11. Fonduri pentru sub-proiecte
103

Suma raportat pe aceast linie bugetar rezult din
cheltuiala pentru sub-proiectele care au fost selecionate pe
baza unui apel la propuneri prin mini-programe?

n cazul unui participant lider la sub-proiect:

Are contract de subvenie semnat cu fiecare dintre
participanii lider la sub-proiect care raporteaz costuri?

n cazul participanilor la sub-proiecte:

A fost semnat un acord de parteneriat de ctre fiecare dintre
participanii lideri cu fiecare dintre participanii la sub-
proiecte care raporteaz costuri?

Sunt toi participanii la sub-proiecte situai/se afl pe
teritoriul acoperit de organismul partener la proiect care
raporteaz aceste costuri (locaia este determinat de
adres)?


Este cheltuiala participanilor la sub-proiect confirmat de
un controlor independent, conform cerinelor specifice de
verificare din ara respectiv ?

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:



12. Rata de schimb

n cazul unui partener dintr-o ar din afara zonei euro:

S-a folosit una din urmtoarele alternative pentru schimbarea monedei
naionale n euro?

- cursul de schimb pe pia din ziua n care a fost pltit factura.
- Cursul de schimb pe pia din ultima zi a perioadei de raportare.
- Cursul de schimb stabilit de Comisie pt. luna n care a fost
pltit factura
- Cursul de schimb stabilit de Comisie pt. ultima lun a perioadei
de raportare. Acestea sunt publicate pe:
http://ec.europa.eu/budget/infoeuro/index.cfm?Language=en.

Alternativa folosit este una convenit cu LP pentru toi partenerii din
afara zonei Euro n parteneriat i aceeai ca la perioada de raportare
anterioar?

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie urmrite:

13. Cheltuieli comune
104

Sunt costurile declarate conform procedurii din manualul
programului? (capitolul 4.3.3 caseta gri de la raportarea
costurilor comune)

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:



14. Activiti n afara spaiului UE

Dac au fost finanate activiti n afara UE, v-ai asigurat
c acestea:

- Nu depesc 10% din bugetul INTERREG IVC,
- Au fost bugetate pltite i suportate de UE sau
partenerul norvegian i
- Sunt menionate i justificate n aplicaia aprobat?

Not: cheltuielile pentru deplasare i cazare pentru
partenerii UE n ri din afara Statelor Membre UE nu se
ncadreaz n regula de 10% - Art. 21 (3) 1080/2006

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:



15.Alte consideraii privind eligibilitatea

Este cheltuiala eligibil conform reglementrilor UE,
regulilor programului, reglementrilor naionale i interne
ale partenerului?

A fost dedus TVA rambursabil?
V-ai asigurat c
- Amenzile,
- Penalizrile financiare,
- Pierderile prin schimb valutar
- Dobnda pe datorie

nu sunt incluse n raport?

Au fost excluse contribuiile n natur deoarece acestea sunt
considerate neeligibile n INTERREG IVC?

Pentru proiect pentru care cheltuielile totale co-finanate de
FEDR depesc 1.000.000 Euro a fost dedus profitul/venitul
din costurile eligibile totale raportate? (adic nainte de
calcularea finanrii din FEDR/Norvegia?

S-a confirmat faptul c cheltuiala nu fost deja suportat
printr-o alt finanare (UE, regional, local sau alta)? Exist

105
mecanisme n vigoare pentru evitarea dublei finanri?
Exist dovada c activitile raportate au avut loc, furnizarea
serviciilor, bunurilor i execuia lucrrilor sunt n
desfurare sau au fost ncheiate?

Spre tiin: dac dovada nu a fost obinut printr-o
verificare la faa locului, este important s indicai la
capitolul comentarii dac exist siguran suficient c
activitile s-au desfurat.

n cazul plii de avansuri contractuale considerate drept
cheltuieli eligibile reale: Serviciile, bunurile, lucrrile au fost
livrate cel mai trziu pn la sfritul lunii finale, aa cum se
arat n formularul de aplicaie?

Spre tiin: Plata avansurilor contractuale este definit ca
plat fcut n cont pentru execuia lucrrilor sau prestarea
serviciilor pentru proiect n conformitate cu legislaia i
practica comercial normal pe baza contractelor ncheiate
de un beneficiar final sau destinatar final, i care sunt
susinute de facturi achitate (de ex. plata pentru un bilet de
cltorie sau plata n avans pentru un consultant care
realizeaz un studiu).

Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:




16. Conformitatea cu normele Comunitare

Proiectul este n conformitate cu obiectivele orizontale ale
UE de promovare a egalitii i a proteciei mediului?

Au fost respectate normele Comunitii privind ajutoarele de
stat?

Au fost respectate cerinele UE i ale programului n ceea ce
privete informarea i publicitatea?

Lucrrile, bunurile i serviciile au fost
contractate/achiziionate n conformitate cu prevederi
relevante cum ar fi reglementrile privind achiziiile publice
UE i naionale/interne sau altele?

Este procedura de achiziie public bine documentat i exist
documente cum ar fi anunarea achiziiei publice, termenii de
referin, oferte/preuri, formulare de comand i contracte?

S-au respectat principiile transparenei,

106
nediscriminrii/tratamentului egal i concurenei efective (i
pentru elementele de sub plafoanele UE) ?
Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:


17. Verificrile specifice LP (de completat doar de controlorul Partenerului Lider)

Partenerul Lider a transmis finanarea corect
FEDR/norvegian pentru raportul anterior ctre partenerii
de proiect fr nici o ntrziere?

Contribuia financiar a partenerilor a fost corect introdus
n raportul comun (pe linii bugetare, componente i
parteneri) i adugat corect?

A fost semnat un acord de parteneriat cu fiecare dintre
partenerii care au raportat costuri n raportul interimar?

A fost respectat bugetul total al proiectului pe linii bugetare,
componente i parteneri (n limitele normelor de flexibilitate
stipulate n contractul de subvenie)?

A fost respectat bugetul total FEDR?
Suma declarat de parteneri a fost confirmat de un
verificator independent n conformitate cu cerinele de
verificare specifice ale rii?

Pentru LP unui mini-program:

- Fiecare partener la proiect a dat o singur confirmare
de verificare a partenerului de proiect care confirm
c suma total de raportat de fiecare partener, adic
att costurile proprii ale partenerilor de proiect ct i
costurile participanilor la sub-proiecte, care se
afl/au adresa pe teritoriul lor?

- Costurile fiecrui participant la sub-proiect au fost
consolidate la un nivel n cadrul mini-programului
(de obicei la nivelul participantului lider de sub-
proiect)pentru a avea sigurana c sub-proiectul
pentru care sunt raportate costurile la linia de buget
fonduri sub-proiecte sunt n conformitate cu
aplicaia de sub-proiect aprobat i cu bugetul
aprobat pentru sub-proiecte?


107

Anexa 7: Informare i publicitate

Aceast fi detaliaz folosirea siglei UE i a logo-ului INTERREG IVC n toate
comunicrile.

De ce avei nevoie?
1. Logo-ul INTERREG IVC:
a) pentru website www.interreg4c.eu Projects Resources for project
partners
b) pentru tiprituri website www.interreg4c.eu Projects Resources for
project partners

2. Logo-ul EU
a) pentru descrcare: http://www.interreg4c.eu Projects Resources for project
partners

Partea tehnic(pentru proiectanii de grafic):

1. Ghid de identitate grafic INTERREG IVC:
http://www.interreg4c.eu Projects Resources for project partners
2. Ghid de identitate grafic Uniunea European:
http://europa.eu/abc/symbols/emblem/graphics1_en.htm

Baza legal:

Reglementarea (EC 1828/2006, art. 8 i 9) precizeaz ce msuri trebuie s ia
beneficiarul pentru a arta c proiectul a fost finanat, n parte de Uniunea European
i, n special Fondul European de Dezvoltare Regional.

Alte cerine ale programului sunt detaliate n contractul de subvenie (art. 7), i n
manualul programului referitor la logo-ul INTERREG IVC.

Cum se folosesc:
A. Publicaii
- ex. brouri, pliante, comunicate de pres, invitaii la evenimente, ghiduri de bune
practici (lista nu este complet)
Cerine:
- Pe faa documentului: logo UE (ca mai sus, cu referire la UE i finanare);
Logo INTERREG IVC (ca mai sus, cu sloganul inclus)
N.B. pe materialele care nu sunt fcute n scopuri publicitare (ex. documente de
ntlniri interne etc) unde nu sunt nscrise logo-urile, trebuie s se fac o referire n
scris la finanarea prin INTERREG IVC i Fondul European de Dezvoltare Regional
al Uniunii Europene, ca de ex. Acest proiect este finanat de Fondul European de
Dezvoltare Regional al Uniunii Europene prin programul INTERREG IVC
108

B. Website-uri, informare electronic i material audio-vizual
Cerine:
- Logo UE i logo INTERREG IVC trebuie s apar cel puin pe pagina acas
(home page) a website-ului, pe primul slide al oricrei prezentri electronice, pe
newsletters (scrisorile de informare) electronice ntr-o poziie proeminent.
- Logo-urile trebuie s fie clicabile n variantele electronice:
o Hyperlink la website-ul INTERREG IVC: http://www.interreg4c.eu
o Hyperlink la website-ul DG Regio:
http://.ec.europa.eu/regional_policy/index_en.htm
- Pe website-uri, ar trebui s existe o scurt descriere a programului INTERREG
IVC. Sugerm urmtorul text:

Programul de Cooperare Interregional INTERREG IVC, finanat de Fondul
European de Dezvoltare Regional al Uniunii Europene ajut Regiunile din Europa s
conlucreze pentru face schimb de experien i de bune practici n domeniile inovare,
economie bazat pe cunoatere, mediu i prevenirea riscurilor. Pentru finanarea
proiectului este pus la dispoziie suma de 302 milioane Euro i, mai mult dect att,
multe cunotine i poteniale soluii sunt oferite factorilor de decizie din politica
regional.

C. Conferine, evenimente, expoziii
Cerine:
- steagul UE n slile de edine, conferine etc
- Certificatul de participare sau alt tip de certificat s cuprind o fraz cum ar fi
Acest proiect este co-finanat de FEDR i a fost posibil prin programul
INTERREG IVC

Vezi foto pag.98-101

N.B. se pot face excepii doar pentru obiecte promoionale mici (ex. USB-uri) dac
nu e spaiu pentru toate cerinele de publicitate. Sunt suficiente steagul UE i logo-ul
IVC (ambele fr sloganuri). Dac avei dubii verificai la Secretariatul Tehnic
Comun.

Alte lucruri de verificat:

Aezarea i ortografierea INTERREG IVC
Numele programului INTERREG IVC va fi prezentat ntotdeauna cu litere majuscule,
cu numeral roman.

Expedierea publicaiilor
Trei exemplare din publicaiile principale ale proiectului (broura general, ghiul de
bune practici, rezultate finale) vor fi trimise la secretariatul INTERREG IVC.

109
Orice apariie n media trebuie, de asemenea, trimis ofierului de comunicare
INTERREG IVC.

Eligibilitate
Elementele de comunicare care nu respect ghidul privind informarea i publicitatea
nu vor fi considerate drept cheltuieli eligibile pentru a fi finanate de FEDR. Rugm
verificai de dou ori i, dac avei dubii, contactai ofierul de comunicare di
Secretariatul Tehnic Comun.

Pentru ndrumri privind folosirea logo-urilor contactai pe
Nuala MORGAN
Communication officer INTERREG IVC
Nuala.morgan@interreg4c.eu
+33 328 144 103

110

Anexa 8: Fie privind aspectele financiare

Urmtoarele trei fie privind
a) cheltuielile de personal
b) cheltuielile administrative i
c) achiziiile publice

ofer sfaturi practice referitoare la probleme recurente n management-ul financiar al
proiectelor.

111

Anexa 8a) Fia de informaii privind cheltuielile de personal

Informaiile furnizate aici ofer sfaturi practice privind aspecte recurente n
managementul financiar al proiectelor. Acestea nu se substituie, desigur, Manualului
Programului INTERREG IVC sau reglementrilor CE sau naionale sau ndrumrilor
verificatorului de prim nivel.

Ce spune manualul:

Costurile de personal se refer la cheltuielile de personal pentru perioada n care
personalul organizaiilor partenere desfoar activitile proiectului conform
formularului de aplicaie (norm ntreag sau un anume procent din timpul total de lucru).
Persoanele ale cror cheltuieli de personal sunt bugetate i, ulterior, raportate, trebuie s
fie angajate direct de organizaia partener, listate oficial n formularul de aplicaie (de
ex. coordonator de proiect intern, director financiar, verificator financiar n conformitate
cu cerinele specifice privind verificarea ale rii). Cheltuielile de personal sunt
considerate ca o contribuie n bani (nu n natur) de vreme ce sunt real pltite de
instituia partener.
(INTERREG IVC Manualul programului, seciunea 2.4.2.1 Cheltuieli de personal

Greeli comune Cum trebuie fcut
- Calcularea cheltuielilor de
personal pentru un an e fcut
greit pe baza orelor de munc
contractuale i nu pe baza orelor
efectiv lucrate.
Dac angajatul lucreaz pentru proiect mai
puin de 100% din timpul real de lucru,
calculul trebuie s se bazeze pe tariful orar ce
rezult din salariul real pe an/semestru mprit
la numrul total de ore efectiv lucrate de
angajat pentru instituia partener (aa cum e
nregistrat n sistemul de nregistrare a
timpului de lucru din instituie, unde numrul
de ore lucrate efectiv ar putea fi mai mare
dect numrul de ore de munc din contract)!
Acest tarif orar este apoi nmulit cu numrul
de ore lucrate efectiv n activitile proiectului
n acel an/semestru.
- Calculele cheltuielilor de
personal se fac pe baza unor
sume forfetare (un singur tarif
orar se aplic tuturor membrilor
echipei implicai n proiect).
Deoarece aceast metod nu ia
n considerare diferenele dintre
salariile diverilor angajai, se
va ajunge la abateri/devieri n
ceea ce privete cheltuielile
reale de personal i nu se pot
Calculul trebuie s se bazeze pe nivelul real al
salariului (salariul brut al angajatului + taxele
angajatorului n conformitate cu legislaia
naional) fiecrui angajat care este efectiv
implicat n activitile proiectului! Calculul
trebuie s exclud cheltuieli generale de
administrare.
112
aplica n contextul INTERREG
IVC.
- Cheltuielile de personal sunt
calculate fr a pune la
dispoziie pontajele necesare
pentru proiect. mprirea
costurilor de personal alocate
proiectului nu poate fi
urmrit/identificat.
Cheltuielile de personal trebuie s fie
justificate cu documente care permit
identificarea raportului de munc cu
organizaia partener ((contract de munc),
costurile reale pe angajat (contract de munca,
fluturai de salariu, dovezi de plat, dovezi de
calcul pentru determinarea duratei/tarifului pe
or), timpul total de lucru (evidena timpului
lucrat) i timpul petrecut pentru desfurarea
activitilor proiectului (evidena sarcinilor,
fie de pontaj specifice pentru proiect).

Un exemplu de fi de pontaj exist pe site-ul
INTERREG IVC.
- Costurile de personal includ
cheltuielile pentru experi
externi / sub-contractani.
n aceast categorie bugetare nu se pot trece n
raport nici un fel de cheltuieli de personal
pentru cineva din afara organizaiei partenere
oficiale. Numai cheltuielile cu personalul care
este direct angajat de organizaiile partenere
(enumerate oficial n formularul de aplicaie)
pot fi raportate ca i cheltuieli de personal.
Personalul este pe statul de funciuni al
organizaiei i este pltit pe baza unui contract
de munc i a statelor de plat. Dac proiectul
are un coordonator de proiect, director
financiar sau verificator independent externi,
costurile trebuie s fie specificate, bugetate i
raportate la linia de buget Expertiz i servicii
externe! Aceste costuri externe sunt pltite pe
baza unui contract de prestri servicii i a unei
facturi.
- Metodele folosite n alte
programe de finanare europene
sau naionale sunt aplicate
pentru a raporta cheltuieli de
personal n cadrul programului
INTERREG IVC.
Ar putea exista diferene ntre regulile valabile
n diverse programe, diferene care rezult din
obiective diferite de finanare i baze legale
diferite. Este important s se fac distincia
ntre regulile aplicabile n alte programe i cele
specifice programului INTERREG IVC.
Referine utile:

o Manualul programului INTERREG IVC (seciunea 2.4.2.1 Cheltuieli de
personal);
o Anexa 6 din Manualul programului INTERREG IVC raportul de verificare,
ntrebarea nr. 6 din lista de verificare (checklist) Personal
113
o Un exemplu de fi de pontaj poate fi gsit pe site-ul programului
(www.interreg4c.eu)
114

Anexa 8b) Fia de informaii privind cheltuielile administrative

Informaiile furnizate aici ofer sfaturi practice privind aspecte recurente n
managementul financiar al proiectelor. Acestea nu se substituie, desigur, Manualului
Programului INTERREG IVC sau reglementrilor CE sau naionale sau ndrumrilor
verificatorului de prim nivel.

Ce spune manualul:

Cheltuielile administrative pot cuprinde costuri pentru papetrie, fotocopiere, telefon,
fax i internet, nclzire, electricitate, mobilier de birou, ntreinere, chiria pentru
birou. Cheltuielile administrative pot fi cheltuieli directe sau indirecte. Cheltuielile
administrative directe aparin direct proiectului, n timp ce cheltuielile administrative
indirecte (cheltuieli generale/de regie) pentru activitile proiectului sunt calculate
procentual.

Manualul programului INTERREG IVC, seciunea 2.4.2.2 Cheltuieli administrative


Greeli comune Cum trebuie fcut

Calculare i documentare

- Cheltuielile administrative nu
se bazeaz pe costurile reale,
ci pe sume forfetare, nu exist
facturi, nu se pot
urmri/vedea plile fcute,
deoarece se aplic o singur
sum fix (de ex. 10% din
bugetul partenerului).
- Cheltuielile administrative trebuie s
fie calculate pe baza costurilor reale i
care pot fi verificate. Att pentru
cheltuielile directe ct i indirecte, trebuie
s existe posibilitatea pentru un auditor s
verifice respectivele cheltuieli pe baza
facturilor i a cheltuielilor suportate direct
de instituia proiectului!
- Metoda pentru calcularea
cheltuielilor administrative nu
poate fi urmrit/depistat (de
ex. procentul din cheltuielile
pentru chiria/nclzirea
biroului/ pentru telefon
alocate proiectului nu este
clar).
- Toate calculele trebuie s fie
documentate adecvat i auto-explicative!
Alocarea cheltuielilor administrative eligibile ale
organizaiei, pentru proiect, s-ar putea face, de
exemplu, pe baza urmtoarelor chei (n funcie de
care cheie reflect cel mai bine tipul de
cheltuial):
Raportul numr de persoane care
lucreaz pentru proiect/numr de persoane
care lucreaz n organizaie sau
departament sau
Raportul numr de ore lucrate la
proiect / numr de ore lucrate n total n
115
organizaie sau departament sau
Raportul suprafa folosit de
personalul care lucreaz la proiect /
suprafaa organizaiei sau
departamentului.

NU FOLOSII SUME FORFETARE,
ESTIMRI TOTALE SAU CHEI
ARBITRARE


Aspecte neeligibile

Cheltuielile administrative
includ cheltuieli nelegate de
proiect, de ex. un proiect
cuprinde n cheltuielile
administrative (parial)
cheltuielile pentru construirea
i ntreinerea unui parc de
maini sau instalarea unui
sistem de alarm pentru birou,
dei aceste aspecte n-au
legtur cu proiectul i nu sunt
direct necesare pentru
implementarea proiectului.
Toate cheltuielile administrative (directe sau
indirecte) raportate trebuie s aib legtur
direct cu proiectul i trebuie s fie absolut
necesare pentru implementarea proiectului (cum
ar fi cheltuielile listate n manualul programului
i mai sus)!
Nu umflai artificial bugetul cheltuielilor
administrative prin includerea unor categorii de
cheltuieli generale/de regie care nu au o legtur
clar cu proiectul. n caz de dubii, v sftuim s
excludei din calcul categoriile n cauz pentru a
evita probleme mai trziu.
Unele cheltuieli administrative
sunt, n general, neeligibile: taxe
de consultan juridic, taxe
notariale, cheltuieli pentru
experi tehnici i financiari,
cheltuieli de contabilitate i
audit general care nu au legtur
direct cu proiectul.
Anumite cheltuieli administrative care nu sunt,
n general, eligibile, pot fi raportate i sunt
eligibile dac au legtur direct cu proiectul,
de ex. auditul proiectului (vezi Reglementarea
(CE) Nr. 1828/2006 articolul 49 c).

Metoda de calcul neeligibil

Cheltuielile administrative sunt
raportate de dou ori. O dat ca
cheltuieli administrative directe cu
100% (de ex. cheltuieli totale pentru
telefon pentru un angajat care
lucreaz exclusiv pentru proiect) i
ca cheltuieli indirecte ( de regie) (de
ex. x% din totalul cheltuielilor de
telefon ale instituiei (cheltuieli de
regie legate de activitile
Calcularea cheltuielilor administrative indirecte
trebuie s se fac pe baza cheltuielilor reale,
conform unei metode justificat corespunztor,
corect i echitabil care ar trebui s rmn
aceeai pe toat perioada de implementare a
proiectului i nu poate include cheltuielile
administrative care au fost deja raportate direct!
116
proiectului). Aceast dubl
finanare nu este eligibil.
Aplicnd o baz pro rata/proporie,
de ex. 80% din cheltuielile de
personal sunt raportate ca i
cheltuieli administrative.
Este clar menionat n manualul programului c
toate calculrile cheltuielilor administrative
trebuie s fie n conformitate cu o metod deplin
justificat, corect i echitabil!
Sunt aplicate metode folosite n alte
programe de finanare europene sau
naionale (de ex. declaraie pe baza
unei sume forfetare) pentru a raporta
cheltuieli administrative n
INTERREG IVC.
Este important s se fac distincte ntre regulile
aplicabile n alte programe i cele specifice pentru
INTERREG IVC. S-ar putea s existe diferene ce
rezult din obiective de finanare diferite i baze
legale diferite. n INTERREG IVC, calculul
cheltuielilor administrative indirecte se poate face
doar pe baza cheltuielilor reale, dup o metod
deplin justificat, corect i echitabil! Cheia
de alocare trebuie s fie verificabil.

Referine utile:

o Manualul programului INTERREG IVC (seciunea 2.4.2.2 cheltuieli
administrative)
o Anexa 6 din manualul programului, raportul de control INTERREG IVC,
ntrebarea 7 din checklist. Cheltuieli administrative, nr 15 alte consideraii privind
eligibilitatea
o Reglementarea (CE) nr. 1828/2006; Reglementarea (CE) nr. 1080/2006;
Reglementarea (CE) nr. 1083/2006
117

Anexa 8c) Fi de informaii privind achiziiile publice

Informaiile furnizate aici ofer nite sfaturi practice legate de aspecte recurente n
managementul financiar al proiectelor. Aceast fi nu se substituie Manualului
programului INTERREG IVC sau oricrei alte reglementri naionale sau CE sau
sfaturilor controlorului de prim nivel.

Ce spune manualul?

Proiectele trebuie s se conformeze cerinelor achiziiilor publice. Proiectele care nu pot
s furnizeze documente justificative de conformitate cu reglementrile europene,
naionale i interne referitoare la achiziiile publice risc s piard finanarea FEDR.

Manualul programului INTERREG IVC, cap. 2.4.2.4 Expertiz i servicii externe

Greeli comune Cum trebuie procedat
Unii parteneri atribuie contracte
sau achiziioneaz bunuri fr
competiie, deoarece cred c nu
e nevoie dac nu se depesc
plafoanele europene.
Chiar dac nu se depesc plafoanele europene,
principiile achiziiilor publice (transparen,
tratament egal i nediscriminare), reglementrile
naionale i interne trebuie totui aplicate. Astfel,
de obicei e nevoie s se organizeze licitaie.
Formalitile i publicitatea pot varia n funcie de
valoarea contractului.
Unele organizaii cred c ele nu
trebuie s se conformeze
reglementrilor achiziiilor
publice deoarece nu sunt autoriti
publice.
FEDR constituie bani publici, astfel c
reglementrile privind achiziiile publice se aplic
tuturor proiectelor INTERREG IVC i partenerilor
de proiect. Nu doar autoritile publice ci i
instituiile guvernate de legea public trebuie
s se conformeze reglementrilor europene
privind achiziiile publice. Definiia de instituii
guvernate de legea public vine de la directiva
european privind achiziiile publice.
Reglementrile interne privind
achiziiile publice aplicabile n
organizaiile partenerilor nu sunt
documentate adecvat.
Sub plafoanele UE i naionale, reglementrile
specifice achiziiilor publice stabilite i aplicate pe
plan intern de ctre organizaie trebuie s fie
documentate i disponibile pentru controlul de
prim nivel i audit.
Este urmat procedura de achiziii
publice dar nu este documentat.
inei o eviden a fiecrei etape a procedurii de
achiziie public (publicitate, corespondena cu
candidaii, oferte, atribuire de contract) astfel nct
documentaia relevant este disponibil pentru
controlul de prim nivel i audit.
Unele activiti din proiect sunt
delegate de ctre un partener unei
Orice delegare a activitilor proiectului trebuie
fcut n conformitate cu reglementrile privind
118
alte organizaii cu care sunt
obinuii s lucreze, dar fr a
urma procedura de licitaie
public.
achiziiile publice. Vezi i punctele 1, 3 i 4.
Nu uitai c nu sunt admii sub-parteneri n
INTERREG IVC. Prin urmare, costurile
organizaiilor care nu sunt listate n formularul de
cerere nu sunt eligibile (cu excepia cazului n care
au fost contractate ca furnizori de servicii n
conformitate cu reglementrile privind achiziiile
publice).
Costurile trebuie s fie pltite pe baza unui contract
i a facturilor i trebuie raportate la linia de buget
expertiz extern.
Unele organizaii atribuie un
contract unei firme fr a urma
procedura de achiziii publice pe
motivul c este singura firm
capabil s execute contractul
(conform partenerului
contractant...).
Numai n cazul n care contractul poate fi atribuit
n mod OBIECTIV unei anume firme (din motive
tehnice sau artistice sau din motive legate de
protecia drepturilor de exclusivitate ceea ce
este foarte rar!), poate exista o excepie de la
reglementrile privind achiziiile publice. n astfel de
cazuri, 1 faptele care demonstreaz c, n mod
obiectiv, doar respectiva firm poate executa
contractul, 2 regulile care se aplic, i 3 procedura
urmat trebuie documentate clar. Vezi i pct. 4 i
reglementrile europene, naionale i interne privind
achiziiile publice.

Referine utile:
- Cap. 2.4.2.4 din Manualul programului INTERREG IVC
- Anexa 6 din Manualul programului INTERREG IVC-raportul de control,
checklist ntrebarea nr. 16 (conformitatea cu normele Comunitare)
- Website UE privind achiziiile publice:
http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/index_en.htm.