1

Prinsip-Prinsip Manajemen Persediaan

Penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan haruslah sedemikian rupa sehingga
produksi dan operasi perusahaan tidak terganggu, tetapi dilain pihak sekaligus harus dijaga
agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin.
Tujuan perencanaan dan pengendaliaan persediaan:
Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan
Menjaga agar persediaan tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil
Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh :
Persediaan terlalu kecil : Hilangnya kesempatan ; untuk menjual memperoleh
laba
Persediaan terlalu besar: Adanya biaya besar ; memperkecil laba memperbesar
resiko
Biaya Persediaan.
Biaya total persediaan meliputi biaya pemesanan (setup cost), biaya penyimpanan (holding
cost), dan biaya kekurangan (stockout cost). Secara garis besar, biaya total persediaan
meliputi ketiga komponen jenis biaya tersebut, namun tidak menutup kemungkinan terdapat
komponen biaya-biaya lain yang mempengaruhi biaya total persediaan. Beberapa komponen
biaya yang relatif memiliki pengaruh yang kecil terhadap biaya total persediaan dapat
diabaikan. Pelibatan seluruh komponen biaya yang memiliki pengaruh terhadap biaya total
persediaan akan menyebabkan fungsi biaya total menjadi terlalu kompleks untuk dianalisa
secara matematis.
Pengertian mengenai ketiga komponen biaya yang mempengaruhi biaya total persediaan
lebih lanjut dijelaskan dibawah ini.
1. Biaya pemesanan (setup cost) adalah biaya yang dikeluarkan ketika sebuah pesanan
diajukan. Biaya ini dapat meliputi biaya ongkos kirim barang, biaya uji kualitas bahan
baku, biaya kontrak pembelian.
Jumlah pemesanan barang yang sedikit mengakibatkan frekuensi pemesanan
semakin sering dilakukan dan mengakibatkan biaya pemesanan menjadi tinggi;
2

Sebaliknya jumlah pemesanan barang yang banyak mengakibatkan frekuensi
pemesanan menjadi semakin jarang dilakukan dan mengakibatkan biaya
pemesanan menjadi rendah.
2. Biaya penyimpanan (holding cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk keperluan
pemeliharaan, sewa tempat, asuransi atas barang/bahan baku yang ada. Semakin
banyak persediaan barang akan mengakibatkan biaya penyimpanan menjadi besar.
3. Biaya kekurangan (stockout cost) adalah biaya yang timbul akibat kehabisan bahan
baku/barang sehingga mengakibatkan perusahaan berhenti produksi/beroperasi.
Kekurangan bahan baku dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan yang potensial
dan hilangnya kepercayaan konsumen pada perusahaan.


Model Persediaan EOQ: Pendekatan Grafik
Gambar diatas menjelaskan bagaimana variasi dari biaya yang saling berinteraksi dalam
menciptakan biaya total persediaan. Pengadaan persediaan barang dalam jumlah banyak akan
menyebabkan biaya penyimpanan menjadi mahal, sedangkan biaya pemesanan dan biaya
kekurangan akan mengecil. Hal ini terjadi karena dengan jumlah persediaan barang yang
banyak menyebabkan frekuensi pemesanan menjadi jarang dan kecil kemungkinannya untuk
terjadinya kekurangan barang sehingga kebutuhan konsumen akan barang tersebut selalu
dapat terpenuhi. Sebaliknya, pengadaan persediaan barang dalam jumlah sedikit akan
menyebabkan biaya pemesanan dan biaya kekurangan barang akan membesar, sedangkan
biaya penyimpanan dan biaya pembelian akan menjadi murah.
Hal ini terjadi seiiring dengan frekuensi pemesanan yang lebih sering dan peluang untuk
terjadinya kekurangan barang sangat besar sehingga konsumen akan menjadi kecewa ketika
3

barang yang diinginkannya tidak tersedia. Dengan adanya kontradiksi diantara berbagai
hubungan komponen biaya, maka perlu dicari solusi tentang jumlah persediaan barang yang
dapat meminimunkan biaya total persediaan.
Banyaknya jumlah barang yang dipesan dan kapan waktu pemesanan akan sangat
menentukan besarnya biaya total persediaan. Jumlah barang yang dipesan berkaitan dengan
biaya penyimpanan, dan biaya pemesanan, sedangkan penetapan waktu pemesanan bertujuan
untuk menjamin perusahaan tidak mengalami kekurangan bahan baku/barang yang akan
mengakibatkan berhentinya produksi atau kegiatan bisnis sehingga menyebabkan hilangnya
pendapatan bagi perusahaan. Oleh sebab itu, faktor jumlah pemesanan (order quantity) dan
faktor waktu pemesanan yang harus dilakukan oleh perusahaan (reorder point) merupakan
dua faktor yang sangat penting dalam menentukan besarnya biaya total persediaan. Dengan
perkataan lain, perusahaan harus mampu menentukan berapa jumlah barang yang harus
dipesan dan kapan barang tersebut harus dipesan sehingga meminimunkan biaya total
persediaan
Fokus Pengelolaan persediaan
Berapa banyak yang harus dipesan pada waktu tertentu ?
Berapa banyak jenis persediaan yang harus disimpan ?
Kapan sebaiknya persediaan dipesan ?
Tujuan pengelolaan persediaan
Menyediaan persediaan yang dibutuhkan untuk menyokong operasi dengan biaya
minimum
Model Persediaan:
I. Kedatangan barang tidak sinambung/diskontinu/berkala
Asumsinya:
Kebutuhan akan barang yang dipesan diketahui jumlahnya dan sama
Tidak ada biaya kesenjangan
Barang yang dipesan dan disimpan hanya satu macam
Kebutuhan/permintaan barang adalah konstan dan diketahui
Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan adalah konstan dan diketahui
Barang yang dipesan segera dapat tersedia dan tidak ada pesanan tertunda (diterima
dalam satu batch)
Waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan.
Permintaan sama dan tidak ada kekurangan
4



D = Permintaan tiap periode ( unit)
C
1
= Biaya pemesanan /pengadaan ( Rp./pemesanan)
C
2
= Biaya penyimpanan (Rp/unit/periode)
Q = Jumlah barang yang ditempatkan dalam persediaan atau jumlah pemesanan
(unit/pesanan)
Q
D
= Banyaknya kedatangan pesanan dalam setiap periode (frekuensi pemesanan)
2
Q
= Persediaan rata-rata
Q
D C
1
= Biaya total pemesanan
2
2
Q C
= Biaya penyimpanan per-periode
Sehingga : Biaya total persediaan per-periode :
2
Q
2
C
Q
D
1
C
C
C minimum jika 0
dQ
dC
dan 0
2
2

dQ
C d

0
dQ
dC
, maka 0
2
2
2
1

C
Q
D C


2
1 2
2 Q
D C C

Q
2
C
2
= 2C
1
D

2
1 2
2
C
D C
Q ..................
2
1
2
C
D C
Q
0
2
3
1
2
2

Q
D C
dQ
C d
(biaya total persediaan minimum)
Economic Order Quantity - (Jumlah Pesanan Optimal) :
2
C
D
1
2C
Q
5

Contoh :
1. PT. XYZ membutuhkan 2500 barang setiap triwulan. Biaya untuk menyimpan satu
unit barang selama satu bulan $3,-. Biaya pemesanan $ 0,50.
Jika PT. XYZ membeli barang secara periodik didalam jumlah yang besar dan tidak
membiarkan adanya kekurangan, tentukan:
- Biaya optimal tiap triwulan
- Jumlah pesanan optimal

Jawab.
D=2500
C1 = 0,5
C2 = 3(3) = 0
Jumlah pesanan optimal :
2
1
2
C
D C
Q =
9
) 2500 )( 5 , 0 ( 2
= 50/3
Biaya setiap triwulan :
2
2 1
Q C
Q
D C
C =
2
) 3 / 50 ( 9
3 / 50
) 2500 ( 5 , 0
=150

2. Toko Buku Borobudur ingin memesan 2000 unit buku dari Jakarta guna melengkapi
barang dagangannya.
Biaya pemesanan Rp. 50,- per order. Biaya penyimpanan Rp. 80,- perunit pertahun.
Waktu untuk pengiriman barang sampai di tempat = 5 hari
Tentukan:
a. Berapa jumlah buku yang harus dipesan agar biaya persediaan minimum
b. Berapa biaya persediaan total
c. Tentukan titik pemesanan kembali.
Jawab.
Diketahui : D = 2000
C1 = Rp. 50,- per order
C2 = 80,- perunit pertahun
d = permintaan harian rata-rata =
365
2000

L = 5 hari
a> EOQ =
2
1
2
C
D C
Q =
80
) 50 )( 2000 ( 2
= 2500 = 50 unit
b>
2
2 1
Q C
Q
D C
TC =
50
2000 . 50
+
2
50 . 80

= 2000+2000 =Rp. 4.000,-
6

c> Titik pemesanan kembali: Reorder Point
Titik dimana pemesanan harus dilakukan lagi untuk mengisi persediaan
Titik pemesan ulang = Waktu tunggu x tingkat penggunaan


R= d . L
= 2000/365 * 5
= 27.39 Atau 28 unit.

II. Pengadaan (kedatangan barang) kontinu

Asumsi :
Permintaan sama, tidak ada kekurangan-2, kedatangan barang sinambung
Contoh.
Suatu pabrik harus menyerahkan setiap hari secara kontinu suatu barang sampai
sejumlah D = 200 satuan sebulan.
C
1
= 500; Biaya pengadaan/tiap kali pemesanan
C
2
= 40; Biaya simpan tiap bulan
7

k = 400 unit/bulan : Produksi dengan laju yang sama;
t
1
= lamanya waktu barang ditempatkan dalam persediaan
t
2
= lamanya

waktu tidak berproduksi (lamanya waktu barang tidak berada dalam
persediaan)
t = t
1
+ t
2
; waktu yang dibutuhkan untuk satu siklus persediaan.
Kalau pada setiap pengadaan diproduksi q unit, maka waktu pengadaan adalah : t
1
=q/k;
Dalam waktu t
1
diserahkan D.
1
t = D.
k
q
satuan, sehingga stok = ) 1 (
1
k
D
q Dt q
Stok rata-rata =
2
) / 1 ( k D q

Biaya simpan rata-rata =
2
) 1 ( .
2
k
D
q C

Kuantitas q cukup untuk
D
q
bulan, sedangkan biaya pengadaannya = C
1
, atau setiap
bulannya =
q
D
C .
1

Biaya rata-rata tiap bulan :
2
) 1 ( .
.
2
1 k
D
q C
q
D C
TC

Biaya rata-rata minimum : 0
2
) 1 (
2
1
2

q
D C
k
D
C
dq
dTC


)
k
D
(1 C
D 2C
q
2
1

Masukkan angkanya:

)
400
200
1 .( 40
200 . 500 . 2

q
= 000 . 10
= 100

Jadi 100 satuan barang diproduksi setiap 100/200 = bulan
Biaya setiap bulan adalah :
2
) 1 ( .
.
2
1 k
D
q C
q
D C
TC


8

=
2
)
400
200
1 ).( 100 ).( 40 (
100
) 200 ).( 500 (

= 1000 +1000
= 2000

Persediaan Pengaman Safety Stocks

Persediaan tambahan yang dimiliki untuk berjaga-jaga terhadap perubahan tingkat
penjualan atau kelambatan produksi pengiriman
Maka :
Persediaan awal = EOQ + Safety stock
Persediaan rata rata = ( EOQ / 2 ) + safety stock
Menentukan Besarnya Safety Stock
o Faktor pengalaman
o Faktor dugaan
o Biaya
o Keterlambatan

Contoh :
Penggunaan per hari 15 Kg
Keterlambatan pengiriman 10 Hari
Maka besarnya safety stock
= 10 x 15 Kg
= 150 Kg
Latihan
Perusahaan A penjualan 2,6 juta kg terigu, biaya pemesanan $ 5000, biaya penyimpanan
2 % dari harga beli dan harga beli $ 5 /kg.
Persediaan pengaman 50.000 kg dan waktu pengiriman 2 minggu dan setiap pemesanan
terigu harus dengan kelipatan 2000 kg
Hitung:
EOQ
Reorder Point
Biaya pemesanan
Biaya Penyimpanan
9

Biaya Safety Stock
Total Biaya Persediaan -
Gambarkan grafiknya
Jika perusahaan A membeli terigu sebanyak 650.000 Kg maka biaya pengiriman
ditangung oleh perusahaan pengolahan gandum sebesar $ 3.500; Apakah penawaran
ini menguntungkan atau tidak ?