PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
INDICE
Objetivo
1. Primera etapa: Ingreso de activos fijos
1.1 Modalidades de ingreso de activos fijos
1.2 Normas para compra local o importacin de activos fijos
1.! "ormato de pedido
1.# Proceso compra local de activos fijos
1.$ Importacin de activos fijos
1.$.1. Proceso de importacin de activos fijos
1.% &ecepcin de activos fijos por donacin
1.%.1. Normas para la recepcin de activos fijos donados
1.%.2. 'ipos de donacin
1.%.2.1. Donacin sin condicionamientos
1.%.2.2. Donacin con destinacin espec(fica
1.%.!. Proceso para la recepcin de activos fijos donados
1.) Ingreso de activos fijos para demostracin
1.).1. Normas para el ingreso de activos fijos en calidad de
demostracin
1.* Compra de activos fijos por parte de la Direccin +dministrativa
1.*.1. Proceso para remodelaciones
1.*.2. Proceso para obras n,evas
1.- Ingreso de ,n activo fijo a la Contabilidad
1.1. Pla/,eo de activos fijos
1
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
1.11 Personali0acin de activos fijos
1.12 Pli0as de seg,ros para activos fijos
1.12.1. Normas sobre el seg,ro de activos fijos
1.12.2. Proceso para aseg,rar activos fijos
1.12.!. Proceso para la reclamacin ante la compa1(a
aseg,radora
1.1! Marcacin de activos fijos
2. 2eg,nda etapa: 3ida 4til
2.1 5arant(a sobre activos fijos ad/,iridos
2.1.1. Proceso para la aplicacin de la garant(a
2.2 Mantenimiento de activos fijos
2.2.1. Mantenimiento preventivo de activos fijos
2.2.2. Mantenimiento correctivo o reparacin de activos fijos
2.2.!. Mantenimiento para mejoras o adiciones a activos fijos
2.! Movimientos o traslados
2.!.1. 'raslado temporal de activos fijos
2.!.2. 'raslado definitivo de activos fijos
2.!.!. 2eg,ro para el movimiento de activos fijos f,era del
Camp,s ,niversitario
2.# Pa0 6 2alvo sobre activos fijos
!. 'ercera etapa: &etiro de activos fijos
!.1 Proceso de devol,cin de activos fijos obsoletos
!.2 Proceso de devol,cin de activos fijos obsoletos por los centros
regionales
2
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
IN2'&7C'I3O P+&+ E8 M+NE9O: CON'&O8 ; C72'ODI+ DE 8O2 +C'I3O2
"I9O2
3
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
O<9E'I3O
El presente documento pretende ser una herramienta de fcil consulta y gua sobre la
forma de proceder de una dependencia acadmica o administrativa frente a los temas
mas frecuentes que se presentan en el manejo de los activos fijos.
No se trata de un manual de procedimientos, es solo un instructivo, que resume las
generalidades del tema.
Con el fin de facilitar su comprensin, se tratarn los diferentes temas agrupados
seg!n la etapa en la que se da, dentro de las tres "#$ que se han considerado%
&ngreso, vida !til y salida.
'as disposiciones aqu descritas son de obligatorio cumplimiento por parte de los
usuarios de activos fijos, el desconocimiento de las mismas no e(ime de
responsabilidad a los mismos.
4
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
1. P&IME&+ E'+P+: IN5&E2O DE +C'I3O2 "I9O2
Esta etapa especficamente se refiere a la forma como un activo fijo llega a las
instalaciones de alguna dependencia de la )ontificia *niversidad +averiana y como es
registrado en la base de datos, aplicativo o mdulo de activos fijos.
,e entiende por activo fijo, con base en la definicin dada en el artculo -. del /ecreto
0-.1 de 2.11#, aquel bien mueble o inmueble cuya vida !til es mayor a un a3o, no
est destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de la
empresa y se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin
de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de
la entidad.
1.1. Modalidades de ingreso de activos fijos
&ngreso definitivo% )or compra% 4 Compra local
4 &mportacin
)or donacin
&ngreso temporal% /emostracin
5ctivos temporales
1.2. Normas para compra local o importacin de activos fijos
- 'as !nicas dependencias autori6adas en la *niversidad +averiana para reali6ar
compras de activos fijos en su nombre, son la 7ficina de )roveedura y la
/ireccin de )lanta 8sica.
- /ichas reas e(clusivamente pueden reali6ar compras a proveedores que se
encuentren inscritos en el sistema de registro de proveedores que maneja la
*niversidad, proveedores que se han inscrito en alguna de dichas reas y han
sido autori6ados para funcionar como tal por la /ireccin de 8inan6as.
- 'a 7ficina de )roveedura es la encargada de efectuar todo tipo de compra de
activos fijos en la *niversidad y la /ireccin de )lanta 8sica podr hacerlo solo
en el caso de remodelaciones u obras nuevas que realice.
- )ara ejecutar cualquier requisicin de activos fijos la dependencia solicitante
debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la
compra en el correspondiente rubro de inversiones.
- 9oda requisicin de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al
presupuesto aprobado a la /ependencia o 8acultad.
5
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
- No se aceptan requisiciones mi(tas de productos de consumo y de activos fijos.
Cada requisicin debe venir en su formato correspondiente.
- 9oda requisicin de activos fijos debe traer el m(imo de informacin posible
para que la compra se realice de forma efica6 y eficiente.
- 'as personas autori6adas para firmar pedidos por activos fijos son%
En las facultades conjuntamente el /ecano acadmico y el /ecano del medio
universitario.
En el caso de proyectos y programas especiales el /ecano acadmico.
En las dependencias administrativas el director o jefe de seccin.
1.!. "ormato de pedido
El !nico medio de solicitud de compra de un activo fijo a la 7ficina de )roveedura es el
formato de pedido, el cual se encuentra disponible en la red 4 /ireccin de 8inan6as :
)roveedura : 8ormato de pedido.
El formato u orden de pedido esta conformado por un original y dos copias%
'a hoja original es la utili6ada para los trmites necesarios de compra al interior de la
7ficina de )roveedura.
'a primera copia se la lleva la dependencia solicitante una ve6 radicada en la 7ficina de
)roveedura.
'a segunda copia es archivada en un consecutivo de pedidos recibidos por parte de la
7ficina de )roveedura.
No se radicarn requisiciones de activos fijos si no se informa el nombre y documento
de identidad de la persona que se va a responsabili6ar del activo.
1.#. Proceso compra local de activos fijos
2. 'a dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por
las personas autori6adas.
0. 'a dependencia lo enva para radicacin a la 7ficina de )roveedura, sede
+averiana.
#. 'a 7ficina de )roveedura coti6a seg!n tabla de atribuciones para compra.
.. /ependiendo del monto procede o espera reunin de la +unta de Compras o
aprueba directamente el jefe de la 7ficina de )roveedura.
6
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
;. *na ve6 se autori6a la compra, )roveedura elabora y entrega orden de compra
al proveedor con las instrucciones de entrega.
-. )roveedura coordina la entrega del activo. /ependiendo de las caractersticas
del bien como su peso, volumen, delicade6a, etc, pueden ser recibidos en la
bodega o directamente en las instalaciones de la dependencia.
<. 'a dependencia firma como recibido previa inspeccin del bien. /ebe, a la
mayor brevedad posible, reportar cualquier falla en el funcionamiento a al
7ficina de )roveedura.
=. )roveedura, en forma simultnea a la entrega del activo en la dependencia,
enva a la 7ficina de 5ctivos 8ijos copia de la factura de compra y del pedido
donde consta la recepcin del activo por parte de la dependencia. 5ctivos 8ijos
inicia los procesos de ingreso a la base de datos, plaqueo, personali6acin del
activo, marcacin y aseguramiento del activo, procesos que se detallaran mas
adelante.
1.$. Importacin de activos fijos
En trminos generales es una compra normal, la diferencia radica en la ubicacin del
proveedor que est radicado en el e(terior, lo que obliga a pasos adicionales.
1.$.1. Proceso de importacin de activos fijos
'os pasos 2 a . del proceso general para compra de activos fijos mencionado
anteriormente se cumplen de igual forma que en el caso de compras locales.
*na ve6 se autori6a la compra viene la diferencia, que radica en pasos adicionales a
cargo de la 7ficina de )roveedura, y son%
2. Elaboracin de la licencia de importacin.
0. 5utori6acin de la misma por parte de la /ireccin de 8inan6as.
#. >adicacin de la misma ante el ?inisterio de Comercio E(terior para su respectiva
aprobacin y, en forma simultnea, trmite de la e(encin del arancel.
.. ,i el tramite de la licencia es para proyectos de investigacin previamente
autori6ados por el /epartamento Nacional de )laneacin, se reali6a el trmite de
solicitud de e(encin del &@5 ante el /epartamento Nacional de )laneacin, con el
apoyo de la @icerrectora 5cadmica.
;. )roveedura coordina el despacho de la mercanca a Colombia por parte del
proveedor.
-. *na ve6 llega esta, )roveedura informa a la sociedad de intermediacin aduanera
este evento, para que proceda a la respectiva nacionali6acin y entrega de la carga
seg!n instrucciones recibidas.
7
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
<. )roveedura procede a la liquidacin de la importacin con el fin de conocer el costo
real de la mercanca.
=. *na ve6 la sociedad de intermediacin le entrega la carga a la *niversidad, el
proceso se reali6a de igual forma que el proceso general de compras a partir del
paso No. -.
1.%. &ecepcin de activos fijos por donacin
7tra forma de ingreso de un activo a la *niversidad es la modalidad de donacin, la
cual, a su ve6, se divide en dos, dependiendo de los condicionamientos que e(prese la
persona o entidad donante.
+urdicamente se define como transferir a titulo gratuito la propiedad sobre un bien. 'o
caracterstico de este acto jurdico es la ine(istencia de reciprocidad por parte del
donatario a favor del donante. 'a !nica obligacin que surge para el donatario es el
cumplimiento de la voluntad del donante en cuanto a la destinacin que puede darse
de la donacin.
1.%.1. Normas para la recepcin de activos fijos donados
- 'as !nicas dependencias en la *niversidad +averiana con potestad de aceptar o
efectuar donaciones son la >ectora y la /ireccin de 8inan6as.
- 9oda documentacin relacionada con una posible donacin debe ser anali6ada
previamente y sin e(cepcin por la /ireccin +urdica, dependencia asesora de
dichas instancias.
- Cuando las donaciones son mayores a ;A salarios mnimos legales vigentes, la
/ireccin +urdica se encarga de tramitar la escritura p!blica de la misma, para
que la propiedad pase a nombre de la *niversidad +averiana.
- )ara donaciones inferiores a ;A salarios mnimos vigentes la /ireccin +urdica
emitir un documento privado para que la propiedad pase a nombre de la
*niversidad +averiana.
- ,e reali6ar la emisin de certificados de donacin una ve6 se haya entregado
el activo de conformidad, seg!n los requerimientos del donante. 'a /ireccin
Beneral de Contabilidad es la encargada de emitir este documento.
- 'as donaciones destinadas a un fondo especfico se asignarn al mismo por
medio de la carta de intencin del donante. Estas sern asignadas a facultades,
dependencias y proyectos especiales.
- Ninguna dependencia de la *niversidad puede recibir activo fijo alguno en
donacin sin el previo concepto y anlisis por intermedio de la /ireccin
+urdica.
8
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
- 8ormali6ada la donacin por medio de la /ireccin +urdica, esta se encarga de
informar a la 7ficina de 5ctivos 8ijos sobre la donacin para que coordine la
entrega del activo y a la /ireccin Beneral Contable para que emita del
certificado de donacin, si el donante lo requiere.
1.%.2. 'ipos de donacin
1.%.2.1. Donacin sin condicionamientos
Cace referencia a las donaciones de activos fijos donde el donante no e(presa u obliga
que debe hacer la *niversidad con los bienes donados. 'a *niversidad esta en total
libertad para decidir que hacer con los bienes recibidos.
1.%.2.2. Donacin con destinacin espec(fica
Contrario a la definicin anterior, el donante hace e(presa su voluntad condicionando
la donacin, para que los dineros o activos que est donando se destinen
e(clusivamente a algo especfico que el donante determina en el documento que
legali6a la donacin.
1.%.!. Proceso para la recepcin de activos fijos donados
2. *n tercero interesado en efectuar una donacin hace contacto con una dependencia
de la *niversidad.
0. 'a dependencia solicita al donante una carta de intencin dirigida a la >ectora o a
la /ireccin de 8inan6as de la *niversidad.
#. *na ve6 recibida la oferta o carta de intencin, la dependencia contactada debe
remitir la documentacin a la /ireccin +urdica para su anlisis y decisin de
aceptar o no la donacin.
En cualquier evento, se e(pide una carta en la cual se manifiesta la decisin.
.. Cuando se acepta la donacin, la /ireccin +urdica se encarga de reali6ar los
trmites encaminados a formali6ar la donacin.
;. ,i la donacin es mayor a ;A salarios mnimos legales vigentes, la /ireccin
+urdica tramita la legali6acin mediante escritura p!blica de insinuacin. Cuando el
valor es igual o inferior a ;A salarios mnimos legales vigentes la /ireccin +urdica
legali6a la donacin mediante documento privado.
5dicionalmente la /ireccin +urdica se encarga de enviar copias de estos
documentos a la 7ficina de 5ctivos 8ijos y a la /ireccin Beneral de Contabilidad.
-. En ambos casos a solicitud del donante la /ireccin Beneral de Contabilidad seg!n
el caso, e(pedir la respectiva certificacin con la informacin enviada por la
/ireccin +urdica una ve6 haya finali6ado el trmite de la legali6acin del activo.
9
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
<. 'a /ireccin +urdica enva la informacin pertinente a la 7ficina de 5ctivos 8ijos
para que esta coordine con el donante la forma de entrega del activo.
=. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos da ingreso en la aplicacin de activos fijos a la donacin.
1. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos plaquea, asegura y personali6a los activos fijos recibidos
en donacin.
1.). Ingreso de activos fijos para demostracin
Cay ciertas compras que tienen una etapa preliminar que condiciona el posible cierre
del negocio, como es la demostracin del activo en pleno funcionamiento.
9ienen un tratamiento diferente que se da en su comien6o mientras se anali6a la
posibilidad de compra.
1.).1. Normas para el ingreso de activos fijos en calidad de demostracin
- 9odo activo desde el momento de su ingreso a las instalaciones de alguna
dependencia de la *niversidad se debe reportar a la 7ficina de 5ctivos 8ijos
para que proceda a asegurarlo en forma temporal, mientras dure el proceso de
demostracin, debido a que la *niversidad asume la responsabilidad del mismo
durante ese tiempo.
- ,e refiere a una posible compra, sujeta a la satisfaccin del cliente una ve6 vea
en funcionamiento el equipo y este aclare sus e(pectativas. @ale la pena aclarar
que hasta el momento no se ha efectuado pago alguno por el bien en
demostracin, ni se ha pactado obligacin alguna.
- Cualquier da3o que sufra un activo fijo en demostracin que no haya sido
reportado a la 7ficina de 5ctivos 8ijos, ni este fsicamente dentro de los predios
de la *niversidad, ser asumido por el empleado que pacto su prueba sin
cumplir con el punto anterior.
- Cuando el bien en demostracin sea retirado de las instalaciones de la
*niversidad, debe de igual forma reportarse su salida a la 7ficina de 5ctivos
8ijos, con el fin de retirar el activo de las pli6as de seguros.
1.*. Compra de activos fijos por parte de la Direccin de Planta "(sica
E(iste tambin la modalidad de compra de activos producto de una remodelacin de
las instalaciones de una dependencia o por alguna obra nueva reali6ada, lo cual
e(clusivamente pueden ser ejecutado por la /ireccin de )lanta 8sica, dentro de una
programacin reali6ada por dicha rea.
1.*.1. Proceso para remodelaciones
2. *na ve6 aprobada la remodelacin y se ha reali6ado el traslado presupuestal se
comien6a el proceso de compras.
10
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
0. El arquitecto residente de la obra llena el formato de solicitud de materiales por
equipo, mano de obra o insumos.
#. Esta solicitud es verificada contra los planos del dise3o y el presupuesto aprobado.
,e solicitan de 0 a # coti6aciones como mnimo.
.. ,e llevan estas coti6aciones para aprobacin a la junta de adjudicaciones.
;. *na ve6 la junta apruebe las compras se le enva a la 7ficina de activos fijos las
copias de las facturas relacionadas con las compras reali6adas.
1.*.2. Proceso para obras n,evas
2. 'a base mas importante de la edificacin que es la e(cavacin, la cimentacin y la
estructura, se reali6an a travs de una licitacin, que es anali6ada y aprobada por
un Comit evaluador nombrado y presidido por el )adre >ector.
0. *na ve6 el ganador de la licitacin entrega el edificio, la /ireccin de )lanta 8sica
se encarga de reali6ar los acabados y la dotacin del mismo "ascensores, planta
elctrica, bombas, mampostera y ventanera, etc.$.
#. 'a adjudicacin de las compras se reali6a de igual modo que en las
remodelaciones.
.. 5l terminar los acabados de la construccin, se reali6a la entrega formal de la
custodia y manejo de la misma a la /ireccin 5dministrativa, mediante los
siguientes documentos% 5cta de entrega, garantas, mantenimientos vigentes,
inventario de lo que se est entregando.
;. ,i en el momento de la recepcin la /ireccin 5dministrativa presenta alguna
observacin esta queda en el actaD se entrega parcialmente la edificacin y una
ve6 se solucionen las observaciones se reali6a la entrega de la misma.
*na ve6 reali6ada la remodelacin u obra nueva se contin!a con la dotacin fsica de
las reas remodeladas o construidas.
5l igual que lo hace la 7ficina de )roveedura, la /ireccin de )lanta 8sica informa a la
7ficina de 5ctivos 8ijos sobre todas las compras de activos fijos reali6adas. Esta
seccin opera en forma similar, ingresando los activos fijos a la base de datos, a la
contabilidad, reali6a el plaqueo respectivo, asegura los activos y posteriormente los
personali6a y marca.
1.-. Ingreso de ,n activo fijo a la contabilidad
El aplicativo de activos fijos es el au(iliar contable, por eso la importancia de tenerlo
actuali6ado y depurada su informacin.
11
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
&ngresar un activo fijo a la aplicacin significa registrar su entrada con todos los datos
que lo identifican como descripcin, proveedor, centro de costo usuario, responsable
del activo, etc.
'a 7ficina de 5ctivos 8ijos efect!a el ingreso del activo en la aplicacin con base en los
documentos que sin e(cepcin debe recibir de parte de las reas que los adquieren y
bsicamente son%
Copia de la factura
Copia de la orden de compra
Copia del pedido o de la constancia de recibido del activo
5l final del mes, por medio de la interfa6 entre la 7ficina de 5ctivos 8ijos y la /ireccin
Beneral de Contabilidad, la informacin de compras de activos fijos es transferida en
forma automtica a la contabilidad.
1.1.. Pla/,eo de activos fijos
'a primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de datos es la asignacin de
n!mero consecutivo conocido como placa de inventario, que ser la cdula de
identificacin del mismo durante toda su e(istencia en los registros contables en la
base datos.
*na ve6 este ya fue asignado, el paso siguiente es pegarla fsicamente sobre el activo
fijo, lo que reali6a el personal de la 7ficina de 5ctivos 8ijos.

En aquellos casos en los cuales no es posible pegar la placa sobre el activo dada su
delicade6a, esta se pega sobre un folder asignado para tal fin anotando el motivo
respectivo.
1.11. Personali0acin de activos fijos
Con el fin de mantener un mejor control y brindar una custodia mas efectiva sobre sus
activos fijos, la *niversidad ha asignado a cada activo fijo un responsable, quin ser
la persona encargada de velar por el buen estado del mismo y reportar cualquier
acontecimiento que sobre el suceda.
El responsable de los activos fijos en cada dependencia debe velar por la buena
conservacin de los mismos, as como informar a la 7ficina de 5ctivos 8ijos sobre los
movimientos que se realicen con este, mientras implique cambio de responsableD
adicionalmente debe conocer y hacer cumplir las normas que contempla el presente
instructivo.
Cada responsable asume la custodia de los activos fijos con la firma del formato de
personali6acin, 8584AA2 87>?597 /E )E>,7N5'&E5C&7N, formato que ser
diligenciado cuando se trata de activos nuevos por el personal de la 7ficina de 5ctivos
8ijos y cuando se trata de traslados por las dependencias involucradas.
'a cla!sula de compromiso te(tualmente es%
12
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
FComo funcionario de la )ontificia *niversidad +averiana declaro que los activos
relacionados en el presente documento estn bajo mi responsabilidad, por lo cual les
dar un uso adecuado al desempe3o de mis funciones y a la destinacin institucional
prevista para cada uno de ellos. En consecuencia, sern asumidos por m el da3o o la
prdida de los mismos debidos a mi negligencia o incumplimiento de los instructivos
relacionados con su uso y conservacin.
?e comprometo a informar oportunamente a la /ireccin 5dministrativa sobre
cualquier despla6amiento, traslado temporal o definitivo de dichos activos mediante la
tramitacin de los formatos respectivos, y sobre cualquier situacin que ponga en
inminente riesgo los bienes relacionados.
/ado que la omisin de estas disposiciones es considerada como falta grave por el
>eglamento &nterno de 9rabajo, asumo las consecuencias econmicas que conlleven el
da3o o la prdida de los bienes mencionados si ocurren por mi negligencia o
incumplimiento de los instructivos correspondientes, y en tal evento autori6o a la
)ontificia *niversidad +averiana a efectuar el descuento correspondiente al valor de
reposicin del bien afectado, deducindolo de mis salarios, prestaciones sociales o
eventuales indemni6aciones a mi favorF.
Cuando se trata de activos fijos de uso compartido por dos o ms empleados, la
dependencia debe definir quin asumir la responsabilidad ante la *niversidad por la
custodia del activo, pero en aquellos casos donde no es posible esta definicin, la
m(ima autoridad en la seccin asumir la responsabilidad del activo fijo en cuestin.
'a 7ficina de 5ctivos 8ijos en forma permanente estar haciendo seguimiento de los
inventarios de activos fijos en las dependencias, previa coordinacin con la misma.
Este tipo de inventarios tiene como objeto determinar el C7N9>7' del buen manejo de
los activos fijos por parte de cada responsable.
1.12. Pli0as de seg,ros para activos fijos
'a 7ficina de 5ctivos 8ijos tambin asegura o ingresa los activos en las diferentes
pli6as de seguro contratadas, actividad que reali6a en forma mensual mediante el
envo por fa(, correspondencia o email de la informacin respectiva a la compa3a
aseguradora.
1.12.1. Normas sobre el seg,ro de activos fijos
- 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos es la seccin encargada de canali6ar ante la
compa3a de seguros todas las comunicaciones relacionadas e(clusivamente
con las siguientes pli6as%
2. ?anejo global comercial
0. >esponsabilidad civil e(tracontractual
#. 5utomviles institucionales
.. ,ustraccin
13
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
;. Corriente dbil "equipo electrnico$
-. ?aquinaria y equipo
<. >otura de maquinaria
=. 9ransportes
1. &ncendio
- 'a vigencia de las pli6as ser de un a3o. ,u renovacin ser por licitacin
privada.
- 'a /ireccin +urdica liderar las pli6as relacionadas con temas como
responsabilidad civil e(tracontractual, cumplimiento, lucro cesante y da3o
emergente.
- 'a /ireccin de 8inan6as liderar las pli6as relacionadas con temas de manejo
del dinero, ttulos valores e inversiones y manejo global comercial.
- 'a /ireccin 5dministrativa liderar los temas relacionados con las pli6as de
automviles institucionales, sustraccin, corriente dbil, maquinaria y equipos,
rotura de maquinaria, transportes e incendio.
- No se trabajar durante la vigencia 5gosto 0.AAA : 5gosto 0.AA2 con corredor
de seguros. ,e har en forma directa.
- No se aseguran muebles y enseres. Estos solo se tendrn en cuenta durante el
inicio de la vigencia del seguro como sumatoria global del valor de cada
edificacin para la pli6a de incendios.
- 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos ser la seccin encargada de coordinar que los
diferentes pagos a la compa3a de seguros se realicen dentro del tiempo
acordado.

1.12.2. Proceso para aseg,rar activos fijos
2. *na ve6 la 7ficina de 5ctivos 8ijos ha enviado la interfa6 contable saca las
relaciones de compras y bajas de activos fijos del perodo.
0. 5l final del mes genera un reporte de los ingresos de activos fijos durante ese
perodo.
#. /el mismo anali6a cuales de esos activos ameritan ser asegurados y cuales no.
.. Enva comunicacin a la Compa3a aseguradora detallando los activos adquiridos
susceptibles de seguro, para que sean incluidos en las diferentes pli6as de
seguros.
/icha comunicacin puede ser por memorando, carta o email, por
correspondencia, fa( o cualquier otro medio electrnico.
;. 'a informacin mnima necesaria que se reporta a la Compa3a de ,eguros es%
14
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
/escripcin del activo
N!mero de placa de inventario asignada
8echa de adquisicin
@alor de adquisicin
-. 'a Compa3a aseguradora firma como recibida la informacin o contesta el email
en se3al de recibido.
1.12.!. Proceso para reclamacin ante la Compa1(a de 2eg,ros
Cuando se detecta un hurto de un activo fijo el procedimiento a seguir es%
2. 'a persona que detecta el robo es quin debe colocar la respectiva denuncia ante
las autoridades competentes.
9odo robo debe ser reportado a la /ireccin 5dministrativa sin e(cepcin,
adjuntando la respectiva denuncia.
0. El +efe de la seccin afectada debe enviar comunicacin a la /ireccin
5dministrativa informando lo sucedido y adjuntar la denuncia original.
#. 'a /ireccin 5dministrativa eval!a la informacin recibida y a travs de una
investigacin determina si la compa3a de vigilancia actu con negligencia o no.
,i la decisin es que si tuvo algo que ver la compa3a de vigilancia la /ireccin
5dministrativa les reali6a el respectivo reclamo. ,i no es as, enva comunicacin
adjuntando todos los documentos recibidos a la 7ficina de 5ctivos 8ijos para que
esta efect!e el respectivo reclamo a la compa3a aseguradora.
/e igual forma, la /ireccin 5dministrativa por intermedio del Coordinador de
@igilancia, adjunta reporte de dicha seccin, como resultado de investigacin
interna reali6ada.
.. 'a /ireccin 5dministrativa informa a la /ireccin de )ersonal sobre el robo
sucedido, con el fin de que se eval!e si amerita o no alguna accin laboral
;. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos solicita a la 7ficina de )roveedura la consecucin de una
coti6acin del bien hurtado.
-. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos tramita la certificacin del contador de la *niversidad
donde consta que el activo estaba registrado en la contabilidad.
<. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos efect!a el respectivo reclamo ante la firma aseguradora,
adjuntando como requisito la denuncia, la coti6acin y la certificacin contable.
=. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos efect!a seguimiento del reclamo y atiende las diferentes
solicitudes que la firma aseguradora pueda reali6ar.
15
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
1. *na ve6 la compa3a aseguradora se manifiesta sobre el reclamo, la 7ficina de
5ctivos 8ijos revisa la liquidacin e informa a la aseguradora s esta de acuerdo o
no con la misma.
2A. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos consigna en las instalaciones de la 7ficina de 9esorera
el cheque recibido e informa a la dependencia afectada sobre la indemni6acin
dada por la compa3a de seguros.
22. 'a dependencia elabora orden de pedido para el reempla6o del activo y la enva a
radicacin a la 7ficina de )roveedura, con el fin de iniciar el trmite de compra.
20. 'a dependencia asume de su presupuesto la diferencia entre el valor actual de
mercado del bien y el valor cancelado por la compa3a de seguros.
1.1!. Marcacin de activos fijos
)asado apro(imadamente un mes de la entrega del activo se autori6a la marcacin del
mismo, mediante relacin escrita que la 7ficina de 5ctivos 8ijos saca.
'a persona contratada para esta actividad se despla6a a cada dependencia y reali6a la
marcacin, acompa3ada de un au(iliar de activos fijos, aprovechando la actividad para
hacer un seguimiento sobre los activos fijos recin adquiridos.
El costo o cargo presupuestal se har al presupuesto de la /ireccin de 8inan6as.
16
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
2. 2E57ND+ E'+P+: 3ID+ 7'I8
*na ve6 el activo fijo ha sido ingresado a la aplicacin de activos fijos y ha quedado
asignado a una persona identificada como responsable del activo fijo, inicia su segunda
etapa, denominada perodo de vida !til, en la cual el activo presta su funcin para lo
cual fue adquirido. Entra en pleno funcionamiento.
Comien6a su etapa productiva, su ciclo de produccin o su etapa de vida !til como se
ha denominado.
/e igual forma, durante esta etapa le pueden ocurrir una serie de eventos, los que
describen a continuacin.
2.1. 5arant(a sobre activos fijos ad/,iridos
Es posible que un activo fijo recin adquirido durante los primeros meses de uso
presente algunas fallas que afecten su funcionamiento, perodo durante el cual el
proveedor que lo vendi brinda la atencin para la solucin del inconveniente sin costo
alguno, lo que se conoce como la aplicacin de la garanta.
El perodo de garanta es variable y depende de diferentes factores seg!n el tipo de
activo fijo. 'o importante es conocer en cada caso cual es, con el fin de estar
pendiente que durante ese perodo no se vaya a causar gasto alguno por parte de la
*niversidad.
'a 7ficina de )roveedura y la /ireccin de )lanta 8sica, como !nicas reas
autori6adas para adquirir activos fijos, son las dependencias encargadas de reportarle
a la 7ficina de 5ctivos 8ijos cual es el perodo de garanta para cada activo adquirido
sin e(cepcin.
'a 7ficina de 5ctivos 8ijos registra en la aplicacin la duracin de la garanta para
consultas futuras por parte de los usuarios.
2.1.1. Proceso para la aplicacin de la garant(a
2. 'a dependencia usuaria del activo consulta a la 7ficina de 5ctivos 8ijos, en
forma escrita "email o carta$, la vigencia o no de la garanta de un activo
especfico, citando el n!mero de inventario o placa.
0. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos verifica en la base de datos, con base en la
informacin recibida, si el activo se encuentra en perodo de garanta. 9ambin,
ubica los datos del proveedor que lo vendi.
#. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos informa a la dependencia y a la 7ficina de
)roveedura o a la /ireccin de )lanta 8sica la vigencia o no de la garanta y los
17
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
datos del proveedor, con el fin de que cada rea coordine con Ellos la aplicacin
de la garanta.
.. ,eg!n el caso la 7ficina de )roveedura o la /ireccin de )lanta 8sica contacta
al proveedor con el fin de coordinar si la garanta ser atendida en predios de la
*niversidad o en las instalaciones del proveedor.
;. 'a 7ficina de )roveedura o la /ireccin de )lanta 8sica, seg!n sea el caso,
coordina dicha gestin para que se lleve a cabo y esta pendiente de su
ejecucin.
2.2 Mantenimiento de activos fijos
*na ve6 vencido el perodo de garanta, cualquier chequeo o reparacin tiene un costo
que debe ser asumido por la dependencia usuaria del activo, con cargo a su propio
presupuesto de funcionamiento.
Es responsabilidad e(clusiva de la dependencia contratar el mantenimiento necesario
para los activos fijos a su cargo, siguiendo las recomendaciones y procedimientos
definidos por la /ireccin 5dministrativa.
9oda reparacin o mantenimiento que obligue la movili6acin del activo debe ir
respaldada por el formato correspondiente para el movimiento.
E(isten tres clases de mantenimientos% preventivo, correctivo y mejora.
2.2.1. Mantenimiento preventivo de activos fijos
Es aquel que se reali6a en forma programada buscando sostener las capacidades de
funcionamiento o rendimiento de un activo, con el fin de evitar que estas disminuyan
con el paso del tiempo o a consecuencia del desgaste generado por el uso.
2.2.2. Mantenimiento correctivo o reparacin de activos fijos
Es aquel que se le reali6a a un activo que se ha visto afectado en su funcionamiento y
se pretende volver a dejarlo en buenas condiciones de uso.
5ntes de reali6ar la reparacin o mantenimiento de un activo fijo, la dependencia se
debe comunicar con la 7ficina de 5ctivos 8ijos para verificar si la garanta se
encuentra vigente.
2.2.!. Mantenimiento para mejoras o adiciones a activos fijos
Es aquel que se efect!a cuando se pretende superar o mejorar el rendimiento de un
activo al que por dise3o trae originalmente de fbrica.
Contablemente se activaran solo aquellas mejoras que contribuyan notablemente a
aumentar la vida !til del activo.
18
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
5l recibir un activo una adicin sta se registrar en el aplicativo s%
)ara todo inmueble si el valor de la adicin es mayor al ;G del costo ajustado del
activo.
)ara las dems clases de activos fijos si el valor de la adicin es mayor al ;G del costo
ajustado del activo, aplicable solo en aquellos activos que tengan un valor de
adquisicin superior a 0A salarios mnimos legales.
2.! Movimientos o traslados de activos fijos
*n activo, por diferentes motivos, puede ser traslado de su sitio habitual en forma
temporal o definitiva
9odo movimiento que le suceda a un activo fijo debe ir acompa3ado del formato
correspondiente, de lo contrario, el activo fijo puede ser retenido por los au(iliares de
seguridad.
El personal de seguridad est autori6ado para e(igir identificacin a aquellas personas
que se encuentren trasladando activos fijos, y estas deben acreditarse como usuarios
de la *niversidad.
'os diferentes formatos se encuentran en la pgina HEI de la /ireccin de 8inan6as%
http%JJKKK.javeriana.edu.coJfinan6asJactivosJ
2.!.1. 'raslado temporal de activos fijos
)or movimiento temporal se entiende aquel cambio de ubicacin que en un pla6o no
mayor a dos "0$ regresa a su origen y que no implica cambio de responsable ni de
centro de costo.
El formato para este tipo de movimientos es el formaro 8584AA# 87>?597 /E
?7@&?&EN97 9E?)7>5' /E 5C9&@7, 8&+7,.
Este tipo de movimiento no ser registrado en la base de datos por la 7ficina de
5ctivos 8ijos, que solo lo har cuando el traslado implique actuali6acin de la base de
datos.
2.!.2. 'raslado definitivo de activos fijos
)or movimiento definitivo se entiende aquel traslado que implica variacin del centro
de costo yJo del responsable registrados en la base de datos.
El formato para movimientos definitivos es el formato 8584AA0 87>?597 9>5,'5/7
/E 5C9&@7, EN9>E /E)EN/NEC&5,, que incluye los traslados dentro de una misma
rea pero que obliga a cambios del responsable o centro de costo tambin.
19
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
Este tipo de traslado implica necesariamente la actuali6acin en la aplicacin de activos
fijos de los cambios dados.
2.!.!. 2eg,ro para el movimiento de activos fijos f,era del camp,s
Cuando se requieran trasladar activos fijos fuera del campus universitario se requiere
reportar previamente su movimiento a la 7ficina de 5ctivos 8ijos, con el fin de que
esta seccin lo reporte a la compa3a de seguros.
'a dependencia usuaria debe reportar a la 7ficina de 5ctivos 8ijos en forma escrita su
despla6amiento con anticipacin, mnimo un da, informando la descripcin del bien,
n!mero de placa, lugar de destino, persona que lo transporta, fecha de salida y fecha
de regreso.
'a 7ficina de 5ctivos 8ijos, con dicha informacin, reportar a la compa3a de seguros
el movimiento.
2.#. Pa0 6 salvo sobre activos fijos a cargo
Cuando se presenta la desvinculacin de un trabajador la /ireccin de )ersonal enva
para su trmite a la 7ficina de 5ctivos 8ijos la solicitud de pa6 y salvo sobre activos
fijos de la persona que se retira, dando un pla6o de # das hbiles siguientes a su
recepcin para reportar que el empleado se encuentra a pa6 y salvo sobre los activos
fijos que tena a su cargo. Estos sern asumidos por la persona que designe el jefe
inmediato de la persona que se retira.
*na ve6 la dependencia conoce sobre el retiro de un empleado debe solicitar a la
7ficina de 5ctivos 8ijos la tarjeta de activos a cargo, con el fin de verificar el estado en
que se encuentran dichos activos y definir quin asumir la responsabilidad una ve6 la
persona se retire.
,i el estado de alg!n activo es defectuoso debido al manejo por parte del responsable
o no se encuentra, la 7ficina de 5ctivos 8ijos reporta lo sucedido a la /ireccin de
)ersonal con el fin de que se tomen las medidas disciplinarias del caso.
El empleado responsable asumir de sus prestaciones sociales el costo de reponer o
reparar el activo fijo afectado. Es la 7ficina de )roveedura quin reali6ar las
coti6aciones del caso, con el fin de conocer los precios del mercado.
)or otra parte los activos que se encuentren en buen estado deben ser personali6ados
nuevamente seg!n decisin de la dependencia.
20
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
!. 'E&CE&+ E'+P+: &E'I&O DE +C'I3O2 "I9O2
Comprende la parte final de la vida de un activo fijo. 5unque en la segunda etapa se
mencion la devolucin de activos por da3o definitivo o por obsolescencia, esto solo
implicaba un cambio en los registros en cuanto a la ubicacin fsica pero estos seguan
sufriendo los procesos de depreciacin y ajustes por inflacin.
En esta instancia, al pasar al estado de baja, el activo fijo dejar de ser afectado por la
depreciacin, por los ajustes globales por inflacin y ser retirado de la contabilidad.
)ara estos casos de igual forma se debe diligenciar el respectivo formato llamado
L8ormato para movimiento definitivo de activos fijosM.
!.1. Proceso devol,cin de activos fijos obsoletos
2. 'a dependencia interesada en devolver un activo fijo contacta a la 7ficina de
5ctivos 8ijos y alista el formato para la devolucin que es el mismo formato para
movimiento definitivo de activos fijos.
0. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos programa con la /ireccin 5dministrativa yJo con la
7ficina de )roveedura el prstamo del vehculo para transportar el activo fijo a la
bodega.
#. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos confirma a la dependencia solicitante el da del retiro del
activo fijo.
.. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos retira el activo fijo y lo lleva a las instalaciones de ,an
Cayetano.
;. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos actuali6a la informacin en la aplicacin de activos fijos y
las respectivas tarjetas de activos a cargo.
-. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos, para el caso de equipos de computo, coordina con la
/ireccin de ,istemas la inspeccin de los activos recogidos con el fin de recuperar
las partes que a!n sirvan.
<. 9eniendo como prioridad la reubicacin de activos fijos obsoletos, la 7ficina de
5ctivos 8ijos atiende las diferentes solicitudes que reciba. /e igual forma, atiende
las solicitudes para compra de activos fijos obsoletos.
=. 'a reubicacin de activos fijos obsoletos, cuando se trata de pocas unidades, no
ms de cinco, se efect!a sin costo alguno. Cuando se trata de una mayor cantidad
de activos fijos, se efect!a un cobro presupuestal con base en el valor en libros de
los activos solicitados, previa autori6acin escrita dada por alguien con autoridad
para decisiones presupuestales.
21
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
Direccin de Finanzas
Comit Permanente de Activos Fios
1. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos nuevamente actuali6a en la base de datos el centro de
costo y el responsable.
2A. 'os activos obsoletos que no son solicitados despus de un perodo de tiempo no
muy amplio, por problemas de espacio, se procede a la venta de estos activos.
22. El +efe de la 7ficina de 5ctivos 8ijos podr autori6ar ventas de activos obsoletos
hasta un valor total no superior a N2OAAA,AAA por lote o unidad. )ara valores
superiores se debe contar con el visto bueno de la /ireccin de 8inan6as.
20. En todos los casos de venta la 7ficina de 5ctivos 8ijos elabora carta de autori6acin
para que el comprador cancele en las instalaciones de la 7ficina de 9esorera
directamente.
2#. *na ve6 el comprador paga, entrega en la 7ficina de 5ctivos 8ijos el comprobante
de consignacin y coordina la entrega de los bienes adquiridos.
2.. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos elabora, seg!n la cantidad de activos, carta de entrega o
acta de entrega.
2;. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos registra en la base de datos la salida del activo fijo o
baja.
!.2. Proceso devol,cin de activos fijos obsoletos por los Centros &egionales
El anterior proceso de devolucin y venta aplica para sedes ubicadas en Iogot, pero
para aquellas dependencias ubicadas en lugares diferentes a Iogot, como los Centros
>egionales, debe previamente%
2. Enviar relacin de los activos fijos obsoletos a dar de baja, previamente autori6ada
por la /ireccin Beneral del Centro de *niversidad 5bierta.
0. 5djuntar a la misma y de igual forma autori6adas, las propuestas que se hayan
recibido para comprarlos.
#. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos tramita ante la /ireccin de 8inan6as la autori6acin
para la venta y comunica a la /ireccin Beneral del Centro de *niversidad 5bierta
la decisin.
.. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos da las instrucciones del caso al /irector del Centro
>egional, con el fin de solicitar retirar las placas de inventario y envo a Iogot de
las mismas.
;. El Centro >egional reali6a la entrega de los activos vendidos y enva a Iogot
original del acta de entrega, placas retiradas y copia de la consignacin reali6ada
por el comprador.
-. 'a 7ficina de 5ctivos 8ijos actuali6a la base de datos.
22