Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Penyata
Kewangan dan Pengurusan Kewangan
Kementerian/ Jabatan Persekutuan
6.2.4. Kawalan Pengurusan Aset
6.2.4.1. Kawalan Pendaftaran/Pemeriksaan/Penggunaan Aset
Terdapat 64 pejabat Persekutuan melakukan kelemahan dalam urusan
aset seperti berikut:
a. Aset terbiar dan tidak digunakan, tidak berfungsi, diletak di
tempat yang tidak sesuai dan tidak selamat; tidak didaftarkan, tidak
dilabel nombor siri pendaftaran dan hak milik Kerajaan Malaysia;
tidak dapat dikesan, lokasi berbeza dengan daftar; Daftar Harta
Modal dan Inventori tidak diisi dengan lengkap (butiran penyenggaraan,
lokasi, penempatan dan tandatangan); Daftar pergerakan aset tidak
disedia; senarai aset di lokasi tidak disedia dan pemeriksaan
tahunan tidak dibuat/tidak direkodkan.
b. Pelupusan aset - Sijil pelupusan tidak disediakan; hasil jualan aset
yang dilupuskan tidak dibankkan dan proses pelupusan tidak dibuat
dengan teratur.
SK Tinanom, Ranau, Sabah - Contoh Peralatan Inverter
Sunny Boy Yang Belum Didaftarkan (10.11.2011) m/s 159
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
PDPA Kota Bharu - Full Body Infant (Baby) Manikin Tidak ditandakan/
Dilabel HAK KERAJAAN MALAYSIA (06.12.2011) m/s 889
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
Stor Buku Institut Terjemahan Buku Malaysia - L-Sealer Machine Yang
Berharga RM3,300 Dan Diperolehi Pada 12 J ulai 2010 Tidak Direkodkan
Dalam Daftar Aset (09.01.2012) m/s 950
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
Hospital Sultanah Aminah, J ohor Bahru - Peralatan Rosak
Seperti Mobile X-Ray Dan Peralatan Elektrik Masih Belum
Dilupuskan (27.07.2011) m/s 646
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
Hospital Tuanku Fauziah, Kangar - Peralatan Rosak Seperti
Centrifuges, Tabletop Dan Peti Sejuk Masih Belum Dilupuskan
(14.07.2011) m/s 646
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
SMK Lepar Hilir, Kuantan, Pahang - Perabot Terbiar Di Laluan Tangga
Dan Di Aras Bawah Kuarters (19.02.2012) m/s 547
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
SMT Pertanian Chenor, Maran, Pahang - Laminar Flow Chamber Bernilai
RM18,597 Seunit Yang Belum Diuji Lari (13.10.2011) m/s 558
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
SMV Beaufort, Beaufort, Sabah - Water Cooler Bernilai RM2,438 Seunit
Yang Belum/Tidak Digunakan (26.07.2011) m/s 558
Laporan Ketua Audit Negara 2011 Aktiviti
Kementerian/Jabatan Dan Pengurusan
Syarikat Kerajaan Persekutuan
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
11
Description of Picture goes here.
Klasifikasi dan Jenis Aset
12
Definasi Aset
PERKARA HARTA MODAL INVENTORI
Definisi
Harga perolehan asal > RM 1000
Perlu penyelenggaraan berjadual
tanpa kira harga perolehan asal
Harga perolehan asal < RM 1000
Perabot, hamparan, hiasan, langsir,
pinggan mangkuk tanpa tanpa kira
harga perolehan asal
Kategori
Loji/Jentera Berat
Kenderaan
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel

NPA < RM 1000 & tidak perlu
penyelenggaraan berjadual
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel
Tanpa kira NPA
Perabot / hamparan, hiasan &
langsir / pinggan mangkuk
Catatan
Penyelenggaraan Berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan
dalam manual/buku panduan pengguna
Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
13
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
14
Penerimaan
Istilah
Pegawai
Penerima
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk
terima dan sahkan aset yang diperolehi
Pegawai
Bertauliah
Objektif
Pegawai yang memiliki kepakaran dalam
bidang tertentu
Spesifikasi aset
Kualiti/Kuantiti
Keadaan aset
15
Penerimaan
Prosedur Penerimaan
Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat*
KEW.PA-1 isi** KEW.PA-1 sah
Pengesahan
Pegawai Penerima
(Surat Jaminan &
Manual Pengguna)
* Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang dan diuji
** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan
16
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
17
Description of Picture goes here.
Pendaftaran
Objektif & Tempoh
Data
Base
Kesan
&
Pantau
Keadaan
aset
Selenggara,
Lupus &
Ganti
Dua
(2)
Minggu
18
Pendaftaran
Aset Hadiah & Lucuthak
Aset Hadiah
Untuk tujuan pameran atau
pembelajaran
Tidak perlu daftar
Perlu sedia senarai daftar untuk rekod
Aset
Lucuthak
Daftar jika Kem/Jab hendak guna
Pegawai Pengawal tentukan tindakan
ke atas aset untuk maksud tersebut
sahaja
19
Pendaftaran
Punca Maklumat
Beli
Dokumen
Kontrak
Invois
LO
Kad
jaminan
Nota
Serahan
Lain-lain
Sewa
Beli
Ikatan
perjanjian
Lain-lain
Sumber
Lain
Salinan
daftar
Surat
kelulusan
Sijil
Lucuthak
* Aset belum daftar dan tiada punca
maklumat rujuk fizikal atau maklumat
lain yang berkaitan
* Aset disewa tidak perlu daftar

20
Pendaftaran
Urusan Pendaftaran
PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Tanggungjawab

Pegawai Aset

Pegawai Aset


Borang diguna

KEW.PA-2 Daftar Harta
Modal
KEW.PA-4 Senarai Daftar
Harta Modal


KEW.PA-3 Daftar
Inventori
KEW.PA-5 Senarai
Daftar Inventori

Catatan
* Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama
& ditandatangan oleh Ketua Jabatan.
* Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian,
pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira.
* Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci

21
Pendaftaran
Pelabelan Aset (BPG Induk)
22
Singkatan Kementerian
Singkatan Jabatan/Bahagian dan Kod Fail
Kod Pengkelasan Aset
Tahun
No. Siri
KPM/BPG12/H/13/1234
Nota : BPK194 / J PN153 / Bahagian12
Pendaftaran
Pelabelan Aset (BPG ELTC)
23
Singkatan Kementerian
Singkatan Jabatan/Bahagian
Kod Pengkelasan Aset
Tahun
No. Siri
KPM/BPG/KOD EMIS ELTC/H/13/1234
Nota : BPK194 / J PN153 / Bahagian12
Kod EMIS ELTC
Pendaftaran
Pergerakan Aset & Senarai Aset Di Lokasi
Pergerakan
Aset
Guna KEW.PA-6 Daftar Pergerakan
Harta Modal & Inventori
Simpan di kabinet berkunci
Aset
Di Lokasi
Guna KEW.PA-7 Senarai Aset Alih
Kerajaan
Buat 2 salinan
Satu disimpan oleh Pegawai Aset / satu
lagi oleh pegawai bertanggungjawab
Dikemaskini dari semasa ke semasa
24
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
25
Description of Picture goes here.
Elak membazir
Jimat kos
Jangka hayat
Elak salahguna
Elak hilang
Tujuan rasmi
Ikut fungsi
Pengendalian
(pegawai mahir)
Direkod
Lapor kerosakan
(KEW.PA-9)
Penggunaan, Penyimpanan &
Penyelenggaraan
Objektif & Penggunaan
26
Description of Picture goes here.
Penggunaan, Penyimpanan &
Penyelenggaraan
Penyimpanan
Lokasi
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
Tempat selamat
Sentiasa bawah kawalan
Patuhi Arahan Keselamatan Kerajaan
Tanggungjawab
Aset Menarik &
Nilai Tinggi
Rosak atau hilang
Tanggungjawab pegawai
Mudah terdedah kepada risiko hilang
Kawalan maksima
27
Penggunaan, Penyimpanan &
Penyelenggaraan
Pemeriksaan
Apa diperiksa ?
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
Fizikal
Rekod
Penempatan
Kenapa ?
Siapa ?
Semak keadaan & prestasi
Pastikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat
dan terkini
Pastikan lokasi aset betul
Bila ?
Sekurang-kurangnya sekali setahun
Pegawai Pemeriksa Aset
Dilantik oleh Pegawai Pengawal
28
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
29
Penyelenggaraan
Objektif
30
Aset
berfungsi
Jangkahayat
aset
Kurangkan
rosak
Tingkat
keupayaan
Jimat
belanja
Keselamatan
pengguna
Suasana
kerja
Imej
kerajaan
Penyelenggaraan
Jenis penyelenggaraan
31
Preventive
maintainance
Penyelenggaraan
berjadual
Periksa, servis,
baiki @ ganti
Pastikan
berfungsi
Corrective
maintainance
Baiki dan ganti
sumber fizikal
Pastikan
berfungsi
Penyelenggaraan
Panduan penyelenggaraan
32
Kenalpasti &
senaraikan
(KEW.PA-13)
Rancang
penyelenggaraan
Laksana
penyelenggaraan
Rekod
penyelenggaraan
(KEW.PA-14)
Nilai program
penyelenggaraan
selia & pantau
penyelenggaraan
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
33
Pelupusan
Definisi & objektif
Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan
Tujuan
Elak simpan
aset rosak &
tidak diperlu
Jimat ruang Hasil pulangan
gunasama
34
Pelupusan
Prosedur Pelupusan
Tidak
Ekonomi
Dibaiki
Obselete
Total lost
Luput
tempoh
Keupayaan
tidak
optimum
Tiada alat
ganti
Syor
Pemeriksa
Aset
Perubahan
teknologi
Tidak
diperlukan
35



(1) Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan
Pelupusan
Prosedur Pelupusan-Perakuan Pelupusan
Borang
KEW. PA-16
Perakuan pelupusan (PEP)
PEP Perkakasan komputer disediakan oleh
Pegawai Sistem Maklumat / Guru ada ijazah
Sains Komputer / PPTM
Keperluan
Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik dan
perkakasan komputer
Rujuk JKR atau pakar khusus
Disahkan oleh dua (2) pegawai yang tidak terlibat
dengan aset
Nilai semasa sah setahun sahaja.
Selepas setahun perlu buat baru.
36



(2) Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 (Jika berkenaan)
Pelupusan
Prosedur Pelupusan -Lembaga pemeriksa
Pelantikan
Nationally and
Internationally
benchmarked
Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal
Cadangan daripada agensi
Bilangan &
Tempoh
Syarat
Keanggotaan
Dua (2) orang (Pengerusi & ahli)
Dua (2) tahun
Bidang tugas


Tidak terlibat secara langsung dengan Aset
Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)
Pegawai P&P atau Sokongan 1 atau setaraf
Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu
Sediakan jadual pelupusan
Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh1 bulan dari
tarikh arahan)
Maklumat sulit pada aset dikeluarkan
Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)
Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17
37



(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17
Pelupusan
Prosedur Pelupusan semakan dokumen



(4) Semak dan pastikan dokumen lengkap

Tarikh
lantik
&
periksa
Nilai
Perolehan
Asal
Penyedia PEP
Kaedah Pelupusan Dokumen Yang Dihantar
Kepada Kuasa Melulus
Kenderaan KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh JKR
Peralatan ICT KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh PTM/
PPTM
Pindahan/hadiah KEW.PA-17
Surat permohonan hadiah
daripada penerima
Peralatan mekanikal,
teknikal, elektrikal,
elektronik
KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh pakar
Pelupusan
Prosedur Pelupusan Kuasa Melulus



(5) Serah kepada Kuasa Melulus
KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009
Kuasa Melulus Nilai Perolehan
Asal (NPA) satu
aset
Nilai Agregat Catatan
Perbendaharaan > RM 200,000.00 > RM 1,000,000.00
Kementerian
(SUB BPPA)

Negeri
(SUB BPPA)
< RM 200,000.00


> RM 10,000.00
< RM 1,000,000.00


> RM 100,000.00
Semua Bahagian/Jabatan di KPM
Semua sekolah direct dengan
Bahagian/Jabatan
Negeri < RM 10,000.000 < RM 100,000.00
termasuk semua sekolah
harian di bawah
kendalian JPN
Pelupusan
Prosedur Pelupusan Kuasa Melulus



(6) Terima dan laksanakan pelupusan
Jualan (tender /
sebut harga /
lelong)
Jualan sisa
Tukar barang
(barter trade)
Tukar beli
(trade in)
Tukar ganti
(cannibalize)
Pindahan Hadiah
Musnah (tanam/
bakar/ buang/
tenggelam)
Lain-lain
Pelupusan
Jualan sisa
Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi
asal
Aset mengandungi logam (besi, tembaga dll)
Kaedah : tender / sebutharga
Sykt bumiputra berdaftar dengan MOF (keutamaan
sykt tempatan)
Jika kenderaan ; tidak boleh didaftar semula
41
Pelupusan
Musnah
Untuk aset tiada nilai jualan/nilai sisi @ berunsur
keselamatan
Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam
Pastikan dapat kebenaran PBT,JAS,Jab.Laut (mana
berkenaan)
Pastikan komponen boleh guna dikeluarkan dahulu &
diketuk/gelek sebelum musnah
Sijil Penyaksian pemusnahan disediakan (KEW.PA-18)
42
Pelupusan
Musnah (sambungan)
Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai
buangan terjadual (peralatan ICT dan bahan kimia)
tidak boleh dimusnahkan atau secara jualan sisa
kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Kualiti
Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)
Aset perlu dilupuskan kepada premis
pemerolehan kembali yang dilesenkan oleh
Jabatan Alam Sekitar (www.doe.gov.my)
Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24
Sept 2010 Bahan Buangan Berjadual
43
Pelupusan
Tukar ganti (cannibalize)
Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada
bahagian/komponen masih boleh diguna
Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan
Asas tukar ganti : Pegawai Teknikal check & sahkan
Asas tukar ganti : tujuan baik pulih & penjimatan
Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2
44
Pelupusan
Pindahan
Aset boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh
agensi
Pindahan antara Jab. Persekutuan kelulusan Kuasa Melulus
Dilaksana berasaskan : keperluan/permohonan & tidak dikenakan
bayaran
Dilaksana berasaskan : Kos pengendalian ditanggung penerima & daftar
aset diserah kepada penerima
Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus
45
Pelupusan
Hadiah
Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi boleh
dijadikan bahan latihan/pameran
Antara Kem/Jab Kerajaan untuk latihan/pameran
Antara Kem/Jab Kerajaan dengan organisasi yang diiktiraf
Dilaksana berasaskan : permohonan/keperluan penerima & kos
pengendalian ditanggung penerima
Surat Akuan Penerimaan serah kepada Perbendaharaan bersama Sijil
Pelupusan KEW.PA-19
46
Pelupusan
Prosedur Pelupusan Pelaporan & kemaskini rekod



(7) Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus
Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus
Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan
sisa
KEW.PA-19
Resit
Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) /
Tukar ganti (Cannibalize)
KEW.PA-19

Pindahan/hadiah KEW.PA-19
Surat Akuan Penerimaan
Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam KEW.PA-19
KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)



(8) Kemaskini Rekod
Kemaskini pada ruang Kehilangan/Hapuskira di KEW.PA-2 / KEW.PA-3
Pelupusan
Tempoh , pelanjutan & pinda kaedah
Tempoh
Nationally and
Internationally
benchmarked
Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan
Pelanjutan
Tempoh
Pinda Kaedah
Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan
tamat
Pelanjutan lagi tiga (3) bulan
Sekali sahaja
Tamat tempoh ; permohonan baru
Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat
Jika tamat ; permohonan baru
48
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
49
Kehilangan
Kehilangan & hapuskira
Istilah
Aset tiada lagi dalam simpanan akibat
kecurian, kemalangan, kebakaran,
bencana alam atau kecuaian pegawai
awam
Hapuskira
Proses membatalkan rekod
yang hilang
Pegawai Pengawal
Ketua Setiausaha kementerian
atau Ketua Pengarah Jabatan
Ketua Jabatan
Ketua sesuatu cawangan,
daerah & pejabat
50
Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 5 Februari 2009
Kehilangan & hapuskira
Bayaran Balik
Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai
Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang
Kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT
yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 diberi
pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan
membayar balik mengikut nilai semasa
Kuasa melulus oleh KSU
Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan
Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir
Diperakukan oleh JKPK
51
Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 31 Julai 2009
Kehilangan & hapuskira
Bayaran Balik (sambungan)
Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai
Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang (Penambahbaikan)
Skop kehilangan diperluaskan kepada semua aset yang nilai
semasa tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali aset melibatkan
keselamatan, aset sukar diperolehi, peralatan startegik atau
aset diguna untuk kepentingan negara
Kuasa melulus oleh KSU
Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan
Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir
Diperakukan oleh JKPK
52
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira - Laporan
Laporan kepada Ketua Jabatan
Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan
Laporan serta merta (makluman telefon / sms dll)
53



(1) Laporan kepada Ketua Jabatan & Laporan Polis
Laporan kepada ketua Jabatan
Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam
Laporan boleh juga di buat oleh Pegawai Bertanggungjawab (
bergantung kepada situasi)
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira Laporan Awal
Laporan Awal (KEW.PA-28)
Disediakan oleh Ketua Jabatan
Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah
Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal
s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara &
wakil tempatan Ketua Audit Negara
Pastikan semua maklumat dipenuhi :-
- Butiran aset
- Tarikh/masa/tempat kejadian
- Cara kehilangan (berikan perincian)
- Pegawai bertanggungjawab
- Laporan Polis dll
Sekiranya kehilangan baru disedari ; perlu buat anggaran bila
kejadian berlaku



(2) Penyediaan Laporan Awal KEW.PA-28
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira Jawatankuasa Penyiasat
Jawatankuasa Penyiasat
Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam
tempoh dua minggu dari tarikh Laporan Awal)
Keanggotaan
Pegawai tidak terlibat dengn kehilangan aset
Gred lebih tinggi dari pegawai terlibat
Sekurang-kurangnya 2 orang (lebih kanan sebagai
Pengerusi)
Tugas & tanggungjawab
Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak
dokumen dll)
Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan
membuat syor pencegahan daripada berulang
sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30)
55



(3) Siasatan oleh Jawatankuasa Penyiasat
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira Laporan Akhir
Laporan Akhir (KEW.PA-30)
JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2)
bulan dari tarikh Laporan Awal
KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan ;
Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 /
Gambar lokasi kejadian
Lain-lain
56



(4) Penyediaan Laporan Akhir KEW.PA-30
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira Syor & Ulasan
Ulasan syor dan keputusan
Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia
PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula
Semakan semula oleh JK Penyiasat sediada atau JK
Penyiasat lantikan baru.
Surcaj atau Bayaran Balik
Kemukakan keputusan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh
empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal.



(5) Syor & ulasan pegawai Pengawal
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira Kelulusan/keputusan
Bayaran Balik
Urusetia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah
Bayaran penuh pada kadar ditetapkan dilaksan oleh pegawai yang
dikenakan tindakan.
Bayaran dimasukkan ke dalam hasil Kerajaan
Dilaporkan kepada urusetia JKPAK KPM status bayaran balik
58



(6) Pelaksanaan kelulusan / keputusan
Surcaj/tatatertib
Syor surcaj/tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib
Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan
Keputusan surcaj/tatatertib dipanjangkan kepada Perbendaharaan
Dalam tempoh 9 bulan dari kelulusan Perbendaharaan
Dilapor kepada urusetia JKPAK KPM
Kehilangan & hapuskira
Proses hapuskira Perekodan
Perekodan
Catat keputusan hapuskira oada ruang kehilangan/hapuskira
KEW.PA-2 / KEW.PA-3
Rekod dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP)
59



(7) Kemaskini Rekod
Tatacara Pengurusan Aset
Maklumat Tambahan
Laporan Tahunan
Penerimaan Hadiah
60
Tatacara Pengurusan Aset
Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi
61
Nationally and
Internationally
benchmarked
Diberi percuma tanpa sebarang ikatan
Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti
Diberi secara sukarela dan bukan diminta oleh
penerima
Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru
Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan
Diguna mengikut hasrat pemberi
Direkodkan
Pemberian tiada kepentingan terhadap agensi
Syarat



(1) Agensi menerima sumbangan/hadiah
Tatacara Pengurusan Aset
Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi
62
Nationally and
Internationally
benchmarked
Syarat



(2) Isi Lampiran E Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 1998
LAMPIRAN E
PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN

i. Nama pihak yang memberi dan alamat
Alumni Sekolah Menengah Sains Selangor
Blok C, Aras 5, Plaza Merdeka, Kuala Lumpur
ii. Tujuan hadiah itu diberikan
Kegunaan pelajar dan guru untuk aktiviti luar sekolah
iii. Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan,jika ada
Bekas pelajar sekolah
iv. Jenis/bentuk hadiah
Bas Coster 20 penumpang
v. Nilai hadiah
RM 150,000.00
vi. Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada
Tiada
vii. Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya
Keselesaan kepada guru dan murid serta imej sekolah
viii. Ulasan Ketua Jabatan
Sangat dialu-alukan kerana dapat membantu sekolah dalam aktiviti luar serta meningkatkan imej sekolah .
ix. Maklumat-maklumat lain yang berkaitan
Tiada


(tandatangan Ketua Jabatan)
Tatacara Pengurusan Aset
Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi
63
Nationally and
Internationally
benchmarked
Syarat



(3) Kemukakan permohonan kepada Kuasa Melulus
Peraturan
terpakai
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis
Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di
Dalam Perkhidmatan Awam)
Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12
September 2008
Kuasa melulus
Nilai setiap hadiah > RM 10,000.00 Kementerian
Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00 JPN/SUB



(4) Rekod penerimaan
Perekodan
Buka KEW.PA-2 / KEW.PA-3 baru
Tatacara Pengurusan Aset
Maklumat Tambahan
Laporan Tahunan
64
Penerimaan Hadiah
Tatacara Pengurusan Aset
Laporan Tahunan
65
Nationally and
Internationally
benchmarked



Laporan Tahunan perlu dikemukakan oleh BPPA,KPM kepada
Perbendaharaan sebelum/pada 15 Mac
Perbendaharaan
KPM
Bahagian
(Tanpa Agensi
Bawahan)
Bahagian
(Ada Agensi
Bawahan)
Agensi Bawahan
JPN
PPD
Sekolah
Tatacara Pengurusan Aset
Laporan Tahunan
66
Sekolah
Bil Dokumen Keterangan Catatan
1 KEW.PA-8 Laporan Tahunan Harta
Modal & Inventori
Maklumat bilangan KEW.PA-2 & 3
beserta nilai
Semak dengan KEW.PA-4 & 5
Semak dengan KEW.PA-2 & 3
2 KEW.PA-12 Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal & Inventori
Nyatakan bila pemeriksaan aset
dilaksanakan
3 KEW.PA-20 Laporan Pelupusan Aset Alih
Kerajaan
Nyatakan samada ada laksana
pelupusan
Nyatakan nilai pelupusan (jika
berkenaan)
4 KEW.PA-32 Laporan Tindakan Surcaj &
Tatatertib
Nyatakan jika ada.
Jika tiada nyatakan TIADA
5 KEW.PA-33 Laporan Tahunan Kehilangan
& Hapuskira Aset Alih
Kerajaan
Nyatakan jika ada.
Jika tiada nyatakan TIADA

Tatacara Pengurusan Aset
Laporan Tahunan
67
Pejabat Pelajaran Daerah (PPD)
Bil Dokumen Catatan
1 KEW.PA-8 Maklumat KEW.PA-8 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran D-Ringkasan Laporan Tahunan HM&I
2 KEW.PA-12 Maklumat KEW.PA-12 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran E-Sijil Tahunan HM&I
3 KEW.PA-20 Maklumat KEW.PA-20 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran F-Ringkasan Laporan Tahunan Pelupusan HM&I
4 KEW.PA-32 Maklumat KEW.PA-32 & 33 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran G-Ringkasan Laporan Tahunan Kehilangan &
Hapuskira HM&I
5 KEW.PA-33
Tatacara Pengurusan Aset
Laporan Tahunan
68
Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)
Bil Dokumen Catatan
1 KEW.PA-8 Maklumat KEW.PA-8 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran D-Ringkasan Laporan Tahunan HM&I
2 KEW.PA-12 Maklumat KEW.PA-12 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran E-Sijil Tahunan HM&I
3 KEW.PA-20 Maklumat KEW.PA-20 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran F-Ringkasan Laporan Tahunan Pelupusan HM&I
4 KEW.PA-32 Maklumat KEW.PA-32 & 33 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran G-Ringkasan Laporan Tahunan Kehilangan &
Hapuskira HM&I
5 KEW.PA-33
69
Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan
Pegawai Aset Tiada had tempoh Seorang setiap PTJ / sekolah
Pegawai Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang
Lembaga Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang
Pemverifikasi Stok Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang
Jawatankuasa Penyiasat Mengikut keperluan Sekurang-kurangnya dua (2) orang
PELANTIKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL (KSU KPM)
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan mengenai pelantikan
70
Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan
Pegawai Penerima Tiada had tempoh Mengikut keperluan
Pegawai Stor Tiada had tempoh Mengikut keperluan
Pegawai
Pengangkutan (bukan
pemandu)
Tiada had tempoh Sekurang-kurangnya dua (2)
orang
PELANTIKAN OLEH KETUA JABATAN
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan mengenai pelantikan
Aktiviti Kekerapan Catatan
Mesyuarat JKPAK Setiap tiga (3) bulan sekali
Verfikasi Stok Sekurang-kurangnya sekali
setahun
Oleh Pegawai
Pemverifikasi Stor
Pemantauan Agensi Bawahan Sekurang-kurangnya dua
(2) kali setahun
Pengiraan Stok Sepanjang masa Oleh Pegawai Stor
Pemeriksaan Mengejut Sekurang-kurangnya sekali
setahun
Oleh Ketua Bahagian/
Jabatan (gunakan Buku
Daftar Pemeriksaan Stor
AP309)
Pemeriksaan Stok Sekurang-kurangnya sekali
setahun
Oleh Pegawai
Pemeriksa Stor
Pemeriksaan Harta Modal dan
Inventori
Sekurang-kurangnya dua
(2) kali setahun
Oleh Pegawai
Pemeriksa
Laporan Pelupusan & Hapuskira Setiap suku tahun Jika ada
Tatacara Pengurusan Aset
Ringkasan aspek perlu diurus berkait aset alih
Tatacara Pengurusan Aset
Pertanyaan

Unit Pengurusan Aset Alih
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pelajaran Malaysia
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya


rais.ayop@moe.gov.my
rizuani.arahman@moe.gov.my
azreen.kamal@moe.gov.my
hylmee.zain@moe.gov.my
shazana.noorzakri@moe.gov.my


Tel : 03 88849400
03 88846834
/ 03 88846873
03 88846836
Fax: 03 88846894
03 88846800
72