Em busca da eficincia

NS, do Runrun.it, acreditamos que gestores de alto impacto

devem investir seu potencial em atividades que criam valor
de verdade para suas organizaes, ao invs de desperdiar
seu tempo em e-mails sem fim, reunies de alinhamento e
acompanhamento pouco produtivas e na elaborao de
relatrios que apenas controlam as atividades de outras
pessoas.

Este e-book vai te ajudar a trabalhar de forma mais efetiva,
apontando prticas que comprovadamente reduzem seu
risco de cair nesse tipo de armadilha que acaba com a sua
produtividade e com a da sua equipe. Voc vai causar mais
impacto na sua organizao e ser mais facilmente
reconhecido por isso!

Gesto a atividade menos eficiente em sua
organizao.
Fonte: First, lets fire all the managers,

Gary Hamel, Harvard Business Review

5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014
Antnio Carlos Soares
Co-fundador e CEO do Runrun.it
Contedo
Coloque tudo no papel .. 3

Aloque recursos e priorize tarefas ... 5

Preserve seu capital intelectual ... 7

Acompanhe e tome decises . 9

Reconhea e premie os bons exemplos. 11

Resumo ... 13








5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014

EM quantas atividades voc est envolvido, ou deveria
estar? Colocar tudo no papel reduz a ansiedade e te ajuda a
pensar de forma crtica e com muito mais clareza.

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5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014
comum que as pessoas fiquem
atribuladas em meio a dezenas de
tarefas no incio de grandes ciclos, como
no comeo do ano ou de um grande
projeto. Tem gente que no sabe por
onde comear, tem gente que comea a
fazer tudo ao mesmo tempo e no
finaliza nada, e outros ainda que no
saem do lugar - ficam estagnados. Mas
no precisa ser assim.


Vamos l:

Primeiro, simplesmente liste todas as
atividades e projetos em que voc est
envolvido. Tire tudo da sua cabea e
baixe para o papel. No se preocupe em
organizar nada nessa etapa. Liste e
relaxe. Voc est comeando a mandar
nos seus problemas, e no eles em voc.


Agora, separe os temas grandes, que
tm muitas etapas para serem
cumpridos, das tarefas menores, que
basta botar a mo na massa e entreg-
las.


Os temas grandes, muito provavelmente
so Projetos mesmo que a sua
organizao no use essa nomenclatura.
Se algumas das atividades que voc
listou estiverem relacionadas a eles, j
as agrupe como Tarefas desse projeto.


Nesse momento, as coisas vo comear
a ganhar alguma clareza e estrutura. A
partir de agora, voc est entrando de
verdade no mundo do Planejamento e
sem firulas!

Se a sua empresa ou rea trabalha para
vrios clientes, separar os projetos por
Cliente uma boa ideia. Talvez algumas
atividades sejam para sua prpria
empresa; neste caso, voc pode
agrup-las em um Cliente Interno. Ou
vrios clientes internos, caso voc
queira individualizar as diferentes reas
da sua empresa.


Ao separar as Tarefas dos Projetos,
voc provavelmente perceber que
alguns projetos precisam ser mais
detalhados; isto , que nem todas as
suas tarefas foram descritas. Voc deve
ento list-las, sempre tomando
cuidado para: 1) no entrar em detalhes
demais, o que d uma impresso de
complexidade exagerada e, 2) no
esquecer nenhuma etapa crtica, que
pode causar atrasos por no ter sido
prevista originalmente. A ideia listar
tudo o que importante, e deixar de
lado o que no .



Simples, no ? E voc pode, e deve,
repetir esse exerccio sempre que um
novo projeto for criado, no comeo de
cada trimestre, ou ainda no meio do
furaco para pedir recursos para sua
rea garantir a entrega das suas metas.
No importa o momento, sempre
importante listar todas as atividades em
que voc est envolvido e nas quais
deveria estar envolvido. Isso vai clarear
suas obrigaes e evitar muitos
obstculos imprevistos.
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UMA vez que voc tenha listado todas as atividades, hora
de pensar quem dever execut-las e em quais prazos.
Como normalmente os recursos so limitados, ser preciso
priorizar cada tarefa.

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Depois de listar todos os projetos e
tarefas por cliente, voc provavelmente
cair no dilema essencial de todo
Gestor: h muito mais coisas para fazer
do que pessoas e recursos disponveis.
Acertamos? Na imensa maioria dos
casos, isso o que acontece. Mas h um
mtodo para lidar com isso que se
norteia por um trip: Alocar, Criar Pilhas
e Priorizar.


Alocar:

Cada tarefa que voc descreveu na
etapa anterior deve ser alocada para
uma pessoa, seja voc mesmo, algum
da sua equipe ou um fornecedor
terceirizado. Leve em considerao no
s a capacidade de execuo da
pessoa, mas tambm quanto tempo ela
tem disponvel.


possvel que voc note que est
sobrecarregando alguns e deixando
outros de lado. Pense se foi um mero
descuido, ou se certas pessoas tm o
perfil mais adequado aos projetos que
voc precisar realizar. Neste caso, voc
pode tanto capacitar essas pessoas
quanto realocar de/para outras reas.


Criar Pilhas:

O que normalmente acontece que
vrias tarefas esto previstas para
serem entregues no mesmo prazo, mas
pouco provvel que isso acontea
dado os recursos limitados com quais
voc trabalha. a que entra a tcnica
de criar pilhas de tarefas.


5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014
Todas as pessoas envolvidas em seu
projeto tm uma srie de atividades a
serem desenvolvidas ao longo do dia.
Se as colocssemos uma em cima da
outra, sendo a primeira a mais
importante e a ltima a menos
importante, teramos uma ordem do
que fazer, de forma absolutamente
clara. Esse formato comportaria
inmeros projetos dentro da mesma
pilha.


Priorizar:

A questo mais importante definir a
ordem da pilha de tarefas. Isto sim o
verdadeiro trabalho do gestor: decidir
de forma estratgica o que deve ser
feito antes, a fim de atingir, com seus
recursos limitados, o maior valor
possvel para a companhia.

A verdade que cada tarefa e projeto
tem um impacto diferente. Em geral,
algumas poucas aes so responsveis
pela maior parte do impacto gerado.
Enquanto outras so at desejveis,
mas no mudam a realidade
significativamente.

Invista tempo estabelecendo ou
compreendendo os objetivos
estratgicos da sua empresa e no
tenha receio de investir tempo fazendo
perguntas e consultando pessoas sobre
o impacto esperado de uma
determinada ao.

Fazer a coisa certa em geral muito
mais importante do que simplesmente
fazer mais coisas.


Pegue sua lista de tarefas e se
pergunte: o que h de mais
importante para hoje?

Fonte: Organize-se para o sucesso,
Stephanie Winston


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IMAGINE que cinco pessoas esto envolvidas em um
projeto. E se uma pessoa se desligar de uma hora pra outra?
E se forem duas? melhor ter tudo documentado, dos
materiais s decises tomadas.

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Uma vez que voc d o start nos
projetos, preciso registrar e guardar
todas as informaes neles envolvidas.


Apresentaes, guias, imagens,
referncias, decises tomadas, alterao
no briefing... Tudo capital intelectual e
deve ser organizado e mantido como
num dossi sobre o projeto.


s vezes, acontecem danos
rentabilidade de um projeto e mesmo
credibilidade de uma empresa em
situaes corriqueiras. Por exemplo,
comum que uma rea solicite servios
para outra rea dentro da empresa. Se
essas solicitaes so feitas de forma
desestruturada, fica o dito pelo no-
dito. E surge o indesejvel retrabalho.


Ou pior, quando uma ou mais pessoas
deixam o projeto repentinamente,
preciso minimizar o impacto desta
ruptura. Mesmo que voc consiga
realocar algum de outra rea ou
projeto, essa pessoa ainda vai ter que se
inteirar de tudo que foi realizado e do
que j estava combinado para ser
realizado.


E se a pessoa que saiu no tiver
disponibilidade para passar todas as
informaes de forma detalhada? E se
ela nem tiver mais alguns dos materiais
e e-mails sobre decises tomadas ou
aprovaes realizadas? Depois que ela
sair, vai ficar tudo muito solto. E a
credibilidade da sua equipe e da
empresa estar sob risco.



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Mas isso no precisa ser assim. Registre
tudo e mantenha essas informaes
consolidadas em um nico repositrio.
Assim, o novo responsvel ser capaz
de colocar o projeto de volta em ritmo
de produo em muito menos tempo.


E tempo, neste caso, at mais que
dinheiro - credibilidade.



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AO fazer um planejamento, por mais detalhadas que sejam
as tarefas, sempre haver imprevistos. Por isso
imprescindvel acompanhar todas as etapas e estar
preparado para tomar decises importantes no meio do
caminho.

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Seria timo se tudo corresse conforme
o planejado! Mas isso raramente
acontece. E muitas vezes isso uma
boa notcia.


possvel que um cliente solicite uma
mudana de escopo em um projeto,
incluindo ou retirando partes que
demandam replanejamento. Ou ainda, a
rea comercial pode perceber uma
oportunidade e pedir que algo seja
entregue muito rapidamente, alterando
completamente a prioridade dos
projetos na pilha de tarefas de diversas
pessoas.


Quando isso ocorre, fundamental
entender se o impacto gerado foi
positivo ou negativo.


Na maioria das vezes, mesmo que uma
empresa no trabalhe vendendo horas,
o preo de seus produtos e servios
envolve uma estimativa sobre o esforo
a ser realizado por diferentes equipes.


Assim, entender qual o nvel de esforo
(em horas de trabalho dispendido pelas
pessoas) que vai garantir que as
metas de resultado sero alcanadas e
que projetos deficitrios possam ser
renegociados. O esforo deve ser
medido tanto em termos de escopo
como de preo, e transformados em
fontes de lucro.


A melhor forma de conseguir calcular
isso atravs de um timesheet uma
tabela de alocao de horas. Essa
tabela pode ser to simples quanto uma
planilha de Excel com os dias listados
em colunas e projetos e tarefas listados
por linha. Cada pessoa ao final do dia,
ou da semana, deve apontar quantas
horas gastou com cada cliente em cada
tarefa e projeto.

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Com isso em mos, somam-se os
custos externos e possvel calcular o
custo real da sua execuo e verificar a
rentabilidade de cada projeto e cliente.
E assim, tomar decises de alto impacto
na melhoria dos resultados da empresa.



Sempre que voc vir um
negcio de sucesso, algum teve
que tomar uma deciso
corajosa.

Fonte: Peter F. Drucker



10

QUAIS resultados e performances so esperados em seus
projetos? Saber como medi-los importante tanto para
entender sucessos e fracassos, como para reconhecer o
esforo daqueles que devem virar exemplo.


+++



At mesmo num projeto cheio de falhas
importante saber reconhecer as
pessoas que mais se envolveram e se
empenharam nele. Ainda mais fcil faz-
lo em projetos de sucesso.


E como identificar quem merece mais?
Ou quem se dedicou de forma mais
arraigada? Existem alguns mecanismos
para que voc saiba destacar os
maiores exemplos. Alm das atitudes
dirias, e envolvimento que cada um
demonstra, voc pode usar relatrios de
atividades para isso.


Cada tarefa realizada pode ter um peso
nessa avaliao. Uma tarefa importante
no processo e entregue dentro do prazo
pode ter um peso muito maior do que
uma tarefa entregue com atraso.
Algum que tenha finalizado
consistentemente suas tarefas com
qualidade deve ter destaque frente a
quem s entregou, mas teve que
retrabalh-las por conta de falhas. E por
a vai. importante que esses critrios
estejam alinhados com a cultura que
voc deseja ver triunfar em sua
empresa.


Depois de reconhecer os bons
exemplos, justo premiar tal
comportamento.


Dessa maneira, quem for agraciado
ficar feliz com o reconhecimento e ter
um incentivo a mais para manter seu
padro de eficincia. Os demais
colaboradores, por outro lado, sero
incentivados a chegar l.

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Com maior colaborao, menos
hierarquia e menos burocracia, haver
mais presso sobre os indivduos, mas
mais reconhecimento tambm. Estas
estratgias trazem mais
responsabilidades expondo os
indicadores de produtividade, mas
tambm aumentam o senso de
comunidade entre as pessoas do grupo.


Quando h trabalho em equipe e
colaborao, coisas maravilhosas
podem ser acontecer.

Fonte: Mattie Stepanek
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O passo-a-passo para se planejar no
trabalho simples, mas exige
organizao tanto das lideranas
quanto dos membros da equipe. H
vrias ferramentas que podem te ajudar
a executar projetos sem perder o
controle.


O Runrun.it um software online de
Gesto de Equipes, que ajuda gestores
a aumentar a produtividade das suas
equipes atravs de uma melhor gesto
de Tarefas, Tempo e Talento. Os
benefcios so menos e-mails, menos
reunies de acompanhamento e
priorizao e, principalmente, mais
entregas reais sendo feitas em um
ambiente motivador.


Aqui, em vez de colocar tudo no papel,
voc cadastra todos os clientes,
projetos e tipos de tarefas que sero
executadas. Para alocar recursos, basta
criar uma tarefa, escolher seu
responsvel e estimar um prazo para a
entrega. Depois de todas as tarefas
delegadas, voc deve priorizar as mais
importantes para que sejam entregues
antes. Esta uma das decises mais
importantes que voc vai tomar ao logo
do processo. Depois, basta arrastar as
mais importantes para o topo da pilha
de tarefas.


Tudo o que solicitado, trocado,
discutido e decidido fica registrado no
sistema do Runrun.it. Ou seja, voc no
perde o capital intelectual do projeto se
alguma pessoa saiu da empresa, ou teve
que se afastar do processo. Todas as
ideias ficam documentadas, inclusive
para os gestores acompanharem seu
desenvolvimento.
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Alm dos registros, o Runrun.it produz
relatrios gerenciais para voc
acompanhar em que p est cada
tarefa. Quanto tempo sua equipe gastou
em cada projeto, quais tarefas
demandaram mais tempo, quais
recursos foram mais usados, quando
cada colaborador da sua equipe estar
livre para receber uma nova demanda
so informaes que te ajudaro a
tomar decises slidas e a detectar
gargalos e demandas no previstas no
incio do projeto. Dessa maneira, voc
consegue ver o "Plano Geral" ao mesmo
tempo em que gerencia as expectativas
e ansiedades pessoais de cada
colaborador.


Por fim, atravs do RR-Rating, os lderes
do pesos diferentes para os itens da
avaliao de produtividade. O sistema
d uma nota para cada usurio a partir
de sua produo nos ltimos 30 dias:
quantas tarefas entregou, se entregou
no prazo ou se refez a estimativa de
entrega. Tudo isso levado em conta
para essa nota. Agora, voc pode
premiar os colaboradores mais
eficientes, incentivando tambm a
produo dos demais.






13
O Runrun.it oferece o passo-a-passo para uma
gesto mais eficiente de maneira
automatizada.


Conhea nosso site e crie sua conta grtis.
http://runrun.it
Gesto de equipes agora assim, simples.
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