La carta

Caracterstiques
La carta s la forma ms usual de comunicaci escrita i reflecteix el carcter i la
personalitat de qui l'escriu, no nicament per all que hi diu i la manera com ho diu,
sin tamb pel tipus de paper, l'estil de la redacci, la frmula d'acomiadament, etc. Cal
tenir-hi en compte, especialment, el destinatari; aix convindr modificar el registre
lingstic, el tractament personal, el nivell de formalitat, etc. segons es tracte d'un
estudiant, d'un professor o d'una altra persona de fora de la Universitat.
El document administratiu ms af a la carta s l'ofici. La principal diferncia s que
l'ofici cont estrictament informaci oficial i s monotemtic, es refereix a un expedient
en qu s'integra i concreta documentalment una actuaci administrativa prevista
legalment; en canvi la carta permet tractar diversos temes i comporta un procs ms
lliure d'elaboraci formal i de domini de la tcnica de redacci; a ms hi cont frmules
de salutaci i comiat.
Hi ha tres tipus bsics de carta segons el tema de qu es tracte i del destinatari: la
privada, la comercial i l'administrativa. A ms, es parla de circular per designar les
cartes que, amb una mateixa redacci, s'envia a moltes persones diferents. Els criteris de
redacci de cartes que ac es donen afecten especialment les cartes administratives, per
tamb es poden aplicar a les comercials.
Pel que fa al tractament personal cal distingir l'emissor del receptor. Per al primer
podem triar entre la primera persona del singular (jo, ms directe i personal) o la
primera del plural (nosaltres, de carcter ms impersonal o collectiu). Per al receptor, la
forma preferent s el tractament de vs; el tractament de vost (tercera personal del
singular) estableix una relaci distant, i el de tu (segona del singular) noms s adequat
en la correspondncia privada o en casos de gran amistat i confiana mtua.
Estructura
Per aconseguir claredat, rigor i concisi en la redacci administrativa cal estructurar el
text de manera lgica. Aquest propsit s'assolir si es delimita clarament les tres parts
bsiques de qu consta la carta: l'entrada, el cos i el tancament.
1. Entrada
1.1 Capalera
Sol estar impresa en el paper. Es troba situada a la part superior esquerra del document i
identifica, normalment amb el logotip, el nom i l'adrea amb el telfon, la instituci o
l'organisme que tramet la carta. La capalera tamb pot aparixer a la part dreta del
paper i, en alguns casos, al centre.
1.2 Dades del destinatari
Els destinataris d'una carta tant poden ser particulars com institucions; la identificaci
s'haur de situar al marge superior esquerre del paper. La informaci bsica ser:
a) Particulars:
Nom i cognoms.
Adrea.
Codi postal i poblaci.
b) Institucions:
Nom de l'organisme.
Secci, departament, etc., o crrec a qui s'adrea la carta.
Nom i cognoms.
Adrea.
Codi postal i poblaci.
1.3 Salutaci
La carta, a diferncia dels oficis, cont una frmula de salutaci que ha d'estar d'acord
amb el to general que expressa el text i amb la relaci que hi ha entre l'emissor i el
receptor.
Per a comunicacions solemnes i de mxima consideraci es pot fer servir Distingit
senyor, Distingida senyora. En ocasions en qu no es coneix personalment el
destinatari, la frmula que s'hi usa, neutra per alhora respectuosa, s Senyor, Senyora.
Quan el redactor i el destinatari es coneixen personalment, i si hi ha una relaci
d'amistat o si mantenen correspondncia habitualment, es pot usar una frmula ms
prxima i afectuosa: Benvolgut senyor (o amic, company, etc.), Benvolguda senyora (o
amiga, companya, etc.).
Immediatament desprs de la frmula de salutaci es posa una coma, ja que aquest
signe de puntuaci s'adiu ms que altres (com ara els dos punts o el punt) amb l'essncia
de vocatiu que tenen la major part de les salutacions inicials; desprs, i a banda, es
redactar el contingut del document.
2. Cos
Abans de redactar una carta, caldr seleccionar la informaci que ha d'incloure i
organitzar-la en blocs homogenis, de manera que cada idea, cada informaci diferent...,
aparega, a la vista del lector, independent; a es pot aconseguir fcilment si
s'estructuren els diferents continguts en pargrafs breus i separats.
Els continguts s'han d'organitzar de manera lgica:
Presentaci de l'assumpte.
Desenvolupament dels diversos fets, arguments, etc.
Conclusi: sntesi, petici, etc.
Segons el grau de formalitat (que ja s'ha establert amb la frmula de salutaci), s'haur
de resoldre la redacci dels continguts que es vol comunicar i el tractament personal que
s'hi utilitze.
3. Tancament
Comprn el comiat, la signatura, la dataci i, si n'hi ha, la informaci ocasional.
3.1 Comiat
Reflecteix el grau de formalitat del text i ha de mantenir una correlaci directa amb la
frmula de salutaci i estar d'acord amb el to general del text.
Frmules de comiat ms usuals ordenades de major a menor cortesia:
Us salude/saludem amb respecte
Aprofite/aprofitem l'ocasi per saludar-vos atentament
Ben atentament
Atentament
Cordialment
Una salutaci cordial
Ben cordialment
3.2 Signatura
La carta, com que s un document interpersonal, dna preferncia a la persona sobre el
crrec; aquest se situa al final i, a diferncia de l'ofici, no porta article determinat.
L'estructura s, doncs, la segent:
Signatura.
Nom i cognoms.
Crrec.
3.3 Dataci
Ha d'anar desprs de la signatura. Si el paper de carta du impresa l'adrea i la localitat ja
hi consta, se'n pot prescindir i la dataci es pot reduir a expressar el dia, el mes i l'any.
Si no s aix, cal indicar primer la localitat i desprs d'una coma, la data: el dia (en
xifres), el mes (en lletres minscules) i l'any (en xifres i sense punt).
Les cartes poden tenir una doble dataci; d'una banda, la data que correspon a la
redacci del text i, d'una altra, la del registre d'eixida; amb carcter general, aquesta ser
la que tindr autntic valor administratiu.
3.4. Informaci ocasional
Normalment aquest tipus d'informaci s'introdueix per mitj de les sigles PD (post data,
quan l'afegit es fa en una data posterior a la de l'escrit), PS (post scriptum, simplement
desprs de l'escrit) o NB (nota bene, quan es vol insistir sobre algun aspecte que ja s'ha
tractat en la carta).
Aquestes notes afegides al text de les cartes no sn recomanables en la correspondncia
administrativa (ni comercial). S'introdueixen fora del cos de la carta, al peu de l'escrit, i
sn informacions addicionals com ara les referncies a documents, annexos, relaci de
persones a les quals s'ha trams una cpia de la carta, etc.
En aquest apartat final tamb es pot fer constar, si escau (normalment per a control
intern), la identificaci de l'emissor; aix, s'hi pot trobar les inicials de qui redacta (en
majscules) i les de qui transcriu el text (en minscules) separades per una barra
inclinada; per exemple: FPM/jab.

Terminologia i fraseologia
Pel carcter de la carta, que pot tractar qualsevol tema, la terminologia ser l'especfica
del llenguatge administratiu i la prpia del llenguatge general. L'expressi narrativa del
text, per, fa que certs elements lxics hi tinguen una major rellevncia; els principals
sn els connectors i la fraseologia relacional.
En resposta a la vostra carta...
Ens plau de comunicar-vos que..
Us fem saber que...
Us comuniquem...
A fi de... us demanem que...
Com que tenim el propsit de...
Ens permetem demanar-vos...
Acusem rebuda de la carta...
Pel que fa a la vostra carta de data...
Us agram la confiana que...
Rebeu la nostra sincera felicitaci.
Us agrasc per endavant...
Confiem que...
Us done les grcies per...
Agram el vostre escrit...
Esperem la vostra resposta.
Rebeu una afectuosa enhorabona.
Lamentem haver-vos d'informar...
Us avisem que hem rescindit...
Ens veiem obligats a negar-vos...
A partir del dia... donarem per cancellat el comproms.
Remarques
La distribuci del text en una carta obeeix a unes condicions esttiques i
prctiques. La principal caracterstica s l'alineaci per l'esquerra de tots els
textos seguint l'eix vertical que dibuixen les lnies del logotip o de la
denominaci de l'organisme. Cal separar els pargrafs amb un doble espai i no
fer-hi cap entrada.
Alguns elements que configuren el disseny dels documents (amplada dels
marges, situaci del logotip i de l'adrea, etc.) ja vnen determinats pels
programes d'identificaci visual de cada organisme; en tot cas, i com a criteri
orientatiu:
o Entre el marge superior del paper i la primera ratlla escrita es pot deixar
un espai en blanc d'aproximadament tres centmetres.
o Entre l'ltima ratlla escrita i el marge inferior, uns dos centmetres.
o Entre el marge esquerre del paper i el comenament de cada una de les
ratlles, tres centmetres.
o El marge de la dreta pot quedar redut fins a un centmetre.
L'adrea del destinatari s'ha d'escriure en l'espai corresponent al quadrant
inferior dret del sobre.
Les dades del remitent s'han d'escriure en la part superior del sobre per la banda
de darrere, tot i que hi ha casos en qu ja figuren impreses a la part inferior
esquerra de l'anvers. En tot cas s'ha de posar la identificaci completa de
l'emissor i expressar-hi clarament el departament, la secci, el negociat, etc., i
l'adrea completa de qui tramet el document.
La circular, a ms d'una modalitat de carta, tamb s una disposici
administrativa dictada pels rgans superiors de l'Administraci sobre
l'organitzaci interna i el funcionament dels serveis que en depenen.