4 Peserta SAP University Alliances Program diadakan oleh Jurusan
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya (JAFEB-UB). 3.4.1 Gambaran Umum Obyek SAP (System Application and Product in data processing) University Alliances Program (UAP) merupakan kolaborasi akademik/bisnis terbesar di dunia. Anggotanya sudah mencapai 1000 Universitas dari 50 negara seluruh dunia. Setiap tahun telah terbukti ribuan Top Business and IT students yang memperoleh pengalaman pertama hands-on sebuah world class business management application system yang riil melalui program tersebut. SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools Informasi dan Teknologi (IT) dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. Program University Alliance ini merupakan program kerjasama SAP dengan universitas di Indonesia dalam rangka mengembangkan SAP di Indonesia. Dalam program tersebut, SAP Indonesia akan menyediakan peralatan dan juga pelatihan untuk tenaga pengajar SAP di universitas terpilih yang salah satunya adalah Universitas Brawijaya Malang sehingga memungkinkan mahasiswa untuk memiliki akses ke perpustakaan digital SAP untuk University Alliance (UA Library), sehingga universitas tersebut dapat memberikan pendidikan terkait software-software dari SAP dengan kompetensi yang setara dengan ratusan universitas lain di seluruh dunia.Dengan adanya program ini, mahasiswa binaan diharapkan dapat menjadi sumber daya manusia yang andal di bidang bisnis dan teknologi informasi. Program ini menyediakan alat bantu berupa piranti lunak dan kurikulum untuk melatih para mahasiswa mengenai peran teknologi untuk mengintegrasikan proses bisnis dan mempercepat pengambilan keputusan. SAP memberikan kontribusi untuk meningkatkan kualitas SDM Indonesia agar mereka menjadi lebih terampil dan siap diserap oleh industri. Aplikasi SAP merupakan piranti lunak bisnis yang paling banyak digunakan di dunia bisnis saat ini. Dengan turut berpartisipasi dalam program SAP University Alliances, para siswa bisa memanfaatkan aplikasi SAP dalam perkuliahan sehingga diharapkan ketika lulus nanti memiliki nilai tambah karena dapat menggabungkan kemampuan konseptual dan teoritis dengan keahlian yang langsung dapat dimanfaatkan di dunia kerja. Kuliah ini bertujuan agar mahasiswa memahami konsep dan metode dasar manajemen rantai pasok serta mampu menerapkan sumber daya SI/TI dalam mengelola rantai pasok. Praktik materi SAP diberikan agar mahasiswa mampu menggunakan perangkat lunak ERP untuk mendukung aktivitas manajemen rantai pasok. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. sebagai berikut: 1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order ( proses sales, shipping dan billing) 2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory 3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan. 4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik 5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis 6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai 7. FI -Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. 8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas 9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling 10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol. 3.4.2 Kegiatan yang Ditekuni Kegiatan Program SAP University Alliances diadakan oleh Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya sebagai bagian dari perkuliahan Sistem Informasi Manajemen yang ditempuh pada semester ganjil tahun ajaran 2011/2012. Pelatihan dilakukan di Laboratorium selama satu semester. Pada pelatihan ini digunakan modul Introduction to SAP ERP with Global Bike Inc. V2.0 (Student Module). Pada pelatihan ini hanya dibahas sebagian saja, yaitu Sales Distribution (SD), Material Management (MM) dan juga Financial Accounting (FI). Modul berfungsi sebagai alat bantu mahasiswa peserta pelatihan SAP dalam memahami mekanisme pengoperasiaan aplikasi SAP. Dalam pelatihan ini, mahasiswa peserta latihan berperan sebagai pihak yang menjalankan aplikasi SAP pada perusahaan Global Bike Inc. yang terdiri dari 2 perusahaan yang berlokasi di USA dan Jerman. Peserta pelatihan dilatih untuk dapat menjalankan aplikasi SAP sesuai panduan yang tertera di modul. Panduan di modul memiliki tingkat kompleksitasnya masing-masing berdasarkan jenisnya yaitu : Modul SD, MM, dan FI. Dalam pelatihan awal diberikan pengarahan dan pengenalan terlebih dahulu tentang software SAP dan ketentuan-ketentuan untuk dapat memperoleh software tersebut. Adapun software diperoleh melalui perantara asisten dosen dengan mekanisme instalasi langsung dan bukan pemberian master. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah peredaran software untuk tujuan yang tidak sebagaimana mestinya. Setelah itu, mahasiswa peserta pelatihan juga diberikan gambaran umum mengenai perusahaan Global Bike Inc. (GBI) yang menjadi contoh kasus dalam pembelajaran modul. Pertemuan berikutnya, menginjak pada Sales and Distribution (SD) yang merupakan suatu modul dalam sistem SAP yang menangani semua kegiatan yang berkaitan dengan penjualan dan distribusi yang dijalankan perusahaan tersebut. Tiga hal penting yang harus ada pada modul sales and distribution adalah: 1. Organizational Structure berkaitan dengan struktur organisasi yang ada dalam SD.
Dari struktur organisasi tersebut, global bike berlaku sebagai client yang merupakan sebuah lingkungan independen di dalam sistem. Global bike ini terdiri dari 2 cabang yaitu : Global Bike Inc dan Global Bike Germany. US West, US East, Germany North, Germany South berperan sebagai sales organization yang bertanggung jawab terhadap penjualan produk serta bertanggungjawab atas kewajiban legal atas produk dan customer claims.. San Diego, Dallas, Miami, Hamburg, Heidel Berg sebagai distribution channel yang bertanggungjawab terhadap distribusi produk. Global Bike Global Bike Inc Global Bike Germany GmbH US West US East Germany North Germany South San Diego Dallas Miami Hamburg g Heidel Berg 2. Master Data, berfungsi sebagai penghimpun keseluruhan data yang nantinya akan digunakan dalam kegiatan sales and distibution. Master data terdiri dari 3 komponen penting yaitu : a) Customer master, berisi semua informasi yang dibutuhkan pada proses pemesanan, pengiriman, invoice dan pembayaran pelanggan. Oleh sebab itu, setiap data pelanggan harus tercatat atau memiliki master record. b) Material Master, berisi semua informasi yang perusahaan butuhkan dalam melakukan manajemen material yang dimilikinya. Komponen ini digunakan bagi sebagian besar modul sistem SAP. c) Sales Condition, berisi semua informasi perusahaan terkait harga, pajak, diskon dan sebagainya. 3. Business Process, struktur organisasi sudah terbentuk dan master data telah disiapkan maka kedua hal tersebut dapat menopang berjalannya proses bisnis. Mengelola dan melakukan proses penjualan secara efektif sesuai target yang ditetapkan adalah salah satu tujuan utama dari berjalannya bisnis yang efisien. Modul Sales & Distribution pada SAP yang merupakan bagian dari Sistem Aplikasi SAP membuat proses penjualan, mulai dari tugas-tugas sebelum penjualan sampai distribusi produk menjadi lebih sistematis dan terotomatisasi. Modul SD mengotomatisasi banyak pekerjaan sehingga memudahkan pekerjaan, menghemat waktu, serta mencegah terjadi kesalahan yang diakibatkan kecerobohan pengguna akhir Modul SD mempengaruhi hampir semua penjualan berdasarkan langkah-langkah dan dokumentasi bukti seperti invoice dan sales order. Pada dasarnya, sebagian besar data penjualan diproses dalam sales order yang dibuat untuk memberi otorisasi penjualan produk dan juga berfungsi sebagai dokumen audit internal di lain waktu.. Berikut ini merupakan proses bisnis pada modul SD pada SAP Proses menjual dan mendistribusikan barang atau jasa dimulai dengan interaksi awal antara pelanggan dan penjual. Hal ini berakhir setelah produk yang dibeli telah dikirim/disampaikan melalui proses distribusi. Proses Pertama diawali dengan membuat Quotation (sebuah kutipan) yang memuat informasi terkait produk yang ditawarkan kepada pelanggan seperti harga dan informasi pendukung. Dilanjutkan dengan membuat Sales order yang dilakukan setelah penjualan telah dikonfirmasi oleh pelanggan, maka sales order disusun untuk membantu berlangsungnya pengolahan pesanan. Dengan selesainya sales order, modul lainnya dapat memanfaatkan data tersebut untuk menyelesaikan proses penjualan. Proses berikut dilanjutkan dengan membuat delivery document ketika produk secara fisik telah diterima. Setelah itu melakukan perubahan pada delivery document ketika pengambilan (picking). Selanjutnya, melakukan perubahan kembali pada delivery document hingga mencerminkan hasil Goods Issue. Sebelum, barang secara fisik dikirim maka diperlukan memo kredit atau debit dengan atau tanpa referensi dokumen sebelumnya. Setelah itu, membuat billing document lalu mencetak faktur atau tagihan biaya (invoice). Pelatihan berikutnya menginjak pada Material Management (MM) yang digunakan perusahaan dalam melakukan aktivitas operasional sehari- harinya terutama terkait pengelolaan material. Seperti kita ketahui bahwa bisnis apapun akan memerlukan penggunaan material. Jenis material ini sangat beraneka ragam baik itu penggunaan bahan baku dan bahan baku itu sendiri pun beraneka ragam dengan bentuk, harga, dan peruntukan yang berbeda-beda pula. Oleh sebab itu dibutuhkan kejelasan manajemen material agar memudahkan dalam proses produksi maupun penjualan.Pada kasus MM ini lebih mengarah pada pengelolaan bahan baku dari bahan- bahan perencanaan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang, inventarisasi pengelolaan dan yang terakhir adalah pembayaran kepada penjual menggunakan faktur verifikasi modul. Dalam pelatihan ini struktur dari Material Management (MM) sendiri adalah sebagai digambarkan pada halaman berikutnya. Dari struktur yang digambarkan tersebut, terdapat beberapa area operasi atau cabang dari perusahaan yaitu cabang Dallas, San Diego, Miami, Heiden Berg, dan Hamburg. Dari cabang-cabang tersebut memiliki unit organisasi yang memberikan akses yang berbeda atas berbagai stock material di dalam perusahaan.
Dalam modul MM ini diberikan pelatihan tentang cara mebuat membuat Purchase Requition yang dilanjutkan dengan membuat Purchase Order. Setelah itu diberikan pelatihan tentang cara melakukan penerimaan barang, melakukan verifikasi terhadap tagihan dari supplier, dan pengelolalaan persediaan. Dan kemudian bagian terakhir dari pelatihan ini adalah tentang Financial Accounting (FI). Software SAP ini juga ditujukan untuk menyediakan pengukuran profitabilitas atau kemampuan perusahaan dalam menghasilkan profit dari perusahaan tersebut. Modul Financial Accounting (FI) juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, yang didasarkan atas data transaksi internal maupun eksternal. Global Bike Inc. Global Bike Germany Dallas San Diego Miami HeidenBerg Hamburg Raw Material Miscellane ous Finished Goods Trading Goods Finished Goods Semi-fin. Goods Miscellane ous Trading Goods Finished Goods Miscellane ous Raw Material Semi-fin. Goods Finished Goods Miscellane ous Trading Goods Finished Goods Miscellane ous Global Bike Modul Financial Accounting (FI) ini sendiri menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak dan mengaudit angka-angka dalam laporan keuangan sampai pada data transaksi awalnya. Fitur dalam SAP ERP Financial ini membantu organisasi dalam proses keuangan, mengoptimalkan modal kerja, dan mengelola risiko yang dapat mempengaruhi nilai aset keuangan, membantu proses pembayaran, dan pengaturan margin keuntungan, juga membantu mempercepat arus kas dan meningkatkan cara pengelolaan uang tunai untuk memaksimalkan likuiditas dan meningkatkan hasil investasi. 3.4.3 Evaluasi Hasil Kegiatan 1. Permasalahan Beberapa permasalahan atau kendala yang ditemui dalam pelatihan SAP ERP ini antara lain ,pada saat pelatihan lebih banyak fokus pada pengoperasian aplikasi saja dan hanya sedikit menjelaskan mengenai teori yang menjadi latar belakang dari aplikasi ini. Sehingga, pelayihan yang dijalani selama semester tersebut terkesan hanya sebagai pelatihan menghafalkan proses tanpa penanaman pemahaman untuk mengetahui maksud secara mendalam dari software SAP tersebut. 2. Pembahasan Dalam pelaksanaan pelatihannya lebih ditekankan pada praktek pengoprasiaan softwarenya saja sehingga dalam pelaksanaannya para mahasiswa masih kurang mengerti maksud dan tujuan atas setiap bagian dalam SAP. 3. Solusi a. Mencari informasi lebih lanjut melalui diskusi ataupun melalui internet. b. Asisten dosen dapat memberikan sesi khusus tersendiri untuk menjelaskan teori yang melatar belakangi SAP itu sendiri. c. Membaca ulang materi dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang masih terkait dengan program SAP. 4. Kelebihan dari kegiatan tersebut: a. Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan bagian dari University Alliances sehingga merupakan suatu pembelajaran dan pelatihan yang berstandar Internasional untuk mengembangkan pemahaman pemanfaatan teknologi informasi dalam proses bisnis. b. Melalui kegiatan ini, penulis dapat memperoleh sertifikat SAP ERP University Alliances yang merupakan suatu modal berharga bagi penulis untuk berada di dunia kerja karena sertifikat ini cukup diperhitungkan oleh perusahaan-perusahaan yang akan merekrut karyawan. c. Pembelajaran dan pelatihan dilakukan melalui perantara asisten dosen yang senantiasa bersedia dan mampu dimintai pertolongannya terkait kelancaran dalam menggunakan aplikasi SAP sehingga dapat dikatakan asisten dosen cukup kompeten dan kooperatif dengan mahasiswa peserta latihan.
5. Kekurangan dari kegiatan tersebut: a. Dalam pelatihan ini, nilai dan pencapaian mahasiswa peserta latihan tidak disampaikan sehingga peserta tidak mengetahui sejauh mana pencapaian mereka dalam menjalani pelatihan tersebut, padahal pelatihan ini berpengaruh terhadap nilai akhir dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. b. Pelatihan ini lebih mengarah kepada pada praktek pengoprasiaan softwarenya. Dan dalam pelaksanaannya para mahasiswa masih kurang mengerti maksud dan tujuan atas setiap bagian dalam SAP. Oleh sebab itu, akan lebih baik lagi jika teori yang mendasari modul tersebut dijelaskan. 3.4.4 Pengalaman Kegiatan SAP ERP University Alliances telah membantu penulis dalam memahami integrasi proses bisnis sebuah perusahaan. Dalam modul SAP ERP yang penulis kerjakan dijelaskan mengenai proses Sales Distribution (SD), Material Management (MM), dan Financial Accounting (FI)), item-item tersebut sangat penting bagi perusahaan untuk mengintegrasikan kegiatan bisnisnya. Dengan semakin maraknya penggunaan SAP ERP oleh perusahaan-perusahaan besar di Indonesia, paling tidak dengan keikutsertaan penulis dalam pelatihan ini dapat menjadi nilai tambah bagi penulis dengan pengalaman yang didapatkan untuk mengoperasikan software SAP ini, terutama ketika penulis lulus dan terjun ke dunia professional.
Pendekatan sederhana untuk SEO: Bagaimana memahami dasar-dasar optimasi mesin pencari dengan cara yang sederhana dan praktis melalui jalur penemuan non-spesialis untuk semua orang