1

PENULISAN MINIT
MESYUARAT

ZULKIFLI YAHYA
2
MINIT MESYUARAT
Satu rekod atau kenyataan bertulis
secara formal mengenai catatan ke atas
sesuatu perbincangan dan keputusan
yang dicapai oleh perbincangan tersebut
sebagai bahan rujukan, tindakan susulan
dan pelaporan semula diperbincangan
akan datang.

3
sambung
Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara
yang dibincangkan dan diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat.
Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format
tertentu serta peraturan dan syarat yang
ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang
empunya.

4
JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Bersiri
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi
- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap
5
sambung
Mesyuarat Khas
- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut
keperluan
- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai
kepakaran
- Agenda mesyuarat ringkas tetapi
mendalam/terperinci
- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan /
fungsi
6
Penting sebagai;

Laporan
Rekod
Rujukan
Mengambil tindakan
Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
Imej Jabatan/Kementerian


MINIT MESYUARAT
7
1. Peringkat Persediaan
- Mengetahui agenda
- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli

2. Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas


PANDUAN MENGAMBIL MINIT
8
sambung
3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi
dalam masa 3 hari selepas mesyuarat

Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari
selepas mesyuarat

9
PETUA PENULISAN
FAKTA, bukan tanggapan peribadi
PADAT, bukan bercerita
TEPAT, bukan panjang berjela
JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
PROFESYENAL, tunjukan kematangan
10
CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK
TULIN
LENGKAP
TEPAT
BEBAS DARI KERAGUAN
KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
RINGKASAN PERBINCANGAN
KEPUTUSAN
TINDAKAN PIHAK TERLIBAT
11
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN
PERBINCANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
4. PERBINCANGAN
5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
6. HAL-HAL LAIN
7. PENUTUP


STRUKTUR MINIT
12
FORMAT MINIT
MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)
- Tarikh: .
- Masa:
- Temapat:..

SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha
13


1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan
sambung
14
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(dari mesyuarat lepas)

3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan
3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)

3.2. (Tajuk) perkara/isu yang dibincangkan
3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)




sambung
15
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
KERJA PERLU DIREKODKAN:

4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang
dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya

4.2. (Kertas seterusnya)
sambung
16
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat)
5.1. (Tajuk) perkara/isu yang dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)
5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan

sambung
17
sambung
URUSETIA
Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia
mesyuarat
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang
bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

TARIKH
Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

18
CONTOH STRUKTUR MINIT
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
19
sambung

4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-
kertas kerja
i. Tajuk
(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambil maklum
(a)
(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan
(a)
(b)
Tindakan

5. Hal-hal Lain

6. Penutup



20
Contoh Format Minit Mesyuarat
Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status
Diambil Semasa

21
TINDAKAN SUSULAN
Mengadakan post mortem
Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera
Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera
Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi
setiap tindakan (follow up dan follow through)
22
SEKIAN,TERIMA KASIH,
WASSALAM