OMFP - 946 - 2005 Sistem Control Intern

O R D I N U L
ministrului finanelor publice nr. 946/2005*) pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial,
cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice
i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial
*) Republicat n temeiul art. IV din Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.649/2011 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului finanelor
publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 140 din 24 februarie 2011.
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, a mai fost modificat i
completat prin:
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.389/2006 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 771 din 12 septembrie 2006.
Art. 1. Se aprob Codul controlului intern/ managerial,
cuprinznd standardele de control intern/ managerial la entitile
publice, prevzut n anexa nr. 1.
Art. 2. (1) Conductorul fiecrei entiti publice dispune,
innd cont de particularitile cadrului legal de organizare i
funcionare, precum i de standardele prevzute n anexa nr. 1,
msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea sistemului
de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe
activiti.
(2) Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele,
precum i alte componente ale msurilor respective se cuprind
n programul de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial, elaborat i actualizat la nivelul fiecrei entiti
publice.
(3) n program se evideniaz, n mod distinct, i aciunile de
perfecionare profesional, att pentru persoanele cu funcii de
conducere, ct i pentru cele de execuie, prin cursuri organizate
de coala de Finane Publice i Vam, Agenia Naional a
Funcionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.
Art. 3. (1) n vederea monitorizrii, coordonrii i
ndrumrii metodologice a implementrii i/sau dezvoltrii
sistemului de control intern/managerial, conductorul entitii
publice constituie, prin act de decizie intern, o structur cu
atribuii n acest sens.
(2) Componena, modul de organizare i de lucru, precum i
alte elemente privind structura prevzut la alin. (1) se stabilesc,
n funcie de volumul i de complexitatea activitilor din fiecare
entitate public, de ctre conductorul acesteia.
(3) n vederea elaborrii procedurilor formalizate pe activiti,
entitile publice pot utiliza modelul prezentat n anexa nr. 2.
Art. 4. (1) Programele elaborate i actualizate conform
art. 2 alin. (2), inclusiv actele administrative de constituire i
modificare a structurilor prevzute la art. 3 alin. (1), vor fi
transmise, n vederea informrii i armonizrii, la entitile
publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea,
dar nu mai trziu de data de 15 martie a fiecrui an.
(2) Stadiul implementrii i dezvoltrii sistemelor de control
intern/managerial la nivelul entitilor publice, precum i situaiile
deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic, derulate de structurile prevzute la
art. 3 alin. (1), fac obiectul informrii, prin ntocmirea de situaii
trimestriale/anuale, care se transmit entitilor publice ierarhic
superioare, la termenele stabilite de acestea.
(3) Instituiile publice n care se exercit funcia de ordonator
principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor
sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special transmit
Ministerului Finanelor Publice Unitatea central de
armonizare a sistemelor de management financiar i control,
prin controlorii delegai numii la acestea de ctre ministrul
finanelor publice, situaii centralizatoare ale situaiilor
trimestriale/anuale prevzute la alin. (2), ntocmite pe formatul-
model prezentat n anexa nr. 3, pn la data de 25 a lunii
urmtoare fiecrui trimestru ncheiat, respectiv pn la
25 februarie a anului urmtor, pentru anul precedent.
Art. 5. (1) Se aprob Instruciunile privind ntocmirea,
aprobarea i prezentarea raportului anual al conductorului
entitii publice asupra sistemului de control intern/managerial,
prevzute n anexa nr. 4.
(2) Ministerul Finanelor Publice, prin Unitatea central de
armonizare a sistemelor de management financiar i control,
elaboreaz, n temeiul art. 4 alin. (5) i al art. 19 alin. (8) lit. h) i i)
din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, republicat, cu modificrile
i completrile ulterioare, un raport anual privind controlul intern,
care va cuprinde analiza activitii de control financiar preventiv i
a stadiului implementrii sistemelor de control intern/managerial
la nivelul instituiilor publice la care se exercit funcia de ordonator
principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurrilor
sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special.
(3) Ministerul Finanelor Publice prezint Guvernului raportul
prevzut la alin. (2), odat cu conturile generale anuale de
execuie a bugetelor prevzute de lege.
Art. 6. (1) n vederea asigurrii bunei gestiuni a fondurilor
publice i/sau a patrimoniului public, Ministerul Finanelor Publice,
prin Unitatea central de armonizare a sistemelor de
management financiar i control, avizeaz, din punctul de vedere
al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementri cu
implicaii financiare, care se elaboreaz i se aprob la nivelul
entitilor publice n care se exercit funcia de ordonator principal
de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de
stat sau al bugetului oricrui fond special, la solicitarea acestora.
(2) Controlorii delegai numii de ministrul finanelor publice
pentru exercitarea controlului financiar preventiv delegat i/sau
monitorizarea operaiunilor financiare la instituiile publice
formuleaz, n scris, la solicitarea ordonatorilor de credite sau a
conductorului compartimentului iniiator, un aviz consultativ
privind msurile de control prevzute n proiectele de proceduri
elaborate n cadrul instituiei respective, precum i conformitatea
acestor proceduri cu prevederile prezentului ordin.
Art. 7. Anexele nr. 14 fac parte integrant din prezentul
ordin.
Art. 8. Prezentul ordin va fi publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, i va fi cuprins n pagina de internet a
Ministerului Finanelor Publice.
ANEXA Nr. 1
C O D U L C O N T R O L U L U I I N T E R N / M A N A G E R I A L
cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice
STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE
Prezentare general
1. O nou abordare a controlului intern/managerial
11
Acquis-ul comunitar n domeniul controlului intern/managerial
este alctuit, n mare msur, din principii generale de bun
practic, acceptate pe plan internaional i n Uniunea European.
Modalitatea n care aceste principii se transpun n sistemele de
control intern/managerial este specific fiecrei ri, innd cont de
condiiile constituionale, administrative, legislative, culturale etc.
n contextul principiilor generale de bun practic care
compun acquis-ul comunitar, controlului i se asociaz o
accepiune mult mai larg, acesta fiind privit ca o funcie
managerial, i nu ca o operaiune de verificare. Prin funcia de
control, managementul constat abaterile rezultatelor de la
obiective, analizeaz cauzele care le-au determinat i dispune
msurile corective sau preventive ce se impun.
Natura obiectivelor
Obiectivele entitii publice pot fi grupate n trei categorii:
1) Eficacitatea i eficiena funcionrii
Aceast categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile
entitii publice i de utilizarea eficient a resurselor. De
asemenea, tot aici sunt incluse i obiectivele privind protejarea
resurselor entitii publice de utilizare inadecvat sau de
pierderi, ca i identificarea i gestionarea pasivelor.
2) Fiabilitatea informaiilor interne i externe
Aceast categorie include obiectivele legate de inerea unei
contabiliti adecvate, ca i de fiabilitatea informaiilor utilizate
n entitatea public sau difuzate ctre teri. De asemenea, n
aceast categorie sunt incluse i obiectivele privind protejarea
documentelor mpotriva a dou categorii de fraude: disimularea
fraudei i distorsionarea rezultatelor.
3) Conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne
Aceast categorie cuprinde obiective legate de asigurarea
c activitile entitii publice se desfoar n conformitate cu
obligaiile impuse de lege i de regulamente, precum i cu
respectarea politicilor interne.
Descompunerea i formularea obiectivelor
n entitatea public, obiectivele generale se descompun n
obiective derivate, care, la rndul lor, se descompun n obiective
specifice (individuale), formnd un ansamblu coerent. Formularea
obiectivelor poate fi calitativ sau cantitativ, ns, n orice caz,
trebuie definii indicatori de rezultate, pe ct posibil comensurabili.
Planificarea
Pentru a se realiza obiectivele, se desfoar activiti
adecvate, crora este necesar s li se aloce resurse. Expresia
valoric a resurselor se reflect n buget, care reprezint planul
financiar. Obiectivele, activitile ealonate n timp i resursele
aferente constituie planul de management. Planificarea
constituie un element fundamental al sistemului de control
intern/managerial, deoarece, prin plan, se stabilete baza de
referin n raport cu care aceasta se exercit.
Organizarea
Activitile prin care se realizeaz obiectivele (individuale,
derivate i generale) sunt transpuse n sarcini (componenta
elementar), atribuiuni i funciuni (componente agregate) i
sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale
entitii publice (posturi i compartimente). Aceasta conduce la
definirea unei structuri organizatorice adecvate ndeplinirii
obiectivelor. Controlul intern/managerial nu poate opera n afara
unui plan i a unei structuri organizatorice adecvate.
Riscurile
Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor
constituie riscuri care trebuie identificate.
Managementul are obligaia de a identifica riscurile i de a
ntreprinde acele aciuni care plaseaz i menin riscurile n limite
acceptabile. Trebuie meninut un echilibru ntre nivelul acceptabil
al riscurilor i costurile pe care le implic aceste aciuni.
Procedurile
Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un
echilibru ntre sarcini, competen (autoritate decizional
conferit prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza
obiectivele) i s se defineasc proceduri. Procedurile reprezint
paii ce trebuie urmai (algoritmul) n realizarea sarcinilor,
exercitarea competenelor i angajarea responsabilitilor.
n acest context, se afirm despre controlul intern/
managerial c:
este integrat n sistemul de management al fiecrei
componente structurale a entitii publice;
intr n grija personalului de la toate nivelurile;
ofer o asigurare rezonabil a atingerii obiectivelor,
ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele generale.
Activitile de control
Controlul este prezent pe toate palierele entitii publice i
se manifest sub forma autocontrolului, controlului n lan (pe
faze ale procesului) i a controlului ierarhic. Din punctul de
vedere al momentului n care se exercit, controlul este
concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward) i ex-post (feed-
back).
Printre activitile de control curente se regsesc: observarea,
compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea,
analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea
funciunilor i monitorizarea. n afara activitilor de control integrate
n linia de management, pot fi organizate controale specializate,
efectuate de componente structurale anume constituite (comisii,
compartimente de control etc.), a cror activitate se desfoar n
baza unui plan conceput prin luarea n considerare a riscurilor.
Definirea
Pentru o nelegere adecvat a conceptului de control intern,
privit prin prisma principiilor generale de bun practic acceptate
pe plan internaional i n Uniunea European, se red mai jos
definiia adoptat de Comisia European.
Controlul intern reprezint ansamblul politicilor i procedurilor
concepute i implementate de ctre managementul i personalul
entitii publice, n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru:
atingerea obiectivelor entitii publice ntr-un mod economic, eficient
i eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i regulilor
managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea
i depistarea fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de
contabilitate i producerea n timp util de informaii de ncredere,
referitoare la segmentul financiar i de management*).
*) Alte definiii ale controlului intern:
INTOSAI
Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabil c obiectivele managementului sunt ndeplinite.
Comitetul Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) COSO
Controlul intern este un proces implementat de managementul entitii publice, care intenioneaz s furnizeze o asigurare rezonabil cu privire la
atingerea obiectivelor, grupate n urmtoarele categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiilor financiare; respectarea legilor i regulamentelor.
Institutul Canadian al Contabililor Autorizai (Criteria of Control) CoCo
Controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura i sarcinile) care, n mod colectiv,
i ajut pe oameni s realizeze obiectivele entitii publice, grupate n3 categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiei interne i externe;
respectarea legilor, regulamentelor i politicilor interne.
2. Scopul i definirea standardelor de control intern/managerial
MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011
12
Standardele de control intern/managerial definesc un
minimum de reguli de management, pe care toate entitile
publice trebuie s le urmeze.
Obiectivul standardelor este de a crea un model de control
intern/managerial uniform i coerent. De asemenea, standardele
constituie un sistem de referin, n raport cu care se evalueaz
sistemele de control intern/managerial, se identific zonele i
direciile de schimbare.
Stabilirea sistemelor de control intern/managerial intr n
responsabilitatea managementului fiecrei entiti publice i
trebuie s aib la baz standardele elaborate de Ministerul
Finanelor Publice. Formularea ct mai general a standardelor
a fost necesar pentru a da posibilitatea managerilor s le
aplice, n pofida deosebirilor semnificative ntre diferitele entiti
publice.
Sistemele de control intern/managerial trebuie dezvoltate
innd cont de specificul legal, organizaional, de personal, de
finanare etc. al fiecrei entiti publice n parte.
La elaborarea standardelor interne s-a inut cont de
experiena n domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI,
Comitetului Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei
Treadway, Institutului Canadian al Contabililor Autorizai.
Standardele sunt grupate n cadrul a cinci elemente-cheie
ale controlului intern/managerial:
Mediul de control. Acesta grupeaz problemele legate de
organizare, managementul resurselor umane, etic, deontologie
i integritate.
Performana i managementul riscurilor. Acest element
subsumeaz problematica managementului legat de fixarea
obiectivelor, planificare (planificarea multianual), programare
(planul de management) i performan (monitorizarea
performanei).
Informarea i comunicarea. n aceast seciune sunt
grupate problemele ce in de crearea unui sistem informaional
adecvat i a unui sistem de rapoarte privind execuia planului
de management, a bugetului, a utilizrii resurselor, semnalarea
abaterilor. De asemenea, conservarea i arhivarea
documentelor trebuie avute n vedere.
Activiti de control. Standardele subsumate acestui
element-cheie al controlului intern/managerial se focalizeaz
asupra: documentrii procedurilor; continuitii operaiunilor;
nregistrrii excepiilor (abaterilor de proceduri); separrii
atribuiilor; supravegherii (monitorizrii) etc.
Auditarea i evaluarea. Problematica vizat de aceast
grup de standarde privete dezvoltarea capacitii de evaluare
a controlului intern/managerial, n scopul asigurrii continuitii
procesului de perfecionare a acestuia.
Fiecare standard este structurat pe 3 componente:
Descrierea standardului prezint trsturile definitorii
ale domeniului de management la care se refer standardul,
domeniu fixat prin titlul acestuia;
Cerine generale anun direciile determinante n care
trebuie acionat, n vederea respectrii standardului;
Referine principale listeaz actele normative
reprezentative, care cuprind prevederi aplicabile standardului.
Pe ansamblu, standardele i referinele principale asociate
constituie pachetul reprezentativ al normelor de reglementare
Codul controlului intern/managerial , care guverneaz
obiectivele, organizarea i funcionarea sistemelor de
management financiar i control (control intern/managerial) la
entitile publice.
n contextul aciunilor pentru elaborarea i/sau dezvoltarea
sistemelor de control intern/managerial, entitile publice au
obligaia actualizrii permanente a listei actelor normative
reprezentative, cuprinse n componenta referine principale
a fiecrui standard, precum i a completrii acesteia cu orice
alte reglementri care cuprind prevederi aplicabile fiecrui
standard.
STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE
lista standardelor
Mediul de control
Standardul 1 ETICA, INTEGRITATEA
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Standardul 3 COMPETENA, PERFORMANA
Standardul 4 FUNCII SENSIBILE
Standardul 5 DELEGAREA
Standardul 6 STRUCTURA ORGANIZATORIC
Performane i managementul riscului
Standardul 7 OBIECTIVE
Standardul 8 PLANIFICAREA
Standardul 9 COORDONAREA
Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR
Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 15 IPOTEZE, REEVALURI
Informarea i comunicarea
Standardul 12 INFORMAREA
Standardul 13 COMUNICAREA
Standardul 14 CORESPONDENA
Standardul 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR
Activiti de control
Standardul 17 PROCEDURI
Standardul 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR
Standardul 19 SUPRAVEGHEREA
Standardul 20 GESTIONAREA ABATERILOR
Standardul 21 CONTINUITATEA ACTIVITII
Standardul 22 STRATEGII DE CONTROL
Standardul 23 ACCESUL LA RESURSE
Auditarea i evaluarea
Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI
Standardul 25 AUDITUL INTERN
Standard 1
ETICA, INTEGRITATEA
1.1. Descrierea standardului
Entitatea public asigur condiiile necesare cunoaterii de ctre angajai a reglementrilor
care guverneaz comportamentul acestora, prevenirea i raportarea fraudelor*) i
neregulilor.
1.2. Cerine generale
Managerul i salariaii trebuie s aib un nivel corespunztor de integritate**)
profesional i personal i s fie contieni de importana activitii pe care o desfoar;
Managerul, prin deciziile sale i exemplul personal, sprijin i promoveaz valorile etice
i integritatea profesional i personal a salariailor. Deciziile i exemplul personal trebuie
s reflecte:
valorificarea transparenei i probitii n activitate;
valorificarea competenei profesionale;
iniiativa prin exemplu;
conformitatea cu legile, regulamentele, regulile i politicile specifice;
respectarea confidenialitii informaiilor;
tratamentul echitabil i respectarea indivizilor;
relaiile loiale cu colaboratorii;
caracterul complet i exact al operaiilor i documentaiilor;
modul profesional de abordare a informaiilor financiare;
Salariaii manifest acel comportament i dezvolt acele aciuni percepute ca etice n
entitatea public;
Managerul i salariaii au o abordare pozitiv fa de controlul financiar, a crui
funcionare o sprijin.
1.3. Referine principale***)
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat;
Legea nr. 251/2004 privind unele msuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu
prilejul unor aciuni de protocol n exercitarea mandatului sau a funciei;
Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea
demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i
sancionarea corupiei, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 115/1996 pentru declararea i controlul averii demnitarilor, magistrailor, a
unor persoane cu funcii de conducere i de control i a funcionarilor publici, cu
modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din autoritile
i instituiile publice;
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie,
cu modificrile i completrile ulterioare;
*) Frauda nseamn orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu: utilizarea sau prezentarea de declaraii ori
documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevzute n cap. III seciunea 4
1
din Legea nr. 78/2000 pentru
prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare, care au ca efect
alocarea/dobndirea, respectiv utilizarea nepotrivit sau incorect a fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunitii
Europene i/sau a sumelor de cofinanare aferente de la bugetul de stat, bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) lit. a)f) i l) din Legea
nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare, i la art. 1 alin. (2) lit. a)d) din Legea nr. 273/ 2006
privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; necomunicarea unei informaii prin nclcarea unei obligaii
specifice, avnd acelai efect la care s-a fcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost
acordate iniial [conform art. 2 lit. b) din Ordonana Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare,
precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 529/2003, cu
modificrile i completrile ulterioare].
**) Integritate: caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care servete drept cluz n conduita
omului; onestitate, cinste, probitate.
***) Valorile etice fac parte din cultura entitii publice i constituie un cod nescris, pe baza cruia sunt evaluate
comportamentele. Separat de acesta, entitatea public trebuie s aib un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de
comunicare uniform a valorilor etice a tuturor salariailor. Codul etic stabilete care sunt obligaiile rezultate din lege crora trebuie
s Ii se supun salariaii, n plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munc: depunerea declaraiei de avere, a declaraiei
pentru prevenirea conflictului de interese. Exist i cazuri n care legea prevede incompatibiliti pentru ocuparea unor funcii publice.
Codul de conduit a funcionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecrei instituii, codul etic se aprob de ctre
conductor.
Pentru a putea aciona n conformitate cu valorile entitii publice, salariaii au nevoie de sprijin i de o comunicare
deschis, n special atunci cnd este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor i a incertitudinilor n materie de
conduit adecvat. Salariaii entitilor publice sunt liberi s comunice preocuprile lor n materie de etic. Managementul entitii
trebuie s creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare.
Conducerea trebuie s supravegheze comportamentul efectiv al salariailor din subordine, referitor la standardul de etic
i integritate, i s trateze n mod adecvat orice abatere de la codul de conduit.
13
Legea nr. 176/ 2010 privind integritatea n exercitarea funciilor i demnitilor publice,
pentru modificarea i completarea Legii nr. 144/2007 privind nfiinarea, organizarea i
funcionarea Ageniei Naionale de Integritate, precum i pentru modificarea i
completarea altor acte normative;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 56/2004 privind crearea statutului special al
funcionarului public denumit manager public, aprobat cu modificri i completri prin
Legea nr. 452/2004, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.190/2004 pentru aprobarea Codului etic al
profesiei de controlor delegat;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita
etic a auditorului intern.
Standard 2
ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent:
documentul privind misiunea entitii publice;
regulamentele interne;
fia postului (funciei).
Atribuiile entitii publice pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i
acetia acioneaz concertat;
Fiecare salariat are un rol bine definit n entitatea public, stabilit prin fia postului;
Sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager
salariat manager (ef subaltern ef);
Managerii trebuie s identifice sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor
situaii dificile i care influeneaz n mod negativ managementul entitii;
Managerul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale.
2.3. Referine principale*)
Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romniei i a
ministerelor, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor msuri privind
nfiinarea, organizarea, reorganizarea sau funcionarea unor structuri din cadrul
aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale
administraiei publice centrale i a unor instituii publice, aprobat cu modificri prin
Legea nr. 194/2004, cu modificrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor msuri de
reorganizare n cadrul administraiei publice centrale, aprobat cu modificri i
completri prin Legea nr. 228/2004, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor funcii
de sprijin pe care le asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile
neguvernamentale privind prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen.
*) Managementul entitii publice va comunica tuturor angajailor care sunt sarcinile entitii, rezultate din actul normativ
de organizare i funcionare. Totodat, se va ngriji ca aceste sarcini s se regseasc n Regulamentul de organizare i funcionare
a entitii publice, la care s aib acces toi salariaii. Se vor ntocmi i se vor actualiza, ori de cte ori necesitile o vor cere, fiele
postului pentru toi funcionarii publici i personalul contractual din entitatea public. Aceasta este o obligaie permanent a fiecrui
nivel de management.
Regulamentul de organizare i funcionare a entitii se public pe pagina de internet a entitii publice.
Standard 3
COMPETENA, PERFORMANA*)
Managerul asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora le
ncredineaz sarcini potrivit competenelor, i asigur condiii pentru dezvoltarea
capacitii profesionale a salariatului.
*) Salariaii entitii publice trebuie s aib cunotinele profesionale, competenele, atribuiile i instrumentele necesare
pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entitii publice.
Este stabilit prin lege c ocuparea posturilor unei entiti publice se face prin concurs. Acest lucru asigur premisele
realizrii sarcinilor entitii de ctre persoane capabile i competente, precum i atingerea obiectivelor de viitor ale entitii publice.
Managementul entitii publice evalueaz continuu nevoile i cerinele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate n
materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor i de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a
rspunde nevoilor care nu pot fi satisfcute cu resursele entitii publice.
Formarea profesional poate fi axat pe acele competene care favorizeaz performanele individuale i pe abilitile
interpersonale care vizeaz luarea deciziilor i nvarea n grup.
14
Managerul i salariaii au acele cunotine, abiliti i experien care fac posibil
ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor;
Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru
permanent, stabil. Aciuni pentru asigurarea acestuia:
definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc;
conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;
identificarea planului de pregtire de baz a noului angajat, nc din timpul procesului
de recrutare;
revederea necesitilor de pregtire n contextul evalurii anuale a angajailor i
urmrirea evoluiei carierei;
asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute;
dezvoltarea capacitii interne de pregtire complementar formelor de pregtire
externe entitii publice;
definirea politicii de pregtire/mobilitate;
Performanele angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an i sunt discutate cu
acetia de ctre realizatorul raportului;
Competena i performana trebuie susinute de instrumente adecvate, care includ
tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc.;
Nivelul de competen necesar este cel care constituie premisa performanei.
3.3. Referine principale
Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicat;
Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici,
Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i
Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de
curriculum vitae;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea drepturilor
salariale i a altor drepturi ale funcionarilor publici pentru anul 2005, aprobat cu
modificri i completri prin Legea nr. 76/2005, cu modificrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 82/2004 privind unele msuri n domeniul
funciei publice, aprobat prin Legea nr. 9/2005;
Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri
publice;
Legea nr. 40/1991 cu privire la salarizarea Preedintelui i Guvernului Romniei,
precum i a personalului Preediniei, Guvernului i al celorlalte organe ale puterii
executive, republicat, cu modificrile ulterioare;
Hotrrile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funciilor publice;
Ordonana Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea
profesional a adulilor, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul preedintelui Ageniei Naionale a Funcionarilor Publici nr. 206/2005 pentru
aprobarea Metodologiei de evaluare a posturilor i a Criteriilor de evaluare a posturilor;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 15/2005 privind unele msuri pentru ocuparea
prin concurs a funciilor publice vacante din cadrul autoritilor i instituiilor publice
implicate n implementarea angajamentelor asumate prin negocierile pentru aderarea
Romniei la Uniunea European, aprobat cu modificri prin Legea nr. 130/2005;
Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din
entitile sistemului de aprare i ordine public, precum i statutele corpurilor
profesionale;
Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz
fonduri comunitare, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind
stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu
modificrile ulterioare.
15
Standard 4
FUNCII SENSIBILE
Entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic
adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii.
n entitatea public se ntocmesc:
inventarul funciilor sensibile;
lista cu salariaii care ocup funcii sensibile;
planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile, astfel nct un salariat
s nu activeze ntr-o astfel de funcie, de regul, mai mult de 5 ani;
n inventarul funciilor sensibile sunt reflectate, de regul, acele funcii care prezint risc
semnificativ n raport cu obiectivele;
Rotaia personalului se face cu efect minim asupra activitii entitii publice i a
salariailor.
Alte reglementri n domeniul muncii.
Standard 5
DELEGAREA
Managerul stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe care le
deleag.
Delegarea de competen se face innd cont de imparialitatea deciziilor ce urmeaz
a fi luate de persoanele delegate i de riscurile asociate acestor decizii;
Salariatul delegat trebuie s aib cunotina, experiena i capacitatea necesar
efecturii actului de autoritate ncredinat;
Asumarea responsabilitii de ctre salariatul delegat se confirm prin semntur;
Subdelegarea este posibil cu acordul managerului;
Delegarea de competen nu l exonereaz pe manager de responsabilitate.
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare,
art. 20 alin. (2): Ordonatorii principali de credite pot delega aceast calitate nlocuitorilor
de drept, secretarilor generali sau altor persoane mputernicite n acest scop. Prin actul
de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele i condiiile delegrii.;
Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice;
Fia postului;
Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanelor Publice,
Direcia general de control financiar preventiv, publicat pe adresa de internet a
ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2 Delegarea de competen).
Standard 6
STRUCTURA ORGANIZATORIC
Entitatea public definete propria structur organizatoric, competenele,
responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raporta pentru fiecare component structural
i informeaz n scris salariaii.
Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate
postului; acestea trebuie s fie clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere
pentru realizarea obiectivelor entitii publice;
Competena constituie capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea
activitilor specifice postului;
Responsabilitatea reprezint obligaia de a ndeplini sarcinile i se nscrie n limitele
ariei de competen;
Raportarea reprezint obligaia de a informa asupra ndeplinirii sarcinilor.
16
Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice.
*) n temeiul actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice, managerul aprob structura
organizatoric: departamente, direcii generale, direcii, servicii, birouri, posturi de lucru. ncadrarea cu personal de conducere i
personal de execuie a acestor structuri se regsete n statul de funcii al entitii. Scopul acestei aciuni este realizarea n bune
condiii de eficien i eficacitate a obiectivelor entitii.
Standard 7
OBIECTIVE
Entitatea public trebuie s defineasc obiectivele determinante, legate de scopurile
entitii, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea
cu legile, regulamentele i politicile interne i s comunice obiectivele definite tuturor
salariailor i terilor interesai.
Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitii publice;
Entitatea public transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate
ateptate pentru fiecare activitate i le comunic personalului;
Obiectivele trebuie astfel definite nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.*);
Fixarea obiectivelor reprezint atributul managementului, iar responsabilitatea realizrii
acestora revine att managementului, ct i salariailor;
Multitudinea i complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de
grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitilor, rspunderilor, de a
asigura operativitate n cunoaterea rezultatelor etc.
7.3. Referine principale**)
Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, s fie alocate resursele
financiare, materiale i umane necesare. n acest sens, Legea nr. 500/2002 privind
finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare, prevede:
art. 3 alin. (2): Creditele bugetare aprobate se utilizeaz pentru finanarea funciilor
administraiei publice, programelor, aciunilor, obiectivelor i sarcinilor prioritare,
potrivit scopurilor prevzute n legi i alte reglementri [...];
art. 4 alin. (5): Pentru aciunile multianuale se nscriu n buget, distinct, creditele de
angajament i creditele bugetare;
art. 14 alin. (1): Cheltuielile bugetare au destinaie precis i limitat i sunt
determinate de autorizrile coninute n legi specifice i n legile bugetare anuale;
art. 15 alin. (1): n cazurile n care se fac propuneri de elaborare a unor proiecte de
acte normative a cror aplicare atrage micorarea veniturilor sau majorarea
cheltuielilor aprobate prin buget, trebuie s se prevad i mijloacele necesare pentru
acoperirea minusului de venituri sau creterea cheltuielilor [...];
art. 22 alin. (1): Ordonatorii de credite au obligaia de a angaja i a utiliza creditele
bugetare numai n limita prevederilor i destinaiilor aprobate, pentru cheltuieli strict
legate de activitatea instituiilor publice respective i cu respectarea dispoziiilor legale;
art. 28 lit. f): referitor la estimarea anual a performanelor fiecrui program care trebuie
s precizeze: aciunile, costurile asociate, obiectivele urmrite, rezultatele obinute i
estimate pentru anii urmtori, msurate prin indicatori precii, a cror alegere este
justificat;
art. 56 alin. (2): Ordonatorii principali de credite au obligaia s ntocmeasc i s
anexeze la situaiile financiare anuale [...] obiectivele [...];
ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instruciunilor
privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii
principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni;
Legile bugetare anuale.
*) S Precise (n limba englez: Specific); M Msurabile i verificabile (n limba englez: Measurable and verifiable);
A Necesare (n limba englez: Appropriate); R Realiste (n limba englez: Realistic); T Cu termen de realizare (n limba
englez: Time-dependent).
**) Obiectivele generale ale oricrei entiti publice se refer la realizarea unor servicii publice de bun calitate, n condiii
de eficien i eficacitate maxim, astfel cum sunt prezentate aceste obiective n actul normativ care reglementeaz organizarea i
funcionarea entitii publice.
17
Standard 8
PLANIFICAREA
Entitatea public ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare
pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile de
a nu realiza obiectivele s fie minime.
Planificarea este una din funciile eseniale ale managementului;
Planificarea se refer la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru
realizarea obiectivelor. Avnd n vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea
acestora necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;
Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprim planului un caracter dinamic.
Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare
impune actualizarea planului;
Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor variaz n
funcie de diveri factori, precum: mrimea entitii publice, structura decizional a
acesteia, necesitatea aprobrii formale a unor activiti etc.
Dup orizontul de timp la care se refer, n general, se elaboreaz:
planuri anuale;
planuri multianuale.
Specific planificrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de msuri ce trebuie luate
pentru atingerea obiectivelor.
Legile bugetare anuale;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
art. 4 alin. (1): Legea bugetar anual prevede i autorizeaz, pentru anul bugetar,
veniturile i cheltuielile bugetare, precum i reglementri specifice exerciiului bugetar;
art. 4 alin. (5): Pentru aciunile multianuale se nscriu n buget, distinct, creditele de
angajament i creditele bugetare;
art. 4 alin. (6): n vederea realizrii aciunilor multianuale ordonatorii de credite ncheie
angajamente legale, n limita creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul
bugetar respectiv;
art. 22 alin. (2) lit. g): Organizarea evidenei programelor, inclusiv a indicatorilor
afereni acestora.;
art. 32: Ministerul Finanelor Publice va nainta Guvernului, pn la data de 1 mai,
obiectivele politicii fiscale i bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaboreaz
proiectul de buget i urmtorii 3 ani, mpreun cu limitele de cheltuieli stabilite pe
ordonatorii principali de credite [...];
art. 34 alin. (1): Ordonatorii principali de credite au obligaia ca pn la data de 15 iulie
a fiecrui an s depun la Ministerul Finanelor Publice propunerile pentru proiectul de
buget i anexele la acesta, pentru anul bugetar urmtor, cu ncadrarea n limitele de
cheltuieli i estimrile pentru urmtorii 3 ani [...];
art. 39 alin. (1): Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de
investiii publice, pe clasificaia funcional;
art. 39 alin. (2): Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv
de investiii inclus n programul de investiii informaii financiare i nefinanciare;
art. 43 referitor la cuprinderea n buget a obiectivelor de investiii;
art. 53 alin. (1)(3) referitor la planificarea plii salariilor;
Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de
urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii,
principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni;
ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaiile cu
destinaia de birou sau pentru activiti colective ori de deservire ce pot fi utilizate de
ministere, alte organe de specialitate ale administraiei publice centrale, de instituiile
publice din subordinea acestora, precum i de prefecturi;
*) Controlul este un mecanism necesar n raport cu planificarea, n sensul existenei unui set clar de instrumente de
msurare care s poat indica pe de o parte care este progresul n realizarea obiectivelor i pe de alt parte aciunile
corective, atunci cnd este necesar.
18
Ordonana Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru
autoritile administraiei publice i instituiile publice, aprobat cu modificri prin Legea
nr. 247/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor
nerambursabile alocate Romniei de ctre Comunitatea European, precum i a
fondurilor de cofinanare aferente acestora, aprobat prin Legea nr. 22/2000, cu
modificrile i completrile ulterioare.
Standard 9
COORDONAREA
Pentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor structurale ale entitii
publice trebuie coordonate, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora.
Managementul asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor structurale
ale entitii publice;
Atunci cnd necesitile o impun, se pot organiza structuri specializate, care s sprijine
managementul n activitatea de coordonare;
Coordonarea influeneaz decisiv rezultatele interaciunii dintre salariai n cadrul
raporturilor profesionale;
Salariaii trebuie s in cont de consecinele deciziilor lor i ale aciunilor lor asupra
ntregii entiti publice;
Coordonarea eficient presupune consultri prealabile, att n cadrul structurilor unei
entiti publice, ct i ntre structurile respective.
Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare:
Art. 22. (1) Ordonatorii de credite au obligaia de a angaja i de a utiliza creditele
bugetare numai n limita prevederilor i destinaiilor aprobate, pentru cheltuieli strict
legate de activitatea instituiilor publice respective i cu respectarea dispoziiilor legale.
(2) Ordonatorii de credite rspund, potrivit legii, de:
a) angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor n limita creditelor bugetare
repartizate i aprobate potrivit prevederilor art. 21;
b) realizarea veniturilor;
c) angajarea i utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare;
d) integritatea bunurilor ncredinate instituiei pe care o conduc;
e) organizarea i inerea la zi a contabilitii i prezentarea la termen a situaiilor
financiare asupra situaiei patrimoniului aflat n administrare i execuiei bugetare;
f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziii publice i a
programului de lucrri de investiii publice;
g) organizarea evidenei programelor, inclusiv a indicatorilor afereni acestora;
h) organizarea i inerea la zi a evidenei patrimoniului, conform prevederilor legale.
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, art. 4 alin. (1):
Conductorii entitii publice trebuie s asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea i
perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice, procedurilor i
criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale i specifice de control
intern/managerial;
ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de
urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii,
cu modificrile i completrile ulterioare.
19
Standard 10
MONITORIZAREA PERFORMANELOR*)
Entitatea public asigur, pentru fiecare politic i activitate, monitorizarea performanelor,
utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate,
eficien i eficacitate.
Managementul trebuie s primeasc sistematic raportri asupra desfurrii activitii
entitii publice;
Managementul evalueaz performanele, constatnd eventualele abateri de la
obiective, n scopul lurii msurilor corective ce se impun;
Sistemul de monitorizare a performanei este influenat de mrimea i natura entitii
publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul de
acces al salariailor la informaii.
art. 22 alin. (2) lit. c): angajarea i utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni
financiare.;
art. 22 alin. (2) lit. f): organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziii
publice i a programului de lucrri i investiii publice.;
art. 56 alin. (2): Ordonatorii principali de credite au obligaia s ntocmeasc i s
anexeze la situaiile financiare anuale rapoarte anuale de performan, n care s
prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate i cele obinute,
indicatorii i costurile asociate, precum i situaii privind angajamentele legale.;
ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental
pentru Monitorizarea Reformei Administraiei Publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.
*) Monitorizarea performanelor supraveghere, urmrire, de ctre aparatul de conducere al entitii publice, prin
intermediul unor indicatori relevani, a performanelor activitii aflate n coordonare.
Standard 11
MANAGEMENTUL RISCULUI*)
11. 1. Descrierea standardului
Entitatea public analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile legate de
desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare, n direcia limitrii
posibilelor consecine ale acestor riscuri, i numete salariaii responsabili n aplicarea
planurilor respective.
11. 2. Cerine generale
Orice aciune sau inaciune prezint un risc de nerealizare a obiectivelor;
Riscurile sunt acceptabile, dac msurile care vizeaz evitarea acestora nu se justific
n plan financiar;
Riscurile semnificative apar i se dezvolt n special ca urmare a:
managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea public i mediile n care
aceasta acioneaz;
unor sisteme de conducere centralizate excesiv;
Un sistem de control intern/managerial eficient presupune implementarea n entitatea
public a managementului riscurilor;
Managerul are obligaia crerii i meninerii unui sistem de control intern/managerial
sntos, n principal, prin:
identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea i eficiena operaiunilor,
respectarea regulilor i regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare i de
management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea
fraudelor;
*) Managementul riscului metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al riscului, ce permite meninerea
unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea public, cu costuri minime.
Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros definite i organizate, plecnd de la condiiile de
existen i obiectivele fundamentale ale entitii publice, precum i analiza factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim
i eficient.
20
definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii impactului acestuia;
monitorizarea i evaluarea riscurilor i a gradului de adecvare a controalelor interne la
gestionarea riscurilor;
verificarea raportrii execuiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.
art. 21 alin. (4): Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele
bugetare, dup reinerea a 10% din prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea
unei execuii bugetare prudente, cu excepia cheltuielilor de personal i a celor care
decurg din obligaii internaionale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor
reinute n proporie de 10% se face n semestrul al doilea, dup examinarea de ctre
Guvern a execuiei bugetare pe primul semestru.;
Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii funciilor pe care le
asigur ministerele i organizaiile neguvernamentale privind prevenirea situaiilor de
urgen;
ulterioare;
Direcia general de control financiar preventiv, publicat pe adresa de internet a
Ministerului Finanelor Publice (pagina 82, pct. 4.4. Controlul preventiv al unor
operaiuni cu risc ridicat.)
Standard 12
INFORMAREA
Entitatea public stabilete tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i
destinatarii acestora, astfel nct managerii i salariaii, prin primirea i transmiterea
informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile.
Informaia este indispensabil unui management sntos, unei monitorizri eficace,
identificrii situaiilor de risc n faze anterioare ale manifestrii acestora;
Cultura entitii publice *) are o inciden major asupra cantitii, naturii i fiabilitii
informaiilor, ca i n ceea ce privete lrgirea gamei acestora n domeniul valorilor etice,
politicii, puterii, responsabilitilor i obligaiilor de raportare, obiectivelor entitii publice,
planurilor etc.;
Informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util, uor de
neles i receptat;
Managerul i salariaii trebuie s primeasc i s transmit informaiile necesare pentru
ndeplinirea sarcinilor;
Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile, inclusiv n i
din exterior.
Legea nr. 52/2003 privind transparena decizional n administraia public, cu
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 117/2006 privind procedurile naionale n
domeniul ajutorului de stat, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 137/2007;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobrii tacite,
aprobat prin Legea nr. 486/2003, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public, cu modificrile
i completrile ulterioare;
aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public;
*) Cultura entitii publice forma de cultur organizaional, ce reprezint armonizarea valorilor individuale, n vederea
orientrii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are
entitatea public fa de schimbare.
ntr-o entitate public cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise i prin standarde de etic social i de
comportare. Acestea sunt relativ stabile n timp.
n entitile publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care accentul se pune pe urmrirea corect a
procedurilor, care sunt mai importante dect rezultatele. De asemenea, n acest tip de cultur organizaional, standardele
profesionale, morale etc. sunt ridicate.
21
Bugetul aprobat al fiecrei instituii publice;
Analize periodice asupra execuiei bugetare;
Analize periodice asupra documentelor a cror viz a fost refuzat de controlul financiar
preventiv, precum i asupra operaiunilor efectuate pe propria rspundere a
ordonatorului de credite;
Ordine/decizii ale conductorului entitii publice.
Standard 13
COMUNICAREA
Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern i extern,
care s asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s
ajung complete i la timp la utilizatori.
Managerul asigur funcionarea unui sistem eficient de comunicare;
Prin componentele sale, sistemul de comunicare servete scopurilor utilizatorilor;
Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii publice,
ct i ntre aceasta i mediul extern;
Procesul de comunicare trebuie s fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ceea ce
privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de
comunicare.
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public, cu completrile
ulterioare;
aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public;
Adresa de internet a entitii publice;
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 26/2003 privind transparena relaiilor financiare dintre
autoritile publice i ntreprinderile publice, precum i transparena financiar n cadrul
anumitor ntreprinderi;
Hotrrea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii
nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea
demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i
sancionarea corupiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naional, cu
Hotrrea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru
combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, cu modificrile ulterioare.
Standard 14
CORESPONDENA I ARHIVAREA
Fiecare entitate public organizeaz primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea
corespondenei, astfel nct sistemul s fie accesibil managerului, angajailor i terilor
interesai cu abilitare n domeniu.
Corespondena trebuie s fie purttoarea unor informaii utile n interiorul i n exteriorul
entitii publice;
Corespondena utilizeaz purttori diferii ai informaiei (hrtie, benzi magnetice, floppy,
CD etc.) i se realizeaz prin mijloace diferite (curierul, pota, pota electronic, fax
etc.);
Ponderea n care entitatea public utilizeaz unul sau altul dintre purttori i apeleaz
la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenei este determinat de o
serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare intern i/sau al terilor, nivelul de pregtire
al salariailor, urgena, distana, costul, sigurana, restriciile din reglementri etc.;
n funcie de tipul de purttor i mijlocul de realizare utilizat cu privire la coresponden,
operaiunile de intrare, ieire, nregistrare i stocare trebuie adaptate corespunztor,
pe baza unor planuri elaborate n acest sens, astfel nct, pentru fiecare caz, s poat
fi reflectate cerinele majore privind:
asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenei;
confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenei;
stocarea (arhivarea) corespondenei;
accesul la corespondena realizat.
22
Hotrrea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind
informatizarea administraiei publice;
Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic;
Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice i
metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic, cu
modificrile ulterioare;
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 51/2003*) privind procedura de predare-primire a
documentelor creatorilor i/sau deintorilor de documente, persoane juridice, care s-au
desfiinat;
Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a
petiiilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 233/2002;
Hotrrea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea i
protecia, pe teritoriul Romniei, a corespondenei clasificate, cu modificrile i
completrile ulterioare.
*) Abrogat prin Ordonana de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, aprobat cu modificri prin Legea nr. 474/2006.
Standard 15
IPOTEZE, REEVALURI
Fixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin consens.
Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune reevaluarea
obiectivelor.
Ipotezele se formuleaz n legtur cu obiectivele ce urmeaz a fi realizate i stau la
baza fixrii acestora;
Salariaii implicai n realizarea unui obiectiv trebuie s fie contieni de ipotezele
formulate i acceptate n legtur cu obiectivul n cauz;
Ipotezele de care salariaii nu sunt contieni reprezint un obstacol n capacitatea de
adaptare;
Reevaluri ale nevoilor de informare concretizate n schimbri n ceea ce privete
informaiile necesar a fi colectate, n modul de colectare, n coninutul rapoartelor sau
al sistemelor de informaii conexe trebuie efectuate dac se modific ipotezele ce au
stat la baza obiectivelor.
ulterioare;
Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice.
Standard 16
SEMNALAREA NEREGULARITILOR *)
Salariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu atingerea
obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca, pe baza unor proceduri
distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca astfel de semnalri s atrag un tratament
inechitabil sau discriminatoriu fa de salariatul care se conformeaz unor astfel de
proceduri.
*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, n contextul aplicrii valorilor culturii ncrederii i al
asigurrii unui mediu de moralitate n cadrul entitii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfa cu delaiunea.
Pentru ca acest risc s fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe nelegerea faptului c, n cadrul entitii publice, toi salariaii
exercit diverse nivele de management i c au, n mod esenial, aceleai obiective:
de a realiza servicii publice de bun calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului;
de a-i pstra locurile de munc.
ntr-un astfel de mediu se creeaz anticorpii necesari reechilibrrii sistemului, n cazul producerii unor agresiuni din
interiorul sau din exteriorul entitii publice. Dac nu se creeaz astfel de anticorpi, managementul trebuie s asigure descoperirea
i nlturarea neregularitilor, prin dialog liber cu membrii entitii publice. Angajailor le revine sarcina ca, n cazul identificrii unor
dovezi n ceea ce privete existena unor posibile fraude, corupie sau orice alt activitate ce poate afecta n sens negativ interesele
majore ale entitii publice, care depesc nivelul de competen al managementului propriu, sau n cazul n care sunt implicate nivele
ale acestuia, s aduc respectivele dovezi la cunotina organelor abilitate ale statului. n niciun caz un salariat care descoper
dovezi de acest gen i acioneaz pentru scoaterea lor la lumin nu trebuie sancionat, i nici recompensat. Aciunea sa trebuie privit
ca exercitarea unei ndatoriri profesionale.
Realizarea n practic a acestui standard se face i cu ajutorul fiei postului.
23
Managerii trebuie s stabileasc i s comunice salariailor procedurile
corespunztoare, aplicabile n cazul semnalrii unor neregulariti;
Managerii au obligaia s ntreprind cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor
semnalate i, dac este cazul, s ia msurile ce se impun;
Salariaii care semnaleaz, conform procedurilor, neregulariti, de care, direct sau
indirect, au cunotin, vor fi protejai mpotriva oricror discriminri;
Semnalarea neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea
suspiciunii de delaiune;
Managerul trebuie s promoveze respectul fa de lege i spiritul de ncredere.
16.3. Referine generale
Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, entitile
publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii;
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie,
cu modificrile ulterioare;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare.
Standard 17
PROCEDURI*)
Pentru activitile din cadrul entitii publice i, n special, pentru operaiunile economice,
aceasta elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor salariailor implicai.
Entitatea public trebuie s se asigure c, pentru orice aciune i/sau eveniment
semnificativ, exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n
documente;
Documentaia trebuie s fie complet, precis i s corespund structurilor i politicilor
entitii publice;
Documentaia cuprinde politici administrative, manuale, instruciuni operaionale, check-
lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
Documentaia trebuie s fie actualizat, util, precis, uor de examinat, disponibil i
accesibil managerului, salariailor, precum i terilor, dac este cazul;
Documentaia asigur continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal;
Lipsa documentaiei, caracterul incomplet sau/i neactualizarea acesteia constituie
riscuri n realizarea obiectivelor;
ntocmirea i urmrirea executrii graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel
de responsabilitate din entitatea public.
ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor
comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor,
aprobat cu modificri prin Legea nr. 529/2003, cu modificrile i completrile
ulterioare;
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare:
art. 4 alin. (1): Conductorul entitii publice trebuie s asigure elaborarea, aprobarea,
aplicarea i perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice,
procedurilor*) i criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale i specifice
de control intern/managerial.;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea
Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu
modificrile ulterioare;
*) Exist dou accepiuni cu privire la proceduri:
aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizri i instruciuni, elaborate de ctre entitatea public pentru
organizarea aplicrii unor reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern
(a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002, cu modificrile i completrile ulterioare);
aceea a metodelor de lucru i a procedurilor scrise, formalizate care constituie obiectul acestui standard specifice
pentru fiecare entitate public, referitoare la activitile acesteia. Aceste proceduri trebuie s fie:
scrise, respectiv formalizate. Cunotinele individuale i colective trebuie stocate i puse n ordinea care corespunde
scopurilor entitii publice;
simple i specifice. Procedurile scrise se constituie n instrument de lucru, pentru ca executanii s cunoasc normele
legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitii publice;
actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor n materie;
aduse la cunotina executanilor.
24
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i
organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i
Ordinul preedintelui Consiliului Concurenei nr. 136/2003**) pentru punerea n aplicare a
Instruciunilor privind vnzrile de terenuri i/sau cldiri de ctre autoritile publice.
**) Abrogat prin Ordinul preedintelui Consiliului Concurenei nr. 300/2006 pentru punerea n aplicare a Regulamentului
privind abrogarea unor regulamente i instruciuni adoptate de Consiliul Concurenei n domeniul ajutorului de stat.
Standard 18
SEPARAREA ATRIBUIILOR
Elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de persoane
independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie
separate.
Separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se
reduce riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea
detecta aceste probleme;
Prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nicio persoan sau compartiment s
nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment;
Separarea atribuiilor i responsabilitilor ntre mai multe persoane creeaz premisele
unui echilibru eficace al puterilor;
Managerii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz
posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor, trebuie s fie
contieni de riscuri i s compenseze aceast limitare prin alte msuri.
art. 24 alin. (1): Angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor din fonduri publice se
aprob de ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectueaz de ctre contabil.;
art. 11: Separarea atribuiilor: Persoana care exercit controlul financiar preventiv
propriu nu trebuie s fie implicat, prin sarcinile de serviciu, n efectuarea operaiunii
supuse controlului financiar preventiv propriu.;
Direcia general de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a
Ministerului Finanelor Publice cap. 2 Actorii financiari. Principiul separrii
funciunilor [...];
ulterioare.
Standard 19
SUPRAVEGHEREA*)
Entitatea public asigur msuri de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe baza unor
proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, n scopul realizrii n mod eficace a
acestora.
Managerul trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a
se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv i continuu;
Controalele de supraveghere implic revizuiri n ceea ce privete munca depus de
salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care
confirm respectarea procedurilor;
Managerul verific i aprob munca salariailor, d instruciunile necesare pentru a
minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaia i pentru a veghea asupra
nelegerii i aplicrii instruciunilor;
Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care:
fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen
atribuite;
*) Managementul entitilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuiile ce i revin pe linia
supravegherii curente a activitii, condiiile de exercitare a acesteia i rspunderile i, de asemenea, s iniieze, s aplice i s
dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile i eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual i controlul
ierarhic al salariailor.
25
se evalueaz sistematic munca fiecrui salariat;
se aprob rezultatele muncii obinute n diverse etape ale realizrii operaiunii.
art. 4: Obligaiile conductorului entitii publice n domeniul controlului intern/
managerial; cerinele controlului intern/managerial. [alin. (1) i (2)];
art. 22: Msuri operative alin. (1) (9) cu privire la inspecii;
Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.
Standard 20
GESTIONAREA ABATERILOR
Entitatea public se asigur c, pentru toate situaiile n care, datorit unor circumstane
deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente
adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.
n derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate
i care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente;
Abaterile de la procedurile existente trebuie s fie documentate i justificate, n vederea
prezentrii spre aprobare;
Este necesar analiza periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate
aciunile, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor, ce
urmeaz a fi formalizate.
art. 20: Regimul refuzului de viz;
art. 21: Autorizarea efecturii unor operaiuni pentru care se refuz viza de control
financiar preventiv;
art. 22: Msuri operative (referitor la efectuarea de inspecii de ctre Ministerul
Finanelor Publice, n cazurile n care exist indicii ale unor abateri de la legalitate sau
regularitate n efectuarea de operaiuni, n cazul n care este sesizat de ctre un
contabil-ef n legtur cu efectuarea de operaiuni pe propria rspundere a
ordonatorului de credite, fr viza de control financiar preventiv etc.).
Standard 21
CONTINUITATEA ACTIVITII
Entitatea public asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea acesteia s poat
continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile, cu deosebire n cel
economico-financiar.
Entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu,
prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz
atingerea obiectivelor propuse;
Situaii diferite, care afecteaz continuitatea activitii: mobilitatea salariailor; defeciuni
ale echipamentelor din dotare; disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii;
schimbri de proceduri etc.;
Pentru fiecare din situaiile care apar, entitatea public trebuie s acioneze n vederea
asigurrii continuitii, prin diverse msuri, de exemplu:
angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din
alte considerente;
delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.);
contracte de service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare;
contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente din dotare;
Existena inventarului situaiilor care pot conduce la discontinuiti n activitate i a
msurilor care s previn apariia lor.
26
Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici,
Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de
curriculum vitae;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 82/2004 privind unele msuri n domeniul
funciei publice, aprobat prin Legea nr. 9/2005;
Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificrile i
completrile ulterioare.
Standard 22
STRATEGII DE CONTROL
Entitatea public construiete politici adecvate strategiilor de control i programelor
concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a acestor strategii.
Exist un raport de interdependen ntre strategiile, politicile i programele elaborate
pentru atingerea obiectivelor i strategiile de control. Fr o strategie de control
adecvat crete riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica i programele
entitii publice i, deci, al nerealizrii obiectivelor la nivelul exigenelor preconizate;
Strategiile de control sunt cu att mai complexe i mai laborioase cu ct fundamentarea
i realizarea obiectivelor entitii publice sunt mai complexe i mai dificile;
Strategiile de control se supun conceptului de strategie, n general, acestea necesitnd
studii, n vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregtirii
personalului de control, a mbuntirii metodelor i procedurilor de control, a modului
de evaluare a controalelor etc.;
Strategiile de control se refer i la tipurile de control aplicabile situaiei. n paleta larg
a modalitilor de control i a criteriilor de clasificare a acestora, regsim:
activiti de control: observaia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor;
coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea;
monitorizarea etc.;
clasificarea controlului n funcie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total;
control selectiv (prin sondaj);
clasificarea controlului n funcie de scopul urmrit: control de conformitate; control de
perfecionare; control de adaptare etc.;
clasificarea controlului n funcie de apartenena organelor de control: control propriu;
control exterior;
clasificarea controlului n funcie de executani: autocontrol; control mutual; control
ierarhic; control de specialitate;
clasificarea controlului n funcie de modul de execuie: control direct; control indirect;
control ncruciat;
clasificarea controlului n funcie de baza normativ: control normativ; control practic;
control teoretic;
clasificarea controlului n funcie de interesul entitii: control pentru sine; control pentru
alii;
clasificarea controlului n funcie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;
clasificarea controlului n funcie de momentul efecturii acestuia: control ex-ante;
control concomitent; control ex-post;
etc.
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar
preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;
Strategia dezvoltrii controlului financiar public intern n Romnia;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile
ulterioare.
27
Standard 23
ACCESUL LA RESURSE
Managerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au
acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale entitii publice i numete
persoanele responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor resurse.
Restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora;
Severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul pierderilor
poteniale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitii bunurilor i
valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare inadecvat;
ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare).
Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri.
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizrilor privind
ntocmirea i actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;
Ordinul ministrului finanelor nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind
organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i
capitalurilor proprii;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea
resurselor derulate prin trezoreria statului, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 213/1998 privind proprietatea public i regimul juridic al acesteia, cu
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 117/2006 privind procedurile naionale n
domeniul ajutorului de stat, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 137/2007;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind modul de ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub
forma donaiilor i sponsorizrilor de ctre instituiile publice;
Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i
necorporale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fr plat i de
valorificare a bunurilor aparinnd instituiilor publice, cu modificrile ulterioare;
Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea
n legtur cu gestionarea bunurilor, cu modificrile i completrile ulterioare;
Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas;
Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i
Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor
metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului,
aprobat cu modificri prin Legea nr. 201/2003, cu modificrile i completrile ulterioare.
Standard 24
VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI
Entitatea public instituie o funcie de evaluare a controlului intern i elaboreaz politici,
planuri i programe de derulare a acestor aciuni.
Managerul trebuie s asigure verificarea i evaluarea n mod continuu a funcionrii
sistemului de control intern i a elementelor sale. Disfuncionalitile sau alte probleme
identificate trebuie rezolvate operativ, prin msuri corective;
Verificarea operaiunilor garanteaz contribuia controalelor interne la realizarea
obiectivelor;
Evaluarea eficacitii controlului se poate referi, n funcie de cerine specifice i/sau
conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitii publice, fie la unele dintre acestea,
opiune care revine managerului;
Managerul stabilete modul de realizare a evalurii eficacitii controlului.
28
Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.
Standard 25
AUDITUL INTERN
Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit, care are n structura
sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul, conform unor programe
bazate pe evaluarea riscului.
Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern
al entitii publice;
Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele
slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora;
Managerul dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele
de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale
privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile ulterioare;
Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare i exercitare a auditului
public intern n cadrul entitilor publice.
29
ANEXA Nr. 2
Entitatea public

Departamentul (Direcia)
Procedura operaional

Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz,
a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Elemente privind responsabilii/
operaiunea
Numele i prenumele Funcia Data Semntura
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat
1.2. Verificat
1.3. Aprobat
MODEL
Entitatea public .........................
Departamentul (Direcia) ...............
P R O C E D U R A O P E R A I O N A L *)
...........................................
...........................................
COD: P.O. .....................................
Ediia .......................
Revizia .....................
*) Componentele 111 ale procedurii operaionale sunt reproduse n facsimil.
30
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
Ediia sau, dup caz, revizia
n cadrul ediiei
Componenta revizuit Modalitatea reviziei
Data de la care se aplic prevederile
ediiei sau reviziei ediiei
1 2 3 4
2.1. Ediia I x x
2.2. Revizia 1
2.3. Revizia 2
Revizia .
Ediia a II-a x x
Revizia 1
2.n. .
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia
din cadrul ediiei procedurii operaionale
Scopul difuzrii Exemplar nr. Compartiment Funcia Nume i prenume Data primirii Semntura
1 2 3 4 5 6 7
3.1. aplicare
3.2. aplicare
..
informare
..
eviden
..
arhivare
..
alte scopuri
3.n. ..
4. Scopul procedurii operaionale
4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate;
4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii;
4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei;
............................................................................
4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale.
31
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional;
5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public;
5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat;
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea
compartimentelor implicate n procesul activitii.
6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate
6.1. Reglementri internaionale

6.2. Legislaie primar
6.3. Legislaie secundar
6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice
7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

7.1. Definiii ale termenilor
32
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Nr.
crt.
Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
1. Procedura operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor
de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire
la aspectul procesual
2. Ediie a unei proceduri operaionale Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat
i difuzat
3. Revizia n cadrul unei ediii Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz,
a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale,
aciuni care au fost aprobate i difuzate
. ..
n . ..
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operaional
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
. ..
n . ..
7.2. Abrevieri ale termenilor
8. Descrierea procedurii operaionale
8.1. Generaliti
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista i proveniena documentelor
8.2.2. Coninutul i rolul documentelor
8.2.3. Circuitul documentelor
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
8.3.2. Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii
9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
33
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Entitatea public


Cod: P.O. ..
Ediia .
Nr. de ex. ..
Revizia ..
Nr. de ex. .
Pagina . din
Exemplar nr. ..
Nr.
crt.
Compartimentul
(postul)/aciunea
(operaiunea)
I II III IV V VI
0 1 2 3 4 5 6
1. a E
2. b V
3. c A
4. d Ap.
5. e Ap.
6. f Ah.

n z
10. Anexe, nregistrri, arhivri
Nr.
anex
Denumirea
anexei
Elaborator Aprob
Numr de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte elemente
Loc Perioad
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1.
2.
...
n
11. Cuprins
Numrul
componentei
n cadrul
procedurii
operaionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina
Coperta
1.
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a
reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
PRECIZRI
cu privire la modelul de procedur operaional
A. Precizri generale
a.1) Prezenta procedur operaional este un model.
Modelul prezentat completeaz segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitile entitilor
publice n domeniul dezvoltrii sistemelor de management financiar i control, procedurile operaionale
fiind cunoscute n practic i sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc.
a.2) Entitile publice, n funcie de mrimea entitii, de politica adoptat cu privire la sistemul propriu
de management financiar i control, de gradul de dotare, de tipurile de activiti i complexitatea acestora
etc., pot utiliza modelul de procedur operaional n forma prezentat, n forme completate i mbuntite
cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dup modelul altor ghiduri ntlnite n practica
domeniului, cu precizarea c, indiferent de forma adoptat, trebuie avute n vedere prevederile
Standardului de control intern/managerial nr. 17 Proceduri, prezentat n anexa nr. 1 la ordin.
a.3) Pentru o bun gestionare a elaborrii, aprobrii i aplicrii procedurilor operaionale,
conductorii entitilor publice trebuie s asigure derularea tuturor aciunilor privind elaborarea i/sau
dezvoltarea sistemelor de management financiar i control intern/managerial, dispuse la articolele 2, 3 i 4
din ordin.
a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate i aplicate n condiiile cunoaterii i respectrii regulilor
de management constituite n cele 25 de standarde de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 1
la ordin.
Indiferent de activitatea la care se refer, o procedur operaional poart amprenta fiecrui
standard de control, dintre oricare din cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul
de control, performana i managementul riscului, informarea i comunicarea, activitile de control,
auditarea i evaluarea.
a.5) Condiiile eseniale ale procedurilor operaionale stabilesc, printre altele, c acestea trebuie s
fie scrise i formalizate pe suport hrtie i/sau electronic, simple i specifice pentru fiecare activitate,
actualizate n mod permanent i aduse la cunotina executanilor i a celorlali factori interesai.
a.6) n msura n care dotarea tehnic i pregtirea personalului permit, operaiunile de elaborare,
avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaionale se pot derula i prin utilizarea
sistemelor informatice.
B. Precizri privind componentele modelului de procedur operaional
b.1) Precizri comune componentelor
b.1.1) Datele de identificare din cartuul de capt se trec pe fiecare pagin, cu modificrile cerute
de rubrici, acolo unde este cazul.
b.1.2) Denumirea procedurii operaionale i codul acesteia se stabilesc n cadrul fiecrei entiti
publice i trebuie s reflecte activitatea procedurat i locul acesteia n sistemul de codificare utilizat.
b.1.3) Ediiile se numeroteaz cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatoric sau de alt natur, cu efect asupra activitii
procedurate, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii pentru procedura operaional
respectiv.
34
Numrul
componentei
n cadrul
procedurii
operaionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina
3.
Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul
ediiei procedurii operaionale
4. Scopul procedurii operaionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
6. Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate
7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
8. Descrierea procedurii operaionale
9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
10. Anexe, nregistrri, arhivri
11. Cuprins
b.1.5) n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component a
procedurii operaionale.
b.2) Precizri specifice componentelor
b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup
caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 1):
responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaiune (elaborare, verificare, aprobare), prin
act de decizie intern a conductorului entitii publice;
cnd una sau mai multe dintre operaiuni se realizeaz, conform deciziei, de ctre un grup
sau o comisie, n list se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei.
b.2.2) Cu privire la Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
(componenta 2):
se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul ediiilor;
cnd se realizeaz o nou ediie a procedurii operaionale, coloanele nr. 2 i 3, privind
componenta revizuit, precum i modalitatea reviziei, nu se completeaz;
coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) privete aciunile de modificare, adugare, suprimare
sau altele asemenea, dup caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii
operaionale;
la fixarea datei de la care se aplic prevederile noii ediii sau revizii (coloana nr. 4) se are
n vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea i studierea acesteia de ctre
aplicatori.
b.2.3) Cu privire la Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia, sau, dup caz, revizia
din cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 3):
coloana nr. 1 (Scopul difuzrii) are n vedere faptul c oricare compartiment/persoan a
crui/crei activitate intr sub incidena aplicrii, informrii, evidenei, arhivrii sau este n
alte scopuri n legtur cu procedura respectiv trebuie s aib la dispoziie acest
instrument, inclusiv cu ocazia actualizrii prin noi ediii sau revizii.
b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaionale (componenta 4):
entitatea public, spre deosebire de scopurile considerate generale i prezentate ca
exemple n modelul procedurii operaionale la aceast component, identific i nscrie
scopurile specifice n cazul fiecrei proceduri operaionale elaborate, innd cont de rolul,
locul, importana, precum i de alte elemente privind activitatea procedurat; de exemplu,
n cazul unei activiti de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii
operaionale este i acela al descrierii, identificrii i asigurrii necesarului de produse i
servicii.
b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaionale (componenta 5):
aceast component se bazeaz pe colaborarea dintre compartimentele entitii publice,
astfel nct la fixarea i definirea activitii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activiti
(pct. 5.2 i 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuii legate de activitatea
respectiv (pct. 5.4) s fie eliminat orice situaie de suprapunere de activiti, de activiti
necuprinse n procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuii
ntre compartimente, de atribuii pentru care nu au fost fixate responsabiliti etc.;
de exemplu, n cazul unei proceduri operaionale privind raportarea numrului de personal
i a veniturilor salariale se recomand:
prezentarea activitii de raportare a datelor privind numrul de personal i veniturile
salariale ale acestuia (pct. 5.1);
delimitarea acesteia, n special de alte activiti de raportare, cum ar fi cele
financiare, cele privind achiziiile etc. (pct. 5.2);
nominalizarea activitilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare
sau de ntocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activiti furnizoare de
informaii ctre activitatea de raportare a numrului de personal i a veniturilor
salariale, sau nominalizarea activitii de elaborare a rapoartelor de sintez, pe
ansamblul entitii publice, care se bazeaz pe informaiile primite de la activitatea
procedurat (pct. 5.3);
nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu
atribuii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a
direciilor/serviciilor la nivelul crora se ntocmesc pontajele, a
compartimentului/persoanei care elaboreaz statele de salarii etc. sau a
compartimentului de sintez, ca beneficiar de informaii. Se nominalizeaz ca fiind
implicate n procesul activitii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenei
personalului i a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).
b.2.6) Cu privire la Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate
(componenta 6):
aceast component privete, n special, listarea documentelor cu rol de reglementare fa
de activitatea procedurat;
este necesar s fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz fiecare
activitate;
35
gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementrilor, unde: reglementrile
internaionale n legtur cu domeniul respectiv sunt cele la care Romnia este parte;
legislaia primar se refer la legi i la ordonane ale Guvernului; legislaia secundar are
n vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuii de reglementare i
care sunt emise n aplicarea legilor i/sau a ordonanelor Guvernului; alte documente,
inclusiv reglementri interne ale entitii publice (legislaie teriar), se refer la instruciuni,
precizri, decizii, ordine sau altele asemenea i au efect asupra activitii procedurate.
b.2.7) Cu privire la Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional (componenta 7):
se va urmri definirea acelor termeni care: reprezint element de noutate; sunt mai puin
cunoscui; prezint sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot conduce la confuzii etc.;
se recomand precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definete termenul
n cauz;
se va avea n vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituii etc.)
utilizai cu mai mare frecven n textul procedurii operaionale i/sau care, n urma acestei
aciuni, permit o nelegere i utilizare mai uoar a procedurii;
se recomand ca ordinea n care se nscriu att definiiile termenilor n tabelul 7.1, ct i
abrevierile termenilor n tabelul 7.2 s fie aceea dat de prima apariie n textul procedurii
operaionale a termenului definit sau abreviat, dup caz;
n tabelele 7.1 i 7.2 din modelul de procedur operaional au fost definii i, respectiv,
abreviai, pentru exemplificare, termeni utilizai n model.
b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaionale (componenta 8):
aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. n acelai timp, este
i acea component care nu este generalizabil prin model de procedur dect n termeni
foarte largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile concrete n care se
desfoar activitatea respectiv n cadrul entitii publice, de modul de organizare, de
gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare i umane, de
calitatea i pregtirea profesional a salariailor i, nu n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare
a sistemelor de management financiar i control. Cele cteva puncte i subpuncte,
enumerate la aceast component n prezentul model de procedur operaional,
recomand una din multitudinea de posibiliti de descriere a acestei componente;
la Generaliti (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitii.
Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale procedurii
operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaionale (prezentate la
componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaionale (prezentate la
componenta 5) sau cele privind documentele de referin aplicabile activitii procedurate
(prezentate la componenta 6). De exemplu, n cazul unei proceduri operaionale privind
activitatea de aprovizionare, la Generaliti se poate meniona c aceasta urmrete
descrierea clar a produsului/serviciului de achiziionat, verificarea i aprobarea
documentelor utilizate n procesul de aprovizionare, relaiile cu furnizorii/prestatorii, recepia
produsului/serviciului aprovizionat, pstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se
pot prezenta principiile generale aplicabile activitii, cum ar fi: transparena, egalitatea
anselor potenialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparialitatea, confidenialitatea etc.;
la Documente utilizate (pct. 8.2) se cuprind, n principal, cele de natura formularelor, dar
i manuale, instruciuni operaionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaz
informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului
sau transmit rezultatele obinute altor utilizatori. De reinut c documentele trebuie s fie
actualizate, utile, precise, uor de examinat, disponibile i accesibile managerului,
salariailor i terilor, dac este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 i 8.2.3 au mai mult rolul de a
ordona problemele abordate, ele putnd fi comasate sau detaliate n funcie de amploarea,
volumul, diversitatea i complexitatea documentelor respective;
la Lista i proveniena documentelor utilizate (subpct. 8.2.1) se are n vedere nominalizarea
tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora, a
codurilor de identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor coninute etc. n aceast
list se nominalizeaz i documentele interne de aceast natur, emise i utilizate n cadrul
compartimentelor sau, prin colaborare, ntre compartimentele entitii publice;
la Coninutul i rolul documentelor utilizate (subpct. 8.2.2) pot fi redate n forma complet,
anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare ale acestora i
meniuni referitoare la rolul lor;
subpct. 8.2.3 Circuitul documentelor are n vedere compartimentele/persoanele la care
trebuie s circule documentele n procesul de realizare a activitii, precum i operaiunile
ce se efectueaz n legtur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoan pe
la care circul. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitii s fie integrat n
fluxul general al documentelor din cadrul entitii publice. Se recomand utilizarea
reprezentrii grafice a circuitului documentelor;
36
pct. 8.3 Resurse necesare se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv resurse
materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) i, respectiv, resurse financiare
(subpct. 8.3.3). De menionat c structura resurselor este foarte sensibil fa de activitatea la
care ne referim, la unele activiti resursa necesar preponderent este cea material, iar la
altele este preponderent resursa uman sau resursa financiar ori combinaii ale acestora;
subpct. 8.3.1 Resursa material se dezvolt pe elementele de logistic: birouri, scaune,
rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de
date, reea, imprimant, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe elemente de
alt natur, dac specificul activitii o impune. De exemplu, n cazul unei entiti publice
cu activitate de teren intens, cu deplasri auto frecvente, activitatea de transport capt
o conotaie distinct, iar procedura operaional aferent, la resursa material, va trebui
s reflecte parcul auto, fapt care, n acest caz, va da greutate sporit acestui tip de resurs,
n comparaie cu resursa uman sau financiar;
subpct. 8.3.2 Resursa uman fixeaz compartimentul/compartimentele i/sau
persoana/persoanele din cadrul entitii publice care sunt implicate, prin atribuiile/sarcinile
de serviciu, n realizarea activitii procedurate;
subpct. 8.3.3 Resursa financiar are n vedere prevederea n buget a sumelor necesare
cheltuielilor de funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare desfurrii
activitii, acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata cheltuielilor cu
personalul direct implicat n activitatea respectiv etc.), dar i a sumelor necesare altor
tipuri de cheltuieli proprii unei anume activiti. De exemplu, n situaia unei activiti de
achiziie, resursa financiar trebuie s reflecte sumele din buget aferente programului de
achiziii al entitii publice;
pct. 8.4 Modul de lucru pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n
procedura operaional numai prin aportul salariailor implicai direct n acea activitate;
subpct. 8.4.1 Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii se sprijin, pe de o parte,
pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la componenta 9,
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii, iar pe de alt parte, pe o bun
cunoatere i stpnire a cerinelor generale i a celorlalte caracteristici ale Standardului
de control intern nr. 8 Planificarea i a Standardului de control intern nr. 11 Managementul
riscului, prezentate n anexa nr. 1 la ordin. Aciunile analizate prin prisma resurselor de
toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate i a msurilor de limitare
a efectului acestora, a condiiilor de eficien i legalitate impuse, puse n corelaie i ntr-o
succesiune logic i cronologic, constituie, n fapt, instrumentul de planificare cuprins n
procedura operaional pentru activitatea analizat. Un exemplu n acest sens poate fi
considerat Cadrul general al proiectelor de operaiuni supuse vizei de control financiar
preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice
nr. 522/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cadrele specifice ale
proiectelor de operaiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine
stttoare, documente elaborate i aprobate la nivelul fiecrei entiti publice;
subpct. 8.4.2 Derularea operaiunilor i aciunilor reflect programul de zi cu zi al
compartimentului/persoanei implicate n realizarea activitii, n care acesta/aceasta uzeaz
de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor prevederilor din procedura
operaional i, n special, celor din instrumentul de planificare a activitii. Se recomand
cuprinderea n procedura operaional, sub form tabelar, a modului de operare, unde pe
vertical se pot cuprinde etapele ce se deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar
pe orizontal se precizeaz intrrile de informaii (de la cine? ce?), operaiunile,
aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce au loc fa de datele intrate, instrumentele
utilizate n acest scop, ieirile de rezultate (care? ctre cine? etc.). Recomandm, ca
exemplu de instrument utilizat n derularea unei activiti, consultarea modelelor privind
listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operaiuni prezentate la viz n cadrul
activitii de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului
finanelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul
ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare;
subpct. 8.4.3 Valorificarea rezultatelor activitii poate fi orientat ctre mai multe direcii,
ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performan asociai
activitii; furnizarea datelor i informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre beneficiarii
acestora; identificarea msurilor de mbuntire etc.
b.2.9) Cu privire la Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii (componenta 9):
se va urmri identificarea tuturor aciunilor care au loc n legtur cu activitatea procedurat,
precum i fixarea acestora pe compartimentele (posturile) crora le revin responsabilitile
i/sau, dup caz, rspunderile fa de acestea;
37
38
ANEXA Nr. 3
Instituia public ............................................
Aprobat
Ordonator principal de credite
Numele i prenumele/semntura/data
S I T U A I E C E N T R A L I Z AT O A R E ,
trimestrial/anual privind stadiul implementrii sistemului de control intern/managerial
la data de
1)
.................................................
CAPITOLUL I
Informaii generale
2)
Nr.
crt.
Specificaii
Total
(numr)
din care, aferent:
Observaii
Aparatului
propriu
Instituiilor publice
subordonate
0 1 2 3 4 5
1. Instituii publice subordonate X X
2.
Instituii publice n care s-a constituit structura cu atribuii de
monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a
sistemului de control intern/managerial
3.
Instituii publice n care s-a elaborat i aprobat programul de
dezvoltare a sistemului de control intern/managerial
4. Instituii publice care i-au stabilit obiectivele generale
5.
Obiective generale stabilite de ctre instituiile publice de la
pct. 4
6. Instituii publice care i-au inventariat activitile
7. Activiti inventariate de ctre instituiile publice de la pct. 6
8.
Instituii publice care i-au inventariat activitile
procedurabile
9.
Activiti procedurabile inventariate de ctre instituiile
publice de la pct. 8
10. Instituii publice care au elaborat proceduri
11. Proceduri elaborate de ctre instituiile publice de la pct. 10
12. Instituii publice care au inventariat funciile sensibile
se recomand cuprinderea aciunilor n tabel, pe ct posibil, n ordinea logic a desfurrii
lor, iar a compartimentelor (posturilor), n ordinea interveniei n proces;
n tabelul 9 din modelul de procedur operaional, compartimentele (posturile) au fost
simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., aciunile (operaiunile), cu a, b, c, ..., iar
responsabilitile/rspunderile, cu abrevierile regsite n tabelul 7.2, unde: E = elaborare;
V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observm, de exemplu, c
operaiunea a este o operaiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaiunea
c este o operaiune de aprobare A, n rspunderea postului III; aciunea f este o aciune de
arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
b.2.10) Cu privire la Anexe, nregistrri, arhivri (componenta 10):
este necesar ca procedura operaional s cuprind, n anexe, toate instrumentele
relevante, prezentate n cadrul celorlalte componente ale acesteia, i care sunt aplicabile
n realizarea activitii;
pentru o mai bun ordonare i eviden a anexelor, se recomand ntocmirea tabelului
prezentat la componenta 10 din model.
39
0 1 2 3 4 5
13.
Funcii sensibile inventariate de ctre instituiile publice de la
pct. 12
14.
Instituii publice care au elaborat indicatori asociai
obiectivelor
15.
Indicatori asociai obiectivelor elaborai de instituiile publice
de la pct. 14
16.
Instituii publice care au identificat, evaluat i nregistrat
riscuri
17.
Riscuri identificate, evaluate i nregistrate n Registrul
riscurilor de ctre instituiile publice de la pct. 16
CAPITOLUL II
Stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevalurii
la data de 31 decembrie 20...
3)
Denumirea standardului
Numrul de instituii
publice care raporteaz
c standardul este:
din care:
Observaii
Aparat propriu
Instituii publice
subordonate
I PI NI I PI NI I PI NI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 Etica, integritatea
Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini
Standardul 3 Competen, performan
Standardul 4 Funcii sensibile
Standardul 5 Delegarea
Standardul 6 Structura organizatoric
II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 7 Obiective
Standardul 8 Planificarea
Standardul 9 Coordonarea
Standardul 10 Monitorizarea performanelor
Standardul 11 Managementul riscului
Standardul 15 Ipoteze, reevaluri
III. INFORMAREA I COMUNICAREA
Standardul 12 Informarea
Standardul 13 Comunicarea
Standardul 14 Corespondena i arhivarea
Standardul 16 Semnalarea neregularitilor
IV. ACTIVITI DE CONTROL
Standardul 17 Proceduri
Standardul 18 Separarea atribuiilor
40
Elaborat:
Structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic
Preedintele structurii:
Numele i prenumele/semntura/data ............................................................
1)
Data situaiei centralizatoare i transmiterea acesteia:
cap. I Informaii generale se ntocmete trimestrial i se transmite Ministerului Finanelor Publice Unitatea central de armonizare a sistemelor
de management financiar i control, prin controlorii delegai, pn la data de 25 a lunii urmtoare fiecrui trimestru ncheiat, iar data situaiei este, dup caz,
31 martie, 30 iunie, 30 septembrie sau 31 decembrie;
cap. II Stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevalurii se ntocmete anual, data situaiei fiind
31 decembrie, i se transmite pn la 25 februarie a anului urmtor pentru anul precedent.
2)
La cap. I se fac urmtoarele precizri:
cuprinde date cumulative, raportate de fiecare instituie public pentru perioada cuprins ntre data aprobrii propriului program de dezvoltare a
sistemului de control intern/managerial i data situaiei centralizatoare;
numrul total de instituii publice subordonate, care se nscrie pe rndul 1 coloana 2, cuprinde instituiile subordonate ordonatorului principal de
credite, conduse de ordonatori secundari sau, dup caz, teriari de credite, precum i instituiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
instituiile publice subordonate, care se nscriu pe rndurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 coloana 4, se refer la instituiile subordonate ordonatorului
principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, dup caz, teriari de credite, precum i instituiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite;
n coloana 5 se nscriu inclusiv meniuni cu privire la situaiile deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic,
derulate de structura constituit i investit cu astfel de atribuii n cadrul instituiei publice.
3)
La cap. II se fac urmtoarele precizri:
abrevierile I, PI i NI, corespunztoare coloanelor 210, au urmtoarele semnificaii: I Implementat; PI Parial implementat; NI
Neimplementat;
coloanele 810 se completeaz de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informaiilor coninute n coloana 6 din anexa nr. 4.2 Situaia
sintetic a rezultatelor autoevalurii, transmise de instituiile publice direct subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care
transmit inclusiv pentru instituiile aflate n subordine) sau, dup caz, teriari de credite.
ANEXA Nr. 4
I N S T R U C I U N I
privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Standardul 19 Supravegherea
Standardul 20 Gestionarea abaterilor
Standardul 21 Continuitatea activitii
Standardul 22 Strategii de control
Standardul 23 Accesul la resurse
V. AUDITAREA I EVALUAREA
Standardul 24 Verificarea i evaluarea
controlului
Standardul 25 Auditul intern
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial ...........................
Msuri de adoptat ...........................................................................................................................................................................
1. Prevederi generale
1.1. n conformitate cu dispoziiile art. 4 alin. (3) din
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i
controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare, conductorul fiecrei entiti publice
elaboreaz anual un raport asupra sistemului de control
intern/managerial, denumit n continuare raport, ntocmit potrivit
formatului prevzut n anexa nr. 4.3. la prezentele instruciuni.
1.2. Primul raport anual are ca obiect sistemul de control
intern/managerial al entitii publice, existent la data nchiderii
exerciiului financiar al anului 2011.
1.3. Raportul constituie forma oficial de asumare a
responsabilitii manageriale de ctre conductorul entitii
publice cu privire la sistemul de control intern/managerial i este
documentul prin care instituiile publice n care se exercit
funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al
bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui
fond special furnizeaz Ministerului Finanelor Publice
informaiile necesare elaborrii raportului prevzut de lege, care
se prezint Guvernului.
1.4. Responsabilitatea managerial definete un raport
juridic de obligaie a ndeplinirii sarcinilor de ctre managerul
entitii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia,
care presupune s exercite managementul n limitele unor
determinri interne i externe, n scopul realizrii eficace,
eficiente i n conformitate cu dispoziiile legale a obiectivelor
stabilite, s comunice i s rspund pentru nendeplinirea
obligaiilor manageriale n conformitate cu rspunderea juridic.
Rspunderea managerial deriv din responsabilitatea
managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului
intern/managerial n sectorul public: mediul de control;
performana i managementul riscului; informarea i
comunicarea; activiti de control; auditarea i evaluarea.
1.5. Sintagma entitate public este utilizat n nelesul
definit de art. 2 lit. m) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, astfel:
entitate public autoritate public, instituie public,
companie/societate naional, regie autonom, societate
comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial
este acionar majoritar, cu personalitate juridic, care
utilizeaz/administreaz fonduri publice i/sau patrimoniu
public.
1.6. Raportul cuprinde declaraii ale conductorului entitii
publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al
entitii, existent la data nchiderii exerciiului financiar.
1.7. Declaraiile formulate de conductorul entitii publice
se ntemeiaz pe datele, informaiile i constatrile rezultate din
operaiunea de autoevaluare a strii sistemului de control
intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit
intern, precum i din recomandrile rezultate din rapoartele de
audit extern.
1.8. n vederea elaborrii raportului, conductorul entitii
publice dispune programarea i efectuarea de ctre conductorii
de compartimente aflai n subordine a operaiunii de
autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
1.9. Realizarea autoevalurii constituie principala form de
implementare a regulii de management definit de standardul 24
Verificarea i evaluarea controlului din Codul controlului intern,
conform creia entitatea public trebuie s instituie o funcie de
evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a crei
exercitare este n responsabilitatea fiecreia dintre persoanele
care ocup o funcie de conducere n entitatea public. Aceast
funcie de autoevaluare nu poate fi nici confundat i nici
substituit de evaluarea sistemului de control intern/managerial
pe care o realizeaz compartimentul de audit public intern, pe
baza unei metodologii specifice, n aplicarea standardului 25
Auditul intern i a normelor care reglementeaz activitatea n
acest domeniu.
1.10. Pentru pregtirea autoevalurii, conductorul entitii
publice poate recurge la capacitatea de consiliere a
compartimentului de audit intern, n condiiile prevederilor
Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1.702/2005 pentru
aprobarea Normelor privind organizarea i exercitarea activitii
de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul
entitilor publice, dar i a altor structuri cu rol de ndrumare
metodologic a implementrii sistemului de control
intern/managerial i, dup caz, la consilierea de ctre controlorul
delegat numit de ministrul finanelor publice, s i exercite
atribuiile la respectiva entitate public.
1.11. Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control
intern/managerial al entitii se realizeaz prin programarea i
efectuarea urmtoarelor aciuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de
monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic privind
sistemul propriu de control intern/managerial, denumit n
continuare structur, constituit prin act de decizie intern a
conductorului entitii publice, n conformitate cu prevederile
art. 3 alin. (1) din ordin, avnd ca obiect stabilirea msurilor de
organizare i realizare a operaiunii de autoevaluare;
b) completarea, de ctre fiecare compartiment din
organigrama entitii publice, a chestionarului de autoevaluare
a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial, prevzut n anexa nr. 4.1 la prezentele
instruciuni, i asumarea de ctre conductorul de compartiment
a realitii datelor, informaiilor i constatrilor nscrise n acesta;
c) ntocmirea de ctre structur a Situaiei sintetice a
rezultatelor autoevalurii, prevzut n anexa nr. 4.2 la
prezentele instruciuni, prin centralizarea informaiilor din
chestionarele de autoevaluare, semnate i transmise de
conductorii de compartimente;
d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu
de control intern/managerial cu standardele de control
intern/managerial, n raport cu numrul de standarde
implementate, care se realizeaz astfel:
sistemul este conform dac sunt implementate minimum
22 de standarde, rmnnd a fi implementate ulterior cel mult
urmtoarele 3 standarde: 15 Ipoteze, reevaluri; 20
Gestionarea abaterilor; 22 Strategii de control;
sistemul este parial conform dac sunt implementate
ntre 13 i 21 de standarde;
sistemul este neconform dac sunt implementate mai
puin de 13 standarde.
1.12. Entitatea public are obligaia s elaboreze i s
pstreze pe o perioad de cel puin 5 ani documentaia
relevant cu privire la organizarea i funcionarea sistemului de
control intern/managerial propriu i cea referitoare la
operaiunea de autoevaluare a acestuia.
2. Coninutul raportului
2.1. Formatul de raport cuprinde declaraiile minimal
obligatorii pe care trebuie s le formuleze conductorul entitii
publice.
2.2. Conductorul entitii publice poate include n raport i
alte informaii referitoare la anumite elemente ale sistemului de
control intern/managerial propriu, cum ar fi:
a) informaii i constatri care s permit formularea unor
aprecieri n legtur cu eficacitatea sistemului n exerciiul
financiar urmtor;
b) prezentarea unor elemente considerate relevante n
programul i activitatea compartimentului de audit intern;
c) stadiul implementrii msurilor/aciunilor/etapelor
prevzute n programul de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial;
d) formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de
control intern/managerial, prin menionarea uneia sau mai
multor slbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data
nchiderii exerciiului financiar, caz n care este obligatorie
prezentarea msurilor destinate nlturrii acestora, precum i
termenele de realizare aferente;
e) analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea i aplicarea
msurilor de control intern/managerial.
2.3. n rapoartele elaborate de conductorii instituiilor
publice care au calitatea de ordonator secundar de credite al
bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau al
bugetului oricrui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat,
o informare cu urmtorul coninut:
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control
intern/managerial transmise ordonatorului secundar de credite
de ctre ordonatorii teriari de credite direct subordonai rezult
c:
(nr.) instituii au sisteme conforme;
(nr.) instituii au sisteme parial conforme;
(nr.) instituii au sisteme neconforme.
2.4. n rapoartele elaborate de conductorii instituiilor
publice care au calitatea de ordonator principal de credite al
bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau al
bugetului oricrui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat,
o informare cu urmtorul coninut:
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control
intern/managerial transmise ordonatorului principal de credite
de ctre ordonatorii secundari i cei teriari de credite, direct
subordonai, rezult c:
(nr.) instituii au sisteme conforme;
(nr.) instituii au sisteme parial conforme;
(nr.) instituii au sisteme neconforme.
3. Aprobarea i prezentarea raportului
3.1. Raportul se aprob prin semnarea acestuia de ctre
titularul de drept al competenei sau de ctre titularul unei
competene delegate n condiiile legii, n conformitate cu
principiul responsabilitii manageriale.
41
42
3.2. Raportul conductorului entitii publice se transmite
odat cu situaia financiar anual i se prezint organului
ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, n cadrul
termenului prevzut de lege.
3.3. Au obligaia de a prezenta Ministerului Finanelor
Publice Unitatea central de armonizare a sistemelor de
management financiar i control, rapoarte anuale, ntocmite
conform prezentelor instruciuni, numai conductorii instituiilor
publice n care se exercit funcia de ordonator principal de
credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de
stat sau al bugetului oricrui fond special.
ANEXA Nr. 4.1
la instruciuni
Compartiment ..........................................
Conductor de compartiment
..................................................
Numele i prenumele, funcia/semntura/data
C H E S T I O N A R D E A U T O E VA L U A R E
a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului
1)
Rspuns i explicaii
2)
La nivelul compartimentului
standardul este
4)
:
Da/Nu
3)
Explicaie asociat rspunsului I/PI/NI
1 2 3 4
Standardul 1 Etic, integritate
A fost comunicat personalului un cod de conduit, care
stabilete reguli de comportament etic n realizarea
atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de
conducere, ct i celui de execuie din cadrul
compartimentului?
Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li se aplic un
sistem de monitorizare a respectrii normelor de
conduit?
Personalului i sunt aduse la cunotin documentele
actualizate privind misiunea entitii, regulamentele
interne i fiele posturilor?
Sarcinile/Atribuiile asociate posturilor sunt stabilite n
concordan cu competenele decizionale necesare
realizrii acestora?
Standardul 3 Competen, performan
Au fost analizate i stabilite cunotinele i aptitudinile
necesare a fi deinute n vederea ndeplinirii
sarcinilor/atribuiilor asociate fiecrui post?
Sunt identificate nevoile de perfecionare a pregtirii
profesionale a personalului?
Sunt elaborate i realizate programe de pregtire
profesional a personalului, conform nevoilor de
perfecionare identificate anterior?
A fost ntocmit inventarul funciilor sensibile?
Este stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor
din funciile sensibile?
43
1 2 3 4
Sunt stabilite i comunicate limitele competenelor i
responsabilitilor care se deleag?
Delegarea/Subdelegarea de competen se realizeaz n
baza unor proceduri specifice aprobate?
Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activiti, n
scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n fixarea
sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n
stabilirea atribuiilor compartimentului?
Structura organizatoric asigur funcionarea circuitelor i
fluxurilor informaionale necesare supravegherii i
realizrii activitilor proprii?
Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul
compartimentului?
Obiectivele sunt astfel stabilite nct s rspund
pachetului de cerine S.M.A.R.T.? (Unde: S precise;
M msurabile i verificabile; A necesare; R
realiste; T cu termen de realizare.)
Sunt stabilite activitile individuale pentru fiecare salariat,
care s conduc la atingerea obiectivelor specifice
compartimentului?
Resursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure
activitile necesare realizrii obiectivelor specifice
compartimentului?
n cazul modificrii obiectivelor specifice, sunt stabilite
msurile necesare pentru ncadrarea n resursele
repartizate?
Sunt adoptate msuri de coordonare a deciziilor i
activitilor compartimentului cu cele ale altor
compartimente, n scopul asigurrii convergenei i
coerenei acestora?
n compartiment se realizeaz consultarea prealabil, n
vederea coordonrii activitilor?
Este instituit un sistem de monitorizare i raportare a
performanelor, pe baza indicatorilor asociai obiectivelor
specifice?
Atunci cnd necesitile o impun, se efectueaz o
reevaluare a relevanei indicatorilor asociai obiectivelor
specifice, n scopul operrii coreciilor cuvenite?
Sunt identificate i evaluate principalele riscuri, proprii
activitilor din cadrul compartimentului?
Sunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor identificate
i evaluate la nivelul activitilor din cadrul
compartimentului?
44
1 2 3 4
Este asigurat completarea/actualizarea registrului
riscurilor?
Stabilirea obiectivelor specifice are la baz formularea de
ipoteze/premise, acceptate prin consens?
Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci cnd se
constat modificri ale ipotezelor/premiselor care au stat
la baza fixrii acestora?
Au fost stabilite tipurile de informaii, coninutul, calitatea,
frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct
personalul de conducere i cel de execuie, prin primirea
i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile
de serviciu?
Colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor se
realizeaz n sistem informatizat?
Circuitele informaionale (traseele pe care circul
informaiile) asigur o difuzare rapid, fluent i precis a
informaiilor, astfel nct acestea s ajung la timp la
utilizatori?
Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care
managerii i personalul de execuie din cadrul unui
compartiment s fie informai cu privire la proiectele de
decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor
compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile i
responsabilitile?
Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea,
nregistrarea i arhivarea corespondenei?
Reglementrile legale n vigoare cu privire la manipularea
i depozitarea informaiilor clasificate sunt cunoscute i
aplicate n practic?
A fost comunicat salariailor procedura aplicabil n cazul
semnalrii unor neregulariti?
n cazul semnalrii unor neregulariti, conductorul de
compartiment a ntreprins cercetrile adecvate n scopul
elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun?
Pentru activitile proprii au fost elaborate/actualizate
proceduri operaionale?
Procedurile operaionale comunicate salariailor sunt
aplicate?
Funciile de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor
sunt funcii separate i exercitate de persoane diferite?
45
1 2 3 4
Conceperea i aplicarea procedurilor asigur separarea
atribuiilor?
Managerii supravegheaz i supervizeaz activitile care
intr n responsabilitatea lor direct?
Supervizarea unor activiti care implic un grad ridicat de
expunere la risc se realizeaz pe baza unor proceduri
prestabilite?
Standardul 20 Gestiunea abaterilor
n situaia n care, din cauza unor circumstane deosebite,
apar abateri fa de procedurile stabilite, se ntocmesc
documente adecvate, aprobate la nivel corespunztor,
nainte de efectuarea operaiunilor?
Se efectueaz o analiz periodic a circumstanelor i a
modului cum au fost gestionate abaterile n vederea
desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bun
practic?
Sunt inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n
derularea unor activiti?
Sunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea
continuitii activitii, n cazul apariiei unor situaii
generatoare de ntreruperi?
Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru
atingerea obiectivelor specifice?
Strategiile de control aplicate furnizeaz o asigurare
rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor specifice?
Sunt emise acte administrative de reglementare a
accesului salariailor din compartiment la resursele
materiale, financiare i informaionale?
Accesul personalului la resurse se realizeaz cu
respectarea strict a normelor cuprinse n actele
administrative de reglementare cu acest obiect?
Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului
Conductorul compartimentului realizeaz, anual,
operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control
intern/managerial existent la acest nivel?
Operaiunile de autoevaluare a subsistemului de control
intern/managerial au drept rezultat date, informaii i
constatri pertinente necesare lurii de decizii
operaionale, precum i raportrii?
46
1)
Pe lng criteriile generale de evaluare a stadiului implementrii standardului, structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini i include n chestionarul de autoevaluare i criterii specifice proprii.
2)
Fiecare rspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motiveaz n coloana 3 Explicaie asociat rspunsului.
3)
n cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, n coloana 2 se precizeaz neaplicabil, prin
acronimul NA, i se motiveaz n coloana 3 Explicaie asociat rspunsului.
4)
Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consider a fi:
implementat (I), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu Da;
parial implementat (PI), atunci cnd la cel puin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu Da;
neimplementat (NI), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu Nu.
ANEXA Nr. 4.2
la instruciuni
Entitatea public ............................
Preedintele structurii
.....................
Numele i prenumele/funcia/semntura/data
S I T U A I A S I N T E T I C
a rezultatelor autoevalurii
1 2 3 4
Compartimentul de audit intern execut, n afara
misiunilor de asigurare, planificate i aprobate de
manager, i misiuni de consiliere privind pregtirea
procesului de autoevaluare a sistemului de control
intern/managerial al compartimentului?
Compartimentul de audit intern dispune de suficient
personal pentru a realiza integral programul anual de
audit?
Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ........................................................
Msuri de adoptat ............................................................................................................................................................................
Denumirea standardului
Numrul
compartimentelor n care
standardul este aplicabil
din care compartimente n care
standardul este:
La nivelul entitii publice
standardul este:
I*) PI NI I/PI/NI
1 2 3 4 5 6
Total numr compartimente =
Standardul 1 Etica, integritatea
Standardul 3 Competena, performana
47
*) La nivelul entitii publice, un standard de control intern/managerial se consider c este:
implementat (I), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, reprezint cel puin 90% din numrul
compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd;
parial implementat (PI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, reprezint ntre 41% i 89%
din numrul compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd;
neimplementat (NI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, nu depete 40% din numrul
compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd.
ANEXA Nr. 4.3
la instruciuni
Denumirea entitii publice ...............
Nr. ..................../data ........................
R A P O R T
asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20...
n temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar
preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, subsemnatul, ..............................................................., n calitate
(numele i prenumele)
de ............................................................, declar c ....................................................... dispune de un sistem de control
(denumirea funciei de conductor al entitii publice) (denumirea entitii publice)
intern/managerial a crui concepere i aplicare ................................................. conducerii ...........................................................
(permit/permit parial/nu permit)
(i, dup caz, consiliului de administraie) s furnizeze o asigurare rezonabil c fondurile publice alocate n scopul ndeplinirii
obiectivelor generale i specifice au fost utilizate n condiii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficien i economicitate.
Aceast declaraie se ntemeiaz pe o apreciere realist, corect, complet i demn de ncredere asupra sistemului de
control intern/managerial al entitii, formulat n baza autoevalurii acestuia.
Sistemul de control intern/managerial ............................................................ mecanisme de autocontrol, iar aplicarea
(cuprinde/cuprinde parial/nu cuprinde)
msurilor viznd creterea eficacitii acestuia .................... la baz evaluarea riscurilor.
(are/nu are)
Precizez c declaraiile cuprinse n prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilitii manageriale i au drept
temei datele, informaiile i constatrile consemnate n documentaia aferent autoevalurii sistemului de control intern/managerial,
deinut n cadrul ....................................................., precum i n rapoartele de audit intern i extern.
(denumirea entitii publice)
Prezentul raport s-a elaborat n conformitate cu Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra
sistemului de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i completrile ulterioare.
Pe baza rezultatelor autoevalurii, apreciez c, la data de 31 decembrie 20 , sistemul de control intern/managerial
al .........................................................este ...................................................... cu standardele cuprinse n Codul controlului
(denumirea entitii publice) (conform/parial conform/neconform)
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice.
.....................................
(funcia)
..
(numele i prenumele)
(semntura i tampila)
1 2 3 4 5 6
Standardul 20 Gestionarea abaterilor
Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului
Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele .....................................................................
Msuri de adoptat .....................................................................................................................................................................

OMFP - 946 - 2005 Sistem Control Intern

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

OMFP - 946 - 2005 Sistem Control Intern

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

O R D I N U L

6.2. Legislaie primar

6.3. Legislaie secundar

6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

You might also like