UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORA ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL
PROGRAMA DE PREVENCIN DE RIESGOS
OCUPACIONALES
NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD E HIGIENE
PARA LA OFICINA
2012
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 1
ASPECTOS ERGONMICOS EN LA OFICINA ................................................................................... 1
POSTURA..................................................................................................................................................... 1
MONITOR (PANTALLA DEL COMPUTADOR)..............................................................................................2
TECLADO................................................................................................................................................ 4
RATN.................................................................................................................................................... 5
PORTA DOCUMENTOS............................................................................................................................. 6
SILLA...................................................................................................................................................... 7
ASPECTOS ERGONMICOS CON COMPUTADORES PORTTILES .......................................... 9
ASPECTOS AMBIENTALES ................................................................................................................... 9
ILUMINACIN........................................................................................................................................... 9
VENTILACIN........................................................................................................................................ 10
ORDEN Y LIMPIEZA ............................................................................................................................... 10
DEL PUESTO DE TRABAO.................................................................................................................... 10
DE LA COMPUTADORA........................................................................................................................... 11
SEGURIDAD PARA EMERGENCIAS ................................................................................................... 11
ASPECTOS GENERALES DE SEGURIDAD ...................................................................................... 11
MANEO DE CARGAS Y LEVANTAMIENTO DE OBETOS.........................................................................11
ARCHIVADORES Y ARMARIOS................................................................................................................ 12
EQUIPOS E INSTALACIONES EL!CTRICAS..............................................................................................13
UTENSILIOS DE OFICINA........................................................................................................................ 14
CONTRA ROBOS................................................................................................................................... 14
ASPECTOS DE BIENESTAR ............................................................................................................... 15
Grupo de Trabajo Programa Riesgos
Versin 03-enero 2012
INTRODUCCIN
Cuando se trata de intervenir los aspectos relacionados con la higiene y seguridad de
los lugares de trabajo en oficinas, debemos considerar en la gestin de los riesgos
existentes, el diseo de las instalaciones (local, ventilacin, iluminacin y
acondicionamiento acstico), el amoblamiento (sillas y mesas de trabajo, equipos, etc),
la organi!acin de las tareas (situaciones de trabajo que pueden conducir al estr"s, la
desmotivacin en el trabajo y otros problemas de naturale!a psicosocial) y finalmente,
la formacin e informacin de los trabajadores #specto que es especialmente
importante en tareas que representan un alto grado de autonom$a en la organi!acin
del propio puesto de trabajo
ASPECTOS ERGONMICOS EN LA OFICINA
%l puesto de trabajo debe contar con una dimensin suficiente y estar acondicionado
de manera que permita los movimientos y favore!ca los cambios de postura %s
conveniente dejar libre el per$metro de la mesa para aprovechar bien la superficie de
trabajo y permitir la movilidad en el mismo &or lo tanto tenga en cuenta lo siguiente'
(rganice su superficie de trabajo para que pueda disponer de una manera
cmoda su equipo y otros elementos de trabajo
Coloque los implementos de trabajo que utili!a con mayor frecuencia, al f)cil
alcance de las manos
*ecuerde que el escritorio es un mueble de trabajo, no un depsito de
desperdicios ni la mesa del comedor +ant"ngalo despejado y limpio, de
manera que las cosas que realmente necesita puedan estar siempre a mano
,os escritorios actualmente suelen tener una altura est)ndar, pero no sobra
tener en cuenta el tipo de silla a utili!ar para mejorar el acoplamiento de la
persona que lo utili!ar)
-uba o baje la altura de la silla hasta que considere adecuada la altura de la
mesa -i tiene que subir la silla de manera que no puede apoyar bien los pies en
el suelo, solicite un reposapi"s
P"#$%&'
*ecuerde que la postura correcta no depende de medidas espec$ficas, sino que
es aquella en que usted se sienta m)s cmodo con respecto a su entorno de
trabajo
-i"ntese correctamente, apoy)ndose en el respaldo de la silla y manteniendo la
espalda recta y el estmago sumido +antenga los pies sobre una superficie de
apoyo (reposapi"s) si se requiere, de manera que la altura de las rodillas se
pueda cambiar
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+antenga los codos cercanos a su cuerpo cuando est" digitando
#lterne las posturas frecuentemente (sentado, de pi")
M"()$"& (P'($'**' +,* -"./%$'+"&)
.b$quelo de tal manera que sea posible sentarse de frente a la pantalla,
evitando giros del cuello ()ngulo de giro inferior a /01)


*etrase la pantalla todo lo que pueda ,a distancia m$nima entre los ojos y la
pantalla debe ser de aproximadamente 02 cm
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NO

SI
.na ve! ajustada la altura de la mesa, compruebe que el borde superior de la
pantalla queda a la altura de sus ojos o algo por debajo
-i el monitor est) encima de la C&., es posible que quede demasiado alto
3uite la C&. y apoye el monitor directamente en la mesa -i considera que la
pantalla est) demasiado baja, ajuste el )ngulo de la misma o coloque un realce
que le d" la altura requerida
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SI
%ncuentre el equilibrio ideal que debe tener su visin con respecto a la
iluminacin del ambiente y el monitor, ubique la pantalla evitando los reflejos de
l)mparas y ventanas
#juste los controles de brillo y contraste de acuerdo con su necesidad (ubicacin
del puesto, problemas visuales), ajuste los colores de la pantalla para que los
caracteres sean legibles, incremente el tamao de los caracteres y cambie el
tipo de fuente si es necesario ,os expertos consideran que caracteres negros
sobre fondo blanco son la configuracin m)s adecuada
,a imagen debe ser estable, sin destellos, centelleos o cualquier otra forma de
inestabilidad
T,-*'+"

+antenga las manos en una posicin natural y relajada cuando utilice el teclado
%vite doblar las muecas cada ve! que oprima las teclas
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(prima las teclas con el esfuer!o que realmente necesita
.bique el teclado frente al monitor y frente a usted, buscando que este quede
al mismo nivel de los codos conservando una postura sentado adecuada
Coloque el teclado de forma que no est" justo en el borde de la mesa %ntre el
teclado y el borde de la mesa debe quedar un espacio de al menos 42 cm para
apoyar las muecas
%l teclado debe ser inclinable e independiente de la pantalla, impidiendo el
cansancio y las molestias en los bra!os
%l teclado no debe ser demasiado alto Como norma general, la parte central del
teclado (fila de la #) debe estar a menos de / cm de altura sobre la mesa %sta
recomendacin se cumple en casi todos los teclados de mesa, pero no en
port)tiles %n estos casos, debe disponerse de almohadillas que eleven el punto
de apoyo de las muecas y antebra!os
,a superficie deber) ser opaca 5 mate para evitar los reflejos
,os s$mbolos de las teclas deber)n resaltar suficientemente y ser legibles desde
la posicin normal de trabajo
R'$0(
%l ratn debe tener una forma que permita su utili!acin cmoda tanto por
personas diestras como !urdas ,os !urdos deben colocar el ratn a la i!quierda
y cambiar la configuracin de las teclas en el men de configuracin
+antenga los dedos relajados -uelte el sealador (botn i!quierdo o derecho
del ratn) mientras no lo tenga en uso
Coloque el ratn al mismo nivel del teclado
SI
+ovilice el ratn colocando ligeramente la mueca sobre el plano de apoyo
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P"&$' +"-%.,($"#
.tilice en lo posible un atril porta documentos cuando sea necesario trabajar de
manera habitual con documentos impresos (transcribir, leer) ello permite
reducir los esfuer!os de acomodacin visual y los movimientos de giro de
cabe!a
Coloque el atril porta documentos a la misma distancia visual que la pantalla y,
si es posible, en el mismo plano vertical
,os documentos deben ser en papel de acabado mate f)cil de leer
SI
E* ,#-&)$"&)"
6eber) permitir la colocacin flexible de la pantalla, del teclado, de los
documentos y dem)s materiales de trabajo
,as medidas m$nimas de una mesa ser)n de 472 cm, de ancho por 72 cm de
profundidad, siendo recomendables las de 482x72 cm -i se utili!an monitores
de gran tamao (rayos catdicos), este deber) colocarse como se ilustra en la
imagen
6ebajo de la mesa debe quedar un espacio holgado para las piernas y para
permitir movimientos 6eben evitarse los cajones y otros obst)culos que
restrinjan su movimiento debajo de la mesa o que puedan ser fuente de golpes
%ste espacio libre m$nimo debajo del tablero debe ser de 92 cm de ancho y con
una altura libre de al menos 70 cm
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,as recomendaciones para la altura de la mesa debe ser aproximada a la altura
del codo cuando se est) sentado (9: cm, hasta 90 cm)
,os bordes de la mesa no deben ser cortantes, evitando cantos agudos y
cualquier tipo de saliente
,os cajones se deben desli!ar suavemente sin reali!ar esfuer!os importantes
&ara ello, deben disponer de gu$as con rodamientos %s imprescindible que
existan topes de apertura, de manera que el cajn no salga del todo al abrirlo
.tilice una superficie de trabajo de aspecto mate, con el fin de minimi!ar los
efectos molestos de los reflejos de la lu! %l vidrio sobre la superficie de trabajo
incrementa el brillo por reflejos de luces y por ello genera fatiga visual
SI
S)**'
.tilice una silla de altura ajustable a la altura recomendada #jstela en una
posicin que le permita apoyar sus pies completamente sobre el piso o el
reposapi"s
#cerque su silla a la mesa y ajuste la altura del asiento hasta que los bra!os le
queden a una altura cmoda para trabajar sobre la mesa (la mesa debe quedar
aproximadamente a la altura de los codos un poco m)s alta)
-i no puede apoyar los pies firmemente en el suelo, o nota presin del borde
delantero del asiento sobre las corvas o los muslos, solicite un reposapi"s; en
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ningn caso ajuste la altura de la silla teniendo en cuenta el suelo, sino la altura
cmoda con respecto al plano de la mesa
,a silla de trabajo deber) ser estable, proporcionando al usuario libertad de
movimientos y procur)ndole una postura confortable
%s necesario que las sillas tengan posibilidad de giro para permitir la movilidad
y el acceso a los elementos de trabajo &ara garanti!ar su estabilidad, las sillas
deben poseer al menos 0 bra!os de apoyo al suelo y la base de apoyo deber)
tener un di)metro superior a 02 cm
%l asiento debe ser de forma m)s menos cuadrangular, con esquinas
redondeadas y sin aristas ni cantos duros %l borde delantero debe ser
suavemente curvado para evitar compresiones debajo de los muslos y rodillas
,a profundidad ptima del asiento ser) aquella que permite usar el respaldo sin
que se note una presin excesiva debajo de las rodillas

SI
%s necesario que las sillas de trabajo dispongan de un adecuado apoyo lumbar
,a altura del respaldo debe llegar como m$nimo hasta la parte media de la
espalda (debajo de los omplatos)
,os elementos de regulacin (palancas) deben ser simples en cuanto a su
manejo y accesibles mientras se est) sentado en la silla %s imprescindible que
el usuario disponga de informacin sobre la forma de regular su propia silla de
trabajo
-olicite mantenimiento preventivo y correctivo de su silla, con el fin de evitar
posturas incomodas por dificultades en la utili!acin de ella
-olicite asesor$a al &rograma de &revencin de *iesgos (cupacionales antes
de adquirir nuevas sillas, con el objeto de verificar que su compra cumpla los
par)metros ergonmicos de una silla
ASPECTOS ERGONMICOS CON COMPUTADORES PORTTILES
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Cuando se encuentre en la casa u oficina, conecte a su computador port)til un
teclado y un ratn convencionales, que son m)s cmodos .n monitor de &C
tambi"n podr$a mejorar las condiciones
+antenga la cabe!a en una posicin cmoda ,o ideal es que para mirar su
equipo la incline en un )ngulo m)ximo de 40 grados

&onga la pantalla en una posicin que le permita evitar reflejos o destellos
incmodos
-i tiene que poner el computador sobre sus piernas para trabajar, utilice un
malet$n o algn objeto r$gido y delgado que le sirva de soporte
<unca condu!ca mientras trabaja en un port)til 6e ser necesario, det"ngase y
p)sese al asiento del pasajero
-i est) en un hotel donde el escritorio y la silla no son lo suficientemente
cmodos, utilice las almohadas o toallas enrolladas para ajustar la altura o
apoyar la !ona lumbar de la espalda
<o es recomendable usar un computador port)til en la cama, pero si es
indispensable hacerlo, utilice cuantas almohadas y cojines tenga a la mano para
mantener una posicin derecha y cmoda
Cuando tenga que transportar su port)til, no lo cargue siempre en la misma
mano #lt"rnelas -i usa un malet$n de colgar, distribuya el peso del equipo
uniformemente
ASPECTOS AMBIENTALES
I*%.)('-)0(
.tilice al m)ximo la lu! natural, que ingresa a trav"s de ventanales, los cuales
deben permanecer limpios y libres de obst)culos *egule el ingreso excesivo de
lu! mediante persianas o blac=>out
.bique entrada de las fuentes de lu! natural y artificial (puertas, ventanas,
l)mparas) evitando la formacin de reflejos en las pantallas y superficies de
trabajo
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SI

,as fuentes de lu! deben colocarse de manera que eviten los deslumbramientos
y los reflejos molestos en la pantalla, el mobiliario y dem)s elementos de
oficina
Combine la lu! natural con la lu! artificial para mejorar las condiciones de
iluminacin en el puesto de trabajo
%mplee colores claros para las paredes y techos cuando se requieran mayores
niveles de iluminacin, estos permiten un mejor ambiente lum$nico sin aumentar
el nmero de l)mparas
V,($)*'-)0(
.tilice, en lo posible, la ventilacin natural &ara ello es necesario que existan
entradas o ventanas que permitan la circulacin del aire Cuando se requiera
mejorar el ambiente t"rmico interior utilice sistemas de tipo mec)nico como
ventiladores o equipos de acondicionamiento de aire
-olicite mantenimiento preventivo y?o correctivo al sistema de ventilacin
utili!ado, para asegurar una buena calidad del aire en el lugar de trabajo
ORDEN Y LIMPIEZA
D,* /%,#$" +, $&'1'2"
%vite que se acumulen demasiados papeles sobre la mesa, ya que le restar)n
espacio para trabajar con comodidad %ncima de la mesa slo deben estar los
documentos con los que est" trabajando en cada momento &ara guardar
papeles debe usar las estanter$as, armarios o archivadores @nvierta unos
minutos en ordenar su mesa antes de acabar la jornada de trabajo
+antenga aseado y ordenado su sitio de trabajo
*ecicle todo el material reutili!able que se genere en su )rea .tilice los
recipientes adecuados y debidamente seali!ados para esta labor
*ealice peridicamente una revisin de su )rea con el fin de evaluar la
existencia de materiales inservibles o en desuso &roceda a su reintegro y evite
cmulos de papel y polvo en su )rea
#nualmente revise la documentacin de su dependencia, seleccione la
documentacin de archivo pasivo, la documentacin importante que debe
guardarse mediante m"todos digitales o microfilmados y env$ela para garanti!ar
la recuperacin y seguridad de la misma, conforme a la programacin de
#dministracin 6ocumental Consulte los procesos y tablas de retencin
documental en el portal universitario
-olicite en forma peridica al 6epartamento de -ostenimiento la designacin de
cuadrillas de aseo para que realicen labor intensiva en paredes, puertas,
l)mparas, techos, ventanales, etc
D, *' -"./%$'+"&'
*ealice peridicamente una limpie!a de la misma &ara reali!ar la limpie!a y
mantenimiento debe tenerse apagado y desconectado el equipo
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,impie la pantalla de su computador con un pao hmedo (la pantalla tiende a
acumular polvo debido a su carga electrost)tica, por ello la frecuencia de
limpie!a debe ser diaria)
,impie el teclado' @nvierta su posicin y sacdalo suavemente o l$mpielo con un
cepillo seco
-olicite al centro de instrumentacin el mantenimiento de los equipos cuando
este se requiera, no realice por su cuenta reparaciones
<o coma o beba en las )reas de oficina y en especial junto a los computadores
pues cualquier residuo puede obstaculi!ar las teclas y hacer m)s dif$cil el
digitado
SEGURIDAD PARA EMERGENCIAS
&articipe activamente en los planes de emergencia de su dependencia, en las
capacitaciones sobre primeros auxilios y manejo de extintores
Cono!ca la ubicacin de los extintores, gabinetes contra incendios y aprenda a
operarlos
@dentifique las rutas de evacuacin para salir por ellas en caso de presentarse
una emergencia y mant"ngalas libres de obst)culos
Comunique a su jefe inmediato si detecta algn peligro o riesgos en las
diferentes labores que desempea y?o en el )rea de trabajo @nforme
oportunamente la presencia de objetos extraos a la entrada o cerca de su
oficina, sea cauteloso
ASPECTOS GENERALES DE SEGURIDAD
Cumpla con las normas de seguridad de cada equipo o elemento de trabajo
#bst"ngase de ubicar elementos decorativos en especial de vidrio sobre
estanter$as, anaqueles o borde de los escritorios
@nforme a vigilancia, a un compaero de trabajo o a un familiar, siempre que
tenga que reali!ar actividades extra horarias en el interior de la oficina %vite
quedarse solo
M'(,2" +, -'&3'# 4 L,5'($'.),($" +, "12,$"#
#dopte una posicin de seguridad cuando requiera levantar objetos,
ubic)ndose frente al objeto que desea levantar, con los pies ligeramente
separados uno delante del otro @ncline levemente la cabe!a, flexionando las
rodillas y manteniendo la espalda recta #garre firmemente el objeto utili!ando
ambas manos, luego ac"rquela al cuerpo y levante efectuando la mayor fuer!a
con las piernas
-olicite ayuda cuando requiera levantar pesos desde el piso que superen los
l$mites permisibles (:0 Ag para hombres y 40 Ag para mujeres)
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<o levante objetos desde el piso estando sentado (el l$mite es hasta 0 Ag)
&rocure levantarse y adopte la postura adecuada y segura que se describi
anteriormente
6espl)cese con precaucin cuando transporte objetos pesados, observe el
estado de los pisos (resbaladi!os, desnivelados, con huecos) y si detecta algn
peligro, comun$quelo al 6epartamento de sostenimiento (extensin 0B0B)
A&-6)5'+"&,# 4 A&.'&)"#
<o coloque materiales u objetos encima de armarios, archivadores o muebles a
una altura superior a la de los hombros m)xime si carece de ayudas mec)nicas
(escalerillas, plataformasC)
NO SI


.tilice ayudas mec)nicas (escalerilla) cuando requiera colocar o retirar
elementos que est"n a una altura superior a la de los hombros
Coloque los objetos de mayor peso en las gavetas o anaqueles inferiores y no
sobrecargue estos
SI

Derifique que los armarios, archivadores, vitrinas y anaqueles se encuentren
debidamente asegurados (piso, pared) o estabili!ados y balanceados de
acuerdo con el tipo de mueble
%vite abrir m)s de una gaveta al mismo tiempo
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+antenga las gavetas del archivador, escritorio, mesa o armarios cerradas para
evitar golpearse contra ellas al salir r)pidamente
E7%)/"# , )(#$'*'-)"(,# ,*8-$&)-'#
#bst"ngase de usar equipos el"ctricos defectuosos o con arreglos improvisados
Cercirese de que las instalaciones y conexiones se encuentran en buen
estado, no realice conexiones el"ctricas provisionales
+antenga las conexiones el"ctricas de equipos, m)quinas de escribir,
sumadoras, computadoras, ventiladores etc debidamente canali!adas,
protegidas o aseguradas, para evitar accidentes y tropie!os con el cableado

SI
@nforme al personal encargado de cualquier aver$a o condicin peligrosa que se
presente en maquinas o equipos
%n caso de tormentas el"ctricas no utilice el tel"fono y proceda a desconectar
los equipos el"ctricos pues las descargas generadas pueden afectarlo a usted y
a los equipos
Eenga presente dejar desconectados los equipos el"ctricos de la oficina cuando
"sta va a permanecer cerrada por un periodo largo
&or ningn motivo deben tenerse en las )reas de oficinas cafeteras, parrillas,
electrodos, planchas de calentamiento para el cabello o similares
U$,(#)*)"# +, "9)-)('
<o guarde elementos cortantes o pun!antes (cuchillas y chinches ) en lugares o
recipientes inadecuados(con los clips o en el portal)pi!)
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*ecuerde que los l)pices muy puntiagudos no deben llevarse en los bolsillos es
peligroso, y puede herirse f)cilmente
Eenga cuidado al manipular ganchos legajadores, especialmente al asegurarlos,
pues pueden producir cortadas -i las carpetas legajadas son de muy frecuente
uso, proteja el )rea con cinta o cartulina pegada en la !ona
SI
Eenga cuidado al manipular las resmas de papel, pues los bordes de las hojas
son filosos y pueden cortarlo +antenga la papeler$a ordenada, de este modo la
posibilidad de cortes es menor
<o retire ganchos de cosedora sin utili!ar un instrumento adecuado (uas saca
ganchos)
+antenga las tijeras en su estuche para evitar pun!arse con ellas
C"($&' R"1"#
#l salir de su oficina o sitio de trabajo verifique de que las puertas y ventanas
queden bien cerradas, si por cualquier motivo nota alguna falla en los
cerramientos, informe de forma inmediata al 6epartamento de Digilancia para
ejercer mayor control sobre el espacio y en forma simultanea al 6epartamento
de -ostenimiento para que se emprendan las acciones correctivas
Cercirese de no dejar las llaves pegadas en la cerradura de las puertas o
gavetas al salir o ausentarse de su puesto de trabajo
Cuando se quede solo en su sitio de trabajo debe asegurarse de que las puertas
est"n bien cerradas, con el fin de disminuir el factor sorpresa
<o deje elementos llamativos o de valor sobre escritorios o a la vista &or
ningn motivo deje en lugares visibles' facturas, joyas, billeteras, celulares o
cualquier bien de valor es decir conserve un perfil discreto
+emorice nmero telefnico de la oficina de vigilancia para que reporte
inmediatamente cualquier condicin anormal
@dentifique plenamente al vigilante de turno en su bloque
%n caso de alguna situacin anormal, nunca asuma usted el riesgo, siempre
notif$quelo y espere a que personal experto lo resuelva @nforme en forma
inmediata cualquier acto sospechoso
<o haga entrega de elementos de oficina a personal desconocido o sin la
confirmacin de la autori!acin respectiva
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@dentifique el personal de su )rea y estable!ca procedimientos de seguridad
tendientes a evitar robos Forme frente o redes de seguridad con los
compaeros (vecinos) a su oficina para que se permita el apoyo en caso de
emergencia, cono!ca de ellos sus nombres y tel"fonos, comparta con ellos
novedades que puedan parecer extraas &articipen en los planes de
emergencia de los bloques, estos grupos de apoyo mutuo favorecen la
autoproteccin +antenga actuali!ada la informacin de sus compaeros
<o permita el ingreso a las oficinas de personas extraas, es usual que est"n
reali!ando un estudio de vulnerabilidad de su espacio
-e debe recordar que est)n prohibidas las ventas ambulantes al interior de la
.niversidad; por lo tanto no debe permitirse el ingreso a las oficinas y?o aulas a
los vendedores u oferentes de servicios #nte situaciones como estas reporte
en forma inmediata al 6epartamento de Digilancia (:4B 0: :4)
ASPECTOS DE BIENESTAR
<o fume en los lugares de trabajo
Gable en vo! baja con el fin de no perturbar la tranquilidad y la concentracin en
el lugar de trabajo
-i desea escuchar msica utilice aud$fonos para evitar conflictos con sus
compaeros y minimi!ar los aspectos de ruido ambiental y fatiga
*ealice pausas activas con el fin de relajar los msculos y evitar el estr"s
#lterne el tipo de actividades reali!adas durante la jornada con el fin de evitar la
monoton$a y la fatiga
.na visita anual a donde el especialista de los ojos le ayudar) a saber qu" tanto
est) afectando su visin %st" atento a s$ntomas como miop$a temporal
(incapacidad para enfocar objetos durante unos minutos u horas despu"s de
usar el computador), tensin o fatiga ocular, visin borrosa, ojos resecos,
irritados o acuosos; sensibilidad incrementada a la lu! y dolores de cabe!a,
cuello, o espalda

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