Auditoria A Una Farmacia

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS

Tesis

Presenta a la J unta Directiva de la
Facultad de Ciencias Econmicas

Por

EDILBERTO GEOVANNY MORALES BERRIOS

Previo a conferrsele el ttulo de

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

En el Grado Acadmico de

LICENCIADO

Guatemala, enero de 2006

MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

DECANO Lic. Eduardo Antonio Velsquez Carrera
SECRETARIO Lic. Oscar Rolando Zetina Guerra
VOCAL 1. Lic. Canton Lee Villela
VOCAL 2. Lic. Albaro J oel Girn Barahona
VOCAL 3. Lic. J uan Antonio Gmez Monterroso
VOCAL 4. P.C. Efrn Arturo Rosales Alvarez
VOCAL 5. P.C. J os Abraham Gonzlez Lemus

PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXAMENES DE REAS
PRCTICAS.

AUDITORA Lic. Mario Danilo Espinoza Aquino
CONTABILIDAD Lic. J os Rolando Ortega Barreda
MATEMTICA-ESTADSTICA Lic. Csar Augusto Schumann Daz

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXEMEN PRIVADO DE TESIS.

Presidente Lic. Rubn Eduardo Del guila Rafael
Examinador Lic. Ademar Cruz Cruz
Examinador Lic. J uan J os Rosales

Guatemala, 30 de septiembre de 2005

Licenciado
Eduardo Antonio Velsquez Carrera
Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Su Despacho

Seor Decano:

En atencin a la designacin de esa Decanatura, he procedido a realizar la
asesora correspondiente en la elaboracin del trabajo de tesis
denominadoAUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES
DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACETICOS,
presentada por el estudiante EDILBERTO GEOVANNY MORALES BERRIOS,
previo a optar el ttulo de Contador Pblico y Auditor en el grado acadmico de
Licenciado.

En mi opinin, la tesis desarrollada por el estudiante Morales Berrios, rene las
condiciones y requisitos que exigen las normas universitarias sobre la materia,
para ser aceptada y discutida en su examen privado de tesis.

Sin otro particular aprovecho la oportunidad para suscribirme del seor Decano.

Atentamente,

ID Y ENSEAD A TODOS

Lic. Marco Antonio Ruano
Contador Pblico y Auditor
Colegiado No. 6259

DEDICATORIA

A DIOS Dador de vida y toda sabidura, por su
amor entregado a travs de Nuestro
Seor J esucristo

A MIS PADRES: Alberto Morales y Dulciria Berrios
Mi gratitud eterna por sus bendiciones y
sacrificios

A MI ESPOSA: Brizeida J ulieta
Por su amor y apoyo incondicional

A MI HIJ A: J oselyn Andrea
Por ser una bendicin en nuestro hogar

A MIS HERMANAS: Bertila, Aida, Sonia Lorena y Belisa
Con mucho amor y con el deseo que sus
vidas estn cada da ms cerca de Dios.

A TODA MI FAMILIA: Con especial cario

A MIS AMIGOS: Porque de una u otra forma contribuyeron
a la culminacin de mi carrera.

AGRADECIMIENTO ESPECIAL A: La Universidad de San Carlos de
Guatemala y a la Facultad de Ciencias
Econmicas.

INDICE
CAPTULO I
PGINA
1.1 CONCEPTOS GENERALES 1
1.1.1 Definicin 1
1.1.2 Generalidades del negocio 2
1.1.3 Estructura organizacional 2

1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZA 4
1.2.1 Internas 4
1.2.2 Externas 4

1.3 PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE 4
1.3.1 Locales 5
1.3.2 Importados 5

1.4 TERMINOLOGA FARMACUTICA 5
1.4.1 Medicamento o producto farmacutico 6
1.4.2 Productos farmacuticos o psicotrpicos 6
1.4.3 Producto farmacutico prohibido 7
1.4.4 Producto farmacutico no aprobado 7
CAPTULO II
AUDITORA ADMINISTRATIVA
2.1.1 Definicin 8
2.1.2 Objetivos 9
2.1.3 Importancia 9

PGINA
2.1.4 Ventajas 10

2.2 PLANEACIN 10
2.2.1 Objetivo 11
2.2.2 Factores a revisar 11
2.2.3 Fuentes de Estudio 11
2.2.4 Investigacin preliminar 12
2.2.5 Diagnstico preliminar 13
2.2.6 Preparacin del proyecto de auditora 13

2.3 INSTRUMENTACIN 14
2.3.1 Recopilacin de informacin 14
2.3.2 Tcnicas de recoleccin 14
2.3.3 Medicin 14
2.3.4 Papeles de trabajo 15
2.3.5 Evidencia 15
2.3.6 Supervisin del Trabajo 15

2.4 EXAMEN 15
2.4.1 Propsito 16
2.4.2 Procedimientos 16
2.4.3 Tcnicas de anlisis administrativo 16
2.4.4 Formulacin del diagnstico administrativo 17

2.5 INFORME 17
2.5.1 Aspectos operativos 17
2.5.2 Lineamientos generales para su supervisin 17
2.5.3 Tipos de informe 18
PGINA
2.5.4 Presentacin del informe 19
2.6 BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA 19

CAPTULO III
AUDITORA INTERNA
3.1.1 Definicin 21
3.1.2 Objetivos 21
3.1.3 Importancia 22

3.2 FUNCIONES 23
3.2.1 Campos de accin 23
3.2.2 Alcance 24
3.2.3 Plan de Trabajo 24

3.3 LOS PAPELES DE TRABAJ O 25
3.3.1 Definicin 25
3.3.2 Objetivos 26
3.3.3 Contenido 26

3.4 PROGRAMA DE TRABAJ O 27
3.5 PRUEBAS SUSTANTIVAS 27
3.6 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 28
3.7 DIFERENCIA ENTRE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y AUDITORA
INTERNA. 29

CAPTULO IV
DIVISIN DE OPERACIONES
PGINA
4.1.1 Definicin 30
4.1.2 Objetivos 30
4.1.3 Importancia 31
4.2 ORGANIZACIN 31
4.2.1 Departamento de facturacin 31
4.2.2 Departamento de crditos 32
4.2.3 Departamento de bodega 33
4.2.4 Departamento de distribucin 35
4.3 POLTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS ACTUALES 37
4.4 CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES. 38
4.4.1 Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y dar
soluciones a problemas de importancia 38
4.4.2 Tiempo de trabajo insuficiente, para coordinar actividades 39
4.4.3 No supervisar al personal en forma adecuada 39
4.4.4 Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad 39

CAPTULO V
CASO PRCTICO
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS.
PGINA
5.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 40
5.2 ENTREVISTA PRELIMINAR 40
5.2.1 Datos generales de El Producto Farmacutico, S. A. 41
5.2.2 Datos generales de la Divisin de Operaciones. 43
5.3 MEMORNDUM DEL CONSEJ O DE ADMINISTRACIN 46
5.4 PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA 47
5.5 EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMEIENTOS 49
5.5.1 Departamento de facturacin 49
5.5.2 Departamento de crditos 57
5.5.3 Departamento de bodega 65
5.5.4 Departamento de distribucin 73
5.6 INFORME DE AUDITORA INTERNA 81
CONCLUSIONES 89
RECOMENDACIONES 90
BIBLIOGRAFA 91
ANEXOS
Anexo No. 1: Organigrama de la compaa El Producto Farmacutico, S. A.
Anexo No. 2: Organigrama de la Divisin de Operaciones.
Anexo No. 3: Atribuciones y responsabilidades de los puestos.
Anexo No. 4: Descripcin de los requisitos para optar a los puestos.
Anexo No. 5: Flujograma de la facturacin, autorizacin, preparacin y
distribucin de los pedidos.
Anexo No. 6: Flujograma del otorgamiento de crditos por primera vez a los
clientes.
INTRODUCCIN
Las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos juegan un papel
importante en la sociedad guatemalteca, a travs de ellas se obtienen grandes
beneficios como la adquisicin de bienes para sanar enfermedades de una
poblacin en general.

En toda entidad, la administracin tiene la responsabilidad de implementar
controles adecuados y la Auditora Administrativa, los evala con el objeto de
descubrir su eficiencia y presentar las conclusiones a travs del informe de
auditora.

El motivo del trabajo, fue descubrir las causas desde el punto vista de una
Auditora Administrativa, por las que se hace necesario que la Auditora Interna
realice una evaluacin del cumplimiento de las polticas, procedimientos y
controles existentes, para evitar la prdida de mercadera e inconformidad en el
despacho de pedidos con los clientes.

Para llevar a cabo la presente investigacin, preliminarmente se realiz un
anlisis de la institucin, en la cual se determinaron sus principales actividades y
caractersticas esenciales de la rama econmica en la cual se desenvuelve.
Seguidamente se realizaron entrevistas con los jefes de las reas que fueron
objeto de estudio, aqu realizamos un cuestionario de Auditora Administrativa a
cada uno de ellos, para evaluar las polticas y procedimientos de sus
departamentos, toda la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de
observacin, consultas, indagaciones y confirmaciones. Se concluy con toda la
informacin para luego elaborar el informe respectivo, el cual se ha dividido en
cinco captulos relacionados a una Auditora Administrativa.

El captulo I presenta la definicin, las generalidades del negocio, la estructura
organizacional, las actividades internas y externas, los productos que distribuyen
stas empresas y la terminologa farmacutica ms importante utilizada en
nuestro pas.

El captulo II contiene la metodologa, la definicin, los objetivos, la importancia,
las ventajas, la planeacin, la instrumentacin, el examen y el informe de
Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de Productos
Farmacuticos.

En el captulo III se presentan aspectos especficamente relacionados a la
Auditora Interna, como lo es su definicin, objetivos, importancia, funciones, los
papeles y programas de trabajo, as como pruebas sustantivas y de
cumplimiento.

El captulo IV contiene la definicin, los objetivos, la importancia y la organizacin
del rea de Operaciones de una empresa Distribuidora de Productos
Farmacuticos y las causas suficientes para realizar una Auditora Administrativa
en esta clase de empresas.

En el captulo V se presenta el caso prctico de una Auditora Administrativa,
enfocada a evaluar las polticas, procedimientos y controles existentes en la
Divisin de Operaciones de una empresa Distribuidora de Productos
Farmacuticos.

Tambin se dan a conocer las Conclusiones, Recomendaciones y la Bibliografa
que fue consultada para llevar a cabo el trabajo de investigacin.

CAPTULO I
En la poca de los negocios pequeos, las transacciones mercantiles de ventas,
compras y distribucin de productos se llevaban a cabo directamente del
fabricante al consumidor final, pero a medida que la sociedad se ha desarrollado,
estas actividades tambin demuestran un crecimiento acelerado, impulsadas por
una avanzada y moderna tecnologa industrial, con utilizacin de sofisticados
equipos de maquinaria.
Es as, como nacen las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos
con un alto grado de especializacin y divisin del trabajo, abasteciendo los
mercados y las regiones con cantidad y variedad de productos, y originndose
la necesidad de trasladar esos bienes a caseros, aldeas, poblaciones y
ciudades en general.
1.1 CONCEPTOS GENERALES
Al realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de
Productos Farmacuticos, es necesario que el Auditor Interno conozca la
definicin, las generalidades y la estructura organizacional del negocio,
previo a desarrollar el trabajo.

1.1.1 Definicin
Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, es el establecimiento
farmacutico destinado a la importacin, distribucin y venta de productos
farmacuticos de venta libre, productos afines, material de curacin,
equipo mdico quirrgico e instrumental y reactivos de laboratorio para uso
diagnstico (1:06).
1.1.2 Generalidades del negocio
Se refiere a identificar claramente el tipo de transacciones que realizan las
empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos.
La forma de obtener esta informacin, es a travs de la lectura de la
patente de comercio y la escritura de constitucin. Estos documentos
contienen el objeto y las actividades principales que legalmente debe
realizar la entidad. Otra forma es a travs de la observacin directa de las
operaciones que efecta.

Comnmente las transacciones generales que realizan las empresas
Distribuidoras de Productos Farmacuticos son: Importacin, exportacin,
distribucin y compra venta de mercadera en general, incluyendo toda
clase de productos qumicos, medicinales, farmacuticos, veterinarios, y la
ejecucin de cualquier otra clase de operaciones que se relacionen con la
industria y comercio.

1.1.3 Estructura organizacional
Toda organizacin formal se conoce como una estructura de funciones o
un agrupamiento de actividades, las cuales son necesarias para lograr los
objetivos o metas de la institucin, la mejor forma de conocerla
grficamente es a travs de los organigramas.

Una entidad bien organizada le es fcil planificar y definir claramente
el ambiente interno y externo donde desarrollar sus actividades, de
manera que cada persona dentro de la empresa conozca cual es su
trabajo a realizar y quin debe tomar las decisiones en el momento
oportuno para asumir la responsabilidad de los resultados.

El proceso de organizacin debe ser continuo en cuanto a las actividades.
Deben estar simultneamente bajo consideracin a todos los niveles para
poder mantener a la compaa dentro de un nivel de competitividad,
especialmente cuando crece aceleradamente.

La terminologa departamental que se acostumbra usar en las empresas,
indica relaciones jerrquicas entre divisiones, reas, departamentos,
secciones y unidades, entre otros.

La departamentalizacin funcional, es la base ms utilizada por la mayor
parte de empresas y sirve para organizar las actividades dentro de las
mismas.

1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZAN
Para lograr sus objetivos, las actividades estn enmarcadas por las
funciones que realizan las reas operacionales, tanto internas como
externas; por ser muy extensas, slo se mencionan las bsicas.

1.2.1 Internas
Son aquellas que se llevan a cabo dentro de sus instalaciones, entre las
ms comunes estn: Depreciaciones, amortizaciones, elaboracin y pago
de planillas por sueldos a sus trabajadores, clculo y pago de impuestos,
pagos a proveedores, cobros a clientes, retencin de cuotas laborales,
control de la cartera de clientes, control de sus activos, recepcin de
devoluciones sobre ventas, pagos generales y registro contable de todas
las transacciones comerciales y financieras.

1.2.2 Externas
Son las que se realizan fuera de las instalaciones de la entidad, tales
como: Ventas, compras locales e importaciones, cobros a clientes, pagos a
proveedores locales y extranjeros, pagos de cuotas laborales y patronales,
pagos de impuestos y devoluciones sobre compras.

1.3 PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE
Existe una variedad de productos que ofrecen las empresas Distribuidoras
de Productos Farmacuticos en el mercado guatemalteco, unos son de
produccin local y otros importados.

1.3.1 Locales
Normalmente son frmacos utilizados para seres humanos; tambin
comercializan productos de higiene personal, de belleza, cosmticos entre
otros, y se ofrecen a farmacias, almacenes y supermercados para ser
adquiridos por el consumidor final.

1.3.2 Importados
La mayor parte de productos farmacuticos, hospitalarios y todo lo
conformado por equipo mdico provienen de otros pases, y se utilizan
generalmente en clnicas mdicas, sanatorios privados y hospitales
nacionales entre otros.

En relacin a los frmacos es importante mencionar que la mayora de
laboratorios producen los mismos; sin embargo, a cada uno le asignan su
nombre comercial, para diferenciarlos en el mercado; pero en s, al
identificarlos por su nombre genrico tienen la misma funcin. En todo
pas para comercializar medicamentos para seres humanos, previamente
deben ser autorizados por una entidad reguladora normalmente estatal.
En Guatemala, le corresponde al Ministerio de Salud Pblica y Asistencia
Social.

1.4 TERMINOLOGA FARMACUTICA
Al realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de
Productos Farmacuticos, el Auditor Interno se encuentra con definiciones
propias a esa rama, por lo que se considera necesario mencionar las ms
importantes.

1.4.1 Medicamento o producto farmacutico
Producto empleado para la prevencin, diagnstico o tratamiento de
una enfermedad, estado patolgico o para modificar sistemas fisiolgicos
en beneficio de la persona a quin le fue administrado (3:141).

La finalidad de todo medicamento es aliviar enfermedades en seres
humanos, as como tambin en cualquier otro ser vivo.

1.4.2 Producto farmacutico psicotrpico
Son los productos controlados por la autoridad nacional competente por
tener en algunos casos efectos secundarios en la persona que le fue
administrado y que para su venta se requiere de una receta mdica
(3:180).

La comercializacin de estos productos es restringida y estrictamente
controlada por las autoridades de Salud Pblica y Asistencia Social, por los
graves daos que pueden causar si se administran a pacientes
inadecuadamente.

1.4.3 Producto farmacutico prohibido
Producto retirado del consumo, venta o ambos en uno o varios pases
por orden de la autoridad nacional competente, a causa de la poca
seguridad que ofrece en la aplicacin a que se destina (3:180).

Todos los productos fabricados y distribuidos tienen la supervisin del
Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, entidad encargada de
autorizar su comercializacin y uso para brindar una mayor seguridad a la
poblacin.

1.4.4 Producto farmacutico no aprobado
Producto oficialmente por el fabricante para su registro ante la autoridad
nacional competente y que ha sido rechazado por no satisfacer los
requerimientos establecidos. Por ejemplo, por razones de seguridad, por
falta de efectividad entre otros (3:180).

Estos productos son rechazados por la autoridad encargada, por no
presentar seguridad en su elaboracin y contener ciertas deficiencias, lo
cual ocasiona riesgos importantes en la salud de la poblacin.

CAPTULO II
Actualmente, la Auditora Administrativa se ha convertido en un campo comn
para el Contador Pblico y Auditor, a travs de ella se evala el funcionamiento
de una organizacin. Tambin aporta soluciones a la Direccin para lograr una
administracin eficiente y eficaz. Se entiende como Direccin al conjunto de
ejecutivos que tienen a su cargo dirigir la entidad.

Proporciona una informacin til que no puede encontrarse nicamente en las
transacciones contables, hoy en da inversionistas, accionistas, entidades de
gobierno y pblico en general, realizan investigaciones con el fin de establecer la
calidad de la gestin administrativa.
Para realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de
definicin, los objetivos, la importancia y las ventajas de la misma, como
parte de la profesin de la contadura pblica y auditora.
2.1.1 Definicin
Una Auditora Administrativa es el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora (7:141).

2.1.2 Objetivos
Los principales objetivos de una Auditora Administrativa en una compaa
Distribuidora de Productos Farmacuticos son:

Conocer el grado de cumplimiento de las polticas, procedimientos y
controles existentes.
Asesorar a la administracin en la direccin efectiva de sus actividades.
Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas y efectos
que inciden en la toma de decisiones.
Evaluar los controles internos para establecer su efectividad.
Recomendar los mejores mtodos y procedimientos administrativos y
tratar de mantenerlos en un alto nivel de rendimiento.
Ayudar a maximizar las utilidades y mejorar los servicios.
Determinar reas donde puedan efectuarse economas sustanciales.
Encontrar debilidades en los manuales de polticas y procedimientos
administrativos.
Sugerir para economizar el esfuerzo humano a travs de la
simplificacin de tareas.

2.1.3 Importancia
A travs de la Auditora Administrativa se conoce el cumplimiento de
objetivos, polticas, procedimientos y controles de la entidad, tambin
proporciona una evaluacin del desempeo del trabajo desarrollado por las
distintas reas de la institucin.

2.1.4 Ventajas
Las ms comunes que se obtienen entre otras, en las empresas
Distribuidoras de Productos Farmacuticos son:
Proporciona soluciones especficas a los problemas que afronta la
administracin en el desarrollo de su gestin.
Es una herramienta importante para evaluar el funcionamiento y
desarrollo administrativo de la institucin o parte de ella.
Funciona como un control preventivo que ayuda a la administracin de
la compaa para verificar el correcto cumplimiento de polticas,
normas y procedimientos del proceso administrativo.

2.2 PLANEACIN
La planeacin de auditora es el proceso de identificar lo que se
debe hacer por quin y cundo. Aun cuando la planeacin debe
completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar
preparado para modificar los planes originales si durante la aplicacin de
los procedimientos de auditora se encuentra ante las circunstancias no
previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los
cambios significativos deben ser documentados (8:11 Tomo 1)
2.2.1 Objetivo
Definir las acciones a seguir y los recursos a utilizar en el desarrollo de las
diferentes fases del trabajo, tomando en consideracin las circunstancias a
enfrentar para alcanzar los propsitos del trabajo.

2.2.2 Factores a revisar
Son todos aquellos elementos fundamentales considerados por el
Auditor para llevar acabo el estudio; por ejemplo organizacin, procesos,
funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y servicios que presta
y adquiere la entidad. Todo lo cual proporciona una visin en conjunto de
la forma que se interrelacionan cada uno de ellos, respecto a sus
atribuciones y cumplimiento de objetivos esenciales de la compaa.

Adems debe considerar los elementos especficos que
complementan el proceso administrativo y que se asocian con los
atributos fundamentales que enmarcan su objetivo y funcin. Ello permitir
verificar la contribucin particular de los elementos relacionados al proceso
y funcionamiento de la gestin administrativa, tales como: visin, misin,
objetivos, metas, estrategias, polticas, procedimientos y programas.

2.2.3 Fuentes de estudio
Lugares o documentos internos y externos, en los cuales el Auditor
solicita informacin importante para fundamentar el estudio y sustentar los
juicios o criterios.
A saber, los siguientes:

Internas: Gerencia, Auditora Interna, jefes de departamentos,
trabajadores claves, manuales, estatutos, escritura de constitucin y otros
documentos, por ejemplo: libro de actas, estados financieros, libros
contables y dems documentacin y correspondencia mercantil.

Externas: rganos de gobierno relacionados con la entidad con respecto
a comercio, industria, servicios, tributos y licencias que tienen que ver con
el negocio; organizaciones similares a la empresa, sindicatos, socios,
organizaciones nacionales e internacionales.

2.2.4 Investigacin preliminar
Es la fase en la cual el Auditor Administrativo obtiene conocimiento de los
aspectos generales de la naturaleza del negocio, con el propsito de tener
elementos de juicio necesarios para planificar el trabajo de campo, entre
los ms importantes estn: polticas administrativas y financieras,
procedimientos, sistemas y mtodos de control implementados por la
administracin, para mantener eficiencia en el proceso administrativo.

2.2.5 Diagnstico preliminar
Se refiere a identificar la problemtica, las posibles soluciones que se
desean alcanzar de los factores a examinar, las tcnicas y mtodos a
emplear y la programacin a utilizar en el proceso de auditora.

2.2.6 Preparacin del proyecto de auditora
En esta fase se selecciona la informacin necesaria para instrumentar la
auditora. Incluye la propuesta tcnica y programa de trabajo.

Propuesta tcnica: Contiene un breve resumen de los objetivos que el
cliente desea y presenta parte de la informacin recopilada en la
entrevista preliminar, tales como: naturaleza del negocio, reas
crticas, alcance de su aplicacin, resumen de auditoras anteriores, lo
que se desea obtener a travs del examen, actividades indispensables
para ejecutar el trabajo, recursos necesarios con sus costos
especficos y los beneficios que se esperan alcanzar con la auditora.

Programa de trabajo: Debe contener nombre del estudio, los
responsables de su realizacin, identificacin de las reas, actividades
especficas a examinar, fases, calendario, procedimientos y tcnicas a
utilizar.

2.3 INSTRUMENTACIN
Consiste en seleccionar las herramientas necesarias para recolectar
la informacin, las cuales deben estar ntimamente relacionadas con el
cumplimiento de los objetivos del trabajo. Los ms comunes aplicables en
nuestro medio son: narrativos, cuestionarios y flujogramas.

2.3.1 Recopilacin de informacin
Es la fase en la cual se registran todas las evidencias y hallazgos
encontrados, los cuales servirn de base para realizar las conclusiones y
recomendaciones del proyecto de la auditora.

2.3.2 Tcnicas de recoleccin
Son los diferentes instrumentos utilizados por el Auditor para recabar la
informacin necesaria, entre las cuales se pueden mencionar: Observacin
directa, inspeccin fsica, entrevista, consulta, indagacin, recuento y
confirmacin entre otras.

2.3.3 Medicin
Es la actividad de evaluar el avance de la investigacin a determinadas
fechas, con el objeto de garantizar la confiabilidad y validez de la
informacin que se registra en los papeles de trabajo.

2.3.4 Papeles de trabajo
Legajo de registros en los cuales se describen las tcnicas y pruebas
realizadas para recolectar la informacin; contienen las conclusiones a
que se lleg durante el desarrollo del examen, de acuerdo con Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas. Constituyen las evidencias obtenidas
durante el proceso del estudio, las cuales servirn de base para emitir el
informe de auditora.

2.3.5 Evidencia
Documentacin suficiente y competente contenida en los papeles de
trabajo, que sustenta los hallazgos encontrados durante el desarrollo de la
auditora; representa el elemento importante para emitir las conclusiones y
recomendaciones que se expresan como resultado del trabajo.

2.3.6 Supervisin del trabajo

Todo trabajo de auditora debe ser supervisado por personas con
capacidad tcnica y legal para garantizar su ejecucin adecuada, de
acuerdo a Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.

2.4 EXAMEN
Desde el punto de vista de la Auditora Administrativa, es la evaluacin
realizada a determinadas funciones y operaciones de una institucin, con
el objeto de identificar los posibles problemas y causas por las cuales hay

desviaciones en el desarrollo de las mismas, en relacin a lo planeado.

2.4.1 Propsito
Una entidad se examina con el objeto de identificar cualquier
dificultad que est obstaculizando directamente el desarrollo de sus
actividades para sugerir las recomendaciones y cambios necesarios.

2.4.2 Procedimientos
Son los planes ms concretos que norman el criterio y la accin que debe
seguir apoyada en los objetivos y polticas. Los procedimientos indican
claramente cmo y cundo se han de realizar o ejecutar las actividades
(2:77).

2.4.3 Tcnicas de anlisis administrativo
Para realizar un proyecto de auditora, es importante que el Auditor
conozca algunas tcnicas de anlisis administrativo, tales como:

Examinar los resultados en determinadas reas de una organizacin.
Revisar las circunstancias que inciden en las consecuencias.
Verificar los niveles de efectividad de los controles y
Conocer el uso de los recursos.
2.4.4 Formulacin del diagnstico administrativo
Es una parte esencial de la Auditora Administrativa, se formula de acuerdo
a hechos y acontecimientos de investigacin concretos, capz de evaluar
la informacin de una institucin.

2.5 INFORME
Es el documento final de una auditora efectuada en el cual se describen
las principales reas que requieren mejoras, los hallazgos encontrados, el
alcance, los resultados, las recomendaciones y las conclusiones.

La estructura del informe como mnimo debe contener fecha, destinatario,
introduccin, resumen de aspectos principales, prrafo final y firma.

2.5.1 Aspectos operativos
Se refiere a realizar un anlisis de los aspectos ms importantes que
contiene el informe, entre los cuales estn: Objetivos de la auditora,
justificacin, alcance, metodologa, resultados, conclusiones y
recomendaciones.

2.5.2 Lineamientos generales para su supervisin
Al concluir el examen se presenta el informe que contiene los
resultados obtenidos durante el desarrollo del trabajo; para obtener una
adecuada revisin en el mismo debe tomarse en cuenta lo siguiente:

El Auditor Interno debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez
que se concluya un examen. Durante el proceso podr transmitirse
entre sus asistentes informacin verbal y por escrito.
Antes de emitir el informe final deben discutirse los hallazgos
encontrados, las conclusiones y recomendaciones con la
administracin de la Compaa.
Verificar que el informe sea objetivo, claro, conciso, constructivo y
oportuno.
El jefe de Auditora Interna o la persona responsable, deber revisar y
aprobar el informe final antes de su emisin y decidir a quien le
distribuir copias para su conocimiento.

2.5.3 Tipos de informe
La variedad de eleccin para presentar los informes depende del destino,
propsito establecido y el impacto que se pretende con su presentacin, si
se atienden estos aspectos los ms comunes son:
Informe general: Contiene todos los hallazgos encontrados durante el
desarrollo del examen, los cuales se fundamentan con las evidencias
encontradas y se presenta a las personas que solicitaron la auditora.
Informe ejecutivo: Es el solicitado por una persona importante de la
compaa y contiene nicamente quien lo prepar, perodo de revisin,
objetivos, alcance, metodologa, sntesis y conclusiones.

Informe de aspectos relevantes: Documento emitido y presentado
para revelar exclusivamente lo ms importante encontrado durante el
proceso del examen en la organizacin.

2.5.4 Presentacin del informe
Una vez concluido el examen de auditora, terminado estructuralmente y
discutido el informe final, se procede a presentarlo a las personas que
dirigen la entidad o a quien contrat al Auditor para realizar el trabajo.

2.6 BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
En virtud que el Instituto de Guatemalteco de Contadores Pblicos y
Auditores no ha emitido boletines y normas especficamente relacionadas
a la auditora Administrativa, para llevarla a cabo se debe observar la
Norma nmero 3, que es la planeacin y supervisin de toda auditora y
tambin la gua de Auditora Interna nmero 3, la cual se refiere a la
metodologa de la auditora interna, los dos documentos emitidos por el
Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores.

CAPTULO III
AUDITORA INTERNA
Es obligacin de la administracin de toda institucin, mantener controles
internos adecuados y efectivos, con el fin de evitar desviaciones en su
funcionamiento, aunque el propsito de esta rama no es hacer cumplir, sino
investigar, informar y sugerir. Esto le otorga una categora profesional de
independencia dentro de la entidad, debiendo desarrollar y mantener su
capacidad en quien debe confiar la gerencia para conocer los resultados sobre el
funcionamiento de la misma.

Por lo tanto, es necesario que las Empresas Distribuidoras de Productos
Farmacuticos, tengan un departamento de Auditora Interna, para evaluar el
funcionamiento y capacidad de dirigir, organizar, planificar y controlar las
distintas actividades que desarrollan internamente, para cumplir sus objetivos.

Para realizar una Auditora Administrativa en una Empresa Distribuidora de
definicin, los objetivos y la importancia de la Auditora Interna, los cuales
sern una herramienta importante en el desarrollo del examen.

3.1.1 Definicin
La Auditora Interna forma parte de la estructura organizativa de la
empresa y debe estar ubicada a un nivel jerrquico que le permita cumplir
con los objetivos asignados por la institucin.

Es una funcin independiente de control preventivo y de servicio dentro de
una organizacin, para examinar y evaluar sus actividades, as como
ayudar y asistir al personal para cumplir sus funciones y atribuciones por
medio de la realizacin de anlisis, valoraciones y recomendaciones, sobre
lo actuado.

3.1.2 Objetivos
Garantizar informacin financiera confiable y oportuna, salvaguardar los
activos de la empresa, promover la eficiencia operativa de la entidad y
velar por el cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos,
leyes y reglamentos dentro de la institucin.

Garantizar informacin financiera confiable y oportuna: Es
responsabilidad de la Auditora Interna velar por el cumplimiento de los
controles internos en relacin a todas las operaciones financieras de la
entidad, para presentar y garantizarle a la administracin una
informacin financiera eficiente y efectiva.
Salvaguardar los activos: Es necesario que toda empresa tenga sus
activos protegidos contra cualquier riesgo. Corresponde al Auditor
Interno establecer la propiedad, la veracidad, la existencia fsica y
evaluar el cumplimiento de las polticas y controles adecuados.

Promover la eficiencia operativa de la entidad: Es
importante medir la eficiencia con que se manejan los recursos de la
entidad, as tambin establecer el cumplimiento de objetivos y controles
en todas las reas operacionales de la organizacin.

Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos,
leyes y reglamentos: Es responsabilidad del departamento de
Auditora Interna, evaluar constantemente los sistemas establecidos
por la administracin de la institucin, con el objeto de establecer su
cumplimiento e informar de cualquier impacto significativo encontrado.

3.1.3 Importancia
Anteriormente la Auditora Interna se enfocaba nicamente a las
operaciones financieras y contables de las compaas, pero debido a que
es un instrumento de apoyo a la Direccin, debe tener independencia con
los dems rganos de la entidad; entre sus atribuciones ms importantes
estn la de asesorar a Directivos, a la Gerencia, evaluar constantemente
la estructura del control interno en todas las reas y los sistemas
administrativos y operativos de la institucin.

3.2 FUNCIONES.
La Auditora Interna es el rgano asesor y consultor de la J unta Directiva;
tiene como funciones principales, apoyar a los directores en el desempeo
de sus responsabilidades; autenticar el proceso operativo de la entidad;
evaluar la validez y eficiencia de los sistemas y comprobar su
cumplimiento, de acuerdo a leyes, normas reglamentos, acuerdos, planes
polticas y procedimientos emitidos por la institucin para lograr los
objetivos.

El apoyo a los directores de la entidad en el desempeo de sus
responsabilidades, se refiere a promover confiabilidad y control de todas
las transacciones, salvaguardar los activos, analizar y evaluar los
sistemas y controles existentes.

3.2.1 Campos de accin
El Auditor Interno debe tener libertad para revisar y valuar mtodos, planes
y procedimientos, establecidos por la administracin en todas las unidades
administrativas, esta facultad es aislada a las responsabilidades que tiene
cada persona para realizar sus actividades con capacidad y eficiencia.
3.2.2 Alcance
El tamao de una organizacin definir el alcance de las funciones de un
departamento de Auditora Interna en particular; en toda empresa las ms
comunes son las siguientes:

Revisar la confiabilidad e integridad de la informacin.
Evaluar el cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y
reglamentaciones que tengan impacto significativo en las operaciones.
Verificar la existencia fsica de los activos de la empresa.
Evaluar el uso econmico y eficiente de los recursos de la
organizacin.
Examinar el cumplimiento de objetivos y metas establecidas, a travs
de la revisin de operaciones y programas.

3.2.3 Plan de trabajo
Es conveniente que el Auditor Interno prepare al final de cada ao las
actividades que desarrollar en el siguiente perodo, el cual debe contener
principalmente las reas a revisar y con la frecuencia necesaria. A esta
planeacin de actividades se le llama plan de trabajo de Auditora Interna;
debe ser aprobado por la autoridad a la que reporta dentro de la
organizacin, generalmente es la J unta Directiva. Es importante mencionar
que la planeacin no es rgida. Si en el transcurso del ao resaltan
problemas importantes dentro de la entidad se les debe poner atencin y
dedicarles el tiempo necesario.

Se debe preparar cuidadosamente para evitar en lo posible la interferencia
con otros trabajos operativos. Al realizar la planificacin anual se
efectuarn una serie de operaciones, entre las ms comunes estn:

Trabajos no efectuados segn el plan del ao anterior.
ltimo informe de sugerencias de los auditores externos.
Puntos dbiles sealados en los diferentes informes que present el
propio departamento de Auditora Interna, dentro del ao anterior.
Peticiones efectuadas por diferentes departamentos o secciones dentro
de la empresa.
Otras actividades solicitadas por la administracin de la compaa.

3.3 LOS PAPELES DE TRABAJO
Todo trabajo del Auditor debe quedar debidamente documentado, sea de
carcter interno o externo. Con el objeto de dar a conocer sus aspectos
ms importantes, a continuacin se menciona una definicin, objetivos y
contenido bsico:
3.3.1 Definicin
Los papeles de trabajo, son los registros llevados por el auditor sobre
los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su
examen, de acuerdo con las guas para la prctica profesional de la
Auditora Interna (8:07 Tomo 1).

3.3.2 Objetivos
Proporcionar evidencia del trabajo realizado sobre el cual se ha ejercido
diligencia profesional en el desarrollo de la auditora.
Dentro de los objetivos especficos se incluyen:
Proporcionar evidencia del trabajo realizado, construyendo el soporte
del dictamen del Auditor.
Servir de gua y fuente de informacin en auditoras subsecuentes.
Proporcionar evaluacin y anlisis.
Mantener un adecuado control de la auditora en el proceso.
Proporcionar confianza en el informe.

3.3.3 Contenido
Depende del tipo de auditora realizada y de la organizacin donde fue
efectuada. Generalmente un juego de papeles de trabajo incluye:

Copia de los manuales de procedimientos y descripcin de puestos.
Memorndum y cartas relacionadas con la auditora.
Copia de los informes financieros utilizados por la Gerencia.
Planificacin y documentacin de la evaluacin.
Descripcin de los procesos, diagramas de flujo, narrativas,
cuestionarios, cdulas analticas, de evaluacin y terminacin de la
auditora.
Copia del informe presentado.

3.4 PROGRAMA DE TRABAJO
Es la representacin escrita de los objetivos de auditora que se persiguen
y los procedimientos a desarrollar segn las circunstancias especficas de
la entidad a auditar.
Los programas de trabajo de auditora, deben contener como mnimo lo siguiente:

Objetivos.
Procedimientos a aplicar.
Nombre de quien realiza el trabajo.
Fecha de realizacin.
Referencia a papeles de trabajo.

3.5 PRUEBAS SUSTANTIVAS
Son los procedimientos analticos utilizados para verificar la validez,
exactitud e integridad de las operaciones realizadas, las cuales garantizan
que la informacin generada por la administracin es confiable.

No es necesario comprobar todas las transacciones, el alcance estimado
definir la realizacin de las pruebas, las cuales indicarn la materialidad
de las operaciones realizadas y la naturaleza con que fueron efectuadas.

El propsito de las pruebas sustantivas es establecer si la ausencia de un
control interno significa que debe abandonarse la confiabilidad planeada
sobre otros controles administrativos, relacionados a esa observacin.

3.6 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Son los procedimientos utilizados para verificar la existencia y efectividad
de las polticas y procedimientos establecidos por la administracin de la
entidad.

Su propsito es obtener seguridad razonable sobre el control interno de la
empresa, el cual debe funcionar en forma eficiente. Deben disearse para
proporcionar evidencia en cuanto a la existencia y funcionamiento de los
controles.

El Auditor Interno debe comprobar el cumplimiento y efectividad de las
polticas y procedimientos, los resultados encontrados sern el grado de
confiabilidad y validez otorgado a los sistemas implementados por la
administracin.
3.7 DIFERENCIA ENTRE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y AUDITORA
INTERNA.

AUDITORA INTERNA
Forma parte de la estructura
administrativa de la empresa.

Se realiza nicamente en
relacin de dependencia.

Se aplica a toda la empresa.

Es peridica.

Para su informe, normalmente
no es necesario dictamen.

No forma parte de la empresa.

La puede efectuar el Auditor
Interno y tambin las firmas
de Auditora Externa.

Puede aplicarse a toda la
empresa o en reas
especficas.

Es eventual.

Para su informe, normalmente
si es necesario dictamen.

CAPTULO IV
Toda Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, tiene su propia
estructura y actividades especficas. El Producto Farmacutico, Sociedad
Annima como unidad de anlisis cuenta con la Divisin de Operaciones, la cual
tiene como funciones principales: autorizacin de crditos, facturacin de
pedidos, control de la cartera, almacenamiento y resguardo de los inventarios, y
la distribucin de pedidos a clientes a nivel nacional.

Para realizar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones
de compaas Distribuidoras de Productos Farmacuticos, es necesario
que se conozca la definicin, los objetivos y la importancia de la misma.

4.1.1 Definicin
Es un rea especfica de las empresas Distribuidoras de Productos
Farmacuticos, en la cual se implementan y controlan los procesos
operativos para facturar, autorizar, preparar y distribuir los pedidos por
ventas.

4.1.2 Objetivos
Apoyar y complementar la labor de las distintas divisiones internas,
proporcionar un servicio eficiente a los clientes; que la institucin sea la
primera opcin de compra en el mercado a nivel nacional y con un
compromiso constante en la optimizacin al mximo de los recursos
asignados por la direccin.

4.1.3 Importancia
Proporciona un total apoyo a las dems reas de la compaa, la cual
tiene como responsabilidad realizar las diferentes actividades que van
desde procesar eficientemente los pedidos por ventas, hasta hacer llegar
con prontitud y calidad los productos a los clientes, tanto locales como de
los departamentos.

4.2 ORGANIZACIN
Est formada por una gerencia y una secretaria, reporta directamente a
Gerencia General y con el propsito de dar a conocer su estructura y sus
principales funciones, a continuacin se mencionan las que corresponden
a cada uno de sus departamentos.

4.2.1 Departamento de facturacin
Cuenta con una jefatura, un asistente, diez personas para facturar los
pedidos, reporta directamente a Gerencia de Operaciones y entre sus
principales atribuciones estn:
Facturar los pedidos por ventas al crdito y al contado.
Tramitar en el departamento de crditos la autorizacin de pedidos.
Realizar anulaciones de facturas por diferentes conceptos.
Efectuar notas de crdito por devoluciones sobre ventas.
Atender a clientes personalmente y va telfono.
Tramitar en las dems reas internas la autorizacin de precios,
descuentos y bonificaciones de productos para su facturacin.
Reportar a Gerencia de Informtica cualquier desperfecto en el
sistema electrnico de datos.

4.2.2 Departamento de crditos
Cuenta con una jefatura, un subjefe, dos asistentes, una secretaria y seis
auxiliares; entre otras, sus atribuciones ms importantes son las
siguientes:

Autorizar manualmente los pedidos por ventas al crdito.
Cargar nuevamente a la cuenta corriente, los cheques rechazados
por los bancos.
Autorizar descuentos a clientes, sobre saldos pagados por
anticipado.
Proporcionar informacin a clientes en relacin a sus saldos.
Emitir estados de cuenta a solicitud de los clientes.
Realizar depsitos en los bancos del sistema por cobros a clientes.
Revisar notas de crdito y dbito, para cuadrar la cuenta corriente.
Entregar la documentacin necesaria a los Asesores Comerciales
para que realicen los cobros a clientes.
No autorizar pedidos a clientes con saldos morosos.
Realizar cobros a determinados clientes especficamente.
Revisar y conciliar la cuenta corriente.
Investigar y dar trmite a nuevas solicitudes de crditos.

4.2.3 Departamento de bodega
Para su funcionamiento est formado por una jefatura, un asistente y un
encargado para cada seccin, el resto de personal es auxiliar de bodega,
haciendo un total de treinta y nueve personas; con el propsito de dar a
conocer sus funciones principales, a continuacin se describen las de cada
una de sus reas.

rea de recepcin y chequeo
Recibir y revisar toda mercadera por compras.
Almacenar y ordenar por fecha de vencimiento los productos.
Proporcionar contraseas de pago por facturas a proveedores.
Realizar reclamos a proveedores por productos daados.
Proporcionar los medicamentos almacenados al rea de etiquetado.
No entregar contraseas de pago por facturas con productos
daados.
Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada.
rea de etiquetado
Etiquetar todo producto vendido.
Mantener los estantes completos de productos etiquetados.
Preparar los productos por volumen conforme a facturas.
Solicitar los productos almacenados al rea de recepcin y
chequeo.
Almacenar y controlar todas las etiquetas por utilizar.
Recibir y revisar la mercadera por devoluciones sobre ventas.
Colocar todo producto etiquetado en los estantes.

rea de preparado
Clasificar y ordenar toda factura recibida del departamento de
facturacin.
Requerir la mercadera etiquetada al rea respectiva.
Preparar los medicamentos conforme a lo solicitado en las facturas.
Trasladar ordenadamente los productos preparados al rea de
verificado.
Solicitar precios de productos al rea de etiquetado.
Preparar todo medicamento en buen estado.

4.2.4 Departamento de distribucin
Con el propsito de lograr sus objetivos, cuenta con cuarenta y cinco
personas en total, entre ellas un jefe para el departamento y un encargado
para cada seccin, el resto del personal son empacadores y repartidores;
entre sus atribuciones ms importantes de cada una de sus reas, estn:

rea de verificado
Revisar fsicamente los productos preparados contra su factura.
Ubicar los pedidos preparados en sus rutas correspondientes.
Clasificar los pedidos de la ciudad y de los departamentos.
Ordenar y recibir las facturas originales del rea de preparado.
Enviar las facturas con sus fotocopias respectivas a clientes
preferentes.
Solicitar los pedidos urgentes al rea de preparado.

rea de empaque
Empacar los productos facturados para los departamentos.
Realizar la documentacin necesaria de los pedidos
correspondientes.
Llamar a las empresas de transporte y entregarles la carga para su
destino.
Registrar en el sistema electrnico de datos, las facturas
despachadas a clientes de los departamentos del pas.
Clasificar y ordenar los pedidos de acuerdo a las compaas de
transporte.
Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a
sus pedidos.
Recibir los pedidos rechazados por los clientes.
Asignarles empresa de transporte a los pedidos cuando no lo
tienen.

rea de despacho
Distribuir los pedidos a clientes de la ciudad y sus municipios.
Registrar en el sistema electrnico de datos las facturas
entregadas a los repartidores.
Asignar y proporcionarles ruta a cada repartidor.
Recibir y darle solucin a los reclamos realizados por los clientes.
Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a
sus pedidos.
Darle prioridad a los pedidos urgentes.
Entregar los pedidos empacados para los departamentos, en las
oficinas de las empresas de transporte en la ciudad.
Auxiliar a los repartidores cuando tienen desperfectos los vehculos.

4.3 POLTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS ACTUALES.
1. Los descuentos sobre ventas nicamente se otorgarn al momento de
emitir la factura.
2. Los productos en promocin no tienen devolucin.
3. Todas las facturas emitidas deben de tener su pedido archivado y
autorizado correspondiente.
4. En las devoluciones sobre ventas, nicamente se realizarn cambios de
medicamentos, no as de efectivo.
5. La facturacin por ventas al crdito nicamente ser de 30, 45, 60 y 90
das.
6. En el Departamento de Crditos, nicamente el J efe y Subjefe son las
personas autorizadas para firmar los pedidos por ventas al crdito.
7. Los clientes que tengan cheques rechazados por falta de fondos, no se les
facturarn ms ventas.
8. En sus compras todos los empleados de la empresa tendrn el 5% de
descuento.
9. Los inventarios se evaluarn a travs del mtodo del costo promedio.
10. Los medicamentos por vencimiento deben retirarse del inventario con 30
das anticipadamente.
11. En las devoluciones sobre ventas no se recibirn productos daados.
12. nicamente de 3 a 5 facturas por ruta se les entregarn a los repartidores.
13. Los reclamos de los clientes deben ser resueltos por cada uno de los jefes
de los departamentos.
14. El tiempo promedio para despachar los pedidos de los clientes de la
ciudad, ser de 2 a 3 horas por pedido.
15. Los productos daados por el personal, su valor ser descontado de su
incentivo mensualmente.

4.4 CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES.

Entre otras, la falta de capacidad y negligencia para conocer, analizar y
dar soluciones a problemas de importancia, tiempo de trabajo insuficiente
para coordinar actividades, la incapacidad para supervisar al personal en
forma adecuada y la falta de delegacin de autoridad y responsabilidad,
son causas importantes y necesarias para realizar una Auditora
Administrativa en la Empresa El Producto Farmacutico, S. A.

4.4.1 Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y
solucionar problemas de importancia

La incapacidad y falta de voluntad para enmendar problemas internos por
los jefes de departamentos, trae como consecuencia que las actividades
realizadas por el personal sean efectuadas en forma ineficiente, y por lo
tanto, afecte el proceso administrativo de la empresa.
4.4.2 Tiempo de trabajo insuficiente para coordinar actividades
En toda empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, una de las
reas ms grandes dentro de su organizacin es la Divisin de
Operaciones, en la cual se desarrollan todos los procesos operativos. Es
por esta razn que en las actividades asignadas a los jefes de
departamentos se deben establecer parmetros de tiempo para evaluar el
trabajo desarrollado por cada persona, con el propsito de cumplir los
objetivos deseados por la administracin.

4.4.3 Falta de capacidad para supervisar al personal en forma adecuada
La incapacidad por los jefes de departamentos y encargados de reas,
para supervisar al personal en forma adecuada, perjudica el
funcionamiento del proceso administrativo en el rea de Operaciones de la
Empresa El Producto Farmacutico, S. A. Para nombrar a una persona en
el puesto de jefe se deben tomar en cuenta aspectos importantes, como
sus cualidades, estudios y sobre todo la experiencia que tenga para el
cargo propuesto.

4.4.4 Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad
En toda empresa debe existir delegacin de autoridad y responsabilidad,
caso contrario, su funcionamiento no es efectivo. Se debe proporcionar
confianza, autoridad y responsabilidad a determinadas personas
calificadas para obtener los objetivos deseados en la Institucin.
CAPTULO V
CASO PRCTICO
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES
DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS
FARMACUTICOS.

Lo que se pretende con este caso prctico es hacer una evaluacin del
cumplimiento de polticas y procedimientos existentes, para demostrar la
necesidad que el departamento de Auditora Interna de la Empresa El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima, realice una Auditora Administrativa en la
Divisin de Operaciones, debido a las diferencias en los inventarios e
inconformidad con sus clientes en el despacho de pedidos.

5.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Cules son las causas desde el punto de vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de
Auditora Interna, realice en el rea de Operaciones que comprende los
Departamentos de: Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin, una
evaluacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes,
que eviten la prdida de mercadera e inconformidad en el despacho de
pedidos con los clientes, en la Empresa El Producto Farmacutico,
Sociedad Annima, en el ao 2004?.

5.2 ENTREVISTA PRELIMINAR
En esta fase se recolect la informacin necesaria para conocer los datos
generales de la entidad y aspectos esenciales que servirn de base para
planificar el trabajo a realizar en la Divisin de Operaciones, rea en la
cual est enfocado el problema principal de esta tesis.

5.2.1 Datos generales de la compaa El Producto Farmacutico, S. A.

Resumen de la escritura de constitucin y sus modificaciones: La
compaa El Producto Farmacutico Sociedad Annima, fue constituida
el 30 de mayo de 1985, con un capital autorizado y pagado de Q.
1,200.000.00 dividido en 12,000 acciones ordinarias a Q.100.00 cada
una. Est registrada en la Superintendencia de Administracin
Tributaria con el Nmero de NIT. 253111-5 y su perodo fiscal es del 1
de enero al 31 de diciembre.

Organizacin estructural: Cuenta con diversas reas de trabajo,
incluyendo la Divisin de Operaciones, que es el rea objeto de estudio
de esta tesis, y para una mejor ilustracin se presenta su organigrama
general en el anexo nmero 1.

Actividad principal: Se dedica especficamente a la Importacin,
exportacin, compra, venta y distribucin de productos y mercadera en
general, incluyendo toda clase de productos qumicos, medicinales,
farmacuticos, alimenticios, de tocador y sus similares.

Ubicacin geogrfica: Est situada en la 5. Avenida 12-04 zona 13,
ciudad de Guatemala, dispone de un amplio parqueo para sus
vehculos de reparto y su ubicacin se considera una zona
estratgicamente bien definida para atender al mercado que tiene a
nivel nacional.

Funcionarios y personal clave: La Direccin y Administracin cuenta
con personal clave, a continuacin se mencionan algunos puestos
importantes, Gerente General Lic. Alfredo Lpez Melgar; Gerente
Divisin de Operaciones Ing. Carlos Mendoza y J efe de Auditora
Interna, Lic. Geovanny Morales.

Manuales de polticas, procedimientos y controles existentes: Se
solicitaron los manuales a la Gerencia de Operaciones para su examen
y anlisis respectivo, de acuerdo las caractersticas de cada rea.

Entidades fiscalizadoras: La organizacin cuenta con un
departamento de Auditora Interna, quien fiscaliza las actividades y
operaciones internamente, adems segn comentario del Gerente
General la Superintendencia de Administracin Tributaria, ha revisado
recientemente algunos rubros importantes de los estados financieros.
Forma de dar instrucciones: Se estableci que normalmente se dan
verbalmente y por escrito, para estas ltimas se utilizan los
memorndum y los correos electrnicos entre las reas internas de la
institucin.

5.2.2 Datos generales de la Divisin de Operaciones
Reporta directamente a Gerencia General y est formada por una
secretara y una gerencia, quien es la mxima autoridad de la Divisin,
adems tiene una jefatura para cada departamento que la conforman y
para una mejor ilustracin se presentan los anexos 2, 3, 4, 5 y 6 al final de
sta tesis.
Funcionarios y personal clave: Para obtener la informacin necesaria
se entrevist directamente al Gerente de la Divisin de Operaciones y a
los jefes de los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y
Distribucin.
Sistemas de trabajo: La facturacin, control de la cartera,
almacenamiento de inventarios y la distribucin de pedidos se registra
a travs del sistema electrnico de datos.

Informacin que se elabora y distribuye: La informacin generada a
travs de la facturacin, autorizacin de crditos, control de inventarios
y despacho de pedidos, se distribuye entre las dems reas internas
de la entidad.

Problemtica que afronta actualmente: El problema principal en
relacin a la presente investigacin es la prdida de mercadera e
inconformidad de clientes en el despacho de pedidos.

INDICE DE PAPELES DE TRABAJO

PT No.: ndice General
Hecho por: egm
Fecha: 30-03-05
Revisado por: dem
El Producto Farmacutico, S. A.
Auditora Interna
Auditora Administrativa en el
rea de Operaciones
Perodo: Ao 2004
Fecha: 30-03-05

DESCRIPCIN

Referencia

Pgina
Memorndum del Consejo de Administracin Memo 46
Plan de auditora Administrativa Plan AA 47

EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
Programa de auditora DF-Prog. 49
Cuestionario de Auditora Administrativa DF-CI 1/1 50
Verificacin de las polticas y procedimientos DF-VER.1/5 51
Conclusin de las pruebas realizadas DF-VER.6/6 56

DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Programa de auditora DC-Prog. 57
Cuestionario de Auditora Administrativa DC-CI 1/1 58
Verificacin de las polticas y procedimientos DC-VER.1/5 59
Conclusin de las pruebas realizadas DC-VER.6/6 64

DEPARTAMENTO DE BODEGA
Programa de auditora DB-Prog. 65
Cuestionario de Auditora Administrativa DB-CI 1/1 66
Verificacin de las polticas y procedimientos DB-VER.1/5 67
Conclusin de las pruebas realizadas DB-VER.6/6 72

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN
Programa de auditora DD-Prog. 73
Cuestionario de Auditora Administrativa DD-CI 1/1 74
Verificacin de las polticas y procedimientos DD-VER.1/5 75
Conclusin de las pruebas realizadas DD-VER.6/6 80

5.3 MEMORNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
PT No.: Memo
Hecho por: egm
Fecha: 30-03-05
Revisado por:
Consejo de Administracin
Guatemala, C. A.
Fecha:

Memorndum

Guatemala, febrero 8 de 2005
A: Lic. Geovanny Morales, J efe de Auditora Interna
De: Consejo de Administracin
Ref.: Diferencias en inventarios e inconformidad de clientes en el despacho de
pedidos.

Debido a las diferencias en los inventarios y las inconformidades de los clientes
en el despacho de pedidos que se han presentado ltimamente, el Consejo de
Administracin de la empresa, ha considerado que son causas fundamentales
para realizar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones, que
comprende los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.

En consecuencia se le solicita lo antes posible, proceda a efectuarla y presentar
a este Consejo su informe correspondiente.

Atentamente,

Lic. Vctor Manuel Montes
Presidente

5.4 PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

PT No.: Plan AA 1/2
Hecho por: egm
Fecha: 16-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Auditora Administrativa
en el rea de Operaciones
Perodo: Ao 2004
Fecha: 16-03-05

Plan de Auditora Administrativa

La unidad de anlisis ser la Divisin de Operaciones de la Empresa El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima, la cual comprende cuatro departamentos.

Departamentos a examinar: Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.

Campo de aplicacin: Determinar el cumplimiento de las polticas y
procedimientos existentes, implementados por la administracin.

Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de Auditora
Interna, realice en el rea de Operaciones, una evaluacin del cumplimiento de
las polticas y procedimientos existentes, debido a las diferencias en los
inventarios e inconformidad con los clientes en el despacho de pedidos.

Alcance: Evaluar las polticas y procedimientos existentes, en los diferentes
departamentos anteriormente descritos.

Control interno: Se evaluar a travs de cuestionarios de Auditora
Administrativa los cuales estn adoptados a las caractersticas y cualidades de
cada uno de los departamentos a examinar.

Perodo a revisar: Ao 2004

Tcnicas para recabar informacin: Observacin, entrevista, consulta,
indagacin, confirmacin y recuento.

Mtodo a utilizar en la evaluacin: Los cuestionarios.

PT No.: Plan AA 2/2
Hecho por: egm
Fecha: 16-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
en el rea de Operaciones
Perodo: Ao 2004
Fecha: 16-03-05

Miembros del equipo de auditora: Estar a cargo del Auditor Interno quien es
Contador Pblico y Auditor colegiado y un asistente.

Lugar y fecha: La auditora se realizar en las instalaciones de El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima y la fecha de ejecucin ser del 16 al 30 de
marzo de 2005.

Recursos a utilizar: La administracin, proporcionar una computadora, dos
escritorios, papelera y tiles y otros que sean necesarios.

Responsabilidad de la auditora: El Auditor Interno de la entidad estar a
cargo de la auditora y tendr la autoridad necesaria para ejecutar el trabajo
programado.

Con el propsito de obtener toda la colaboracin necesaria por parte del
personal de las reas objeto del examen, se les ha informado que se efectuar
una Auditora Administrativa en las fechas programadas.

Horario de trabajo: El equipo de auditora trabajar de lunes a viernes de 8:00 a
17:00 horas con una hora de almuerzo.

Fecha de clausura: El trabajo se finalizar el 30 de marzo de 2005.

Presentacin del informe: Se presentar al Consejo de Administracin de la
Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima, con copia a Gerencia
General, el da 31 de marzo de 2005 a las 15:00 Horas en el auditrium de las
instalaciones de la entidad.

5.5 EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

5.5.1 Departamento de facturacin

PT No.: DF-Prog.
Hecho por: egm
Fecha: 17-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
en el Departamento de Facturacin
Perodo: Ao 2004
Fecha: 18-03-05

Programa de auditora

No.

OBJ ETIVOS

REFERENCIA
HECHO
POR

FECHA

Evaluar las polticas y
procedimientos ms importantes
en la facturacin de los pedidos.

PROCEDIMIENTOS A REALIZAR

1

2

3

Realice un cuestionario de
Auditora Administrativa para
evaluar las polticas y
procedimientos.

Seleccione un mes, tabule todas
las facturas emitidas durante este
perodo y realice las cdulas
analticas necesarias para verificar
las polticas y procedimientos en la
facturacin de los pedidos.

Realice una conclusin de las
pruebas realizadas al verificar las
polticas y procedimientos.

DF-CI 1/1

DF-VER.1/6

DF-VER.6/6

egm

egm

egm

21/03/2005

21/03/2005

21/03/2005

PT No.: DF-CI 1/1
Hecho por: egm
Fecha: 20-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha: 21-03-05

Cuestionario de Auditora Administrativa
Polticas y procedimientos

No.

PREGUNTA

SI

NO

OBSERVACIONES
1
Se tienen incorporados los
descuentos y bonificaciones en el
sistema electrnico de datos?

X
No se tienen
incorporados.
2

Se facturan las promociones
existentes?

X
En oportunidades no se
facturan por olvido de la
persona responsable.
3
Los descuentos y bonificaciones
se facturan automticamente?

X
Se facturan
manualmente, lo cual da
lugar a equivocacin.
4

Cuando se otorgan precios
especiales en productos, stos
estn autorizados?

X

5
Han existido cambios en las
polticas?

X

6
Se tienen numerados y
archivados todos los pedidos
facturados?

X
Se tienen facturas que
no cuentan con su
pedido correspondiente.
7
Se facturan todos los productos
solicitados por los clientes.

X

8
Se tienen registrados todos los
clientes en el sistema electrnico
de datos?

X

J efe Departamento Auditora Interna

PT No. DF-VER 1/6
Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:22-03-05

Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

F A C T U R A POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS.
P e d i d o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Descuentos
facturados
Bonificaciones
facturadas
Precios
especiales Autorizado Archivado
Productos
facturados
Farmacia Oasis

Farmacia rbol

Farmacia Medin

Farmacia Lpez

Farmacia Len

Farmacia J uana

Farmacia J ulin

Farmacia Luis

Farmacia Julia

9585

9586

9587

9588

9589

9590

9591

9592

9593

01/7/04

01/7/04

02/7/04

02/7/04

03/7/04

03/7/04

05/7/04

05/7/04

06/7/04
25,000

25,000

10,900

18,000

11,000

14,000

21,500

25,000

31,000
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

PT No. DF-VER 2/6
Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:22-03-05


P e d i d o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Descuentos
facturados
Bonificaciones
facturadas
Precios
Productos
facturados
Farmacia Ahorro

Farmacia Elena

Farmacia Sol

Farmacia Juan

Farmacia Karen

Farmacia Amalia

Farmacia Mares

Farmacia Moza

Farmacia Karla
9594

9595

9596

9597

9598

9599

9600

9601

9602
06/7/04

07/7/04

08/7/04

08/7/04

09/7/04

10/7/04

10/7/04

12/7/04

12/7/04
35,000

20,000

37,000

51,000

30,000

18,000

42,000

45,000

75,000

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

PT No. DF-VER 3/6
Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:22-03-05


P e d i d o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Descuentos
facturados
Bonificaciones
facturadas
Precios
Productos
facturados
Farmacia Eliseo

Farmacia Glvez

Farmacia Vilma

Farmacia Carol

Farmacia Csar

Farmacia J os

Farmacia Sols

Farmacia Valds

Farmacia Rosa
9603

9604

9605

9606

9607

9608

9609

9610

9611
13/7/04

13/7/04

14/7/04

14/7/04

15/7/04

16/7/04

17/7/04

19/7/04

19/7/04
28,000

56,000

14,000

37,800

12,400

86,000

13,000

68,000

10,500
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

PT No. DF-VER 4/6
Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:22-03-05


P e d i d o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Descuentos
facturados
Bonificaciones
facturadas
Precios
Productos
facturados
Farmacia Dora

Farmacia Nancy

Farmacia Loyola

Farmacia Daniel

Farmacia Ruth

Farmacia Silvia

Farmacia Felipe

Farmacia Paris

Farmacia Sara
9612

9613

9614

9615

9616

9617

9618

9619

9620
20/7/04

20/7/04

20/7/04

21/7/04

22/7/04

22/7/04

23/7/04

23/7/04

24/7/04
29,000

13,800

24,600

43,000

59,000

10,000

19,900

36,000

24,000
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

PT No. DF-VER 5/6
Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:22-03-05


P e d i d o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Descuentos
facturados
Bonificaciones
facturadas
Precios
Productos
facturados
Farmacia Ana

Farmacia Chuy

Farmacia Aura

Farmacia Garza

Farmacia Corzo

Farmacia Jess

Farmacia Elda

Farmacia Telma

Farmacia Rudy
9621

9622

9623

9624

9625

9626

9627

9628

9629
26/7/04

26/7/04

27/7/04

28/7/04

29/7/04

30/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
15,300

26,000

81,100

36,000

18,000

76,000

53,000

52,600

28,000
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

PT No. DF-VER 6/6
Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:22-03-05


P e d i d o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Descuentos
facturados
Bonificaciones
facturadas
Precios
Productos
facturados
Farmacia Reyes

Farmacia Zulma

Farmacia David

Farmacia Oscar

Farmacia Alma
9630

9631

9632

9633

9634
31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
23,000

46,000

14,900

98,000

26,000
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

= Se cumple = No se cumple

CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de Facturacin, concluimos que
stas son satisfactorias.

5.5.2 Departamento de Crditos

PT No.: DC- Prog.
Hecho por: egm
Fecha: 18-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
en el Departamento de Crditos
Perodo: Ao 2004
Fecha: 19-03-05


No.

OBJ ETIVOS

REFERENCIA
HECHO
POR

FECHA

en la autorizacin de los crditos.


1

2

3

procedimientos.

Con la muestra seleccionada,
realice las cdulas analticas
necesarias y verifique el
cumplimiento de las polticas y
procedimientos en la autorizacin
de los crditos.


DC-CI 1/1

DC-VER.1/6

DC-VER.6/6

egm

egm

egm

22/03/2005

22/03/2005

22/03/2005
PT No.: DC-CI 1/1
Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha: 22-03-05


No.

PREGUNTA

SI

NO

OBSERVACIONES
1
Se tienen establecidos los plazos
para otorgar ventas al crdito?

X

2
Cundo los clientes tienen saldos
vencidos, se les autorizan ms
ventas.

X
Se comprob que si
se autorizan.

3
Se cobran las facturas en las
fechas de vencimiento?

X
En oportunidades los
clientes cancelan
hasta dos y tres
meses despus que
se han vencido las
facturas.
4
Se otorgan descuentos por
pronto pago?

X

5
Las ventas al crdito son
autorizadas nicamente por el J efe
y Subjefe del departamento?

X
Se comprob que los
asistentes tambin
firman pedidos y
ellos no estn
autorizados.
6
Se tienen registrados todos los
clientes en el sistema electrnico
de datos?

X

7
Se tienen ordenados todos los
documentos que amparan la
cuenta corriente de cada cliente?

X

8
Se cobran intereses a los clientes
por saldos morosos?

X

Se comprob que no
se cobran intereses
por saldos morosos.


PT No. DC-VER 1/6
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:23-03-05


F A C T U R A POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS.
C r d i t o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Das de
crdito Vencimiento Cancelado
Tiempo del
crdito
Meses de
morosidad
Autorizado
por
Farmacia Oasis

Farmacia rbol

Farmacia Medin

Farmacia Lpez

Farmacia Len

Farmacia J uana

Farmacia J ulin

Farmacia Luis

Farmacia J ulia
9585

9586

9587

9588

9589

9590

9591

9592

9593
01/7/04

01/7/04

02/7/04

02/7/04

03/7/04

03/7/04

05/7/04

05/7/04

06/7/04
25,000

25,000

10,900

18,000

11,000

14,000

21,500

25,000

31,000
30

30

60

30

60

30

30

30

30
01/08/04

01/08/04

02/09/04

02/08/04

03/09/04

03/09/04

05/08/04

05/08/04

06/08/04
02/08/04

05/08/04

02/09/04

03/10/04

18/11/04

05/09/04

10/08/04

01/08/04

05/08/04

N/A

N/A

N/A

2.0

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
J efe depto.

Subjefe

J efe depto.

J efe depto.

Subjefe

J efe depto.

Subjefe

Asistentes

J efe depto.
PT No. DC-VER 2/6
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:23-03-05


C r d i t o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Das de
Tiempo del
crdito
Meses de
morosidad
Autorizado
por
Farmacia Ahorro

Farmacia Elena

Farmacia Sol

Farmacia Juan

Farmacia Karen

Farmacia Amalia

Farmacia Mares

Farmacia Moza

Farmacia Karla
9594

9595

9596

9597

9598

9599

9600

9601

9602
06/7/04

07/7/04

08/7/04

08/7/04

09/7/04

10/7/04

10/7/04

12/7/04

12/7/04
35,000

20,000

37,000

51,000

30,000

18,000

42,000

45,000

75,000
30

30

60

30

60

60

30

30

30
06/08/04

07/08/04

08/09/04

08/08/04

09/09/04

10/09/04

10/08/04

12/08/04

12/08/04
10/08/04

08/08/04

03/09/04

09/11/04

05/09/04

25/10/04

10/09/04

15/08/04

10/08/04

N/A

N/A

N/A

3.0

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
J efe depto.

Asistentes

Subjefe

J efe depto.

J efe depto.

J efe depto.

Subjefe

Subjefe

J efe depto.
PT No. DC-VER 3/6
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:23-03-05


C r d i t o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Das de
Tiempo del
crdito
Meses de
morosidad
Autorizado
por
Farmacia Eliseo

Farmacia Glvez

Farmacia Vilma

Farmacia Carol

Farmacia Csar

Farmacia Jos

Farmacia Sols

Farmacia Valds

Farmacia Rosa
9603

9604

9605

9606

9607

9608

9609

9610

9611
13/7/04

13/7/04

14/7/04

14/7/04

15/7/04

16/7/04

17/7/04

19/7/04

19/7/04
28,000

56,000

14,000

37,800

12,400

86,000

13,000

68,000

10,500
30

30

60

30

60

60

30

30

30
13/08/04

13/08/04

14/09/04

14/08/04

15/09/04

16/09/04

17/08/04

19/08/04

19/08/04
14/10/04

08/08/04

03/09/04

15/08/04

14/09/04

16/11/04

19/08/04

26/08/04

20/08/04

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

2.0

N/A

N/A

N/A
Subjefe

Asistentes

Subjefe

J efe depto.

Asistentes

J efe depto.

Subjefe

J efe Depto.

Subjefe

PT No. DC-VER 4/6
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:23-03-05


C r d i t o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Das de
Tiempo del
crdito
Meses de
morosidad
Autorizado
por
Farmacia Dora

Farmacia Nancy

Farmacia Loyola

Farmacia Daniel

Farmacia Ruth

Farmacia Silvia

Farmacia Felipe

Farmacia Paris

Farmacia Sara
9612

9613

9614

9615

9616

9617

9618

9619

9620
20/7/04

20/7/04

20/7/04

21/7/04

22/7/04

22/7/04

23/7/04

23/7/04

24/7/04
29,000

13,800

24,600

43,000

59,000

10,000

19,900

36,000

24,000
30

30

60

30

60

60

30

30

30
20/08/04

20/08/04

20/09/04

21/08/04

22/09/04

03/09/04

23/08/04

23/08/04

24/08/04
20/08/04

22/08/04

22/09/04

21/808/04

23/12/04

05/09/04

26/08/04

24/08/04

05/10/04

N/A

N/A

N/A

N/A

3.0

N/A

N/A

N/A

N/A
J efe Depto.

Subjefe

J efe depto.

Subjefe

J efe depto.

J efe depto.

Subjefe

Asistentes

Subjefe

PT No. DC-VER 5/6
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:23-03-05


C r d i t o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Das de
Tiempo del
crdito
Meses de
morosidad
Autorizado
por
Farmacia Ana

Farmacia Chuy

Farmacia Aura

Farmacia Garza

Farmacia Corzo

Farmacia Jess

Farmacia Elda

Farmacia Telma

Farmacia Rudy
9621

9622

9623

9624

9625

9626

9627

9628

9629
26/7/04

26/7/04

27/7/04

28/7/04

29/7/04

30/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
15,300

26,000

81,100

36,000

18,000

76,000

53,000

52,600

28,000
30

30

60

30

60

60

30

30

30
06/08/04

26/08/04

27/09/04

28/08/04

29/09/04

30/09/04

31/08/04

31/08/04

31/08/04
29/08/04

28/08/04

30/09/04

26/08/04

30/09/04

02/10/04

31/08/04

01/09/04

15/11/04

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
J efe depto.

J efe Depto.

Subjete

J efe depto.

J efe Depto.

Asistentes

Subjefe

Asistentes

Subjefe
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DC-VER 6/6
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm

Fecha:23-03-05


C r d i t o
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Das de
Tiempo del
crdito
Meses de
morosidad
Autorizado
por
Farmacia Reyes

Farmacia Zulma

Farmacia David

Farmacia Oscar

Farmacia Alma
9630

9631

9632

9633

9634
31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
23,000

46,000

14,900

98,000

26,000
60

30

60

30

30
30/09/04

31/08/04

30/09/04

31/08/04

31/08/04
25/09/04

30/08/04

29/09/04

01/09/04

15/10/04

N/A

N/A

N/A

N/A

1.5
J efe depto.

Asistentes

Subjefe

Subjefe

J efe depto.

=Se cumple =No se cumple
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de crditos, concluimos que stas
son satisfactorias.

5.5.3 Departamento de Bodega

PT No.: DB- Prog.
Hecho por: egm
Fecha: 19-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
en el Departamento de Bodega
Perodo: Ao 2004
Fecha: 20-03-05


No.

OBJ ETIVOS

REFERENCIA
HECHO
POR

FECHA

en el manejo de los
medicamentos.


1

2

3

procedimientos.

procedimientos en el manejo de
los medicamentos.


DB-CI 1/1

DB-VER.1/6

DB-VER.6/6

egm

egm

egm

23/03/2005

23/03/2005

23/03/2005

PT No.: DB-CI 1/1
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha: 23-03-05


No.

PREGUNTA

SI

NO

OBSERVACIONES
1
Se envan productos vencidos a
los clientes.

X Se comprob que los
clientes devuelven
productos por que les
faltan nicamente dos
y tres das para su
vencimiento.
2
Se retiran del inventario, los
productos prximos a vencer con
un mes de anticipacin?

X
En oportunidades se
retiran de los estantes
hasta que estn
vencidos.
3
Se tiene una poltica para retirar
del inventario los productos
obsoletos?

X

4
Se realizan inventarios en forma
constante?

X

5
Se investigan las variaciones
entre los registros contables y los
recuentos fsicos?

X

6
Se etiquetan los productos
adecuadamente?

X
Los clientes
devuelven los
productos por mal
etiquetados.
7
Se despachan los productos
completamente?
X
8
Se verifica la cantidad de
productos contra factura?

X


PT No. DB-VER 1/6
Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:24-03-05


F A C T U R A POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJ O DE LOS MEDICAMENTOS.
Nota de devolucin
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Productos
no vencidos
Productos
completos
Bien
etiquetados
Productos
no daados Nmero Valor Q
Farmacia Oasis

Farmacia rbol

Farmacia Medin

Farmacia Lpez

Farmacia Len

Farmacia J uana

Farmacia Julin

Farmacia Luis

Farmacia J ulia

9585

9586

9587

9588

9589

9590

9591

9592

9593

01/7/04

01/7/04

02/7/04

02/7/04

03/7/04

03/7/04

05/7/04

05/7/04

06/7/04
25,000

25,000

10,900

18,000

11,000

14,000

21,500

25,000

31,000

825

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

866

N/A

N/A

2,500

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

1,500

N/A

N/A

PT No. DB-VER 2/6
Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:24-03-05


Nota de devolucin
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Productos
no vencidos
Productos
completos
Bien
etiquetados
Productos
no daados Nmero Valor Q
Farmacia Ahorro

Farmacia Elena

Farmacia Sol

Farmacia J uan

Farmacia Karen

Farmacia Amalia

Farmacia Mares

Farmacia Moza

Farmacia Karla
9594

9595

9596

9597

9598

9599

9600

9601

9602
06/7/04

07/7/04

08/7/04

08/7/04

09/7/04

10/7/04

10/7/04

12/7/04

12/7/04
35,000

20,000

37,000

51,000

30,000

18,000

42,000

45,000

75,000

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

871
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

6,800
PT No. DB-VER 3/6
Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:24-03-05


Nota de devolucin
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Productos
no vencidos
Productos
completos
Bien
etiquetados
Productos
no daados Nmero Valor Q.
Farmacia Eliseo

Farmacia Glvez

Farmacia Vilma

Farmacia Carol

Farmacia Csar

Farmacia J os

Farmacia Sols

Farmacia Valds

Farmacia Rosa
9603

9604

9605

9606

9607

9608

9609

9610

9611
13/7/04

13/7/04

14/7/04

14/7/04

15/7/04

16/7/04

17/7/04

19/7/04

19/7/04
28,000

56,000

14,000

37,800

12,400

86,000

13,000

68,000

10,500

N/A

N/A

N/A

N/A

876

N/A

N/A

831

N/A
N/A

N/A

N/A

N/A

3,000

N/A

N/A

3,100

N/A
PT No. DB-VER 4/6
Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:24-03-05


Nota de devolucin
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Productos
no vencidos
Productos
completos
Bien
etiquetados
Productos
Farmacia Dora

Farmacia Nancy

Farmacia Loyola

Farmacia Daniel

Farmacia Ruth

Farmacia Silvia

Farmacia Felipe

Farmacia Paris

Farmacia Sara
9612

9613

9614

9615

9616

9617

9618

9619

9620
20/7/04

20/7/04

20/7/04

21/7/04

22/7/04

22/7/04

23/7/04

23/7/04

24/7/04
29,000

13,800

24,600

43,000

59,000

10,000

19,900

36,000

24,000

N/A

N/A

836

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
N/A

N/A

2,000

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
PT No. DB-VER 5/6
Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:24-03-05


Nota de devolucin
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Productos
no vencidos
Productos
completos
Bien
etiquetados
Productos
Farmacia Ana

Farmacia Chuy

Farmacia Aura

Farmacia Garza

Farmacia Corzo

Farmacia J ess

Farmacia Elda

Farmacia Telma

Farmacia Rudy
9621

9622

9623

9624

9625

9626

9627

9628

9629
26/7/04

26/7/04

27/7/04

28/7/04

29/7/04

30/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
15,300

26,000

81,100

36,000

18,000

76,000

53,000

52,600

28,000

N/A

883

N/A

N/A

N/A

N/A

846

N/A

N/A
N/A

3,200

N/A

N/A

N/A

N/A

5,600

N/A

N/A
PT No. DB-VER 6/6
Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:24-03-05


Nota de devolucin
C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Productos
no vencidos
Productos
completos
Bien
etiquetados
Productos
Farmacia Reyes

Farmacia Zulma

Farmacia David

Farmacia Oscar

Farmacia Alma
9630

9631

9632

9633

9634
31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
23,000

46,000

14,900

98,000

26,000

N/A

N/A

890

N/A

851
N/A

N/A

1800

N/A

1,200


las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el Departamento de Bodega, concluimos que stas
son satisfactorias.

5.5.4 Departamento de Distribucin

PT No.: DD- Prog.
Hecho por: egm
Fecha: 20-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
en el Departamento de Distribucin
Perodo: Ao 2004
Fecha: 21-03-05


No.

OBJ ETIVOS

REFERENCIA
HECHO
POR

FECHA

en el despacho de los pedidos.


1

2

3

procedimientos.

procedimientos en el despacho de
los pedidos.


DD-CI 1/1

DD-VER.1/6

DD-VER.6/6

egm

egm

egm

24/03/2005

24/03/2005

24/03/2005

PT No.: DD-CI 1/1
Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado Por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha: 23-03-05


No.

PREGUNTA

SI

NO

OBSERVACIONES
1
Las polticas y procedimientos
son aprobados por Gerencia de
Operaciones?

X

2
Los cambios en las polticas y
procedimientos se transmiten por
escrito al personal?

X

3
Se despachan los pedidos en
empaques adecuados?

X
productos se
derraman por haberse
realizado mal el
empaque.
4
Los pedidos urgentes se
despachan en el tiempo ofrecido?

X

5
Los pedidos normales se
despachan en el tiempo promedio,
el cual es de dos a tres horas por
pedido?

X
pedidos son anulados
por haberse
despachado hasta el
siguiente da.
6
Se reciben los pedidos en tiempo
promedio del Departamento de
Bodega?

X


PT No. DD-VER 1/6
Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:25-03-05


F A C T U R A POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL DESPACHO DE LOS PEDIDOS.

C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Entregado en
tiempo promedio
Recibido por
el cliente
Productos en
buen estado
Empacados
adecuadamente
Productos
completos
Farmacia Oasis

Farmacia rbol

Farmacia Medin

Farmacia Lpez

Farmacia Len

Farmacia J uana

Farmacia Julin

Farmacia Luis

Farmacia Julia
9585

9586

9587

9588

9589

9590

9591

9592

9593
01/7/04

01/7/04

02/7/04

02/7/04

03/7/04

03/7/04

05/7/04

05/7/04

06/7/04
25,000

25,000

10,900

18,000

11,000

14,000

21,500

25,000

31,000

PT No. DD-VER 2/6
Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:25-03-05



C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Entregado en
tiempo promedio
Recibido por
el cliente
Productos en
buen estado
Empacados
adecuadamente
Productos
completos
Farmacia Ahorro

Farmacia Elena

Farmacia Sol

Farmacia J uan

Farmacia Karen

Farmacia Amalia

Farmacia Mares

Farmacia Moza

Farmacia Karla
9594

9595

9596

9597

9598

9599

9600

9601

9602
06/7/04

07/7/04

08/7/04

08/7/04

09/7/04

10/7/04

10/7/04

12/7/04

12/7/04
35,000

20,000

37,000

51,000

30,000

18,000

42,000

45,000

75,000

PT No. DD-VER 3/6
Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:25-03-05



C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Entregado en
tiempo promedio
Recibido por
el cliente
Productos en
buen estado
Empacados
adecuadamente
Productos
completos
Farmacia Eliseo

Farmacia Glvez

Farmacia Vilma

Farmacia Carol

Farmacia Csar

Farmacia Jos

Farmacia Sols

Farmacia Valds

Farmacia Rosa
9603

9604

9605

9606

9607

9608

9609

9610

9611
13/7/04

13/7/04

14/7/04

14/7/04

15/7/04

16/7/04

17/7/04

19/7/04

19/7/04
28,000

56,000

14,000

37,800

12,400

86,000

13,000

68,000

10,500

PT No. DD-VER 4/6
Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:25-03-05



C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Entregado en
tiempo promedio
Recibido por
el cliente
Productos en
buen estado
Empacados
adecuadamente
Productos
completos
Farmacia Dora

Farmacia Nancy

Farmacia Loyola

Farmacia Daniel

Farmacia Ruth

Farmacia Silvia

Farmacia Felipe

Farmacia Paris

Farmacia Sara
9612

9613

9614

9615

9616

9617

9618

9619

9620
20/7/04

20/7/04

20/7/04

21/7/04

22/7/04

22/7/04

23/7/04

23/7/04

24/7/04
29,000

13,800

24,600

43,000

59,000

10,000

19,900

36,000

24,000

PT No. DD-VER 5/6
Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm

Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:25-03-05



C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Entregado en
tiempo promedio
Recibido por
el cliente
Productos en
buen estado
Empacados
adecuadamente
Productos
completos
Farmacia Ana

Farmacia Chuy

Farmacia Aura

Farmacia Garza

Farmacia Corzo

Farmacia Jess

Farmacia Elda

Farmacia Telma

Farmacia Rudy
9621

9622

9623

9624

9625

9626

9627

9628

9629
26/7/04

26/7/04

27/7/04

28/7/04

29/7/04

30/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
15,300

26,000

81,100

36,000

18,000

76,000

53,000

52,600

28,000

PT No. DD-VER 6/6
Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
Fecha:25-03-05



C l i e n t e

No.

Fecha

Valor Q
Entregado en
tiempo promedio
Recibido por
el cliente
Productos en
buen estado
Empacados
adecuadamente
Productos
completos
Farmacia Reyes

Farmacia Zulma

Farmacia David

Farmacia Oscar

Farmacia Alma
9630

9631

9632

9633

9634
31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04

31/7/04
23,000

46,000

14,900

98,000

26,000


CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de las
polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el Departamento de Distribucin, concluimos que stas
son satisfactorias.

5.6 INFORME DE AUDITORIA INTERNA
Auditora Interna.
Guatemala, C. A.

Informe de Auditora Administrativa

Guatemala, 30 de marzo de 2005

Licenciado
Vctor Manuel Montes
Presente

Licenciado Montes:

En atencin a su memorndum de fecha 8 de febrero del presente ao, hemos
procedido a efectuar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones
que comprende los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y
Distribucin de la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima.

El objetivo consisti bsicamente en evaluar las polticas y procedimientos que
se tienen implementados actualmente en las diferentes reas anteriormente
descritas. El perodo revisado comprende el ao 2004.

Al realizar la investigacin y evaluar la actuacin de los cuatro departamentos
que pertenecen a la Divisin de Operaciones, se utilizaron los procedimientos de
Auditora Administrativa y estndares disponibles que fueron necesarios y
adecuados a las circunstancias. De manera especfica, se aplic un cuestionario
de Auditora Administrativa para evaluar la eficiencia administrativa de las

Basados en los resultados obtenidos, surgieron algunas deficiencias y
recomendaciones que las manifestamos ms adelante; en mi opinin, las
polticas y procedimientos examinados en la Divisin de Operaciones no han sido
administrados con eficiencia razonable hasta el 31 de diciembre del 2004,
juzgando esto a la luz de los resultados y bajo las circunstancias en que oper la
Divisin de Operaciones.

Cualquier aclaracin o ampliacin sobre el contenido del presente informe
gustosamente la atenderemos.

Atentamente,

Lic. Geovanny Morales
J efe de Auditora Interna

1. DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
1.1 DEFICIENCIA:
Los clientes devuelven los productos por no facturarse los descuentos.
Los clientes devuelven los productos por no facturarse las promociones
existentes, en nuestra revisin encontramos que se tienen productos con
descuentos y no se aplican, por realizarse manualmente en el sistema electrnico
de datos, ejemplo:
C l i e n t e Factura Nmero Fecha Valor Q
Farmacia rbol
Farmacia Mares
Farmacia Valds
Farmacia Loyola
Farmacia Daniel
Farmacia Aura
9586
9600
9610
9614
9615
9623
01/7/04
10/7/04
19/7/04
20/7/04
21/7/04
27/7/04
25,000
42,000
68,000
24,600
43,000
81,100
Total ventas anuladas Q. 283,700

Recomendacin
Que Gerencia General le d instrucciones a Gerencia de informtica de
incorporar estos descuentos en el sistema electrnico de datos, para que la
aplicacin de estos descuentos se realice automticamente y de esta forma evitar
la anulacin de ms ventas significativas.
1.2 DEFICIENCIA
Facturas emitidas que no tienen su pedido autorizado.
Las facturas emitidas deben tener su pedido autorizado correspondiente. Sin embargo, en
nuestro examen encontramos facturas que no tienen su pedido respectivo, ejemplo:

C l i e n t e Factura nmero Fecha Valor Q.
Farmacia J ulia
Farmacia J uan
Farmacia Glvez
Farmacia Paris
Farmacia J ess
9593
9597
9604
9619
9626
06/7/04
08/7/04
13/7/04
23/7/04
30/7/04
31,000
51,000
56,000
36,000
76,000
Total facturacin no autorizada Q. 250,000

Recomendacin
Que el J efe del Departamento supervise las actividades constantemente y le d
instrucciones a su personal para que las facturas emitidas tengan su pedido
autorizado debidamente numerado, con el objeto de evitar facturaciones que no
estn autorizadas.
2. DEPARTAMENTO DE CRDITOS
2.1 DEFICIENCIA
Se tienen facturas con saldos vencidos.
En oportunidades los clientes cancelan sus facturas hasta con dos y tres meses
de morosidad. Sin embargo, se les contina autorizando ms ventas al crdito y
no se cobra ningn inters por el tiempo que permanecen dichos documentos en
morosidad, ejemplo:
C l i e n t e Factura Fecha Valor Q. Tiempo morosidad
Farmacia Lpez
Farmacia J uan
Farmacia J os
Farmacia Ruth
Farmacia Alma
9588
9597
9608
9616
9634
02/7/04
08/7/04
16/7/04
22/7/04
31/7/04
18,000
51,000
86,000
59,000
26,000
2.0 meses
3.0 meses
2.0 meses
3.0 meses
1.5 meses
Total facturas con saldos vencidos Q. 240,000

Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le ordene por escrito al J efe del Departamento
que no se autoricen ms ventas a clientes con saldos vencidos y se cobre un
inters del 2 % mensual por saldos morosos, con el objeto de obligar a los
clientes que cancelen sus saldos en el plazo establecido.

2.2 DEFICIENCIA
Crditos autorizados por los asistentes
Los pedidos por ventas al crdito nicamente deben ser autorizados por el J efe y
Subjefe del Departamento. Sin embargo, en nuestro examen encontramos
pedidos autorizados por los asistentes, ejemplo:

C l i e n t e Factura nmero Fecha Valor Q.
Farmacia Luis
Farmacia Elena
Farmacia Glvez
Farmacia Paris
Farmacia J ess
Farmacia Telma
9592
9595
9604
9619
9626
9628
05/7/04
07/7/04
13/7/04
23/7/04
30/7/04
31/7/04
25,000
20,000
56,000
36,000
76,000
52,600
Total crditos autorizados por los asistentes Q. 265,600

Recomendacin
Que el J efe del Departamento establezca un estricto control en las actividades de
su personal y d instrucciones por escrito que nicamente el J efe y Subjefe del
Departamento estn autorizados para firmar los pedidos por ventas al crdito,
con el objeto de tener un mejor control en este procedimiento.
3. DEPARTAMENTO DE BODEGA
3.1 DEFICIENCIA
Devolucin de medicamentos por vencimiento.
Los medicamentos prximos a vencer se deben retirar del inventario con un mes
de anticipacin a su vencimiento. Sin embargo, se observ que los clientes
devuelven productos por haberles llegado faltndoles nicamente dos y tres das
para su vencimiento, ejemplo:

F a c t u r a Nota de devolucin
C l i e n t e
Nmero Fecha Valor Q. Nmero Valor Q.
Farmacia Oasis
Farmacia Valds
Farmacia Loyola
Farmacia Elda
Farmacia Alma
9585
9610
9614
9627
9634
01/7/04
19/7/04
20/7/04
31/7/04
31/7/04
25,000
68,000
24,600
53,000
26,000
825
831
836
846
851
2,500
3,100
2,000
5,600
1,200
Total ventas Q. 196,600 devoluciones Q. 14,400

Recomendacin
Que Gerencia de Operaciones, informe semanalmente a Gerencia
Administrativa, sobre las cantidades en unidades y valores de productos prximos
a vencer, para que se retiren del inventario antes de su vencimiento y as evitar el
despacho de productos vencidos.

3.2 DEFICIENCIA
Devolucin de medicamentos mal etiquetados.
Los medicamentos se despachan con una etiqueta conteniendo sus precios de
venta, los cuales deben ser iguales a los precios que estn facturados. Sin
embargo, encontramos devoluciones realizadas por los clientes, por no coincidir
los precios facturados y la etiqueta que llevan puesta los productos, ejemplo:
F a c t u r a Nota de devolucin
Cliente Nmero Fecha Valor Q. Nmero Valor Q.
Farmacia J ulin
Farmacia Karla
Farmacia Csar
Farmacia Chuy
Farmacia David
9591
9602
9607
9622
9632
05/7/04
12/7/04
15/7/04
26/7/04
31/7/04
21,500
75,000
12,400
26,000
14,900
866
871
876
883
890
1,500
6,800
3,000
3,200
1,800
Total ventas Q. 149,800 devoluciones Q. 16,300

Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le d instrucciones por escrito al J efe del
Departamento que supervise constantemente el proceso de etiquetado, con el
objeto de evitar las devoluciones de productos por mal etiquetados.

4. DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN
4.1 DEFICIENCIA
Pedidos anulados por despacharse hasta el siguiente da.
Los pedidos de los clientes de la ciudad capital deben despacharse con un
promedio de 2 a 3 horas, este tiempo se cuenta a partir de su recepcin en este
departamento. Sin embargo, encontramos pedidos anulados por los clientes por
haberse despachado hasta el siguiente da, ejemplo:

Factura nmero Fecha Valor Q.
Farmacia J ulin
Farmacia Sol
Farmacia Karen
Farmacia Glvez
Farmacia Ruth
Farmacia Aura
Farmacia Zulma
9591
9596
9598
9604
9616
9623
9631
05/7/04
08/7/04
09/7/04
13/7/04
22/7/04
27/7/04
31/7/04
21,500
37,000
30,000
56,000
59,000
81,100
46,000
Total devoluciones Q. 330,600

Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le d instrucciones por escrito al J efe del
Departamento para que se cumpla con el tiempo promedio en el despacho de
pedidos y as evitar anulaciones de ventas significativas.

4.2 DEFICIENCIA
Productos no empacados adecuadamente.
Los medicamentos jarabes y ampollas enviados a los clientes de los
departamentos se deben empacar en cajas especiales. Sin embargo, se observ
que los clientes devuelven productos por recibirlos en mal estado, por no
haberse realizado el empaque adecuadamente, ejemplo:
Factura nmero Fecha Valor Q.
Farmacia J ulia
Farmacia Moza
Farmacia J os
Farmacia Valds
Farmacia Loyola
Farmacia J ess
9593
9601
9608
9610
9614
9626
06/7/04
12/7/04
16/7/04
19/7/04
20/7/04
30/7/04
31,000
45,000
86,000
68,000
24,600
76,000
Total devoluciones Q. 330,600

Recomendacin
Que el J efe del Departamento le d instrucciones al encargado del rea de
Empaque, para que supervise constantemente a su personal, a efecto se realice
adecuadamente el empaque de los productos y as evitar que sean derramados y
devueltos por los clientes.

CONCLUSIONES
1. La Auditora Administrativa es el examen integral o parcial de una
organizacin, con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora.

2. A travs de una Auditora Administrativa se conoce el grado de
cumplimiento y eficiencia de las polticas y procedimientos en el rea de
Operaciones de una Empresa Distribuidora de Productos farmacuticos.

3. La Auditora Interna juega un papel importante en la empresa analizada El
Producto Farmacutico, S. A., a travs de los informes que rinde, se
obtiene informacin financiera confiable y oportuna, se resguardan los
activos, se promueve la eficiencia operativa y se conoce el grado de
cumplimiento de las polticas y procedimientos de la empresa.

4. Se confirma la hiptesis formulada en el plan de investigacin, la cual
indicaba que las causas desde el punto de vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de
Auditora Interna, realice en el rea de Operaciones de la Empresa El
Producto Farmacutico, S. A., son: falta de capacidad y negligencia para
reconocer, analizar y dar soluciones a problemas de importancia, falta de
capacidad para supervisar al personal en forma adecuada, la inexistencia
de delegacin de autoridad y responsabilidad, por los jefes de los
departamento que conforman la Divisin de Operaciones y la inexistencia
de manuales de polticas y procedimientos actualizados.

5. Se concluye que, las polticas y procedimientos examinados en la Divisin
de Operaciones de la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad
Annima, no han sido administrados con eficiencia razonable al 31 de
diciembre de 2004.
RECOMENDACIONES

1. Que la Administracin de la Empresa el Producto El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima, le d la importancia a la Auditora
administrativa, toda vez que su propsito es precisar su nivel de
desempeo y oportunidades de mejora en cualquier rea de la institucin.

2. Que la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima, a travs
de su Departamento de Auditora Interna, realice auditoras administrativas
peridicas en reas diferentes de la entidad, con el objeto de conocer el
cumplimiento de sus polticas y procedimientos.

3. Se recomienda a la Administracin de la Empresa El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima, unidad objeto de anlisis, le d la
importancia correspondiente al Departamento de Auditora Interna, pues a
travs de sus informes, obtendr informacin financiera confiable y
oportuna, resguardo de sus activos, eficiencia operativa y el cumplimiento
de los objetivos, polticas y procedimientos.

4. Se recomienda a la Gerencia de Operaciones de la empresa El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima, actualizar los manuales de polticas y
procedimientos; capacitar a su personal, especialmente a los jefes de los
Departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin, con el
objeto de eliminar:

La incapacidad para supervisar al personal en forma adecuada.
La inexistencia de delegacin de autoridad y responsabilidad.
La negligencia para reconocer, analizar y dar soluciones a
problemas de importancia, y
El incumplimiento de sus polticas y procedimientos actuales.
BIBLIOGRAFA
1. Acuerdo Gubernativo Nmero 712-99, Reglamento para el control sanitario de
los medicamentos y productos afines, Guatemala, 1999

2. Anaya Snchez, Carlos Enrique, Auditora Administrativa, Evaluacin de la
Empresa, Ediciones Contables y Administrativas, Mxico DF. 1986.

3. Arias D. Toms. Glosario de Medicamentos, Desarrollo Evolucin y Uso.
Profesor Universidad de Panam, Primera Edicin 1999.

4. Camey Prez, Robidio Armando. Tesis: Auditora Administrativa en una
empresa financiadora privada, Facultad de Ciencias Econmicas, Universidad
de San Carlos de Guatemala, octubre, de 2001.

5. Congreso de la Repblica. Cdigo de Salud y sus reformas, Decreto Nmero
90-97, Guatemala, 2004.

6. Fernndez Arena, J os Antonio. La Auditora Administrativa, Tercera Edicin,
Editorial Diana, Mxico 1973.

7. Franklin F., Enrique Benjamn. Auditora Administrativa, McGRAW-HILL,
Primera Edicin, Mxico, 2001
8. Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas, Guatemala, 1996.

9. Instituto Guatemalteco de Contadores Pblico y Auditores, Guas de
Auditora Interna, Guatemala, 1999.

10. Lpez H. Silvia L. Auditora Interna preventiva en una empresa comercial de
productos farmacuticos, Facultad de Ciencias Econmicas, Universidad de
San Carlos de Guatemala, septiembre de 1997.

11. Rodrguez Valencia, J oaqun, Sinopsis de la Auditoria Administrativa,
Editorial Trillas, Mxico DF. 1986.

12. Thierauf, Robert J . Auditora Administrativa con cuestionarios de trabajo.
Editorial Trillas Mxico, 1981.

ANEXOS

Anexo No. 1: Organigrama de la Empresa El Producto Farmacutico S. A

Anexo No. 2: Organigrama de la Divisin de Operaciones.

Anexo No. 3: Atribuciones y responsabilidades de los puestos de la Divisin
de Operaciones

Anexo No. 4: Descripcin de los requisitos para optar a los puestos de la
Divisin de Operaciones.

Anexo No. 5: Flujograma de la facturacin, autorizacin, preparacin

Anexo No. 6: Flujograma del otorgamiento de crditos por primera vez a los
clientes.

Anexo No. 1
Organigrama Compaa El Producto Farmacutico S. A.

Consejo de
Administracin
Gerencia General
Divisiones de Ventas Divisiones de Apoyo
Farmacutica
Mdica
Consumo
Entidades Belleza
Detallistas
Administracin
Financiera Recursos Humanos
Mantenimiento Informatica
Operaciones
Auditora Interna

Anexo No. 2
Organigrama Divisin de Operaciones

Gerente
Depto. de Facturacin Depto. de Crditos Depto. de Bodega Depto. de
Distribucin
rea de Verificado
rea de Empaque
rea de Despacho
rea de Recepcion y
Chequeo
rea de Preparado
rea de Etiquetado
Secretaria
ANEXO NMERO 3
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS PUESTOS DE LA

La Divisin de Operaciones es la encargada de implementar y controlar los
distintos procesos para facturar los pedidos, autorizar los crditos, preparar los
medicamentos y distribuir los pedidos por ventas. Para su funcionamiento est
integrada por un Gerente, una secretara y por los siguientes departamentos:
Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.

Atribuciones y responsabilidades del Gerente:
Es la persona encargada de implementar y controlar los distintos procesos para
facturar, autorizar, preparar y distribuir los pedidos por ventas.

Implementar y supervisar el cumplimiento de las nuevas polticas y
procedimientos en relacin a la facturacin, autorizacin, preparacin y
Controlar y ejecutar el presupuesto asignado anualmente.
Supervisar las actividades realizadas por los jefes de los departamentos
que pertenecen a la Divisin de Operaciones.
Comunicar los problemas ms importantes a Gerencia General.
Sostener reuniones con los jefes de los departamentos peridicamente.
Darle solucin a los reclamos realizados por los clientes, por diferentes
motivos.
Mantener una constante comunicacin con los dems Gerentes de la
Institucin en relacin al desarrollo de sus actividades.
Asistir a las reuniones gerenciales.

Atribuciones y responsabilidades del Jefe del Departamento de Facturacin:
Es la persona encargada del departamento, de las actividades que realiza su
personal subalterno y dentro de sus atribuciones ms importantes estn:

Coordinar y supervisar la facturacin de todos los pedidos por ventas.
Coordinar el cierre de las operaciones diariamente.
Supervisar las actividades realizadas por el personal subalterno.
Cumplir las polticas y procedimientos implementados por el Gerente de
Operaciones, en relacin a la facturacin de los pedidos..
Proporcionarles una adecuada atencin a los clientes.
Comunicarle los problemas ms importantes a su jefe inmediato.
Reportar cualquier problema en el sistema de cmputo a la Gerencia de
Informtica.
Sostener reuniones con su J efe inmediato y con los jefes de los dems
departamentos de la Divisin de Operaciones.

Atribuciones y responsabilidades del Jefe del Departamento de Crditos:

Analizar todas las solicitudes de los crditos requeridos.
Autorizar todos los pedidos por ventas al crdito.
Revisar los reportes de cuenta corriente.
Planificar y supervisar las giras departamentales de cobros.
Gestionar los cobros de la ciudad capital, a travs de los Asesores
comerciales.
Supervisar las actividades realizadas por el personal subalterno.
Operaciones, en relacin al otorgamiento de crditos.

Comunicar los problemas ms importantes a su jefe inmediato.
Comunicar los pedidos no autorizados por ventas significativas a los
Gerentes de ventas.

Atribuciones y responsabilidades del Jefe del Departamento de Bodega:

Supervisar y coordinar la recepcin por compras, almacenamiento,
etiquetado y preparacin de todos los medicamentos.
Supervisar la recepcin de los medicamentos por devoluciones sobre
ventas.
Atender directamente a los clientes por reclamos, en relacin a productos
daados y faltantes.
Supervisar las actividades realizadas por los encargados de las reas que
pertenecen al Departamento de Bodega.
Operaciones, en relacin al manejo de los medicamentos.

Atribuciones y responsabilidades del Jefe del Departamento de
Distribucin:

Supervisar y coordinar la distribucin de todos los pedidos de la ciudad
capital y de los departamentos del pas.
Atender directamente los reclamos de los clientes.
Implementar nuevas polticas y procedimientos para minimizar el tiempo en
la distribucin de los pedidos.
Supervisar las actividades realizadas por los encargados de las reas que
pertenecen al Departamento de Distribucin.
Operaciones, en relacin al manejo de los medicamentos.

ANEXO NMERO 4
DESCRIPCIN DE LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL CARGO DE
GERENTE DE OPERACIONES.

rea: Divisin de Operaciones

J efe Inmediato: Gerente General

Requisitos para el puesto:

Grado Acadmico: Ingeniero industrial graduado, colegiado activo.

Experiencia: Tres aos de experiencia como Gerente de
Operaciones o puesto similar.

Aptitudes: Habilidad numrica y manual, organizado, serio, corts,
responsable, memoria asociativa de nombres y datos,
con iniciativa propia, sentido de colaboracin, don de
mando y con amplios conocimientos de computacin.

Atribuciones: (Ver anexo nmero 3)

DESCRIPCIN DE LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL CARGO DE JEFE
DEL DEPARTAMENTO DE FACTURACIN.


Departamento: Facturacin

J efe Inmediato: Gerente de Operaciones


Grado Acadmico: Perito Contador, estudiante del tercer ao de la carrera
de Administracin de Empresas o Contadura Pblica y
Auditora.

Experiencia: Tres aos de experiencia como J efe de un
Departamento de Facturacin o puesto similar.

Aptitudes: Habilidad numrica, organizado, responsable, con
iniciativa propia, sentido de colaboracin, don de mando
y con conocimientos de computacin.


DEL DEPARTAMENTO DE CRDITOS.


Departamento: Crditos



Grado Acadmico: Perito Contador, estudiante de los ltimos aos de la
carrera de Administracin de Empresas o Contadura
Pblica y Auditora.

Experiencia: Tres aos de experiencia, como J efe de un
Departamento de Crditos o en puesto similar.



DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA.


Departamento: Bodega



Grado Acadmico: Perito Contador, estudiante de los ltimos aos de la
carrera de Administracin de Empresas o Contadura
Pblica y Auditora.

Departamento de Bodega o puesto similar.



DEL DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN.


Departamento: Distribucin



Grado Acadmico: Estudiante de los ltimos aos de la carrera de
ingeniera industrial.

Departamento de Distribucin o puesto similar.

Aptitudes: Habilidad numrica y manual, organizado, serio, corts,
responsable, memoria asociativa de nombres y datos,
con iniciativa propia, sentido de colaboracin, don de
mando y con amplios conocimientos de computacin.


ANEXO NUMERO 5

FLUJ OGRAMA DE LA FACTURACIN , AUTORIZACIN, PREPARACIN Y DISTRIBUCIN DE LOS PEDIDOS

Departamento de Departamento de Departamento de Departamento
Facturacin Crdito Bodega de Distribucin

Fuente: Investigacin
Inicio
Cliente llama
por telfono
Revisa
factura
Revisa los
productos
Prepara los
productos
Se
clasifican
por ruta
Operador
contesta
llamada
Traslada los
productos
Se entregan
a repartidor
Realiza
pedido
Revisa
cuenta
del
cliente
Repartidor
los entrega
al cliente
Autoriza o
razona el
pedido
Cliente
revisa
Pedido no
autorizado
Pedido
autorizado

Archivo
Se emite
factura
Cliente
firma
factura

Archivo
Fin
ANEXO NUEMRO 6
FLUJOGRAMA DEL OTORGAMIENTO POR PRIMERA VEZ A LOS CLIENTES

DIVISION DE VENTAS DEPARTAMENTO COMIT DE CRDITOS
DE CRDITOS

Fuente: Investigacin

Inicio
Cliente
solicita
apertura de
crdito
Vendedor
entrega
documentaci
Vendedor
lo visita
Investiga
referencias
Le entrega
solicitud y
requisitos
Asigna
cdigo a
cliente
Devuelve
documentacin
a vendedor
Revisa
cantidad
solicitada
Mayor a
Q.10.000
Menor a
Q10.000

Revisa
cantidad
solicitad
Crdito
denegado

Crdito
autorizado
Crdito
autorizado
Se notifica
al cliente

Archivo
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