SISTEM FAIL,

REKOD-REKOD
&
PENDOKUMENTASIAN
SISTEM FAIL
PENGERTIAN
SISTEM FAIL

Satu proses mengklasifikasi,
menyusun dan menyimpan
semua surat, rekod mahupun
maklumat

KEPENTINGAN

1. Sistem ini perlu supaya rekod dapat
diperoleh dengan segera apabila
dikehendaki
2. Semua rekod dapat disimpan secara
terurus dan sistematik.
3. Sistem fail yang sistematik akan
memudahkan pengurus atau pun
pengganti mengambil alih tugas-tugas
yang ditinggalkan

SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU
:
(a) teknik penyimpanan fail
(b) rekod- rekod pentadbiran
(c) sistem penyimpanan rekod yang patut
diamalkan
(d) peralatan yang patut diberi
(e) personel yang menyelenggarakan fail




FAIL PSS (UMUM)

Semua pss ada sistem fail. Tetapi terdapat
beberapa perbedaan :
(a) cara mengelas tajuk besar dan
pecahan tajuk

(b) nombor fail untuk tajuk berbeda

(c) kulit fail dan cara penulisan fail
berbeda

1. Fail Surat Menyurat (fail kertas)
2. Fail Minit Mesyuarat (fail kertas/tegak)
3. Fail Kewangan (fail kertas/tegak)
4. Fail Jawatankuasa (fail kertas/tegak)
5. Fail Ahli PSS (fail kertas/tegak)
6. Fail Perancangan,
Takwim & Aktiviti (fail kertas/tegak)
7. Fail Analisa Peminjaman
buku & bahan PdP (fail kertas/tegak)
8. Fail Analisa Penggunaan
PSS (fail kertas/tegak)
9. Fail Jadual Pinjaman &
Penggunaan PSS (fail kertas/tegak)
10. Fail Program & Dokumentasi (fail kertas/tegak)
11. Fail Panitia (fail kertas/tegak)
12. Fail Pelupusan (fail kertas/tegak)
13. Fail Senarai Bahan PdP (fail kertas/tegak)

Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan
Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk
Terbuka / Harian
FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH
PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL

1. Fail berkulit nipis berwarna putih
2. Mudah disediakan dan disimpan
3. Murah dan mudah didapati
4. Mudah diperluas dan dipakai berterusan
- Jilid 1 dan seterusnya
5. Beri tanda apabila dikeluarkan
6. Pengedaran fail secara bersistem
ARAHAN PENUTUPAN FAIL

1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi
100 kandungan atau apabila difikirkan
terlalu tebal
2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid
pada nombor rujukannya,.
Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2.
Nombor yang sama masih digunakan
Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan
nombor baru.
Mulakan dengan nombor 1.

REKOD-REKOD
PENGERTIAN

1. Catatan yang dibuat untuk
rujukan atau ingatan

PRINSIP- PRINSIP REKOD

Memudahkan semua pihak khususnya
Penyelaras mendapatkan maklumat.

Data dan statistik yang diperlukan dapat
diperoleh dengan mudah dan cepat
KEPENTINGAN.

1. Menjadi bahan rujukan utama untuk
mendapatkan sesuatu maklumat

2. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh
maklumat yang diperlukan

3. Semua urusan penyimpanan maklumat atau
data akan kemas kini

4. Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih
atau pemilikan bahan yang sama

5. Memudahkan urusan penyemakan stok atau
menghapus buang bahan

6. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau
program pada masa depan


SENARAI REKOD PSS

1. Rekod Perolehan PSS
2. Rekod Pinjaman Buku
3. Rekod Penggunaan PSS
4. Rekod Penggunaan & Pinjaman bahan PdP
5. Rekod Pengunjung & Pelawat
6. Rekod Bertugas dan laporan Pengawas PSS
7. Rekod peralatan (harta modal/Inventeri)
8. Rekod penggunaan bilik/bahan media
PENDOKUMENTASIAN
PENGERTIAN :

Merupakan usaha untuk mengumpul,
menyusun atau merakam sesuatu hasil
kerja atau aktiviti


KEPENTINGAN

1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa
sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.

2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada
mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan
sesuatu projek


3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu
merupakan satu cara untuk melihat kekuatan
mahupun kelemahan sesuatu projek yang
telah dijalankan (langkah post-mortem)

4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas
bagi sesuatu kajian akan datang
CONTOH PENDOKUMENTASIAN

1. Gambar foto
2. Rakaman Audio-Video
3. Koleksi kertas cadangan / kertas kerja /
laporan sesuatu kegiatan
4. Koleksi Majalah Sekolah
5. Sudut Dokumentasi PSS



BUTIRAN DOKUMENTASI

Mesti mengandungi :
(I) Kertas cadangan
(ii) Pelaksanaan
(iii) Laporan Pelaksanaan
(iv) Lampiran ( Gambar , Borang . )

Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan
(I) Sudut Dokumentasi
(ii) Fail PSS
(iii) Orang yang bertanggungjawab