BAB II

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM

II.1 Bagan Organisasi

Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, maka sebuah perusahaan haruslah

mengatur pembagian tugas perusahaan sedemikian rupa. Bentuk dari pembagian tugas itu
dapat digambarkan ke dalam suatu struktur organisasi atau bagan organisasi, sistem yang
akan dikomputerisasi ialah karyawan bagian produksi.

Analisis sistem Penggajian

Para pegawai tersebut merupakan tenaga kerja dimana pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh pegawai tersebut dibayarkan berdasarkan jumlah hari kerja, jam
kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh pegawai.

Sistem penggajian bagian produksi ini melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi

keuangan dan fungsi pengawas.

· Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan pegawai, penetapan

tarif upah, promosi atau mutasi pegawai, penghentian pegawai dari pekerjaannya dan
penetapan berbagai tunjangan, iuran serta potongan gaji pegawai.

· Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan perhitungan dan pembayaran

gaji pegawai, fungsi pengawas bertanggung jawab atas pengawasan produksi yang
meliputi distribusi tenaga kerja serta jumlah produksi yang dihasilkan oleh setiap
pegawai , secara garis besar, sistem penggajian pegawai yang berlaku dapat dilihat
pada gambar :
 Gambar : Sistem Penggajian karyawan pada Toserba Mirota Gejayan Yogyakarta

Setiap karyawan diwajibkan untuk memasukkan kartu pada mesin pencatat waktu
sebelum dan sesudah bekerja, kemudian pengawas mengumpulkan recorder (absensi) tiap
karyawan dan memeriksa serta men-total jumlah jam kerja dan jam lembur tiap karyawan
untuk dimasukkan dalam time record. Time card tersebut diserahkan pada staff personalia
yang memindahkan data yang ada ke jurnal harian karyawan. Selain itu pengawas juga
menghitung jumlah produksi yang dihasilkan oleh masing-masing produksi. Pada akhir
periode (1 periode = 4 minggu), staff personalia akan menghitung jumlah gaji yang harus
dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada jurnal harian karyawan, daftar bonus, serta
data karyawan ( untuk menentukan standar gaji kepada keuangan, yang bertugas
membagikan gaji pada para karyawan. Staff keuangan juga bertanggung jawab dalam
pembuatan kwitansi sebagai bukti tanda terima gaji.

II.2 Analisis Arus Informasi Dalam sistem

II.2.1 Diagram Alir Prosedur : Proses Penggajian karyawan

1. Level 0

2. Level 1

Sub Proses 1, Absen

Sub Proses 2, Perhitungan jam kerja

Sub proses 3, Penggajian Karyawan

II.2.2 Arus data sesudah komputerisasi

Diagram Alir data ( DFD )

Proses penggajian karyawan (setelah ada Sistem Informasi )

· Level 0

Level 1
Level 2

3. Proses perhitungan gaji

Level 0
Level 1

Level 2

Level 0

Proses Absensi
Level 1

Level 2
II.2.3 Kamus Data

Pada kamus data ( data dictionary ) ini, semua jenis data yang terlibat dalam
proses yang terjadi, didefinisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian seperti
berikut :
II. 3 Persiapan Data Contoh

NiK (f1) 0001

Nama Karyawan (f2) Rizky H
Alamat (f3) Jl. Garuda No. 555 Sidoarum V, YK
Agama (F4) Islam
Jenis Kelamin (f5) Laki-laki
Status (f6) Duda
Pendidikan (f7) Sarjana
Tanggal Lahir (f8) 01 January 1975
Tanggal masuk kerja (f9) 03 Maret 1996
Jabatan (f10) Pimpinan
Golongan (f11) 4D
Bagian (f12) Produksi
Gaji Pokok (f13) Rp. 250.000
Potongan SPSI (f14) Rp. 2.000
Potongan Asuransi (f15) Rp. 5.000
Iuran Koperasi Rp 20.000
Tunjangan Jabatan (f17) Rp. 30.000
Tunjangan Lembur (f18) Rp. 10.000
Bonus Prestasi kerja (f19) Rp. 30.000
Total Gaji (f20)
THR ( f21)

NiK 0002
Nama Karyawan Shinta
Alamat Jl. Janti 43a Yogyakarta
Agama Khatolik
Jenis Kelamin Wanita
Status Belum nikah
Pendidikan Sarjana
Tanggal Lahir 4 April 1975
Tanggal masuk kerja 08 November 1997
Jabatan Wakil Pimpinan
Golongan 4C
Bagian Produksi
Gaji Pokok p. 200.000
Potongan SPSI Rp. 2.000
Potongan Asuransi Rp. 5.000
Iuran Koperasi Rp. 20.000
Tunjangan Jabatan Rp. 25.000
Tunjangan Lembur Rp. 7.500
Bonus Prestasi kerja Rp. 20.000

NiK 0003
Nama Karyawan Ella Indah Prasasti
Alamat Jl. Parangtritis No. 105 Yogyakarta
Agama Islam
Jenis Kelamin Wanita
Status Nikah
Pendidikan Diploma
Tanggal Lahir 18 Agustus 1978
Tanggal masuk kerja 16 Januari 1998
Jabatan Sekretaris Manajer
Golongan 3D
Bagian Personalia
Gaji Pokok Rp. 125.000
Potongan SPSI Rp. 2.000
Potongan Asuransi Rp. 5.000
Iuran Koperasi Rp. 20.000
Tunjangan Jabatan Rp. 10.000
Tunjangan Lembur Rp. 5.000
Bonus Prestasi kerja Rp. 10.000

II.4 Perancangan Laporan

Output dalam Produk Sistem Informasi yang dapat dilihat pada rancangan sistem ini,
output akan berupa Laporan untuk memberikan informasi mengenai berbagai masalah
yang berhubungan dengan gaji dan kepegawaian. Dan output tersebuta akan ditampilkan
nantinya pada layar monitor yang berupa tabel. Dan berbagai laporan tentunya dapat
dicetak melalui printer. Adapun laporan-laporan yang dibutuhkan adalah :

· Laporan Karyawan per Bagian

· Laporan Karyawan keseluruan

· Laporan Daftar Gaji Karyawan

· Laporan Presensi Kerja

Maka Draf dari laporan tersebut adalah :

· Laporan Karyawan Perbagian

Kegunaan : Untuk mengetahui Identitas karyawan perbagian / Departemen.

Pemakai : Pimpinan Perusahaan.

Pengisi : Bagian Personalia.

Sumber data : Bagian Personalia.

Frekwensi : Tergantung Keinginan atau masalah yang ada

Rumus :-
Penyimpanan : f1 s/d f5 diambil dari karyawan.dbf

F10 diambil dari jabatan.dbf

Laporan Karyawan Keseluruan

Kegunaan : Untuk mengetahui Identitas karyawan keseluruan dalam perusahaan.

Pemakai : Pimpinan Perusahaan.

Pengisi : Bagian Personalia.

Sumber data : Bagian Personalia.

Frekwensi : Tergantung Keinginan atau masalah yang ada

Rumus :-

Penyimpanan : f1 s/d f5 diambil dari karyawan.dbf

F10 diambil dari jabatan.dbf

Laporan Presensi Kerja

Kegunaan : Untuk mengetahui prestasi dan kehadiran kerja karyawan.

Pemakai : Pimpinan Perusahaan.

Pengisi : Bagian Personalia.

Sumber data : Bagian Pengawas.

Frekwensi : Setiap hari kecuali hari libur atau hari besar.

Rumus :-

Penyimpanan : f1 dan f2 diambil dari karyawan.dbf

f10 diambil dari Jabatan.dbf

f12 diambil dari Bagian.dbF

II.5 Perancangan Formulir / Pengkodean

Dalam proses pengolahan data penggajian ini, dirancang input sebagai langkah
awal dalam proses penggajian. Inputan merupakan bentuk dari dokumen dasar yang
digunakan merupakan bentuk tampilan input pada layar monitor.

Form Data Karyawan

Gambar : Disain Form Data Karyawan

Pengisi Formulir : Petugas Personalia

Pemakai : Bagian personalia Perusahaan

Periode Masukan : Saat ada pegawai baru , atau saat membetulkan data pegawai

Frekwensi : Tidak tentu, biasanya hanya diperlukan pada saat awal

komputerisasi

Penyimpanan : Pada file karyawan.dbf

Form Data Absen

Pengisi Formulir : Petugas Pengawas

Pemakai : Bagian personalia Perusahaan

Periode Masukan : Pada akhir jam kerja pegawai dalam satu hari

Frekwensi : Setiap hari

Penyimpanan : Absen.dbf

Form Golongan

Gambar Desain Form Golongan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan golongan dari atasan

Frekwensi : -

Penyimpanan : Golongan.dbf

Form Jabatan
 Gambar Desain Form Jabatan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Jabatan dari atasan

Penyimpanan : Jabatan.dbf

Form Bagian

Gambar Desain Form Bagian

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Bagian dari atasan

Frekwensi : -

Penyimpanan : Bagian.dbf

Form Potongan
Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Potongan dari atasan

Frekwensi : -

Penyimpanan : Potongan.dbf

Form Penggajian Karyawan

Gambar Desain Form Penggajian Karyawan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Personalia Perusahaan

Periode Masukan : Akhir Bulan

Frekwensi : Setiap Bulan

Penyimpanan : Diambil dari Karyawan.dbf, Bagian.dbf, Jabatan.dbf,

Golongan.dbf, Potongan.dbf, Absen.dbf

II.6 Perancangan Bentuk Layar Masukan

Bentuk Layar Masukan Data Karyawan

Bentuk Layar Masukan Absensi Kerja

Bentuk Layar Masukan Bagian

Bentuk Layar Masukan Jabatan

 Bentuk Layar Masukan Golongan

Bentuk Layar Masukan Potongan

Bentuk Layar Masukan Penggajian Karyawan

II.7 Perancangan Basis Data

Model Data Logika ( MDL )

Model data logika adalah satu teknik untuk menjelaskan dengan baik struktur
informasi dan aturan-aturan sebagai masukan pada proses perancangan database.

Pada terminasi model data logika, satu kerangka pandangan pemakai terdiri dari :

· Entity

· Relationship

· Kunci primer

· Kunci alternatif

· Kunci tamu

· Aturan kunci bisnis

MDL I : Mengidentifikasikan entity utama

Dari diagram arus data perusahaan diperoleh entity-entity utama untuk sistem
pengendalian penggajian :

1. Karyawan : Berisikan Informasi mengenai Data-data karyawan

 2. Bagian : Berisikan Informasi mengenai Bagian-bagian yang ada pada
perusahaan tersebut dan nantinya berguna untuk menentukan karyawan
bekerja pada bagian mana.

3. Golongan : Berisikan Informasi mengenai Golongan-golongan yang ada

pada perusahaan tersebut dan juga nantinya menentukan karyawan tersebut
golongan mana.

4. Jabatan : Berisikan Informasi mengenai Jabatan-jabatan yang ada pada

perusahaan tersebut dan juga menentukan karyawan nantinya menjabat
sebagai apa.

5. Potongan : Berisikan Informasi mengenai Potongan-potongan yang akan

diterima oleh karyawan.

6. Absen : Berisikan Informasi mengenai Kehadiran kerja Karyawan

yang dihitung setiap hari kerja , yang mana nantinya ini berguna untuk
mendapatkan Bonus hasil prestasi kerja.

Gambar :

Perancangan MDL-1 : Entity

MDL-2 Menentukan Hubungan ( relationship) antar entity

Mencari Hubungan atau relasi antara ke enam entity atau file diatas maka kita dapatkan
hubungan sebagai berikut :

· Satu Karyawan dapat mempunyai 30 absen yaitu selama 1 bulan lamanya berarti
disini hubungannya yaitu One To Many
· Satu Golongan dapat dimiliki oleh banyak karyawan juga disini hubungannya adalah
One To many.

· Satu Jabatan juga dapat dimiliki oleh banyak karyawan tetapi tergantung pada bagian
mana karyawan tersebut bekerja, dan tidak boleh dalam satu bagian berarti disini
hubungannya adalah One To many.

· Satu Bagian dapat banyak karyawan berarti disini hubungannya adalah One To Many.

· Satu potongan dapat dimiliki oleh banyak karyawan, ini juga hubungannya adalah
One To Many.

MDL 3 Menentukan Kunci primer dan alternatif

Mendokumentasikan kunci primer untuk masing-masing entity

1. Karyawan : Primary key = NIK

Regular Key = kode_jbtn, kode_bgn, gol, kode

2. Bagian : Primary key = kode_bgn

3. Jabatan : Primary Key = kode_jbtn

4. Golongan : Primary Key = gol

5. Potongan : Primary Key = kode

6. Absen : Regular Key = nik, tgl_msk

 Perancangan MDL-3 : Kunci Primer

MDL 4 Menetukan Kunci tamu

Pada tahap ini kunci tamu untuk masing-masing entity akan diidentifikasi dengan cara
menyelidiki dan memeriksa relationship.

· Karyawan : Kunci tamu = kode_bgn, kode_jbtn, gol, kode

· Absen : Kunci tamu = NIK, tgl_msk.

Gambar

Perancangan MDL-4 : Kunci Tamu

 MDL 5 Menentukan kunci aturan bisnis

MDL 6 Melengkapi semua Field yang diperlukan untuk penyelesaian ini, maka
didapatkan hasil gambar sebagai berikut

Perancangan MDL-6 : Attribut Bukan Kunci

MDL 7 Validasikan aturan Normalisasi

Hasil rancangan sampai dengan MDL-6 ternyata telah memenuhi syarat sebagai MDL-7,
atau dengan kata lain bentuknya telah ternormalisasi. Semua file telah memenuhi bentuk
normal ketiga. Redudansi dan Inkonsistensi telah direduksi

MDL 8 Menentukan Domain

Keterangan :73

C adalah Character, C5 = character 5 Huruf

N adalah Numeric, N8 = Numeric 8 huruf

D adalah Date

DT adalah Date Time

II. 8 Perancangan Proses / menu

Program yang akan dibangun mempunyai menu dan sub-sub menu yang dapat
digambarkan dalam bentuk bagan berjenjang sebagai berikut :

Gambar Menu Program

Menu Utama terdiri dari empat menu yaitu : FILE, REPORT, SETUP, HELP. Masing-
masing Sub dari menu tersebut mempunyai Sub menu lagi.

Menu FILE yaitu terdiri dari sub Menu :

- Identitas Karyawan : Berfungsi untuk mengolah segala hal yang menyangkut

Identitas karyawan.

- Presensi Kerja : Berfungsi untuk mengetahui Jumlah jam kerja atau kehadiran kerja
Karyawan, ini juga berguna dalam menentukan apakah karyawan tersebut
mendapatkan bonus.

- Exit : Berfungsi untuk keluar dari Program

Menu REPORT yaitu terdiri dari sub menu :

- Karyawan Perbagian : Berfungsi dalam menampilkan data karyawan per bagian atau
per departemen.

- Karyawan Keseluruan : Berfungsi dalam menampilkan data-data karyawan secara

keseluruan yang ada didalam perusahaan tersebut

- Penggajian Karyawan : Berfungsi dalam menampilkan Laporan gaji seluruh

karyawan.

Menu SETUP yaitu terdiri dari sub menu :

- Gaji : berfungsi dalam mengolah data gaji berdasarkan bagian, golongan, jabatan,
potongan.

- Passwords : berfungsi mengolah data paswords atau mengubah data paswords yaitu
terdiri dari paswords awal program dan juga paswords Gaji.

Menu HELP yaitu terdiri dari sub menu :

About : Berfungsi dalam menampilkan Informasi Sistem.