Planejamento de Eventos

A organizao de um evento trabalhosa e de grande responsabilidade. Como o

evento acontece em grande parte ao ao vivo, qualquer falha compromete o
conceito/imagem de quem o promove e de quem o organiza.
Para se ter os objetivos plenamente atingidos, fundamental que se faa um
criterioso planejamento, que envolve: pblicos, estratgias, recursos, implantao,
fatores condicionantes , acompanhamento e controle , avaliao e oramento.
Etapas
As etapas ou fases de um evento so o planejamento (pr-evento) a organizao e
a avaliao (ps-evento).
Objetivos
Devem ser considerados os de carter geral e especficos. a determinao do que
se pretende com o evento, de forma ampla e especfica.

Determinando o Pblico-Alvo
a quem se destina o evento, determinando se externo , interno ou misto.
Estratgias
Consiste naquilo que serve de atrao ou interesse do pblico-alvo do evento. Pode
ser estratgia para amplo comparecimento, ou para que todos saiam satisfeitos do
evento por exemplo.
Recursos
So todos os recursos humanos, materiais e fsicos que sero utilizados no evento.
Programa
a descrio dos procedimentos, desde a aprovao do projeto at o seu trmino.
Fatores condicionantes
So fatos, decises e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para
sua realizao.
Definio de data, horrio e local
Deve-se escolher, adequadamente, a data, o horrio e o local para a realizao do
evento. o primeiro passo, tanto para o sucesso, como para o fracasso.
sensato considerar, no agendamento de data, os fins de semana, perodos de
frias, os fins de semana, perodos de frias, feriados prolongados, eventos
similares e/ou paralelos, concorrentes, bem como situaes de cries. Ainda,
considerar usos e costumes do pblico-alvo. Por exemplo, em determinada cidade,
um dia bom para um coquetel na 2 ou na 4 feira.


Oramento Previses de Gastos
Deve ser feito detalhadamente para no se ter surpresas. nele que se
estabelecem as previses e o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso
se busque patrocnio, apoio ou permuta, dever ser divido em cotas para serem
negociadas com os possveis interessados. sempre BM ter os ps no cho.
Sonorizao Deve ser analisado o seguinte:
Estrutura e tamanho do local;
Tipo de evento (apresentar programa ou roteiro);
Msica ao vivo e /ou mecnica;
Gravao em udio;
Nmero de microfones (solicitar sempre um de reserva);
Tipos de microfones (pedestal, mesa, sem fio, de lapela);
Suporte para caixas de som;
Bom estado de conservao do equipamento;
O pessoal para transporte, montagem e operao;
Horrio para montagem e principalmente teste antecipado. Volume de som para o
ambiente, altura do som na 1 fileira e ltima do auditrio. Ver capacidade de
energia se requer gerador de energia para suportar a carga necessria. Ainda, se
houver falta de energia demorada qual ser o procedimento a ser tomado.
Gravao, projeo e transmisso
Estrutura e tamanho do local;
Tipo de evento (apresentar programa ou roteiro);
Nmero de cmaras;
Quem far a iluminao, quantas lmpadas, qual a capacidade de energia,
voltagem, etc.
Nmero de telas e tamanhos.
Bom estado de conservao do equipamento;
Pessoal para transporte, montagem e operao;
Horrio para montagem;
Sistema de gravao: VHS, Super VHS e Betacam, fitas adicionais.






Decorao
Estrutura e tamanho do local;
Tipo de evento;
Condies climticas (ver toldos, coberturas se for ao ar livre, alternativas para
chuvas);
Recursos: cartazes, placas, displays, iluminao, banner, painis (considerar
proporcionalidade em relao ao local a ser afixado, etc).
Placas informativas e placas com nomes dos sales sempre devem ser enormes,
com 2 ou 3 linhas no mximo, colocadas em duplicidade, em locais visveis.
Mobilirios: sofs, cadeiras, mesas,plpito;
Tipos de flores: finas, tropicais, do campo (se o arranjo for colocado sobre a mesa
conveniente que as flores no exalem perfume, assim devem ser desidratadas);
Tipos de arranjo: de aparador (especificar tamanho e formato), de mesa, de centro
de mesa principal, jardineira e vasos;
Transporte e montagem.
Harmonia com o local, volume de flores compatvel com o palco, local, etc.
Climatizador de gua ou perfume caso o local seja muito quente ou seco.
Lminas/faixas de tecido no teto se este no houver bom acabamento.
Ar Condicionado, ventiladores, etc.. (testar rudos).
Mestre de cerimnia
O mestre de cerimnia que far o evento acontecer dever ter:
Boa aparncia;
Postura discreta;
Traje especfico para o evento;
Conhecimento de cerimonial;
Dico perfeita (voz nem alta e nem baixa);
Disponibilidade para chegar at uma hora antes do evento;
Conhecimento da pronncia de nomes, palavras, inclusive estrangeiras;
Capacidade de improvisar em situaes difceis;
Sem estrelismo, porm desinibido (dependendo da situao deve ser alertado para
o estrelismo);
Sem tiques nervosos;
Conhecimento (mesmo que apenas de vista) do mundo oficial, poltico e social da
cidade.


Brincadeiras e vulgarismo fora do script so inadmissveis;
Agentes de recepo (recepcionistas)
Boa aparncia;
Postura, cordialidade, traquejo, conhecedoras de etiqueta;
Uniforme sem decotes exagerados (confortveis ao corpo);
Treinadas para fornecer informaes sobre o programa do evento e do local de sua
a realizao (sem ser vulgar e evitando-se intimidade com convidado);
Distribuio de material;
Disponibilidade para chegar at uma hora antes do evento;

Contratao de servios
Contratao de Recursos Humanos:
Seguranas;
Fotgrafos;
Manobristas;
Calgrafos
Msicos;
Agentes de recepo;
Mestre de cerimnia;
Garons
Buffet;
Sonorizao;
Banda.
Locao de Equipamentos:
Projetor;
Retro-projetor;
Multimdia;
Apontador laser;
Quadro mgico;
Tela para projeo;
Flip Shart;


Aluguel de automveis;
Ambulncia;
Rdios comunicadores
Iluminao;
TV/Vdeo;
Som;
Fax, Telefone;
Computadores e impressoras.

Avaliao
feita aps o trmino do evento, em forma de relatrio para ser entregue a quem
solicitou a organizao. uma espcie de prestao de contas.
Script ou roteiro do evento:
Trata-se de detalhar no papel tudo que acontecer em cada momento do evento,
como: quem fala (e o que fala), que hora se ilumina o palco, que hora entra o
fundo musical, paradas, sequncias, texto entremeando a apresentao, quem fica
ou sai do palco, quando se abre/fecha cortina, etc.
Tudo em sequncia, com aes gradativas, paralelas ou no, sucesso de
atividades, etc. Dependendo do evento, exige-se um diretor de palco, que faz as
marcaes de presena humana, luz, projees, iluminao, som, efeitos especiais,
etc. a imaginao e detalhamento por escrito de tudo que ocorrer no evento,
sem deixar buracos ou espaos.














CHECK LIST DO EVENTO:
Atividades (x) Responsvel Data
Evento:
Data:
Local
Horrio
Materiais grficos
Convite (modelo, arte final,impresso)
Painel central
Banners laterais
Botons
Ofcios:
Lista de convidados
Lista de convidados autoridades
Emisso de etiquetas
Ofcio (carta convite) para autoridades
Governador
Ministros
Senadores
Deputados
Prefeito/Vice
Secretrios Estadual/Municipal
Vereadores
Outros convidados
Decorao
Mesa/toalhas
Cadeiras
Flores
Coquetel:
Servio de Buffet
Mobilirio
Bebidas
Msica ambiente
Banda
Para posse diretoria
Livro de posse
Termo de posse
Hospedagens: Tipo de hotel
Relao de convidados
Carto de boas vindas
Brinde nos apartamentos
Servio de boas vindas
Transporte:
Passagens areas
Check in
Identificao no aeroporto
Aluguel de automvel
Placas : Homenagens
Texto
Lay out
Tipo de material
Fornecedor

Sinalizao
Local
Estacionamento
Sala de imprensa
Sala vip
Bandeiras
Nacional
Estadual
Municipal
Entidades
Mastros
Montagem
Mesa principal
Telefone no local do evento
Sonorizao
Pontos de luz
Praticvel ou plpito
gua na mesa principal
Toalha
Composio de mesa
Arranjos
Sonorizao/Microfones
Pessoal
Recepcionistas
Segurana
Policia Militar
Fotgrafo
Jornalistas
Mestre de cerimnia /script
Fotgrafo
Office Boy
Tecnico de som
Pessoal de Limpeza
Eletricista
Show
Contratao de artista
Pagamento Ecad
Alvar
Produo artista
Som/Iluminao/Microfone
Palco
Discurso
Presidente
Imprensa local
Release
Entrevistas
Coletiva
Individual
Msicas
Hino Nacional
Hino Lojista
Cerimonial
Mesa receptiva
Lista de convidados

Lista de presena
Lista de confirmaes
Carto citao
Script da solenidade
Infra-estrutura
Ambulncia
Filmagem
Divulgao do evento
Out door
Na
Anncio jornal
Televiso
Programas de TV
Release imprensa
Atividades Finais
Ofcios /Cartes de agradecimento
Edio de filmagem
Clipping
Clipping eletrnico
Entrega de Fotos em CDs
Memria do evento






















Procedimentos em posses e demais solenidades do Movimento Lojista

Composio de Mesa principal
A mesa principal (em nvel superior, sobre praticvel de 20 a 40 cm de altura do
cho) deve sempre ter numero mpar de ocupantes. So formadas geralmente por
05, 07,09 ou 11 pessoas, no mximo. O nmero ideal de 07 (sete) pessoas.
Registre-se aqui, tambm, a proporcionalidade. Se tiver pouqussimos presentes,
no cabe montar uma mesa com 11 ocupantes, mesmo que se tenha 11 pessoas
importantes presentes.
A mesa principal dever ser composta rapidamente, atravs de chamada do mestre
de cerimnia. Este deve ser breve na leitura dos nomes e cargos dos ocupantes. O
presidente da mesa deve indicar naturalmente com gestos, a cadeira em que o
convidado/autoridade se sentar. (Poder ser elaborada ficha, display/prisma, com
o nome da autoridade para ser colocado na mesa, indicando onde se sentar.
Sempre do meio para as extremidades da mesa, ora direita, ora esquerda.
A mesa dever ser forrada com toalha (preferencialmente branca de algodo ou
linho sem rugas, e no usar, por exemplo, renda) tendo-se ao fundo do palco as
bandeiras do Brasil, do Estado e da Entidade. A maior autoridade fica sempre do
lado direito do Presidente da Mesa. Deve-se sempre explicar a quem ocupar a
mesa, de que lado subir ao palco, para se ganhar tempo e evitartrombadas.
O script da cerimnia
O script da cerimnia ou reunio deve ser elaborado antecipadamente e poder
sofrer alteraes lpis ou caneta, minutos antes do incio. Deve ser informado
aos participantes da mesa, se eles podero fazer o uso da palavra ou no. Indaga-
se s autoridades se gostariam de falar. Tudo de acordo com o roteiro pr-
estabelecido.
O mestre de cerimnia dever ter em mos cartes com os nomes das pessoas,
autoridades e seus cargos. Esses cartes sero emprestados queles que iro fazer
o uso da palavra. Todavia, para no prolongar a reunio(se forem muitos os
componentes da mesa ) e para no se repetir todos os nomes ao incio de cada
fala, dever ser feita pelos oradores referncia pessoa mais importante e aos
demais somente, assim: Dignssimos Presidentes de entidades presentes, demais
autoridades, senhoras e senhores.






O uso da palavra Discurso
Deve-se evitar o nmero exagerado de pessoas usando a palavra. No Mximo,
4(quatro ) pessoas. Se a solenidade tiver nmero expressivo de autoridades para
falar, deve-se queimar, por exemplo, as palavras de algum da casa. Assim, se
tem: duas ou trs autoridades falando, e uma somente do Movimento Lojista, que
falar, devendo ser esta, o Presidente da Entidade maior (FCDL, CNDL).
Hoje em dia falta de respeito submeter o ouvinte a pronunciamentos demorados.
Quem escuta, em caso de demora ou longo discurso, deveria se levantar e ir
embora, e s no o faz por questo de educao. Ningum, absolutamente, capaz
de discursar por mais de 30 minutos e agradar, por mais interessante ou relevante
que seja o assunto. Portanto, por questo e educao no se deve alongar.
As pessoas, em geral, no toleram discursos ou falas longas. A todos que iro se
expressar deve-se dizer, com delicadeza, que tm 05 (cinco) minutos
aproximadamente, para discursar, conforme o roteiro estabelecido pelo cerimonial.
Caso haja orador oficial, ou palestrante principal, este falar at 30(trinta) minutos,
sendo-lhes concedidos, ainda, alguns minutos de acrscimo. Em se tratando de
palestra, entremeada com transparncias, quadros e projees, a tolerncia ser
maior.
evidente que quando se tiver um orador oficial, todos devem se abstiver de fazer
um longo discurso, concorrendo com ele. No mximo um speech (rpido discurso)
de poucas palavras com durao de no mximo 5 minutos.
Quem preside a reunio ou solenidade, jamais dever transmitir a conduo dos
trabalhos outra pessoa presente mesa principal.
Quem preside a reunio deve ter um microfone s para si na mesa, de forma que
no perca nunca o controle da reunio ou solenidade. O ideal so dois microfones
na mesa principal. Com a presena do mestre de cerimonial, pode-se ter , se for o
caso, apenas um microfone na mesa principal e um microfone no parlatrio ( ou
plpito), para quem for usar a palavra.

Uso do convite
Todo convite deve conter as seguintes informaes:
Pessoa, empresa, entidade, ou seja quem convida;
Motivo do evento;
Data, horrio, local;
Traje;
Telefone para confirmao.



Geralmente, ao final do convite, se tem a expresso no muito em moda, R.S.V.P (
Respondez Sil Vous Plait) que quer dizer : Responda , confirme se for de seu
prazer seu interesse.
Acompanhamento e Controle
a determinao de quem e como ser feita a coordenao de todo o processo da
organizao do evento.
Observao aos Detalhes
O sistema de som deve ser testado com antecedncia;
Deve existir uma distncia de, no mnimo, 10 a 15 cm de uma cadeira para outra
na mesa principal;
Arranjo de flores deve ser colocado somente em cerimnias;
Garrafas com gua e copos de vidro ou cristal devem ser colocadas sob a mesa
principal, minutos antes do incio da reunio, ou cerimnia e serem reabastecidos
por garons, ou pessoas que tenham traquejo;
Locuo trabalho para profissional. Em reunies, se dispensa o locutor (mestre de
cerimnias), mas em eventos solenes sua presena indispensvel;
Discursos entremeados por apresentaes musicais ( entre outras) viram show e
causam sensao de anarquia ao Cerimonial, por mais bonitas que sejam.
O Hino Nacional deve ser tocado ou reproduzido no incio, seguido do Hino do
Movimento Lojista, conforme Cerimonial.
Em reunio com palestrantes, o mestre de cerimnias ou Presidente da mesa,
dever fazer leitura breve de seu currculo, bem como agradecer a sua participao
ao final. (Preferencialmente, s a primeira parte. Se for execuo vocal,
obrigatria a apresentao do Hino Nacional).
Improviso
Devem ser evitados os improvisos no palco, na mesa. Algum deve estar atento ao
que se passa para auxiliar o presidente da mesa. Ajeitar um fio e simultaneamente
servir gua pode levar um a fazer cama de gato a outro, resultado em cena
hilria.

Composio das Bandeiras
A disposio das bandeiras depender do nmero de bandeiras a serem hasteadas,
as bandeiras seguem o mesmo critrio de precedncia das pessoas, sendo que a
bandeira do Brasil sempre fica ao meio e as outras, em ordem de importncia vo
sendo colocadas primeiro sua direita e depois esquerda.



OBS: Em eventos nacionais, a composio de bandeiras, dever ser seguida a
ordem de constituio histrica.
1- Bahia
2- Rio de Janeiro
3- Maranho
4- Par
5- Pernambuco
6- So Paulo
7- Minas Gerais
8- Gois
9- Mato Grosso
10- Rio Grande do Sul
11- Cear
12- Paraba
13- Esprito Santo
14- Piau
15- Rio Grande do Norte
16- Santa Catarina
17- Alagoas
18- Sergipe
19- Amazonas
20- Paran
21- Acre
22- Mato Grosso do Sul
23- Rondnia
24- Amap
25- Rorama
26- Tocantins
27- Distrito Federal


Modelo de Script de posse
Posse da Diretoria Executiva da CDL de ___________________________
Locutor (a): Muito boa noite, senhoras e senhores.
Vamos dar incio a solenidade de posse da Diretoria Executiva da Cmara de
Dirigentes Lojistas de ____________________________ . (Pausa)
Locutor (a): Convidamos, para compor, a mesa
1- O Sr.____________________ Presidente da CDL de ___________________
2- O Sr.____________________ Presidente da Federao das Cmaras de
Dirigentes Lojistas de Minas Gerais ___________________________.
3- O Sr.___________________ D.D Prefeito de ______________________.
4- O Sr ___________________________ que ser empossado como
Presidente da CDLde _________________________________.
5- O Sr.__________________________________
6- O Sr. _________________________________
7- O Sr.__________________________________
(Nominadas pelo Mestre de cerimnias, as autoridades ficam em seus lugares
mesa, de p , at que todos a componham).
Locutor (a):Neste momento, convidamos a todos para que, de p, ouamos o
Hino Nacional Brasileiro.
(Se o hino for orquestrado, poder ser executado somente a primeira parte,. No
caso de ser cantado, dever ser executado no doto.Ouve-se o Hino , aps
execuo aplausos, pausa).
Locutor (a): A seguir, chamaremos os membros que comporo a nova Diretoria
Executiva para tomarem posse no cargo assinando o Livro de Posse e receber a
insgnia Nau Fencia do Movimento Lojista, das mos do Presidente da
Federao das CDLs de Minas Gerais.
Locutor (a): Convidamos o Sr.____________________ , que ser empossado
como Presidente da Cmara de Dirigentes Lojistas de ___________
binio_____________.
(Obs: Presidente da Federao das CDLs coloca a Nau Fencia e aps isso o
novo Presidente assina o termo de posse.Presidente empossado cumprimenta
os componentes da mesa e volta para o seu lugar).




Locutor (a): Convidamos o Sr._____________ que ser empossado como 1
Vice-Presidente.
Obs: Presidente da Federao das CDLs coloca a Nau Fencia e aps isso o novo
1 Vice-Presidente assina o termo de posse e volta para o seu lugar.
Locutor (a): Convidamos o Sr.______________ que ser empossado como
__________ da CDL. Vamos aplaudi-lo. Os empossados podero ficar de p ,
perfilando-se um a um para uma foto coletiva ao final do ltimo empossado.
Depois da foto, todos voltam para seus lugares.
Locutor (a): Convidamos agora o Sr.________________ que ser empossado
como ______________.
Locutor (a):
Convidamos agora o Sr.______________ que ser empossado
como____________ .
Locutor (a):
Convidamos agora o Sr.______________ que ser empossado
como____________ .
Vamos aplaudi-lo.
Locutor (a):
Passamos a palavra agora ao Sr. Presidente da Federao das CDLs de Minas
Gerais_____________ para que ele declare a posse.
Presidente: De acordo com os estatutos declaro todos os empossados.
(PAUSA PALMAS (Bate-se a foto coletiva, todos voltam para seus lugares sob
aplausos).
Locutor (a):
Gostaramos de registrar as presenas dos seguintes senhores, senhoras e
autoridades:
1.____________________
2.____________________
3.____________________
4.____________________
5.____________________




Locutor (a):
Passamos a palavra agora ao Presidente da CDL___________________ que se
despede do cargo.(Aplausos).(O presidente fala e recebe aplausos ao final).
Locutor(a):
Passaremos a palavra agora ao Sr._______________________ presidente
empossado da CDL de _______________ , que falar dos seus objetivos
frente da CDL nos prximos anos.
(FALA - PALMAS).
Locutor(a):
Com a palavra agora o Presidente da Federao das Cmaras de Dirigentes
Lojistas do Estado de Minas Gerais Sr.___________________________.
(FALA PALMAS).
Locutor(a)
Ouviremos, agora, o Sr.__________________ D.D. Prefeito Municipal de
_______________.
(FALA PALMAS ).
Locutor(a):
Senhoras e Senhores. Encerramos aqui esta solenidade de Posse, quando
convidamos a todos para o coquetel, que ser servido ( se for o caso) na
entrada deste recinto.
Locutor(a)
Agradecemos a presena e tenham todos uma boa noite.

Estes textos foram tirados do Manual: Cerimonial Uma Prxis para FCDLs
, CDLs e Empresas Varejistas da Confederao das Cmaras de Dirigentes
Lojistas (CNDL).








Modelo de Termo de Posse
TERMO DE POSSE DA DIRETORIA EXECUTIVA E DO CONSELHO FISCAL DA
CMARA DE DIRIGENTES LOJISTAS DE ____________ TRINIO /BINIO
200___/20___
Ao 1o (primeiro) dia do ms de Janeiro do ano de ________ na sede da Cmara
de Dirigentes Lojistas de _______________, na cidade de __________________
/MG, o Senhor FULANO DE TAL, brasileiro, casado, empresrio, residente e
domiciliado na cidade de _____________, MG, aps cumprimento das formalidades
legais e estatutrias, toma posse e assume o exerccio do cargo de Presidente da
Cmara de Dirigentes Lojistas de ______________, para o qual foi eleito em
Assemblia Geral, realizada aos ____/_____/200__, com prazo de mandato de
trs anos(ou dois anos , conforme estatuto da CDL) , a contar do dia 1/01/200_
findando-se em 31/12/20___.
O presidente empossado assina, juntamente com os Diretores (ou Vice-
presidentes) e Membros do Conselho Fiscal, o presente termo de posse e prestam
publicamente o compromisso de cumprir os deveres e atribuies de seus cargos,
conforme ditames do Estatuto Social.
Para constar, foi lavrado o presente Termo de Posse, que depois de lido e achado
conforme as normas legais e estatutrias, segue devidamente assinado pelo
Presidente empossado e demais Membros da Diretoria e Conselho Fiscal.

Cidade, ___de _______ de 200__.


PRESIDENTE - Sr.________________________

1 VICE - PRESIDENTE - Sr._____________________

VICE - PRESIDENTE ADM.- FINANCEIRO Sr._______________________________


VICE - PRESIDENTE. Sr._________________________


VICE - PRESIDENTE. Sr.__________________________


ETC. (colocar todos os membros da diretoria ).

CONSELHEIROS FISCAIS:
Sr.____________________________________
Sr.____________________________________