Manuel Arrete Mensuel Des Comptes

Manuel tabli en 2008
K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

1

DESCRIPTIF DES TRAVAUX A REALISER LORS DES REPORTING
MENSUELS

Tous les mois, la comptabilit gnrale doit produire un reporting compos de diffrentes pices comptables
comme le bilan et le compte de rsultat, et de divers tableaux de gestion. Ces tats doivent de par leurs fiabilits
et leurs frquences, aider aux prises de dcision de la Direction (investissements entre autres).

Comme il nest pas envisageable de faire mensuellement un arrt aussi exhaustif que celui de fin danne,
il est ncessaire de rpertorier les oprations indispensables la pertinence des arrts mensuels. Il existe donc
toute une srie de travaux effectuer que lon retrouve dans le tableau de bord situ dans K:\FA\Tableau de
bord afin davoir un arrt le plus juste possible dans le laps de temps imparti. En effet, toute les filiales du
groupe doivent rendre leur reporting au plus tard J+7. Ce descriptif prsente donc les tapes suivre pour
ldition de ce reporting puis les diffrents axes damlioration envisageables.

1. LES ETATS NECESSAIRES A LARRETE

Comme nous disposons de plusieurs logiciels pour effectuer les oprations de comptabilit et de trsorerie,
il existe des interfaces entre ces diffrentes applications ainsi quentre les modules dun mme logiciel. Il est
donc primordial de matriser et de contrler ces interfaces afin de garantir la fiabilit des donnes. La premire
tche consiste traiter au cours du mois les ventuelles anomalies dinterface. La seconde, une fois le mois
coul, permet de vrifier la cohrence des comptes centralisateurs aliments par ces interfaces. Les tats
peuvent donc tre classs en deux catgories : les quotidiens et les mensuels.

1.1. Etats quotidiens, description et correction

Il sagit des tats signalant une erreur dinterface entre les diffrents logiciels et modules. ACP, ACR, BIL et
GLD sont diffrents modules (de comptabilit fournisseur, comptabilit client, facturation et comptabilit
gnrale) de notre ERP BPCS alors que TRS est un logiciel de trsorerie interfac BPCS servant surtout
grer les rglements, quils soient fournisseurs ou clients. Les informations doivent donc pouvoir circuler sans
perte selon le schma ci-aprs. La correction de ces tats avant la fin du mois en cours est ncessaire aux
cadrages des comptes centralisateurs clients, fournisseurs et bancaires effectus laide des tats mensuels.

2

Edition SAT300 : gnre en cas danomalie par le robot journalier sur limprimante B1CGSTD1. Ltat
comprend une liste des codes erreurs utiliss expliquant lorigine de lanomalie. Pour corriger lcriture, il faut
utiliser les menu TRS 16, 1, 2. Sur le dernier cran, reporter le numro dordre de ltat afin daccder la
premire des deux pages regroupant lensemble des informations sur lcriture puis corriger le ou les champs
ncessaires. Selon le code erreur, lintervention de linformatique peut tre ncessaire, la modification dans le
menu tant impossible.
A

: module

: point de contrle

Flche noires ( ) : flux ACP vers TRS et GLD correspondant aux factures fournisseurs
Flches bleues ( ) : flux ACR/BIL vers TRS et GLD correspondant aux factures clients
Flches rouges ( ) : flux TRS vers ACP/ACR GLD correspondant aux rglements clients et fournisseurs
Flche verte ( ) : flux TRS vers GLD correspondant aux critures saisies sur tiers divers

SAT 300 : fichier des critures en erreurs entre ACP et TRS (rentrant dans TRS)
INC : fichier des critures erreurs entre TRS et ACP/ACR/GLD (sortant de TRS)
GJW : fichier des critures erreurs lentr de GLD
GLD310 : critures en erreurs dans GLD
TRS
GLD
ACP
ACR
BIL
GJW
SAT
300
GLD
310
INC
INC
GJW
SAT
300
INC


3

Edition INC : gnre en cas danomalie par le robot journalier sur limprimante B1CGSTD1. Cette dition est
extrmement rare. Voir avec linformatique afin de rgulariser.

GJW : le menu GLD200 permet de lancer ltat sur les annes souhaites, gnrant ainsi dans le spool de
lutilisateur autant dtat que danne contrle. Il sagit simplement de la liste des critures en erreurs, non
intgres dans GLD.

GLD200D-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1
19/03/08
S44DA789 Edition interface sq. JCTHOME 14:19:20

Saisir critres.

Socit 10 10

Exercice 08

Prde 13

Ecritures 999999

Traitement 1 (0=Interactif 1=Batch)

Ces erreurs sont principalement dues des pices clients saisies sur lanne prcdente. Seul le service
informatique est mme de corriger en modifiant lanne dimputation.

Il y a galement tous les mois dans ltat N les virements trangers effectus en avance par la comptabilit
fournisseur mais ceci nest pas une anomalie, ils seront intgrs leurs dates relles de dbit.
Cependant, il arrive que certains de ces virements soient en erreur (fournisseur inhabituel en attente). Dans ce
cas, vrifier si les dates sont similaires dans TRS et GLD et passer dans le cas contraire une OD de
rgularisation avec extourne afin davoir le bon montant dans la comptabilit gnrale.

Menu GLD 310 : il faut le lancer manuellement et le paramtrer tel que ci-dessous (appeler le menu puis faire
F12).

GLD310-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 18/03/08
S44DA789 Consultation des EJ JCTHOME 09:05:05

Socit 10 +

N priode 1
Exer 8

Du N criture +
au N criture 999999 +

Affich.
Stat erreur Y
Nn-imput Y
Imput Y


4

F1=Aide F3=Fin F4=Invite
Aucun enreg trv correspond au statut de journal slectionn.
Etant donn quil nexiste pas dtat global, il faut lancer loption sur la totalit des priodes et annes voulues
afin didentifier dventuelles critures non intgres. Celles-ci seront rvises dans loption 2 de GLD puis
valides afin dtre intgres automatiquement dans les traitements journaliers. Les erreurs les plus frquentes
sont les suivantes :

- Journaux AP
Ecart de quelques centimes entre le dbit et le crdit d au recalcul des factures en devises. Simplement
modifier de 1 centime le montant des premires lignes autant de fois que ncessaire.

- Journaux BL
Lien entre la section analytique et le compte comptable non cr. Il faut vrifier si la combinaison demande est
cohrente. La plupart du temps, il sagit dune erreur au niveau de la section. Dans le cas o il nest pas possible
de faire la modification, il faut transmettre une demande de rgularisation linformatique.
Compte comptable non renseign. Le paramtrage a mal t effectu et GLD ne peut indiquer le compte. Il faut
rechercher lorigine de lcriture afin de modifier les paramtres errons, puis corriger le BL.
Priode clture. La pice ne peut sintgrer dans GLD cause de sa date errone. Seul le service informatique
est mme de corriger en modifiant la priode et la date dimputation.
NB : ce problme rcurent est en cours danalyse par le service informatique afin de supprimer dfinitivement
ce souci. Il sagit du mme problme que celui du paragraphe GJW mais il est beaucoup plus frquent ici.

- Journaux TR
Il sagit de pices TRS diverses, saisies sur une priode clture. Linformatique doit se charger de la
correction. Les personnes saisissant ces pices doivent tre plus vigilantes.

- Autre journaux : ces erreurs sont trs rares. Il convient de les traiter au cas par cas avec si besoin est, laide de
linformatique.

1.2. Etats mensuels, paramtrage et dition

Ces tats vont permettre de cadrer diffrents comptes centralisateurs clients et fournisseurs. Appeler IBM au 04
72 18 44 49 afin de mettre ces tats dans une file dattente spciale, prvue pour tourner aprs le dernier
traitement journalier du mois. Cette opration peut se faire nimporte quel moment dans le mois.

Facture A Recevoir : menu PUR option 48. Cet tat ntant pas rtroactif, il est impratif quil soit gnr avant
tout mouvement de stock sur M+1.

PR210D-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 18/03/08
S44DA789 OA reus mais non valoriss JCTHOME 08:26:00
Saisir critres.

Numro Fournisseur 99999

Date rception 0/00/00 310308

Dpt/OA 99

Devise 999

Date remplacement taux change 0/00/00 (DMY)


5
Type mtt T T=Dev de transaction
B=Dev de base

Traitement 1 (0=Interactif 1=Batch
Portefeuille dtaill client non remis en banque (EDIPORTCLI) : menu TRS option 2, 2, 1, 6. Cet tat nest pas
rtroactif, il doit donc tre gnr avant tout mouvement sur les comptes clients en M+1.

FRANCE AIR Edition du portefeuille clients 18/03/08

SELECTION

Affichage en devise . 1 1=Devise de Base 2 = Devise de rglement

Premier n de tiers banque ?

Dernier n de tiers banque ? 99 99999999

Date d'chance limite. . . 99/99/9999

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Portefeuille client non remis en banque (EDIPORCCLI) : menu TRS option 2, 2, 1, 7. Cet tat nest pas
rtroactif, il est donc soumis aux mmes contraintes que prcdemment.

FRANCE AIR Edition port. cumul par banque 18/03/08

SELECTION




Date d'chance limite. . . 99/99/9999


Portefeuille client remis lencaissement (EDIPORTBQE) : menu TRS option 2, 2, 1, 9. Cet tat nest pas
rtroactif, il est donc soumis aux mmes impratifs que prcdemment.

FRANCE AIR Edition du portefeuille en banque 18/03/08

SELECTION




6

Date chance dbut . . . .

Date chance fin . . . . . 99/99/9999

Type de remise . . . . . . . 2 (1=Escompte 2=Encaissement)


Balance fournisseur (EDIBALANCE) : menu TRS option 11, 1, 9. Cet tat tant rtroactif, il est possible de ne
le lancer quen dbut de mois. Pour des raisons de simplification, il est paramtr en mme temps que les
autres. Il faut galement noter que le numro fournisseur rentr en fourchette haute dpend des comptes
nouvellement cres. Il convient donc de le mettre jour si ncessaire.

FRANCE AIR Edition de la balance 18/03/08

CRITERE

Catgorie tiers . . . F FOURNISSEUR Par payeur 0

< Par n de tiers . . . >

Slection

Premier n Tiers. ? FR 000000
Dernier n Tiers. ? FR 003000
Edition des lments
Date dbut. . . . .
Date fin. . . . . . 31/03/2008
Archivs . . . . . . N (O=Oui N=Non)


Balance notes de frais (EDIBALANCE) : mme menu que ci-dessus.


CRITERE



Slection

Edition des lments
Date dbut. . . . .
Date fin. . . . . . 31/03/2008


7


Balance client (EDIBALANCE) : menu TRS option 11, 1, 9.


CRITERE

Catgorie tiers . . . C CLIENT Par payeur 0


Slection

Premier n Tiers. ? CL 001002
Dernier n Tiers. ? CL 999999
Edition des lments
Date dbut. . . . .
Date fin. . . . . . 31/03/2008


Les comptes clients infrieurs au CL 001002 sont des comptes de ferraillage et ne sont pas des comptes clients
proprement parler, ils sont donc exclus de la slection.

Tous ces tats sont gnrs dans le spool de lutilisateur.

2. CADRAGE DES DIFFERENTS COMPTES CENTRALISATEURS

2.1. Rappel sur les chanes comptables

Far : le 408110 est aliment deux reprises : lors de la rception du matriel en stock (D607000 / C408110)
puis lors de la saisie de la facture (D408110 / C401).
Fournisseurs : les 401 sont dabord aliments par la saisie des factures. Lors des rglements, les critures sont
les suivantes : (D401 / C512) la date dmission du chque ; (D401 / C512) la date dchance du
virement ; (D401 / C403) la date dmission du BORF puis (D403 / C512) la date dchance.
Notes de frais : le 428690 est aliment la saisie comme une facture. Les rglements sont aussi identiques aux
factures fournisseurs.
Clients : les 411 sont dabord aliments par la saisie des factures. Lors des rglements, les critures sont les
suivantes : (D512 / C411) la date de saisie du chque ; (D512 / C411) la date dchance du

8
virement : (D413 / C411) la date de la saisie du BORC puis (D511 / C413) la date de la remise en
banque et enfin (D512 / C511) la date dchance.

2.2. Cadrage du FAR

Celui-ci est fait par la compta auxiliaire qui rapproche le montant de ltat vu prcdemment de celui du solde
du compte 408110 dans lequel sont enregistrs les rceptions et rgularisations de marchandises.
Ltat des carts dextournes imprim automatiquement et mensuellement sur la B1CGSTD1 peut servir
justifier dventuels carts. Normalement il ne sagit que de centimes. Mais dans le cas de la rgularisation dun
trs vieil OA, deux cas sont possibles. Soit la comptabilit fournisseur a forc le PR utilis lors de la rception
et le compte mouvement, soit elle a laiss le systme passer lcriture. Dans les deux cas, ltat va faire
apparatre la rgularisation comme une erreur, mais seul le deuxime va ncessiter une OD afin de rgulariser le
408110, le systme dbitant et crditant le mme compte, le 607000000.
Les carts de quantit ne sont pas prendre en compte.

2.3. Cadrage des comptes 401 fournisseurs

La balance fournisseur dite prcdemment est rapprocher de la fourchette de comptes suivants : 401110
402250 lexception des 401999 (compte d OD fournisseur) et 402190 (jetons de prsence). Un cart de
quelques centimes est normal (du au recalcul et arrondi diffrent dans le cas de factures en devises), il
faudra rgulariser par OD la fin de lexercice. En cas dcart plus important, voici la marche suivre :

Edition dune balance fournisseurs TRS sur la priode concerne (options 11, 1, 9) :


CRITERE



Slection


Edition des lments
Date dbut. . . . . 1/03/2008
Date fin. . . . . . 31/03/2008
Entre =Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Lancement de la requte GJDMTCPT de la bibliothque JCT selon les options suivantes (voir annexes) :

Choix des enregistrements

Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe.
Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT...

AND/OR Zone Test Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...)

JDACCT RANGE '401110000' '402250000'

9
AND JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 03

Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDJRN Journal Entry 6
JDAMT Amount 15 2
JDPC Profit Center 10
JDACCT Account 20
A suivre..
F3=Exit F5=Rapport F9=Insrer F11=Noms uniquement
F12=Annuler F13=Dessin F20=Rorganiser F24=Autres touches

Il faut ensuite rcuprer la requte sous Excel (voir annexes) afin de pouvoir comparer les deux tats (bien
retraiter les rsultats des ventuels montants en 401999 et 402190). Trier alors par numro de fournisseurs afin
de faire des sous totaux par fournisseurs. Il ne reste plus qu comparer les soldes des deux tats gnrs afin de
mettre en vidence lcart.

2.4. Cadrage des comptes 403 fournisseurs

Le cadrage seffectue en comparant les tats TRS et GLD paramtrs le premier jour ouvr de la faon
suivante :

TRS : option 11, 3, 14

FRANCE AIR Edition portefeuille fournisseurs 21/03/08

SELECTION

Affichage en devise . . . 1 1=Devise de base 2=Devise de transaction

Tiers banque dbut ?

Tiers Banque Fin . ? 99 99999999

Date chance dbut

Date chance fin . 99/99/9999

Prsentation par payeur 0 0=Par factur 1=Par payeur


GLD : menu CFI option 4

GLDE110-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 21/03/08
S44DA789 Extraction et ditions Balances/Comptes JCTHOME 11:15:15

Saisir critres type d'tats, slection critures et prsentation. Puis Entre


10
Socits :
Socits de . . . . . 10 + 10 +
Dtail socits . . . O (O/N) Consolidation . . . . . . . N (O/N)
Dure considrer :
Anne . . . . . . . . 8
Priodes de . . . . . 1 03 (1 13)
Plage de compte examiner :
Position de dbut plage . . . 1 (1 20)
Longueur plage. . . . . . . . 9 (1 20)
Tranche de comptes :
Comptes de. . . . . . 403000000 403999999
Prsentation :
Dtail des comptes. . . . . . O (O/N) Saut entre comptes. . . . . N (O/N)
Rupture/longueur N C/G . . . 1 (120) diter soldes zro. . . . N (O/N)
Priodes cumules . . . . . . O (O/N) diter mouvements zro. . N (O/N)

F1=Aide F3=Fin F4=Invite

En cas dcart vrifier sil est gal celui des 401.Sinon vrifier que les critures de fin de mois ont bien t
gnres dans GLD. Si la fin du mois est un week-end ou un jour fri, linterface ne va gnrer les critures de
remise que le soir du premier jour ouvr du mois suivant alors quelles seront bien prises en compte dans ltat
TRS. Lcart sera alors identique celui des comptes 512.

2.5. Cadrage du compte 428690 notes de frais

Il faut comparer la balance paramtre en fin de mois au solde du compte dans GLD. Il ny a en gnral jamais
dcart sur ce compte. Si toutefois cela se produisait, il faut relancer la balance TRS sur la priode concerne et
faire une requte GLD sur le compte et la priode. La mthode est la mme que pour le 401.

2.6. Cadrage des comptes 411 client

Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant la balance lance prcdemment au solde des fourchettes
de comptes suivant : 411110 411250 et 416110 416250. En cas dcart, vrifier tout dabord sil y des
diffrences sur les autres comptes de la chane des effets clients. Si cest la cas il sagit dune ou plusieurs
remises en erreur. Dans ce cas, il est prfrable de travailler dabord avec les comptes 511 puis les 413. Sinon
suivre lexemple ci-dessous :

Ecart de 160.08 sur le cadrage de juillet 2008.
Le principe est le suivant : lancer simultanment deux requtes dans TRS (TRSMTCPT) et GLD (GJDMTCPT)
donnant la somme des factures et avoirs clients saisies sur la priode concerne afin de retrouver lcart. Puis
refaire les mmes requtes en modifiant les montants jusqu mettre lcart en vidence.

TRS


CMPIE RANGE 00,00 160,08
AND CDPIE RANGE 20080701 20080731
AND CTTIER EQ 'CL'
AND CTELTT EQ '1'


11

Zone Texte Long Dc
T01.CTTIER Type de tiers 2
T01.CCTIER Code tiers 8
T02.ALRSO1 RAISON SOCIALE 26
T01.CTELTT Type lment de trsorerie 1
T01.CNPIE N de pice 9
A suivre..

GLD


JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 07
AND JDACCT RANGE '411110000' '416250000'
JDJRN LIKE 'BL%'
JDAMT RANGE 0,00 160,08

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

Ce qui donne les rsultats suivants : TRS 424 631,03 GLD 424 465,53 soit un cart de 165,50. Il y a une
diffrence de 5,42 due la saisie dune pice sur des priodes diffrentes dans les comptabilits.
Refaisons maintenant les mmes requtes mais avec une fourchette de montant de 100,00 160,08.
Cela donne : TRS 225 726,34 GLD 225 726,34. Toutes les pices de ces montants sont donc correctes.
Avec une fourchette de 75,00 100,00 nous avons : TRS 75 920,72 GLD 75 842,77 soit une diffrence de
77,95.

TRS
N client RAISON SOCIALE TET n pice Date Montant
000103 CL 350037 MISSENARD QUINT B SA 1 28082084 8/07/07 77,74
000104 CL 009104 VENTES COMPTOIR VENISS 1 28085266 8/07/11 77,74
000105 CL 160043 DL THERMIQUE SARL 1 28090264 8/07/23 77,74
000106 CL 330170 ADELEC SARL 1 28090327 8/07/23 77,74
000107 CL 170051 CASSERON MICHEL ENTREP 1 28094306 8/07/31 77,74
000108 CL 690761 MATAL SA 1 28094791 8/07/31 77,75
000109 CL 001006 FRANCE AIR ITALIE SPA 1 28084280 8/07/10 77,76
000110 CL 920528 AIR CLIMAT SERVICES 1 28086492 8/07/15 77,82
000111 CL 921275 MULTICLIMAT 1 28090071 8/07/22 77,84
000112 CL 590728 SEV SAS 1 28080133 8/07/02 77,85
000113 CL 930968 EIFFAGE CONSTR. MULTIS 1 28085041 8/07/10 77,86
000114 CL 780026 ROUGNON 1 28087653 8/07/17 77,86
000115 CL 950464 CELIUM Energies IDF 1 31072008 8/07/31 77,95
000116 CL 009117 VENTES COMPTOIR RENNES 1 28082992 8/07/08 77,98
000118 CL 751183 RAVELLI CLIMAT SERVICE 1 28084809 8/07/10 77,99
000120 CL 770543 HOTTES CLEAN SARL 1 28088498 8/07/18 78,04

12

GLD
Pd Jour Amount Prft Cntr Account Number Description
000102 7 BL3748 77,69 0000000 411110000
000103 7 BL3660 77,74 0000000 411110000
000104 7 BL3682 77,74 0000000 411110000
000105 7 BL3721 77,74 0000000 411110000
000106 7 BL3721 77,74 0000000 411110000
000107 7 BL3754 77,74 0000000 411110000 Facturation
000108 7 BL3754 77,75 0000000 411110000 Facturation
000109 7 BL3674 77,76 0000000 411130000
000110 7 BL3689 77,82 0000000 411110000
000111 7 BL3716 77,84 0000000 411110000 Facturation
000112 7 BL3644 77,85 0000000 411110000
000113 7 BL3676 77,86 0000000 411110000
000114 7 BL3699 77,86 0000000 411110000
000115 7 BL3664 77,98 0000000 411110000
000116 7 BL3687 77,98 0000000 411130000
000117 7 BL3676 77,99 0000000 411110000
000118 7 BL3674 78,03 0000000 411130000
000119 7 BL3705 78,04 0000000 411110000

Une premire pice a t mise en vidence, il faut continuer jusqu avoir la totalit de lcart recherch.


Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant ltat global lanc prcdemment au solde de la fourchette
de compte suivant : 413000 413999.
Si cart il y a, vrifier si le lien est avec les 411 ou avec les 511. Dans le premier cas, appliquer la mthode des
401 en esprant que les clients multiples nempchent pas le cadrage (ces clients nont pas les mmes numros
dans GLD/TRS et peuvent donc gner le pointage). Sinon travailler avec les 511, le pointage tant beaucoup
plus facile.


Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant ltat lanc prcdemment au solde de la fourchette de
comptes suivant : 511001 511009.
Vrifier en premier lieu la comptabilisation des critures dans GLD (problme de fin de mois) puis si ce nest
pas la source de lcart, vrifier si lcart correspond une remise sur la banque concerne.
Si cela ne correspond toujours pas il faut rechercher par requte le numro GLD des remises et vrifier quelles
sont bien toutes passes pour le bon montant.

Ex : remise du 22/05/08 sur le CCF pour les chances et les montants suivants :
4 768.69 20/05/08
35 614.77 21/05/08
112 266.55 31/05/08

Pour la remise au 31/05/08, le montant de 5.12 pour le client 671008 est compos dune seule facture.

FRANCE AIR Visu. des relevs de compte client au 23/05/08 23/05/08
Rf. tiers CL 671008 POMPAC SA Tl. Compta: 0388430600
Rglement par LCR CLIENT 30 jours le FIN DE MOIS
Option SFAC. . 16000,00 Date obtention 12/06/02 Devise client:

13
Crdit interne Date de validit 0/00/00 EURO
Affichage en devise de base : EUR F10=Info complmentaire
Date pice Rfrence Dbit Crdit
Solde Lettre Nb. relances Non chu

22/04/08 F 28049116 CF 181956 31/05/08 152,79
21/05/08 LCRC 31/05/08 CCF 000570718CF 1 152,79
29/04/08 F 28052240 CF 181956 31/05/08 5,12
20/05/08 LCRC 31/05/08 CCF 000570513CF 1 5,12
------------------------------------ -------------- --------------
Solde du mois de rfrence 04.08
------------------------------------ -------------- --------------
14/05/08 F 28056832 183655/DI009 30/06/08 307,83
15/05/08 A 28902661 28056832 30/06/08 87,94
------------------------------------ -------------- --------------

Entre=Validation F3=Fin F12=Prcdent F15=Commentaires F17=Edition
F16=Commentaires particulier F13=Devise F18=Edition par FAX

Il faut faire une requte sur la fourchette de comptes (411 511), le client et le montant :

JDAMT LIST 5,12 -5,12
AND JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 05
AND JDACCT RANGE '511000000' '511999999'
JDREF1 EQ '671008'

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

Affichage du rapport

Entry
Date
000001 5 CS3669 5,12 0000000 511006000 REMISE 005930531
000002
000003
000004
000005 TOTAUX FINALS
000006 TOTAL 0,00
****** ******** Fin du rapport ********

Nous avons donc ici le numro de la remise REMISE 005930531 et allons pouvoir lancer la requte
suivante :


14
JDYEAR EQ 2008
AND JDACCT EQ '511006000'
AND JDDESC EQ 'REMISE 005930531'
AND JDJRN EQ CS3669

Voici le rsultat :
Affichage du rapport

Largeur du rapport . . . : 113
Premire ligne afficher . . B
Premire colonne afficher .
Ligne
....+....1....+....2....+....3....+....4....+....5....+....6....+....7....+....8....+....
9....+...10....+...11...
Entry
Date
000111 5 CS3669 134,80 0000000 511006000 REMISE 005930531
000112 5 CS3669 257,83 0000000 511006000 REMISE 005930531
000113 5 CS3669 95,94 0000000 511006000 REMISE 005930531
000114 5 CS3669 401,62 0000000 511006000 REMISE 005930531
000115 5 CS3669 395,58- 0000000 511006000 REMISE 005930531
000116 5 CS3669 220,16 0000000 511006000 REMISE 005930531
000117 5 CS3669 181,29 0000000 511006000 REMISE 005930531
000118 5 CS3669 1648,75 0000000 511006000 REMISE 005930531
000119 5 CS3669 60,22 0000000 511006000 REMISE 005930531
000120 5 CS3669 535,22 0000000 511006000 REMISE 005930531
000121 5 CS3669 100,31 0000000 511006000 REMISE 005930531
000122 5 CS3669 257,76 0000000 511006000 REMISE 005930531
000123 5 CS3669 335,77 0000000 511006000 REMISE 005930531
000124 5 CS3669 40,94 0000000 511006000 REMISE 005930531
000125
000126 TOTAUX FINALS
000127 TOTAL 112266,55
****** ******** Fin du rapport ********

Le montant est donc correct. Il convient de faire la mme chose pour la totalit des remises susceptibles dtre
en erreur.
Une fois le cadrage effectu, passer une criture afin de solder les 511. Les remises non chus sont en effet
retraites en 413.

2.9. Cadrage des comptes 512 banque

Celui-ci seffectue laide des tats de rapprochement dits par la comptabilit fournisseur et dune
impression dcran GLD des comptes 512101 512109. Une fois ces lments en main, il faut renseigner le
fichier Excel suivant : K:\Rvision\N\Classe 5\Ecart ERB TRS GLD N.xls
Il faut noter que les effets escompts sur la BNP sont systmatiquement en cart. En effet, TRS ne sait pas grer
ce type de rglement. La comptabilit gnrale est elle correcte. Ne pas oublier de mentionner les ventuels
carts dus aux problmes de comptabilisation des effets chance du dernier jour du mois.

En cas dcart, il convient de procder de la faon suivante. Editer une balance de contrepartie de la banque et
de la priode concerne (TRS option 11, 1, 11) :

FRANCE AIR Edition grand livre de contrepartie 23/05/08


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CRITERE

N de tiers dbut . . .? BQ CCF H S B C

N de tiers fin . . . .? BQ CCF H S B C

Date dbut. . . . . . . . 1/04/2008

Date fin . . . . . . . . 30/04/2008

Devise d'dition . . . . 1 1-Devise du compte
2-Devise de base
Type d'dition. . . . . . 2 1-Factures par factures
2-Par remises
3-Par rglements


Vrifier si lcart est reprable (une seule criture ou plusieurs du mme type) puis sinon lancer une requte
paramtre comme suit :



JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 04

Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

Transfrer la requte dans Excel afin de pouvoir pointer les deux tats et mettre lcart en vidence.

3. SOCIAL


16
Etant donn le caractre confidentiel des paies, le service des RH gre ces dossiers laide dun logiciel
totalement indpendant de BPCS. Comme la paie est arrte relativement tt, cela permet de travailler sur ces
comptes rapidement en commenant donc par le cadrage.

3.1. Contrle intgration en comptabilit

Une fois la paie gnre et en attente dintgration, IBM envoi un mail dans lequel figure la liste des comptes
mouvements ainsi que le montant global des critures. De leur cot, les RH transmettent les documents
permettant les vrifications.

Le livre de paie doit correspondre au fichier dIBM.
Le solde du compte 421000 (Rmunrations dues) doit correspondre au montant des Nets ngatifs passs
par la paie sur le mois en cours tant donn que ces montants ne sont pas rgls.

Les soldes du 426000 (Avances permanentes) et du 274300 (Prts au personnel) doivent correspondre aux listes
transmises. Le 425000 (Acomptes) doit tre sold en fin de mois.

En cas dcart, il sagit presque systmatiquement dune mauvaise comptabilisation entre les comptes 421, 425
et 426. Dans ce cas, une simple OD de compte compte suffit. Sinon, prendre contact avec les RH.

3.2. Suivi des comptes dorganisme sociaux.

Le fichier CPTE SOCIAUX20NN du rpertoire K:\Rvision\N\Social permet de vrifier si les montants
passs par la paie correspondent bien ceux rgls. Rentrer tout simplement les montants saisis en
comptabilit. En cas dcart minime (quelques euros), il faut passer une OD de rgularisation (annuelle). Si
lcart est plus important, il faut se rapprocher des RH aprs avoir vrifier quune OD ncessaire ne soit pas
indique sur la fiche transmise la compta auxiliaire.

3.3. Mouvement de personnels et sections analytiques.

Tous les mois le service des RH transmet les tats des arrives et dparts du mois. Ceux-ci sont repris dans un
fichier spcifique des mouvements de personnel (K:\Revision\20NN\Social\Mvt 20NN.xls) et dans un fichier
des sections analytiques du personnel de FRANCE AIR (K:\Revision\20NN\Sections analytiques 20NN.xls).
Les mises jour mensuelles (nouveaux arrivants et changement de service) sont transmettre la comptabilit
auxiliaire ainsi quaux personnes imputant les frais relatifs aux vhicules et la tlphonie. Il faudra donc
vrifier rgulirement que les imputations sont correctement effectues. Une requte donnant les informations
saisies soit par note de frais soit par frais gnraux doit tre lance telle que ci-dessous :



JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 05
AND JDJRN LIKE 'AP%'
AND JDACCT RANGE '600000000' '699999999'
AND JDREF1 GT '090000'

17

Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

Une fois le fichier constitu, rajouter une colonne afin de navoir que les 4 derniers chiffres du numro de
section (formule Excel =droite ). Dans la colonne suivante, valider une formule de recherche sur ce numro
4 chiffres dans le fichier des sections analytiques et rapatrier la section et le nom puis comparer. Les ventuels
diffrences devront tre corriges et signales aux personnes concernes afin que leurs fichiers soient
correctement mis jour.

3.4. Contrle masse salariale

Le service du personnel transmet les dclarations de cotisations sociales afin de les pointer mensuellement avec
la comptabilit (K:\Rvision\20NN\Social\Contrle masse salariale 20NN FRANCE AIR.xls). Dans un premier
temps renseigner longlet Dclaration afin que celui-ci alimente longlet Journal de paie . Renseigner
alors les donnes manquantes en prenant en compte uniquement les sommes soumises lURSSAF. Par
exemple, les IJSS sont soumises partiellement (rubrique 1096 et 1100). Cest aussi le cas des RTT, seule la
rubrique 7062 tant concerne. Au niveau des indemnits de dpart la retraite, les comptes 641403 et 404 sont
bien prendre en compte. Leurs libells se rapportent aux impts et non lURSSAF (IDEM DEPART
RETRA IMPOS ou NON IMPOS). En cas dcart important, il faut se rapprocher des RH.

3.5. Contrle des taux de provision de taxes sur salaires gnrs par les critures de paie

En dbut dexercice, puis tous les mois, nous pouvons vrifier si les taux utiliss lors de la gnration de la paie
sont corrects. Le fichier Taux paie 20NN dans K:\Rvision\20NN\Social permet cette opration, en particulier
pour :

Formation professionnelle : les critures de paie alimentant le 447330 correspondent au versement effectuer
en N+1 lADEFIM soit un taux aujourdhui de 0.70%. Ce taux est calcul par rapport la base URSSAF. Le
versement aux diffrents FONGECIF est lui provisionn par un abonnement dfini par la comptabilit gnrale
en dbut danne.
Effort de construction : Vrifier que le taux de 0.45% est bien appliqu en faisant le rapport avec la base
URSSAF.
Taxe dapprentissage : le montant de la taxe brute doit correspondre au criture gnres par la paie.

4. TRAVAUX SUR LES DIFFERENTS COMPTES

Une fois tous les cadrages effectus, le travail de rvision peut commencer. Un tableau de bord est
disponible dans le rpertoire K:\FA \Tableau de bord\Tableau de bord des travaux priodiques 20N.xls. Cet
outil de travail est renseigner au fur et mesure afin de vrifier si les tches les plus importantes pour larrt

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sont bien effectues. Ne pas hsiter galement le complter dventuelles nouvelles tches en fonction de
lvolution des dossiers traits.

Dautres comptes non lists dans le tableau sont galement suivre, ils seront dtaills par la suite.

Dans la majorit des cas, les comptes sont suivis laide dun fichier Excel mettre jour mensuellement
laide de la requte suivante :

Requte GJDMTCPT de la bibliothque JCT paramtrer en fonction des besoins.



JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 07

Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

Il faut noter que les comptes sont classs dans le rpertoire K:\Revision\20NN par classe puis par numro.

4.1. Le tableau de bord

Les abonnements
Les abonnements sont dtermins au dbut de chaque exercice. Ils permettent de lisser les charges les plus
importantes en affectant chaque mois 1/12 du montant annuel. Les abonnements sont transmis pour partie par le
contrle de gestion, les dpenses informatiques tant galement valides par le responsable informatique. Les
autres sont dtermins par la comptabilit gnrale.

Les abonnements BFA clients sont fixs daprs les prvisions de GAR. Il convient de faire un point sur ces
montants tous les trimestres afin dtre le plus prs possible de la ralit.

Labonnement pour la convention est calcul daprs le budget. Cependant, celle-ci ayant lieue en dbut
danne, le cot rel permet dajuster labonnement la charge relle.

Les abonnements du CE sont calculs daprs lestimation de la masse salariale de lanne concerne. La
rgularisation a lieue sur N+1, une fois le montant dfinitif connu.

Les abonnements FONGECIF et HANDICAPES sont calculs daprs le montant N-1. Lajustement a lieu en
fin danne, les rglements de ces cotisations ayant lieu sur N+1.

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La facture CREDIRISK tant tablie en N-1, elle est saisie en tant que charge constate davance.

Cotisation professionnelle : seules les plus importantes sont abonnes (UNICLIMA et CSM), soit daprs les
factures reues en dbut danne soit daprs le montant annuel N-1.

Le montant de l IFA est calcul par la comptabilit gnrale. Sur les deux premiers mois, mouvementer les
comptes 635510/448690 ; une fois le paiement de mars effectu, lcriture devient 635510/486100, le montant
global de l IFA tant transfr dans ce compte.

Labonnement TVS est calcul tous les trimestres daprs le listing fourni par la responsable du parc auto.

Labonnement pour les dividendes des filiales est rvis une fois les assembls gnrales effectues (en
principe au mois de mai).

Le tableau rcapitulatif des abonnements se trouve dans K:\Revision\20NN\Classe 4\ABONNE20NN.xls, une
copie figure en annexe.

Les stocks
Les stocks sont valoriss chaque fin de mois. Un fichier dtaill des articles (K:\Revision\20NN\Classe
3\Stocks MM-20NN.xls) est gnr en lanant un transfert paramtr par linformatique. Le solde est
comparer avec ldition STOVAL obtenu par les menus INV, option 30 puis 24 ainsi quavec le montant
communiqu par le service de la gestion des stocks. Ces trois montants doivent correspondrent ( 1K). Une
fois cette vrification effectue, le fichier est trait trimestriellement selon la procdure en vigueur
(K:\Revision\Dossier Permanent FA\FA DP comptable\Procdures comptables\Stocks) afin de calculer la
provision pour dprciation. Le coefficient de provision ainsi obtenu sert au calcul des trois mois concerns.

Le transport sur ventes
Etant donn limportance du compte de transport sur ventes, une provision est calcule mensuellement afin de
pallier au dcalage de saisie. En labsence de logiciel ddi la gestion du transport, la provision mensuelle est
tablie daprs le CA hors enlvement. Le pourcentage utilis est dtermin daprs la moyenne de lanne
prcdente ajuste des prvisions de lanne. Il doit tre rvis sil ne correspond pas la ralit.
Le fichier de suivi est le suivant K:\Revision\20NN\Classe 6\Transports 20NN.xls, il doit tre mis jour
daprs la requte CADTRPT qui doit tre modifie chaque fois :



JDACCT RANGE '624210000' '624220000'
AND JDPERD EQ 03
AND JDYEAR EQ 2008
AND JDDCDT RANGE 20080301 20080331

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

20

Une fois le montant du mois dtermin pour vrification, il faut rajouter une ligne afin davoir les montants par
date de pice (Zone JDDCDT) et la modifier pour chaque priodes ncessaires. On a donc le montant de
transport sur vente enregistr la date de larrt indpendamment des dates de saisies et de factures.

Puis, il faut renseigner le CA et lenlvement du mois dans longlet Rcap daprs les tats COGNOS (cube
des ventes pour le CA, puis cube des expditions, filtre flux des expditions pour les enlvements).
Deux comptes de transports spcifiques sont aussi renseigner.
Le transport de FAI est calculer daprs le CA ralis (prendre 2% des ventes du mois indiqus dans ltat
COGNOS Vente FRANCE AIR FAI du rpertoire Spcifique GLO).
Pour le transport de la SNAC, ces derniers font parvenir en dbut de mois le dtail des factures que nous devons
recevoir. En parallle, renseigner le fichier K:\Revision\Classe 6\Transport SNAC 20NN.xls. Ajuster alors le
montant transmis par la SNAC des ventuelles factures dj saisies.

La provision mensuelle se calcule donc de la faon suivante : ajouter le montant des factures 20NN saisie sur
lanne aux provisions FAI et SNAC afin davoir le montant global 20NN. Calculer le montant thorique en
prenant le pourcentage du CA hors enlvement. Provisionner la diffrence par une OD avec extourne.

NB : le fichier sert aussi au transport sur achat et rapprovisionnements. Dans ces cas il ne sagit que de
vrification, la provision pour dcalage tant en principe valable toute lanne.

Rgularisation RTT et charges
Au mois de janvier, les RH provisionnent la totalit des RTT de lanne venir. Cette provision est ajuste
chaque mois en fonction des mouvements de personnels et des jours rellement pris et gnrs.
Comptablement, nous considrons que les jours gnrs sont consomms au fur et mesure. Il faut donc
annuler chaque fin de mois la provision. Les comptes 428109 et 438809 ainsi que les 641109 et 645809 doivent
tre solds. Il arrive frquemment que le 641109 ne le soit pas entirement. Il faut donc passer une OD
complmentaire dans le compte 658100 au fur et mesure des carts constats.

Travaux sur comptes courants
Au niveau groupe, il est prvu par les conventions que les socits en excdent de trsorerie prte aux autres
afin dviter de passer par un tablissement bancaire. La comptabilit auxiliaire transmet les documents
ncessaires afin dajuster les diffrents comptes courants groupe. Deux types dcritures sont passer :
lajustement des comptes courants par la comptabilisation des intrts du mois et la provisions des intrts
restants payer (avec extourne). Une fois ces OD enregistres, les soldes des comptes doivent correspondrent
aux fiches transmises.

Intrts de retards des filiales
Les conventions groupe prvoient des intrts de retard entre filiales si les chances ne sont pas respectes. La
comptabilit auxiliaire calcule mensuellement les intrts dus. Ils sont provisionnes avec extourne sur le mois
concern puis factur par la comptabilit auxiliaire le mois suivant.

Intrts courus sur CDN
Des certificats de dpt ngociables sont souscris rgulirement auprs de nos diffrentes banques. Etant donn
la valeur trs leve de ces placements, les intrts sont dun montant consquent et donc provisionns. Le
calcul et le suivi se fait par lintermdiaire du fichier K:\Revision\Classe 5\508800 20NN.xls. Daprs les
caractristiques du ou des CDN, remplir le fichier afin de calculer chaque mois le montant de la provision.


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Agios bancaires
Les agios sont calculs chaque mois banque par banque par la comptabilit auxiliaire alors quils sont facturs
au trimestre. Vrifier que les agios ne sont pas saisis sur les banques et provisionns ce qui doit effectivement
ltre.

Provisions COGNOS
Sous ce terme sont regroupes diffrentes provisions dtermines daprs une dition COGNOS du CA
mensuel affect par agences (SpcifiqueGLO\CApourcaculfgx). En renseignant la colonne CA du mois de
longlet COREM du fichier K:\Revision\Arrts mensuels\M-20NN\ELTSCM20NN.xls daprs ltat
prcdent, les provisions sont calcules automatiquement. Longlet SFAC correspond la provision de
lassurance crdit. Longlet ORGANIC dcompose par section analytique la provision de cette dclaration.
Longlet FACTREL affecte un cot dmission de factures aux comptoirs FRANCE AIR. Longlet RC
dfini par section un cot prvisionnel de lassurance responsabilit civile .Bien noter que les diffrents taux
utiliss doivent tre mis jour en fonction des volutions des dossiers concerns. Le dernier onglet est
transmettre au crdit client.

Provision intrimaire
Transmise par les RH elle est rapprocher du fichier K:\Revision\20NN\Classe 6\621100 20NN.xls une fois
celui-ci mis jour. Provisionner le montant des RH ajust si ncessaire des factures dj saisies.

BFA client
Les Bonifications de Fin dAnne sont nombreuses et prennent diffrentes formes. Dun point de vue
commercial on distingue trois types de BFA : celles concernant les grands comptes, les directeurs de rgions et
les groupements. Comptablement la distinction peut tre faite soit par priode de facturation (mensuelle,
trimestrielle, semestrielle et annuelle) soit par compte comptable (622230 ou 709700). Les montants de lanne
en cours sont abonns. Afin de pouvoir suivre plus facilement ces donnes, le fichier K:\Revision\20NN\Classe
4 \408622230 20NN.xls doit tre utilis. Le tableau rcapitulatif par anne permet de faire prcisment le point
sur les BFA des annes prcdentes et de calculer si ncessaire le montant des provisions reprendre. Longlet
mensuel permet lui de suivre la dcomposition du solde du compte au mois le mois et plus prcisment les BFA
priodiques de lanne en cours. Un maximum dinformations doit tre saisi. Les montants tant trs
importants, ce compte doit tre imprativement justifi tous les mois et les abonnements vrifis tous les
trimestres.

Rapprochements bancaires en euros et en devises

Les premiers sont gnrs dans TRS une fois valids par la comptabilit auxiliaire. Le travail de vrification des
soldes ayant t effectu auparavant, il reste provisionner si besoin les mouvements bancaires non saisis en
comptabilit et vrifier que les pices restantes sont bien justifies.
Les seconds doivent tre fait manuellement (car nous ne rcuprons pas quotidiennement les relevs comme
nous le faisons avec les banques en Euros) laide des fichiers ERB XX GBP 20NN.xls du rpertoire
K:\Revision\20NN\Classe 5. Une fois ceci fait, il faut remplir le fichier Bque devises 20NN.xls du mme
rpertoire afin de calculer la provision mensuelle pour gain ou perte de change. NB : ne prendre en compte que
les critures ayant t traites en banque.

Les immobilisations

22
BPCS ne pouvant grer le suivi des immobilisations (calcul des amortissements par exemple), nous utilisons un
logiciel ddi, ABEL. Celui-ci ntant pas interfac nous devons chaque mois resaisir les factures. La base est
galement mise jour en fonction des sorties et des transferts dimmobilisations. Une fois lensemble des
modifications effectues, les tats rcapitulatifs dABEL (solde des comptes, acquisitions et sorties) doivent
correspondrent la fois la comptabilit, au tableau rcapitulatif Excel et au tableau des investissements. Le
tableau rcapitulatif est transmettre au contrle de gestion une fois valid (attention colonne virement poste
poste toujours gale 0).
Il existe deux autres fichiers concernant les immobilisations toujours dans le rpertoire
K:\Revision\20NN\Classe 2. Les acomptes sur immobilisations (238000) sont simplement lists, les
immobilisations en cours (231500) une fois mises jour sont transmettre au service informatique
principalement (voir avec les autres services qui pourraient tre concerns) afin quil nous prcise la date de
mise en service ventuelle
NB : les immobilisations des filiales franaises et de la holding sont galement gres avec ABEL.

Emprunts
Les intrts et remboursements sont saisis chaque chance par la comptabilit auxiliaire. La mise jour du
fichier est galement de leur ressort. Pointer les fichiers avec la fourchette de compte correspondante dans
GLD320 (16410).

4.2. Comptes divers

Une fois les points du tableau de bord valids, il existe dautres comptes pour lesquels le travail effectuer
comprend une particularit.

Provisions pour risques et charges
La partie haute (compte 151100) est mise jour tous les trimestres en fonction des informations ( rclamer) du
service juridique. Le 151500 nest ventuellement mouvement quaux mois de dcembre et janvier lors du
calcul pour perte de change fournisseurs. La partie basse (compte 158100) est mise jour trimestriellement en
fonction des informations ( rclamer) de la RH.

Ferraillage (707800) : Une fois mis jour, ce fichier est transmettre sous format papier au responsable de la
gestion des stocks.

Compte de refacturation (467110)
Thoriquement ce compte devrait tre 0 en fin de mois. Cependant, il arrive que certaines demandes de
refacturation ne parviennent la comptabilit auxiliaire que tardivement. Le compte est donc laiss tel quel
pour rgularisation le mois suivant. En fin danne ce compte doit tre imprativement sold, si ncessaire par
OD.

Compte 401999, 411999 et 512999
Ces comptes servent enregistrer toutes les OD fournisseurs, clients et bancaires de fin de mois. En effet, les
comptes centralisateurs ne sont jamais mouvements manuellement pour cause de cadrage.

Compte avoir tablir (419800)

23
Daprs les conventions groupe, une ristourne de 4% sur le CA effectu est accorde FAE. Ces 4% sont grs
par abonnement et contrls daprs une dition mensuelle de COGNOS (Spcifiques GLO\Ventes FA FAE).
En cas dcart significatif, il convient dajuster la provision et den informer FAE.
Un certain nombre de nos fournisseurs sont refacturs. Ceci peut tre justifi par des frais supplmentaires sur
un chantier cause du fournisseur. Ces frais lui sont alors rpercuts. Le tableau de suivi (Solde cpt refact.xls)
doit donc tre mis jour mensuellement daprs la balance client. Il faut si ncessaire ajuster les provisions
jusquen N-1, les achats se chargeant du recouvrement.
Les litiges de transport sont galement facturs aux transporteurs afin que ceux-ci nous indemnisent du montant
prvu contractuellement. Un tableau est donc suivre selon le mme principe, la logistique devant suivre les
comptes envoys par le crdit client.

Compte dacompte 409100
Ce compte est aliment par la comptabilit auxiliaire daprs les diffrentes demandes quelle reoit. Les
prestations dj effectues la date de larrt et dun montant suprieur 1000 sont provisionnes. Si un
acompte concerne une immobilisation, il faut le transfrer dans le 238000 quelque soit son montant.

Compte davoir recevoir (409800 / 409810)
Le 409800 comprend la BFA mensuelle de la SNAC transmise par leur comptabilit, les abonnements des BFA
fournisseurs de lanne en cours et N-1 ainsi que les factures en attente de rgularisation. Le fichier doit tre
transmis tous les mois la comptabilit auxiliaire pour suivi. Les abonnements N doivent tre rviss au mois
de juin et septembre si ncessaire.
Le 409810 est aliment par les mouvements de stocks lors de retour de matriel, la contrepartie tant les avoirs
fournisseurs. Les carts ventuels sont traits par OD dans le 607888888 aprs validation si ncessaire auprs
du responsable de la gestion des stocks ( relancer si ncessaire pour des avoirs non reus).

Compte 514000 (fichier CCP)
Le relev de compte du CCP ntant pas rcupr comme les autres banque Euro par COMBAC, il convient de
faire un ERB manuel. Celui-ci est ralis par la comptabilit auxiliaire daprs les relevs bancaires et les
critures GLD.

Fichier suivi de taux de change
Accessible dans le rpertoire K:\Revision\20NN\Classe 5, il est compos de plusieurs onglets. Trois servent au
suivi des taux et sont mis jour chaque semaine afin de vrifier la cohrence des variations. Les deux autres
correspondent au dtail des comptes de gain et perte de change et sont aliments chaque mois. Ils doivent tre
vrifis par sondage.

Achat de marchandises (607000)
Ce fichier est complter laide de la requte CPT607. Cette dernire donne la dcomposition du 607 en
fonction des diffrents journaux et donc des diffrents mouvements alimentant le compte. Il doit tre envoy au
contrle de gestion tous les mois pour vrification de la marge.
ADEFIM (447331)
Cf. procdure K:\Revision\Dossier permanent FA\FA DP comptable\Procdures comptables\Formation\
Gestion priode de professionnalisation et DIF.doc .

Comptes de formation (625105 / 625605 / 622615)
Ces comptes sont envoys trimestriellement aux RH pour pointage. Si erreur il y a, passer les OD ncessaires.


24

Informatique (611200 / 611220 / 613530 / 615610)
Ces comptes sont aliments principalement par les abonnements dfinis avec linformatique en dbut danne.
Le fichier sert donc de contrle de ces abonnements. Il est pointer avec JPMA tous les trimestres lexception
du 613530 dfini par contrats.

Compte 706000 / 706100 / 706600
Rgulirement des avoirs devant tre imputs sur le 707100 (principalement) sont saisis sur ces comptes. Il faut
donc vrifier que les pices correspondent bien de la prestation. Pour cela aller sur le compte client dans TRS
(option 11, 2, 1) rechercher lavoir. Le numro de la facture dorigine est indiqu aprs le numro de lavoir.
Faire alors une requte tel que ci-dessous :



JDYEAR EQ 2007
JDREF2 EQ ' 27015275'

Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

Le numro de la facture indiqu correspond lavoir 28904353 (alimentant le 706000). Le fait quil commence
par 27 signifie que la facture a t gnre en 2007. Noter galement les deux espaces prcdent le numro. Le
rsultat de la requte indique que seul le 707100 a t mouvement par la facture. Il convient donc de passer
une rgularisation.
Longlet rcapitulatif sert de base au retraitement du cadrage du CA.

Compte 707
Il sagit dun fichier transmettre mensuellement au contrle de gestion regroupant les OD impactant les
comptes de vente de marchandises. La requte CPT707 doit tre paramtre de la faon suivante :



JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 03

25
AND JDJRN NLIKE 'BL%'
AND JDACCT RANGE '707000000' '707999999'

Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

5. VERIFICATION DE LETAT MENSUEL DES PR

Etant donn que les stocks sont valoriss au PR toutes les fins de mois, il apparat ncessaire de suivre
rgulirement les volutions de ces mmes PR. Chaque mois, le robot dite sur la B1CGST1 un tat donnant les
variations des PR M/M-1 suprieurs 6%. Cet tat est transfr selon la procdure dcrite en annexe dans le
fichier K:\Rvision\20NN\Situation 20NN\Etat PR 20NN.xls . Comme ce fichier comprend de nombreuses
lignes, il convient de faire une slection supplmentaire afin de pouvoir effectuer la vrification. Aujourdhui,
seules les augmentations de plus de 100 %, les diminutions de plus de 50 % et les variations de plus de 100
sont vrifis. Prenons par exemple, une des lignes de fvrier 2008 :

FRN VAR ARTICLE DESIGNATION PR 03/08 PR 02/08 ECART PS
2335 F2A FRA 21% 885547 SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 1712.28 1411.48 300 .80 1425.59

Cet article correspond bien notre slection avec 300 euros dcart.

Tout dabord, il faut aller chercher le numro de lOA. Le calcul ayant t dclench sur fvrier, un ou plusieurs
OA ont donc t rgulariss sur cette priode.

Menu INV300, option F21=historique, site blanc, filtre C (saisie de facture) et dpt blanc.
INV300-05 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08
S44DA789 Consultation des stocks JCTHOME 15:33:50
Art 885547 + SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 Site .. +
Filtres Trans C + Dpt . + *ALL Date dbut 0/00/00
En stck 0,000
Grpe UM vtes UU UM achat UU Affctn cde 0,000
Clsse 3F UM stock UU % rendt 100,00 Reserv S/O 0,000
Type X SPECIAL Nplan/formle En cde 0,000
Trans N Rf Dp/empl. qt Date Solde Lot
C 951443 A1 1,000 26/02/08

F1=Aide F3=Fin F4=Invite F5=Raff. F8=Avant F11=Dt. F24=Fnct.sup.
LOA qui nous intresse est le 951443. Nous avons besoin maintenant du numro de la facture et du montant
valid sur celle-ci.

Menu PUR 300 ou 309 dtaill (F11)
PUR309D3-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08

26
S44DA789 Consultation achats JCTHOME 15:34:46
Fourn 2335 Adr liv 0103
F2A FRANCE AIR BEYNOST
CHEMIN DES BARMETTES RUE DES BARRONNIERES
ZA des 2B B.P. 406
BELIGNEUX 01 01360 BEYNOST 01704
0478065472 FR
MR PIERRE-ANTOINE ROUER
*Devise de cde*
OA Lgn T Art/march Dp UM Qt cde Qt reue Qt vlrse
951443 1 0 885547 A1 UU 1,00 1,00 1,00
Art Prv. cot 1411,48000 Qt en ctr
Sais 10/01/08 Liv 24/01/08 Due 28/01/08 Rec. 28/01/08 Fac 28/01/08 08/010700
Desc SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 EUR Cmmntre

F1=Aide F3=Fin F4=Invite F7=Arrire F8=Avant F11=Dt. F24=Fnct.sup.

Le numro est le 08/010700. Voyons maintenant le dtail de cette pice.

Menu ACP310
ACP310-02 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08
Tt Dtail des factures JCTHOME 15:36:33

Socit 10 + FRANCE AIR
Fourn 2335 + F2A Devise +
* DEVISE TRANSACTION * Base rgl.ann 2587075,68
Statut Facture Dvse Date fact. Dte ch.Montant facture Montant restant
Description A rgler Date rem. Montant remise Remise disponible
Rgl 08/010840 EUR 31/01/08 5/05/08 79,57 0,00
Rgl 08/010841 EUR 31/01/08 5/05/08 216,44 0,00
Rgl 08/010842 EUR 31/01/08 5/05/08 712,88 0,00
Rgl 08/010805 EUR 31/01/08 5/05/08 155,60 0,00
Rgl 08/010835 EUR 31/01/08 5/05/08 329,25 0,00
2 Rgl 08/010700 EUR 28/01/08 5/05/08 2047,89 0,00
Rgl 08/010698 EUR 28/01/08 5/05/08 401,76 0,00
Rgl 08/010699 EUR 28/01/08 5/05/08 636,87 0,00
Rgl 08/010605 EUR 24/01/08 5/05/08 292,86 0,00
Rgl 08/010606 EUR 24/01/08 5/05/08 925,00 0,00
Rgl 08/010607 EUR 24/01/08 5/05/08 4259,45 0,00
Rgl 08/010608 EUR 24/01/08 5/05/08 533,38 0, + 1=Sl pr
vent C/G 2=Sl pr dtails OA 3=Sl pr dtails rglement
F1=Aide F3=Fin F4=Invite F7=Arrire F8=Avant F11=Dt. F12=Annul.
F13=Bascul F14=Rglts F15=Ouvert/ferm/ts F16=Devise

ACP310-04 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08
Tt Consult dettes-valorisat.ordres dachat JCTHOME 15:37:45

Socit 10 FRANCE AIR Facture 08/010700
Fourn 2335 F2A Date imput. 26/02/08
* DEVISE TRANSACTION * Base rgl.ann 2587075,68

L.fc N OA Lgne Article Dpt Emplct Qt valor. Montt valor.
1 951443 1 885547 A1 1,000 1712,28

F1=Aide F3=Fin F7=Arr F8=Avant F12=Annul. F17=Dist.C/G F20=Dtail rgt
Le montant valid est donc de 1712,28/1=1712,28. Vrifions maintenant le prix tarif :

Menu PUR300 puis F17

27
S44DA789 Consultation achats JCTHOME 14:56:55

N DA/OA
Nfournisseur +
Art/march 885547 +
Cde client
Devise (Blanc=tous)
Demandes (0=OA 1=DA)
Tarifs actifs (Y=Actifs Blanc=Tous)

O.A. soldes (O=oui/ N=non/' '=Tout)

F1=Aide F3=Fin F4=Invite F14=Hist. F16=Consult.stocks F17=Tarifs

S44DA789 Ordres achat Consult. tarifs JCTHOME 15:38:59
Art 885547 SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 Cls 3F
Rcp MEN 0,000 En stck 0,000
Dlai obt Rcp. ANN 0,000 En cde 0,000
Pltq obtn Achtr Tlle lot 1,000 Affec.cde 0,000
Stk min 0,000 Cot std 1425,59000 Affctn OF 0,000
UMA UU

Typ Fourn Contrat Quantit (1-4) Prix Quantit (5-8) Prix
0 2335 B080108 1,000 1411,48000 0,000 0,00000
Date 8/01/08 EUR 0,000 0,00000 0,000 0,00000
Dbt 8/01/08 0,000 0,00000 0,000 0,00000
Jusq 8/01/09 0,000 0,00000 0,000 0,00000
Dern.cot 1712,28000 Nom fourniss

F1=Aide F3=Fin F4=Invite F7=Arrire F8=Avant F24=Fnct.sup.

Le prix dachat tant de 1411,48 , il ne correspond pas celui valid. Dans ce cas, il convient de vrifier sur la
facture si laccord du service concern a bien t appos validant le nouveau montant. Ici cest le STA qui a
autoris la saisie de ce prix.

Pour larticle 885547 une augmentation du PR de 300,80 est donc justifie dun point de vue mathmatique
par le calcul suivant :
(Qt en stock fin 01/08 x PR 01/08) + (Achat 02/08 x coefficient transport fournisseur)
PR 02/08 = Qt en stock fin 01/08 + Qt achet en 02/08

Soit ((0x1411,48) + (1712,28x1)) / (0+1) = 1712,28

Le coefficient de transport est consultable dans le menu PUR, option 77.

La mme procdure est appliquer lensemble des articles devant tre vrifis.

Le fichier K:\Rvision\20NN\Situation20NN\PR dtail 20NN.xls peut tre utile afin de recalculer le PR si
celui-ci semble incohrent.
Les variations ne pouvant tre expliques sont suivis dans le fichier K:\Rvision\20NN\Situation 20NN\Etat
PR 20NN.xls transmis ensuite linformatique par lintermdiaire dun SVP.

28

6. CADRAGE CA COGNOS / COMPTABLE

Les tableaux de bord transmis par le contrle de gestion figurant dans le reporting sont tablis dans
COGNOS. Il faut donc vrifier que les deux CA correspondent. Le tableau Cadrage CA se trouve dans le
rpertoire Rvision\20NN. Une impression dcran sert renseigner la fourchette de compte BPCS alimentant
les ventes de marchandises. Le montant OD correspond au fichier 707000 , le ferraillage est donn par le
fichier ferraillage 20NN .

Pour le retraitement des factures diffrentes des types 1 ou 7, il convient de lancer la requte FACTURE7 en
paramtrant la priode ncessaire :



SIINVD RANGE 20080501 20080531
AND SITYPE NLIST '1' '7'

Fin

Zone Texte Long Dc
SITYPE Invoice Type 1
SIJRNO Journal Reference No 6
SICUST Customer 6 0
SIINVN Original Document Number 8 0
SIINVD Invoice Date 8 0
A suivre..

Le retraitement de COGNOS se fait laide du fichier des 706 dcrit auparavant. Il suffit de prendre le montant
total des pices passes sur les diffrents 706 et de le retraiter dans COGNOS celui-ci ne faisant pas de
distinction entre les marchandises et les prestations. Un cart jusqu quelques milliers deuros semble
normal .

7. INTERCOS

Plusieurs fois par an, aux mois de mai, septembre, novembre et dcembre, nous devons raliser les
INTERCOS c'est--dire lister et pointer lensemble des oprations intra groupe afin de pouvoir les retraiter
correctement lors de ltablissement du bilan annuel consolid. Toutes les filiales adressent leurs tats la
comptabilit gnrale qui se charge de la rconciliation de la totalit des documents.

Afin de faciliter les rconciliations, le fichier K:\Revision\N\Consolidation\MM-20NN\FA MM200NN doit
tre utilis. Les diffrents onglets renseigner sont les suivants :

29
CLT : correspond aux soldes de chaque compte client de la filiale la fin du mois concern ainsi que les
montants des ventuels effets non chus.

VTES MDSES : correspond aux ventes marchandises effectues la filiale. Afin de renseigner le tableau il faut
utiliser la requte INTERCOCLT. Celle-ci se paramtre diffremment selon la priode et le client.



JDYEAR EQ 2008
AND JDJRN LIKE 'BL%'
AND JDREF1 EQ '001029'

Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
JDDESC Description 20
A suivre..

VTE PREST : correspond aux ventes prestations effectues la filiales. Afin de renseigner le tableau il faut
utiliser la requte INTERCOCLT ci-dessus (NB il est prfrable de la paramtrer en sortie dtaille
contrairement VTE MDSES qui est plus pratique en rcapitulative).

FRN : correspond aux soldes de chaque compte fournisseur de la filiale la fin du mois concern ainsi que les
montants des effets non chus.

ACHAT MDSES : correspond aux achats marchandises effectus auprs de la filiale. Afin de renseigner le
tableau, il faut utiliser la requte INTERCOFRN. Celle-ci se paramtre diffremment selon la priode et le
fournisseur et en deux temps : obtenir dabord le total enregistr sur le mois puis la dcomposition par date de
facture en rajoutant la zone JDDCDT.



JDYEAR EQ 2008
AND JDPERD EQ 05
AND JDREF1 EQ '02063'
Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
JDDESC Description 20

30
A suivre..
ACHAT PRESTA : correspond aux achats de prestations auprs de la filiale. Afin de renseigner le tableau, il
faut utiliser la requte ci-dessus (NB il est prfrable de la paramtrer en sortie dtaille contrairement
ACHAT MDSES qui est plus pratique en rcapitulative).

Une fois ces onglets renseigns, il est possible de complter les intercos proprement parler sans omettre les
provisions ou reprises de provisions de lanne prcdente et en cours.
Il est conseill de remplir mensuellement les onglets achat et vente. Cela permet danticiper dventuel
problme ou retard de saisie des pices concernes afin dtre en phase lors de la rconciliation ainsi que de
provisionner si ncessaire des pices manquantes lors dun arrt.
Enfin, remplir le fichier Suivi intercos M20NN du rpertoire mentionn au dbut du paragraphe lorsque
tous les documents sont disponibles.

8. REPORTING

Une fois la quasi-totalit des critures passes, il faut diter une balance afin de vrifier les soldes des
comptes et dtecter dventuelles anomalies. Pour cela paramtrer le menu CFI option 4 de la manire
suivante :

GLDE110-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 22/05/08
S44DA789 Extraction et ditions Balances/Comptes JCTHOME 16:17:30

Saisir critres type d'tats, slection critures et prsentation. Puis Entre

Socits :
Socits de . . . . . 10 + 10 +
Dtail socits . . . O (O/N) Consolidation . . . . . . . N (O/N)
Dure considrer :
Anne . . . . . . . . 8
Priodes de . . . . . 1 4 (1 13)
Plage de compte examiner :
Position de dbut plage . . . 1 (1 20)
Longueur plage. . . . . . . . 9 (1 20)
Tranche de comptes :
Comptes de. . . . . . 100000000 999999999
Prsentation :
Dtail des comptes. . . . . . O (O/N) Saut entre comptes. . . . . N (O/N)
Rupture/longueur N C/G . . . 1 (120) diter soldes zro. . . . N (O/N)
Priodes cumules . . . . . . O (O/N) diter mouvements zro. . N (O/N)

Ensuite, il faut utiliser une icne de transfert paramtre par linformatique afin dimporter le fichier sous Excel
et vrifier les soldes. Lorsque la balance dfinitive est dite, il faut la traiter afin de sortir le bilan, le compte de
rsultat, la CAF et les SIG.

Pour cela il faut :

Lancer GENERAFI sur la machine approprie.
Importer la balance.
Crer deux dossiers M-N/M-N-1 et M-N/M-1-N, le premier servant au reporting et le second uniquement aux
Solde Intermdiaire de Gestion.
Lancer les calculs sur les options A, B, D, G en utilisant successivement les options slectionner tout, initialiser
et calculer.

31
Les ditions peuvent alors se faire : bilan, compte de rsultat, bilan dtaill, compte de rsultat dtaill, CAF 1
an et SIG (avec le dossier M-N/M-1-N pour lequel il convient de faire galement les mmes calculs).

Ltat des SIG tant le seul a ne pas tre repris tel quel dans le reporting, il convient de le re-saisir dans Excel
afin davoir la bonne prsentation (sur deux pages, mensuel et cumul, le fichier tant crer dans
K:\Revision\20NN\Arrt mensuels\M-20NN).

Le fichier des Equifi est galement renseigner. Il se trouve sous le chemin suivant : K:\Dfi\Compta\Equifi.
Une fois celui-ci rempli, il faut en transmettre un exemplaire au crdit manager afin de vrifier les prvisions de
BFR.

Imprimer les diffrentes pages de garde afin de les intercaler dans le reporting. Le fichier se trouve dans
K:\Revision\\20NN\Arrt mensuels\M-20NN.

Le reporting est compos de diffrents tableaux de gestion dans un ordre dfini. Le contrle de gestion transmet
la quasi-totalit des tableaux de bord lexception du tableau client transmis par le crdit client.

Lordre des pices est le suivant : garde, SIG mensuel et cumul, bilan et compte de rsultat synthtiques, garde,
bilan et compte de rsultat dtaills, garde, Equifi et CAF, garde puis les diffrents tableaux de bord soit :

Compte de rsultat FRANCE AIR format groupe cumul
Compte de rsultat FRANCE AIR format plurimensuel
Ralesti
MB PR/PS Produit N/N-1
MB PR/PS Produit N/Prv
Tableau de bord produit
Tableau de bord march
Tableau de bord VPI
Frais gnraux par comptes
Frais gnraux par sections
Balance DSO par rgions
Tableau de bord crdit client
Tableau de bord achats
Tableau de bord service client
Tableau de bord qualit
Tableau de bord ressources humaines

Le reporting sera ensuite distribu aux personnes mentionnes sur la page de prsentation.

9. PREVISION DU BFR

Tous les mois nous devons transmettre la comptabilit auxiliaire les prvisions pour le mois en cours des
autres crances, autres dettes, dettes fiscales et sociales et charges constates davances ncessaires au calcul de
la prvision du BFR. Pour cela il faut utiliser le fichier CTRL PREV BFR N du rpertoire K:\Rvision\20NN.

Une fois larrt mensuel termin, il faut mettre jour les donnes afin de comparer la prvision au rel sur le
mois coul. En cas dcart important, rechercher lorigine afin den tenir compte pour les prochaines
prvisions.


32
La prvision du mois en cours se fait en tenant compte des diffrents abonnements qui seront valids sur le
mois et des saisies ayant eu lieue en M-1 et N-1. Les fichiers de suivis des comptes dabonnement peuvent tre
mis jour par avance et servent donc de base aux prvisions de diffrents comptes.

10. AXES DAMELIORATION

Dans le cadre dun changement de logiciel, il apparat ncessaire de tenir compte de plusieurs points sur
lesquels le nouveau programme doit apporter des volutions significatives.

Les Interfaces
Le premier point concerne le problme des multiples cadrages effectuer cause des diffrentes interfaces.
Rduire au strict minimum ces interfaces serait un gage de fiabilit ainsi quun gain de temps apprciable. Le
problme est que cela parait peut envisageable. En effet, passer dun intgr comme BPCS un logiciel
spcifique multiplie les applications et donc les interfaces qui sont encore plus complexes grer. Il est donc
ncessaire de les contrler parfaitement. Il est ncessaire galement de pouvoir faire voluer les interfaces sans
pertes de qualits et sans problmes techniques.
La quantit de donnes transfrer dun logiciel un autre pose galement problme. Aujourdhui certains
champs comme par exemple le numro des factures fournisseurs ne sont pas transfrs dans tous les modules,
ce qui rend impossible le suivi des rglements fournisseurs dans TRS. Nous devons donc tre en mesure de
rcuprer toutes les donnes dont nous avons besoin sans contraintes techniques.

Rvision des comptes
Un autre point essentiel est la facilit avec laquelle les comptes pourront tre consults. Actuellement BPCS
affiche les critures du dtail dun compte tel que ci-dessous :

GLD320-05 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 14/08/08
S44DA789 Consult. soldes comptes C/G JCTHOME 09:52:03
Dtail des EJ
Socit 10 8 Prde 8
Compte 606120.000 ELECTRICITE
Stock dbut mois 0,00 Solde clture 71788,95

Actions : 1=Sl.
EJ Date Description Mtt qt
AP9750 15/01/08 F c12/2007 EDF 66566 831,60 0,000
001244 2/01/08 OD LOCAUX 2007 1200,00- 0,000
CM0128 31/01/08 PROV 2008 DECAL 1M L 583,00 0,000
AP0279 11/02/08 F cons0108 EDF 824,33 0,000
AP0787 11/03/08 F cons0208 EDF 68111 710,32 0,000
AP1420 10/04/08 F cons0308 EDF 510,42 0,000
AP1858 13/05/08 F cons0408 EDF 73647 278,23 0,000
AP2326 9/06/08 F cons0508 EDF 89367 203,15 0,000
AP2871 7/07/08 F cons0608 EDF 277,39 0,000
AP9750 15/01/08 F ab0101010308 EDF 315,66 0,000
CM0128 31/01/08 PROV 2008 DECAL 1M L 121,00 0,000
AP0758 7/03/08 F ab01030105 EDF 316,12 0,000 +
F1=Aide F3=Fin F7=Arrire F8=Avant F11=Dt. F12=Annul.
F17=Rcap.montant

On peut constater que lcriture CM0128 est clate car elle comprend plusieurs sections analytiques alors que
nous sommes en consultation par comptes et non par sections. A noter galement que les dates des critures ne
se suivent pas. Ces deux problmes rendent impossible la lecture dun compte directement dans BPCS. Cest

33
pourquoi la plupart des comptes rviser sont transfrs dans Excel afin dy tre analyss. Une consultation
pratique est ncessaire.

Les dates de saisies
Il nest pas possible de dterminer dans TRS des priodes sur lesquelles les personnes peuvent saisir les
diverses pices. Il en rsulte comme vu en dbut de manuel, des critures saisies diffrentes dates (par
exemple rien nempche de saisir une criture en date du 01/01/1901 ou 31/12/2099).
Il en est de mme pour les pices clients en particulier les avoirs. Il est donc ncessaire de pouvoir empcher la
saisie sur des priodes cltures.

Les sections analytiques
Ds quune section nest plus valide, il est ncessaire de pouvoir empcher la saisie sur celle-ci, ce qui nest pas
possible avec le logiciel actuel et est donc lorigine de nombreuses erreurs et corrections. La fiabilit de la
comptabilit analytique sera amliore.

La validation des donnes saisies
Aujourdhui, selon le type dune criture et le module dans lequel elle est saisie, son intgration dans le systme
comptable ne se fait pas au mme moment. Par exemple, les critures fournisseurs ne sont plus modifiables une
fois saisies, contrairement aux OD de comptabilit gnrale (modifiable au cours de la journe). Il en est de
mme dans TRS, les critures bancaires de compte compte ne peuvent tre modifies par opposition aux
critures dAssedic par exemple.
Il est souhaitable davoir le mme traitement pour lensemble des critures et plus prcisment la possibilit de
corriger dans la journe une erreur constate.

La saisie des factures
Etant donn le nombre de factures saisies quotidiennement dans notre systme, il apparat trs important que le
nouveau menu soit le plus convivial possible tout en ne ngligeant pas les points suivants : une gestion plus
facile des devises et des OA, un grand nombre de lignes dispositions pour les factures de frais gnraux, un
champ de libell plus long ou multiple afin davoir le maximum dinformations en comptabilit gnrale, un
calcul correct de la TVA.

La saisie des rglements clients
La aussi, le nombre de rglements quotidiens induit une trs bonne ergonomie.

Le lettrage des comptes
Le lettrage devra galement tre plus performant que ce qui existe aujourdhui, le fait de limiter les modules
devrait tre bnfique (deux lettrages pour les comptes fournisseurs aujourdhui, un dans TRS, un dans ACP).

Gestion des taux de change
Il est impossible aujourdhui de grer correctement les taux de change en raison de la complexit du systme
(trop de modules) et de son fonctionnement (impossibilit dutiliser un taux spcifique). Ce point doit donc tre
grandement amlior.

Rglements fournisseurs
La gestion des rglements doit galement tre simplifie par rapport ce que nous connaissons aujourdhui.

34
A savoir : possibilit de saisir diffrents types de rglements simultanment sans que cela ne pose problme,
possibilit en cas derreur au niveau des dates de LCR dannuler les critures la mme date que lerreur.

Requtes
Il est impratif davoir la possibilit de faire facilement les diffrentes requtes que nous sommes amens
effectuer. La vrification des PR doit permettre de remonter jusquau calcul dtaill. Les requtes ncessaires
la rvision des comptes doivent tre effectues plus simplement (avec un seul fichier de donnes, les champs
sont donc tous accessibles et ont des noms uniformiss).


35
ANNEXES

Pour lancer une requte

Il faut appeler la ligne de commande (F21) afin de valider linstruction WRKQRY. Lcran suivant apparat
alors :

Gestion d'analyses

Indiquez vos choix, puis appuyez sur ENTREE.

Option . . . . . . 2 1=Crer 2=Modifier 3=Copier 4=Supprimer
5=Afficher 6=Imprimer la dfinition
8=Lancer par lots 9=Lancer
Analyse . . . . . . gjdmtcpt Nom, F4 pour liste
Bibliothque . . JCT Nom, *LIBL, F4 pour liste

F3=Exit F4=Invite F5=Rafficher F12=Annuler

Option : action effectuer (2 systmatiquement)
GJDMTCPT correspond au nom de la requte. Cest celui-ci qui sert la plupart du temps renseigner les
fichiers Excel (F4 permet davoir la liste des requtes disponibles dans la bibliothque de lutilisateur
slectionn).
Bibliothque : nom de la bibliothque dans laquelle se trouve la requte.

Lcran suivant est celui-ci :

Dfinition de l'analyse

Analyse . . . . . : GJDMTCPT Option . . . . . : MODIFIER
Bibliothque . : JCT CCSID . . . . . . : 65535

Indiquez vos options, puis faites ENTREE. F21 pour choisir toutes les options.
1=Choisir

Opt Option de dfinition d'analyse
> Choisir les fichiers
> Dfinir les zones rsultat
> Choisir les zones et leur squence
1 > Choisir les enregistrements
> Choisir les zones de tri
Choisir la squence de classement
> Choisir le formatage des colonnes
> Choisir les fonctions rcapitulatives du rapport
Dfinir les ruptures de contrle
> Choisir le type et la nature de la sortie
> Indiquer les options de traitement

F3=Exit F5=Rapport F12=Annuler

36
F13=Dessin F18=Fichiers F21=Toutes les options

Loption slectionner est la zone Choisir les enregistrements ce qui amne lcran de paramtrage :



Fin

Zone Texte Long Dc
JDPERD Period 2 0
JDAMT Amount 15 2
JDACCT Account 20
A suivre..

Une fois paramtr, la requte sexcute en appuyant sur F5.

Description des diffrentes zones de la requte GJDMTCPT :

JDPERD Period Mois de lcriture
JDJRN Journal Entry Numro du journal
JDAMT Amount Montant
JDPC Profit Center Section analytique
JDACCT Account Compte comptable
JDDESC Description Libell de lcriture
JDREF1 Reference 1 Numro du tiers
JDDCDT Document Date Date de la pice
JDYEAR Year Anne
JDREF2 Reference 2 Numro des pices clients (2 espaces avant le n)
JDDCRF Document Reference Numro fournisseur des factures fournisseurs

Les valeurs de ces paramtres ncessitent selon la recherche des ctes.

Les oprations principales sont les suivantes :

EQ Egal
NE Diffrent
LT Infrieur
GT Suprieur
RANGE Compris
LIST Liste de plusieurs valeurs pour un critre
LIKE Commence par
NLIKE Ne commenant pas par

Il peut tre ventuellement ncessaire de modifier dautres options comme :

Choisir les zones et leur squence : permet de slectionner les zones afficher lors du rsultat de la requte (
modifier sil porte sur des lments fournisseurs ou clients).
Choisir les zones de tri : des tris sur plusieurs zones sont possibles.

37
Choisir les fonctions rcapitulatives du rapport : permet de dfinir les zones soumises aux oprations de
somme, moyenne et comptage entre autre.
Dfinir les ruptures de contrle : permet de choisir les zones sur lesquelles sappliquent les oprations ci-
dessus.
Choisir le type et la nature de la sortie : permet de choisir entre une sortie dtaille ou rcapitulative (dune
somme par exemple).

Une fois le rsultat affich, slectionner les donnes copier dans Excel en les encadrant la souris,
puis effectuer un copier coller.

Transfrer une requte dans Excel.

Il ne faut pas excuter la requte en faisant F5 mais F3. Sur le nouvel cran, modifier lexcution en
slectionnant loption 1 et non 3. Un fichier sera alors gnr quil convient de transfrer dans un premier
temps dans un rpertoire temporaire. Pour cela, appeler la ligne de commande (F21) afin de valider
linstruction CPYSPLF. Lcran suivant apparat alors :

Copier un fichier spoule (CPYSPLF)

Indiquez vos choix, puis appuyez sur ENTREE.

Fichier spoule . . . . . . . . . qpquprfil Nom
Fichier BD de destination . . . jct Nom
Bibliothque . . . . . . . . . *LIBL Nom, *LIBL, *CURLIB
Travail . . . . . . . . . . . . arejcths1 Nom, *
Utilisateur . . . . . . . . . jcthome Nom
Numro . . . . . . . . . . . . 000000-999999
Numro de fichier spoule . . . . *ONLY 1-999999, *ONLY, *LAST, *ANY
Nom de systme de travail . . . *ONLY Nom, *ONLY, *CURRENT, *ANY
Fichier spoule cr:
Date de cration . . . . . . . *ONLY Date, *ONLY, *LAST
Heure de cration . . . . . . Heure, *ONLY, *LAST
Membre de destination . . . . . *FIRST Nom, *FIRST
Remplacement ou ajout enregs . . *REPLACE *REPLACE, *ADD

Fin
F3=Exit F4=Invite F5=Rafficher F10=Autres paramtres F12=Annuler
F13=Mode d'emploi invite F24=Autres touches
Paramtre FILE obligatoire. +

QPQUPRFIL : le nom du fichier gnr
JCT : le nom du rpertoire temporaire utilis
ARE est lcran sous lequel le fichier a t gnr.
Utilisateur : le profil de la personne ayant lanc ltat.
Si plus dun tat a t gnr, il faut renseigner galement le numro de ltat (ces informations sont accessibles
dans les tats de lutilisateur).
Puis faire un transfert AS400 / Windows (paramtr sur le poste par linformatique), le fichier est alors
accessible dans Excel.

Sur les copies dcran, les zones surlignes en jaune sont celles renseigner pour le paramtrage des tats et
des requtes.


38
Les OD sont saisies dans un fichier Excel : OD XXX.xls (ou XXX sont les initiales de la personne
concerne). Le fichier est donc accessible toute la comptabilit.

Paramtrage des priodes.

La cration dun reporting mensuel implique de grer de faon rigoureuse les dates de saisie des pices en
comptabilit. Pour cela, il existe plusieurs menus paramtrer le premier jour du mois ouvr dans GLD afin de
limiter au maximum la saisie sur une priode clture.

Menu GLD01 option 7 Fichier des priodes : dfini la priode sur laquelle les OD de comptabilit
gnrale et les factures fournisseurs peuvent tre saisies.

Menu GLD01 option 32 Imputation des critures Mois en cours : modifier le mois puis sortir en faisant
F3 (vrifier si besoin est que la modification a bien t valide).

Menu GLD01 option 33 Imputation des critures Mois supplmentaire : mme manipulation que ci-
dessus pour le mois antrieur.

Menu GLD01 option 34 Imputation des sous systmes : dfini la fourchette des priodes pour lesquelles
le robot va intgrer les critures.

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