KANDUNGAN

FAIL
KOKURIKULUM
KANDUNGAN DALAM FAIL
REKOD YANG BERBENTUK
SURAT SURAT
GAMBAR GAMBAR
MAKLUMAT BERCETAK
DOKUMEN TENTANG SESUATU
AKTIVITI
LAPORAN LAPORAN
MINIT MESYUARAT
DAN SEBAGAINYA.
APAKAH DIA SISITEM FAIL ?
Satu proses mengkelas,
menyusun dan menyimpan
dokumen-dokumen penting
supaya dapat diperolehi dengan
segera apabila dikehendaki .
KEPERLUAN DALAM SISTEM
FAIL
TERSUSUN
TEREDAR DAN TERSIMPAN
SECARA SISTEMATIK
MUDAH DIAKSES
DAPAT MEWUJUDKAN SATU
SISTEM PENTADBIRAN
MAKLUMAT / DATA/ ARAHAN
YANG EFISIEN , EFEKTIF DAN
PRODUKTIF
MATLAMAT SISTEM FAIL
Memberi fail yang betul.
Tepat kepada orang yang
memerlukan .
Tepat pada masa yang ditetapkan.
Kos yang terendah
Menyampaikan maklumat apabila
diperlukan oleh pelanggan .
PENYIMPANAN DAN
PENYUSUNAN
SIMPAN DALAM RAK
DISUSUN IKUT SIRI
DILABELKAN
c. Senarai Jawatankuasa
Penaja
b. Draf aktiviti asas
a. Draf perlembagaan
KANDUNGAN FAIL KELAB
DAN PERSATUAN
1. Surat Permohonan
menubuhkan Kelab
2. Surat kelulusan penubuhan
daripada Guru Besar selaku
Penolong Pendaftar Sekolah.
Ada penyataan kelulusan
penubuhan.
3. Surat pelantikan sebagai
Guru Pemimpin/Penasihat.
Ada penyataan penurunan
kuasa pengelolaan dan
penyeliaan.
Sambungan kandungan fail
4. Minit Mesyuarat Agung penubuhan.
6. Senarai jawatankuasa yang
disahkan oleh Guru Besar.
5. Perlembagaan yang
disahkan oleh Guru Besar.
7. Perancangan aktiviti asas yang disahkan
oleh Guru Besar.
Sambungan kandungan fail
8. Jadual aktiviti tahunan yang
disahkan oleh Guru Besar.
9. Senarai keahlian yang disahkan oleh
Guru Penasihat.
10. Surat permohonan mengutip derma
keahlian daripada Bendahari.
11. Surat kelulusan mengutip derma
daripada Guru Besar.
Sambungan kandungan fail
12. Akaun kewangan / belanjawan
yang disahkan.
13. Surat permohonan untuk menjadi
ahli gabungan daripada Guru
Penasihat kepada Guru Besar.
14. Surat kelulusan untuk menjadi ahli
gabungan daripada Guru Besar.
Sambungan kandungan fail
15. Surat permohonan untuk menjadi
ahli gabungan kepada Badan
Induk.
16. Surat penerimaan menjadi ahli
gabungan oleh badan induk.
17. Minit-minit mesyuarat yang
diadakan.
Sambungan kandungan fail
18. Surat-surat pekeliling berkaitan
daripada:
Kementerian Pendidikan Malaysia /
JPN /PPD / Sekolah.
19. Dokumen pencapaian cemerlang
ahli-ahli.
20. Laporan setiap aktiviti.

21. Laporan tahunan.
Sambungan kandungan fail
Sambungan kandungan fail
22. Daftar penilaian bagi setiap ahli.
23. Surat penyerahan kembali kuasa
dan perlantikan sebagai Guru
Penasihat daripada Guru Penasihat
kepada Guru Besar.
24. Stok dan inventori.
25. Sampel-sampel Sijil/Surat
Penghargaan.
FAIL - FAIL
KELAB / PERSATUAN
Fail 1 ( Induk / Pengurusan )
Fail 2 ( Surat Mesyuarat )
Fail 3 ( Aktiviti )
FAIL 1 ( PENGURUSAN )
Senarai ahli Jawatankuasa yang telah
disahkan oleh pengetua.
Rancangan aktiviti asas yang telah
disahkan oleh pengetua.
Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh
pengetua.
Senarai Keahlian yang telah disahkan
oleh guru penasihat .
Perlembagaan yang telah disahkan
oleh Pengetua .
Dokumen pencapaian cemerlang ahli-
ahli .
Sampel sijil dan surat penghargaan
Stok inventori .
FAIL 2 ( SURAT MENYURAT )
Surat Permohonan Penubuhan
Kelab .
Surat Kelulusan Penubuhan.
Surat Perlantikan guru penasihat.
Minit Mesyuarat Agung Penubuhan.
Surat mohon derma keahlian kepada
Pengetua.
Surat Kelulusan kutipan derma
daripada Pengetua.
Surat mohon jadi ahli gabungan NGO
kepada Pengetua.
Surat kelulusan menjadi ahli
gabungan daripada Pengetua.
Surat mohon jadi ahli gabungan
kepada badan induk.
Surat penerimaan jadi ahli gabungan
daripada badan induk.
Pekeliling Pekeliling.
Surat penyerahan kembali kuasa dan
perlantikan daripada guru kepada
pengetua.
FAIL 3 (AKTIVITI )
Senarai ahli Jawatankuasa yang telah
disahkan oleh pengetua.
Rancangan aktiviti asas yang telah
disahkan oleh pengetua.
Jadual aktiviti tahunan yang disahkan
oleh pengetua.
Senarai Keahlian yang telah disahkan
oleh guru penasihat.
Penyata Kewangan kelab yang telah
disahkan .
Perlembagaan yang telah disahkan
oleh Pengetua .
Minit minit mesyuarat yang diadakan
Senarai kehadiran ahli .
Laporan setiap aktiviti.
Daftar penilaian setiap ahli .
Stok inventori

Fail Pengerusi
1. Maklumat ahli.
2. Senarai ahli jawatankuasa dan
senarai Guru Penasihat.
3. Perlembagaan kelab.
4. Minit mesyuarat.
Fail Setiausaha
1. Minit mesyuarat
2. Surat-surat berkaitan kelab
3. Buku-buku panduan kelab
4. Perlembagaan kelab
5. Maklumat ahli
6. Senarai ahli jawatankuasa dan
guru penasihat
7. Laporan Mingguan
Fail Kewangan
(Bendahari)
1. Penyata kira-kira
kewangan kelab
2. Bil-bil pembelian.
HARAPAN !
1. Dapat pengetahuan.
2. Jadikan contoh/panduan.
3. Pemimpin yang berpengetahuan
4. Bantu diri dan rakan.
5. Meningkatkan imej keguruan.
dan berpengalaman.