M

U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A kvetelmnymodul megnevezse:
gyintzi feladatok a sajtkapcsolat, a rendezvnyszervezs, a vllalati arculat-kialakts s a reklmkampny-szervezs terletn

Knyn Tmpe Lvia

A rendezvnyek jellege,
elksztse








































A kvetelmnymodul szma: 0063-06 A tartalomelem azonost szma s clcsoportja: SzT-004-50
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G

M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

1
A RENDEZVNYEK TPUSAI, A RENDEZVNYSZERVEZS
LPSEI
ESETFELVETS-MUNKAHELYZET
Az utbbi idben egyre tbbszr tallkozhatunk klnbz rendezvnyekkel. nnek, mint
marketinggel foglalkoz gyintznek feladati kz tartozik a rendezvnyek tervezsben,
szervezsben, lebonyoltsban s rtkelsben val kzremkds. Ahhoz, hogy ezt a
feladatot jl el tudja ltni, ismernie kell a rendezvnyek klnbz tpusait,
forgatknyvnek tartalmi elemeit.
Oktatjuk irnytsval gyjtsenek pldkat lakhelykn, illetve annak krnyezetben
megszervezett rendezvnyekre! Az sszegyjttt pldkat rja az albbi bekeretezett
helyre!
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
tleteljenek azzal kapcsolatosan, hogy milyen feladatokat kell megoldani a rendezvny
sikere rdekben! A lehetsges feladatokat jegyezze le az albbi bekeretezett helyre!
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

2
SZAKMAI INFORMCITARTALOM
A rendezvny szervezett, kzssg keretn bell megtartott, esetenknt szrakoztat
jelleg sszejvetel. Olyan programok, esemnyek, melyek egy meghatrozott helyen s
idben, meghatrozott cllal valsulnak meg. Gondoskodni kell az egysges s sszehangolt
szervezsrl, arculatrl - ide rtve az infrastrukturlis felttelek megteremtst is. Kiemelt
szerepe van annak, hogy a rsztvevkrl teljes kren gondoskodjunk. A j rendezvny
alapvet ismrve, hogy egyedi, egy kzssg sszefogsn alapszik, lmnyt ad.
A munknk sorn fontos megklnbztetni az esemnymarketing kifejezst. Ebben az
esetben olyan rendezvnyrl beszlnk, amely az informcinyjtson tl, annak a
megszervezse is feladat, hogy a vendg jl rezze magt, a vendg fejben a vllalattal
vagy mrkval kapcsolatban pozitv kpzettrsts alakuljon ki.
A rendezvnyek sklja s ezzel egytt a rendezvnyek szervezsi techniki nagyon
szleskrek lehetnek. Az albbiakban jellegzetes rendezvnytpusokat foglaljuk ssze a
teljessg ignye nlkl. A tudomny, technika, trsadalom vltozsval egytt jr
ignyvltozs miatt a rendezvnytpusok is vltozhatnak, talakulhatnak. Az egyes
rendezvnyekhez specilis ismeretek kapcsoldhatnak. Most csak az ltalnos tudnivalkat
foglaljuk ssze elssorban gyintzi szemszgbl.
A minden rendezvny legalbb az albbi pontokon azonos
a rsztvevk egy kzs esemny, rdeklds miatt jnnek ssze,
rendszerint szksg van szllsfoglalsra, utazsra,
a rendezvnynek megfelel helysznt kell biztostani.
JELLEGZETES RENDEZVNYTPUSOK
1. Ankt
Vitaindtval s hozzszlsokkal tarktott tancskozs, rtekezlet, vitals.

2. Bankett
Valaki tiszteletre, valamely esemny megnneplsre rendezett nnepi lakoma, dszebd,
dszvacsora.

3. Bl, estly
Kt nagy csoportjt klnbztetjk meg a klasszikus s a vegyes tpus blok. A klasszikus
blok 20 rakor kezddnek s nagy hagyomny pletben rendezik meg. A blokra rsos
meghvt kell kldeni, melyet legalbb egy hnappal korbban kell elkldeni. A vegyes
tpus bl 19 rakor kezddik s nem kvetelmny, hogy nagy hagyomny pletben
rendezzk meg. Az estlyt valakinek a tiszteletre is adhatjk.


M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

3
4. Bemutat
Valamilyen m els nyilvnos eladsa.

5. Corporate meeting, testleti lsek
ltalban alacsonyabb a ltszm, mint egy konferencin, maximum 50 f. Mivel kzs a
munkanyelv, nincs szksg tolmcsra. A rsztvevk ltalban magas szint vezetk, ezrt
ket VIP bnsmdban rszestjk. A fesztett munkatemp miatt, szabadids programokat
is kell szerveznnk. Ahhoz, hogy a rsztvevk a munkra tudjanak koncentrlni az intenzv
idkihasznltsg miatt gyakran vroson kvl, csendesebb vidki helyen, ingerszegny
krnyezetben szervezik meg a rendezvnyt. A vendgek biztonsgra nagyobb gondot kell
fordtani.

6. Csaldi rendezvny
A teljessg ignye nlkl: keresztel, ballags, eljegyzs, eskv-lakodalom, hzassgi
vfordul, halotti tor, stb.

7. Fesztivl
A kultrlis rendezvnyek kzl a legnagyobb szabs. Tbb vllalkozs, intzmny stb.
foghat ssze egy tma npszerstse, nnepe miatt (knyv, mz, film stb.). Ezek a
rendezvnyek tbb naposak is lehetnek s klnbz tpus esemnyeket foglalhatnak
magukba. A fesztivlok legnagyobb atrakcija az nneplyes megnyit illetve az nneplyes
zrs. Ez a rendezvny tbb szegmens ltal is ltogatott.

8. Fogads
A fogads valamilyen esemny nneplse, illetve valamely magas rang vendg tiszteletre
vendgltssal sszekapcsolt sszejvetel. Fajti: Az llfogads s az ltetett fogads
(Buffet dinner). Mindkt fogads lnyege abban ll, hogy az enni-, s innivalt a
bfasztalon helyezzk el, de az llfogadsnl minden telt llva kell elfogyasztani, mg az
ltetett fogadsnl a vendgek ttermi asztaloknl lve fogyasztanak. A hzigazda
asztalhoz ltetend vendgeket egyenknt kell vrni s oda kell ksrni. Az ltetett fogads
alkalmval legtbbszr zent, httrmsort is szervezni kell, ez nagyon kellemess teheti az
estt. A pohrkszntt mindig a f hzigazda mondja, utna a fvendg, ehhez
llmikrofont s dobogt kell biztostani.

9. Garden-party
Kertben megrendezett trsasgi sszejvetel, amely jellege tbb fle lehet: fogads, tncos
sszejvetel stb. Rossz id esetn gondoskodni kell fedett helysznrl.

10. Gla
Dszes, nneplyes, msorral egybekttt elads.

11. Killts, vsr
A kommunikcis-mix elemt kpezi, azaz az elads sztnzs mdja.

12. Koktlparti
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

4
Olyan trsas sszejvetel, ahol j zleti kapcsolatok s ismeretsgek kttetnek. Az tkezs
visszafogott, elegns. A koktlfalatokat tlcrl pincrek is knlhatjk.

13. Kongresszus
Egy politikai, kulturlis, szakmai stb. szempont szerint alakult csoport tbb szz vagy akr
ezer fs kpviseljnek ltalban rendszeres tallkozsi formja. Ezen a rendezvnyen csak
a szervezet tagjai vehetnek rszt. Gyakran egy elre meghatrozott tma megvitatsra
hvjk ssze. A megrendezs gyakorisgt a szervet tagjai hatrozzk meg. A rendezvny
tbb napig is eltarthat. Szllsra, tkezsre s nemzetkzi kongresszus esetn
tolmcsszolglatra van szksg.

14. Konferencia
A konferencia elre meghatrozott napirend s program szerint zajl, ltalban
problmamegold ls. Ez a rendezvny ktirny kommunikcin alapszik, teht a
hallgatsg krdezhet, reaglhat, megfogalmazhat kritikt vagy ppen vitatkozhat. A
kongresszusnl kisebb ltszm sszejvetel. Az ignyek fggvnyben tbb teremre is
szksg van, gyakran n. szekcilseket is szervezhetnek. A vendgeket klnbz
kategrij szllshelyen kell elhelyezni, tkezst s tolmcsszolglatot kell biztostani.
Mivel e rendezvnyeknl ltalban a ksrkkel rkeznek a vendgek, ezrt gondoskodnunk
kell pldul hlgyprogramokrl is. A hzigazda legyen magas rang szemly.

15. Pard
Ltvnyos, fnyz, pomps nnepsg, felvonuls.

16. Sajtkapcsolati esemnyek
A nagyobb nyilvnossgnak, vagy meghatrozott szakmai krknek szl tjkoztats
esetn a sajt sszehvsa, informlsa is lehet rendezvny. A sajtkapcsolatokkal kln
szakmai tartalomelem foglalkozik.

17. Trning
A kisebb-nagyobb csoportok szmra szervezett oktats, tovbbkpzs. Intenzv
munkalsnek szmt, ezrt szervezse a konferencikkal mutat azonos jegyeket. A
vllalkozsok a kls s a bels rintettek szmra is szervezhetik.

18. Tutorial
Oktatsi, konzultcis rendezvny.

19. ls, meeting
A legltalnosabb elnevezs, tulajdonkppen minden kzepes nagysg sszejvetelt
rthetjk rajta. A kisebb elnksg s a hallgatsg egymssal szemben l. A rendezvny
tmihoz jelentkezs alapjn lehet hozzszlni.

20. nnepsg
nnepi megemlkezs, gyakran msorral s vendgltssal egybektve.

M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

5
A RENDEZVNYSZERVEZS LPSEI
1. A tervezs szakaszban az albbi tnyezket kell vgig gondolni:
A rendezvny clja, jellege: a rendezvny tpusa szerinti meghatrozsa, a tma, az alkalom
pontos krlhatrolsa.
A meghvottak kre, a clcsoport, a ltszm: a rendezvny fggvnyben lehet homogn,
pl.: kongresszus, tbb clcsoportot magba foglal pl.: csaldi rendezvny. A ltszm az
esemny jellegtl, a rendelkezsre ll kltsgvetstl, a helyszn befogadkpessgtl is
fgg.
Az idzts, az idpont kijellse szmos tnyeztl fgg. Tbbek kztt:
Ms, hasonl clcsoportot rint, hasonl nagysg esemnnyel ne tkzzn a
rendezvny
Rszletes, relis idztsek, menetrend ksztse: szlltsi hatridk, alvllalkozk
bevonsa, az gyfllel vagy a vllalat-vezetssel trtn egyeztets
A helyszn kivlasztsra a tma fggvnyben kerlhet sor. Az albbiakat clszer
figyelembe venni:
hagyomnyos vagy kurizumszer
technikai felszereltsg
megfelel mret
megkzelthetsg
parkolsi lehetsg
van-e egyb szolgltats pl.: szlls, tkezs
kltsgvonzata, pl.: brleti dj
A rendezvny megszervezshez ignybe lehet venni profi gynksgeket, illetve
alvllalkozkat. Egyszerbb vllalati rendezvnyeket sajt munkatrsak is
megszervezhetnek, lebonyolthatnak. A kvetkez tnyezket tartsuk szem eltt:
A program legyen kreatv!
Legyen pontos forgatknyve
Kvessen tematikus rendet:
kezds
kibonts
bezrs
a rendelkezsre ll kltsgkeretet egyeztetni kell mg a szervezs megkezdse
eltt.
2. Az elkszt szakasz
Az elkszt szakasz a leghosszabb feladatsort jelenti.
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

6
Az albbi tblzat segt abban, hogy mi mindent kell vgiggondolni, eltervezni a
rendezvnyszervezs elkszt szakaszban. Ez a munkafolyamat nagy krltekintst
ignyel. Ez a feladat tipikus csapatmunka. A munkban rszt vevk sszehangoltan vgzik
munkjukat. Az egyes feladatokhoz hatridket s felelsket kell rendelni. A rendezvny
fszervezje koordinlja ezt a feladatot, aki beszmolsi s elszmolsi ktelezettsggel
tartozik a vllalkozs vezetsnek.
A rendezvny pontos megnevezse:
Tevkenysg
megtervezse
Feladat/ eszkz

Hatrid Felels
Helyszn, idpont, eladk
Idpont A naptr ellenrzse, az idpont
vglegestse

Helyszn, cm Bejrs, ajnlatkrs
Terem neve Bejrs, ellenrzs
Programtervezs Forgatknyv elksztse
Eladk felkrse Felkrsek s az eladsok
cme, az eladk rvid
letrajznak sszelltsa

Technikai, nyelvi felttelek
Az eladsok
nyelve
Szksges-e tolmcsols
Technikai
szksglet
Tolmcsberendezs, projektor,
szmtgp s programok

Anyagleadsi
hatrid
Magyarul s szksg szerint
idegen nyelven

Nyomtatvnyok, ajndktrgyak
Fotk, brk
ksztse
Mennyisg, formtum
Maszkota
tervezse
Ajnlatkrs
Programfzet Elegns mappa, dosszi
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

7
tervezse Program, trkp, meghv,
helysznrajz, idegenforgalmi
anyagok
Rsztvevknek,
rendezknek,
gpkocsivezetknek
Kls bort: rendezvny
neve, idpontja, helyszne
1. oldal: ksznt (tbb
nyelven is)
Tovbbi oldalak: programok
Utols oldal: szervezk,
szolglatok elrhetsge

Nyomtatvnyok
tervezs
Ajnlatkrs (pl.: plakt,
konferenciatska, tblk,
dekorcik)

Tjkoztatk,
technikai-
adminisztratv
kiadvnyok

Belpsi engedlyek
behajtsi engedlyek
Kitzk
ltet-krtyk
Asztalszmok
Konferenciatblk
Konferencia zszlk


Ajndktrgyak
krnek
megtervezse
Ajndktrgyak krnek
vglegestse, megrendelse

Kltsgvets, elkalkulci ksztse
Kltsgvets
ksztse
Terembrlettel,
technikabrlettel,
ajndktrgyakkal, tolmcsok,
hostessek kikzvettsvel
kapcsolatos ajnlatkrs, az
ajnlatok kirtkelse.
Szponzorls lehetsgeinek
kiaknzsa, szponzorok
megkeresse, szponzor
szerzdsek.

M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

8
Megrendelsek Helyszn/terem, technika,
tolmcsok, hostessek
megrendelse. Cateringgel
kapcsolatos ajnlatok krse,
rtkelse. Egyeztets utni
megrendels.

Kommunikcis felttelek
Meghvk
sszelltsa
Meghvandk krnek
sszelltsa, a meghvk
sztkldse,

Sajtiroda
fellltsa
A sajtiroda helye, felszerelse,
vezetje, szemlyzete,
nyilatkozk felksztse

Sajtkapcsolatok
tervezse
Sajtanyag ksztse,
sajttjkoztat, interj
elksztse, mdiakr
meghatrozsa, jsgri
meghvk sztkldse

Helyszn kialaktsa, dekorci
Helysznre
szllts
Logisztika biztostsa, a
helyszni fogads
megszervezse, rzs
biztostsa

Catering
biztostsa
A rendezvny helysznnek
kialaktsa a vendglts
szempontjbl

Regisztrci
megszervezse
A regisztrci technikai s
szemlyi htternek kialaktsa

Stblista Helyszni felgyelet,
feladatkrk kialaktsa, a
szervezk betantsa

Helyszni
dekorci
tervezse
Helyszni dekorci
megrendelse, kialaktsa

A helyszn Szles krben rtelmezend:
tzvdelmi berendezsek

M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

9
biztostsa meglte, meneklsi terv,
vszkijratok jelzse, szemly
s vagyonvdelem megoldsa,
szaniter berendezsek
ellenrzse
Az esemny
rgztse
Dokumentls fajti,
sokszorosts, archivls, a
ksbbi felhasznls
lehetsgei, ajndk felvtelek
irnti igny felmrse, tadsa

Lezrs, utmunkk
Pnzgyi
elszmols
Szmlalikvidci, fizets,
utkalkulci ksztse

Visszaszllts
megtervezse
Anyagok eszkzk
visszaszlltsnak logisztikai
feladatai

Ksznlevelek Ksznlevelek elksztse,
kikldse a regisztrci alapjn

Sajtfigyels Megjelensek, megjelens
hatsa

Referencia dosszi
sszelltsa
Jegyzetek, dokumentumok
(reklmanyagok, kiadvnyok
stb.) sszefzse, a vendgektl
kapott nvjegykrtyk
sszegyjtse, alvllalkozkkal
kapcsolatos dokumentcik
dossziba rendezse.

sszefoglal
zrjelents
ksztse
rtkel, elemz jelleg
jelents, amely az esetleges
hibkat s pozitvumokat is
tartalmazza.

Vratlan helyzetek
Felkszls
vratlan
helyzetekre
A felkrt elad nem rkezik
meg, a technikai berendezsek
felmondjk a szolglatot,
bombariad/tz zavarja meg a
programot stb. Tartalkhelyszn

M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

10
s eszkzk biztostsa.






3. A rendezvny lebonyoltsa
A rendezvny lebonyoltsnak napjn clszer eligazt rtekezletet tartani. A rendezvny
fszervezje s a rszfelelsk a helysznen tjkozdhatnak. Az esetleges aprbb
korrekcikat ekkor mg meg lehet tenni.
Minden rendezvny hrom meghatroz rszbl ll:
a vendgek fogadsa, rkeztetse a szk idintervallum miatt
a programokon val rszvtel
a vendgek tvozsa, bcsztatsa. pl.: a kzs tvozs esetn sorfal fellltsa
lehetsges, bcsajndkok tadsa.
A rendezvny sikernek rdekben fontos kialaktani a szervezsi hierarchit (ki, kinek a
fnke), ki miben dnthet, ki kinek adhat utastsokat.
4. Lezrs, utmunkk a tervezs fzisban lertakat figyelembe vve.
A rendezvnyek kls szolgltati lehetnek:
Biztonsgi szolglatok
Orvosi gyelet
Tolmcskld, fordt iroda
Hostess-host szolglat
Gpkocsi klcsnz szolglat
Buszklcsnzk
Nyomdk, kiadk
Grafikusok, tervezk
Fots
Vendgltsi szolgltatk
Szlloda, panzi
Virgktk, klcsnzk, dsztk
Kls programszervezk, ksrk
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

11
TANULSIRNYT
Csoportmunkban az internet segtsgvel keressenek rendezvnyszervez illetve kls
szolgltat vllalkozsokat! A tallataikat rja az albbi bekeretezett helyre! Milyen
szempontok szerint vlasztannak kzlk!
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Munkja sorn az albbi rendezvnyfajtk nevt hallja. Keresse meg interneten s rja le,
hogy mit jelentenek az albbi esemnyek, rendezvnyek. Vlaszt rja az bekeretezett
helyre! Ellenrzs utn tanulja meg az sszegyjttt rendezvnyfajtk jellemzit!
Brze: ___________________________________________________________________________________
Videokonferencia: _______________________________________________________________________
Videokivetts: ___________________________________________________________________________
Szimpzium: ____________________________________________________________________________
Workshop: _______________________________________________________________________________
Iskolja fennllsnak 100. vforduljra kszl. Oktatja segtsgvel alkossanak
csoportokat az egyes tevkenysghez rendelve. Ksztsk el a rendezvny tervezett
oktatjuk koordinlsval! A vgleges tervezetet egy Word fjlban ksztsk el, melyet
mentsenek le az oktatjuk ltal megadott mdon s nven!
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

12
NELLENRZ FELADATOK
Soroljon fel s jellemezzen legalbb hrom rendezvnyformt a szakmai
informcitartalomban felsoroltak kzl! Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Milyen szempontokat venne figyelembe a helyszn kivlasztsnl? Vlaszt az albbi
bekeretezett helyre rja!
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Milyen kommunikcis feladatokat kell megoldani a rendezvnyek szervezse sorn?
Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

13
MEGOLDSOK
Csoportmunkban az internet segtsgvel keressenek rendezvnyszervez
vllalkozsokat! A tallatait rja az albbi bekeretezett helyre! Milyen szempontok szerint
vlasztannak kzlk alvllalkozt!
Vlaszts szempontjai lehetnek a teljessg ignye nlkl:
rak, szemlyes kapcsolat, referencik, elrhetsg
Munkja sorn az albbi rendezvnyfajtk nevt hallja. Keresse meg s rja le, hogy mit
jelentenek az albbi esemnyek, rendezvnyek. Vlaszt rja az bekeretezett helyre!
Ellenrzs utn tanulja meg az sszegyjttt rendezvnyfajtk jellemzit!
Brze: Elfekv kszletek alkalomszer rtkestse, nagy ttelekben val kirustsa.
Videokonferencia: az egymstl tvol lv stdikban elhelyezked csoportok kapcsolata
kp s hang tjn.
Videokivetts: l esemnyek kzvettse nagy fellet kpernyre. Egyszerre tbb helyen is
kivetthet.
Szimpzium: Szakrtk eladsa, kis ltszm csoport eltt.
Workshop: Kis ltszm csoport modertor irnytsval egy adott krdsre keres vlaszt
beszlgets formjban.
Soroljon fel s jellemezzen legalbb hrom rendezvnyformt a szakmai
informcitartalomban felsoroltak kzl! Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!
Brmelyik hrom rendezvnyfajta a szakmai informcitartalom szerint.
Milyen szempontokat venne figyelembe a helyszn kivlasztsnl? Vlaszt az albbi
bekeretezett helyre rja!
hagyomnyos vagy kurizumszer
technikai felszereltsg
megfelel mret
megkzelthetsg
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

14
parkolsi lehetsg
van-e egyb szolgltats pl.: szlls, tkezs
kltsgvonzata, pl.: brleti dj

Milyen kommunikcis feladatokat kell megoldani a rendezvnyek szervezse sorn?
Vlaszt az albbi bekeretezett helyre rja!
Meghvk sszelltsa
Sajtiroda fellltsa
Sajtkapcsolatok tervezse
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

15
A RENDEZVNYEK FORGATKNYVE, A RENDEZVNY
TECHNIKAI FELTTELEI
ESETFELVETS MUNKAHELYZET
nnek, mint gyintznek feladata lehet a rendezvny forgatknyvnek elksztse, a
rendezvny technikai feltteleinek biztostsa.
SZAKMAI INFORMCITARTALOM
A RENDEZVNYEK FORGATKNYVE (PROGRAM S TECHNIKAI)
A rendezvnyszervezs fontos rsze, hogy rsban rgztsk, megtervezzk a rendezvny
menett, temt. Minden rendezvnynek egyedi forgatknyve van. A programforgatknyv
hrom alapvet rszt klnbztetjk meg:
elkszts,
lebonyolts,
utmunkk.

A technikai forgatknyv a programon tl tartalmazza:
1

a killtott anyagok, eszkzk szlltsnak mdjt, temezst,
a fogadbizottsg sszettelt, szksges eszkzket (busz, virgcsokor stb.),
technikai berendezsek elksztst, zembe helyezst, felelsket,
vendgltssal kapcsolatos feladatokat,
dsztssel kapcsolatos feladatokat,
telefonos s postai elrhetsgeket.

Minta program forgatknyvre j vi fogads a partnerek szmra:
IDZTS ESEMNY LTVNYELEMEK EGYB FELELS
12.00 15.00 Elkszletek Hangosts,
fnytechnika,
Az eszkzk
ellenrzse
..

1
Gyarmati Ildik: Rendezvnyszervezsi kalauz, Athenaeum 2000 kiad
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

16
catering,
audiovizulis
eszkzk
15.00-16.00 Fprba Hangosts,
fnytechnika,
audiovizulis
eszkzk
mkdtetse.
Beksztsek az
llfogadshoz

..
16.00 -16.30 Vendgek
rkeztetsnek
elksztse
Regisztrci
elksztse,
ruhatr
mkdtetse

16.30 17.00 Vendgek
rkeztetse,
regisztrci, a
vendgek
elfoglaljk
helyket
Halk zene
fogadja a
vendgeket
dvzl koktl,
hzigazda
fogadja a
vendgeket
,
hzigazda
17.00 18.00 dvzlbeszd
s a msor
lebonyoltsa
Villanyok
lekapcsolsa,
technikai httr
zemeltetse
..
18.00 Invitls
llfogadsra
Villany
felkapcsolsa
hzigazda
18.10 llfogads Lgy httrzene A munkatrsak
ismerkednek,
beszlgetnek a
vendgekkel

22.00 A terem
rendeltetsszer
visszalltsa
A technikai
eszkzk
leszerelse,
helyre val
visszajuttatsa
..
TRGYI, TECHNIKAI FELTTELEK
Terem, terem-kapacits
Ma mr elengedhetetlen kvetelmny a termekkel kapcsolatban a megfelel mdon, jl
szablyozhat klmaberendezs, melynek segtsgvel biztosthat egy-egy rendezvny
teljes idtartama alatt a terem kivl levegje.
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

17
A tlzsfolt termek a rendezvny sikertelensgt okozhatjk. Az albbi tblzat azt mutatja,
hogy optimlis esetben hny ft ltethetnk le klnbz nagysg termekben a kt
leggyakoribb mdon:

Alapterlet (m2)
Teremkapacits
20 30 40 50 70 90 100 250 500 1000
Fogads (f)
33 50 67 83 117 150 167 417 833 1667
Sznhz szksoros (f)
26 40 53 66 93 120 133 333 666 1333

Tokodi Anik: Protokoll s rendezvnyszervezs, Budapest, 2008. knyve alapjn
A teremberendezs mdozatai igen sokflk lehetnek:
Sznhzterem stlus
Ezt a berendezst nagy ltszm konferenciknl, ltalban olyan termeknl hasznljk,
ahol ell sznpad van. A sorok egyms kztti tvolsga a terem nagysgtl s a vrhat
ltszmtl fgg. Az els sornak az elnksgtl legalbb 2 mterre kell lennie.
E mdozatnak tbb varinsa van:
az oldalt lv szkek flkrben zrnak
a szkek teljes flkrt kpeznek
V alak a nztr
Iskolapados vagy osztlyterem-stlus
Szeminriumok s oktat jelleg rendezvnyek kedvelt berendezsi mdozata. A hallgatsg
kis asztaloknl l, hogy jegyzetelni tudjon. gyelni kell arra, hogy egy asztalnl ne
zsfoljunk ssze tl sok embert.
U alak stlus
Idelis olyan banketteknl, glavacsorknl, ahol felszlal is van. Ngyzetes, inkbb
tglalap alak asztalokat helyeznek egyms mell.
Patk alak berendezs
Hasonl az U alakhoz, de a keskenyebb rsznl a sarkon lekerektett asztalok tallhatk.
Ngyzetes asztalforma
Amikor arra van szksg, hogy valamennyi rsztvev lssa egymst, mert a kommunikci
ezt kvnja, akkor ez az idelis berendezsi forma. ltalban az asztalokon mikrofon is
tallhat. Ha az asztalok ltal kzrefogott tr res, kzptt ltalban egy szp sznyeg
s/vagy virgkompozci tallhat.
Igazgattancs-stlus
Ennl a formnl is mindenki lt mindenkit, s nagy asztalfellet marad a paproknak s
egyb kellkeknek.
E alak berendezs
Banketteknl clszer. Az E hrom szrt egybefog rvidebb rsznl lnek a f vendgek.
Munkacsoport-stlus
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

18
Ktetlen munkacsoportnl, workshopoknl bevlt berendezsi mdozat.
Teremrajz
Minden rendezvnyhelysznnek kell rendelkeznie olyan teremrajzokkal, melyek a termek
berendezsi lehetsgeit mutatjk be.
Ezeket a rajzokat mretarnyos berendezsi trgyakkal kell elkszteni s fel kell tntetni az
ajtkat, ablakokat, rgztett berendezsi trgyakat, csatlakoz helyisgek megnevezst,
oszthatsgot, stb.
TECHNIKAI FELTTELEK
A rendezvnyek megszervezse komoly s a kor kvetelmnyeinek megfelel technikai
httrappartust ignyel. A klnfle szksgleteket kielgt btorok, az ltalnos vilgts
s hangosts mellett sok ms eszkzre is szksg van. Az eszkzk kezelshez bizonyos
esetekben gondoskodni kell az eszkzket kezelni tud szakemberekrl is.
Mikrofonok
Megklnbztetnk asztali, ll, hordozhat, csiptets mikrofonokat, amelyeket a terem
nagysgnak megfelelen vlaszthatunk s kombinlhatunk. A mikrofonok egyik klnleges
formja a vitaberendezs.
Ha a rendezvnyen elnksg is helyet foglal, gy tagjai eltt asztali mikrofonokat
helyeznek el, amelyeket a stdiban l szemlyzet hangost.
A hordozhat, kbel nlkli mikrofonokat a jelenlev segtk adjk a felszlal kezbe,
ilyenkor a beszl a helyn marad.
Az ll mikrofonokat a hallgatsg sorai kztt helyezik el. A szlsra jelentkez
odamegy a mikrofonhoz. Nem szoks kln ki- s bekapcsolni.
A csiptets mikrofonokat az elad zakjra/blzerre helyezik fel. A beszlt nem
zavarja a jegyzetei keressben.
A vitaberendezsnl a beszl gombnyomssal jelzi, hogy felszlalni kvn. ltalban
mindenki eltt van ilyen kszlk. Konferencikon jl hasznosthat.
Hangtechnika
A rendezvnyeket tbbfle hanghats is ksrheti: zenei alfests, vagy ms bejtszs CD-
rl, DVD-rl. Bonyolult hangstdikat csak kongresszusi kzpontokban tallunk.
Szksg lehet az elhangzottak teljes kr hangrgztsre, dokumentlsra. A felvtelek
ksztse helyettestheti a gyorsrsos jegyzknyvezst.
Fnykpezgpek, videofelvevk
A rendezvnyek dokumentlsnak fontos kellke. ltalban hostessek ksztik a
felvteleket.
Vettk, szmtstechnikai httr
Ma mr a leggyakoribb forma a projektorral trtn kivetts, akr tbb klnbz mret
vszonra. gyeljnk arra, hogy a vettvszon legyen sima s tiszta. A lzer mutatplca
segtheti az elad munkjt. Az elads eltt gyzdjnk meg az adathordoz
kompatibilis-e a szmtgppel illetve a teleptett programmal.
Lmpk, irnytott fnyek
Nagy hatst elr berendezsek, amelyek kezelse szakmai hozzrtst ignyel pl: fejgp
hasznlata. Segtsgkkel kiemelhetnk teremrszleteket, dekorcit, hangslyozhatjuk az
elad szemlyt, stb. A berendezs hasznlata elzetes tervezst ignyel.
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

19
Tolmcsberendezs
A nemzetkzi konferencik esetben gyakran van szksg tolmcs szolgltatsra. Az
lsekre felkszlt termekbe eleve bepttetik a berendezst: a tolmcsok kln kabinokban
dolgoznak, ahonnan beltjk a termet, de ket nem lehet ltni. A fejhallgatt az ls
kezdetn oszthatjk ki, de vannak olyan szkek, amikbe mr be van ptve. Amely
termekben nincs tolmcskabin, ott mobil tolmcskszlket lehet hasznlni.
Szmtgpek s perifriik, kiegszt berendezsek
A szmtgpek s perifriik nemcsak a rendezvnyszervezk adatfeldolgozshoz s
adataik trolshoz szksgesek, hanem a rendezvny anyagainak lershoz is. A vendg
eladk adathordozn hozott eladsainak kinyomtatsra is szksg lehet.
Nagy teljestmny fnymsolknak a nap minden szakban rendelkezsre kell llniuk,
amelyekhez gondoskodnunk kell szakrt kezelszemlyzetrl.
Btorzat
Az egyes lstpusokhoz ms s ms asztal s szk illik illetve szksges. Az igazi
konferenciaszkek tartozka a felhajthat rlap, ami a jegyzetelst knnyti meg.
Rendezvnyszervezshez leggyakrabban hasznlt btorok:
raksolhat szkek, karosszkek
fotelok,
elnksgi asztal,
beszlpult,
dohnyzasztal,
klnbz mret asztalok
trgyalasztal,
ll illetve gurul fogasok,
szemetes kosr,
aktaszekrny,
hideg-melegvizes mosogat,
htszekrny,
konyhaszekrny.
Dobogk, posztertblk
A klnbz rendezvnyeknl (pl. divatbemutatk, msoros estek) jl hasznlhatak.
Ezekhez akr lpcs is illeszthet.
A posztertblk (killtsi installcis tblk) alkalmasak arra, hogy felletkre illusztrcis
cllal, ragasztssal vagy felszrssal paprokat, kisebb trgyakat helyezznk el.
ris kivettk
A teremben zajl esemnyeket az lstermeken kvl a zrt lnc tvads segtsgvel gy
lehet nyomon kvetni.
Zszlk
A nemzetkzi rendezvnyek elengedhetelen kellke. A diplomcia szablyai szerint a
mennyezetrl belgatott, zszlrdba lltott, vagy asztali kis zszlkat klnbztetnk
meg.
Egyb eszkzk (teljessg ignye nlkl)
szavazgp,
szemlyhv,
diktafon,
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

20
irat megsemmist,
iratfzgp,
hktgp.
TANULSIRNYT
Munkja sorn egy rendezvny forgatknyvnek elksztsvel bzzk meg. A szakmai
informcitartalomban tallhat minta alapjn ksztse el az oktatja ltal meghatrozott
program forgatknyvet! Munkjt mentse le Word dokumentumban az oktatja ltal
meghatrozott mdon s elnevezssel! Alkossanak prt s vitassk meg az elkszlt
munkt! Alkalmazza az albbi ellenrz listt! Hinyossg esetn vgezzk el a ptlsokat!
A forgatknyv tartalmaz-e:
Elkszt szakaszt_______________________________________________________________________
Lebonyoltst_____________________________________________________________________________
Utmunklatokat _________________________________________________________________________

Ugyanehhez a munkhoz ksztsenek prban technikai forgatknyvet is! Munkjukat word
dokumentumban ksztsk s mentsk le!
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

21
NELLENRZ FELADATOK
Mit tartalmaz a technikai forgatknyv? Megoldst rja az albbi bekeretezett helyre!
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Milyen a terem berendezsi mdot vlasztana az albbi rendezvnyek esetn! Megoldst
rja az albbi bekeretezett helyre!
Konferencia _____________________________________________________________________________
Szeminriumok___________________________________________________________________________
Glavacsora ______________________________________________________________________________
Bankettek ________________________________________________________________________________
Workshopok _____________________________________________________________________________
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

22
MEGOLDSOK
Ugyanehhez a munkhoz ksztsenek prban technikai forgatknyvet is! Munkjukat Word
dokumentumban ksztsk s mentsk le!
Technikai forgatknyv rszlet:
A rendezvny neve: Erszakmentes kommunikci cm tancskozs
Ideje: 10 ra
Helyszne: intzet sznhzterme
Vrhat ltszm: 500 f
Idpont Esemny Megjegyzs
6.00 Catering elkezdi a
beteleplst, dekorci
elksztse, a pulpitus
elksztse.
Az IKT eszkzk ellenrzse.
A pulpituson a laptop rajta
az elre bekrt sszes
elads anyagval, mikrofon,
1 db laptop, 2 db projektor,
2 db vettvszon, 1 db
lzerplca, mikrofon,
nvtblk (eladk,
hzigazda nevvel
titulusval)

Regisztrci az
elcsarnokban 4 f
2 db regisztrcis pult, a
regisztrcis pultra
felkszteni: programfzet
520 db, a jelentkezsek
alapjn elre nyomtatott
regisztrcis lapok, 10 db
toll,
9.00

Ruhatr 6 f
Fogasok 520 f rszre,
gombost, szmozott tmb
Stb.

Mit tartalmaz a technikai forgatknyv? Megoldst rja az albbi bekeretezett helyre!
A technikai forgatknyv a programon tl tartalmazza:
2


2
Gyarmati Ildik: Rendezvnyszervezsi kalauz, Athenaeum 2000 kiad
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

23
a killtott anyagok, eszkzk szlltsnak mdjt, temezst,
a fogadbizottsg sszettelt, szksges eszkzket (busz, virgcsokor stb.),
technikai berendezsek elksztst, zembe helyezst, felelsket,
vendgltssal kapcsolatos feladatokat,
dsztssel kapcsolatos feladatokat,
telefonos s postai elrhetsgeket.

Milyen a terem berendezsi mdot vlasztana az albbi rendezvnyek esetn! Megoldst
rja az albbi bekeretezett helyre!
Konferencia sznhzterem stlus
Szeminriumok - osztlyterem-stlus
Glavacsora - U alak stlus
Bankettek - E alak berendezs
Workshopok - Munkacsoport-stlus
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A RENDEZVNYEK JELLEGE, ELKSZTSE

24
IRODALOMJEGYZK
FELHASZNLT IRODALOM
Gyarmati Ildik: Rendezvnyszervezsi kalauz, Athenaeum kiad, 2000.
Dr. Farag Hilda: Idegenforgalmi rendezvnyek s kongresszusok szervevezse,
Kpzmvszeti kiad s nyomda, Budapest, 1999.
Fazekas Ildik Harsnyi Dvid: Marketing-kommunikci Szkratsz, Klgazdasgi
Akadmia, Budapest, 2004.
Tokodi Anik: Protokoll s rendezvnyszervezs, BGF-KVIF, Budapest, 2008.
AJNLOTT IRODALOM
Ottlik Kroly: Protokoll s viselkedskultra, Panorma, Budapest, 2004.
M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
A(z) 0063-06 modul 004-es szakmai tanknyvi tartalomeleme
felhasznlhat az albbi szakkpestsekhez:

A szakkpests OKJ azonost szma: A szakkpests megnevezse
52 342 01 0000 00 00 Marketing- s reklmgyintz
52 342 02 0000 00 00 PR gyintz

A szakmai tanknyvi tartalomelem feldolgozshoz ajnlott raszm:
14 ra
































M
U
N
K
A
A
N
Y
A
G
























A kiadvny az j Magyarorszg Fejlesztsi Terv
TMOP 2.2.1 08/1-2008-0002 A kpzs minsgnek s tartalmnak
fejlesztse keretben kszlt.
A projekt az Eurpai Uni tmogatsval, az Eurpai Szocilis Alap
trsfinanszrozsval valsul meg.

Kiadja a Nemzeti Szakkpzsi s Felnttkpzsi Intzet
1085 Budapest, Baross u. 52.
Telefon: (1) 210-1065, Fax: (1) 210-1063

Felels kiad:
Nagy Lszl figazgat