PENCATATAN DAN PELAPORAN

By: Rita Hafizah

PENCATATAN DAN PELAPORAN
Pengertian Pencatatan & Pelaporan
(Recording & Reporting/RR)
Pencatatan (recording) dan
Pelaporan (reporting)
berpedoman kepada Sistem
Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP).
Beberapa pengertian dasar dari
SP2TP menurut Kemenkes RI
(1992) adalah:
SP2TP adalah kegiatan
pencatatan & pelaporan data
umum, sarana, tenaga & upaya
yankes di Pusk. termsk Pustu, yg
ditetapkan mll SK Kemenkes RI
No. 63/Kemenkes/SK/II/1981;

Sistem adalah satu kesatuan
yg terdiri atas bbrp
komponen yg saling
berkaitan, berintegrasi, &
mempunyai tujuan tertentu;
Terpadu mrpk gabungan
dari berbagai macam
kegiatan yankes Pusk. Utk
menghindari adanya RR lain
yg dpt memperberat beban
kerja petugas Pusk.
Batasan RR
RR penyelenggaraan tiap kegiatan bagi
nakes adalah melakukan pencatatan
data penyelenggaraan tiap kegiatan
bagi nakes & melaporkan data tsb kpd
instansi yg berwenang berupa lap.
lengkap pelaksanaan kegiatan dg
menggunakan format yg ditetapkan;
RR rekapitulasi kegiatan tiap triwulan
adalah melakukan pencatatan data pd
semua kegiatan dlm satu triwulan berjln
& melaporkan data tsb dlm bentuk
rekapitulasi kegiatan triwulan kpd
instansi yg berwenang dg menggunakan
format yg ditetapkan;

RR rekapitulasi kegiatan yg
diselenggarakan setiap
triwulan & tiap tahun adalah
pencatatan data utk semua
kegiatan dlm satu triwulan &
satu thn berjln, serta
melaporkan data tsb dlm btk
rekapitulasi data kegiatan
triwulan & tahunan kpd
instansi yg berwenang dg
menggunakan format yg telah
ditetapkan.
Manfaat RR
Memudahkan dlm mengelola
informasi kegiatan di Tk. Pusat,
Prov, & Kab/Kota;
Memudahkan dlm
memperoleh data utk
perencanaan dlm rangka
pengembangan nakes;
Memudahkan dlm melakukan
pembinaan nakes;
Memudahkan dlm melakukan
evaluasi hasil.
Tujuan RR
1. Tujuan Umum
Sistem SP2TP bertujuan agar semua
hasil kegiatan Pusk. (dlm & luar
gedung) dpt dicatat serta
dilaporkan ke jenjang
selanjutnya sesuai dg kebutuhan
scr benar, berkala, & teratur
guna menunjang pengelolaan
upaya kesmas. Pengelolaan
SP2TP di Kab/Kota masih
terkendala dg rendahnya
kelengkapan & ketepatan waktu
penyampaian lap. SP2TP ke
Dinkes.

2. Tujuan Khusus
Tercatatnya semua data hsl
kegiatan Pusk. Sesuai
kebutuhan scr benar,
berkelanjutan, & teratur;
Terlaporkannya data ke jenjang
administrasi berikutnya sesuai
kebutuhan dg menggunakan
format yg telah ditetapkan scr
benar, berkelanjutan & teratur.
Ruang Lingkup RR
Ruang lingkup RR meliputi jenis
data yg dikumpulkan, dicatat,
& dilaporkan Pusk. Jenis data
tsb mencakup:
Umum (peta wilayah &
uraiannya, jml desa,
dusun/RW, jml Posyandu, &
sasaran program;
Demografi;
Sarana Fisik;
Ketenagaan;
Kegiatan pokok yg dilakukan
didlm & diluar gedung

Pengelolaan
Semua kegiatan pokok baik didlm maupun diluar
gedung Pusk, Pustu, & bidan di desa hrs
dicatat. Utk memudahkan dpt menggunakan
formulir standar yg telah ditetapkan dlm
SP2TP. Jenis formulir standar yg digunakan
dlm pencatatan adalah sbb:
Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)/Family
Folder;
Kartu Rawat Jalan/Rekam Medik;
Kartu Indeks Penyakit (khusus penderita
peny. TBC & Kusta);
Kartu Ibu
Kartu Anak;
KMS Balita, Anak Prasekolah (Apras);
KMS Bumil;
KMS Lanjut Usia (Lansia);

Register
Mrpk formulir utk mencatat/merekap data kegiatan
didlm & diluar gedung Pusk. Yg telah dicatat di kartu
& catatan lainnya, ada bbrp jenis register sbb:
Nomor Indeks Pengunjung Puskesmas;
Rawat jalan;
Register Kunjungan;
Register Rawat Inap;
Register KIA & KB;
Register Kohort Ibu & Balita;
Register Deteksi Dini Tumbuh Kembang & Gizi;
Register Penimbangan Balita;
Register Imunisasi;
Register Gizi;
Register Kapsul Beryodium;
Register Anak Sekolah;
Sensus Harian: Kunjungan, Kegiatan KIA, Imunisasi,
& Penyakit.


Mekanisme Pencatatan
D LOKET Unit Pelayanan Tindak Lanjut (TL)
A
L
A
M

G
E
D
U
N
G


L
U Yankes
A
R

G
E
D
U
N
G



RKK tmsk Kartu
Status;
KTP;
Reg. Kunjungan;
Kartu KB;
Reg. No. Indeks.
Register2 Yan
dlm Gedung Rujukan
Register2 Yan dlm
Gedung
Bank Data Pusk;
Pengolahan/Penyajian;
Penyusunan Lap
Pelaporan
Sesuai dg Keputusan Dirjen
Pembinaan Kes-Masy
No.590/BM/DI/Info/V/96,
pelaporan Pusk. Menggunakan
tahun kalender yaitu dari bln
Januari s.d Desember dlm thn
yg sama. Formulir pelaporan
dikembangkan sesuai dg
kebutuhan &
kemampuan/beban kerja di
Puskesmas.
Formulir Lap dari Pusk ke Dati II
1. lap. Bulanan
Data Kesakitan (LB 1);
Data Obat-obatan (LB 2);
Data kegiatan gizi, KIA/KB, & Imunisasi tmsk
Pengamatan Peny. Menular (LB 3);
Data Kegiatan Puskesmas (LB 4);
2. lap. Sentinel
Lap. Bulanan Sentinel (LB 1S)
lap.yg memuat: data penderita peny. Yg dpt
dicegah dg imunisasi (PD3I), ISPA, Diare, menurut
umur & status imunisasi. Pusk.yg memuat LB 1S
adalah Pusk.yg ditunjuk yaitu satu Pusk.dari setiap
Dati II dg periode lap. Bulanan serta dilaporkan ke
Dinkes Dati II, Dinkes Dati I & Pusat (Dirjen PPM &
PLP)
Lap.Bulanan Sentinel (LB 2S)
lap.yg memuat data KIA, Gizi, Tetanus
Neonatorum, & peny. Akibat kerja. Lap. Bulanan
Sentinel hanya diperuntukkan bagi Pusk. Rawat
Inap. Lap. Ini dialporkan ke Dinkes Dati I,II,& Pusat
(Dirjen Binkesmas).
Lanjutan
3. Laporan Tahunan
lap.tahunan meliputi:
Data Dasar Pusk. (LT-1);
Data Kepegawaian (LT-2);
Data Peralatan (LT-3).
Alur Laporan
Lap.dari Dati II dikirimkan ke Dinkes Dati I
serta Pusat (Dirjen Pembinaan Kes-
Masy) dlm btk rekapitulasi dari
lap.SP2TP, lap.tsb meliputi:
1. lap.Triwulan
a) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 1;
b) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 2;
c) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 3;
d) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB 4
2. lap.Tahunan
a) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB-1;
b) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB-2;
c) Hasil entri data/rekapitulasi lap. LB -3.

Frekuensi Lap
1. Lap Triwulan
lap.Triwulan dikirim paling
lambat tgl 20 bln berikutnya
dari triwulan yg dimaksud
(contoh: lap.Triwulan I tgl 20
April 2013, maka lap.Triwulan
berikutnya adalah tgl 20 Mei
2013). Lap.ini diberikan kpd
dinas2 terkait berikut ini:
a) Kepala Dinkes Dati I;
b) Kemenkes RI Cq Dirjen
Binkesmas.

2. Lap Tahunan
dikirim paling lambat akhir
bln Feb di thn berikutnya &
diberikan kpd dinas2 terkait
berikut ini:
a) Kepala Dinkes Dati I;
b) Depkes RI Cq Dirjen
Binkesmas.
Mekanisme Pelaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) lap. Dari Pustu & bdn di
desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di
Pusk;
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi
data yg dicatat baik di dlm maupun yg
di luar gedung serta lap.yg diterima
dari Pustu & bidan di desa;
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan
kegiatan dimasukkan ke formulir
lap.sebanyak 2 rangkap, utk
disampaikan kpd koordinator SP2TP;
4) Hasil rekapitulasi pelaksanan kegiatan
diolah & dimanfaatkan utk Tindak
Lanjut (TL) yg diperlukan utk
meningkatkan kinerja kegiatan.
b. Tingkat Dati II
1) Pengolahan data SP2TP di Dati II
menggunakan perangkat lunak yg
ditetapkan oleh Kemenkes;
2) Lap.SP2TP dari Pusk.yg diterima
Dinkes Dati II disampaikan kpd
pelaksana SP2TP utk
direkapitulasi/entri data;
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah,
serta dimanfaatkan sbg bhn utk
umpan balik, bimtek ke Pusk. & TL utk
meningkatkan kinerja program;
4) Hasil rekapitulasi data setiap 3 bln
dibuat dlm rangkap 3 (dlm btk soft file)
utk dikirimkan ke Dinkes Dati I &
Kemenkes.
c. Tingkat Dati I
1) Pengolahan & pemanfaatan data
SP2TP di Dati I mempergunakan
perangkat lunak sama dg Dati II;
2) Lap.dari Dinkes Dati II, diterima
oleh Dinkes Dati I dlm btk soft
file diteruskan ke pelaksana utk
kompilasi/direkapitulasi;
3) Hasil rekapitulasi disampaikan
ke pengelola program Dati I utk
diolah & dimanfaatkan serta
dilakukan TL, bimbingan &
pengendalian.
d. Tingkat Pusat
hasil olahan yg dialksanakan
Dirjen Binkesmas paling
lambat dua bln setelah
berakhirnya triwulan tsb
disampaikan kpd pengelola
program terkait & Pusat
Data Kesehatan utk
dianalisis & dimanfaatkan
sbg umpan balik, kemudian
dikirim ke Dinkes Tk I.
RR Yankeb Komunitas
A.Pencatatan
Bidan dlm melaksanakan yankeb
komunitas mencatat hsl pelayanan scr
lengkap, akurat, singkat & jls mengenai
data subjektif, data objektif,
keadaan/kejadian yg ditemukan &
tindakan yg dilakukan dlm memberikan
yankeb termsk kolaborasi & tindakan
rujukan, dalam: Rekam askeb/kartu ibu
(rekam medis), Kartu by, kartu KB,
buku KIA (milik pasien)
Hsl yan tsb dicatat kembali dlm:
Format PKPR, Kohort ibu, Kohort By,
Kohort Anak
Balita/Prasekolah/Remaja, Kohort KB.

Setiap kegiatan yankeb komunitas dicatat
pada:
1. Buku catatan dekumentasi bd pada
setiap asuhan yg diberikan pd rekam
asuhan kebidanan/kartu ibu, kartu by.
Kartu KB, & buku KIA (milik pasien);
2. Buku pelaksanaan kegiatan yankeb
komunitas didlm & diluar gedung sbg
bukti kegiatan yg telah dilaksanakan
pd kohort ibu, kohort by & anak balita,
& kohort KB;
3. Bukti Catatan Pribadi (BCP) dg cara
pengisian; diisi oleh tenaga bd yg
bersangkutan setelah melaksanakan
kegiatan digunakan utk perhitungan
angka kredit, disimpan oleh tenaga bd
yg bersangkutan.

B.Pelaporan
Pelaporan yankeb komunitas
dilakukan setiap bln dg
menggunakan format lap. Yg ada
seperti LB3, PWS KIA-KB, dll. Isi lap.
Meliputi:
1. Jml cak.yan ANC (K1);
2. Jml cak. Yan ANC (K4);
3. Jml cak. Pertolongan persalinan
yg ditol. Oleh nakes;
4. Jml kelahiran (lahir hdp & lahir
mati);
5. Jml kehamilan & persalinan dg
penyulit (perdarahan, infeksi,
pre-eklampsia, eklampsia, & gg
obstetrik lainnya);
6. Jml ibu yg dirujuk terutama yg
disertai penyulit;


7. Jml cak. Bufas yg dilayani 3
kali (KF 3) oleh nakes ;
8. Jml bumil, bulin, bufas (yg
dilayani) baik yg hdp/yg
kemudian meninggal;
9. Jml cak. Neonatus yg
mendptkan yankes lengkap
(KN1, KN2, & KN lengkap)
10. Jml bumil, bulin, & bufas
dg faktor risiko/komplikasi
yg dideteksi oleh masy;
11. Jml kasus komplikasi
obstetri yg ditangani sblm
dirujuk;

Lanjutan Pelaporan
12. Jml BBL (0-28 hari) yg dilayani;
13. Jml neonatus dg komplikasi yg
ditangani;
14. Jml by 29 hr-12 bln yg mendptkan
yankes sedikitnya 4 kali;
15. Jml imunisasi yg diberikan, baik pd
calon penganten, bumil, & by;
16. Jml anak balita (12-59 bln) yg
mendptkan yankes sedikitnya 8 kali;
17. Jml anak balita sakit yg mendptkan
yankes sesuai standar;
18. Jml cak. Peserta KB aktif;
19. Jml PUS yg mendpt yan kontrasepsi
& jenis alat kontrasepsinya;

Lanjutan Pelaporan
20. cak. Yan pemenuhan gizi, seperti
pemberian zat besi (Fe), Vit.A, Iodine,
pemberian ASI (kolostrum, ASI Eksklusif,
MP-ASI), PMT-Balita, girang, & giruk, &
jg penemuan kasus giruk;
21. Hsl kegiatan penggerakan pelaksanaan
yankeb komunitas, termasuk jml & hsl
kegiatan pembinaan Posyandu & UKBM
lain diwil.kerjanya, dll;
22. Jml & hsl kegiatan kunjungan rumah;
23. Hsl kegiatan kemitraan baik lintas
sektor, LSM, & swasta.
Dlm pencatatan & pelaporan yankeb
komunitas, bd di desa (Poskesdes/Polindes),
Pustu, & Pusk.scr berkala melakukan analisa
pencapaian hsl cak. Yan. Terhdp target yg
ditentukan dlm program PWS KIA.


Segudang penuh dg pengetahuan,
belumlah sama nilainya dg setetes
budi baik...


Terima Kasih