FAIL MEJA

JAWATAN DAN GRED :

Jabatan Pelajaran Negeri Melaka
NAMA AGENSI :
ALAMAT :
NO.TELEFON :
NO.FAKS :
LOGO SEKOLAH
NAMA SEKOLAH
EMEL :
ISI KANDUNGAN
KANDUGAN FAIL MEJA
BIL TAJUK
MUKA
SURAT
Kulit
Isi Kandungan
1.0 Maklumat Pegawai
2.0 Latar Belakang Sekolah
3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama
4.0 Objektif Sekolah / Asrama
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
8.0 Perincian Senarai Tugas
9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai
10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak
10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas
10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori
10.5 Pengurusan Kewangan Asrama
10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama
10.7 Pengurusan Pembelian
10.8 Pengurusan Pembayaran
10.9 Pengurusan Pelupusan Aset
10.10Pengurusan Yuran Asrama
10.11Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
10.12Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan
10.13Pegurusan Kesihatan
10.14Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas
Harian
Objektif
Bahagian/Unit
Carta Aliran Kerja
Senarai
Seak/Che!klist
Pr"ses Kerja
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
Carta Organisasi
Ke#u#ukan Pega$ai
Senarai Tugas/Kuasa
%an Hubungan
Peraturan&Peraturan
Penta#biran
Senarai Un#ang&
Un#ang/Peraturan
Senarai Ja$atankuasa
'ang %iangg"tai
Senarai B"rang&B"rang
'ang %igunakan
("ra Kerja
FAIL
MEJA
1.0MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA
NAMA
JAWATAN HAKIKI
GRED JAWATAN
BAHAGIAN / UNIT
TARIKH LANTIKAN
KE JAWATAN
SEKARANG
2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH
3.O VISI DAN MISI SEKOLAH (ASRAMA)
VISI SEKOLAH
MISI SEKOLAH
4.0 OBJEKTIF SEKOLAH
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
PENGETUA /
GURU BESAR
PK
HEM
KETUA
WARDEN
KETUA
PENYELIA
WARDEN PENYELIA PEMBANTU
PENGURUSAN
MURID
EXCO
PEMBANGUNAN
SAHSIAH
EXCO
PEMBANGUNAN
KOKURIKULUM
EXCO
PEMBANGUNAN
TEKNOLOGI
EXCO
PEMBANGUNAN
AKADEMIK
EXCO
PEMBANGUNAN
PATRIOTISME
MURID ASRAMA
8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS
PENYELIA ASRAMA
1.PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid
ke asrama.
Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).
Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK
HEM.
Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk
proses pemilihan dan simpanan rekod.
Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.
Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).
Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut
jumlah murid yang ditetapkan.
Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah
ditetapkan.
Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk
ditandatangani.
2.PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

3.PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)
Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.
Memasukkan data murid.
Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama
dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar.
4.PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan (SAP).
Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh
Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua salinan.
5.PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar.
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan
Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program
asrama.
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan
Pengetua/Guru Besar.
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6.PENGURUSAN BUKU TUNAI
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,
Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.
7.PENGURUSAN PEMBELIAN
Memastikan tahap stok.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara
sebutharga).
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan
harga dan kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
Menerima dan menyemak barang yang diterima serta
menandatangani pada invois.
Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk
direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8.PENGURUSAN PEMBAYARAN
Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
Merekod dalam Buku Tunai.
Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran.
9.PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am
JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan
pada borang Kew.PA-17.
Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan
pengesahan pengetua.
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa
kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah
JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar
dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang
tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak
bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan
kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor
bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum
sajian.
11.8 Memeriksa spesifkasi bahan mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10Menilai mutu masakan.
11.11Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri
Dewan Makan.
11.12Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
11.13Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan
sekali.
11.15Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor
kepada Sekolah.
11.16Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format
20) apabila kontrak tamat.
12.PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN
KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan
kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak
bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan
undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
12.1 Menerima laporan.
12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
12.3 Menyediakan borang rawatan.
12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid
dimasukkan ke wad.
12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya
mendapat cuti sakit.
14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN
PERALATAN
14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis
kerosakkan.
14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika
kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna
9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA
SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai Atasan
Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Diberi Tugas Pegawai
Lain Yang Ada
Hubungan
Pengetua
PK HEM
PK HEM
Ketua Warden
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan
kriteria kemasukan murid ke asrama
1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama
(Lampiran 1)
1.3 Menerima senarai penempatan murid baru
daripada Pengetua/PK HEM.
1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada
murid baru dan memberi borang tawaran
semula kepada murid lama.
1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang
telah lengkap untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid
masuk asrama
Menentukan bilik-
bilik dorm
Pembantu Am
Rendah
Warden
Pembantu Am
Rendah
1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.
1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang
diperlukan mengikut jumlah murid yang
ditetapkan.
1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm
yang telah ditetapkan.
1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada
ketua dorm untuk ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan
2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi
2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) ,
carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan
plan kebakaran
2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang
ditentukan.
Menentukan bilik-
bilik
Pekerja swasta
pembersihan
PENGETUA
GPK HEM
GPK KOKO
GPK PENTADBIRAN
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA
(SMA)
3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid.
3.2 Memasukkan data murid
3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang
ditetapkan bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Gurubesar.
SU Peperiksaan
SU Sukan
Guru Disiplin
Warden
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK)
4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang
telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa
menempatkan peralatan asrama.
4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua
salinan.
Pengetua
PK HEM
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan
kewangan sekolah/asrama.
5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa
mengurus kewangan asrama dari
Pengetua/Guru Besar.
5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja
mengurus (LPBT, Bantuan Makanan
Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4)
cadangan aktiviti/program asrama.
5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat
AJK kewangan.
5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota
Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar.
5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan
asrama.
5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
1.Menyemak
Buku Tunai
2.Menentukan
perancangan
/ aktiviiti
yang
diperlukan
Ketua Warden
Ketua Pembantu
Tadbir
1.Pengetua
2.GPK HEM
3.GPK Pentadbiran
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek,
Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan
Daftar Bil.
6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam
Buku Tunai.
6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit
Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga yang dibuat.
6.4 Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
1.Menentukan
perbelanjaan
mengikut
peruntukan
2.Menyimpan
Buku Tunai
ditempat yang
berkunci
Audit Dalaman
(Pemeriksa Kira-
kira)
6.6 Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.
6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari
berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
7.1. Memastikan tahap stok.
7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian
terus atau secara sebutharga).
7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa
syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang.
7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
7.6. Menerima dan menyemak barang yang
diterima serta menandatangani pada invois.
7.7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli
kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam
Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan
Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4. Merekod dalam Buku Tunai.
8.5. Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua/Guru Besar.
8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
Pengetua/Guru Besar.
8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan
mendapatkan resit pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
9.1 Memastikan semua barang-barang untuk
pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan
harta modal.
9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada
Pegawai Aset.
9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat
pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa
aset sekolah.
9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15
ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian
Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan
cadangan yang disyorkan pada borang
Kew.PA-17.
9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan
mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7 Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan
seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat
jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit
Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun
hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip
yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan
dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan
resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu
Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit
pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa
murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN
MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada
JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan
sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserahkan kepada kontraktor yang baru
dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan
mengikut senarai lampiran G dan mencukupi
untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48
jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifkasi bahan mentah basah
dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan
Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas
dua jam dari waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM
tiga bulan sekali.
12.PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN
KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada
Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum
kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada
JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut
jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi
peraturan dan undang-undang Syarikat.
)*+, Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
13.1 Menerima laporan.
13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan
awal.
13.3 Menyediakan borang rawatan.
13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa
ketiadaan warden.
13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir
sekiranya murid dimasukkan ke wad.
13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama
semasa ketiadaan warden.
13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik
sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.
14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
BANGUNAN/PERALATAN
-en.e#iakan b"rang / buku la/"ran ker"sakkan+
14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada
ketua dorm asrama.
14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi
mengetahui jenis kerosakkan.
14.3 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.4 Melaporkan kerosakkan kepada
Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar
laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /
Bahagian SBP dan Teknik.
14.5 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan
dilaksanakan.
14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru
Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
10.0 Proses Kerja Utama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Proses Kerja Pegawai Yang
Bertanggungjawab
Seksyen
Undang-
Undang /
Peraturan
1.Menjadi ahli mesyuarat bagi
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
2.Menyediakan borang
kemasukan ke asrama (Lampiran
1).
3.Menerima senarai penempatan
murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.
4.Menghantar Borang Kemasukan
Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.
5.Menerima borang kemasukan
asrama yang telah dilengkapkan
untuk proses pemilihan dan
simpanan rekod.
6.Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
7.Memproses Borang Permohonan
8.Menentukan bilangan dorm dan
peralatan mengikut jumlah murid
yang ditetapkan.
9.
10.Menguruskan penempatan murid
Ketua Warden
Penyelia Asrama
Warden
Ketua Warden
Ketua Warden
Penyelia asrama
Penyelia Asrama
Ketua warden
Warden
10.0 Senarai Semak
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
-ULA
TA-A
T
Menyediakan borang tawaran
kemasukan murid
Mengadakan mesyuarat pengurusan
asrama kemasukan murid
Mengagihkan borang permohonan
Lengkap ? Mengisi semua borang
Memberi surat tawaran kepada murid
yang berjaya
Ya
tidak
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas
asrama / warden/ penyelia asrama
Pelajar menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori
Mengedarkan senarai inventori kepada
murid asrama
Menentukan bilik penginapan pelajar
Mengumpul dokumen peribadi murid
asrama yang tinggal di asrama
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi
menentukan kriteria kemasukan
murid ke asrama.
2. Menyediakan borang
kemasukan ke asrama
(Lampiran 1).
3. Menerima senarai penempatan
murid baru daripada Pengetua /
PK HEM.
4. Menghantar Borang Kemasukan
Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula
kepada murid lama.
5. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
6. Menganggotai jawatankuasa
pemilihan murid masuk asrama
7. Memproses Borang Permohonan
8. Menentukan bilangan dorm dan
peralatan mengikut jumlah
murid yang ditetapkan.
9. Menguruskan penempatan
murid di dorm-dorm yang
telah ditetapkan.
10. Memberi senarai inventori
(KEW-PA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
10.0 Proses Kerja Utama
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Proses Kerja Pegawai Yang
Bertanggungjawab
Seksyen Undang-
Undang/Peraturan
1.Menentukan
peruntukan bilik yang
diperlukan.
2.Memastikan perabot
dan peralatan
mencukupi.
3.Menyediakan senarai
inventori (KEW-PA 7),
Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai
tugas serta pelan
kebakaran.
Penyelia Asrama
Ketua
Waden/Warden
Warden
10.0 Carta Aliran Kerja
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
-ebersihkan0 en.usun #an
en!eriakan seula
-ULA
Mengenalpasti bilik yang diperlukan
-elengka/kan /erab"t #an alat kelengka/an
-engu/ul #an en.i/an rek"# /elajar
-en.elia kebersihan0 ke!eriaan #an susunan /eralatan
serta /erab"t bilik khas
-en.elia bilik #ari asa ke seasa
Puas Hati1
-ULA
10.0 Senarai Semak
Bil Tindakan Tanda ( )
Catatan
1. Memberi senarai inventori
(KEW-PA 7) kepada ketua dorm
untuk ditandatangani.
2. Memastikan perabot dan
peralatan mencukupi.
3. Memastikan tahap kebersihan
bilik-bilik yang ditentukan
4. Menyediakan senarai inventori
(KEW-PA7), carta organisasi exco
bilik, senarai tugas dan pelan
kebakaran
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
10.0 Proses Kerja Utama
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
1.Merujuk fail-fail maklumat
murid
2.Memasukkan data murid
3.Mengemaskini data murid dari
masa ke semasa.
4.Menghantar data kepada JU
pada tarikh yang ditetapkan
bersama dengan Lampiran
Pengesahan yang telah
disahkan oleh Pengetua /
Guru Besar
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia asrama
JU SMA
10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
-ULA
TA-AT
Menyediakan maklumat individu murid dan
mengasingkan mengikut tingkatan
Memasukkan data
Mendapatkan
maklumat dari
sumber lain
Mengemaskini data
Menghantar data kepada JU pada tarikh
yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)
10.0 Senarai Semak
10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Menyediakan maklumat individu
2. Memasukkan data pelajar
3. Mengemaskini data pelajar
4. Menghantar data kepada JU
10.0 Proses Kerja Utama
10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
1.Menjadi AJK
Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK).
2.Menerima bekalan
daripada Pegawai Aset
bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan
(SAP).
3.Melabel bekalan
mengikut nombor siri
yang telah ditetapkan
oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan
peralatan di asrama
yang telah ditetapkan.
4.Menyediakan Borang
KEW.PA 7 mengikut
lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua
Pengetua
Penyelia Asrama
Pegawai Aset
Pengawai Aset /
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Memastikan Penyelia Asrama
terlibat didalam AJK PAK
Memastikan pegawai aset masih
dalam tempoh sah laku
Menerima bekalan daripada
Pegawai Aset
Memastikan Penyelia Asrama terlibat
didalam AJK PAK
TA-AT
-ULA
Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang
ditetapkan
10.0 Senarai Semak
10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Menjadi AJK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK).
2. Menerima bekalan daripada
Pegawai Aset bersama dengan
Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
3. Melabel bekalan mengikut
nombor siri yang telah
ditetapkan oleh Pegawai Aset
semasa menempatkan peralatan
di asrama.
4. Menyediakan Borang KEW.PA 7
10.0 Proses Kerja Utama
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
1.Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan
sekolah / asrama.
2.Mendapatkan Surat
Penurunan Kuasa mengurus
kewangan asrama dari
Pengetua / Guru Besar.
3.Menyediakan cadangan
anggaran belanja mengurus
(LPBT, Bantuan Makanan
Asrama (BMA), Yuran
Makan, WLMA, dan
Pelbagai.
4.Menyediakan kertas kerja
(Lampiran 4) cadangan
aktiviti / program asrama.
5.Mendapat kelulusan didalam
mesyuarat AJK kewangan.
6.Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta)
untuk kelulusan Pengetua /
Guru Besar.
7.Mengurus pembelian dan
bekalan keperluan asrama.
8.Menyimpan rekod kewangan
dengan baik.
Pengetua
Pengetua
Penyelia asrama /
Warden
Warden
Pengetua
Pengetua
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
-engangg"tai ja$atankuasa /engurusan
sek"lah
-en.e#iakan !a#angan anggaran belanja engurus
LPBT0B-A0'uran -akan02L-A #an Pelbagai+
-en#a/atkan surat /enurunan kuasa
-en.e#iakan kertas kerja !a#angan
akti3iti / /r"gra+
TA-AT
-ULA
-en#a/at kelulusan 1
-en.i/an rek"#
-engurus /ebelian #an bekalan
Ti#ak
-enghantar /er"h"nan /ebelian 4n"ta inta5 untuk
kelulusan ke/a#a Pengetua+
'a
10.0 Senarai Semak
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Menganggotai jawatankuasa
pengurusan kewangan
sekolah/asrama
2.
Mendapatkan Surat Kuasa
mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar
3. Menyediakan cadangan
anggaran belanja LPBT, Bantuan
Makanan,Yuran Makan,WALMA
dan Pelbagai
4. Menyediakan kertas kerja
(Lampiran 4) cadangan
aktiviti/program asrama
5. Mendapatkan kelulusan di
dalam mesyuarat AJK Kewangan
6.
Menghantar permohonan
pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua/Guru Besar
7.
Mengurus pembelian dan
bekalan keperluan asrama
8.
Menyimpan rekod kewangan
dengan baik
10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
10.0 Proses Kerja Utama
Proses Kerja Pegawai Yang
Bertanggungjawab
Seksyen Undang
Undang / Peraturan
10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
1.Mendapatkan Buku Tunai
Asrama, Buku Cek, Buku
Resit pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil.
2.Merekodkan baki tahunan
terdahulu dalam Buku
Tunai.
3.Merekod terimaan dan
bayaran mengikut lajur
yang ditetapkan.
4.Merekod Buku Tunai
Asrama, Buku Cek, Buku
Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil
berdasarkan urusniaga
yang dibuat.
5.Membuat imbangan di
akhir setiap bulan.
6.Membuat Penyesuaian
Bank Dan Patskom.
7.Menghantar untuk
semakan dan tandatangan
Juruaudit Dalaman.
8.Mendapatkan perakuan
pengesahan daripada
Pengetua / Guru Besar.
9.Menyimpan Buku Tunai
didalam almari berkunci.
(akta undang-undang)
Pengetua/ Guru
Besar
Pembantu tadbir /
Penyelia Asrama
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
Pembantu tadbir
/ Penyelia Asrama
Pengetua / Guru
Besar
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
%a/atkan Buku Tunai0 %aftar Bil 6 Buku
Subsi#iari
Catatkan baki tahunan ruangan /eneriaan
-ebuat ibangan /a#a akhir bulan
-ULA
TA-AT
-en#a/atkan /engesahan Pengetua / Guru Besar

-en.i/an Buku Tunai
-ebuat
/ebetulan
-erek"#kan Buku Tunai0 Buku Cek0 Buku 7esit
Pejabat0Buku Subsi#iari #an %aftar Bil
-ebuat Pen.esuaian Bank #an Patsk"

10.0 Senarai Semak
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Dapatkan Buku Tunai Asrama
2. Tulis/catatan baki awal tahun
pada setiap peruntukan
3. Ada terimaan? Catat terimaan
kedalam Buku Tunai
4. Ada bayaran? Catatkan bayaran
ke dalam buku tunai
5. Tutup urusniaga setiap bulan

6. Terima Penyata Bank
7. Sediakan Penyata Penyesuaian
Bank Dan Patskom
8. Tandatangan di Buku Tunai oleh
Penyelia / Pembantu Tadbir
9. Serah kepada Juru Audit
Dalaman Untuk disemak semula
10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
10.0 Proses Kerja Utama
Proses Kerja Pegawai yang
meluluskan /
Dirujuk
Peruntukan Undang-
undang Peraturan
1.Memastikan tahap stok.
2.Menentukan kaedah
pembelian.(pembelian terus
atau secara sebutharga).
3.Mendapatkan sebutharga
dari beberapa syarikat
untuk perbandingan harga
dan kualiti barang.
4.Menyediakan Nota Minta
dan mendapatkan
kelulusan Pengetua.
5.Menyediakan Borang
Pesanan dan serahkan
kepada pembekal.
6.Menerima dan menyemak
barang yang diterima dan
pastikan ditandatangani
pada Invois.
7.Menyerahkan barang-
barang yang dibeli kepada
Pegawai Aset untuk direkod
di Buku Stok / Harta
Modal / Inventori.
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pengetua / GPK 1
Pengetua
Tatacara Pengurusan
Kewangan.
Surat pekeliling kewangan
bil. 6 tahun 2006
KP.1573/17/F/C/
JLD.13(32)
Buku Pesanan Kerajaan
(Am 75) 3 salinan
10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
10.0 Carta Aliran Kerja
10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
Semak Tahap Stok
Menentukan kaedah pembelian
Mendapatkan sebutharga dari
beberapa syarikat
Menyediakan Nota Minta dan

dapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar.
Tidak lengkap
lengkap
Membuat
pembetulan
Menerima, menyemak dan
menandatangani invois
Menyerahkan barang-barang kepada
Pegawai Aset
TA-A
T
-ULA
10.0 Senarai Semak
10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
Bil Tindakan Tandakan
( / )
Catatan
1 Memastikan tahap stok
2 Menentukan kaedah pembelian
(pembelian terus @ secara sebut harga)
3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa
syarikat untuk perbandingan harga dan
kualiti barang
4 Menyediakan Nota Minta dan
mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru
Besar
6 Menyediakan Borang Pesanan dan
serahkan kepada pembekal
7 Menerima dan menyemak barang yang
10.0 Proses Kerja Utama
Proses Kerja Pegawai yang
meluluskan /
dirujuk
Peruntukan
Undang-Undang
Peraturan
1.Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
2.Menyemak jumlah pada bil supaya
bersamaan dengan jumlah pada
Borang Pesanan dan memastikan
barang dalam keadaan baik.
3.Merekod bil ke dalam buku Daftar
bil.
4.Menyediakan baucer dan cek
bayaran.
5.Merekod dalam Buku Tunai.
6.Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua / Guru Besar.
7.Mendapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua / Guru Besar.
8.Menyerahkan cek kepada pembekal
dan mendapatkan resit pembayaran.
Pengetua /
GPK1
10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
10.0 Carta Aliran Kerja
10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Menerima bil dari pembekal
Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil
Se#iakan Bau!er #an Cek Ba.aran
Merekod ke dalam Buku Tunai
Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Lulus
Dapatkan pengesahan dan
tandatangan Pengetua/Guru Besar
Ti#ak lulus
-ebuat
/ebetulan
-ULA
TA-A
T
10.0 Senarai Semak
10.0 Proses Kerja Utama
10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Bil Tindakan Tandakan
( / )
Catatan
1 Menerima bil dari pembekal dan
memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil
2 Menyemak jumlah pada bil
supaya bersamaan dengan jumlah
pada Borang Pesanan dan
memastikan barang yang diterima
dalam keadaan baik
3 Merekod bil kedalam Buku Daftar
Bil
4 Menyediakan Baucer dan Cek
Bayaran
5 Merekod dalam Buku Tunai
6 Menghantar untuk semakan oleh
Pengetua/Guru Besar
10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-
Undang /
Peraturan
1.Memastikan semua barang-barang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
2.Mendapatkan borang Kew.PA-15
daripada Pegawai Aset.
3.Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan
mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset
sekolah.
4.Menghantar Borang Kew.PA-17 dan
Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP / Bahagian Teknik
bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
5.Melupuskan barang mengikut
laporan dan cadangan yang
disyorkan pada borang Kew.PA-17.
6.Mengisi Sijil Pelupusan barang
(Kew.PA-19) dan mendapatkan
pengesahan Pengetua / Guru
Besar.
7.Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
8.Mendapatkan resit dari
Perbendaharaan.
9.Mengemaskini stok dan membuat
catatan seperti yang disyorkan.
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pengetua
Penyelia Asrama

Penyelia Asrama
Pengetua
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Kew.PA-15
Pekeliling Tatacara
Pengurusan Aset
(5207)
Kew.PA-17
Kew.PA-19
10.0 Carta Aliran Kerja
10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar
inventori dan harta modal
Mengisi borang Ke.P! "#
Mengisi borang Ke$P! "% yang disahkan oleh dua
orang akil pemeriksa asset.
Menghantar Ke$P! "# dan "%
Melupuskan barang mengikut &adangan
Ke$P! "%
Mengisi Ke$P! "' dan mendapat pengesahan
Pengetua/ Guru Besar
Menghantar hasil (ualan kepada Perbendaharaan
)egara
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan
Mengemaskini stok dan membuat &atatan.
-ULA
TA-AT
10.0 Senarai Semak
Bil Tindakan Tandakan
( / )
Catatan
1 Memastikan semua barang-barang
untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal
2 Mendapatkan borang Kew-PA 15
daripada pegawai aset
3 Mengisi borang Kew-PA 17 dan
mendapat pengesahan dua orang wakil
lembaga pemeriksa aset sekolah.
4 Menghantar borang Kew-PA 17 dan
Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/
Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi
mendapatkan kelulusan pelupusan.
5 Melupuskan barang mengikut laporan
dan cadangan yang disyorkan pada
borang Kew-PA 17.
6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew-PA
19) dan mendapatkan pengesahan
Pengetua.
7. Menghantar hasil jualan kepada
Perbendaharaan Negara.
8. Mendapatkan resit daripada
Perbendaharaan Negara.
9. Mengemaskini stok dan membuat
catatan seperti yang di syorkan.
10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
10.0 Proses Kerja Utama
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
1. Menentukan jenis kutipan dalam
mesyuarat jawatankuasa kewangan
asrama.

2. Memohon untuk kelulusan dari
Unit Pendaftaran Sekolah JPNM
untuk tahun hadapan.
3. Menerima surat kelulusan /
kuasa mengutip yuran.
4.Mendapatkan Buku Resit
mengikut keperluan dan mendaftar
dalam Buku Daftar Resit.
5. Menerima kutipan yuran dan
mengeluarkan resit murid.
6. Menyerahkan kutipan yuran
kepada Pembantu Tadbir Kewangan
dan mendapatkan resit pejabat.
7. Memberi laporan kepada
Pengetua.
8. Menghantar surat peringatan
kepada ibu bapa pelajar yang tidak
menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan
mengemaskini rekod.
Pembantu
Tadbir
Unit Pendaftar
sekolah
Pengetua
Pembantu
tadbir
Penyelia
Asrama
Pembantu
Tadbir
Penyelia
Asrama
Penyelia
Asrama
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
10.0 Senarai Semak
10.10 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
TA-AT
-ULA
Menentukan (enis kutipan.
Semakan tunggakan yuran murid
Menerima surat kuasa mengutip yuran
Menghantar surat
peringatan kepada ibu
bapa
Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid
Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar
Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut
keperluan
Tidak
Ya
Menyimpan Buku *esit Murid dan Mengemaskini
rekod
10.0 Proses Kerja Utama
Bil Tindakan Tandakan
( / )
Catatan
1
Menentukan (enis kutipan yuran dalam
mesyuarat (aatan kuasa keangan
asrama
2
Memohon untuk kelulusan dari +nit
Pendataran Sekolah ,P)M untuk tahun
hadapan.
3
Menerima surat kelulusan kuasa mengutip
yuran.
4
Mendapatkan Buku *esit dan mendaftar
mengikut keperluan.
5
Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan
resit murid.
6
Menyerahkan kutipan yuran kepada
Pembantu Tadbir Keangan dan
mendapatkan *esit Pe(abat..
7. Memberi laporan kepada Pengetua
8.
Menghantar surat peringatan kepada ibu
bapa murid yang tidak men(elaskan yuran.
9.
-en.i/an Buku 7esit -uri# #an
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen
Undang-
Undang /
Peraturan
1.Mendapatkan Surat Setuju Terima
daripada JPNM.
2.Memastikan semua dokumen
berkaitan sebelum kontrak bermula.
3.Menyediakan senarai peralatan dapur
untuk diserahkan kepada kontraktor
yang baru dilantik.(Lampiran 5).
4.Menganggotai mesyuarat pihak sekolah
bersama dengan kontraktor.
5.Mempamerkan senarai bahan kering
(Lampiran G) pada stor bahan kering.
6.Memeriksa bahan-bahan kering
dibekalkan mengikut senarai Lampiran
G dan mencukupi untuk tiga hari
bekalan.
7.Menyediakan Borang Pesanan
(Format 8).
8.Memeriksa spesifkasi bahan mentah
basah dari segi kuantiti dan kualiti
setiap hari.
9.Proses penyediaan makanan bermula.
10.Menilai mutu masakan.
11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1)
dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
12.Memastikan pembersihan dilakukan
selepas dua jam dari waktu sajian.
13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM
(Format 2).
14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM /
JPNM tiga bulan sekali.
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Tukang Masak
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Tukang Masak
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
48 jam
sebelum
sajian
Memastikan semua dokumen berkaitan
Menyediakan senarai peralatan dapur untuk
diserah kepada kontraktor
Mendapatkan surat setuju terima
Menganggotai mesyuarat dengan
kontraktor
10.0 Carta Aliran Kerja
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
-ULA
Sediakan borang pesanan format 8
Memeriksa spesifkasi bahan mentah
Tidak
Ya
Periksa bahan kering
Bahan mentah
ditolak / minta ganti
Penyediaan makanan
Menilai mutu masakan
Pamerkan senarai barang
Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam
dari waktu sajian
Menyediakan laporan harian dan laporan
kendiri
10.0 Senarai Semak
10.11 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
TA-AT
-ULA
Menghantar laporan bulanan ke JPNM
Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM
Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan
Deposit Cagaran Syarikat
Menyemak peralatan yang dikembalikan
10.0 Proses Kerja Utama
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Mendapatkan Surat Setuju
Terima daripada JPNM
2. Memastikan semua dokumen
berkaitan sebelum kontrak
bermula.
Perjanjian Kontrak/Buku
Pesanan/Buku Laporan
Harian/ Buku Laporan
Bulanan/Buku Laporan
10.12 Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
TA-AT
Prestasi Kontraktor dan
Buku Daftar Denda
3. Menyediakan senarai peralatan
dapur untuk diserahkan kepada
kontraktor yang baru dilantik
(lampiran 5).
4. Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan
kontraktor.
5. Mempamerkan senarai bahan
kering (lampiran G) pada stor
bahan kering.
6.
Memeriksa bahan$bahan kering
yang dibekalkan mengikut senarai
lampiran G dan men&ukupi untuk
tiga hari bekalan.
7. Menyediakan borang pesanan
(Format 8) 48jam sebelum
sajian.
8. Memeriksa spesifkasi bahan
mentah basah dari segi kuantiti
dan kualiti setiap hari.
9. Proses penyediaan makanan
bermula.
10 Menilai mutu masakan
11. Menyediakan laporan harian
(Format 1) dan laporan kendiri
dewan makan.
12. Memastikan pembersihan
dilakukan selepas dua jam dari
waktu sajian.
13. Menghantar laporan bulanan
(Format 2) ke JPNM.
14. Menghantar laporan format 3 ke
KPM/JPNM tiga bulan sekali.
15. Menyemak peralatan yang
dikembalikan oleh kontraktor
kepada sekolah.
16. Menyediakan Surat Pengesahan
Pelepasan Deposit Cagaran
Syarikat setelah kontraktor
membaiki kerosakan peralatan
dapur dan juga menjelaskan bil-
bil yang tertunggak (Format 20)
apabila kontrak tamat.
10.0 Proses Kerja Utama
10.12 Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
10.0 Carta Aliran Kerja
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen
Undang-Undang
/ Peraturan
1.Mendapatkan Surat Setuju Terima.
2.Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan kontraktor.
3.Mendapatkan senarai dan skop kerja
sebelum kontrak bermula.
4.Menyediakan senarai maklumat
pekerja.
5.Mendapatkan perjanjian kontrak
daripada JPNM.
6.Memastikan kerja-kerja
dijalankanmengikut jadual yang
ditetapkan.
7.Memastikan pekerja-pekerja
mematuhi peraturan dan undang-
undang syarikat.
8.Menyediakan laporan prestasi
syarikat.
Penyelia Asrama/
Warden
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Mendapatkan surat setu(u terima
Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan (uga
kontraktor
Menyediakan senarai maklumat peker(a
Mendapatkan senarai dan skop ker(a
Mendapatkan per(an(ian kontrak
Memastikan peker(a mematuhi peraturan dan undang$
undang syarikat
Memastikan ker(a$ker(a di(alankan mengikut
(adual
Menyediakan laporan prestasi syarikat
10.0 Senarai Semak
10.12 Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
10.12 Aktiviti
Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
-ULA
TA-AT
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Mendapatkan surat setuju
terima daripada syarikat.
2. Menganggotai mesyuarat pihak
sekolah bersama dengan
kontraktor
3. Mendapatkan senarai dan skop
kerja sebelum kontrak bermula
.
4. Menyediakan senarai maklumat
pekerja.
5. Mendapatkan perjanjian
kontrak daripada JPNM.
6. Memastikan kerja-kerja
dijalankan mengikut jadual yang
ditetapkan.
7. Memastikan pekerja-pekerja
mematuhi dan undang-undang
syarikat
8. Menyediakan laporan prestasi
syarikat.
10.0 Proses Kerja Utama
10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan
10.0 Carta Aliran Kerja
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan / Dirujuk
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
1.Menerima laporan.
2.Menjalankan pemeriksaan
dan rawatan awal.
3.Menyediakan borang
rawatan.
4.Mengiringi murid ke klinik
semasa ketiadaan warden.
5.Memaklumkan kepada
penjaga / pentadbir
sekiranya dimasukkan ke
wad.
6.Membawa pulang murid dari
wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.
7.Menguruskan kemasukkan
ke bilik sakit sekiranya
Ketua Pengawas
Asrama
Warden/Penyelia
Asrama
Warden/Penyelia
Asrama
Penyelia
Asrama/Warden
Doktor
Ketua Warden/Warden
Warden/Penyelia
Asrama
10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan
10.0 Senarai Semak
10.13 Aktiviti Pengurusan Kesihatan
Pelajar membuat laporan.
Isi borang rawatan ke klinik
Pembedahan/Rawatan susulan
Serius ?
Tidak Lulus
Masuk wad?
TidakLengkap
Ya
Ya
Rawatan Ringan
Terima laporan.
Ya
Tidak
Maklumkan kepada ibu
bapa/penjaga/pentadbir
Menghantar pelajar ke hospital / klinik
Terima rawatan di hospital / klinik
Hadir ke
sekolah
Tandatangankebenaran /ebe#ahan
Hantar peralatan / pakaian pelajar
Terima lawatan / ziarah
Keluar$a#
Bilik sakit / rumah
Cuti rehat
sakit
-ULA
TA-AT
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Menerima laporan.
2. Menjalankan pemeriksaan dan
rawatan awal.
3. Menyediakan borang rawatan.
4. Mengiringi murid ke klinik semasa
ketiadaan waden.
5. Memaklumkan kepada penjaga/
Pentadbir Sekolah sekiranya murid
dimasukkan ke wad.
6. Membawa pulang murid dari wad ke
asrama semasa ketiadaan waden.
7. Menguruskan kemasukan murid ke
Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti
sakit
10.0 Proses Kerja Utama
Proses kerja
Pegawai Yang
Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-
Undang / Peraturan
1. Menyediakan borang /
buku laporan kerosakan.
2. Menerima aduan
kerosakan daripada ketua
dorm asrama.
3. Membuat pemeriksaan
susulan bagi mengetahui
jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis
kerosakan
5. Melaporkan kerosakkan
kepada Pengetua / Guru
Besar. Jika kerosakan besar
laporan akan dihantar ke
PPD / JPNM / Bahagian
SBP dan Teknik.
6. Memastikan kerja-kerja
penyelenggaraan
dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada
Pengetua / Guru Besar
setelah kerja siap dengan
sempurna.
8. Melaksanakan kerja
penyelenggaraan.
9. Menghantar laporan
penyelenggaraan.
10.14 Aktiviti
Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
10.0 Carta Aliran Kerja
10.14 Aktiviti
Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Memastikan kerja penyelenggaraan
dilaksanakan
Hantar laporan selepas penyelenggaraan
Menyediakan buku laporan
Menerima aduan kerosakan
Membuat pemeriksaan susulan untuk
mengetahui punca kerosakan
Melaporkan kerosakan
Melaporkan kepada Pengetua setelah
kerja siap
-ULA
TA-AT
Tidak
Ya
Periksa
seula
10.0 Senarai Semak
Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan
1. Menyediakan borang / Buku Laporan
Kerosakan.
2. Menerima aduan kerosakan daripada
ketua dorm
3. Membuat pemeriksaan susulan bagi
mengetahui jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan.
5. Melaporkan kerosakan kepada
Pengetua/Guru Besar jika kerosakan
besar laporan akan dihantar ke
PPD/JPNM/Bahagian SBP dan
Teknik.
6. Memastikan kerja-kerja
penyelenggaraan dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada
Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna.
10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
11.0 NORMA KERJA
12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan
Bil Jenis Kerja Masa Yang
Diambil
(minit)
Jumlah Unit
yang boleh
dijalankan
dalam
seminggu
Jumlah
1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75
2 Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang
masuk
10 15 150
3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung
tugas yang perlu / sedang diuruskan
10 30 300
4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan
asrama
60 3 180
5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan
sekolah berhubung pengurusan asrama
30 10 300
6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540
7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450
8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM 120 1 120
9 Pengurusan Pejabat 40 5 200
1.Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah
dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu
tamat.
2.Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat
sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.
3.Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan
A.
4.Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.
5.Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu
bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.
6.Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikh kontrak
mula berkuatkuasa
7.Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang
berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah
ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.
8.Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik
oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.
9.Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara
sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.
13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan
Bil Perkara
1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002
Pemberian Bantuan Makanan Pelajar
2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)
3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009
Pinaan !uran Makan "srama
#. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008
Perseiaan Menghaa$i Sesi Penggal Persekolahan
%. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh
Pinaan Ke$aa Surat Pekeliling Pentabiran BPS& Bil.2'1((2
). Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009
Ba*aran+ba*aran Tambahan Persekolahan
,. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan "srama KPM 2010)
-. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006
&aris Panuan Penggunaan .ang /ebihan 0ari$aa Pemberiaan Bantuan Makanan
"srama
(. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)
10. Surat Pekeliling Kewangan dan kaun Bil.2/1977
/antikan .aen "srama
11. Surat Pekeliling Kewangan dan kaun Bil.1/1982
1laun .aen
12. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995
Tata2ara /antikan .aren "srama
13. Surat Pekeliling Perkhid!atan Ke!enterian Pendidikan Bil."/1997
Kaar Baru 1laun Ketua .aren "srama an .aren "srama
1#. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM
(Pelantikan .aren 0ikalangan &uru Sanaran Terlatih)
1%. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996
Pen*alah &unaan 3nhalan
1). Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988
Pen*akit+$en*akit 0emam Ke$ialu(Ti4oi)5Taun(Kolera)5Pen*akit Kuning(6e$atitis ") 0an
Kera2unan Makanan
1,. Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995
Kera2unan Makanan 0i Sekolah+sekolah
1-. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan #ala$sia Bl.10/2009
Panemik (6171) 200( 0i Mala*sia
1(. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan #ala$sia Bil.11/2010
Pelaksanaan "kti8iti Pen2egahan 0an Pengawalan Panemik 3n9uen:a " (6171) 0i
Mala*sia
20. Surat Pekeliling Bahagian Pe!bangunan %an Bekalan Ke!enterian Pendidikan
Bil.2/199&
Panuan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak 0i Sekolah+sekolah Berasrama
14.0 Senarai Borang Borang Yang Digunakan
1. Buku Pesanan Kerajaan
2. Borang Sebutharga
3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67
4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah
5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2
6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3
7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9
8. Borang Maklumat Pekerja Format 4
9. Jadual Pembukaan Tender
10. Instrumen Penilaian Piawai Kualiti Asrama Harian (PKAH)
15.0 Senarai Tugas Harian
)ama Pegaai -
,aatan . Gred - P/)0/12! !S*!M!
Tarikh -
Bil Butir$butir Tugas 3atatan