26/9/2014 Cmo crear un plan de continuidad del negocio: 13 pasos

Cmo crear un plan de continuidad del

negocio
Un plan de continuidad del negocio es el seguro ms econmico que una
compaa puede tener ( especialmente para las pequeas compaas, y
prcticamente no cuesta nada hacerlo). Detalla como los empleados seguirn
en contacto y haciendo sus trabajos en caso de un desastre o emergencia,
como un incendio en la oficina. Desafortunadamente, muchas compaas
nunca ase toman el tiempo para desarrollar un plan de este tipo.

Aqu vers paso sugeridos y consideraciones, de forma abreviada, para que
"compaas pequeas" creen un BCP que aumentar sus posibilidades de
continuar operando durante o despus de un desastre importante. Desarrollar
un BCP para una gran compaa no es del alcance de este documento.

Los planes de continuidad del negocio son conocidos tambin como Planes
para recuperacin de un Desastre (DRP) y los dos tiene mucho en comn. Sin
embargo, un DRP debe estar orientado hacia recuperarse despus de un
desastre mientras que el BCP muestra como continuar haciendo negocios
hasta que la recuperacin sea una realidad. Ambos son muy importantes y a
menudo son combinados en un solo documento por ser ms conveniente.



Pasos

1

Documenta al personal clave y las copias de seguridad. Estas son personas
que llenan posiciones sin las cuales tu negocio no puede funcionar - has la lista
tan necesaria como sea necesaria pero tan pequea como sea posible.
Decice cuales funciones de trabajo son absolutamente necesarias, cada da.
Piensa sobre quien llena esas posiciones cuando el titular de esas posiciones
est de vacaciones.
Has una lista de esas perona con toda su informacin de contacto incluyendo
su telfono de trabajo y residencia, celular, busca, correo electrnico (tanto de
trabajo como personal), y cualquier otra forma posible de contactarlos en una
situacin de emergencia donde las comunicaciones normales podran no estar
disponibles.





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Identifica quien puede trabajar desde casa. Algunas personas en tu compaa
podra ser perfectamente capaces de llevar adelante el negocia desde "una
oficina" en sus casa. Averigua quien puede y quien no.

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Usted podra considerar asegurar que tu personal crtico (aquel que has
identificado en el paso 1) puedan todos hacer teletrabajo si es necesario.



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Documenta los contactos externos. Si tienes algunos proveedores o clientes
sumamente importantes para tu compaa, elabora una lista de contactos especial
que incluya una descripcin de la compaa (o persona) y cualquier otra informacin
que sea absolutamente crtica sobre ellos, incluyendo informacin de contacto personal
clave.
Incluye en tu lista gente como abogados, banqueros, consultores de IT,
cualquier que podras necesitar llamar para asuntos operacionales.
No olvides las compaas de servicios municipales como polica, bomberos,
suministro de agua, luz, hospitales y la oficina de correos!



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Documenta equipo crtico! A menudo, los ordenadores personales contienen
informacin muy importante (tienes copias de seguridad fuera de la empresa,
no? )
Algunos negocios no pueden funciona ni por unas horas sin un fax. Dependes
mucho de tu fotocopiadora? Tienes impresoras especiales de las que tu
negocio depende?
No olvides el software! el software debera ser considerado a menudo
"equipo crtico" si es especializado o si no puede ser reemplazado.



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Identifica documentos crticos. Artculos de incorporacin y otros documentos
legales, facturas de servicios pblicos, documentacin bancaria, documentos
crticos de recursos humanos, documentos del alquiler del edificio, impuestos, necesitas
tener disponible todo aquello que sera necesario para empezar tu negocio
nuevamente.
Recuerda, podras tener que enfrentarte a una prdida total de tus
instalaciones. Sabras cuando se paga el prstamos de los vehculos de tu
compaa? A quin enviarle el pago por tus servicios de internet?



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Identifica opciones de equipo contingente. Si tu compaa utiliza camiones, y
es posible que los camiones resulten daados en un incendio, donde podras
alquilar camiones? Donde alquilar computadoras? Puedes usar un servicio externo
para las copias, servicio externo de fax, impresin u otras funciones crticas?



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Identifica tu localizacin contingente. Este es el lugar donde llevars a cabo tu
negocio mientras tus oficinas principales no estn disponibles.
Podra ser un hotel - muchos de ellos tienen salones muy bien equipados,
aptos para hombres de negocios. Tambin podra ser la oficina de uno de tus
proveedores o de tu abogado.
Tal vez la opcin de teletrabajo para todos es una opcin viable.
Si has identificado una localizacin temporal, incluye un mapa en tu BCP.
Donde sea que est, asegrate que tienes toda la informacin de contacto
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apropiada (incluyendo los nombres de la gente).



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Prepara una gua de "Cmo hacer". Debe incluir instrucciones paso por paso de
que hacer, quien tiene que hacerlo y cmo hacerlo en caso de una eventualidad.
Prepara una lista de cada responsabilidad y escribe el nombre de la persona a
la que est asignada. Tambin, hazlo al contrario: Para cada persona, enlista
las responsabilidades. De esa forma,, si quieres saber quien se supone que
debe llamar a la compaa de seguros, puedes buscar "Seguro". Si quieres
saber que est haciendo Joe Doe, puedes buscar bajo "Joe", y as obtener esa
informacin.




Pon toda la informacin junta! Un BCP es intil si toda la informacin est
desperdigada en diferentes lugares. Un BCP es un documento de referencia - todo
debe estar reunin en algo como una carpeta de anillas.
Has suficientes copias y dale una a cada uno de los miembros claves de tu
personal.
Mantn varias copias extras en un lugar fuera de la ofician, ya sea en casa o en
una caja de seguridad.



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Comuncalo. Asegrate que todos en tu compaa conocer el BCP.
Cada uno de los empleados, estn o no en la lista de empleados crticos,
deben ser entrenados. No querrs que tu personal no crtico conduzca en una
tormenta de hielo para llegar a un edificio que ha sido daado por un incendio y
luego preguntarse "que hacer?"




Prueba el plan! Puede que hayas escrito muy buenas ideas, reunido toda la
informacin, identificado las localidades contingente, enlistado tu persona,
contactos y compaas de servicios, pero puedes llevarlo a cabo?
Escoge un da y deja a todos saber lo que va a suceder (incluyendo tus
clientes, proveedores y distribuidores); luego en esa maana, acta como si tu
edificio de oficinas ha sido destruido. Has las llamadas, ve al sitio de la
contingencia.
Una cosa que definitivamente aprenders en la prueba es que no has
conseguido que todo vaya como te gustara. No esperes hasta que el desastre
golpee para averiguar que debes hacer diferente la prxima vez. Ejecuta la
prueba.
Si haces algn cambio importante, vulvelo a ejecutar unos cuantos meses
despus. An despus que tengas un plan slido, debes ejecutar la prueba
anualmente.



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Preve que puede que tengas que cambiar el plan. Sin importar que tan
buenos sean tus planes,y ni importar que tan bien se ejecute la prueba, lo ms
probable es que haya situaciones fuera de tu plan. El hotel que planeabas usar como
http://es.wikihow.com/crear-un-plan-de-continuidad-del-negocio 3/6

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sitio contingente est llevando a cabo una convencin inmensa. No puedes tener
acceso al banco, porque el desastre ha ocurrido en un fin de semana, o en un da
feriado. Tu casa tampoco tiene energa elctrica. La compaa de servicios externos
que has dispuesto para el servicio de fotocopiado tiene el equipo estropeado. Tu
consultor de IT est de vacaciones.



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Revisa y revisa. Cada cierto tiempo algo cambia, actualiza todas las copias de
tu BCP.
Nunca dejes que que el plan desactualizado. Un plan desactualizado puede ser
incluso peor que intil: puede darte una sensacin de seguridad cuando
realmente no ests seguro.






Consejos

Todo el personal crtico debe tener una copia del BCP. No es una mala
idea tener uno en tu coche.
Mantn tu BCP fuera y visible para que todos lo vean frecuentemente,
de esta forma la idea de continuidad del negocio se fijar en la mente
de todos.
La carpeta o empaste que uses para tu BCP debe ser llamativa, para
distinguirla de otros documentos, por ejemplo usar un color brillante,
como el naranja nen.
Los telfonos celulares de prepago son una opcin econmica para las
comunicaciones de emergencia. En algunos desastres, las
comunicaciones telefnicas celulares pueden dejar de funcionar,
podras considerar algn sistema de comunicaciones va satlite, lo
cual puede darte ms seguridad en cuando a la disponibilidad del
servicio.
Adicionalmente, enviar mensajes va Twitter es un medio barato para
la comunicacin de emergencias cuando tanto la telefona fija como la
celular no estn funcionando. Asegrate que todos en la oficina tienen
una cuenta de Twitter y ten a mano las del personal clave.
Ten un plan del tiempo para tus empleados con un nmero al que
puedan llamar para obtener un informe actualizado del tiempo. Busca
en alguno de los nuevos servicios telefnicos por internet que brinden
el servicio de mensaje de correo de voz.
De acuerdo a FEMA, el fuego es el peligro ms comn para las
oficinas. Asegrate que esta situacin est cubierta en tu BCP.

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Advertencias

No confes en una caja de seguridad "a prueba de fuego" para
almacenar los datos de tu ordenador. La mayora de las cajas a "a
prueba de fuego" son diseadas para almacenar papel; un CD, un
DVD, un diskette o una cinta magntica se derretir. Consigue un
medio seguro para esos tems. Lo mejor es almacenarlos fuera del
sitio.
No hagas copias piratas de software importante. An si lo puedes
hacer ( a menudo no lo puedes hacer), podra no funcionar, y podras
meterte en serios problemas legales. Contacta con tu proveedor de
software si no conoces tus opciones.
No distribuyas tu plan a gente que no necesita tenerlo. Tu BCP
contendr cierta informacin tanto privada como de la compaa que
podra ser usada por un empleado descontento en propsitos
inapropiados.



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