Uputstvo All

1
QDoc
E-mail: info@qsystem.co.yu
http://www.qsystem.co.yu
Tel: 063 8135 373

Aplikacija je dostupna u
verzijama za
MS Office95
MS Office97
MS Office2000
2
PREDGOVOR

Cilj uputstva je da korisnika programa za upravljanje dokumentacionim centrom upozna sa
aplikacijom QDoc, kako sa osnovnim postavkama vezanim za sistem kvaliteta i informacioni
sistem, tako i sa korienjem aplikacije. Tenja je bila da se korisnik osposobi za samostalni rad
sa aplikacijom QDoc.
Prva verzija programa QDoc je raena u MS Accessu 2.0 i MS Word-u 7.0. Zbog ukazane
potrebe i razvoja operativnog sistema i MS Office alata, pred vama je QDoc izraen u MS
Accesu 97 i MS Word-u 97.
Poglavlja uputstva su tako koncipirana da se korisnik prvo upoznaje sa osnovnim postavkama
aplikacije QDoc, pomonim alatima i tehnikama pri korienju aplikacije, zahtevima i sl.
Kroz zasebno poglavlje je opisan postupak instalacije, podeavanja aplikacije i podeavanja
ifarnika.
Takoe, u uputstvu su detaljno objanjene sve maske koje se pojavljuju u aplikaciji.
Na kraju je propraen ivotni put jednog dokumenta, od njegovog evidentiranja, kreiranja, pa do
arhiviranja i brisanja dokumenta.
U poslednjem poglavlju je opisan postupak u sluaju pojavljivanja grekaka koje nastaju u radu.
Projektantski tim QDoc-a se unapred izvinjava ako se potkrala neka greka. Takoe, svaka
vaa sugestija i predlog e biti korisni za unapreenje programa za kreiranje i upravljanje
dokumentacijom QDoc.
Prijatan rad i dugu saradnju eli Vam
QDoc tim
3
Sadraj

PREDGOVOR.............................................................................................................................................. 2
1. O programu i dokumentaciji uopte...................................................................................................... 5
1.1 Cilj i namjena aplikacije............................................................................................................. 5
1.2 Ulazni podaci............................................................................................................................... 5
1.3 Izlazne informacije...................................................................................................................... 6
1.4 Logika postavka aplikacije...................................................................................................... 6
1.4.1 Mrena varijanta................................................................................................................. 7
1.4.2 Jednokorisnika varijanta.................................................................................................. 9
1.4.3 Prava i zadaci sistem administratora ............................................................................ 10
1.5 Konvencije u tekstu.................................................................................................................. 10
2. Pomoni alati i tehnike pri korienju aplikacije................................................................................ 11
2.1 Komandna dugmad.................................................................................................................. 11
2.2 Alati i tehnike............................................................................................................................. 12
3. Zahtevi ................................................................................................................................................ 15
3.1 Hardverski zahtevi.................................................................................................................... 15
3.2 Softverski zahtevi ..................................................................................................................... 15
4. Postupak instalacije............................................................................................................................. 17
4. Pokretanje aplikacije........................................................................................................................... 18
.......... 18
4.1 Windows 95............................................................................................................................... 18
4.2 MS Windows 3.11 .................................................................................................................... 20
4.3 O programu ............................................................................................................................... 21
5.
Podeavanja...................................................................................................................................... 22
5.1 Podeavanje optih parametara programa.......................................................................... 22
5.2 Postupak podeavanja i popunjavanja ifarnika ................................................................. 26
5.2.1 ifarnik taki standarda................................................................................................... 28
5.2.2 ifarnik statusa dokumenta ............................................................................................ 29
5.2.3 ifarnik nivoa dokumenata ............................................................................................. 29
5.2.4 ifarnik izdanja dokumenta............................................................................................. 30
5.2.5 ifarnik radnih mesta....................................................................................................... 30
5.2.6 ifarnik strune spreme................................................................................................... 31
5.2.7 ifarnik aplikacija.............................................................................................................. 31
5.3 Podeavanje parametara za pozivanje telefonskog broja iz imenika aplikacije......... 32
6. Vodi kroz program............................................................................................................................ 34
6.1 Glavni meni................................................................................................................................ 35
6.2 Upravljanje dokumentacijom.................................................................................................. 36
6.3 Evidentiranje dokumenata ...................................................................................................... 37
6.4 Promena statusa dokumenata ............................................................................................... 39
6.5 Izmene dokumenata ................................................................................................................ 40
6.6 Distribucija dokumenata.......................................................................................................... 41
6.7 Izvetaji o dokumentima.......................................................................................................... 43
6.8 Arhiviranje dokumenata........................................................................................................... 45
6.9 Pregled arhive........................................................................................................................... 46
6.10 Registar dokumenata............................................................................................................... 47
6.11 Evidencija organizacionih jedinica......................................................................................... 48
6.12 Evidencija osoblja..................................................................................................................... 49
6.13 Evidencija odgovornosti .......................................................................................................... 49
6.14 Pregled i tampanje izvetaja................................................................................................. 50
7. Korienje Help-a ............................................................................................................................... 52
8. Vodi za izradu dokumenata pomou ablona.................................................................................... 54
4
8.1 abloni za dokumente............................................................................................................. 54
8.2 Unos podataka o dokumentu ................................................................................................. 54
8.3 Unos teksta dokumenta........................................................................................................... 56
8.4 Izrada dijagrama toka aktivnosti ............................................................................................ 57
8.5 Zapisi .......................................................................................................................................... 59
8.6 tampanje dokumenta............................................................................................................. 60
9. Korienje QDoc kroz ivotni put dokumenta.................................................................................... 61
9.1 Evidentiranje podataka o dokumentima ............................................................................... 61
9.2 Tehnika obrada dokumenta.................................................................................................. 64
9.2.1 Unos teksa......................................................................................................................... 66
9.2.2 Izrada tabelarnog dijagrama toka.................................................................................. 68
9.2.3 Izrada klasinog dijagrama toka .................................................................................... 70
9.2.4 Izrada zapisa..................................................................................................................... 72
9.3 Unos Liste (plana distribucije) kopija pod kontrolom.......................................................... 72
9.4 Kontrolisanje i odobravanje dokumenta ............................................................................... 73
9.5 Distribucija dokumenta............................................................................................................ 74
9.6 Izmene dokumenta................................................................................................................... 76
9.7 Povlaenje dokumenta............................................................................................................ 77
9.8 Arhiviranje dokumenta............................................................................................................. 78
9.9 Pregled arhive i brisanje dokumenta iz arhive..................................................................... 80
10. Greke pri izvravanju programa i primedbe korisnika.................................................................. 81

5
1. O programu i dokumentaciji uopte

Jedna od osnova serije standarda JUS ISO 9000 jeste dokumentovanost sistema kvaliteta. Od
sloenosti poslovnog sistema zavisi arhitektura dokumenata sistema kvaliteta. Za praktinu
realizaciju sistema kvaliteta neophodno je da svi njegovi elementi (organizacija, procesi,
postupci i resursi) budu:
propisani (uvedeni),
dosljedno sprovedeni i
potvreni (dokazani u praksi).
Znaaj dokumenata u sistemu kvaliteta iskazan je kroz dve take standarda ISO 9001
posveene iskljuivo dokumentima sistema kvaliteta (take 4.5 i 4.16).
Uspostavljanje efikasnog upravljanja dokumentima sistema kvaliteta je od izuzetnog znaaja za
poslovni sistem, kako u fazi uvoenja sistema kvaliteta tako i kasnije u fazi njegovog daljeg
unapreivanja.
1.1 Cilj i namjena aplikacije

Cilj aplikacije za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc je da omogui efikasno praenje
i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta i standardizovanu tehniku obradu dokumenata.
Aplikacija za upravljanje dokumentacionim centrom QDoc je namjenjena onoj funkciji u
preduzeu koja je zaduena za upravljanje dokumentima. Ukoliko takva funkcija prije uvoenja
sistema kvaliteta nije postojala, onda funkcija obezbeenja kvaliteta treba da obavlja te poslove.
Aplikacija je projektovana za rad u mrenom okruenju (postoji i jednokorisnika verzija
aplikacije), to omoguava uspostavljanje internih standarda za izradu dokumenata sistema
kvaliteta.
1.2 Ulazni podaci

Podaci koji su neophodni za rad aplikacije QDoc su:
podaci o dokumentima sistema kvaliteta (nivo dokumenta, izdanje dokumenta, status
dokumenta),
podaci o osoblju (odgovornost, struna sprema, radnia mesta, ...)
podaci o organizacijskim jedinicama,
take standarda JUS ISO 9001,
podaci o odgovornostima u sistemu kvaliteta,
podaci o korisnikim aplikacijama za tehniku obradu dokumenata (Word, WordViewer, ...) i
podaci koji zavise od konkretnih zahtjeva korisnika aplikacije QDoc.
Na osnovu ovih ulaznih podataka aplikacija za upravljanje dokumentacionim centrom QDoc
generie odgovarajue izlazne informacije.
6
1.3 Izlazne informacije

Aplikacija generie izlazne informacije u obliku Pregleda i Izvjetaja.
Pregled predstavlja izlazne informacije prikazane na ekranu (monitoru, displeju). Iz pregleda je
mogue izvriti odgovarajue akcije u aplikaciji (na primjer, izabrati dokument iz liste date u
pregledu i ui u njegov sadraj). Pregledi se ne tampaju.
Izvjetaj predstavlja izlaznu informaciju iz koje nije mogue vriti dalje akcije u aplikaciji osim
tampanja (u Prilogu A i B dati su primeri izvjetaja).
Lista izlaznih informacija
1. Registar dokumenata sistema kvaliteta
2. Lista dokumenata distribuiranih po organizacionim jedinicama:
za sve organizacione jedinice
za izabranu organizacionu jedinicu
3. Lista korisnika dokumenata:
svih korisnika za sve dokumente
svih korisnika za izabrani dokument
4. Lista izmjene dokumenata:
za sve dokumente
za izabrani dokument
5. Lista dokumenata po:
statusu dokumenta
taki standarda
nivou dokumenta
6. Lista odgovornih lica za dokumente po organizacionim jedinicama
7. Matrica odgovornosti
po organizacionim jedinicama
po takama standarda
8. Telefonski imenik odgovornih lica
Prema konkretnim zahtjevima korisnika mogu se:
mijenjati svi postojei izvjetaji,
dodavati novi (specifini izvjetaji)

1.4 Logika postavka aplikacije

Aplikacija QDoc je projektovana tako da predstavlja sliku realnog sistema u segmentu praenja i
upravljanja dokumentima sistema kvaliteta. Aplikacija QDoc je podijeljena u dvije logike celine:
Adm - administrator dokumentacionog centra,
Kor - korisnici (autori) dokumenata sistema kvaliteta.
7
Kao i u realnom sistemu, praenje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta je
centralizovano. Pisanje i korienje dokumenata, odnosno primjena je distibuirana.
Administrator podataka o dokumentima sistema kvaliteta jedini moe unositi, brisati i aurirati
podatke u bazi.
Korisnika aplikacija sadri samo preglede i izvjetaje iz baze.
Logika arhitektura (slika 1.1) je bazirana na centralizovanim podacima (baza i dokumenti),
ime se postie konzistentnost podataka u distribuiranim aplikacijama to odraava korienje
dokumenata u realnom sistemu.

Slika 1.1 - ematski prikaz mrene varijante

1.4.1 Mrena varijanta

U mrenoj varijanti aplikacija QDoc u osnovi ima dve vrste korisnika:
1. Administratora podataka o dokumentima - Adm
Administrator podataka vri unos i auriranje podataka o dokumentima u sistemu. Ovime
se obezbjeuje jedinstveno voenje podataka o dokumentima. Administrator je taj koji
prati ivotni ciklus dokumenata kroz podatke o njima.
Administrator odreuje lokaciju na raunaru i pohranjuje vaee dokumente sistema
kvaliteta tako da ih ostali korisnici mogu proitati sa raunara ali ne i promijeniti.
Administratoru je preko aplikacije omogueno da:
upravlja podacima o dokumentu
8
koristi ablone za izradu dokumenata sistema kvaliteta
ima uvid u standarde JUS ISO 9000
vri unos i auriranje odgovornog osoblja
vri unos i auriranje organizacionih jedinica
vri unos i auriranje matrice odgovornosti
2. Autore/korisnike dokumenata - Kor
Autori/korisnici imaju mogunost da sami rade nacrt dokumenata sistema kvaliteta
pomou jedinstvenih ablona koji su ugraeni u aplikaciju. Od velike pomoi su i funkcije
koje daju informacije o standardima JUS ISO 9000 kao i skice za izradu procedura i
uputstava sistema kvaliteta.
Kako je aplikacija projektovana za mreni rad, svi korisnici vide iste podatke o
dokumentima i u svakom trenutku mogu direktno iz aplikacije da izaberu dokument
sistema kvaliteta i da proitaju njegovu sadrinu.
Autoru/korisniku je omogueno da:
pie i mijenja dokumenta za koja je zaduen od strane Adm - inistratora.
ima uvid u standarde JUS ISO 9000
vri pregled vaeih dokumenata sistema kvaliteta
vri pregled podataka o dokumentu
Algoritam korienja aplikacije:
Administrator vri inicijalizaciju aplikacije definisanjem ifarnika.
Na osnovu plana kvaliteta u kome su definisana dokumenta sistema kvaliteta, Adm vri
unos podataka o dokumentu.
Adm uz pomo ablona formira "kostur" za evidentirani dokument na mrenom disku, na
lokaciji i pod imenom dokumenta koji je unet u bazu podataka.
Korisnik koji je dobio zadatak da izradi dokument, sada moe preko aplikacije Kor, da
ue u "kostur" dokumenta i da napravi inicijalni predlog - nacrt.
Korisnik obavetava administratora, da je zavrio formiranje nacrta.
Administrator postupa sa tim dokumentom u skladu sa procedurom za kontrolu
dokumenata (vri promjene statusa, evidentira proces distribucije dokumenata, ...)
Primjena ovog algoritma kroz faze ivotnog ciklusa dokumenta prikazana je na slici 1.2
9

Slika 1.2 - Korienje aplikacije QDoc u fazama ivotnog ciklusa dokumenta

1.4.2 Jednokorisnika varijanta

10
Kod jednokorisnike aplikacije, instalira se samo segment za rad administratora podataka
(opisan u mrenoj varijanti).
Aplikacija QDoc koristi se za efikasnu evidenciju podataka o dokumentima sistema kvaliteta i
tehniku obradu dokumenata pomou ugraenih ablona.
1.4.3 Prava i zadaci sistem administratora

Administrator podataka je nosilac svih kljunih aktivnosti u aplikaciji QDoc. Odgovoran je za sve
podatke u aplikaciji kao i za aurnost dokumenata sistema kvaliteta na centralnom disku.
Njegove obaveze i dunosti su:
inicijalizacija aplikacije,
evidencija podataka,
definisanje lokacije dokumenata sistema kvaliteta na disku za mreno okruenje,
promjena statusa i sadraja dokumenta sistema kvaliteta,
distribucija dokumenata sistema kvaliteta,
arhiviranje dokumenata i podataka o njima.
izrada i uvanje rezervnih kopija baze (DBNova.mdb) i vaeih i povuenih dokumenata
(direktorijumi Vaei i Povueni)
1.5 Konvencije u tekstu

U ovom uputstvu je korien jedan stil pisanja, koji ima prevashodnu namjenu da to jasnije
istakne bitne pojmove i akcije koje korisnik moe da preduzme.
Usvojene konvencije su prikazane u tabeli 1.1
Primer Opis
Windows, Word Nazivi aplikacija
<Alt+F> Tasteri na tastaturi
[ifra] Nazivi polja u masci
OK, Cancel, Evidencija osoblja Naziv komandnog dugmeta
"Upravljanje dokumentacijom" Nazv maski
a:setup Tekst koji se ukucava
Tabela 1.1 - Konvencije u tekstu
11
2. Pomoni alati i tehnike pri korienju aplikacije

2.1 Komandna dugmad

Komandna dugmad koja se najee sreu u aplikaciji QDoc su:

1.

Brisanje trenutno aktivnog sloga iz baze.

2.

Automatsko pozivanje unetog telefonskog broja.

3.

Ponitavanje poslednje operacije.

4.

Povratak na prvi slog u bazi.

5.

Povratak na prethodni slog u bazi.

6.

Skok na sledei slog u bazi.

7.

Skok na poslednji slog u bazi.

8.

Unos novog sloga u bazu.

9.

Ponitavanje akcije upisa ili auriranja

10.

Sortiranje po opadajuem i rastuem redosledu

11.

Filtriranje po selektovanom kljuu

12.

Filtriranje po zadatom upitu

13.

Ukljuivanje filtera

14.

Ukljuivanje filtera i sortiranje

15.

Iskljuivanje filtera i sortiranja

16.

Izlaz iz trenutno aktivne maske.

17.

Pregled izvetaja ili dokumenta (u odabranoj
aplikaciji za otvaranje dokumenta - dugme 19)

18.

Detaljan pregled podataka o izabranom dokumentu.

19.

Izbor aplikacije za otvaranje dokumenta.

12
20.

Sortiranje dokumenata prema takama standarda.

21.

Sortiranje dokumenata prema statusu dokumenta.

22.

Sortiranje dokumenata prema nivou.

23.

Spisak svih dokumenata prema redosledu unosa.

24.

Spisak povuena dokumenta

25.

Telefonski imenik osoblja.

26.

Ime fajla (baze podataka) koju koristimo.

27.

Slanje na tampu izvetaja ili dokumenta.

28.

Spisak nadreenih dokumenata

29.

Spisak podreenih dokumenata

30.

Pomeranje ekrana

31.

tampanje liste za evidentiranje i praenje
distribucije tekueg dokumenta

32.

Upisivanje podataka u tabelu distribucije tekueg
dokumenta

33.

Brisanje dokumenata iz arhive iji je datum
povlaenja stariji od datuma obaveznog roka za
uvanje podataka u arhivi

34.

Biranje direktorijuma ili fajla

35.

Filter po nivou dokumenta, statusu ili po ISO

2.2 Alati i tehnike

U sledeih 7 taaka opisani su neki standardni alati i tehnike Windows okruenja, koje se
koriste i u aplikaciji QDoc:
1. Kombinacija tastera <Shift+F2 > omoguava zumiranje text box-ova. Primer box - a pre
zumiranja dat je na slici 2.1, a posle zumiranja na slici 2.2.

Slika 2.1. Box pre zumiranja
13

Slika 2.2. Box posle zumiranja
2. Taster <Tab> koristi se za kretanje kroz masku (prelazak sa jednog polja za upis/pregled
na sledee polje).
3. Kombinacija tastera <Alt + podvueno slovo> aktivira odgovarajue dugme. Na primer u
glavnom meniju (slika 5.5.) kombinacijom tastera <Alt+D> aktivira se dugme Upravljanje
Dokumentacijom kojim se otvara maska "Upravljanje dokumentacijom".
4. Kod veine maski prisutan je pokaziva broja sloga u bazi (slika 2.3) koji pokazuje redni
broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:). Ako su slogovi u bazi
sortirani po nekom kriterijumu (na primer po taki standarda) onda je to redni broj
aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:) koji zadovoljavaju postavljeni
kriterijum za sortiranje. Levo i desno od pokazivaa su dugmii za prelazak na
Prvi/Prethodni odnosno Sledei/Zadnji slog.

Slika 2.3. Pokaziva broja sloga u bazi
5. U aplikaciji se esto javljaju tzv. "combo box"-ovi (slika 2.4).

Slika 2.4. Zatvoren "combo box"
Oni omoguavaju izbor eljene opcije iz liste koja se otvara klikom na strelicu sa desne
strane.

Slika 2.5 . Otvoreni "combo box"
6. Postoji mogunost da kod pojedinih maski ne mogu svi podaci stati na ekran. Pregled tih
podataka omoguen je strelicama na tzv. "scroll bar"-u (slika 2.6).

Slika 2.6. "Scroll bar"
Na slici 2.7 prikazana je tabela za evidenciju distribuiranih kopija dokumenta, kako se
pojavljuje na ekranu.

14
Slika 2.7. Tabela pre korienja scroll bar-a
Pritiskom na desnu strelicu scroll bar-a ispod tabele, postae vidljiva i ostala polja:
Dat.Pov, Vratio, Arhivirao, ... (slika 2.8).
Slika 2.8. Tabela posle korienja scroll bar-a
7. "Option group"alat (slika 2.9) omoguava izbor SAMO JEDNE od vie ponuenih opcija.

Slika 2.9. "Option group" alat
Izbor eljene opcije se vri klikom mia na naziv ili na krui pored naziva opcije.
15
3. Zahtevi

3.1 Hardverski zahtevi
Aplikacija
QDoc je predviena da radi na IBM PC kompatibilnom raunaru. Za ozbiljan rad je potrebna
optimalna konfiguracija, koju i preporuujemo. Za korektan rad aplikacije je neophodno
zadovoljiti minimalnu konfiguraciju, da bi se izbegao nekorektan rad.

Konfiguracija Minimalna Optimalna
Procesor 586 Celeron/Atlon
Takt 133 Mhz 2 Ghz
RAM 32 ili 64 Mb 128 ili 256 Mb
Video prikaz kolor SuperVGA kolor SuperVGA
Mi da da
Modem 14400 bps 33660 bps
Napomena: 1. Bar 25 Mb slobodnog prostora za aplikaciju
2. Windows for Workgroup mrea, ili druga
3. Za server u mrei se preporuuje jai raunar
Tabela 3.1.

Procedura najcece zauzima oko 500-2000 kb, a obicno se cuvaju 3 prethodna izdanja. To
znaci da za 100 procedura treba odvojiti 200-300 Mb na disku.
Apilikacija je predvidena da radi u rezoluciji 800x600/1024x768.
3.2 Softverski zahtevi

Aplikacija QDoc je predviena da radi u saradnji sa komponentama softvera drugih proizvoaa
i neophodno je da potreban softver bude instaliran, ali QDoc razvojni tim ne preuzima
odgovornost u vezi sa softverom drugih proizvoaa, niti je obavezan ili odgovoran za bilo
kakvu podrku koja se nudi ili ne. Takoe, ovaj softver moe da sadri razne programe koji se
distribuiraju kao freeware programi.
Autor se obavezuje da e instalirati RUN TIME verziju aplikacije QDoc (koja u sebi sadri i RUN
TIME verzija MS Access-a), a korisnik treba da ima na raunaru instaliran softver drugih
proizvoaa.
Za instalaciju i korektan rad ADM-inistratorske i KOR-isnike aplikacije neophodno je imati
instaliran softver kao je to dato u tabelama 3.2 i 3.3.

Microsoft Microsoft Windows Microsoft Word
16
Access 2.0 3.11 95 6 7 97
Adm
Kor - -
Preporueno - Predvieno Nije predvieno
Tabela 3.2
Access 97 95/NT 98/2k 97 2000
Adm -
Kor - -
Tabela 3.3
Access 2000/XP 95/NT 98/2K 2000 XP
Adm -
Kor - -
Tabela 3.4

U tabeli je prikazano da je aplikacija QDoc predviena za rad na raunaru na kome postoji
Microsoft Windows 95, mada postoji i verzija korisnike aplikacije za Microsoft Windows 3.11.
Opcionio se u aplikaciji QDoc moe instalirati i program za brz pregled Word-ovih dokumenata
Word Viever.
QDoc tim ne snosi odgovornost za mogue probleme kod nepotpunih ili piratskih kopija ovih
programa. Softver moe u celini ili delimino da bude zatien od kopiranja ili da ima ifru.
Svaka prodaja aplikacije QDoc bez ovlaenja je izriito zabranjena, osim kada ona ne sadri
posebnu dozvolu autora za tako neto.
17
4. Postupak instalacije

1. Startovati Windows
2. Kliknuti na Start/Settings/Control Panel
3. Dva puta kliknuti na Add/Remove Programs
4. U disketnu jedinicu staviti prvu instalacionu disketu (Disk1) ili u CD-ita instalacioni CD.
4. Kliknuti na Install, a odmah zatim i na Next
5. Poto je selektovan fajl Setup.exe kliknuti na Finish
6. Continue. Zatvaranje pozdravne poruke
7. OK. Korisnik NE SME da menja naziv ponuenog direktorijuma za instalaciju aplikacije
8. Kliknuti na dugme Typical (Aplikacija QDoc e biti instalirana sa maksimumom ponuenih
opcija)
9. Nakon pojavljivanja poruke da je QDoc uspeno instaliran kliknuti na OK i izvaditi poslednju
disketu iz disketne jedinice ili instalacioni CD iz CD-itaa.
10. Instalirati fontove
11.1 Otvoriti prozor Control Panel:
Start/Settings/Control Panel
11.2 Dvostruki klik na ikonu Fonts
11.3 Izabrati sa padajueg menija
File/Install New Fonts
11.4 Ako se instalacija vri sa diskete staviti disketu sa fontovima u disketnu jedinicu i
kliknuti na drives i odabrati a:, a ako se instalacija izvodi sa CD-a onda na
instalacionom CD-u otvorimo direktorijum fonts.
11.5 Kada se pojavi spisak fontova u prozoru List of fonts kliknuti dugme Select All
11.6 OK. Za postojee fontove preskoiti instalaciju sa OK.
11.7 Zatvoriti prozor Control Panel.
12. Ukoliko ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi za smetanje fajlova sa
dokumentima potrebno je napraviti strukturu direktorijuma za smetanje fajlova sa
dokumentima. Pri tome POTOVATI ZAHTEVE APLIKACIJE opisane u napomeni (4)
poglavlja 6.1 Podeavanje optih parametara programa (strana 24).
13. Instalirati WordViewer-program za brz pregled Word-ovih dokumenata (opciono).
18
4. Pokretanje aplikacije

Program QDoc radi u Windows 95 okruenju (Kor-isnika aplikacija ima verziju i za rad u
Windows 3.11 okruenju).
4.1 Windows 95

Odmah nakon startovanja raunara ekran e biti kao na slici 5.1.

Slika 5.1 - Poetni ekran
Startovanje aplikacije QDoc vri se kroz sledee korake:
1. Kliknuti miem na Start
2. Izabrati opciju Programs
3. Izabrati programsku grupu QDoc
4. Izabrati aplikaciju Adm1 za ADMINISTRATORA ili Kor1 za KORISNIKA. Na ekranu se
dobija poruka prikazana na slici 5.2. Klikom na OK pojavljuje se Osnovna maska aplikacije
(slika 5.3).

Slika 5.2 - Prozor sa poetnom porukom
19

Slika 5.3 - Osnovna maska aplikacije
5. U masku Login (slika 5.4) ukucati korisniko ime, lozinku i izabrati reim rada (radni ili
primerni podaci).

Slika 5.4 - Maska Login
6. Pritiskom na dugme OK, otvara se "Glavni meni" aplikacije QDoc (slika 5.5).
Za aplikaciju Kor1 dobija se "Glavni meni" korisnika prikazan na slici 7.2.
20

Slika 5.5 - Glavni meni
Izborom opcije Primerni podaci u masci Login dobija se maska "Vezivanje tabela" (slika
5.6) sa informacijom da baza podataka nije na oekivanoj lokaciji:

Slika 5.6 - Maska Vezivanje tabela
Ukoliko program nije u mogunosti da locira fajl sa bazom (npr. DBNova97.mdb) otvara se
maska Izbor baze gde vrimo izbor baze, npr. DBNova97.mdb koja sadri radne podatke ili
DBSamp97.mdb bazu, koja sadri primerne podatke (Slika 5.7).

Slika 5.7 - Maska za izbor baze
Nakon izbora baze i klikom na OPEN otvara se Glavni meni aplikacije (slika 5.5) i moe se
poeti sa radom.
4.2 MS Windows 3.11

21
Pri instalaciji u ovom okruenju napravljen je prozor QDoc iz koga se vri pokretanje aplikacije
prema sledeem postupku:
1. Aktivirati prozor programske grupe QDoc.
2. Dvostruki klik na ikonu Kor1 (MS Windows-u 3.11 podran je rad samo korisnike
aplikacije).
3. Pritiskom na dugme OK otvara se "Glavni meni" korisnikog modula aplikacije QDoc.
4.3 O programu

Program za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc napravila je grupa strunjaka.
Pritiskom na dugme O PROGRAMU u Glavnom meniju dobija se prozor prikazan na slici 5.8.

Slika 5.8. Maska "Opis aplikacije"
Pritiskom na dugme Sysinfo aktivira se prozor u kome se vide trenutne informacije o vaem
sistemu (slika 5.9).

Slika 5.9 - Informacije o sistemu
Pritiskom na dugme OK zatvara se prozor u kome se vide trenutne informacije o vaem sistemu
(slika 5.9).
22
5. Podeavanja

Odmah po instalaciji aplikacije QDoc neophodno je izvriti podeavanje programa. Potrebno je
posebno obratiti panju na ovo poglavlje da bi program korektno radio.
5.1 Podeavanje optih parametara programa

Pritiskom na dugme Podeavanja na glavnom meniju (slika 5.5) otvara se maska za unos
optih parametara neophodnih za rad aplikacije (slika 6.1).
Polje Automatsko zadavanje lozinke dokumenta je jedna od novina u odnosu na prethodnu
verziju ovog programa koja titi dokument uraen u Word-u od promena van kontrole programa
QDoc.
Osim toga, novine u ovoj verziji programa su: mogunost pregleda trenutno ulogovanih
korisnika, mogunost uvoza i izvoza dokumenta u QDoc kao i mogunost pravljenja back up-a
dokumenta.
Opis polja u masci "Podeavanja" dat je u tabeli 6.1. Ovakvim tabelama bie objanjena polja u
svim maskama u daljem tekstu. U koloni Ime polja upisan je naziv polja u masci. U koloni Opis
polja opisan je sadraj polja (prikazan, ili koji treba uneti). Kolona Unos obavezan (Da/Ne)
govori da li se zahteva obavezan unos podataka u dato polje. Crtica u ovom polju ukazuje da se
podatak samo prikazuje (ne postoji mogunost unosa u dato polje).
Mod polja definisan je kolonom Izbor/Pregled/Upis. Izbor je oznaka za unos podataka preko
combo box-a (poglavlje 2.2). Pregled je oznaka polja kome je zabranjen unos, a Upis oznaava
unoenje podataka preko tastature u dato polje. Polje Napomena slui za unos rednog broja
napomene koja e detaljnije objasniti polje.

Slika 6.1 - Maska "Podeavanja"

23

Ime polja Opis polja
Unos
obavezan
( Da/Ne)
Izbor/
Pregled
/Upis
Napomen
a
Automatsko
ifriranje
Indikator automatskog ifriranja Ne Izbor (1)
Automatsko
imenovanje fajla
Indikator automatskog
dodeljivanja imena fajlu za
dokument
Ne Izbor (2)
Automatsko
zadavanje
lozinke
dokumentima
Indikator automatskog
zadavanja lozinke dokumentu
Ne Izbor

Adm Disk
Oznaka diska na kome se
nalaze dokumenti gledano iz
Adm aplikacije
Da Upis (3)
Kor Disk
Oznaka diska na kome se
nalaze dokumenti gledano iz
Kor aplik.
Da Upis (3)
Staza za vaee Put do direktorijuma sa
vaeim dokumentima
Da Upis (4)
Staza za
arhivirane
Put do direktorijuma sa
arhiviranim dokumentima
Da Upis (4)
Staza za
ablone
Put do direktorijuma sa
ablonima za dokumenta
Da Upis (5)
Adresa firme Adresa firme Da Upis (6)

Komandno dugme

(7)
Komandno dugme

(8)

Komandno dugme

(9)
Tabela 6.1 - Polja u masci "Podeavanja"
Napomene:
1. Automatsko ifriranje
Pri evidentiranju dokumenta u aplikaciji QDoc mogue je ifru dokumenta dodeliti runo
ili automatski, to je definisano ovim indikatorom. Za automatsko ifriranje usvojen je
sledei model:

2. Automatsko imenovanje fajla
Ovaj indikator omoguava automatsko dodeljivanje imena fajlu na koji je smeten
dokument. Usvojen je sledei model:
24

Automatsko imenovanje se preporuuje uz automatsko ifriranje.
3. U jednokorisnikoj varijanti i AdmDisk i KorDisk imaju istu oznaku. U viekorisnikoj
varijanti kada je aplikacija na disku kod administratora on taj disk vidi pod oznakom
AdmDisk. Korisnici u tom sluaju vezuju (mapiraju) disk administratora pod oznakom
KorDisk.
4. Struktura direktorijuma sa fajlovima na kojima su dokumenti sistema kvaliteta automatski
se formira kao na slici 6.2.
1
2

Vazeci\
3
4
C:QDoc\<Ime Firme>
1
2

Povuceni\
3
4
Slika 6.2 - Struktura direktorijuma sa dokumentima sistema kvaliteta
U sluaju kada ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi treba izabrati druge za to
odreene direktorijume kao na primer:
[Staza za vaee] = \QS_dokum\vazeci\
[Staza za arhivirane] =\QS_dokum\povuceni\
Aplikacija QDoc zahteva da podstrukture direktorijuma za vaea i povuena dokumenta
budu identine.
Pri upisu ovih polja staza MORA da poinje i da se zavrava kosom crtom (\)
Vrednost polja [Staza za vaee] e se pojaviti u polju [Lokacija na Disku] u masci
"Evidentiranje dokumenta" (slika 7.5.).
5. Ovo polje mora da sadri punu putanju do direktorijuma sa ablonima dokumenata
(C:\QDoc\). Zadnji karakter u polju mora biti (\).
6. Ovde se unosi adresa firme koja e se pojaviti u odgovarajuem polju pri evidenciji
organizacionih jedinica. U firmama sa dislociranim organizacionim jedinicama treba
modifikovati sadraj ovog polja pri evidenciji.
7. Klikom na otvori se maska "abloni za formiranje dokumenata"
(slika 6.3) gde definiemo nivo, naziv i lokaciju ablona.
25

Slika 6.3. Maska "abloni za formiranje dokumenata"
8. Klikom na dugme vide se koji korisnici su trenutno ulogovani na
sistem (koji korisnici u mrei trenutno rade u aplikaciji QDoc, slika 6.4).

Slika 6.4. Maska "Ko je trenutno ulogovan?"
9. Klikom na dugme Uvoz/Izvoz/Backup u masci "Podeavanja" (slika 6.1) otvara se
maska "T-Uvoz/Izvoz/Backup" (slika 6.5) pomou koje vrimo uvoz i izvoz dokumenata u
QDoc i pravimo back up podataka.

Slika 6.5 - Maska "Uvoz/Izvoz/BackUp"
U daljem tekstu je dat primer podeavanja:
1. Otvoriti "Glavni meni "(poglavlje 5.1)
2. Kliknuti dugme Podeavanja
3. Kliknuti na Automatsko ifriranje (slika 6.1). Ovime je iskljueno automatsko ifriranje. Za
ukljuenje treba ponovo kliknuti na Automatsko ifriranje.
4. Kliknuti na Automatsko imenovanje za aktiviranje ovog indikatora.
26
5. Kliknuti na Automatsko zadavanje lozinke dokumenta (nije neophodno da budu ukljueni
indikatori Automatsko ifriranje i Automatsko imenovanje fajla).
6. Pozicionirati kursor u polje [Adm Disk:] (miem ili <Tab>).
7. Upisati: C:
8. Pozicionirati kursor u polje [Kor Disk:].
9. Upisati npr. M:
10. Pozicionirati kursor na polje [Staza za vaee] i kliknuti na , nakon ega se otvara
maska na slici (6.6) (u ovoj masci biramo direktorijum gde su smeteni vaei
dokumenti).

Slika 6.6 - Maska "Izbor direktorijuma"
11. Isto ponovimo i za izbor [Staze za arhivirane] i za izbor [Staze za ablone]
12. Definisati jedinstvenu ifru, nivo, naziv i lokaciju ablona (vidi napomenu (7)).
13. Vratiti se na "Glavni meni" klikom na .

5.2 Postupak podeavanja i popunjavanja ifarnika

Pri prvom pokretanju aplikacije neophodno je podesiti/popuniti ifarnike. Postupak popunjavanja
je objanjen na primeru "ifarnika radnih mesta" i obavlja se na sledei nain:
1. Otvoriti "Glavni meni"
2. Klikom na dugme ifarnici otvara se maska prikazana na slici 6.7.
27

Slika 6.7. Maska "ifarnici"
3. Klikom na naziv sekcije prei na drugu stranu (slika 6.8).

Slika 6.8. Maska "ifarnici" - druga strana
4. Kursor postaviti u polje [ID] u koloni 1 u ifarniku radnih mesta slika 6.9. i ukucati
pripadajui broj.
5. Kursor postaviti u polje [Naziv] u koloni 2 u ifarniku radnih mesta slika 6.9. i ukucati
naziv funkcije koja treba da bude u ifarniku (ako se u polju ne vidi pun naziv funkcije
pritisnuti <Shift+F2>

Slika 6.9. - ifarnik radnih mesta
5. Pritisnuti dugme za prelazak na sledei slog, na pokazivau slogova.
28
Brisanje sloga u datoj tabeli se obavlja na sledei nain:
1. Kliknuti na polje pored sloga u koloni oznaenoj strelicom na slici 6.10. Ovime je
markiran slog.

Slika 6.10. Markiran slog u ifarniku radnih mesta
2. Pritisnuti taster <Del> za brisanje sloga. Otvara se sledei prozor:

Slika 6.11. - Prozor za potvrivanje brisanja
3. Kliknuti dugme OK ili Cancel (slika 6.11.) za potvrivanje ili odustajanje od brisanja.
U fazi incijalizacije je neophodno prilagoditi i ostale ifarnike na ovoj strani menija. Vratiti se na
prethodnu stranu menija za popunjavanje ostalih ifarnika. Kada su svi ifarnici
prilagoeni vratiti se na "Glavni meni" pritiskom na dugme .
Pored definisanja optih parametara i popunjavanja ifarnika, u fazi inicijalizacije treba jo:
podesiti parametre za pozivanje telefonskog broja iz imenika aplikacije (poglavlje 6.3)
OBAVEZNO upisati podatke o organizacionim jedinicama (poglavlje 8)
OBAVEZNO upisati podatke o zaposlenima (poglavlje 9).
5.2.1 ifarnik taki standarda

Izgled "ifarnika taki standarda" dat je na slici 6.12.

Slika 6.12. - "ifarnik taki standarda"
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 6.2.
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled
/
/Upis
ISO Taka standarda Da Upis
29
Naziv Naziv take standarda Da Upis
Pomo
Tabela 6.2 - Polja u "ifarniku taki standarda"
5.2.2 ifarnik statusa dokumenta

"ifarnik statusa dokumenta" dat je na slici 6.13.

Slika 6.13. - "ifarnik statusa dokumenta"
Ovaj ifarnik mora biti usklaen sa interno definisanim statusima dokumenata -najverovatnije sa
"Procedurom za kontrolu dokumenata".
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
Napomena
Status ifra statusa dokumenta Da Upis (1)
Naziv Naziv statusa dokumenta Da Upis
Tabela 6.3 - Polja u "ifarniku statusa dokumenta"

Napomena:
(1) Za korektan rad aplikacije QDoc NIJE DOZVOLJENO menjati sledee statuse:
4 - Odobren
5 - Novo izdanje u radu
7 - Izmena u toku
9 - Povuen
Njima se mogu promeniti nazivi ali da znaenje ostane isto.
5.2.3 ifarnik nivoa dokumenata

"ifarnik nivoa dokumenata" dat je na slici 6.14.

Slika 6.14 - ifarnik nivoa dokumenata
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 6.4 (preporuuje se ve postojei
ifarnik).
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
30
Nivo ifra nivoa dokumenta Da Upis
Naziv Naziv nivoa dokumenta Da Upis
Tabela 6.4 - Polja u "ifarniku nivoa dokumenata"
5.2.4 ifarnik izdanja dokumenta

"ifarnik izdanja dokumenata" dat je na slici 6.15.

Slika 6.15 - "ifarnik izdanja dokumenata"
Ovaj ifarnik mora biti usklaen sa "Uputstvom za oznaavanje dokumenata".
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled
/ /Upis
ID ifra izdanja Da Upis
Izdanje Naziv izdanja Da Upis
Tablela 6.5. - Polja u "ifarniku izdanja dokumenta"
5.2.5 ifarnik radnih mesta

"ifarnik radnih mesta" dat je na slici 6.16. Da bi se video ceo sadraj polja [Naziv] u ifarniku,
pozicionirati se u napr. u drugo polje (od vrha) u ovoj koloni i pritisnuti <Shift+F2 >.

Slika 6.16 - "ifarnik radnih mesta"
Ovaj ifarnik treba preuzeti od kadrovske slube.

Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled
/ Upis
ID ifra radnog mesta Da Upis
31
Naziv Naziv radnog mesta Da Upis
Napomena Ne Upis
Tabela 6.6. Polja u "ifarniku radnih mesta"
5.2.6 ifarnik strune spreme

"ifarnik strune spreme" (slika 6.17.) sadri spisak mogue strune spreme u organizaciji.

Slika 6.17. "ifarnik strune spreme"
Ovaj ifarnik se preuzima od kadrovske slube.
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled
/
/Upis
ID ifra strune spreme Da Upis
Naziv Naziv strune spreme Da Upis
SkrNaz Skraeni naziv strune spreme Ne Upis
Tabela 6.7 - Polja u "ifarniku strune speme"
5.2.7 ifarnik aplikacija

Inicijalizacija ovog ifarnika podrazumeva unos lokacija na disku za aplikacije kojima e se pristupati
dokumentima (pregled i modifikovanje). Izgled "ifarnika aplikacija" dat je na slici 6.18.

Slika 6.18. - "ifarnik aplikacija"
Potrebno je kliknuti na da bi se otvorio prozor Izbor aplikacija (slika 6.19.) gde se mora
pozicionirati na direktorijum u kome se nalazi potrebna aplikacija.

32
Slika 6.19. - "Izbor aplikacija"
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled
/
/Upis
Napomena
ID ifra aplikacije Da Upis /
Naziv Naziv aplikacije Da Upis /
Lokacija Mesto aplikacije na disku Da Upis /
On/Off
Indikator zatvaranja
programa QDoc po pozivu
dokumenta datom
aplikacijom
Ne Izbor (1)
Tabela 6.8 - Polja u "ifarniku aplikacija"
Napomena:
(1) Kod raunara sa manje od 16 MB radne memorije, dolazi do naglog usporenja kada se
iz aplikacije otvara dokument. Ovim poljem se vri izbor aplikacija za otvaranje
dokumenata po ijem se otvaranju aplikacija QDoc zatvara. Ponovno aktiviranje se vri
postupkom POKRETANJE APLIKACIJE (poglavlje 5).
5.3 Podeavanje parametara za pozivanje telefonskog broja iz
imenika aplikacije

Za automatsko pozivanje telefonskog broja, potrebno je prethodno izvriti poetna podeavanja,
kroz sledee korake:
1. Na glavnom meniju (slika 5.5) pritisnuti dugme za automatsko pozivanje tel. broja
nakon ega se na ekranu pojavljuje prozor kao na slici 6.20.

Slika 6.20. - "Automatsko pozivanje telefonskog broja"
Na dugme Setup se otvara prozor Modems Properties gde vrimo dodatna podeavanja
modema (slika 6.21), a na dugme Dialing Properties podeavamo vrstu izlaza (tonski ili
pulsno), pozivni broj i sline parametre (slika 6.22).
33

Slika 6.21 - Prozor "Automatsko pozivanje telefonskog broja"

Slika 6.22 - Prozor za poetna podeavanja
3. Ukoliko je unet telefonski broj i izvreno podeavanje parametara, pritisnuti OK.
34
6. Vodi kroz program

U ovom poglavlju dat je detaljan opis maski preko kojih administrator/korisnik komunicira sa
aplikacijom. Za svaku masku data je tabela koja precizno definie svako polje za upis/pregled
podataka.
Na sledeoj slici prikazan je dijagram toka aplikacije QDoc. Svaka faza dijagrama toka grana
se na aktivnosti koje se izvravaju preko odgovarajuih maski. U kruiu vezanom za aktivnost
upisan je broj slike na kojoj je maska prikazana.

Slika 7 - Dijagram toka aplikacije QDoc
35
6.1 Glavni meni

Nakon pokretanja Adm aplikacije, pojavljuje se "Glavni meni Adm aplikacije" (slika 7.1.), koji
omoguava:
1. Upravljanje dokumentacijom,
2. Unos i pregled organizacionih jedinica,
3. Evidenciju osoblja,
4. Pregled i popunjavanje matrice odgovornosti,
5. Pregled i tampanje izvetaja.
Pored ovih osnovnih funkcija, na masci za "Glavni meni" su dugmad, koji omoguavaju:
a) Pregled uputstva o dokumentaciji sistema kvaliteta,
b) Podeavanje optih parmetara aplikacije,
c) Pregled i popunjavanje ifarnika,
d) Dobijanje informacija o programu
e) Pregled telefonskog imenika zaposlenih,
f) Automatsko pozivanje telefonskog broja i
g) Izlazak iz aplikacije

Slika 7.1 - "Glavni meni Adm aplikacije"
Kod startovanja Kor aplikacije pojavljuje se "Glavni meni Kor aplikacije" (slika 7.2), koji
omoguava:
1. Obradu dokumentacije i
2. Pregled dokumentacije
36

Slika 7.2- Glavni meni Kor aplikacije
Pritiskom na dugme otvara se meni koji omoguava:
1. Pregled dokumenata za izradu
2. Pregled dokumenata za kontrolisanje
3. Pregled dokumenata za kontrolisanje
Pritiskom na dugme otvara se meni koji omoguava:
1. Pregled dokumenata u radu
2. Pregled vaeih dokumenata
3. Pregled arhiviranih dokumenata
Autoru/korisniku je ovim funkcijama praktino omogueno samo pregledanje podataka koje je
uneo administrator kao i pisanje i pregled dokumenata u Word-u. Zato je teite uputstva na
aktivnostima administratora.
6.2 Upravljanje dokumentacijom

Dugme Upravljanje dokumentacijom sa glavnog menija (slika 7.1) otvara podmeni
(slika 7.3) koji omoguava:
0. Pregled svih dokumenata sistema kvaliteta
1. Unos podataka o novom dokumentu,
2. Promenu statusa dokumenata,
3. Unos podataka o izmenama dokumenta,
4. Evidentiranje podataka o distribuciji dokumenata,
5. Pregled i tampanje podataka o dokumentima po raznim kriterijumima,
6. Povlaenje dokumenta i
7. Pregled povuenih dokumenata.

37

Slika 7.3 - Meni "Upravljanje dokumentacijom"
Meu pomonim dugmiima, koji su ranije opisani, na ovoj masci je i jedno novo
, koje omoguava povratak na glavni meni.
6.3 Evidentiranje dokumenata

Izborom dugmeta "Evidencija dokumenata" iz menija "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3)
otvara se maska (slika 7.4) za unos novih i pregled postojeih dokumenata sistema kvaliteta
koja su u fazama pre kontrolisanja i odobravanja.
Unos u ovu masku obavlja administrator. Ako je u masci za podeavanje aplikacije ukljueno
atomatsko imanovanje fajla i automatsko ifriranje, aplikacija e navedene operacije automatski
zadavati.
Maska Evidentiranje dokumenata ima dva nivoa. Pritiskom na dugme prelazi se na drugi
nivo. Radi dobre evidencije neophodno uneti sve traene podatke (slika 7.4 i 7.5).
38

Slika 7.4 - Maska "Evidentiranje dokumenata "
Opis podataka koji se koriste kod ove maske, dat je u tabeli 7.1.
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
Napomena
ifra ifra dokumenta Da Upis (1)
Verzija Izdanje - Pregled
Tekua izmena - Pregled
Naziv Naziv evidentiranog
dokumenta
Da Upis
Autor Autor dokumenta Da Izbor
Kontrolie
Osoba zaduena za kontrolu
dokumenta
Da Izbor
Odobrava
Osoba zaduena za
odobravanje dokumenta
Da Izbor
Nivo dok. Nivo dokumenta po ifarniku Da Izbor
ablon
dokumenta
Vrsta ablona koja e se
koristiti
Ne Izbor
Status
dok.
Status dokumenta po ifarniku Da Izbor
Datum
izdavanja
Datum izdavanja dokumenta Da Unos
Lokacija Disk - Pregled
na disku Direktorijum Ne Upis (2)
39
Ime fajla sa dokumentom Da Upis
Taka Redni broj prema JUS ISO
9000
- Pregled
standarda Taka stand. za koju je vezan
dokument
Da Izbor
(3)
Izbor lista
Unos poddokumenata datog
dokumenta
Da Izbor
Tabela 7.1 - Polja u masci "Evidencija dokumenata"
Napomena:
1. Polje [ifra] je zakljuano za upis kada je aktivno automatsko ifriranje.
2. Polje [Lokacija na disku] se sastoji iz tri celine:
a) Oznaka diska (C:) definisana u meniju "Podeavanja".
b) Putanja do direktorijuma koju po potrebi treba dopuniti ako postoji drugaija
podstruktura na direktorijumu definisanom u meniju "Podeavanja", od one koju
aplikacija sama formira. Ovaj upis MORA da poinje i da se zavrava kosom crtom(
).
c) Ime fajla sa dokumentom. Ovo polje je zakljuano za upis pri automatskom
imenovanju. Pri runom imenovanju MORA se uneti i ekstenzija fajla (.doc za Word-
ov dokument)
3. Taku standarda je mogue definisati tek nakon definisanja statusa dokumenta.
Kostur evidentiranog dokumenta se automatski formira pri prelasku na drugi deo maske
"Evidentiranje dokumenata" (slika 7.5) ili pri izlasku iz ove maske.

6.4 Promena statusa dokumenata

Pritiskom na dugme Promena statusa dokumenata u meniju "Upravljanje dokumentacijom"
(slika 7.3) otvara se maska prikazana na slici 7.6.

Slika 7.6. - Maska " "Promena statusa dokumenata"
Iz ove maske, osim promene statusa dokumenta evidentiraju se lica koja su odobrila i kontrolisala
dokument i datum povlaenja dokumenta. Takoe, sa ove maske je mogue direktno izabrati sledee
opcije menija "Upravljanje dokumentacijom": Unos, Izmene i Distribucija.
40
Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 7.2.
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
Upis
Napomena
ifra ifra dokumenta - Pregled
Verzija Verzija dokumenta - Pregled
Naziv Naziv dokumenta - Pregled
Nivo Nivo dokumenta - Pregled
Taka stan. Taka standarda - Pregled
Status Status dokumenta Da Izbor (1)
Kontrolisao Osoba koja je
kontrolisala dokument
Da Izbor (2)
Odobrio Osoba koja je odob.
dok.
Da Izbor/Pregled (3)
Datum kontrole Datum kontrole dokum. Da Upis
Datum odobrenja Datum odobrenja dok. Da Upis
Datum primene Datum primene dok. Da Upis
Datum pov. Datum povlaenja dok. Da Upis (4)
Lokacija dok. Lokacija u memoriji - Pregled
Tabela 7.2 - Polja u masci "Promena statusa dokumenta"

Napomene:
(1) Izbor je obavezan u sluaju promene statusa dokumenta. Ako samo pregledamo podatke,
nema potrebe za unosom. Promenu statusa dokumenta iz 1 (U rukopisu) u status 2 (Nacrt u
raunaru) mogue je izvriti samo iz maske za evidenciju dokumenata.
(2) Izbor je mogu i obavezan samo kada dokument dobije status KONTROLISAO.
(3) Izbor je mogu i obavezan samo kada dokument dobija status ODOBREN.
(4) Ovo polje se pojavljuje tek kada dokument dobije status 9 (Arhiviran ili Povuen)
Poetna vrednost za sva datumska polja je tekui datum.
Polja u tabeli koja su osenena se pojavljuju u zavisnosti od statusa dokumenta.
6.5 Izmene dokumenata

Klikom na dugme Izmena dokumenata u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3)
otvara se sledea maska (slika 7.7.), koja omoguava evidentiranje i pregled izmena kod
dokumenta.
41

Slika 7.7 - Maska "Evidencija izmena dokumenata"
Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 7.3
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregeled/
/Upis
Napomen
a

ifra dok. ifra dokumenta - Pregled
Status Status dokumenta - Pregled
Naziv Naziv dokumenta Da Izbor
Novo izdanje Komandno dugme - - (1)
R.br. Redni broj izmene - Pregled (2)
Opis Opis izmene Da Upis
Izradio Lice koje je izvrilo izm. Da Izbor

Dat. Izr.: Datum izmene Da Upis
Kontrolisao Lice koje je kontrolisalo Da Izbor
Dat. kon.: Datum kontrolisanja Da Upis
Odobrio Lice koje je izvrilo izm. Da Izbor
Dat. Odob: Datum odobranja Da Upis
Dat. Prim.: Datum primene Da Upis
Strane Izmenjene strane Da Upis (3)
Tabela 7.3. Polja u masci "Izmene dokumenata"
Napomena:
(1) Dugme Novo Izdanje vri automatsko evidentiranje sledeeg izdanja dokumenta. Za
dokument za koji je pokrenuto novo izdanje, ne moe se vie aktivirati ovo dugme
(dokument moe da ima najvie jednu "Novu verziju u radu").
(2) Redni broj izmene se automatski unosi pri pozicioniranju u tabelu za upis nove izmene.
(3) Posle unosa izmenjenih strana program automatski unosi podatke o izmeni u dokument
(Liste izmena).
6.6 Distribucija dokumenata

42
Dugmetom Distribucija dokumenata na meniju "Upravljanje dokumentacijom" omoguena je
evidencija distribucije dokumenata preko maske prikazane na slici 7.8.

Slika 7.8 - Maska "Distribucija dokumenata"
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 7.4
Naziv polja Opis polja
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
Napomena
ifra dokumenta ifra dokumenta - Pregled
Status Status dokumenta - Pregled
Naziv Naziv dokumenta Da Izbor
Zaduenje po
org. jed.
Komandno dugme - - (1)

Komandno dugme (2)

Komandno dugme (3)

Komandno dugme (4)

Komandno dugme (6)
B.K Broj kopije - Pregled
Datum Datum distribucije Da Upis
Org.jed.
Org. jedin. kojoj je dok.
distrib.
Da Izbor
Primio Lice koje je primilo dok. Da Izbor
Predao Lice koje je predalo dok. Da Izbor
R.M. Primaoca: Radno mesto primaoca Da Izbor
Dat. odob: Datum odobravanja Da Upis
Dat.Pov. Datum povlaenja kopije Ne Upis (5)
Vratio Lice koje je vratilo dok. Ne Upis (5)
Arhivirao Lice koje je arhiviralo dok. Ne Upis (5)
Tabela 7.4 - Polja u masci "distribucija dokumenata"
Napomena:
(1) Pomou dugmeta Zaduenej po org. jedinicama otvara se nova maska (slika 7.10), koja
omoguava pregled svih dokumenata, koje je zaduila izabrana organizaciona jedinica.
43
Izbor organizacione jedinice se vri preko combo box-a oznaenog strelicom na slici
7.10.
(2) Klikom na pokree se prenos podataka o distribuciji u dokument (Lista korisnika
kopija pod kontrolom).
(3) Klikom na pokree se tampanje kopija dokumenta potrebnih za distribuciju.
(4) Klikom na otvara se maska za podeavanje tampanja (slika 7.9)
Sve kopije za distribuciju - tampa sve potrebne kopije kompletno
Samo stranice sa zadnjom izmenom - tampa strane dokumenta sa zadnjom
izmenom
Broj kopije - tampa samo zadatu kopiju

Slika 7.10 - Maska "tampanje dokumenata za distribuciju"
(5) Zadnja tri polja u tabeli se popunjavaju pri povlaenju dokumenta. Ona nisu vidljiva
inicijalno, ve se otkrivaju pomou scroll bar-a ispod tabele na masci.
(6) Klikom na tama se lista za praenje distribucije dokumenta.

Slika 7.10 - Pregled zaduenih dokumenata
6.7 Izvetaji o dokumentima

Pritiskom na dugme Izvetaji o dokumentima u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3)
otvara se maska prikazana na slici 7.11. Ona omoguava dobijanje tabelarnog prikaza
podataka o dokumentima na ekranu i na papiru.
44

Slika 7.11 - Maska "Izvetaj o dokumentima"
I za pregled i za tampanje izvetaja neophodno je da bude instaliran tampa
na stranicu A4 formata i aplikacija se automatski prilagoava onom tampau koji je postavljen
kao DEFAULT (podrazumevani) tampa.
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
Napomena
Tip izvetaja Da Izbor (1)
Osoba Ime osobe Ne Izbor (4)
Dokument Naziv dokumenta Ne Izbor (2)
Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Ne Izbor (3)
Nivo Filter
ON/OFF
Filter po nivu dokumenta Ne Izbor
Tabela 7.5 - Polja u masci "Izvetaji o dokumentima"
Napomena:
(1) Ovo polje je tipa "option group" (poglavlje 2.2) i sastoji se od sledeih opcija:
a) Lista dokumenata po osobi
b) Registar dokumenata (Spisak svih dokumenata)
c) Lista korisnika (spisak svih korisnika dokumenata)
d) Lista izmena (spisak izmena svih dokumenata)
e) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (spisak svih dokumenata po
organizacionim jedinicama)
f) Lista korisnika (spisak korisnika dokumenata po izboru)
g) Lista izmena (spisak izmena po izboru)
h) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (po izboru)
i) Lista naddokumenta
j) Lista poddokumenta
k) Registar arhiviranih dokumenata
Primeri ovih izvetaja dati su u Prilogu.
45
(2) Za sluaj izbora opcije 5) i 6) preko ovog polja MORA se definisati dokument za koji se
trai izvetaj.
(3) Za sluaj izbora opcije 7) preko ovog polja MORA se definisati organizaciona jedinica za
koju se trai izvetaj.
(4) Za sluaj izbora opcije 0) preko ovog polja MORA se definisati osoba za koju se trai
lista dokumenata
6.8 Arhiviranje dokumenata

Izborom opcije Arhiviranje u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se prozor
prikazan na slici 7.12.

Slika 7.12 - Prozor za arhiviranje
Pritiskom na komandno dugme Pregled povuenih dokumenata i prenos u arhivu otvara se
maska prikazana na slici 7.13.

Slika 7.13 - Maska "Pregled dokumenata za arhivu"

Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 7.6.
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
Napomena
Pregled dok
za arhivu
Naziv dokumenta Ne Izbor (1)
Prenos u
arhivu
Komandno dugme - - (2)
46
Tabela 7.6 - Polja u masci "Pregled dokumenata za arhivu"
Napomena:
(1) Pomou ovog polja mogue je izabrati dokument radi pregleda u Word-u.
(2) Ovo komandno dugme pokree akciju prenoenja podataka o povuenim dokumentima
u arhivsku bazu i premetanja fajlova sa direktorijuma za vaee na direktorijum za
povuene dokumente. Zbog brisanja podataka iz radne baze od korisnika se zahteva
potvrda ove akcije. PANJA! Ne postoji nain na koji bi korisnik izvrio reverznu akciju i
vratio ve arhivirana dokumenta u bazu sa vaeim dokumentima.

6.9 Pregled arhive

Izborom opcije Pregled arhive, u masci "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se
maska prikazana na slici 7.14.

Slika 7.14 - Maska "Pregled arhive dokumenata"
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
Napomena
Pregled
arhive
dokumenata
Distribucija Komandno dugme (2)
Izmene Komandno dugme (3)

Komandno dugme (4)
Tabela 7.6 - Polja u masci "Pregled arhive dokumenata"
Napomene:
47
(2) Ovo dugme omoguava pregled organizacionih jedinica kojima je distribuiran izabrani
dokument.
(3) Ovo dugme omoguava pregled izmena za izabrani dokument.
(4) Klikom na ovo dugme pokree se brisanje dokumenata iz arhive koji su stariji (poev od
datuma povlaenja) od perioda obaveznog uvanja dokumenta zadatog u masci
Evidentiranje dokumenta (poglavlje 7.3).
6.10 Registar dokumenata

Izborom opcije Registar dokumenata u masci "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara
se maska (7.15) sa pregledom podataka o svim vaeim dokumentima.

Slika 7.15 - Maska "Registar dokumenata"
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
Napomena
Registar
dokumenata

Komandno dugme (2)

Komandno dugme (3)

Komandno dugme (4)

Komandno dugme (4)
Tabela 7.7 - Polja u masci "Pregled arhive dokumenata"
Napomene:
(2) Ovo dugme omoguava pregled organizacionih jedinica kojima je distribuiran izabrani
dokument i pojavljuje se samo onda kada je status dokumenta 4 (Odobren i vii).
(3) Ovo dugme omoguava pregled izmena za izabrani dokument i pojavljuje se samo
onda kada je status dokumenta 4 (Odobren i vii).
48
(4) Ovo dugme omoguava pregled podreenih i nadreenih dokumenata datog
dokumenta.

6.11 Evidencija organizacionih jedinica

Podaci o organizacionim jedinicama se unose preko maske prikazane na slici 8.1, do koje se
dolazi pritiskom na dugme Evidencija organizacionih jedinica u glavnom meniju (slika 7.1).

Slika 8.1. - Maska "Evidencija organizacionih jedinica"
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
Napomen
a
ifra org.
jedinice
ifra organizacione jedinice Da Upis
Naziv Naziv organizacione
jedinice
Da Izbor
Adresa
Adresa organizacione
jedinice
Da Upis (1)
Tel/fax
Telefon i fax organizacione
jedinice
Ne Upis
Odgovorno lice
Odgovorno lice za
organizacionu jedinicu
Da Izbor
Tabela 8.1. - Polja u masci "Organizacione jedinice"

Napomena:
(1) U ovom polju se za sve organizacione jedinice pojavljuje adresa uneta u masci za
podeavanje. Za dislocirane organizacione jedinice treba modifikovati ovaj podatak.
49
6.12 Evidencija osoblja

Klikom na komandno dugme Evidencija osoblja na Glavnom meniju (slika 7.1) dobija se maska
prikazana na slici 9.1.

Slika 9.1 - Maska "Evidencija osoblja"
Unos
obavezan
(Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
ID_Osobe ifra osobe Da Upis
Prezime Prezime osobe Da Upis
Ime Ime osobe Da Upis
Struna sprema Stepen strune spreme osobe Da Izbor
Radno mesto Naziv radnog mesta Da Izbor
Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Da Izbor
Nivo pristupa korisnika Nivo pristupa korisnika Da Izbor
Sistemsko ime Sistemsko ime korisnika Da Upis
Korisniko ime Korisniko ime Da Upis
Lozinka Klju korisnika za ulazak
(lozinka)
Da Upis
Tel. na poslu Broj telefona na poslu Ne Upis
Tel. kod kue Broj kunog telefona Ne Upis
Tabela 9.1 - Polja u masci "Evidencija osoblja"
Sistemsko ime, korisniko ime i lozinka moraju biti jedinstveni za svaku osobu.

6.13 Evidencija odgovornosti

50
Dugme Evidencija odgovornosti na Glavnom meniju (slika 7.1) omoguava popunjavanje i
pregled matrice odgovornosti preko maske na slici 10.1.

Slika 10.1. - Maska "Evidencija odgovornosti"
Ova maska omoguava da se za svaku organizacionu jedinicu dobije spisak odgovornih lica za
svaku taku standarda i za svaki nivo odgovornosti.
Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
Napomena
Org. jedinica Naziv org. jedinice Da Izbor (1)
ISO Taka standarda Da Izbor
Naziv Naziv take standarda - Pregled
Osoba Ime odgovornog lica Da Izbor
Funkcija Naziv funkcije - Pregled
Nivo ifra nivoa odgovornosti Da Upis (2)
Tabela 10.1 - Polja u masci "Evidencija odgovornosti"
Napomena:
(1) Polje Org. jedinica je oznaeno strelicom na slici 16.1.
(2) Nivo odgovornosti uskladiti prema organizacionoj emi (npr. 1, 2, 3; A, B, C;
I, II, III).
6.14 Pregled i tampanje izvetaja

Izborom opcije Pregled i tampanje izvetaja sa glavnog menija (slika 7.1) mogue je dobiti
sledee izvetaje (primeri su dati u Prilogu):
a) Lista osoblja
b) Lista organizacionih jedinica
c) Matrica odgovornosti
d) Lista odgovornih lica za ISO - spisak odgovornih lica.
1
51
e) Telefonski imenik osoblja.
Izbor tipa izvetaja, pregled i tampanje se vri preko maske prikazane na slici 11.1.

Slika 11.1. - Maska "Pregled i tampanje izvetaja"

I za pregled i za tampanje izvetaja neophodno je da bude instaliran tampa
na stranicu A4 formata, a program se automatski podeava za tampa koji je podeen kao
DEFAULT (podrazumevani).

52
7. Korienje Help-a

Pri korienju aplikacije QDoc pritiskom na taster <F1> otvara se prozor sa Help fajlom (slika
12.1). Istu akciju mogue je izvriti pomou komandnog dugmeta u Toolbar-u. Help fajl je
"kontekst senzitivan" i otvara se na mestu koje objanjava tekuu masku (masku u kojoj se
trenutno program nalazi).

Slika 12.1. - Help fajl za "Glavni meni"
Osim Help-a koji opisuje rad programa, tu je i Help o zahtevima standarda JUS ISO 9000 za
dokumentaciju sistema kvaliteta (slika 12.2 dugme ).
53

Slika 12.2. - Help "o dokumentaciji"

54
8. Vodi za izradu dokumenata pomou ablona

8.1 abloni za dokumente

abloni predstavljaju pripremljene standardizovane forme za pisanje dokumenata sistema
kvaliteta procedura, uputstava, ... U okviru ovih ablona nalaze se sve take standardnog
sadraja, za odgovarajui dokument, pa je samo potrebno uneti podatke o dokumentu, tekst po
takama i nacrtati dijagram toka.
Napomena: Vizuelni izgled ablona se radi prema konkretnim zahtevima korisnika. U daljem
tekstu dat je opis ablona standardnog izgleda i ovo se moe menjati u skladu sa konkretnim
zahtevima korisnika.
8.2 Unos podataka o dokumentu

Na prvoj strani dokumenta (slika 13.1A) nalaze se sledei podaci:
naziv firme (logo firme)
naziv fajla
ifra (oznaka) dokumenta
verzija/izdanje dokumenta
naziv dokumenta

Slika 13.1.A - Izgled prve strane
Na dnu prve strane (slika 13.1B) nalaze se dve tabele: Lista korisnika kopija pod kontrolom i
tabela u kojoj se nalaze polja sa sledeim podacima podacima:
lica koje je izradilo dokument
55
lica koje je kontrolisalo dokument
lica koje je odobrilo dokument, kao i
datum izrade dokumenta
datum kontrole dokumenta
datum odobrenja dokumenta
datum od kada se primenjuje dokument
broj kopije dokumenta

Slika 13.1B - Tabela na dnu prve strane dokumenta
Svi gore navedeni podaci izuzev naziva firme (koji je sastavni deo ablona) se unose
automatski pri formiranju evidentiranog dokumenta (poglavlje 7.2.)
Na slici 13.2 prikazana je druga strana dokumenta (Lista izmena dokumentata tj. Lista revizije)
koja se takoe popunjava automatski pri evidentiranju ovih podataka u bazu.
Slika 13.2 - Izgled druge strane

U zaglavlju svake strane (slika 13.3) nalaze se podaci, koji se automatski auriraju.
56

Slika 13.3. - Izgled zaglavlja
8.3 Unos teksta dokumenta

abloni predstavljaju pripremljene forme za pisanje teksta dokumenta.
Unos teksta se vri pomou unapred definisanih stilova koji su ponueni u Toolbar-u Stilovi
(slika 13.4).

Slika 13.4 - Toolbar stilovi
Stilovi iz prikazanog Toolbar-a imaju sledei izgled:
-za naslov prvog nivoa:
1. Cilj primene
- za naslov drugog nivoa:
3.1 Veza sa standardom JUS ISO 9000
- za definicije, aktivnosti:
6.2.1. Inenjer za dokumentaciju sistema kvaliteta . . .
- za unos obinog teksta:
Osiguranje kontrole dokumenata sistema kvalitata . . .
- navoenje:
Procedura kontrole procesa proiz. samolepljivih materijala, Br PR. 44.2.0
Procedura interventnog odravanja, Br. PR.41.2.0
- nabrajanje:
1. Evidencija preventivnih pregleda
2. Godinji plan odravanja

57
U ablonu za izradu dokumenta zadat je redosled stilova. Pritiskom na <Enter> u paragrafu sa stilom
1, zapoinje novi paragraf sa stilom Tekst. Kod paragrafa sa stilom 1.1 ili 1.1.1 pritiskom na <Enter>
zapoinje novi paragraf sa istim stilom samo se menja zadnji broj. Za promenu stila treba najpre
markirati eljeni paragraf (dvostruki klik unutar paragrafa), a zatim kliknuti na eljeni stil.

8.4 Izrada dijagrama toka aktivnosti

Pomou ablona za izradu dokumenata mogue je crtati tabelarni dijagram toka i "klasini"
dijagram toka.
Toolbar "Dijagram" (slika 13.5.) sastoji se od alata za crtanje tabelarnog dijagrama toka
aktivnosti. Korienjem ovih alata izgled dijagrama toka u dokumentima bie standardizovan.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1. Ubaci Tabelu Aktivnosti 8. Nastavak dijagrama 1
2. Nastavak Tabele Aktivnosti 9. Povratna veza
3. Ubaci Novu Vrstu 10. Premoavanje elije
4. Poetak 11. Kraj
5. Odluka 12. Dijagram2 Style
6. Aktivnost 13 .Dijagram1 Style
7. Nastavak dijagrama
Slika 13.5. Sadraj Toolbar-a "Dijagram"
Dugmad 1 i 2 koriste se samo pri izradi tabelarnog dijagrama toka koji je prikazan na slici 13.6.
Oni omoguavaju kreiranje (dugme 1) i nastavak (dugme 2) tabele za izradu dijagrama toka.

58
Slika 13.6. Izgled tabelarnog dijagrama toka aktivnosti
Opis polja u tabelarnom dijagramu toka dat je u tabeli 13.1.
Naziv polja Opis polja Napomena
Redni broj Labela aktivnosti
(1)
Dijagram toka Simboli aktivnosti
(2)
Aktivnost Opis aktivnosti
(3)
Odgovornost Broj u legendi za odgovornu funkciju
(4)
Dokument Naziv dokumenta vezanog za aktivnost (3)
u/i Indikator Ulazno/Izlaznog dokumenta (5)
Tabela 13.1 - Polja u "Tabelarnom dijagramu toka"
Napomena
(1) Labela aktivnosti je broj na koji se referencira pri skokovima u dijagramu toka. Simbol za
poetak i kraj nemaju labelu, kao ni simbol za nastavak dijagrama toka.
(2) Koriste se dugmii 3-11 sa slike 13.5. Za dugake dijagrame toka koji prelaze veliinu
jedne strane dokumenta koristi se simbol na dugmetu 8 kao zadnji na strani gde se
prekida dijagram toka, a kao prvi na sledeoj strani se koristi simbol na dugmetu 7.
(3) Tekst koji se unosi moe se formatirati pomou dugmeta 13 za kratak tekst i dugmeta 12
u sluaju dugakog teksta. Pre aktiviranja eljenog dugmeta treba markirati tekst.
U sluaju kada tekst prelazi granicu polja za upis koristi se dugme 10 da se "premosti"
jedna vrsta. Najpre se pozicionirati u polje [Dijagram toka] u sledeoj vrsti, a zatim
kliknuti na dugme 10. Ovime se samo produava strelica koja izlazi iz prethodne
aktivnosti.
(4) Kolona Odgovornost je podeljena na 3 polja:
P - upisuje se broj kojim je u legendi (slika 13.7) ispod dijagrama toka oznaena
funkcija sa primarnom odgovornou za aktivnost.
U - upisuje se broj kojim je u legendi oznaena funkcija uesnika u izvoenju
aktivnosti.
I - upisuje se broj kojim je u legendi oznaena funkcija koja se informie o aktivnosti

Slika 13.7 - Legenda tabelarnog dijagrama toka
(5) Dokumenti koji ulaze u odreenu aktivnost su oznaeni sa U, a oni koji izlaze su
oznaeni sa I.

59
Za crtanje "klasinog" dijagrama toka koriste se sledei Toolbar-ovi:
Toolbar "Izbor" - izbor kolone u kojoj se crta element dijagrama toka (0-
pasivna kolona, 1-aktivna kolona).

Toolbar "Prva kolona" - crtanje dijagrama toka u prvoj koloni.

Toolbar "Druga kolona" - ubacivanje mree za crtanje dijagrama toka i
dijagrama toka u drugoj koloni.

Toolbar "Trea kolona" - crtanje dijagrama toka u treoj koloni.

Slika 13.8 - Izgled "klasinog" dijagrama toka.

8.5 Zapisi

U ablonima aplikacije QDoc predvieno je da se zapisi prikazuju u obliku tabele. Broj vrsta u
tabeli zapisa poveava se tako to se pozicionira u zadnju vrstu (pre njenog popunjavanja) a zatim
se klikne na dugme 3 Toolbar-a "Dijagram".

60

Slika 13.9. Izgled Tabele zapisa

Za sluaj kada se zapisi ne prikazuju tabelarno, tabelu treba obrisati.

8.6 tampanje dokumenta

tampanje dokumenta mogue je izvriti izborom opcije Print sa padajueg menija File, ili
aktiviranjem komandnog dugmeta .
U prvoj od dve navedena naina tampanja File/Print mogue je pre tampanja podesiti
parametre kao to su: broj kopija, tampanje tano odreenih strana itd.
Napomena:
Gore navedeni nain tampanja vai samo za probne kopije dokumenta. Vaee kopije
dokumenta (kopije pod kontrolom) za distribuciju u okviru sistema kvaliteta tampaju se iz
programa QDoc.
61
9. Korienje QDoc kroz ivotni put dokumenta

Na slici 14.1 dat je ematski prikaz ivotnog puta dokumenta. Aplikacijom QDoc pokrivene su
sve faze izuzev prve - IZRADA PREDLOGA. U ovom poglavlju je za svaku fazu prikazan
postupak korienja QDoc po koracima.

Slika 14.1 - ivotni put dokumenta

9.1 Evidentiranje podataka o dokumentima

62
Rukovodilac organizacione jedinice koja daje predlog za novi dokument/izmenu dokumenta
dostavlja nacrt novog dokumenta Rukovodiocu kvaliteta, zajedno sa Zahtevom za izdavanje
novog-izmenu postojeeg dokumenta.
Rukovodilac kvaliteta daje stav o nacrtu i izdaje nalog da se evidentira nacrt dokumenta.
Referent dokumentacije (administrator) evidentira dokument u skladu sa podacima u Zahtevu.
Postupak evidentiranja dokumenta pomou QDoc je sledei:
1. Kliknuti na dugme Evidencija dokumenta na meniju Upravljanje dokumentacijom (slika
7.3). Otvara se maska za evidenciju dokumenata (slika 14.1)
2. Upisati naziv dokumenta npr.
Preventivno odravanje sredstava rada<Enter>
3. Po potrebi uneti perod uvanja dokumenta (u godinama) - podrazumevana vrednost je 1
godina
4. Na padajuem meniju izabrati ime autora dokumenta npr.
Plani Jovan <Enter>
5. Na padajuem meniju izabrati osobu koja kontrolie dokument npr.
Radunovi Zdravko <Enter>
6. Na padajuem meniju izabrati osobu koja odobrava dokument npr.
Peji Gordana <Enter>
7. Na padajuem meniju izabrati nivo dokumenta:
Procedure<Enter>
8. Izabrati ablon po kome se kreira dokument (ako ima vie verzija ablona za dati
dokument).
9. Poto se dokument tek evidentira automatski mu je dodeljen status:
U izradi <Enter>
10. Lokacija se takoe automatski podeava za dati nivo dokumenta, a u naem sluaju je
to: \QDoc\Vazei\2\ <Enter> (jer su procedure drugi nivo dokumenata u sistemu
kvaliteta, a da je u pitanju npr. uputstvo lokacija bi bila \QDoc\Vazei\3\).
11. Na padajuem meniju izabrati naziv take standarda npr.
Korektivne i preventivne mere <Enter>
12. Ako je prilikom podeavanja aplikacije ukljuena opcija Automatsko imenovanje fajla (to
autori aplikacije preporuuju), raunar e automatski, na osnovu poznatih parametara,
upisati ime fajla npr. PR1403A.doc. Ako u masci za podeavanja nismo ukljuili
Automatsko imenovanje fajla u polje za imenovanje fajla je neophodno upisati ime fajla
pod kojim e biti sauvan dokument koji upravo radimo, npr. PR1403A.doc.
13. Ako je prilikom podeavanja aplikacije ukljuena opcija Automatsko ifriranje (to takoe
preporuuju autori aplikacije), raunar e automatski, na osnovu poznatih parametara,
upisati ifru dokumenta u polje [ifra] npr. PR.4.03. Ako u masci za podeavanja nismo
ukljuili Automatsko ifriranje u polje [ifra] je neophodno upisati ifru, npr. PR.4.03.doc.
14. Kliknuti na (slika 14.2) i u Izbor lista i izabrati poddokumenta datog dokumenta. To
je neophodno uraditi za sva dokumenta.
15. Vratiti se na "Glavni meni".
Napomena: Kostur dokumenta se automatski formira pri prelasku na podatke o drugom
dokumentu, pri prelasku na donji deo maske ili pri izlasku iz maske, to pokazuje mera
izrade/promene dokumenta u zadnjoj liniji ekrana..
Dokument dobija status U izradi. Tek po zavrenoj tehnikoj obradi od strane autora dokumentu
se dodeljuje status Spreman za pregled.
63

Slika 14.1 - Evidencija dokumenta

Slika 14.2 - Evidencija dokumenta

64
9.2 Tehnika obrada dokumenta

Neophodno je osposobiti sve zaposlene za osnove korienja raunara i tehnike obrade
teksta.
U narednom tekstu dat je primer izrade procedure korienjem ablona.
Da bi se pristupilo automatski formiranom kosturu dokumenta potrebno je pozicionirati se,
odnosno izabrati eljeni dokument:
1) U sluaju Administratora kliknuti na dugme u masci za Evidenciju dokumenata (slika
14.2).
2) U sluaju Korisnika aktivirati Registar dokumenata (slika 14.3) i takoe kliknuti na dugme
.

Slika 14.3 - "Registar dokumenata"
U masci Registar dokumenata kada dva puta kliknemo u koloni [Naziv] dokumenta na neko od
polja, ili kada kliknemo na otvara se maska Podaci o dokumentu
(slika 14.4).
Kada kliknemo na (ili ) u masci Registar dokumenata otvara nam se maska
Pregled podreenih dokumenata Slika 14.5. (ili Pregled nadreenih dokumenata Slika 14.6.).

65

Slika 14.4 - "Podaci o dokumentu"

Slika 14.5 - "Poddokumenta za: ..."

66

Slika 14.6 - "Naddokumenta za: ..."
9.2.1 Unos teksa

Kada je administrator evidentirao dokument, autor dokumenta moe poeti sa unosom teksta.
Na prve dve strane dokumenta (procedura i uputstava) autor dokumenta ne unosi nita, jer sve
te podatke popunjava administrator u aplikaciji. Na treoj strani procedure unosi se tekst, redom
popunjavajui svaku taku procedure (slika 14.7).
1. Kursor pozicionirati na kraj naslova: 1. Cilj primene
2. Pritisnuti taster <Enter>
3. Upisati cilj primene npr.
Osiguranje kontinualne sposobnosti proizvodne opreme.....
4. Kursor pozicionirati na kraj naslova: 2. Oblast primene
5. Pritisnuti taster <Enter>
6. Upisati oblast primene npr.
Sva oprema koja ima direktnog uticaja na sposobnost...
7. Pozicionirati kursor na kraj naslova 3.1 Veza sa standardom JUS ISO 9000 <Enter>
8. Markirati deo teksta kome treba da se dodeli drugi stil
9. Kliknuti dugme za promenu stila
10. Upisati npr. 4.1. Odgovornost rukovodstva
11. Kursor pozicionirati na kraj naslova: 3.2 Vezane procedure <Enter>
12. Upisati nazive vezanih procedura
13. Koristei ove korake upisati tekst procedure
67

Slika 14.7 - Izgled tree strane procedure

68
9.2.2 Izrada tabelarnog
dijagrama toka
1. Pozicionirati kursor u prvi red kolone
"Dijagram toka"
2. Kliknuti dugme
3. Pritisnuti taster <>
4. Kliknuti dugme
5. Pritisnuti <Tab>
6. Upisati aktivnost: Izrada... <Tab>
7. Upisati brojeve za odgovorna lica: 1
<Tab>, 2 <Tab>, 5 <Tab>
8. Upisati dokumenta: Prepor...
9. Upisati oznaku za ulazni/izlazni
dokument: u dva puta <Tab>
10. Kliknuti dugme
11. Pritisnuti <Tab>
12. Upisati aktivnost
14. Upisati brojeve za odgovorna lica
16. Kliknuti dugme
17. Pritisnuti <Enter>
18. Upisati: Godinji plan <Enter>
19. Upisati: Nedeljni plan
20. Markirati sav tekst u tekuoj eliji
21. Kliknuti dugme
23. Kliknuti dugme
24. Pritisnuti <Enter>
25. Upisati: u <Enter>
26. Upisati: i
27. Markirati simbol aktivnosti u vrsti sa
rednim brojem 2
28. Drati pritisnuti <Shift> i markirati simbol
u vrsti sa rednim brojem 3
29. Drei pritisnut <Shift> pritisnuti taster
mia na markirane simbole i povui ih u
sledei red (slika 14.8)
30. Markirati tekst u redu 2 i 3
31. Kliknuti dugme
32. Pozicionirati kursor u red 3 u koloni
"Aktivnost"
33. Kliknuti dugme
34. Pozicionirati kursor u eliju kolone
"Dijagram toka" u redu 2
35. Kliknuti dugme
36. Ponoviti korake 5-8 za popunjavanje
ovog reda
37. Opisane korake ponavljati dok se ne
nacrta dijagram toka
38. Nastaviti popunjavanje ostalih taaka
procedure
69

Slika 14.8 - Izgled tabelarnog dijagrama toka
Ukoliko dijagram toka ne moe stati na jednu stranu
1. Pozicionirati kursor u eliju kolone "Dijagram toka"-poslednju na strani na kojoj se prekida
dijagram
2. Kliknuti dugme
3. Kliknuti u krug simbola
4. Upisati: A
5. Pozicionirati kusor iznad naslova 6.2 Opis aktivnosti na sledeoj strani
6. Kliknuti dugme za nastavak tabele
7. Pozicionirati kursor u kolonu "Dijagram toka" u prvom redu na novoj strani
8. Kliknuti dugme
9. Ponovi korake 3 i 4.
Za brisanje simbola:
1. Markirati simbol koji se brie
2. Pritisnuti <Delete>
Napomena: Autori aplikacije preporujuju tabelaran nain za crtanje dijagrama toka.

70
9.2.3 Izrada klasinog dijagrama toka

1. Pozicionirati se u eliju tabele za
tabelarni dijagram toka
2. Izabrati opciju Select Table iz padajueg
menija Table
3. Pritisnuti
4. Postaviti kursor ispod naslova 6.1
Dijagram toka
5. Kliknuti dugme za otvaranje prazne
strane
6. Kliknuti dugme
7. Kursor postaviti ispod simbola za
poetak
8. Kliknuti dugme
9. Markirati simbol za poetak
10. Pozicionirati ga na odgovarajue mesto
prema postupku iz prethodnog poglavlja
11. Pozicionirati se u red ispod zadnjeg
simbola
12. Kliknuti dugme
13. Kliknuti dugme
14. Kliknuti dugme
15. Ponoviti korak 14.
16. Markirati simbol za dokument
17. Kursorskim strelicama pomerati
markirani simbol
18. Kursor postaviti u novi red
19. Kliknuti

20. Kliknuti dugme
21. Markirati strelicu
22. Kursorskim strelicama pomerati strelicu
23. Kursor postaviti u novi red
24. Kliknuti dugme
25. Kliknuti dugme
26. Markirati krug i pomeriti ga kursorskim
strelicama
27. Nastaviti sa crtanjem do zavretka
dijagrama toka, zavravajui simbolom
za kraj
Unos teksta u simbole:
28. Kliknuti u prostor za upis funkcije u
simbolu za prvu aktivnost
29. Upisati: Inenjer odravanja
30. Kliknuti u prostor za upis aktivnosti u
simbolu za prvu aktivnost
31. Upisati: Izrada planova.....
32. Kliknuti unutar simbola za dokument
33. Upisati : Godinji plan
34. Kliknuti pored strelice ispod odluke
35. Upisati : Da
36. Kliknuti iznad strelice pored odluke
37. Upisati : Ne
38. Kliknuti unutar kruga na Ne grani odluke
39. Upisati : 10

71

Slika 14.10 - Izgled klasinog dijagrama toka

9.2.4 Izrada zapisa
1. Postaviti kursor u prvu praznu eliju u koloni "Naziv"
2. Upisati: Evidencija preventivnih pregleda <Tab>
3. Upisati : Kancelarija Ruk. odravanja <Tab>
4. Upisati: Vek trajanja opreme <Tab>
5. Upisati: Rukovodilac odravanja
Opisane korake ponoviti dok se ne popuni tabela.

Slika 14.11 - Izgled tabele zapisa
Za brisanje praznog reda
1. Markirati poslednju vrstu tabele (slika 14.11)
2. Kliknuti dugme
Kada je autor zavrio sa tehnikom obradom dokumenta mora zamemorisati (File/Save) i izai iz Word-a
(File/Exit)
9.3 Unos Liste (plana distribucije) kopija pod kontrolom

Lista kopija pod kontrolom je plan za distribuiranje dokumenta sistema kvaliteta. Po
odobravanju dokumenta po ovom planu se vri realna distribucija. U svakoj organizacionoj
jedinici je definisano lice odgovorno za prijem i primenu dokumenta.
Za svaku planiranu kopiju treba uneti podatke o distribuciji preko maske na slici 14.12. Treba
primetiti da je u ovom trenutku polje Datum Distribucije kopije zakljuano i ono postaje
pristupano tek po odobrenju dokumenta, kada je realna distribucija i mogua.

Slika 14.12 Maska - "Distribucija dokumenata"
Postupak unosa Liste je sledei:
1. Pritisnuti dugme Distribucija dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3)
2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a [Naziv]
3. Kliknuti na dokument: Preventivno odravanje sredstava rada
4. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a u polju [Org. jedinice]
5. Kliknuti na organizacionu jedinicu: Rukovodsatvo <Enter>
6. Ponoviti korake 4. i 5. za popunjavanje polja [Primio] i [Predao].
7. Kliknuti na dugme za unos podataka o distribuciji u dokument nakon ega se
pojavljuje prozor (slika 14.13). Kada pritisnemo dugme <OK> aplikacija u pozadini
popunjava prvu i drugu stranu dokumenta koji treba da se distribuira.

Slika 14.13 Maska - "Upozorenje"
8. Vratiti se na Glavni meni .
9.4 Kontrolisanje i odobravanje dokumenta

Tehniki obraen dokument se usaglaava i kontrolie od strane ovlaene osobe, nakon ega
ga predstavnik Rukovodstva za kvalitet odobrava.
Referent za dokumentaciju evidentira da je dokument odobren za primenu (slika 14.14).

Slika 14.14 - Maska "Promena statusa dokumenta"
Postupak kontrolisanja:
1. Kliknuti na dugme Promena statusa dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom
(slika 7.3)
2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo box-a [Naziv]
3. Izabrati dokument: Preventivno odravanje sredstava rada
4. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a [Status]
5. Izabrati status dokumenta: Kontrolisan
6. Kliknuti za strelicu za otvaranje combo-box-a [Kontrolisao]
7. Izabrati osobu koja kontrolie dokument: Vukeli Leposava
8. Pritisnuti dugme za povratak na Glavni meni
Postupak odobravanja dokumenata:
(slika 7.3)
4. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a [Status]
5. Izabrati status dokumenta: Odobren
6. Kliknuti za strelicu za otvaranje combo-box-a [Odobrio]
7. Izabrati osobu koja odobrava dokument: Jovanovi Branko
8. Pritisnuti dugme za povratak na Glavni meni
9.5 Distribucija dokumenta

Referent dokumentacije je odgovoran da se izvri distribucija dokumenta prema Listi kopija pod
kontrolom.

Referent dostavlja kopije odgovornim licima za dokumente koji potpisuju Listu distribucije. Za
svaku distribuiranu kopiju treba uneti datum distribucije preko maske na slici 14.15. (kopije, za
koje nije unet Datum Distribucije ne mogu se odtampati).

Slika 14.15 - Maska "Distribucija dokumenta"
Postupak distribucije dokumenata je:
1. Pritisnuti dugme Distribucija dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3)
2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a [Naziv]
4. Postaviti kursor u prvo slobodno polje [Datum] u tabeli.
5. Upisati datum izdavanja dokumenta: 01/12/98 <Enter>
6. Kliknuti na dugme za tampanje potrebnih kopija za distribuciju.
7. Vratiti se na Glavni meni
Napomena:
Klikom na dugme izabrati nain tampanja kopija za distribuciju (slika 14.16).

Slika 14.16 - tampanje kopija za distribuciju

9.6 Izmene dokumenta
Postupak
kod izmene je identian sa izdavanjem novog dokumenta. Referent dokumentacije je duan da
evidentira izmenu, sprovede izmenu u dokumentu i obezbedi distribuciju izmene.

Slika 14.17 - Maska "Izmene dokumenta"
Postupak evidentiranja izmene dokumenta pomou QDoc je sledei:
1. Pritisnuti dugme Izmene dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3)
2. Postaviti kursor u polje [Naziv]
3. Izabrati dokument: Preventivno odravanje sredstava rada<Enter>
4. Upisati opis izmene: Promena dijagrama toka <Enter>
5. Izabrati ime lica koje je izvrilo izmenu dokumenta: Pani <Enter>
6. Pozicionirati kursor u prvo slobodno polje [Dat. Izr.:]
7. Upisati datum izrade izmene:12/12/98<Enter>
8. Izabrati ime lica koje je izvrilo kontrolu dokumenta: Kuzmi <Enter>
9. Upisati datum kontrolisanja izmene:12/13/98<Enter>
10. Izabrati ime lica koje je odobrilo izmenu dokumenta: Jovanovi <Enter>
11. Upisati datum odobrenja izmene:12/14/98<Enter>
12. Upisati datum primene izmene:12/15/98<Enter>
13. Upisati izmenjene strane: 1, 2, 5 <Enter>
14. Za povratak u Glavni meni pritisnuti dugme
Automatsko evidentiranje novog izdanja dokumenta se pokree po zahtevu Rukovodioca
organizacione jedinice koja je dala predlog dokumenta ili po nalogu Rukovodioca kvaliteta.
Referent dokumentacije mora blagovremeno da obavesti Rukovodioca kvaliteta o dokumentima
koji imaju maksimalni broj izmena (maksimalni broj izmena je 3).
U Aplikaciji QDoc pomou dugmeta Novo Izdanje (slika 14.17) pokree se Automatsko
evidentiranje novog izdanja i na ekranu se nakon toga pojavljuje poruka kao na slici 14.18.
Poto je sa OK potvrena akcija otvara se masku za Evidentiranje dokumenta (slika 14.5) gde
je automatski stavljena verzija vea za jedan od prethodne. U tom trenutku stara verzija

dokumenta jo nije povuena (poto dokumentacioni sistem ni jednog trenutka ne sme da
ostane bez dokumenta), a na raunaru trenutno postoji nova kopija tog dokumenta koji ima
status u izradi. Stara kopija e postojati u dokumentacionom centru sve dok nova kopija ne
dobije status distribuiran. Tada se stara verzija dokumenta povlai.
Poto je potvreno otvaranje novog izdanja neophodno je odgovoriti na upit da li se pravi
prazan dokument ili se preuzima sadraj starog izdanja za novo izdanje, tj. da li emo postojee
staro izdanje samo da prepravljamo.

Slika 14.18 - Upozorenje
9.7 Povlaenje dokumenta

Dokument koji se zamenjuje novim dokumentom se povlai iz upotrebe. Odgovorno lice OJ je
duno da dostavi primerke dokumenta Referentu dokumentacije.
Radi izbegavanja nenamenske upotrebe, aplikacija pri povlaenju u dokument upisuje tekst
"VAN UPOTREBE" i datum povlaenja ime je dokument oznaen kao nevaei.
Referent dokumentacije je odgovoran da original arhivira, a kopije uniti.

Slika 14.19 - Maska "Promena statusa dokumenta"
Promena statusa dokumenta u Povuen pomou DosISO:
(slika 7.3)
4. Kliknuti za strelicu za otvaranje combo box-a [Status]
5. Izabrati status dokumenta: Povuen
6. Pozicionirati kursor u polje [Dat_Pov]
7. Upisati: 12/17/98

8. Pritisnuti dugme za povratak u Glavni meni
Zatim se pristupa povlaenju dokumenta iz organizacionih jedinica i evidentiraju se podaci o
povlaenju.
Postupak evidentiranja vraanja dokumenta pri povlaenju podrazumeva sledee korake:
1. Ponoviti korake 1-3 iz postupka za distribuciju.
2. Kliknuti na desnu strelicu scroll bar-a ispod tabele da polja za povlaenje postanu
vidljiva.
3. Pozicionirati kursor u polje [Dat.Pov] u vrsti kopije koja se povlai.
4. Upisati datum povlaenja dokumenta: 12/17/98 <Enter>
5. Popuniti ostala dva polja prema ranije opisanom postupku.
6. Vratiti se na Glavni meni

9.8 Arhiviranje dokumenta

Dokumenta se uvaju u arhivi, arhiviraju se na papirnom i magnetnom mediju (disketa, disk ili
traka).
Arhiva sa originalima mora da bude adekvatno obezbeena. U arhivi se moraju i fiziki razdvojiti
vaei od nevaeih originala.

Slika 14.20 - Maska "Arhiviranje"
Aplikacija QDoc zahteva da su vaei i nevaei dokumenti pohranjeni na odvojenim
direktorijumima koji moraju imati identinu podstrukturu. Tako da se u postupku povlaenja
podaci o povuenim dokumentima smetaju u arhivsku bazu, a fajlovi sa dokumentima
pomeraju na arhivski direktorijum. Postupak povlaenja je sledei:
1. Pritisnuti dugme Arhiviranje u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3)
2. Pritisnuti dugme Pregled povuenih dokumenata i prenos u arhivu.
3. Izvriti pregled dokumenata. Mogue je proitati dokument pomou klikom na

4. Pritisnuti dugme Prenos u arhivu (slika 14.21)

Slika 14.21 - Prenos u arhivu
5. Pritisnuti dugme OK za arhiviranje dokumenata, ili dugme Cancel za prekid akcije.
6. Vrati se na Glavni meni

9.9 Pregled arhive i brisanje dokumenta iz arhive

Slika 14.22 - Pregled arhive
Klikom na dugme briu se oni dokumenti iz arhive iji je datum povlaenja stariji od
obaveznog roka za uvanje podataka u Arhivi. Rok za uvanje se zadaje u masci Evidentiranje
dokumenata, pri evidentiranju i kreiranju dokumenata.

10. Greke pri izvravanju programa i primedbe korisnika

Aplikacija QDoc je paljivo testirana i otklonjene su sve uoene greke u programu. Meutim,
postoji mogunost pojave prozora sa upozorenjem da se pojavila greka u kodu. Ovakve greke
mogu dovesti do prekida zapoete akcije i izlaska iz aplikacije, ali ve uneti podaci nee biti
oteeni.
Neadekvatne akcije korisnika takoe mogu dovesti do greaka. Neke od tih greaka su
simulirane i evidentirane prilikom testiranja, tako da korisnik dobija odgovarajuu informaciju o
daljem postupku. Meutim, neke od akcija korisnika nisu predviene i program e najpre javiti
da se pojavila neobraena greka (slika 15.1).

Slika 15.1 - Poruka za pojavu neobraene greke
Nakon toga se otvara maska za opis akcije koja je izazvala greku i preko nje prozor iz Access-
a na engleskom jeziku (slika 15.2). Odgovorom na poruku (OK/Cancel/Help) zatvara se prozor
sa porukom i ostaje maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greke i u koju korisnik treba
da unese podatke o greci.

Slika 15.2 - Maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greke.
Korisniku je takoe ostavljena mogunost otvaranja maske "Primedbe" (i kada se nije pojavila
greka) za sluaj da ima primedbe ili sugestije vezane za korienje aplikacije QDoc. Maska
"Primedbe" se otvara iz "Glavnog menija" dvostrukim klikom na naslov maske "Upravljanje
dokumentacijom QS"
Opisi neobraenih greaka, kao i primedbe korisnika bie smetene u bazu podataka. Na
osnovu ovih podataka QDoc razvojni tim e dalje usavravati aplikaciju QDoc obezbeujui
korisniku konforniji i pouzdaniji rad.

Uputstvo All

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Uputstvo All

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

1

You might also like